BAB 4 KELAYAKAN IMPLEMENTAS I S AP MODUL FINANCE
Pada bab ini akan dibahas mengenai SAP modul Finance, hasil penelitian dari dua metode yaitu metode analisa Cost/Benefit yang akan menganalisa biaya dan manfaat yang akan diperoleh oleh perusahaan dan metode analisa ROI untuk menghitung waktu yang dibutuhkan untuk mengembalikan nilai investasi dan rasio per periode waktunya.
4.1
Proses Bisnis Berdasasarkan analisa sistem yang sedang berjalan di PT.ABC melalui permasalahan yang mempengaruhi proses bisnis dan kelemahan teknis yang dihadapi oleh perusahaan, untuk itu dibuat suatu perbandingan sistem untuk memecahkan masalah yang ada yaitu antara sistem yang sedang berjalan di PT.ABC yaitu Zahir Accounting dengan sistem yang akan diusulkan sebagai pemecahan masalah yaitu SAP FI/CO. Berikut ini adalah tabel perbandingan sistem dari permasalahan yang mempengaruhi proses bisnis perusahaan:
Fungsi
Proses
Bisnis
Bisnis
Finance
Finance
M asalah
Zahir
Perusahaan tertunda Untuk
SAP FI/CO Perhitungan yang
dalam pengambilan penghitungan laba dilakukan keputusan
untuk per
121
dapat
proyek di customize per
122 strategi
di
masa dilakukan
mendatang
secara bisnis area sesuai
manual, sehingga dengan keinginan tidak
dapat perusahaan
diberikan pemecahan masalah
Berdasarkan masalah tersebut, adapun hasil analisis dari kelemahan Zahir dari memecahkan masalah yang ada yaitu perusahaan mengalami penundaan dalam pengambilan keputusan untuk strategi di masa mendatang yang disebabkan karena tidak dapat menampilkan laba per proyek. Didalam Zahir untuk memecahkan masalah tersebut, Zahir juga tidak dapat menampilkan laba per proyek sesuai dengan yang diinginkan perusahaan. Sehingga menyebabkan para karyawan untuk menghitung secara manual laba per proyek dan mempengaruhi kinerja proses bisnis. Sedangkan kelebihan dari SAP FI/CO dalam memecahkan masalah yang ada yaitu SAP FI/CO dapat di customize berdasarkan bisnis area apabila ingin menghitung laba per proyek sesuai dengan keinginan perusahaan. Dimana tentu saja dapat meningkatkan kinerja proses bisnis perusahaan.
123 Fungsi
Proses M asalah
Bisnis
Bisnis
Finance
Pajak
Zahir
Pada sistem Zahir Pada SAP FI/CO
Perusahaan
harus
membayar
denda memiliki
pajak
SAP FI/CO
untuk menghitung dalam PIB
kesulitan menghitung
dapat
dilakukan dengan
pembayaran pajak customisasi ke
kas
negara
karena perusahaan adalah melakukan impor
sehingga
diperlukan pembayaran pajak ke kas negara
Berdasarkan masalah yang dihadapi yaitu perusahaan harus membayar denda pajak yang disebabkan kesulitan dalam menghitung pajak PIB (Pemberitahuan Import Barang). Adapun hasil analisis kelemahan dari Zahir dalam memecahkan masalah tersebut yaitu Zahir mengalami kesulitan dalam menghitung pajak PIB yang akan dibayarkan ke kas negara. Namun, kelemahan ini dapat ditutupi oleh SAP FI/CO dengan melakukan customisasi yang memungkinkan perusahaan untuk dapat menghitung pajak PIB yang akan dibayarkan oleh perusahaan kepada negara.
124 Fungsi
Proses
Bisnis
Bisnis
Pembelian
Hutang
M asalah
Zahir
Hubungan
Pada sistem Zahir Pada Sistem SAP
kerjasama
SAP FI/CO
dapat FI/CO
antara tidak memasukkan
memungkinkan kita
perusahaan
beberapa
untuk memasukkan
menjadi terganggu
Purchased
order beberapa
yang
ingin Purchased
dengan
supplier
dimasukkan kedalam yang sama
kedalam
Invoice yang
order Invoice sama
bergantung kepada company codenya.
Berdasarkan masalah diatas yaitu hubungan kerjasama antara supplier dengan perusahaan menjadi terganggu
yang disebabkan karena perusahaan tidak dapat
memenuhi permintaan supplier yaitu untuk mengabungkan beberapa purchased order yang sama kedalam satu invoice. Dari hasil analisis kelemahan pada sistem Zahir yaitu dalam pembuatan invoice tidak memungkinkan untuk mengacu kepada beberapa Purchased order. Dalam Zahir, satu invoice hanya dapat dibuat berdasarkan satu purchased order. Akan tetapi, hal ini dapat ditutupi dengan SAP FI/CO yang memungkinkan kita untuk membuat invoice dengan mengacu kepada beberapa Purchased order yang memiliki company code yang sama.
125 Fungsi Bisnis
Proses M asalah
Zahir
SAP FI/CO
Perusahaan
Pada
sistem Pada Sistem SAP
Bisnis
Pembelian Hutang
mengalami kesulitan Zahir
transaksi FI/CO
terdapat
dalam mengendalikan diluar
setting
yang
data
Purchased order memungkinkan kita : untuk
seperti pembelian
menggolongkan
peralatan kantor setiap
transaksi
dan sebagainya, diluar
Purchased
dicatat
sebagai order kedalam jenis
jasa.
account
yang
diinginkan.
Berdasarkan masalah diatas yaitu perusahaan mengalami kesulitan dalam mengendalikan data yang disebaban karena data yang ada dalam database menjadi tidak terkontrol karena seluruh transaksi diluar purchased order dicatat sebagai jasa. Dari hasil analisis kelemahan pada sistem Zahir yaitu transaksi diluar Purchased order seperti pembelian peralatan kantor, perbaikan AC dan sebagainya akan dicatat oleh Zahir dalam account yang sama yaitu account jasa. Dalam hal ini terdapat kejanggalan dalam penentuan account dari transaksi yang terjadi diluar Purchased order. Akan tetapi dalam SAP FI/CO, memungkinkan kita untuk dapat menggolongkan transaksi-transaksi diluar Purchased order kedalam account yang kita inginkan bergantung kepada setting yang akan dilakukan dalam SAP FI/CO.
126 Fungsi
Proses M asalah
Zahir
SAP FI/CO Pada Sistem SAP
Bisnis
Bisnis
Penjualan
Penerimaan Perusahaan
Pada sistem Zahir,
kas
tidak dapat secara FI/CO
terdapat
dalam ototmatis membuat setting
yang
mengalami kesulitan menentukan
jurnal
strategi-strategi
pembayaran
yang
untuk memungkinkan kita
untuk
akan bertahap. Terdapat mengdukung
dilakukan di masa 4 jenis pembayaran pembuatan mendatang
bertahap:
dari
jurnal
pembayaran
1. Pembayaran DP bertahap tersebut, merupakan
dimana
pembayaran
dimungkinkan
yang dilakukan untuk mengcreate pada saat awal jurnal
secara
sebelum
otomatis
dilaksanakanny
kita
a suatu proyek.
suatu pembayaran.
2. Pembayaran MOS merupakan pembayaran yang dilakukan
ketika
melakukan
127 pada
saat
pengerjaan suatu proyek 3. Pembayaran yang dilakukan setelah
proyek
selesai dikerjakan 4. Pembayaran yang dilakukan sebagai jaminan atas
proyek
yang
telah
dikerjakan. Dari
keempat
pembayaran
ini,
pada
saat
pembayaran MOS pihak
perusahaan
berkeinginan untuk membuat dan
Zahir
jurnal tidak
memungkinkan
128 untuk dilakukan hal tersebut,
dimana
pada sistem Zahir semua pembayaran harus diselesaikan terlebih
dahulu
baru dapat dicreate jurnalnya, sehingga pada pembuatan
saat jurnal
setelah pembayaran MOS dilakukan
harus secara
manual dan tidak otomatis
tercreate
jurnalnya.
Berdasarkan masalah diatas yaitu perusahaan mengalami kesulitan dalam menentukan strategi-strategi yang akan dilakukan di masa mendatang yang disebabkan dalam pembuatan laporan keuangan seringkali terdapat kesalahan karena setelah pembayaran MOS untuk membuat jurnal umum tidak mampu membuat pembayaran DP bernilai nol.
129 Kelemahan dari Zahir adalah tidak dapat mendukung pembuatan jurnal pada pembayaran bertahap yang terdapat dalam perusahaan. PT.ABC memiliki beberapa jenis pembayaran seperti : 1. Pembayaran DP merupakan pembayaran yang dilakukan pada saat awal sebelum dilaksanakannya suatu proyek. 2. Pembayaran M OS merupakan pembayaran yang dilakukan pada saat pengerjaan suatu proyek 3. Pembayaran yang dilakukan setelah proyek selesai dikerjakan 4. Pembayaran yang dilakukan sebagai jaminan atas proyek yang telah dikerjakan Pada saat pembayaran M OS, perusahaan memiliki kebutuhan untuk membuat jurnal secara otomatis utnuk pembayaran DP dan M OS yang telah dilakukan, akan tetapi Zahir kesulitan untuk memenuhi kebutuhan ini. Dalam sistem Zahir,jurnal dibuat setelah pembayaran bertahap tersebut lunas dibayarkan, sehingga pihak perusahaan harus membuat jurnal secara manual untuk pembayaran yang telah dilakukan. Akan tetapi, dalam SAP FI/CO akan membuat jurnalnya sendiri secara otomatis pada setiap pembayaran bertahap yang dilakukan oleh perusahaan. Hal ini dapat kita lakukan pada saat kita melakukan setting terhadap SAP FI/CO.
Sedangkan, tabel perbandingan sistem dari kelemahan teknis yang dihadapi perusahaan dapat dilihat dibawah ini:
130 Fungsi
Proses Bisnis M asalah
Zahir
SAP FI/CO
Bisnis Finance
dapat Pemberian
Pengendalian Tidak dapat Tidak asset
dan memberikan
persediaan
warning
dalam SAP FI/CO dapat
memberikan pemecahan yang dengan warning terjadi
warning
masalah dilakukan
dengan
berkaitan pemberitahuan pemberian apabila
terdapat
apabila kesalahan
dalam
kesalahan penginputan,
dalam penginputan
file
tidak
simpan
error
sehingga dapat
jika
masih
terdapat kesalahan
Berdasarkan dari masalah tidak dapat memberikan warning, adapun hasil analisis terhadap kelemahan Zahir yaitu apabila terjadi kesalahan penginputan, Zahir tidak dapat memberikan warning yang memberitahukan adanya kesalahan. Hal ini tentu saja berdampak pada proses bisnis perusahaan, yang menyebabkan perlu dilakukan identifikasi terhadap kesalahan penginputan. Sedangkan kelebihan dari SAP FI/CO dalam memecahkan masalah yaitu SAP FI/CO dapat memberikan warning untuk memberitahukan apabila terjadi kesalahan penginputan pada saat file akan di simpan. Jika penginputan tidak terdapat kesalahan, file baru dapat disimpan dalam master record.
di
131 Fungsi
Proses Bisnis M asalah
Zahir
SAP FI/CO
Bisnis Finance
Pengendalian Dalam memproses Tidak asset
dan data
persediaan
dapat Untuk memproses data,
memerlukan memberikan
SAP FI/CO juga
waktu yang sangat pemecahan lama
masalah terhadap memerlukan yang waktu
yang
diperlukan untuk sangat
lama
waktu
memproses data
terutama saat
pada terdapat
pihak lain yang ingin memproses data yang sama
Berdasarkan masalah tersebut, adapun hasil analisis dari kelemahan Zahir dari memecahkan masalah yang ada yaitu dalam memproses data, Zahir memerlukan waktu dalam memproses data. Sehingga mengakibatkan kinerja proses bisnis di perusahaan tidak dapat berjalan sesuai dengan keinginan perusahaan. Dalam SAP FI/CO untuk memproses data juga memerlukan waktu yang sangat lama seperti halya Zahir. Terutama apabila ada bagian divisi lain yang juga ingin memproses data yang sama. Sehingga dalam masalah ini baik Zahir maupun SAP FI/CO tidak dapat memberikan pemecahan masalah.
132 Fungsi
Proses M asalah
Zahir
Bisnis
Bisnis
Finance
Petty cash M emerlukan yang untuk
cukup
waktu Tidak
SAP FI/CO dapat Dalam memperoleh data,
lama memberikan
pada saat
memperoleh pemecahan
data
masalah terhadap SAP waktu
SAP FI/CO
yang dijalankan
data
diperlukan untuk langsung memperoleh data
ditampilkan
Berdasarkan masalah diatas, adapun hasil analisis dari kelemahan Zahir dari memecahkan masalah yang ada yaitu dalam memperoleh data, Zahir tidak dapat memberikan pemecahan masalah untuk mempersingkat waktu yang digunakan dalam memperoleh data. Hal ini akan berdampak pada kinerja proses bisnis perusahaan, yang menyebabkan proses bisnis menjadi terhambat. Sedangkan kelebihan dari SAP FI/CO dalam memecahkan masalah yaitu pada saat SAP SAP FI/CO dijalankan, sistem akan secara langsung menampilkan data yang ada. Dimana tentu saja dapat mendukung kinerja proses bisnis perusahaan.
133 Fungsi
Proses M asalah
Bisnis
Bisnis
Pembelian
Hutang
Sering notes
Zahir
SAP FI/CO terjadi Kemungkinan
muncul Sering
error pada sistem untuk terjadi error Zahir
terutama dalam SAP FI/CO
pada saat masuk memiliki
peluang
kedalam sistem, yang kecil sehingga pemecahan masalah
tidak
dapat diberikan
Berdasarkan masalah diatas, adapun hasil analisis dari kelemahan Zahir dari memecahkan masalah yang ada yaitu dalam sering terjadi error yang menyebabkan munculnya notes, Zahir tidak dapat memberikan pemecahan masalah untuk meminimalkan munculnya notes ketika masuk ke dalam sistem. Sehingga sistem tidak dapat di jalankan sebelum notes yang muncul di salin ke dalam sistem. Sedangkan kelebihan dari SAP FI/CO dalam memecahkan masalah yaitu SAP FI/CO memiliki peluang untuk terjadi error lebih kecil dibandingkan dengan Zahir. Sehingga dapat meningkatkan kinerja proses bisnis perusahaan.
134 Fungsi
Proses M asalah
Bisnis
Bisnis
Penjualan
Penjualan
Zahir dapat Tampilan
Tidak menampilkan alamat
SAP FI/CO SAP
tidak FI/CO alamat dan
alamat
karena lain
pelanggan lengkap
secara lengkap
untuk Dalam
sebagainya
alamat tetap ditampilkan
apabila tersebut
cukup secara
lengkap
panjang dan tidak walaupun alamat muat
dalam itu sangat panjang
kolom,
maka sesuai
tampilan itu
dengan
alamat database akan
terpotong. Namun database yang sebenarnya tidak
terpotong,
tetap utuh
M asalah ini cukup menyusahkan karena alamat pelanggan begitu penting untuk mengkonfirmasi kebenaran transaksi dalam invoice dari pelanggan tersebut. Alamat ini juga penting untuk mengirim invoice. Apabila alamat tersebut kurang, dapat terjadi kesalahan dalam pengiriman. M asalah ini tidak dapat ditangani oleh Zahir
135 SAP FI/CO mampu menampilkan alamat, nama, dan data lainnya secara lengkap walaupun data tersebut amat panjang sehingga memudahkan karyawan dalam mengecek dan memgkonfirmasi transaksi yang terjadi
Fungsi
Proses
Bisnis
Bisnis
Penjualan
Penjualan
M asalah Tidak
Zahir
SAP FI/CO
dapat Dalam penjualan SAP
FI/CO
menampilkan harga satu set produk mampu mencatat per item
yang terdiri dari penjualan beberapa
item, sesuai
harga
yang keperluan.
ini dengan
tercantum adalah Apabila
ingin
harga per-set dan satu
dapat
set,
tidak bisa harga dibuat satu set, per-item kecuali dan apabila ingin apabila
dicatat per-item,
secara manual
dapat
dibuat demikian
Barang yang dijual ke pelanggan dapat berupa satu set yang terdiri dari beberapa item yang dibeli sebelumnya dari supplier. Perincian harga per-item terhadap pelanggan merupakan salah satu cara perusahaan untuk memenuhi permintaan pelanggan karena banyaknya pelanggan yang menginginkan perincian produk dan untuk mempersingkat kerja karyawan agar tidak perlu membuat laporan dua kali ataupun mengecek database untuk mengetahui item dari suatu set barang.
136 Kelebihan SAP FI/CO dalam masalah ini adalah SAP FI/CO dapat mencatat penjualan yang terjadi sesuai dengan keperluan dan keinginan perusahaan. SAP FI/CO dapat di costumize sesuai keinginan dari karyawan. Apabila ingin pencatatan berupa satu set, maka dapat dibuat satu set. Apabila ingin per-item, dapat dibuat per-item
Fungsi
Proses
Bisnis
Bisnis
Penjualan
Accounting
M asalah
Zahir
SAP FI/CO
Tampilan invoice Penjualan tidak
1
lot
SAP
FI/CO
seharusnya mampu mencatat
sesuai yang
keinginan
hanya
penjualan
perusahaan
menampilkan
sesuai
tulisan
1
menampilkan
dengan
lot, keperluan. Apabila
tulisan seluruh isi satu lot
ini
lot,
ingin dapat
barang yang dibuat satu lot,
dibeli
dan apabila ingin perbarang, dapat dibuat demikian
M isalnya dalam kasus penjualan 1 lot pena (12 kardus pena), tidak ditampilkan berupa 1 lot namun ditampilkan dengan me-list 12 kardus pena tersebut. Hal ini merupakan pemborosan dari sisi kertas dan tinta
137 Berbeda dengan Zahir, SAP FI/CO melakukan pencatatan penjualan ini sesuai dengan keperluan perusahaan. Apabila perusahaan ingin melakukan pencatatan berupa lot, SAP dapat di customize menjadi lot. SAP merupakan program yang fleksibel
Fungsi
Proses M asalah
Bisnis
Bisnis
Finance
Accounting Tidak
Zahir
SAP FI/CO Dalam SAP FI/CO
ada Pembualatan
pembulatan
angka tidak dapat memungkinkan
angka
dilakukan
untuk
sehingga
akan
pembulatan
adanya angka
menyulitkan
dengan melakukan
dalam
customisasi
penghitungan dan pembuatan laporan, baik itu laporan keuangan, maupun
laporan
jenis lainnya.
Tidak adanya pembulatan angka, menyebabkan terjadi perbedaan dalam penghitungan. Hal ini akan berpengaruh pada laporan keuangan perusahaan juga pada penghitungan pajak perusahaan.
138 Sedangkan kelebihan SAP FI/CO dalam memecahkan masalah yaitu SAP FI/CO dapat dilakukan customisasi untuk membuat adanya pembulatan angka sesuai dengan keperluan perusahaan. Dari pembahasan masalah pada PT. ABC, didapatkan kesimpulan berupa perbandingan M asalah yang berpengaruh pada proses bisnis
Zahir
SAP FI/CO
X
√
X
√
X
√
X
√
X
√
Zahir
SAP FI/CO
Tidak dapat memberikan warning
X
√
Dalam memproses data memerlukan waktu yang sangat lama
X
X
M emerlukan waktu yang cukup lama untuk memperoleh data
X
√
Sering muncul notes
X
√
Tidak dapat menampilkan alamat pelanggan secara lengkap
X
√
Tidak dapat menampilkan harga per item
X
√
Tampilan invoice tidak sesuai keinginan perusahaan
X
√
Perusahaan tertunda dalam pengambilan keputusan untuk strategi Perusahaan harus membayar denda pajak Hubungan kerjasama antara supplier dengan perusahaan menjadi terganggu Perusahaan mengalami kesulitan dalam mengendalikan Perusahaan mengalami kesulitan dalam menentukan strategistrategi yang akan dilakukan di masa mendatang
M asalah bersifat teknis
139 Tidak ada pembulatan angka
X
√
Keterangan : X = tidak dapat dipenuhi √ = dapat dipenuhi Berdasarkan perbandingan tersebut, dari 13 masalah yang ada, 12 masalah dapat diselesaikan oleh SAP FI/CO. M asalah yang tidak dapt diselesaikan oleh SAP FI/CO adalah masalah teknis yaitu dalam memproses data memerlukan waktu yang sangat lama.
4.2
S AP FI/CO 4.2.1
Financial Accounting Pengawasan dan pengintegrasian informasi keuangan perusahaan merupakan hal yang penting dalam pengambilan keputusan strategis, SAP ERP Financials memungkinkan pelacakan terpusat pada data financial accounting dalam kerangka kerja internasional dari berbagai perusahaan, bahasa, mata uang, dan peta akun-akun.
Yang termasuk fitur-fitur utama dan fungsinya adalah: •
Harta tetap, accrual, bank, jurnal kas, persediaan barang, dan akuntansi pajak
•
Jurnal umum
•
Hutang dan piutang
•
Fungsi penutupan cepat
140
4.2.2
•
Laporan keuangan
•
Penilaian parallel
Management Accounting SAP ERP Financial memungkinkan penilaian dan pencatatan data keuangan, tidak hanya pelaporan keuangan tetapi juga secagai dasar dari semua biaya dan pendapatan yang terkait dengan pelaporan. Sebagai hasil, para analisis dan manajer dapat bekerja dengan data dasar yang sama sebagai akuntan keuangan perusahaan Yang termasuk fitur-fitur utama dan fungsinya adalah: •
Kontrak, profit center, proyek, biaya produk, profitability dan cost center accounting
4.3
•
M anajemen investasi
•
Perencanaan pendapatan dan biaya
•
Transfer pricing
Project Management Planning Untuk mengimplementasi SAP modul Finance pada PT. ABC, dilakukan kegiatan implementation yang merupakan proses dalam melakukan perubahan dari Zahir ke SAP modul Finance yaitu mengganti sistem yang sebelumnya berjalan dengan membangun sistem yang baru dari awal sesuai dengan kebutuhan perusahaan yang telah berubah.
141 No Kegiatan
Keterangan
Jumlah Hari
1
Persiapan proyek
M elakukan
meeting
untuk
membicarakan 4
kegiatan dan tanggung jawab masing-masing pihak selama proyek berlangsung. Kemudian dilakukan realisasi terhadap hasil meeting berupa
strategi-strategi
yang
diperlukan.
Strategi tersebut berisi rencana dan langkahlangkah yang diperlukan dalam melakukan perpindahan sistem Yang terlibat adalah semua konsultan 2
Penentuan
M enentukan perencanaan kebutuhan teknikal 1
kebutuhan teknikal
yang diperlukan dalam perubahan sistem, misalnya infrastruktur hardware. Yang terlibat adalah konsultan teknikal
3
M embuat dan
Dalam melakukan implementasi SAP terdapat 6
merancang sistem
3 landscape yaitu development system (DEV),
landscape
quality
assurance
system
(QAS),
dan
production system (PRD). Dibuat suatu list yang
menjelaskan
diperlukan
dari
aktivitas-aktivitas
yang
masing-masing landscape,
kemudian dirancang. Yang terlibat adalah konsultan fungsional dan teknikal.
142 4
M elakukan analisa
M elakukan analisa terhadap struktur organisasi, 10
terhadap proses
job description, sistem berjalan dan sebagainya.
bisnis berjalan dan
Diketahuilah masalah pada sistem yang lama
menentukan
dan akan ditentukan kebutuhan perusahaan
masalah dan
sehingga diketahui apakah sistem baru mampu
kebutuhan
memenuhinya.Yang terlibat adalah konsultan fungsional
5
ABAP Development M elakukan checklist
konfigurasi
analisa yang
perancangan 2
dan
diperlukan
disesuaikan
dengan kebutuhan perusahaan, misalnya berupa konfigurasi untuk requirement tertentu dan program tambahan dalam SAP. Yang terlibat adalah konsultan ABAP 6
M erancang prosedur Dibutuhkan perencanaan training yang efektif 1 dan dokumentasi
terhadap
perubahan
training
perusahaan. Untuk itulah dibuat dokumentasi prosedur
training.
yang
Yang
terjadi
terlibat
pada
adalah
konsultan fungsional 7
persiapan
M enyusun
batasan dan
menentukan parameter-parameter testing sesuai
skenario testing
dengan
setiap
testing
dengan 1
M engidentifikasi
requirement
yang
telah
direkapitulasi. Yang terlibat adalah konsultan fungsional dan teknikal
143 8
BASIS activity list
M embuat dokumentasi yang berkaitan dengan 2
dan instalasi
aktivitas
Solution M anager
maintenance. M anager
instalasi,
konfigurasi,
M enginstal
yaitu
platform
SAP
dan Solution
aplikasi
untuk
melakukan kolaborasi antara customer dengan SAP. Yang telibat adalah konsultan BASIS 9
dan
melakukan
konfirmasi 3
Identifikasi desain
M engevaluasi
dan dokumentasi
terhadap penyusunan berbagai desain dan dokumentasi untuk direalisasikan selanjutnya. Yang terlibat adalah konsultan fungsional
10
Pemindahan sistem
M elakukan proses instalasi sistem dari Zahir ke 4
dan instalasi Front
SAP modul Finance yang dilakukan pada
end software
landscape production (PRD) dan melakukan instalasi terhadap SAP GUI dan add on pada workstations (PROD). Yang terlibat adalah konsultan BASIS
11
ABAP Development M elakukan pengembangan berbagai kebutuhan 8 and Correction
fungsional dan penambahan berbagai add on pada SAP modul Finance sesuai dokumentasi analisa dan perancangan yang telah dilakukan pada fase business blueprint. Yang terlibat adalah konsultan ABAP
12
Pengujian terhadap
M elakukan pengujian pada modul aplikasi 8
144 modul
setelah berbagai konfigurasi sesuai dengan kebutuhan requirement yang diperlukan. Yang terlibat adalah semua konsultan
13
M elakukan training
M elakukan training pada key user terhadap 3
pada key user
pembaruan sistem dan perubahan struktur yang terjadi.
Yang
terlibat
adalah
konsultan
fungsional 14
Instalasi SAP pada
M elakukan instalasi application server SAP 1
Quality System
mosul Finance pada quality system. Yang terlibat adalah konsultan teknikal
15
Testing pada
M enguji kualitas fungsi-fungsi sistem SAP 2
Quality System
yang baru agar berjalan dengan baik ketika dijalankan oleh end user. Yang terlibat adalah konsultan fungsional, BA SIS, dan teknikal
16
M igrasi data
M emindahkan data dari sistem Zahir ke sistem 5 SAP. Yang terlibat adalah konsultan BASIS
17
Uji penerimaan user
M elakukan
pengujian
terhadap
berbagai 5
penyempurnaan dan pengembangan fungsional yang telah dilakukan sesuai dengan perspektif dan ekspektasi user. Yang terlibat adalah konsultan fungsional, ABAP, teknikal 18
Go Live and
Sistem dijalankan
dan
dilakukan
analisa 30
Support
terhadap performa sistem dan perkembangan
145 dari tiap aktivitas akan dipantau. Yang terlibat adalah semua konsultan TOTAL IM PLEM ENTASI
96
Tabel 4.1 Aktivitas Implementasi
Berdasarkan dari kegiatan tersebut maka total hari kerja konsultan yang dibutuhkan adalah: •
Konsultan Fungsional : 73 hari kerja x 2 konsultan= 146 hari
•
Konsultan Teknikal : 58 hari kerja x 1 konsultan= 58 hari
•
Konsultan ABAP : 57 hari kerja x 1 konsultan= 57 hari
•
Konsultan BASIS : 55 hari kerja x 1 konsultan = 55 hari
Total hari kerja = 316 hari
146
Gambar 4.1 Jadwal Implementasi Sistem
147 4.4
Resource Management Implementasi merupakan suatu proses yang memerlukan berbagai komponen-komponen
penting
untuk
mendukung
proses
tersebut.
Pengimplementasian SAP M odul Finance pada PT. ABC pun tidak luput dari keperluan terhadap komponen tersebut. Dalam pengimplementasian ini, secara umum diperlukan 3 komponen utama yaitu software, infrastruktur hardware, dan people. •
Software Software yang diimplementasi yaitu software SAP modul Finance berbasis ERP untuk mendukung proses bisnis suatu perusahaan agar menjadi best practice.
•
Infrastruktur Hardware Infrastruktur hardware adalah berbagai macam komponen teknikal dan mesin-mesin yang digunakan untuk mendukung instalasi dan implementasi SAP modul Finance pada perusahaan yang meliputi: Storage Server Storage server yang digunakan yaitu dengan HP StorageWorks M SA70, yang akan berfungsi sebagai storage dari server sehingga data yang ada lebih mudah untuk di manage. Storage server yang diperlukan sebanyak 1. Storage Server
Vendor: HP
Spesifikasi
HP StorageWorks M SA70 25x 72 GB SFF DP SAS HDD + I/O
148 M oduledisks (max 25x300 GB) HP SmartArray P800 Controller 6GB cache, HP StorageWorks System Copy Software for SAP HP Data Protector software SAS Drives
Tambahan
Waranty 3 year
Tabel 4.2 Spesifikasi Storage Server
Client device Diperlukan peningkatan kemampuan terhadap client device sesuai dengan adanya kebutuhan sistem dengan spesifikasi yang lebih baik sehingga pelaksanaan sistem dapat berjalan secara optimal. Client device yang diperlukan sebanyak 10. Client Device
Vendor : HP
Spesifikasi
TC HP T5730 (1GB ROM , 512MB RAM , Integrated WiFi )
PC
149 Intel® Core2Duo E E 7500 ( 2.93GHz, 3MB Cache, FSB 1333MHz ) 2GB DDR2 533 (Extendable up to 4GB) 160 GB HDD 7200 rpm SATA Integrated Ethernet 10/100/1000 D-Link DWA G520 + Extreme Edt. OEM Windows Vista Business Office 2007 Standart Select C
Tambahan
Waranty 3 year
Tabel 4.3 Spesifikasi Client Device
Server Server yang digunakan yaitu HP M L350 G6-930R, yang berfungsi sebagai penghubung client device untuk mengakses program yang diakses di terminal control melalui network perusahaan atau dari internet. Server yang diperlukan sebanyak 1. Server
Vendor: HP
Spesifikasi
HP M L350 G6-930R Intel® Xeon® E5520 (4 core, 2.26 GHz, 8MB L3, 80W) M emory 6 GB ( max 192GB )
150 NIC gigabit (1GbE NC326i 2 Ports) HD 3x 146GB 10K SAS 2.5 Hot Plug 8X/24X DVD-Rom Drive Redundant Power Supply License Windows 2008 Standart Windows Terminal Service Device CAL 2008 (Select C) CPS 4.5 Enterprise Upgrade Citrix 4.0 to 4.5 (Include Instalasi citrix server).
Tambahan
Waranty 3 year Tabel 4.4 Spesifikasi Server
Network Network digunakan sebagai penghubung pada jaringan internet. Secara garis besar peningkatan network dibagi mendi dua: •
Wap Cisco 1200 Series IOS WIRELESS LAN Berfungsi untuk mendukung perusahaan yang menggunakan wireless. Dimana selain itu, juga mampu memberikan kapasitas dan tingkat keamanan yang tinggi, memiliki storage yang lebih besar serta memungkinkan network wireless dapat dikembangkan secara optimal dan sesuai kebutuhan.
151 •
Switch Catalyst 2960 Berfungsi untuk mempermudah koneksi dengan wireless dan lebih aman dalam menjaga informasi serta lebih mudah digunakan dan dikembangkan.
Network
Vendor : PT Cisco Systems Indonesia
Spesifikasi WAP
802.11g IOS AP w/Avail CBus Slot, FCC Cnfg AIR Line Cord Central Europe Power Injector for 1100, 1130AG, 1200 1230AG, 1240AG, 521 Cisco 1200 Series IOS WIRELESS LAN Power Supply In:100-240VAC Out:48VDC 380mA -1100,1130AG,1200,521 2.4 GHz,2.2 dBi Dipole Antenna Black w/RP-TNC Connect.
Spesifikasi Switch
CISCO WS-C2960-24TC-L Catalyst 24port 10/100M bps 10/100/1000,2T/SFP LAN Base Image
Tabel 4.5 Spesifikasi Network
Security
152 Secara garis besar peningkatan pada security dibagi menjadi dua yaitu: •
Keamanan network (produk dari Check Point Software Technologies Ltd.) Berfungsi melakukan filter terhadap traffic dengan memeriksa application layer.
•
Keamanan internet (ISS / Internet Security System) Berfungsi memonitor dan menangani kerentanan dan eksploitasi jaringan serta dengan cepat merespon potensi ancaman yang mungkin timbul.
Security
Vendor: PT Cisco Systems Indonesia
Spesifikasi Check Point
1. Check Point UTM - M gmt and Gateway Bundle for 5 Sites & Unlimited Users. 2. Check Point FloodGate-1 Add-on for VPN-1 UTM Gateway - 1 Site. 3. Check Point SmartView Reporter & M onitor for 1 Gateway with Unlimited Users. 4. Annual Collaborative Enterprise Support Standard for CPUTM -CKP-5-U,
153 CPUTMQOS1 & CPMP-EVR-3. 5. Check Point SmartDefense Services Total Security plus Content Inspection (AV & URLF) for VPN-1 UTM Unlimited Users Annual Subscription. 6. Installation Cost. 7. NIC Card.
Spesifikasi ISS
IBM ISS Proventia GX 4004 Series Site Protector Reporting M odule Spesifikasi ISS Active Care for Proventia GX 40004 Active Care for Site Protector Reporting M odule RMA for Proventia GX4004
Tabel 4.6 Spesifikasi Security
•
People Perlu diingat bahwa sistem bukan suatu benda yang dapat berjalan sendiri tanpa ada yang mengoperasikannya. People merupakan bagian elemen yang penting karena tanpa adanya people, sistem tidak akan ada yang menjalankan
154 atau mengoperasikannya. People juga menjadi penting karena people dapat menangani permasalahan-permasalahan dalam SAP. People memiliki kompetensi yang perlu dikembangkan dengan perencanaan yang baik yaitu melalui training dengan tujuan memperkenalkan fitur-fitur terbaru dan kostumisasi yang dilakukan pada sistem baru. Pada umumnya training dilakukan terhadap 2 objek yaitu, end user dan key user yang mana tugasnya masing-masing adalah menjalankan sistem operasional perusahaan sesuai dengan bagian masing-masing dan memberikan dukungan pada sistem SAP apabila terjadi masalah atau gangguan di masa yang akan datang.
4.5
Cost/Benefit 4.5.1
Analisa Cost Implementasi suatu sistem bukanlah hal yang sederhana. Untuk itulah perusahaan yang akan melakukan implementasi sistem memerlukan banyak persiapan perencanaan. Salah satu rencana tersebut adalah menghitung biaya karena biaya merupakan faktor penting yang tidak dapat dihindarkan. Pada saat perencanaan dilakukan, manajemen perusahaan akan mempertimbangkan kemampuan finansial (keuangan) perusahaan dalam melakukan implementasi SAP modul Finance menggantikan Zahir. Perhitungan ini dimaksudkan untuk manganalisa berapa biaya yang akan dikeluarkan perusahaan untuk implementasi SAP modul Finance dan apakah biaya tersebut sebanding dengan dibandingkan dengan menggunakan Zahir.
manfaat yang didapat
155 Dari infrastruktur dan perhitungan konsultan yang telah diuraikan di atas, maka perhitungan biaya yang diperlukan pada implementasi SAP modul Finance adalah sebagai berikut: •
5 orang konsultan @ $ 300/hari $300 x 316 hari x Rp. 9.500 = Rp 900.600.000
•
1 Storage server 1 Storage server x Rp. 62.795.000 = Rp 62.795.000
•
10 Client Device 10 Client Device x Rp. 6.793.000 = Rp. 67.930.000
•
1 Server 1 Server = Rp. 39.590.500
•
1 Security 1 Security = Rp. 136.652.000
•
1 Network 1 Network = Rp. 51.654.000
•
Licence SAP untuk 10 user 10 user x Rp. 3.900.000 = Rp 39.000.000
156
Gambar 4.2 Total Biaya Implementasi SAP
Biaya Operasional Pada umumnya sistem memiliki biaya lain selain biaya initial cost yaitu biaya license. PT. ABC mengklas ifikasikan biaya license tahunan tersebut sebagai biaya operasional. Telah ditetapkan bahwa perhitungan biaya beban tersebut adalah sebesar 17% dari biaya initial cost yang dibayar saat pertama kali menggunakan hak lisensi SAP modul Finance. Biaya initial cost untuk license untuk SAP modul Finance yang dihitung berdasarkan jumlah user adalah Rp 3.900.000,00 per user. Jumlah user SAP pada PT. ABC adalah
157 10 user. Dari keterangan di atas, maka perhitungan biaya operasional untuk license SAP modul Finance pada PT. ABC pertahun:
Biaya operasional = 17% x Rp3. 900.000,00 x 10 user = Rp 6.630.000,00 per tahun
Biaya berjalan
Tahun 1
Tahun 2
Tahun 3
Tahun 4
Tahun 5
6.630.000
6.630.000
6.630.000 6.630.000 6.630.000
Biaya operasional lincense SAP pertahun
Tabel 4.7 Biaya Operasional SAP untuk 5 Tahun
Pada Zahir, perhitungan biaya beban pertahunnya adalah Rp 1.000.000 untuk semua user. Biaya berjalan
Tahun 1
Tahun 2
Tahun 3
Tahun 4
Tahun 5
1.000.000
1.000.000
1.000.000 1.000.000 1.000.000
Biaya operasional lincense Zahir pertahun Tabel 4.8 Biaya Operasional Zahir untuk 5 Tahun
4.5.2
Benefit Investasi perusahaan terhadap sesuatu akan menghasilkan manfaat. Investasi PT. ABC terhadap SAP tentu saja akan menghasilkan manfaat pula, baik yang bersifat dapat diukur dan langsung (tangible), manfaat yang sulit diukur dan tidak langsung (intangible), dan manfaat-manfaat
158 lainnya yang dapat memberikan nilai tambah (added value) bagi perusahaan.untuk selanjutnya, manfaat-manfaat ini akan diklasifikasikan sebagai manfaat strategis, manfaat ekonomis, dan manfaat operasional. M anfaat strategis adalah manfaat yang digunakan untuk membuat dan mendukung pengambilan keputusan strategis perusahaan. M anfaat ekonomis adalah manfaat yang akan meningkatkan nilai perusahaan secara ekonomis dengan berkurangnya beban dan biaya-biaya yang dikeluarkan perusahaan. M anfaat operasional adalah manfaat yang mendukung kegiatan operasional perusahaan agar kegiatan perusahaan dapat menjadi lebih efektif dan efisien. Dari penjelasan ini diperolehlah kesimpulan bahwa manfaat strategis dan manfaat ekonomis tidak akan tercapai apabila manfaat operasional tidak terlebih dahulu terpenuhi. Karena tanpa adanya operasional yang baik, keputusan strategis yang baik tidak akan dapat dibuat. Demikian juga halnya dengan manfaat ekonomis, apabila kegiatan operasional tidak efisien dan efektif, maka akan terjadi kesia-siaan terhadap sumber daya dan waktu yang dimiliki yang berdampak pada pengeluaran biaya dan beban yang tidak seharusnya. Terdapat 3 target yang dapat dicapai berdasarkan manfaat yang dijelaskan sebelumnya, yaitu meningkatkan laba perusahaan yang diperoleh dengan manfaat strategis dan operasional, menekan biaya operasional yang diperoleh dengan manfaat ekonomis dan operasional, dan competitive advantage yang diperoleh dengan adanya SOA dan manfaat peningkatan pada image perusahaan.
159 •
M eningkatkan Laba Perusahaan PT. ABC mengimplementasi SAP dengan harapan SAP akan dapat membantunya dalam pencapaian target untuk meningkatkan laba perusahaan. Berikut ini adalah history pertumbuhan pendapatan dan laba bersih perusahaan selama 5 tahun terakhir yaitu dari tahun 2004-2008 yang digambarkan dalam tabel berikut:
Persen Tahun
Pendapatan
Kenaikan
Persen Laba Bersih
Pendapatan
Kenaikan Laba Bersih
2004
60.571.348.425,00
N/A
5.284.856.161,10
N/A
2005
58.963.740.228,00
(2,65)
4.898.528.912,06
(7,31)
2006
61.819.561.091,00
4,84
5.693.439.854,40
16,23
2007
86.112.224.109,00
39,30
7.778.911.372,88
36,63
2008
108.115.699.794,90
25,55
5.342.824.988,35
(31,32)
Sumber: Data internal PT.ABC Tabel 4.9 Pertumbuhan laba PT.ABC
160
8000 7000 6000 5000 4000 3000 2000 1000 0 2004
2005
2006
2007
Gambar 4.3 Grafik pertumbuhan laba PT.ABC
2008
161
Gambar 4.4 Hubungan M anfaat dan Target dalam M eningkatkan Laba
162 M anfaat (benefit) operasional 1. Monitoring A/R (Account Receivable) yang lebih baik Piutang perusahaan dapat diawasi dengan baik yaitu dapat memantau dan mengendalikan piutang dengan jelas. Dapat diketahui piutang yang belum, akan, dan sudah jatuh tempo. Klasifikasi customer juga dapat dilakukan berdasarkan history pembayaran piutang yang pernah ada 2. M onitoring A/P (Account Payable) yang lebih baik Hutang perusahaan dapat diawasi dengan baik yaitu dapat melihat dengan jelas kapan hutang akan jatuh tempo sehingga perusahaan dapat dengan tepat waktu melunasi hutangnya. Klasifikasi vendor juga dapat dilakukan berdasarkan history pelunasan hutang yang pernah ada. 3. M eningkatkan pengawasan financial management perusahaan Pengawasan financial management pada perusahaan diharapkan dapat meningkat apabila laporan laba rugi dan laporan neraca menggambarkan keadaan keuangan perusahaan secara relevan. Laporan laba rugi adalah bagian dari laporan keuangan suatu perusahaan yang dihasilkan pada suatu periode akuntansi yang menjabarkan unsur-unsur pendapatan dan beban perusahaan sehingga menghasilkan suatu laba (atau rugi) bersih. Laporan neraca adalah laporan yang berisi harta (asset), utang atau kewajiban-kewajiban pada pihak lain (liabilities). 4. M emudahkan maintenance dan vendor master record
163 Perusahaan tentu saja memiliki banyak vendor sebagai partner perusahaannya. Tidak heran apabila suatu ketika terjadi kesalahan dalam bentuk duplikasi atau redundancy dalam pencatatan database
terhadap
vendor.
Dengan
menggunakan
SAP,
maintenance terhadap data vendor lebih mudah karena tidak akan terjadi duplikasi data vendor antar company code. SAP telah menyediakan standar tersendiri untuk pencatatan vendor sehingga evaluasi yang dilakukan terhadap vendor akan menjadi lebih mudah. 5. M eminimalisasi exchange rate risk Exchange rate risk adalah resiko pertukaran mata uang asing yang merupakan dampak dari pergantian terus-menerus pasokan pasar di dunia dan demand balance dalam sebuah posisi pertukaran mata uang yang sangat baik. Hal ini menyebabkan ketidakpastian hasil karena nilai mata uang asing yang terus berubah.
M anfaat (benefit) strategis 1. Pengurangan potential lost pada revenue Potential lost pada revenue adalah kemungkinan berkurangnya pendapatan perusahaan yang diakibatkan adanya faktor-faktor tertentu. Salah satunya adalah exchange rate risk dan A/R. M ata uang akan terus berubah nilainya, apabila terjadi penurunan maka exchange rate risk akan meningkat. SAP dapat melakukan pengecekan
terhadap
perubahan
tipe exchange rate dan
164 memasukkan mata uang baru serta tanggal penggantiannya .Seperti yang telah diketahui pada bab sebelumnya, PT. ABC memiliki masalah dalam pembayaran bertahapnya (A/R). SAP dapat menangani masalah pembayaran bertahap tersebut sekaligus dapat meningkatkan fungsi monitoring A/R sehingga perusahaan mampu memperkirakan dab mengambil tindakan yang efektif pada resiko piutang tak tertagih yang berakibat pada potential lost. Potential lost diharapkan dapat diminimalisasi apabila pengawasan terhadap A/R dan exchange rate risk ini dilakukan. 2. Penentuan strategic planning perusahaan yang lebih baik Perusahaan perlu membuat strategic planning yang baik agar dapat bersaing dengan perusahaan lainnya. Dengan meningkatnya monitroting pada financial management, perusahaan mendapatkan informasi mengenai keadaan keuangannya dengan lebih relevan dan tepat. Dengan demikian perusahaan dapat dengan baik merencanakan strategi yang baik untuk kegiatan perusahaannya dengan keuangan yang dimilikinya saat itu. 3. Peningkatan pengawasan terhadap pembelian Data vendor merupakan sesuatu hal yang patut untuk mendapat perhatian lebih karena perusahaan mendapatkan barang-barang yang dijualnya sebagai sumber penghasilan perusahaan dari para vendor. Pencatatan dan pengawasan yang baik terhadap hal tersebut akan memudahkan
perusahaan dalam mengawasi
pembelian yang terjadi karena evaluasi vendor yang sesuai
165 standar dan minimalisasi redundancy data. Hutang perlu diperhatikan agar hubungan dengan vendor tetap terjaga dengan baik dan meningkat. Hubungan ini nantinya juga kan berpengaruh pada pembelian. Untuk itulah 2 hal ini perlu diperhatikan dengan baik agar pengawasan terhadap pembelian dapat dilakukan dengan lebih baik.
Hubungan dengan laba perusahaan adalah: o Dengan berkurangnya potential lost, pendapatan akan meningkat. Seperti yang diketahui, terjadinya peningkatan pendapatan perusahaan akan berdampak pada laba yang meningkat pula. o Strategic planning yang baik akan meningkatkan laba perusahaan karena strategi tersebut dibuat sedemikian rupa sehingga dapat memenuhi target yang ingin dicapai oleh perusahaan
Berdasarkan tabel pertumbuhan laba PT.ABC, adapun rata-rata kenaikan laba sebesar 14,23 %. Sedangkan harapan pertumbuhan laba 5 tahun ke depan setelah menggunakan SAP yaitu 24,23 % dari peningkatan margin sebesar 10 %. Berikut ini tabel proyeksi perkiraan pertumbuhan laba dengan kenaikan margin sebesar 10 % sehingga selisih kenaikannya menjadi 24,23 %.
166 Tahun
Laba
% selisih kenaikan
Selisih kenaikan
0
5.342.824.988,35
N/A
N/A
1
6.637.391.483,03
24,23
1.294.566.494,68
2
8.245.631.439,37
24,23
1.608.239.956,34
3
10.243.547.937,13
24,23
1.997.916.497,76
4
12.725.559.602,30
24,23
2.482.011.665,17
5
15.808.962.621,94
24,23
3.083.403.091,64
Tabel 4.10 Proyeksi Perkiraan Pertumbuhan Laba
Berdasarkan selisih kenaikan pertumbuhan laba yang didapat setiap tahunnya dari harapan pertumbuhan laba sebesar 24,23 %, presentase kenaikannya hanya sebesar
margin
dari rata-rata
pertumbuhan laba 5 tahun sebelumnya yaitu sebesar 10%. Berikut ini adalah manfaat ekonomis bersih yang diperoleh dari selisih kenaikan pertumbuhan laba dikali 10/24,23.
Tahun 1
Tahun 2
Tahun 3
Tahun 4
Tahun 5
534.282.498,84
663.739.148,30
824.563.143,94
1.024.354.793,71
1.272.555.960,23
Benefit
Tabel 4.11 M anfaat Ekonomis Bersih
167 •
M enekan atau M engurangi Biaya Operasional Perusahaan Biaya operasional merupakan biaya penting yang dibutuhkan perusahaan
untuk
menjalankan
usahanya.
Dengan
mengimplementasikan SAP, waktu dan tenaga yang dikeluarkan perusahaan dapat diminimalisasi karena kinerja yang lebih baik, sehingga biaya operasional dapat diminimalisasi.
168
Gambar 4.5 Hubungan M anfaat dan Target dalam M engurangi Biaya Operasional
169 M anfaat (benefit) operasional M eningkatkan reporting process PT. ABC memiliki permasalahan dalam penyusunan laporannya. Dengan implementasi SAP modul Finance, penyusunan laporan dapat dilakukan dengan lebih efisien dan efektif. Hal ini menyebabkan berkurangnya jam lembur karyawan karena karyawan tidak perlu lembur, andaikan lembur pun tidak akan memakan waktu yang lama dalam menyusun dan membuat laporan
M anfaat (benefit) ekonomis 1. Pengurangan biaya lembur Tiap harinya karyawan PT. ABC melakukan lembur kurang lebih antara satu sampai dua jam. Hal ini dikarenakan banyaknya laporan dan transaksi yang harus dibuat serta sistem Zahir yang kurang efisien dalam membuat laporan. Dengan menggunakan SAP modul Finance, waktu yang diperlukan untuk membuat laporan dan transaksi dapat diminimalisasi sehingga karyawan tidak perlu lembur kecuali pada saat pembuatan laporan keuangan akhir tahun. Itupun jamnya dapat dikurangi sedemikan rupa. Karyawan bagian keungan pada PT. ABC yang terdiri dari 10 orang memperoleh gaji pokok rata-rata sekitar Rp 3.000.000. PT. ABC mengikuti peraturan dari Depnaker mengenai lembur karyawannya dan tidak memiliki kebijaknnya sendiri. Depnaker
170 tidak membatasi maksimal lembur seorang karyawan dan menurut peraturan dari Depnaker, rumus untuk menghitung lembur adalah
1/173 x Gaji Pokok x kuota Dengan hitungan kuota: 2 jam pertama kuota = 1.5 2 jam berikutnya kuota = 2 2 jam berikutnya lagi kuota = 3 Dan seterusnya
Hari biasa: M aka hitungan lembur selama 1 bulan untuk hari biasa menjadi: 1/173 x Rp 3.000.000 x 1.5 x 5 hari kerja x 4 minggu = Rp 520.231,21
Ada 10 karyawan. M aka 10 x Rp 520.231,21 = Rp 5.202.312,13
Hitungan lembur selama 1 tahun 12 x Rp 5.202.312,13 = Rp 62.427.745,66
5 hari pada saat tutup buku: 1/173 x Rp 3.000.000 x 1.5 x 5 hari kerja x 10 karyawan = Rp 1.300.578,03
171
Hitungan lembur selama 1 tahun untuk hari biasa menjadi Rp 62.427.745,66 - Rp 1.300.578,03 = Rp 61.127.167,63
Akhir tahun ketika tutup buku: Pada saat tutup buku, karyawan pada umumnya lembur sampai 5 jam selama 5 hari kerja. Dengan penggunaan SAP modul Finance, lama lembur dapat dikurangi sampai 2 jam menjadi 3 jam perharinya. M aka hitungan lemburnya menjadi: 1/173 x Rp 3.000.000 x 2 x 5 hari kerja = Rp 173.410,40
Ada 10 karyawan. M aka 10 x Rp 173.410,40 = Rp 1.734.104,04
Totalnya selama 1 tahun adalah: Rp 61.127.167,63 + Rp 1.734.104,04 = Rp 62.861.271,67
Diasumsikan bahwa karyawan akan mendapatkan kenaikan gaji pertahunnya sebesar 10%. M aka perhitungan keuntungan yang diperoleh perusahaan dari pengurangan biaya lembur selama 5 tahun setelah melakukan migrasi ke sistem SAP modul Finance adalah:
172 Benefit
Tahun 1
Tahun 2
Tahun 3
Tahun 4
Tahun 5
Pengurangan Biaya
62,861,271.67 69,147,398.84 76,062,138.72 83,668,352.59 92,035,187.85
Lembur Tabel 4.12 M anfaat Pengurangan Biaya Lembur
2. Pengurangan biaya listrik Dalam mengoperasikan perusahaan, tentu saja memerlukan listrik sebagai sumber utama. Dalam hal ini berupa lampu, ac, komputer, printer, dan lain sebagainya. Dengan berkurangnya jam lembur, biaya listrikpun akan berkurang. M emyangkut biaya listrik, PT. ABC merupakan perusahaan yang termasuk dalam golongan B-2 yaitu golongan tarif untuk keperluan binis menengah yang menggunakan listrik diatas 100 jam yaitu 200 jam perbulannya dengan tarif Rp 550 per-Kwh. M enurut perhitungan lembur, maka jam yang dapat dikurangi dalam menggunakan listrik adalah 2 jam perhari dengan 5 hari kerja selama 1 bulan yaitu 40 jam. Sedangkan daya listrik yang digunakan perjam adalah: •
AC 1 PK = 800 watt
•
PC = 400 watt
•
Lampu = 40 watt
•
Lain-lain = 2400 watt
173 Daya/unit
Unit
Total/unit
AC
800
5
4000
PC
400
10
4000
Lampu
40
15
600
Lain-lain
2400
-
2400
=
11000
Total keseluruhan
Tabel 4.13 Data pemakaian listrik
M aka hitungan listrik perbulan adalah: 11 Kwh x 40 x Rp 550 = Rp 242.000,00
Hitungan listrik yang dihemat selama 1 tahun menjadi: 12 x Rp 242.000 = Rp 2.904.000,00
3. Pengurangan biaya uang makan Berdasarkan policy perusahaan, setiap karyawannya yang lembur akan diberikan uang makan. Apabila lembur karyawan sehari-hari tidak ada, maka perusahaan tidak perlu lagi membayar uang makan tersebut. Uang makan tersebut Rp 20.000,00 perorangnya.
M aka hitungannya per bulannya adalah: 10 x Rp 20.000 x 5 hari x 4 = Rp 4.000.000,00
174
Hitungan pertahun: 12 x Rp 4.000.000,00 = Rp 48.000.000,00
Diasumsikan bahwa karyawan akan mendapatkan kenaikan uang makan pertahunnya sebesar 12.5%. M aka perhitungan keuntungan yang diperoleh perusahaan dari pengurangan biaya uang makan selama 5 tahun setelah melakukan migrasi ke sistem SAP modul Finance adalah:
Manfaat
penekanan
biaya
operasional
perusahaan
pengurangan waktu lembur karyawan
Tabel 4.14 Total M anfaat Implementasi SAP
dengan
melalui
175
•
M emberikan Competitive Advantage bagi Perusahaan M eningkatkan
kemampuan
bersaing
perusahaan
terhadap
kompetitornya merupakan manfaat lain yang dapat diperoleh selain meningkatkan laba dan mengurangi biaya operasional.
Gambar 4.6 Hubungan M anfaat dan Target dalam Competitive Advantage
1. Adanya SOA (Service Oriented Architecture) SOA (Service Oriented Architecture) merupakan konsep yang digunakan untuk mengembangkan SAP, menjadikan fleksibilitas SAP
dan
prosesnya
perkembangan
bisnis
dalam
menyesuaikan
meningkat.
Apabila
diri
terhadap perusahaan
mempertimbangkan untuk meningkatkan versi SAP-nya untuk beberapa tahun ke depan, SOA merupakan hal yang tepat.
176 M anfaat lain penggunaan SOA adalah pengimplementasian solusi bisnis yang lebih cepat dengan usaha yang dapat diminimalkan. 2. M eningkatkan Corporate Image SAP merupakan sebuah software ERP yang terkenal dan dianggap software unggul dibandingkan
dengan software-
software ERP lainnya, dengan kata lain software yang bonafit dan eksklusif. Hal ini dapat meningkatkan image baik perusahaan dimata pesaing dan kolega bisnisnya. Dengan meningkatnya nama baik perusahaan, maka semakin mudah bagi PT. ABC untuk menjalin kerjasama dengan perusahaan lain dan juga akan memudahkan dalam promosi. Hal ini dikarenakan adanya anggapan bahwa perusahaan yang menggunakan sistem yang bonafit dan eksklusif merupakan perusahaan yang bonafit juga.
Dari pembahasan tersebut dapat disimpulkan bahwa yang merupakan manfaat intangible adalah: •
Pada meningkatkan laba perusahaan yaitu monitoring A/R yang lebih baik, meningkatkan pengawasan financial management, monitoring A/P yang lebih baik, memudahkan maintenance dan vendor master record, penentuan strategic planning perusahaan yang lebih baik, dan peningkatan pengawasan terhadap pembelian.
•
Pada menekan atau mengurangi biaya operasional perusahaan yaitu meningkatkan reporting process.
177 •
Pada memberikan competitive advantage bagi perusahaan yaitu adanya SOA dan meningkatkan corporate image
Yang merupakan manfaat tangible adalah: •
Pada peningkatkan laba perusahaan yaitu pengurangan potensial lost pada revenue, dan peningkatan laba perusahaan
•
Pada menekan atau mengurangi biaya operasional perusahaan yaitu pengurangan biaya lembur, pengurangan biaya listrik, pengurangan biaya uang makan, dan menekan atau mengurangi biaya operasional perusahaan
178
Dampak Ekonomis
Gambar 4.7 Dampak ekonomis proyek
179 ROI (Retu rn Of Investment) M elalui gambar 4.7 dapat diketahui bahwa nilai ROI atau pengembalian investasi yang diperoleh sebesar 53,91%.
NPV (Net Present Value) Net Present Value yang telah ditetapkan perusahaan setelah dikurangi diskonto / suku bunga sebesar 7 %, sehingga diperoleh hasil:
NPV = 413.887.227,17 / (1+7%)1 + 513.057.749,46 / (1+7%)2 + 678.217.005,22 / (1+7%)3 + 862.808.691,12 / (1+7%)4 + 1.094.100.053,63 / (1+7%)5 = Rp 1.514.373.336,02
Payback period Tahun
Biaya
0
1,328,221,500
Cash Inflows
Payback 0
-1,328,221,500
1
413,887,227.17
-914,334,272.83
2
531,057,749.46
-383,276,523.37
3
678,217,005.22
294,940,481.85
4
862,808,691.12
1,157,749,172.97
5
1,094,100,053.63
2,251,849,226.60
180
Payback =
Payback minus
+ Jumlah tahun minus
Benefit per tahun =
-383,276,523.37
+ 2 tahun
678.217.005,22 = 2.565078737 = 2 tahun + (0, 565078737 x 12 bulan) = 2 tahun + 6.78 bulan = 2 tahun 7 bulan Dari hasil tersebut dapat disimpulkan bahwa pengembalian dana yang akan didapatkan setelah investasi pada proyek implementasi kelayakan diperoleh dalam 2 tahun 7 bulan.
IRR (Intenal Rate of Return) IRR adalah suku bunga yang diperoleh. Apabila IRR dari suatu sistem lebih tinggi, maka pengeruh perubahan suku bunga semakin kecil dari sistem tersebut. NPV = 0 = -1.328.221.500 - {413.887.227,17 /(1+IRR)1 + 513.057.749,46 /(1+IRR)2 + 678.217.005,22 /(1+IRR)3 + 862.808.691,12 /(1+IRR)4 + 1.094.100.053,63 /(1+IRR)5 } IRR
= 37 %
181 Dengan demikian dapat disimpulkan, IRR dari implementasi kelayakan ke sistem SAP sebesar 37%.
182 4.6
Proses Penentuan Keputusan Perpindahan
Gambar 4.8 Proses Penentuan Keputusan
183 Pada tahap pertama, dilakukan suatu pengukuran terhadap kinerja Zahir accounting dalam mendukung proses bisnis yang terdapat dalam perusahaan PT.ABC. Dalam proses pengukuran ini, terdapat masalah-masalah dan kebutuhan-kebutuhan perusahaan yang belum dapat dipenuhi oleh sistem Zahir. Berdasarkan pada masalahmasalah dan kebutuhan-kebutuhan yang ada di PT.ABC didapati hasil bahwa sistem accounting Zahir belum dapat sepenuhnya mampu untuk mendukung proses bisnis perusahaan PT.ABC. Oleh karena itu, PT.ABC mendukung rencana perpindahan sistem Zahir ke SAP ECC 6.0 SR2 IDES. Pada tahap kedua, dilakukan suatu perhitungan dengan menggunakan metode cost and benefit analysis dan metode ROI untuk menganalisa kelayakan PT.ABC dalam mengimplementasikan sistem SAP ECC 6.0 SR2 IDES. Pada metode cost and benefit analysis, didapati hasil bahwa biaya yang akan dikeluarkan oleh PT.ABC dalam mengimplementasikan sistem SAP ECC 6.0 SR2 IDES akan lebih besar apabila dibandingkan dengan sistem Zahir. Akan tetapi, apabila dilihat dari segi keuntungan yang akan didapat oleh PT.ABC dalam mengimplementasikan SAP ECC 6.0 SR2 IDES akan lebih menguntungkan bila dibandingkan dengan
sistem Zahir. Dengan
mengimplementasikan SAP ECC 6.0 SR2 IDES, terdapat 3 target yang dapat dicapai oleh PT.ABC dalam meningkatkan perusahaannya, yaitu meningkatkan laba perusahaan yang diperoleh dengan manfaat strategis dan operasional, menekan biaya operasional yang diperoleh dengan manfaat ekonomis dan operasional, dan competitive advantage yang diperoleh dengan adanya SOA dan manfaat peningkatan pada image perusahaan. Pada metode ROI, dilakukan suatu analisa terhadap waktu yang dibutuhkan untuk memperoleh pengembalian dana yang akan didapatkan setelah investasi pada proyek implementasi kelayakan dan nilai dari pengembalian investasi tersebut. Pada
184 analisa ini, didapatkan hasil bahwa nilai pengembalian investasi yang akan didapat dan waktu yang dibutuhkan oleh PT.ABC untuk memperoleh pengembalian dana dalam pengimplementasian sistem SAP ECC 6.0 SR2 IDES adalah sebesar 53,91% dan 2 tahun 7 bulan. Berdasarkan pada hasil dari pengukuran-pengukuran dan analisa-analisa yang telah dilakukan, maka alternatif yang baik bagi PT.ABC adalah melakukan perpindahan dari sistem Zahir ke sistem SAP ECC 6.0 SR2 IDES.
