STUDI KELAYAKAN IMPLEMENTASI SAP R/3 MODUL MATERIAL MANAGEMENT (STUDI KASUS: SAP ECC 6.0 PADA BADAN OPERASI BERSAMA PT. BSP-PERTAMINA HULU) Zanela Violeta Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia
Siti Rahmadhani Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia dan
Samuel Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia
Abstrak Perkembangan teknologi yang semakin pesat memberikan pengaruh yang besar kepada seluruh aspek kehidupan, khususnya dalam dunia kerja, ERP (Enterprise Resource Planning) adalah suatu sistem yang dapat membantu perusahaan untuk mengintegrasikan seluruh area fungsional bisnisnya dalam sistem informasi yang dapat diandalkan SAP dalam hal ini merupakan salah satu produk ERP, tujuan penelitian ini ialah melakukan studi kelayakan implementasi SAP R/3 modul Material
Management pada Badan Operasi Bersama PT. BSP – Pertamina Hulu.
Penelitian ini dibatasi oleh studi kelayakan operasional, jadwal dan ekonomis. Dalam penelitian ini menggunakan metode analisis. Metode analisis dilakukan menggunakan analisis fit/gap, gantt chart dan analisis biaya dan manfaat. Hasil yang dicapai berupa laporan mengenai layak atau
tidaknya dilakukan implementasi SAP R/3 modul Material Management yang ditinjau dari 3 aspek kelayakan, yaitu operasional, jadwal dan ekonomis. Simpulan dari penelitian ini adalah Badan Operasi Bersama PT.BSP-Pertamina Hulu layak untuk melakukan implementasi SAP MM ECC 6.0. Keyword : Studi Kelayakan, Material Management, SAP R/3, SAP ECC 6.0
1. Pendahuluan Sebagian besar perusahaan sangat bergantung dengan teknologi untuk memperlancar proses bisnis yang dilakukan. Banyaknya proses dan fungsi-fungsi bisnis yang ada dalam suatu perusahaan menyebabkan perlu adanya suatu sistem yang terintegrasi agar mampu memberikan informasi yang real time sehingga meningkatkan kinerja operasional. ERP (Enterprise Resource Planning) adalah suatu sistem yang dapat membantu perusahaan untuk mengintegrasikan seluruh area fungsional bisnisnya dalam sistem informasi yang dapat diandalkan. Berbagai vendor ERP berlomba meningkatkan daya saing serta keunggulan produk yang dimiliki dalam merebut pangsa pasar yang ada. SAP(System Application Product in Data Processing) merupakan salah satu vendor ERP yang terus mengikuti kemajuan serta kebutuhan bisnis dan industri. BOB (Badan Operasi Bersama) PT. BSP - Pertamina Hulu menyadari bahwa untuk mencapai visi perusahaan perlu didukung teknologi informasi yang memadai. Oleh karena itu, BOB PT. BSP - Pertamina Hulu selalu melaksanakan penyempurnaan berkesinambungan terhadap peralatan dan sistem yang ada, serta membuat perencanaan IT yang berjalan searah dengan perencanaan bisnis perusahaan. Perusahaan ini menekankan pada perbaikan proses bisnis perusahaan secara menyeluruh dan integrasi sistem informasi melalui perencanaan penerapan Enterprise Resource Planning(ERP). BOB PT BSP - Pertamina Hulu
telah memutuskan untuk mengutamakan perangkat lunak SAP sebagai prioritas utama bila dianggap sudah layak untuk melakukan implementasi.
2. Methodology Ruang lingkup dari studi kelayakan dalam mengimplementasikan SAP mencakup kelayakan operasional, jadwal dan ekonomis. Adapun pembahasan yang dilakukan meliputi : -
Masalah yang dihadapi
-
Kelayakan Operasional
-
Kelayakan Jadwal
-
Kelayakan Ekonomis
Gambar 1. Langkah Menentukan Kelayakan
2.1.
Masalah yang dihadapi - Integrasi data belum berjalan secara benar
Sistem yang dipergunakan saat ini masih belum bisa melakukan integrasi data antara proses Purchase Order, Good Receipt, dan Payment. Sehingga material pada PO mana yang diterima tidak di informasikan pada sistem. - Integrasi dengan anggaran tidak ada
Setiap karyawan di berikan anggaran tertentu untuk memesan material yang dibutuhkan untuk pekerjaannya. Sehingga karyawan bisa kapan saja memesan material bila dianggap dibutuhkan. Namun dalam hal ini, sistem tidak bisa memberikan informasi berapa anggaran yang tersisa untuk karyawan tersebut dalam melakukan pemesanan material. - Workflow Belum berjalan sempurna
Setiap proses bisnis yang dijalankan pada Material Management System terkadang menghasilkan workflow yang sesuai dengan proses bisnisnya. Namun ada suatu waktu proses bisnis yang dilakukan tidak tergambarkan pada workflow.
2.2.
Kelayakan Operasional Studi kelayakan operasional untuk melakukan implementasi SAP ECC MM 6.0 BOB
PT. BSP – Pertamina Hulu dilakukan dengan melakukan Analisis Fit/Gap : a.
Mengidentifikasi requirement berdasarkan masalah – masalah yang ada pada Material Management System perusahaan dan juga requirement yang diperlukan perusahaan.
b.
Menentukan prioritas kategori pada setiap requirement yang diminta. Kategori yang digunakan adalah : High, Medium, dan Low.
c.
Menentukan kategori kondisi pemenuhan requirement oleh aplikasi yang sedang digunakan perusahaan dan aplikasi yang diajukan yaitu SAP ECC MM 6.0. Kategori kondisi yang digunakan adalah Fit, Partial Fit, dan Gap.
Gambar 2. Hasil Kelayakan Operasional Dari diagram diatas dapat diketahui 87% requirement dapat dipenuhi oleh modul MM SAP ECC 6.0 dengan memaintain ataupun customizing kode transaksi yang telah tersedia di dalam modul dan 13% requirement memerlukan tambahan add-on, sedangkan pada aplikasi lama mampu memenuhi 47% requirement dengan memaintain ataupun customizing kode transaksi yang telah tersedia di dalam modul dan 33% memerlukan tambahan add-ons.
2.3.
Kelayakan Jadwal Studi kelayakan jadwal untuk melakukan implementasi SAP modul MM ECC 6.0
pada BOB PT. BSP – Pertamina Hulu dilakukan dengan menganalisis perkiraan jadwal dan waktu yang diperlukan untuk melakukan implementasi SAP modul MM ECC 6.0 sesuai dengan fase-fase yang ada pada ASAP (Accelerated SAP) yang terdiri dari :
Project Preparation
= 6 hari
Business Blueprint
= 34 hari
Realization
= 62 hari
Final Preparation
= 5 hari
Go Live and Support = 1 hari Berdasarkan analisis waktu yang telah dilakukan, maka BOB PT.BSP-Pertamina Hulu layak melakukan implementasi sistem SAP MM 6.0 karena untuk melakukan implementasi waktu yang dibutuhkan sekitar 108 hari. Ini memenuhi target yang ditetapkan perusahaan yaitu 9 bulan (275 hari).
2.4.
Kelayakan Ekonomis Untuk melakukan implementasi SAP MM 6.0 ini dibutuhkan biaya. Biaya untuk
pengimplementasian selayaknya tidak melebihi yang sudah dianggarkan oleh perusahaan kemudian diakumulasikan dengan metode analisis biaya sehingga menghasilkan suatu jumlah yang dapat menentukan layak atau tidaknya untuk dilakukan pengimplementasian, biayanya terdiri dari :
a. Biaya pengembangan (development cost) : Biaya yang dikeluarkan perusahaan dalam mengembangkan SAP MM ECC 6.0, yang terdiri dari akumulasi biaya consultant, infrastruktur, lisensi SAP dan biaya training
Jenis Biaya
Jumlah
Biaya Consultant
Rp 354.797.600,00
Biaya Infrastruktur
Rp 182.695.400,00
Lisensi SAP
Rp 195.670.888,00
Biaya Training
Rp 55.718.625,00
TOTAL
Rp 788.882.513,00 Tabel 1. Biaya Pengembangan
Dari jumlah biaya pengembangan yang didapat kemudian akan diakumulasikan dengan biaya berjalan dan metode penghitungan ROI(Return on Investment), Payback Period dan NPV(Net Present Value) untuk kemudian dibandingkan dengan yang telah ditetapkan perusahaan. Target yang ditetapkan perusahaan antara lain ROi sebesar 20%, Payback Period selama tahun dan NPV yang positif.
b. Biaya Berjalan (Outgoing Expense) Biaya Berjalan
Tahun 1
Tahun 2
Tahun 3
Tahun 4
Tahun 5
Biaya
Rp
Rp
Rp
Rp
Rp
Lisensi
43.047.595,
43.047.595,
43.047.595,
43.047.595,
43.047.595,
Operasio
00
00
00
00
00
nal SAP /Tahun
Tabel 2. Biaya Berjalan
Setelah melalui perhitungan dengan metode cost benefit analysis, yaitu ROI, Payback Period dan NPV maka didapat : . Hasil
Target
ROI=24,74%
ROI=20%
Payback period
Payback period
(4tahun 3bulan)
(5 Tahun)
NPV Positif
NPV Positif
Tabel 3. Hasil Penghitungan Ekonomis
3. Kesimpulan Berdasarkan penelitian dan hasil analisis yang dilakukan, dapat diambil beberapa simpulan, yaitu: •
Ditemukan beberapa masalah pada aplikasi Material Management Systems (MMS) sehingga aplikasi tidak bisa menangani proses bisnis secara keseluruhan. Oleh karena itu dibutuhkan aplikasi baru yang bisa menangani masalah yang ada.
•
Dari analisis yang dilakukan diperoleh hasil analisis kelayakan operasional sebesar 87% sedangkan target perusahaan 80%, kelayakan jadwal selama 108 hari, target perusahaan selama 275 hari dan kelayakan ekonomis dimana ROI sebesar 24,74% sedangkan target ROI yaitu 20% dan payback selama 4 tahun 3 bulan sedangkan target yang ditetapkan selama 5 tahun. Dapat disimpulkan bahwa Badan Operasi Bersama PT.BSP-Pertamina Hulu layak untuk melakukan implementasi SAP R/3 modul Material Management.
Daftar Pustaka [1] Anonim. (2006). Procurement (Material Management). Walldorf: SAP AG. [2] Anonim. (2006). SAP 01 Fundamental. Walldorf: SAP AG. [3] Mathiassen, L., Madsen, A. M., Nielsen, P. A., & Stage, J. (2000). Object Oriented Analysis & Design. Aalborg: Marko Publishing ApS. [4] McLeod, R. Jr., & Schell, G. P. (2007). Management Information System, Tenth Edition. New Jersey: Pearson Prentice Hall. [5] Muhsin, A., & Supryanto, W. (2008). Teknologi Informasi Perpustakaan. Yogyakarta: KANISIUS. [6] O'Brien, J. (2006). Pengantar Sistem Informasi. Edisi 12. Jakarta: Salemba Empat. [7] Potter, R. E., Rainer, R. K., & Turban, E. (2007). Introduction Information Systems : Supporting and Transforming Business. Hoboken: John Wiley & Sons. [8] Pol, Prakash., & Madhup, P. (2011). Methods of Fit Gap Analysis in SAP ERP Projects, http://www.infosys.com/SAP/thought-leadership/Documents/methods-fit-gapanalysis.pdf, tanggal akses 10-26-2011. [9] Solutions, I. K. (2011). SAP MM Handbook. Canada: David Pallai. [10] Subagyo, A. (2008). Studi Kelayakan. Jakarta: PT. Elex Media Komputindo. [11] Whitten, J. L., Bentley, L. D., & Dittman, K. C. (2004). Metode Analisis dan Analisis Sistem. Yogyakarta: Tim penerjemanh ANDI.
[12] Williams, B. K., & Sawyer, S. C. (2007). Using Information Technology: Pengenalan Praktis Dunia Komputerdan Komunikasi. Yogyakarta: Terjemahan Tim Penerjemah ANDI . [13] Yunarto, H. I., & Santika, M. G. (2005). Business Concepts Implementation Series in Inventory Management. Jakarta: Terjemahan PT. Elex Media Komputindo.
