IMPLEMENTASI SISTEM ERP BERBASIS SAP BUSINESS ONE PADA PT. HFD Felix Suryadi Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia Delbert Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia dan Hendy Hartono Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia
Abstrak Tujuan dari
penulisan
ialah membuat rancangan implementasi sistem ERP SAP
Business One dengan menggunakan metodologi ASAP dengan tahapan project preparation, business blueprint, dan realization. Metodologi yang digunakan dalam penulisan ini adalah metodologi ASAP. Metodologi ini adalah yang umum digunakan dalam mengimplementasi SAP oleh banyak pihak konsultan. Hasil yang dicapai yaitu terbentuknya dokumentasi tahap-tahap implementasi sesuai dengan ASAP metodologi, yakni berupa hasil project preparation, blueprint dan realization. Hasil dari project preparation adalah tersusunnya struktur organisasi untuk proyek implementasi dan jadwal keseluruhan dari implementasi. Tahap blueprint menghasilkan dokumen yang berisikan gambaran transaksi yang disediakan oleh SAP Business One yang dapat digunakan oleh PT. HFD dan solusi proses bisnis yang sesuai dengan kebutuhan PT. HFD. Pada realization dihasilkan penambahan tampilan pada beberapa transaksi berupa user define field dan kegiatan migrasi data ke dalam sistem SAP Business One. Serta 1
2 terbentuknya sistem baru berbasiskan SAP Business One yang terintegrasi dengan penambahan-penambahan kebutuhan yang sesuai dengan yang diinginkan oleh PT. HFD. Simpulan dari penulisan ini adalah pelaksanaan implementasi SAP Business One pada PT. HFD dapat ditunjang berdasarkan metodologi ASAP, dan disarankan untuk melanjutkan tahap-tahap implementasi berikutnya sesuai dengan metodologi ASAP. Kata Kunci : Implementasi, ERP, SAP, SAP Business One, ASAP
1. Pendahuluan Era globalisasi yang terus merambah ke hampir seluruh sektor perekonomian yang ada di dunia saat ini, menyebabkan setiap pemilik perusahaan untuk terus berkreasi dan berinovasi dalam bidang usahanya, sehingga dapat bersaing dengan kompetitor – kompetitor yang ada dan dapat terus menghasilkan keuntungan bagi perusahaan tersebut. Agar tidak tersingkir dari percaturan ekonomi dunia dan demi terwujudnya misi dan visi suatu perusahaan untuk dapat masuk ke dalam persaingan perekonomian internasional, perusahaan harus menyusun strategi dan proses bisnis terbaik. Hal ini bertujuan untuk menghasilkan informasi yang berguna bagi perusahaan, dan yang pada akhirnya untuk pengambilan keputusan yang tepat. Salah satu tindakan yang dapat dilakukan perusahaan dalam hal menyusun strategi pada bidang bisnisnya adalah dengan meningkatkan kemampuan pada sektor teknologi dan sistem informasi yang dimilikinya. Teknologi dan sistem informasi yang dibangun secara terstruktur (terintegrasi) diyakini dapat meningkatkan kecepatan dan keakuratan pada kegiatan proses bisnis yang dilakukan. Namun pada kenyataannya sampai saat ini masih banyak perusahaan yang belum mengintegrasikan setiap proses bisnis yang ada, di mana dalam prosesnya hanya didukung oleh aktivitas individual pada setiap lokasi kerja masing-masing (island by island). Kondisi ini menyebabkan terjadinya kesalahpahaman dalam komunikasi yang
3 berkaitan dengan data antar departemen, sehingga membutuhkan waktu yang lebih banyak untuk koordinasi dalam penyediaan data dibandingkan dengan perusahaan yang telah mengintegrasikan fungsi-fungsinya (setiap proses bisnisnya). Data yang sudah terintegrasi dapat membantu proses bisnis agar menjadi lebih efisien dan memudahkan pengambilan keputusan oleh manajemen perusahaan. Salah satu konsep atau metode pada sektor teknologi dan sistem informasi pada saat ini, yang diminati oleh perusahaan – perusahaan adalah sistem ERP (Enterprise Resource Planning). Konsep ERP ini diyakini dapat memberikan solusi bisnis terbaik bagi perusahaan, untuk dapat menghasilkan informasi dari setiap departemen perusahaan secara real time (up to date). ERP menjadikan setiap departemen, yang pada mulanya belum terintegrasi menjadi terintegrasi. Sehingga pemilik perusahaan dapat menerima informasi secara real time, sesuai dengan kebutuhan yang diinginkan. Teknologi ERP dapat mengintegrasikan fungsi marketing, fungsi produksi, fungsi logistik, fungsi keuangan, fungsi sumber daya, dan fungsi lainnya. ERP telah berkembang sebagai alat, yang memiliki tujuan untuk mengintegrasikan semua aplikasi perusahaan ke pusat penyimpanan data dan dapat dengan mudah diakses oleh semua bagian yang membutuhkan. SAP adalah perusahaan yang memiliki pengalaman dan keahlian yang dapat diunggulkan dalam bidang teknologi ERP, untuk memberikan solusi bisnis kepada perusahaan-perusahaan yang mebutuhkannya. Perusahaan yang berkelahiran di Waldorf Jerman, pada tahun 1972 sudah memiliki cabang perusahaan lebih dari 50 negara. SAP membantu perusahaan-perusahaan untuk membangun sistem ERP, melalui software yang bernama SAP. Software SAP memberikan berbagai macam function yang berkaitan dengan departemen yang ada di perusahaan. Salah satu function-nya adalah Sales and
4 Distribution, yang membantu perusahaan untuk mengatur melakukan proses penjualan dari proses penerimaan order, pengiriman order, dan pembayaran order. Berikut ini adalah salah satu perusahaan yang akan menerapkan sistem ERP, dengan melakukan kerja sama dengan perusahaan konsultan SAP PT. Trinity Era Aplikasindo. PT. HFD adalah perusahaan yang bergerak di bidang produksi dan penjualan roti. Untuk menangani seluruh proses bisnisnya, PT. HFD ingin menerapkan sistem ERP berbasiskan SAP untuk menangani seluruh proses bisnis penjualan, pembelian, produksi, dan keuangan. Seiring perkembangan pada PT. HFD memiliki beberapa masalah, terkait pemakaian pada sistem yang saat ini sedang berjalan. Dengan demikian, PT. HFD berencana untuk mengubah sistem yang sedang berjalan sekarang dengan sistem ERP berbasiskan SAP Business One. Implementasi sistem ERP berbasis SAP Business One selama masa internship terhitung mulai tanggal 1 Juli 2011 sampai dengan 9 September 2011, dan implementasi tersebut berakhir pada 21 November 2011.
2. Methodology Ruang lingkupnya akan dibahas mengenai tahap-tahap dalam melakukan implementasi sistem berbasis ERP dengan menggunakan SAP Business One, yang menggunakan metodologi ASAP. Berikut ini adalah batasan penulisan mengenai tahaptahap implementasi yang menggunakan metodologi ASAP : 1.
Project Preparation,
2.
Blueprint, dan
3.
Realization.
5
2.1 Project Preparation
Gambar 1 Project Preparation
Tahap implementasi yang paling awal pada metode ASAP adalah project preparation. Pada fase project preparation dilakukan aktivitas perancangan proyek. Perancangan proyek berisikan mengenai jadwal penyelesaian suatu proyek dan pihak-pihak yang bertanggung jawab dalam kegiatan menyelesaikan proyek tersebut. Selain implementasi
itu dan
dalam prosedur
project untuk
preparation
juga
melaksanakan
ditentukan
standar
implementasi.
Standar
implementasi dan prosedur yang digunakan merupakan hal umum yang telah disepakati oleh kedua belah pihak, baik pihak konsultan dan pihak client. Akhir dari project preparation merupakan awal dari dimulainya proyek dijalankan, tahapan ini biasanya disebut dengan kick-off project.
6 Tahap Project Preparation didapatkan dari pihak konsultan dan hasilnya didiskusikan untuk pembuatan Business Blueprint dan Realization.
2.2 Blueprint
Gambar 2 Business Blueprint
Tahapan kedua pada implementasi yang menggunakan metode ASAP adalah fase blueprint. Pada fase blueprint ini dijelaskan mengenai kesepakatan proses bisnis antara client dengan pihak konsultan. Pada fase blueprint akan dilaksanakan aktivitas-aktivitas sebagai berikut, yaitu mendefinisikan standard document yang ada di SAP, mengikutsertakan user requirement yang telah ditentukan bersama dengan client, serta memberikan solusi berupa proses bisnis yang disesuaikan dengan SAP Business One
Tabel 1 List Business Process
Function
Business Process
Total Process
Process Process Percentage without with SAP uses SAP SAP
Sequence Process
Financial Accounting and Banking
Cash Advance
6
5
1
83,33%
Partial Payments
1
1
0
100,00%
Utang pemegang saham
8
6
2
75,00%
7
Outgoing Payment >> [Proses Pembelian One Time Supplier] >> A/P Invoice >> Internal Business Partner Reconciliation >> Incoming Payment (jika pengeluaran berlebih) atau Outgoing Payment (jika pengeluaran kurang) Proses Pembelian atau Penjualan >> Incoming Payment (penerimaan partial) atau Outgoing Payment (pembayaran partial) Pemegang Saham melakukan Pembelian >> Purchase Order >> Goods Receipt PO >> A/P Invoice >> Journal Entry >> Business Partner Reconciliation >> Outgoing
Notes
8
Payment
Suspense Account
5
3
2
60,00%
Menerima Cheque
3
2
1
66,67%
4
3
1
75,00%
27
20
7
74,07%
Pembayaran menggunakan Cheque Total
Incoming Payment (Suspense Account) >> Incoming Payment (jika sudah diketahui informasinya) >> G/L Internal Reconciliation Incoming Payment >> Cheque sudah cair >> Deposit Outgoing Payment >> Cheques for Payment >> G/L Internal Reconciliation
Purchasing
Pembelian biasa
11
7
4
63,64%
Purchase Order >> Goods Receipt PO atau langsung dikembalikan (bila barang ditolak) >> Inventory Transfer (ke warehouse bahan baku) dan A/P Invoice >> Outgoing Payment Purchase Order >> Goods Receipt PO >> Inventory Transfer (ke warehouse bahan baku) dan A/P Invoice >> Outgoing Payment
proses Quality Control, ketika Supplier masih di tempat proses Quality Control, Supplier tidak ada di tempat dan barang diterima
9
Pembelian One Time Supplier
5
4
1
80,00%
Pembelian barang yang mendapat bonus
2
2
0
100,00%
Penerimaan Partial
3
3
0
100,00%
Pembelian dengan pemotongan tagihan
3
3
0
100,00%
Total
24
19
5
79,17%
Goods Receipt
2
2
0
100,00%
Goods Issue
2
2
0
100,00%
Total
4
4
0
100,00%
Purchase Order >> Goods Receipt PO >> Inventory Transfer (ke warehouse reject) >> Goods Return Purchase Order >> Goods Receipt PO >> A/P Invoice >> Internal Business Reconciliation Pembelian dengan Unit Price '0' >> A/P Invoice >> Outgoing Payment Goods Receipt PO (berulang sampai lengkap) >> A/P Invoice >> Outgoing Payment
proses Quality Control, Supplier tidak ada di tempat dan barang ditolak
A/P Invoice >> A/P Credit Memo >> Outgoing Payment
ada pemotong tagihan
A/P Invoice >> Outgoing Payment
tidak ada pemotongan tagihan
Inventory
Production
Goods Receipt >> Goods Receipt (setelah di-approve) Goods Issue >> Goods Issue (setelah di-approve)
10
Produksi berdasarkan Purchase Order
11
8
3
72,73%
Purchase Order dari Pelanggan >> Sales Order >> Check Report >> Production Order (Planned Status) >> Production Order (Released Status) [bahan baku tersedia, jika tidak, melakukan pembelian] >> Inventory Transfer (dari warehouse bahan baku ke warehouse floor bahan baku) >> Issue for Production >> Receipt from Production >> Production Order (Closed Status)
Sales
Penjualan normal
12
8
4
66,67%
Sales Order >> Proses Produksi >> Delivery Order >> Inventory Transfer (dari warehouse barang jadi ke warehouse loading) >> A/R Invoice >> Return (barang yang dikembalikan) >> A/R Credit Memo >> Incoming Payment Sales Order >> Proses Produksi >> Delivery Order >> Inventory Transfer (warehouse barang jadi ke warehouse loading) >>
pengiriman berhasil
pengiriman gagal
11
Return >> Inventory Transfer (ke warehouse barang jadi)
Penjualan dari Purchase Order yang telat
3
2
1
66,67%
Penjualan Sample
3
3
0
100,00%
Penjualan diskon
2
1
1
50,00%
Total
20
14
6
70,00%
Sales Order >> terima purchase order dari pelanngan >> Update Sales Order Permintaan sample dari Pelanggan >> Goods Issue Permintaan sample dari Pelanggan >> Sales Order Permintaan diskon dari Pelanggan >> Sales Order
pelanggan baru bukan pelanggan baru
2.3 Realization Fase realization yang dilakukan dengan menggunakan metode ASAP, terdiri dari beberapa kegiatan, yaitu mengolah data yang berasal dari pihak client, yang pada akhirnya akan diberikan pada SAP, selain itu juga akan melakukan customizing sesuai dengan kebutuhan dari client. Kegiatan selanjutnya adalah merancang proses bisnis yang ditetapkan pada fase blueprint ke dalam software yang akan diimplementasi; mengelola perubahan yang dibutuhkan oleh organisasi yang sesuai dengan kebutuhan dalam implementasi. Fase ini menandakan dimulainya integrasi dan melakukan acceptance test, merencanakan pelatihan kepada end user, melakukan review terhadap kegiatan-kegiatan yang telah dilakukan pada tahap realization.
3. Kesimpulan Proses bisnis merupakan kegiatan-kegiatan yang terjadi didalam suatu perusahaan. Proses bisnis itu sendiri terdiri dari bermacam-macam jenis kegiatan seperti proses pembelian, proses penjualan, proses pembayaran, proses penggajian, pencatatan keuangan, dan pencatatan akuntansi. Telah dibahas mengenai tahap-tahap implementasi sistem berbasis ERP dengan menggunakan SAP Business One kepada PT. HFD, yang berdasarkan metodologi ASAP. Tahap-tahap implementasi yang dilakukan dimulai dari project preparation, dengan menentukkan pelaku-pelaku yang terlibat dalam implementasi dan menghasilkan project team organization. Selain itu pada tahap project preparation dihasilkan project schedule yang berfungsi sebagai acuan waktu dalam menjalankan implementasi SAP
12
13 Business One dan project scope yang dijadikan sebagai ruang lingkup implementasi. Setelah melewati tahap project preparation dilanjutkan pada tahap kedua yaitu blueprint. Pada tahap blueprint merupakan tahapan yang berisi mengenai rancangan sistem dan proses bisnis yang akan diterapkan dalam sistem nantinya. Seluruh proses bisnis yang terdapat pada blueprint berasal dari gathering requirement yang telah dilakukan antara pihak konsultan dengan pihak PT. HFD. Pada akhir dari tahap blueprint dibutuhkan kesepakatan antara kedua belah pihak, bahwa pihak PT. HFD telah setuju dengan solusi yang telah ditawarkan pada tahap blueprint. Selanjutnya masuk ke dalam tahap realization yang berisi mengenai proses upload master data ke dalam SAP Business One, proses customizing pada SAP Business One yang mengacu pada blueprint, dan proses testing internal. Penjelasan mengenai tahap-tahap implementasi yang dipaparkan pada penulisan ini menjadikan pihak PT. HFD memiliki informasi yang perlu dipahami dan diperhatikan dalam menjalankan implementasi SAP Business One. Sehingga proses dan hasil implementasi yang dijalankan dapat sesuai dengan keinginan dan harapan yang telah ditetapkan pada awal proses implementasi.
DAFTAR PUSTAKA
Anonim. (2000). AcceleratedSAP. Walldorf, Jerman: SAP AG.
14 Anonim. (2000). ASAP91 Implementation. Walldorf, Jerman: SAP AG. Anonim. (2004). ASAP Implementation Roadmap. SAP America. Anonim. (2006). SAP AC010 Business Processes in Financial Accounting. Walldorf, Jerman: Sap AG. Anonim. (2006). SAP01 Fundamental. Walldorf, Jerman: SAP AG. Baloğlu, A. (2003). Implementing SAP R/3 in 21st Century: Methodology and Case Studies. Turkey: Marmara University. Brown, V. (2009). Managing Information Technology (6th edition ed.). Upper Saddle River, New Jersey, United States of America: Pearson Education, Inc. Jithin, R. (2007). ASAP Methodology for Enterprise Portal. Kolkata: HCL Technologies. Jones, F., & Rama, D. (2006). Accounting Information Systems. Thomson Learning. O'Brien, A. (2006). Pengantar Sistem Informasi (Edisi 12 ed.). Jakarta: Salemba Empat. Rainer, R., & Cegielski, C. (2011). Introduction to Information Systems, Supporting and Transforming Business. John Wiley & Sons Inc.
