23
BAB IV PEMBAHASAN
A.Analisa atas Siklus Pembelian dan Pengeluaran Kas pada PT DIC Graphics Mekanisme pembeliannya dimulai dari pemilihan supplier, kemudian ditindaklanjuti dengan menyiapkan Purchase Requisition (Permintaan Pembelian), setelah itu melakukan pembuatan Purchase Order, tahap berikutnya adalah penerimaan barang. 1.Proses Pemilihan Supplier/Pemasok. Langkah
pertama
adalah
dengan
mendaftarkan
dan
menetapkan
nama-nama
supplier/pemasok utama yand dipakai dalam kerjasama disertai dengan keterangan-keterangan berupa Negara asal (domisili) pemasok tersebut. Kemudian dari sekian banyak daftar supplier tadi ditetapkan 3 supplier utama untuk setiap bahan baku yang akan dipasok ke PT DIC Graphics. Adapun kriteria material yang tidak umum, beberapa material hanya memiliki 1 supplier utama sehingga tingkat ketergantungan sangat tinggi. Mekanismen pemilihan ini memperhatikan aspek-aspek seperti kualitas bahan baku (diuji oleh Technical), harga, ketepatan pengiriman, service dan reputasi perusahaan untuk kemudian dipilih dari sekian banyak kandidat. Setelah menetapkan supplier utama dan melakukan perjanjian kontrak jangka pendek (biasanya per 3 bulanan), prosedur selanjutnya adalah menetapkan harga beli. Bagaimana harga beli ditetapkan? Bagian Pembelian diinformasikan secara detail melalui penawaran harga yang diberikan oleh supplier, dicantumkan juga informasi mengenai ketersediaan dan spesifikasi bahan baku, lalu bagian pembelian menentukan supplier mana yang dipilih berdasarkan harga
24
yang paling ekonomis dan kompetitif. Setelah tahap pemilihan supplier selesai dilaksanakan, proses selanjutnya adalah pembuatan Purchase Requisition oleh bagian PPIC (Production Planning Inventory Control) kemudian pembuatan Purchase Order sampai dengan proses penerimaan bahan baku serta pencatatan akuntansinya. 2. Pembuatan Permintaan Pembelian. Permintaan Pembelian disiapkan oleh bagian PPIC (Production Planning Inventory Control) dan dokumennya diterbitkan secara prenumbered. Otorisasi dilakukan oleh kepala department PPIC, dalam hal ini PPIC berada dibawah struktur organisasi Factory Department. 3. Pembelian dan Penyiapan Purchase Order Terkait dengan sistem akuntansinya, Purchase Order disiapkan dengan mekanismen dari kesepakatan yang dicapai dengan supplier. Sesuai dengan spesifikasi produk, harga, waktu pembayara. Bagian Pembelian menerbitkan PO dan diverifikasi oleh Purchasing Manager dan diotorisasi oleh Direktur dan Presiden Direktur. Pembelian mulai atau sama dengan IDR 500,000,- harus menggunakan Purchase Order. Sedangkan untuk pembelian administrative supplier dibawah IDR 500,000,- tidak perlu menggunakan Purchase Order. PO yang telah diotorisasi selanjutnya dikirimkan ke supplier melalui fax atau pun surat elektronik (e-mail). Salinan PO yang berjumlah 4 rangkap segera didistribusikan ke bagianbagian terkait seperti: salinan warna kuning ke bagian akuntasi, salinan warna hijau ke bagian gudang/logistic, salinan warna merah disimpan sebagai arsip oleh bagian pembelian dan PO asli dikirimkan ke Supplier/Pemasok. Karena PO asli sudah dikirimkan via email dan fax, bagian pembelian menyimpannya sebagai arsip. Untuk pembelian item-item pengeluaran modal (capital expenditure) yang harus disiapkan mekanismenya dimulai dari pembuatan cost planning yang
25
harus diotorisasi oleh kepala departemen, Finance Controller, Direktur dan Presiden Direktur dengan nilai mulai atau sama dengan IDR 17,000,000,- selanjutnya dibuatkan purchase requisition oleh department terkait dan dibuatkan Purchase Order oleh bagian Pembelian. 4. Proses Pemesanan Bahan Baku. Langkah selanjutnya adalah mencatat kebijakan pemesanan (ordering policies) dimana pemesanan dilakukan berdasarkan produk yang dibutuhkan atau dipesan. Pengendalian internal terhadap supplier dilakukan melalui mekanisme evaluasi terhadap supplier secara teratur (1 tahun sekali) dengan jalan manajemen mengevaluasi kompetensi, kualitas dari produk, spesifikasi dan harga dari supplier. Juga dilihat dari sisi stabilitas pasokan, apakah klien bergantung dari satu bahan baku yang ada kemungkinan sulit untuk didapatkan? Meskipun produk hanya bisa disediakan oleh pemasok tertentu, berdasarkan pengalaman tidak ada kesulitan dalam stok Procurement atau pengadaan barang. Untuk prosedur pengendalian yang relevan, terdapat prosedur pengendalian untuk memastikan bahwa PO sudah disiapkan secara akurat dan diotorisasi sebagaimana mestinya. Mekanismenya, pembelian sah hanya ketika Purchase Order sesuai dengan Purchase Requisition dan harga jual yang ditawarkan oleh supplier (setiap pengeluaran untuk pembelian harus diotorisasi oleh Direktur dan Presiden Direktur). Untuk memastikan bahwa kebijakan pembelian yang dilakukan menghasilkan barang yang benar-benar sesuai dengan yang diteriman dalam jumlah yang tepat dan pada waktu yang tepat pula, terdapat prosedur pengendalian dimana daftar dari Purchase Order Outstanding atas barang yang akan dikirimkan oleh pemasok diberikan ke bagian gudang setiap hari. Bagian gudang dan
26
Purchasing akan merespon setiap adanya keterlambatan atas barang yang dikirm oleh pemasok atau apabila barang yang dikirimkan tidak sesuai dengan kondisi yang tercatat di PO. 5.Barang yang diterima dibuatkan GRN dibagian gudang, dengan mekanisme sebagai berikut: Ketika supplier mengirimkan barang, harus disertakan PO dan supplier DO. PO, DO dan spesifikasi produk (COA = Certification Of Analysis) serta kondisi produk tersebut akan dicek oleh bagian gudang dan bagian QC (berdasarkan kategori raw material A: Tidak perlu pengecekan QC, B: Random cek, dan C: setiap kali pengiriman, produk harus dicek oleh QC) berdasarkan PO yang diterima. Jika semua produk telah dikonfirmasi, barang yang telah diterima akan diinput ke sistem Fujitsu Glovia berdasarkan PO oleh bagian gudang. Sistem akan menerbitkan GRN (Good Receipts Note) dilaporan harian penerimaan barang dan bagian gudang akan mendistribusikan GRN tersebut ke bagian pembelian dan bagian akuntansi (account payable) Terdapat prosedur pengendalian untuk memastikan bahwa barang yang diterima telah diperiksa (inspeksi), dihitung dan dibandingkan dengan PO dan DO yang diterima dari supplier. Untuk memastikan bahwa semua barang yang diterima telah diidentifikasi secara langsung dan dicatat dalam GRN, dilakukan prosedur pengendalian berupa salinan dari GRN dialamatkan ke bagian akuntansi-account payable, sehingga bagian akuntansi-account payable dapat mengecek kuantitas dari barang yang ada dilaporan pembelian (Purchase Report) yang dikeluarkan oleh bagian pembelian. GRN yang diterbitkan oleh sistem terintegrasi mengacu pada PO yang telah dikeluarkan bahwa barang yang diterima sesuai dengan yang dipesan (PO). Terkait dengan pengendalian untuk memastikan bahwa semua barang yang diterima telah dicatat secara akurat
27
dipencatatan persediaan. Prosedurnya adalah bagian gudang me-maintain GRN dalam laporan harian. 6.Pengendalian Barang Retur Tidak semua barang yang dikirim oleh supplier akan diterima oleh perusahaan. Kadangkadang terjadi proses penolakan terhadap yang dikirim, selanjutnya barang tersebut akan diretur. Prosedurnya, bagian pembelian mengirimkan konfirmasi penolakan PO melalui e-mail atau fax dokumen NCR (Non Confirmity Report), pemasok akan menanggapi dengan menarik barang dan mengirimkan CN (Credit Note). Bagian pembelian akan membatalkan PO. Dokumentasi yang digunakan untuk mencatat pengendalian pada Purchase Ledger, adalah jika supplier tidak merespon untuk menarik barang dan menerbitkan CN, bagian pembelian akan membatalkannya. PO yang telah dibatalkan akan dijadikan sebagai dokumen pendukung untuk mencatat purchase return. Terdapat pengendalian untuk memastikan bahwa semua pengendalian barang telah dicatat secara akurat, karena GRN diterbitkan secara prenumberred, sehingga bagian akuntansi dapat menemukan jika barang yang diterima ternyata belum diterima secara lengkap. 7. Pencatatan Akuntansi atas Transaksi Pembelian Untuk memperoleh faktur pembelian, nota kredit kedalam pembukuan harian, laporan manajemen dan ledgers, sistem pencatatan akuntansi yang digunakan untuk memproses faktur pembelian kedalam pembukuan dari jurnal utama (pembukuan harian) dan laporan manajemen adalah sebagai berikut: pembelian akan dicatat setelah diterimanya beberapa dokumen yang
28
terkait seperti PO, Invoice, GRN, DO dan beberapa dokumen pendukung lainnya yang diperlukan yang telah dicek dan diotorisasi oleh bagian pembelian dan bagian gudang. Pencatatan tersebut harus mendapat persetujuan dari Finance Controller, setelah itu staff akuntansi dapat mencatatnya ke dalam sistem akuntansi. Sedangkan sistem pencatatan akuntansi yang digunakan untuk memproses pembelian kedalam individual Purchase Ledger Account dan kedalam manual ledger dilakukan oleh bagian akuntansi yang akan memposting pembelian ke general ledger, berdasarkan GRN. Untuk memastikan bahwa hanya faktur pembelian yang sah/valid yang dicatat kedalam purchase ledger, faktur pembelian harus dilengkapi PO, GRN dan dokumen pendukung lainnya. Bagian akuntansi hanya akan menginput bila dokumennya lengkap sedangkan pengendalian untuk memastikan kelengkapan (completeness) dan keakuratan (accuracy) dari proses pencatatan faktur (termasuk PPN) dilakukan oleh bagian akuntansi yang pada saat barang diterima disamping mengecek DO, juga mengecek faktur pajak yang diterbitkan oleh supplier. 8. Maintenance Ledger dan Pelaporan Keuangan terkait dengan akuntabilitas dan keakuratan dari Pencatatan Saldo. Untuk menjamin akuntabilitas serta keakuratan dari saldo dicatat, staff bagian pembelian harus me-maintain keberadaan dari normal ledger. Untuk prosedur terhadap adanya penyesuaian untuk pembelian dan untuk kemudian dicatat disaldo purchase ledger, biasanya bagian akuntansi melampiri/melengkapinya dengan dokumen terkait. Untuk log-on ke sistem Fujitsu Glovia untuk tiap-tiap departemen dan tiap-tiap karyawan memiliki identitas berupa password. Tiap password memiliki area terbatas, semakin tinggi posisi seseorang, semakin luas area (wilayah) yang dapat dimasuki. Prosedur diatas dimaksudkan
29
sebagai pengendalian untuk memastikan bahwa akses-akses yang sesuai yang bisa masuk ke purchase ledger dan nominal ledger serta untuk pembelian-pembelian dan transaksi perdagangan dengan kreditur, saldo dan data yang ada sudah diproteksi dari perubahan yang tidak diotorisasi. Terdapat
langkah-langkah
yang
diambil
secara
periodic
untuk
mengkonfirmasi/menginformasikan kelengkapan (completeness), keakuratan (accuracy) dan keberadaan (existence) dari account payable. Seperti misalnya: untuk completeness, akunting (account payable) membandingkan antara total account payable dari catatan keuangan dengan total account payable di General Ledger (GL) Untuk existence dan accuracy, akunting (AP) telah melakukan pengecekan terhadap dokumen pendukung seperti: PO, DO, GRN, Invoices dan payment requisition sebelum disposting ke account payable. Disamping ini terdapat prosedur pengendalian untuk memastikan bahwa saldo purchase ledger sama dengan saldo akun pengendali nominal ledger, dengan cara bagian akuntansi dan bagian keuangan selalu me-rekonsiliasi jika terdapat perbedaan. B.Internal Kontrol untuk Siklus Pembelian dan Pengeluaran Kas Beberapa persiapan dari internal kontrol di PT DIC Graphics antara lain sebagai berikut: a. Pemisahan Tugas 1. Terdapat pemisahan tugas antar individu yang menyiapkan cek untuk pembayaran dengan individu yang melakukan fungsi akuntansi (pencatatan). Pemisahan tugas (adequate segregration of duties) telah diimplementasikan meski berada dalam satu bagian akuntansi
30
2. Terdapat kordinasi antar departemen pembelian dengan departemen gudang, masingmasing melakukan fungsi cek. 3. Terdapat pemisahan tugas antara pihak yang mengecek faktur pembelian dan nota kredit. Prosedurnya adalah faktur pembelian dicek oleh bagian akuntansi payable dan nota kredit dicek oleh bagian general ledger. b. Otorisasi yang memadai atas Transaksi 1. Terkait dengan apakah transaksi-transaksi utama atau yang penting telah diotorisasi secara semestinya. Prosedurnya adalah setiap transaksi utama/penting akan diotorisasi oleh individu dengan level yang lebih tinggi di setiap departemen. 2. Setiap pengeluaran untuk pembelian harus diotorisasi oleh kepala departemen dan harus memperoleh persetujuan dewan direksi. 3. Pengeluaran untuk pembelian harus diotorisasi oleh kepala department dan harus memperoleh persetujuan dewan direksi. 4. Adanya pembatasan otorisasi untuk memastikan bahwa pembelian dan transaksi perdagangan dengan kreditor, saldonya serta data yang beredar dilindungi dari perubahan yang tidak diotorisasi. c. Dokumentasi yang teratur 1. Pembelian hanya disetujui jika dokumen pendukungnya telah dilengkapi. 2. Semua dokumen terkait Siklus Pembelian seperti permintaan pembelian PO, GRN/Laporan Penerimaan Harian. 3. GRN yang diterbitkan secara urut (prenumberred) adalah pengendalian untuk memastikan bahwa semua penerimaan barang telah dicatat secara akurat. Sehingga
31
bagian akuntansi dapat menemukan jika barang yang dipesan belum diterima secara lengkap. 4. Adanya kesesuaian angka (tie-up) antar tiap dokumen terkait. d. Kontrol Fisik atas persediaan dan aktiva 1. Setiap kedatangan barang selalu dimonitor oleh kepala gudang. 2. Akses terhadap fisik persediaan dan aktiva diproteksi oleh metode scan (scan place) dengan akses pribadi (personal access). 3. Akses fisik dilindungi dengan card access. 4.
Untuk log-on ke sistem Fujitsu Glovia, untuk tiap-tiap departemen dan tiap-tiap karyawan memiliki identitas berupa password. Tiap personal memiliki area yang terbatas. Semakin tinggi posisi seseorang, semakin luas area/wilayah yang dapat dimasuki. Prosedur diatas dimaksudkan sebagai fungsi pengendalian untuk memastikan bahwa hanya akses-akses yang sesuai yang bisa masuk ke purchase ledger dan nominal ledger.
5. Password juga dimaksudkan untuk melindungi data-data pembelian dan transaksi perdagangan dengan kreditur dan untuk mencegah data yang ada dari perubahan yang tidak diotorisasi. e. Kontrol Manual 1. Transaksi direview oleh supervisor 2. Secara teratur dilakukan rekonsiliasi bank (periode bulanan) f. Kontrol atas sistem aplikasi 1. Jurnal secara otomatis dibuat oleh sistem. 2. Sistem akan menolak secara otomatis setiap nomor PO yang ganda.
32
Tujuan menyeluruh dalam pengendalian internal atas pembelian adalah menentukan apakah pembelian disajikan secara wajar dan diungkapkan secara memadai. Audit atas transaksi pembelian a. Sebagai prosedur utama untuk memastikan keberadaan dalam pencatatan transaksi yang terkait di General Ledger b. Untuk menjamin dan memastikan bahwa semua transaksi telah dicatat (completeness) dan diklasifikasikan (classification) ke general ledger berdasarkan atau mengacu ke supporting document (accuracy). c. Untuk memastikan bahwa internal kontrol dari klien dapat diandalkan (reliable) untuk mengurangi error atau resiko fraud dimasa sekarang dan kelangsungan dimasa mendatang (future going concern). d. Untuk memastikan bahwa transaksi pembelian dimasukkan dengan semestinya dan diikhtisarkan secara memadai (posting and summarization). Prosedur pengendalian yang dilakukan untuk mencapai tujuan sebagai berikut: a. Vouching dari GL ke dokumen pendukung Dengan melakukan vouching terhadap contoh pembelian: 1. Pertama, dari nama-nama supplier yang dijadikan sample, kita meminta dokumen pendukung berupa PO, DO dan invoice. 2. Kedua, dari PO kita mencatat no.PO dan tanggal PO, demikian pula dengan PO dan invoice, kita mencatat No.DO dan tanggal DO serta No Invoice dan tanggal invoice 3. Ketiga, dari no PO tadi kita melihat total jumlah yang tertera pada PO untuk kemudian dibandingkan dengan jumlah yang tercatat pada daftar pembelian.
33
Tujuannya adalah untuk melihat apakah terdapat perbedaan antara jumlah yang tertera pada PO dengan jumlah yang tercantum pada daftar rincian pembelian. Dari daftar PO tadi kita dapat melihat spesifikasi produk yang dipesan, kuantitasnya, jumlah total per kuantitas yang dipesan serta total biaya yang harus dibayar oleh PT DIC Graphics. 4. Dengan mengecek DO untuk setiap PO dari supplier yang telah kita pilih sebagai sample. Untuk memastikan apakah barang yang dipesan sudah dikirim. Kemudian kita mencatat nomor DO serta dengan DO-nya. Tidak semua PO mempunyai saru DO, karena ada yang untuk satu PO mempunyai beberapa DO, dikarenakan pengiriman barang yang dilakukan beberapa kali. 5. Dari Invoice juga tertera jumlah tagihan yang harus dibayar oleh PT DIC Graphics. Disini terlihat kesamaan dan kesesuaian antara jumlah yang tertera pada PO dengan yang tertera pada invoice. b. Membandingkan jumlah yang tercatat dalam transaksi dengan dokumen dari supplier. c. Mengecek accuracy dari pencatatan transaksi serta klarifikasinya Prosedur ini dilakukan untuk memastikan bahwa tidak ada pembelian yang seharusnya dikategorikan sebagai persediaan ternyata dicatat sebagai aktiva tetap atau sebaliknya. d. Melakukan prosedur pisah batas (Cut-Off) Pengujian pisah batas untuk hutang usaha dimaksudkan untuk menentukan apakah transaksi yang dicatat beberapa hari sebelumnya dan sesudah tanggal neraca telah dimasukkan kedalam periode yang sesuai. Hal ini juga untuk menghindari transaksi periode berjalan dicatat dalam periode berikutnya atau transaksi periode berikutnya dicatat dalam periode berjalan. Prosedur Cut-Off yang dilakukan:
34
1. Mengambil sample berupa 10 transaksi berurut yang terjadi sebelum tanggal neraca dan 10 transaksi berurut setelah tanggal neraca. Kemudian dari sample tersebut diminta supporting dokumennya seperti PO, DO, GRN dan invoicenya. 2. Untuk tiap samples tadi kemudian ditelusuri GRN-nya ke invoice dari pemasok untuk memastikan bahwa semua barang yang diterima yang ditunjukkan di GRN telah dimasukkan sebagai hutang usaha serta untuk menguji kewajiban yang tidak dicatat. 3. 10 Sample yang diambil sebelum tanggal neraca dimasukkan untik menguji kekeliruan pisah batas kurang saji, sedangkan 10 samples yang diambil setelah tanggal neraca dimasukkan untuk menguji kekeliruan pisah batas lebih saji. 4. Kross cek ke PO dan pastikan serta yakinkan bahwa item-item yang terdapat di PO adalah sama dan sesuai dengan yang tercantum di GRN/LPB e. Periksa saldo pembelian ke trial balance untuk memastikan apakah saldo yang tercatat adalah sama dan sesuai. Dari Siklus pembelian dan pengeluaran kas di PT DIC Graphics, pengendalian internal sudah dilakukan secara efisien dan efektif sesuai dengan tujuan perusahaan.
