BAB III SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PERSEDIAAN PADA PT HERFINTA FARM AND PLANTATION MEDAN
A. Pengertian Persediaan dan Jenis Persediaan Berikut beberapa defenisi persediaan menurut beberapa ahli : Persediaan adalah aktiva yang tersedia untuk dijual dalam kegiatan usaha normal, dalam proses produksi dan atau dalam perjalanan, atau dalam bentuk bahan atau perlengkapan (supplies) untuk digunakan dalam proses produksi atau pemberian jasa (Sigit Hermawan, 2008:82). Persediaan adalah barang-barang yang dimiliki atau disimpan di perusahaan yang terdiri dari produk jadi, produk dalam proses, bahan baku, bahan penolong, bahan habis pakai, suku cadang, dsb yang dimaksudkan untuk dijual kembali (Mulyadi, 2001:553). Persediaan dapat diartikan sebagai barang-barang yang disimpan untuk digunakan atau dijual pada masa atau periode yang akan datang (Agus Ristono, 2009:1). Persediaan merupakan sejumlah bahan-bahan, bagian-bagian yang disediakan dan bahan-bahan dalam proses yang terdapat dalam perusahaan untuk proses produksi, serta barang-barang jadi/produk yang disediakan untuk memenuhi permintaan dari konsumen atau langganan setiap waktu (Freddy Rangkuti 1996:2).
Universitas Sumatera Utara
Dari definisi tersebut persediaan dapat diartikan sebagai suatu aktiva yang dimiliki suatu perusahaan untuk dijual kembali maupun untuk digunakan dalam suatu proses produksi menjadi barang yang siap untuk dijual. Menurut Mulyadi, (2001:554) ada beberapa tipe persediaan yaitu persediaan produk jadi, persediaan produk dalam proses, persediaan bahan baku, persediaan bahan penolong, persediaan bahan habis pakai pabrik serta persediaan suku cadang. Adapun jenis-jenis persediaan yang ada pada PT Herfinta Farm and Plantation adalah sebagai berikut : a. Persediaan produk jadi yang terdiri dari persediaan minyak kelapa sawit (CPO), persediaan inti sawit (kernel), persediaan cangkang, persediaan abu janjang. b. Persediaan bahan baku yang terdiri dari persediaan TBS (Tanda Buah Segar). c. Persediaan bahan penolong seperti persediaan bahan pengolah TBS dan persediaan bahan kimia. d. Persediaan suku cadang seperti persediaan sparepart gergaji mesin, persediaan instalasi listrik dan air, persediaan sparepart kendaraan dan alat berat, persediaan minyak pelumas kendaraan dan alat berat, dan persediaan material pabrik. e. Persediaan bahan habis pakai seperti persediaan peralatan kantor. PT Herfinta Farm and Plantation tidak memiliki persediaan produk dalam proses karena perusahaan ini memiliki mesin pengolah yang mana saat bahan baku berupa TBS dan bahan pengolah TBS dimasukkan ke dalam mesin, mesin
Universitas Sumatera Utara
tersebut langsung mengolah dan memisahkan bagian CPO, kernel, abu janjang, dan cangkang yang merupakan persediaan produk jadi yang siap dijual di pasaran melalui sistem tender.
B. Sistem Pencatatan Persediaan Pada Perusahaan Persediaan memegang peranan yang sangat penting untuk menentukan hasil usaha atau pendapatan. Persediaan merupakan salah satu unsur yang paling aktif dalam operasi perusahaan baik itu perusahaan dagang maupun perusahaan manufaktur yang secara continue diperoleh atau diproduksi dan dijual untuk menghasilkan laba, oleh karenanya akuntansi persediaan harus dilakukan sebaik mungkin agar perusahaan tidak mengalami hambatan dan gangguan operasi. Ada dua metode pencatatan persediaan, yaitu metode mutasi persediaan (perpetual inventory method) dan metode fisik (physical inventory method). Dalam metode mutasi persediaan, setiap mutasi persediaan dicatat dalam kartu persediaan (Mulyadi, 2001:556). Sedangkan metode persediaan fisik, hanya tambahan persediaan dari pembelian saja yang dicatat, sedangkan mutasi berkurangnya persediaan karena pemakaian tidak dicatat dalam kartu persediaan (Mulyadi, 2001:556). PT Herfinta Farm and Plantation Medan menggunanakan metode mutasi persediaan (perpetual inventory method) dalam pencatatan persediaannya. Dalam metode ini pencatatan mengenai jumlah persediaan dilakukan secara terus menerus, sehingga jumlah persediaan yang ada setiap saat dapat diketahui. Harga pokok persediaan dan harga pokok penjualan dapat diketahui setiap saat, sehingga
Universitas Sumatera Utara
pada akhir periode tidak perlu dibuat jurnal penyesuaian. Metode mutasi persediaan (perpetual) diperlukan buku pembantu persediaan untuk mencatat kuantitas harga dan barang yang dibeli dan dijual. Dengan buku pembantu persediaan setiap saat dapat diketahui sisa persediaan dengan cepat dan mudah. Adapun dokumen yang terkait dalam pencatatan persediaan pada PT Herfinta Farm and Plantation Medan adalah PO (Purchasing Order), DO (Delivery Order),blanco A, bukti pembelian, bukti penerimaan, invoice, faktur pajak, kwitansi, kontrak penjualan dan lain sebagainya. Menurut penulis sistem akuntansi persediaan pada PT Herfinta Farm and Plantation
Medan
sudah
efektif
karena
setiap
terjadi
transaksi
yang
mempengaruhi persediaan dicatat dalam rekening persediaan sehingga perusahaan menjadi lebih teliti dan dapat meminimalisir terjadinya kehilangan barang persediaan, dan apabila terjadi kehilangan barang persediaan maka akan lebih mudah untuk dilacak.
C. Metode Penilaian Persediaan Pada Perusahaan Terdapat tiga metode penilaian persedian yaitu FIFO (First In First Out), LIFO (Last In Last Out) dan Average. Asumsi yang digunakan dalam metode FIFO adalah barang yang pertama kali masuk akan menjadi barang yang pertama kali keluar sedangkan dalam metode LIFO barang yang terakhir masuk akan menjadi barang yang pertama kali keluar.
Universitas Sumatera Utara
Metode average dalam sistem pencatatan perpetual disebut metode ratarata bergerak (moved average method) dalam metode ini memerlukan penilaian harga perolehan pada setiap transaksi (Sigit Hermawan, 2008:68). Metode averagedalam sistem pencatatan periodik disebut metode rata-rata tertimbang (weighted average method) dalam metode ini memerlukan pengalokasian harga perolehan barang yang tersedia untuk dijual dilakukan atas dasar harga perolehan rata-rata, biaya rata-rata tertimbang per unit ditentukan dengan membagi total biaya barang yang tersedia untuk dijual dengan jumlah unit barang yang tersedia. Selanjutnya biaya rata-rata per unit dikalikan dengan jumlah unit barang yang terjual (Sigit Hermawan, 2008:72). Metode penilaian persediaan pada PT Herfinta Farm and Plantation Medan menggunakan metode rata-rata bergerak (moved average method). Menurut penulis metode ini sudah sesuai untuk digunakan dalam penilaian persediaan yang ada pada perusahaan mengingat perusahaan ini merupakan perusahaan yang bergerak dalam bidang perkebunan dan perdagangan yang memiliki beberapa jenis persediaan.
D. Sistem Informasi Akuntansi Persediaan Perusahaan Sistem akuntansi persediaan merupakan sebuah sistem yang memelihara catatan persediaan dan memberitahu manajer apabila jenis barang tertentu memerlukan penambahan. Sehingga pengertian dari sistem informasi akuntansi persediaan adalah sebuah sistem yang memproses data dan transaksi guna menghasilkan informasi yang bermanfaat terkait persediaan untuk merencanakan,
Universitas Sumatera Utara
mengendalikan dan mengoperasikan bisnis. Dengan sistem informasi akuntansi persediaan, dapat diketahui aktivitas dari pembelian atau penerimaan dan penjualan barang jadi oleh perusahaan sebagai manajemen kontrol bagi perusahaan, sehingga perusahaan dapat mengetahui jenis barang yang sedang laku di pasaraan. Sistem informasi akuntansi yang terkait dengan persediaan pada PT Herfinta Farm and Plantation Medan adalah sebagai berikut : 1. Sistem Informasi Akuntansi Pemesanan Persediaan Pada PT Herfinta Farm and Plantation Medan proses pemesanan barang diawali dengan mengetahui kebutuhan untuk mengisi kembali stok persediaan melalui pengamatan terhadap catatan persediaan di buku besar persediaan. Proses pemesanan barang dilakukan atas dasar reorder point (batas/titik pemesanan kembali) dan minimumnya stock level atau kebutuhan barang, maka bagian gudang membuat surat permintaan barang (blanco A) ke bagian pembelian (purchasing). Lalu bagian pembelian akan membuat PO (Purchasig Order)yang diotorisasi oleh manager jika transaksi dibawah satu juta dan jika di atas satu juta akan diotirisasi oleh direktur perusahaan. Sebelum PO diajukan ke manager atau direksi, PO tersebut terlebih dahulu diperiksa oleh internal audit. Menurut penulis sistem informasi akuntansi pemesanan persediaan pada PT Herfinta Farm and Plantation Medan sudah memadai dimana terdapat dokumen seperti surat permintaan barang yang dibuat oleh bagian gudang dan PO yang dibuat oleh bagian pembelian yang harus diotorisasi oleh manager ataupun direktur terlebih dahulu sebelum melakukan pembelian. Dalam sistem informasi
Universitas Sumatera Utara
akuntansi pada pemesanan persediaan ini terdapat pengendalian internal yaitu adanya struktur organisasi yang memisahkan tugas dan tanggung jawab (bagian gudang, bagian pembelian, internal audit, manager atau direktur), sistem otorisasi (PO harus diotorisasi manager atau direktur) dan praktik yang sehat(terdapat dokumen surat permintaan barang dan PO) sehingga informasi akuntansi pemesanan persediaannya jelas dan akurat 2. Sistem Informasi Akuntansi Pembelian Persediaan Proses pembelian dilakukan ketika persediaan dikurangi oleh penjualan ke pelanggan telah sampai pada titik pemesanan kembali. Pada tahap ini setelah POdiotorisasi oleh manager ataupun direktur, bagian pembelian akan melakukan pembelian. Adapun proses pembelian persediaan adalah sebagai berikut : a. Bagian pembelian membuat permintaan penawaran harga ke beberapa vendor (pemasok). b. Bagian pembelian menerima penawaran dari beberapa vendor lalu membuat perbandingan harga. c. Atas dasar harga yang telah disetujui, bagian pembelian menyiapkan order pembelian (DO) yang dibuat rangkap tiga yang didistribusikan kepada : 1. Order pembelian pertama untuk bagian Vendor 2. Order pembelian kedua untuk bagian Gudang 3. Order pembelian ketiga untuk bagian Pembukuan (Accounting) Menurut penulis sistem informasi akuntansi pembelian pada PT Herfinta Farm and Plantation Medan sudah berjalan sesuai dengan bagian unit kerja yang ada dengan menggunakan dokumen yang dibutuhkan seperti PO dan DO sehingga
Universitas Sumatera Utara
dapat mengantisipasi hal-hal yang dapat mengarah pada kerugian yang ditimbulkan sehubungan dengan pembelian persediaan. 3. Sistem Informasi Akuntansi Penerimaan Persediaan Peristiwa berikutnya setelah pembelian barang adalah penerimaan persediaan barang sebagai berikut : a. Bagian gudang menerima barang dan slip pengepakan dari vendor. Sewaktu menerima barang bagian gudang harus mencocokkan dengan order pembelian atas barang tersebut. Barang yang diterima direkonsiliasi dengan blind copy dari order pembelian. Blind copy ini mengharuskan petugas penerimaan (bagian gudang) memeriksa dan menghitung persediaan untuk menyelesaikan laporan penerimaan. b. Bagian gudang membuat laporan penerimaan barang yang dibuat rangkap empat yang didistribusikan kepada : 1. Laporan penerimaan barang pertama dikirim ke bagian pembelian (purchasing). 2. Laporan penerimaan barang kedua untuk bagian pembukuan (accounting). 3. Laporan penerimaan yang keempat untuk internal audit. 4. Laporan penerimaan barang ketiga untuk arsip gudang. c. Selama transaksi berlangsung, bagian accounting telah menerima dan menyimpan sementara salinan PO (Purchasing Order), DO (Delivery Order), invoice, faktur pajak dan bukti penerimaan barang. Perusahaan
Universitas Sumatera Utara
telah menerima persediaan dari vendor dan berkewajiban untuk membayar barang tersebut. d. Bagaian accounting merekonsiliasi informasi keuangan, mencatat dan memposkan setiap transaksi dalam buku besar. Setelah mencatat, bagian accounting mengarsip semua dokumen (PO, DO, bukti penerimaan barang, faktur, invoice) dan mentransfer salinan DO, faktur dan invoice ke bagian internal audit. e. Bagian internal audit menerima dan menyimpan PO, DO, bukti penerimaan barang, faktur, invoice yang kemudian semua dokumen tersebut dicatat dalam buku besar pembantu persediaan. Menurut penulis sistem informasi akuntansi penerimaan persediaan pada PT Herfinta Farm and Plantation Medan sudah baik dilihat dari penerimaan barang yang menggunakan invoice, faktur dan laporan penerimaan barang sehingga informasi cukup akurat. Bagian yang terkait juga sudah menjalankan tugasnya sesuai dengan ketetapan yang telah ditentukan. 4. Sistem Informasi Akuntansi Retur Pembelian Sistem informasi akuntansi retur pembelian pada PT Herfinta Farm and Plantation Medan dimulai dari bagian gudang membuat surat pengembalian yang diserahkan ke bagian pembelian untuk mengembalikan persediaan kepada pemasok (vendor) dan mencatat persediaan tersebut dalam buku gudang. Kemudian bagian pembelian akan menerbitkan faktur/nota retur yang ditujukan kepada pemasok. Setelah dikembalikan maka bagian accounting akan mencatat
Universitas Sumatera Utara
pengembalian barang dan mengarsip semua dokumen yang terkait dengan retur pembelian dan kemudian akan diperiksa oleh internal audit. Menurut penulis sistem akuntansi retur pembelian pada PT Herfinta Farm and Plantation Medan sudah memadai dengan dokumen-dokumen dan pengawasan dari internal audit, sehingga informasi yang dihasilkan cukup akurat. 5. Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Persediaan Pada PT Herfinta Farm and Plantation Medan penjualan persediaan dimulai dari bagian penjualan (GA and Sales) melakukan tender kepada calon pembeli. Adapun proses transaksi tersebut sebagai berikut : a. Bagian penjualan menyiapkan dokumen-dokumen seperti : 1. Kontrak penjualan rangkap dua 2. Delivery Order (DO) setelah menerima pembayaran dari pembeli 3. Invoice, kwitansi dan faktur pajak b. Bagian keuangan membuat memo yang ditujukan ke manager pabrik disertai nomor DO untuk memberikan persetujuan bagi petugas untuk mengambil barang dan mengirimnya ke bagian pengiriman serta membuat laporan pengiriman. c. Bagian penjualan memeriksa dokumen-dokumen penjualan dan menagih ke pelanggan dengan tagihan penjualan berdasarkan pesanan penjualan tersebut. d. Bagian penjualan membuat laporan hasil penjualan. e. Dokumen dokumen yang terkait dengan transaksi penjualan kemudian diberikan kepada bagian accounting untuk melakukan pencatatan atas
Universitas Sumatera Utara
penjualan persediaan. Setelah proses posting, dokumen penjualan persediaan tersebut diarsipkan dan diperiksa oleh internal audit. Menurut penulis sistem informasi akuntansi penjualan persediaan pada PT Herfinta and Plantation Medan telah menggunakan dokumen-dokumen yang memadai untuk mengetahui informasi akuntansi persediaan. Bagian-bagian yang terkait juga telah melaksanakan tugasnya sesuai dengan ketetapan yang telah ditentukan.
E. Pengendalian Internal Persediaan Perusahaan Pengendalian internal atas persediaan yang ada pada PT Herfinta Farm and Plantation Medan adalah sebagai berikut : 1. Struktur organisasi yang memisahkan tugas dan tanggung jawab Adanya pemisahan tugas dan tanggung jawab bagian yang mencatat jumlah barang masuk maupun keluar yang ditangani oleh bagian gudang dengan bagian yang mencatat harga pokok tiap jenis persediaan yang masuk atau keluar yang ditangani oleh staff accounting. Pemisahan tugas juga terjadi antara bagian gudang dengan bagian pembelian, bagian pembelian bertanggung jawab untuk melakukan pembelian barang yang telah disetujui oleh bagian manageratau direktur dan bagian gudang. Untuk menghindari ketidak sesuaian antara barang yang dipesan dengan yang diterima, maka bagian gudang sebagai penerima barang
mencocokkan
dengan
permintaan
pembelian,
sedangkan
bagian
accounting akan menyesuaikan faktur atau nota dari pemasok dengan surat pembelian.
Universitas Sumatera Utara
2. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan Setiap transaksi hanya terjadi atas dasar otoritas dari pejabat yang memiliki wewenang (manager/direksi) untuk menyetujui terjadinya sebuah transaksi. Selain itu penggunaan formulir harus diawasi sedemikian rupa guna mengawasi pelaksanaan otoritas. 3. Perhitungan fisik Perhitungan fisik dilakukan setiap sebulan sekali oleh bagian gudang dan accounting, tiga bulan sekali bersama internal audit, dan setahun sekali bersama audit eksternal. Perhitungan fisik dilakukan dengan maksud untuk mengetahui jumlah persediaan fisik barang yang ada di gudang. Dengan perhitungan fisik dapat diketahui keandalan catatan-catatan yang dilakukan oleh bagian gudang maupun staff accounting sebagai pencatat persediaan, Selain itu juga untuk mengetahui kehilangan maupun kerusakan persediaan yang ada. Adapun unsur pengendalian internal persediaan berdasarkan perhitungan fisik adalah sebagai berikut : a. Organisasi •
Penghitungan fisik dilakukan oleh tim penghitungan fisik persediaan
•
Tim ini beranggotakan tiga orang, satu orang sebagai ketua penghitungan fisik, satu orang penghitung, dan satu orang pengecek. Ketua penghitungan fisik ditunjuk oleh bagian accounting yang berasal dari bagian produksi, penghitung berasal dari bagian gudang, pengecek berasal dari bagian internal audit.
b. Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan
Universitas Sumatera Utara
•
Laporan hasil penghitungan fisik ditanda tangani oleh ketua penghitungan fisik
•
Laporan hasil penghitungan fisik berdasarkan kartu penghitungan fisik, yang oleh ketua penghitung telah dibandingkan antara hasil penghitungan yang dilakukan oleh penghitung dan pengecek
•
Harga pokok tiap persediaan yang ada dalam laporan hasil penghitungan fisik diisi oleh staff accounting, berdasarkan data yang ada pada buku persediaan.
•
Penyesuaian untuk buku gudang dan buku persediaan berdasarkan pada hasil penghitungan fisik
c. Praktik Yang Sehat •
Kartu penghitungan fisik bernomor urut dan penggunaanya dipertanggung jawabkan oleh ketua penghitungan fisik
•
Ketua penghitungaan fisik membandingkan hasil penghitungan yang dilakukan oleh penghitung dan pengecek sebelum mencatat hasil penghitungan tersebut kedalam laporan hasil penghitungan fisik.
•
Peralataan yang digunakan untuk menghitung dan mengukur jumlah persediaan dijamin ketelitiannya.
Universitas Sumatera Utara
BAB IV PENUTUP
A. Kesimpulan Berdasarkan apa yang telah penulis uraikan dalam bab-bab sebelumnya, maka penulis akan memberikan beberapa kesimpulan. 1. Persediaan merupakan aktiva yang dimiliki suatu perusahaan untuk dijual maupun untuk digunakan dalam suatu proses produksi menjadi barang yang siap untuk dijual. 2. PT. Herfinta Farm and Plantation adalah perusahaan yang bergerak dibidang perkebunan dan perdagangan (agrobisnis). Adapun jenis persediaan yang ada pada PT Herfinta Farm and Plantation terdiri dari persediaan barang jadi, persediaan bahan baku, persediaan bahan penolong, persediaan suku cadang, dan persediaan bahan habis pakai. 3. Sistem akuntansi persediaan yang digunakan pada PT Herfinta Farm and Plantation Medanadalah sistem perpetual, sistem ini sudah efektif karena setiap terjadi transaksi yang mempengaruhi persediaan dicatat dalam rekening persediaan sehingga perusahaan menjadi lebih teliti dan dapat meminimalisir terjadinya kehilangan barang persediaan, dan apabila terjadi kehilangan barang persediaan maka akan lebih mudah untuk dilacak. 4.
Metode penilaian persediaan yang digunakan pada PT Herfinta Farm and Plantation Medan adalah metode rata-rata bergerak (moved average
Universitas Sumatera Utara
method) dan metode ini sudah sesuai untuk digunakan dalam penilaian persediaan yang ada pada perusahaan. 5. Sistem informasi akuntansi persediaan pada PT Herfinta Farm and Plantation Medan sudah sesuai dengan Standart Operational Procedure perusahaan dan mengandung unsur pengendalian internal sehingga informasi akuntansi persediaannya jelas dan akurat. 6. Pengendalian internal persediaan pada PT Herfinta Farm and Plantation Medan yaitu adanya struktur organisasi yang memisahkan tugas dan tanggung jawab, setiap transaksi harus atas dasar otorisasi pihak yang berwenang, dilakukannya perhitungan fisik setiap bulan dengan unsur organisasi, sistem otorisasi dan prosedur pencatatan, serta praktik yang sehat.
B. Saran Dalam kesempatan ini penulis akan mengemukakan saran kepada perusahaan sekiranya bermanfaat bagi perusahaan. 1. Sebaiknya perusahaan dapat mempertahankan dan lebih meningkatkan sistem pencatatan akuntansi persediaan dengan dokumen dan bukti-bukti yang dapat dipertanggung jawabkan. 2. Pihak-pihak yang berwenang dalam perusahaan sebaiknya lebih tegas terhadap bawahannya agar tidak terjadi kesalahan maupun keterlambatan dalam pencatatan transaksi akuntansi.
Universitas Sumatera Utara
3. Kepada karyawan accounting perusahaan harus lebih teliti dalam melakukan pencatatan karena selama penulis riset dan melakukan magang di perusahaan ini penulis melihat banyak terjadi kesalahan dalam pencatatan. 4. Sistem informasi akuntansi persediaan pada perusahaan sebaiknya dapat dipertahankan dan ditingkatkan untuk mengetahui informasi persediaan agar dapat memenuhi keinginan konsumen maupun untuk keperluan produksi. 5. Pengendalian
internal
perusahaan
sebaiknya
dipertahankan
dan
ditingkatkan secara teratur untuk mencegah timbulnya kerugian pada perusahaan.
Universitas Sumatera Utara
