Siklus Pengeluaran dan pengendalian kas 2.1
PENGERTIAN DAN TUJUAN SIKLUS PENGELUARAN
Siklus pengeluaran adalah rangkaian kegiatan bisnis dan operasional pemrosesan data terkait yang berhubungan dengan pembelian serta pembayaran barang dan jasa.
Pada bab ini, siklus pengeluaran lebih
berfokus pada perolehan bahan baku mentah, barang jadi, pasokan dan jasa, serta mebahas dua jenis khusus lainnya dari pengeluaran akuisisi aktiva tetap dan juga jasa tenaga kerja. Di dalam siklus pengeluaran, pertukaran informasi utama adalah dengan pemasok barang (vendor). Di dalam organisasi, informasi mengalir ke siklus pengeluaran dari siklus pendapatan dan produksi, pengendalian persediaan, dan berbagai departemen tentang kebutuhan untuk membeli barang dan bahan baku. Begitu barang dan bahan baku tiba, pemberitahuan penerimaannya mengalir kembali ke sumber-sumber tersebut dari siklus pengeluaran. Data mengenai biaya juga mengalir dari siklus pengeluaran ke buku besar dan ke fungsi pelaporan untuk dimasukkan ke dalam laporan keuangan serta berbagai laporan manajemen lainnya. Tujuan utama dalam siklus pengeluaran adalah untuk meminimalkan biaya total memperoleh dam memelihara persediaan, perlengkapan, dan berbagai layanan yang dibutuhkan organisasi untuk berfungsi. Sebagai tambahan, pihak manajemen harus mampu mengawasi dan mengevaluasi efisiensi serta efektivitas proses siklus pengeluaran, yang membutuhkan kemudian akses ke data terinci mengenai sumber daya yang di gunakan dalam siklus pengeluaran, kegiatan yang mempengaruhi sumber daya tersebut, serta pelaku yang terlibat dalam kegiatan tersebut. Selanjutnya, agar dapat berguna dan relevan untuk pengambilan keputusan, data harus akurat, andal, dan tepat waktu.
2.2 SISTEM PEMPROSESAN PEMBELIAN
Langkah –langkah sistem pemrosesan pembelian adalah: a) Mengetahui kebutuhan untuk mengisi kembali stok persediaan melalui pengamatan terhadap catatan persediaan b) Proses pembelian menentukan kuantitas pesanan, memilih pemasok, dan menyiapkan pesanan pembelian. c) Setelah satu periode waktu, perusahaan menerima item-item persediaan dari pemasok dan diperiksa untuk kualitas dan kuantitasnya dan dikirimkan ke toko ataupun gudang d) Informasi menerima bukti penerimaan persediaan digunakan untuk mengupdate catatan persediaan
e) Proses Utang dagang menerima faktur dari pemasok. UD merekonsiliasi dengan informasi transaksi dan catatan kewajiban tertentu untuk membayar di waktu tertentu di masa akan datang. f) Buku besar menerima rangkuman informasi dari utang dagang (kenaikan total kewajiban) dan kontrol persediaan (kenaikan total persediaan) Prosedur Pengendalian secara umum yang terkait dengan siklus pengeluaran Auditor harus memahami bagaimana kecenderungan kelima kategori prosedur pengendalian dalam operasi transaksi siklus pengeluaran ini. Kelima kategori tersebut antara lain : 1. Adanya otorisasi yang memadai 2.
Adanya pemisahan tugas
3. Adanya dokumen dan catatan akuntansi 4. Adanya akses kea rah pengendalian 5. Pengecekan yang di lakukan oleh personel yang independent 6. Pengendali persediaan 2.3 PENGENDALIAN PERSEDIAAN
Pengendalian
persediaan
adalah
merupakan
usaha-usaha
yang
dilakukan oleh suatu perusahaan termasuk keputusan-keputusan yang diambil sehingga kebutuhan akan bahan untuk keperluan proses produksi dapat terpenuhi secara optimal dengan resiko yang sekecil mungkin. Persediaan yang terlalu besar (over stock) merupakan pemborosan karena menyebabkan terlalu tingginya beban-beban biaya guna penyimpanan dan pemeliharaan selama penyimpanan di gudang. Disamping itu juga persediaan yang terlalu besar berarti terlalu besar juga barang modal yang menganggur dan tidak berputar. Begitu juga sebaliknya kekurangan persediaan (out of stock) dapat menganggu kelancaran proses produksi sehingga ketepatan waktu pengiriman sebagaimana telah ditetapkan oleh pelanggan tidak terpenuhi yang ada sehingga pelanggan lari ke perusahaan lain.
Singkatnya
pengendalian
persediaan
merupakan
usaha-usaha
penyediaan bahan-bahan yang diperlukan untuk proses produksi sehingga dapat berjalan lancar tidak terjadi kekurangan bahan serta dapat diperoleh biaya persediaan yang sekecil-kecilnya. 2.4 FUNGSI PENGENDALIAN PERSEDIAAN Fungsi utama pengendalian persediaan adalah ”menyimpan” untuk melayani kebutuhan perusahaan akan bahan mentah atau barang jadi dari waktu ke waktu. Fungsi tersebut diatas ditentukan oleh berbagai kondisi seperti : 1.Apabila jangka waktu pengiriman bahan mentah relatif lama maka perusahaan perlu persediaan bahan mentah yang cukup untuk memenuh kebutuhan perusahan selama jangka waktu pengiriman 2.Seringkali jumlah yang dibeli atau diproduksi lebih besar dari yang dibutuhkan. 3.Apabila pemintaan barang hanya sifatnya musiman sedangkan tingkat produksi setiap saat adalah konstan maka perusahaan dapat melayani
permintaan tersebut dengan membuat tingkat persediaannya berfluktuasi mengikuti fluktuasi permintaan. 4.Selain untuk memenuhi permintaan langganan, persediaan juga diperlukan apabila biaya untuk mencari barang atau bahan pengganti atau biaya kehabisan barang atau bahan relatif besar. 2.5 SISTEM VOUCHER UTANG Sistem voucher utang (voucher payable system) digunakan sebagai alternatif dari prosedur utang usaha. Sistem ini, bagian utang usaha menggunakan bukti kas keluar (cash disbursement voucher) dan membuat nomor register voucher. Voucher memberikan penendaian yang lebih baik atas pengeluaan kas, dan memungkinkan perusahaan mengonsolidasikan beberapa pembayaran ke pemasok yang sama melalui voucher sehingga mengurangi jumlah cek yang ditulis. Bagian utang usaha mencatat voucher dalam nomor register voucheyr. Bagian utang usaha menyimpan bukti kas keluar bersama dengan dokumen sumber pendukungnya dalam file voucher utang (voucher payable file), yang sama dengan file utang usaha terbuka.
2.6 SISTEM PENGELUARAN KAS
Sistem pengeluaran kas memproses pembayaran berbagai kewajiban yang timbul dari sistem pembelian. Tujuan utama adalah untuk memastikan bahwa kreditor yang valid menerima jumlah terutang yang benar ketika kewajiban jatuh tempo. Sistem ini terdiri atas 3 proses: 1.
Proses utang usaha meninjau file utang usaha mengenai berbagai dokumen yang jatuh tempo dan mengotorisasi proses pengeluaran kas untuk melakukan pembayaran.
2.
Proses pengeluaran kas membuat dan mendistribusikan cek ke para pemasok. Salinan cek akan dikembalikan ke bagian utang usaha sebagai bukti kewajiban telah diabayar, dan utang usaha akan diperbaharui untuk menyingkirkan kewajiban.
3.
Pada akhir periode baik proses pengeluaran kas maupun utang usaha mengirim informasi ringkasan ke buku besar, yang kemudian akan direkonsiliasi dan dicatat ke akun pengendali kas serta utang usaha.
2.7 PENGENDALIAN SIKLUS PENGELUARAN
a. Otorisasi Transaksi •
Subsistem
pembelian
memonitor tingkat persediaan secara terus-menerus. Formalisasi proses otorisasi akan mendorong manajemen persediaan yang efisien dan memastikan legitimasi berbagai transaksi pembelian.
bagian
pengend
•
Subsistem pengeluaran kas
bagian utang usah
pengeluaran kas melalui bukti kas keluar. Jurnal pengeluaran kas (daftar cek) yang berisi nomor voucher mengotorisasi cek, dan merupakan jejak audit untuk memverifikasi autentikasi setiap cek yang ditulis.
b. Pemisahan Pekerjaan •
Pemisahan pengendalian persediaan dari gudang
bagian
pengendalian mencatat secara terperinci berbagai aktiva fisik persediaan, dan bagian gudang harus menyimpannya. •
Pemisahan bagian buku besar dan utang usaha dengan
aktiva yang berpot
pengeluaran kas Catatan yang mengendalikan aktiva adalah buku pembanhtu utang usaha dan akun kas di buku besar.
c. Supervisi •
ketika barang dat
Inspeksi aktiva penerimaan harus memeriksa jumlah dan kondisinya (dari kerusakan, cacat, dan sbg), sehingga bagian penerimaan menerima salinan kosong dari pesanan pembelian asli yang berasal dari bagian pembelian. Supervisi adalah hal yang sangat oenting dalam bagian ini, untuk memastikan bahwa staf administrasi bekerja dengan baik dalam melakukan kewajiban yang penting tersebut.
•
Pencurian aktiva
pr pemeriksaan yang tidak benar osedur
disertai dengan supervisi yang tidak memadai dapat menciptakan situasi yang kondusif untuk terjadinya pencurian persediaan dalam transit.
d. Catatan Akuntansi •
Tujuan pengendalian catatan akuntansi adalah untuk menyimpan jejak audit yang memadai agar dapat menelusuri sebuah transaksi dari dokumen sumbernya hingga ke laporan keuangan. Siklus
pengeluaran memengaruhi cetatan akuntansi sebagai berikut; buku besar pembantu utang usaha, daftar voucher, daftar cek, dan buku besar. Selain catatan akuntansi, siklus pengeluaran harus menyediakan informasi pendukung seperti, file permintaan pembelian, file pesanan pembelian, dan file laporan penerimaan.
e. Pengendalian Akses •
perusahaan harus
Akses langsung aktiva fisik seperti kas dan persediaan. Pengendalian akses langsung meliputi, kunci, alarm, dan akses ke berbagai area yang berisi persediaan dan kas.
•
Akses tidak langsung
iakses perusahaan ke harus membatas
berbagai dokumen yang mengendalikan aktiva fisiknya. Dengan berbagai dokumen pendukung yang tepat, transaksi tipuan dapat dibuat tampak sah bagi sistem dan dapat dibayar.
f. Verifikasi Independen •
Verifikasi independen oleh bagian utang usaha
p dokumen tia
berisi berbagai fakta yang berbeda mengenai transaksi pembelian, yang harus direkonsiliasi oleh staf administrasi bagian utang usaha sebelum perusahaan mengakui kewajiban, yang meliputi kegiatan, permintaan pembelian, pesanan pembelian, lapran penerimaan, dan faktur dari pemasok. •
Verifikasi independen oleh bagian buku besar menerima voucher jurnal dari bagian pengendalian persediaan, utang usaha, dan pengeluaran kas. Dari ringkasan ini diverifikasi bahwa kewajiban total yang dicatat sama dengan persediaan yang diterima dan bahwa pengurangan total dalam utang usaha sama dengan total pengeluaran kas.
bagian ini
2.8 PENGENDALIAN AKSES perusahaan harus
1. Akses langsung fisik seperti kas dan persediaan. Pengendalian akses langsung meliputi, kunci, alarm, dan akses ke berbagai area yang berisi persediaan dan kas.
perusahaan harus
2. Akses tidak langsung berbagai dokumen yang mengendalikan aktiva fisiknya. Dengan berbagai dokumen pendukung yang tepat, transaksi tipuan dapat dibuat tampak sah bagi sistem dan dapat dibayar.
2.9
PEMBELIAN
BERBASIS
KOMPUTER
DAN
APLIKASI
PENGELUARAN KAS 1. Bagian Pemrosesan Data Tahap 1 •
Siklus pendapatan (dalam perusahaan ritel) atau siklus konversi (dalam perusahaan manufaktur) yang sesungguhnya memulai aktivitas pemrosesan data. Ketika persediaan berkurang karena penjualan atau produksi, sistem akan menetukan barang dalam file buku besar oembantu persediaan (inventory subsidiary file) telah jatuh ke titik pemesanan ulangnya yang kemudian akan dicatat dalam file permintaan terbuka. Pada akhir jam kerja, sistem akan menyortir berbagai file permintaan terbuka. Kemudian informasi surat-menyurat pemasok akan ditarik dari file pemasok yang valid (valid vendor file) untuk membuat dokumen lpermintaan pembelian, sedangkan salinan berbagai dokumen masuk ke prosedur manual dalam bagian pembelian dan utang usaha.
•
Bagian pembelian membuat pesanan pembelian yang terdiri atas 5 bagian yang berbagai salinan dikirim ke pemasok, bagian utang usaha, penerimaan, pemrosesan data, dan untuk file bagian pembelian sendiri.
•
Program komputer yang mengidentifikasi kebutuhan persediaan dan membuat permintaan pembelian biasa, yang akan memungkinkan staf bagian pembelian meverifikasi transaksasi pembelian sebelum
memasukkan pesanan. Jika pengendalian komputer yang memadai diterapkan untu mencegah atau mendemteksi kesalahan pembelian, maka
prosedur
diimplementasikan.
pemesanan
yang
Pendekatan
alternatif
lebih
efisien
untuk
otorisasi
dapat dan
memesan persediaan, yaitu alternatif satu merupakan sistem membuat dokumen pesanan pembelian dan mengirimnya ke bagian pembelian untuk ditinjau dan ditandatangani kemudian dikrim ke pemasok serta salinan dikirim ke pemakai internal lain. Alternatif kedua, proses pemesanan melalui distribusi pemesanan langsung ke pemasok dan pengguna internal. Sistem ini memnghasilkan daftar transaksi barang yang dipesan untuk ditinjau oleh staf bagian pembelian. Alternatif tiga menyajikan teknologi rekayasa ulang yang disebut pertukaran data elektronik (electronic data interchange – EDI). Metode ini tidak menghasilkan dokumen fisik (pesanan pembelian atau pesanan penjualan).
2. Bagian Pemrosesan Data Tahap 2 •
Bagian penerimaan, ketika barang diterima dari pemasok akan dibuat laporan penerimaan oleh bagian penerimaan, dan salinan lain dikirim k bagian pembelian, utang usaha, dan pemrosesan data.
3. Bagian Pemrosesan Data Tahap 3 •
Bagian utang usaha, faktur dari pemasok akan direkonsiliasi dengan
berbagai
dokumen
pendukung
yang
sebelumnya
dimasukkan ke dalam file tunda utang usaha. Kemudian staf administrasi membuat voucher menyimpannya dalam file voucher terbuka dan mengirim salina voucher ke bagian pemrosesan data.
4. Bagian Pemrosesan Data Tahap 4
•
Program bahtch akan memvalidasi berbagai catatan voucher dengan file pemasok valid, menambahkan ke daftar voucher, dan membuat total batch untuk dicatat ke akun pengendali utang usaha dalam buku besar.
3.0 PROSEDUR PENGELUARAN KAS sistem akan memindai filed tanggal jatuh
1. Bagian pemrosesan data
tempo dalam daftar voucher. Cek yang telah jatuh tempo akan dicetak dan dicatat dalam daftar cek (jurnal pengeluaran kas), serta nomor dicatat di daftar voucher untuk menutup moucher dan mentransfer ke file utang usaha tertutup (closed accounts payable file) kemudian dikirim ke bagian pengeluaran kas bersama daftar transaksi. Total batch dari berbagai utang usaha yang terbuka (belum dibayar) dan tertutup (sudah dibayar), peningkatan persediaan, dan pengeluaran kas akan dicatat dalam akun pengendali utang usaha, pengendalian persediaan, dan akun kas di buku besar. Total utang usaha yang ditutup dengan pengeluaran kas harus sama. 2. Bagian pengeluaran kas
merekonsiliasi berbagai cek dengan daftar
transaksi dan menyerahkan bagian cek yang dapat dipindahtangankan ke pihak manajemen untuk ditandatangani, kemudian cek dikirim ke pemasok, salinan ke bagian utang usaha dan pengeluaran kas. 3. Bagian utang usaha
mencocokkan salinan cek dengan voucher
terbuka dan mentransfer ke file voucher tertutup.
3.1 MEREKAYASA ULANG SISTEM PEMBELIAN/PENGELUARAN KAS 1. Pemrosesan Data Pekerjaan yang dilakukan secara otomatis: a. File persediaan akan diteliti untuk mencari barang yang jatuh dalam titik pemesanan ulang. b. Tipe barang yang akan diisi kembali dicatat kedalam file permintaan pembelian.
c. Permintaan akan dikonsolidasikan berdasarkan nomor pemasok. d. Informasi kontak pemasok akan ditarik dari file pemasok yang valid. e. Pesanan pembelian akan dibuat dan ditambahkan ke file .pesanan pembelian terbuka. f. Daftar transaksi berbagai pesanan pembelian dikirimkan ke bagian pembelian untuk ditinjau.
2. Bagian Penerimaan setelah barang tiba, membuka file pesanan pembelian terbuka secara real time dengan memasukkan nomor pesanan pembelian yang dilihat dari slip pengepakan.
3. Pemrosesan Data Berbagai pekerjaan dilakukan secara otomatis oleh sistem: a. Jumlah barang yang diterima akan dicocokkan dengan catatan pesanan pembelian terbuka dan nilai Y akan dimasukkan dalam field yang terkait untuk menunjukkan penerimaan persediaan b. Sebuah record akan ditambahkan ke file laporan penerimaan. c. Record buku besar pembantu persediaan diperbaharui untuk mencerminkan penerimaan barang persediaan. d. Akun pengendali persediaan di buku besar akan diperbaharui. e. Record dari file pesanan pembelian terbuka akan dipindahkan dan ditambahkan ke file utang usaha terbuka, dan tanggal jatuh tempo pembayaran akan dibuat.
Prosedur akan dilakukan untuk barang terpilih: a. Cek akan dicetak, ditandatangani, diteruskan ke ruang skurat untuk dikirim ke pemasok. b.
Pembayaran tersebut akan dicatat dalam file daftar cek.
c. Barang yang dibayar akan ditransfer dari file utang usaha terbuka ke file utang usaha tertutup.
d. Akun utang usaha dan akun kas di buku besar akan diperbaharui. e. Record yang memerinci berbagai transaksi akan ditransmisikan melalui terminal ke bagian utang usaha dan pengeluaran kas untuk ditinjau oleh pihak manajemen dan disimpan.
3.2 IMPLIKASI PEMBELIAN Sistem Otomatis keuntungan terbesar
a. Perbaikan pengendalian persediaan
dari sistem otomatis (batch) daripada sistem manual adalah perbaikan kemampuan untuk mengelola kebutuhan persediaan. Selain itu terdapat masalah dalam pengendalian, yaitu peraturan otorisasi
yang
mengatur
transaksi
pembelian
akan
dikonsolidasikan dalam program komputer, jika terdapat kesalahan program atau model persediaan yang tidak sempurna kan menyebabkan perusahaan tiba-tiba kelebihan persediaan atau kekurangan persediaan. b. Pengelolaan kas yang lebih baik
mendukung pengelolaan
kas yang efektif dengan pemindaian file voucher per hari untuk melihat barang yang harus dibayar, hingga menghindarkan dari pembayaran dini dan terlewatnya tanggal jatuh tempo. Selaijn itu menulis cek secara otomatis, perusahaan mengurangi biaya tenaga kerja, menghemat waktu pemrosesan, dan meningkatkan akurasi. c. Jeda waktu
tergantung jenis sistem pemesanan penjualan
yang digunakan, jeda waktu ini dapat mempengaruhi penjualan secara negatif. Karena inilah bagian penjualan tidak mengetahui status persediaan terkirim dan dapat kehilangan penjualan. d. Kemacetan dalam pembelian
dengan membebaskan bagian
pembelian dari pekerjaan rutin seperti membuat pesanan pembelian dan egirimkannya ke pemasok, maka perhatian difokuskan pada masalah pemesanan dan staf pembelian dapat dikurangi.
banyak biaya yang
e. Dokumen kertas yang berlebih
berhubungan dengan dokumen kertas, karena kertas harus dibeli dan dokumen harus disimpan, diarsip, ditangani oleh bagian distribusi surat internal dan dikonversi oleh personel pemrosesan data. Transaksi yang banyak dengan pengurangan dan peniadaan dokumen
kertas
dalam
sistemnya
menjadi
keuntungan
perusahaan.
Sistem yang Direkayasa Ulang Bagian penting dari bagian ini adalah sistem ini menggunakan prosedur real time dan file akses langsung untuk mempersingkat waktu tenggang dalam pencatatan, sistem ini meniadakan berbagai prosedur manual rutin melalui otomatisasi, dan sistem ini mewujudkan pengurangan dokumen kertas secara signifikan dengan menggunakan komunikasi elektronik antara berbagai departemen dan dengan menyimpan berbagai record dalam akses media langsung. sistem ini menghilangkan pemisahan mendasar
1. Pemisahan tugas
antara pemrosesan otorisasi dengan transaksiprogram komputer akan mengotorisasi
dan
memproses
pemesanan
pembelian,
serta
mengotorisasi dan menerbitan cek untuk pemasok. 2. Pengendalian akuntansi dan akses akuntansi
secara
mempertahankan
eksklusif integritas
sistem ini melihat catatan
dalam
disket
magnetis.
Untuk
berbagai
record,
perusahaan
harus
mengimplementasikan pengendalian yang membatasi akses ke disket. Perusahaan dapat menggunakan sejumlah teknik fisik dan peranti lunak untu menyediakan pengendalian akses yang memadai.
BAB III PENUTUP
3.1 Kesimpulan
Sistem Pengeluaran adalah serangkaian aktivitas bisnis dan oprasi pemerosesan infomai terkait yang terus-menerus yang memberi informasi mengeni kebutuhan untuk membeli barang dan bahan baku. Siklus pengeluaran memiliki peran penting yaitu Tujuan Siklus Pengeluaran, Langkah-Langkah Sistem Pemperosan Pembelian, Fungsi Utama Pengendalian Persediaan , Sistem Voucher , Proses Sistem pengeluaran Kas, Pengendalian Akses, Bagaimana Proedur Pengeluaran Kas. Sistem informas akuntansi (SIA) Adalah suatu komponen organisasi yang mengumpulkan, mengklasifikasikan mengelolah menganalisa informasi finansial dan mengambil keputusn yang relavan bagi pihak luar peruahaan dan pihak ekstern, Informasi yang disediakan merupakan berbagai informasi mengenai pembelian serta pembayaran barang dan jasa. Sehingga tujuan utama dalam bab ini yaitu untuk meminimalkan biaya total memperoleh dan memelihara persediaan, perlengkapan, dan berbagai layanan yang dibutuhkan organisasi untuk berfungsi. Sebagai tambahan, pihak manajemen harus mampu mengawasi dan mengevaluasi efisiensi serta efektivitas proses siklus pengeluaran, yang membutuhkan kemudian akses ke data terinci mengenai sumber daya yang di gunakan dalam siklus pengeluaran, kegiatan yang mempengaruhi sumber daya tersebut, serta pelaku yang terlibat dalam kegiatan tersebut. Selanjutnya, agar dapat berguna dan relevan untuk pengambilan keputusan, data harus akurat, andal, dan tepat waktu. 3.2 Saran Demikian makalah yang dapat kami susun, mudah-mudahan bisa bermanfaat untuk pembelajaran kedepannya. Oleh karena itu maukn serta saran dari pembaca sangat kami harapkan demi tercapainya kesempurnaan makalah ini .
