Seminar Perkembangan dan Hasil Penelitian Ilmu Komputer (SPHP-ILKOM)
469
Sistem Informasi Manajemen pada PT. Indo Malphan Lestari Palembang Septilia Safitri*1, Melan Novia Ningsih2, Ervi Cofriyanti3 STMIK Global Informatika MDP Jl. Rajawali No. 14 Palembang 1,2,3 PS Sistem Informasi STMIK Global Informatika MDP 1 e-mail: *
[email protected],
[email protected],
[email protected] 1,2,3
Abstrak Tujuan penelitian ini adalah untuk merancang sistem informasi manajemen pada PT. Indo Malphan Lestari Palembang yang berbasis aplikasi desktop sehingga dapat mempermudah, mempercepat dan mengurangi tingkat kesalahan dalam pengolahan data jika dibandingkan dengan menggunakan sistem yang lama yaitu menggunakan pencatatan pada buku khusus. Metodologi yang digunakan untuk mengembangkan sistem adalah metodologi RUP (Rational Unified Process). Metodologi ini memiliki 4 fase antara lain: Inception, Elaboration, Construction dan Transition. Untuk pengimplementasian sistem, penulis menggunakan Microsoft Visual Studio 2008 dan Microsoft SQL Server 2005 sebagai database management system. Hasil rancangan sistem informasi ini dapat mempermudah pihak perusahaan dalam memberikan informasi bagi pihak pimpinan dan mempermudah dalam pengelolaan data penjualan, bahan baku, barang, pembelian barang, supplier, pelanggan dan pembayaran pelanggan. Kata kunci—RUP (Rational Unified Process), Sistem Informasi Manajemen, PT. Indo Malphan Lestari Palembang.
Abstract The research objective is to design a management information system at PT. Indo Malphan Lestari Palembang using desktop application that can simplify, accelerate and reduce the problem rate in data processing if it compares with old system that records transaction in archives. The methodology that used in this system development is RUP methodology (Rational Unified Process). This methodology has four phases namely Inception, Elaboration, Construction and Transition. In implementing the system, authors use software Microsoft Visual Studio 2008 and Microsoft SQL Server 2005 as database management system. The result of this information system design is able to facilitate the company in providing information for the management and simplify to manage the data of transaction, material, suppliers, customers, and payments. Keywords—RUP (Rational Unified Process), Management Information System, PT Indo Malphan Lestari Palembang.
Oktober 2014
470
ISSN: 2407-1102 1. PENDAHULUAN
D
alam era informasi, peran sistem informasi sangatlah penting bagi setiap perusahaan, dengan adanya teknologi informasi yang berkembang sangatlah mendukung tersedianya informasi yang tepat, cepat dan akurat. Saat ini sangat mudah memperoleh informasi yang mereka butuhkan melalui proses pengelolaan data yang tepat. Dimana dengan menggunakan teknologi informasi yang berbasis komputer dapat menghasilkan suatu sistem yang dibutuhkan oleh manusia di dalam menjalankan kegiatan. Dengan informasi tersebut pihak manajemen dapat lebih optimal dan efektif dalam pengambilan keputusan untuk mencapai keberhasilan dalam bisnis, kegiatan-kegiatan perusahaan haruslah didukung dengan teknologi informasi agar kegiatankegiatan yang ada dalam perusahaan dapat berjalan efektif dan efisien. Selain itu, dapat meningkatkan kinerja perusahaan. Salah satu perusahaan yang memanfaatkan teknologi informasi adalah PT Indo Malphan Lestari. PT Indo Malphan Lestari merupakan perusahaan yang bergerak di bidang produksi, jasa industri, teknik, perdagangan umum, impor dan ekspor dengan melalui pengelolaan bahan baku plastik dan sinthetic rubber menjadi produk peralatan keselamatan dan produk lain yang berkualitas untuk keperluan industri dan masyarakat. Jenis produk yang dihasilkan seperti helem malsana, kacamata safety, dust masker, ember cord dan tool boxer. Dalam mengelola produk-produk tersebut menggunakan limbah industri bahan plastik yang diolah menjadi bahan jadi sehingga menghasilkan suatu produk yang bisa bermanfaat, bisa digunakan dan mempunyai nilai jual yang tinggi untuk dipasarkannya. Dalam proses pengelolaan data penjualan dan persediaan barang pada PT Indo Malphan Lestari masih dicatat dalam buku khusus dan menggunakan media komputer untuk penyimpanan data tersebut, serta belum menggunakan database sebagai media penyimpanan. Maka perusahaan membutuhkan suatu aplikasi untuk mengelola data penjualan dan persediaan yang berbasis komputerisasi untuk mendukung sistem kinerja secara efektif dan efisien. Perusahaan menjadi kesulitan dalam mengelola data pemesanan bahan baku, pembelian bahan baku, persediaan produk, pengiriman produk, mengelola data penjualan dan membuat laporan karena masing-masing data tersebut tersimpan secara terpisah. Maka dibutuhkan suatu sistem informasi pada perusahaan untuk mengelola data penjualan dan persediaan serta meningkatkan kinerja perusahaan secara efektif dan efisien dengan menggunakan sistem informasi manajemen. Penggunaan sistem informasi manajemen dapat menunjang dalam pengambilan keputusan yang dilakukan pihak manajemen. Berdasarkan masalah-masalah yang ada, maka sudah selayaknya penelitian ini untuk dilakukan. 2. METODE PENELITIAN Metodologi yang digunakan untuk mengembangkan sistem adalah metodologi RUP. RUP (Rational Unified Process) atau dikenal juga dengan proses iteratif dan incremental merupakan sebuah proses pengembangan perangkat lunak yang dilakukan secara berulang dan incremental bertahap dengan progres menaik [1]. Iteratif bisa dilakukan di dalam setiap tahap proses pengembangan perangkat lunak agar menghasilkan perbaikan fungsi yang incremental (bertambah menaik) di mana setiap iterasi akan memperbaiki iterasi berikutnya. Adapun penjelasan dari 4 tahapan kerja dari RUP sebagai berikut: a. Fase Inception (Permulaan) Tahap ini lebih pada memodelkan proses bisnis yang dibutuhkan (business modeling) dan mendefinisikan kebutuhan sistem yang akan dibuat (requirements) [1]. Dalam menentukan kebutuhan terkait dengan permasalahan, digunakan beberapa teknik pengumpulan data seperti: 1. Studi Observasi 2. Studi Wawancara 3. Studi Literatur Oktober 2014
Seminar Perkembangan dan Hasil Penelitian Ilmu Komputer (SPHP-ILKOM)
471
b.
Fase Elaboration (Perluasan/Perencanaan) Pada tahapan ini lebih difokuskan pada perencanaan arsitektur sistem. Tahap ini juga dapat mendeteksi apakah arsitektur sistem yang diinginkan dapat dibuat atau tidak. Mendeteksi resiko yang mungkin terjadi dari arsitektur yang dibuat. Tahap ini lebih pada analisis dan desain sistem serta implementasi sistem yang fokus pada purwarupa sistem (prototype) [1].
c.
Fase Construction (Konstruksi) Tahap ini difokuskan pada pengembangan komponen dan fitur-fitur sistem. Tahap ini lebih pada implementasi dan pengujian sistem yang fokus pada implementasi perangkat lunak pada kode program. Tahap ini menghasilkan produk perangkat lunak dimana menjadi syarat dari Initial Operational Capability Milestone atau batas kemampuan operasional awal [1].
d.
Fase Transition (Transisi) Tahap ini lebih pada deployment atau instalasi sistem agar dapat dimengerti oleh user. Tahap ini menghasilkan produk perangkat lunak dimana menjadi syarat dari Initial Operational Capability Milestone atau batas kemampuan operasional awal. Aktifitas pada tahap ini termasuk pada pelatihan user, pemeliharaan dan pengujian sistem apakah sudah memenuhi harapan user [1].
Sedangkan untuk metode peramalan menggunakan metode single moving average. Menurut [2], dalam metode single moving average cara untuk mengubah pengaruh data masa lalu terhadap nilai tengah sebagai ramalan adalah dengan menentukan sejak awal berapa jumlah nilai observasi masa lalu yang akan dimasukkan untuk menghitung nilai tengah. Setiap muncul nilai observasi baru, nilai rata-rata baru dapat dihitung dengan membuang nilai observasi yang paling tua dan memasukkan nilai observasi yang terbaru secara aljabar, rata-rata bergerak dapat dituliskan sebagai berikut [3].
S t 1
X t X t 1 ... X t N1 n
(1)
Keterangan: St + 1 : nilai ramalan untuk periode berikutnya Xt : data pada periode ke T N : jangka waktu moving average 2.1 Analisis Permasalahan Identifikasi, analisis dan memecahkan masalah-masalah yang dihadapi PT Indo Malphan Lestari Palembang, digunakan kerangka PIECES (Performance, Information, Economic, Control, Efficiency, dan Service) serta analisis sebab-akibat [4,5]. Berikut ini permasalahan yang muncul pada perusahaan ini yaitu: 1. Performance (Kinerja) Terjadi pemborosan waktu yang membuat kinerja manajemen pada PT Indo Malphan Lestari masih kurang efektif seperti pengelolaan dari data produksi, pembelian, persediaan barang dan penjualan membutuhkan waktu kurang lebih 1 jam untuk membuat hasil laporan tersebut. 2. Information (Informasi) a. Pencatatan untuk data pelanggan, supplier, persediaan barang, pembelian dan penjualan masih sederhana yaitu masih menggunakan buku khusus. b. Informasi yang diperoleh membutuhkan waktu yang cukup lama karena lamanya dalam penyusunan laporan. Oktober 2014
472
ISSN: 2407-1102
3. Economics (Ekonomi) Adanya pengeluaran biaya yang berlebihan untuk membeli perlengkapan kantor (nota, buku, kertas dan alat tulis). 4. Control (Kontrol dan keamanan) a. Penyimpanan arsip di dalam lemari dokumen membuat orang yang tidak berwenang dapat mengaksesnya. b. Tidak ada data cadangan (back up) bila terjadi kehilangan atau kerusakan secara fisik. 5. Efficiency (Efisiensi waktu) Proses pemberian laporan yang akan diberikan kepada manajer operasi mengalami keterlambatan dikarenakan laporan tersebut harus direkap terlebih dahulu mengenai data-data yang telah terjual. Mencari laporan produk mana yang paling tinggi tingkat penjualannya kurang lebih satu bulan. 6. Service (Layanan ke pelanggan) Belum adanya suatu aplikasi yang mampu memberikan kepuasan bagi pihak manajemen dan yang dapat menunjang penyediaan informasi menjadi lebih cepat dan membantu manajer dalam hal pengambilan keputusan. 2.2 Analisis Kebutuhan Pada analisis kebutuhan, penulis menggunakan diagram use case dan tabel glosarium use case untuk mengidentifikasi kebutuhan-kebutuhan yang dibutuhkan. Tujuan pembuatan use case ini adalah untuk menganalisis dan mendapatkan kebutuhan-kebutuhan yang tepat untuk membangun sebuah sistem [4]. Gambar 1 menunjukkan use case diagram dari sistem yang dibangun. Pada use case diagram terdapat 3 aktor yaitu personalia/administrasi, kepala gudang dan manajer operasi. Terdapat beberapa use case yaitu use case kelola data pelanggan, use case kelola data supplier, use case kelola data pembayaran, use case kelola data bahan baku, use case kelola data stok barang, use case kelola data pembelian, use case kelola data penjualan, use case kelola retur penjualan, use case data pengguna dan use case terkait pencetakan laporan.
Oktober 2014
Seminar Perkembangan dan Hasil Penelitian Ilmu Komputer (SPHP-ILKOM)
Oktober 2014
473
474
ISSN: 2407-1102 3. HASIL DAN PEMBAHASAN
Pada bagian ini akan dibahas mengenai rancangan sistem yang diusulkan sebagai solusi atas permasalahan pada PT. Indo Malphan Lestari Palembang. 3.1 Rancangan Arsitektur Rancangan arsitektur (deployment diagram) yang akan dibangun dan komputer atau perangkat yang digunakan masing-masing user akan terhubung dengan server melalui switch dengan jaringan Local Area Network (LAN) yang terhubung satu sama lain melalui IP Address. Dapat digambarkan secara sederhana melalui Gambar 2. User yang terhubung dengan server yaitu personalia/administrasi, kepala gudang dan manajer operasi.
Gambar 2 Diagram Deployment 3.2 Activity Diagram Activity diagram login menggambarkan urutan aktivitas user dalam berinteraksi dengan sistem agar mendapatkan menu-menu yang sesuai dengan hak akses yang dimiliki oleh user. Gambar 3 merupakan activity diagram login dari sistem baru PT Indo Malphan Lestari.
Gambar 3 Diagram Activity Login Oktober 2014
Seminar Perkembangan dan Hasil Penelitian Ilmu Komputer (SPHP-ILKOM)
475
Gambar 3 menunjukkan bahwa user harus memasukkan username dan password yang benar agar dapat masuk ke dalam sistem, jika tidak maka sistem akan menampilkan pesan bahwa username dan password yang dimasukkan salah sehingga user perlu mengulang kembali proses tersebut. 3.3 Sequence Diagram Sequence diagram input data pengguna menggambarkan aktivitas yang dilakukan oleh user dalam berinteraksi dengan sistem untuk melakukan kegiatan input data pengguna baru yang nantinya dapat menggunakan sistem baru [1]. Gambar 4 merupakan sequence diagram input data pengguna dari sistem baru PT Indo Malphan Lestari.
Form : Pengguna
Class : Pengguna
Tabel Pengguna
Manager Operasi
1: Memilih Form Pengguna 2: Informasi Pengguna 3: Pilih tombol simpan
3:1 <
> 3:2 Buka koneksi() 3:2:1 Informasi data pengguna 3:3: Tutup koneksi() 3:4: <>
Gambar 4 Diagram Sequence Input Pengguna Gambar 4 menunjukkan aktivitas manajer operasi dalam meng-input data pengguna dengan mengisi data pengguna di form pengguna, kemudian data tersimpan dalam tabel pengguna dengan sebelumnya membuka koneksi dahulu dengan databasenya. 3.4 Rancangan Class Diagram Diagram Class atau kelas diagram menggambarkan struktur sistem dari segi pendefinisian kelas-kelas yang akan dibuat untuk membangun sistem [1]. Gambar 5 adalah gambar diagram class pada PT. Indo Malphan Lestari Palembang. Terdapat beberapa kelas yang terlibat yaitu kelas pengguna, kelas pelanggan, kelas supplier, kelas pembelian, kelas penjualan, kelas retur penjualan, kelas bahan baku, kelas barang dan kelas pembayaran.
Oktober 2014
476
ISSN: 2407-1102 1 1
Pengguna + MemasukkanDataPengguna() + MencariDataPengguna() + CekDataDataPengguna() 1 + SimpanDataPengguna() + UbahDataPengguna()
1
Pengguna + Nama + Pass + Tinggkat +PublicNama() +PublicPass() +PublicTingkat()
1
BahanBaku
1 -
1 1
BahanBaku
MemasukkanDataBahanBaku() MencariDataBahanBaku() CekDataBahanBaku() SimpanDataBahanBaku() UbahDataBahanBaku()
1
- Kd_BahanBaku - NamaBhnBaku - Satuan - Stok
1
-
1…*
1…*
1
1
SetKd_BahanBaku() GetKd_BahanBaku() SetNamaBhnBaku() GetNamaBhnBaku() SetSatuan() GetSatuan() SetStok() GetStok()
Supplier -
1 1
MemasukkanDataSupplier() MencariDataSupplier() CekDataDataSupplier() SimpanDataSupplier() UbahDataSupplier()
1
Supplier - IdSupplier - NamaSupplier - Alamat - Telp
1
1
DetSupplier + IdSupplier + KdBahanBaku +PublicIdSupplier() +PublicKdBahanBaku()
1…*
- SetIdSupplier() - GetIdSupplier() - SetNamaSupplier() - GetNamaSupplier() - SetAlamat() - GetAlamat() - SetTelp() - GetTelp()
1
1
1
TransaksiPembelian 1
1
# # # # # # #
1 1
Menu Utama + MenuUtama() + Login() + KelolaDataPengguna() + KelolaDataBahanBaku() + KelolaDataSupplier() + KelolaDataPembelian() + KelolaDataStokBarang() + KelolaDataPelanggan() + KelolaDataPenjualan() + KelolaDataReturPenjualan() + InputDataPembayaran() + InputDataPiutangPembayaran() 1
1
1
1
1
1
1
1 1
1
Pembelian - NoFakturPembelian - IdSupplier - TglBeli - TglMsk - Item - Total - SetNoFakturPembelian() - GetNoFakturPembelian () - SeIdSupplier() - GeIdSupplier() - SetTglBeli() - GetTglBeli() - SetTglMsk() - GetTglMsk() - SetTotal() - GetTotal()
1
1
1
1
1
1 1 1
1
- MemasukkanDataPelanggan() - MencariDataPelanggan() - CekDataDataPelanggan() - SimpanDataPelanggan() - UbahDataPelanggan()
1
1
1 Barang
1
-
1 1…*
1
1…*
1…*
1…*
1…*
1
DetPembelian +NoFakturPembelian + Kd_BahanBaku + Harga + Jumlah + TotalHarga
1…*
+ PublicNoFakturPembelian + PublicKd_BahanBaku + PublicHarga + PublicJumlah + PublicTotalHarga
Pelanggan
Pelanggan
Login + UbahPassword() + Logout()
1
MencariDataSupplier() MencariDataBahanbaku() MemasukkanDataPembelian() MencariDataPembelian() CekDataPembelian() SimpanDataPembelian() UbahDataPembelian()
1
MemasukkanDataStokBarang() MencariDataStokBarang() CekDataStokBarang() SimpanDataStokBarang() UbahDataStokBarang()
- IdPelanggan - NamaPelanggan - NamaPerusahaan_toko - Alamat - Telp - SetIdPelanggan() - GetIdPelanggan() - SetNamaPelanggan() - GetNamaPelanggan() - SetNamaPerusahaan/Toko() - GetNamaPerusahaan/Toko() - SetAlamat() - GetAlamat() - SetTelp() - GetTelp()
1…*
Koneksi -
1
+ Root() + Database() + Username() + Password() + Buka() + Tutup()
1…*
- SetKd_Barang() - GetKd_Barang() - SetTglMsk() - GetTglMsk() - SetNamaBarang() - GetNamaBarang() - SetSatuan() - GetSatuan() - SetWarna() - GetWarna() - SetStok() - GetStok()
1
1…*
1…*
1
Penjualan # # # # # # #
1 1 1
MencariDataPelanggan() MencariDataBarang() MemasukkanDataPenjualan() MencariDataPenjualan() CekDataPenjualan() SimpanDataPenjualan() UbahDataPenjualan()
1
1
1
-
Penjualan NoFaktur IdPelanggan Tgl NamaMarketing Item Total SetNoFaktur() GetNoFaktur () SetIdPelanggan() GetIdPelanggan() SetTgl() GetTgl() SetNamaMarketing() GetNamaMarketing() SetItem() GetItem() SetTotal() GetTotal()
1
1…*
Barang Kd_Barang TglMsk NamaBarang Warna Satuan Stok
+ + + + + + + + + +
DetPenjualan NoFaktur Kd_Barang HargaJual Jumlah TotalHarga PublicNoFaktur() PublicKd_Barang() PublicHargaJual() PublicJumlah() PublicTotalHarga()
ReturPenjualan
1
- NoRetur -TglRetur - Item
ReturPenjualan
1
-
1
MencariDataPenjualan() MencariDataBarang() MemasukkanDataReturPenjualan() MencariDataReturPenjualan() CekDataReturPenjualan() SimpanDataReturPenjualan() UbahDataReturPenjualan()
1
1
1
TransaksiPembayaran
1 1 1
- MencariDataPenjualan() - MencariDataPelanggan() - MemasukkanDataPembayaran() - MencariDataPembayaran() - CekDataPembayaran() - SimpanDataPembayaran() - MemasukanDataPiutang() - SimpanDataPiutangPembayaran()
1
1
1
TransaksiPembayaran - NoFaktur - TglBayar - NoRekening - NamaBank - TotalPembayaran - AngsuranKe - NoFaktur - IdPelanggan - Tgl - TglJthTempo - Jnsbyr - Jmlhbyr - Sisa - SetNoFaktur() - GetNoFaktur () - SetTglBayar() - GetITglBayar() - GetNoRekening() - SetNamaBank() - GetNamaBank() - SetTotalPembayaran() - GetTotalPembayaran() - SetAngsuranKe() - GetAngsuranKe() - SetNoFaktur() - GetNoFaktur() - SetTgl() - GetTgl() - SetTglJthTempo() - GetTglJthTempo() - SetJnsbyr() - GetJnsbyr() - SetJmlhbyr() - GetJmlhbyr() - SetSisa() - GetSisa()
- SetNoReturl() - GetNoRetur() - SetTglRetur() - GetTgRetur() - SetItem() - GetItem()
DetReturPenjualan
1
1…*
+ + + + + + + + +
NoRetur NoFaktur IdPelanggan Kd_Barang TglRetur Harga JumlahRetur TotalHarga AlasanRetur
+ PublicNoRetur() + PublicNoFaktur() + PublicIdPelanggan() + PublicKd_Barang() + PublicTglRetur() + PublicHarga() + PublicJumlahRetur() + PublicTotalHarga() + PublicAlasanRetur()
Gambar 5 Class Diagram 3.5 Rancangan Antarmuka Antarmuka merupakan tampilan yang digunakan langsung oleh pengguna, interaksi yang dapat dilakukan oleh pengguna dalam sistem. Gambar 6 dan 7 merupakan tampilan halaman menu utama dan tampilan grafik laporan data penjualan pada PT. Indo Malphan Lestari Palembang.
Oktober 2014
Seminar Perkembangan dan Hasil Penelitian Ilmu Komputer (SPHP-ILKOM)
477
Gambar 6 Rancangan Antarmuka Menu Utama Gambar 6 terdapat beberapa submenu yaitu submenu pengguna, submenu bahan baku, submenu supplier, submenu pembelian, submenu barang, submenu pelanggan, submenu penjualan, submenu pembayaran dan submenu retur penjualan.
Gambar 7 Rancangan Grafik Laporan Data Penjualan Perbulan Gambar 7 menunjukkan laporan data penjualan per bulan dalam bentuk grafik dan terdapat prediksi penjualan barang untuk bulan selanjutnya pada data gridview di bagian atas form.
Oktober 2014
478
ISSN: 2407-1102 4. KESIMPULAN
Berdasarkan hasil pembuatan, pengujian dan evaluasi sistem informasi manajemen pada PT. Indo Malphan Lestari Palembang, dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut: 1. Sistem informasi manajemen ini dapat dihasilkan laporan-laporan berisi informasi data pelanggan, supplier, pembayaran, penjualan, pembelian, retur penjualan, piutang pembayaran, barang dan bahan baku untuk membantu manajer dalam menganalisis laporan. 2. Waktu yang dibutuhkan dalam pembuatan laporan lebih singkat dibandingkan menggunakan sistem yang lama.
5. SARAN Adapun saran yang diberikan untuk penelitian selanjutnya terkait sistem informasi manajemen pada PT Indo Malphan Lestari Palembang yaitu: 1. Sistem informasi manajemen ini dapat diperluas proses didalamnya melalui integrasi sistem dengan proses-proses lain dalam perusahaan seperti proses pemasaran, proses keuangan atau akuntansi, proses manajemen SDM dan lain-lain. 2. Agar pengelolaan aplikasi lebih efektif, maka disarankan agar aplikasi yang telah dibuat ini lebih dikembangkan lagi sesuai dengan kebutuhan instansi seperti penambahan fitur untuk pengelolaan keuangan atau pemasaran.
DAFTAR PUSTAKA [1] Rosa, A.S., Shalahuddin, M. 2011, Modul Pembelajaran Rekayasa Perangkat Lunak, Modula, Bandung. [2] Marsa H., Santosa B., Cahayana N.H., 2009 Sistem Penjualan dan Analisis Peramalan untuk Penjualan Pada Toko Tasti Computer, Yogyakarta. [3] Iqbal, H., 2009, Pokok-pokok Materi Statistik 1 Bagian 2, Bumi Aksara, Jakarta. Whitten, J.L., Bentley, Lonnie D. D., Kevin C, 2004, Metode Desain dan Analisis Sistem : Edisi ke-6, Andi Offset, Yogyakarta. [4] Al-Fattah, H., 2007, Analisis dan Perancangan Sistem Informasi, Andi offset, Yogyakarta.
Oktober 2014
