SISTEM INFORMASI PERSEDIAAN DODOL Ahmad Tahkiq1, Luthfi Nurwandi2, Partono3 Jurnal Konstruksi Sekolah Tinggi Teknologi Garut Jl. Mayor Syamsu No. 1 Jayaraga Garut 44151 Indonesia Email :
[email protected] 1
[email protected] [email protected] 3
[email protected] 2
Abstrak - Pada penelitian sistem persediaan ini, sistem persediaan Dibangun oleh tiga sub sistem, yaitu sub sistem Pemasaran, Sub sistem Keuangan, sub sistem Gudang dan akomodasi. Selama ini proses arus data pengelolaan Persediaan barang antar sub sistem belum terintegrasi, pencatatan data Transaksi Persediaan Barang pada buku agenda yang mengakibatkan terjadinya penumpukan catatan sehingga ketika data persediaan barang diperlukan proses pencarian tidak bisa dilakukan dengan cepat, dan secara fisik media penyimpananan arsip pemesanan dan penerimaan memerlukan media yang luas dan besar, contohnya lemari, akibatnya terjadinya penumpukan arsip. Upaya yang dilakukan untuk mengintegrasikan antar sub sistem menjadi satu kesatuan pada system persediaan barang adalah dengan merancang system menjadi system berbasis komputerisasi. Proses perancangan system informasi ini, untuk melihat gambaran arus data masuk dan keluar pada sistem digunakan alat bantu menggunakan workflow, diagram konteks dan data flow diagram. Tujuan dari perancangan sistem informasi Persediaan Barang adalah untuk membangun Sistem informasi persediaan barang berbasis komputer dan terintegrasi antar sub sistem serta untuk memudahkan dalam pencatatan, penyimpanan, dan pelaporan data Persdiaan. Kata kunci - Sistem Informasi, Data Flow Diagram, Diagram Konteks
I. PENDAHULUAN Setiap perusahaan membutuhkan persediaan barang untuk kestabilan pengendalian barang, begitu pula perusahaan yang bergerak dibidang produk makanan. akan tetapi dalam menetapkan besar kecilnya persediaan perlu di perhatikan faktor-faktor yang mempengaruhi, karena bila melakukan kesalahan akan mengakibatkan tidak terpenuhinya permintaan konsumen atau kelebihan persediaan sehingga tidak semuanya terjual yang akan menimbulkan kerusakan barang akibat terlalu lama disimpan di gudang. Faktor lain yang juga mempengaruhi persediaan barang diantaranya adalah waktu, cara penanganan dan biaya pesediaan. Berkenaan dengan waktu, persediaan barang perlu memperhatikan sifat fisik dari barang, karena sifat fisik dipengaruhi oleh lingkungan yang dapat mempengaruhi kualitas (rasa, warna dan bentuk) barang, sehingga memiliki masa pakai/konsumsi yang terbatas. Terdapat juga barang yang memiliki sifat fisik yang tidak dipengaruhi oleh lingkungan sehingga masa pakainya tidak terbatas.
ISSN : 2302-7339 Vol. 09 No. 28 2012
Cara penanganan barang pada saat barang digudang juga sangat mempengaruhi terhadap masa kadaluarsa barang, perlu di perhatikan tempat penyimpanan barang, kelebaban ruangan, intensitas cahaya matahari dan cara penumpukan barang. Berkenaan dengan biaya persediaan, semakin lama barang berada di tempat penyimpanan biaya persediaan semakin tinggi yang tentunya akan mempengaruhi terhadap keuntungan yang didapat pada penjualan barang. Persediaan barang yang dipengaruhi oleh waktu pemakaian diantaranya adalah produk makanan, salah satu diantaranya adalah dodol. Dodol merupakan barang hasi produksi/barang jadi yang mempunyai masa kadaluarsa terbatas yaitu antara 3 - 4 minggu. Oleh karena itu, jumlah persediaan barang di gudang akan dipengaruhi oleh masa kadaluarsa barang, yang tentunya akan mempengaruhi terhadap jangka waktu penyimpanan barang dan mempengaruhi proses keluar masuk barang dari/ke gudang. Proses masuk barang ke gudang dan pengeluaran barang dari gudang dan hal-hal yang berkenaan dengan persediaan barang perlu penaganan khusus, untuk memudahkan sumua bagian yang terlibat dalam persediaan barang maka di butuhkan sistem informasi pesediaan yang dapat menangani setiap proses persediaan barang.
II. TINJAUAN PUSTAKA A. Pengendalian Persediaan barang
Pengendalian persediaan yaitu suatu usaha memonitor dan menentukan tingkat komposisi bahan yang optimal dalam menunjang kelancaran dan efektivitas serta efisiensi dalam kegiatan perusahaan [4]. B. Sistem Informasi sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan [2]. Setiap membangun sistem informasi perlu diperhatikan kualitas informasi yang dihasilkan, kualitas informasi tergantung dari 3 hal, yaitu informasi harus akurat, tepat pada waktunya dan relevan [2]. C. Pemodelan Sistem Setiap perancangan sistem terlebih dahulu diperlukan analisis terhadap sistem. Analisis dan perancangan sistem yaitu menganalisis input data atau aliran data secara sistematis, memproses atau mentransformasikan data, menyimpan data dan menghasilkan output informasi dalam konteks bisnis khusus. [3] Dalam setiap perancangan simtem diperlukan alat bantu yang digunakan dalam perancangan desain sistem, yaitu work flow, Diagram Konteks, Data Flow Diagram (DFD), dan Kamus Data. Data flow diagram adalah suatu model logika data atau proses yang dibuat untuk menggambarkan dari mana asal data dan kemana tujuan datayang keluar dari sistem dimana data disimpan, proses apa yang menghasilkan data tersebut dan interaksi antara data yang tersimpan dan proses yang dikenakan pada data tersebut. [1]
http://jurnal.sttgarut.ac.id
2
Jurnal Algoritma Sekolah Tinggi Teknologi Garut
III. METODE PENELITIAN
Gambaran umum mengenai langkah-langkah yang dilakukan dalam penelitian berdasarkan urutan pelaksanaannya. Penentuan metodologi penelitian ini perlu dilakukan terlebih dahulu sehingga arah dan pelaksanaan kegiatan penelitian yang akan dilakukan menjadi jelas. Start
Studi Pendahuluan
Studi Pustaka
Analisis dan Desain Sistem Informasi Persediaan Barang
Implementasi
Kesimpulan
End
Gambar 1. Metodologi Penelitian
IV. HASIL DAN PEMBAHASAN Analisis sistem perlu dilakukan untuk mengetahui kegiatan dan komponen apa saja yang berkaitan dengan sistem persediaan barang di CV. Duta Priangan sebelum dilakukan perancangan sistem. Pada proses persediaan barang di CV. Duta Priangan terdapat 3 entitas internal, yaitu: Bagian pemasaran, , Bagian Gudang dan Bagian keuangan, sedangkan untuk entitas luar yang sangat mempengaruhi persediaan barang yaitu Konsumen dan Produsen. Untuk lebih jelasnya kegiatan dan komponen yang terlibat dalam proses persediaan barang dapat digambarkan melalui workflow sebagai berikut:
3 © 2012 Jurnal STT-Garut All Right Reserved
ISSN : 2302-7339 Vol. 09 No. 28 2012 Konfirmasi pengiriman Purchase order (PO) pesan barang konsumen
F aktur pengiriman
pemasaran
Surat jalan Persediaan kurang
Produsen
Permintaan Yang terpenuhi Order barang Daftar Perm intaan Barang
D aftar Pembayaran Konsumen
Gudang D an akomodasi
Pengiriman barang D ari produsen Pengem balian barang
Kirim barang Faktur Penagihan
Keuangan Bukti pem bayaran
D aftar barang dikirim
Gambar 2. Model Workflow Persediaan Dodol Hubungan antara entiti luar, masukan dan keluaran pada Sistem Persediaan Dodol dapat ilihat pada diagram konteks di bawah ini: P u r ch a se o(P r dOe) r
K o n su m e n
F a k tu r p e n g ir im a n P ro d u se n p e sa n b a r a n g
F a kt u r P e n a g ih a n B u k ti p e m b a y a r a n K o n fir m a si p e n g ir im a n
K ir im b a r a n g
S iste m P e r s e d ia a n Barang
p e n g ir im a n b a r a n g d a r i p r o d u se n P e n g e m b a lia n b a r a n g
Gambar 3. Diagram Konteks Persediaan Dodol Gambaran mengenai arus data masuk dan keluar, serta proses interaksi data pada persediaan dodol dapat dilihat pada DFD level 0 dibawah ini:
http://jurnal.sttgarut.ac.id
4
Jurnal Algoritma Sekolah Tinggi Teknologi Garut
K on fir m a si p eng irim an Ko n sum en
Pu rch a se o rd(P e rO)
F aktu r pe n g ir im a n R e co rd ko n sum e n
K o nsu m e n
P e rse d ia a n ku ra n g
p esa n b a r an g
P ro d u se n
1.0 P e m asa r a n
D a ta P e m b a ya r a n K o nsu m e n S ur a t Or de r P e r m in ta a n ja lan b a r a ng Y an g te r p e n u h i
Kirim b a r an g 2.0 F a ktu r B ukti P e na g ih a n p e m b a ya r a n
P e n g ir im a n b a ra n g D a r i p r od u sen P e n g em b a lia n barang
R e co rd ko n sum e n Ju m la h b a r a n g
G u da n g D an A ko m o d a si K eu a n g a n
B a ra n g
P e rsed ia a n ba r a n g D a fta r b a ra ng d ikir im
3.0
U p d a te p e m b a ya r a n
K e u an g a n D a fta r P er m in ta a n B a r a ng
Gambar 4. DFD level 0 Sistem Informasi Persediaan Dodol Tabel 1. Deskripsi Proses DFD Level 0 Sistem Informasi Persediaan Dodol Nama Proses Deskripsi Proses Meliputi proses permintaan barang dari konsumen dan melakukan proses pemasaran pemesanan barang ke produsen jika terjadi kekurangan persediaan barang di gudang. Proses gudang Meliputi proses persediaan barang dan pengiriman barang. Menerima dan dan akomodasi memeriksa barang dari produsen. Proses Meliputi proses penagihan terhadap barang yang telah dikirim ke keuangan konsumen. Setiap proses pada DFD level 0 jika diperlukan, dapat diturunkan ke level berikutnya yang bertujuan untuk dapat merepresentasikan setiap proses ke dalam spesifikasi proses yang lebih jelas. Gambar dibawah ini adalah dfd hasil penurunan dari dfd level 0.
5 © 2012 Jurnal STT-Garut All Right Reserved
ISSN : 2302-7339 Vol. 09 No. 28 2012 Konfirmasi Pengiriman Faktur pengiriman Konsumen
Purchase order (PO)
Produsen
1.1.2
1.4
Tambah konsumen
Informasi Pengiriman
1.1.1 Kriteria konsumen
Konsumen baru
pesan barang
Kosumen tetap / tidak tetap Tambah data
Pengiriman ditunda atau Dibatalkan
1.1.3 Permintaan Barang konsumen Permintaan konsumen
Faktur penagihan
1.2
Daftar konsumen
Konsumen
Tidak ada Pembayaran atau pembayaran Titak sesuai dengan Total pembayaran pesanan
Membuat surat pengiriman ditunda atau dibatalkan
Permintaan barang Bukti pembayaran
1.5
1.3.1 Daftar permintaan barang
Permintaan Konsumen Tidak tetap
Pembayaran konsumen
1.6 Pesan barang
1.3.2
Daftar pembayaran
Pemenuhan pengiriman
Permintaan Tidak terpenuhi
Order barang
Persediaan kurang Permintaan Yang terpenuhi
3.1
Pengiriman barang dari produsen
2.1.2
Kirim barang
Membuat Faktur penagihan
Data Pembayaran Konsumen
Pemenuhan permintaan Barang
Pengembalian Barang
Surat jalan 2.1.1 Barang permintaan
Persediaan barang
Utang konsumen
Persediaan barang
2.2 Daftar barang dikirim
Barang
Pengiriman barang
Jumlah barang
Keuangan
3.2
Record konsumen
pembayaran
Update pembayaran
2.3.1 Kriteria barang tidak sesuai
Kriteria barang
Konsumen 2.3.2 Membuat surat konfirmasi
Gambar 12. DFD Proses Persediaan Barang
V. KESIMPULAN Dalam merancang sistem persediaan barang, yang perlu diperhatikan adalah integrasi antar sub sistem, sehingga dapat memudahkan dalam mengola data permintaan, data pemesanan, data pengiriman barang, data keluar masuk barang, data pembayaran dan penagihan konsumen. Diharapkan sistem informasi persediaan barang dapat membantu Bagian Pemasaran, Bagian Keuangan, Bagian Gudan dan Akomodasi dalam mendapatkan informasi persediaan barang yang di butuhkan dengan cepat dan tepat. Beberapa kesimpulan yang dapat diambil dari hasil kajian terhadap teori yang ada, analisa dan rancangan Sistem Informasi Persediaan Barang CV. Duta Priangan adalah sebagai berikut: http://jurnal.sttgarut.ac.id
6
Jurnal Algoritma Sekolah Tinggi Teknologi Garut
1. Dengan adanya pengembangan Sistem Informasi Persediaan Barang CV. Duta
Priangan, maka proses penyimpanan data, dan proses pengolahan data transaksi lebih mudah, dan cepat, sehingga meningkatkan efisiensi kerja dalam hal pelayanan terhadap Konsumen maupun Supplier . 2. Dari Sistem Informasi Persediaan yang dirancang ini dapat diperoleh laporan permintaan konsumen, Laporan pemesanan barang ke Supplier, Laporan Penagihan barang ke konsumen, dan laporan pembayaran konsumen setiap hari ataupun bulannya dengan mudah. DAFTAR PUSTAKA [1] A. Kristanto. (2008). Perancangan Sistem Informasi dan Aplikasinya. Gaya Media, Yogyakarta. [2] J. Hartono. (1999). Analisis Dan Disain Sistem Informasi. Andi Offset, Yogyakarta. [3] Kendall, K.E dan Kendall, J.E. (2006). Analisis Dan Perancangan Sistem. Jilid 1, Edisi kelima Bahasa Indonesia. PT.INDEKS, Jakarta. [4] Ristono, A. (2009). Manjemen Persediaan. Graha Ilmu, Yogyakarta.
7 © 2012 Jurnal STT-Garut All Right Reserved