IMPLEMENTASI SAP BUSINESS ONE PADA PT MSJ OLEH PT ANUGRAH VISI INTI TEKNOLOGI (PROSES PEMBELIAN) Johann, Marschel Vincentius, Stephanie Willim, Johan Bina Nusantara University, Jl. Kebon Jeruk Raya No. 27 Kebon Jeruk Jakarta Barat 11530, 021-53696969,
[email protected],
[email protected],
[email protected]
Abstract PT. MSJ is a company which sell chemical item, drug, food, cosmetic, or medicine. The company systems was still half manual and half systemized. It caused many problems occurred and missed communication between one and another department, making PT.MSJ came to a decision to implement SAP Business One. PT. Visi Intech Technology is a consultant company which specialized in ERP system, and answered PT. MSJ need. The methodology for implementation SAP Business One was using AIP adopted version by the consultant company. Related Modules based on procurement process which include purchasing, inventory, and finance banking. Problems that occurred in pre-existing system include redundancies data, difficulty in maintaining credit limit, the disorganized warehouse caused many mismatch on data and item. All the problems were solved using the best systems flow that had been discussed and documented on business blueprint. The problem during implementation process was human error, made the project delayed for more than one month, on the realization and final preparation phase. Key words : Enterprise Resource Planning, SAP Business One, Accelerated Implementation Program Abstrak PT.MSJ adalah sebuah perusahan yang menjual barang kimia untuk makanan, kosmetik, maupun obat-obatan. Sistem perusahaan masih merupakan perpaduan antara manual dan sistem. Hal itu menyebabkan munculnya banyak masalah dan kurangnya komunikasi antar departemen menyebabkan PT.MSJ mengambil langkah untuk mengimplementasi SAP Business One. PT. Visi Inti Technology merupakan perusahaan konsultan yang memiliki spesialisasi pada sistem ERP, mampu menjawab kebutuhan PT.MSJ. Metodologi yang digunakan untuk implementasi adalah AIP versi perusahaan yang telah diubah oleh PT. Visi Inti Technologi. Modul yang berkaitan berada pada proses procurement meliputi modul pembelian, gudang, dan finance banking. Maslaah yang muncul pada sistem lama termasuk redudansi data, kesulitan mengatur credit limit, gudang yang tidak terorganisir menyebabkan ketidakcocokan antara barang di gudang dengan sistem. Semua masalah yang ada telah diselesaikan menggunakan aliran sistem bisnis yang telah di setujui dan disepakati, yang telah didokumentasi dalam business blueprint. Masalah selama implementasi adalah kesalahan manusia, menyebabkan proyek tertunda sebulan lebih, pada fase realisasi dan persiapan terakhir proyek. Kata Kunci : Enterprise Resource Planning, SAP Business One, Accelerated Implementation Program
PENDAHULUAN Enterprise Resource Planning (ERP) System merupakan sebuah tools yang merupakan penerapan dari teknologi informasi sehingga dapat membantu pihak manajemen agar memiliki data yang memadai untuk keperluan analisa (Mehrjerdi, 2010, p.308), ERP menggali informasi lintas fungsional di dalam perusahaan. ERP merupakan generasi pertama dari enterprise system yang memiliki tujuan untuk mengintegrasikan secara lintas dan komprehensif dalam mendukung segala fungsi utama organisasi. (Montiwalla & Thompson, 2009, p.7). SAP Business One merupakan salah satu produk ERP yang dikembangkan oleh SAP untuk bisnis berskala kecil dan menengah. Produk ini merupakan sebuah jawaban dari SAP bagi perusahaan kecil atau sedang agar dapat menggunakan fitur fungsional yang baik tanpa menghabiskan biaya yang sangat besar namun tetap kuat dan meningkatkan produktivitas perusahaan. Sistem pembelian terjadi dipicu dari adanya transaksi penjualan yang terjadi secara operasional pada perusahaan sehingga mengakibatkan pengurangan stok barang yang ada pada perusahaan dan sebelum persediaan stok tersebut habis atau mencapai batas minimum persediaan maka bagian pembelian harus menyetok kembali persediaannya (McLeod, 2004, p.248). Bagian pembelian memiliki tanggung jawab memilih pemasok yang akan bekerja sama dalam pengisian kembali persedian dan merundingkan pengaturannya seperti harga dan tanggal pengiriman. Setelah memutuskan pemasok, bagian pembelian akan membuat data pembelian yang di berikan kepada pihak pemasok untuk dipenuhi dan barang pesanan pembelian stok kemudian akan diterima perusahaan. (Alianto, 2011) Di dalam penulisan ini, PT MSJ bekerja sama dengan perusahaan konsultan SAP, yaitu PT Anugrah Visi Inti Teknologi. Karena itu berdasarkan latar belakang diatas maka penulis mengangkat topik implementasi Business One HANA dengan menggunakan pendekatan metodologi adopsi yang dikembangkan PT Anugrah Visi Inti Teknologi. Skripsi ini berfokus pada salah satu modul perusahaan yaitu pada proses pembelian secara menyeluruh untuk menjelaskan secara jelas dan rinci langkah-langkah implementasi Business One HANA ini. Rumusan Masalah dari penelitian ini adalah : 1. 2.
Apa saja yang harus dilakukan dalam tiap fase implementasi? Hal-hal apa saja yang mempengaruhi kelangsungan proyek ini? Hal apa saja yang harus diperhatikan dalam menyusun blueprint? Tujuan dari penulisan ini yaitu:
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.
Melakukan persiapan proyek sebelum melakukan implementasi SAP Business One HANA. Mengetahui permasalahan dan kebutuhan user serta menggambarkan rancangan sistem baru yang akan diimplementasi sebagai solusi. Menjelaskan tahap konfigurasi pada sistem SAP Business One HANA. Menggambarkan proses migrasi data dari sistem lama ke sistem SAP Business One HANA. Menemukan error dan bugs yang biasa ditemukan dalam sistem yang telah dikonfigurasi dan memperbaikinya. Menjelaskan secara rinci cara membuat dokumen terkait proses pembelian pada SAP Business One HANA. Membahas masalah yang terjadi pada implementasi.
METODOLOGI PT Anugrah Visi Inti Teknologi mempunyai metodologi adopsi perusahaan dimana menggunakan Accelerated Implementation Program (AIP) sebagai dasarnya. AIP merupakan tahapan implementasi yang disediakan oleh SAP. Tahapan pada metodologi adopsi ini memiliki 5 tahapan. Berikut gambaran metodologi adopsi tersebut.
Gambar 1. Metodologi Adopsi AIP
HASIL DAN BAHASAN A.
Project Preparation Pada fase ini tim konsultan SAP melakukan Kick-off meeting untuk menandai dimulainya implentasi proyek bersama client. Tim implementator SAP harus memastikan bahwa client telah menyusun project team untuk mendukung implementasi dan memastikan proyeknya telah didukung oleh pemilik perusahaan client maupun sponsor. Pembahasan-pembahasan dari fase ini akan menghasilkan project plan yang akan dipakai sebagai acuan dalam pelaksanaan proyek.
Gambar 2. Grafik Durasi Implementasi SAP Business One HANA
B.
Business Blueprint Pada fase ini tim konsuktan SAP akan mengumpulkan detail kebutuhan bisnis dari berbagai stakeholder dan mendefinisikan skenario proses bisnis yang relevan. Semua kebutuhan bisnis didokumentasikan dalam Business Blueprint dan akan dipetakan ke dalam SAP Business One. Berikut ini tabel hasil perubahan dari sistem lama ke sistem rancangan.
Tabel 1. Perubahan Sistem
NO.
PROSES
STATUS
SUB-PROSES New Menanyakan informasi barang ke supplier
Pemesanan Barang
Menyampaikan informasi barang kepada bagian sales
Membuat FPB Membuat Purchase Order Membuat PIB Membuat bukti penerimaan barang 3.
Penerimaan Barang
Membuat bukti keluar barang Pemindahan barang antar gudang Membuat form perhitungan barang
4
Mencatat perbedaan stok barang antara fisik dengan sistem
Stock Opname
Membuat tagihan uang muka pembelian
5. Tagihan Pembelian
6.
Pelunasan Tagihan Pengembalian Barang dan Pengurangan Tagihan
7.
Melakukan pelunasan tagihan pembelian (Outgoing Payment)
Mengurangi tagihan akibat pengembalian barang
8
Total
Membuat tagihan pembelian
Mencatat pengembalian barang
Deleted
Membuat Purchase Request 1.
Developed
9
0
Keterangan status: New
: Menandakan suatu proses bisnis yang sebelumnya belum ada dalam sistem maupun manual ke dalam sistem
Developed Deleted
: Mengubah proses bisnis yang sudah ada dari sistem lama menjadi . Dapat berupa modifikasi seperti perubahan nama maupun business flow. : Menghapus proses bisnis yang ada karena dirasa kurang efektif dan dapat digantikan oleh
.
C.
Project Realization Pada fase ini konsultan melakukan implementasi proses bisnis blueprint ke dalam SAP Business One. Sebagian besar fase ini dihabiskan untuk customizing dan migrasi data. Fase ini merupakan fase yang paling banyak memakan waktu. Dalam bab ini akan dibahas beberapa proses seperti form setting, customizing, data migration, dan report development. Berikut adalah hasil perubahan master data dari sistem lama ke SAP Business One.
Gambar 3. Hasil Migrasi Data Master
D. Final Preparation Mempersiapkan client dan clients system untuk menggunakan sistem SAP Business One. Tujuan dari tahap ini adalah untuk menyelesaikan persiapan akhir (termasuk pengguna dan administrator pelatihan, sistem manajemen dan kegiatan cutover) untuk menyelesaikan kesiapan go-live. Setelah berhasil menyelesaikan tahap ini, SAP Business One sistem siap untuk digunakan. Berikut adalah salah satu contoh pembuatan user manual
Gambar 4. User Manual Creation
Import Opening Balance adalah meng-import data transaksi yang belum terselesaikan atau masih outstanding pada sistem lama ketika perusahaan mulai menjalankan sistem yang baru. Import Opening Balance dilakukan sehari sebelum go-live. Berikut gambaran konsep dari perpindahan data transaksi dari sistem lama ke SAP Business One.
Gambar 5. Hasil Migrasi Data Transaksi
E.
Go Live and Support Fase ini adalah fase terakhir pada implementasi SAP Business One HANA. Pada fase ini PT MSJ mulai memakai SAP Business One HANA . Metode implementasi yang digunakan pada proyek kali ini adalah direct cut-over dimana sistem lama akan digantikan oleh sistem yang baru secara langsung. Tabel berikut akan menjelaskan kegiatan yang terjadi selama go live. Tabel 2. Daftar Kegiatan Go Live
NO.
TASK
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.
System Review Go Live Meeting Implementation Go Live Project Sitting Go Live Support Review 1 Review 2 Project Closing
ACTUAL START DATE 21-01-2014 21-01-2014 24-01-2014 25-01-2014 -
ACTUAL END DATE 21-01-2014 21-01-2014 24-01-2014 -
PIC Bpk. Alvin Bpk. Alvin Felix, Delbert, Adjie Felix, Delbert, Adjie Felix, Delbert, Adjie Felix, Delbert Felix, Delbert Bpk. Alvin
Jadwal Go Live terlambat dari yang direncanakan. Hal tersebut dikarenakan adanya beberapa masalah yang terjadi saat konfigurasi dan migrasi data. SAP Business One HANA adalah produk terbaru dari SAP Business One oleh karena itu masih terdapat beberapa bugs. Salah satu kesulitan yang dihadapi konsultan adalah ketika migrasi data. Konsultan tidak dapat meng-copy data dari database satu ke database lainnya ketika ingin melakukan testing. Beberapa hambatan yang terjadi menyebabkan jalan proyek sedikit terhambat sehingga proyek tidak dapat mengikuti. waktu yang dijadwalkan. Kesulitan lain yang dialami konsultan adalah ketika melakukan project sitting. Konsultan menemukan adanya beberapa masalah sehingga project sitting juga dilakukan lebih lama dari waktu yang sudah dijadwalkan. Untuk kegiatan support, review, dan closing belum mendapat kepastian tanggal pelaksanaannya. Setelah penulisan ini selesai proyek ini masih berlangsung.
SIMPULAN DAN SARAN Berikut adalah kesimpulan yang didapatkan dari hasil pembahasan implementasi:
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.
Dalam project preparation didapatkan bahwa dibutuhkan 132 hari kerja untuk melakukan implementasi SAP Business One HANA pada PT MSJ. Terdapat 6 masalah dan kebutuhan pada proses berjalan yang secara garis besar terletak pada masalah controlling. Konfigurasi merupakan tahapan yang paling memakan banyak waktu. Konfigurasi terdiri dari initialization dan customizing. SAP menyediakan fitur yang memudahkan untuk melakukan import data yaitu menggunakan data transfer workbench (DTW). Testing dan bug fixing yang dilakukan langsung oleh konsultan inti diadakan secara cepat dan tanpa dokumentasi dikarenakan keterlambatan jadwal. User manual digunakan sebagai panduan untuk user dalam menjalankan SAP Business One Hana jika user mengalami kesulitan setelah tahap training. Jadwal Go Live mengalami keterlambatan dari jadwal yang direncanakan. SAP Business One HANA adalah produk baru dari SAP sehingga masih terdapat beberapa bugs yang muncul saat dilakukan konfigurasi maupun saat dijalankan Kesulitan lainnya yang dihadapi konsultan adalah ketika proses migrasi data, konsultan tidak dapat meng-copy data dari database satu ke database lainnya ketika ingin melakukan testing.
Beberapa saran yang dianggap dapat mendukung implementasi agar dapat berjalan lebih baik: 1.
2.
Pihak manajemen dan eksekutif perusahaan harus terlibat secara langsung dalam membantu proses implementasi sistem baru agar proses implementasi dapat berjalan lebih cepat dan optimal. Contohnya saat konsultan meminta data, sebaiknya pihak yang memiliki wewenang dapat lebih mendorong staff di bawahnya agar memberikan data lebih cepat Dari sisi konsultan, sebaiknya konsultan mempersiapkan tim lebih matang lagi sebelum melakukan implementasi menggunakan sistem baru. Sehingga waktu implementasi (baik saat setting maupun melakukan customization) dapat dipangkas lebih cepat dalam mewujudkan hal-hal yang sudah disepakati di blueprint document.
REFERENSI Anonim. (2006). AC010 Business Process in Financial Accounting. Anonim. (2006). SAP 01 Fundamental. Anonim. (2006). SAP01 Fundamentals. Marchkewka, J. (2010). Information Technology Project Management. Asia: John Wiley & Sons, Pte Ltd. Mehrjerdi, Y. Z. (2010). Enterprise resource planning: risk and benefit analysis. 308. Montiwalla , M. F., & Thompson, J. (2007). In Enterprise System for Management. New Jersey: Pearson Education, Inc. Montiwalla, L. F., & Thompson, J. (2009). Enterprise Systems for Management. New Jersey: Pearson Education, Inc. Murch, R. (2004). Project Management: Best Practices for IT Professionals. New Jersey: Prentice Hall PTR. Rama, D. V., & Jones, F. L. (2006). Accounting Information System. Ohio: Mason. Ray, A., Hu, W., & Oracle HA. (2013). SAP HANA: Analysis of HA Capabilities. Redwood Shores: ORACLE Corp. SAP AG. (2010). SAP Business One Implementation and Support Release 8.8. Walldorf. SAP AG. (2012). What's New in SAP Business One 9.0. Walldorf . Tavana, M. (2011). Managing Adaptability, Intervention, and People in Enterprise Information Systems. Hershey PA: IGI GLobal.
RIWAYAT PENULIS Johann lahir di kota Jakarta pada tanggal 31 Oktober 1991. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang Ilmu Komputer pada 2014. Marschel Vincentius lahir di kota Bogor pada tanggal 11 Maret 1992. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang Ilmu Komputer pada 2014. Stephanie Willim lahir di kota Pekanbaru pada tanggal 28 Juni 1992. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang Ilmu Komputer pada 2014.
