BAB 3 ANALISIS SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENJUALAN PADA PT ELEMATEC INDONESIA
3.1 Latar Belakang Perusahaan PT. Elematec Indonesia adalah sebuah perusahaan yang bergerak di bidang penjualan material elektronik. Perusahaan ini berlokasi di Kawasan Mega Kuningan Barat Kav.E4-3 No.1-2 Jakarta Selatan pada tanggal 12 April 2011 yang dipimpin oleh warga asal Jepang bernama Shoichi Ohashi yang ditunjuk sebagai Presiden Direktur oleh Elematec Corporation Japan. Sekilas mengenai Elematec Corporation Japan merupakan hasil penggabungan (merger) dua perusahaan yang berlokasi di Tokyo, Jepang yaitu Takachiho Electric dan Ohnishi Denki pada tahun 2009 dengan tujuan untuk memperluas pangsa pasar dibidang penjualan suplai sparepart dan material elektronik untuk kebutuhan industry elektronik yang masih menjadi salah satu tren di industry global. Dengan tren yang sedang meningkat dari waktu ke waktu inilah yang menggerakan manajemen Elematec Corporation Japan untuk melakukan ekspansi keluar Jepang untuk meningkatkan saluran distribusi ke berbagai pusat industry di dunia. Elematec Corporation Japan sampai dengan saat ini telah mempunyai berbagai cabang dibelahan dunia seperti di Amerika Serikat, Ceko, China, Taiwan, Korea, Malaysia, Filipina, Vietnam, Singapore dan Indonesia. Di Indonesia, PT.Elematec Indonesia bergerak sebagai saluran distribusi tunggal di Indonesia karena Indonesia dipandang merupakan salah satu negara berkembang dengan potensi perkembangan industri elektronik yang sangat besar. Di Indonesia, PT. Elematec Indonesia berusaha membangun kerja sama dengan perusahaan lain yang berada di Indonesia untuk menjalankan usahanya dalam bisnis perdagangan material elektronik. Material – material dan spareparts elektronik yang mampu dipasok oleh PT Elematec Indonesia antara lain berupa : anti-shatter film, cover glass, touch panel,frame,LCD panel, circuit board, camera module, baterai, rear case, antena dan berbagai jenis material lainnya. Material – material elektronik ini sebagian besar diperoleh dari luar negri (umumnya Jepang) untuk kemudian oleh perusahaan manufaktur di Indonesia. Tentunya sebagai perusahaan Jepang, PT Elematec Indonesia juga menganut system Just In Time (JIT) yang berprinsip pada minimalisasi penyediaan persediaan. Namun karena berbagai kendala yang dihadapi baik dalam proses pemasukan barang kedalam negri, lead time order yang disyaratkan oleh supplier, dan peraturan pemerintah mengakibatkan PT 29
30
Elematec Indonesia menggunakan jasa outsourcing kepada perusahaan persewaan gudang di kawasan EJIP Cikarang, Jawa Barat.
3.2 Visi dan Msi Perusahaan 3.2.1 Visi Perusahaan Visi PT. Elematec adalah memberikan nilai – nilai baru dengan memperluas hubungan baik. 3.2.2 Misi Perusahaan Misi PT. Elematec adalah 1. Untuk memberikan berbagai produk dan layanan berkualitas global. 2. Untuk terus berusaha untuk perbaikan diri dan mencari pertumbuhan yang berkelanjutan untuk perbaikan kredibilitas sosial 3. Upayakan untuk memaksimalkan nilai perusahaan sementara menekankan tata kelola perusahaan dengan pertimbangan karena lingkungan dan keselamatan. 3.2.3 Prinsip Perusahaan 1. Menghormati kebutuhan pelanggan dan dapat dipercaya sebagai "mitra manufaktur" 2. Aktif melakukan brainstorming dan menghadapi tantangan dengan antusias kecepatan serta kerjasama tim. 3. Setiap karyawan harus berjuang untuk perbaikan diri dan tempat penekanan pada kesempatan yang sama dan evaluasi yang adil. 4. Memberikan kebahagiaan dan kesejahteraan karyawan dan pertumbuhan sebagai sebuah kelompok.
3.3 Struktur Organisasi Struktur organisasi pada perusahaan menggambarkan pembagian tugas, tanggung jawab, serta wewenang yang terjadi dalam suatu perusahaan. Dengan adanya struktur organisasi, para anggota dapat mengetahui tugas dan tanggung jawab dalam usaha mencapai tujuan perusahaan. Berikut adalah struktur organisasi perusahaan pada PT. Elematec Indonesia :
31
Gambar 3.1 Struktur Organisasi Perusahaan Berjalan
3.4 Job Description : 1. President Director : a. Memberikan otorisasi atas purchase order yang dikirimkan ke supplier b. Memberikan otorisasi atas invoice yang dikirimkan ke pelanggan c. Memberikan laporan penjualan dan analisa terkait penjualan kepada Kantor Pusat di Jepang. d. Memberikan otorisasi dalam proses pembayaran melalui bank. 2. General Affairs Manager : a. Mewakili President Director untuk memberikan otorisasi atas purchase order yang dikirimkan ke supplier. b. Mewakili President Director untuk memberikan otorisasi atas invoice yang dikirimkan ke pelanggan. c. Memberikan laporan penjualan kepada President Director beserta analisanya. d. Menyusun anggaran penjualan dan pembelian perusahaan secara berkala setiap satu tahun sekali. e. Memberikan penjelasan terkait pertanyaan seputar penjualan, pembelian, dan laporan keuangan kepada President Director. 3. General Affairs : a. Mendukung seluruh kegiatan operasional perusahaan
32
b. Melakukan analisa kebutuhan anggaran atas pengadaan dan pemeliharaan seluruh fasilitas c. Melakukan survey tingkat kepuasan atas pelayanan yang diberikan seluruh karyawan 4. Sales Manager : a. Menyusun quotation dan melakukan kontak kepada supplier untuk mengetahui status barang yang akan dipesan pelanggan. b. Melakukan negosiasi terhadap supplier dan pelanggan dalam penetapan harga. c. Menginformasikan kepada sales assistance mengenai kedatangan dan jadwal pengiriman barang kepada pelanggan. 5. Sales Assistance : a. Menyusun dan mempersiapkan segala penjadwalan pengiriman dan penerimaan barang. b. Mempersiapkan dokumen barang untuk memperlancar proses penerimaan barang dan pengiriman barang. c. Menginstruksikan kepada pihak gudang untuk melakukan pengiriman. d. Melakukan pencatatan terhadap stok barang. e. Menginformasikan status barang kepada setiap Sales Officer. 6. Senior Accounting : a. Bertanggung jawab atas pencatatan laporan keuangan b. Bertanggung jawab atas laporan dan rincian keuangan perusahaan c. Memberikan laporan keuangan ke General Manager perusahaan. d. Membantu membina Accounting officer dalam membuat laporan keuangan 7. Accounting & IT : a. Bertanggung jawab atas ketepatan data internal dan eksternal b. Membuat laporan keuangan kepada Senior Accounting c. Membuat, menjalankan dan mengembangkan sistem kerja/ prosedur perusahaan 8. Driver & Delivery : a. Mengirimkan barang ke customer. b. Mengirimkan barang kembali ke gudang c. Bertanggung jawab atas kendaraan perusahaan d. Memberikan laporan kepada pihak accounting. 9. Marketing Manager a. Menangani database customer untuk kepentingan promosi b. Menangani display produk
33
c. Bekerja sama dengan Bagian penjualan dalam mensukseskan penjualan 10. Marketing Assistance a. Menawarkan kepada pelanggan produk yang dijual perusahaan b. Memberikan laporan kepada Marketing Manager 3.5 Identifikasi Event Bisnis 3.5.1 Prosedur Operasional Sistem Yang Berjalan 3.5.1.1 Prosedur Operasional Sistem penjualan Berikut adalah prosedur operasional dari sistem penjualan : 1. Bagian marketing / sales menerima inquiry dari pelanggan baik melalui email ataupun telepon dan kemudian melakukan konfirmasi kepada supplier mengenai ketersediaan barang yang diinginkan. 2. Setelah ketersediaan barang dan kondisi barang telah diketahui, Bagian marketing / sales mengajukan penawaran harga / quotation kepada pelanggan yang mencantumkan juga kondisi mengenai barang tersebut. 3. Customer yang setuju mengenai syarat pembelian dan harga yang diajukan melakukan pemesanan dengan mengirimkan purchase order berisi daftar barang yang akan dipesan untuk perusahaan retail atau customer kepada bagian penjualan dan kemudian dicatat sebagai sales order. 4. Bagian penjualan menerima pesanan barang dan memesan barang kepada supplier dengan mengirimkan purchase order rangkap kedua dimana rangkap pertama dikirimkan ke supplier dan rangkap kedua disimpan sebagai arsip. 5. Pihak supplier akan menerima pesanan dari bagian penjualan dan kemudian akan menyiapkan pengiriman pesanan barang beserta dokumen pelengkap yang diserahkan kepada pihak forwarder setempat. Ketika barang telah diberangkatkan, supplier akan mengirimkan invoice dan packing list. Invoice pembelian ini kemudian akan dicek oleh bagian penjualan untuk diotorisasi terlebih dahulu sebelum diserahkan ke bagian akunting untuk kemudian dijurnal. 6. Ketika barang telah sampai dipelabuhan dan telah selesai diproses oleh Bea Cukai, pihak forwarder akan mengirimkan barang ke gudang perusahaan. 7. Bagian gudang melakukan pengecekan atas barang supplier berdasarkan invoice yang diberikan supplier. 8. Bagian gudang menerbitkan dokumen penerimaan barang kepada bagian akuntansi dan menyiapkan barang untuk dikirimkan kepada customer serta membuat delivery note dengan 4 rangkap.
34
9. Bagian pengiriman akan mengirim barang ke customer berdasarkan delivery note dan meminta otorisasi kepada customer. Setelah barang telah diantarkan, bagian gudang menyerahkan delivery note kepada bagian penerimaan pelanggan untuk diotorisasi dan ditandai bahwa barang telah diterima. Rangkap kedua dari delivery note ini kemudian akan diserahkan ke bagian sales dan rangkap ketiga akan diserahkan kepada pihak akunting untuk kemudian akan diterbitkan invoice penjualan. Rangkap ke empat akan disimpan oleh bagian gudang sebagai arsip. 10. Bagian Akuntansi membuat Faktur Pajak sebanyak 2 rangkap. Rangkap pertama dikirimkan ke customer dan rangkap kedua diberikan kepada Jasa Konsultan Pajak (JKP). 11. Bagian akuntansi menerima delivery note dari bagian gudang dan melakukan penjurnalan terhadap persediaan barang lalu membuat invoice 2 rangkap dimana rangkap pertama untuk langsung diserahkan kepada pelanggan dan rangkap kedua digunakan sebagai arsip. 12. Bagian akuntansi menerima pembayaran dengan mengecek rekening perusahaan dari customer. Jika pembayaran telah diterima, bagian akuntansi akan melakukan penjurnalan.
3.5.1.2 Prosedur Operasional Sistem Penagihan dan Penjualan 1. Bagian Akuntansi akan mengecek tanggal jatuh tempo pembayaran berdasarkan invoice rangkap 2 yang terjadi pada proses penjualan yang berjalan yang berisi barang yang dipesan, harga barang dan total piutang serta tanggal jatuh tempo pembayaran. 2. Setelah Mengecek tanggal jatuh tempo pembayaran, bagian akuntansi akan mengecek data pelanggan yang memiliki utang yang telah jatuh tempo. 3. Bagian akuntansi akan mengingatkan pelanggan untuk membayar invoice melalui telpon berdasarkan invoice yang disimpan oleh bagian akuntansi. 4. Setelah pelanggan melakukan pembayaran, pelanggan akan menelpon bagian akuntansi dan memberitahu bahwa pelanggan tersebut telah melakukan pembayaran disertai dengan bukti transfer atau bukti pembayaran yang dikirimkan melalui Fax kepada bagian akuntansi. 5. Setelah mendapat konfirmasi dari pelanggan, bagian akuntansi akan melakukan pencatatan untuk mengurangi piutang pelanggan serta membuatnya ke dalam bentuk jurnal.
35
3.5.2
Activity Diagram Sistem Penjualan yang Berjalan.
Gambar 3.2 Activity Diagram Sistem Penjualan
36
3.5.3 Activity Diagram Sistem Penagihan dan Pembayaran yang berjalan
Gambar 3.3 Activity Diagram Sistem Penagihan dan Pembayaran
37
3.5.4 Event Table Tabel 3.1 Event Table Siklus Penjualan Event
Trigger
Melakukan
Permintaan
Inquiry Barang
Barang
Melakukan
Konfirmasi
Penawaran
Harga
Source
Response
Destination
Customer
Harga Barang
Customer
Supplier
Harga Barang
Customer
Customer
Daftar
Harga Melakukan
Persetujuan
Pemesanan
Pembelian
Barang
Barang
Melakukan
Daftar
Pemesanan Stok
yang dipesan
Mengirim
Purchase Order
Mengirim
Pengencekan
Invoice
Barang
Barang Bagian
yang dipesan
Penjualan
Purchase Order
Supplier
Supplier
Invoice
Bagian Gudang
Supplier
Invoice
Bagian Gudang
-
Faktur Pajak
-
Bagian Gudang
Barang,
Customer
Barang Customer
Barang
Membuat Faktur Menerima Pajak
Invoice
Mengirim
Menerima
Barang
Faktur Pajak
Delivery Faktur
Note, Pajak,
Invoice Melakukan
Menerima
Pembayaran
Barang, Pajak,
Customer
Konfirmasi
Bank
Customer
Jurnal
Bagian
Faktur Delivery
Note,
dan
Invoice Mengecek
Mendapatkan
Pembayaran dan Konfirmasi dari Membuat Jurnal
telepon
Akuntansi
38
3.6 Identifikasi Masalah dan Usulan Solusi Bagi Perusahaan Setelah Mengevaluasi proses bisnis sistem yang berjalan pada PT. Elematec Indonesia, terdapat beberapa kelemahan, yaitu:
Temuan 1 Temuan Masalah : Tidak adanya status kredit serta pelanggan dapat melakukan pembelian kredit tanpa batas kredit yang diberikan perusahaan Teori : Menurut Mulyadi (2010 : 211 ) Fungsi Kredit Fungsi ini berada di bawah fungsi keuangan yang dalam transaksi penjualan kredit, bertanggung jawab untuk meneliti status kredit pelanggan dan memberikan otorisasi pemberian kredit kepada pelanggan. Karena hampir semua penjualan dalam perusahaan manufaktur merupakan penjualan kredit, maka sebelum order dari pelanggan dipenuhi, harus lebih dahulu diperoleh otorisasi penjualan kredit dari fungsi kredit. Jika penolakan pemberian kredit seringkali terjadi, pengecekan status kredit perlu dilakukan sebelum fungsi penjualan mengisi surat order penjualan. Untuk mempercepat pelayanan kepada pelanggan, surat order pengiriman dikirim langsung ke fungsi pengiriman sebelum fungsi penjualan memperoleh otorisasi kredit dari fungsi kredit. Dampak : Pelangan banyak melakukan keterlambatan pembayaran dan menumpuknya piutang pelanggan yang tidak dapat ditagih Rekomendasi : Penentuan kebijakan limit kredit bagi setiap pelanggan berdasarkan kredibilitas pelanggan, semua barang harus telah diotoriasasi dan ditagih secara akurat, serta semua pencatatan terjamin keandalannya.
Temuan 2 Temuan Masalah : Pencatatan order penjualan yang tidak akurat Teori : Menurut Mulyadi (2010: 214) dokumen yang digunakan dalam sistem informasi akuntansi penjualan meliputi: Surat order pengiriman dan tembusannya Surat ini digunakan untuk memberikan otorisasi kepada bagian pengiriman untuk mengirim barang sesuai dengan jenis, jumlah, dan spesifikasi yang ada pada surat order pengiriman. Dampak : Rentan terjadinya ketidaksesuaian pencatatan barang di PO oleh pelanggan Rekomendasi : Perusahaan harusnya membuat Sales Order karena berfungsi untuk mencatat pesanan yang diterima dari customer, jadi dengan sales order ini perusahaan dapat mencatat PO yang diterima dari customer
39
Temuan 3 Temuan Masalah : Tidak ada prosedur dalam sistem pengembalian barang Teori : “Retur Penjualan terjadi jika perusahaan menerima pengembalian barang dari pelanggan” Mulyadi 2010 : p226. “Retur Penjualan adalah kemungkinan pengembalian barang yang dibeli oleh pelanggan sewaktu – waktu, yang terjadi karena disebabkan beberapa hal sebagai berikut: 1. Penjualan mengirimkan barang dagangan dengan tidak sesuai 2. Barang dagangan rusak atau cacat 3. Barang dagangan rusak pada saat pengangkutan 4. Penjualan Mengirim barang dagangan terlalu lama atau terjadi penundaan pengangkutan dan pembeli menolak pengiriman” James A.Hall 2011 Dampak : Proses penjualan berjalan lama dan membuat pelanggan tidak dapat menindaklanjuti pemesanan barang lain. Rekomendasi : Bagian penjualan sebaiknya membuat dokumen baru agar perubahan permintaan pelanggan dapat direalisasikan dengan produk yang tersedia. Pelanggan juga akan terpenuhi keinginan dan permintaan penjualannya.
Temuan 4 Temuan Masalah : Kurang lengkapnya isi dari dokumen faktur penjualan seperti tanggal jatuh tempo, denda dan cara pembayaran pada faktur penjualan. Teori : Menurut Mulyadi (2010: 214) dokumen yang digunakan dalam sistem informasi akuntansi penjualan salah satunya Faktur dan tembusannya Dokumen ini digunakan untuk mengirimkan tagihan kepada customer dan merupakan dokumen yang menjadi dasar bertambahnya piutang Dampak : Pelanggan tidak mengetahui informasi tanggal jatuh tempo pembayaran serta denda dikarenakan faktur penjualan yang dihasilkan oleh Bagian Penjualan tidak lengkap . Rekomendasi : Bagian penjualan membuat Faktur Penjualan secara spesifik mengenai cara pembayaran, waktu pembayaran dan denda
40
Temuan 5 Temuan Masalah : Sulitnya penyajian laporan dalam memperoleh informasi pada saat diperlukan Teori : Menurut Jones dan Rama (2008, p238), laporan adalah presentasi data yang telah tersusun dan terorganisasi dengan baik. Dampak : Pembuatan laporan penjualan yang memakan waktu lama dan riskan akan kesalahan manusia Rekomendasi : Pembuatan laporan penjualan yang terkomputerisasi yang dapat menghasilkan laporan penjualan, piutang dan penerimaan kas sesuai dengan jangka waktu yang ditentukan seperti laporan barang terlaris, laporan penjualan, piutang, penerimaan kas per pelanggan dan laporan penjualan, piutang, penerimaan kas per periode.
