BAB V ANALISIS SAP BUSINESS ONE DAN PENERAPAN SAP BUSINESS ONE PADA PERUSAHAAN

BAB V ANALISIS SAP BUSINESS ONE DAN PENERAPAN SAP BUSINESS ONE PADA PERUSAHAAN 5.1

Analsis SAP Business One SAP Business One terdiri dari fungsi umum yang biasa diperlukan oleh

perusahaan berukuran kecil sampai medium. Berikut Gambar 5.1 keterkaitan SAP Business One antar bagian,

Gambar 5. 1 Keterkaitan SAP Business One Antar Bagian Adapun spektrum performa dari SAP Business One yang mencakup areaarea berikut : a. Contact Management dan Opportunity Analysis (CRM) Dengan fungsi tersebut, perusahaan dapat mengelola kontak secara langsung dan tersusun dari pemanggilan telepon atau metode penghubungan pelanggan yang perusahaan lakukan.

61 repository.unisba.ac.id

b. Administration (Customizing Business One) Fungsionalitas tersebut dikelola oleh administrator dan juga mencakup fungsi umum yang berada didalam sistem, seperti user administration, inisialisasi system, definisi workflow dan lain-lainnya. c. Financial Penyusunan dan pengelolaan akun-akun, seperti pengelolaan anggaran umum, pengisian jurnal dan lain-lain, dikelola dengan fungsi tersebut. d. Sales/Order Processing Penawaran sales, pemesanan pelanggan, master record dan struktur-struktur diskon, retur, dan fungsi lainnya berada pada fitur tersebut. e. Purchase Procurement Dengan fungsi tersebut hal-hal yang dikelola adalah, pembeli dapat melacak proses pemesanan, dan good receipt dan incoming invoice. f. Business Partner Yang berada pada fitur ini adalah

beragam struktur untuk mitra bisnis

perusahaan (penjual), serta informasi pelanggan tetap dan yang akan menjadi prospek. Sebagai contoh, hanya data field tertentu yang akan terlihat terhadap bagian sales dan purchasing akan di sesuaikan dengan kondisi bisnis tertentu. g. Cost A ccounting /Cost Calculation Dengan fungsi tersebut, profit center akan dibuat berdasarkan struktur cost center yang ada. Profit center tersebut juga dievaluasi dan dilacak sesuai dengan pernyataan profit and loss. h. Inventory Management. Pengelolaan master barang (bahan baku, barang jadi dan barang setengah jadi), pengelolaan barang, daftar harga barang, dan juga transaksi yang dilakukan terhadap barang (goods issue, receipt dan transfer posting dan lain-lain) dikelola pada fungsi ini. i. Production Pada fungsi ini, Bill of Material di definisikan, cara pemesanan produk diterapkan, dan material availability diperiksa dan terjamin.


j. Invoicing/Payment Transaksi pembayaran elektronik dikelola pada fungsi ini. Transaksi pembayaran asing dan domestik juga terdukung pada fungsi ini. k. Material Resources Planning (MRP) Fungsi MRP

menghitung

semua keperluan untuk Bill of Material yang

tingkat tinggi, yang juga sesuai dengan sales order dan hasil forecast terhadap permintaan; rekomendasi pemesanan dijadwalkan sesuai dengan lead time yang ditentukan. l. Service Area service mengoptimalkan potensi yang berada pada departemen Sales dan Servic, termasuk juga pada fungsi ini adalah service contract management dan planning, pelacakan interaksi pelanggan, customer support, dan pengelolaan sales opportunity. m. Human Resources Interface yang terintegrasi tersedia untuk HR, interface tersebut dapat digunakan sesuai dengan keperluan dari system personil yang sudah ada pada mySAP. n. Reports Area Reports mencakup beberapa bentuk laporan seperti, bisnis, akunting, warehouse, dan juga laporan keuangan serta laporan/pernyataan akun. o. Internet Sales Interface yang terintegrasi tersedia untuk penjualan internet B2C atau B2B pada sistem SAP. Pemrosesan

yang dilakukan

setiap

area tersebut

memperlihatkan bahwa kebanyakan proses perusahaan secara umum dengan pengecualian fungsi-fungsi production control dan planning (PPS) dapat didukung oleh SAP Business One. Meski cakupan fungsional dari SAP Business One secara jelas tidak selengkap SAP-R/3 ini sebab SAP Business One ditujukan sebagai solusi yang ringkas untuk bisnis yang berukuran sedang dan dirancang untuk mencapai keperluan pada ukuran bisnis tersebut.


5.2

Penjelasan modul-modul yang berada pada SAP Business One

5.2.1

Administration Layar navigasi utama area Administrasi :  Memilih perusahaan  Menentukan Foreign Currency Exchange Rates  Inisialisasi Sistem Fungsi paling penting dari inisialisasi system adalah :  Detil perusahaan  Setting umum  Otorisasi  Setting dokumen dan penomoran  Saldo awal  Preferensi pencetakan Catatan : Anggap inisialisasi system sebagai tahap kritis ketika bersiap untuk mengelola perusahaan baru pada SAP Business One. Fungsi-fungsi yang didaftarkan menyediakan aplikasi dengan parameter operasional dasar, dan akan mempengaruhi semu aspek fungsional dari aplikasi tersebut, termasuk juga bagaimana diakses.

informasi Meski fungsi

disimpan, SAP

manipulasikan

Business

One

dan dapat

beroperasi tanpa menentukan beberapa setting yang tertentu, perusahaan

memerlukan

waktu

untuk

mengoperasikan

inisialisasi system agar dapat secara efisien menggunakan aplikasi tersebut. 

Definisi



Data Import/Export



Utilities



Approval Procedures



License



Add-Ons



Alerts Management


5.2.2

Financials Modul-modul financial SAP Business One termasuk :  Chart of Accounts dan Edit Chart Of Accounts  Journal entry dan journal voucher exchange rate differences and conversion differences  Fungsi anggaran  Cost accounting

Gambar 5. 2 Structure of Chart of Accounts

Chart of accounts adalah index dari semua akun G/L yang digunakan oleh lebih dari satu perusahaan. Satu chart of accounts harus ditetapkan pada setiap perusahaan. Setiap akun G/L terdiri dari satu kode akun, deskripsi dari akun dan informasi lainnya yang menentukan fungsi dari akun G/L tersebut.

5.2.3 Sales Opportunities Modul sales opportunities digunakan untuk melacak dan menganalisis sales opportunity

sesuai dengan tingkat kemajuan

aktivitas penjualan. Beberapa

laporan dari beberapa sudut pandang operasional bisnis dapat dibuat untuk penganalisisan. Aktivitas-aktivitas tersebut dapat mencakup hal seperti rapat atau negosiasi. Perusahaan dapat memasukkan jumlah total yang diharapkan dan 65 repository.unisba.ac.id

persentase akhir setelah suatu penjualan selesai sehingga keuntungan dapat diestimasi. Sistem forecasting menggunakan metode yang jelas dan complex untuk memperlihatkan

potensial

keuntungan

serta untuk memprioritaskan

aktivitas penjualan. Laporan sales opportunity digunakan untuk menganalisis kesempatan penjualan. Laporan dapat berdasarkan dari semua parameter yang ada atau dapat disaring sesuai dengan parameter-parameter tertentu. Laporan-laporan tersebut dapat ditampilkan dalam bentuk grafik ataupun tabel. 5.2.4 The Sales – A/R Module Modul Sales A/R mencakup semua proses penjualan

dari pembuatan

quotation untuk pelanggan sampai dengan penagihan pelanggan. SAP Business One

menyediakan dokumen penjualan beraneka ragam

yang merupakan

perwakilan dari setiap tahap pada proses penjualan untuk user. Modul sales juga menyediakan beberapaopsi berbeda yang termasuk Sales Quote, Sales Order, Delivery Return, A/R invoice, Dunning wizard dan sales reports.



Gambar 5. 3 Document Flow Sales A/R Module Sales Quote Sales quote bukan merupakan dokumen penghubung secara legal. Sales

quote mempunyai tujuan untuk menyediakan informasi dan merupakan tahap pertama pada rantai penjualan. Membuat quotation tidak menyebabkan posting


yang mengubah kuantitas atau nilai pada bagian inventory management atau accounting. 

Sales Order Apabila sales order adalah sebagai dokumen penghubung secara legal atau

tidak disesuaikan dengan tipe bisnis yang ada. Sebagai contoh, perusahaan mungkin tidak memanufaktur produk atau mengirim produk sebelum pemesanan dilakukan. Ketika mengisi pemesanan, tidak OableOer perubahan yang bernilai dipost pada bagian accounting. Jika pemesanan tersebut memerlukan produk tertentu, maka kuantitas barang yang dipesan, statusnya tercantum sebagai ‘dipesan’ untuk pelanggan. Perusahaan juga dapat melihat kuantitas yang dipesan pada laporan tertentu, seperti pada Inventory Status. Informasi tersebut juga dapat dilihat pada area lain diaplikasi dan juga penting untuk mengoptimalkan transaksi pemesanan. 

Delivery Catatan pengiriman merupakan dokumen penghubung secara legal. Tanpa

catatan pengiriman, barang hanya dapat dikirim jika sebuah invoice telah dibuat. Ketika pengisian catatan pengiriman, goods issue yang terkait juga dipost. Barang kemudian dikeluarkan dari warehouse dan semua perubahan terhadap jumlah stok dipost. 

Return Pada saat pengisian retur, perusahaan dapat membalikkan post terhadap

pengiriman. Ketika pembuatan surat retur, kuantitas stok akan diperbaruhi sesuai dengan perubahan. Return merupakan dokumen penyelesai proses pengiriman maka jika invoice A/R belum dibuat untuk pengiriman yang ingin membalikkan, dapat digunakan dokumen retur.


Gambar 5. 4 Workflow Return SAP Business One 

A/R Invoice Invoice A/R merupakan dokumen penghubung secara legal. Ketika invoice

A/R diterima,

semua posting dilakukan

pada akun pelanggan pada di

accounting. Jika catatan pengiriman dibuat sebelum invoice A/R dan perusahaan menjual barang yang berada pada stok, stok juga akan diperbaharui sesuai dengan invoice A/R yang telah di issue. Ketika perusahaan harus membuat catatan pengiriman dan invoice A/R secara

bersamaan

pada

proses

penjualan,

pengisian terhadap catatan pengiriman harus terlebih dahulu dilakukan yang kemudian diikuti oleh invoice A/R. Jika terjadi, maka sebenarnya sudah cukup untuk membuat invoice A/R karena dokumen itu saja yang diperlukan untuk pengiriman.


Gambar 5. 5 Fungsi-fungsi pada modul Sales – A/R 5.2.5

Purchasing – Modul A/P Modul Pembelian memperbolehkan perusahaan

untuk

mengontrol

seluruh proses pembelian, dari negosiasi dan pembuatan purchase requisition kepada vendor sampai dengan pengiriman

dari barang yang dipesan serta

pemrosesan invoice dari vendor. Jika sebuah transaksi pembelian seperti purchase order atau invoice dari vendor dimasukkan kedalam OableO, maka dokumen tersebut disebut sebagai dokumen

pembelian. Berikut

adalah daftar dokumen-dokumen pembelian

yang didukung oleh SAP Business One.


Gambar 5. 6 Document Flow pada Purchasing 

Purchase Order Ketika

purchase

order

dimasukkan,

tidak

ada

perubahan

yang

mempengaruhi nilai pada bagian accounting. Kuantitas pemesanan akan diuraikan pada inventory management. Perusahaan dapat melihat kuantitas yang dipesan pada window dan laporan tertentu, seperti inventory status report dan item master data window. 

Receiving PO Dokumen

yang diterima harus dibuat

langsung ketika perusahaan

menerima barang dari vendor. Ketika PO yang diterima dimasukkan, barang diterima kedalam warehouse dan kuantitas barang masuk langsung diupdate. 

A/P Invoice Ketika invoice diterima, akun-akun yang berhubungan dengan vendor akan

diposting pada bagian accounting. Jika pada sistem, pengiriman untuk purchase order belum mendahului invoice yang diterima, maka stok barang ditambah ketika invoice di post. Jika inventory aktif dan invoice diterima dari vendor diupdate tanpa ada proses dokumen sebelumnya, maka pesan akan terkirim untuk menandakan bahwa tidak ada barang yang diterima pada saat posting dibuat.


5.2.6 Business Partners Module Modul ini memperbolehkan pengelolaan data terhadap semua mitra bisnis dan juga terdiri dari semua informasi

yang berhubungan pelanggan dan

vendor.

Gambar 5. 7 Tiga tipe mitra bisnis pada Business Partner Master Module Informasi tertentu terhadap mitra bisnis dan disimpan kedalam table disebut sebagai master data. Berikut adalah informasi mitra bisnis yang mewakilkan master data : ‐

Nama perusahaan, alamat dan nomer telepon

‐

Nama kontak, nomer telfon, alamat e-mail

‐

Syarat pembayaran/daftar harga

‐

Sistem pembayaran

‐

Data-data yang berhubungan dengan accounting. SAP Bussiness One dapat secara otomatis menganalisis master data dalam

sudut pandang proses bisnis secara keseluruhan. Sebagai contoh, syarat pembayaran yang ditentukan

untuk pelanggan dapat

digunakan untuk

perhitungan-perhitungan (pada pemesanan) lebih lanjut.


5.2.7

Banking Module Banking Module menyediakan transaksi pembelian yang lengkap, dan

mencakup penerimaan pembayaran, deposit, pembayaran belum dibayar, tabel pembayaran, pernyataan bank dan rekonsiliasi. Untuk transaksi bank, adanya perubahan dasar antar incoming payment dan outgoing payment. Fungsi Incoming Payment digunakan untuk memasukkan semua pembayaran dari pelanggan dan juga untuk menghubungkan invoice yang telah dipost. Sebaliknya, fungsi outgoing payment menentukan pembayaran yang belum dibayar perusahaan terhadap open invoice yang telah diterima oleh para vendor. Kedua incoming dan outgoing payments dapat dibuat lewat transfer kredit bank, cek, tunai atau dengan kartu kredit.

Gambar 5. 8 Metode Pembayaran pada Banking Module Perusahaan dapat menentukan metode pembayaran seperti cek atau bank transfer didalam sistem. Perusahaan juga dapat memilih metode pembayaran berbeda untuk setiap mitra bisnis. Pada saat proses pembayaran, metode pembayaran yang dipilih untuk mitra bisnis akan memengaruhi bagaimana system menyelesaikan invoice. Modul banking juga terdiri dari opsi rekonsiliasi. Data akun bank dapat dimasukkan atau di impor secara langsung ke dalam modul tersebut. Posting


kredit dan debit atau data lainnya juga dapat disinkronisasikan dengan bank pribadi perusahaan. 5.2.8 Inventory Module Pada modul SAP Business One , perusahaan dapat mengelola semua barang yang dibeli, dijual, dibuat atau yang sedang didalam stok. Modul inventory terdiri dari semua informasi mengenai item master data perusahaan, item management, transaksi inventory, daftar harga, pick/pack dan laporan inventory. Pada modul inventory ada tiga-tipe item utama yaitu: 

Purchase Item Purchase Item adalah barang yang diperoleh dari vendor. Untuk membeli

sebuah barang, barang tersebut harus didefinisikan terlebih dahulu pada modul inventory. 

Sales item Sales item adalah barang yang dijual kepada pelanggan. Agar dapat menjual

sebuah barang, barang tersebut harus bisa didefinisikan sebagai sales item pada modul inventory . 

Warehouse item Agar Oabl menggunakan barang yang berada pada inventory management,

barang tersebut harus dapat didefinisikan sebagai inventory item pada modul inventori. Salah satu barang pada inventory module diklasifikasikan sebagai fixed asset. Fixed asset item sebagai contoh adalah OableOer ataupun mebel yang khusus untuk penggunaan internal. SAP Business One memperbolehkan korelasi data secara langsung keseluruh system termasuk semua data yang berhubungan dengan barang tertentu. Data tersebut dapat mencakup terhadap semua area sistem, termasuk pembelian, sales, produksi dan lain lain.


Gambar 5. 9 Stock Movement pada modul Inventory 

Goods Issue Processing Goods Issue processing mewakilkan adanya pengurangan stok pada

warehouse karena disebabkan adanya barang yang dipindahkankan atau di booking. Hal ini dapat dipicu secara internal dengan adanya production order atau secara eksternal dengan adanya pengiriman kepada pelanggan. Goods Issue juga mempunyai hubungan terhadap proses lainnya pada perusahaan yaitu: delivery to customer (pengiriman sales item kepada pelanggan), redelivery to customer (returns), scrapping (untuk barang pada inventory yang sudah rusak dan harus dikeluarkan dari warehouse) dan material dispatch for production order (dipicu oleh adanya

production

order). 

Goods Receipt Goods Receipt merupakan bagian dari procurement dan juga bagian dari

inventory management. Biasanya bahan

baku

yang telah

dikirim di post

terhadap bahan baku tersedia pada stok. Goods receipt tersebut dapat didasarkan referensi terhadap perusahaan. Pada saat

Purchase Order vendor yang diterima oleh

goods receipt dipost

maka proses

tersebut akan

dilakukan:


‐ Mengupdate quantity field ‐ Mengupdate inventory dan biaya konsumsi

5.2.9

Production Modul

Gambar 5. 10 Production Process Modul produksi menentukan BOM (Bill of Material) untuk produk perusahaan, membuat dan maintain production order, mengontrol faktur diterima dan

mengisukan

pesanan

kepada produksi,

membuat

laporan

produksi dan dapat mengupdate harga barang-barang utama secara global. Pada bill of materials untuk suatu produk, perusahaan dapat menentukan beberapa komponen serta jumlah komponen yang berada pada dalam produk tersebut. Informasi didalam BOM dapat digunakan untuk memastikan bahwa komponen tertentu mempunyai kuantitas yang benar serta jumlah yang benar sesuai dengan yang ada pada BOM tersebut. Production Order adalah perintah untuk memproduksi atau pun memperbaiki barang produksi. Production Order mendukung perencanaan dan perakitan dari barang produksi, melacak semua transaksi material serta biayanya yang terkait pada proses produksi.


Gambar 5. 11 Tipe Production Order Pada kasus tertentu, sebuah finished product didefinisikan sebagai hasil dari seluruh proses produksi. Sebaliknya kadang finished product dapat dikatakan sebagai jumlah barang yang dijual tetapi bukan hasil dari proses proses produksi atau perakitan. Struktur produk yang berada pada modul produksi dapat dibedakan sebagai berikut : 

Production BOM Fungsi ini digunakan

untuk

mempunyai hirarki penyusunan PBOM

mewakilkan

sebuah

mendefinisikan

BOM multilevel yang

komponen-komponen. Pada saat finished

product yang terdiri

produksi

dari inventory

components. PBOM merupakan salah satu tipe BOM yang digunakan pada proses MRP dan juga selalu digunakan pada production order umum. Komponen pada PBOM terdiri dari barang secara fisik (seperti skrup atau papan kayu) ataupun objek virtual (seperti jam kerja).


Gambar 5. 12 Contoh Production BOM 

Assembly Bill of Materials (ABOM) Didalam ABOM, barang jadi terlihat pada dokumen Sales Order (dengan

beranggapan bahwa barang jadi tersebut adalah satu set mebel untuk di kebun). Perusahaan dapat menggunakan ABOM untuk menentukan barang jadi. Barang jadi tidak disimpan sebagai satu set didalam warehouse melainkan komponen individu yang terdiri didalam set tersebut (seperti kursi, meja, OableO). 

Sales Bill of Materials (SBOM). SBOM dan ABOM mewakilkan barang jadi yang telah dirakit pada tahap

Sales. Perbedaan antar ABOM dan SBOM adalah pada ABOM, barang jadi terlihat pada dokumen Sales order sedangkan pada SBOM, kedua dari produk jadi dan komponennya terlihat pada dokumen SO.


Gambar 5. 13 Contoh Sales Bill of Materials 5.2.10 MRP Module Modul

MRP

memperbolehkan

perusahaan

untuk

merencanakan

material requirements pada poses manufaktur. MRP menghitung keperluankeperluan untuk tingkat BOM tertinggi sesuai dengan sales order dan forecast demands. Selain itu, modul tersebut juga mengestimasi keperluan-keperluan pada tingkat BOM yang terendah sesuai dengan permintaan utama. Tingkat terendah mungkin dapat diperlukan oleh keperluan independen seperti sales order dan forecast. Menjalankan laporan MRP dapat memberikan perencanaan rekomendasi untuk

perusahaanyang

memenuhi

keperluan-keperluan

utama

dengan

mempertimbangkan stok yang ada dan juga pembelian yang telah dibuat serta production order. Proses MRP juga mempertimbangkan peraturan yang terencana, seperti multiple orders, order intervals dan lain lain. Pada akhirnya rekomendasi terencana baru akan dijadwalkan secara terbalik sesuai dengan lead- time yang didefinisikan. 

Forecasting Produk yang telah diramal akan diproduksi ketika sales order tertentu

diterima sehingga barang dapat dikirim dengan waktu yang terjadwal. 

Order Recommendation Report


Digunakan untuk memperlihatkan daftar dari semua rekomendasi MRP sesuai dengan Order Recommendation Report pemilihan yang telah didefinisikan.

Gambar 5. 14 Contoh Forecasting MRP Wizard – proses 5 tahap untuk mendefinisikan uraian MRP baru dan juga menganalisis hasil MRP tersebut. Tahapnya sebagai berikut : 

Membuat dan maintain scenario MRP



Menyimpan scenario MRP



Update dan/atau mendefinisikan forecast individu



Melampirkan forecast individu terhadap suatu scenario



Menjalankan MRP


Gambar 5. 15 P roses MRP Wizard 5.2.11 Service Module Sub-function yang berada pada modul service 

Service call Fitur ini memperbolehkan perusahaan untuk menyelesaikan pertanyaan pelanggan serta mengurus masalah yang berhubungan dengan barang. Modul ini terdiri dari sebuah solution knowledge database yang membantu untuk penyelesaian masalah tersebut.



Customer Equipment Card CEC adalah database yang terdiri dari informasi untuk setiap barang yang dimana jasa diberikan.



Service Contract SC adalah persetujuan hubungan legal dan formal yang memperbolehkan pelanggan untuk menerima service terhadap barang tertentu pada jangka waktu tertentu. SAP Business One mendukung tipe SC berikut : o

Pelanggan menyediakan service terhadap semua barang yang dibeli oleh pelanggan.

o

Item Group

menyediakan

service terhadap

item

group

yang

didefinisikan pada SC. o

Serial Number menyediakan service terhadap

serial numbers yang

didefinisikan pada SC.




Knowledge Base Solution. Fungsi ini membantu memproses service, mempercepat performa service serta memperbolehkan sumber daya eksternal untuk melihat pertanyaan dan solusi mengenai produk organisasi.



Service Reports Memperbolehkan

perusahaan

untuk

melihat

dan menganalisis data

mengenai service contracts, customer equipment, dan service calls. 5.2.12 Human Resources Module Modul ini mencakup kegiatan-kegiatan berikut: 

Memasukkan

dan

maintain

informasi pekerja yang bersifat

umum

maupun personal. 

Employee Master data memperbolehkan perusahaan untuk mengelola informasi mengenai tingkat pendidikan pekerja, pekerjaan masa lalu serta hari-hari absen.



Menganalisis biaya dan gaji karyawan



Human resource reports memperbolehkan perusahaan untuk membuat beberapa laporan dan daftar pekerja secara ideal agar operasi bisnis berjalan lebih efisien.

5.2.13 Reports Module SAP Business one terdiri dari modul laporan yang lengkap dan terintegrasi. Laporan-laporan yang didukung mencakup

banyak dari bagian

perusahaan seperti pembuatan laporan bisnis, akuntansi, warehouse, keuangan dan account statement. Untuk membantu user dalam pembuatan laporan, modul ini terdiri dari Reports Wizard mendefinisikan

yang

menyediak an

sebuah query.

Modul

penjelasan ini

step-by-step

untuk

juga memperbolehkan untuk

mengekspor semua laporan kedalam bentuk dokumen Microsoft Excel dan MicrosoftWord.


5.2

Analisis SAP Business One Menggunakan Diagram Konteks

5.2.1 Analisis Sistem SAP Business One Diagram Konteks Pada Gambar 5.16 menjelaskan sebuah proses pada system SAP Business One. Terdapat tiga (3) entitas diantaranya yaitu entitas vendor, customer, dan lead. Setiap masing-masing entitas memiliki sebuah data input dan output. Pertama, pada entitas vendor mendapat data input proses SAP Business One yaitu data A/P credit memo, A/P down paymen invoice, A/P invoice, A/P reserve invoice, good receipt PO, good return, dan purchase order. Entitas vendor juga memberikan output ke proses SAP Business One yaitu contact person, document date, item no, name, posting date, vendor, dan vendor ref no. Kedua, entitas customer memberikan input data kepada proses SAP Business One berupa data contact person, customer, customer ref no, document date, item no, name, dan posting date. Untuk output ke proses SAP Business One yaitu A/P credit memo, A/P invoice, A/P invoice+paymen, A/P paymen invoice, A/P reserve invoice, delivery, return, sales order dan sales quotation. Ketiga, entitas lead mendapatkan input order dan sales quotation dari proses SAP Business One. Output dari entitas lead terhadap proses SAP Business One yaitu data content person, document date, item no, name, dan posting date kepada proses SAP Business One. A/R Credi t Memo A/R Invoi ce A/R Invoi ce + Payment A/R Payment Invoi ce A/R Recerve Invoi ce Del i very Return Sal es Order Sal es Quotati on

A/P Credi t Memo A/P Down Payment Invoi ce A/P Invoi ce A/P Reserve Invoi ce Good Recei pt PO Goods Return Purchase Order VENDOR

Contact Person Document Date Item No Name Posti ng Date Vendor Vendor Ref No

1 SAP BUSINESS ONE

Contact Person Document Date Item No Name Posti ng Date

CUST OMER

Contact Person Customer Customer Ref No Document Date Item No Name Posti ng Date

Sal es Order Sal es Quotati on

LEAD

Gambar 5. 16Analisis Proses Bisnis Sistem SAP Business One Diagram Konteks


5.2.2 Analisis Proses Bisnis Sistem SAP Business One Level I Setelah dibuat diagram konteks, pada tahap level I ini dibuat untuk memperinci dan memperjelas aliran data yang terjadi. Sehingga pada level I ini dijelaskan dengan terdapat empat (4) proses yaitu sales A/R, purchasing A/P, production, dan financial, tiga (3) entitas yaitu customer, vendor, dan lead, dan dua (2) berupa database yaitu inventory dan business partner. Sales Quotation Sales Order Delivery Return A/R Payment Invoice A/R Invoice A/R Invoice + Payment A/R Credit Memo A/R Recerve Invoice

A/R Sales A/R 1.1 SALES A/R

Sales Order Sales Quotation

Contact Person Customer Customer Ref No Document Date Item No Name Posting Date

CUSTOMER

Customer Name Contact Person Customer Ref No Posting Date Document Date Item No

Customer Lead

Vendor Contact Person Document Date Item No Name Posting Date Vendor Ref No 1.2

LEAD

VENDOR

PURCHASING A/P Purchase Order Good Receipt PO Goods Return A/P Down Payment Invoice A/P Invoice A/P Credit Memo A/P Reserve Invoice Landed Costs

Purchasing A/R INVENTORY 1.3

Item No Item Description Quantity

PRODUCTION

Production

1.4

A/P

Vendor BUSINESS PARTNERS

FINANCIAL

Gambar 5. 17Analisis Proses Bisnis Sistem SAP Business One Level I


5.2.3 AnalisisSAP Business One Level II Proses Sales Setelah melakukan analisis pada level I proses bisnis SAP Business One ini, dapat dilakukan analisis pada level II. Pada level II ini dijelaskan untuk setiap prosesnya. Berikut dapat dilihat penjelasan level II proses sales pada Gambar 5.18. Customer Customer Ref No Document Date Item No Name Posting Date

1.1.1 Sales Quotation Customer Customer Ref No Document Date Item No Name Posting Date

LEAD

Customer Customer Ref No Document Date Name Posting Date Item No

Sales Quotation

Sales Quotation Sales Quotation 1.1.2

Customer Lead

Sales Order Sales Order

BUSINESS PARTNERS

Customer Customer Ref No Document Date Item No Name Posting Date

Customer 1.1.3 Delivery

Delivery

INVENTORY

Sales Order Customer Customer Ref No Document Date Item No Name Posting Date

CUSTOMER

Return Customer

1.1.4

Delivery

Return Customer Customer Ref No Document Date Item No Name Posting Date A/R 1.4

1.1.5

A/R

FINANCIAL (SAP BUSINESS ONE)

A/R


Gambar 5. 185.2.3 Analisis Proses Bisnis SAP Business OneLevel II Proses Sales


5.2.4 Analisis SAP Business One Level II Proses Purchasing Proses purchasing pada level II ini lebih menjabarkan aliran data yang jelas, karena terdapat lima (5) proses yang saling terhubung diantaranya proses purchase order, good receipt PO, good return, A/P, dan proses pada 1.4 financial. Pada proses purchasing ini juga terdapat satu (1) entitas dan dua (2) data base yang saling terhubung yaitu entitas vendor dan database inventory dan business partner.Proses purchase order mendapat data vendor dari database business partner, dan proses purchase order memberikan data purchase order ke entitas vendor. Sedangkan dari entitas vendor memberikan data content person, document date, item no, name, vendor, vendor ref no dan posting date. Selain itu proses purchase order menyimpan data purchase order ke database inventory. Pada proses good receipt PO mendapatkan juga data vendor dari database business partner dan memberikan data good receipt PO ke entitas vendor. Selain itu menyimpan data good receipt PO ke database inventory. Sedangkan entitas vendor memberikan data content person, document date, item no, name, vendor, vendor ref no dan posting date ke proses good receipt PO.Proses good return sendiri mendapat data vendor dari database business partner dan memberikan data good return ke entitas vendor. Selain itu data proses good return menyimpan data good return ke database inventory. Sedangkan dari entitas vendor sendiri memberikan datacontent person, document date, item no, name, vendor, vendor ref no dan posting date.Pada proses A/P ini hanya mengirimkan data A/P credit memo, A/P down payment invoice, A/P invoice, A/P reserve invoice, dan landed cost ke entitas vendor. Sehingga dari entitas vendor pun memberikan data content person, document date, item no, name, vendor, vendor ref no dan posting date. Proses A/P ini hanya menghasilkan data A/P yang akan dikirimkan ke proses 1.4 proses financial.



Purchase Order INVENTORY

Goods Return Good Receipt PO Purchase Order

Good Receipt PO

1.2.1 Purchase Order 1.2.2

Vendor

Goods Receipt PO

Contact Person Document Date Item No Name Vendor Vendor Ref No Posting Date

VENDOR

Contact Person Document Date Item No Name Posting Date Vendor Vendor Ref No Vendor

A/P Credit Memo A/P Down Payment Invoice A/P Invoice A/P Reserve Invoice Landed Costs

1.2.4 A/P

Goods Return

Contact Person Document Date Item No Name Posting Date Vendor Vendor Ref No


1.2.3 Goods Return

A/P

1.4 FINANCIAL (SAP BUSINESS ONE)

Gambar 5. 19Analisis Proses Bisnis SAP Business One Level II Proses Purchasing


5.2.5 Analisis SAP Business One Level II Proses Production Pada proses production terdapat lima (5) proses yaitu proses bill of material, production order, receipt from product, issue for production, dan update parent dengan satu (1) database inventory. Proses bill of material memberikan data bill of material ke proses production order, untuk production order memberikan hasil data production order ke proses receipt from product, data receipt from product tersebut diterima oleh proses issue for production untuk diproses. Sehingga dari proses issue for production menghasilkan data issue for production yang dikirimkan ke proses updatae parent. Proses update parent ini menghasilkan data production yang merupakan hasil dari proses production. Data production tersebut lalu disimpan kedalam database sebagai dokumentasi.

1.3.1

Bill of Material

Bill of Materials

1.3.2 Production Order

Production Order

1.3.4 Issue for Production

Receipt From Product

1.3.3 Receipt from Production

Issue For Production

1.3.5

Production

Update Parent

INVENTORY

Gambar 5. 20Analisis Proses Bisnis SAP Business OneLevel II Proses Production


5.2.6 Analisis SAP Business One Level II Proses Financial Aliran data pada Gambar 5.21 ini untuk proses journal entry menerima data A/R document release dari proses 1.1 sales A/R dan data A/P document release dari proses 1.2 purchasing A/P

1.1 SALES A/R (SAP BUSINESS ONE)

A/R Document Release 1.4.1 JOURNAL ENTRY

A/P Document Release 1.2 PURCHASING A/P (SAP BUSINESS ONE)

Gambar 5. 21Analisis Proses Bisnis SAP Business OneLevel II Proses Financial 5.7

Perbandingan Sistem Informasi Perusahaan Soes Merdeka dengan SAP Business One Pada tahap ini akan dilakukan perbandingan antar sistem yaitu sistem

informasi perusahaan Soes Merdeka dengan SAP Business One. Setiap proses akan dianalisis melalui sistem tersebut yang digambakan dalam bentuk Data Flow Diagram. Perbandingan antar sistem ini bertujuan untuk mengambil data-data yang akan di terapkan ke sistem SAP Business One.Berikut merupakan perbandingan dari masing masing sistem:




Perbandingan Antar Diagram Konteks Soes Merdeka Bandung dengan SAP Business One Pada sistem informasi perusahaan Soes Merdeka Bandung terdapat empat

(4) entitas utama yang bisa berhubungan langsung dengan sistem informasi perusahaan Soes Merdeka Bandung, entitas-entitas terbebut yaitu entitas suplier bahan baku, entitas konsumen, entitas suplier produk luar dan entitas distributor. Masing-masing entitas tersebut memiliki input dan output yang berbeda sesuai dengan fungsinya masing-masing. Sedangkan pada sistem SAP Business One terdapat tiga(3) entitas diantaranya yaitu entitas vendor, customer, dan lead. Setiap masing-masing entitas memiliki sebuah data keluaran dan masukan. Pada gambar 5.22 terdapat Data Fow Diagram yang menggambarkan diagram konteks dari masing-masing sistem, adapun perbandingan tersebut bertujuan untuk mengolah data-data dari kedua sistem untuk mengubahnya menjadi data-data yang dapat diambil dalam penerapan aplikasi SAP Business One. Pada aplikasi SAP Business One ada tiga yang menjadi entitas utama yaitu entitas vendor, entitas customer dan entitas leadmaka ketiga entitas tersebut menjadi patokan utama dalam menerapkan sistem perusahaan Soes Merdeka Bandung. Pertama, entitas Vendor dalam SAP Business One merupakan pihak ketiga yang berperan sebagai penyuplai barang dan bahan baku yang masuk ke perusahaan. Suplier bahan baku dan suplier produk luar merupakan vendor perusahaan Soes Merdeka Bandung maka sesuai dengan fungsinya suplier bahan baku dan suplier produk luar masuk ke dalam vendor SAP Business One. Kedua entitas Customer, dalam entitas customer SAP Business One ini jika dibandingkan dengan sistem informasi Soes Merdeka Bandung terdapat dua entitas yang dapat dihubungkan ke dalam entitas Customer yaitu entitas pelanggan dan entitas distributor, keduanya mempunyai peran yang sama sebagai pelanggan di dalam Soes merdeka Bandung. Ketiga, entitas Lead dalam SAP Business One berfungsi menawarkan untuk calaon pelanggan yang berarti kedua entitas dalam Soes Merdeka Bandung yaitu entitas pelanggan dan distributor masuk juga kedalam etitas Lead dalam SAP Business One. Berikut gambar 5.22 yang menggambarkan perbandingan antar diagram konteks masing masing sistem.


Supplier Bahan Baku

Konsumen Pembelian Produk Order Pembayaran Pembelian Produk

Faktur Pembelian Bahan Baku Pengiriman Bahan Baku

A/R Credit Memo A/R Invoice A/R Invoice + Payment A/R Payment Invoice A/R Recerve Invoice Delivery Return Sales Order Sales Quotation

A/P Credit Memo A/P Down Payment Invoice A/P Invoice A/P Reserve Invoice Good Receipt PO Goods Return Purchase Order

Konsumen

VENDOR

Penjualan Produk Faktur Penjualan Daftar Produk Produk Pesanan

Purchase Order Pembayaran Bahan Baku 1



1 SAP BUSINESS ONE

Sistem Informasi P. Soes Merdeka

Faktur Pembelian Produk Luar Produk Luar Pengiriman Produk Luar

Purchase Order Produk Luar Pembayaran Produk Luar Supplier Produk Luar

Purchase Order Pembelian Produk Pembayaran Pembelian Produk

Pengiriman Produk Faktur Penjualan Produk Jadi

Contact Person Document Date Item No Name Posting Date

CUSTOMER


Distributor LEAD

Gambar 5. 22 Perbandingan Sistem Informasi Perusahaan Soes merdeka dengan SAP Business One Diagram Konteks




Perbandingan Sistem Informasi Perusahaan Soes Merdeka

Level I

dengan SAP Business One Level I Setelah membandingkan diagram konteks antar sistem, selanjutnya membandingkan sistem informasi perusahaan soes merdeka level I dengan SAP Business One level I. Dalam sistem informasi level I ini digambarkan aktivitasaktivitas yang saling terhubung ke entitas dan data base, maka yang akan dibandingkan adalah aktivitas-aktivitas dari kedua sistem untuk dirancang ke sistem SAP Business One. Terdapat lima aktivitas dalam sistem Soes Merdeka Bandung yaitu aktivitas pembelian bahan baku, aktivitas melakukan produksi, aktivitas pembelian produk jadi, aktivitas melakukan penjualan, dan aktivitas pengelolaan keuangan, sedangkan dalam SAP Business One terdapat 4 aktivitas yaitu aktivitas sales A/R, aktivitas purchasing A/P, aktivitas production dan aktivitas financial. Dari masing-masing aktivitas tersebut maka akan diambil setiap aktivitas dari perusahaan Soes Merdeka Bandung untuk dimasukan ke dalam sistem SAP Business One.Setelah dibandingkan terdapat empat tahap untuk dirancang ke sistem Soes Merdeka Bandung. Pertama aktivitas pembelian bahan baku dan pembelian produk jadi yang dimasukan kedalam aktivitas purchasing dalam SAP Busines One karena kedua aktivitas tersebut sama-sama berhubungan dengan entitas suplier yang mana dalam SAP business one suplier adalah vendor. Kedua, aktivitas melakukan produksi dimasukan kedalam aktivitas production dalam SAP Business One. Ketiga, melakukan penjualan dimasukan kdalam aktivitas Sales A/R dalam SAP Business One. Dan yang keempat aktivitas pengelolaan keuangan dimasukan kedalam aktivitas financial. Berikut gambar 5.23 yang menggambarkan perbandingan antarr sistem informasi perusahaan Soes Merdeka level I dengan SAP Business one level I.


Suplier Suplier

Sales Quotation Sales Order Delivery Return A/R Payment Invoice A/R Invoice A/R Invoice + Payment A/R Credit Memo A/R Recerve Invoice

Suplier Produk Luar Gudang

A/R

Purchase Order Produk Luar Pembayaran Produk Luar

Daftar Produk Jual

Supplier Produk Luar Sales A/R

Bahan Baku Produk Luar

1.1 SALES A/R

Supplier Bahan Baku Purchase Order Pembayaran Bahan Baku

Bahan Baku Faktur Pembelian Pengiriman Bahan Baku


Produk 1.3 1.1

Faktur Pembelian Produk Luar Pengiriman Produk Luar Produk Luar

Pembelian Produk Jadi

Pembelian Bahan Baku


1.2

Produksi

LEAD

VENDOR

PURCHASING A/P Purchase Order Good Receipt PO Goods Return A/P Down Payment Invoice A/P Invoice A/P Credit Memo A/P Reserve Invoice Landed Costs

Data Produksi Pengiriman Produk Produk Jadi

1.2 Melakukan Produksi

Order Konsumen

Purchasing A/R

Laporan Transaksi INVENTORY

1.4 Purchase Order

Customer Lead

Vendor Contact Person Document Date Item No Name Posting Date Vendor Ref No

Data Pembelian Produk Luar Produksi

CUSTOMER

Customer Name Contact Person Customer Ref No Posting Date Document Date Item No

Melakukan Penjualan

Distributor

Konsumen Order Pembelian Produk Pembayaran Pembelian Produk

1.3

Item No Item Description Quantity

PRODUCTION

Production

Faktur Penjualan Penjualan Produk Faktur Penjualan Daftar Produk Produk Pesanan

Konsumen 1.4

A/P


FINANCIAL

1.5 Pembelian Produk Pembayaran Pembelian Produk

Pengelolaan Keuangan

Penjualan

Laporan Keuangan

Penjualan

Keuangan

Faktur Pembelian

Gambar 5. 23 Perbandingan Sistem Informasi Perusahaan Soes Merdeka dengan SAP Business One Level I 92 repository.unisba.ac.id



Perbandingan Sistem Informasi Perusahaan Soes Merdeka Proses Penjualan dengan SAP Business One (Sales) Setelah melakukan perbandingan dari level I selanjutnya membandingkan

pada level II sistem informasi perusahaan Soes Merdeka pada proses penjualan dengan sistem SAP Business One pada aktivitas Sales yang merupakan uraian aktivitas dari masing-masing aktivitas pada level I. Pada bagian penjualan pada sistem Soes Merdeka Bandung terdapat lima aktifitas yaitu aktivitas melakukan produksi yang berada pada level I, aktivitas pengelolaan produk, aktivitas menjual produk, aktivitas mengelola uang dan aktivitas laporan penjualan. Dan pada proses sales dalam SAP Business One terdapat enam aktivitas yaitu aktivitas sales quotation, aktivitas sales order, aktivitas delivery, aktivitas return, aktivitas A/R dan aktivitas financial pada level I SAP Business One. Pada perbandingan ini terdapat tiga aktivitas yang akan dimasukan kedalam sistem SAP Business One dan dua aktivitas yang tidak akan dipakai karena kedua aktivitas tersebut yaitu aktivitas melakukan produksi dan pengecekan produk lebih masuk ke aktivitas produksi, tetapi dalam proses penjualan di Soes Merdeka ini mereka memasukan kedalam sistem penjualan. Jadi yang dimasukan kedalam SAP Busines One yaitu aktivitas menjual produk, aktivitas mengelola uang dan aktivitas laporan penjualan. Aktivitas menjual produk dimasukan kedalam empat aktivitas yaitu aktivitas sales quotation, aktivitas sales order, aktivitas delivery, dan aktivitas return karena dalam aktivitas menjual produk berhubungan dengan entitas konsumen dan termasuk kedalam bagian proses-prose pada keseluruhan proses di SAP Business One dan kempat aktivitas (sales quotation, sales order, delivery dan return) dalam sales SAP Business One berhubungan langsung dengan customer yang sama dengan pelanggan didalam sistem perusahaan Soes Merdeka Bandung. Aktivitas mengelola uang dimasukan kedalam A/R yang merupakan proses pembayaran dan pengelolaan uangnya dari konsumen dan aktivitas Laporan penjualan dimasukan kedalam aktivitas Financial. Berikut gambar 5.24 yang menggambarkan perbandingan antarr sistem informasi perusahaan Soes Merdeka proses penjualan dengan SAP Business sales.



1.2

Penjualan

LEAD

Gudang

Sales Quotation Customer Customer Ref No Document Date Item No Name Posting Date

Melakukan Produksi (Sistem Informasi P. Soes Merdeka)

Customer Customer Ref No Document Date Name Posting Date Item No

1.1.1

Sales Quotation

Sales Quotation Sales Quotation

Produk Pesanan

Produk Pesanan Penjualan Produk Daftar Produk Faktur Penjualan 1.4.3

1.4.4 Produk Pesanan

Customer 1.1.3 Delivery

Penjualan Produk Pemesanan Produk

Delivery

INVENTORY Daftar Produk Jual

1.4.6 1.4.5 Mengelola Uang

faktur pembayaran


Pengecekan Produk

BUSINESS PARTNERS Konsumen Order Pembelian Produk Pembayaran Pembelian Produk

Sales Order Sales Order

Menjual Produk

Konsumen

1.1.2

Customer Lead


CUSTOMER

Return

Daftar Produk Jual

Customer

Laporan Penjualan Laporan Transaksi

Sales Order

1.1.4

Delivery

Return Customer Customer Ref No Document Date Item No Name Posting Date

Keuangan

A/R 1.4 FINANCIAL (SAP BUSINESS ONE)

A/R

1.1.5 A/R


Gambar 5. 24 Perbandingan Sistem Informasi Perusahaan Soes Merdeka Proses Penjualan dengan SAP Business One (Sales) 94 repository.unisba.ac.id



Perbandingan Sistem Informasi Perusahaan Soes Merdeka Proses Pembelian Bahan Baku dengan SAP Business One (Purchase) Selajutnya uraian level II perbandingan dari sistem informasi perusahaan

Soes Merdeka Bandung proses pembelian bahan baku dengan SAP Business One (Purchase). Pada proses pembelian bahan baku terdapat empat aktivitas yaitu aktivitas purchase order, aktivitas update inventory, aktivitas memasukan bahan baku ke gudang, dan aktivitas mengirim faktur keuangan. Sedangkan dalam proses purchase terdpat lima aktivitas yaitu aktivitas purchase order, aktivitas good receipt po, aktivitas goods return, aktivitas A/P dan aktivitas financial dari level I SAP Business One. Terdapat empat aktivitas yang dimasukan ke sistem SAP Business One, pertama aktivitas purchase order dalam Soes Merdeka Bandung dimasukan kedalam purchase order dalam SAP Busines One karena keduanya memiliki fungsi yang sama dan terdpat entitas yang saling berhubungan yaitu dalam Soes Merdeka Bandung Suplier bahan Baku dan dalam SAP Business One vendor. Kedua aktivitas update inventory dimasukan kedalam aktivitas Goods Receipt PO dalam SAP Business One, update inventory dan goods receipt po merupakan pembaruan, penerimaan dan pengelolaan barang yang masuk dari suplier ke perusahaan. Ketiga, aktivitas memasukan bahan baku ke gudang dimasukan ke dalam goods receipt po karena aktivitas tersebut merupakan aktivitas yang sama melakukan proses penerimaan barang di goods receipt po. Keempat aktivitas Mengirim faktur keuangan dimasukan ke dalam aktivitas A/P dan aktivitas financial karena kedua aktivitas tersebut termasuk proses dan pengelolaan keuangan dalam SAP Business One.Berikut gambar 5.25 yang menggambarkan perbandingan antar sistem informasi perusahaan Soes Merdeka proses pembelian bahan baku dengan SAP Business purchase.



Purchase Order INVENTORY Faktur Pem bel i an Bahan Baku Pengi ri m an Bahan Baku 1.1.1

Goods Return

Purchase Order

Good Receipt PO Purchase Order Purchase Order Purchase Order Pem bayaran Bahan Baku

Good Receipt PO

1.2.1

Suppl i er Bahan Baku

Purchase Order 1.2.2

Supl i er

Supl i er

Vendor

Goods Receipt PO

1.1.2 Update Inventory Gudang


Bahan Baku

Keuangan

VENDOR


Bahan Baku

Vendor

1.1.3 M enm asukan Bahan Baku ke Gudang

Faktur Pem bel i an Bahan Baku

Faktur Pem bel i an


1.1.4 M engi ri m Faktur Keuangan

1.2.4 A/P

Goods Return



1.2.3 Goods Return

A/P


Gambar 5. 25 Perbandingan Sistem Informasi Perusahaan Soes Merdeka Proses Pembelian Bahan Baku dengan SAP Business One (Purchase) 96 repository.unisba.ac.id



Perbandingan Sistem Informasi Perusahaan Soes Merdeka Proses Pembelian Produk Jadi dengan SAP Business One (Sales) Selanjutnya perbandingan sistem informasi perusahaan Soes Merdeka

proses produksi dengan SAP Business One (Sales). Pada proses pembelian produksi jadi terdapat lima aktivitas yaitu akitivitas Purchase ordek produk, aktivitas menerima produk, aktivitas mengecek produk ke toko, aktivitas mengirm produk ke toko, dan aktivitas mengirim faktur pembelian. Sedangkan pada proses purchase dalam SAP Business One (Purchase) terdapat lima aktivitas yaitu aktivitas purchase order, aktivitas goods receipt po, aktivitas goods return, aktivitas A/P, dan aktivitas financial. Setelah dibandingkan dan dianalisis maka hasil yang didapat adalah empat aktivitas yang dimasukan kedalam sistem SAP Business One. Pertama purchase order produk dimasukan kedalam aktivitas purchase order SAP Business one, kedua aktivitas mengecek produk ke toko dimasukan ke Goods Receit PO, ketiga Menerima produk juga dimasukan kedalam Goods Receipt PO, dan yang keempat aktivitas mengirim faktur pembelian dimasukan kedalam aktivitas financial. Dalam proses pembelian produk jadi ini ada satu aktivitas yang tidak dimasukan kedalam sistem SAP Business One yaitu aktivitas mengirim produk ke toko, karena dalam SAP Business One pengirimin tidak terprogramkan atau tidak di proses tetapi proses dari datanya saja yang di proses. Berikut gambar 5.26 yang menggambarkan perbandingan antar sistem informasi perusahaan Soes Merdeka proses pembelian produk jadi dengan SAP Business purchase.



Faktur Pembelian Produk Luar Pengiriman Produk Luar Produk Luar

Purchase Order INVENTORY

1.3.2

Suplier Produk Luar

Purchase Order Produk Goods Return Good Receipt PO

Gudang

Suplier

Purchase Order

Good Receipt PO

1.2.1 Purchase Order 1.2.2

Supplier Produk Luar

Purchase Order Produk Luar Pembayaran Produk Luar


1.3.4 Produk Luar

Mengecek Produk ke Toko

1.3.3 Faktur Pembelian Produk Luar

Menerima Produk Luar

Vendor

Goods Receipt PO

Pengiriman Produk Luar

VENDOR

Contact Person Document Date Item No Name Posting Date Vendor Vendor Ref No Vendor


Keuangan

Goods Return

Produk Luar

1.2.4 A/P

1.3.6

1.3.5

Mengirim Faktur Pembelian

Mengirim Produk ke Toko



1.2.3 Goods Return

Faktur Pembelian Produk Luar

Produk Luar

A/P


Gambar 5. 26 Perbandingan Sistem Informasi Perusahaan Soes Merdeka Proses Pembelian Produk Jadi dengan SAP Business One (Purchase) 98 repository.unisba.ac.id

5.8

Penyelarasan Sistem Informasi Perusahaan Soes Merdeka ke SAP Business One Pada tahap penyelarasan ini akan dilakukan pengambilan setiap informasi

dari perbandingan yang telah dilakukan. Setiap sistem akan memuat informasi data apa yang dibutuhkan dan entitas mana yang akan diambil untuk bisa diterapkan ke SAP Business One.


Tabel 5. 1 Penyelarasan Sistem Informasi Soes Merdeka dan SAP Business One NAMA SISTEM DIAGRAM KONTEKS

Level I S.I Perusahaan Soes Merdeka

SOES MERDEKA PROSES ENTITAS DATA BASE NAMA SISTEM S.I Perusahaan Soes Merdeka a. Suplier Bahan Baku DIAGRAM KONTEKS b. Suplier Produk Luar c.Konsumen d. Distributor

SAP BUSINESS ONE PROSES ENTITAS SAP BUSINESS ONE a. Customer b. Vendor c. Lead

S.I Perusahaan Soes Merdeka a. Suplier Bahan Baku b. Suplier Produk Luar c. Konsumen d. Distributor

SAP BUSINESS ONE

a. Gudang Level I b.Suplier SAP BUSINESS ONE c. Produksi d.Penjualan e. Keuangan

DATA BASE

PENYELARASAN a. Suplier Bahan Baku b. Suplier Produk Luar c.Konsumen d. Distributor

a. Customer b. Vendor c. Lead

a. Customer a. Business Partners a. Suplier Bahan Baku b. Vendor b. Inventory b. Suplier Produk Luar c. Lead c.Konsumen d. Distributor

a. Customer b. Vendor c. Lead

PEMBELIAN BAHAN BAKU a. Purchase Order a. Suplier Bahan Baku a. Gudang Level 2 b. Update Inventory b. Keuangan c. Memasukan Bahan Baku c. Suplier d. Mengirim Faktur Keuangan

PURCHASE Level 2

a. Purchase Order b. Good Receipt PO c. Good Return d. A/P e. Financial

a. Vendor a. Inventory a. Purchase Order b. Business Partner b. Update Inventory c. Memasukan Bahan Baku d. Mengirim Faktur Keuangan


PEMBELIAN PRODUK JADI a. Purchase Order Produk Jadi a. Suplier Produk Luar a. Gudang Level 2 b. Menerima Produk Jadi b. Keuangan c. Mengecek Produk c. Suplier d. Mengirim Produk ke toko e. Mengirim Faktur Pembelian

PURCHASE Level 2


a. Vendor a. Inventory a. Purchase Order Produk Jadi b. Business Partner b. Menerima Produk Jadi c. Mengecek Produk d. Mengirim Produk ke toko e. Mengirim Faktur Pembelian



Lanjutan Tabel 5. 1 Penyelarasan Sistem Informasi Soes Merdeka dan SAP Business One SOES MERDEKA SAP BUSINESS ONE NAMA SISTEM PROSES ENTITAS DATA BASE NAMA SISTEM PROSES ENTITAS DATA BASE PENJUALAN PRODUK a. Pengecekan Produk a. Konsumen a. Penjualan SALES a. Sales Quotiation a. Customer a. Inventory a. Pengecekan Produk Level 2 b Menjual Produk b. Gudang Level 2 b. Sales Order b. Lead b. Business Partner b Menjual Produk c. Mengelola Uang c. Keuangan c. Delivery c. Mengelola Uang d. Laporan Penjualan d. Return d. Laporan Penjualan e. A/R f. Financial

PRODUKSI Level 2

a. Menerima Order Konsumen a. Distributor b. Menerima PO Agen/Distributor c. Membuat/Melihat Resep d. Menyediakan Bahan e. Produksi Kue atau Roti f. Pencatatan Produksi g. Pengiriman Produk h. Mengirim Faktur

a. Gudang b.Produksi c. Keuangan

PRODUCTION Level 2

a. Bill Of Material b. Production Order c. Receipt From Product d. Issue for Production e. Update Parent

a. Inventory

PENYELARASAN a. Sales Quotiation b. Sales Order c. Delivery d. Return e. A/R f. Financial

a. Menerima Order Konsumen b. Menerima PO Agen/Distributor c. Membuat/Melihat Resep d. Menyediakan Bahan e. Produksi Kue atau Roti f. Pencatatan Produksi g. Pengiriman Produk h. Mengirim Faktur

a. Bill Of Material b. Production Order c. Receipt From Product d. Issue for Production e. Update Parent


 Proses Pembelian Bahan Baku dan Purchase Pada proses pembelian bahan baku diperusahaan Soes Merdeka terdapat entitas suplier bahan baku yang akan memberikan informasi dan menerima informasi dari setiap aktifitas pada proses pembelian bahan baku. Adapun proses dari pembelian bahan baku yaitu: 1.Purchase order 2. Update Inventory 3. Memasukan Bahan Baku 4. Mengirim faktur Keuangan Adapun pada proses Purchase yaitu: 1. Purchase Order 2. Good Receipt PO 3. Good return 4. A/P 5. Financial Setelah dilakukan perbandingan maka dapat diselaraskan dari kedua proses tersebut. Berikut analisis penyelarasanya:  Proes Purchase order diselaraskan dengan proses purchase order SAP Business One karena kedua proses ini sama-sama order ke vendor dalam proses pembelian.  Update Inventory dan Memasukan Bahan Baku diselaraskan dengan Good Receipt PO, karena update inventory pada proses ini merupakan pencatatan penerimaan untuk penerimaan yang dilakukan dan untuk pencetakan good receipt untuk diserahkan ke supplier. Jadi kedua sama dalam setiap prosesnya.  Mengirim Faktur Keuangan diselaraskan dengan A/P, karena A / P merupakan permintaan untuk pembayaran. Hal ini juga mencatat biaya dalam laporan laba rugi dan mengirim setiap fakturnya.  Proses Pembelian Produk Jadi dan Purchase Proses ini sama dengan proses pembelian bahan baku diperusahaan Soes Merdeka tetapi yang membedakan adalah dari barang yang dibeliny. Pada


proses ini juga terdapat entitas suplier bahan baku yang akan memberikan informasi dan menerima informasi dari setiap aktifitas pada proses pembelian bahan baku. Adapun proses dari pembelian produk Jadi yaitu: 1. Purchase order produk jadi 2. Menerima produk jadi 3. Mengecek produk 4. Mengirim produk ke toko 5. Mengirim produk pembelian Adapun pada proses Purchase yaitu: 1. Purchase Order 2. Good Receipt PO 3. Good return 4. A/P 5. Financial Setelah dilakukan perbandingan maka dapat diselaraskan dari kedua proses tersebut. Berikut analisis penyelarasanya:  Proes Purchase order produk jadi diselaraskan dengan proses purchase order SAP Business One karena kedua proses ini sama-sama order ke vendor dalam proses pembelian.  Menerima produk jadi dan Mengecek produk diselaraskan dengan Good Receipt PO, karena kedua aktifitas ini merupakan pencatatan penerimaan untuk penerimaan yang dilakukan, untuk pencetakan good receipt untuk diserahkan ke supplier dan mengecek setiap produk.  Mengirim Faktur pembelian diselaraskan dengan A/P, karena A/P merupakan permintaan untuk pembayaran. Hal ini juga mencatat biaya dalam laporan laba rugi dan mengirim setiap fakturnya pembelianya.  Proses Penjualan Produk dan Sales Pada prose penjualan di perusahaan Soes Merdeka terdapat entitas Konsumen yang akan salingmberinteraksi untuk setiap proses penjualan, maka pada proses penjualan ini diselaraskan dengan proses Sales pada SAP Business One. Setiap proses dari proses penjualan perusaan Soes Merdeka adalah:


1. Pengecekan Produk 2. Menjual Produk 3. Mengelola uang 4. Laporan penjualan Dan pada proses Sales SAP Business One yaitu: 1. Sales Quotiation 2. Sales Order 3. Delivery 4. Return 5. A/R 6. Financial Setelah dilakukan perbandingan maka dapat diselaraskan dari kedua proses tersebut. Pada proses sales ini pengecekan produk dari gudang tidak dimasukan kedalam sistem SAP Business one, karena pengecekan hanya dilakukan secara langsung tidak memakai aplikasi, sedangkan dalam SAP Business One berbasis aplikasi. Maka penyelarasan yang diambil adalah sebagai berikut:  Menjual produk diselaraskan dengan empat proses di SAP business one karena pada prose penjualan produk di perusahaan Soes merdeka dapat langsung diproses dengan proses yang ada di SAP Business One yaitu Sales Quotiation untuk penawaran barangnya, Sales Order untuk penjualan langsungnya, Delivery untuk mengirim kan barangnya dan return untuk pengembalian jika terdapat produk yang cacat.  Mengelola Uang diselaraskan dengan A/R karena A/R merupakan proses untuk pembayaran yang dilakukan konsumen.  Laporan penjualan diselaraskan dengan Financial, karena pada proses financial ini memiliki basis data unutk seluruh laporan keuangan.


5.9

Penerapan SAP Business One pada Perusahaan Soes Merdeka

5.9.1 SAP Busines One Administration Soes Merdeka Pada Saat Memulai Sistem Dari SAP Business One biasanya Perusahaan harus membuat Blueprint terlebih dahulu yang dibantu oleh Partner SAP untuk menentukan pola dan settingan yang akan digunakan pada saat Aplikasi SAP B1 dijalankan. Di dalam module ini menyimpan semua informasi tentang Perusahaan dan informasi seluruh pengguna yang menggunakan sistem ini. Seperti: 

Currency Exchange Rate



Autorisasi dan alerts



Approval procedure



Email internal

 Choose Company 

User Code Menentukan nama pengguna untuk melakukan login



Password Masukkan password anda



Change User Membersihkan Field User code dan password dan lakukan login ulang.



Current Server Pilih Server MS_SQL2005 Atau MS_SQL2008



Company Or Current User Menampilkan semua database perusahaan yang telah di definisikan di dalam server



Company Name Menampilkan nama perusahaan



Database Name Menampilkan Nama database yang Telah dibuat sebelumnya di dalam Server



localization Mengindikasikan lokasi Perusahaan yang digunakan pada SAP Business One




Version Menampilkan versi dari Database



New Membuat Database Baru pada server

Gambar 5. 27 Aplikasi SAP Business One Pemilihan Perusahaan  System initialization 

Company Details



General Settings



Posting Period



Authorizations



Document numbering



Document Setting



Print Preference



Menu Structure



E-Mail Settings



Opening Balance

5.9.2 SAP Business One Proses Sales Quotation Soes Merdeka Sebelum melakukan pemesanan. Pelanggan sering membutuhkan review penjualanuntuk diperiksa di perusahaan mereka. Sebagai proposal barang dan jasa ke pelangganatau calon pelanggan. Dalam Transaksi ini tidak akan membentuk jurnal dan mempengaruhi nilai-nilai persediaan.


 Bagian Header 1. Customer Jika Anda melihat pada gambar anda cukup melakukan klik bulatan yang bergaris(Choose Form List) maka akanditampilkan semua list customer yang sudah di daftarkan sebelumnya pada Business Partner Master Data 2. Name Contact Person Akan Diisi otomatis oleh system sesuai dengan Customer yang dipilih 3. Customer Ref No 4. Field tambahan yang digunakan oleh SAP yang dapat diisi dengan no referensi Customer dan bersifat optional 5. No Dokumen Cukup memilih Series yang sesuai dengan kebutuhan. Tergantung pada List Series sudah didaftarkan pada Document Numbering 6. Status  Open

:Transaksi Baru dibuat dan belum ada Transaksi lainnya

 Open

:Printer - Sudah pernah di print dari system

 Closed

:Sudah ada transaksi Sales Order

 Canceled

:Dibatalkan manual oleh User

 Unapproved : Tidak Disetujui oleh atasan, harus menggunakan Approval procedure  Paid

:Transaksi sudah dibayar

 Delivered :Transaksi Baru tahap pembayaran 7. Posting Date Tanggal Anda melakukan penginputan Di SAP 8. Valid Until Menentukan batas waktu dokumen 9. Document Date Tanggal Dokumen tersebut dibuat


Bagian Detail (Sangat banyak Field tambahan yang ada Di SAP, Dapat disesuaikan dengan kebutuhan dari masing-masing Cara menyesuaikan dapat mengklik Form settingTerdiri dari beberapa bagian Klik saja bagian tab yang ada di detail yaituContent.

Gambar 5. 28 Aplikasi SAP Business One Proses Sales Quotation

5.9.3 SAP Business One Proses Sales Order Soes Merdeka Dokumen penjualan berdasarkan komitmen dari pelanggan atau mengarah untuk membeli produk atau jasa. Dokumen penting untuk perencanaan produksi,menciptakan pesanan pembelian dan penjadwalan sumber daya. 

Input Customer Code, Name, dan Informasi lainnya



Tab Content Terdiri dari 2 tipe yakni Transaksi Item dan Service



Setelah Memilih Tipe yang akan digunakan, Isi informasi lainnya yang dibutuhkan



Tab Logistic, Isi informasi yang dibutuhkan



Tab Accounting, Isi informasi yang dibutuhkan Setelah Semua informasi terisi Klik Button Add. Dan System akan

menampilkan pesan Successfull pada system message yang ada dibawah sebelah kiri


Penjelasan Mengenai Dokumen Sales Order ini adalah sebagai berikut: 1. 

General Tab Contact Person, Nama Contact Person Default berdasarkan pada Business Partner Master Data. Jika Dibutuhkan Anda Dapat mengganti Contact person tersebut



Customer Ref No, Dapat diisi dengan no Referensi dari pelanggan, Jika Dibutuhkan



No. Akan Terisi otomatis jika anda menggunakan Series Numbering. Jika Anda mengisi manual anda harus mengisinya. (No ini harus Unik)



Status. Menampilkan Status dokumen Sales Order



Open. Dokumen belum dilakukan Pengiriman ataupun invoice. Dokumen ini masih dapat diedit



Open -printed, Status Dokumen ini masih dalam keadaan terbuka, namun sudah pernah dicetak



Cancelled, Status Dokumen dibatalkan secara manual. Klik Kanan - cancelled



Closed, Status dokumen sudah dilakukan pengiriman/Invoice. Anda Dapat melakukan closed dokumen secara manual apabila dokumen ini sudah tidak ada kaitan dengan dokumen lainnya.



Posting Date. Di Default berdasarkan tanggal system. Anda Dapat mengubah Tanggal posting.



Delivery Date. Tanggal pengiriman barang.



Document Date. Tanggal Dokumen ini dibuat



Currency. Mata uang yang akan digunakan untuk melakukan transaksi penjualan.



Sales Employee. Nama Pegawai yang membuat Dokumen Sales.



Owner. Dapat diisi dengan nama Spv atau atasan anda.



Remarks. Sebagai informasi tambahan jika dibutuhkan



Total Before Discount. Total jumlah pesanan penjualan sebelum diskon Dihitung. Jika Diskon telah didefinisikan pada bagian row item. jumlah yang ditampilkan dalam bidang ini mengambil diskon yang telah diperhitungkan.



Discount %. Diskon total yang akan diberikan untuk satu dokumen penjualan.




Freight. Biaya angkut yang akan ditambahkan kedalam total pembayaran. Anda harus melakukan setting terlebih dahulu pada module administration Setup - General - Freight



Rounding. Pembulatan



Tax. Pajak untuk dokumen penjualan tersebut. jika ada



Total. Total untuk satu dokumen tersebut setelah ditambahkan dengan Pajak, Freight dan dikurangi diskon

2.

Content Tab. Tab ini menjelaskan spesifik item atau jasa yang akan dijual.



Untuk informasi tambahan lainnya anda dapat membuka tool - form setting



Item/Service Type.



Item. Untuk membuat transaksi penjualan dengan Tipe item.



Service. Untuk membuat transaksi penjulalan dengan Tipe jasa. Contohnya jasa konsultan.



Quantity. Jumlah Item yang akan anda jual berdasarkan pada ukuran unit penjualan. Seperti yang telah dijelaskan pada item master data. default untuk setiap item adalah 1.



Contoh. Quantity * Items Per Unit = Qty (Inventory UoM)



Delivered. Jumlah Quantity yang sudah dikirimkan kepada pelanggan



Open Qty/Qty To Ship. Jumlah Quantity yang masih harus dikirim



Ordered. Menampilkan Quantity yang sedang dipesan



Unit Price.



Jika Inventory UoM didefault YES. Maka Harga Adalah harga satuan



Jika Inventory UoM Didefault No. Maka Harga adalah Satuan barang * harga per unit



Contoh : jika Unit Price Pada Item Master Data adalah $10, Dan nilai Item Per unit adalah 5 Maka Harga yang ditampilkan pada dokumen adalah sebesar $50



Untuk Melihat Last Price Letakkan posisi field pada unit price kemudian klik CTRL + Tab



Inventory UoM.




Satuan yang digunakan pada Gudang (Lihat Item Master Data - Tab Inventory)



System Akan Mendefault No.



Jika anda telah mendefinisikan Sales Unit Of Measure yang ada pada Item Master Data - Tab Sales tidak sama dengan 1. Quantity item unit yang akan dikeluarkan dari gudang sama dengan Quantity yang anda input pada dokumen Sales



Contoh Quantity * Item Per Unit = Qty (Inventory UoM)



Unit Of Measure



Satuan yang digunakan dalam transaksi penjualan (Lihat Item Master Data Tab Sales)



Discount %. Menampilkan persentase diskon untuk setiap item



Price After Discount. Harga Setelah diskon



Item Cost. Harga Stock Saat ini.



Wtax Liable. mengidentifikasikan pajak penghasilan dalam dokumen



TaxCode. mengidentifikasikan pajak untuk setiap item



Total LC = (Unit Price * Quantity) - (Unit Price * Quantity * Discount)

3. 

Logistic Tab Ship To. Alamat Pengiriman Barang Di Default berdasarkan pada Business partner master Data. Anda dapat mengubah alamat pengiriman jika diperlukan



Bill To. Alamat Penagihan untuk barang tersebut. Di Default berdasarkan pada Business partner master Data. Anda dapat mengubah alamat pengiriman jika diperlukan


Gambar 5. 29 Aplikasi SAP Business One Proses Sales Order

5.9.4 SAP Business One Proses Delivery Order Soes Merdeka Delivery order merupakan catatan pengiriman bahwa barang telah terkirim, berikut tampilan aplikasi proses Delivery:

Gambar 5. 27 Aplikasi SAP Business One Proses Delivery


5.9.5 SAP Business One Proses Return Order Soes Merdeka Return order digunakan sebagai dokumen untuk barang yang dikembalikan dari pelanggan, berikut tampilan aplikasi rerurn order:

Gambar 5. 31 Aplikasi SAP Business One Proses Return 5.9.6 SAP Business One Proses Sales A/R Invoice Soes Merdeka Pada tahap ini merupakan tampilan proses untukpembayaran secara langsung yaitu A/R Invoice Business One memperlakukanfaktur penjualan dan Pembayaran langsung dibuat otomatis. Berikut tampilanya

Gambar 5. 32 Aplikasi SAP Business One Proses A/R Invoice


5.9.7 SAP Business One Proses Purchase Order Soes Merdeka Pesanan pembelian merupakan dokumen yang digunakan untuk meminta barang atau jasa dari vendor. Bila memasukkan pesanan pembelian di SAP Business One, tidak ada perubahan berbasis nilai yang diposting dalam sistem akuntansi. Namun, jumlah pesanan akan tercantum dalam manajemen persediaan. Anda dapat melihat jumlah memerintahkan dalam berbagai laporan dan jendela, seperti laporan Status Inventarisasi dan Item jendela Master Data.

Gambar 5. 33 Aplikasi SAP Business One Proses Purchase Order Dari Menu SAP Business One Utama, pilih Pembelian - A / P dan pilih salah satu dokumen, misalnya, pesanan pembelian. Dalam dokumen yang dipilih, menentukan jumlah vendor, nama, dan informasi umum lainnya yang relevan. Tentukan data yang dibutuhkan pada tab berikut:  Isi  Logistik  Akuntansi  Pilih Add.  Untuk mengkonfirmasi pesan sistem dan membuat dokumen pembelian baru, pilih add.


5.9.8 SAP Business One Proses Goods Receipt PO Soes Merdeka Pada proses ini ketika menerima barang dari vendor.Ketika membuat tanda terima barang PO, SAP Business One menerima barang ke gudang, update jumlah, dan menciptakan sebuah entri jurnal akuntansi jika mengelola persediaan.

Gambar 5. 34 Aplikasi SAP Business One Proses Goods Receipt PO Dari Menu SAP Business One Utama, pilih Pembelian - A / P dan pilih salah satu dokumen, misalnya, pesanan pembelian.Dalam dokumen yang dipilih, menentukan jumlah vendor, nama, dan informasi umum lainnya yang relevan. Tentukan data yang dibutuhkan pada tab berikut: 

isi



logistik



akuntansi



Pilih Add.



Untuk mengkonfirmasi pesan sistem dan membuat dokumen pembelian baru, pilih Add.


5.9.9 SAP Business One Proses Goods Return Soes Merdeka Pada prose ini dilakuakn ketika ada barang yang dikembalikan, misalnya, penerimaan barang PO di SAP Business One. Karena ketentuan hukum, maka tidak dapat menghapus atau membuat perubahan akuntansirelevan dengan dokumen-dokumen ini. Namun, untuk mengembalikan barang yang tidak diinginkan atau rusak, atau untuk memperbaiki kesalahan yang dibuat saat memasuki dokumen yang disebutkan di atas, maka dapat membuat barang kembali.Ketika membuat kembali barang, barang yang dikeluarkan dari gudang dan jumlah berkurang. Jika perusahaan menggunakan persediaan, SAP Business One secara otomatis membuat posting yang relevan untuk memperbarui nilai persediaan juga.

Gambar 5. 35 Aplikasi SAP Business One Proses Goods Return Dalam dokumen yang dipilih, menentukan jumlah vendor, nama, dan informasi umum lainnya yang relevan.Tentukan data yang dibutuhkan pada tab berikut: 

isi



logistik



akuntansi



Pilih Add.




Untuk mengkonfirmasi pesan sistem dan membuat dokumen pembelian baru, pilih Add.

5.9.10 SAP Business One Proses A/P Invoice Soes Merdeka A/P faktur adalah permintaan untuk pembayaran. Hal ini juga mencatat biaya dalam laporan laba rugi. Untuk mengakses jendela, pilih Purchase A/P Invoice.

Gambar 5. 36 Aplikasi SAP Business One Proses A/P Invoice

5.10 Analisis pemanfaatan fitur SAP Business One Setelah melakukan analisis fit/gap, dan memberikan rekomendasi solusi, maka berikut hasil rekomendasi fitur yang akan ditampilkan dalam tabel fitur SAP Business One. Tabel ini akan menampilkan perbandingan jumlah fitur

yang

digunakan pada Perusahaan Soes Merdeka saat ini dan hasil rekomendasi fitur setelah melakukan analisis fit/gap.


Tabel 5. 2 Tabel Laporan Analisis Pemanfaatan Fitur SAP Business One No.

Modul

1.

SAP Administr ation

3.

4.

Sales Opportuni ties

Sales A/R

Rekomendasi

Functionality

–

1.1

House Bank Account

√

1.2

Approval Process

√

1.3

Warehouses Setup

√

3.1

Sales Opportunity

√

3.2

Sales Opportunities Reports Opportunities Report

Forecast

3.2.1

√

3.2.2

Opportunities Forecast Over Time Report

√

3.2.3

Opportunities Report

√

3.2.4

Opportunities Report

√

3.2.5

Stage Analysis

√ -

3.2.6

Information Source Distribution Over Time Report Won Report

Opportunities

3.2.7

√

Lost Report

Opportunities

3.2.8

√

3.2.9

My Open Opportunities Report

-

3.2.10

My Closed Opportunities Report

-

3.2.11

Opportunities Pipeline

√

4.1

Sales Quotation

4.2

Project

4.3

Statistic

-

4.2.1

Project Master

√

4.2.2

Project Calculation

√

Report Calculation

Project

4.2.3

√

4.2.4

Report Project Reference

√ √

Sales Order


Lanjutan Tabel 5. 2 Tabel Laporan Analisis Pemanfaatan Fitur SAP Business One No.

Modul

Rekomendasi

Functionality

√

4.4

Delivery

4.5

Delivery Scanner

4.6

Return

√

4.7

Return Serial With Scanner

√

4.8

A/R Down Payment Request

-

4.9

A/R Down Payment Invoice

-

Order

Serial

with

√

4.10 A/R Invoice

√

4.11 A/R Invoice + Payment

-

4.12 A/R Credit Memo

√

4.13 A/R Reserve Invoice

-

4.14 Document Generation Wizard

-

4.15 Recurring Transactions

-

4.16 Invoice Planner

√

4.17 Invoice Generator

√

4.18 Recurring Transaction Templates

-

4.19 Document Printing

√

4.20 Dunning Wizard

√

4.21 Sales Reports 4.21.1

Report SO vs. DO

-

4.21.2

Open Items List

-

4.21.3

Documents Report

4.21.4

Draft DO Warehouse Report

4.21.5

Draft Sales Return Per Warehouse Report

-

4.21.6

Sales Analysis

√

4.21.7

Backorder

-

4.21.8

Locate Exceptional Discount in Invoice

-

Drafts Per

-



Modul

5.

Purchasin g – A/P

Rekomendasi

Functionality 5.1

Purchase Quotation

-

5.2

Purchase Order

√

5.3

Good Receipt PO

√

5.4

Good Receipt Serial With Scanner

√

5.5

Good Return

√

5.6

Good Return Serial With Scanner

√

5.7

A/P Down Payment Request

-

5.8

A/P Down Payment Invoice

-

5.9

A/P Invoice

√

5.10 A/P Credit Memo

√

5.11 A/P Reserve Invoice

-

5.12 Recurring Transactions

-

5.13 Recurring Transaction Templates

-

5.14 Landed Costs

-

Procurement 5.15 Wizard

Confirmation

-

Purchase Quotation Generation 5.16 Wizard

-

5.17 Document Printing

√

5.18 Purchasing Reports

-

5.18.1

Report PO vs. GR

-

5.18.2

Open Items List

-

5.18.3

Document Drafts Report

√

5.18.4

Draft Good Return Per Warehouse Report

-

5.18.5

Purchase Analysis

-

5.18.6

Purchase Quotation Comparison Report

-

5.18.7

Locate Exceptional Discount in Invoice

-



Modul

6.

Business Partner

Functionality

Rekomendasi

6.1

Business Partner Master Data

√

6.2

Activity

√

6.3

Internal Reconciliations

Inventory

Reconciliation

-

6.3.2

Manage Previous Reconciliations

-

6.4

Business Partner Campaign

6.5

Business Partner Reports

6.6

8.

6.3.1

-

6.5.1

My Activities

√

6.5.2

Activities Overview

√

6.5.3

Inactive Customers

√

6.5.4

Dunning History Report

√ -

6.5.5

Customer Receivables by Customer Cross Section

6.5.6

Customer Credit Limit Deviation

-

6.5.7

Aging 6.5.7.1

Customer Receivables Aging

-

6.5.7.2

Vendor Liabilities Aging

-

Internal Reconciliation 6.6.1

Internal Reconciliation by Due Date

-

6.6.2

Internal Reconciliation by Exact Amount

-

6.6.3

Internal Reconciliation by Trans. Number

-

8.1

Item Master Data

8.2

Item Management

√


5.11 Analisis Manfaat Sebuah strategi yang diusulkan harus memiliki nilai tersendiri yang membuat strategi tersebut memberikan kontribusi bagi perusahaan. Pada umumnya, semakin besar biaya yang dikeluarkan memberikan manfaat yang lebih besar. Tetapi ada juga penerapan yang memerlukan biaya yang minimal tetapi mampu menghasilkan manfaat yang maksimal, begitu juga sebaliknya. Oleh karena itu, perlu meninjau lebih lanjut manfaat yang akan diberikan oleh uji coba penerapan SAP Business One. Berikut analisis manfaat dari penerapan uji coba ini yang dapat dikelompokkan menjadi dua macam yaitu Tangible benefit dan Intangible Benefit: 1.

Tangible Benefit Tangible Benefit disebut juga sebagai Hard Benefit, adalah manfaat

yang dihasilkan dari investasi yang dapat diidentifikasi atau diukur secara langsung dari segi financial dan secara langsung dapat meningkatkan kinerja perusahaan. Berikut

mamfaat

Tangible

Benefit

yang

dapat

diperoleh

perusahaan jika melakukan penerapan SAP Business One a. Penghematan kertas Diperusahaan Soes Merdeka Bandung, ketika bagian produksi meminta bahan baku dan ketika bagian toko meminta produk selalu menggunakan kertas, dengan adanya SAP Business One setiap proses tersebut dilakukan dengan aplikasi tidak menggunkan kertas, sehingga menimbulkan pemnghematan kertas di perusahaan Soes Merdeka bandung b. Penghematan terhadap biaya telepon Diperusahaan Soes Merdeka Bandung setiap proses antar bagian ketika ada hubungan atau keterlibatan kebutuhan dari satu bagian ke bagian lainya selalu menggunakan telpon, oleh karena itu dengan adanya SAP Business One penghematan terhadap biaya telpon akan berkurang. e. Peningkatan pendapatan Dengan adanya sistem SAP Business One perusahaan akan mendapatkan peningkatan pendapatan karena hubungan setiap proses produksi di pelanggan dan perusahaan terkodinir dengan baik, dengan adanya proses Customer Relationship Management(CRM) pada SAP Business One.


f. Pengurangan Biaya Dari sisi pengurangan biaya dapat dilakukan pengurangan jumlah sumber daya manusia yang dilibatkan dalam adminstrasi dan akunting. Jika sebelumnya proses di administrasi danakunting harus dikelola minimalnya oleh tiga orang maka dengan penerapan ini cukup dikerjakan oleh satu orang saja. Hal ini disebabkan SAP Business one yang terintegrasi maka setiap proses pembukuan dapat diproses langsung dari masing-masing bagian terkait tanpa harus melalui proses pengisian ulang data.

2.

Intangible Benefit Intangible Benefit disebut juga dengan Soft Benefit, adalah manfaat

yang dihasilkan dari investasi yang secara tidak dapat secara langsung diidentifikasi atau diukur. Intangible Benefit akan memberikan kontribusi yang penting terhadap keberhasilan perusahaan. Berikut adalah Intangible Benefit yang dapat diperoleh

perusahaan jika menggunakan strategi pengembangan

implementasi SAP Business One, antara lain : a.

Efisiensi waktu yang digunakan Dengan menggunakan strategi implementasi SAP Business One, maka dapat

mengefisiensi waktu yang diperlukan untuk menjalankan tugas. M isalnya :  Kecepatan dalam menghasilkan laporan yang lengkap dan prosesnya lebih cepat, dengan adanya software SAP Business One perusahaan Soes Merdeka setiap proses transaksi akan langsung dibuat laporan pada menu Reort dalam SAP Business One berbeda dengan sebelumnya setiap data penjualan atau data lainya harus direkap terlebih dahulu.  Kecepatan dalam melakukan kegiatan operasional bisnis. b.

Peningkatan kepuasan konsumen Dengan

maka akan

adanya modul CRM meningkatkan

(Customer Relationship

loyalitas

konsumen

terhadap

Management), perusahaan.

Peningkatan pelayanan kepada konsumen dapat ditunjukkan dari perusahaan yang dapat menyediakan stok barang yang baik untuk konsumen karena dapat melihat peramalan kebutuhan konsumen.


c.

Peningkatan proses pengambilan keputusan SAP Business One dapat menghasilkan informasi-informasi penting yang

berguna untuk pihak manajemen dalam mengambil keputusan bisnis, dimana keputusan yang diambil sangat berpengaruh terhadap image perusahaan dan kemampuan

perusahaan

Informasi-informasi

dalam

yang

dapat

meningkatkan diperoleh

competitive

untuk

advantage.

mendukung

proses

pengambilan keputusan antara lain sebagai berikut :  Dapat mendukung keputusan permintaan konsumen mengenai forecasting suatu produk di masa yang akan datang  Mendukung pengambilan keputusan terhadap harga pokok penjualan pada setiap konsumen yang ada.  Informasi mengenai list harga bahan baku supplier yang menguntungkan. d.

Meningkatkan pengendalian kegiatan operasional bisnis Hal ini dapat dilihat ketika proses penyimpanan barang digudang setelah

hasil produksi maupun proses penerimaan bahan baku dari supplier. Adanya atribut storage location membantu proses penyimpanan barang di gudang. e.

Peningkatan pengaksesan data Korelasi antara aplikasi merupakan sebuah kunci sukses dalam hal

pengaksesan

data.

Dengan

adanya

SAP

Business

One,

antar

bagian

perusahaan dapat lebih mudah dalam melakukan proses pengambilan data. Contohnya pada perusahaan Soes Merdeka terdapat bagian produksi dan penjualan masing masing bagian tersebut memelukan sebuah data, misal bagian penjualan dapat memberikan input ke bagian produksi dan dapat langsung diambil datanya melalui proses production dalam SAP Business One.


BAB V ANALISIS SAP BUSINESS ONE DAN PENERAPAN SAP BUSINESS ONE PADA PERUSAHAAN

Recommend Documents