5/25/2016
SIKLUS PENGELUARAN: PEMBELIAN DAN PENGELUARAN KAS N. Tri Suswanto Saptadi
5/25/2016
nts/sia
1
Siklus Pengeluaran: Tujuan Utama ■ Sikklus Pengeluaran adalah rangkaian kegiatan bisnis dan operasional pemrosesan data terkait yang berhubungan dengan pembelian serta pembayaran barang dan jasa. ■ Tujuan utama dalam siklus pengeluaran adalah untuk meminimalkan biaya total memperoleh dan memelihara persediaan, perlengkapan, dan berbagai layanan yang dibutuhkan organisasi untuk berfungsi.
5/25/2016
nts/sia
2
1
5/25/2016
Sikklus Pengeluaran: Keputusan-keputusan penting ■ Berapakah tingkat optimal persediaan dan perlengkapan yang akan ditanggung? ■ Pemasok manakah yang memberikan kualitas dan layanan terbaik dengan harga terbaik ? ■ Dimanakah persediaan dan perlengkapan akan disimpan ? ■ Bagaimana cara organisasi mengkonsolidasi pembelian di lintas unit untuk mendapatkan harga yang optimal ?
5/25/2016
nts/sia
3
Sikklus Pengeluaran: Keputusan-keputusan penting ■ Bagaimana TI dapat digunakan untuk meningkgatkan baik efisiensi maupun keakuratan fungsi logistik inbound ? ■ Apakah tersedia cukup kas untuk memanfaatkan diskon yang diberikan oleh pemasok ? ■ Bagaimana pembayaran ke vendor dapat dikelola untuk memaksimalkan arus kas ?
5/25/2016
nts/sia
4
2
5/25/2016
Aktivitas Bisnis Siklus Pengeluaran: ■ Apakah tiga aktivitas bisnis dasar dalam siklus pengeluaran ? 1. Memesan barang, Perlengkapan dan jasa (layanan) 2. Menerima dan menyimpan barang, Perlengkapan dan jasa (layanan) 3. Membayar barang, Perlengkapan dan jasa (layanan)
5/25/2016
nts/sia
5
Memesan barang, Perlengkapan dan jasa (layanan) ■ Aktivitas utama pertama dalam siklus pengeluaran adalah memesan persediaan atau perlengkapan. – Metode pengendalian persediaan tradisional ini sering disebut: kuantitas pesanan ekonomis [EOQ/Economic Order Quantity]): ■ Pendekatan ini didasarkan pada perhitungan jumlah optimal pesanan untuk meminimalkan jumlah biaya pemesanan, penggudangan dan kekurangan persediaan.
5/25/2016
nts/sia
6
3
5/25/2016
Memesan barang, Perlengkapan dan jasa (layanan) ■ Metode-metode pengendalian persediaan alternatif : – MRP (material requirement planning) ■ Pendekatan ini bertujuan mengurangi tingkat persediaan yang dibutuhkan dengan cara menjadwalkan produksi, bukan memperkirakan kebutuhan.
– JIT (just in time) ■ Sistem JIT berusaha untuk meminimalkan, jika bukan menghilangkan, baik biaya penggudangan maupun kekurangan persediaan.
5/25/2016
nts/sia
7
Memesan barang, Perlengkapan dan jasa (layanan) ■ Apakah perbedaan utama antara Materials requirements planning (MRP) dan Just-In-Time (JIT) ? – Sistem MRP menjadwalkan produksi untuk memenuhi perkiraan kebutuhan penjualan, sehingga menghasilkan persediaan barang jadi. – Sistem JIT menjadwalkan produksi untuk memenuhi permintaan pelanggan, sehingga secara nyata meniadakan persediaan barang jadi.
5/25/2016
nts/sia
8
4
5/25/2016
Memesan barang, Perlengkapan dan jasa (layanan) ■ Dokumen-dokumen dan prosedur-prosedur:
■ Permintaan pembelian adalah sebuah dokumen yang mengidentifikasikan berikut ini : – Peminta dan mengidentifikasi nomor barang – Menspesifikasikan lokasi pengiriman dan tanggal dibutuhkan – Deskripsi, jumlah barang, dan harga setiap barang yang diminta – Dan dapat berisi pemasok yang dianjurkan
5/25/2016
nts/sia
9
Memesan barang, Perlengkapan dan jasa (layanan) ■ Apakah keputusan penting itu ? – Menetukan pemasok (vendor) ■ Faktor-faktor apakah yang harus dipertimbangkan dalam membuat kieputusan ini ? – Harga, kualitas bahan baku – Dapat diandalkan dalam melakukan pengiriman
5/25/2016
nts/sia
10
5
5/25/2016
Memesan barang, Perlengkapan dan jasa (layanan) ■ Dokumen-dokumen dan prosedur-prosedur: ■ Pesanan pembelian adalah sebuah dokumen atau formulir elektronis yang secara formal meminta pemasok untuk menjual dan mengirimkan produk yang disebutkan dengan harga yang telah ditentukan.
■ Pesanan pembelian juga merupakan janji untuk membayar dan menjadi sebuah kontrak begitu pemasok menyetujuinya. ■ Sering kali, beberapa pesanan pembelian dibuat untuk memenuhi satu permintaan pembelian.
5/25/2016
nts/sia
11
Menerima dan menyimpan barang, Perlengkapan dan jasa (layanan) ■ Aktivitas bisnis utama kedua dalam siklus pengeluaran adalah penerimaan dan penyimpanan barang yang dipesan. ■ Keputusan-keputusan penting dan kebutuhan-kebutuhan informasi: ■ Bagian penerimaan mempunyai dua tanggung jawab utama: 1 Memutuskan apakah menerima pengiriman 2 Memeriksa jumlah dan kualitas barang
5/25/2016
nts/sia
12
6
5/25/2016
Menerima dan menyimpan barang, Perlengkapan dan jasa (layanan) ■ Dokumen-dokumen dan prosedur-prosedur: ■ Laporan penerimaan adalah dokumen utama yang digunakan dalam subsistem penerimaan dalam siklus pengeluaran, laporan ini mendokumentasikan rincian mengenai: setiap kiriman, termasuk tanggal penerimaan, pengiriman, pemasok, dan nomor pesanan pembelian. – Bagi setiap barang yang diterima, laporan ini menunjukkan nomor barang, deskripsi, unit ukuran, dan jumlah barang yang diterima.
5/25/2016
nts/sia
13
Membayar barang dan jasa (layanan): Menyetujui Faktur Pemasok ■ Aktivitas utama ketiga dalam siklus pengeluaran adalah menyetujui faktur penjualan dari vendor untuk pembayaran. – Bagian utang usaha menyetujui faktur penjualan untuk dibayar – Kasir bertanggung jawab untuk melakukan pembayaran
5/25/2016
nts/sia
14
7
5/25/2016
Membayar barang dan jasa (layanan): Menyetujui Faktur Pemasok ■ Tujuan utang usaha adalah untuk mensahkan pembayaran hanya untuk barang dan jasa yang dipesan dan benar-benar diterima.
■ Ada dua cara untuk memproses faktur penjualan dari vendor : 1. Sistem tanpa voucher 2. Sistem Voucher
5/25/2016
nts/sia
15
Membayar barang dan jasa (layanan): Memperbaiki Utang Usaha Pemrosesan efisiensi dapat diperbaiki dengan: ■ Meminta para pemasok untuk memberikan faktur secara elektronis, baik melalui EDI atau melalui Internet ■ Penghapusan faktur vendor (pemasok). Pendekatan tanpa faktur ini disebut Evaluated Receipt Settlement (ERS).
5/25/2016
nts/sia
16
8
5/25/2016
Membayar Barang: Membayar faktur penjualan yang telah disetujui ■ Kasir menyetujui faktur ■ Gabungan dari faktur vendor dengan dokumen pendukungnya disebut : Bundel voucher.
■ Keputusan penting dalam proses pengeluaran kas adalah menetapkan apakah akan memanfaatkan diskon yang ditawarkan untuk pembayaran awal.
5/25/2016
nts/sia
17
Kebutuhan Informasi ■ Fungsi ketiga dari SIA adalah menyediakan informasi yang berguna untuk pengambilan keputusan. ■ Kegunaan dalam siklus pengeluaran berarti bahwa SIA harus memberikan informasi operasional yang dibutuhkan untuk melakukan fungsi-fungsi berikut ini : – Menetapkan kapan dan seberapa banyak tambahan persediaan yang akan dipesan.
5/25/2016
nts/sia
18
9
5/25/2016
Kebutuhan Informasi – Memilih pemasok yang tepat untuk pesanan. – Memverifikasi akurasi faktur dari vendor. – Memutuskan apakah diskon pembelian harus dimanfaatkan. – Mengawasi kebutuhan arus kas untuk membayar kewajiban yang belum diselesaikan.
5/25/2016
nts/sia
19
Kebutuhan Informasi ■ Sebagai tambahan, SIA harus memberikan informasi evaluasi strategis dan kinerja berikut ini: – Efisiensi dan efektivitas bagian pembelian – Analisis kinerja pemasok, seperti pengiriman tepat waktu dan kualitas. – Waktu yang digunakan untuk memindahkan barang dari area penerimaan ke produksi. – Persentase diskon pembelian yang dimanfaatkan.
5/25/2016
nts/sia
20
10
5/25/2016
Siklus Pengeluaran Titik pemesanan ulang
Various departments
Permintaan barang
Pengendalian persediaan
Pesanan barang
5/25/2016
nts/sia
21
Siklu Pengeluaran Pesanan ulang
Barang pesanan
Purchase order Persediaan
5/25/2016
nts/sia
kebutuhan Siklus produksi
Vendor
Laporan penerimaan
Siklus pendapatan
Penerimaan barang
Penerimaan barang
22
11
5/25/2016
Siklus Pengeluaran Penerimaan
Dari pembelian
Dari pemasok
Pesanan pembelian
Slip pengepakan
A
Verify order, count, and inspect
5/25/2016
nts/sia
23
Siklus Pengeluaran Hutang Dagang
Dari pemasok
Dari pembelian
Dari toko
Faktur
Pesanan pembelian
Laporan penerimaan
Compare, review, verify accuracy 5/25/2016
nts/sia
N 24
12
5/25/2016
Siklus Pengeluaran Kasir
A
From A/P
Batch totals
Invoice Receiving report
Compare and reconcile
Purchase order Disbursement voucher 5/25/2016
Review and compute batch total
Batch total
nts/sia
25
Pengendalian: Tujuan, Ancaman, dan Prosedur ■ Fungsi lain SIA yang dirancang dengan baik adalah untuk memberikan pengendalian yang cukup untuk memastikan bahwa tujuan-tujuan berikut terpenuhi: ■ Transaksi-transaksi diotorisasi dengan tepat. ■ Transaksi-transaksi dicatat dengan valid. ■ Valid, otorisasi transaksi dicatat. ■ Transaksi dicatat secara akurat.
5/25/2016
nts/sia
26
13
5/25/2016
Pengendalian: Tujuan, Ancaman, dan Prosedur ■ Aset (Kas, persediaan, dan data) diamankan (dijaga) dari kehilangan atau pencurian. ■ Aktivitas bisnis dilakukan secara efisien dan dengan efektif.
5/25/2016
nts/sia
27
Pengendalian: Tujuan, Ancaman, dan Prosedur ■ Apakah ancaman-ancaman itu ? – Mencegah kehabisan &/atau keleihan persediaan – Meminta barang yg tidak dibutuhkan – Membeli dengan harga yg dinaikkan – Membeli barang berkualitas rendah – Membeli dari pemasok yang tidak diotorisasi – Komisi (kickbacks)
5/25/2016
nts/sia
28
14
5/25/2016
Pengendalian: Tujuan, Ancaman, dan Prosedur – Menerima barang yang tidak dipesan – Membuat kesalahan dalam penghitungan – Mencuri persediaan – Gagal memanfaatkan diskon pembelian yang tersedia – Kesalahan mencatat dan memasukkan data dalam utang usaha – Kehilangan data
5/25/2016
nts/sia
29
Pengendalian: Tujuan, Ancaman, dan Prosedur ■ Apakah prosedu-prosedur pengendalian itu ? – Sistem pengendalian persediaan – Analisis kinerja pemasok – Persetujuan permintaan pembelian – Batasi akses ke permintaan pembelian kosong – Konsultasi daftar harga – Pengendalian anggaran
5/25/2016
nts/sia
30
15
5/25/2016
Pengendalian: Tujuan, Ancaman, dan Prosedur – – – – – – – –
Gunakan daftar pemasok yang disetujui Persetujuan pesanan pembelian Pemesanan pembelian sebelum penomoran Larangan hadiah dari para pemasok Insentif ke semua rekening pengiriman Pengendalian akses phhisik Cek ulang akurasi faktur Pembatalan pengepakan voucher
5/25/2016
nts/sia
31
Model Data Siklus Pengeluaran ■ Penggabungan model data REA keduaduanya (both) data transaksi akuntansi tradisional dengan data operasional lain. ■ Apakah contoh-contohnya? – Tanggal dan jumlah tiap pembelian – Information tentang dimana barang-barang disimpan – Ukuran kinerja pemasok, seperti tanggal pengiriman
5/25/2016
nts/sia
32
16
5/25/2016
Model Data Siklus Pengeluaran Diagram REA Partial Siklus Pengeluaran
(1, N)
Permintaan barang
Permintaan persediaan
(1, 1)
(1, N)
Pengisian (1, N)
Persediaan 5/25/2016
(1, N)
Persediaan pesanan
(1, N)
Barang pesanan
nts/sia
33
Model Data Siklus Pengeluaran ■ Model diagram REA hubungan antara kegiatan barang yang diminta dan pemesanan barang dimodelkan sebagai hubungan banyak ke satu. ■ Mengapa ? – Kadang-kadang perusahaan menerbitkan pemesanan pembelian untuk permintaan pembelian individu. – Pada waktu yang lain mengambil keuntungan dari pemotongan volume dengan menerbitkan satu pemesanan pembelian untuk satu set permintaan.
5/25/2016
nts/sia
34
17
5/25/2016
Model Data Siklus Pengeluaran Diagram REA Partial Siklus Pengeluaran
Pesan barang
(0, N) Pesan/terima (1, N) (1, N) Persediaan
5/25/2016
Penerimaan persediaan
(1, N)
Penerimaan barang
nts/sia
35
Model Data Siklus Pengeluaran ■ Mengapa ada hubungan banyak ke banyak antara kegiatan pemesanan barang dan penerimaan barang ? – Kadang-kadang para pemasok membuat beberapa pengieiman terpisah untuk mememnuhi satu pesanan pembelian. – Lain waktu, Para pemasok mengisi beberapa pesanan pembelian dengan satu pengiriman. – Kadang-kadang, para pemasok melakukan pengiriman untuk mengisi penuh pesanan pembelian tunggal.
5/25/2016
nts/sia
36
18
