ERP software

Tracer 3.0 een zeer uitgebreide combinatie van Relatiebeheer (C.R.M.) en Bedrijfsmiddelenbeheer (E.R.P.) software oplossingen.

Handleiding Tracer Systems CRM/ERP software

Copyright : Tracer Systems Document: Handleiding Tracer Systems Professional 3.0 CRM/ERP softwareDoc.nr. 2003.10

Inhoudsopgave 1.

Werken met relatiebeheer software...............................................................................5

1.1. 1.2. 1.3. 1.4. 1.5. 1.6. 1.7.

Tracer Systems ..................................................................................................................5 Tracer Software modules...................................................................................................6 ‘Relatiebeheer is een cultuur’ ............................................................................................6 Beschrijving basishandelingen ..........................................................................................6 Volgorde van data-invoer en -uitvoer................................................................................6 Hoe werkt de navigatie van Tracer in het algemeen?......................................................6 Filemaker Pro database.....................................................................................................7

2.

Starten met Tracer ...........................................................................................................8

2.1. 2.2.

Inloggen in Tracer ..............................................................................................................8 Uitloggen bij Tracer............................................................................................................9

3.

Relaties ............................................................................................................................10

3.1. 3.2. 3.3. 3.4.

Aanmaken van een nieuwe relatie ..................................................................................10 Zoeken van een relatie ....................................................................................................10 Wijzigen/printen/verwijderen van een relatie ..................................................................11 Etiketten maken................................................................................................................12

4.

Correspondentie ............................................................................................................15

4.1. 4.2. 4.3.

Aanmaken van een brief..................................................................................................15 Opslaan van correspondentie..........................................................................................17 Zoeken in correspondentieoverzicht ...............................................................................18

5.

Een fax maken en verzenden .......................................................................................19

5.1. 5.2.

Maken van een fax...........................................................................................................19 Verzenden van een fax....................................................................................................19

6.

Een E-mail maken en verzenden..................................................................................20

6.1. 6.2. 6.3. 6.4.

Het maken van een E-mail ..............................................................................................20 Verzenden ........................................................................................................................20 Linken naar een project ...................................................................................................20 Coderen e-mail correspondentie .....................................................................................20

7.

Activiteiten ......................................................................................................................21

7.1. 7.2. 7.3. 7.4. 7.5.

Het aanmaken van een activiteit .....................................................................................21 Opzoeken activiteiten.......................................................................................................21 Status activiteit .................................................................................................................22 Vinden van activiteiten van vandaag..............................................................................22 Bezoekrapport ..................................................................................................................22

8.

Direct Mail .......................................................................................................................24

8.1. 8.2. 8.3. 8.4.

Verzenden van Direct Mail...............................................................................................24 Nieuw Direct Mail bericht .................................................................................................25 Geen E-mail adres bekend..............................................................................................25 Bewaren Direct Mail.........................................................................................................26

9.

Projecten .........................................................................................................................27

9.1. 9.2. 9.3. 9.4.

Aanmaken van een nieuw Project...................................................................................27 Muteren van een Project..................................................................................................28 Het versturen van een Direct Mail vanuit een project.....................................................28 Een factuur vanuit een project.........................................................................................28

10.

Uitgaande facturen.........................................................................................................30

10.1. 10.2.

Inboeken van een betaalde factuur................................................................................30 Controle ...........................................................................................................................30

Copyright : Tracer Systems Document: Handleiding Tracer Systems Professional 3.0 CRM/ERP softwareDoc.nr. 2003.10 10.3.

Herinneringen..................................................................................................................31

11.

Invoeren van orders.......................................................................................................32

11.1. 11.2. 11.3. 11.4. 11.5. 11.6. 11.7. 11.8.

Invoeren...........................................................................................................................32 Controle ...........................................................................................................................33 Backorder ........................................................................................................................33 Toevoegen van een artikel aan een Offerte of een Order.............................................33 Een order van een offerte maken...................................................................................33 Het maken van een nieuwe Factuur voor debiteuren....................................................34 Toevoegen van een artikel aan een Factuur .................................................................35 Verwijderen van een artikel van een Factuur ................................................................36

12.

Offertes ............................................................................................................................37

12.1. 12.2. 12.3.

Maken van een Offerte ...................................................................................................37 Maken van een order van een offerte ............................................................................39 Maken van een factuur van een offerte..........................................................................39

13.

Planning...........................................................................................................................41

13.1.

Planning...........................................................................................................................41

14.

Produktgroepen .............................................................................................................43

14.1. 14.2.

Hoofdgroep aanmaken ...................................................................................................43 Produkt aan hoofdgroep koppelen .................................................................................43

15.

BESTELLINGEN .............................................................................................................45

15.1. 15.2. 15.3. 15.4. 15.5. 15.6.

Nieuwe bestelling ............................................................................................................45 Bestelling bewerken ........................................................................................................46 Nieuwe relatie..................................................................................................................46 Nieuwe producten ...........................................................................................................46 Bestelopdracht faxen ......................................................................................................46 Bestelopdracht printen ....................................................................................................46

16.

Artikelen ..........................................................................................................................47

16.1. 16.2. 16.3. 16.4. 16.5.

Toevoegen artikelen........................................................................................................47 Toevoegen gelijksoortige artikelen.................................................................................47 Aanpassen artikel............................................................................................................47 Geschiedenis artikel........................................................................................................48 Artikel verwijderen...........................................................................................................48

17.

Ingekomen Mail ..............................................................................................................49

17.1. 17.2.

Verwerken........................................................................................................................49 Emailen............................................................................................................................49

18.

INKOPEN (facturen van Crediteuren)..........................................................................51

18.1. 18.2.

Nieuwe inkoopfactuur......................................................................................................51 Boeking............................................................................................................................52

19.

Opportunities (kansen). ................................................................................................53

20.

Overzichten.....................................................................................................................54

21.

Bijlage overzicht iconen en actieknoppen .................................................................56

21.1. 21.2. 21.3.

Iconen hoofdmenu ..........................................................................................................56 Iconen submenu..............................................................................................................57 Icoon knoppen.................................................................................................................59

22.

BIJLAGE Tracer 3.0 CRM/ERP Basismodule .............................................................61

22.1.

Tracer 3.0 CRM | Basismodule ......................................................................................61

23.

Tracer 3.0 | CRM extra modules...................................................................................62

Copyright : Tracer Systems Document: Handleiding Tracer Systems Professional 3.0 CRM/ERP softwareDoc.nr. 2003.10 23.1. 23.2. 23.3. 23.4. 23.5. 23.6. 23.7. 23.8. 23.9. 23.10.

Tracer 3.0 | CRM Extra E-mail In/Uit..............................................................................62 Tracer 3.0 | CRM Extra Activiteiten ................................................................................62 Tracer 3.0 | CRM Extra Direct Mail ................................................................................62 Tracer 3.0 | CRM Extra Enquête ....................................................................................62 Tracer 3.0 | CRM Extra en vanaf de werkplek...............................................................63 Tracer 3.0 | CRM Extra Uitbellen via Tracer..................................................................63 Tracer 3.0 | CRM Extra Bezoek rapportage...................................................................63 Tracer 3.0 | CRM Extra Incident rapportage..................................................................63 Tracer 3.0 | CRM Extra Orderverwerking.......................................................................63 Tracer 3.0 | CRM Extra Project Adminstratie.................................................................64

24.

TRACER 3.0 | CRM OPTIONELE MODULES...............................................................65

24.1. 24.2. 24.3. 24.4. 24.5. 24.6. 24.7. 24.8. 24.9. 24.10. 24.11. 24.12.

Tracer 3.0 | CRM Opportunities (kansen) ......................................................................65 Tracer 3.0 | CRM Offertes...............................................................................................65 Tracer 3.0 | CRM Voor- en Nacalculatie ........................................................................65 Tracer 3.0 | CRM Herinneringen ....................................................................................65 Tracer 3.0 | CRM Koppeling Boekhoudsysteem............................................................66 Tracer 3.0 | CRM Urenregistratie ...................................................................................66 Tracer 3.0 | CRM Bestelling & Inkoop............................................................................66 Tracer 3.0 | CRM Voorraad ............................................................................................66 Tracer 3.0 | CRM Prijsafspraken ....................................................................................66 Tracer 3.0 | CRM Subartikelen .......................................................................................67 Tracer 3.0 | CRM Verhuur...............................................................................................67 Tracer 3.0 | CRM Herhalende Facturen.........................................................................67


1.

Werken met relatiebeheer software U weet dat de juiste kennis over een relatie beslissend kan zijn voor het slagen of mislukken van uw zakelijk succes of het behalen van de doelstellingen van uw organisatie. Een goede uitvoering van relatiebeheer en het hieraan verbonden middelenbeheer zijn dus essentieel voor elke bedrijfsvoering. Met Tracer Systems is dat mogelijk. Bijna elke handeling binnen uw bedrijf of instelling heeft direct of indirect te maken met een relatie. Denk daarbij aan het maken van afspraken, het maken van een bezoeknotitie, in- en uitgaande post, e-mailen, offertes, verkopen, inkopen, verwerken van klachten en vragen, het controleren van voorraden, het reserveren van mensen en middelen, het factureren, et cetera. Deze werkzaamheden worden doorgaans door meerdere medewerkers uitgevoerd ten behoeve van relaties en/of projecten. Iedere medewerker beheert of gebruikt een bepaald deel van deze gegevens. Daarom moeten er ook goede afspraken gemaakt worden over wie welke gegevens beheert. De wijze waarop u deze processen zult willen uitvoeren is afhankelijk van uw bedrijfscultuur en de eisen die vanuit uw markt gesteld worden. Relatiebeheer wordt internationaal aangeduid met de term CRM; dit staat voor Customer Relation Management. Middelenbeheer wordt aangeduid met ERP, wat de afkorting is van Enterprise Resource Management. Deze termen komt u verder in de handleiding ook tegen.

1.1.

Tracer Systems

Bij het uitvoeren van relatiebeheer en middelenbeheer worden vaak zo veel gegevens gebruikt, dat u hiervoor een geautomatiseerd systeem nodig heeft. Tracer Systems levert een zeer uitgebreide combinatie van Relatiebeheer (C.R.M.) en Bedrijfsmiddelenbeheer (E.R.P.) oplossingen. Dit voor zowel kleine bedrijven met weinig werkstations en/of beperkte behoeften en/of middelen, als voor grotere bedrijven waar de situatie meer complex is en de behoeften omvangrijker. De basis software hiervan is Tracer 3.0, beschreven in deze handleiding. Tracer Systems biedt u tevens speciaal op maat gemaakte software en oplossingen aan

Copyright : Tracer Systems Document: Handleiding Tracer Systems Professional 3.0 CRM/ERP softwareDoc.nr. 2003.10 voor zaken doen via het Internet.

1.2.

Tracer Software modules

Tracer Systems biedt een groot aantal softwaremodules voor beide typen processen aan, die onderling geïntegreerd zijn. Tracer Systems software kan bovendien ook gekoppeld worden aan andere toepassingen, zoals E-mail, boekhoudsoftware en de Nederlandse postcode tabel.

1.3.

‘Relatiebeheer is een cultuur’

Hoe u omgaat met uw (potentiële) relaties kunt en zult u natuurlijk zelf moeten bepalen. Relatiebeheer is een cultuur met de daarbij bijbehorende processen en niet een software applicatie. Bij een goed geïmplementeerd relatiebeheer kan iedereen, van directeur tot medewerker ondersteuning, een deel van het relatiebeheer op zich nemen. Het werven van een nieuwe relatie kost immers veel meer dan het behoud van een reeds waardevolle klant.

1.4.

Beschrijving basishandelingen

In deze handleiding wordt de basishandelingen beschreven om de Tracer Systems software modules te gebruiken. * Hiervoor heeft u geen bijzondere automatiseringskennis nodig. Wel is het gewenst dat u reeds bekend bent met een grafisch besturingssysteem zoals die van Microsoft of Macintosh. (*) De beschreven handelingen kunnen in uw situatie soms afwijken als u Tracer maatwerk in gebruik heeft of een andere versie van Tracer dan die hier beschreven is.

1.5.

Volgorde van data-invoer en -uitvoer

Het is niet mogelijk om de gegevens in een willekeurige volgorde in te voeren. Net als bij een financieel pakket is er soms een logische volgorde. Stamgegevens dienen eerst te worden ingevoerd. Bijvoorbeeld: u wilt producten via een offerte kunnen aanbieden. Dan dient er eerst een product type te worden gedefinieerd en hierna de productgegevens. Daarna kan het product door u worden geselecteerd om te kunnen worden aangeboden. Als u Tracer heeft gekoppeld met een financieel systeem, dan dienen ook nog de betreffende gegevens voor het grootboek ingevoerd te worden, zodat deze niet achteraf voor elke bestelling toegevoegd hoeven te worden. Tracer Systems kan de dit soort stambestanden voor u uit uw boekhoudpakket importeren.

1.6.

Hoe werkt de navigatie van Tracer in het algemeen?

De navigatie binnen Tracer is opgedeeld in 3 delen: a) Hoofdnavigatie in de grijze balk boven in uw scherm; b) Subnavigatie per tabel (tabs boven aan het scherm); c) Sub-subnavigatie per scherm (tabs midden op het scherm). Daarnaast zijn er Actieknoppen (blauwe knoppen met omschrijving van de opdracht) waarmee u altijd de gewenste actie kunt uitvoeren.


Tracer is gebaseerd op een (waar mogelijk) drie-klikken-principe. Eenmaal in een lijst heeft u de keuze om binnen die lijst via de alfabetknoppen (A t/m Z) rechtsboven de gewenste gegevens te kiezen of om via de zoekfunctie (het vergrootglas) uw zoekopdracht te verfijnen.

1.7.

Filemaker Pro database

Tracer Systems maakt gebruik van een Filemaker Pro database. Een database bestaat uit een groot aantal gerelateerde tabellen die ieder lijken op een spreadsheet. Deze tabellen zijn met elkaar gerelateerd door bijvoorbeeld een artikelnummer of een debiteurennummer. Vastleggen De Filemaker Pro database legt elke verandering automatisch vast zoals die van de door u ingevoerde gegevens. U hoeft dus niet op een Save knop te drukken (die is er dan ook niet). Dit geldt ook voor het wissen van gegevens. Bij het wissen van een record wordt daarom eerst om een bevestiging gevraagd. Back-up Uiteraard is het noodzakelijk dat u uw gegevens beveiligd en regelmatig een back-up van de databases maakt.


2.

Starten met Tracer Mogelijkheden De mogelijkheden die u heeft zijn afhankelijk van de modules die zijn geïnstalleerd. In de bijlage staat een overzicht van de verkrijgbare modules. Rechten Bij een stand alone (enkelvoudige) werkplek heeft die gebruiker vanzelfsprekend alle rechten. In een grotere organisatie zal functiescheiding vaak voor de hand liggen en via de systeembeheerder rechten per functie toegekend worden. In een server-omgeving zijn de mogelijkheden voor u als gebruiker afhankelijk van de rechten die u heeft. In het geval dat u niet alle rechten heeft, zult u niet alle gegevens kunnen inzien of wijzigen.

2.1.

Inloggen in Tracer

Het inloggen (het aanmelden) bij het Tracer systeem is noodzakelijk om de toegekende rechten als gebruiker binnen Tracer te krijgen. Deze rechten bepalen welke gegevens toegankelijk zijn en eventueel gewijzigd kunnen worden. Het inloggen gaat als volgt: u start Tracer op door te dubbelklikken op het Tracer Icoontje op uw bureaublad . Type uw username en password in en klik op Ok. Indien u over de multi administratie module beschikt, zult u eveneens een administratie moeten kiezen.

U ziet vervolgens het Tracer opstartscherm inclusief een progressiebalk. Zodra alle bestanden gestart zijn komt u in het hoofdmenu. Server versie Bij de server versie van Tracer kunt u ook eerst FileMaker opstarten het juiste startbestand van de bedrijfsadministratie als Host kiezen.

en daarna

Copyright : Tracer Systems Document: Handleiding Tracer Systems Professional 3.0 CRM/ERP softwareDoc.nr. 2003.10 Klik op een van de icoontjes van de programmaonderdelen die u wilt openen: U krijgt vervolgens een inlogscherm. Typ uw username en password in en klik op Ok. Indien u over de multi administratie module beschikt, zult u eveneens een administratie moeten kiezen. U ziet vervolgens het Tracer opstartscherm inclusief een progressiebalk. Zodra alle bestanden gestart zijn komt u in het hoofdmenu.

2.2.

Uitloggen bij Tracer

U kan Tracer verlaten door eerst op Home en dan op het Exit icoon klikken. U kunt dan kiezen uit de opties om: - de Tracer applicatie tijdelijk te verlaten door uit te loggen * of - Tracer geheel af te sluiten.

te

(*) Hiermee worden uw gegevens tegen onbevoegden beveiligd, terwijl u toch weer snel kunt inloggen zonder de applicatie weer geheel te moeten opstarten.


3.

Relaties Tracer maakt onderscheidt tussen relaties en contactpersonen. Een relatie kan een (onderdeel van een) bedrijf of instelling zijn. Aan zo'n relatie kunnen meerdere personen als contactpersoon verbonden zijn. Eigen organisatieonderdelen en medewerkers worden ook in Tracer geregistreerd en zijn als relatie en contactpersoon terug te vinden.

3.1.

Aanmaken van een nieuwe relatie

Ga vanuit het Tracer menu naar de icoon Relaties

en klik vervolgens op de

knop Nieuw . Dan voert u de gegevens van de relatie in, in de desbetreffende velden. Tevens kunt u de gegevens van de contactpersoon invoeren door het aanklikken van de tab Contact. Als een relatie geen bedrijf of organisatie is dan voert u alleen de persoonsgegevens in bij de tab van Relatie.

Tracer laat vervolgens alleen deze gegevens in de relatiegegevens zien.

3.2.

Zoeken van een relatie

Om een relatie te zoeken kunt u een keuze maken uit het alfabet of het zoek icoon. Een relatie zoeken uit het alfabet: - klik op de beginletter van de naam van uw relatie en het systeem laat u al uw relaties zien waarvan de naam met de gekozen letter begint.

Copyright : Tracer Systems Document: Handleiding Tracer Systems Professional 3.0 CRM/ERP softwareDoc.nr. 2003.10 Een relatie te zoeken via Zoek : -

klik op het ikoontje Zoek (blauwe vergrootglas), waarna het scherm Relaties – zoekcriteria volgt (van zowel de relatie zelf als van de contactpersonen).

Er zijn diverse invoermogelijkheden om in te vullen zoals:

-

1e letter bedrijfsnaam bij zoekveld; postcode, debiteur/crediteurnummer, et cetera, gevolgd door op Enter te drukken.

Al uw relaties die voldoen aan de door u ingevoerde zoekcriteria worden nu getoond. Daarna klikt u op het blauwe toonknopje van een relatie. Dan worden de gegevens van die relatie en eventuele contactpersonen getoond. Door te klikken op de bruine i van de infoknop verschijnt een korte selectie van handige relatiegegevens op uw scherm, zoals Adres, 1e contactpersoon, Tel.nr., Faxnummer en E-mailadres.

3.3.

Wijzigen/printen/verwijderen van een relatie

Het wijzigen/bewerken van alle door u ingevoerde gegevens kan door op de wijzig/bewerkknop rechtsboven in uw scherm te klikken. Bij veel velden kunt u kiezen uit een aantal vooraf gedefinieerde mogelijkheden.


Printen kan door op de printknop (rechts in uw scherm) te klikken. Er worden dan stamgegevens van uw relatie geprint (een z.g.n. klantenkaart). Verwijderen van de gehele relatie met alle onderliggende gegevens geschiedt wanneer u op de verwijderknop verwijdering te bevestigen.

3.4.

(prullenbak) klikt. U wordt dan gevraagd om de

Etiketten maken

Voor het maken van etiketten voor al uw relaties klikt u op het icoontje relaties in het Hoofmenu. Formaat etiketten

Op het tabblad lijst staat een icoontje print etiket . Zodra u dit hebt aangeklikt komt u in het scherm van het formaat etiketten. U selecteert nu het door u gewenste formaat en klikt vervolgens op het icoontje print rechts in uw scherm.

Controleren van etiketten Nu wordt het eerste blad etiketten getoond. Wilt u de volgende bladen ook bekijken alvorens te printen, klikt u dan op de pagina's van de bladwijzer of u schuift het kleine knopje daarnaast naar boven of naar beneden. Zo

Copyright : Tracer Systems Document: Handleiding Tracer Systems Professional 3.0 CRM/ERP softwareDoc.nr. 2003.10 kunt u met de dit knopje snel naar het laatste blad gaan, terwijl u door te klikken op de bladwijzer blad voor blad kunt bekijken. Alle etiketten printen Wilt u nu alle etiketten printen, klik dan op het knopje Continue onder de bladwijzer linksboven.

Het venstertje van de printer verschijnt en door op print te klikken worden alle etiketten geprint. Door op Annuleer te klikken, keert u terug naar uw lijst van relaties en worden er vanzelfsprekend geen etiketten geprint. Per relatie etiketten printen Ook kunt u per relatie etiketten printen. Selecteer de gewenste relatie door weer op de toonknop te klikken en vervolgens klikt u op de actieknop label afdrukken Dan verschijnt er een blanco vel etiketten. Door te klikken in het midden van de door u gewenste label verschijnt de naam van uw relatie. U dient dus per label/etiket te klikken in het gewenste veld of door in het eerst geplaatste etiket te klikken totdat de relatienaam en adres etc. oplicht. Deze kunt u dan slepen naar elke gewenste plaats op het etiket/labelblad. Door op label afdrukken te klikken verschijnt weer een voorbeeld van hetgeen u wilt afdrukken. U klikt nu op de continue knop. Dan verschijnt weer het printervenstertje. Eventueel kunt u nog voor annuleren kiezen door op de annuleer knop te klikken. Door op de print knop te klikken worden de labels/etiketten geprint. U komt daarna automatisch terug in het relatiescherm van de desbetreffende relatie.


Wilt u terug naar de lijst met al uw relaties, klik op de lijstknop scherm).

(rechts in uw


4.

Correspondentie

4.1.

Aanmaken van een brief

Tracer gaat ervan uit dat een brief altijd voor een relatie of een contactpersoon geschreven wordt. U kiest uit het Overzicht van Relaties de relatie aan wie u de brief richt, door op het toonknopje te klikken. Vervolgens klikt u op de tab corresp. (voor correspondentie).

Daarna klikt u op de actieknop Brief en de brief wordt vervolgens aangemaakt. U kunt nu beginnen met het typen van de brief. Door op het knopje kies tekst te klikken, kunt u reeds ingevoerde tekst (tekstblokken) toevoegen door op het blauwe pijltje

ervoor te klikken.

Zodra u op de Toon knop hebt geklikt wordt het tekstblok in uw brief gevoegd. Vanuit dit scherm kunt u alles nog wissen/wijzigen en een preview bekijken (door op de Preview knop (oogje)

rechts in uw scherm te klikken.

Aanpassen NAW Het is mogelijk om in de brief de Naam-, Adres- en Woonplaats-gegevens etc. te wijzigen door in het betreffende veld te klikken. Brief aan een project koppelen

Copyright : Tracer Systems Document: Handleiding Tracer Systems Professional 3.0 CRM/ERP softwareDoc.nr. 2003.10 U kunt een link naar een project aanbrengen door op de betreffende blauwe actieknop Link projecten te klikken. Er wordt dan een Kieslijst Projecten getoond. U klikt op de gewenste relatie (groen pijltje)

en de link is aangebracht.

Brieven coderen en decoderen U kunt ook brieven coderen. Sommige correspondentie is niet voor alle gebruikers bestemd. U klikt dan op de actieknop coderen en voer tweemaal het gekozen wachtwoord in. De brief is dan onleesbaar voor gebruikers die het wachtwoord niet kennen. Met een wachtwoord (weer tweemaal invoeren) kan de brief weer worden gedecodeerd. Printen Printen van de brief geschiedt door op de printknop printen zoals u gewend bent.

te klikken. Verder gaat het

Verwijderen Verwijderen van de brief geschiedt door op de wisknop

te klikken.

Spellingscontrole Spellingscontrole kunt u toepassen door op de desbetreffende ikoon

te klikken.

Liniaal Ook een liniaal kunt u gebruiken, klik op de Liniaal-ikoon. Dan kunt u per invoerveld de kantlijnen en tabs aanpassen. De tabs instelling kunt u maken door met de muis pointer naar de liniaal bovenin te gaan.


U kunt een tab instelling verwijderen door een tab van de liniaal af te slepen. U kunt een tab aanbrengen door deze op de beoogde plaats met muis pointer aan te wijzen. In een tekstveld kunt u een tab aanbrengen door toetsencombinatie Ctrl-Tab. (Via de toets Tab komt u in het volgende invoerveld).

4.2.

Opslaan van correspondentie

Automatische opslag Tracer heeft een automatische opslag. U hoeft uw gegevens niet apart op te slaan. Op het moment dat u klaar bent met uw correspondentie, slaat Tracer dit automatisch op en sorteert dit op datum, met de meest recente datum bovenaan. Opslag per type correspondentie Tracer slaat correspondentie per type op (Bijlage, Notitie, Activiteit, E-mail uit, E-mail in, Fax of Brief).


4.3.

Zoeken in correspondentieoverzicht

Zoeken Zodra u op de lijstknop klikt komt u meteen weer in het correspondentieoverzicht. Van daaruit kunt u al uw relaties op alfabet zoeken door op de betreffende beginletter van het alfabet te klikken of op het ikoontje Zoek te klikken. Dan kunt u verschillende zoekcriteria invullen, bijv. Relatienaam. Onder de tab Corresp. vindt u alle vormen/types van correspondentie elk onder hun eigen tab. Klikt u daarna op de gewenste tab dan wordt meteen alle correspondentie getoond van het gekozen type op datum volgorde. Onder de tab Lijst staat alle correspondentie ongeacht het type. Door op het blauwe pijltje voor de datum te klikken wordt de betreffende bijlage, notitie, activiteit, email, fax, brief, bezoekrapport of nieuws getoond. Hierin kunt u alles wijzigen of toevoegen.


5.

Een fax maken en verzenden

5.1.

Maken van een fax

Tracer gaat ervan uit dat een fax altijd voor een relatie of een contactpersoon geschreven wordt. U kiest dus de relatie aan wie u de fax richt, door in de lijst van relaties op het blauwe toonpijltje te klikken. Vervolgens klikt u op de tab corresp. (voor correspondentie). Vervolgens klikt u op de actieknop Fax en het fax-formulier wordt vervolgens aangemaakt met de faxgegevens voor de desbetreffende relatie en contactpersoon.

5.2.

Verzenden van een fax

U kunt nu beginnen met het typen van de fax. Zodra de fax gereed is voor verzending klikt u op het fax-ikoontje links boven in uw scherm en de fax wordt verzonden en is meteen opgeslagen bij uw desbetreffende relatie. Voorwaarde hiervoor is dat de fax-module in gebruik is en gekoppeld aan een faxapparaat. Als u geen fax-module heeft geïnstalleerd, dan kunt u de fax uitprinten. Coderen fax correspondentie Ook een fax kunt u coderen net zoals een brief.


6.

Een E-mail maken en verzenden

6.1.

Het maken van een E-mail

Tracer gaat ervan uit dat een email altijd aan een relatie of een contactpersoon verzonden wordt. U kiest dus de relatie aan wie u de e-mail richt, door in de lijst van relaties op het blauwe toon pijltje te klikken. Vervolgens klikt u op de tab Corresp. (voor correspondentie). Daarna klikt u op de actieknop E-mail en het e-mail-formulier wordt vervolgens aangemaakt. U kunt nu beginnen met het typen van de e-mail. U kunt alleen tekst invoeren, maar klikt u op het actieknopje Html dan verandert dit in html-formaat zoals dat op het Internet wordt gebruikt Uw browser wordt dan gestart. Aan u de keuze hoe u de tekst wilt invoeren.

6.2.

Verzenden

Zodra de e-mail gereed is klikt u op het E-mail-ikoontje links boven in uw scherm en de email wordt verzonden en opgeslagen. Voorwaarde is dat Tracer gekoppeld is aan uw Email pakket. Leesbevestiging Er kan worden gekozen voor een leesbevestiging door het vakje leesbevestiging aan te kruisen. De ontvanger stuurt u dan een leesbevestiging, zodat u weet dat de e-mail is gelezen.

6.3.

Linken naar een project

Ook hier kan een link worden gelegd naar een project net als bij de brief via de actieknop Link project.

6.4.

Coderen e-mail correspondentie

Ook het coderen van de e-mail is weer mogelijk.


7.

Activiteiten

7.1.

Het aanmaken van een activiteit

Vanuit het Tracer Menu klikt u op het logo Activiteiten

en vervolgens op het

bruine nieuwe regel pijltje (links midden in uw scherm). U bevindt zich dan meteen in de nieuwe activiteit, die u met een bepaalde prioriteit kunt koppelen aan een relatie (klik op prioriteit en u krijgt een aantal opties). De werknemer aan wie u de activiteit wilt zenden kunt u selecteren door op het pijltje te klikken bij het invoerveld van ‘overgedragen aan’.

U kunt deze activiteit alleen verlaten nadat u een relatie (op wie de activiteit betrekking heeft) hebt geselecteerd! Het maakt in principe niet uit welke knop u gebruikt, het systeem zal u dwingen om een relatie te selecteren! Een activiteit kan ook worden gecodeerd, spellingscontrole kan worden toegepast, tekst kan worden ingevoegd net als bij een brief.

7.2.

Opzoeken activiteiten

U kunt alle activiteiten per datum opzoeken door in het kalendertje rechts een datum aan te klikken. Selecteert u een blauw pijltje

voor een bepaalde activiteit dan wordt deze getoond.


Ook kan deze activiteit worden beantwoord door op de reply ikoon boven in het scherm.

7.3.

te klikken links

Status activiteit

U kunt in Tracer aangeven dat een activiteit is afgehandeld. Selecteer de activiteit die u nu wenst af te werken door op de blauwe Toonknop te klikken. Klik op het invoerveld ‘datum afgehandeld’ en vul de datum in van afhandeling. Klik desgewenst op Reply om een antwoord te zenden naar de maker van de activiteit. Het verzenden gaat automatisch. Er wordt vervolgens een activiteit aangemaakt voor de maker van de oorspronkelijke activiteit en de activiteit verdwijnt uit uw lijst van openstaande activiteiten. De afgewerkte activiteiten kunt u altijd nog terugvinden bij de desbetreffende relatie door op het tabblad ‘correspondentie’ te klikken. Alle vormen van correspondentie worden dan getoond op datum volgorde. Door weer op het toonpijltje getoond.

te klikken wordt deze

Elke vorm van correspondentie kunt u verwijderen door op het toonpijltje en daarna op de Verwijder

7.4.

te klikken

.

Vinden van activiteiten van vandaag

Klik op de icoon Activiteiten dat u vrijwel overal zult aantreffen. U komt vervolgens in het scherm met uw activiteiten voor vandaag. Bovendien worden de activiteiten, die reeds zijn verlopen, weergegeven in een apart schermpje verlopen activiteiten onder vermelding van het aantal dagen geleden dat deze activiteiten gepland waren.

7.5.

Bezoekrapport

Copyright : Tracer Systems Document: Handleiding Tracer Systems Professional 3.0 CRM/ERP softwareDoc.nr. 2003.10 Het maken van een bezoekrapport Een bezoek rapport wordt op dezelfde wijze aangemaakt/ opgeslagen/verwijderd/geprint als een brief voor een relatie, echter dient u om een bezoekrapport te maken eerst op het tabblad Corresp. en daarna op de actieknop bezoekrapport te klikken.


8.

Direct Mail Met Tracer kunt u een door u geselecteerde groep van klanten in één keer E-mailen. Daarmee u kunt veel tijd besparen.

8.1.

Verzenden van Direct Mail

Voer de volgende stappen uit vanuit het hoofdmenu Tracer. - Klik op de button Direct Mail . - Klik op de namen van de relaties die u een direct mail wenst te verzenden.

-

Wilt u al uw relaties een direct mail zenden, klik dan op de Toon alles knop. Controleer desgewenst op de Toon selectie knop om uw

selectie te controleren. - Klik op de Verwerk knop - Selecteer een standaardbrief

-

Controleer zonodig de inhoud van de brief en klik op de Toon button

-

Uw direct mail is klaar. Klik op de Printknop om deze te verzenden per email/fax of af te drukken als brief.


8.2.

Nieuw Direct Mail bericht

Wilt u een geheel nieuw Direct Mail bericht maken, die nog niet in de bestaande tekstblokken voorkomt, dan gaat u als volgt te werk:

-

Klik op de icoon Beheer

-

Klik daarna op het tabblad sjabloon.

-

Klik op de Nieuw icoon deze te typen.

, nu verschijnt de Direct Mail en u kunt beginnen met

Zodra dat is gebeurd, klikt u op de lijst icoon en het tekstblok is opgenomen in de lijst van standaard brieven. Nu kunt verder gaan, zoals beschreven bij punt 8.1

8.3.

Geen E-mail adres bekend

Tracer bepaalt voor u hoe een direct mail wordt verzonden. Is het e-mailadres, faxnummer of postadres bij de relatie ingebracht dan wordt de direct mail eerst verzonden naar het e-mailadres, bestaat er geen e-mailadres dan wordt de Direct Mail verzonden naar het faxnummer, is er geen faxnummer bekend, dan wordt er een brief geprint, zodat u deze kunt verzenden.


8.4.

Bewaren Direct Mail

Ook de Direct Mail wordt opgeslagen onder het tabblad correspondentie met als vermelding het type: e-mail, fax of brief. U kunt deze Direct Mail weer selecteren net als alle andere vormen van correspondentie door op het pijltje te klikken. Wilt u de Direct Mail verwijderen, selecteer deze dan eerst en klik daarna op de Verwijderknop.


9.

Projecten

9.1.

Aanmaken van een nieuw Project

Er zijn twee manieren om een project aan te maken. A: vanuit het menu projecten -

Vanuit het Tracer Menu klikt u op de icoon Projecten komt vervolgens in een lijst met projecten.

-

Klikt u dan op de nieuwknop , vervolgens wordt een lijst getoond met al uw relaties. U komt vervolgens in een kieslijst waar u desgewenst de relatie kunt zoeken om deze

-

u

vervolgens met het kiesknopje te selecteren. Er is nu een project aangemaakt voor de relatie van uw keuze. De status van een projekt kunt u invoeren/wijzigen rechts in uw scherm in het bruine veldje Status (door er op te klikken verschijnen er enkele keuzes: Actief, Geannuleerd, Voltooid en Vervallen). B: vanuit het menu relaties

- Vanuit het Tracer hoofdmenu klikt u op de afbeelding Relaties - Daarna klikt u op het tabblad Relatie. - Klik op het tabblad Project.

.


-

Klik op het bruine pijltje in het midden van uw scherm om een nieuw project aan te maken bij/voor deze relatie.

Wilt u een bepaald project weer verwijderen, dan dient u dit project eerst te selecteren (door op het toonpijltje te klikken en daarna op de Verwijder knop en dit te bevestigen met OK.

9.2.

te klikken

Muteren van een Project (daarna verdere uitleg)

9.3.

Het versturen van een Direct Mail vanuit een project

Voer de volgende stappen uit vanaf de Projectkaart (icoon Projecten in het Tracer hoofdmenu. - Klik op de tab ‘invoer’. - Klik daarna op de tab ‘relaties’. - Klik op de actieknop Direct Mail deze groep - Klik op de namen van de relaties die u GEEN Direct Mail wenst te verzenden (standaard zijn alle relaties aangekruist).

-

Controleer desgewenst op de Toon selectie icoon selectie te controleren

om uw

- Klik op de Verwerk icoon -

Selecteer een standaardbrief met de toonpijl

of maak een nieuwe standaardbrief

met het nieuw icoontje - Controleer zonodig de inhoud van de brief en - Klik op de Kies button Uw Direct Mail is klaar. -

9.4.

Klik op verstuur Printknop om deze te verzenden per email/fax of af te drukken als brief.

Een factuur vanuit een project Vanuit het Tracer hoofdmenu kies de icoon Projecten.

-

Kies de door u gewenste Relatie door op het toonpijltje Kies in het midden van uw scherm het tabblad Factuur.

-

Klik daarna op het bruine pijltje

te klikken.

om een nieuwe factuur aan te maken.


-

-

Klik daarna weer op het bruine pijltje

in de facturenlijst en kies daarna een lijst

van artikelen door op het groene pijltje

midden in uw scherm te klikken.

Controleer de te factureren regels en verwerk deze door op het Verwerkicoontje te klikken.

-

Eventueel kunt u het aantal, omschrijving, merknaam, grootboekrek, prijs en korting nog aanpassen door te typen in het desbetreffende veld. Onder het tabblad administratie kunt u de BTW en andere velden invoeren. Klik vervolgens op het tabblad invoer’ en klik op de printknop printen voor eventuele verzending.

om de factuur te


10.

Uitgaande facturen

10.1.

Inboeken van een betaalde factuur

Vanuit het Tracer hoofdmenu klikt u op de icoon uitgaande facturen. Kies dan de relatie die een factuur heeft betaald door op het blauwe pijltje te klikken. Daarna klikt u op het tabblad betaling. U klikt op het bruine pijltje midden in uw scherm en automatisch verschijnt de datum van vandaag, deze kunt u wijzigen in de werkelijke betaaldatum. De Bankrekening of Girorekening waarop het factuurbedrag is gestort vult u in in het blauwe vakje.

Onder het tabblad administratie kunt u de BTW en andere velden invoeren. De factuur staat nu als betaald geboekt.

10.2.

Controle

Wilt u dit controleren? Klikt u dan rechts op het ikoontje lijst u ziet dan, dat onder het kopje betalingen het desbetreffende bedrag vermeld staat. Geheel rechts onder saldo ziet u bij deze factuur geen bedrag meer vermeld staan.

Copyright : Tracer Systems Document: Handleiding Tracer Systems Professional 3.0 CRM/ERP softwareDoc.nr. 2003.10 Als een factuur openstaat, dan is onder "Dagen" te zien hoeveel tijd de klant nog heeft om te betalen.

10.3.

Herinneringen

(toevoegen)


11.

Invoeren van orders

11.1.

Invoeren

Er zijn twee manieren om een order aan te maken. A: vanuit het menu Orders - Vanuit het Tracer Menu klikt u op de icoon Orders. U komt vervolgens in een lijst met de bruine knop Klik hierop om een nieuwe order aan te maken. U komt vervolgens in een kieslijst waar u desgewenst de relatie kunt kiezen om deze vervolgens met het kiesknopje te selecteren. U komt dan automatisch in de kieslijst van artikelen. Met het kiesknopje

kiest u de gewenste artikelen.

U kunt het vakje aantal wijzigen en ook de volgende vakjes: - omschrijving, inhoud, merknaam en verpakking, inkoop, verkoop en korting. - Tevens kunt u wijzigen: orderdatum, uitleveren, valuta en de status. Tevens kunt u van deze order meteen een factuur laten aanmaken door op de actieknop Factuur links boven in uw scherm te klikken. De factuur wordt dan automatisch uitgeprint zodra u daarvoor akkoord hebt gegeven. -

B: vanuit de relatiekaart Vanaf de relatiekaart kies het tabblad ‘Order’.


Klik hier op het bruine pijltje

om een nieuwe order aan te maken. U komt nu in de

kieslijst van artikelen zodat u, door op het groene kiesknopje te klikken, het gewenste artikel voor uw order kunt kiezen. Per artikel kunt u de gegevens van de invoervelden nog wijzigen. Er is nu een order aangemaakt van de relatie van uw keuze.

11.2.

Controle

U kunt het reslutaat winst/verlies meteen bekijken door op de actieknop Begroting te klikken links boven in uw scherm. Ook kan de order meteen aan een project worden gekoppeld door op de actieknop Koppel aan project te klikken. Er wordt u dan een kieslijst van projecten getoond. Door op het kiespijltje project gekoppeld.

11.3.

van het gewenste project te klikken wordt de order aan het

Backorder

Wijzigt u de status van een order in: In bestelling bij leverancier, dan wordt er automatisch een backorder aangemaakt.

11.4.

Toevoegen van een artikel aan een Offerte of een Order

U kunt door een lange lijst van orders of offertes scrollen met de database knoppen begin, vorig, volgende en laatste. In de portaal(regels) op de offerte van uw keuze en orderkaart staat een kleine kiesknop met pijltje

.

Klik op deze kiesknop om vervolgens in de kieslijst met artikelen te komen. Selecteer het artikel dat toegevoegd moeten worden aan de offerte of de order door op het kiespijltje

te klikken.

Wilt u meerdere artikelen toevoegen, dan kruist u de gewenste artikelen aan en voeg ze toe met de Verwerk knop . U keert dan terug naar het invoerscherm van uw client Alle rubrieken zoals Aantal, Eenheid, Code, Omschrijving, Merk, BTW, Inkoopprijs, Verkoopprijs, Korting en Bedrag kunnen nog worden gewijzigd, door in het betreffende vakje te typen.

11.5.

Een order van een offerte maken

U kunt van een offerte een order maken door op de actieknop Maak order van deze offerte links boven in uw scherm te klikken.


11.6.

Het maken van een nieuwe Factuur voor debiteuren

U wilt voor een order een bijbehorende factuur maken. Vanuit het Tracer Hoofdmenu klikt u op het ikoon Orders. U komt dan in de lijst van orders. Door op het toonpijltje van de gewenste relatie te klikken wordt de order getoond. Vanaf deze orderkaart kiest u de actieknop Factuur. Er is nu een factuur aangemaakt van deze order met een uniek factuurnummer.

Copyright : Tracer Systems Document: Handleiding Tracer Systems Professional 3.0 CRM/ERP softwareDoc.nr. 2003.10 Eenmaal aangemaakt, kan deze factuur niet meer worden gewijzigd! Daarom dient u deze opdracht ook te bevestigen.

Er kan alleen worden gecorrigeerd middels een creditfactuur. De factuur kan meteen worden geprint en verzonden.

11.7.

Toevoegen van een artikel aan een Factuur

Zoals u reeds heeft ondekt, zijn er veel manieren om naar een factuur van een relatie toe te gaan. Laten we bij het Hoofdmenu van Tracer beginnen en op de ikoon Uitgaande facturen klikken. De lijst met uitgaande facturen wordt nu getoond. U kunt selecteren op Factuurnummer, op Relatienaam en op Datumvolgorde door op het sorteerpijltje Door op het toonpijltje

in de zwarte balk te klikken. voor de betreffende factuur te klikken wordt deze getoond.

Om een artikel toe te voegen klikt u op het bruine pijltje U komt dan in de kieslijst van artikelen.

links midden in uw scherm.

Door het kies pijltje voor het betreffende artikel aan te klikken wordt dit artikel toegevoegd aan de factuur. U kunt in de facturenlijst nog de volgende velden wijzigen: Aantal, Omschrijving, Merknaam, Grootboekrek., Prijs en Korting.

Copyright : Tracer Systems Document: Handleiding Tracer Systems Professional 3.0 CRM/ERP softwareDoc.nr. 2003.10 Door op de actieknop crediteer te klikken, wordt er een factuur geprint met eenzelfde minus-aantal (-/-) en omschrijving, echter met een te betalen 0,00 bedrag.

11.8.

Verwijderen van een artikel van een Factuur

Met de verwijderknop kunt u een artikel van een factuur verwijderen. U kunt alle artikelen verwijderen, maar de factuur met het unieke factuurnummer blijft bestaan!


12.

Offertes

12.1.

Maken van een Offerte

Er zijn twee manieren om een offerte aan te maken. -

A: Via het offertemenu Vanuit het Tracer Menu klikt u op de afbeelding/icoon Offertes

. U komt vervolgens in de lijst van al uw relaties waarvoor een offerte

is gemaakt. Met de toonknop

kunt u één van deze relaties kiezen.

Ook kunt u kiezen voor een relatie waar nog geen offerte voor aanwezig is met de knop Nieuw

. U komt dan in de lijst ‘selecteer een relatie’.

U selecteert vervolgens de relatie van uw keuze door op het kies knopje

Met het bruine pijltje

te klikken.

maakt u daarna een nieuwe offerte aan.

U komt dan in de offertelijst van de door u gekozen relatie. Door een regel toe te voegen in de offerte klikt u op het bruine knopje nieuwe regel . U komt voorts in de kieslijst van artikelen.

U kunt het gewenste artikel kiezen door op het groene knopje te klikken. Zodra u dit hebt gedaan, is/zijn het/de artikel(en) toegevoegd aan uw offerte. In de offertelijst kunt u veel velden nog wijzigen of invoeren.


Na Continue te hebben aangeklikt kan de print in het volgende scherm nog worden geannuleerd. De datum van ‘nabellen op’ en ‘vervaldatum’ kan worden gewijzigd door op het blauwe

+ knopje respectievelijk het – knopje te klikken. De offerte kan geprint worden door op de printknop voorbeeld getoond hoe de offerte wordt geprint.

te klikken. Er wordt altijd een


B: Vanuit de relatiekaart - Vanaf de relatiekaart kies de tab Offerte. Klik daarna op het bruine knopje nieuwe regel U komt dan in de offertelijst.

midden in uw scherm.

U klikt weer op het bruine pijltje . Dan komt u in de kieslijst van artikelen. Kies de door u gewenste artikelen, door op het groene kiesknopje te klikken. Dan wordt (worden) het (de) desbetreffende artikel(en) aan uw offerte toegevoegd. In de offertelijst kunt u de meeste velden aanpassen c.q. invullen. aangemaakt bij deze relatie. Ook kan vanuit dit scherm uw offerte worden geprint.

12.2.

Er is nu een offerte

Maken van een order van een offerte

Door op de actieknop Maak order van deze offerte te klikken wordt er meteen een order aangemaakt. Deze kan worden geprint door op de printknop

12.3.

te klikken.

Maken van een factuur van een offerte

Ook kan meteen de factuur worden aangemaakt door op de desbetreffende actieknop Factuur te klikken. Deze kan worden geprint door op de printknop

te klikken.



13.

Planning

13.1.

Planning

Invoer Begin bij Home. Klik op de icoon Overzichten. Klik daarna op de brede knop Planning.

Dan zijn we in de lijst Planning en kunnen we zien wat er begroot is en hoeveel er gepland is. Restant is ongepland en MOET dus nog worden gepland (toegewezen aan projectmedewerkers). Klik op de actieknop Extern. Klik daarna op de actieknop Open. Sorteer op einddatum, door bij de kolom Einddatum op het kleine zwart/witte pijltje te klikken. Klik op toonknop om de desbetreffende invoer/relatie te kiezen. Ga naar het tabblad Planning om per dag de planning in te voeren door in het kalendertje bij de juiste werknemer de juiste dag te kiezen en vervolgens op het bruine pijltje te klikken om een nieuwe regel aan te maken. U vult de begin- en eindtijd in en het systeem berekent zelf de uren.


Ook kan de vorige regel worden overgenomen door bijv. op de begintijd te gaan staan en te klikken totdat het blauw wordt. Dan kunt u het naar de gewenste regel slepen. Ook kunt u het type werkzaamheden invullen; door er op te klikken, verschijnen de werkzaamheden. Ook deze kunnen worden gekopieerd naar de volgende regel, net als begin- en eindtijd. Werkdruk Ga naar Werkdruk, zo kunt u het beste de hele week bekijken. Wanneer u op het bruine knopje op de desbetreffende dag klikt, wordt er een regel aangemaakt. Door boven het blauwe vierkantje te klikken, kunt u de uren invullen. Het systeem berekent zelf hoeveel er nog moet worden gepland en hoeveel overuren er zijn gemaakt. Lukt het niet in een week, ga dan door naar de volgende week. (te kiezen in kalendertje). Let wel op de einddatum wanneer alles gereed moet zijn omdat er misschien meer te plannen werkzaamheden zijn, die in dezelfde periode klaar moeten zijn. U kunt de werknemers, die hier geschikt voor zijn, kiezen in het vakje Beschikbaarheid, door op het kiesknopje

te klikken.


14.

Produktgroepen

14.1.

Hoofdgroep aanmaken

Wilt u een nieuwe produkttype aan de lijst toevoegen, klikt u dan op de knop nieuw

.

U kunt in dit scherm een nieuw produkttype toevoegen. Ook kunt u de Grootboekrekening inkoop, -verkoop en -voorraad toevoegen/wijzigen door op het kiesknopje te klikken. Er wordt dan een Kieslijst Grootboekrekeningen getoond, waaruit u weer de gewenste Grootboekrekening kunt kiezen door op het kiesknopje

te klikken.

Terugkeren naar het vorige scherm kan door op het icoontje vorige scherm klikken.

14.2.

te

Produkt aan hoofdgroep koppelen

Wanneer u op het icoontje klikt van Produktgroepen in de lijst van hoofdgroepen.

, komt u automatisch

Copyright : Tracer Systems Document: Handleiding Tracer Systems Professional 3.0 CRM/ERP softwareDoc.nr. 2003.10 Wilt u een bestaand produkt aan een hoofdgroep koppelen, klikt u dan eerst op de producthoofdgroep van het gewenste type via de toonknopje

en ga dan naar de tab

Artikelen. Kies dan met de toonknopje op het betreffende artikel. U kunt in dit scherm een produkt koppelen aan een andere hoofdgroep. Ook kunt u de Grootboekrekening Inkoop, -Verkoop en -Voorraad wijzigen door op het kiesknopje te klikken. Er wordt dan een Kieslijst Grootboekrekeningen getoond, waaruit u weer de gewenste Grootboekrekening kunt kiezen door op het kiesknopje

te klikken.

Terugkeren naar het vorige scherm kan door op het icoontje vorige scherm klikken.

te


15.

BESTELLINGEN

Uw bestellingen kunt u inbrengen, bijhouden, boeken, verzenden, etc. onder de icoon Bestellingen.

15.1.

Nieuwe bestelling

Wilt u een geheel nieuwe bestelling invoeren klikt u dan op het icoontje nieuw uw ingebrachte relaties worden getoond. U kiest nu de desbetreffende relatie door op het toonknopje

te klikken.

Klikt u daarna op het tabblad bestelling op het bruine pijltje bestelling in te voeren.

om een nieuwe

en al

U komt dan automatisch in de kieslijst van artikelen. U kunt nu de reeds ingebrachte

artikelen selecteren door op de knop toon alles

te klikken.

Een (de) te bestellen artikel(en) kunt u kiezen door op de kiesknop te klikken. Het aantal dient nog te worden ingevuld/gewijzigd in het veld onder aantal.


Daarna klikt u op de verwerk-selectie knop verwerkt in uw bestelling.

15.2.

en de te bestellen artikelen zijn

Bestelling bewerken

Zodra u hebt geklikt op het icoontje Bestellingen goederen getoond.

wordt de lijst van bestelde

Wilt u één van deze bestaande bestellingen verwerken, klik dan op de toonknop en de bestelling wordt getoond. Onder het tabblad ontvangst kunt u de ontvangst van de bestelling invoeren. Heeft u de factuur ontvangen van de desbetreffende firma, dan kunt u op de actieknop boek inkoopfactuur klikken en de factuur is geboekt in uw administratie. Heeft u de factuur betaald, dan kunt u onder het tabblad betaling aangeven (door op het bruine pijltje te klikken en een nieuwe betalingsregel aan te maken en in te vullen) dat de factuur is betaald.

15.3.

Nieuwe relatie

Zit de firma (relatie) nog niet in de lijst dan moet u deze firma eerst invoeren onder relaties. Zie het onderdeel Aanmaken van een nieuwe relatie

15.4.

Nieuwe producten

U kunt producten (en diensten) alleen bestellen als deze zijn gedefinieerd onder Artikelen

en

of als u een bestaand product met de toonknop

selecteert en het product daarna muteert.

15.5.

Bestelopdracht faxen

U dient de bestelling natuurlijk nog bij de leverancier aan te leveren, dit kan door op het fax-icoontje zijn ingebracht.

15.6.

te klikken. Wel dient het faxnummer dan bij de betreffende relatie te

Bestelopdracht printen

Ook kunt u de bestelling printen, door op het print-icoontje uitgeprinte bestelling verzenden naar de leverancier.

te klikken. U kunt dan de


16.

Artikelen

16.1.

Toevoegen artikelen

U begint bij Home en daarna klikt op de icoon Artikelen U komt dan automatisch in de lijst van artikelen. U kunt dan een nieuw artikel toevoegen door op de nieuw knop

16.2.

te klikken.

Toevoegen gelijksoortige artikelen

U kunt een artikel toevoegen door eerst één te kiezen met de toonknop. Daarna kunt u dupliceren door op de dupliceer knop te klikken en het duplicaat daarna aan te passen. Dit zal u tijdwinst opleveren bij het invoeren van gelijksoortige artikelen.

16.3.

Aanpassen artikel

U kunt een artikel kiezen door op de toonknop te klikken en daarna de gegevens in het tabblad Invoer wijzigen. Door op de het tabbladen Condities en Overig te klikken kunt u de inkoopcondities en additionele gegevens aanpassen.


16.4.

Geschiedenis artikel

Via de tabbladen Inkoop, Order, Backorder, Voorraad en Logistiek, kunt u de geschiedenis van de in-, verkoop en de levering van het artikel bekijken.

16.5.

Artikel verwijderen

Het artikel laten vervallen kan door op de Verwijder knop

te klikken.


17.

Ingekomen Mail

17.1.

Verwerken

Door naar Home te gaan en daarna de icoon Ingekomen Mail klikken, wordt direct alle ingekomen mail getoond. U kunt deze daarna selecteren door op het toonpijltje Ingekomen mail kunt u op de gebruikelijke wijze: • Sorteren op: • Naam van de afzender, • Relatiestatus, • Leesstatus, • Tijdstip van ontvangst, • Titel betreft.

aan te

te klikken.

via de knop. • Selecteren op inhoud, relatiegegevens zoals contactpersoon via het icoon

• • • • •

Zoek . Coderen relatie via de brede actieknop Coderen; Koppelen aan een bestaande relatie via de brede actieknop Koppel aan relatie (de normaal bijbehorende relatie) of Koppel aan andere (een andere relatie dan de gebruikelijke); Koppelen aan een nieuwe relatie via de actieknop Voeg toe als relatie; Van een bijbehorend actiepunt voorzien via de actieknop Incidenten; Van een bijbehorend actiepunt voorzien via de actieknop Opportunity; Meteen doorsturen al dan niet met een C.C. via de actieknop Forward; Als een antwoord verzenden al dan niet met een C.C via de actieknop Antwoord;

•

Wissen via het icoontje

•

Printen via het icoontje

• •

; .

De E-mail kunt u als gewone platte tekst lezen of opgemaakt in HTML-formaat.

17.2.

Emailen

U kunt via de tab Invoeren een nieuw E-mail bericht maken en het bericht: • Voorzien van een bijlage via de actieknop Bijlage; • Coderen relatie via de actieknop Coderen; • Koppelen aan een bestaande relatie via de actieknop Koppel aan relatie of Koppel aan andere; • Koppelen aan een bestaande relatie via de actieknop Koppel aan relatie (de normaal bijbehorende relatie) of Koppel aan andere (een andere relatie dan de gebruikelijke); • Van een bijbehorend actiepunt voorzien via de actieknop Incidenten; • Van een bijbehorend actiepunt voorzien via de actieknop Opportunity; • Doorsturen al dan niet met een C.C. via de actieknop Forward; • En beantwoorden al dan niet met een C.C via de actieknop Antwoord; •

Wissen via het icoontje

;


•

Printen via het icoontje

.


18.

INKOPEN (facturen van Crediteuren)

U begint bij Home en daarna klikt op het icoontje Inkopen. U komt dan in de Inkooplijst. U kunt de desbetreffende leverancier kiezen door op de blauwe toonpijl

18.1.

te klikken.

Nieuwe inkoopfactuur

Wilt u een nieuwe inkoopfactuur boeken, dan dient u wel eerst een leverancier te kiezen (maakt in principe niet uit welke) en daarna klikt u op de nieuw icoon . Het systeem stelt u de vraag of u een nieuw record wilt invoegen, klik op OK om dan vervolgens in de selecteer-een- relatie lijst te komen. U selecteert dan de juiste relatie/leverancier. Er verschijnt dan een venstertje met de vraag om een kostenrek. of een inkoopboeking met artikelen aan te maken. Kies voor Kostenrekening. Onder het Tabblad boek inkoopfactuur klikt u op het kleine bruine pijltje om een nieuwe regel toe te voegen. U vult vervolgens de grootboekrekening in. Door in het veldje te klikken verschijnt er een overzicht met alle ingebrachte grootboekrekeningen. Kies de juiste en vervolgens wordt de omschrijving automatisch ingevuld.


Het projectnr. kan desgewenst worden ingevuld. Door op het veldje onder BTW te klikken, ziet u verschillende keuzes. Klik op de juiste keuze en breng bij het veldje bedrag het bedrag in, exclusief BTW, van uw ontvangen factuur. Het systeem berekent automatisch het door u te betalen bedrag inclusief BTW. U kunt door op de icoon koppel de desbetreffende factuur koppelen aan een project. Zodra u op het koppel icoontje heeft geklikt komt u in de kieslijst Projecten. U kiest de gewenste relatie door op het kiespijltje De factuur is nu aan het project gekoppeld.

18.2.

te klikken.

Boeking

Zodra u een factuur hebt betaald boekt u dat als volgt: U klikt weer op de icoon Inkopen , daarna klikt u op het tabblad Open en daarna op de actieknop Toon alleen onbetaald. U selecteert de gewenste crediteur en boekt onder het tabblad Betaling de betaling in door op het bruine knopje te klikken (dan wordt er namelijk een nieuwe boekingsregel aangemaakt. U kunt eventueel de Bank- of Girorekening invullen waarop u het bedrag hebt geboekt.


19.

Opportunities (kansen).

Door op de icoon Opportunities (kansen) te klikken kunt u heel eenvoudig uw verkoopkansen inbrengen per relatie. U kunt aangeven hoeveel kans u hebt op verkoop van uw produkt. Ook stadium, status, startdatum, einddatum etc. kunt u invoeren. Ook kunt u de voorcalculatie invoeren.

En u kunt direct een project, offerte en order maken vanuit het tabblad Invoer. Vanuit het tabblad Relaties kunt u deze groep een Direct Mail zenden. Vanuit het tabblad Corresp. Kunt u meteen een activiteit aanmaken voor deze relatie.


20.

Overzichten.

Onder de icoon Overzichten

treft u allerlei Management Informatie aan.

Zo kunt u heel snel een overzicht krijgen van: ß Relaties ß Huurders ß Direct Mail ß Bezoekrapporten ß Verkoopcontracten ß Nieuws ß Incidenten ß Planning ß Lopende Projecten ß Opportunities (Kansen) ß Lopende Offertes ß Lopende Orders ß Factuur Voorstel ß Openstaande facturen ß Herhalende facturen ß Herinneringen

Voorbeelden van overzichten • Lijst van geboekte uren • Facturabele uren • Factuur voorstel • Urenregistratie U kunt door hier op te klikken een overzicht krijgen van alle gewerkte uren van al uw werknemers, mits deze natuurlijk zijn ingebracht

Copyright : Tracer Systems Document: Handleiding Tracer Systems Professional 3.0 CRM/ERP softwareDoc.nr. 2003.10 •

• •

Print weekstaat Vanaf deze icoon kunt u heel eenvoudig een overzicht printen met bijna alle totaalgegevens van uw bedrijf, b.v.: Debiteuren, Crediteuren, Actieve Orders Leveringen, Bestellingen, Ontvangsten,Offertes, Opportunities, Uren etc. Verwerk Verkopen Hier kunt u alles nog checken voordat u deze exporteert naar uw boekhouding. Verwerk Inkopen Ook hier kunt u alle inkopen nog eens checken voordat u deze exporteert naar de administratie. Print weekstaat uren Door op deze icoon te klikken worden alle geboekte uren per werknemer geprint.


21.

Bijlage overzicht iconen en actieknoppen

21.1.

Iconen hoofdmenu

A.

B.

C.

D.

E.

F.

G.

Menu: hiermee komt u in het hoofdmenu.

Relaties: hiermee komt u bij de gegevens van uw relaties en van de bijbehorende contactpersonen.

Activiteiten: hiermee komt in de activiteitenplanning van uw bedrijf.

Artikelen: hiermee kunt u uw artikelenassortiment mee beheren.

Projecten: hiermee kunt u uw projectgegevens vastleggen.

Offertes: hier kunt offertes mee maken.

Order: hiermee kunt u de binnenkomende orders beheren.

H.

Ingekomen mail: met deze functie kunt u alle binnenkomende E-mails verwerken, doorsturen, beantwoorden.

I.

Direct mail: hiermee kunt u een door u geselecteerde groep van klanten E_mailen, faxen of aanschrijven indien u de Direct mail module in gebruik heeft.

J.

K.

Exit: hiermee kunt u uitloggen of Tracer geheel afsluiten

Productgroepen: hiermee kunt u samengestelde producten vastleggen.

L.

Facturen: hiermee kunt u facturen maken indien u de Factuur module in gebruik heeft.

M.

Bestellingen: hiermee kunt u bestellingen van uw klanten afhandelen indien u de Bestellingen module in gebruik heeft.


N.

Inkopen: hiermee kunt u uw eigen bestellingen plaatsen indien u de Bestelling & Inkoop module in gebruik heeft.

O.

Urenregistratie: hiermee kunt u de urenregistratie uitvoeren indien u de Urenregistratie en Projectadministratie modules in gebruik heeft.

P.

Opportunities: hiermee kunt u kansen vastleggen indien u de Opportunities module in gebruik heeft.

Q.

Overzichten: hiermee wordt managementinformatie getoond indien u de Management Informatie Systeemmodule gebruikt.

R.

Beheer: hiermee kunt u de algemene instellingen van Tracer bepalen en zaken zoals de individuele instellingen en rechten van gebruikers, de koppeling met andere software (afhankelijk van de aanwezigheid van de juiste koppelingsmodule), de wijze van printen, lay-out en de taal van voorkeur.

S.

Selecteer administratie: hiermee kunt u uit een administratie kiezen als u een multi administratie module in gebruik heeft.

21.2.

Iconen submenu

a.

Zoek: hiermee kunt u een zoekopdracht geven aan de hand van door u gekozen criteria.

b.

Koppel: hiermee kunt u diverse soorten gegevens koppelen.

c. S

tuur CC: hiermee stuurt u een E-mail ter kennisname aan een extra gebruiker.

d.

Koppel CC: hiermee maakt u de koppeling aan een andere gebruiker van Tracer kenbaar.

e.

Nieuw: hiermee kunt u een nieuw record maken voor bijvoorbeeld een nieuwe relatie.


f.

Wijzig: hiermee kunt u stamgegevens wijzigen.

g.

Verwijder: hiermee u gegevens.

h.

Lijst: hiermee laat u een overzicht zien.

i.

Print: hiermee start u het printproces.

j.

Print etiket: hiermee kunt u etiketgegevens printen,

k.

Verwerk: hiermee worden ingevoerde gegevens verwerkt zodat u naar de volgende verwerkingsfase kunt gaan.

l.

Toon alles: hiermee worden alle gegevens van een categorie getoond, zoals alle relaties. De laatste selectie wordt daarmee ongedaan gemaakt.

m.

Toon selectie: hiermee worden de gegevens getoond die voldoen aan uw selectiecriteria.

n.

Vorig scherm: hiermee gaat u naar het voorgaande scherm.

o.

Selecteer alles: hiermee selecteert u alles (zonder nadere criteria).

p.

q.

Selecteer periode: hiermee

Zoek uitvoeren: hiermee wordt de zoekopdracht uitgevoerd.

r.

Dupliceer: hiermee maakt u een kopie van een record die u daarna kunt aanpassen.

s.

Koppel: hiermee een koppeling tussen de laatste invoergegevens en een ander vastgelegd item gelegd.


t.

Preview: hiermee krijgt u de gegevens te zien zoals ze kunnen worden geprint.

u.

Spellingscontrole: hiermee kunt u de spelling in de tekstvelden controleren.

v.

Liniaal: hiermee kunt u de kantlijnen en tabs van het invoerveld wijzigen.

w.

Kies tekst: hiermee kunt u vooraf gemaakte standaardteksten selecteren.

x.

Reply: hiermee kunt u antwoord geven.

y.

Instant Messenger: hiermee

21.3.

Icoon knoppen

1.

Zoek: hiermee kunt aan de hand van uw eigen criteria een zoekopdracht starten binnen het type gegevens waarmee u bezig bent.

2.

Koppel: hiermee kunt u het record aan andere gegevens koppelen zoals aan een project.

3.

Niet: hiermee haalt u het record uit de selectie.

4.

Toon: hiermee krijgt u alle gegevens van het gekozen record te zien.

5.

Kies: hiermee selecteert u het record.

6.

Info: hiermee kunt u een korte samenvatting van relatiegegevens mee opvragen.

7.

Wis: hiermee wist u een record.

8.

Wijzig: hiermee kan een record gewijzigd worden

9.

10.

Sorteer: hiermee kunt u de volgorde van de lijst wijzigen (op datum, alfabet of status).

Kies lijst: hiermee kiest u uit één van de aanwezige lijsten.


11.

Nieuwe regel: hiermee voegt u een nieuwe regel in.

12.

Begin tabel: hiermee kunt u naar het begin van de lijst.

13.

Vorig record: hiermee kunt u naar het vorige record.

14.

Volgend record: hiermee kunt u naar het volgende record.

15.

Einde tabel: hiermee kunt u naar het einde van de lijst.

16.

Telefoneer: hiermee kan vanuit het klantenkaartje een klant opgebeld worden als er een koppeling van Tracer met de telefooncentrale aanwezig is.


22.

BIJLAGE Tracer 3.0 CRM/ERP Basismodule

22.1.

Tracer 3.0 CRM | Basismodule

1. 2.

3. 4. 5.

6. 7. 8. ß ß ß ß ß

Relatiebeheer vormt de basis van een Tracer relatiebeheer systeem. Door middel van het basis Tracer CRM systeem heeft u alle gewenste informatie van uw relaties op dezelfde plaats. Een Tracer relatiebeheer systeem biedt u onder andere de volgende mogelijkheden: alle bedrijfsgegevens van uw relaties op één plaats; een ongelimiteerd aantal contactpersonen per relatie, inclusief de mogelijkheid tot invoer van privé gegevens zoals: ß privé adres, • telefoon, ß e-mail, ß verjaardagen van de contactpersoon, partner en kinderen, ß het krijgen van een melding voor een verjaardag voordat de persoon jarig is. zeer uitgebreide zoekmogelijkheden voor het eenvoudige vinden van de juiste gegevens; sorteer alle relaties alfabetisch voor snel opzoeken; het opmaken en printen van alle dagelijkse correspondentie, zoals: ß brief, ß fax, ß e-mail (maak de e-mail in Tracer en verzend deze via outlook), ß notitie, ß bezoekrapportage, ß selecteren en printen van etiketten, ß printen van een enkel etiket. zoek op trefwoorden in de inhoud van correspondentie van elke relatie; automatische en centrale opslag van correspondentie direct onder relatie gegevens voor een snelle zoekopdracht; koppelingen met onder andere: de Nederlandse postcode tabel hoofdgroepen, activiteiten en werkgroepen'' andere relaties (voor het leggen van kruisverbanden tussen relaties), factuurdebiteuren, een gedetailleerd overzicht van filialen. Bovenstaand is gebaseerd op het principe dat alle informatie snel te vinden moet zijn. Een Tracer relatiebeheer systeem maakt het uiterst gemakkelijk om snel belangrijke informatie te vinden.


23.

Tracer 3.0 | CRM extra modules

23.1.

Tracer 3.0 | CRM Extra E-mail In/Uit

Met behulp van de module E-mail In/Uit: ß verstuurt uw e-mail direct vanuit Tracer worden ontvangen e-mails direct in Tracer verwerkt, ß wordt uw antwoord op ontvangen e-mail - voor, ß een latere gemakkelijke zoek - direct weergegeven bij de ingekomen e-mail, ß kunt u een nieuwe Relatie aanmaken op basis van ingekomen e-mail*. (*) De door u ontvangen e-mail kunt u direct in Tracer benaderen en wordt (na een éénmalige toewijzing) direct bij de juiste relatie gegevens opgeslagen.

23.2.

Tracer 3.0 | CRM Extra Activiteiten

Kies voor de module Activiteiten en leg alle activiteiten van en voor uw relaties vast. Door de toevoeging van de module Activiteiten bent u in staat om: ß activiteiten voor medewerkers te maken, ß activiteiten over te dragen aan collega’s, ß overdue activiteiten en rapportage, ß een interne boodschap naar een bepaald werkstation te sturen zelfs als Tracer op dat werk, ß station niet actief is, ß U kunt zelfs een antwoord retour verzoeken van de gene aan wie u de activiteit overdraagt om te zien of de actie reeds en op tijd is ondernomen.

23.3.

Tracer 3.0 | CRM Extra Direct Mail

Deze zeer krachtige module stelt u in staat om correspondentie te versturen naar een gerichte doelgroep. U schrijft uw boodschap slechts eenmaal in standaard correspondentie, selecteert de bedrijven - en contactpersonen - naar wie u deze correspondentie wilt sturen, klikt op de knop verwerk de selectie en Tracer doet de rest. Vervolgens ziet u - ter controle - een lijst met daarin de geselecteerde bedrijven, contactpersonen en de wijze waarop de mailing verstuurd gaat worden*. Klik vervolgens op verstuur en u bent klaar, Tracer verstuurd de direct mailing aan uw relaties (of dit er nu tien of duizend zijn), houdt een lijst bij van de direct mail inclusief de relaties aan welke deze verstuurd is geworden. Daarnaast worden ook nog de originelen van de correspondentie onder de juiste relatiegegevens opgeslagen. (*) De module direct mail is gebouwd met de toekomst in gedachte. De wijze van versturen wordt in de volgende volgorde bepaald, e-mail, fax en brief. Natuurlijk kunt u dit per schrijven en/of op relatie niveau veranderen.

23.4.

Tracer 3.0 | CRM Extra Enquête

Meten is weten, een oud gezegde met veel wijsheid. Tracer Enquête biedt de u de mogelijkheid om een gericht onderzoek te doen door middel van het samenstellen van een lijst van vragen en antwoorden. Vervolgens stelt deze module u in de gelegenheid om kruisverbanden te leggen tussen al uw vragen en antwoorden. Hierdoor krijgt u duidelijk inzicht in, bijvoorbeeld: ß klant tevredenheid, ß nieuwe trends en producten, ß mogelijkheden voor (omzet)uitbreiding d.m.v. het ontwikkelen van nieuwe producten, ß investeringsbeleid, om er maar eens een paar te noemen. Tracer Enquête wordt vaak gebruikt door bedrijven en organisaties in samenwerking met Tracer MIS.


23.5.

Tracer 3.0 | CRM Extra en vanaf de werkplek

Deze module stelt u in de gelegenheid om uw faxen direct vanaf uw werkplek te versturen. Door middel van deze module print u nooit meer eerst uw fax om deze vervolgens via de fax te versturen (tenzij u dit bepaald). Dit bespaart u de tijd van het printen, naar de faxmachine te lopen en het vervolgens te faxen, kortom het bespaart u geld. Uw faxen worden meteen onder de relatiegegevens in Tracer opgeslagen.

23.6.

Tracer 3.0 | CRM Extra Uitbellen via Tracer

Uw Tracer relatiebeheer systeem beheert naast al uw relatie gegevens ook alle telefoonnummers van uw relaties. Afhankelijk van uw telefooncentrale kunt u door middel van een enkele muisklik direct vanuit Tracer het nummer van uw relaties bellen.

23.7.

Tracer 3.0 | CRM Extra Bezoek rapportage

Voor verkopers en receptionistes een onmisbare module. Uw medewerkers leggen alle inkomende en uitgaande rapportage(s) vast waardoor u ten alle tijde een duidelijk overzicht heeft van alles wat besproken is geworden. Daarnaast kunnen vervolg acties gepland worden en kunnen deze, waar nodig, overgedragen worden aan derden. Desgewenst kunt u een bevestiging van afhandeling verzoeken van de gene aan wie u deze actie heeft overgedragen.

23.8.

Tracer 3.0 | CRM Extra Incident rapportage

Een belangrijk onderdeel van relatiebeheer is de mogelijkheid tot het vastleggen van alle incidenten welke plaats vinden tussen uw bedrijf en externe relaties. Van elk gemeld incident wordt automatisch een gedetailleerde e-mail naar de betreffende relatie verstuurd. In deze e-mail staan: ß alle relevante gegevens, ß een uniek nummer, ß de naam van de persoon welke verantwoordelijk is voor het afhandelen van het incident, ß een tijdspad waarin actie ondernomen wordt. Door de module incidenten rapportage aan uw relatiebeheer toe te voegen communiceert u uw acties of afhandeling van incidenten optimaal met al uw relaties. En terwijl medewerkers optimaal met uw relaties communiceren heeft het management volledige inzage in hoe incidenten worden opgelost. En omdat Incidenten gemakkelijk aan projecten gekoppeld kunnen worden kunnen trends snel geïdentificeerd worden waarop aanpassingen of verbeteringen gedaan geïmplementeerd.

23.9.

Tracer 3.0 | CRM Extra Orderverwerking

De module Orderverwerking stelt u in de gelegenheid om - in aanvulling op uw Tracer relatiebeheer systeem - artikelen in te voeren, deze vervolgens in te kopen, te verkopen en te factureren. Het traject heeft de volgende standaard volgorde: • orderverwerking, • per relatie orders, • koppeling aan project (mits Project Administratie aanwezig is), • leveringen en deelleveringen, • magazijnbonnen / picklijsten, • direct bestellen vanuit de order (indien module Inkoop aanwezig is), • backorder levering en backorder bestelling op de order, • logistieke planning, • begroting per order,

Copyright : Tracer Systems Document: Handleiding Tracer Systems Professional 3.0 CRM/ERP softwareDoc.nr. 2003.10 •

facturen.

23.10. Tracer 3.0 | CRM Extra Project Adminstratie Projectadministratie stelt u in de gelegenheid om projecten in te voeren en hier vervolgens per project alle gegevens voor een project vast te leggen. Door uw Tracer relatiebeheer systeem met de module Project Administratie uit te breiden voegt u onder andere de volgende functionaliteit toe: • meerdere projecten per relatie, • urenregistratie per project, • meerdere relaties per project, • vooruitfacturen, • status onderhanden werk, • factuurvoorstel te factureren uren, • koppeling met correspondentie en externe documenten die betrekking hebben op het project, • direct mail naar alle relaties die bij het project betrokken zijn. De projectkaart is de verzamelstaat van alle activiteiten welke de organisatie heeft met een relatie die betrekking hebben op een project. (*) De modules Tracer 3.0 | Orderverwerking en Projectadministratie zijn als Combimodule te verkrijgen. Ook zijn de volgende optionele uitbreidingen verkrijgbaar.


24.

TRACER 3.0 | CRM OPTIONELE MODULES

Bij de modules CRM Extra Project Adminstratie en CRM Extra Orderverwerking, al dan niet in combinatie, zijn een optionele modules verkrijgbaar.

24.1.

Tracer 3.0 | CRM Opportunities (kansen)

Deze module is onder andere bedoeld om omzet prognoses te maken, en stelt u in staat een - op individuele basis tot stand gebrachte - totaal raming te maken waarop u uw beleid kunt afstellen. In de module Opportunities leggen werknemers vast de kans om een handeling (of omzet) te verrichten, geven deze een kans van slagen percentage en een afloopdatum. Deze module geeft de werknemer de gelegenheid om rapportage naar het management te doen, een historie van een relatie en/of product op te bouwen en een budget to actual per relatie te krijgen. De werknemer verkrijgt hierdoor een betere inzage in welke relaties beter ‘bedient’ moeten worden. U maakt zeer gemakkelijk: ß voorcalculaties per opportunity (indien de module vooren nacalculatie aanwezig is). ß offertes (het maken van een offerte vanuit opportunities is slechts een enkele klik van de muis). Voor het management biedt deze module onder andere de gelegenheid om regio’s , verkopers en producten met elkaar te vergelijken.

24.2.

Tracer 3.0 | CRM Offertes

Deze module stelt u in de gelegenheid om offertes direct vanuit uw Tracer relatiebeheer systeem te maken en deze vervolgens direct onder de projectgegevens op te slaan. Door middel van een paar muis klikken is uw offerte in een mum van tijd gemaakt. U kiest de: ß relatie (voor welke u de offerte wilt maken), ß producten (welke u wilt offreren), ß kopen voettekst, en uw offerte is klaar om geprint te worden. Op het moment dat uw offerte verandert in een order boekt u deze rechtstreeks door zonder hier ook maar een enkele dubbele handeling voor te verrichten. U heeft een volledig overzicht voor welke relaties offertes zijn gemaakt, en door wie deze gemaakt zijn, en welke offertes orders zijn geworden.

24.3.

Tracer 3.0 | CRM Voor- en Nacalculatie

Als aanvulling op de module Orderverwerking kunt u gebruik maken van de module vooren nacalculatie. Door middel van deze module verkrijgt u inzage in het verloop van elke offerte of project. U kunt een calculatie en/of raming maken van de te verwachten kosten voor een bepaald project of order. U boekt alle (in- en externe) goederen, uren, facturen en relevante kosten op een specifiek project.

24.4.

Tracer 3.0 | CRM Herinneringen

Het sturen van herinneringen is nog nooit zo gemakkelijk geweest. Deze module verbetert beslist de efficiëntie van uw financiële afdeling, u hoeft slechts eenmaal de gegevens in te voeren en het Tracer relatiebeheer systeem zorgt voor de rest. Tenzij de betaling is ontvangen en in het Tracer relatiebeheer systeem is ingeboekt zal Tracer de verantwoordelijke persoon binnen de organisatie een automatische melding sturen dat er herinneringen geprint moet worden. De frequentie van de herinneringen worden door u zelf bepaald. Er zijn in totaal vier herinneringen daarna volgt een standaard brief met instructies voor de deurwaarder. Het gehele proces wordt uitgevoerd zonder ook maar een enkele tussenkomst van u.


24.5.

Tracer 3.0 | CRM Koppeling Boekhoudsysteem

Een Tracer relatiebeheer systeem is een commerciële applicatie, speciaal ontwikkeld om uw (verkoop) medewerkers maximale flexibiliteit te bieden gedurende het gehele offerte en order- of project verwerking traject. Tot het moment dat een order gefactureerd wordt, en deze ‘klaar staat’ om in de administratie verwerkt te worden, kunnen wijzigingen plaats vinden. Tracer biedt commerciële medewerkers maximale flexibiliteit waardoor uw relaties optimaal ‘bediend’ kunnen worden. Door Tracer gescheiden te houden van uw boekhoudsoftware hebben medewerkers een maximum aan flexibiliteit zonder dat de financiële administratie hier hinder van ondervindt. Een Tracer relatiebeheer systeem heeft koppelingen voor de meest gangbare accounting software welke naadloos aansluiten op het systeem.

24.6.

Tracer 3.0 | CRM Urenregistratie

(alleen in combinatie met de module Project Administratie!) Deze module is niet alleen een registratiemiddel voor het bijhouden van uren maar stelt u tevens in de gelegenheid om zonder moeite de in- en externe prijzen van uw medewerkers te bepalen. Uw werknemers boeken de gemaakte uren waardoor u altijd weet waar uw salaris kosten gemaakt worden. U krijgt duidelijke inzage in welke projecten een bijdrage hebben geleverd en welke niet en kunt hierdoor uw prijsbeleid aanpassen. Werknemers boeken uren op een relatie en/of een project. Deze worden vervolgens meegenomen naar projecten en facturering met aan u de keuze tussen een prijs per werknemer of werksoort.

24.7. ß ß ß ß

24.8.

ß ß ß ß

Tracer 3.0 | CRM Bestelling & Inkoop

Boek al uw inkopen met behulp van deze module en genereer overzichten van: bestellingen, besteladvieslijsten, back-orders bestellingen, nog te ontvangen inkoopnota’s Volledige controle van nog te ontvangen goederen is nog nooit zo eenvoudig geweest. Met behulp van Tracer bent u ten alle tijde verzekert van een sluitende controle op al uw inkopen en heeft u op elk gewenst moment altijd het juiste advies. De module Bestelling & Inkoop bespaart uw organisatie tijd en geld.

Tracer 3.0 | CRM Voorraad

(alleen in combinatie met de module Orderverwerking) De module voorraad geeft u een volledige inzage over uw fysieke en commerciële voorraad en geeft u daarnaast: waardelijsten, automatische bestel notificaties, magazijn tellijsten, voorraad locaties.

24.9.

Tracer 3.0 | CRM Prijsafspraken

Niet al uw afnemers betalen dezelfde prijzen uw goederen en/of uren. Uw organisatie betaald ook niet altijd dezelfde prijs voor de goederen of uren welke u inkoopt. Speciaal hiervoor is de module prijsafspraken ontwikkeld. Deze module stelt u in de gelegenheid om voor een bepaalde tijd of project prijsafspraken te maken die afwijken van de normaal geldende prijzen. Prijsafspraken kunnen gemaakt worden voor goederen, werksoorten of uren.


24.10. Tracer 3.0 | CRM Subartikelen

ß ß ß

Ook wel samengestelde artikelen genoemd, deze module stelt u in de gelegenheid om de verschillende (sub) artikelen samen te voegen om tot een samengesteld artikel te komen. U kunt onder andere: prijsafspraken maken van samengestelde artikelen explosielijsten uitprinten met daarin opgenomen de samenstelling orderpicklijsten tonen en uitprinten. Om efficiëntie te verhogen bestaat de mogelijkheid om in het verleden samengestelde artikelen te dupliceren waarna u de samenstelling van het gedupliceerde artikel naar behoefte kunt wijzigen. Voor de interne verwerking zijn op de orderpicklijsten de subartikelen weergegeven terwijl voor de externe afhandeling op de offerte, order en factuur alleen het samengestelde (hoofd)artikel wordt weergegeven.

24.11. Tracer 3.0 | CRM Verhuur

ß ß ß

Een module speciaal ontwikkeld voor onroerendgoedbedrijven welke (bedrijf-)ruimtes en/of woningen verhuren. De module Verhuur stelt u in de gelegenheid alle aspecten van het verhuren van onroerend goed in een overzichtelijke weergave bij te houden. U voert eenmalig de gegevens van uw relatie in en de module verhuur doet de rest voor u. De module verschaft uw: volledige rapportage van al uw relaties management rapportage naar de eigena(a)r(en) kosten en baten overzichten per periode, project of woning.

24.12. Tracer 3.0 | CRM Herhalende Facturen Indien uw organisatie periodieke facturen verstuurt dan is deze module het antwoord voor u. U bepaald op een individuele basis met welke frequentie een factuur gegenereerd moet worden, of dit nu per jaar, kwartaal of per maand is. U voert de gegevens van uw relatie eenmaal in en Tracer zorgt voor de verdere afhandeling.

ERP software

Recommend Documents