125
BAB 4 ANALISIS SAP BUSINESS ONE DALAM PENERAPAN PADA PERUSAHAAN 4.1 Analysis SAP Business One SAP Business one sendiri terdiri dari beberapa modul yang membuat suatu kesatuan sistem yang baik untuk mendukung kinerja kerja dari perusahaan skala kecil sampai menengah. Modul-modul dari SAP Business Onemelingkupi area-area Berikut ini: 1.Contact Manager and Opportunity Analysis (CRM) . Fungsi ini berguna untuk mengelola dan mengatur kontak secara langsung .yang terdiri dari pemanggilan telepon ataupun metode metode yang digunakan perusahaan untuk berhubungan dengan klien. 2.Administration(Customization Business One). Fungsi yang memungkinkan pengelolaan oleh administrator yang mencakup fungsi umum dari Business One seperti user administration ,inisialisasi system , definisi workflow dan lain lain. 3.Financial Penyusunan dan pengelolaan akun akun , seperti pengelolaan anggaran umum , pengisian jurnal dan lain lain , yang dikelola oleh fungsi finansial. 4.Sales Order Handling Penawaran Sales , Pemesanan pelanggan , master record dan struktur struktur diskon , retur , dan fungsi lainnya pada fitur tersebut.
126
5.Purchasing Procurement Dengan fungsi ini pembeli bisa proses pemesanan ,good receipt dan pemrosesan dari invoice yang datang . 6.Business Partner Yang berada di dalam fitur ini adalah beragam struktur untuk para mitra bisnis perusahaan serta informasi tentang pelanggan yang sudah ada , serta pelanggan potensial sebagai contohnya dari fungsi ini adalah field pada bagian purchasing and sales yang akan berubah sesuai dengan kondisi bisnis yang telah disepakati. 7.Cost Accounting / Cost Center Dengan fungsi ini ,profit center akan dibuat bedasarkan struktur cost center yang ada , Profit center juga dievaluasi dan dilacak sesuai dengan pernyataan profit dan loss 8.Inventory Management Pengelolaan master barang (bahan baku , barang jadi dan bahan setengah jadi ) Pengelolaan barang , daftar harga barang , dan juga transaksi yang dilakukan terhadap barang (Good Issue , receipt dan transfer posting dan lain lain ) dikelola pada fungsi ini. 9.Production Pada fungsi ini , Bill of Material didefinisikan , serta cara pemesanan produk diterapkan dan material availability diperiksa dan dijamin keberadaannya
127
10.Invoicing Payment Transaksi elektronik dikelola pada fungsi ini .Baik transaksi pembayaran domestik maupun transaksi internasional mampu dikelola dengan baik oleh fungsi ini. 11.Material Resources Planning MRP mengkalkulasikan kebutuhan tertinggi dari suatu BOM sesuai dengan sales order dan ramalan tentang permintaan .rekomendasi order dijadwalkan sesuai dengan lead time yang telah ditentukan. 12.Service Service area mengoptimalisasikan potensi dari penjualan dan servis .modul ini meliputi beberapa hal termasuk Service contract management and planning , pelacakkan interaksi dengan customer , customer support serta sales opportunities management. 13.Human Resources Intergrasi dari antar muka yang tersedian untuk SDM l hal ini bisa digunakan sesuai dengan kebutuhan sistem personalia yang ada di dalam MY SAP 14.Reports Reports meliputi jenis jenis dari report ;, bisnis bisnis yang dilakukan , akunting , stok gudang , dan laporan keuangan 15.Internet Sales Intergrasi antara antar muka yang tersedia untuk proses b2c and b2b dari proses penjualan internet dari SAP.
128
4.2Modul-modul pada SAP Business One
Gambar 4.1 Tampilan awal user log inSAP Business One Ketika pengguna melakukan log in ke dalam Business One , akan tampil layar yang berisi area-area yang dapat diakses.
129
Gambar 4.2 Tampilan elemen-elemen dari SAP Business One Setiap aplikasi di dalam sistem dapat diakses melalui menu. Saat pengguna memilih aplikasi tertentu maka menu bar akan menampilkan fungsi tambahan sesuai dengan operasi program. Sistem Business One dibagi menjadi 13 modul sesuai dengan fungsinya masing-masing. 4.2.1
Administration
Modul administrasi berisi seluruh pengaturan konfigurasi dasar dari sistem, termasuk konversi mata uang , inisialisasi sistem , definisi-definisi , import / export data, utilities, prosedur-prosedur, license add-ons, dan fungsi management alert. Pada modul ini , memungkinkan data umum perusahaan disimpan dan akses untuk informasi dari sistem software vendor.
130
Layar navigasi utama area Administrasi terdiri dari : -
Memilih Perusahaan
-
Exchange Rates dan indexes
-
Inisialisasi Sistem
-
Setup
-
Data Import / Export
-
Utilities
-
Approval Procedures
-
License
-
Add-ons
-
Alerts Management
Gambar 4.3 Layar area Administrasi SAP Business One
131
Komponen paling penting dari sistem administrasi adalah inisialisasi system, yang harus dijalankan pada saat suatu perusahaan ditetapkan didalam sistem.Fungsi paling penting dari inisialisasi system adalah : o Detil perusahaan o Setting umum o Otorisasi o Setting dokumen dan penomoran o Saldo awal o Preferensi pencetakan Catatan : Anggap inisialisasi system sebagai tahap kritis ketika bersiap untuk mengelola perusahaan
baru pada SAP Business One. Daftar dari fungsi
disini menyediakan aplikasi dengan parameter operasional dasar, dan akan mempengaruhi setiap aspek fungsional dari aplikasi tersebut, termasuk juga bagaimana informasi disimpan, manipulasikan dan diakses. Meski fungsi SAP Business
One dapat
beroperasi tanpa menetapkan setting tertentu,
perusahaan memerlukan waktu untuk mengoperasikan inisialisasi system secara keseluruhan agar dapat secara efisien menggunakan aplikasi tersebut. 4.2.2Financial / Cost Accounting Modul Financial memungkinkan pengguna untuk melakukan seluruh transaksi akuntansi khususnya yang dihasilkan oleh aktivitas sehari-hari suatu perusahaan, termasuk membuat jurnal , rekonsiliasi pajak dan menghasilkan seluruh laporanlaporan yang diperlukan pengguna pada level yang berbeda di dalam perusahaan.
132
Modul-modul financial SAP Business One diantaranya termasuk : ‐Chart of Accounts dan Edit Chart Of Accounts ‐ Journal entry dan journal voucher exchange rate differences and conversion differences ‐
Fungsi anggaran
‐
Cost accounting
Gambar 4.4 Layar area FinancialSAP Business One
Chart of accountsadalah index dari semua akun G/L yang digunakan oleh lebih dari satu perusahaan. Satuchart of accounts harus ditetapkan pada setiap
133
perusahaan. Setiap akun G/L terdiri dari satu kode akun, deskripsi dari akun dan informasi lainnya yang menentukan fungsi dari akun G/L tersebut. Chart of accountsterdiri dari : •
Chart of accounts - Assets
Gambar 4.5 LayarChart of accounts- Assets
134
•
Chart of accounts - Liabilities
Gambar 4.6 LayarChart of accounts- Liabilities •
Chart of accounts - Equity
Gambar 4.7 LayarChart of accounts-Equity
135
•
Chart of accounts - Revenues
Gambar 4.8 LayarChart of accounts - Revenues •
Chart of accounts - Cost of Sales
Gambar 4.9 LayarChart of accounts - Cost of Sales
136
•
Chart of accounts - Expenses
Gambar 4.10 LayarChart of accounts -Expenses •
Chart of accounts - Financing
Gambar 4.11 LayarChart of accounts –Financing
137
•
Chart of accounts - Other Revenues and Expenses
Gambar 4.12 LayarChart of accounts -Other Revenues and Expenses Chart of accounts dapat diatur dalam layar Edit Chart of accounts dengan memilih kriteria yang diinginkan penguna
Gambar 4.13 LayarEdit Chart of accounts
138
4.2.3 Sales Opportunities
Gambar 4.14 Layarutama area sales opportunities Modul sales opportunities digunakan untuk melacak dan menganalisis sales opportunity sesuai dengan tingkat kemajuan aktivitas penjualan. Beberapa laporan dari beberapa sudut pandang operasional bisnis dapat dibuat untuk melakukan analisa. Aktivitas-aktivitas tersebut dapat mencakup hal seperti rapat atau negosiasi. Perusahaan dapat memasukkan jumlah total yang diharapkan jika penjualan telah lengkap sehingga keuntungan dapat
diestimasi.Persentase
akhiruntuk
setiap tingkat penjualan juga dapat dimasukan. Sistemforecasting menggunakan metodeyangjelasdancomplex untuk memperlihatkankeuntungan potensiaserta untuk memprioritaskan aktivitas penjualan.
139
Gambar4.15 Layarsales opportunity Laporan sales opportunity digunakan untuk menganalisis kesempatan penjualan. Laporan dapat berdasarkan dari semua parameter yang ada atau dapat disaring sesuai dengan parameter-parameter tertentu. Laporan-laporan tersebut dapat ditampilkan dalam bentuk grafik ataupun tabel. 4.2.4 The Sales - A/R Module Modul Sales - A/R mencakup semua proses penjualan dimulai dari pembuatan quotation untuk pelanggan sampai dengan penagihan. SAP Business One menyediakan dokumen penjualan yang beraneka ragamuntuk user. Setiap dokumen merupakan perwakilan dari setiap tahap yang berbeda pada proses penjualan
140
Gambar4.16 Layar utama area Sales - A/R Modul Sales - A/R juga menyediakan beberapa pilihan berbeda yang termasuk Sales Quote, Sales Order, Delivery, Return, A/R invoice, Dunning wizard dan sales reports. Seluruh fungsi ini dapat berdasarkan referensi dari dokumen sebelumnya. Dokumen penjualan yang berbeda menampilkan tampilan data yang berbeda pada aplikasi ‐Sales Quotesales quote bukan merupakan dokumen penghubung secara legal/sah. Sales quote mempunyai tujuan untuk menyediakan informasi dan merupakan tahap pertama pada rantai penjualan. Membuat quotationtidak menyebabkan posting yang mengubah kuantitas atau nilai pada bagian inventory management atau accounting.
141
Gambar 4.17 Layar Sales Quotation ‐Sales OrderApakahsales order adalah sebagai dokumen penghubung secara legal atau tidak disesuaikan dengan tipe bisnis yang ada. Sebagai contoh, perusahaan mungkin tidak membuat produk atau mengirim produk sebelum pemesanan dilakukan. Ketika mengisi pemesanan, tidak terjadi perubahan nilai di post pada bagian accounting. Jika pemesanan tersebut memerlukan produk tertentu, maka jumlah barang yang dipesan, maka statusnya pada Inventory Management tercantum sebagai 'dipesan' untuk pelanggan. Perusahaan juga dapat melihat jumlah pemesanan pada laporantertentu, seperti pada Inventory Status. Informasi tersebut juga dapat dilihat pada area lain dalam aplikasi dan juga penting untuk mengoptimalkan transaksi pemesanan.
142
Gambar 4.18 Layar Sales Order ‐
Delivery. Catatan pengiriman merupakan dokumen penghubung secara
legal. Tanpa catatan pengiriman, barang hanya dapat dikirim jika sebuah invoice telah dibuat. Ketika pengisian catatan pengiriman, goods issue yang terkait juga di post. Barang
kemudian dikeluarkan darigudangdan semua perubahan
terhadap jumlah stok berpengaruh pada accounting - hal ini merupakan sistem persediaan barang secara terus menerus.
143
Gambar 4.19 Layar Delivery ‐
Return.Pada saat pengisian retur, perusahaan dapat membalikkan post
terhadap pengiriman. Ketika pembuatan surat retur, jumlah stok akan diperbaruhi. Return merupakan dokumen penyelesai proses pengiriman; maka jika invoice A/R belum dibuat
untuk pengiriman yang ingin dibalikkan,
perusahaan dapat menggunakan dokumen retur.
144
Gambar 4.20 Layar Return ‐
A/R Invoice.Invoice A/R merupakan dokumen penghubung secara legal.
Ketika
invoice
A/R
diterima,
semua
posting
dilakukan
pada
akun
pelanggan yang bersangkutan di accounting. Jika catatan pengiriman dibuat sebelum invoice A/R dan perusahaan menjual barang yang berada pada stok, stok juga akan diperbaharui sesuai dengan invoice A/R yang telah dikeluarkan. Ketika perusahaan harus membuat catatan pengiriman dan invoice A/R secara bersamaan pengiriman harus
pada proses penjualan, terlebih
dahulu dilakukan
pengisian
terhadap catatan
yang kemudian diikuti oleh
invoice A/R. Jika terjadi, maka sebenarnya sudah cukup untuk membuat invoice A/R karena dokumen itu saja yang diperlukan untuk pengiriman.
145
Gambar 4.21 Layar A/RInvoice Catatan : Jika barang dikirimkan ke pelanggan dan invoice A/R telah dibuat maka transaksi dapat di-reverse sebagian atau seluruhnya dengan cara memasukan credit memo.Sebagai tambahan, Dunning Wizard memungkinkan untuk membuat dan mengirimkan peringatan ke pelanggan yang belum membayar tagihan dalam waktu yang telah ditentukan.
146
Gambar 4.22 Layar credit memo 4.2.5 Purchasing - Modul A/P Modul Pembelian memperbolehkan perusahaan untuk mengontrol seluruh proses pembelian, dari negosiasi dan pembuatan purchase requisition kepada vendor sampai dengan pengiriman dari barang yang dipesan
serta pemrosesan
invoice. Jika sebuah transaksi pembelian - seperti purchase order atau invoice dari vendor - dimasukkan kedalam sistem, maka dokumen tersebut disebut sebagai dokumen pembelian.
147
Gambar 4.23 Layar utama area Purchasing A/P Berikut adalah daftar dokumen-dokumen pembelian yang didukung oleh SAP Business One. ‐Purchase Order. Ketika purchase order dimasukkan, tidak ada perubahan yang mempengaruhi nilai pada bagian accounting. Jumlah pemesanan akan diuraikan pada inventory management. Perusahaan dapat melihat jumlah pemesanan pada window dan berbagai laporan master data window.
,
seperti inventory status report dan item
148
Gambar 4.24 Layar Purchase Order ‐Receiving
PO. Dokumen penerimaan barang harus dibuat langsung ketika
perusahaan
menerima
barang
darivendor.Ketika
Dokumen
penerimaan
dimasukkan, barang diterima kedalam gudang dan jumlah barang masuk langsung di update.Bagi perusahaan yang menjalankan sistem persediaan, SAP Business One membuat posting yang berhubungan untuk update nilai persediaan barang.
149
Gambar 4.25 Layar Goods Receipt PO ‐ A/P Invoice . Ketika dengan vendor pengiriman
invoice diterima, akun-akun yang berhubungan
akan diposting pada bagian accounting. Jika pada system
untuk
purchase
order
belum
mendahului
invoice
yang
diterima dan item pembelian diatur di dalam gudang maka stok barang juga akan bertambah ketikainvoicedipost. Jika inventory aktif dan
invoiceyang
diterima dari vendordiupdate tanpa ada proses dokumen sebelumnya, maka pesan akan terkirim untuk menandakan diterima pada saat posting dibuat.
bahwa
tidak
ada
barang
yang
150
Gambar 4.26 Layar A/P Invoice Data dokumen purchasing yang tersimpan di dalam sistem harus identik dengan dokumen yang diterima dari vendor. Data akuntansi harus sama dengan data invoice .Bila adanya perbedaan maka harus diklarifikasi dengan vendor. Hal ini mungkin terjadi jika vendor memberikan jumlah tagihan yang berbeda dengan purchase Order . Catatan : Transaksi bisnis tambahan dapat diatur menggunakan dokumen pembelian lainya, Goods Return dan Credit Memo. Dokumen Goods Return adalah dokumen pelengkap dari penerimaan PO. Ketika Goods Return dibuat , barang akan diambil dari gudang dan jumlah stok berkurang. A/P Credit memo merupakan dokumen pelengkap untuk invoice . Jika vendor telah mengirim barang dan invoicedimasukan, maka transaksi dapat dibalikan dengan menggunakan Credit memo.
151
Gambar 4.27 Layar Goods Return
Gambar 4.28 Layar Credit Memo
152
4.2.6 Business Partners Module Modul ini memperbolehkan pengelolaan data terhadap semua mitra bisnis danjugaterdiri dari semua informasi yang berhubungan pelanggan dan vendor.Dalam SAP Business One baik pelanggan maupun vendor dianggap mitra bisnis.
Gambar 4.29 Layar utama area Business Partner Informasi tertentu terhadap mitra bisnis dan disimpan kedalam table disebut sebagai master data.Berikut adalah informasi mitra bisnis yang mewakilkan master data : ‐
Nama perusahaan, alamat dan nomer telepon
‐
Nama kontak, nomer telfon, alamat e-mail
‐
Syarat pembayaran/daftar harga
‐
Sistem pembayaran
‐
Data-data yang berhubungan dengan accounting.
153
Gambar 4.30 Layar Business Partner master data SAP Bussiness One dapat secara otomatis menganalisis master data dalam sudut padang proses bisnis secara keseluruhan.Sebagai contoh,
syarat
pembayaran yang ditentukan
untuk
untuk
pelanggan
dapat digunakan
perhitungan-perhitungan (pada pemesanan) lebih lanjut.
154
4.2.7 Banking Module
Gambar 4.31 Layar utama area Banking Banking Modulemenyediakan transaksikeuangan yang lengkap, dan mencakup incoming payment,deposit, outgoing payment, sistem pembayaran,bankstatement dan rekonsiliasi. Untuk transaksi bank, adanya perbedaan dasar antarincoming paymentdan outgoing payment. Fungsi Incoming Payment digunakan untuk memasukkan
semua
pembayaran
dari
pelanggan
dan
juga
untuk
menghubungkan invoice yang telah dibuat. Sebaliknya,fungsi outgoing payment menentukan pembayaran yang belum dibayar perusahaan terhadap
open
invoice yang telah diterima dari para vendor. Kedua incoming dan outgoing payments dapat dibuat melalui transfer kredit bank, cek, tunai atau dengan kartu kredit.
155
Gambar 4.32 Layar incoming payment
Gambar 4.33 Layar outgoing payment
156
Perusahaan dapat menentukan metode pembayaran berbeda seperti cek atau bank transfer didalam system. Perusahaan juga dapat memilih metode pembayaran berbeda
untuk
setiap
pembayaran, metode pembayaran
mitra
yang dipilih
bisnis.
Pada
saat
untuk
mitra
bisnis
proses akan
memengaruhi bagaimana system menyelesaikan invoice. Modul banking juga terdiri dari pilihan rekonsiliasi. Data akun bank dapat dimasukkanatau di impor secara langsung ke dalam modul tersebut. Posting kredit dan debit atau data lainnya juga dapat disinkronisasikan dengan bank perusahaan.
Gambar 4.34 Layar Deposit
157
4.2.8 Inventory Module Pada modul SAP Business One , perusahaan dapat mengelola semua barang yang dibeli, dijual, diproduksi atau yang sedang didalam stok. Modul inventory terdiri dari semua informasi mengenai item master data perusahaan, item management, transaksi inventory, daftar harga, pick/pack
dan laporan
inventory.
Gambar 4.35 Layar utama area Inventory Pada modul inventory ada tiga tipe item berbedayaitu : ‐
Purchase Item. Purchase Item adalah barang yang diperoleh dari vendor.
Untuk
membeli
sebuah
barang,
barang
tersebut
harus
didefinisikan
terlebih dahulu pada modul inventory. ‐
Sales item. Sales item adalah barang yang dijual kepada pelanggan. Agar
dapat menjual sebuah barang, barang tersebut harus didefinisikan sebagai sales item pada modul inventory.
158
‐Warehouse item. Agar dapat menggunakan inventory management, barang tersebut
harus
barang yang berada pada dapat
didefinisikan sebagai
inventory item pada modul inventory.
Gambar 4.36 Layar Item master data Barang pada inventory moduldapat diklasifikasikan sebagai fixed asset. Fixed asset item merupakan item yang hanya digunakan di dalam perusahaan – tidak dijual dan digunakan untuk produksi.Sebagai contoh adalah komputer ataupun mebel
yang
khusus
untukpenggunaan
internal.
SAP
Business
One
memperbolehkan korelasi data secara langsung melalui system termasuk semua data yang berhubungan dengan barang tertentu. Data tersebut dapat mencakup terhadap semua area system, termasuk pembelian, penjualan, produksi dan lain lain.
159
Goods Receipt Goods Receipt merupakan bagian dari procurement dan juga bagian dari inventory management. Biasanya bahan baku yang telah dikirim di post terhadap bahan baku tersedia pada stok. Goods receipt tersebut dapat didasarkan referensi terhadap Purchase Order vendor yang diterima oleh perusahaan. Pada saat
goods receipt di post maka proses tersebut akan
dilakukan : ‐ Mengupdate quantity field ‐ Mengupdate inventory dan biaya konsumsi
Gambar 4.37 Layar Goods Receipt Goods Issue Processing Goods Issue processing mewakilkan adanya pengurangan stok pada warehouse karena disebabkan adanya barang yang di pindahkankan atau di booking. Hal ini dapat di picu secara internal dengan adanya production order atau secara
160
eksternal dengan adanya pengiriman kepada pelanggan. Goods Issue juga mempunyai hubungan terhadap proses lainnya pada perusahaan yaitu : delivery to customer (pengiriman sales item kepada pelanggan),
redelivery to customer (returns), scrapping (untuk barang pada
inventory yang sudah rusak dan harus dikeluarkan dari warehouse) dan material dispatch for production order (dipicu oleh adanya production order).
Gambar 4.38 Layar Goods Issue
161
4.2.9 Production module
Gambar 4.39 Layar utama area Produksi Modul produksi menentukan BOM (Bill of Material) untuk produk perusahaan, membuat danmengaturproduction order,mengontrol
faktur diterima
dan
mengeluarkan pesanan untuk produksi, membuat laporan produksi dan dapat mengupdate harga barang-barang utama secara global. Pada bill of materials untuk suatu produk jadi, perusahaan dapat menentukan beberapa komponen serta jumlah komponen yang berada pada dalam produk tersebut. Informasi didalam BOM dapat digunakan untuk memastikan bahwa komponen tertentu mempunyai kuantitas serta jumlah yang benar sesuai dengan yang ada pada BOM tersebut.
162
Gambar 4.40 Layar BOM(Bill of Materials) Production Order adalah perintah untuk memproduksi ataupun memperbaiki barang produksi.Production Order mendukung perencanaan dan perakitan dari barang produksi, melacak semua transaksi material serta biayanya yang terkait pada proses produksi.
Gambar 4.41 Layar Production Order
163
Pada kasus tertentu, sebuah finished product didefinisikan sebagai hasil dari seluruh proses produksi. Sebaliknya kadang finished product dapat dikatakan sebagai jumlah barang yang dijual tetapi bukan hasil dari proses proses produksi atau perakitan. Struktur produk yang berada pada modul produksi dapat dibedakan sebagai berikut : ‐ Production BOMfungsi ini digunakan untuk mendefinisikanBOM multilevel yang mempunyai hirarki penyusunan komponen-komponen. Pada saat produksi PBOM
mewakilkan
sebuah
barang jadiyang terdiri
dari komponen
inventory.Selama proses produksi, komponen-komponen akan berubah menjadi barang jadi. PBOM merupakan salah satu tipe BOM yang digunakan pada prosesMRP dan juga selalu digunakan pada production order yang standar. Komponen padaPBOM terdiri dari barang secara fisik (seperti skrup atau papan kayu) ataupun objek virtual (seperti jam kerja). - Assembly Bill
of
Materials (ABOM).
Didalam ABOM,
barang
jadi
muncul pada dokumen Sales Order (dengan beranggapan bahwa barang jadi tersebut adalah satu set mebel untuk di kebun). Perusahaan dapat menggunakan ABOM untuk menentukan barang jadi. Barang jadi tidak disimpan sebagai satu set didalam gudang melainkan komponen individu yang terdiri didalam set tersebut (seperti kursi, meja, payung). ‐Sales Bill of Materials (SBOM). SBOM danABOMmewakilkan barang jadi yang telah dirakit pada tahappenjualan. Perbedaan antar ABOM dan SBOM adalah pada ABOM, barang jadi muncul pada dokumen Sales order sedangkan
164
pada SBOM, baik produk jadi dan komponennya mucul pada dokumen SO. 4.2.10 MRP Module ModulMRPmemungkinkan perusahaan untuk merencanakan material yang dibutuhkan pada proses manufaktur. MRP menghitung keperluan-keperluan untuk tingkat BOM tertinggi sesuai dengan sales order dan forecast demands.Selain itu, modul tersebut juga mengestimasi keperluan-keperluan pada tingkatBOM yang terendah sesuai dengan permintaan
utama. Tingkat
permintaan terendah mungkin dapat diperlukan oleh keperluan
independen
seperti sales order dan forecast.
Gambar 4.42 Layar utama area MRP MenjalankanlaporanMRP rekomendasi
baruyang
dapat
memberikan
memenuhi
perusahaan
keperluan-keperluan
perencanaan
utama
dengan
mempertimbangkan stok yang ada dan juga pembelian yang telah dibuat serta production order. ProsesMRP juga terencana,
seperti
multiple
mempertimbangkan
orders, order intervalsdan
peraturan lain
lain.
yang Pada
165
akhirnya rekomendasi terencana yang baru akan dijadwalkan secara terbalik sesuai dengan lead-time yang ditentukan. Forecasting - produk yang telah di ramalkan akan diproduksi ketika sales order tertentu diterima sehingga barang dapat dikirim dengan waktu yang terjadwal. Forecastingdapat diatur tiap hari, tiap minggu atau tiap bulan.
Gambar 4.43 Layar Forecast Order Recommendation report - digunakan untuk memperlihatkan daftar dari semua rekomendasi MRP sesuai dengan pilihan kriteria yang telah ditentukan.Laporan ini memungkinkan perusahaan untuk melihat item yang harus dibeli dan item yang harus diproduksi. Laporan berjalan sesuai hasil rekomendasi dari MRP. MRP Wizard - proses 5 tahap untuk mendefinisikan scenario MRP baru dan juga
166
menganalisis hasil MRP tersebut. Tahapnya sebagai berikut : o
Membuat dan mengatur scenario MRP
o
Menyimpan scenario MRP
oUpdate dan/atau mendefinisikan forecast individu o
Melampirkan forecast individu terhadap suatu scenario
o
Menjalankan MRP
4.2.11 Service Module
Gambar 4.44 Layar utama area Service Modul Service mengoptimalisasi kekuatan penjualan dan bagian layanan, menyediakan layanan pendukung, perencanaan layanan , melacak kegiatan interaksi pelanggan, customer support ,management of sales opportunities. Sub-function yang berada pada modul service
167
‐ Service call. Fitur ini memperbolehkan perusahaan untuk menyelesaikan pertanyaan pelanggan serta mengurus masalah yang berhubungan dengan barang.Modul ini terdiri dari sebuah solution knowledge database yang membantu untuk penyelesaian masalah pelayanan pelanggan.Pengeluaran Service Call dapat dilacak dan semua transaksi yang dibuat selama Service Call dapat dianalisa.
Gambar 4.45 Layar Service Call ‐Customer Equipment Card .CEC adalah database yang terdiri dari informasi untuk setiap barang yang dimana jasa disediakan.Seluruh transaksi inventory dan detail penjualan dapat dianalisa.
168
Gambar 4.46 Layar Customer Equipment Card ‐ Service Contract. SC adalah perjanjian formal yang memperbolehkan pelanggan
untuk
menerima service terhadap
barang tertentu pada jangka
waktu tertentu. SAP Business One mendukung tipe SC berikut : o Pelanggan - menyediakanserviceterhadap semua barang yang dibeli oleh pelanggan. o Item
Group
-
menyediakanserviceterhadap item groupyang
didefinisikan pada Service contract. oSerial Number - menyediakan service terhadap serial numbers yang didefinisikan pada Service contract.
169
Gambar 4.47 Layar Service Contract ‐ Service Reports. Memperbolehkan perusahaan untuk melihat dan menganalisis data mengenaiservice contracts, customer equipment, dan service calls. ‐KnowledgeBaseSolution.Fungsi ini termasuk solusi untuk memecahkan masalah.KBS membantu memproses service, mempercepat performa service serta memperbolehkan sumber daya eksternal dan solusi mengenai produk organisasi.
untuk
melihat
pertanyaan
170
Gambar 4.48 Layar Solution Knowledge Base 4.2.12 Human Resources Module
Gambar 4.49 Layar utama area Human Resource Modul Human Resource mengatur informasi mengenai karyawan perusahaan. Modul ini mencakup kegiatan-kegiatan berikut:
171
•
Memasukkan
dan
maintain
informasi
pekerja
yang
bersifat
umum maupun personal. •
Employee Master data memperbolehkan perusahaan untuk mengelola informasi mengenai tingkat pendidikan pekerja, pekerjaan masa lalu serta hari-hari absen.
•
Menganalisis biaya dan gaji karyawan
•
Human
resource
reports
membuat beberapa laporan
memperbolehkan dan
perusahaan
untuk
daftar pekerja secara ideal agar
operasi bisnis berjalan lebih efisien.
Gambar 4.50 Layar master data karyawan
172
4.2.13 Reports Module SAP Business one terdiri dari modul laporan yang lengkap dan terintegrasi. Laporan – laporanyangdidukung mencakup banyak variasi seperti pembuatan laporan bisnis, akuntansi, warehouse, keuangan dan account statement.
Gambar 4.51 Layar utama area Report Modul laporan dapat dianalisa dengan berbagai cara menggunakan selection dan fungsi sort. Untuk membantu user dalam pembuatan laporan, modul ini terdiri dari
ReportsWizard
yang
menyediakan
penjelasan
step-by-stepuntuk
mendefinisikan sebuah query. Modul ini juga memperbolehkan untuk mengekspor semua laporan kedalam bentukdokumen Microsoft Excel dan Microsoft Word.
173
Gambar 4.52 Layar Report dan Layout Manager
Gambar 4.53 Layar Repor edit
174
4.3
Spesifikasi Kebutuhan Sistem Penerapan SAP Business One pada perusahaan perlu didukung oleh hardware dan software yang memadai agar aplikasi dapat berjalan dengan baik. Tabel 4.1 SAP Business One System Requirement
Server Microsoft Windows 2000 Server/Advanced Server
Client / Workstation Microsoft Windows 2000 Professional
Operating system Minimum CPU RAM Memory HD Free Space CD-ROM Drive Display Database
Microsoft Windows 2003 Server Standard /Enterprise
1x Intel Pentium III 256 MB
Microsoft Windows XP SP1
1x Intel Pentium III 128 MB
System Partition : 500MB / Data Partition : 2GB
500 MB
24x or higher
24x or higher
640 x 480 with 256 colors or higher
800 x 600 with 256 colors or higher
Microsoft SQL Server 2000 SI 3
Microsoft IE 6.0 SP1
Sybase Adaptive Server Enterprise 12.5.1 IBM DB2 Universal Database 8.1 SP3
Software
Microsoft IE 6.0 SP1 Microsoft Data Akses Components (MDAC) 2.6/2.8 for windows 2003 Server
Microsoft Data Akses Components 2.6 (MDAC) or higher
Untuk IBM DB2 : Microsoft Visual C++ 6.0 – windows 2000 Microsoft Visual C++ .NET – windows 2003 Recommen ded CPU RAM Memory HD Free Space
1x Intel Pentium III 3-20 Users: 1x Intel Pentium IV 21-75 Users: 2x Intel Pentium IV
256 MB
75+ Users: 4x Intel Pentium IV
500MB
175 CD-ROM Drive
3-10 Users : 1024 MB More than 10 Users : 1024MB + 64 MB x number os users above 10
Display
System Partition : 1GB/Data Partition :5GB 24x or higher
640 x 480 with 256 colors or higher Database
Microsoft SQL Server 2000 SP 3
Sybase Adaptive Server Enterprise 12.5.1 IBM DB2 Universal Database 8.1 SP3
Software
Microsoft IE 6.0 SP1 Microsoft Data Akses Components (MDAC) 2.6/2.8 for windows 2003 Server Untuk IBM DB2 : Microsoft Visual C++ 6.0 – windows 2000 Microsoft Visual C++ .NET – windows 2003
24x or higher 1024 x 768 with 256 colors or higher Microsoft IE 6.0 SP1 Microsoft Data Akses Components 2.6 (MDAC) or higher
176
4.4 Gant Chart Project Implementation SAP Business One Tabel 4.2 Gant ChartProject ImplementationSAP Business One
No.
Task Name
I.Project Preparation 1. Project Management plan preparation analysis : -Description of Business process and functional requirements -Structure of the company and responsibilities -Time Schedule -Customized demo database -Indentify unconvetional business process -Indentify proposed solutions -Indentify activity amount and data migration amount if it possible 2. Kick off meeting -Process implementation methodology II. Business Blueprint 1. Process Analysis and Design: -Get the Customer business process needs in details and define it into subjects : • Accounting and Assets • Banking • Sales and Invoicing • Purchasing • Inventory • Production
Weeks 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19
177
2.
1.
• Master Data • Reports -Indentify any limitations in the out of box and discuss it • Initial testing based on the proccess and analysis design Document all major business process: -Solution possibilities and creation of to be designed document -Blue print confirmation -Client Agreement about the designed bussiness blueprint III.Realization Execution : -System initalization : • Server Installation • Upgrade Sap B1 • Create Customer database • Perform System initialization and definitions in SAP Business One According to the system Initialization guide : Define GL Accounts Determination System Initialization -Master Data Migration : • Prepare data migration steps • Import finalized data according to the data migration Input formated data Resolution in case import failed
178
2.
1. 2.
• Obtain client sign off for imported data -Technical Development : • Form Development • Report Development -Implementation of Business process requirements • Create database backup after every major step has been completed • Create user defined fields and tables • Create queries as defined • Create formatted searches as defined • Create Blocking • Define approval procedures in administration module • Create screen layout via user settings • Documentation settings • Create users and authorizations System testing : -System Validation • Define test cases and scope • Execute test plan • Review test results and necessary changes • Finalize system configuration IV.Final Preparation Basic Navigation Key User Training • Accounting and Assets • Banking • Sales and Invoicing • Purchasing
179
3.
1. 2. 3. 4.
• Inventory • Production • Master Data • Reports and adminitration Create or import G/L opening Balances • Prepare opening balance raw data • GL and FA Opening Balance • Customer and Vendor opening balance • Inventory opening balance V.Go Live and Support System Review Go Live Meeting Implementation Go Live Baby Sitting • Provide Support for operational activities after Go Live periods • Perform a month or quarter and closing together with the customer to review reporting and system correctiveness
Total Implementation Time
19 minggu
180
4.5 Project Implementation SAP Business One Tabel 4.3 Project Implementation SAP Business One No.
Task Name I.Project Preparation
1.
2.
1.
2.
Project Management plan preparation analysis : -Description of Business process and functional requirements -Structure of the company and responsibilities -Time Schedule -Customized demo database -Indentify unconvetional business process -Indentify proposed solutions -Indentify activity amount and data migration amount if it possible Kick off meeting with customer (on site) -Process implementation methodology II. Business Blueprint Process Analysis and Design: -Get the Customer business process needs in details and define it into subjects : • Accounting and Assets • Banking • Sales and Invoicing • Purchasing • Inventory • Production • Master Data • Reports -Indentify any limitations in the out of box and discuss it • Initial testing based on the proccess and analysis design Document all major business process: -Solution possibilities and creation of to be designed document -Blue print confirmation -Client Agreement about the designed bussiness blueprint III.Realization
Duration 8 hari 7 hari
1 hari 23 hari 10 hari
13 hari
32 hari
181 1.
2.
1. 2.
Execution : -System initalization : • Server Installation • Upgrade Sap B1 • Create Customer database • Perform System initialization and definitions in SAP Business One According to the system Initialization guide : Define GL Accounts Determination System Initialization -Master Data Migration : • Prepare data migration steps • Import finalized data according to the data migration Input formated data Resolution in case import failed • Obtain client sign off for imported data -Technical Development : • Form Development • Report Development -Implementation of Business process requirements • Create database backup after every major step has been completed • Create user defined fields and tables • Create queries as defined • Create formatted searches as defined • Create Blocking • Define approval procedures in administration module • Create screen layout via user settings • Documentation settings • Create users and authorizations System testing : -System Validation • Define test cases and scope • Execute test plan • Review test results and necessary changes • Finalize system configuration IV.Final Preparation Basic Navigation Key User Training • Accounting and Assets • Banking • Sales and Invoicing • Purchasing • Inventory • Production • Master Data • Reports and adminitration
20 hari
12 hari
13 hari 2 hari 9 hari
182 3.
1. 2. 3. 4.
Create or import G/L opening Balances • Prepare opening balance raw data • GL and FA Opening Balance • Customer and Vendor opening balance • Inventory opening balance V.Go Live and Support System Review Go Live Meeting Implementation Go Live Baby Sitting • Provide Support for operational activities after Go Live periods • Perform a month or quarter and closing together with the customer to review reporting and system correctness
Total Implementation Time
2 hari
18 hari 2 hari 1 hari 1 hari 14 hari
94 hari
183
4.6
Perbandingan Workflow Sistem Berjalan dengan SAP Business One Tabel 4.4 Workflow Sistem Berjalan dengan SAP Business One Proses Bisnis Berjalan
Sistem Applikasi Berjalan
SAP Business One
184
Tabel4.5 Perbandingan pada bagian penjualan Proses Bisnis yang berjalan
Sistem Applikasi yang berjalan
SAP BUSINESS ONE
185
Tabel4.6 Perbandingan pada Bagian Personalia Proses Bisnis yang berjalan
Sistem Applikasi yang berjalan
SAP BUSINESS ONE
186
Tabel 4.7 Perbandingan pada Bagian Pembelian Proses Bisnis yang berjalan
Sistem Applikasi yang berjalan
SAP BUSINESS ONE
187
Tabel 4.8 Perbandingan pada Bagian Gudang Proses Bisnis yang berjalan
Sistem Applikasi yang berjalan
SAP BUSINESS ONE
188
Tabel 4.9 Perbandingan pada Bagian Financial Proses Bisnis yang berjalan
Sistem Applikasi yang berjalan
SAP BUSINESS ONE
189
Tabel 4.10Perbandingan pada Bagian Produksi Proses Bisnis yang berjalan
Sistem Applikasi yang berjalan
SAP BUSINESS ONE
190
4.7 Penjelasan WorkflowDiagram 4.7.1
Bagian Penjualan •
Applikasi Sistem Berjalan
Proses penjualan meliputi Pembuatan Sales Order , Surat Jalan , Picking List
untuk
memberikan
informasi
pada
bagian
gudang
dalam
mengeluarkan barang dan Laporan Penjualan. -Sales Order dibuat bedasarkan pesanan pelanggan yang terdapat pada suratpurchase order pelanggan. -Picking list digenerate dari Sales order yang dibuat oleh bagian penjualan yang berisikan barang pesanan dari customer dan tanggung jawab dari bagian gudang untuk mempersiapkan barang-barang tersebut. -Surat Jalan dibuat setelah barang dikeluarkan oleh pihak gudang dan diterima oleh bagian penjualan. -Laporan Penjualan dibuat setiap bulanan dan tahunan kemudian dipertanggung jawabkan kepada general manager. •
SAP Business One
Pada SAP business One modul sales dimulai dengan pelanggan yang mengirim quotation yang menjawab RFQ dari pelanggan . Jika Quotation disepakati oleh kedua belah pihak maka perusahaan akan membuat sales order yang sebelumnya didahului oleh proses credit limit check yang bertujuan untuk mengetahui jumlah kredit dari pelanggan dan proses Item
191
avaiability check yang bertujuan untuk mengecek keberadaan barang yang ingin dipesan oleh pelanggan . Setelah Sales Order selesai dibuat maka tahapan selanjutnya adalah Delivery , Pemesanan yang dilakukan diproses dengan fitur pick and pack manager yang berfungsi untuk memantau dan mengatur seluruh proses mulai dari barang dikeluarkan sampai siap dikirim kepada pelanggan. Pada Proses delivery terdiri dari pemindahan barang yang dipesan kepada picking list yang kemudian dilanjutkan dengan packing dengan mendefinisikan package yang diinginkan terhadap barang tersebut. Dari penyelesaian transaksi yang dilakukan pada modul ini akan menimbulkan posting A/R invoice pada G/L . 4.7.2
Bagian Personalia •
Applikasi Sistem Berjalan
Sistem yang berjalan sekarang pada bagian personalia tidak terintegrasi dengan sistem yang lain. Sehingga menyulitkan integrasi antara bagian personalia dengan bagian lainnya. Adapun sistem yang berjalan pada bagian personalia adalah sebagai berikut: -Karyawan Setiap hari datang dan mengisi absensi secara elektronik dengan sistem finger print yang akan mencatat kedalam sistem absensi pada bagian personalia
192
-Setiap akhir bulan bagian personalia akan mengecek daftar absensi dari setiap karyawan untuk menghitung total gaji yang akan diberikan kepada karyawan. -Setelah dihitung bedasarkan absensi maka perusahaan akan menerbitkan slip gaji yang berisi pembayaran gaji kepada karyawan -Apabila karyawan ingin mengajukan cuti maka wajib mengisi surat permohonan cuti . Apabila Cuti dikabulkan maka absen akan dianggap cuti oleh pihak perusahaan. •
SAP Business One
Pada modul Human Resources SAP Business One user terkait dapat melakukan pengisian atau maintain terhadap data data karyawan yang meliputi data data pribadi , absensi , dan lain lain . Dari data data tersebut user juga bisa membuat sebuah laporan tentang karyawan dan perusahaan. 4.7.3
Bagian Purchasing •
Aplikasi Sistem Berjalan
Sistem berjalan pada bagian pembelian meliputi pembuatan purchase order kepada supplier serta laporan pembelian . -Purchase order dibuat bedasarkan surat permohonan yang diajukan oleh setiap bagian yang disesuaikan dengan kebutuhan bagian bagian masing masing . Surat permohonan ini bisa dikabulkan , ditinjau ulang , tidak
193
disetujui sesuai dengan kebijakkan dari perusahaan atas pembelian barang tersebut . Purchase order sendiri berisikan data data tentang barang yang ingin dibeli oleh pihak perusahaan. •
SAP Business One
Ketika suatu bahan baku yang telah diset Reorder pointnya mendekati titik reorder point maka secara otomatisasi purchase order akan langsung dibuat . Ketika Barang yang dibeli melalui PO diterima dan disimpan di dalam gudang maka akan dibuat Sebuah good receipt PO yang memiliki implikasi penambahan stok barang pada sistem . Setelah barang diterima supplier biasanya akan mengirimkan surat penagihan atau invoice yang berisikan jumlah yang harus dibayarkan perusahaan atas pemesanan barang tersebut .Invoice yang data dicatat pada SAP Business one yang akan berdampak pada Vendor Accounts yang terkait . Ketika Barang rusak / tidak sesuai dengan kriteria yang diinginkan perusahaan maka kita akan membuat good returns dengan pengeluaran barang dan pengurangan kuantitas .Credit Memo dibuat ketika good return kepada vendor telah di invoice ulang ,Credit memo memiliki tujuan untuk memperbaiki nilai nilai pada accounting document. 4.7.4 Bagian Gudang •
Applikasi Sistem Berjalan
Bagian Gudang bertanggung jawab untuk menerima barang dari proses produksi yang berupa barang jadi (production goods ) dan dari proses
194
pembelian yang bisa berupa (raw material) ataupun barang barang kebutuhan perusahaan . Bagian Gudang sendiri juga bertanggung dalam pengeluaran barang barang untuk kebutuhan penjualan barang serta pengeluaran bahan baku untuk kebutuhan produksi . Bagian Gudang juga bertanggung jawab untuk menginformasikan keberadaan stok barang yang ada di gudang guna mendukung proses bisnis perusahaan. •
SAP Business One
Proses pengawasan data tentang keluar masuknya barang dan bahan baku pada SAP Business One dilakukan dengan menggunakan Goods Receipt dan Good Issue. Ketika pada sistem aplikasi B ,Sales order merupakan referensi yang digunakan pada Good Issue , Maka pada saat posting good receipt referensi yang digunakan adalah purchase order . Implikasi dari proses Good Issue sendiri adalah stok berkurang sedangkan ketika menggunakan good receipt maka stok barang akan bertambah . Kedua proses ini diikuti dengan proses inventory postings yang dimana ketika posting good issue dilakukan sistem secara otomatis akan membuat sebuah entry di dalam jurnal dimana nilai barang yang dikeluarkan akan di post pada sisi kredit dari account stock .Sedangkan ketika posting good receipt dilakukan sistem membuat sebuah masukkan jurnal yang dimana nilai dari barang diterima di post pada sisi debit dari account stock.
4.7.5 Bagian Keuangan
195
•
Applikasi Sistem Berjalan
Applikasi sistem berjalan pada bagian finance meliputi pembuatan invoice kepadaa pelanggan melakukan pembayaran kepada incoming invoice dari supplier dan pencatatan dalam general ledger dan jurnal kemudian membuat laporan keuangan. -A/R Receivables modules Melakukan pencatatan terhadap revenue cycle dari mulai penagihan sampai dengan pencatatan uang yang diterima dari pembayaran yang dilakukan oleh pelanggan. -A/P Payables modules Melakukan pencatatan terhadap payment cycle mulai dari menerima invoice sampai pembayaran yang dilakukan perusahaan kepada supplier supplier. •
SAP Business One
Pada Sap Business One Journal Entry dilakukan dengan cara manual dan otomatis . Untuk cara manual user pertama kali melakukan setting terhadap document origin yang bertujuan untuk menentukan apabila journal entry merupakan debit atau credit posting . Sedangkan untuk cara otomatis ketika terjadi pembuatan A/P invoice atau A/R invoice maka journal entry posting dibuat secara otomatis oleh sistem sesuai dengan document reference
196
4.7.6 Bagian Produksi •
Applikasi Sistem Berjalan
Pada Bagian produksi sistem berjalan meliputi pada proses penjadwalan produksi , dan pencetakkan surat hasil produksi . -Surat Penjadwalan produksi berisikan tentang produksi yang akan dilakukan .ketika surat penjadwalan produksi di release maka bagian gudang akan mengeluarkan barang sesuai dengan kebutuhan dari produksi . ketika produksi siap untuk dilakukan barulah produksi dilaksanakan. -Surat Hasil Produksi berisikan tentang hasil hasil produksi yang didapatkan oleh kegiatan produksi berisikan detil jenis barang dan jumlah yang dihasilkan. -Surat Pengembalian Bahan Baku berisikan tentang pengembabalian sisa bahan baku yang tidak terpakai pada kegiatan produksi yang akan dikembalikan ke dalam gudang kembali. •
SAP Business One
Pada awalnya ketika adanya production order yang dibuat bedasarkan rekomendasi MRP ataupun dibuat secara manual .Production order yang dibuat akan memiliki satus planned yang dimana dengan status tersebut barang dari kegiatan produksi tersebut disiapkan tetapi tidak bisa dikeluarkan sampai status berubah menjadi released . Ketika production order di released baru lah bahan baku bisa dikeluarkan dan production
197
bisa diselesaikan . Ketika produksi terkait production order selesai maka status akan menjadi closed kemudian akan ditampilkan status dari ringkasan production order tersebut. 4.8
Analisis Fit And Gap Analisis Fit and gap merupakan suatu metode untuk mengindetifikasi setiap requirement yang dibutuhkan perusahaan yang kemudian dikategorikan kedalam beberapa kategori (Fit , gap , partial) . Sehingga dari penggunaan kategori tersebut bisa dilihat sejauh mana sistem bisa memenuhi segala requirement yang dibutuhkan oleh perusahaan.Analisis Fit and Gap Sendiri sangat membantu dalam mengukur sejauh mana sistem bisa memenuhi requirement yang dibutuhkan oleh perusahaan. Proses analisis requirement sendiri dimulai dari mengindetifikasi requirement yang dibutuhkan oleh perusahaan perusahaan yang kemudian kita bagi kedalam beberapa level sesuai dengan tingkat prioritas dan kepentingan di dalam perusahaan. Tahap selanjutnya adalah menentukan seberapa jauh sistem mampu mengakomodir
requirement
tersebut
dan
kemampuan
sistem
untuk
mengakomodir requirement tersebut dibagi menjadi 3 kategori yaitu :Fit , Gap , partial. Kategori Fit memiliki arti jika sistem baru bisa memenuhi seluruh requirement secara keseluruhan tanpa pengecualian yang ada .Gap sendiri memiliki arti bahwa sistem baru tidak bisa sama sekali memenuhi requirement tersebut baik melalui kondisi kondisi tertentu maupun kondisi normal. Sementara Partial sendiri memiliki arti requirementsbisa dipenuhi dengan beberapa penyesuaian
198
dan kondisi tertentu seperti pembuatan program pendukung (add ons) ataupun dengan perubahan perubahan yang mendukung untuk membantu pemenuhan dari requirement tersebut.
199
No Functional Area
Requirement
Tabel 4.11 Fit And Gap System Synergy dan SAP Business one Detail Requirement Synergy Fitur Pada Synergy Rank Requirement
1.
General
Database yang mampu memberikan data yang akurat dan efisien .
Sistem diharapkan menggunakan database yang efisien dan mampu menyediakan data yang akurat .
L
P
2.
General
Sistem berjalan pada platform yang sesuai dengan perkembangan zaman.
Platform teknologi yang digunakan sekarang harus sesuai dengan perkembangan zaman sekarang dan mampu terintegrasi dengan sistem lain
L
G
3.
Personalia
Adanya Integrasi antara Sistem Bagian HRD dengan bagian lainnya .
Sistem diharapkan mampu mengintegrasikan antara bagian personalia dengan bagian bagian operasional
M
G
Database yang digunakan Synergy merupakan Visual Fox Pro . Database ini cukup baik tetapimemiliki kelemahan yaitu harus diindeks ulang dalam kurun waktu tertentu
Sap Fitur Applikasi Business Business One One F . Database yang digunakan Business One adalah Microsoft SQL Server yang masi dapat dikembangkan , dimanage dan support data berskala besar . F . Business One dapat dijalankan pada multi platform dan dapat terintegrasi dengan berbagai aplikasi seperti mobile device.
F
Pada Business One sudah ada integrasi antara bagian HRD dengan bagian lainnya.
200
4.
Personalia
Integrasi antara payroll dan absensi karyawan
5.
Logistics
Fitur pembagian stok barang secara jelas
6.
Logistics
Fitur Point
Reorder
perusahaan yang lain . System diharapkan mampu mengintegrasikan antara payroll dan absensi karyawan sehingga membantu perusahaan dalam menghitung jumlah payroll yang harus diterima oleh karyawan. Sistem diharapkan mampu memberikan gambaran tentang keadaan stok dari perusahaan baik barang hasil produksi maupun bahan baku sehingga mampu memberikan informasi kepada perusahaan tentang keberadaan stok Sistem diharapkan memiliki fitur reorder point yang mampu memberikan informasi kepada perusahaan tentang
M
G
P
Perlu dibuat add ons untuk mengintegrasikan sistem payroll dengan sistem absensi pada Business One
M
G
F
Pada Business One pembagian stok sangatlah jelas mulai dari Stok yang sudah dipesan , stock yang siap digunakan sampai dengan stock barang retur .
M
G
F
Pada Business One terdapat fitur reorder point yang mampu menjaga ketersediaan stock di dalam perusahaan.
201
7.
8.
stok barang yang telah mencapai titik krisis . Purchasing Fitur Sistem mampu purchasing memberikan history and informasi yang price dibutuhkan dalam comparison memilih supplier , seperti purchasing history dan price comparison dari surat penawaran yang diberikan oleh supplier . Purchasing Fitur Pembelian barang Otomatisasi yang rutin dilakukan purchase Order oleh perusahaan dalam jangka waktu tertentu diharapkan bisa dilakukan secara otomatis sehingga mampu mengefisiensikan waktu dan alokasi sumber daya perusahaan .
M
P
M
G
Pada Synergy kita bisa melihat pembelian pembelian yang terdahulu yang dilakukan oleh perusahaan kepada supplier tetapi pemberian informasi yang dilakukan tidaklah lengkap .
F
Pada Business one terdapat informasi detail dari pembelian ,supplier dan harga mempermudah dalam membuat perbandingan untuk memperoleh harga terbaik
F
Pada Business One terdapat fitur automatic purchase order.
202
9.
Produksi
10. General
Fitur MRP
System diharapkan mampu mengontrol kebutuhan perusahaan dalam mengatur jumlah produksi dari perusahaan sesuai dengan kebutuhan pasar agar tidak menimbulkan kerugian bagi perusahaan. Laporan yang Sistem diharapkan interaktif dan menghasilkan laporan mampu yang mampu menyediakan memberikan informasi bagi informasi kepada para user . manager sehingga memudahkan pengambilan keputusan
H
P
Synergy memiliki fitur MRP tetapi sistem MRP yang dimiliki oleh synergy sering menimbulkan kesalahan
F
Pada Business One terdapat fitur MRP yang bisa menganalisa tingkat kebutuhan perusahaan dalam kurun waktu tertentu.
M
P
Laporan yang dihasilkan oleh synergy sangatlah terbatas dan untuk penggambaran bentuk bentuk grafik masih belum bisa dilakukan
F
Business One menyediakan berbagai variasi laporan dengan penyajian data sesuai dengan kebutuhan dari pengguna, serta dapat dianalisa dengan berbagai cara . Laporan juga dapat ditampilkan dalam bentuk grafik .
203
11. Sales
Fitur Time
12
Fitur pembuatan surat penawaran.
Sales
13. Produksi
Lead Sistem diharapkan memiliki fitur lead time yang mampu memberikan gambaran tentang berapa lama waktu yang dibutuhkan oleh perusahaan untuk membuat dan menyediakan suatu bahan / produk .
Sistem diharapkan mampu memiliki fitur untuk memberikan surat penawaran kepada customer sehingga memudahkan kerja dari user . Fitur BOM Sistem diharapkan (Bill Of memiliki integrasi Material) informasi tentang struktur dari produk yang tentunya akan memudahkan proses produksi dari produk tersebut.
M
G
F
L
G
F
H
P
Synergy memiliki fitur BOM tetapi sistem BOM yang dimiliki oleh synergy masih memiliki beberapa kelemahan dalam mendokumentasikan struktur dari produk
F
Pada Business one terdapat forward scheduling , backward scheduling yang dapat memberikan informasi ketersediaan barang. Dan pada Item Master data terdapat fitur Lead time dari sebuah produk Pada Business One terdapat fitur pembuatan surat penawaran untuk customer.
Pada Business One BOM dari material produksi disimpan dengan baik dan terintegrasi dengan baik. Sehingga mampu memberikan informasi tentang struktur dari produk tersebut .
204
14. Produksi
Fitur Product System diharapkan Costing mampu memberikan detail tentang cost yang dibutuhkan dalam pembuatan suatu produk sehingga memudahkan perusahaan untuk menentukan harga jual produk tersebut .
H
P
Synergy memiliki fitur product costing tetapi sistem product costing yang dimiliki oleh synergy sering menimbulkan kesalahan dalam penghitungan cost dari suatu barang.
P
Pada Business One terdapa fitur product costing yang memiliki perhitungan yang mendetail namun masih memiliki kekurangan dibeberapa aspek contohnya adalah perhitungan cost dari mesin yang digunakan
205
Kebutuhan pengguna dalam tabel diatas adalah sebagai berikut : 1. Kemampuan Database dari aplikasi yang mampu untuk menjaga keadaan data tetap akurat dan sesuai dengan fakta yang ada di lapangan tanpa perlu dilakukan penyesuaian secara manual. 2. Kemungkinan pengembangan dari aplikasi yang sesuai dengan platform teknologi yang ada sekarang dan kemampuan applikasi untuk berhubungan dengan applikasi lain. 3. Kemampuan Aplikasi untuk mengintegrasikan bagian HRD dengan bagian lain yang ada di dalam perusahaan sehingga menjadi suatu kesatuan yang terintegrasi antara satu dengan yang lain. 4. Kemampuan aplikasi untuk mengintegrasikan sistem payroll dengan sistem absensi yang ada . Sehingga terjadinya suatu otomatisasi dalam penghitungan payroll 5. Kemampuan aplikasi untuk memberikan gambaran tentang keberadaan stok dan jenis stok yang ada 6. Kemampuan aplikasi untuk menjaga ketersediaan stok barang terutama stok barang utama dalam rangka menjaga siklus bisnis perusahaan agar tetap berjalan dengan baik. 7. Kemampuan aplikasi untuk memberikan analisis dari setiap penawaran yang diberikan oleh supplier dan memberikan masukkan tentang penawaran terbaik yang diberikan oleh supplier.
206
8. Kemampuan aplikasi untuk mengotomatisasi pembelian pembelian yang dilakukan perusahaan dalam rangka untuk menjamin ketersediaan barang di dalam perusahaan. 9. Kemampuan sistem untuk melakukan forecasting antara kemampuan produksi perusahaan dengan permintaan pasar . Sehingga mampu menjamin ketersediaan stok barang dalam memenuhi kebutuhan permintaan pasar . 10. Kemampuan aplikasi dalam rangka menyajikan laporan laporan yang dibutuhkan oleh level manajerial secara interaktif sebagai bahan pertimbangan dalam menentukan arah pengambilan keputusan dan pengembangan perusahaan. 11. Kemampuan aplikasi untuk memberikan perhitungan waktu yang dibutuhkan untuk menyediakan suatu barang untuk memenuhi permintaan dari customer . 12. Kemampuan Aplikasi untuk membuat dan menyediakan surat penawaran kepada customer . 13. Kemampuan sistem untuk mendokumentasikan struktur dari produk dan kemudian mengintegrasikan struktur produk tersebut kedalam proses bisnis. 14. Kemampuan Applikasi untuk memberikan perhitungan produk costing yang akurat dan tepat sesuai dengan sumberdaya yang digunakan .
4.8.1
Hasil Analisis Fit And Gap Bedasarkan hasil analisis Fit / Gap pada kedua sistem yang telah diuraikan diatas
maka kita dapat mengetahui kemampuan dari masing masing sistem yang telah kami rangkum kedalam tabel hasil analisis fit gap . berikut ini adalah tabel dari hasil tersebut
207
Hasil Dari Fit Gap analysis : Tabel 4.12 Hasil analisis Fit/Gap No. 1.
Functional Area General
2.
Personalia
3.
Logistics
4.
Purchasing
5.
Produksi
6.
Sales
Total
Rank Total Requirement Requirement H M 1 L 2 H M 2 L H M 2 L H M 2 L H 3 M L H M 1 L 1 14
F 0
Synergy P 2 1 3 6
G 1 2 2 1 1 1 8
SAP Business One F P G 3 1 1 2 1 1 2 1 1 1 12 2 0
208
Maka Hasil dari perhitungan itu dapat kami gambarkan menjadi grafik grafik sebagai berikut : 14 12 10 8
Fit Partial
6
Gap 4 2 0 SAP Business One
Synergy
Gambar 4.54 Hasil Dari Fit Gap AnalysisSAP Business One dengan Synergy 4.9
Analisis Biaya Dalam melakukan implementasi aplikasi SAP Business One diperlukan analisis
terhadap biaya-biaya yang dibutuhkan karena biaya merupakan salah satu aspek penting yang menentukan perusahaan dalam memilih suatu sistem. Dalam hal ini perusahaan akan melihat apakah biaya yang dikeluarkan untuk suatu sistem akan memberikan manfaat yang sesuai bagi perusahaan. Penerapan SAP Business One dalam perusahaan memerlukan biaya yang terdiri dari biaya aplikasi , biaya implementasi , biaya pembelian perangkat keras (hardware), biaya pembelian perangkat lunak (software). Berikut adalah biaya awal dalam implementasi SAP Business One.
209
Biaya aplikasi SAP Business One Tabel 4.13Biaya aplikasi SAP Business One Biaya Aplikasi SAP Business One User License SAP Business One
Biaya per user
Total
10 Professional User Licence
3000 USD / User
30.000 USD
8 Logistic User Licence
1200 USD / User
9.600 USD
7 Financial User Licence
1200 USD / User
8.400 USD
5 CRM User Licence
1500 USD / User
7.500 USD
55.500 USD
Total Biaya User Licence
Biaya Aplikasi SAP Business One mencakup jumlah user pada suatu perusahaan yang menggunakan aplikasi ini atau dapat disebut biaya user license. Pada implementasi SAP Business One di perusahaan user license dibagi menjadi : 1. Professional user license :User Licenseyang mempunyai hak akses penuh ke seluruh modul dan fungsi inti perusahaan yang terdapat pada SAP Business One. User Licenseini sering digunakan oleh para manajemen eksekutif yang memerlukan akses lebih ke modul lainya di dalam aplikasi SAP Business One.Users membayar penuh biaya licese. User License ini digunakan sebanyak 10 Licensedengan biaya per user 3000 USD Total biaya Professional user license : 10 license x 3000 USD x Rp 9.100,- = Rp 273.000.000,- 2. Logistic user license : User license ini mempunyai hak akses ke seluruh operasi penjualan,pembelian dan warehousing. Logistic user dapat mengatur barang
210
serta data serial dan batch ,membuat transaksi inventory dan membuat laporan inventory.
Hak akses penuh untuk modul produksi, business partner, inventory, sales A/R, Laporan.
Akses terbatas untuk modul administration, Purchase A/P ,general modul.
Tidak ada akses untuk modul Financials , sales opportunities , banking , MRP , CRM Service , Human Resouce
Perusahaan dapat menghemat 60% biaya
licensebila dibandingkan
dengan biaya Professional user license. User License ini digunakan sebanyak 8License dengan biaya per user 1200 USD Total biaya Logistic user license : 8 license x 1200 USD x Rp 9.100,- = Rp 87.360.000,3. Financial user license: user licenseyangmempunyai hak akses untuk menjalankan aktivitas rutin seperti journal entries , incoming dan outgoing payments.
Hak akses penuh untuk modul Financials, business partner , banking , laporan. Kecuali : budget , cost accounting
Akses terbatas untuk modul administration, Sales A/R, Purchase A/P , Inventory, general modul, produksi.
Tidak ada akses untuk modul Sales opportunities, MRP , CRM Service , human resource.
211
Perusahaan dapat menghemat 60% biaya
licensebila dibandingkan
dengan biaya Professional user license. User License ini digunakan sebanyak 7License dengan biaya per user 1200 USD Total biaya Financial user license : 7 license x 1200 USD x Rp 9.100,- = Rp 76.440.000,4. CRM user license :user licenseyangmempunyai hak akses untuk mengatur sales opportunities dari awal pelanggan melakukan pembelian. Usermempunyai hak akses pada laporan dan mengatur proses service.
Hak akses penuh untuk modul sales opportunities, CRM Services, Laporan.
Akses terbatas untuk modul administration, Sales A/R, Purchase A/P ,business partner, Inventory, general modul, produksi.
Tidak ada akses untuk modul Financials, MRP, Banking , human resource.
Perusahaan dapat menghemat 50% biaya
licensebila dibandingkan
dengan biaya Professional user license. User License ini digunakan sebanyak 5License dengan biaya per user 1500 USD Total biaya Financial user license : 5license x 1500 USD x Rp 9.100,- = Rp 68.250.000,Biaya Implementasi
212
Tabel 4.14 Biaya implementasi SAP Business One Biaya implementasi SAP Business One 2 orangfinancial consultant merangkap sebagai technical consultant Programmer Total Biaya Implementasi
Biaya 350 USD / Hari / orang
Total 65.800 USD
15000 USD
15000 USD
80.800 USD
Biaya implementasi meliputi biaya jasa pemakaian consultant dan programmer dalam proyek ini selama 94hari dengan rincian sebagai berikut :
Jasa consultant SAP Business One Implementation memerlukan biaya sebesar 350 USD / hari .Consultant terdiri dari dua orang yang merupakan financial consultant merangkap sebagai technical consultant. Total biaya consultant : 2 orang x 350 USD x 94 hari x Rp 9.100,- = Rp 598.780.000,-
Jasa programmer untuk membuat Add Ons dan customizing pada SAP Business One memerlukan biaya sebesar 15000 USD (untuk program beberapa report dan program tambahan pada bagian Human Resource) . Total biaya programmer : 15000 USD x Rp 9.100,- = Rp 136.500.000,‐
213
Biaya pembelian perangkat keras Tabel 4.15Biaya Pembelian perangkat keras untuk SAP Business One Biaya Pembelian perangkat keras
Total
1. Server : HP Proliant DL370 G6 625590-001
3489 USD
2. Kabel : TEN 2L-1605P:KVM Cable F/CS-128A
35 USD
Total Biaya Pembelian perangkat keras
3524 USD
Biaya yang diperlukan untuk membeli perangkat keras meliputi biaya pembelian server dan kabel untuk menghubungkan client dan server. Total biaya pembelian perangkat keras adalah :( 3489 USD + 35 USD ) x Rp 9100,- = Rp 32.068.400,Biaya pembelian perangkat lunak Tabel 4.16Biaya Pembelian perangkat lunak untuk SAP Business One D. Biaya Pembelian perangkat Lunak
Total
1. Windows Server 2003 Enterprise R2 64bit 25 CALs additional 5 Cals
2485 USD 70 USD
2. SQL Server 2008 R2 Standard 10 Cals additional 20 Cals
1550 USD 1990 USD
Total Biaya Pembelian perangkat lunak 6095 USD Biaya yang diperlukan untuk membeli perangkat lunak adalah untuk pembelian Windows Server 2003 dan SQL Server 2008. Total biaya pembelian perangkat lunak adalah : 6095 USD x Rp 9100,- = Rp 55.464.500,-
214
Berikut adalah tabelrincian seluruh biaya yang dikeluarkan untuk implementasi SAP Business One Tabel 4.17 Total Biaya Implementasi Aplikasi SAP Business One Komponen Biaya
Biaya
Total
10 Professional User Licence
Rp 27.300.000,- / User
Rp 273.000.000,-
8 Logistic User Licence
Rp 10.920.000 / User
Rp 87.360.000,-
A. Biaya Aplikasi SAP Business One User License SAP Business One
7 Financial User Licence 5 CRM User Licence
Rp 10.920.000 / User Rp 13.650.000 / User
Total Biaya User Licence
Rp 76.440.000,Rp 68.250.000,Rp 505.050.000,-
B. Biaya implementasi SAP Business One 2 orang financial consultant merangkap sebagai technical consultant
Rp 3.185.000 / Hari / orang
Rp 598.780.000,-
Programmer
Rp 136.500.000
Rp 136.500.000
Total Biaya Implementasi C. Biaya Pembelian perangkat keras 1. Server : HP Proliant DL370 G6 625590001 2. Kabel : TEN 2L-1605P:KVM Cable F/CS128A Total Biaya Pembelian perangkat keras D. Biaya Pembelian perangkat Lunak 1. Windows Server 2003 Enterprise R2 64bit 25 CALs additional 5 Cals 2. SQL Server 2008 R2 Standard 10 Cals additional 20 Cals Total Biaya Pembelian perangkat lunak Total Biaya Implementasi Aplikasi SAP Business One
Rp 735.280.000,-
Rp 31.749.900,Rp 318.500,Rp 32.068.400,Rp 22.613.500 Rp 637.000 Rp 14.105.000 Rp 18.109.000 Rp 55.464.500,Rp 1.327.862.900,-
215
*Kurs yang dipakai 1 USD = Rp 9.100,- per tanggal 6 Desember 2011 Total biaya yang diperlukan untuk Implementasi Aplikasi SAP Business One pada PT Bando Indonesia yang meliputi biaya user license , consultant , programmer , hardware dan software adalah Rp 1.327.862.900,4.10
AnalisisManfaat Sebelum melakukan implementasi suatu sistem, perusahaan harus melakukan
perhitungan terhadap biaya yang diperlukan serta manfaat yang didapatkan. Besarnya biaya yang dikeluarkan haruslah sebanding dengan manfaat yang didapat.Manfaat dapat diklasifikasikan menjadi dua macam yaitu tangible benefits dan intangible benefits. Tangible benefitsmerupakan keuntungan yang berupa penghematan-penghematan atau peningkatan di dalam suatu perusahaan yang dapat diukur secara kuantitas dalam bentuk satuan nilai uang . Sedangkan intangible benefits merupakan keuntungan yang sulit atau tidak mungkin diukur dalam satuan nilai uang. Manfaat yang didapat dari implementasi SAP Business One pada PT Bando Indonesia adalah sebagai berikut : 1. Intangible benefits
Peningkatan pelayanan terhadap pelanggan Peningkatan layanan sehingga meningkatkan pelanggan kepuasan dan semakin loyal terhadap perusahaan. 9 Adanya modul CRM (Customer Relationship Management) yang mengatur hubungan antara perusahaan dengan pelanggan 9 Fitur pembuatan surat penawaran harga agar pelanggan dapat melakukan
216
perbandingan harga 9 Adanya penjadwalan terhadap ketersediaan barang hasil produksi sehingga barang dapat sampai ke pelangan sesuai waktu yang dijanjikan 9 Terdapa fitur forecasting sehingga stok barang selalu tersedia sehingga dapat memenuhi kebutuhan pelanggan.
Peningkatan kepuasan kerja karyawan Sistem yang terintegrasi dan terotomatisasi mempermudah kinerja serta meningkatkan produktivitas karwayan 9 Otomatisasi pembuatan PO 9 Sistem HRD dan bagian lainya terintegrasi 9 Database yang tidak perlu diindex ulang setiap bulanya
Meningkatan proses pengambilan keputusan manajemen SAP Business one terdiri dari modul laporan yang lengkap dan terintegrasi . Laporan yang ada berisi berbagai informasi yang dapat ditampilkan sesuai kebutuhan pengguna serta dapat dianalisa dalam berbagai cara. Laporan juga dapat ditampilkan dalam bentuk grafik .
Efisiensi penggunaan waktu Dengan SAP Business onedapat dilakukan penghematan waktu karena informasi tersedia secara real time. 9 Otomatisasi PO - supplier dapat segera mengetahui adanya pembelian barang pada saat stok ROP 9 Laporan dapat dihasilkan dengan cepat 9 System yang terintegrasi menghasilkan transaksi yang real time
Peningkatan pada proses produksi
217
Pada SAP Business oneterdapat modul MRP yang mengkalkulasikan kebutuhan dari suatu BOM sesuai dengan sales order. Dengan adanya BOM dapat mengetahui komponen suatu produk yang akan mempermudah proses produksi dan menghasilkan produk yang berkualitas.
Meningkatkan pengendalian terhadap stok barang Stok bahan baku maupun barang jadi tetap tersedia misalnya dengan : 9 Fitur forecasting yang dapat menjaga stok barang jadi tetap tersedia 9 Fitur Re-order Point dan otomatisasi Purchase Order yang menjaga ketersediaan bahan baku untuk produksi
Mengurangi kesalahan dalam memilih supplier Adanya informasi detail dari pembelian ,data supplier yang terintegrasi danharga mempermudah dalam pengambilan keputusan pembelian yang efektif. SAP Business one juga memberikan informasi detil mengenai pembelian yang tergabung dalam purchase history. Dengan tersedianya data yang detil dan lengkap akan mempermudah perusahaan dalam mengidentifikasi supplier yang dapat memenuhi kebutuhan perusahaan dan melakukan negosiasi untuk mendapatkan harga terbaik.
2. Tangible benefits
Pengurangan biaya lembur 9 Aplikasi SAP Business One yang terintegrasi menyediakan data dari berbagai area internal perusahaan yang dapat diolah menjadi informasi yang berguna bagi pengguna. Informasi disajikan dalam bentuk laporan yang sesuai kebutuhan dapat dilakukan dengan mudah dan cepat karna data telah tersedia secara real time.
218
9 Aplikasi SAP Business One memudahkan pengaturan inventory dengan pengaturan terperinci dari setiap data gudang, melacak dan mencatat pergerakan barang. Hal ini memudahkan dalam pembuatan laporan dan membantu dalam melakukan stock opname. Dengan demikian karyawan akan lebih efektif dan efisien dalam pembuatan laporan dan penghitungan stok sehingga mengurangi waktu lembur .Simulasi perhitungan pengurangan karyawan yang lembur adalah sebagai berikut Tabel 4.18 Simulasi pengurangan jumlah karyawan lembur
Jumlah karyawan lembur (orang)
Bulan 1 4
Bulan 2 2
Bulan Bulan Bulan Bulan 3 4 5 6 4 2 2 4
RataRata 3
Biaya lembur setiap bulannya adalah : 3 x 1/173 x 3.000.000 x 1,5 x 3 = Rp. 234.104,05 Tabel 4.19 Pengurangan biaya lembur Biaya Per Bulan
Biaya Per Tahun
System Synergy
Rp. 1.170.520
Rp.
14.046.240
SAP Business One
Rp. 234.104
Rp.
2.809.248
Persentase Penghematan Biaya lembur
80 %
219
Pengurangan biaya kertas Aplikasi SAP Business one menyediakan informasi yang terintegrasi dan real time . Dengan demikian dapat mengurangi penggunaan kertas dalam proses internal perusahaan yang menggunakan dokumen , seperti surat pengeluaran barang, surat hasil produksi dan lainya. Penggunaan kertas hanya digunakan untuk proses bisnis eksternal seperti pembuatan invoice serta pembuatan laporan. Simulasi perhitungan pengurangan pemakaian kertas adalah sebagai berikut : Tabel 4.20 Simulasi pengurangan penggunaan kertas
Jumlah Penggunaan Kertas (rim)
Bulan 1 3
Bulan 2 2
Bulan Bulan Bulan Bulan 3 4 5 6 3 2 2 3
RataRata 2.5
Biaya kertas tiap bulannya adalah : 2.5 rim x Rp. 35.000,- = Rp 87.500,Tabel 4.21 Pengurangan biaya kertas Biaya Per Bulan
System Synergy SAP Business One
Rp. Rp
Biaya Per Tahun
280.000 87.500
Rp. Rp
Persentase Penghematan Biaya kertas
3.360.000 1.050.000
68.75 %
Pengurangan biaya Cartridge printer Pengurangnya
penggunaan
kertas
akan
mempengaruhi
pemakaian
220
Cartridgeprinter karena berkurangnya proses pencetakan dokumen internal perusahaan. Simulasi perhitungan penguranganpemakaian Cartridge printer adalah sebagai berikut : Tabel 4.22 Simulasi pengurangan penggunaan Cartridge printer
Jumlah Penggunaan Cartridge Printer(buah)
Bulan 1 2
Bulan 2 2
Bulan Bulan Bulan Bulan 3 4 5 6 2 1 2 3
RataRata 2
Biaya Cartridge Printer tiap bulannya adalah : 2 buah x Rp. 135.000,- = Rp 270.000,Tabel 4.23 Pengurangan biaya Cartridge printer Biaya Per Bulan
System Synergy SAP Business One
Rp. Rp
945.000 270.000
Biaya Per Tahun
Rp.
11.340.000
Rp
3.240.000
Persentase Penghematan Biaya printer
71.42 %
221
4.11 Analisis Kelayakan SAP Business One Tabel 4.24 Analisis Kelayakan SAP Business One
Kelayakan Bisnis Proses
Kebutuhan Hardware dan Software (minimum)
Applikasi SAP Business One Bedasarkan Analisis Fit / Gap . total requirement yang dibutuhkan untuk perusahaan berjumlah 14 dengan presentase Fit sebesar 85,71 % dan presentase Partial Gap sebesar 14,29% Server Client / Workstation Operating system Minimum CPU RAM Memory HD Free Space CD‐ROM Drive
Microsoft Windows 2000 Server/Advanced Server
Microsoft Windows 2000 Professional
Microsoft Windows 2003 Server Standard /Enterprise
Microsoft Windows XP SP1
1x Intel Pentium III
1x Intel Pentium III
256 MB
128 MB
System Partition : 500MB / Data Partition : 2GB
500 MB
24x or higher
24x or higher
Display
640 x 480 with 256 colors or higher
800 x 600 with 256 colors or higher
Database
Microsoft SQL Server 2000 SI 3
Microsoft IE 6.0 SP1
Sybase Adaptive Server Enterprise 12.5.1 IBM DB2 Universal Database 8.1 SP3 Microsoft IE 6.0 SP1 Microsoft Data Akses Components (MDAC) 2.6/2.8 for windows 2003 Server
Software
Untuk IBM DB2 : Microsoft Visual C++ 6.0 – windows 2000 Microsoft Visual C++ .NET – windows 2003
Microsoft Data Akses Components 2.6 (MDAC) or higher
222
Finansial
Total biaya yang diperlukan untul implementasi SAP Business One pada PT Bando Indonesia adalah sebesar Rp 1.327.862.900,- dengan rincian sebagai berikut : -Total Biaya User Licence -Total Biaya consultant -Total Biaya Pembelian perangkat keras -Total Biaya Pembelian perangkat lunak
Project Management
= Rp 505.050.000,= Rp 735.280.000,= Rp 32.068.400,= Rp 55.464.500,-
Perkiraan total waktu yang dihabiskan untuk mengimplementasikan SAP Business One pada PT Bando Indonesia adalah : 1.Tahap Preparation : 8 hari 2.Tahap Business Blue Print : 23 hari 3.Tahap Realization : 32 hari 4. Tahap Final Preparation : 13 hari 5. Tahap Go Live & Support : 18 hari Total waktu implementasi : 94 hari
4.12 Analisis Hasil Akhir Kelayakan Dari SAP Business One Empat Kategori Kelayakan SAP Business One pada PT Bando Indonesia : 1.Operational Feasibility Dengan fitur-fitur yang ada, Applikasi Sap Business One layak diimplementasikan pada perusahaan karena dapat mengatasi segala masalah yang terjadi pada aplikasi yang berjalan pada PT Bando Indonesia. Hal ini dapat ditunjukkan oleh hasil dari Fit Gap Analysis yang dilakukan dengan menghasilkan hasil Fit sebesar 85,71 % dan presentase Partial Gap sebesar 14,29% (Tabel 4.11Fit And Gap System Synergy dan SAP Business
223
one). Dengan demikian SAP Business One bisa menjadi pilihan untuk menyelesaikan permasalahanyang dihadapi oleh perusahaan. 2.Technical Feasibility Perusahaan mampu menyediakan requirement dari hardware dan software yang dibutuhkan pada SAP Business One yang ditujukan pada Tabel 4.1 SAP business one System requirementsebagai infrastruktur dasar dari pembangunan aplikasi berbasis Sap Business One.Hardware dan Software yang dibutuhkan juga tidak membebani perusahaan ataupun menimbulkan kesulitan baru di dalam proses pengadaannya sehingga bisa dipenuhi secara menyeluruh oleh perusahaan. 3.Schedule Feasibility Perusahaan menerima jangka waktu penerapan aplikasi SAP Business One yang diimplementasi dalam waktu 94 hari dengan menggunakan metode ASAP (Accelerated SAP) yang terdiri dari 5 tahapan yaitu : Preparation , Business Blueprint , Realization , Final Preparation , Go Live and Support (Tabel 4.2 Gant Chart Project Implementation SAP Business One). Penjadwalan ini juga sesuai waktu yang ditentukan oleh PT Bando Indonesia dalam penjadwalan pengimplementasian SI/TI Pada PT Bando Indonesia 4.Economic Feasibility Total Pengeluaran yang diperlukan perusahaan senilai Rp 1.327.862.900,00merupakan harga yang disetujui oleh PT Bando Indonesia. Biaya dikeluarkan untuk implementasi SAP Business One yang bertujuan untuk mendapatkan keuntungan-keuntungan dan manfaat-manfaat bagi perusahaan , seperti yang tertera pada analisiscost and benefit.
