UNIVERSITAS INDONESIA. SISTEM INFORMASI AKUNTANSI dalam SIKLUS PENGELUARAN KAS PT. BCD (Perusahaan Tambang Mineral) LAPORAN MAGANG

UNIVERSITAS INDONESIA

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI dalam SIKLUS PENGELUARAN KAS PT. BCD (Perusahaan Tambang Mineral)

LAPORAN MAGANG

ARIF KURNIA PUTRA H 0706164460

FAKULTAS EKONOMI PROGRAM STUDI AKUNTANSI DEPOK JULI 2013

Sistem informasi ..., Arif Kurnia Putra H, FE UI, 2013

UNIVERSITAS INDONESIA

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI dalam SIKLUS PENGELUARAN KAS PT. BCD (Perusahaan Tambang Mineral)

LAPORAN MAGANG Diajukan sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar sarjana Ekonomi

ARIF KURNIA PUTRA H 0706164460

FAKULTAS EKONOMI PROGRAM STUDI AKUNTANSI DEPOK JULI 2013


HALAMAN PERNYATAAN ORISINALITAS

Laporan Magang ini adalah hasil karya saya sendiri, dan semua sumber baik yang dikutip maupun dirujuk telah saya nyatakan dengan benar.

Nama

: Arif Kurnia Putra Hardiananda

NPM

: 0706164460

Tanda Tangan :

Tanggal

: 8 Juli 2013

ii Sistem informasi ..., Arif Kurnia Putra H, FE UI, 2013

TANDA PERSETUJUAN LAPORAN AKHIR MAGANG

Nama Mahasiswa


Nomor Pokok Mahasiswa

: 0706164460

Judul Laporan Magang

: Sistem Informasi Akuntansi dalam Siklus Pengeluaran Kas PT BCD

Tanggal

: 15 Juli 2013

Pembimbing Magang

: Vita Silvira, S.E., MBA.

TTD

(Vita Silvira, S.E., MBA.)

iii Sistem informasi ..., Arif Kurnia Putra H, FE UI, 2013

HALAMAN PENGESAHAN

Laporan Magang ini diajukan oleh : Nama


NPM

: 0706164460

Program Studi

: S1 Reguler - Akuntansi

Judul Laporan Magang : Sistem Informasi Akuntansi dalam Siklus Pengeluaran Kas di PT BCD

Telah berhasil dipertahankan di hadapan Dewan Penguji dan diterima sebagai bagian persyaratan yang diperlukan untuk memperoleh gelar Sarjana Ekonomi pada Program Studi Akuntansi Fakultas Ekonomi, Universitas Indonesia

DEWAN PENGUJI

Pembimbing

: Vita Silvira, S.E., MBA.

(

)

Ketua

: Widhi Astono S.E., MM.

(

)

Anggota

: Vera Diyanti S.E.,M.M.

(

)

.

Ditetapkan di : Depok, Jawa Barat Tanggal

: 8 Juli 2013

iv Sistem informasi ..., Arif Kurnia Putra H, FE UI, 2013

KATA PENGANTAR Syukur Alhamdulillah penulis panjatkan kepada Allah SWT atas berkat dan rahmat yang diberikan hingga selesainya penulisan laporan magang ini. Laporan magang ini dibuat dalam rangka memenuhi salah satu persyaratan untuk memperoleh gelar Sarjana Ekonomi Jurusan Akuntansi di Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia. Penulis menyadari bahwa dalam penulisan laporan magang ini masih banyak terdapat kekurangan dan keterbatasan. Namun demikian, Penulis berharap laporan ini dapat bermanfaat untuk pembacanya.

Penulis ingin mengucapkan terimakasih kepada semua pihak yang telah memberkan dukungan dan masukan dalam proses pengerjaan laporan magang ini.: (1) Keluarga Penulis Bapak, Ibu dan Mbak Evrin. Terima kasih untuk semua kasih sayang, semangat dan dorongan sehingga penulis mampu menyelesaikan laporan ini. Untuk Bapak maaf baru bisa menyelesaikan pendidikan di S1 ini di tahun ke 6. Terimakasih sudah membiayai pendidikanku selama di FEUI. Semoga hasil kerja keras ini bisa menjadi persembahan yang indah dan membahagiakan untuk kalian semua. (2) Ibu Vita Silvira selaku dosen pembimbing penulis dalam pembuatan laporan magang ini. Terima kasih atas semua bantuan, saran, masukan, dan kritikan yang telah Ibu berikan hingga laporan ini bisa selesai. Maaf telah merepotkan ibu dalam masa bimbingan 2 tahun ini. (3) Bapak Widhi Astono dan Ibu Vera Diyanti selaku dosen penguji. Terimakasih sudah memberikan banyak masukan untuk menyempurnakan laporan magang ini, terimakasih sudah meluluskan Saya. Saran dan masukan Bapak dan Ibu sangat berguna untuk perbaikan laporan magang ini. (4) Hilmi dan Edwin yang bersama-sama saling menyemangati dalam pengerjaan tugas akhir ini. Terimakasih atas dorongan dan semangatnya. Kita lulus bersama kawan.

v Sistem informasi ..., Arif Kurnia Putra H, FE UI, 2013

(5) Saudara-saudara Penulis di kost Pondok Esa. Mas Dan, Mas Lukman, Ian, Mas Agung, Aldo, Wawan, Gasa, Nikolas, Hilmi dan Edwin. Terimakasih atas keceriaan dalam keseharian kita. Kalian harus jadi orang sukses. (6) Partner seperjuangan bisnis Penulis, M. An’imna Husna yang harusnya bisa lulus bersama. Aku menyusulmu kawan. Semoga kita bisa mengembangkan usaha EurekaTour dan Mahaka Tour ini dan menciptakan lapangan pekerjaan seluasluasnya. (7) Karyawan dan tim EurekaTour di Pare dan Depok. Terimakasih atas dukungannya (8) Teman-teman seperjuangan di FEUI angkatan 2007. Semoga sukses dalam setiap langkah hidup kalian. (9) Dosen-dosen pengajar FEUI. Terima kasih untuk semua ilmu yang diberikan selama kurang lebih 4 tahun masa pendidikan di kampus ini. (10) Seluruh staf Perpustakaan, Biro Pendidikan, Kemahasiswaan, Adfasum, dan Departemen Akuntansi. Terima kasih untuk semua bantuan dan pelayanan yang diberikan kepada penulis. (11) Semua pihak yang telah memberikan bantuan dan dukungan kepada penulis yang tidak dapat disebutkan satu per satu.

Akhir kata, Penulis berharap semua dukungan dari pihak-pihak yang telas disebutkan diatas mendapatkan balasan dari Yang Maha Kuasa. Penulis mohon maaf atas segala kekurangan dan keterbatasan laporan magang ini. Semoga laporan ini dapat bermanfaat bagi perkembangan ilmu pengetahuan. Depok, 8 Juli 2013

Penulis

vi Sistem informasi ..., Arif Kurnia Putra H, FE UI, 2013

HALAMAN PERNYATAAN PERSETUJUAN PUBLIKASI TUGAS AKHIR UNTUK KEPENTINGAN AKADEMIS Sebagai sivitas akademik Universitas Indonesia, saya yang bertanda tangan di bawah ini: Nama : Arif Kurnia Putra Hardiananda NPM : 0706164460 Program Studi : S1 Reguler Departemen : Akuntansi Fakultas : Ekonomi Jenis Karya : Laporan Magang demi pembangunan ilmu pengetahuan, menyetujui untuk memberikan kepada Universitas Indonesia Hak Bebas Royalti Noneksklusif (Non-exclusive RoyaltyFree Right) atas karya ilmiah saya yang berjudul: Sistem Informasi Akuntansi dalam Siklus Pengeluaran Kas Di PT BCD (perusahaan tambang Mineral) beserta perangkat yang ada (jika diperlukan). Dengan Hak Bebas Royalti Noneksklusif ini Universitas Indonesia berhak menyimpan, mengalihmedia/formatkan, mengelola dalam bentuk pangkalan data (database), merawat, dan memublikasikan tugas akhir saya selama tetap mencantumkan nama saya sebagai penulis/pencipta dan sebagai pemilik Hak Cipta. Demikian pernyataan ini saya buat dengan sebenarnya.

Dibuat di

: Depok

Pada tanggal : 8 Juli 2013 Yang menyatakan

(Arif Kurnia Putra H)

vii Sistem informasi ..., Arif Kurnia Putra H, FE UI, 2013

ABSTRAK Nama : Arif Kurnia Putra Hardiananda Program Studi : Akuntansi Judul : Sistem Informasi Akuntansi dalam Siklus Pengeluaran Kas PT. BCD (Perusahaan Tambang Mineral) Pengelolaan kas dalam sebuah perusahaan merupakan hal yang kompleks karena kas merupakan aset yang paling mudah dicuri atau disalahgunakan. Sistem Informasi Akuntansi (SIA) yang yang berjalan dengan baik dapat menjamin setiap pengeluaran melalui prosedur dan otorisasi yang memadai. Sehingga penerapan SIA yang baik akan memastikan pengeluaran yang terjadi wajar dan sesuai tujuan perusahaan. Laporan magang ini bertujuan untuk memaparkan penerapan SIA dalam siklus pengeluaran kas di PT BCD yang merupakan perusahaan yang bergerak dibidang pertambangan mineral. Dengan menggunakan pendekatan analisis komponen SIA, analisis pengendalian serta analisis output informasi, diketahui bahwa masih terdapat kekurangan dalam penerapan SIA di PT BCD. Kata kunci : Sistem Informasi Akuntansi, pengeluaran kas, tambang mineral

viii Sistem informasi ..., Arif Kurnia Putra H, FE UI, 2013

ABSTRACT Name : Arif Kurnia Putra Hardiananda Study Program : Accounting Title : Accounting Information System in Cash Disbursement Cycle in PT BCD (a minerals mining Company) Cash management in a company is considered as complex and delicate to be handled because cash is the most easily stolen or misused asset. Accounting Information System (AIS) which is run properly will ensure any expenditures through each procedures and adequate authorizations. Therefore, the implementation of good AIS will ensure each expenditure is reasonable and appropriate with the objectives of the company. This internship report aims to describe the application of AIS in cash disbursement cycle in PT BCD, a company that runs and operates the business in minerals mining. According to some analysis approaches such as AIS component analysis, control analysis and information output analysis, it’s concluded that there are some weakness found in aplication of AIS in PT BCD Key words: Accounting Information System, disbursement cash, minerals mining

ix Sistem informasi ..., Arif Kurnia Putra H, FE UI, 2013

DAFTAR ISI Halaman Judul......................................................................................................... Halaman Pernyataan Orisinalitas ............................................................................ Tanda Persetujuan Laporan Akhir Magang ............................................... ............. Halaman Pengesahan .............................................................................................. Kata Pengantar ........................................................................................................ Halaman Pernyataan Persetujuan Publikasi Tugas Akhir Untuk Kepentingan Akademis ........................................................................................... Abstrak .................................................................................................................... Abstract ................................................................................................................... Daftar Isi.................................................................................................................. Daftar Tabel ............................................................................................................ Daftar Gambar .........................................................................................................

vii viii ix x xii xiii

Bab I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Program Magang ............................................................ 1.2 Tempat dan Waktu Magang..................................................................... 1.3 Pelaksanaan Kegiatan Magang ................................................................ 1.4 Ruang Lingkup Laporan Magang ............................................................ 1.5 Tujuan Laporan Magang.......................................................................... 1.6 Sistematika Penulisan ..............................................................................

1 2 2 4 5 6

Bab II GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN 2.1 Profil Perusahaan Magang (PT BCD) ..................................................... 2.2 Kegiatan Bisnis PT BCD ......................................................................... 2.3 Anak Perusahaan PT BCD ...................................................................... 2.3.1 Struktur Kepemilikan .................................................................... 2.3.2 Kegiatan Bisnis Anak Perusahaan ................................................. 2.4 Struktur Organisasi PT BCD ...................................................................

8 9 10 10 11 14

Bab III LANDASAN TEORI 3.1 Sistem Informasi Akuntansi .................................................................... 3.1.1 Pengertian Sistem Informasi Akuntansi ........................................ 3.1.2 Komponen Sistem Informasi Akuntansi ....................................... 3.1.3 Tujuan Sistem Informasi Akuntansi .............................................. 3.2 Sistem Informasi Akuntansi Siklus Pengeluaran Pembelian dan Pengeluaran Kas ..................................................................................... 3.2.1 Fungsi Bisnis dalam Siklus Pengeluaran : Pembelian dan Pengeluaran Kas ..................................................................................... 3.2.2 Prosedur Pengeluaran Kas ............................................................. 3.3 Dokumentasi ............................................................................................ 3.3.1 Dokumentasi dalam Siklus Pengeluaran Kas ................................

x Sistem informasi ..., Arif Kurnia Putra H, FE UI, 2013

i ii iii iv v

15 15 16 16 18 18 19 20 20

3.4 Pengendalian Internal COSO framework ................................................ Bab IV PEMBAHASAN 4.1 Karakteristik dan Jenis Transaksi Pengeluaran Kas di PT BCD ............. 4.1.1 Jenis Transaksi Pengeluaran Kas di PT BCD ................................ 4.2 Prosedur Pengeluaran Kas ....................................................................... 4.2.1 Pengajuan Pengakuan Hutang ..................................................... 4.2.2 Otorisasi Pengakuan Hutang ....................................................... 4.2.3 Pencatatan Pengakuan Hutang .................................................... 4.2.4 Otorisasi CFO atas Hutang .......................................................... 4.2.5 Pengajuan Permintaan Dana ........................................................ 4.2.6 Otorisasi Permintaan Dana .......................................................... 4.2.7 Pencatatan Hutang Inter Perusahaan ........................................... 4.2.8 Otorisasi CFO atas Permintaan Dana .......................................... 4.2.9 Pengajuan Pembayaran ................................................................ 4.2.10 Otorisasi Pembayaran .................................................................. 4.2.11 Pencatatan Pembayaran ............................................................... 4.2.12 Otorisasi CFO atas Pembayaran .................................................. 4.2.13 Pembayaran ................................................................................. 4.2.14 Dokumentasi ................................................................................ 4.3 Prosedur Pengeluaran Kas Berdasarkan Jenis Transaksi......................... 4.3.1 Prosedur Pengeluaran Kas Oleh PT BCD ..................................... 4.3.2 Prosedur Pengeluaran Kas Oleh Anak Perusahaan ....................... 4.4 Analisis Komponen Sistem Informasi Akuntansi.................................... 4.4.1 Sumber Daya Manusia................................................................... 4.4.2 Prosedur ......................................................................................... 4.4.3 Data ................................................................................................ 4.4.4 Software ......................................................................................... 4.4.5 Infrastruktur ................................................................................... 4.4.6 Pengendalian Internal .................................................................... 4.5 Analisis Pengendalian pada Proses Pengeluaran Kas PT BCD ............... 4.6 Informasi yang dihasilkan dari Sistem Informasi Akuntansi di PT BCD 4.6.1 Analisis Informasi yang Dihasilkan dalam Sistem Informasi Akuntansi Siklus Pengeluaran Kas PT BCD .......................................... 4.7 Permasalahan dalam SIA Siklus Pengeluaran Kas PT BCD ................... 4.8 Solusi Permasalahan ................................................................................

23 26 26 30 31 31 32 32 32 32 32 32 33 33 33 33 33 35 37 37 39 48 48 50 50 51 52 52 54 56 58 59 60

BAB V KESIMPULAN DAN SARAN 5.1 Kesimpulan .............................................................................................. 62 5.2 Saran ........................................................................................................ 64 DAFTAR PUSTAKA ............................................................................................ 65

xi Sistem informasi ..., Arif Kurnia Putra H, FE UI, 2013

DAFTAR TABEL Tabel 4.1 Perbandingan Karakteristik Pengeluaran Kas PT BCD ......................... Tabel 4.2 Perbandingan Prosedur Pengeluaran Kas PT BCD ................................ Tabel 4.3 SDM dalam Siklus Pengeluaran Kas PT BCD ....................................... Tabel 4.4 Analisis Komponen SIA ......................................................................... Tabel 4.5 Analisis Pengendalian Proses Pengeluaran Kas PT BCD ......................

xii Sistem informasi ..., Arif Kurnia Putra H, FE UI, 2013

30 42 49 53 54

DAFTAR GAMBAR Gambar 2.1 Gambar 2.2 Gambar 2.3 Gambar 4.1 Gambar 4.2 Gambar 4.3

Tahapan Kegiatan Proyek PT BCD ................................................. Struktur Kepemilikan Saham PT BCD dan Anak Perusahaan ........ Struktur Organisasi PT BCD ........................................................... Jenis Transaksi di PT BCD .............................................................. Diagram Dokumentasi Keuangan PT BCD ..................................... Flowchart Siklus Pengeluaran Kas oleh PT BCD Pembayaran Langsung ......................................................................................... Gambar 4.4 Flowchart Siklus Pengeluaran Kas oleh PT BCD Pembayaran Ditangguhkan .................................................................................. Gambar 4.5 Flowchart Siklus Pengeluaran Kas oleh Anak Perusahaan Pembayaran Langsung..................................................................... Gambar 4.6 Flowchart Siklus Pengeluaran Kas oleh Anak Perusahaan Pembayaran Ditangguhkan ..............................................................

xiii Sistem informasi ..., Arif Kurnia Putra H, FE UI, 2013

10 10 14 29 36 44 45 46 47

BAB I PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Program Magang Perkembangan zaman yang semakin pesat membuat persaingan di dunia usaha semakin ketat pula. Arus globalisasi yang tak terbendung juga semakin menuntut kesiapan pelaku dunia usaha untuk mampu bersaing tidak lagi secara lokal melainkan juga secara global. Munculnya kompetitor lokal dan global akan mendorong setiap perusahaan untuk mempersiapkan semua aspek guna menghadapi persaingan tersebut. Salah satu aspek yang paling penting sebagai fondasi kompetensi perusahaan adalah aspek sumber daya manusia. Sumber daya manusia yang berkualitas akan membantu dalam meningkatkan daya saing dan nilai suatu perusahaan. Dengan demikian, seluruh lembaga pendidikan di Indonesia harus terus berupaya mempersiapkan peserta didiknya untuk menjadi sumber daya manusia yang berkualitas yang mampu bersaing baik lokal maupun internasional. Lulusan yang dihasilkan diharapkan tidak hanya ahli dalam hal teori namun juga cakap secara teknis. Untuk itu, selain pembelajaran teori dalam kelas, peserta didik juga perlu diberikan kesempatan untuk terjun langsung di lapangan untuk merasakan praktik yang terjadi di dunia usaha yang sesungguhnya. Dilatarbelakangi hal tersebut, Departemen Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia (FEUI), sebagai salah satu institusi pendidikan terbaik di Indonesia menyelenggarakan Program Magang sebagai Mata Kuliah Pilihan untuk prasyarat kelulusan, selain skripsi. Melalui program ini mahasiswa akan memperoleh kesempatan untuk mengaplikasikan ilmu yang telah diperoleh di bangku perkuliahan dalam praktik dunia kerja. Dengan begitu mahasiswa akan memperoleh gambaran lebih nyata mengenai kondisi dunia kerja sehingga mereka dapat mempersiapkan diri lebih matang untuk masuk ke persaingan dunia kerja. Manfaat lain yang bisa diperoleh dari program magang ini adalah peningkatan kemampuan softskill. 1 Sistem informasi ..., Arif Kurnia Putra H, FE UI, 2013

2

Kemampuan softskill yang dimaksud adalah kemampuan berkomunikasi, kemampuan bekerjasama, manajemen waktu, serta analitis dalam menyelesaikan masalah. Kemampuan softskill ini tentunya akan sangat berguna dalam dunia kerja nantinya. Melihat banyaknya manfaat yang diperoleh dari program magang, penulis tertarik untuk memilih program ini sebagai salah satu syarat kelulusan. Melalui program ini, penulis akan lebih siap untuk memasuki persaingan dunia kerja karena telah berpengalaman dalam mengaplikasikan ilmu yang telah dipelajari di perkuliahan dalam praktik sebuah perusahaan besar. 1.2 Tempat dan Waktu Pelaksanaan Magang Penulis mendapat kesempatan magang di PT BCD yang bertempat di Kuningan Jakarta. PT BCD merupakan holding company yang bergerak dibidang tambang mineral. Program magang ini dilaksanakan selama kurang lebih tiga bulan, dimulai sejak tanggal 1 Januari 2011 hingga 31 Maret 2011. Selama tiga bulan tersebut penulis ditempatkan sebagai anggota Staf Treasury sebagai bagian dari Finance Division.

1.3 Pelaksanaan Kegiatan Magang Dalam pelaksanaan program magang di PT BCD, tugas dan kewajiban penulis adalah membantu kerja dari Superintendent dan Staf Treasury. Secara umum aktivitas yang dilakukan di Bagian Treasury adalah berhubungan dengan transaksi pengeluaran dan pemasukan kas baik PT BCD maupun anak perusahaan PT BCD. Selain itu, juga mengenai pengelolaan kas yang berhubungan dengan investasi jangka pendek seperti penempatan deposito berjangka. Namun penulis tidak banyak berhubungan dengan kegiatan investasi tersebut. Kegiatan penulis dalam pelaksanan program magang di Bagian Treasury dapat dibagi menjadi dua jenis, yaitu kegiatan rutin dan kegiatan non-rutin. Berikut adalah kegiatan-kegiatan yang dilakukan penulis di Bagian Treasury:

Universitas Indonesia


3

a)

Kegiatan Rutin Diantara kegiatan-kegiatan rutin tersebut adalah sebagai berikut: 

Membuat Slip pengakuan hutang dan input di komputer Hampir setiap hari terjadi transaksi baik transaksi yang langsung dilakukan

oleh PT BCD maupun anak perusahaannya. Layaknya transaksi di perusahaan besar, sebagian besar dari transaksi-transaksi tersebut sifatnya hutang. Proses pengakuan hutang umumnya dimulai dari diterimanya faktur (invoice) dari pemasok (vendor). Dalam faktur tersebut terdapat informasi-informasi standar seperti nama barang/jasa yang dibeli, jumlah, tanggal diterimanya, serta harga barang/jasa. Dari informasi-informasi tersebut kemudian penulis sebagai Bagian Treasury menerjemahkannya ke dalam sistem informasi akuntansi PT BCD dengan membuatkan Account Payable Slip (APS). APS ini kemudian akan circular di beberapa divisi seperti Budget & Control, Tax, Accounting, dan Treasury untuk tujuan verifikasi sebelum mendapatkan persetujuan dari Chief of Financial Officer. Sebelum circular, penulis menginput data-data yang ada APS ke dalam komputer dan diurutkan berdasarkan nomornya. 

Membuat Slip pembayaran dan input di komputer Setelah sebelumnya membuat slip pengakuan hutang, penulis juga membuat

slip pembayaran untuk hutang-hutang yang sudah jatuh tempo. Slip Pembayaran pada PT BCD disebut sebagai Bank Payable Slip (BPS) dikeluarkan berdasarkan 2 sifat transaksi. Pertama, transaksi yang sifatnya hutang dan telah dibuatkan APS sebelumnya. Kedua, transaksi yang dibayar tanpa berdasarkan APS atau bukan hutang. Dalam proses pembuatan BPS penulis juga melakukan input informasi-informasi yang ada di BPS ke komputer. Selanjutnya BPS circular ke divisi Budget & control, Tax, Accounting dan Treasury. Terakhir diotorisasi oleh Chief of Financial Officer.



4



Membuat Slip transfer dan cek untuk pembayaran Tugas penulis berikutnya adalah membuat slip transfer dan cek untuk

pembayaran. Slip transfer dan cek ini dibuat berdasarkan BPS yang sudah diotorisasi. Salinan atau Copy dari cek selanjutnya dikirim ke bank via fax. 

Mendokumentasikan slip-slip transaksi Kegiatan rutin terakhir adalah mendokumentasikan slip-slip transaksi. Slip-

slip transaksi yang digunakan untuk administrasi SIA di PT BCD telah didisain dengan rangkap 4. Tugas penulis adalah memisah-misahkan slip tersebut dan mendokumentasikannya ke arsip Treasury dan Accounting. b) Kegiatan Non-Rutin Disamping kegiatan rutin diatas, selama 3 bulan magang di PT BCD penulis juga mengerjakan kegiatan non-rutin sebagai berikut:  Membuat slip penempatan deposito  Membuat slip penerimaan kas  Membantu persiapan pembukaan rekening di Bank  Penggandaan dokumen  Rekonsilisasi Bank Dari penjabaran kegiatan penulis di atas terlihat bahwa secara umum tugas utama penulis adalah bertanggung jawab atas administrasi siklus pengeluaran kas di PT BCD. Dimulai dari pembuatan dokumen administrasi pengakuan hutang sampai pembuatan cek untuk pembayaran. Serta memastikan semua dokumen pendukung tersimpan dengan baik dan mudah dicari. 1.4 Ruang Lingkup Laporan Magang PT BCD merupakan holding company yang memegang saham anak perusahaan yang secara langsung dan tidak langsung menjalankan kegiatan bisnis di bidang pertambangan non batubara dan mineral. Pada awal tahun 2011 PT BCD baru saja mendapatkan dana segar dari hasil Initial Public Offering (IPO). Dana ini akan



5

digunakan untuk membiayai proyek-proyek PT BCD dan anak perusahaan sebagai belanja modal dan pengeluaran operasional. Saat ini sebagian besar proyek masih dalam tahap eksplorasi dan pengembangan, sehingga transaksi-transaksi bisnis yang terjadi di PT BCD lebih banyak berupa pengeluaran kas. Pengeluaran kas di PT BCD dilakukan berdasarkan praktek operasional seharihari dan belum didokumentasikan secara terstruktur dalam bentuk Standard Operating Procedure (SOP). Hal ini memungkinkan terjadinya inkonsistensi dalam proses siklus pengeluaran kas yang berpotensi menimbulkan inakurasi output atau informasi yang dihasilkan. Padahal masalah pengelolaan kas merupakan hal yang kompleks karena kas merupakan aset yang paling mudah dicuri atau disalahgunakan. Untuk itu terlaksananya sistem pengeluaran kas yang baik sangat dibutuhkan perusahaan untuk menjaga dan menjamin pengeluaran yang terjadi wajar dan sesuai tujuan perusahaan. Hal tersebut yang membuat penulis tertarik mengangkat tema Sistem Informasi Akuntansi dalam Siklus Pengeluaran Kas PT BCD dalam laporan magang ini. Dalam laporan ini akan dibahas mengenai siklus pengeluaran kas di PT BCD, penerapan Sistem Informasi Akuntansi dalam siklus pengeluaran kas, perbandingan dengan teori yang ada, masalah-masalah yang terjadi dan berpotensi terjadi di masa yang akan datang dalam siklus pengeluaran kas di PT BCD, serta solusi untuk masalah tersebut. 1.5 Tujuan Laporan Magang Laporan magang ini berisi penjabaran topik bahasan berdasarkan pengalaman penulis selama menjalani program magang di PT BCD dan dikaitkan dengan teori yang telah dipelajari penulis di bangku kuliah. Topik bahasan yang dimaksud adalah Sistem Informasi Akuntansi dalam siklus pengeluaran kas PT BCD. Adapun tujuan dari penulisan laporan magang ini adalah: 1. Menjelaskan prosedur pengeluaran kas di PT BCD 2. Menjelaskan penerapan Sistem Informasi Akuntansi dalam siklus pengeluaran kas di PT BCD.



6

3. Memberikan analisis atas Sistem Informasi Akuntansi dalam siklus pengeluaran kas yang berlaku di PT BCD. 4. Mengidentifikasi masalah yang mungkin terjadi berdasarkan hasil analisis. 5. Memberikan solusi atas permasalahan yang mungkin terjadi atas pelaksanaan Sistem Informasi Akuntansi di PT BCD saat ini. 1.6

Sistematika Penulisan Penulisan laporan magang ini tersusun atas 5 bagian, yakni sebagai berikut:

1.6.1 Bab 1: Pendahuluan Bab ini menjelaskan latar belakang diadakannya program magang, tempat dan waktu pelaksanaan kegiatan magang, serta penjelasan secara umum mengenai hal-hal yang dikerjakan selama pelaksanaan program magang. Pada bagian ini dilanjutkan dengan latar belakang pembahasan yang akan ditulis dalam laporan magang, ruang lingkup serta sistematika penulisan. Bab ini menjadi pengantar dari bab-bab selanjutnya dan memberi gambaran singkat mengenai laporan magang secara keseluruhan. 1.6.2

Bab 2: Gambaran Umum Perusahaan Pada bab ini, penulis akan memberikan gambaran umum mengenai PT BCD

dimana penulis mendapatkan kesempatan magang. Hal-hal yang dibahas antara lain profil perusahaan secara umum, kegiatan bisnis, keterangan mengenai anak perusahaan dan struktur organisasi. 1.6.3 Bab 3: Landasan Teori Bab ini menjabarkan teori-teori yang berkaitan dengan pembahasan. Teori yang akan dijelaskan antara lain mengenai Sistem Informasi Akuntansi (selanjutnya disingkat SIA), tujuan SIA, unsur-unsur SIA, SIA siklus

pengeluaran kas dan

dokumentasi yang dibutuhkan. 1.6.4 Bab 4: Pembahasan dan Analisis Pada bagian ini akan dijabarkan mengenai pembahasan dan analisis masalah yang telah disinggung dalam ruang lingkup dan tujuan laporan magang. Universitas Indonesia


7

1.6.5

Bab 5: Kesimpulan dan Saran Bab ini merupakan bagian terakhir dari laporan magang yang memaparkan

mengenai kesimpulan atas pembahasan pada bab sebelumnya. Penulis juga memberikan saran mengenai masalah yang terjadi dan kekurangan dalam penerapan SIA di siklus pengeluaran kas PT BCD.



BAB 2 GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

Penulis mendapatkan kesempatan magang selama 3 bulan di PT BCD sebuah perusahaan yang bergerak di bidang tambang mineral. Untuk menjaga kerahasiaan data maka penulis menyamarkan nama perusahaan menjadi PT BCD. PT BCD ini adalah bagian dari salah satu grup usaha terbesar di Indonesia. Lokasi kantor PT BCD adalah di Kuningan Jakarta Selatan. 2.1

Profil Perusahaan Magang (PT BCD) PT BCD awalnya didirikan dengan nama PT XXX, dengan kegiatan utama

di bidang perdagangan dan penyedia pelumas bagi industri pertambangan. Perseroan kemudian diambil alih oleh PT BBB pada pertengahan tahun 2009 dan diubah namanya menjadi PT BCD. PT BBB ini adalah perusahaan yang bergerak dibidang pertambangan. Untuk meningkatkan performa dan fokus bisnisnya PT BBB memisahkan lini pertambangan menjadi dua yaitu batubara dan non batubara. Langkah yang diambil PT BBB adalah dengan menyatukan kepemilikan di berbagai anak perusahaan dan afiliasi ke dalam perusahaan baru yaitu PT BCD. Dengan demikian PT BCD berubah menjadi sebuah perusahaan yang bergerak pada pengembangan, eksplorasi dan eksploitasi beragam sumber daya mineral selain batubara baik langsung maupun melalui anak perusahaan. PT BCD membawahi seluruh aset non batubara dengan nilai aset yang dikelola sekitar 1,313 milyar Dollar AS atau 13 trilyun Rupiah. Aset-aset PT BCD saat ini berupa cadangan mineral termasuk tembaga, emas, timah hitam, zinc, bijih besi, phospate dan berlian yang tersebar di beberapa lokasi di Indonesia dan Afrika. Dimana sebagian besar proyek anak perusahaan ini masih dalam tahap eksplorasi dan belum masuk pada tahap produksi. Tingginya permintaan terhadap komoditi mineral dalam jangka menengah dan panjang adalah potensi yang besar untuk bisnis perusahaan.

8 Sistem informasi ..., Arif Kurnia Putra H, FE UI, 2013

9

Berperan sebagai holding company, dengan ditunjang cadangan yang solid dan didukung tim manajemen yang berpengalaman serta dukungan dari PT BBB sebagai pemegang saham terbesar, membuat perusahaan yakin dapat mewujudkan visinya yaitu menjadi pemimpin pasar perusahaan penyedia logam dasar dan mineral di Asia dengan misi menumbuhkan dan mengelola portofolio bisnis logam dan tambang dengan satu tujuan memberikan tingkat pengembalian tertinggi dalam industri kepada para pemegang saham

2.2

Kegiatan Bisnis PT BCD PT BCD merupakan holding company yang memegang saham beberapa

anak perusahaan. Kegiatan utamanya adalah investasi di anak perusahaan yang melakukan kegiatan operasional pertambangan. Dengan adanya kepemilikan dalam jumlah yang signifikan di anak-anak perusahaan maka PT BCD memiliki pengaruh di kegiatan bisnis anak perusahaan mereka. Dengan begitu PT BCD dapat menentukan arah tujuan grup perusahaan dalam jangka panjang. Anak perusahaan PT BCD adalah perusahaan investasi, perdagangan dan perusahaan operasi yang langsung terjun dalam bidang pertambangan. Untuk mewujudkan tujuan sebagai pemimpin pasar penyedia logam dasar dan mineral di Asia, PT BCD membuat portofolio bisnis dengan berinvestasi di perusahaan yang memiliki aset pertambangan yang terdiversifikasi kelas dunia. Sebagian besar dari aset pertambangan tersebut belum berproduksi dan dapat dimanfaatkan secara komersial. Dengan begitu pendapatan yang diperoleh PT BCD saat ini masih terbatas pada dividen dari anak perusahaan yang proyeknya sudah pada tahap produksi serta dari instrumen investasi jangka pendek. Sehingga tidak banyak kegiatan yang dilakukan PT BCD yang berhubungan dengan perolehan pendapatan. Sebagian besar kegiatan bisnis PT BCD saat ini berhubungan dengan pengeluaran untuk menunjang proyek-proyek yang masih dalam tahap pengembangan dan eksplorasi. Dengan dana yang diperoleh dari penawaran saham perdana Initial Public Offering (IPO) perusahaan dapat membiayai proyek-proyek sebagai belanja modal dan pengeluaran operasi sementara belum ada pemasukan.



10

Berikut adalah aset pertambangan/proyek yang sedang dikerjakan PT BCD melalui anak perusahaannya dalam berbagai tahap pengembangan. Aset/ proyek 1

Th X

Th X+1

Th X+2

Th X+3

Th X+4

Th X+5

Produksi

2

N/A

Pengembangan

Produksi

3

N/A

4

N/A

Studi Kelayakan

Pengembangan

Produksi

5

N/A

Studi Kelayakan

Pengembangan

Produksi

6

N/A

Pengembangan

Produksi

Eksplorasi dan pengembangan

(Sumber : Prospektus Penawaran Umum Saham Perdana PT BCD, 2011) Gambar 2.1 Tahapan Kegiatan Proyek PT BCD 2.3

Anak Perusahaan PT BCD

2.3.1 Struktur Kepemilikan PT BBB

81.83% PT BCD 99.99% PT A

60% PT A1 99% PT A1-1

100% PT B

94.1% PT A2 80% PT B1

96.97% PT C

99.99% PT D

99.9% PT E

100% PT D1

75% PT E1

100% PT D1-1

24% PT E1-1

100% PT F

80% PT D1-2

(Sumber : Prospektus Penawaran Umum Saham Perdana PT BCD, 2011)

Gambar 2.2 Struktur Kepemilikan Saham PT BCD dan Anak Perusahaan Saham PT BCD dimiliki oleh PT BBB sebesar 81.83%. Sisanya dimiliki oleh PT LC dan masyarakat. PT BCD memegang kepemilikan secara langsung pada 6 anak perusahaaan dan tidak langsung pada 9 anak perusahaan. Anak-anak perusahaan yang berada di bawah holding company adalah perusahaan investasi



11

yang didirikan khusus untuk kepentingan investasi, tidak beroperasi secara komersial dan khusus memiliki investasi berupa kepemilikan pada anak perusahaan yang melakukan kegiatan operasi seperti PT A, PT A1, PT B, PT D, PT D1-1, PT E1. Selain itu, beberapa anak perusahaan yang dimiliki secara langsung maupun tidak langsung adalah perusahaan yang beroperasi dalam bidang pertambangan seperti PT C, PT A2, PT A1-1, PT B1, PT D1, PT D1-2 dan PT E11. Serta anak perusahaan yang lain seperti PT E dan PT F bergerak dibidang perdagangan dan pemasaran untuk menunjang bisnis dalam maupun luar grup perusahaan.

2.3.2 Kegiatan Bisnis Anak Perusahaan Berikut keterangan mengenai anak-anak perusahaan PT BCD beserta kegiatan bisnisnya: a. PT A Didirikan pada 9 Maret 2009 dan berkedudukan di Singapura. Kegiatan usahanya adalah menjadi perusahaan induk investasi. Saat ini PT A memegang kepemilikan atas 60% saham PT A1 dan 94.1% saham PT A2. Serta secara tidak langsung memegang 99% saham PT A1-1. Berikut adalah keterangan mengenai anak perusahaan PT A: a.1 PT A1 PT A1 adalah suatu badan hukum yang berbentuk simplified jointstock yang memiliki kantor di Paris, Perancis. Merupakan anak perusahaan yang didirikan khusus untuk kepentingan investasi. a.1.1 PT A1-1 PT A1-1 adalah badan hukum berbentuk joint-stock company yang berkantor di Republik Islam Mauritania. Kegiatan usaha PT A1-1 saat ini dalah pertambangan bijih besi. a.2 PT A2 PT A2 didirikan pada tanggal 5 November 2007 dan berkedudukan di Liberia. Kegiatan usaha PT A2 adalah bergerak dibidang pertambangan emas dan intan.



12

b. PT B PT B adalah badan hukum yang berbentuk Limited Liability Company yang didirikan pada tanggal 2 Desember 1985 dan berkedudukan di Delaware, USA. Kegiatan usaha PT B adalah bergerak di bidang investasi, tidak beroperasi secara komersial dan khusus memiliki investasi berupa kepemilikan pada anak perusahaan yang melakukan kegiatan operasional. PT B memegang kepemilikan atas 80% saham PT B1. Berikut adalah keterangan mengenai anak perusahaan PT B: b.1 PT B1 PT B1 adalah badan hukum yang berbentuk perseroan terbatas dan didirikan pada tanggal 6 Februari 1998. Kegiatan usahanya adalah di bidang pertambangan emas dan tembaga yang masih dalam tahap studi kelayakan. c. PT C PT C adalah perseroan terbatas yang didirikan pada tanggal 11 April 1997 dan berkedudukan di Jakarta. Kegiatan usaha PT C adalah bergerak dibidang pertambangan mineral dasar yang akan memasuki tahap studi kelayakan. d. PT D PT D merupakan badan hukum yang berbentuk Private Company Limited by Shares. Perusahaan ini didirikan pada tanggal 12 Oktober 2007 dan berkedudukan di Singapura. Kegiatan usahanya adalah di bidang investasi. Saat ini PT D memegang kepemilikan atas 100% saham PT D1 dan secara tidak langsung juga memegang kepemilikan atas 100% saham PT D1-1 dan 80% saham PT D1-2. d.1 PT D1 PT D1 adalah badan hukum yang berbentuk Private Company Limited by Shares. PT D1 didirikan pada 3 Februari 1948 dan berkedudukan di Western Australia. Kegiatan usahanya adalah di bidang pertambangan seng dan timah hitam. d.1.1 PT D1-1



13

Merupakan badan hukum yang berbentuk Limited Liability Company. Didirikan pada tanggal 10 Mei 2005 dan berkedudukan di Singapura. Kegiatan usaha PT D1-1 saat ini adalah invesment holding. d.1.2 PT D1-2 PT D1-2 adalah badan hukum yang berbentuk perseroan terbatas. Didirikan pada tanggal 9 Februari 1998 dan berkedudukan di Jakarta. Kegiatan usahanya adalah di bidang pertambangan seng dan timah hitam. e. PT E PT E adalah badan hukum yang berbentuk perseroan terbatas dan berkedudukan di Jakarta. Perusahaan ini didirikan pada tanggal 29 November 2008. PT E didirikan dengan tujuan utama perdagangan dan jasa. Saat ini PT E memegang kepemilikan atas 75% saham PT E1 dan secara tidak langsung memegang kepemilikan 24% saham PT E1-1. e.1 PT E1 PT E1 adalah perseroan terbatas yang didirikan pada tanggal 23 Juli 2009 dan berkedudukan di Jakarta. Kegiatan usaha PT E1 saat ini adalah bidang investasi pada perusahaan pertambangan. e.1.1PT E1-1 Merupakan perseroan terbatas yang berkedudukan di Jakarta dan bergerak dibidang pertambangan tembaga dan emas. f. PT F PT F adalah suatu badan hukum yang didirikan pada tanggal 30 Juni 2004 dan berkantor di Tokyo, Jepang. Kegiatan usaha utama PT F adalah melakukan kegiatan jasa pemasaran batubara dan mineral lain diluar batubara. Selain itu PT F juga dapat melakukan kegiatankegiatan lain yang diperlukan untuk menunjang kegiatan utama tersebut.



14

2.4

Struktur Organisasi PT BCD

Board of Directors

CEO

CFO

Corporate Finance

COO

Accounting

Business Development

Budget & Controller

Investor Relation

PAyroll

Corporate Secretary

Legal

Government Relations

Procurement

(Sumber : Prospektus Penawaran Umum Saham Perdana PT BCD, 2011)

Gambar 2.3 Struktur Organisasi PT BCD Dalam struktur organisasi PT BCD terdapat 8 Direktur dibawah CEO. Penulis mendapatkan kesempatan magang di Divisi Finance yang berada dibawah CFO. Sebagian besar waktu penulis dialokasikan untuk magang di Bagian Treasury. Dimana Treasury sendiri tidak terdapat dalam struktur namun memegang tiga fungsi selain Accounting dan Budget & Control yaitu Procurement, Payroll dan Corporate Finance.



HUman Resources

BAB 3 LANDASAN TEORI

3.1 Sistem Informasi Akuntansi Informasi saat ini sudah menjadi sumber daya yang sangat vital bagi sebuah organisasi atau perusahaan. Semakin besar ukuran suatu perusahaan dan semakin kompleks operasi perusahaan maka semakin besar pula nilai kegunaan informasi. Salah satu informasi yang dibutuhkan adalah informasi hasil dari proses akuntansi. Informasi ini penting untuk mengetahui kinerja suatu perusahaan selama periode tertentu. Untuk bisa menghasilkan informasi akuntansi yang andal dan akurat dalam situasi yang kompleks, perusahaan membutuhkan sarana berupa sistem informasi akuntansi. Sistem informasi akuntansi yang terancang dengan baik akan mampu mengumpulkan data, memproses dan menghasilkan informasi dari data tersebut yang sangat berguna bagi manajemen untuk proses pengambilan keputusan. 3.1.1 Pengertian Sistem Informasi Akuntansi Wilkinson dkk (2003), dalam bukunya yang berjudul Accounting Information System mengemukakan bahwa “Sistem Informasi Akuntansi adalah kesatuan struktur dalam sebuah entitas atau perusahaan yang terdiri dari sumber daya fisik dan komponen lainnya untuk mengubah data ekonomi menjadi informasi akuntansi, yang bertujuan untuk memenuhi kebutuhan informasi dari berbagai pengguna informasi.” Sedangkan menurut Bodnar dan Hopwood (2004:1), “Sistem Informasi Akuntansi adalah kumpulan sumber daya, seperti SDM dan peralatan, yang dirancang untuk mengubah data keuangan dan data lainnya menjadi informasi, informasi ini dikomunikasikan kepada berbagai macam pembuat keputusan.” Kedua definisi di atas merujuk pada satu simpulan bahwa sistem informasi akuntansi adalah suatu sistem yang terdiri dari berbagai macam sumber daya, yang memproses data menjadi informasi sebagai dasar pengambilan keputusan bagi pengguna.


15

3.1.2 Komponen Sistem Informasi Akuntansi Ada enam komponen dalam Sistem Informasi Akuntansi menurut Romney dkk (2012): 1. SDM yang mengoperasikan sistem 2. Prosedur yang digunakan untuk mengumpulkan, memproses dan menyimpan data 3. Data mengenai perusahaan dan aktivitasnya 4. Software yang digunakan untuk memproses data 5. Infrastruktur teknologi informasi seperti komputer dan jaringan 6. Pengendalian internal dan pengukuran keamanan yang menjaga data sistem informasi akuntansi Sistem informasi akuntansi bisa berjalan dengan baik dengan keenam komponen tersebut. SDM sebagai eksekutor sistem dengan menggunakan infrastruktur teknologi informasi dan software dengan prosedur dan pengendalian internal tertentu, akan dapat mengolah data menjadi informasi yang bermanfaat bagi pengguna informasi.

3.1.3 Tujuan Sistem Informasi Akuntansi Sebuah sistem dibuat untuk mencapai tujuan tertentu. Begitu juga dengan SIA yang terdiri dari enam komponennya dirancang sedemikian rupa untuk mencapai tujuan diantaranya: 1. Mengumpulkan dan menyimpan data mengenai aktivitas, sumber daya dan karyawan perusahaan. Sebuah perusahaan umumnya memiliki proses bisnis yang beraneka macam dan dilakukan berulang-ulang. Terkumpul dan tersimpannya data dari aktivitas bisnis tersebut dapat digunakan oleh pihak manajemen, karyawan dan pihak lainnya untuk meninjau ulang hal yang terjadi 2. Mengubah data menjadi informasi yang dapat digunakan oleh manajemen untuk membuat perencanaan, mengeksekusi, mengawasi dan mengevaluasi aktivitas, sumber daya dan karyawan.



16

3. Memberikan pengendalian yang memadai untuk penjagaan aset perusahaan termasuk data. Serta memastikan bahwa data tersebut tersedia saat dibutuhkan. Anastasia Diana dalam bukunya Sistem Informasi Akuntansi (2011) menjabarkan manfaat dan tujuan Sistem Informasi Akuntansi dengan lebih merincikan macam-macam informasi yang bisa dihasilkan. Berikut adalah uraiannya: 1. Mengamankan harta/kekayaan perusahaan Harta disini adalah seluruh aset perusahaan. Dengan adanya sistem yang baik akan mencegah hilangnya aset atau penggunaan tanpa otorisasi. 2. Menghasilkan berbagai informasi untuk pengambilan keputusan Misal informasi mengenai jumlah persediaan. Persediaan mana yang perputarannya cepat dan lambat. Dengan informasi tersebut manajemen dapat membuat keputusan untuk menambah stok barang yang lebih cepat terjual dan memberikan keuntungan lebih banyak. 3. Menghasilkan informasi untuk pihak eksternal Salah satu informasi yang bisa dihasilkan oleh Sistem Informasi Akuntansi adalah nilai penjualan dan keuntungan dalam periode tertentu. Informasi ini berguna untuk pihak eksternal misal pegawai pajak untuk menentukan besarnya pajak yang harus dibayar perusahaan. 4. Menghasilkan informasi untuk penilaian kinerja karyawan atau divisi Misalnya informasi mengenai data penjualan untuk menilai kinerja salesman. 5. Menyediakan data masa lalu untuk kepentingan audit Data yang tersimpan dengan baik, rapi dan utuh akan mempermudah proses audit. Auditor akan mudah mendapatkan data yang andal dan akurat untuk mengaudit perusahaan tersebut. 6. Menghasilkan informasi untuk penyusunan dan evaluasi anggaran perusahaan Setiap awal tahun umumnya perusahaan membuat anggaran untuk membatasi pengeluaran dan menetapkan prioritas pengeluaran sesuai



17

dengan tujuan perusahaan. Sistem informasi dibuat untuk memudahkan pengawasan anggaran, apakah sudah melewati batas yang disetujui. 7. Menghasilkan informasi yang diperlukan dalam kegiatan perencanaan dan pengendalian. Data historis hasil proses sistem informasi dapat dimanfaatkan untuk aktivitas perencanaan pertumbuhan penjualan atau untuk mengetahui tren jangka panjang. 3.2

Sistem Informasi Akuntansi Siklus Pengeluaran: Pembelian dan

Pengeluaran Kas Dalam siklus pengeluaran sebuah sistem informasi akuntansi sangat penting untuk menentukan barang apa yang harus dibeli, berapa jumlahnya dan berapa harganya. Siklus pengeluaran sendiri dapat diartikan sebagai serangkaian aktivitas bisnis dan operasional pemrosesan data terkait yang berhubungan dengan pembelian serta pembayaran barang dan jasa. Tujuan dari siklus pengeluaran adalah meminimalkan biaya total dalam memperoleh dan menjaga persediaan, perlengkapan dan jasa lainnya yang dibutuhkan perusahaan. Siklus pengeluaran terdiri dari pembelian dan pengeluaran kas. Dalam laporan ini penulis lebih berfokus pada siklus pengeluaran kas karena dibidang tersebut penulis banyak terlibat. 3.2.1 Fungsi Bisnis dalam Siklus Pengeluaran: Pembelian dan Pengeluaran Kas Menurut Arens (2009) terdapat 4 aktivitas dasar dalam siklus pengeluaran, diantaranya adalah: 1.

Proses pemesanan pembelian Pemesanan barang/jasa dilakukan oleh pegawai yang memiliki wewenang. Barang dipesan umumnya berdasarkan permintaan dari divisi tertentu (misal: bagian produksi) yang membutuhkan barang/jasa tersebut.

2.

Penerimaan barang dan jasa Proses penerimaan barang dan jasa merupakan titik kritis dalam siklus pengeluaran. Kebanyakan perusahaan pertama kali mengakui timbulnya kewajiban yang terkait pembelian barang dan jasa pada titik ini. Barang dan Universitas Indonesia


18

jasa yang diterima dibandingkan dengan data pemesanan, jenis barang, jumlah barang dan harganya. 3.

Pengakuan kewajiban Kewajiban dapat diakui pada saat barang dan jasa diterima. Namun beberapa perusahaan memiliki kebijakan pengakuan kewajiban adalah pada saat menerima faktur atau tagihan dari pemasok. Ketika tagihan diterima, bagian keuangan bertanggung jawab mencocokkan tagihan dengan laporan penerimaan barang untuk memastikan kewajiban yang diakui tercatat dalam jumlah yang tepat.

4.

Pemrosesan dan pencatatan pengeluaran kas Dalam faktur atau tagihan dari pemasok terdapat tanggal jatuh tempo pelunasan untuk barang dan jasa yang dibeli perusahaan. Perusahaan kemudian melakukan pembayaran atas tagihan tersebut. Sebagian besar perusahaan melakukan pembayaran dengan cek. Cek tersebut biasanya dibuat dalam format multi tembusan, dimana cek asli akan dikirimkan ke penerima dan salinan cek diarsipkan bersama dokumen lainnya seperti faktur pemasok, keterangan barang dan jasa, dan juga dokumen pendukung lainnya.

3.2.2 Prosedur Pengeluaran Kas Menurut Marom (2002) prosedur pengeluaran kas sebagai berikut: 1.

Bagian kasir menerima kuitansi dari pemasok, kemudian mencocokkannya dengan invoice mengenai jumlah dan jatuh tempo pembayaran.

2.

Menyiapkan bukti bank keluar dan cek/giro, kemudian disampaikan ke bagian keuangan.

3.

Bagian keuangan meneliti kebenaran kuitansi dari pemasok dan membandingkannya dengan invoice, menandatangani cek/giro dan memberi paraf pada bukti bank keluar, dan berkas dicap lunas.

4.

Mendistribusikan cek/giro dan berkas pembayaran.

5.

Bagian akuntansi membandingkan bukti bank keluar dengan invoice bila cocok maka menyiapkan bukti jurnal bank keluar.



19

6.

Mencatat transaksi pengeluaran kas dan menghapus hutang di buku bank keluar dan kartu hutang kemudian bukti bank keluar dan kuitansi digabung dan dicatat dalam daftar kas oleh kasir.

3.3

Dokumentasi Dalam sebuah perusahaan terjadi transaksi yang beraneka ragam dengan

frekuensi tinggi setiap harinya. Sangat tidak memungkinkan jika karyawan harus mengingat semua transaksi tersebut. Selain itu kemungkinan lupa sehingga transaksi tidak terekam juga rawan terhadap kecurangan dan salahnya data yang dimasukkan. Untuk itu dibutuhkan suatu alat untuk merekam terjadinya transaksi yaitu dokumen. Dokumen-dokumen inilah yang nantinya akan menjadi instrumen penting dalam Sistem Informasi Akuntansi sebagai dasar pencatatan. 3.3.1 Dokumentasi dalam Siklus Pengeluaran Kas Dokumentasi yang digunakan dalam siklus pengeluaran kas ada beberapa macam. Di setiap perusahaan kemungkinan memiliki perbedaan dalam penamaan dokumentasi, namun fungsi dan esensial dari penggunaan dokumentasi tersebut tetap sama. Berikut diantara dokumen-dokumen yang digunakan dalam siklus pengeluaran kas: 1. Invoice/Faktur Invoice adalah dokumen yang berisi tagihan pembayaran atas barang yang telah diterima perusahaan. Invoice dikirim oleh pemasok umumnya setelah barang dikirim dan diterima perusahaan. Dalam invoice terdapat data-data mengenai pembelian seperti nama dan jenis barang, jumlah barang, harga dan tanggal terkirim. Diterimanya invoice ini maka proses pertama dalam siklus pengeluaran kas dimulai. 2. Account Payable Slip (APS) Account payable slip (selanjutnya disebut APS) adalah dokumen yang disiapkan untuk mengakui kewajiban atau hutang atas pembelian barang dan jasa. Pembuatan APS didasarkan pada invoice yang telah diverifikasi. Di dalam APS terdapat informasi mengenai nama vendor, nomor invoice acuan, deskripsi barang dan jasa yang dibeli, jumlah tagihan, kotak untuk perhitungan Universitas Indonesia


20

pajak, kotak untuk penjurnalan, dan verifikasi tanda tangan dari bagian-bagian yang bertanggung jawab. Bagian bagian tersebut diantaranya adalah : a. Eksekutor Pelaksana atau SDM yang berkaitan dan bertanggung jawab langsung atas pembelian barang dan jasa. SDM inilah yang menerima invoice dan membuat APS dengan melampirkan invoice tersebut. Sebelumnya ia harus memverifikasi bahwa invoice harus sesuai dengan barang dan jasa yang diterima. b. Budget Holder Budget holder adalah bagian atau departemen yang memegang anggaran atas pembelian barang dan jasa terkait. APS dan invoice harus melalui proses approval dari pemegang anggaran untuk memastikan pengeluaran yang terjadi sesuai dengan tujuan perusahaan yang tercermin dari anggaran yang telah dibuat diawal tahun. c. Bagian Account Payable Bagian account payable umumnya bagian dari Treasury yang bertugas mencatat hutang dan membuat list APS yang telah dibuat. Terkadang tidak semua invoice langsung dibuat APS oleh pelaksana pembelian namun langsung dikirim ke bagian account payable. Sehingga proses pembuatan APS harus dilakukan oleh bagian account payable. d. Budget Controller Budget controller bertanggung jawab atas anggaran perusahaan secara keseluruhan. Tugasnya memastikan bahwa pengeluaran yang terjadi sesuai dengan anggaran dan jumlahnya wajar. Untuk itu budget controller perlu memiliki informasi mengenai harga rata-rata barang dan jasa yang biasa dibeli perusahaan. e. Pajak Bagian pajak bertanggung jawab melihat transaksi apakah terkait dengan pajak tertentu. Kemudian mencantumkan di APS jumlah tagihan setelah dikenai pajak terkait.



21

f. Akuntansi Tugas bagian accounting adalah membuat jurnal atas pengakuan kewajiban berdasarkan APS dan invoice yang telah diverifikasi. Kemudian memasukkan jurnal ke dalam APS. g. Treasury Treasury mencatat kembali APS yang sudah kembali. Hal ini untuk memastikan invoice yang telah dituangkan dalam APS tidak hilang setelah disirkulasi ke beberapa departemen untuk proses verifikasi. Selanjutnya treasury mengirimkan APS beserta invoice ke Chief of Financial Officer (CFO). h. Chief of Financial Officer (CFO) Chief of Financial Officer (CFO) memegang fungsi verifikasi terakhir. Tugasnya memeriksa kembnali dan memastikan verifikasi yang sudah dilakukan bagian di bawahnya telah benar. 3. Cash Requirement Cash Requirement adalah dokumen yang digunakan oleh unit untuk mengajukan dana talangan kepada perusahaan induk atas pengeluaran yang terjadi. Hal ini terjadi biasanya karena perusahaan unit belum memiliki penghasilan dan belum memiliki akun bank sendiri. 4. Bank Payment Slip (BPS) Bank Payment slip (BPS) dibuat ketika perusahaan akan melakukan pembayaran dengan menggunakan kas yang ada di bank. Isinya hampir sama dengan yang ada di APS. BPS juga harus melalui proses verifikasi seperi APS sebelum sah untuk perintah pembayaran. 5. Slip Transfer Slip transfer merupakan dokumen perintah kepada bank untuk mentransfer sejumlah dana ke rekening tertentu. Slip transfer dibuat ketika pembayaran yang disepakati akan dilakukan via transfer. 6. Cek/Giro Cek adalah dokumen yang berguna untuk pembayaran secara kas. Cek dapat dicairkan oleh pemegang cek siapapun SDM yang memegangnya. Sementara



22

giro merupakan perintah pemindahbukuan sejumlah kas ke rekening yang ditunjuk. 7. Dokumen Pendukung Lain Selain dokumen-dokumen di atas masih terdapat dokumen-dokumen pendukung lain dalam siklus pengeluaran kas. Dokumen-dokumen tersebut diantaranya laporan perjalanan, brosur atau profil pemasok, dan dokumen lain yang sifatnya mendukung keabsahan pengeluaran.

3.4 Pengendalian Internal COSO Framework Dalam bukunya Sistem Informasi Akuntansi Romney (2012) menjelaskan kerangka

pengendalian

internal

COSO

(Committee

of

Sponsoring

Organization) ada lima. Diantaranya adalah lingkungan pengendalian, kegiatan pengendalian, pemahaman resiko, informasi dan komunikasi serta pemantauan. 1. Lingkungan Pengendalian Lingkungan pengendalian merupakan sarana dan prasarana yang ada di dalam

organisasi

atau

perusahaan

untuk

menjalankan

struktur

pengendalian intern yang baik. Beberapa komponen yang mempengaruhi lingkungan pengendalian intern adalah: a. Komitmen manajemen terhadap integritas dan nilai-nilai etika (Commitment to integrity and ethical values). b. Filosofi yang dianut oleh manajemen dan gaya operasional yang dipakai oleh manajemen (Manajement’s philosophy and operating style). c. Struktur organisasi (Organizational structure). d. Komite Audit untuk Dewan Direksi (The audit committee of the board of directors). e. Metode pembagian tugas dan tanggung jawab (Methods of assigning authority and responsibility). f. Kebijakan dan praktik yang menyangkut sumber daya manusia (Human resources policies and practices). g. Pengaruh dari luar (External influences). Universitas Indonesia


23

2. Kegiatan Pengendalian Kegiatan pengawasan merupakan berbagai proses dan upaya yang dilakukan oleh manajemen perusahaan untuk menegakkan pengawasan atau

pengendalian

operasi

perusahaan.

COSO

mengidentifikasi

setidaknya ada lima hal yang dapat diterapan oleh perusahaan, yaitu: a. Pemberian otorisasi atas transaksi dan kegiatan (Proper authorization of transactions and activities). b. Pembagian tugas dan tanggung jawab (Segregation of duties). c. Rancangan dan penggunaan dokumen dan catatan yang baik (Design and use of adequate documents and records). d. Perlindungan yang cukup terhadap kekayaan dan catatan perusahaan (Adequate safeguards of assets and records). e. Pemeriksaan independen terhadap kinerja perusahaan (Independent checks on performance).

3. Pemahaman Risiko Manajemen perusahaan harus dapat mengidentifikasi berbagai risiko yang dihadapi oleh perusahaan. Dengan memahami risiko, manajemen dapat mengambil tindakan pencegahan, sehingga perusahaan dapat menghindari kerugian yang besar. Ada tiga kelompok risiko yang dihadapi perusahaan, yaitu: a. Risiko strategis, yaitu mengerjakan sesuatu dengan cara yang salah (misalnya: harusnya dikerjakan dengan komputer ternyata dikerjakan secara manual). b. Risiko finansial, yaitu risiko menghadapi kerugian keuangan. Hal ini dapat disebabkan karena uang hilang, dihambur-hamburkan, atau dicuri. c. Risiko informasi, yaitu menghasilkan informasi yang tidak relevan, atau informasi yang keliru, atau bahkan sistem informasinya tidak dapat dipercaya.



24

4. Informasi dan Komunikasi Perancang sistem informasi perusahaan dan manajemen puncak harus mengetahui hal-hal di bawah ini: a. Bagaimana transaksi diawali b. Bagaimana data dicatat ke dalam formulir yang siap di-input ke sistem komputer atau langsung dikonversi ke sistem komputer. c. Bagaimana file data di baca di organisasi dan diperbaharui isinya d. Bagaimana data diproses agar menjadi informasi dan informasi diproses lagi menjadi informasi yang lebih berguna bagi pembuat keputusan e. Bagaimana informasi yang baik dilakukan f. Bagaimana transaksi berhasil

5. Pemantauan Pemantauan adalah kegiatan untuk mengikuti jalannya sistem informasi akuntansi, sehingga apabila ada sesuatu berjalan tidak seperti yang diharapkan, dapat diambil tindakan segera. Berbagai bentuk pemantaun di dalam perusahaan dapat dilaksanakan dengan salah satu atau semua proses berikut ini: 1. Supervisi yang efektif (effective supervision) yaitu manajemen yang lebih atas mengawasi manajemen dan karyawan di bawahnya. 2. Akuntansi pertanggungjawaban (responsibility accounting) yaitu perusahaan menerapkan suatu sistem akuntansi yang dapat digunakan untuk menilai kinerja masing-masing manajer, masingmasing departemen, dan masing-masing proses yang dijalankan oleh perusahaan. 3. Audit internal (internal auditing) yaitu pengauditan yang dilakukan oleh auditor di dalam perusahaan. Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa komponen pengendalian intern terdiri dari: lingkungan pengendalian, kegiatan pengawasan, pemahaman risiko, informasi dan komunikasi serta pemantauan.



BAB 4 PEMBAHASAN

4.1 Karakteristik dan Jenis Transaksi Pengeluaran Kas di PT BCD PT BCD adalah Holding Company yang membawahi 15 unit perusahaan baik secara langsung maupun tidak langsung. Kegiatan operasional yang dilakukan oleh PT BCD dan anak perusahaan tidak akan lepas dari proses bisnis dan siklus pembelian dan pengeluaran kas. Hal ini ditunjang pula dengan fakta bahwa saat ini sebagian besar unit atau anak perusahaan PT BCD sedang dalam masa eksplorasi. Sehingga transaksi yang dilakukan cenderung lebih banyak merupakan transaksi pengeluaran dibandingkan dengan transaksi pendapatan. Selain untuk kegiatan pembelian barang dan jasa yang sebagai belanja operasional, transaksi pengeluaran kas yang dilakukan oleh PT BCD maupun anak perusahaan juga mencakup pengeluaran untuk investasi jangka pendek seperti deposito. Pada pembahasan di Bab 4 ini penulis lebih fokus pada transaksi pengeluaran kas untuk belanja operasional baik yang dilakukan oleh PT BCD maupun anak perusahaan. Dalam aktivitas belanja operasional, mencakup fungsi bisnis siklus pembelian dan pengeluaran kas. Dimana dalam fungsi bisnis tersebut terdapat empat aktivitas dasar yang meliputi proses pemesanan pembelian, penerimaan barang dan jasa, pengakuan kewajiban serta pemrosesan dan pencatatan pengeluaran kas. Disini penulis akan fokus pada pembahasan transaksi-transaksi di aktivitas ketiga dan keempat, yakni pengakuan kewajiban dan pemrosesan & pencatatan pengeluaran kas. Dimana pada aktivitas tersebut penulis banyak terlibat selama masa magang di PT BCD. 4.1.1 Jenis Transaksi Pengeluaran Kas di PT BCD Setiap hari terjadi transaksi pengeluaran kas baik yang dilakukan oleh PT BCD maupun anak perusahaan. Dimana masing-masing transaksi memiliki karakteristik dan jenis yang berbeda-beda, hal ini membuat


27

prosedur pengeluaran kasnya juga berbeda-beda. Transaksi-transaksi pengeluaran kas yang dilakukan PT BCD dan anak perusahaan, dapat dibagi menjadi 2 kategori. Kategori tersebut adalah berdasarkan subyek transaksi dan berdasarkan sifat transaksinya. Berdasarkan subyek pengeluaran kas, siklus pengeluaran kas di PT BCD dapat dibagi menjadi 2 yaitu : : a. Transaksi oleh PT BCD (Pusat) Merupakan transaksi pengeluaran kas yang dilakukan untuk membiayai usaha yang dikelola langsung PT BCD. Baik PT BCD maupun anak perusahaan masing-masing menjalankan usaha yang terpisah. Sehingga pengeluaran-pengeluaran

untuk

usaha

tersebut

harus

dipisahkan

pengakuannya apakah merupakan usaha pusat yaitu PT BCD atau usaha anak perusahaan. Sumber pengeluaran kas transaksi oleh PT BCD adalah dari rekening pusat PT BCD. Sehingga untuk transaksi jenis ini otorisasi pengeluaran kas cukup sebatas manajemen internal PT BCD. b. Transaksi oleh Anak Perusahaan (Unit) Merupakan transaksi pengeluaran kas yang dilakukan untuk membiayai usaha-usaha anak perusahaan. Beberapa anak perusahaan masih belum memiliki rekening tersendiri. Selain itu karena usahanya masih dalam tahap eksplorasi, belum ada sumber pemasukan untuk baik PT BCD maupun anak perusahaan. Jadi, untuk sumber pengeluarannya masih bergantung pada rekening pusat PT BCD. Dalam hal ini, jika anak perusahaan akan mengeluarkan kas maka harus mengajukan permohonan dana ke PT BCD. Begitu pula untuk pengakuan hutang anak perusahaan harus melalui otorisasi PT BCD. Dari masing-masing pembagian jenis transaksi berdasarkan subjeknya di atas, transaksi di PT BCD maupun anak perusahaan juga dikelompokkan berdasarkan sifat transaksinya seperti disimpulkan pada Tabel 4.1 di halaman 30. Siklus pengeluaran kas di PT BCD berdasarkan sifatnya dapat dibagi menjadi 2 yaitu:

Universitas Indonesia Sistem informasi ..., Arif Kurnia Putra H, FE UI, 2013

28

a. Transaksi pengeluaran kas ditangguhkan Merupakan transaksi pengeluaran kas yang pembayarannya bisa ditunda dan didahului dengan proses pengakuan hutang. Transaksi jenis ini adalah yang paling umum dan banyak terjadi di siklus pengeluaran kas PT BCD. Ciri-ciri transaksi jenis ini adalah waktunya tidak mendesak, jumlahnya besar, dilakukan berulang-ulang, biasanya memiliki vendor (pemasok) tetap. Beberapa contoh transaksi pembayaran ditangguhkan adalah: 

Pembayaran sewa gedung usaha



Pembayaran konsultan



Pembayaran tiket pesawat transportasi karyawan



Pembayaran Jamsostek



Pembayaran cetak media promo



Pembayaran peralatan

b. Transaksi pengeluaran kas langsung Merupakan transaksi pengeluaran kas yang tidak didahului dengan proses pengakuan hutang. Dalam transaksi ini kas dikeluarkan langsung tanpa slip pengakuan hutang (APS) dan hanya dilengkapi dokumen pendukung faktur dari vendor (pemasok). Ciri-ciri transaksi jenis ini adalah waktunya mendesak (jangka waktu jatuh tempo singkat), jumlahnya relatif kecil, pengeluarannya tidak direncanakan. Sebenarnya, tidak ada perbedaan khusus mengenai tipe biaya yang masuk dalam kategori pengeluaran kas ditangguhkan atau langsung. Sebab dalam praktiknya ada beberapa biaya yang pembayarannya pada suatu waktu ditangguhkan, namun di waktu lain langsung dibayarkan tunai. Kunci utama penggolongan tipe transaksi ini adalah masa jatuh temponya. Jika masa jatuh temponya singkat, maka transaksi akan diproses dengan pembayaran langsung. Namun jika jatuh tempo relatif lama, maka akan ditangguhkan dan diakui sebagai hutang. Beberapa contoh transaksi pembayaran langsung adalah :  Pembayaran peralatan kantor  Pembayaran biaya perjalanan karyawan


29

 Pembayaran pajak  Pembayaran biaya konsumsi karyawan  Pembayaran karangan bunga Dari pembahasan di atas, Gambar 4.1 menggambarkan untuk mengkategorisasi jenis-jenis transaksi di PT BCD dimulai dengan mengidentifikasi subjek transaksinya, apakah transaksi tersebut milik PT BCD atau anak perusahaan. Selanjutnya dari masing-masing pembagian transaksi dilihat sifat transaksinya, apakah pembayaran ditangguhkan atau pembayaran langsung. Sehingga secara keseluruhan pembagian jenis transaksi PT BCD dan anak perusahaan yang akan dibahas selanjutnya adalah sebagai berikut: 1. Transaksi Pengeluaran Kas Pembayaran Ditangguhkan PT BCD 2. Transaksi Pengeluaran Kas Pembayaran Langsung PT BCD 3. Transaksi

Pengeluaran

Kas

Pembayaran

Ditangguhkan

Anak

Perusahaan 4. Transaksi Pengeluaran Kas Pembayaran Langsung Anak Perusahaan

Jenis Transaksi Pengeluaran kas

Pengeluaran kas oleh PT BCD

Pembayaran Ditangguhkan

Pembayaran Langsung

Pengeluaran kas oleh anak perusahaan

Pembayaran Ditangguhkan

Pembayaran Langsung

Sumber : Hasil Observasi dan Diolah Sendiri oleh Penulis

Gambar 4.1. Jenis Transaksi di PT BCD


30

Tabel 4.1 Perbandingan Karakteristik Pengeluaran Kas PT BCD

Subjek

PT BCD

PT BCD

Anak

Anak

Langsung

Ditangguhkan

Perusahaan

Perusahaan

Langsung

Ditangguhkan

PT BCD

pengeluaran (Induk) Urgensi

Mendesak

PT BCD

Anak

Anak

(Induk)

Perusahaan

Perusahaan

Tidak

Mendesak

Tidak

mendesak

mendesak

Jumlah

Kecil

Besar

Kecil

Besar

Frekuensi

Jarang/hanya

Sering

Jarang/hanya

Sering

sekali Vendor

Baru/tidak

sekali Tetap

tetap

Baru/tidak

Tetap

tetap


4.2 Prosedur Pengeluaran Kas PT BCD Prosedur merupakan langkah-langkah yang dilakukan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan atau aktivitas, sehingga dapat dicapai tujuan secara efektif dan efisien. Dalam bukunya Sistem Informasi Manajemen (2007), Azhar Susanto mendefinisikan “prosedur sebagai rangkaian aktivitas atau kegiatan yang dilakukan secara berulang-ulang dengan cara bersama-sama”. Sesuai dengan definisi tersebut, dalam siklus pengeluaran kas di PT BCD juga memiliki prosedur tersendiri, melewati langkah-langkah atau tahap-tahap tertentu dari mulai menerima tagihan, memproses otorisasi dan melakukan pembayaran. Namun prosedur pengeluran kas ini belum tertuang dalam SOP perusahaan. Prosedur tersebut merupakan bagian yang tak terpisahkan dari rangkaian SIA perusahaan. Masing-masing pihak menjalankan tugas dan tanggungjawabnya masing-masing untuk menjalankan SIA guna mencapai tujuan yaitu menghasilkan informasi yang akurat. Secara keseluruhan, tanpa melihat jenis transaksinya, prosedur pengeluaran kas PT BCD ada 14 tahap dari mulai pengajuan sampai dokumentasi. Di antara 14 prosedur tersebut adalah sebagai berikut:


31

1. Pengajuan pengakuan hutang 2. Otorisasi pengakuan hutang 3. Pencatatan pengakuan hutang 4. Otorisasi CFO atas hutang 5. Pengajuan permintaan dana (untuk anak perusahaan) 6. Otorisasi permintaan dana (untuk anak perusahaan) 7. Pencatatan hutang inter perusahaan (untuk anak perusahaan) 8. Otorisasi CFO atas permintaan dana (untuk anak perusahaan) 9. Pengajuan pembayaran 10. Otorisasi pembayaran 11. Pencatatan pembayaran 12. Otorisasi CFO atas pembayaran 13. Pembayaran 14. Dokumentasi

4.2.1 Pengajuan Pengakuan Hutang Pengajuan hutang dilakukan oleh originator atau pelaksana yang merupakan orang yang bertanggungjawab atas pengeluaran terkait. Setiap pengajuan hutang harus disertai dengan lampiran invoice. Informasi yang ada di invoice kemudian dituliskan di APS. APS beserta invoice dan dokumen pendukung lain diserahkan ke bagian treasury untuk diverifikasi dan dicatat dalam list APS. Selanjutnya, APS siap diotorisasi. 4.2.2 Otorisasi Pengakuan Hutang Proses otorisasi dilakukan beberpa lapis diantaranya otorisasi oleh budget holder yaitu pemilik pos pengeluaran dan otorisasi oleh budget control. Budget holder fungsinya untuk melihat apakah pengeluaran tersebut benar-benar dilakukan dan masuk dalam pos anggaran divisinya. Sedangkan budget control akan melihat apakah pengeluaran tersebut masih dalam batas anggaran yang telah ditetapkan di awal tahun.


32

4.2.3 Pencatatan Pengakuan Hutang Setelah diotorisasi, APS dicatatkan oleh bagian pajak dan akuntansi. Bagian pajak melihat apakah pengeluaran memiliki pajak masukan atau keluaran sedangkan akuntansi mencatat jurnal pengakuan hutang. 4.2.4 Otorisasi CFO atas Hutang Setelah APS diotorisasi berdasarkan budget dan telah dicatat dalam pembukuan, kemudian diotorisasi oleh CFO. Ini adalah proses otorisasi terakhir atas pengakuan hutang. CFO akan mengecek kembali validitas dari mulai pembuatan, otorisasi budget serta angka yang tertera pada APS. 4.2.5 Pengajuan Permintaan Dana (untuk anak perusahaan) Pengajuan permintaan dana dilakukan untuk pengeluaran anak perusahaan. Karena memang anak perusahaan PT BCD belum memiliki rekening sendiri dan belum memiliki pendapatan, sehingga untuk pengeluaran masih mengandalkan sumber dana dari pusat. Pengajuan permintaan dana dilakukan dengan membuat CR. CR ini kemudian akan ikut diotorisasi dan dicatat bersamaan dengan APS dan BPS. 4.2.6 Otorisasi Permintaan Dana (untuk anak perusahaan) Seperti halnya APS, CR juga melalui 2 macam otorisasi. Otorisasi oleh budget holder anak perusahaan tertentu, serta budget control. Secara umum prosesnya sama dengan otorisasi pada APS. 4.2.7 Pencatatan Hutang Inter Perusahaan (untuk anak perusahaan) Jika bagian akuntansi menerima slip pembayaran dengan disertai CR itu artinya pengeluaran tersebut untuk post anak perusahaan. Sehingga pencatatannya dilakukan dengan mengakuinya sebagai hutang inter perusahaan. 4.2.8 Otorisasi CFO atas Permintaan Dana (untuk anak perusahaan) CR terakhir akan diotorisasi oleh CFO. Untuk melihat apakah benar pengeluaran tersebut benar-benar dari anak perusahaan tertentu dan telah dicatat di pos yang benar serta memeriksa jumlahnya akurat.


33

4.2.9 Pengajuan Pembayaran Dalam transaksi pembayaran ditangguhkan, tahap setelah otorisasi APS dan CR adalah pembayaran. Pembayaran dilakukan dengan terlebih dahulu membuat slip pembayaran berupa BPS. Treasury membuat BPS dengan melampirkan APS atau CR dan invoice beserta bukti pendukung. BPS ini kemudian akan kembali berputar ke beberapa bagian untuk mendapatkan otorisasi dan pencatan. Untuk transaksi pembayaran langsung, prosesnya dimulai dari tahap ini. 4.2.10 Otorisasi Pembayaran BPS akan diperiksa oleh budget control dan budget holder. Prosesnya sama dengan APS. Hal ini untuk memastikan tidak ada informasi yang berubah dari APS yang telah diotorisasi ke BPS dalam tahap pembayaran. 4.2.11 Pencatatan Pembayaran Bagian akuntansi mencatat pembayaran berdasarkan informasi yang ada di BPS yang telah diotorisasi. Untuk transaksi pembayaran langsung pencatatannya bisa langsung di catat sebagai pengeluaran kas dengan debit beban atau aset. Sedangkan untuk pembayaran ditangguhkan, pencatatan dilakukan dengan debit membalik akun hutang yang telah dicatat sebelumnya. 4.2.12 Otorisasi CFO atas Pembayaran Setelah melalui otorisasi budget dan pencatatan Treasury membuatkan slip transfer atau menuliskan cek sesuai dengan jumlah yang tertera pada BPS terotorisasi. Slip transfer atau cek ini kemudian diserahkan bersamaan dengan BPS ke CFO untuk mendapatkan otorisasi. Tahap otorisasi terakhir adalah pemeriksaan oleh CFO. CFO akan melihat apakah otorisasi telah dilakukan, apakah pajak telah dihitung, apakah jumlah yang tertera pada BPS terotorisasi sama dengan jumlah di slip transfer atau cek. 4.2.13 Pembayaran Pembayaran dilakukan setelah transaksi melalui beberapa langkah dan prosedur otorisasi. Pembayaran juga merupakan tahap krusial dalam siklus pengeluaran kas. Karena pada tahap ini dimungkinkan adanya kesalahan atau


34

bahkan kecurangan yang berakibat pada kerugian materiil bagi perusahaan. Untuk itu, pembayaran juga harus mengikuti prosedur dan otorisasi yang memadai agar tidak terjadi penyalahgunaan pengeluaran kas yang bisa merugikan perusahaan. Ada beberapa cara atau metode dalam pembayaran yang digunakan di PT BCD, diantaranya adalah: 1. Cash (Tunai) Pembayaran cash (tunai) dilakukan untuk transaksi yang nilainya dibawah Rp 1.000.000,-. Contoh pembayaran dengan uang tunai di PT BCD adalah biaya makan pegawai, pembelian perlengkapan kantor, gaji pegawai magang, pembelian karangan bunga dan lain-lain. Prosedur dalam metode pembayaran menggunakan uang tunai ini juga cukup sederhana. Setelah BPS mendapatkan ototrisasi dari CFO, Treasury menyiapkan uang tunai dari brankas sesuai nilai yang tertera pada BPS. Kemudian

Treasury

membayarkan

kepada

pihak

terkait

(penerima

pembayaran). Penerima pembayaran kemudian menuliskan tanda tangan di BPS sebagai tanda bahwa ia telah menerima uang senilai yang tertera di BPS. 2. Cek Metode pembayaran kedua adalah menggunakan Cek. Cek adalah alat pembayaran berupa perintah pencairan dana ke Bank. Pembayaran menggunakan cek biasanya untuk pembayaran yang nominalnya di atas Rp 1.000.000,-. Perbedaan antara cek dengan pembayaran tunai adalah jika pembayaran tunai, penerima langsung menerima uang pada saat itu juga. Sedangkan pada pembayaran dengan alat pembayaran cek, penerima atau pemegang cek bisa mencairkan dananya sendiri di bank dalam batas waktu yang ditentukan. Cek tidak bisa begitu saja dikeluarkan dan digunakan. Diperlukan spesimen tanda tangan di Cek tersebut agar bisa digunakan sebagai alat pembayaran yang sah. Di PT BCD spesimen tanda tangan adalah CFO dan CEO. Dalam prosedur pembayaran di PT BCD, Cek atau Giro dibuat bersamaan dengan pengajuan BPS ke CFO. Jika BPS disetujui maka CFO selain menandatangani BPS juga sekaligus menandatangani Cek untuk pembayaran. Namun jika ada


35

koreksi di BPS, maka Cek dicoret dan dianggap tidak sah. Kemudian dibuatkan Cek yang baru sesuai dengan nominal yang disetujui. Selanjutnya Treasury meminta tanda tangan ke spesimen tanda tangan 1 yaitu CFO dan spesimen tanda tangan 2 yaitu CEO. Kemudian Cek diserahkan ke pihak terkait. Sebelumnya Cek difotokopi sebagai arsip internal. Pada saat Cek diserahkan penerima menuliskan tanda tangannya di BPS dan salinan Cek sebagai bukti pembayaran telah diterima. 3. Transfer/Giro Selain menggunakan Cek dan pembayaran tunai, transaksi-transaksi di PT BCD biasanya dibayarkan dengan metode transfer atau biasa disebut dengan Giro. Giro merupakan perintah pemindahbukuan sejumlah kas ke rekening yang ditunjuk. Prosedurnya hampir sama dengan pembayaran menggunakan Cek. Slip transfer dan Giro dibuat dan diajukan bersamaan dengan BPS ke CFO. Jika BPS disetujui maka CFO juga menandatangani slip transfer dan Giro untuk kemudian dimintakan tanda tangan CEO. Namun jika BPS tidak disetujui, maka akan dibuatkan slip transfer dan Giro yang baru. Di slip transfer dan Giro ini juga diperlukan spesimen tanda tangan agar pembayaran bisa diproses. Setelah mendapatkan tanda tangan kedua spesimen, kemudian Treasury mengirimkan fax slip transfer dan Giro ke Bank. Selanjutnya pihak Bank akan memproses keabsahan dari Giro yang dikirimkan. Jika sudah benar, pihak Bank akan mengirimkan fax ke treasury.

4.2.14 Dokumentasi Tingginya frekuensi transaksi membuat dokumentasi menjadi sangat penting dalam SIA. Selain berguna untuk merekam kegiatan atau transaksi yang sudah berjalan juga sangat berguna untuk pengecekan kembali jika suatu saat terjadi masalah terkait dengan transaksi yang telah berlalu. Dokumentasi yang baik akan menunjang berjalannya SIA yang baik pula. Serta menunjang tercapainya tujuan SIA yaitu menyediakan informasi yang akurat dengan cepat. Penerapan pelaksanaan dokumentasi di PT BCD sudah dilakukan dengan cukup baik. Setelah transaksi selesai dibayarkan kepada pihak terkait maka slip dan dokumen pendukung disimpan di binder khusus sesuai aturan penomoran dan


36

urutan bulan. Hal ini dilakukan agar ketika data dibutuhkan, dokumen bisa dicari dengan cepat. Sehingga tidak ada waktu yang terbuang sia-sia hanya untuk mencari dokumen yang tidak tersimpan dengan baik. Dalam proses dokumentasi di PT BCD, dokumen-dokumen dipisahkan untuk disimpan di 2 bagian berbeda yaitu Accounting & Treasury (lihat Gambar 4.2). BPS asli bersama bukti transfer salinan disimpan di Accounting. Begitu juga dengan APS asli dan invoice asli serta CR (jika ada) disimpan di Accounting. Sedangkan dokumen yang disimpan di pos Treasury adalah BPS salinan, APS salinan, CR salinan (jika ada) dan bukti transfer salinan. Dokumentasi transaksi

11set set BPS BPS

Bukti Transfer

BPS Salinan

APS Salinan

1 set APS

Invoice

1 set CR

BPS Asli

Bukti Transfer (copy)

APS Asli

Invoice Asli

CR Salinan

CR Asli Bukti Transfer (copy)

TREASURY

ACCOUNTING


Gambar 4.2 Diagram Dokumentasi Keuangan PT BCD


37

Perbedaan fungsi dokumentasi yang disimpan di Treasury dan Accounting adalah: Dokumentasi Treasury : untuk memeriksa jika suatu saat ada masalah dalam hal pembayaran. Dengan dokumen yang tersimpan dengan rapi dan teratur, data yang dibutuhkan bisa dilihat kembali dengan cepat. Informasi yang bisa didapatkan dari dokumentasi Treasury ini meliputi berapa jumlah yang dibayarkan dana apakah sudah benar potongan pajaknya,

rekening

penerimanya,

tanggal

pembayarannya informasi lainnya. Dokumentasi Accounting: untuk keperluan dokumentasi audit. Saat dilakukan proses audit oleh auditor eksternal, data-data ini sangat dibutuhkan untuk pemeriksaan beberapa akun apakah transaksinya wajar atau tidak.

4.3. Prosedur Pengeluaran Kas Berdasarkan Jenis Transaksi Berikut adalah prosedur pengeluaran kas di PT BCD sesuai dengan pengelompokan masing-masing jenis transaksi. 4.3.1 Prosedur Pengeluaran Kas oleh PT BCD 4.3.1.1 Prosedur Pengeluaran Kas Pembayaran Langsung PT BCD Untuk jenis transaksi pembayaran langsung yang dilakukan oleh PT BCD, prosedur pengeluaran kas paling sederhana dibandingkan jenis transaksi lainnya. Dokumen dan slip keuangan hanya melewati satu kali siklus dari mulai pengajuan, otorisasi sampai dengan eksekusi pembayaran.

Prosedur

atau

langkah-langkah

pengeluaran

kas

pembayaran langsung PT BCD adalah sebagai berikut : 1. Pengajuan Pembayaran a. Treasury menerima Invoice dari vendor (pemasok), expense report, dan dokumen pendukung lainnya b. Treasury membuat BPS 2. Otorisasi Pembayaran


38

a. Budget Holder mengotorisasi dan memeriksa BPS b. Budget Control mengotorisasi dan memeriksa BPS 3. Pencatatan a. Bagian Pajak Memeriksa BPS & mencatat pajak b. Accounting mencatat transaksi 4. Otorisasi CFO atas Pembayaran a. Treasury memverifikasi BPS b. CFO mengototrisasi BPS 5. Pembayaran a. Treasury melakukan pembayaran 6. Dokumentasi a. Treasury & Accounting mendokumentasikan slip dan dokumen pendukung Penjelasan lebih detail mengenai alur dokumen dan slip keuangan pada jenis transaksi pengeluaran kas oleh PT BCD pembayaran langsung dapat dilihat di Flowchart (Gambar 4.3 halaman 44).

4.3.1.2 Prosedur Pengeluaran Kas Pembayaran Ditangguhkan PT BCD Berbeda dengan prosedur pengeluaran kas pembayaran langsung, pada jenis transaksi ini pemrosesan dokumen dan slip keuangan memerlukan dua kali siklus untuk sampai pada tahap pembayaran. Dua siklus tersebut adalah pengajuan hutang dan pengajuan pembayaran. Prosedur atau langkah-langkah pengeluaran kas pembayaran ditangguhkan PT BCD adalah sebagai berikut : 1. Pengajuan Pengakuan Hutang a. Treasury menerima Invoice dari vendor (pemasok), expense report, dan dokumen pendukung lainnya b. Treasury membuat APS 2. Otorisasi Pengakuan Hutang a. Budget holder mengotorisasi APS b. Budget Control mengotorisasi dan memeriksa APS


39

3. Pencatatan Hutang a. Bagian Pajak Memeriksa BPS & mencatat pajak b. Accounting mencatat transaksi pengakuan hutang 4. Otorisasi CFO atas Hutang a. Treasury memverifikasi APS b. CFO mengotorisasi APS 5. Pengajuan Pembayaran a. Treasury membuat Bank Payment Slip (BPS) sesuai APS yang telah diotorisasi CFO b. Treasury melampirkan APS di BPS yang diajukan 6. Otorisasi Pembayaran a. Budget Control mengotorisasi dan memeriksa BPS b. Bagian Pajak Memeriksa BPS 7. Pencatatan Pembayaran a. Accounting mencatat transaksi pembayaran 8. Otorisasi CFO atas Pembayaran a. Treasury memverifikasi BPS b. CFO mengototrisasi BPS 9. Pembayaran a. Treasury melakukan pembayaran 10. Dokumentasi a. Treasury & Accounting mendokumentasikan slip dan dokumen pendukung Penjelasan lebih detail mengenai alur dokumen dan slip keuangan pada jenis

transaksi

pengeluaran

kas

oleh

PT

BCD

pembayaran

ditangguhkan dapat dilihat di Flowchart (Gambar 4.4 halaman 45). 4.3.2 Prosedur Pengeluaran Kas oleh Anak Perusahaan 4.3.2.1 Prosedur Pengeluaran Kas Pembayaran Langsung Anak Perusahaan Hampir sama dengan prosedur pengeluaran kas oleh PT BCD pembayaran langsung, prosedur untuk jenis transaksi ini hanya melewati satu siklus pengajuan pembayaran. Bedanya pada jenis


40

transaksi ini pengajuan pembayaran harus disertai dengan pengajuan permintaan dana. Hal ini dikarenakan pembayaran yang dilakukan masuk dalam beban anak perusahaan, sementara anak perusahaan belum memiliki rekening tersendiri dan belum memiliki saldo dana untuk membiayai kegiatan operasional. Sehingga anak perusahaan perlu mengajukan

permintaan

dana

dari

pusat

untuk

menanggung

pembayaran tersebut. Pembayaran ini nantinya akan tercatat sebagai hutang inter perusahaan. Prosedur atau langkah-langkah pengeluaran kas pembayaran langsung oleh anak perusahaan adalah sebagai berikut : 1. Pengajuan Pembayaran & Permintaan Dana a. Treasury menerima Invoice dari vendor (pemasok), expense report, dan dokumen pendukung lainnya b. Treasury membuat BPS c. Treasury membuat CR 2. Otorisasi Pembayaran & Permintaan Dana a. Budget Holder mengotorisasi dan memeriksa BPS & CR b. Budget Control mengotorisasi dan memeriksa BPS & CR 3. Pencatatan Pembayaran & Hutang Inter Perusahaan a. Bagian Pajak Memeriksa BPS & CR serta mencatat pajak b. Accounting mencatat transaksi 4. Otorisasi CFO atas Pembayaran Dan Permintaan Dana a. Treasury memverifikasi BPS & CR b. CFO mengototrisasi BPS & CR 5. Pembayaran a. Treasury melakukan pembayaran 6. Dokumentasi a. Treasury & Accounting mendokumentasikan slip dan dokumen pendukung Penjelasan lebih detail mengenai alur dokumen dan slip keuangan pada jenis transaksi pengeluaran kas oleh anak perusahaan pembayaran langsung dapat dilihat di Flowchart (Gambar 4.5 halaman 46).


41

4.3.2.2 Prosedur Pengeluaran Kas Pembayaran Ditangguhkan Anak Perusahaan Prosedur pengeluaran kas pada jenis transaksi ini merupakan kombinasi antara prosedur pembayaran ditangguhkan dengan pembayaran oleh anak perusahaan. Dokumen dan slip keuangan akan melalui dua kali siklus pemrosesan. Yang pertama adalah proses pengajuan permintaan dana dan pengajuan hutang, selanjutnya dilakukan proses pengajuan pembayarannya. Perbedaan prosedur ini dengan pembayaran oleh PT BCD pembayaran ditangguhkan adalah pada jenis transaksi ini memerlukan proses pengajuan permintaan dana untuk menyertai pengajuan hutang. Penjelasannya sama dengan poin 4.3.2.1, dimana anak perusahaan belum memilki dana sendiri untuk membiayai kegiatan operasionalnya. Prosedur

atau

langkah-langkah

pengeluaran

kas

pembayaran

ditangguhkan oleh anak perusahaan adalah sebagai berikut : 1. Pengajuan Pengakuan Hutang & Permintaan Dana a. Treasury menerima Invoice dari vendor (pemasok) b. Treasury membuat APS anak perusahaan c. Treasury membuat Cash Requirement Slip (CR) 2. Otorisasi Pengakuan Hutang & Permintaan Dana a. Budget holder mengotorisasi APS &CR b. Budget Control mengotorisasi dan memeriksa APS & CR c. Bagian Pajak memeriksa APS & CR 3. Pencatatan Pengakuan Hutang & Hutang Inter Perusahaan a. Accounting mencatat transaksi 4. Otorisasi CFO atas Hutang Dan Permintaan Dana a. Treasury memverifikasi APS & CR b. CFO mengotorisasi APS & CR 5. Pengajuan Pembayaran a. Treasury membuat BPS sesuai dengan APS & CR yang telah diotorisasi CFO


42

b. Treasury melampirkan APS & CR di BPS yang diajukan 6. Otorisasi Pembayaran a. Budget Control mengotorisasi dan memeriksa BPS b. Bagian Pajak Memeriksa BPS 7. Pencatatan Pembayaran a. Accounting mencatat transaksi 8. Otorisasi CFO atas Pembayaran a. Treasury memverifikasi BPS b. CFO mengototrisasi BPS 9. Pembayaran a. Treasury melakukan pembayaran 10. Dokumentasi a. Treasury & Accounting mendokumentasikan slip dan dokumen pendukung Penjelasan lebih detail mengenai alur dokumen dan slip keuangan pada jenis transaksi pengeluaran kas oleh anak perusahaan pembayaran ditangguhkan dapat dilihat di Flowchart (Gambar 4.6 halaman 47).

Tabel 4.2 berikut adalah perbandingan proses dan prosedur pengeluaran kas untuk masing-masing jenis pengeluaran kas di PT BCD.

Tabel 4.2 Perbandingan Prosedur Pengeluaran Kas PT BCD PT BCD

PT BCD

Anak

Anak

Langsung

Ditangguhkan

Perusahaan

Perusahaan

Langsung

Ditangguhkan

Pengajuan pengakuan

X



X



X



X



hutang Otorisasi pengakuan hutang


43

PT BCD

PT BCD

Anak

Anak

Langsung

Ditangguhkan

Perusahaan

Perusahaan

Langsung

Ditangguhkan

Pencatatan

X



X



X



X



X

X





X

X





X

X





X

X





































Pembayaran









Dokumentasi









pengakuan hutang Otorisasi CFO (hutang) Pengajuan permintaan dana Otorisasi permintaan dana Pencatatan hutang

inter

perusahaan Otorisasi CFO (permintaan dana) Pengajuan pembayaran Otorisasi pembayaran Pencatatan pembayaran Otorisasi CFO (pembayaran)



44 TREASURY

Budget Holder

Dok. pend Invoice

Pajak

Accounting

BPS

BPS

BPS

BPS

Invoice

Invoice

Invoice

Invoice

Invoice

Mengoto risasi BPS

Dok. pend

Mengotoris asi budget

Dok. pend

Memerik sa pajak

Dok. pend

Mencatat transaksi

BPS BPS

Invoice Dok. pend

CFO

BPS Dok. pend

Membuat BPS

Budget control

Invoice Dok. pend

BPS

BPS

BPS

Invoice

Invoice

Invoice

Dok. pend

Dok. pend

Dok. pend

Dok. pend

Mengoto risasi pembaya ran

BPS Invoice Dok. pend

BPS Invoice Dok. pend

BPS Invoice Dok. pend Cek/slip transfer


Memverifikasi & membuat cek

Mengotoris asi pemb

BPS Invoice

Memproses pembayaran


Dok. pend Cek/slip transfer

BPS Invoice Dok. pend Cek/slip transfer Cek/ slip transfer

BPS CR Invoice Copy Cek/slip transfer

Memisahkan salinan slip

Kasir

(Sumber : Hasil Observasi dan Diolah Sendiri oleh Penulis)

Gambar 4.3 Flowchart Siklus Pengeluaran Kas PT BCD Pembayaran Langsung Sistem informasi ..., Arif Kurnia Putra H, FE UI, 2013


45 TREASURY

Dok. pend Invoice

Budget Holder

CFO

Accounting

Pajak

APS

APS

APS

APS

APS

Invoice

Invoice

Invoice

Invoice

Invoice

Dok. pend Membuat APS

Budget control

Mengoto risasi APS

Dok. pend


Dok. pend

Memerik sa pajak

Dok. pend

Mencatat transaksi

APS

Dok. pend


Invoice

APS

APS

APS

Dok. pend

Invoice Dok. pend

Invoice

Invoice

Invoice

Invoice

Dok. pend

Dok. pend

Dok. pend

Dok. pend

APS

APS

Ke siklus pembayaran langsung


Gambar 4.4 Flowchart Siklus Pengeluaran Kas PT BCD Pembayaran Ditangguhkan



46 TREASURY

Budget Holder

BPS

BPS

Dok. pend

Invoice

Invoice

Invoice

Dok. pend Membuat BPS & CR

Budget control

Mengotori sasi BPS & CR

Dok. pend


CFO

Accounting

Pajak BPS

BPS

BPS

Invoice

Invoice

Invoice

Dok. pend

Memerik sa pajak

Dok. pend

Mencatat transaksi


BPS BPS

Invoice Dok. pend

Invoice Dok. pend

CR

BPS Invoice Dok. pend CR


CR

BPS

BPS

BPS

Invoice

Invoice

Invoice

Invoice

Dok. pend

Dok. pend

Dok. pend

Dok. pend

CR

CR

BPS

CR

CR

CR


Memverifikasi & membuat cek

Mengotoris asi pemb

CR

BPS

Invoice

Memproses pembayaran


Dok. pend Cek/slip transfer

BPS Invoice Dok. pend CR Cek/slip transfer Cek/ slip transfer

Dok. pend

BPS CR Invoice Copy Cek/slip transfer

Memisahkan salinan slip

Kasir


Gambar 4.5 Flowchart Siklus Pengeluaran Kas Anak Perusahaan Pembayaran Langsung Sistem informasi ..., Arif Kurnia Putra H, FE UI, 2013


47 TREASURY

Budget Holder

APS

Dok. pend

Budget control

APS

CR Invoice

CR Invoice

mengotoris asi

APS

Pajak

APS

CFO

Accounting

APS

APS

CR Invoice

CR Invoice

CR Invoice


Memeriksa pajak

Mencatat transaksi

Mengotoris asi

APS

APS

APS

APS

Invoice

Membuat APS & CR

APS

CR Invoice

CR Invoice

CR Invoice

CR Invoice

CR Invoice

CR Invoice Ke siklus pembayaran langsung


Gambar 4.6 Flowchart Siklus Pengeluaran Kas Anak Perusahaan Pembayaran Ditangguhkan



48

4.4 Analisis Komponen SIA Dalam bukunya Sistem Informasi Akuntansi (2011) Anastasia Diana menjelaskan bahwa sebuah SIA yang baik harus mampu mencapai tujuannya, diantaranya : 1. Mengamankan Harta / Kekayaan Perusahaan. 2. Menghasilkan berbagai informasi untuk pengambilan keputusan. 3. Menghasilkan informasi untuk pihak eksternal. 4. Menghasilkan informasi untuk penilaian kinerja karyawan atau divisi. 5. Menyediakan data masa lalu untuk kepentingan audit. 6. Menghasilkan informasi untuk penyusunan dan evaluasi anggaran perusahaan. 7. Menghasilkan informasi yang diperlukan dalam kegiatan perencanaan dan pengendalian. Ada 6 komponen penyusun SIA dalam perusahaan dimana masingmasing komponen tersebut berkolaborasi dan berkerja bersama sebagai satu kesatuan untuk menjalankan sebuah sistem yang mampu mencapai tujuan SIA di atas. Di antara unsur atau komponen SIA tersebut adalah SDM, prosedur, data, software, infrastuktur, dan pengendalian internal.

Untuk

mengetahui apakah SIA dalam siklus pengeluaran kas di PT BCD telah diterapkan dengan baik, akan dilihat apakah keenam komponen tersebut sudah ada dalam SIA PT BCD. Berikut merupakan analisis apakah keenam komponen tersebut sudah terpenuhi dalam pelaksanaan SIA pengeluaran kas di PT BCD. Analisis meliputi keberadaan keenam komponen dalam pelaksanan SIA pengeluaran kas PT BCD serta penilaian peran atau kontribusinya dalam pencapaian tujuan SIA. 4.4.1 Sumber Daya Manusia SDM adalah faktor utama kesuksesan SIA dalam perusahaan. Sebaik apapun prosedur yang disusun dan ditunjang dengan teknologi yang canggih, sebuah sistem tidak akan berjalan jika tidak ada SDM yang menjalankannya. SDM yang terlibat dalam SIA untuk siklus pengeluaran kas di PT BCD memegang fungsi yang berbeda-beda. Masing-maisng memiliki tugas dan


49

tanggungjawab sendiri-sendiri sesuai dengan kapasitasnya. Hal ini untuk memastikan sistem berjalan dengan baik dan menghasilkan informasi yang handal. Tabel 4.3 berikut adalah rincian SDM dan fungsinya dalam SIA di PT BCD yang tertuang dalam setiap slip atau formulir keuangan :

Tabel 4.3. SDM dalam Siklus Pengeluaran Kas di PT BCD Fungsi Approval Budget

Posisi Kepala Deprtemen/Divisi pemegang anggaran

Voucher received

Treasury

Budget control

Budget & Control

Tax Calculation

Tax

Accounting verified

Accounting

Treasury verified

Treasury

Approval final

CFO

Tugas Memastikan pengeluaran adalah bagian dari rencana anggaran di departemennya. Mencatat APS dan BPS yang dikeluarkan. Memastikan pengeluaran nominalnya wajar sesuai anggaran. Menghitung jika ada potongan pajak untuk masing-maisng transaksi. Mencatat setiap transaksi berdasarkan nominal terakhir yang disetujui. Memeriksa kembali slip yang telah tersirkulasi. Jika tidak ada masalah kemudian membuatkan rencana pembayaran. Mengotorisasi pengakuan hutang dan pembayaran.


Dengan melihat penjabaran dalam tabel di atas, dapat terlihat bahwa SIA di PT BCD dijalankan oleh SDM dengan tugasnya masing-masing. Pemisahan tugas untuk masing-masing SDM sangat menunjang dalam proses


50

pengendalian. Artinya mampu menjawab poin 1 dari tujuan SIA. Dengan demikian keberadaan SDM di SIA PT BCD ini artinya komponen pertama SIA telah terpenuhi.

4.4.2 Prosedur Telah dijabarkan di awal Bab ini mengenai prosedur pengeluaran kas dari masing-masing jenis transaksi di PT BCD. Setiap prosedur bekerja untuk mengumpulkan, memproses dan menyimpan data tentang aktivitas siklus pengeluaran kas. Secara umum dari uraian prosedur tersebut terdapat beberapa lapis proses otorisasi dan pemeriksaan. Dalam setiap transaksi setidaknya ada 4 otorisasi dan pemeriksaan. Yaitu oleh Budget holder, Budget control, Tax, dan CFO. Prosedur pemeriksaan berlapis ini akan mengurangi kemungkinan human error. Namun sayangnya prosedur yang dijabarkan di atas merupakan hasil dari pengamatan praktek sehari-hari di PT BCD. Prosedur atau langkahlangkah pengeluaran kas di PT BCD belum didokumentasikan dalam bentuk SOP. Tidak adanya SOP di PT. BCD memungkinkan prosedur pemrosesan pengeluaran kas yang dijalankan akan berbeda jika dijalankan oleh SDM yang berbeda. Sehingga jika dilihat dari penjabaran ini, komponen kedua yakni prosedur belum mampu menjawab tujuan SIA yaitu menyediakan berbagai macam informasi untuk pengambilan keputusan maupun untuk kepentingan pihak eksternal. Hal ini dikarenakan keakuratan informasi yang dihasilkan masih diragukan konsistensinya. Sehingga komponen prosedur dalam SIA pengeluaran kas di PT BCD belum terpenuhi.

4.4.3 Data Input data di SIA siklus pengeluaran kas di PT BCD diperoleh dari dokumen sumber berupa invoice. Kemudian invoice ini diterjemahkan kedalam bahasa SIA perusahaan melalui slip APS atau BPS. Sebelum dibuatkan APS atau BPS invoice yang masuk harus terlebih dahulu diverifikasi oleh Departemen yang bersangkutan. Apakah benar ini informasi


51

yang tertera dalam invoice (nama barang, jumlah barang, harga barang). Setelah diketahui data yang ada adalah benar, input data bisa dilakukan. Setelah data selesai diproses, maka data disimpan dalam arsip dokumentasi. Arsip dokumentasi diletakkan dalam folder-folder khusus sesuai nomor dan bulan. Penyusunan file-file di dalam folder juga diurutkan berdasarkan nomor sehingga mudah untuk dicari. Hal ini akan sangat berguna terutama untuk kepentingan audit. Dalam hal ini SIA PT BCD mampu mencapai tujuan ke 5 SIA yaitu menyediakan data masa lalu untuk kepentingan audit. Sehingga adanya data dalam SIA PT. BCD artinya komponen ketiga SIA terpenuhi.

4.4.4 Software Software merupakan piranti lunak yang terinstal dalam komputer yang digunakan untuk memudahkan kerja manusia. Dalam dunia usaha, software yang handal sangat dibutuhkan untuk menunjang kinerja perusahaan dan menghasilkan informasi dengan cepat dan tepat. Banyak software pengelolaan sumber daya terintegrasi yang telah digunakan perusahaan besar. Diantaranya SAP, ORACLE, MYOB, ACCURATE, dan lain sebagainya. Namun terdapat beberapa perusahaan yang masih menggunakan software sederhana seperti microsoft excel untuk proses akuntansi dan pengolahan data keuangan. Salah satunya adalah PT BCD yang masih memanfaatkan teknologi sederhana ini dalam SIA siklus pengeluaran kasnya. Penggunaan microsoft excel memiliki kelemahan diantaranya tidak dapat mendukung pengolahan data terintegrasi, mudah terhapus sehingga data rawan hilang, mudah di-copy dan dicuri datanya, kurang relevan untuk perusahaan dengan usaha yang semakin besar. Selain itu keberadaan software hanya sebagai alat bantu memproses data, menyajikan laporan, sementara pemrosesan data masih dilakukan secara manual. Keberadaan software yang baik sebenarnya akan sangat membantu perusahaan untuk mencapai tujuan SIA penghasil informasi yang cepat dan akurat baik untuk pihak manahemen maupun pihak eksternal. Dalam hal ini komponen software belum mampu


52

mencapai tujuan SIA. Dari uraian ini dapat disimpulkan keberadaan software sebagai komponen SIA di PT. BCD belum terpenuhi.

4.4.5 Infrastruktur Teknologi atau infrastruktur dalam SIA di PT BCD sudah cukup memadai. Dalam hal ini hardware seperti device komputer, laptop dan jaringan internet. Fasilitas berupa infrastruktur teknologi tersebut sangan mendukung SDM terlibat di dalamnya untuk bekerja dengan maksimal. Prosesor yang digunakan di setiap komputer sudah menggunakan minimal intel core 2 sehingga pemrosesan data dapat lebih cepat. Selain itu di setiap komputer sudah terinstal antivirus yang selalu diupdate oleh Bagian IT. Hal ini membuat kinerja dari komputer lebih optimal tanpa gangguan virus. Jaringan informasi manajemen juga sudah cukup bagus. Koneksi internet yang terpasang sudah cukup cepat dan beberapa situs seperti blog dan sosial media di blok pada jam kerja. Dengan teknologi dan infrastruktur yang sangat memadai ini berarti komponen ke-lima SIA PT.BCD telah terpenuhi. Terpenuhinya komponen ini artinya sebenarnya infrastruktur di PT BCD sudah mendukung untuk pencapaian tujuan penghasil informasi yang andal serta penjaga harta kekayaan jika dikombinasikan dengan terpenuhinya komponen yang lain.

4.4.6 Pengendalian Internal SIA tidak akan lepas dari pengendalian internal. Perusahaan memerlukan pengendalian internal untuk melindungi aktiva perusahaan dari penyalahgunaan atau penyelewengan. Dalam rangkaian SIA di PT BCD terlihat beberapa upaya untuk menjamin pengendalian internal ini. Diantaranya adalah : 1. Adanya pemisahan tugas yang jelas antar pihak yang terlibat dalam siklus pengeluaran kas. Pemilik anggaran berbeda dengan yang memiliki otoritas mengeluarkan uang, begitu juga bagian yang memiliki otoritas mengeluarkan uang dipisahkan dari bagian yang mencatat transaksi. 2. Proses atau prosedur otorisasi yang berlapis.


53

Dua upaya pengendalian internal tersebut masuk dalam kategori aktivitas pengendalian dalam Komponen pengendalian COSO. Sementara 4 komponen pengendalian lain, yakni lingkungan pengendalian, penaksiran risiko,

informasi

dan

komunikasi,

pemantauan/monitoring,

tidak

ditemukan dalam praktek sehari-hari. Disini terlihat bahwa pengendalian internal dalam SIA PT BCD masih lemah dan dapat dikatakan komponen pengendalian internal belum terpenuhi. Dalam hal ini komponen pengendalian internal dalam SIA PT BCD siklus pengeluaran tidak mampu mencapai tujuan SIA yaitu mengamankan harta atau

kekayaan.

Karena

masih

sangat

memungkinkan

terjadinya

penyalahgunaan dengan melihat upaya pengendalian internal yang ada.

Tabel 4.4 berikut merupakan tabel ringkasan analisis komponen SIA di siklus pengeluaran kas PT BCD

Tabel 4.4. Analisis Komponen SIA Komponen SDM

Aplikasi Ada 7 SDM dalam SIA

Hasil Terpenuhi

pengeluaran kas PT BCD Prosedur

Tidak ada SOP

Tidak terpenuhi

Data

Invoice, dokumen pendukung,

Terpenuhi

slip keuangan Software

Menggunakan microsoft excel,

Tidak terpenuhi

operasional manual, tidak aman dan akurat Infrastruktur

Komputer, LAN, koneksi

Terpenuhi

internet Pengendalian

Hanya ditemukan aktivitas

Tidak

internal

pengendalian dari 5 komponen

Terpenuhi

pengendalian internal COSO


54

Dari uraian di atas terlihat bahwa SIA di siklus pengeluaran kas PT BCD masih belum berjalan dengan baik ditinjau dari segi terpenuhinya komponen SIA. Karena tidak semua komponen SIA terpenuhi dalam praktek sehari-hari siklus pengeluaran kas di PT BCD.

4.5 Analisis Pengendalian pada Proses Pengeluaran Kas PT BCD Pengendalian pada setiap pemrosesan pengeluaran kas akan membantu sebuah sistem menghasilkan informasi yang akurat dan terbebas dari bias. Untuk memastikan SIA pada PT BCD berjalan dengan baik maka ketiga tahap ini harus memiliki pengendalian yang memadai dengan mengacu pada setiap ancaman yang mungkin terjadi. Tabel 4.5 berikut menjabarkan mengenai ancaman yang ada dalam pemrosesan pengeluaran kas dan pengendalian yang dibutuhkan menurut Romney (2012) dalam bukunya Sistem Informasi Akuntansi, serta penerapan pengendalian di PT BCD.

Tabel 4.5. Analisis Pengendalian pada Proses Pengeluaran Kas PT BCD Ancaman

Kesalahan

Pengendalian yang

Penerapan Pengendalian di

dibutuhkan

PT. BCD

pada Verifikasi akurasi invoice

invoice

Dilakukan treasury

Pengecekan detil receipt Tidak ada pengecekan ulang. dari bagian procurement

Hanya verifikasi dari bagian eksekutor

Pembatasan

akses

master data supplier

ke Pembatasan

akses

masih

lemah, hanya ada password masuk komputer,

sistem tidak

operasi ada

di

software Kesalahan dalam Rekonsiliasi detil catatan Rekonsiliasi dilakukan bagian memposting A/P Gagal

A/P dengan akun di GL

accounting setiap akhir pekan

mendapat Mengisi invoice dengan Tanggal jatuh tempo selalu

keuntungan diskon tanggal jatuh tempo untuk diisikan di slip pengakuan


55

diskon

hutang (APS)

Membayar

item Semua

yang

tidak dilengkapi

diterima

invoice

harus Tidak

semua

invoice

dengan dilengkapi dengan dokumen

dokumen pendukung yang pendukung diakui

oleh

bagian

penerimaan barang Perlu adanya bukti biaya Biaya perjalanan dilaporkan perjalanan

dengan expense report

Menggunakan kartu kredit Tidak

menggunakan

kartu

untuk pembayaran biaya kredit perjalanan Pembayaran ganda Kebijakan hanya

pembayaran Hanya

dilakukan

menerima

invoice

untuk dengan stempel asli supplier

invoice asli (bukan copy) Membatalkan/ semua

Void Semua dokumen pendukung dokumen termasuk invoice di cap PAID

pendukung

ketika setelah

pembayaran

sudah dilakukan.

pembayaran

dilakukan Pencurian kas

Perlindungan

fisik

atas Tidak ada perlindungan fisik

cek kosong dan mesin penanda cek Pengecekan secara

Cek selalu diperiksa secara

berkala no urut cek

berkala

oleh

manajer

online

banking

Treasury Penggunaan

komputer Transaksi

terdedikasi untuk online hanya bisa diakses di dua banking

komputer di divisi Treasury

Pemisahan fungsi antara Pembuat pembuat bagian A/P

cek

cek

(Treasury)

dengan berbeda dengan bagian A/P (Accounting)

Memerlukan dua tanda Butuh dua tanda tangan, CEO


56

tangan pada cek dalam dan CFO agar cek jumlah tertentu Rekonsiliasi

bisa

diproses secara Tidak ada rekonsiliasi oleh

berkala atas akun bank pihak independen dengan catatan oleh pihak independen

diluar

prosedur pengeluaran kas Menetapkan petty cash Petty cash ditetapkan sebagai sebagai dana impres

dana impres

Pembatasan akses pada Pembatasan master file vendor

akses

masih

lemah, hanya ada password masuk

sistem

komputer,

tidak

operasi ada

di

software Perubahan cek

Perlindungan pada mesin Tidak

ada

cek

mesin cek

Penggunaan tinta spesial

Tidak

perlindungan

menggunakan

tinta

spesial

4.6 Informasi yang Dihasilkan dari Sistem Informasi Akuntansi di PT BCD Informasi merupakan tujuan dari dijalankannya SIA. Bukan hanya sekedar informasi biasa namun informasi yang handal akurat dan tepat waktu adalah acuan utama suksesnya sebuah SIA dalam sebuah perusahaan. SIA yang memadai akan mampu menghasilkan informasi keuangan yang berguna untuk para pembuat keputusan. Dari pembahasan mengenai prosedur pengeluaran kas di PT BCD di atas dapat diketahui bahwa SIA yang berjalan di PT BCD menghasilkan informasiinformasi berikut : 1. Keperluan dana untuk pembayaran harian (Budget Cash Out Flow) Dalam setiap pengajuan pembayaran menggunakan BPS kepada CFO, Treasury merekap list pembayaran untuk hari tersebut dalam sebuah form


57

Budget Cash Out Flow. Budget Cash Out Flow dibuat berdasarkan BPS yang sudah diotorisasi budget holder, budget controller dan telah dihitung pemotongan pajaknya jika ada. Dengan adanya Budget Cash Out Flow ini Treasury dan CFO bisa mengetahui keperluan dana untuk hari ini berapa dan akan diambil dari rekening yang mana. 2. List data pembayaran vendor Dari masing-masing BPS yang diajukan, ada beberapa pembayaran ke vendor yang sama. Dalam hal ini Treasury membuat list pembayaran untuk masing-masing vendor. Hal ini memungkinkan kroscek ke vendor pembayaran yang dilakukan pada hari tersebut untuk invoice no berapa saja. 3. List data pembayaran bulanan BPS

yang dibuat oleh

Treasury sebelum

disirkulasikan untuk

mendapatkan otorisasi, dipastikan untuk dicatat terlebih dahulu dalam sebuah master file. Sehingga dapat diketahui masing-masing nomor BPS untuk transaksi apa dan jumlahnya berapa serta tanggal pembayarannya kapan. Dengan adanya informasi data pembayaran bulanan ini, akan mempermudah penelusuran jika terjadi masalah dalam hal pembayaran di kemudian hari. Pengecekan di soft file relatif lebih mudah jika dibandingkan langsung mencari di dokumentasi hard file. 4. List catatan hutang bulanan Setiap pembuatan APS juga dilakukan pencatatan dalam sebuah master file. Sehingga dapat diketahui hutang-hutang perusahaan yang sedang outstanding. Selain master list APS yang dipegang oleh Treasury, bagian Accounting juga membuat Buku Pembantu Catatan Hutang saat input jurnal transaksi. 5. Harga barang & jasa up to date Setiap awal tahun perusahaan selalu membuat anggaran untuk pengeluaran satu tahun kedepan. Data yang digunakan adalah data pada tahun sebelumnya. Seringkali data harga barang & jasa yang biasa digunakan perusahaan fluktuatif atau naik turun. Dengan pencatatan yang


58

dilakukan dalam rangkaian SIA ini, PT BCD bisa mendapatkan info harga up to date untuk bahan membuat anggaran di tahun berikutnya.

4.6.1 Analisis Informasi yang Dihasilkan dalam Sistem Informasi Akuntansi Siklus Pengeluaran Kas PT BCD Informasi yang baik dan berguna untuk pengguna memiliki kriteria relevan, tepat waktu, akurat, lengkap dan ringkas. Untuk melihat apakah informasi yang dihasilkan oleh SIA PT. BCD sudah baik, maka akan dilihat berdasarkan kriteria tersebut. 1. Relevansi Informasi yang dihasilkan seperti keperluan dana, list pembayaran vendor, list pembayaran bulanan telah memenuhi prinsip relevansi. Dimana informasi tersebut dapat memenuhi tujuan divisi keuangan khususnya Treasury yakni pengelolaan kas dan aset perusahaan. 2. Ketepatan waktu Waktu yang dibutuhkan untuk menghasilkan informasi pembayaran cukup lama. Hal ini dikarenakan pembuatan informasi masih diolah secara manual sehingga prinsip ketepatan waktu belum terpenuhi. 3. Akurasi Dalam hal akurasi, informasi yang dihasilkan masih meragukan. Hal ini dikarenakan lemahnya pengendalian selama pemrosesan pembayaran. Tidak adanya software yang memadai menjadi alasan keragu-raguan

atas

keakuratan

informasi.

Seringnya

terjadi

inkonsistensi data antar bagian, lemahnya pengamanan akses ke data keuangan, dan masih tingginya kemungkinan terjadinya human error menjadikan informasi belum memenuhi prinsip akurasi 4. Lengkap Informasi yang dihasilkan secara teknis masih terpisah-pisah. Karena pembuatannya yang menggunakan program microsoft excel, dimana masing-masing informasi disimpan dalam file berbeda. Tidak ada akses untuk mendapatkan informasi yang lengkap dan utuh.


59

5. Keringkasan Tampilan penyajian informasi masih belum tertata dengan ringkas dan rapi. 4.7 Permasalahan dalam Sistem Informasi Akuntansi Siklus Pengeluaran Kas PT BCD Sebaik apapun sebuah SIA di PT BCD pasti terdapat kekurangan. Dari ulasan dan analisis di atas serta yang dialami secara langsung selama penulis melaksanakan program magang di perusahaan tersebut, penulis mencatat beberapa permasalahan atau kekurangan yang perlu diperbaiki pihak Manajemen kedepannya terkait dengan aplikasi SIA. Berikut adalah beberapa permasalahan dan kekurangannya: 1. Terjadi kesalahan penulisan nominal di slip/formulir keuangan (BPS/APS). Karena dibuat secara manual, maka rawan terjadi kesalahan penulisan human error. Karena dalam satu hari slip transaksi cukup banyak sangat memungkinkan kesalahan semacam ini pada satu slip terlewat dari kontrol walaupun sudah dibuat prosedur pemeriksaan berlapis. Diperlukan software dan teknologi yang memadai untuk mengurangi kemungkinan human error. 2. Data list BPS dan APS yang dipegang oleh Staf Treasury tidak sama dengan yang dipegang Manajer Treasury. Tidak adanya sistem terintegrasi membuat file yang sedang dibuat/diedit oleh bagian satu akan berbeda dengan yang masih disimpan di bagian lain. Metode pemindahan data dengan menggunakan flashdish juga tidak memadai untuk keperluan bisnis perusahaan besar seperti PT BCD. 3. Pembuatan APS dan BPS kurang efisien, karena harus dibuat satu per satu sementara data yang harus diinput sama antara APS dan BPS. Seringkali waktu yang dialokasikan untuk membuat APS kemudian BPS sangat banyak. Padahal jika bisa diefisienkan, waktu bisa dialokasikan untuk mengerjakan hal lain. Data yang ada di APS sebenarnya tidak


60

berbeda jauh dengan yang ada di BPS. Perbedaanya mungkin hanya ada pada nominal karena ada kemungkinan transaksi bisa dipotong pajak. Selebihnya informasinya sama. 4. Penyimpanan dokumentasi memerlukan tempat yang cukup besar. Penyimpanan arsip dokumen dalam bentuk hard file memang memerlukan space yang cukup besar. Semakin lama maka akan semakin banyak dokumen yang harus disimpan. Dengan demikian space yang dibutuhkan juga semakin besar dan akan menimbulkan biaya baru. 5. Dokumentasi yang disimpan rawan hilang karena bebas diakses oleh siapa saja. Selama penulis magang di PT. BCD teridentifikasi banyak dokumen yang hilang. Hal ini disebabkan karena banyak dokumen yang dipinjam atau digunakan oleh beberapa pihak baik internal maupun eksternal. Namun tidak ada pencatatan siapa yang mengambil dan dokumen nomor berapa yang diambil. Bebasnya akses dalam mengambil dokumen yang disimpan juga membuat kontrol atas arsip tersebut kurang memadai dan sulit dilakukan.

4.8 Solusi Permasalahan Dari permasalahan-permasalahan yang ada di atas, penulis mencoba memberikan usulan solusi untuk mengatasi masalah tersebut sehingga untuk kedepannya SIA di PT BCD dapat lebih baik : 1. Untuk permasalahan pertama memang murni human error. Walaupun diproses dengan teknologi tinggi tidak akan ada artinya jika input awal sudah salah. Solusinya adalah dengan mengetatkan kembali prosedur, bahwa setiap orang harus selain melaksanakan otorisasi yang menjadi kewajibannya juga wajib mengecek semua lampiran untuk memastikan nominal yang tertulis benar. 2. Tidak sinkron atau sama file yang dimiliki tiap bagian disebabkan karena tidak adanya sistem yang terintegrasi. Solusinya adalah dengan


61

mengembangkan atau menggunakan software yang lebih memadai untuk keperluan sharing dokumen. Atau jika tetap menggunakan microsoft excel bisa dengan mengembangkan jaringan lokal dimana data tersimpan di server pusat. Untuk mengubah data diperlukan otorisasi berupa password. Sehingga yang dapat mengakses dan mengubah data adalah yang benarbenar berwenang dan data dapat terintegrasi antar satu bagian dengan bagian yang lain. 3. Untuk membuat proses pembuatan slip atau formulir keuangan menjadi lebih efisien, maka perusahaan perlu menggunakan software yang lebih memadai untuk keperluan semacam ini. Jadi hanya dengan satu kali memasukkan data di APS, kemudian dicetak dan disirkulasi untuk mendapatkan otorisasi, setelah APS kembali ke Treasury hanya tinggal input data tambahan yang perlu seperti potongan pajak. Kemudian BPS yang sudah disesuaikan dapat dicetak. Hal ini akan jauh lebih efisien dari segi tenaga dan waktu. 4. Dalam jangka pendek penyimpanan hard file memang sederhana dan sangat relevan. Selain mudah dilakukan juga ketika ada data yang diperlukan relatif lebih mudah dicari. Namun biaya yang perlu dikeluarkan utnuk penyimpanan hard file dalam jangka panjang akan cukup besar. Sehingga penulis mengajukan usulan untuk dikombinasikan penyimpanan hard file dengan soft file. Dokumen yang masih baru 1-2 tahun disimpan dalam bentuk hard file. Sementara dokumen yang sudah lebih dari 2 tahun disimpan menjadi soft file. 5. Permasalahan dokumen yang sering hilang bisa di atasi dengan menyimpan dokumen dalam lemari berkunci atau log book. Jadi tidak semua memiliki akses untuk mengambil/meminjam dokumen. Jika ada yang memerlukan bisa menuliskan namanya dalam sebuah formulir dan dokumen nomor berapa yang diambil dan harus melalui otorisasi penanggungjawab penyimpanan dokumen.


BAB 5 PENUTUP

5.1. Kesimpulan Dari ulasan pembahasan dan analisis mengenai SIA pada siklus pengeluaran kas di PT BCD dapat ditarik kesimpulan: 1. PT BCD memiliki 4 jenis transaksi dengan perlakuan prosedur pengeluaran kas yang berbeda, yaitu : a. Pengeluaran kas oleh PT BCD pembayaran langsung b. Pengeluaran kas oleh PT BCD pembayaran ditangguhkan c. Pengeluaran kas oleh anak perusahaan pembayaran langsung d. Pengeluaran kas oleh anak perusahaan pembayaran ditangguhkan 2. Perbedaan jenis transaksi didasarkan pada subjek pengeluaran kas apakah milik PT BCD atau anak perusahaan, dan tingkat urgensi pembayaran apakah harus dibayar langsung atau bisa ditangguhkan. 3. Berdasarkan analisis komponen SIA, tidak semua komponen ada dan terpenuhi dalam SIA siklus pengeluaran kas PT BCD. Di antara komponen yang belum terpenuhi adalah tidak adanya prosedur yang tertulis dalam bentuk SOP, software yang digunakan kurang memadai untuk proses pengolahan data dalam hal keakuratan, kecepatan dan pengendalian, serta pelaksanaan pengendalian internal yang masih kurang. 4. Berdasarkan analisis pengendalian pada proses pengeluaran kas PT BCD, masih banyak terdapat kekurangan dalam hal pengendalian. Beberapa kekurangan pengendalian tersebut adalah tidak ada standar dokumen pendukung yang harus disertakan dalam invoice yang diajukan, tidak ada pengecekan ulang oleh pihak independen antara data di receipt dengan barang/jasa yang benar-benar diterima, tidak ada pembatasan akses pada data vendor, serta tidak ada perlindungan fisik atas dokumen cek pembayaran.

62


63

5. Berdasarkan analisis informasi, informasi yang dihasilkan oleh SIA siklus pengeluaran kas PT BCD belum memenuhi prinsip ketepatan waktu, akurasi, lengkap, dan keringkasan. 6. Beberapa kelemahan dalam SIA di PT BCD yang harus diperbaiki diantaranya : a. Dalam prosesnya masih rawan terjadinya human error karena kurangnya kontrol yang memadai pada sistem. b. Software yang digunakan tidak memadai dalam hal kontrol untuk mengakomodasi prosedur pengeluaran kas di PT BCD. c. Tidak adanya sistem terintegrasi. Sehingga sulit untuk berbagi dokumen. d. Inefisiensi dalam pembuatan slip keuangan APS dan BPS. e. Penyimpanan dokumen memerlukan space besar. f. Penyimpanan dokumen masih rawan hilang, belum ada kontrol memadai.



64

5.2. Saran Dilihat dari kesimpulan diatas kinerja Sistem Informasi Akuntansi di PT BCD belum cukup baik dan masih ada beberapa hal yang perlu dikembangkan untuk membuat SIA di PT BCD menjadi lebih baik lagi sehingga mampu menghasilkan informasi lebih cepat dan tepat. Saran penulis untuk PT BCD adalah: 1. Mendokumentasikan prosedur pengeluaran kas dalam bentuk SOP untuk menjaga konsistensi dalam pelaksanaannya. 2. Tetap mempertahankan prosedur otorisasi berlapis untuk menjaga keakuratan data dan meningkatkan pengendalian internal. 3. Mengembangkan atau menggunakan software keuangan yang lebih memadai untuk keperluan penggunaan bersama-sama dan memproses transaksi dengan jumlah yang besar. 4. Mencoba mengembangkan teknik penyimpanan data dalam bentuk soft file sehingga dapat menghemat pengeluaran untuk biaya penyimpanan. Dan meningkatkan keamanan dokumen.



60

Daftar Pustaka

Arens, Alvin, Beasley, Elder, Amir Abadi Jusuf. (2009). Auditing and Assurance Services an Integrated Approach-An Indonesian Adaptation. New Jersey: Prentice Hall. Bodnar, G.H. and W.S. Hopwood (2004) Accounting Information Systems, 9th Edition. Edition. Upper Saddle River: Prentice-Hall, Inc. Chairul Marom. (2002). Sistem Akuntansi Perusahaan Dagang. Edisi ke-Dua. Penerbit Grasindo: Jakarta Diana, A. dan Lilis, S. (2011). Sistem Informasi Akuntansi. Yogyakarta: Andi Offset. Nasution, S. (2009). Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas Pada PT Kahar Duta Sarana Cabang Medan. Fakultas Ekonomi Sumatera Utara. PT Bumi Resources Minerals Tbk. (2010). Prospektus Penawaran Umum Saham Perdana PT Bumi Resources Minerals. Jakarta. PT Bumi Resources Minerals Tbk. (2011). Prospektus Penawaran Umum Saham Perdana PT Bumi Resources Minerals. Jakarta. Romney, M. and P.J. Steinbart. (2012). Accounting Information Systems, 10th Edition. Upper Saddle River: Prentice-Hall, Inc. Susanto, A. (2007). Sistem Informasi Manajemen. Bandung: Lingga Jaya. Wilkinson, J.W., et al. (2003). Accounting Information Systems: Essential Concepts and Application, 4th Edition. New York: John Wiley & Sons.



UNIVERSITAS INDONESIA. SISTEM INFORMASI AKUNTANSI dalam SIKLUS PENGELUARAN KAS PT. BCD (Perusahaan Tambang Mineral) LAPORAN MAGANG

Recommend Documents