BAB 4 IMPLEMENTASI SISTEM ERP BERBASIS SAP BUSINESS ONE DENGAN ASAP METHODOLOGY

BAB 4 IMPLEMENTASI SISTEM ERP BERBASIS SAP BUSINESS ONE DENGAN ASAP METHODOLOGY

4.1 Implementasi Sistem ERP Berbasis SAP Business One dengan Metodologi ASAP Implementasi sistem ERP berbasis SAP Business One dalam skripsi ini menggunakan standar roadmap untuk pengembangan SAP, yang dapat dilakukan dengan menggunakan metode ASAP. Metode ASAP terdiri dari beberapa fase aktivitas, yaitu : • Project Preparation, • Blueprint, • Realization, • Final Preparation, dan • Go Live & Support.

42

43

Gambar 4.1 Siklus Implementasi – ASAP Business One

44 4.1.1

Project Preparation

Gambar 4.2Project Preparation

Tahap implementasi yang paling awal pada metode ASAP adalah project preparation. Pada fase project preparation dilakukan aktivitas perancangan proyek. Perancangan proyek berisikan mengenai jadwal penyelesaian suatu proyek dan pihak-pihak yang bertanggung jawab dalam kegiatan menyelesaikan proyek tersebut. Selain implementasi

itu dan

dalam prosedur

project untuk

preparation

juga

melaksanakan

ditentukan

standar

implementasi.

Standar

implementasi dan prosedur yang digunakan merupakan hal umum yang telah disepakati oleh kedua belah pihak, baik pihak konsultan dan pihak client. Akhir dari project preparation merupakan awal dari dimulainya proyek dijalankan, tahapan ini biasanya disebut dengan kick-off project.

45 Tahap Project Preparation didapatkan dari pihak konsultan dan hasilnya didiskusikan untuk pembuatan Business Blueprint dan Realization. 4.1.1.1

Project Timeline Tabel 4.1 Project Timeline

Task Name

Duration

108 days SAP B1 Implementation 8 days Project Preparation Project Management Plan Preparation 6 days Analysis Description of business processes and 1 day functional requirements Structure of the company and 1 day responsibilities 2 days Time schedule Identify unconventional business 1 day processes 1 day Identify proposed solutions Kick off Meeting with Customer (ON 1 day SITE) 1 day Present implementation methodology 21 days Business Blue Print 5 days Process Analysis and Design Get customers business process needs 5 days in details. Divide into subjects: (ON SITE) 1 day Accounting & Asset 1 day Banking 1 day Sales & Invoicing 1 day Purchasing 1 day Inventory 1 day Production 1 day Master Data 1 day Report 16 days Document all major business process Solution possibilities and creation of to be 1 day designed documents 4 days Blue Print Confirmation Once all steps in the scope analysis phase 1 day have been completed, h ave client sign for agreement

Start

Finish

Tue 21/06/11 Mon 21/11/11 Tue 21/06/11 Thu 30/06/11 Tue 21/06/11 Tue 28/06/11 Tue 21/06/11 Tue 21/06/11 Wed 22/06/11 Wed 22/06/11 Thu 23/06/11 Fri 24/06/11 Mon 27/06/11 Mon 27/06/11 Tue 28/06/11 Tue 28/06/11 Thu 30/06/11 Thu 30/06/11 Thu 30/06/11 Thu 30/06/11 Fri 01/07/11 Fri 29/07/11 Fri 01/07/11 Thu 07/07/11 Fri 01/07/11 Thu 07/07/11 Fri 01/07/11 Fri 01/07/11 Fri 01/07/11 Fri 01/07/11 Mon 04/07/11 Mon 04/07/11 Mon 04/07/11 Mon 04/07/11 Tue 05/07/11 Tue 05/07/11 Tue 05/07/11 Tue 05/07/11 Wed 06/07/11 Wed 06/07/11 Thu 07/07/11 Thu 07/07/11 Fri 08/07/11 Fri 29/07/11 Fri 08/07/11 Fri 08/07/11 Mon 11/07/11 Thu 14/07/11 Thu 14/07/11 Thu 14/07/11

46 (Learning SAP Business One activities) 4 days 5 days Blue Print Revition 48 days Realization 36 days Execution 3 days System Initialization Server Installation (ON 1 day SITE/REMOTE) 1 day Create Customer Database Perform system initialization and definitions in SAP Business One according to 2 days the System Initialization Guide. 1 day Define GL Account Determination 1 day System Initialization 2 days Master Data Migration Prepare data migration steps according 1 day to the Data Migration Import Finalized data acccording to 1 day Data Migration Steps 1 day Import Formatted Data 1 day Resolution in case Import Failed 14 days Technical Development 7 days Form Development 7 days Report Development Implementation of Business Process 13 days Requirements 1 day Create user defined Fields and tables 1 day (List of configuration) 2 days Internal Testing 1 day Create queries as defined 2 days Create formatted searches as defined 2 days Create Blocking Define approval procedures in 1 day Administration Module Create screen layouts via user settings 1 day 1 day Documentation Setting 1 day Create users and authorizations 12 days System Testing 12 days System Validation 5 days Define test cases and scope 2 days Execute test plan (ON SITE) Review test results and necessary 1 day changes (ON SITE)

Fri 15/07/11 Wed 20/07/11 Mon 25/07/11 Fri 29/07/11 Mon 01/08/11 Fri 07/10/11 Mon 01/08/11 Wed 21/09/11 Mon 01/08/11 Wed 03/08/11 Mon 01/08/11 Mon 01/08/11 Mon 01/08/11 Mon 01/08/11 Tue 02/08/11 Wed 03/08/11 Tue 02/08/11 Tue 02/08/11 Wed 03/08/11 Wed 03/08/11 Thu 04/08/11 Fri 05/08/11 Thu 04/08/11 Thu 04/08/11 Fri 05/08/11 Fri 05/08/11 Fri 05/08/11 Fri 05/08/11 Fri 05/08/11 Fri 05/08/11 Mon 08/08/11 Fri 26/08/11 Mon 08/08/11 Tue 16/08/11 Thu 18/08/11 Fri 26/08/11 Mon 05/09/11 Wed 21/09/11 Mon 05/09/11 Mon 05/09/11 Tue 06/09/11 Tue 06/09/11 Thu 08/09/11 Fri 09/09/11 Mon 12/09/11 Mon 12/09/11 Tue 13/09/11 Wed 14/09/11 Wed 14/09/11 Thu 15/09/11 Fri 16/09/11 Fri 16/09/11 Mon 19/09/11 Mon 19/09/11 Tue 20/09/11 Tue 20/09/11 Wed 21/09/11 Wed 21/09/11 Thu 22/09/11 Fri 07/10/11 Thu 22/09/11 Fri 07/10/11 Thu 22/09/11 Wed 28/09/11 Thu 29/09/11 Fri 30/09/11 Mon 03/10/11 Mon 03/10/11

47 Finalize System Configuration Final Preparation (ON SITE) Basic Navigation Key User Training Accounting Asset Purchasing Sales Banking Inventory Production Master Data Reporting & Administration Create or import Opening Balances Prepare Opening Balance raw data GL & FA Opening Balance Customer & Vendor Opening Balance Inventory Opening Balance Go Live And Support System review according to post go-live checklist Go Live Meeting (ON SITE) Implementation Go Live (ON SITE) Baby Sitting (Max. 8 times visit within 2 months) Provide Support for Operational Activities after Go Live Period Perform a month or quarter end closing together with the customer to review reporting and system correctness

4 days 14 days 2 days 9 days 1 day 1 day 1 day 1 day 1 day 1 day 1 day 1 day 1 day 3 days 2 days 1 day 1 day 1 day 17 days

Tue 04/10/11 Fri 07/10/11 Mon 10/10/11 Thu 27/10/11 Mon 10/10/11 Tue 11/10/11 Wed 12/10/11 Mon 24/10/11 Wed 12/10/11 Wed 12/10/11 Thu 13/10/11 Thu 13/10/11 Fri 14/10/11 Fri 14/10/11 Mon 17/10/11 Mon 17/10/11 Tue 18/10/11 Tue 18/10/11 Wed 19/10/11 Wed 19/10/11 Thu 20/10/11 Thu 20/10/11 Fri 21/10/11 Fri 21/10/11 Mon 24/10/11 Mon 24/10/11 Tue 25/10/11 Thu 27/10/11 Tue 25/10/11 Wed 26/10/11 Thu 27/10/11 Thu 27/10/11 Thu 27/10/11 Thu 27/10/11 Thu 27/10/11 Thu 27/10/11 Fri 28/10/11 Mon 21/11/11

1 day

Fri 28/10/11 Fri 28/10/11

1 day 1 day

Mon 31/10/11 Mon 31/10/11 Tue 01/11/11 Tue 01/11/11

14 days

Wed 02/11/11 Mon 21/11/11

6 days

Wed 02/11/11 Wed 09/11/11

8 days

Thu 10/11/11 Mon 21/11/11

48 4.1.1.2

Project Team Organization

Gambar 4.3 Struktur Project Team

Gambar diatas merupakan rancangan dari struktur project team, yang nantinya akan digunakan pada saat proses implementasi dijalankan. Struktur project team tersebut berguna untuk membagi peranan dan tanggung jawab dari setiap masing-masing bagian yang terlibat dalam pelakasanaan proses implementasi. Pelaku-pelaku yang terlibat dalam implementasi berjumlah 14 orang, yang termasuk didalamnya pihak PT. HFD dan pihak konsultan. •

PT. HFD : berjumlah 8 orang, yang terdiri dari 1 orang steering committee, 1 orang project manager, dan 6 orang project member yang merupakan perwakilan dari masingmasing departmen yang ada pada PT. HFD.

49 •

Pihak konsultan : berjumlah 6 orang, yang terdiri dari 1 orang steering committee, 1 orang project manager, dan 4 orang project member.

Berikut ini ada penjelasan mengenai peranan dan tanggung jawab setiap bagian, yang terdapat di dalam struktur project team : • Steering Committee Bertanggung jawab untuk pengendalian proyek dan mengkoordinasikan tim proyek terhadap pengambilan keputusan. Steering committee dalam setiap pertemuan yang diadakan, mendapat laporan

mengenai perkembangan

proyek dari project manager, serta dapat mengambil keputusan dari laporan perkembangan proyek yang sudah disampaikan. Steering committee juga menjamin ketersediaan sumber daya yang diperlukan demi keberhasilan proyek. Dan bertanggung jawab untuk pemeriksaaan

akhir dan persetujuan

semua hasil proyek. • Project Manager Project Manager bertanggung jawab atas pelaksanaan secara keseluruhan dan keberhasilan proyek. Project manager melaksanakan kegiatan operasional manajemen proyek dan bertanggung jawab di dalam manajemen risiko. Sertamenyusun dan mengatur jadwal pertemuan selama proyek dijalankan nantinya. Project manager juga memonitor dan mengawasi secara keseluruhan atas kemajuan proyeknya. • Project Member

50 Project Member bertanggung jawab dalam melakukan kegiatan-kegiatan yang sudah tertera dalam susunan jadwal proyek. Setiap kegiatan yang dilakukan nantinya akan dilaporkan kepada project manager. Selain itu mengenai kendala-kendala yang terjadi selama kegiatan proyek juga akan dilaporkan kepada project manager. 4.1.1.3

Project Scope

Financial • Charts of accounts

Sales • Sales Order

Purchasing • Purchase Order • Purchase • Journal Entry • Delivery Delivery • Purchase • Reconsiliation • Return Return • Purchase Invoice • Cost Center • Invoice

Inventory • Item Managements • Price List • Receipt to Stock • Warehouse Transfer

Production • Bill of Materials • Production Order

Gambar 4.4 Project Scope

Project scope ini menggambarkan ruang lingkup mengenai proyek implementasi yang akan dijalankan pada PT. HFD. Project scope ini merupakan hasil dari diskusi antara kesepakatan kedua belah pihak baik dari client dengan konsultan. Tujuan dari pembentukan project scope ini adalah ketika proyek implementasi SAP Business One dijalankan tidak keluar dari ruang lingkup yang telah ditentukan. Project scope

yang digambarkan diatas merupakan secara garis besar dari

modul-modul yang akan diimplementasikan nantinya. Berikut ini merupakan project scope yang lebih spesifik dari gambaran yang di atas.

51 •

Basic system initialization and company setup,

•

Setting G/L Determination,

•

Hanya menggunakan satu level BOM pada modul production,

•

Migration of master data into SAP system using SAP Business One template, dan

•

Penambahan UDF, UDT, dan formatted researh. Selain itu juga didiskusikan mengenai Project Scope dari bagian

installation.Project Scope yang dibahas adalah: •

SQL ServerInstallation,

•

SAP Business One ServerInstallation, dan

•

SAP Business One ClientInstallation (max. 10 pc).

4.1.2

Blueprint Tahapan kedua pada implementasi yang menggunakan metode ASAP adalah fase blueprint. Pada fase blueprint ini dijelaskan mengenai kesepakatan proses bisnis antara client dengan pihak konsultan. Pada fase blueprint akan dilaksanakan aktivitas-aktivitas sebagai berikut, yaitu mendefinisikan standard document yang ada di SAP, mengikutsertakan user requirement yang telah ditentukan bersama dengan client, serta memberikan solusi berupa proses bisnis yang disesuaikan dengan SAP Business One.

52

Gambar 4.5Business Blueprint

4.1.2.1 Minute of Meeting Purchasing Melalui minute of meeting purchasing, dapat digali lebih dalam informasi yang dibutuhkan oleh pihak konsultan dari pihak client yaitu PT. HFD. Pada minute of meeting pihak konsultan juga memberikan solusi terhadap masalah yang dihadapi oleh client. Berikut ini adalah beberapa hal yang dirangkum di dalam minute of meetingpurchasing : Tabel 4.2 Minute of meeting purchasing No

Bagian Master Data

Pertanyaan

1

Informasi yg disimpan pada master data

2

Kode supplier yang diinginkan

Jawaban - Kode supplier - Nama supplier - Alamat (bill to) - Contact person - Telepon & fax - E-Mail - Handphone - Default payment terms SXXXX Contoh : S0001 - Supplier A

53 3

Jenis pengelompokan supplier terdiri dari apa saja?

- Bahan baku - Bahan penolong - Mesin - ATK - Sparepart becak - Sparepart mesin - Sparepart mobil

Pengkodean purchase order (PO) Prosedur pembuatan purchase order

- PO1-11 = pajak - PO2-11 = non pajak - Bagian gudang melaporkan kepada bagian pembelian, untuk segera melakukan pembelian - Bagian pembelian membuat purchase order kepada supplier Ada Solusi : dengan menambahkan line item baru pada purchase order dengan jumlah barang bonus tertentu dan harganya bernilai ‘Nol’ (0) Contohnya pembelian pisang pada one time supplier menggunakan non inventory langsung dibiayakan ke harga pokok penjualan Untuk pembelian bawang putih atau merah menggunakan cash advance Menggunakan default SAP IDR (Rp.) Maintain stock dalam sistem menggunakan kg, tetapi di purchase order di-mantain dengan peti

Purchase Order 1 2

3

Apakah ada pembelian bonus dari supplier?

4

Pembelian kepada supplier yang sifatnya tidak rutin, apakah perlu di simpan datanya?

5 6 7

Form print purchase order Transaksi currency Bagaimana maintain stock telur ?

Goods Receipt PO 1

Apakah goods receipt PO melebihi jumlah barang dari purchase order ?

2

Apakah ada quality control?

Jika ada penerimaan barang yang tidak sesuai purchase order, maka bisa ditolak atau diterima, jika barang diterima akan dibuatkan purchase order baru,jika ditolak tidak dibuatkan dokumen baru Ada

54

Bagaimana untuk purchase order yang barangnya gagal dikirim dari supplier?

2

Jika barang yang diterima tidak lolos quality control maka dibuatkan return Purchase order yang bersangkutan akan di-close

Goods Return Bagaimana terjadinya proses return?

1

Karena kualitas buruk, return akan dibuat setelah goods receipt PO di buat

4.1.2.2 Minute of Meeting Inventory Minute of meeting ini membahas mengenai master data dan transaksi yang ada di inventory. Salah satu masterdata yang dibahas adalah item master data. Melalui minute of meeting inventory, dapat digali lebih dalam informasi yang dibutuhkan oleh pihak konsultan dari pihak client yaitu PT. HFD. Berikut ini adalah beberapa hal yang dirangkum didalam minute of meetinginventory : Tabel 4.3 Minute of meeting inventory No

Bagian Warehouse Master

Pertanyaan

1

Jenis warehouse terdiri dari apa aja?

2

Jenis kode warehouseyang diinginkan?

Jawaban -Penerimaan -Bahan Baku -Bahan Penolong -Floor Bahan Baku -Floor Barang Jadi -Reject -Barang Jadi -Loading Contoh: WH01 (untuk bahan baku)

Item Master 1

Jenis pengkodean itemterdiri dari apa saja?

G-FinishedGood dan BBahan Baku, RunningNumber : 4 digit. Contoh : GR0001 – Roti

55

Inventory di-maintain di mana? Bagaimana jika terjadi bufferedstock ?

2 3

4

Bagaimana cara maintain keju ?

5

Bagaimana cara maintain pisang ?

6

Bagaimana cara maintain barang promosi?

Coklat Keju ItemGroup : -BP : Bahan Baku Penolong -BU : Bahan Baku Utama -BK : Packaging -BR : Sparepart -BE : Energi -GR : Roti -GP : Pastry -GC : Cookies Warehouse Pemberian warning, untuk stock yang sudah dibatas minimuminventory (penggunaan fitur minimumstock pada warehouseinfo) Stock tidak di-mantain secara pcs, langsung dimantain secara kg (quantity di BOM menggunakan kg) Untuk bahan baku pisang, maka stock tidak dimaintain (karena penentuan UoM yang tidak memungkinkan), sehingga langsung dibiayakan saja sebagai inderectcost. Tidak di-mantain di dalam stock serta tidak ada pengaruhnya terhadap total itemcost barang. Untuk barang promosi maka disediakan UDT untuk mengetahui barang apa saja yang mendapatkan barang promosi

InventoryTransaction 1

Bagaimana jika inventorytransfer diluar production ?

-Warehouse penerimaan Æ Warehouse bahan baku

56

2

Bagaimana proses inventorytransfer sebelum production ?

3

Bagaimana proses inventorytransfersetelah production(barang yang goods) ? Inventory transfer setelah production apabila barang tidak goods

atau warehouse bahan penolong -Warehouse bahan baku dan atau warehouse bahan penolong Æwarehousefloor bahan baku -Warehousefloor barang jadi Æ Warehouse barang jadi Æ Warehouseloading -Warehousefloor barang jadi Æ Warehousereject

4.1.2.3 Minute of Meeting Production Minute of meetingproduction membahas proses bisnis yang terjadi pada bagian produksi di PT. HFD. Melalui minute of meeting production, dapat digali lebih dalam informasi yang dibutuhkan oleh pihak konsultan dari pihak client yaitu PT. HFD. Pada minute of meeting pihak konsultan juga memberikan solusi terhadap masalah yang dihadapi oleh client.Berikut ini

adalah

beberapa

hal

yang

dirangkum

didalam

minute

of

meetingproduction : Tabel 4.4 Minute of meeting production No 1

Bagian Production

Pertanyaan Jelaskan bagaimana proses produksinya?

Jawaban Roti : -Penyaringan dan persiapan bahan baku -Proses mixing -Proses pengisian serta pengisian dough roti -Proses Baking -Proses qualitychecking dan packing Pastry :

57

Apa yang dilakukan jika ada sisa bahan baku? Bagaimana pembuatan productionorder ?

2 3

Bagaimana untuk adanya barang reject ?

4

-Proses persiapan bahan baku -Pengelolaan adonan -Proses baking -Proses packing Untuk sisa bahan baku dilakukan goodsreceipt Dibuat terpisah untuk pengerjaan brand roti yang berbeda Dipangang ulang berdasarkan expireddate

4.1.2.4 Minute of Meeting Sales Minute of meetingsales membahas proses bisnis yang terjadi pada bagian penjualan di PT. HFD. Melalui minute of meeting sales, dapat digali lebih dalam informasi yang dibutuhkan oleh pihak konsultan dari pihak client yaitu PT. HFD. Pada minute of meeting pihak konsultan juga memberikan solusi terhadap masalah yang dihadapi oleh client. Berikut ini adalah beberapa hal yang dirangkum di dalam minute of meetingsales : Tabel 4.5 Minute of meeting sales No

Bagian MasterData

Pertanyaan

1

Jenis kode customeryang diinginkan

2

Productgroup terdiri dari apa saja?

Jawaban ABC-XX-YYYYYY ABC : Kode Wilayah XX : Tipe Customer - 01 Agent (toko, warung) - 02 ModernOutlet (minimarket) - 03 Retail (supermarket) YYYYYY : Runningnumber -Roti -Pastry - Cookies

SalesOrder 1

Jenis pengkodean sales order yang diinginkan

XYYZZZZZZ Keterangan : X : Tipe sales order

58

2

Ada berapa jenis Approvalsales order ?

3

Bagaimana jenis masingmasing PaymentTerms ?

4

Bagaiman a cara penjualan pada DEPO ?

5

Bagaimana untuk penjualan sample ? UoM (UnitofMeasure) yang diinginkan? Apakah ada penjualan diskon?

6 7

8 9

Apakah ada partialpayment ? Apakah ada pricelist ?

10

Bagaimana jika barang yang dikirim tidak sesuai dengan sales order ? Apakah ada creditlimit ? Apakah ada retur?

11 12

-1 SalesOrder Biasa -2 SalesOrderSample YY :Tahun ZZZZZZ: RunningNumber Jenis approvalsales order: - Creditlimit - Ada invoice yang overdue - Harga sales order tidak sesuai dengan pricelist -Agent (1 hari) -ModernOutlet (15 hari) -Retail (30-45 hari) DEPO sama dengan warehouseloading hanya mengurus pengiriman. Penggunaan inventorytransfer sebagai bukti barang yang sudah dikirim ke DEPO. Sekaligus membuat DO untuk diberikan kepada setiap customer Menggunakan inventory item dengan unitprice 0 Penjualan menggunakan pcs. Ada penjualan diskon bertingkat, contoh : 7% apabila customer membayarkan sebelum jatuh tempo, ditambahkan 4% apabila customer membeli melebihi dari minimalquantity Ada, untuk customer tertentu Merupakan harga jual yang ditambahkan dengan PPN Jika barang tidak sesuai pembuatan sales order lagi Ada Jika ada kelebihan barang

4.1.2.5 Minute of Meeting Financial Accounting and Banking Minute of meetingaccounting dan banking membahas proses bisnis yang terjadi pada bagian penjualan di PT. HFD. Melalui minute of

59 meeting financial accounting dan banking, dapat digali lebih dalam informasi yang dibutuhkan oleh pihak konsultan dari pihak client yaitu PT. HFD. Pada minute of meeting pihak konsultan juga memberikan solusi terhadap masalah yang dihadapi oleh client. Berikut ini adalah beberapa hal yang dirangkum di dalam minute of meetingfinancial accounting andbanking : Tabel 4.6 Minute of meeting financial accounting and banking No

1 2

3

4

5

6

Bagian Financial Accounting

Pertanyaan

Jenis local currency&system currencyyang digunakan? Bagaimana cara pengakuan sebagai asset ?

Jawaban

IDR

-Diakui sebagai asset apabila >= 5 juta -Pembelian asset menggunakan DP -Asset diakui ketika perlengkapan komplit Metode apa yang digunakan -Metodenya straightline untuk untuk depresiasi ? penghitungan depresiasi asset -Jika akuisisi asset pada tanggal 16-31, maka disusutkan pada bulan depan -Jika akuisisi asset tanggal 1-15 disusutkan pada bulan itu juga Berapa jenis tipe assetclass? -Mesin -Kendaraan -Bangunan -Peralatan Kantor -Becak -Peralatan Produksi Berapa lama usefullifeassets ? -Mesin : 10 tahun -Kendaraan : 4 tahun -Bangunan : 20 tahun -Peralatan kantor : 4 tahun -Becak : 4 tahun -Peralatan produksi : 4 tahun Jenis pengkodean asset -Mesin = MSN -Kendaraan = KDS

60 -Bangunan = BGN -Peralatan kantor = PLK -Becak =BCK -Peralatan produksi = PLP Banking 1

Bagaimana cara pembayaran outoingpayment ?

2

Bagaimana cara pembelian ATK? Bagaimana untuk witholdingtax ?

3

Cara Pembayaran : -Bank Transfer -Cash -Cheque/Giro Menggunakan sistem cashonadvance Pemotongan PPH pada saat invoice. -PPh23 = rate 2% -PPh22 = rate 2%

Document Numbering 4

Berapa jenis untuk outgoing payments ?

5

Berapa jenis untuk incoming payments ?

BBK – Bukti Bank Keluar BKK – Bukti Kas Keluar BKP MNR CHQ – Cheques BBM – Bukti Bank Masuk BKM – Bukti Kas Masuk BKP MNR

4.1.2.6 Financial Accounting and Banking Blueprint Dokumentasi ini menyediakan semua informasi bagi pihak pertama (Konsultan SAP Business One) dan pihak kedua (PT. HFD) yang telah setuju untuk melakukan konfigurasi dan setup terhadap sistem baru yang didasarkan oleh initial requirement dan yang telah ditandatangani oleh pihak PT. HFD. Konsultan SAP Business One akan mendokumentasikan semua fungsi standar (built in pada SAP Business One) serta customization yang diperlukan sebagai solusi untuk memenuhi keperluan pihak PT. HFD. Dokumen To Be Design (Blueprint) merupakan dokumen yang penting untuk

61 konsultan SAP Business One sebagai panduan untuk memulai melakukan konfigurasi dan setup sistem SAP Business One yang termasuk juga customization yang diperlukan sesuai dengan keperluan client.Dokumen To Be Design juga digunakan untuk menentukan ruang lingkup dari proyek. Dokumentasi ini terdiri dari bagian-bagian berikut : •

Accounting Standard,

•

Fixed Asset Standard,

•

Banking Standard, dan

•

Accounting, Fixed Asset and Banking Business Process.

1. Accounting Standard SAP Business One dapat menangani pencatatan akuntansi dengan dua jenis mata uang yang berbeda, yaitu local currency (mata uang lokal) dan system currency (mata uang yang digunakan pada sistem). Local currency adalah mata uang yang digunakan oleh perusahaan untuk setiap transaksi dan tertera dengan jelas pada dokumen transaksi. System currency biasanya berbeda dengan mata uang yang digunakan pada lokasi di mana transaksi terjadi, contohnya digunakan oleh perusahaan multinasional; system currency memungkinkan kantor pusat mengggunakan mata uang yang berbeda dengan mata uang yang digunakan oleh anak perusahaan, misalnya anak perusahaan menggunakan IDR (Rp) karena anak perusahaan tersebut berlokasi di Indonesia dan kantor pusat menggunakan USD ($) karena kantor pusat berlokasi di Amerika Serikat. Jika terjadi kasus tersebut maka sistem akan secara otomatis melakukan kalkulasi

62 semua transaksi yang menggunakan local currency dan mengaturnya ke dalam pencatatan jurnal dalam bentuk system currency. Cara ini akan memudahkan pelaporan dari semua anak perusahaan dan bisa membuat sistem anak perusahaan dengan sistem kantor pusat lebih terintegrasi. Beberapa informasi yang berhubungan dengan pengaturan financial accounting untuk PT. HFD, meliputi: 1. Periode pembukuan Januari – Desember, 2. Local currency (LC) = IDR, System currency (SC) = IDR, 3. Metode penghitungan : - Barang jadi dengan standard cost, - Bahan baku dengan moving average price, 4. Periode tutup buku dilakukan dalam setahun sekali (pada akhir tahun), 5. Pada saat tutup buku, SAP Business One akan memindahkan semua transaksi akun Laba Rugi ke dalam Pendapatan Tahun Berjalan, kemudian pada awal bulan tahun berikutnya akan dipindahkan ke akun Laba Ditahan. 1.1

Chart of Account (CoA)

63

Gambar 4.6Chart of Account

1. Struktur Chart of Accounts : a. CoA akan menggunakan lima (5) level, b. Format penomoran account yang terdapat di PT.HFD : • Level 1 : XXXXXXXXXXXXXXX Æ 100000000000000 untuk penomoran asset, • Level 2 : XX Æ 11 untuk aktiva lancar, 12 untuk aktiva tetap, dan lainnya, • Level 3 : XXYYÆ 1101 untuk kas, 1102 untuk bank, dan lainnya, • Level 4 : XXYYZZ Æ 110101 untuk kas besar, 110102 untuk kas kecil, dan lainnya,

64 • Level 5 : XXYYZZAA Æ 11010101 untuk kas besar, 11010201 untuk kas kecil, dan lainnya. Untuk level satu (1), kode digit dan namanya tidak dapat diubah karena sudah merupakan suatu pengaturan yang baku dari SAP, tetapi pada level yang berikutnya dapat ditentukan sendiri. c. Nama account pada PT.HFD semua dalam bahasa Indonesia, d. Active account adalah akun yang dapat digunakan dalam transaksi. Account dari level 1-4 merupakan title account dan account pada level 5 merupakan merupakan active account, e. Terdapat tiga account type pada CoA yaitu expenditure, sales dan others. Expenditure account adalah semua account yang berhubungan dengan expenses pada perusahaan. Sebagai contoh (biaya pada laci ke-6 pada CoA) seperti Biaya Kompensasi Pegawai, Biaya Perjalanan Dinas, dan lainnya. Sales account adalah semua account yang berhubungan dengan penjualan serta menghasilkan turnover pada perusahaan. Sebagai contoh (penjualan pada laci ke-4 pada CoA) seperti Penjualan Roti, Penjualan Cookies, dan lainnya, f. Control Account digunakan untuk akun yang terkait dengan utang dan piutang, yang tidak bisa dilakukan posting jurnal langsung ke ’control account’ tersebut, 2. Akun piutang (Account Receivable) Akun piutang adalah salah satu akun yang akan diatur sebagai control account. Karena akun piutang hanya bisa menggunakan kode customer pada transaksi.

65 Contoh akun piutang: piutang dagang. 3. Akun utang (Account Payable) Akun utang adalah salah satu akun yang akan diatur sebagai control account. Karena akun utang hanya bisa menggunakan kode supplier pada transaksi. Contoh akun utang : utang dagang. 4. Pekerjaan sedang dalam proses (Work In Process) Akun pekerjaan dalam proses adalah akun yang digunakan untuk mencatat barang (bahan baku) yang dikeluarkan untuk produksi dan juga barang yang diterima dari produksi (barang jadi). Transaksi yang menggunakan akun ini adalah Issue for production. Berikut adalah pencatatannya di dalam jurnal : WIP

Dr Persediaan (raw material)

Cr

Transaksi lain yang menggunakan akun ini adalah Receipt from production. Berikut adalah pencatatannya di dalam jurnal : Persediaan (finish good)

Dr

WIP

Cr

5. Utang belum ditagihkan (GR/IR Clearing) Akun ini akan digunakan untuk mencatat transaksi penerimaan barang berdasarkan purchase order, akan tetapi belum ada penagihan dari supplier pada saat penerimaan barang tersebut. Transaksi yang menggunakan akun ini adalah Good Receipt PO. Berikut adalah pencatatannya di dalam jurnal: Persediaan Utang Belum Ditagihkan

Dr Cr

66 Ketika dibuatkan penagihan (A/P Invoice), berikut adalah pencatatannya di dalam jurnal : Utang Belum Ditagihkan

Dr

Utang Dagang 6. Pajak dibayar dimuka (Aktiva Lancar) : a. PPN Masukan, b. PPN Masukan Sementara, c. PDM : PPh 21, d. PDM : PPh 22, e. PDM : PPh 23, f. PDM : PPh 25/29, Utang pajak (Pasiva Lancar) : g. PPN Keluaran, h. H/P : PPH 21, i. H/P : PPH 22, j. H/P : PPH 23, k. H/P : PPH 25. 7. Pendapatan (Revenue) : a. Penjualan Roti, b. Penjualan Pastry, c. Penjualan Cookies. 8. Akun Cost of Good Sold (COGS) : a. COGS Roti, b. COGS Pastry,

Cr

67 c. COGS Cookies, 9. Biaya Operasional : biaya marketing dan biaya umum Gaji dan tunjangan karyawan, biaya bonus customer, biaya pemakaian barang pendukung, biaya perbaikan dan perawatan, biaya R&D, biaya ijin kendaraan, biaya asuransi, biaya promotion, biaya kegunaan, biaya kantor atau perlengkapan kantor, biaya posting, biaya profesional, biaya pemeliharaan kendaraan, kesejahteraan karyawaan, biaya hiburan dan perjalanan dinas. Biaya penyusutan fixed asset : Biaya Penyusutan Bangunan, Biaya Penyusutan Cetakan, Biaya Penyusutan Mesin, Biaya Penyusutan Program, Biaya Penyusutan Inventaris Kantor atau Pabrik, Biaya Penyusutan Kendaraan. 10. Pendapatan atau Biaya non operasional Biaya : administrasi bank, beban bunga pajak, biaya lain - lain 11. Assets a. Aktiva tetap Daftar akun yang berhubungan dengan semua aktiva di perusahaan. Sebagai contoh : tanah, bangunan, mesin, dan lainnya. Terdapat juga akun CIP (Construction In Progress) yang digunakan pada saat akuisisi asset. b. Akumulasi penyusutan Daftar akun yang berhubungan dengan semua penyusutan aktiva pada perusahaan. Sebagai contoh : akumulasi penyusutan bangunan dan akumulasi penyusutan mesin. c. Biaya Penyusutan

68 Daftar akun yang berhubungan dengan penyusutan aktiva pada perusahaan. Sebagai contoh biaya penyusutan kendaraan umum.

1.2

Journal Entry Dokumen ini digunakan untuk melihat semua jurnal yang telah dibuat,

baik dari journal entry secara manual maupun jurnal-jurnal yang dihasilkan dari hasil transaksi dokumen.Journal entry ini juga dapat berfungsi sebagai alat untuk melakukan pencatatan jurnal secara manual. Contoh: journal adjustment, jurnal perkiraan biaya, dan lainnya.

Gambar 4.7Journal Entry

1.3

Journal Voucher

69 Journal voucher digunakan untuk menyimpan draft journal entry. Journal voucher dapat diubah selama journal voucher belum ter-posting ke dalam sistem.

Gambar 4.8Journal Voucher

1.4

Posting Template Posting template digunakan untuk menyimpan template dari journal entry

yang sering terjadi. Yang dimasukkan ke dalam posting template adalah persentase jumlah dari setiap akun.

Oleh karena itu dengan membuat journal entry

berdasarkan posting template, SAP Business One akan memisahkan nilai yang sesuai dengan persentase setiap akun yang telah dibuat template-nya. Dengan menggunakan posting template ini, akan mempermudah dan mempercepat user, untuk melakukan posting journal melalui journal entry di mana akun yang di-posting, pasangan akun-nya selalu sama, yang berbeda hanya

70 dari sisi nilainya saja. Contoh: jurnal accrued expenses.

Gambar 4.9Posting Template

1.5

Recurring Posting Recurring posting digunakan untuk mencatat jurnal yang memiliki nilai

tetap yang harus di-posting ke dalam sistem setiap jangka waktu tertentu, misalnya bulanan (setiap tanggal 1), mingguan (setiap hari Senin), tahunan, dan lainnya.

71

Gambar 4.10Recurring Postings

Contoh jurnal yang dapat menggunakan fasilitas recurring posting adalah jurnal pengalokasian biaya asuransi yang telah dibayar dimuka selama 12 bulan dengan nilai alokasi setiap bulannya 1/12 dari jumlah asuransi yang telah dibayar dimuka. Contoh: Asuransi dibayar di muka Rp. 1.200.000,- untuk 12 bulan. Biaya asuransi per bulan = (1/12) * 1.200.000 = Rp 100.000,Frekuensi : setiap akhir bulan. Pencatatan dalam jurnal untuk recurring posting adalah : Biaya asuransi

Dr

Biaya asuransi dibayar dimuka

Rp.100.000,Cr

Rp.100.000,-

72 1.6

Manual Reconciliations Rekonsiliasi adalah proses membandingkan dan mencocokan dokumen-

dokumen atau akun-akun, misalnya mencocokan A/R Invoice dengan A/R Credit Memo. Ada dua jenis dari internal reconciliation di SAP Business One: 1. G/L Internal Reconciliation Jenis rekonsiliasi ini digunakan saat user ingin mencocokan akun yang ada di buku besar. Sebagai contoh akun-akun yang menggunakan tipe rekonsiliasi ini adalah akun-akun penampung atau akun sementara seperti suspense account, uang

muka,

dan

lainnya.

Rekonsiliasi

ini

dapat

ditemukan

di

FinancialsÆInternal ReconciliationÆReconciliation.

Gambar 4.11G/L Internal Reconciliation

2. Business Partner Reconciliation Jenis rekonsiliasi ini digunakan user ketika ingin mencocokan transaksi dengan control account yang berkaitan dengan business partner. Sebagai contoh tipe akun yang menggunakan jenis rekonsiliasi ini adalah control account seperti

73 utang dagang, piutang dagang, dan lainnya. Rekonsiliasi ini dapat ditemukan di Business PartnerÆInternal ReconciliationÆReconciliation.

Gambar 4.12BP Internal Reconciliation

3. External Reconciliation Banking Jenis rekonsiliasi ini digunakan user ketika ingin melakukan pencocokan antara akun pada sistem dan rekening koran. Rekonsiliasi ini dapat ditemukan di BankingÆBank Statements and External Reconciliation

Gambar 4.13External Bank Reconciliation

74 2. Fixed Asset Standard Fixed assets (Aktiva Tetap) merupakan Add On pada SAP Business One (Add On ini disediakan oleh SAP), yang dapat mengatur serta memonitor aktiva tetap di dalam sistem. Dari subsidiary ledger sampai general ledger pada financial accounting, fixed assets akan memberikan informasi detil yang berhubungan dengan transaksi pada aktiva tetap.

2.1

Fixed Asset Master Data

Gambar 4.14Fixed Asset Master Data

75 2.2

Acquisition (Pengakuan Asset) Pengakuan atas suatu barang yang merupakan aktiva tetap menggunakan

acquisition. Fixed Assets di SAP Business One membantu untuk mengolah data aktiva tetap pada proses bisnis.

Gambar 4.15Fixed Asset Acquisition

Tanggal pengakuan asset (Capitalization Date) terjadi pada saat barang tersebut telah dibuatkan dokumen invoice dan mulai digunakan, pencatatannya dalam jurnal adalah sebagai berikut : Akun Asset CIP

Dr Cr

76 2.3

Depreciation (Penyusutan) Depreciation digunakan untuk menyusutkan nilai asset pada setiap periode

tertentu, sesuai dengan masa manfaatnya disertai metode penyusutan yang digunakan. Pada SAP Business One, penghitungan nilai penyusutan dalam periode tertentu dilakukan secara otomatis oleh sistem, untuk mem-posting digunakan “Depreciation Run”.

Gambar 4.16Depreciation Run

1. Metode penyusutan: garis lurus (straight line method). 2. Bulan penyusutan: a. Tanggal akuisisi 1-15 penyusutan mulai dilakukan di bulan tersebut, b. Tanggal akuisisi 16-31 penyusutan mulai dilakukan di bulan berikutnya.

77 3. Formula: nilai perolehan atau masa manfaat. 4. Pencatatan di dalam jurnalnya adalah sebagai berikut : Penyusutan

Dr

Akun Akumulasi Penyusutan

2.4

Cr

Retirement dan Scrapping Retirement dan scrapping digunakan untuk proses penghapusan nilai

asset tertentu, baik dikarenakan sudah habis masa manfaatnya, hilang, rusak, atau akan dijual.

Gambar 4.17Fixed Asset Retirement

78 1. Pencatatan penjualan fixed asset (retirement) pada jurnal : CIP

Dr Laba Rugi Fixed Assets

Akumulasi penyusutan

Cr Dr

Akun Asset Laba Rugi Fixed Assets

Cr Dr


Cr Dr

Laba Rugi Fixed Assets

Cr

Nilai CIP akan ter-reconcile pada saat A/R Invoice untuk asset tersebut telah dibuat sebagai bentuk penagihan ke pembeli. A/R

Dr CIP

Cr

Besarnya laba rugi dari Fixed Assets yang dijual akan dihitung secara otomatis oleh sistem. 2. Pencatatan fixed asset yang dibuang (scrapping) pada jurnal : Akumulasi penyusutan

Dr


Cr Dr

Akun Asset Laba Rugi Fixed Assets Laba Rugi Fixed Assets

Cr Dr Cr

Besarnya kerugian dari Fixed Asset yang dibuang akan dihitung secara otomatis oleh sistem.

79 3. Banking Standard Banking digunakan untuk melakukan semua transaksi pengeluaran dan penerimaan uang yang melibatkan akun kas dan bank (Cash Account), meliputi : pembuatan Outgoing paymentsdan Incoming payments untuk masuk dan keluarnya uang serta Deposits untuk melakukan pembayaran atau penerimaan menggunakan cheque.

3.1

Payment Means Pada saat penerimaan pembayaran (incoming payments) atau pengeluaran

pembayaran (outgoing payments) dibuat, user harus memasukkan metode pembayarannya (payment means). Ada empat jenis dari payment means: 1. Cheque, 2. Bank Transfer, 3. Credit Card (tidak digunakan di PT. HFD), dan 4. Cash.

80

Gambar 4.18Payment Means

Pada payment means, user memilih akun yang akan digunakan untuk melakukan pembayaran. Pengeluaraan atau penerimaan bisa menggunakan lebih dari satu jenis metode pembayaran. Contoh : invoice dengan jumlah Rp 1.000.000,- customer akan menggunakan dua metode pembayaran untuk satu transaksi secara bersamaan, yang pertamadengan menggunakancash Rp 250.000,dan yang kedua dengan menggunakan transfer dari bank Rp 750.000,-.

81 3.2

Incoming payments Incoming payments pada SAP Business One digunakan untuk mencatat

transaksi penerimaan uang melalui media pembayaran Cash, Bank Transfer, Credit Card dan Cheque. PT. HFD hanya menggunakan Cash, Bank Transfer dan Cheque sebagai penerimaan pembayaran.

Gambar 4.19Incoming payments

Agar dokumen A/R Invoice ataupun A/R DP Invoice sudah dapat dianggap lunas, user perlu membuat incoming payments.Incoming payments terhadap suatu invoice dapat dibuat berulang kali selama invoice tersebut belum dilunasi sepenuhnya. Setiap incoming payments hanya dapat menunjuk ke satu

82 customer saja, akan tetapi user dapat memilih lebih dari satu invoice yang berkaitan dengan customer tersebut. Pencatatannya dalam jurnal adalah sebagai berikut : Kas atau Bank

Dr

Piutang dagang

3.3

Cr

Outgoing payments Outgoing payments pada SAP Business One digunakan untuk mencatat

transaksi pengeluaran uang melalui media pembayaran Cash, Bank Transfer, Credit Card dan Cheque.

Gambar 4.20Outgoing payments

83 Agar dokumen A/P Invoice ataupun A/P Down Payment Invoice sudah dapat dianggap lunas, user perlu membuat outgoing payments. Outgoing payments terhadap suatu invoice dapat dibuat berulang kali selama invoice tersebut belum dilunasi sepenuhnya secara amount. Setiap outgoing payments hanya dapat menunjuk ke satu supplier saja, akan tetapi user dapat memilih lebih dari satu invoice yang berkaitan dengan supplier tersebut. Pencatatannya dalam jurnal : Utang dagang Kas atau bank

3.4

Dr Cr

Deposits

Gambar 4.21Deposit

84 Deposit pada SAP Business One berfungsi sebagai trigger untuk pencairan uang terhadap semua transaksi yang berhubungan dengan Cheque sebagai payment means. Untuk kasus penerimaan Cheque pada PT. HFD, setelah incoming payments (Cheque sebagai payment means), dilakukan Deposit pada Postdated Cheque pada saat Cheque sudah cair. Pencatatannya dalam jurnal adalah sebagai berikut : Cash Account Postdated Cheque

Dr. Cr.

4. Accounting, Fixed Assets and Banking Business Process Bagian ini berisikan kasus – kasus yang dihadapi di PT. HFD, dan pada setiap kasus akan dijelaskan tahap – tahap untuk menangani kasus tersebut.

85

Gambar 4.22 Departemen yang terlibat dalam accounting process

4.1

Cash Advance Pada kasus ini bagian keuangan mengeluarkan uang terlebih dahulu

sebelum melakukan proses pembelian di SAP, yang dilakukan untuk pembelian barang-barang non inventory seperti ATK dan lainnya. Kasus ini juga menganggap bahwa karyawan merupakan customer dengan akun uang muka karyawan.

86

Gambar 4.23Cash Advance Process Proses: 1.

Setelah menerima permintaan pembelian, bagian keuangan membuat outgoing payments (dengan memilih customer — yang dianggap sebagai karyawan, menjadi Bill To–nya) dan menginput jumlah uang yang dikeluarkan. Pencatatannya di dalam jurnal adalah sebagai berikut : Uang muka karyawan Kas

Dr. Cr.

2. Jika jumlah uang muka kepada karyawan kurang, maka pada saat reconciliation, bagian keuangan akan membuat outgoing payments kepada karyawan untuk membayar balik kepada karyawan.

87 3. Jika terdapat jumlah uang muka kepada karyawan yang lebih, maka bagian keuangan akan membuat incoming payments.

4.2

Partial Payments Pada kasus ini pelanggan atau supplier membayar jumlah piutang atau

utangnya tidak penuh melainkan beberapa kali (cicilan).

Gambar 4.24Partial Payments Process Proses: 1.

Bagian penjualan atau pembelian telah melakukan penagihan terhadap customer atau menerima penagihan dari supplier.

2.

Apabila pembayaran terhadap penagihan tersebut dilakukan secara menyicil (partial)

maka

bagian

keuangan

akan

membuat

paymentsatauoutgoing payments sampai tagihan sudah lunas.

incoming

88 4.3

Pembelian yang dilakukan Pemegang Saham Pada kasus ini, pemegang saham pada PT. HFD melakukan pembelian

dengan credit card atau tunai pribadinya yang kemudian digantikan dengan keuangan perusahaan.

Gambar 4.25 Proses Utang Pemegang Saham Proses: 1.

Pemegang saham melakukan pembelian dengan uang pribadi (via kartu kredit dan lainnya).

2.

Bagian pembelian kemudian membuat purchase order atas pembelian tersebut.

3.

Kemudian bagian pembelian akan melakukan penerimaan barang dan membuat goods receipt PO.

89 4.

Bagian keuangan kemudian akan membuat AP Invoice berdasarkan goods receipt PO dan membuat journal entry. Pencatatannya di dalam jurnal adalah sebagai berikut : A/P

Dr. Utang pemegang saham

5.

Cr.

Setelah pembuatan jurnal dan pengakuan utang perusahaan terhadap pemegang saham, maka bagian keuangan membuat outgoing payments untuk melunasi utang pada pemegang saham. Pencatatannya di dalam jurnal adalah sebagai berikut : Utang pemegang saham Kas

4.4

Dr. Cr.

Suspense Account (Penerimaan pembayaran yang tidak diketahui) Pada kasus ini perusahaan mendapatkan uang masuk tetapi tidak

mengetahui dari pihak mana.

90

Gambar 4.26Suspense Account Process Proses: 1.

Bagian keuangan menerima pembayaran yang tidak diketahui dari pihak mana.

2.

Bagian keuangan kemudian membuat incoming payments on account. Pencatatannya di dalam jurnal adalah sebagai berikut : Kas

Dr.

Suspense Account 3.

Cr.

Setelah pembayaran diketahui dari pihak mana, maka perusahaan akan membuat incoming payments (suspense account sebagai payment means) dengan jurnal sebagai berikut : Suspense Account A/R

Dr. Cr.

91 4.

Pada akhirnya bagian keuangan membuat G/L internal reconciliation untuk mencocokan incoming payments dan incoming payments yang sebelumnya sudah dibuat.

4.5

Menerima Cheque Pada kasus ini perusahaan menerima cheque atau giro sebagai

pembayaran dari pelanggan.

Gambar 4.27 Proses Menerima Cheque Proses: 1.

Setelah proses penjualan dan pelanggan melakukan pembayaran dengan cheque atau giro maka bagian keuangan membuat incoming payments dan memilih

cheques

sebagai

payment

means

(pemotongan

Pencatatannya di dalam jurnal adalah sebagai berikut :

piutang).

92 Postdated Cheque

Dr.

A/R 2.

Cr.

Setelah cheque cair, maka bagian keuangan membuat deposit terhadap cheque yang sudah cair. Pencatatannya di dalam jurnal adalah sebagai berikut : Kas

Dr. Postdated Cheque

4.6

Cr.

Pembayaran Menggunakan Cheque Pada kasus ini perusahaan membayar ke supplier dengan menggunakan

cheque.

Gambar 4.28 Proses Pembayaran Menggunakan Cheque

93 Proses: 1.

Setelah proses pembelian dan perusahaan ingin menggunakan cheque sebagai metode pembayaran maka bagian keuangan membuat outgoing paymentsdengan postdated cheque for suppliersebagai payment means. Pencatatannya di dalam jurnal adalah sebagai berikut: A/P

Dr.

Postdated Cheque For Supplier 2.

Cr.

Kemudian pada saat mengeluarkan cheque keuangan membuat cheque for payment dengan memilih cheque yang sebelumnya dibuat pada outgoing paymentsdan mengubah status endorsement menjadi Yes berdasarkan dari buku bank yang nilainya sudah berkurang.

3.

Setelah cheque sudah keluar maka dibuatnya outgoing payments, Pencatatannya di dalam jurnal adalah sebagai berikut : Postdated Cheque For Supplier CashAccount

4.

Dr. Cr.

Setelah pembuatan outgoing paymentsmaka dibuatnya G/L internal reconciliation untuk mencocokan dokumen outgoing payments yang telah dibuat.

4.1.2.7 Purchasing Blueprint Dokumentasi ini menyediakan semua informasi bagi pihak pertama (konsultan SAP Business One) dan pihak kedua (PT. HFD) yang telah setuju untuk melakukan konfigurasi dan setup terhadap sistem baru yang didasarkan oleh initial requirement dan yang telah ditandatangani oleh pihak PT. HFD.

94 Konsultan SAP Business One akan mendokumentasikan semua fungsi standar (built in pada SAP Business One) serta customization yang diperlukan sebagai solusi untuk memenuhi keperluan pihak PT. HFD. Dokumen To Be Design (Blueprint) merupakan dokumen yang penting untuk Konsultan SAP Business One sebagai panduan untuk memulai melakukan konfigurasi dan setup sistem SAP Business One yang termasuk juga customization yang diperlukan sesuai dengan keperluan client.Dokumen To Be Design juga digunakan untuk menentukan ruang lingkup dari proyek. Dokumentasi ini terdiri dari bagian-bagian berikut : •

Purchasing Standard dan

•

Purchasing Process Business

1. Purchasing Standard Untuk setiap dokumen standard marketing pada SAP Business One, user dapat menyembunyikan atau menampilkan setiap field pada area matrix (baris) dengan menggunakan form settings. Tetapi user tidak dapat menyembunyikan atau menampilkan field-field pada area header.

Pada toolbars, klik icon yang telah ditandakan untuk membuka window form settings.

95

Gambar 4.29Form Settings – Purchase Order

Pada window form settings, pilih tab table format dan pilih field mana saja yang ingin ditampilkan pada area matrix (baris) dengan men-tick atau mengkosongkan checkbox visible.

1.1

Business Partner Master Data (Supplier) Business partner master data digunakan untuk menyimpan business

partner (supplier dan customer). Business partner akan digunakan untuk setiap dokumen SAP seperti dokumen purchasing, sales, journal entry, dan lainnya.

96

Gambar 4.30Business Partner Master Data

1. Kode Supplier Kode business partner : 1 digit (S : Supplier), Sequence number: 4digits, Contoh : S0001 – S9999. Terdapat juga supplier yang dinamakan sebagai one time supplier yang berfungsi sebagai supplier yang frekuensi pembeliannya sesekali saja atau tidak penting untuk dimasukkan sebagai supplier. 2. Grup Supplier: (dapat ditambah yang baru)

97 •

Bahan baku,

•

Bahan penolong,

•

Mesin,

•

ATK,

•

Sparepart becak,

•

Sparepart mesin,

•

Sparepart mobil.

3. Payment Terms Supplier • Payment terms yang telah ditentukan untuk supplier sebagai default dalam transaksi, • Jenis-jenis payment terms : 1 Hari, 3 Hari, 7 Hari, 14 Hari, 21 Hari, 30 Hari, 45 Hari, 60 Hari, dan • Tanggal jatuh tempo ditentukan dari jenis payment terms, dengan metode penghitungan berdasarkan tanggal posting dokumen ditambahkan tenggat waktu yang ditentukan di dalam payment terms tersebut. Setiap payment terms di set berdasarkan pada tanggal posting date (tanggal ini dianggap sebagai posting date pada SAP). 4. Akun Supplier • Accounts Payable (utang dagang): akun utang dagang merupakan salah satu akun yang akan diatur sebagai control account. Karena akun utang hanya bisa menggunakan kode supplier pada transaksi,

98 • Down Payment Clearing Account (akun untuk down payment): Akun ini digunakan untuk menyimpan transaksi pembayaran di muka terhadap supplier. 5. Field pada Master Data • Supplier Code (Kode supplier): primary key dari business partner master data, • Supplier Name (Nama supplier), • Supplier Group (Grup supplier), • Bill To (Alamat penagihan) : Alamat penagihan dari supplier, SAP dapat menyimpan beberapa alamat Bill To, • Payment Terms, • Contact person: SAP dapat menyimpan beberapa contact person, • Federal Tax ID (NPWP), • Control akun untuk Account Payable, dan • Down Payment Clearing Account.

1.2

Purchase Order Purchase order merupakan dokumen untuk mencatat pembelian terhadap

supplier. Ketika dibuat, dokumen ini tidak akan menghasilkan jurnal akuntansi tetapi akan mengakumulasi jumlah barang yang dipesan sehingga menambah persediaan pada inventory master data (ordered quantity). Untuk purchase requisition atau permintaan pembelian, maka akan digunakann purchase order.

99

Gambar 4.31Purchase Order

1. Purchase Order Field. - Header : •

Supplier code (Kode supplier),

•

Supplier name (Nama supplier),

•

Supplier Ref. No. (optional),

•

Doc. No. (Nomor dokumen),

•

Status,

•

Posting date (Tanggal posting transaksi),

100 •

Delivery date (Tanggal estimasi penerimaan barang),

•

Document date (Tanggal dokumen).

•

UDF o Purchase Requisition (Y/N), o Purchase Req No., o Purchase Type, dan o Harga Fix.

- Lines : •

Item No. (Kode item),

•

Item Description (Deskripsi item),

•

Quantity (Jumlah),

•

VAT (Pajak), dan

•

Unit Price (Harga satuan).

2. Jurnal : tidak ada jurnal pada purchase order. 3. Struktur Purchase Order. • Purchase order akan secara otomatis closed ketika semua barang telah dikirim oleh supplier, • Purchase order mempunyai payment terms, meski default payment terms pada transaksi didapatkan dari supplier master data. Payment terms pada dokumen purchase order juga dapat diganti sesuai dengan kondisi. • Purchase order yang belum terkirim semua barangnya oleh supplier dapat di-close secara manual oleh bagian pembelian.

101 1.3

Goods Receipt PO (Surat Terima Barang) Goods receipt PO digunakan sebagai dokumen penerimaan stock ke

dalam gudang. Goods receiptPO dapat berdasarkan dari satu atau lebih purchase order (supplier yang sama) yang telah dibuat pada sistem. Setelah dibuat, dokumen ini tidak hanya menambahkan jumlah pada persediaan (stock) di dalam gudang, tetapi juga menambahkan nilai persediaan pada akun persediaan, serta mengurangi nilai pada ordered quantity.

Gambar 4.32Good Receipt PO

1. Goods Receipt PO Field. - Header :

102 •


•


•


•

Doc. No.(Nomor dokumen),

•

Status,

•


•

Due date (Tanggal estimasi penagihan),

•


- Lines : •


•


•

Quantity (Jumlah),

•

VAT (Pajak),

•

Unit Price (Harga satuan), dan

•

Gudang.

Jurnal yang terjadi : Persediaan bahan baku

Dr

Utang belum ditagihkan

Cr

GRPO sebagian Untuk GRPO yang sebagian, user dapat mengubah jumlah penerimaan barang yang sesuai dengan menggunakan fungsi ‘copy from’ pada SAP Business One. Goods receipt PO yang dibuat berdasarkan purchase order dapat dibuat beberapa kali sampai

103 semua goods pada purchase order tidak ada lagi yang masih open (sudah diterima semua).

1.4

Goods Return Goods Return (Pengembalian Barang) digunakan untuk mencatat sebuah

pengembalian barang yang sebelumnya sudah diterima. Goods Return dapat didasarkan oleh satu atau lebih dokumen Goods Receipt PO. Dokumen Goods Return yang telah dibuat menyebabkan pengurangan persediaan pada gudang serta jumlah nilai pada akun persediaan.

Gambar 4.33Goods Return

104 1. Goods Return Field. - Header : •


•


•


•


•

Status,

•


•

Due date (Tanggal pengembalian barang), dan

•


- Lines : •


•


•

Quantity (Jumlah),

•

VAT (Pajak),

•

Unit Price (Harga satuan), dan

•

Gudang.

2. Jurnal yang terjadi : Utang belum ditagihkan

Dr

Persediaan bahan baku 3. Goods Return sebagian

Cr

105 Untuk goods return yang sebagian, user dapat mengubah jumlah penerimaan barang yang sesuai dengan menggunakan fungsi ‘copy from’ pada SAP Business One. Goods return yang dibuat berdasarkan GRPO dapat dibuat beberapa kali sesuai dengan jumlah yang akan di return.

1.5

A/P Down Payment Invoice (Penagihan Pembayaran Dimuka) A/P down payment invoice digunakan untuk mencatat penagihan

pembayaran dimuka kepada supplier. Apabila A/P down payment invoicesudah dibayarkan kepada supplier, maka pada saat penagihan pelunasan (A/P invoice) dokumen A/P down payment invoice ini digunakan untuk mengurangi jumlah tagihan.

Gambar 4.34A/P Down Payment Invoice

106

1. A/P Down Payment Field - Header :

-

•


•


•


•


•

Status,

•


•

Due date (Tanggal jatuh tempo pembayaran), dan

•


Lines : • Item No. (Kode item), •


•

Quantity (Jumlah),

•

VAT (Pajak), dan

•


2. Jurnal yang terjadi : Uang muka pembelian Utang dagang

Dr Cr

107 1.6

A/P Invoice A/P invoice digunakan untuk menimbulkan utang terhadap supplier. A/P

invoice dapat direferensikan kepada satu atau goods receipt PO yang telah dibuat. Jika ada satu atau lebih A/P down payment invoice yang berhubungan dengan A/P invoice, penagihan pembayaran tersebut dapat dimasukkan ke dalam A/P invoice.

Gambar 4.35A/P Invoice

1. A/P Invoice Field - Header : •


108 •


•


•


•

Status,

•


•

Due date (Tanggal jatuh tempo pembayaran),

•

Document date (Tanggal dokumen), dan

•

UDF o No Pajak Masukkan dan o Tanggal Pajak Masukkan

- Lines : •


•


•

Quantity (Jumlah),

•

VAT (Pajak), dan

•


2. Jurnal yang terjadi : Utang belum ditagihkan

Dr

PPN

Dr Utang dagang

Cr

109 1.7

A/P Credit Memo A/P credit memo digunakan untuk merevisi goodsreturn, A/P down

payment invoice atau A/P invoice jika terjadi kesalahan, misalnya terjadinya perubahan harga atau barang yang diterima berbeda dari pesanan. A/P credit memo dapat didasarkan dari satu atau lebih A/P invoice atau A/P down payment invoice. Jika barang - barang yang terdapat dalam dokumen ini di maintain quantity-nya maka dokumen ini akan mengurangi jumlah stock dan nilai inventory-nya karena dikembalikan ke pihak supplier. Jika bukan barang yang di maintainquantity-nya maka dokumen ini akan mengurangi biaya atau muka yang ditimbulkan dari dokumen sebelumnya.

Gambar 4.36A/P Credit Memo

110

1. A/P Credit Memo Field - Header :

-

•

Supplier Code (Kode supplier),

•

Supplier Name (Nama supplier),

•


•


•


•

Due date (Tanggal jatuh tempo pembayaran), dan

•


Lines : •


•


•

Quantity (Jumlah),

•

VAT (Pajak), dan

•


2. Jurnal yang terjadi : Utang dagang

Dr

PPN

Cr

Persediaan

Cr

Jurnal (NonInventory) yang terjadi : Utang dagang PPN

Dr Cr

111 Biaya

Cr

2. Purchasing Process Business

Gambar 4.37 Departement yang terlibat dalam purchasing process

112 2.1

Pembelian Biasa

Gambar 4.38 Proses Pembelian Biasa

Proses ini berlaku untuk pembelian biasa untuk barang-barang yang di- maintain pada inventory (seperti bahan baku tepung, minyak, mentega dan lainnya). Langkah – langkahnya adalah: 1.

Didapatkannya permintaan pembelian dari gudang.

2.

Kemudian bagian pembelian akan membuat “Purchase Order”.

3.

Pada saat penerimaan barang (pada warehousepenerimaan), jika supplier menunggu di tempat untuk proses quality control maka : a. Setelah proses pengecekan terdapat barang not goods(tidak layak) dan langsung dikembalikan ke supplier, selanjutnya bagian gudang membuat

113 goods receipt PO (warehousepenerimaan) terhadap barang yang bagus (goods) saja. b. Kemudian bagian gudang membuat inventory transfer dari warehouse penerimaan ke warehouse bahan baku. 4.

Jika supplier tidak menunggu di tempat, bagian gudang melakukan quality control, maka : a. Setelah proses pengecekan terdapat barang not goods, barang akan ditempatkan di warehouse reject dandibuatkan goods return. b. Kemudian bagian gudang membuat goods receipt dan inventory transfer untuk barang yang lolos quality control.

5.

Setelah pembuatan goods receipt PO dan mendapat penagihan (invoice) dari supplier maka bagian keuangan akan membuat A/P invoice.

6.

Setelah A/P invoice dibuat oleh bagian keuangan, bagian keuangan akan melakukan outgoing payments berdasarkan A/P invoice tersebut.

7.

Setelah dibayar, bagian keuangan akan mengecek ulang untuk mengetahui pembayaran lunas atau partial, jika partial maka akan dilakukan outgoing payments lagi jika mendapatkan tagihan dari supplier atau outgoing payments lagi pada waktu yang telah ditentukan.

114 2.2

Pembelian One Time Supplier (Inventory Item)

Gambar 4.39 Proses Pembelian One Time Supplier

Proses ini berlaku jika terjadinya permintaan pembelian secara manual dari gudang yang dikarenakan adanya keperlukan bahan baku yang mendesak. Langkah – langkahnya adalah: 1.

Dilakukan proses cash advance setelah adanya permintaan permbelian dan menginformasikan permintaan tersebut ke bagian pembelian.

2.

Kemudian bagian pembelian akan membuat “Purchase Order” (Set PPN atau non PPN dan dengan memilih one time supplier serta barang-barang atau jasa yang diinginkan dengan menggunakan non inventory item).

3.

Setelah barang diterima, bagian gudang akan membuat goods receipt PO.

115 4.

Setelah pembuatan goods receipt PO, maka bagian keuangan membuat A/P invoice tersebut.

5.

Kemudian bagian keuangan akan mencocokan nilai yang terdapat pada A/P invoice dan nilai cash advance yang telah dibuat, dengan menggunakan business partner reconciliation serta melakukan adjustment jika nilai pada A/P invoice terdapat kelebihan atau kekurangan.

2.3

Pembelian Barang Yang Mendapatkan Bonus

Gambar 4.40 Proses Pembelian Barang yang Mendapatkan Bonus

Proses ini berlaku untuk pembelian biasa yang mendapatkan bonus (sebagai contoh pembelian 1 ton tepung mendapatkan 50kg tepung sebagai bonus). Langkah – langkahnya adalah:

116 1.

Pada saat proses ‘Pembelian Biasa’ atau Proses PO-01, jika terdapat barang yang tidak dipesan atau barang bonus maka pada saat pembuatan purchase order, user akan menambah satu baris baru untuk memasukkan barang bonus tersebut dan pada unit price akan diisikan nilai “0”.

2.

Setelah langkah poin pertama dilakukan, bagian keuangan akan membuat A/P invoice untuk barang yang terdapat di proses ‘PembelianBiasa’.

3.

Setelah A/P invoice dibuat, bagian keuangan akan melakukan outgoing payments dan jika masih terdapat sisa maka bagian keuangan akan melakukan outgoing payments lagi sampai lunas.

2.4

Penerimaan Partial

Gambar 4.41 Proses Penerimaan Partial

117 Proses ini berlaku untuk pembelian yang dimana barang diterima secara partial (tidak semua), langkah – langkahnya adalah: 1.

Lakukan proses ‘Pembelian Biasa’ atau Proses PO-01.

2.

Pada saat penerimaan barang, bagian gudang akan membuatkan goods receipt PO, jika barang yang diterima tidak sepenuhnya dikarenakan adanya beberapa kali pengiriman dari supplier, maka pada saat barang datang berikutnya akan dibuatkan goods receipt untuk sisa barang tersebut.

3.

Bagian keuangan akan membuat A/P invoice untuk barang yang terdapat di proses ‘Pembelian Biasa’.

4.

Setelah A/P invoice dibuat, bagian keuangan akan melakukan outgoing payments dan jika masih terdapat sisa maka bagian keuangan akan melakukan outgoing payments lagi sampai lunas.

118 2.5

Pembelian (Pemotongan Tagihan)

Gambar 4.42 Proses Pembelian (Pemotongan Tagihan)

Proses ini berlaku untuk pembelian yang terdapatnya potongan tagihan yang diberikan oleh supplier, langkah – langkahnya adalah: 1.

Bagian pembelian melakukan proses ‘Pembelian Biasa’ atau Proses PO-01.

2.

Bagian keuangan akan membuatkan A/P invoice untuk proses pembelian tersebut.

3.

Jika mendapatkan potongan dari supplier, maka bagian keuangan akan membuat A/P credit memo (stand alone, tidak berdasarkan dokumen lainnya, non inventory item pada akun potongan pembelian).

4.

Setelah A/P credit memo dibuat atau tidak ada pemotongan tagihan, bagian keuangan akan melakukan outgoing payments (dengan men-tick A/P invoice

119 outstanding dengan A/P credit memo yang sebelumnya dibuat) sampai tidak ada lagi sisa pembayaran.

2.6

Pembatalan Dokumen Purchasing

Gambar 4.43 Proses Pembatalan Dokumen Purchasing

Proses (bagian gudang): 1.

Bagian gudang membuka goods receipt PO yang telah dibuat.

2.

Jika goods receipt PO tersebut harus di-cancel, maka bagian gudang akan membuat dokumen goods return.

Proses (bagian keuangan): 1.

Bagian keuangan membuka A/P invoice yang telah dibuat.

120 2.

Jika A/P invoice tersebut harus di-cancel, maka bagian keuangan akan membuat dokumen A/P credit memo.

4.1.2.8 Inventory Blueprint Dokumentasi ini menyediakan semua informasi bagi pihak pertama (konsultan SAP Business One) dan pihak kedua (PT. HFD) yang telah setuju untuk melakukan konfigurasi dan setup terhadap sistem baru yang didasarkan oleh initial requirement dan yang telah ditandatangani oleh pihak PT. HFD. Konsultan SAP Business One akan mendokumentasikan semua fungsi standar (built in pada SAP Business One) serta customization yang diperlukan sebagai solusi untuk memenuhi keperluan pihak PT. HFD. Dokumen To Be Design (Blueprint) merupakan dokumen yang penting untuk Konsultan SAP Business One sebagai panduan untuk memulai melakukan konfigurasi dan setup sistem SAP Business One yang termasuk juga customization yang diperlukan sesuai dengan keperluan client.Dokumen To Be Design juga digunakan untuk menentukan ruang lingkup dari proyek. Dokumentasi ini terdiri dari bagian-bagian berikut : •

Inventory Standard dan

•

Inventory Process Business

121 1. Inventory Standard 1.1

Item Group SAP Business One dapat menentukan itemgroup terhadap item-itemyang

dimiliki oleh perusahaan. Hal ini bertujuan untuk mengelompokkan atau mengklasifikasi semua tipe item yang ada pada PT.HFD. Sebagai contoh beberapa item group pada PT.HFD : roti, cookies, dan bahan baku. Semua G/L Accounts yang berhubungan pada inventory diatur pada level Item Group.

Gambar 4.44Item Groups – Setup

Berikut adalah item group pada PT.HFD : • Bahan Baku Utama, • Bahan Baku Penolong,

122 • Packaging, • Energi, • Sparepart, • Roti, • Pastry, • Cookies,

1.2

Item Master Data SAP Business One dapat mengontrol semua item yang dibeli, diproduksi, dijual atau yang ada di gudang. Untuk barang-barang yang tidak di-maintain secara quantity pada inventory atau khususnya jasa, maka dibuatkan non inventory item. Item master data SAP Business One digunakan untuk menambah, mengubah, serta mencari data item. Item master data yang dimaksud termasuk daftar semua barang (bukan assets) yang digunakan perusahaan.

123

Gambar 4.45Item Master Data

Item Master Data field: - Header : • Item Code, • Item Description, • Description in Foreign Language (untuk keterangan tambahan item), • Item Type, • Item Group, • Inventory Item, • Sales Item, • Purchase Item, • Fixed Asset, • Price list, dan

124 • UDF : o Brand Code, dan o Brand Desc, - Tab General : • Issue Method. - Tab Purchasing Data : • Purchasing UoM (satuan beli) : kg, pcs, ltr dan lain sebagainya, adalah satuan pada saat pembelian. Contoh : PurchasingUoM = Kg Items Per Unit = 0.5 InventoryUoM = pcs Ketika pembuatan dokumen purchase order dengan quantity 1 Kg maka secara stock akan bertambah sebanyak 0.5 pcs. Pada PT.HFD sendiri purchasingUoMnya mengikuti inventoryUoM, jadi tidak ada konversi. - Tab Inventory Data: menampilkan informasi item per gudang : • Set G/L Account by: Item Group, • Manage Inventory by warehouse, • Stock UoM (satuan penyimpanan) : kg, pcs, ltr, • Valuation Method : o Moving Average price (bahan baku) Sistem mengkalkulasikan harga rata-rata dengan membagi total nilai pada seluruh barang dengan jumlah persediaan pada stock.

125 o Standard Cost (barang jadi) Metode ini digunakan untuk item barang jadi yang harganya tetap tidak berubah. Harga tersebut didapat dari kalkulasi antara bahan baku dan biaya-biaya yang mempengaruhi untuk menghasilkan barang jadi tersebut. Bila ada perubahan terhadap harga item tersebut maka menggunakan inventory revaluation. • Warehouse : Di dalam warehouse information terdapat beberapa informasi, yakni: o Quantity in stock (stock yang ada di gudang secara fisik), o Committed quantity (kuantitas barang yang telah dipesan oleh pelanggan dari PT.HFD, tetapi belum dikirim), o Ordered quantity (kuantitas barang yang telah dipesan oleh PT. HFD tetapi belum diterima), o Available quantity (dihitung berdasarkan = In Stock - Committed + Ordered quantity), o Minimum Inventory (untuk menginformasikan batas minimum dari suatu barang), o Maximum Inventory (untuk menginformasikan batas maksimal dari suatu barang).

1.2.1

Stuktur Kode Item Semua

barang

yang

di-maintainstock-nya

akan

diatur

menggunakan itemmasterdata dalam SAP dimana inventoryitem-nya dipilih. Struktur kode nya sebagai berikut :

126 Kode tipe item: 2 digits + “-“ • BP = Bahan Penolong, • BU = Bahan Baku Utama, • BK = Packaging, • BE = Energi, • BR = Sparepart, • GR = Roti, • GP = Pastry, dan • GC = Cookies. Runningnumber : empat digit (empat digit runningnumber berbeda urutannya untuk item yang berbeda) Contoh: GR0001 = Roti Coklat Keju

1.2.2

Business Partner Catalog Numbers Business partner catalog numbers pada SAP Business One

menyediakan fitur untuk mendaftarkan semua kode alternatif terhadap item master

data

perusahaan.

Catalog

numbersdapat

businesspartner ataupun itemmasterdata itu sendiri.

didasarkan

oleh

127

Gambar 4.46Business Partner Catalog Numbers

1.3

Inventory Document 1.3.1

Goods Issue Goods issue digunakan untuk mengeluarkan barang dan barang

sample. Goods issue juga berfungsi untuk stockadjustment di gudang pada saat melakukan stockopname.

128

Gambar 4.47Goods Issue

Goods Issue field : - Header : • Number, • Series, • Posting date (Tanggal posting transaksi), dan • Document date (Tanggal dokumen). - Lines : • Item No. (Nomor item), • Item Description(Deskripsi item), • Quantity(Jumlah),

129 • Warehouse, dan • Account Code. - Jurnal yang terjadi : COGS/ Biaya

Dr

Akun persediaan

1.3.2

Cr

Goods Receipt Goods receipt digunakan untuk menerima barang diluar transaksi

pembelian, contohnya: menerimareward dari supplier. Goods receipt juga berfungsi untuk stockadjustment di gudang pada saat melakukan stockopname.

Gambar 4.48Goods Receipt

130

Goods Receipt field : - Header: • Number, • Series, • Posting date (Tanggal posting transaksi), dan • Document date(Tanggal dokumen). - Lines : • Item No. (Nomor item), • Item Description(Deskripsi item), • Quantity(Jumlah), • Warehouse, dan • Account Code. - Jurnal yang terjadi : Akun Persediaan Modal

1.3.3

Dr Cr

Inventory Transfer Fungsi ini digunakan untuk pemindahan stock dari gudang asal ke

gudang tujuan yang ditentukan. Pada saat transaksi ini di-post kedalam sistem, dan mutasi inventory terjadi dari warehouse semula ke warehouse tujuan maka status dokumen tersebut dianggap closed yang berarti tidak bisa di-update. Kita dapat mengoreksi kesalahan dengan melakukan inventory

131 transfer dan menukar warehouse semula dengan warehouse tujuan dari transaksi inventorytransfer yang ingin dikoreksi.

Gambar 4.49Inventory Transfer

Inventory Transfer Field : - Header: • Customer, • Series, • Posting date(Tanggal posting transaksi), • Document date(Tanggal dokumen), • From Warehouse, dan • Price List. - Lines :

132 • Item No. (Nomor item), • Quantity (Jumlah), dan • To Warehouse.

1.4

Warehouse Untuk memudahkan kontrol terhadap lokasi keberadaan setiap item, di

SAP Business One dibuatkan daftar lokasi warehouse yang ada dan akan ada penambahan beberapa gudang virtual yang ditentukan didalam SAP Business One. Alasan lain untuk hal ini adalah untuk pengontrolan yang lebih mudah terhadap setiap proses bisnis yang berhubungan dengan quantity terhadap suatu item.

Gambar 4.50Warehouse – Setup 1. Struktur kode warehouse : • Kode gudang : dua digits, • Running number : dua digits, dan

133 • Contoh: WH01 = Warehouse Barang Jadi. 2. Warehouse field : • Warehouse Code, dan • Warehouse Name

2. Inventory Procees Business

Gambar 4.51 Departement yang terlibat dalam inventory process

2.1

Goods Receipt

134

Gambar 4.52 Proses Goods Receipt

Proses : 1.

Bagian gudang membuat goods receipt.

2.

Sebelum goods receiptdi-posting, bagian accountingmelakukan approval terhadap dokumen tersebut.

3.

Jika goods receipt disetujui maka goods receipt dapat di-posting.

4.

Jika goods receipt tidak disetujui maka goods receipt akan direvisi.

Untuk setiap kasus penggunaan goods receipt, bagian accounting perlu untuk memeriksa G/L Account untuk masing-masing kasus pada saat gudang melakukan goods receipt :

135 • Melakukan stockadjustment jika jumlah barang pada sistem tidak sesuai dengan barang yang ada secara fisik. Sebagai contoh jika setelah stock opname terdapat kekurangan barang pada sistem. • Melakukan proses tukar guling dengan pelanggan atau supplier. Sebagai contoh jika pelanggan menemukan barang yang tidak layak dan ingin barangnya ditukar dengan yang baru.

2.2

Goods Issue

Gambar 4.53Goods Issue

Proses : 1.

Bagian gudang membuat Goods issue.

136 2.

Sebelum goods issue di-posting, bagian accountingmelakukan approval terhadap dokumen tersebut.

3.

Jika goods issue disetujui maka goods issue dapat di-posting.

4.

Jika goods issue tidak disetujui maka goods issue akan direvisi.

Untuk setiap kasus penggunaan goods issue, bagian accounting perlu untuk memeriksa G/L Account untuk masing-masing kasus pada saat gudang melakukan goods issue : • Melakukan stockadjustment jika jumlah barang pada sistem tidak sesuai dengan barang yang ada secara fisik. Sebagai contoh jika setelah stock opname terdapat kelebihan barang pada sistem. • Melakukan proses tukar guling dengan pelanggan atau supplier. Sebagai contoh jika pelanggan menemukan barang yang tidak layak dan ingin barangnya di tukar dengan yang baru.

2.3

Inventory Transfer Proses mutasiinventory transfer pada PT.HFD :

Tabel 4.7Inventory Transfer No

Inventory

Description

Originator

Authorizer

Gudang Penerimaan

Bahan baku dilakukan

Gudang

QC

ke Gudang Bahan

pengontrolan QC dan

Baku

dinyatakan layak

TransferType 1

137 2

Gudang Penerimaan

Bahan baku yang

ke Gudang Reject

setelah pengontrolan

Gudang

QC

Gudang

Production

Gudang

QC

Gudang

QC

QC dianggap tidak layak 3

Gudang Bahan Baku

Bahan baku yang

ke Gudang Floor

digunakan untuk

Bahan Baku

memproduksi barang jadi

4

Gudang Floor Barang

Barang jadi yang telah

Jadi ke Gudang

dilakukan pengontrolan

Barang Jadi

QC dan dinyatakan layak

5

Gudang Floor Barang

Barang jadi yang telah

Jadi ke Gudang Reject

dilakukan pengontrolan QC dan dinyatakan tidak layak

4.1.2.9 Production Blueprint Dokumentasi ini menyediakan semua informasi bagi pihak pertama (konsultan SAP Business One) dan pihak kedua (PT. HFD) yang telah setuju untuk melakukan konfigurasi dan setup terhadap sistem baru yang didasarkan oleh initial requirement dan yang telah ditandatangani oleh pihak PT. HFD. Konsultan SAP Business One akan mendokumentasikan semua fungsi standar

138 (built in pada SAP Business One) serta customization yang diperlukan sebagai solusi untuk memenuhi keperluan pihak PT. HFD. Dokumen To Be Design (Blueprint) merupakan dokumen yang penting untuk Konsultan SAP Business One sebagai panduan untuk memulai melakukan konfigurasi dan setup sistem SAP Business One yang termasuk juga customization yang diperlukan sesuai dengan keperluan client.Dokumen To Be Design juga digunakan untuk menentukan ruang lingkup dari proyek. Dokumentasi ini terdiri dari bagian-bagian berikut : •

Production Standard

•

Production Process Business

1. Production Standard 1.1

Bill of Material Bill of Material(BOM)produksi merepresentasikan barang jadi yang

dibentuk oleh beberapa komponen.Pada BOMdapat ditentukan jumlah barang jadi per BOM, dan menentukan kebutuhan komponen yang dibutuhkan untuk membentuk barang jadi. Tipe-tipe BOM: - BOM Sales : Sistem menampilkan barang jadi dan komponennya ketika membuat sales order yang berdasarkan BOM. Sistem mengurangi stock komponen ketika membuat delivery dan invoice. - BOM Production:

139 BOM productionmerepresentasikan sebuah barang jadi yang dibuat dari beberapa komponen. Pada saat proses produksi dilakukan proses yang mengubah beberapa komponen menjadi barang jadi. - BOM Template : BOM template tidak memliki batasan, maksudnya komponen pada BOMtemplate bisa diganti-ganti, atau dihapus, baik barang tersebut berupa barang jadi (parent) atau komponen barang (child) tersebut. Sebagai catatan, barang jadi dan komponen barang tersebut harus terdaftar dalam item master data.

Gambar 4.54Bill of Materials

140 Bill of Material field: - Header : • Product No. (Kode item barang jadi), • Quantity (jumlah item barang jadi per BOM), • Warehouse (gudang default penerimaan BOM), • ProductDescription (Deskripsi produk), • BOMType, • Price List (khusus BOM Sales), dan • Distribution Rule. - Lines : • Item No. (Nomor item), • Item Description (Deskripsi item), • Quantity (Jumlah), • Warehouse, • Issue Method, • UoM, • Price List(khusus BOM Sales), dan • Distribution Rule.

1.2

Production Fungsi produksi dirancang untuk mendukung proses produksi harian yang

dilakukan oleh perusahaan manufaktur, dimulai dari BOM, pemrosesan production order, hingga pengeluaran dan penyelesaian production order tersebut.

141 1.2.1

Production Order Productionorder digunakansebagai Surat Perintah Kerja untuk

melakukan produksi.Production orderdapat dihubungkan dengan sales order untuk dapat mengetahui kuantitas komponen yang dibutuhkan untuk memproduksi barang jadi, serta dapat menampilkan status proses yang sedang berjalan. Tahap dari production order dibagi menjadi tiga yakni: 1.

Planned: pada tahap ini production order masih bersifat

perencanaan dimana data dalam production order masih dapat diubah. 2.

Released: pada tahap ini produksi berdasarkan production order

yang dibuat siap dilaksanakan. Pada saat produksi disetujui, maka komponen barang jadi harus dikeluarkan

untuk

memulai

produksi.

Ada

dua

metode

dalam

mengeluarkan komponen, yakni: -

Manual issue: metode ini mengeluarkan komponen secara

manual sesuai production order dengan menggunakan issue for production. -

Backflush : metode ini mengeluarkan komponen secara otomatis

tergantung dari penerimaan barang jadi pada saat melakukan receipt from production. Backflush tidak bisa digunakan untuk item yang dimanage menggunakan batch. Sebagai contoh, labor menggunakan metode backflush karena tidak termasuk stock melainkan merupakan non inventory item dan termasuk dalam tipe direct cost.

142 3.

Closed: pada tahap iniproses terhadap production order telah

selesai maka production order akan di-closed. User dapat melakukan tahap ini untuk sebuah production order meskipun jumlah barang jadi yang dihasilkan dalam produksi tidak mencapai target sesuaiproduction order, secara manual. Hal ini disesuaikan dengan kebutuhan. Tipe-tipe production order: - Standard : production order biasa untuk mendukung aktivitas produksi sehari-hari pada PT. HFD. - Special (tidak digunakan): production order yang komponenkomponennya ditentukan pada saat pembuatan production order tersebut (tidak tergantung dengan BOM). - Disassembly : merupakan kebalikan production order yang dimana disassembly production order memecah suatu barang jadi menjadi beberapa komponen yang telah ditentukan.

143

Gambar 4.55Production Order

ProductionOrderfield : - Header : • Type, • Status, • Product No. (Nomor produk), • ProductionDescription (Deskripsi produk), • PlannedQuantity (Jumlah yang akan diproduksi), • Warehouse, • Series No., • OrderDate (Tanggal pemesanan produk),

144 • DueDate (Tanggal estimasi produksi selesai), • User, • Origin, • SalesOrder(digunakan jika produksi dikarenakansalesorder), • Customer (digunakan jika produksi dikarenakansales order), dan • DistributionRules. - Lines : • Item No. (Nomor item), • Item Description (Deskripsi item), • Base Quantity, • Planned Quantity, • Warehouse, • Issue Method, • Available quantity, dan • Warehouse. - Jurnal muncul pada saat production order closed: Apabila total biaya produksi melebihi total standard cost yang telah ditentukan maka muncul varian. Varian

Dr WIP

Cr

Apabila total biaya produksi lebih kecil dari total standard cost yang telah ditentukan maka muncul varian. WIP

Dr

145 Varian

Cr

- Alternative Items PT.HFD membutuhkan alternative item yang berfungsi sebagai komponen alternatif untuk suatu komponen pada BOM yang tidak dapat memenuhi syarat untuk pembuatan barang jadi tersebut. Sebagai contoh, terdapat salah satu komponen yang jumlahnya tidak mencukupi untuk melakukan produksi sehingga harus menggunakan komponen lainnya.

1.2.2

Issue For Production Fungsi dalam issue for production adalah untuk mengeluarkan

material yang akan digunakan untuk produksi dan telah ditentukan pada production order yang dibuat. Fungsi ini dapat digunakan secara berulang tergantung apabila jumlah material yang diperlukan untuk proses produksi sudah mencukupi.

146

Gambar 4.56Issue for Production

Issue for Production field : - Header : • DocumentNumber, • SeriesNumber, dan • PostingDate(Tanggal posting transaksi). - Lines : • Order No., • Row No., • Quantity, • Warehouse,

147 • Planned, • Issued, • Available quantity, dan • UoM. - Jurnal yang terjadi : WIP

Dr

Persediaan bahan baku

1.2.3

Cr

Receipt From Production Manfaat dalam pembuatan receipt from production adalah untuk

menerima barang jadi pada production order. Fungsi ini dapat digunakan secara berulang tergantung dari kondisi produksi secara aktual. Terdapat tipe receipt from production pada lines yaitu Complete dan Reject untuk menentukan hasil produksi mana saja yang baik (complete) dan tidak layak (reject).Receipt for production digunakan PT. HFD untuk menerima hasil produksi barang jadi seperti roti, pastrydan cookies.

148

Gambar 4.57Receipt from Production

Receipt from Production field : - Header : • DocumentNumber, • SeriesNumber, dan • PostingDate(Tanggal posting transaksi). - Lines : • Order No., • Row No., • Quantity, • Warehouse, dan

149 • Planned. - Jurnal yang terjadi : Persediaan barang jadi

Dr.

WIP WIP

Cr Dr.

LaborCost

Cr.

2. Production Proses Bisnis

Gambar 4.58 Departement yang terlibat dalam production process

2.1

Proses Produksi (Berdasarkan purchase order Pelanggan) Proses ini merupakan proses produksi yang dimana, proses produksi

dilaksanakan berdasarkan purchase order yang didapat dari pelanggan.

150

Gambar 4.59 Proses Produksi (berdasarkan Purchase Order pelanggan)

Proses : 1.

PPIC akan mengestimasi dengan mengecek Report Permintaan Pelanggan pada SAP.

2.

Jika estimasi diterima maka PPIC akan membuat production order (dengan Planned Status) dan kemudian akan mengecek jumlah bahan baku untuk produksi. Jika bahan baku tidak memenuhi, maka akan dilakukan proses pembelian (lihat proses PO-O1 pada To Be Design Purchasing)

3.

Jika bahan baku memenuhi, maka PPIC akan mengubah status productionorder dari Planned menjadi Released dan kemudian mencetak dokumen tersebut untuk gudang mengeluarkan bahan baku nya,

151 4.

Setelah menerima productionorder maka gudang akan melakukan inventorytransfer bahan baku dari warehouse bahan baku ke warehousefloor bahan baku.

5.

Jika produksi menyetujuijumlah serta kualitas dari bahan baku yang dikirim olehgudang, maka bagian produksi akan membuat issueforproduction berdasarkan productionorder yang sebelumnya telah di Released.

6.

Setelah proses produksi selesai dan barang jadi diterima, maka qualitycontrol yang dibagian produksi mengecek barang jadi dan membuat receiptfromproduction (langsung ke gudang barang jadi) sesuai dengan barang yang diterima (ditentukan langsung apabila barang tersebut merupakan Reject atau Complete).

7.

Pada tahap ini, bagian produksi akan mengubah status productionorder dari Released menjadi Closed.

4.1.2.10. Sales Blueprint Dokumentasi ini akan menyediakan semua informasi yang di mana pihak pertama (konsultan SAP Business One) dan pihak kedua (PT. HFD) telah setuju untuk melakukan konfigurasi dan setup terhadap sistem baru yang didasarkan oleh initial requirement dan yang telah ditandatangani oleh pihak PT. HFD. Konsultan SAP Business One akan mendokumentasikan semua fungsi standar (built in pada SAP Business One) serta customization yang diperlukan sebagai solusi untuk memenuhi keperluan pihak PT. HFD. Dokumen To Be Design (Blueprint) merupakan dokumen yang penting untuk

152 konsultan SAP Business One sebagai panduan untuk memulai melakukan konfigurasi dan setup sistem SAP Business One yang termasuk juga customization yang diperlukan sesuai dengan keperluan client (customer). Dokumen To Be Design juga digunakan untuk menentukan ruang lingkup dari proyek. Dokumentasi ini terdiri dari bagian-bagian berikut : •

Sales Standard dan

•

Sales Process Business

1. Sales Standard Untuk setiap dokumen standard marketing pada SAP Business One, user dapat menyembunyikan atau menampilkan setiap field pada area matrix (baris) dengan menggunakan formsettings. Tetapi user tidak dapat menyembunyikan atau menampilkan field-field pada areaheader.

Pada toolbars, klik icon yang telah ditandakan untuk membuka windowformsettings.

153

Gambar 4.60Form Settings – Sales Order

Pada windowformsettings, pilih tabtableformat dan pilih field mana saja yang ingin ditampilkan pada area matrix(baris) dengan men-tick atau mengkosongkan checkboxvisible.

154 1.1

BusinessPartner Master Data (Pelanggan)

Gambar 4.61Business Partner Master Data

1. Kode Pelanggan • Kode Wilayah : tiga digit, • Tipe Pelanggan : dua digit, dan • RunningNumber : enam digit. • Contoh : BGR-01-000001 BOGOR AGENT CARREFOUR 2. Grup Pelanggan PT. HFD grup pelanggan: (untuk kedepannya, dapat ditambahkan) • Agent, • ModernOutlet, dan

155 • Retail. 3. PaymentTerms Pelanggan • Paymentterms yang telah ditentukan oleh PT. HFD untuk pelanggan sebagai default dalam pembuatan transaksi, • Jenis-jenis paymentterms : 1 Hari, 15 Hari, dan 30 sampai 45 hari, dan • Tanggal jatuh tempo ditentukan dari jenis paymentterms, dengan metode penghitungan berdasarkan tanggal posting dokumen (per dokumen) ditambahkan batas waktu yang ditentukan didalam paymentterms tersebut. Setiap paymentterms di set berdasarkan pada tanggal postingdate (tanggal ini dianggap sebagai postingdate pada SAP). 4. Akun Pelanggan • AccountReceivable (Piutang) adalah salah satu akun yang akan diatur sebagai controlaccount. Karena akun piutang hanya menggunakan kode pelanggan pada transaksi. 5. Field Master Data Pelanggan • Customer Code (Kode Pelanggan) : Primary Key Master Data Pelanggan, • Customer Name (Nama Pelanggan), • Customer Group (Grup Pelanggan), • Bill-To and Ship-To Address : o Bill To: Alamat untuk melakukan pembayaran kepada pelanggan. SAP dapat menyimpan lebih dari satu alamat Bill To. o Ship To: Alamat pelanggan untuk menerima barang yang dipesannya. SAP dapat menyimpan lebih dari satu alamat pengiriman.

156 • Contact Person: SAP dapat menyimpan lebih dari satu contactperson o Contact ID, o First Name, o Date of Birth (Tanggal Kelahiran), o Email, dan o Telephone. • FederalTaxID (NPWP).

1.2

Sales Order Sales order digunakan untuk mencatat dokumen pembelian yang dikirim

oleh pelanggan (purchase orderpelanggan). Pada tahap ini, tidak ada jurnal akuntansi yang dibuat maka pembatalan terhadap dokumen ini dilakukan dengan mengganti status menjadi cancelled. Dokumen ini juga berpengaruh terhadap jumlah committedstock pada inventorydata. Hal tersebut tidak mengurangi stock fisik tetapi hanya menambah jumlah committed saja.

157

Gambar 4.62Sales Order

1. Sales Order Field : - Header : •

CustomerCode (Kode pelanggan),

•

Customer Name (Nama pelanggan),

•

Customer Ref. No. (optional) – digunakan untuk mencatat nomor purchaseorder dari pelanggan,

•

Document No. (Nomor dokumen),

•

Status,

158 •

Postingdate (Tanggal posting transaksi),

•

Delivery date (Tanggal pengiriman barang),

•

Documentdate (Tanggal dokumen), dan

•

Sales Employee,

- Lines : • Item No., • Item Description (Deskripsi item), • Quantity (Jumlah), • VAT (Pajak), • Unit Price (Harga satuan), dan • Discount Amount (Jumlah diskon). 2. Jurnal: tidak ada jurnal yang dihasilkan oleh pembuatan sales order. 3. UDF : • Merchandiser, dan • Kategori penjualan 4. Struktur sales order • Sales order akan secara otomatis close oleh sistem ketika semua barangnya sudah dikirim kepada pelanggan, • Sales order mempunyai payment terms, dan secara default, payment terms tersebut didapatkan dari customer master data, dan • Sales order yang sudah dikirim dan di retur oleh pelanggan, openquantity pada sales order tidak akan bertambah. Maka, jumlah quantity yang kekurangan harus dibuat sales order baru.

159 1.3

Delivery Order Delivery order adalah dokumen untuk menyatakan adanya pengeluaran

barang dari gudang. Dokumen ini dibuat berdasarkan salesorder. Dokumen ini tidak hanya mengurangi jumlah inventory tetapi juga mengurangi nilai dari inventory account.

Gambar 4.63 Delivery 1. Delivery Order Field : - Header : •

Customer Code (Kode pelanggan),

•


•

Customer Ref. No. (optional),

160

-

•


•

Status,

•


•

Delivery date (Tanggal estimasi barang sampai di tujuan), dan

•

Document date (Tanggal dokumen)

Lines : • Item No., •

BP Catalog No.,

•


•

Quantity (Jumlah),

•

VAT (Pajak), dan

•

Discount Amount (Jumlah diskon).

2. Jurnal yang terjadi : COGS ROTI PERSEDIAAN BARANG JADI

Dr Cr

3. UDF • No Mobil • Merchandiser

4. Delivery Order sebagian Untuk partial delivery, user dapat mengubah quantity sesuai dengan jumlah yang ingin dikirim dengan menggunakan fungsi ‘Copy From’ pada SAP

161 Business One. Untuk deliveryorder sebagian, pembuatan deliveryorder dapat dilakukan beberapa kali sampai semua item pada salesorder sudah terkirim.

1.4

Return Return digunakan untuk mencatat apabila adanya pengembalian dari

barang yang sudah dikirim. Return dapat berdasarkan dokumen deliveryorder. Dokumen return menyebabkan penambahan jumlah quantitystock pada gudang serta nilai pada akuninventory.

Gambar 4.64Return 1. Return Field : - Header : •


162

-

•

CustomerName (Nama pelanggan),

•


•


•

Status,

•


•

Duedate (Tanggal penerimaan pengembalian barang), dan

•

DocumentDate (Tanggal dokumen).

Lines : • Item No. (Nomor item) , •

ItemDescription (Deskripsi item),

•

Quantity (Jumlah),

•

VAT (Pajak),

•

UnitPrice (Harga satuan), dan

•

WarehouseCode.

2. Jurnal yang terjadi : PERSEDIAAN BARANG JADI COGS ROTI

1.5

Dr Cr

A/R Invoice A/R invoice digunakan untuk proses penagihan kepada pelanggan. A/R

invoice dapat didasarkan dari satu atau lebih dokumen salesorder atau deliveryorder.

163

Gambar 4.65A/R Invoice

1. A/R Invoice Field : - Header : •


•

CustomerName (Nama pelanggan),

•


•

Doc. No. ( Nomor dokumen),

•


•

Due date (Tanggal jatuh tempo), dan

164 • -

Documentdate (Tanggal dokumen).

Lines : •

Item No. (Nomor item),

•


•

Quantity (Jumlah),

•

VAT (Pajak), dan

•


2. Jurnal didasarkan oleh Delivery Order. PIUTANG DAGANG PENJUALAN 3.UDF : • Pajak Keluaran, • Nomor Pajak Keluaran, • Tanggal Pajak Keluaran, • Pajak Keluaran TransCode, • Kode Branch Pajak Keluaran, • Lokasi Pajak Keluaran, • Tipe Bayaran Pajak Keluaran, • Approval Pajak Keluaran, • Nama Approver Pajak Keluaran, dan • Alamat Pajak Keluaran.

Dr Cr

165 1.6

A/R Credit Memo A/R credit memo digunakan untuk mencatat pengembalian pelanggan

serta pengurangan dari akun piutang jika A/R invoice sudah dibuat. Jurnal yang dibuat untuk melakukan adjustment dari inventory secara nilai dan juga quantity.

Gambar 4.66A/R Credit Memo

1. A/R Credit Memo Field : - Header : •

Customer Code (Kode pelanggan),

•


166

-

•


•


•

Status,

•


•

Due date (Tanggal jatuh tempo), dan

•


Lines : • Item No. (Nomor item), •

BP Catalog No.,

•


•

Quantity (Jumlah),

•

VAT (Pajak),

•

Unit Price (Harga satuan),

•

Gross Price (Harga kotor), dan

•

Discount Amount.

2. Jurnal : PENJUALAN

Dr

PIUTANG DAGANG PERSEDIAAN BARANG COGS

Cr Dr Cr

167 2. Proses Bisnis

Gambar 4.67 Departement yang terlibat dalam sales process

168 2.1

Penjualan Normal

Gambar 4.68 Proses Penjualan Normal

Proses ini berlaku untuk penjualan barang jadi (roti, pastry dan cookies) kepada semua jenis pelanggan (Agent, ModernOutlet, Retail). Note: Untuk tipe pelanggan Agent maka barang yang sudah dikirim tidak dikembalikan lagi. Langkah – langkahnya adalah: 1.

Bagian

penjualan

mendapatkan

permintaan

(purchase

order)

dari

pelanggan. 2.

Bagian penjuaan kemudian akan membuat sales order berdasarkan purchase order atau permintaan dari pelanggan.

3.

Setelah sales order dibuat, bagian penjualan akan meminta bagian produksi melakukan proses produksi atau proses PR-01.

169 4.

Setelah proses produksi maka bagian penjualan akan membuat delivery order dan dicetak.

5.

Kemudian barang dikirim bersama dokumen yang telah dicetak ke pelanggan.

6.

Jika pengirman gagal, maka bagian gudang akan membuat return.

7.

Jika berhasil dalam pengiriman, bagian keuangan akan menagih ke pelanggan dan membuat A/R invoice terhadap barang yang telah dikirim pada pengiriman berikutnya.

8.

Pada saat penagihan, pihak perusahaan terkadang menerima pengembalian barang dari pelanggan, maka bagian gudang akan membuat A/R credit memountuk melakukan potongan penagihan dan menambah jumlah quantity (untuk penjualan ke agent tidak adanya proses pengembalian).

9.

Setelah A/R invoice jatuh tempo, maka akan dibuatkan incomingpayments sesuai dengan total nilai yang telah dipotong.

170 2.2

Purchase Order telat dari Pelanggan

Gambar 4.69 Proses Purchase Order telat dari pelanggan

Proses ini berlaku untuk penjualan barang jadi (roti, pastry dan cookies), langkah – langkahnya adalah: 1.

Bagian penjualan mendapatkan permintaan dari pelanggan tanpa dokumen formal (via telpon, sms dll).

2.

Bagian penjualan akan membuat sales order atas permintaan dari pelanggan tersebut(Customer Ref. No.diisikan dengan by phone atau by sms).

3.

Setelah mendapatkan purchase order dari pelanggan, bagian penjualan akan meng-updatesalesorder tersebut dengan mengisikan nomorpurchase order pelanggan di “Customer Ref No.”.

171 4.

Kemudian bagian penjualan akan melakukan proses penjualan normal atau Proses SO-01.

2.3

Pemberian Sample

Gambar 4.70 Proses Pemberian Sample

Proses ini berlaku untuk penjualan barang jadi (roti, pastry, cookies), langkah – langkahnya adalah: 1.

Bagian penjualan mendapatkan permintaan sample dari pelanggan.

2.

Bagian penjualan akan mengecek untuk mengetahui pelanggan yang melakukan permintaan tersebut adalah Lead(calon pelanggan) atau bukan.

3.

Jika pelanggan tersebut adalah Lead, maka bagian penjualan akan membuat delivery order dan mengirimkan ke pelanggan tersebut.

172 4.

Jika pelanggan tersebut sudah terdaftar sebagai pelanggan tetap, maka bagian penjualan akan membuat sales order dan unit price untuk barang sample adalah 0.

5.

Kemudian bagian penjualan akan membuat delivery order sebagai surat jalan untuk barang sample tersebut dengan berdasarkan sales order telah dibuat.

6.

Kemudian bagian penjualan akan melakukan proses penagihan dan penerimaan pembayaran yang terdapat di Proses SO-01.

2.4

Penjualan Diskon

Gambar 4.71 Proses Penjualan Diskon

Proses ini berlaku untuk penjualan yang mendapatkan potongan diskon, langkah – langkahnya adalah:

173 1.

Bagian penjualan mendapatkan permintaan (purchase order) dari pelanggan.

2.

Bagian penjualan kemudian akan membuat sales order dengan menginput jumlah diskon (diskon yang dimaksud bisa berupa diskon per item atau diskon keseluruhan item yang dipesan) berdasarkan purchase order atau permintaan dari pelanggan

3.

Sales order yang berdasarkan purchase order pelanggan kemudian diberikan kepada bagian produksi yang menjadi dasar dari pembuatan production order.

4.

Setelah proses produksi, bagian penjualan akan melakukan proses pengiriman, penagihan dan penerimaan pembayaran yang terdapat di Proses SO-01.

174 2.5

Pembatalan Dokumen

Gambar 4.72 Proses Pembatalan Dokumen Sales

Proses (Gudang): 1.

Bagian penjualan membuka delivery yang telah dibuat.

2.

Jika delivery tersebut harus di-cancel, maka bagian penjualan akan membuat dokumen return.

Process (Keuangan): 3.

Bagian keuangan membuka A/R Invoice yang telah dibuat.

4.

Jika A/R Invoice tersebut harus di-cancel, maka bagian keuangan akan membuat dokumen A/R credit memo.

4.1.2.11 List Business Process Tabel 4.8 List Business Process

Function

Business Process

Total Process

Process Process Percentage with without SAP uses SAP SAP

Sequence Process

Financial Accounting and Banking

Cash Advance

6

5

1

83,33%

Partial Payments

1

1

0

100,00%

Utang pemegang saham

8

6

2

75,00%

Outgoing Payment >> [Proses Pembelian One Time Supplier] >> A/P Invoice >> Internal Business Partner Reconciliation >> Incoming Payment (jika pengeluaran berlebih) atau Outgoing Payment (jika pengeluaran kurang) Proses Pembelian atau Penjualan >> Incoming Payment (penerimaan partial) atau Outgoing Payment (pembayaran partial) Pemegang Saham melakukan Pembelian >> Purchase Order >> Goods Receipt PO >> A/P Invoice >> Journal Entry >> Business Partner Reconciliation >> Outgoing

Notes

Payment

Suspense Account

5

3

2

60,00%

Menerima Cheque

3

2

1

66,67%

4

3

1

75,00%

27

20

7

74,07%

Pembayaran menggunakan Cheque Total

Incoming Payment (Suspense Account) >> Incoming Payment (jika sudah diketahui informasinya) >> G/L Internal Reconciliation Incoming Payment >> Cheque sudah cair >> Deposit Outgoing Payment >> Cheques for Payment >> G/L Internal Reconciliation

Purchasing

Pembelian biasa

11

7

4

63,64%

Purchase Order >> Goods Receipt PO atau langsung dikembalikan (bila barang ditolak) >> Inventory Transfer (ke warehouse bahan baku) dan A/P Invoice >> Outgoing Payment Purchase Order >> Goods Receipt PO >> Inventory Transfer (ke warehouse bahan baku) dan A/P Invoice >> Outgoing Payment

proses Quality Control, ketika Supplier masih di tempat proses Quality Control, Supplier tidak ada di tempat dan barang diterima

Pembelian One Time Supplier

5

4

1

80,00%

Pembelian barang yang mendapat bonus

2

2

0

100,00%

Penerimaan Partial

3

3

0

100,00%

Pembelian dengan pemotongan tagihan

3

3

0

100,00%

Total

24

19

5

79,17%

Goods Receipt

2

2

0

100,00%

Goods Issue

2

2

0

100,00%

Total

4

4

0

100,00%

Purchase Order >> Goods Receipt PO >> Inventory Transfer (ke warehouse reject) >> Goods Return Purchase Order >> Goods Receipt PO >> A/P Invoice >> Internal Business Reconciliation Pembelian dengan Unit Price '0' >> A/P Invoice >> Outgoing Payment Goods Receipt PO (berulang sampai lengkap) >> A/P Invoice >> Outgoing Payment

proses Quality Control, Supplier tidak ada di tempat dan barang ditolak

A/P Invoice >> A/P Credit Memo >> Outgoing Payment

ada pemotong tagihan

A/P Invoice >> Outgoing Payment

tidak ada pemotongan tagihan

Inventory

Production

Goods Receipt >> Goods Receipt (setelah di-approve) Goods Issue >> Goods Issue (setelah di-approve)

Produksi berdasarkan Purchase Order

11

8

3

72,73%

Purchase Order dari Pelanggan >> Sales Order >> Check Report >> Production Order (Planned Status) >> Production Order (Released Status) [bahan baku tersedia, jika tidak, melakukan pembelian] >> Inventory Transfer (dari warehouse bahan baku ke warehouse floor bahan baku) >> Issue for Production >> Receipt from Production >> Production Order (Closed Status)

Sales

Penjualan normal

12

8

4

66,67%

Sales Order >> Proses Produksi >> Delivery Order >> Inventory Transfer (dari warehouse barang jadi ke warehouse loading) >> A/R Invoice >> Return (barang yang dikembalikan) >> A/R Credit Memo >> Incoming Payment Sales Order >> Proses Produksi >> Delivery Order >> Inventory Transfer (warehouse barang jadi ke warehouse loading) >>Return

pengiriman berhasil

pengiriman gagal

>> Inventory Transfer (ke warehouse barang jadi)

Penjualan dari Purchase Order yang telat

3

2

1

66,67%

Penjualan Sample

3

3

0

100,00%

Penjualan diskon

2

1

1

50,00%

Total

20

14

6

70,00%

Sales Order >> terima purchase order dari pelanngan >> Update Sales Order Permintaan sample dari Pelanggan >> Goods Issue Permintaan sample dari Pelanggan >> Sales Order Permintaan diskon dari Pelanggan >> Sales Order

pelanggan baru bukan pelanggan baru

180 4.1.3

Realization Fase realization yang dilakukan dengan menggunakan metode ASAP, terdiri dari

beberapa kegiatan, yaitu mengolah data yang berasal dari pihak client, yang pada akhirnya akan diberikan pada SAP, selain itu juga akan melakukan customizing sesuai dengan kebutuhan dari client. Kegiatan selanjutnya adalah merancang proses bisnis yang ditetapkan pada fase blueprint ke dalam software yang akan diimplementasi; mengelola perubahan yang dibutuhkan oleh organisasi yang sesuai dengan kebutuhan dalam implementasi. Fase ini menandakan dimulainya integrasi dan melakukan acceptance test, merencanakan pelatihan kepada end user, melakukan review terhadap kegiatan-kegiatan yang telah dilakukan pada tahap realization.

4.1.3.1 Import Master Data Import master data ini merupakan kegiatan yang dilakukan untuk memasukan data-data dari sistem sebelumnya ke dalam sistem SAP. Master data ini akan digunakan untuk melakukan transaksi-transaksi yang ada di dalam perusahaan. Import master data dilakukan dengan menggunakan data transfer workbench. Sistem SAP sudah menyediakan fasilitas untuk mengisi data-data yang diperlukan akhirnya melalui templates. Master data yang akan di-import seperti : 1.

Financials (Chart of Accounts) Pada chart of accounts ini berisi data-data akun yang digunakan pada PT. HFD.

181

Gambar 4.73 Master DataChart of Account PT. HFD

2.

Inventory (Item Master Data) Berisi mengenai data-data item yang ada di PT.HFD seperti kode item, jenis item, penempatan warehouse, dan sebagainya.

182

Gambar 4.74 Master DataInventory

3.

Business Partner (Business Partner Master Data) Berisi mengenai data-data business partner, seperti supplier dan pembeli. Berikut ini adalah master data untuk Business Partner Supplier.

183 Gambar 4.75 MasterDataBusiness Partner(Supplier)

Sedangkan gambar di bawah ini adalah tampilan untuk master data customer. Terlihat beberapa kolom seperti cardcode yang merupakan kode customer, cardname yang merupakan nama customer.

Gambar 4.76Master DataBusiness Partner(Customer)

4.1.3.2 Data Transfer Workbench Data transfer workbench merupakan suatu tools yang disediakan oleh SAP Business One yang digunakan untuk melakukan pemindahan data dari data mentah yang sudah sesuai dengan template SAP Business One ke dalam sistem SAP Business One.

184

Gambar 4.77 Data Transfer Workbench

4.1.3.3 UDF (User Define Fields) User Define Fieldsdigunakan untuk menambahkan field-field baru pada sistem SAP, yang dapat menunjang kegiatan proses bisnis perusahaan. Penggunaan User Define Fields diperlukan apabila ada beberapa field yang butuhkan dan tidak tersedia di dalam sistem SAP Business One. Berikut ini adalah fasilitas yang diberikan oleh sistem SAP Business One untuk membuat field-field tersebut.

185

Gambar 4.78 User Define Fields

User Define Fields yang dilakukan penambahan terletak pada beberapa form SAP Business One di bawah ini. Form-form tersebut seperti Purchase Order, A/P Down Payment Invoice, A/P Invoice, Sales Order, Delivery, A/R Invoice,

186

Gambar 4.79 UDF Purchase Order

UDF : •

Purchase Requisition (Y/N),

•

Purchase Req No.,

•

Purchase Type, dan

•

Harga Fix.

187

Gambar 4.80 UDF A/P Down Payment Invoice

UDF : •

No Pajak Masukkan, dan

•

Tanggal Pajak Masukkan.

188

Gambar 4. 81 UDF A/P Invoice

UDF : •

No Pajak Masukkan, dan

•

Tanggal Pajak Masukkan.

189

Gambar 4.82 UDF Item Master Data

UDF : •

Brand Code, dan

•

Brand Description.

190

Gambar 4.83 UDF Sales Order

UDF : •

Merchandiser, dan

•

Kategoripenjualan.

191

Gambar 4.84 UDF Delivery

UDF : •

No. Mobil,

•

Merchandiser, dan

•

Nama supir.

192

Gambar 4.85 UDF A/R Invoice

UDF ; •

Pajak Keluaran,

•

Nomor Pajak Keluaran,

•

Tanggal Pajak Keluaran,

•

Pajak Keluaran Trans Code,

•

Kode Branch Pajak Keluaran,

•

Lokasi Pajak Keluaran,

•

Tipe Bayaran Pajak Keluaran,

•

Approval Pajak Keluaran,

•

Nama Approver Pajak Keluaran, dan

•

Alamat Pajak Keluaran.

193 4.1.3.4 Modul Financial Accounting Pada modul Financial Accounting dilakukan beberapa customizing seperti setting G/L Account Determinantion dan Tax Groups. G/L Account Determinantion ini berfungsi untuk mengatur account-accountyang digunakan dalam transaksi yang akan terjadi pada PT. HFD. Setting G/L Account Determinantion terdiri dari empat bagian yaitu : • Sales, • Purchasing, • General, dan • Inventory.

Gambar 4.86 G/L Account Determination

194 Pada setting Tax Groups bertujuan untuk mendaftarkan tax atau

pajak

yang

akan digunakan pada saat transaksi penjualan maupun pembelian PT. HFD.

Gambar 4.87 Tax Groups

4.1.3.5 Modul Inventory Di dalam modul inventory dapat dilakukan setting mengenai warehouses atau item groups. Pemilihan setting baik dengan warehouses ataupun item groups dapat dilakukan berdasarkan G/L Accounting yang ada di perusahaan.

195

Gambar 4.88 Warehouses Setup

Warehouses setup digunakan untuk menentukan penentuan lokasi warehouses yang dimiliki oleh perusahaan.

196

Gambar 4.89 Item Groups Setup

Pada item groups setup dapat dilakukan pengelompokkan semua tipe item yang ada di perusahaan. Contohnya seperti roti, cookies, bahan baku.

4.1.3.6 Customizing Banking Pada bagian banking ini akan dilakukan setting mengenaidata-data bank yang dijadikan sebagai tempat pembayaran baik untuk incoming payments maupun outgoing payments.

197

Gambar 4.90 Bank Setup

Pada bank setup ini dilakukan setting mengenai data-data bank yang dipakai didalam PT. HFD.

Gambar4.91 House Bank Accounts Setup

198

Pada house bank accounts setup dilakukan setting mengenai pencocokan kode bank yang dibuat dengan bank yang digunakan pada PT. HFD

4.1.4

Testing Pada tahap testing ini akan dijelaskan mengenai rangkaian testing yang akan

dijalankan dan diinformasikan nantinya kepada pihak PT. HFD. Testing yang akan dilakukan ini bertujuan untuk memastikan bahwa semua fungsi-fungsi yang telah di customizing pada sistem SAP Business One sudah sesuai dengan requirement yang dibutuhkan oleh PT. HFD. Berikut ini adalah daftar testing dari setiap modul yang akan digunakan nantinya :

199 Tabel 4.9 ListTestingFunction Finance No. 1.

Case Name Cash Advance

Flow Process OP > A/P Invoice

Form Outgoing Payment A/P Invoice

2.

Partial Payment

OP

Outgoing Payment Outgoing Payment

3.

Hutang Pemegang Saham

A/P Invoice > Journal Entry > Outgoing Payment

A/P Invoice Journal Entry Outgoing Payment

4.

Suspense Account

Incoming Payment (On account) > Incoming Payment > Internal Reconsile

Incoming Payment (On Account) Incoming Payment Internal Reconsile

5.

Penerimaan Cheque

Incoming Payment > Deposit

Incoming Payment Deposit

6.

Pembayaran Menggunakan Cheque

Outgoing Payment > Cheque for Payment Request > Internal Reconsile

Outgoing Payment Cheque for Payment Request Internal Reconsile

No Document O-CSH-11 111000151 AP1-11 111000004 O-CSH-11 111000152 O-CSH-11 111000152

AP1-11 111000005 JE-11 1110019928 O-CSH-11 111000153

I-CSH-11 111000126 I-CSH-11 111000127

I-CSH-11 111000128 DPS-11 111000001

O-CSH-11 111000151 11100014

Department Keuangan Keuangan

Keuangan Keuangan

Keuangan Keuangan Keuangan


Keuangan Keuangan


Tabel 4.10 List Testing Function Purchasing

No.

1.

2.

3.

Case Name

Proses Pembelian Biasa

Pemotong an Tagihan

a. Pembatal an Dokumen

Flow Process PO > Good Receipt PO > A/P Invoice > Outgoing Payment

A/P Credit Memo > Outgoing Payment

Good Recipt > Good Return

Form

PO Good Receipt PO A/P Invoice Outgoing Payment

No Document

Kode Vendor

Tanggal Posting

Tanggal Delivery

PO1-11 111000110

SD0187

01.09.2011

01.09.2011

SD0187

01.09.2011

01.09.2011

SD0187

GRPO1-11 111000080 AP1-11 111000003 O-CSH-11 111000149

Tanggal Jatuh Tempo

Item

Quantity

Department

BB0013

1,5 kg

Pembelian

01.09.2011

BB0013

1,5 kg

Gudang

01.09.2011

01.09.2011

BB0013

1,5 kg

Keuangan

SD0187

01.09.2011

01.09.2011

BB0013

1,5 kg

Keuangan

SD0187

01.09.2011

01.09.2011

BB0013

1,5 kg

Keuangan

SD0187

01.09.2011

01.09.2011

BB0013

1,5 kg

Keuangan

A/P Credit Memo Outgoing Payment

APC1-11 111000001 O-CSH-11 111000150

Good Receipt PO

GRPO1-11 111000081

SD0035

08.09.2011

08.09.2011

BP0037

200

Gudang

Good Return

GRTN1-11 111000019

SD0035

09.09.2011

09.09.2011

BP0037

23

Gudang

b. Pembatal an Dokumen

A/P Invoice > A/P Credit Memo

A/P Invoice

AP1-11 111000003

SD0071

07.09.2011

10.09.2011

BP0066

100

Keuangan

A/P Credit Memo

APC1-11 111000002

SD0071

08.09.2011

10.09.2011

BP0066

33

Keuangan

Tabel 4.11 List Testing Function Production

No.

1.

Case Name

Proses Produksi

Flow Process Check Report > Production Order (Planned Status) > Production Order (Released Status) > Inventory Transfer > Issue for production > Receipt from production > Production Order (Closed Status)

Form

No Document

Order Date

Due Date

Production Order (Planned Status)

RTI-11 111000817

05.09.2011

Production Order (Released Status) Inventory Transfer

RTI-11 111000817 ITS-11 1110000183

Item

Quantity

Department

05.09.2011

GR0059

100

PPIC

05.09.2011

05.09.2011

100

PPIC

05.09.2011

05.09.2011

GR0059 pada WH01 pada WH03 pada WH04 sesuai dengan bahan yang dibutuhkan

Gudang Gudang Gudang

Issue for production

GI-11 111000002

05.09.2011

05.09.2011

Receipt from production

GR-11 111000009

05.09.2011

05.09.2011

GR0059 GR0059

90 complete 10 reject

Production Order (Closed Status)

RTI-11 111000817

05.09.2011

05.09.2011

GR0059

100

Produksi

Produksi Produksi

PPIC

Tabel 4.12 List Testing Function Inventory

No.

Case Name

1.

Good Receipt

2.

Good Issue

Flow Process Good Receipt > Approval > Add Good Receipt

Good Issue > Approval > Add Good Issue

Form Good Receipt

No Document

Approval

GR-11 111000009 GR-11 111000009

Add Good Receipt

GR-11 111000009

Good Issue Approval

GI-11 111000003 GI-11 111000003

Add Good Issue

GI-11 111000003

Tanggal Posting

Tanggal Document

03.09.2011

Item

Quantity

Department

03.09.2011

BP0085

23,14 Kg

Gudang

03.09.2011

03.09.2011

BP0085

23,14 Kg

Akunting

03.09.2011

03.09.2011

BP0085

23,14 Kg

Gudang

05.09.2011

05.09.2011

GR0001

127

Gudang

05.09.2011

05.09.2011

GR0001

127

Akunting

05.09.2011

05.09.2011

GR0001

127

Gudang

Tabel 4.13 List Testing Function Sales

No.

1

Case Name

Penjualan Normal (Agent)

Flow Process SO > DO > A/R Invoice > Incoming Payment

No Document

Kode Customer

SO

SO1-11 111002711

DO

DO1-11 111000147

Form

Tanggal Jatuh Tempo

Tanggal Posting

Tanggal Delivery

TNG-01000005

05.09.2011

06.09.2011

GR0059

20

Penjualan

TNG-01000005

06.09.2011

06.09.2011

GR0059

20

Gudang

Item

Quantity

Department

2.

Purchase Order telat dari pelanggan

SO > update SO

A/R Invoice Incoming Payment

AR1-11 111000010 I-CSH-11 111000124

TNG-01000005 TNG-01000005

SO

SO1-11 111002712

BDG-01000003

05.09.2011

Update SO

SO1-11 111002712

BDG-01000003

06.09.2011

06.09.2011

GR0059

20

Keuangan

06.09.2011

06.09.2011

GR0059

20

Keuangan

06.09.2011

GR0004 GR0005 GR0006

10 10 10

Penjualan Penjualan Penjualan

05.09.2011

06.09.2011

GR0004 GR0005 GR0006

15 10 10


3.

Pemberian Sample (customer baru)

DO

DO

DO1-11 111000148

OTC

05.09.2011

05.09.2011

GR0005

5

4.

Penjualan Diskon (10% untuk seluruh item)

SO

SO

SO1-11 111002713

CJR-04000020

06.09.2011

07.09.2011

GR0001 GR0002 GR0003

23 14 12


5.

a. Pembatalan Dokumen

DO > Return

DO

DO1-11 111000149

CJR-03000010

06.09.2011

06.09.2011

GR0001 GR0002

60 40

Gudang Gudang

Return

RTN1-11 111000002

CJR-03000010

06.09.2011

06.09.2011

GR0001

60

Gudang

Gudang

b. Pembatalan Dokumen

A/R Invoice > A/R Credit Memo

GR0002

40

Gudang

A/R Invoice

AR1-11 111000011

BDG-03000007

07.09.2011

10.09.2011

GR0004 GR0005 GR0006

10 10 10


A/R Credit Memo

ARC1-11 111000006

BDG-03000007

07.09.2011

10.09.2011

GR0004 GR0005 GR0006

5 10 3


BAB 4 IMPLEMENTASI SISTEM ERP BERBASIS SAP BUSINESS ONE DENGAN ASAP METHODOLOGY

Recommend Documents