BUSINESS INTELLIGENCE PADA PT. SINARMAS ASSET MANAGEMENT
Patrick Setiawan 1301033993 Fransiskus Xaverius Patrick 1301038211 Christianto 1301040840 Indrajani Sutedja
ABSTRACT The purpose of this thesis is, perform an analysis of the needs for a business intelligence dashboard for the PT. Sinarmas Asset Management and design a business intelligence dashboard that can address the needs of the executive team for information quickly. The method of analysis used in this study using BI opportunity analysis made by Williams and design method using Vercellis. The result of this thesis research is to produce business intelligence dashboards that can generate reports more quickly, thus speeding up the decision making process for the executive team. The conclusions obtained from this thesis is the dashboard Business intelligence is one of the means to view data visualizations are worth a look, so that the executive team can make decisions effectively and efficiently, through the information presented. (C, PR, PS).
Keywords : Business Intelligence, KPI, Asset, Charts, Sales, Reporting
ABSTRAK Tujuan skripsi ini ialah, melakukan analisis terhadap kebutuhan perusahaan akan suatu dashboard business intelligence untuk PT. Sinarmas Asset Management dan merancang suatu dashboard business intelligence yang dapat menjawab kebutuhan tim eksekutif akan informasi secara cepat. Metode analisis yang di gunakan dalam penelitian ini menggunakan BI opportunity analysis yang dibuat oleh Williams dan metode perancangan menggunakan metode Vercellis. Hasil yang dicapai dari penelitian skripsi ini adalah menghasilkan dashboard business intelligence yang mampu mengurangi waktu pembuatan laporan, sehingga mempercepat proses pengambilan keputusan bagi Tim eksekutif. Kesimpulan yang di dapat dari skripsi ini adalah dashboard Business intelligence merupakan salah satu sarana untuk melihat data dengan visualisasi yang menarik untuk dilihat, sehingga tim eksekutif dapat membuat keputusan dengan efektif dan efisien, melalui informasi yang disajikan. (C, PR, PS).
Keywords : Business Intelligence, KPI, Asset, Charts, Sales, Reporting
PENDAHULUAN Di era globalisasi sekarang ini proses pengambilan keputusan yang tepat semakin sulit untuk dilakukan. Hal ini dikarenakan laporan yang ada tidak memberikan informasi yang mudah untuk dimengerti. Laporan masih tidak dinamis tanpa ada representasi data visual. Laporan seperti itu akan menyulitkan para eksekutif untuk melakukan pengambilan keputusan. Maka lahirlah gagasan untuk menggunakan suatu aplikasi yang dapat memudahkan tim eksekutif dalam melakukan pengambilan keputusan. Aplikasi tersebut dinamakan dengan business intelligence. Business intelligence merupakan aplikasi yang dapat memudahkan tim eksekutif untuk menganalisis suatu fakta yang dapat berupa nilai dari suatu profit atau penjualan dalam berbagai dimensi. Business intelligence menyajikan kemudahan dalam membaca data karena telah didukung oleh berbagai sarana visual seperti grafik dan chart yang sangat mudah untuk dimanipulasi, bahkan oleh tim eksekutif itu sendiri. Kemudahan dalam membaca suatu informasi, seperti yang ditawarkan business intelligence akan memberikan banyak dampak positif dalam beberapa aspek manajemen seperti planning, controlling, monitoring. Sebagaimana yang kita ketahui, proses manajemen yang baik pasti akan menaikkan keuntungan dari perusahaan tersebut. Berdasarkan scientific paper yang diterbitkan pihak Gartner Analyst, di tahun 2010 ada 35 % dari 5000 perusahaan terkemuka global dunia, membuat keputusan yang tidak efektif dan gagal untuk perusahaannya. Hal ini dikarenakan keputusan yang diambil dalam perusahaan dibuat berdasarkan laporan yang tidak dinamis, dan kurang informatif. Belajar dari fakta tersebut maka perlu adanya pengembangan dalam aplikasi pengambilan keputusan, salah satunya dapat digunakan aplikasi business intelligence. Salah satu perusahaan yang telah sadar akan fakta di atas adalah PT. Sinarmas Asset Management yang merupakan perusahaan yang bergerak di dunia investasi selama 25 tahun. Perusahaan ini tertarik untuk mengembangkan business intelligence sebagai solusi untuk pengambilan keputusan terutama dalam melakukan product positioning, cross selling, agent, customer, dan sales monitoring. Product positioning sendiri merupakan suatu teknik untuk menentukan proses pemasaran produk dengan tepat. Hal ini dilakukan dengan cara mengumpulkan data penjualan setiap produk yang paling diminati di setiap cabang di masing-masing daerah. Dari sana tim eksekutif PT. Sinarmas Asset Management dapat mengambil suatu simpulan kalau daerah A misalnya, memiliki mayoritas untuk memilih produk investasi yang lebih aman dengan keuntungan yang kecil. Dengan mengetahui informasi seperti ini tentunya PT. Sinarmas Asset Management akan lebih fokus untuk memasarkan produk yang memiliki risiko dan keuntungan yang kecil untuk daerah A. Sedangkan cross selling merupakan suatu aksi penjualan produk tambahan untuk customer yang sudah terdaftar. Gagasan ini tercipta karena PT. Sinarmas Asset Management melihat potensi yang cukup besar untuk menawarkan produk investasi lain kepada pelanggan yang telah terdaftar pada Simas.net. Permasalahan yang dihadapi oleh PT. Sinarmas Asset Management yaitu : •
Perusahaan membutuhkan aplikasi yang dapat menggambarkan penjualan keseluruhan perusahaan secara jelas dan dinamis.
•
Para eksekutif sering kali terlambat dalam mengambil keputusan karena sistem yang sedang berjalan tidak memiliki fungsi alerting.
•
Para eksekutif kesulitan untuk mengakses data pelanggan yang tersegmentasi dan dapat dilihat dari berbagai dimensi yang bertujuan untuk melihat potensi penawaran produk investasi lainnya yang lebih aman kepada pelanggan yang sudah terlebih dahulu terdaftar pada Simas.net.
•
Pengambilan keputusan bergaya entrepreneur yang cenderung lebih mengandalkan intuisi menjadi kurang sesuai dan banyak kesalahan yang terjadi.
•
Adanya kebutuhan dari para eksekutif untuk melihat data dalam bentuk visual dan dashboard sehingga memudahkan mereka melihat data mentah dan mempermudah mereka dalam mengambil keputusan.
Tinjauan pustaka dilakukan dengan mempelajari salah satu paper dari jurnal Business Intelligence Journal - July, 2012 Vol.5 No.2, yang berjudul IMPACT OF BUSINESS INTELLIGENCE SYSTEMS IN INDIAN TELECOM INDUSTRY oleh Dr. Poonam Kumar (Asst. Professor). Melalui paper tersebut dapat disimpulkan beberapa hal diantaranya adalah : • Kumar (2012 : 365) business intelligence tools menyediakan integrasi data perusahaan untuk kebutuhan reporting, hal ini mengurangi waktu dalam menghasilkan suatu laporan. • Kumar (2012 : 365) data tersebut akan membantu perusahaan dalam memecahkan masalah teknis yang berkaitan dengan pelayanan pelanggan, penagihan, perancangan produk, dan pemasarannya. • Kumar (2012 : 365) solusi business intelligence ini akan memecahkan masalah seputar customer relationship. • •
Tujuan dari penyusunan skripsi yang dilakukan penulis adalah : Melakukan analisis terhadap kebutuhan perusahaan akan suatu aplikasi reporting. Merancang dashboard business intelligence yang dapat menjawab kebutuhan tim eksekutif untuk informasi yang cepat.
METODE ANALISIS Menurut Williams (2006) sebelum memulai tahap pembangunan business intelligence secara teknis, diperlukan business intelligence opportunity analysis untuk mengidentifikasi dan mengutamakan kebutuhan business information mana yang akan membawa keuntungan maksimal bagi perusahaan. Business intelligence analysis terdiri dari : Business Driver Business driver yang mempengaruhi PT. Sinarmas Asset Management meliputi : •
Perusahaan pesaing yang digunakan sebagai benchmarking.
•
Harga pasar saham dan modal.
•
Tenaga kerja yang professional, jujur, dan transparan.
•
Pola belanja nasabah
Business Strategy, Goal, and Objectives PT. Sinarmas Asset Management memilki strategi, sasaran, dan tujuan sebagai berikut : •
Menambah profit perusahaan dengan melakukan cross selling product kepada para customer.
•
Melakukan product positioning agar terjadinya pemerataan dalam sales yang dilakukan di setiap cabang dari perusahaan.
Value Disciplines Kelebihan PT. Sinarmas Asset Management dibandingkan dengan perusahaan pesaingnya : •
Customer sudah mengenal perusahaan dengan baik.
•
Memiliki product yang lebih unggul karena memiliki tenaga kerja yang professional untuk mengolah investasi dari customer dengan baik.
•
Memiliki diferensiasi produk yang baik sehingga memenuhi segala jenis investasi yang diinginkan oleh customer
Core Business Process Bagian di dalam perusahaan yang perlu dibantu dengan business intelligence untuk memaksimalkan kinerjanya : •
Business development
•
Finance
•
Marketing
•
Product & Business Development
•
Retail
•
Private client
Business Values Business values yang didapat dengan menerapkan business intelligence adalah : •
Lebih baik dapat mengambil keputusan dengan cepat.
•
Visual yang baik menjadikan informasi yang diterima lebih akurat.
•
Melihat dalam berbagai dimensi menjadikan pengambilan keputusan lebih tepat.
•
Bisnis selalu berada pada jalur yang tepat dengan Key Performance Indicator.
•
Predictive analysis dapat dilakukan oleh tim eksekutif.
METODE PERANCANGAN Metode perancangan yang akan digunakan adalah metode dari Carlo Vercellis (2009), dimana pada metode ini terdapat tiga tahapan utama, yaitu design, planning, dan implementation and control. Secara lebih jelas mengenai tiga tahapan tersebut akan dijelaskan melalui di bawah ini. Design Pada tahap design terdapat dua langkah yang harus dilakukan agar dapat membuat aplikasi business intelligence dengan baik yaitu infrastructure recognition dan project macro planning. Untuk lebih jelasnya mengenai dua langkah tersebut akan dijelaskan di bawah ini. Infrastructure Recognition PT. Sinarmas Asset Management menggunakan server dari HP (Hewlett Packard), untuk menampung data historis yang ada. Spesifikasi detil dari server tersebut adalah sebagai berikut
Tabel 1 Spesifikasi Server Model Name HP RX8640 Total Cellboard 2 Processor Itanium Montecito 1.6Ghz (8 cores) Memory 64GB Harddisk cellboard 0 146GBx2 Harddisk cellboard 1 320GBx2 Serial number machine SGH4742277 Operating System RHEL Database Oracle 10g Sedangkan untuk spesifikasi hardware tim eksekutif (client), yang digunakan untuk mengakses business intelligence adalah sebagai berikut : Tabel 2 Spesifikasi Client Processor intel core i5-2500S CPU @ 2.70GHz Memory 4GB Harddisk 500GB Operating System Windows 7 Project Macro Planning Untuk dapat menyelesaikan proyek ini secara tepat waktu, maka dirancang sebuah tabel rencana perancangan dan implementasi, yang akan disampaikan secara lebih jelas pada tabel di bawah ini. Tabel 3 Tabel Perencanaan Implementasi
Kegiatan Pembentukan tim
Minggu ke 1 2 3
4
5
6
7
8
9
10
Instalasi software dan hardware Konfigurasi Software Uji coba aplikasi Pelatihan user Evaluasi Planning Pada tahap planning terdapat 4 langkah yang akan membantu jalannya proses pembuatan business intelligence, yaitu detailed project requirements, identification of the data definition of data warehouse, definition of the mathematical model, dan development of a prototype. Untuk lebih jelasnya mengenai ke empat langkah tersebut akan dijelaskan sebagai berikut : Detailed Project Requirements Berdasarkan analisis yang telah dilakukan dengan business intelligence opportunity analysis, didapatkan suatu kesimpulan bahwa perusahaan membutuhkan : 1. Laporan yang dalam proses pembuatannya tidak memakan waktu yang terlalu lama. 2. Aplikasi yang memiliki visualisasi data yang baik berupa grafik yang interaktif. 3. Aplikasi yang dapat melihat measure dari berbagai dimensi 4. Aplikasi yang dapat menampilkan Key Performance Indicator (KPI) penjualan produk investasi. 5. Aplikasi yang dapat menampilkan predictive analysis dengan model matematika tertentu. Identification of the Data Definition of Data Warehouse Berikut ini adalah star schema yang dibutuhkan business intelligence untuk pemecahan masalah : 1. Star schema product positioning Di bawah ini adalah star schema dari product positioning yang terdiri dari dimensi branch, product, dan time.
Gambar 1 Star Schema Product Positioning Kombinasi total_penjualan dengan dimensi branch, product, dan time, memungkinkan tim eksekutif untuk mengetahui total penjualan produk yang paling diminati pada cabang dan waktu tertentu.
2. Star schema cross selling Di bawah ini adalah star schema dari cross selling yang terdiri dari dimensi customer, product, dan time.
Gambar 2 Star Schema Cross Selling Kombinasi total_penjualan dengan dimensi customer, product, dan time memungkinkan tim eksekutif untuk mengetahui nasabah mana yang memiliki potensi untuk dilakukannya cross selling. 3. Star schema sales, agent, dan customer monitoring Di bawah ini adalah star schema dari agent dan customer monitoring yang terdiri dari dimensi customer, agent, product, dan time.
Gambar 3 Star Schema Agent dan Customer Monitoring Kombinasi total_penjualan dengan dimensi customer, agent, product, dan time memungkinkan tim eksekutif untuk mengetahui customer mana yang harus dipertahankan, agent mana yang harus dijaga motivasinya, dan dapat melakukan pemantauan penjualan dari waktu ke waktu. Definition of the Mathematical Model Ada 2 model matematika yang akan digunakan, sebagai alat untuk memprediksi trend dalam business intelligence yang akan dirancang yaitu : 1. Model Polynomial Trend of Degree 2 Model ini akan digunakan dalam memprediksi profit perusahaan ke depan. Adapun rumus untuk model ini adalah : Kota * (Bulan Tanggal ^ 2 + Bulan Tanggal + intercept). 2. Model Exponential Trend
Model ini akan digunakan dalam memprediksi penjualan perusahaan ke depan. Adapun rumus untuk model ini adalah : Tipe * (Bulan Tanggal + intercept). Development of a Prototype Berdasarkan project requirement yang telah dijabarkan sebelumnya, maka akan dirancang lima buah rancangan dashboard business intelligence, yang akan menjawab kebutuhan tim eksekutif dari PT. Sinarmas Asset Management. Lima dashboard tersebut antara lain : 1. Dashboard Product Positioning
Gambar 4 Rancangan Dashboard Product Positioning Dashboard ini dirancang karena adanya kebutuhan dari tim eksekutif untuk mengetahui produk mana yang memiliki nilai penjualan paling tinggi pada daerah tertentu. Grafik 1, 2, 3, dan 4 menampilkan total penjualan setiap kota yang dikombinasikan dengan tipe produk. Grafik 5 menampilkan total penjualan di setiap kota. Kemudian pada map menampilkan distribusi produk investasi yang tersebar di beberapa kota. Berdasarkan informasi ini, tim eksekutif dapat mengambil keputusan yang tepat untuk penawarkan produk agar tepat sasaran. Hal ini disebut juga dengan product positioning. 2.
Dashboard Cross Selling
Gambar 5 Rancangan Dashboard Cross Selling Dashboard ini dirancang karena adanya kebutuhan dari tim eksekutif, untuk mengetahui nasabah mana yang telah memiliki produk reksadana namun belum terdaftar pada Simas.NET atau begitu pula sebaliknya. Grafik 1 menampilkan penjualan reksadana dan sekuritas secara keseluruhan. Grafik 2 menampilkan NAB (Nilai Aktiva Bersih) reksadana dari setiap nasabah. Grafik 3 menampilkan NAB sekuritas dari setiap nasabah. Kemudian pada map menampilkan distribusi tipe investasi yang tersebar di
beberapa kota. Berdasarkan informasi ini tim eksekutif dapat memilih nasabah mana yang baru memiliki salah satu produk investasi, sehingga dapat ditawarkan dengan produk investasi lainnya. Hal ini disebut juga dengan cross selling. 3.
Dashboard Monitoring Customer
Gambar 6 Rancangan Dashboard Monitoring Customer
Dashboard ini dirancang karena adanya kebutuhan dari tim eksekutif, untuk mengetahui nasabah mana yang memiliki NAB tertinggi, sehingga dapat melakukan segmentasi terhadap nasabah tersebut. Grafik 1 menampilkan NAB setiap nasabah dikombinasikan dengan dimensi produk, yang dibedakan dengan warna. Grafik 2 menampilkan total nasabah dengan dimensi produk. Terakhir diagram lingkaran menyediakan pie chart menampilkan total nasabah dengan dimensi tipe produk Berdasarkan informasi ini tim eksekutif dapat memutuskan nasabah mana yang harus mendapat perhatian yang lebih agar nasabah yang memberikan keuntungan besar terhadap perusahaan tersebut dan tidak berpindah ke perusahaan investasi lainnya. 4.
Dashboard Monitoring Agent
Gambar 7 Rancangan Dashboard Monitoring Agent Dashboard ini dirancang karena adanya kebutuhan dari tim eksekutif, untuk mengetahui agent mana yang menjual produk investasi dari PT. Sinarmas Asset Management dengan jumlah yang signifikan. Grafik 1 akan menampilkan total penjualan setiap agent. Grafik 2 akan menampilkan total penjualan setiap agent dikombinasikan dengan dimensi produk yang dibedakan dengan warna. Berdasarkan
informasi ini tim eksekutif dapat memberikan bonus tambahan pada agent tersebut dengan tepat, sehingga akan menaikkan motivasi mereka untuk menjual produk investasi lebih banyak lagi. 5.
Dashboard Monitoring Penjualan
Gambar 8 Rancangan Dashboard Monitoring Penjualan Dashboard ini dirancang karena adanya kebutuhan dari tim eksekutif, untuk mengetahui trend penjualan di masa yang akan datang dan memantau kinerja penjualan melalui Key Performance Indicator (KPI) penjualan. Grafik 1 menampilkan grafik penjualan reksanadana dan sekuritas. Grafik 2, 3, 4, dan 5 menampilkan grafik profit pada setiap kota. Trend penjualan di tampilkan secara otomatis oleh business intelligence, dengan melakukan perhitungan statistik berdasarkan data historis yang telah disimpan, pada seluruh grafik. Melalui key performance indicator yang ada, tim eksekutif dapat dengan mudah mengawasi penjualan, sehingga tim eksekutif dapat melakukan tindakan yang cepat ketika nilai dari KPI tersebut memburuk. Implementation and Control Pada tahap yang terakhir terdapat tiga langkah agar dapat melakukan implementasi dan pengawasan business intelligence dengan baik. Tiga langkah tersebut adalah development of data warehouse, development of metadata and ETL, development application, dan release and testing. Untuk lebih jelas mengenai ketiga langkah berikut akan dijelaskan di bawah ini. Development of Data Warehouse Dalam melakukan development data warehouse digunakan Oracle Warehouse Builder 11G R2, untuk membantu dalam pembuatan modul sumber data, modul target data, dimensi ,dan mapping dimensi. Sebagai langkah awal dalam pembuatan data warehouse akan dibuat modul PTSAM_DATASOURCE untuk menampung data source dari schema SMA. Kemudian akan dibuat user baru bernama BISINARMS dan sekaligus schema dengan nama yang sama. Schema tersebut akan di hubungkan dengan modul PTSAM_TARGET yang akan menjadi target data warehouse. Hal yang perlu dilakukan berikutnya adalah memasukkan data object yang berupa tabel yang terdapat pada schema SMA, ke dalam modul PTSAM_DATASOURCE. Development of metadata and ETL (Extract, Transform, and Load) Pada tahap ini dimensi yang dibutuhkan dan metadata yang telah dirancang sebelumnya, dibuat pada modul PTSAM_TARGET. Development of Application Melalui banyak pertimbangan dalam pemilihan aplikasi business intelligence yang paling baik, maka pilihan jatuh pada aplikasi yang bernama Tableau. Hal ini dikarenakan tableau dapat menampilkan data dengan visualisasi yang baik secara cepat dan mudah. Melalui aplikasi ini seluruh kebutuhan tim eksekutif dari PT. Sinarmas Asset Management dapat dipenuhi. Kebutuhan yang dapat terpenuhi yaitu :
1. 2. 3. 4. 5.
Kebutuhan akan data yang akan dijadikan dasar untuk melakukan product positioning telah terpenuhi melalui dashboard yang telah dilampirkan. Kebutuhan akan data yang akan dijadikan dasar untuk melakukan cross selling telah terpenuhi melalui dashboard yang telah dilampirkan. Kebutuhan akan data yang akan dijadikan dasar untuk menjaga nasabah yang paling menguntungkan untuk perusahaan telah terpenuhi melalui dashboard yang telah dilampirkan. Kebutuhan akan data yang akan dijadikan dasar untuk melakukan pemberian bonus kepada agent yang tepat telah terpenuhi melalui dashboard yang telah dilampirkan. Kebutuhan akan grafik penjualan yang dapat menampilkan prediksi trend ke depan dilengkapi dengan KPI yang berguna untuk monitoring penjualan telah terpenuhi melalui dashboard yang telah dilampirkan.
SIMPULAN Dari seluruh rangkaian pembuatan aplikasi business intelligence dapat diuraikan menjadi beberapa simpulan sebagai berikut : 1.
2.
3.
4.
Aplikasi business intelligence merupakan salah satu sarana untuk melihat data dengan visualisasi yang menarik untuk dilihat, sehingga tim eksekutif dapat membuat keputusan dengan efektif dan efisien, melalui informasi yang disajikan. Aplikasi business intelligence memungkinkan tim eksekutif untuk melakukan analisis prediksi di masa yang akan datang berdasarkan data historis yang ada, sehingga perencanaan terhadap strategi yang akan dilakukan dapat dilakukan terlebih dahulu. Aplikasi business intelligence mempermudah berlangsungnya proses manajemen dan operasional dalam suatu perusahaan. Hal ini secara langsung menaikkan omset dan keuntungan dari perusahaan yang menerapkannya. Tim eksekutif dapat mengawasi penjualan secara mudah melalui Key Performance Indicator, yang telah di sediakan pada dashboard, sehingga tim eksekutif dapat memastikan strategi penjualan yang rancang sebelumnya berjalan dengan baik.
DAFTAR PUSTAKA Cebotarean, E. (2010). Journal of Knowledge Management, Economics and Information Technology. Titu Maiorescu University. Connolly, T., & Begg, C. (2007). Database Systems with Access Code. Imprint unknown. Fandy, T. (2008). Pemasaran Strategik. Andi Publisher. Inmon, W. H. (2005). Building the Data Warehouse (4th ed.). Wiley. Kirankumar, G., Sunil Kumar Jangeti, & Avinash Reddy Kotapati. (2012). Analysis of Using a Business Intelligence Tool (COGNOS) in A Company to Result in More Efficient and Intuitive Company in The Current Era, Business Intelligence Journal, 1. Kotler, P., & Keller, K. (2011a). Marketing Management (14th ed.). Prentice Hall. Kotler, P., & Keller, K. (2011b). Marketing Management Plus New MyMarketingLab with Pearson eText -- Access Card Package (14th ed.). Prentice Hall. Ph.D. Mustafa KARADENIZ, Nav. Cdr. (2009). Product Positioning Strategy in Marketing Management. Turkish Naval Academy, 5, 100. Pratomo E. P. (n.d.). Berwisata ke Dunia Reksa Dana. Gramedia Pustaka Utama. Principles of Good Database Design. (2009).
Roland M. Müller, Sefan Linders, & Luís Ferreira Pires. (2010). Business Intelligence and Serviceoriented Architecture: A Delphi Study. Taylor and Francis Group, 169. doi:10.1080 Satzinger, J. W., Jackson, R. B., & Burd, S. D. (2004). Object-Oriented Analysis and Design with the Unified Process (1st ed.). Course Technology. Song, M., & Brook Wu, Y.-F. (Eds.). (2008). Handbook of Research on Text and Web Mining Technologies. IGI Global. Veena Tewari Nandi. (2012). Maintaning Database: Business Intlligence Tool for Competitive Advantage. Vercellis, C. (2009). Business Intelligence: Data Mining and Optimization for Decision Making (1st ed.). Wiley. Williams, S., & Williams, N. (2006). The Profit Impact of Business Intelligence (1st ed.). Morgan Kaufmann.
