BAB IV ANALISIS HASIL DAN PEMBAHASAN
A. Prosedur Penerimaan dan Pengeluaran Kas Pada PT. Pos Indonesia ( PERSERO ) Jakarta Pusat Adapun sumber-sumber penerimaan kas pada PT. Pos Indonesia (Persero) Jakarta Pusat adalah sebagai berikut : penerimaan-penerimaan yang berasal dari pendapatan pengiriman surat, penjualan perangko, penjualan materai, pengiriman wesel, pengiriman paket. Penerimaan tabungan, penerimaan setoran gaji dan pajak penghasilan, penerimaan setoran Pajak Bumi dan Bangunan, dan penerimaan lainnya. Adapun penerimaan kas yang lainmisalnya dalan hal adanya kelebihan pembayaran giro. Kelebihan pembayaran giro merupakan pengeluaran kas yang akan ditagih kemudian. Maka yang menjadi penerimaan kas bagi PT. Pos Indonesia (Persero) Jakarta Pusat adalah penyelesaian kelebihan pembayaran giro tersebut. Pengeluaran kas yang dilakukan oleh PT. Pos Indonesia (Persero) Jakarta Pusat antara lain : potongan yang diberikan terhadap biaya pengiriman surat, pembayaran gaji pegawai, pembayaran tunjangan pegawai, pembayaran upah lembur, pembayaran kembali tabungan. Pembayaran pensiun, pembayaran wesel, pembayaran rekening telepon, pembayaran Pajak Bumi dan Bangunan, dan pembayaran lainnya. Dan ada juga biaya-biaya yang harus dikeluarkan pada
saat tertentu saja,
misalnya uang panjar untuk pembelian peralatan kantor dan pemeliharaan sarana, biaya perawatan pegawai dan sebagainya.
53
Prosedur Penerimaan Kas a. Bagian loket menyetorkan sejumlah uang tunai dan bukti pembayaran yang diperoleh dari semua setoran-setoran yaitu : setoran pajak, SOPP, setoran kiriman uang paket, setoran kiriman kilat khusus, setoran PM (perangko dan materai), setoran penerimaan Wesel Pos dan Giro Gold. Dan semua bukti pembayaran untuk setiap transaksi dan dipertaruhkan di Neraca Loket/ N1 Kp Cabang. b. Kemudian diserahkan ke kasir internal. c. Selanjutnya kasir intrnal mengentri data transaksi penerimaan tersebut ke dalam menu ”penerimaan” dan secara otomatis tercatat di modul akuntansi. d. Setelah melakukan pencatatan, kasir internal mengarsip N-1 dan menyerahkan kembali Neraca Loket ke SPV Akuntansi/ UPL untuk diteruskan ke petugas loket sebagai dasar pencatatan transaksi loket. e. Pada akhir dinas SPV Akuntasi/UPL melakukan Vertifikasi Neraca Loket/ N2.
Prosedur Pengeluaran Kas Untuk semua pengeluaran kas yang ada di PT. Pos Indonesia (Persero) Jakarta Pusat, prosedur pengeluaran kas yang terjadi adalah sebagai berikut : a. Bagian terkait yang membutuhkan dana mengajukan permintaan dana ke Kepala Kantor kemudian dibuat Kuitansi rangkap 3.
54
b. Berdasarkan permintaan dan kuitansi yang telah di setujui oleh Kepala kantor, SPV Akuntansi melakukan Pencocokkan dan menerbitkan Surat Perintah Bayar (SPB) melalui menu ”Akuntansi” Keuangan – Jurnal Harian – SPB – Penerbitan SPB – Biaya. c. Proses penerbitan SPB oleh SPV Akuntansi ini secara otomatis tercatat pada modul akuntansi. d. Kuitansi beserta SPB diajukan ke Kepala Kantor untuk di flat/ disetujui. e. SPV Akuntansi kemudian menyerahkan kuitansi dan SPB tersebut ke bagian terkait untuk diserahkan kepada SPV Keuangan dan diuangkan di Kasir Internal. f. Kasir Internal menerima surat permintaan, kuitansi dan SPB, kemudian mencocokkan data SPB di menu ”Pengeluaran Pembayaran SPB” apabila data SPB cocok, Kasir Internal akan membayar sejumlah sesuai dengan nilai SPB dan secara otomatis tercatat pada modul akuntansi. g. Kasir Internal mengarsip SPB lbr-1 sebagai bukti pertanggung jawaban sedangkan lbr-2 dan surat permohonan lbr-3 diserahkan ke bagian akuntansi. Sedangkan kuitansi diproses sebagai berikut : 1. Lembar – 1 dikirim ke Wilpos sebagai Lampiran Fa Eksploitasi/ Investasi. 2. Lembar – 2 dikirim Arsip ke bagian akuntansi. 3. Lembar – 3 Arsip di bagian terkait.
55
B. Proses Komputerisasi Penerimaan dan Pengeluaran Kas Pada PT. Pos Indonesia ( PERSERO ) Jakarta Pusat Pada saat ini sistem informasi keuangan di PT. Pos Indonesia (Persero) Jakarta Pusat dilaksanakan dengan proses pelaporan mulai dari tingkat teknis UPT, Wilpos hingga Kantor Pusat, salah satu pemecahan masalah adalah dengan memanfaatkan teknologi informasi, maka dibangunlah Sistem Informasi Manajemen Akuntansi PT. Pos Indonesia atau dengan istilah SIMAKPOS yang berbasis komputer, sehingga laporan keuangan khususnya penerimaan dan pengeluaran kasnya akurat dan tepat waktu. Pelaksanaan SIMAKPOS UPT ini merupakan suatu rujukan prosedur standar akuntansi yang berbasis teknologi yang akan digunakan pada tingkat pelaksana UPT. Simakpos merupakan sarana untuk untuk melaksanakan Sistem Akuntansi Pos Indonesia (Persero). Oleh karena itu perlakuan akuntansi dalam Simakpos UPT pada umumnya sama dengan Sistem Akuntansi Pos yang berlaku saat ini, termasuk Keputusan Direksi (Kepdir), Surat Edaran (SE), Nota Pusat (NP) masih tetap berlaku sepanjang tidak bertentangan dengan Petunjuk Pelaksanaan Simakpos ini. Simakpos adalah Sistem Informasi Akuntansi Pos yang merupakan sarana utama pengelolaan data transaksi menjadi informasi keuangan dan merupakan bagian dari Sistem Informasi Manajemen PT. Pos Indonesia (Persero). Aplikasi Simakpos adalah aplikasi (tool) yang digunakan untuk membantu pelaksanaan sistem dan prosedur akuntansi dan keuangan PT. Pos Indonesia (Persero) untuk menghasilkan informasi keuangan yang di butuhkan.
56
Modul adalah kumpulan program aplikasi di dalam satu kesatuan proses yang digunakan untuk melakukan proses pencatatan, pengklasifikasian dan pelaporan transaksi dalam Aplikasi Simakpos. Persiapan awal sebelum penggunaan Aplikasi Simakpos UPT meliputi : 1. Brainware (SDM) : Petugas entri data di UPT pada setiap Modul Simakpos yaitu petugas yang selama ini menangani transaksi di masingmasing bagian. 2. Hardware : •
Klien : Personal Computer (PC) dengan spesipikasi minimal Celeron 400, RAM 128 MB, HD IDE 2,3 Gb.
•
Server : Minimal Pentium IV, RAM 256 MB, HD 10 Gb.
3. Software : •
Klien Operating System minimal Microsoft Windows 2003.
•
Server bisa menggunakan Operating System Microsoft NT, Windows 2003 dan Windows 2007, Windows XP.
4. Regulasi/Peraturan atau ketentuan mengenai Simakpos : Keputusan Direksi (KD), Surat Edaran (SE) Petunjuk Pelaksanaan (Juklak) dan Petunjuk Teknis (Juknis), Surat-menyurat tentang Simakpos dari Direktur Keuangan, GM Dalkug dan Manajer Tansiklug.
57
Apabila kesalahan diketahui setelah divertifikasi oleh SPV Akuntansi di Modul Akuntansi dan Buku Bantu Hutang (bila menyangkut hutang dikoreksi pada keesokan harinya). a. Prosedur Penerimaan Kas Berbasis Komputer Pada PT. Pos
Indonesia
( PERSERO ) Jakarta Pusat 1. Dokumen pembayaran meliputi penjualan wesel pos dan lain – lain dimasukan ke dalam Buku Penerimaan Kas. 2. Salinan dokumen pembayaran slip setoran pada buku penerimaan kas dijadikan sebagai arsip. 3. Buku penerimaan kas kemudian diolah
ke dalam Rekap N2
penerimaan kas. 4. Penerimaan kas secara piutang berasal dari kelebihan pembayaran giro dimana daftar kelebihan pembayaran giro tersebut terlebih dahulu di update kedalam buku besar piutang. 5. Hasil update buku besar piutang kemudian diolah kedalam Rekap N2 peneriman kas. 6. Rekap N2 penerimaan kas disiapkan untuk entry data piutang
ke
dalam program SIMAKPOS. 7. Pemograman data SIMAKPOS akan menghasilkan file penerimaan transaksi kas dan jurnal transaksi.
58
8. Setelah menjalankan program update file induk, SIMAKPOS akan menghasilkan : a. Daftar transaksi yang sudah di update b. Laporan piutang c. Buku besar piutang d. Jurnal pemasukan kas 9. Hasil akhir dari pemprosesan data SIMAKPOS adalah laporan manajemen.
59
60
b.
Prosedur Pengeluaran
Kas Berbasis Komputer Pada PT. Pos
Indonesia
( PERSERO ) Jakarta Pusat 1. Dokumen pengeluaran kas berupa pembayaran wesel dan lain-lain, kemudian dokumen tersebut diolah dan dimasukan kedalam Buku Pengeluaran Kas. 2. Salinan dokumen pembayaran berupa cek pengeluaran kas, faktur dan kwitansi, dan salinan dokumen pembayaran tersebut dimasukan kedalam buku pengeluaran kas, dimana dokumen pembayaran pada buku pengeluaran kas tersebut dijadikan sebagai arsip. 3. Untuk pemprosesan data : a. Buku pengeluaran kas diolah menjadi Rekap N2 pengeluaran kas, Rekap N2 pengeluaran kas disiapkan untuk dimasukan ( entry data ) ke dalam program SIMAKPOS. b. Dari entry data
pemprogaman data SIMAKPOS akan
menghasilkan file pengeluaran transaksi kas dan jurnal transaksi. c. Setelah menjalankan program update file induk, SIMAKPOS akan menghasilkan : -
Daftar transaksi yang sudah di update
-
Jurnal pengeluaran kas ( Register cek )
d. Hasil akhir dari pemprosesan data SIMAKPOS adalah laporan manajemen.
61
62
C. Hasil Penelitian 1. Analisis Penerapan Sistem Komputerisasi Dalam Pemrosesan Data Penerimaan dan Pengeluaran Kas Untuk menerapkan suatu sistem komputerisasi memerlukan survei atau perencanaan yang matang baik dari segi biaya mapun dari segi prosedur akuntansi. Seperti yang diuraikan sebelumnya untuk mengakomodasi kebutuhan manajemen akan informasi yang berkualitas maka manajemen PT. Pos Indonesia (Persero) Jakarta Pusat menerapkan Software Klien Operating Sytem minimal Microsoft Windows 2003 dan di dalamnya terdapat Aplikasi Simakpos yaitu Aplikasi tools. Penyusunan sistem ini pada PT. Pos Indonesia (Persero) Jakarta Pusat di lakukan mulai dari Unit Pelayanan Teknis, Wilpos hingga Kantor Pusat. Hal ini di karenakan informasi yang dilaksanakan secara manual kurang memenuhi aspek kecepatan dan keakuratan laporan. Menurut peneliti, dengan adanya bagian informasi teknologi yang ada di PT. Pos Indonesia (Persero) Jakarta Pusat telah membuat koordinasi antara sistem komputerisasi dapat dicapai. Sejauh yang peneliti ketahui, perusahaan memiliki buku panduan mengenai penggunaan Aplikasi Simakpos, buku tersebut tidak dapat di akses oleh seluruh karyawan, sehingga hal tersebut terkadang menimbulkan masalah apabila terjadi kesalahan pada sistem dan beberapa karyawan, karena belum terlalu memahami prosedur pengaplikasiannya.
63
Untuk itu perusahaan hendaklah mensosialisasikan buku panduan tersebut kepada semua karyawan yang berwenang sehingga karyawan dapat mengetahui prosedur yang jelas tentang Aplikasi Simakpos pada Perusahaan. Berdasarkan penelitian yang peneliti lakukan, dalam pengelohan data penerimaan dan pengeluaran kas PT. Pos Indonesia (Persero) Jakarta Pusat menggunakan Modul Akuntansi yang ada pada Aplikasi Simakpos/ Aplikasi Tools. Dalam
pengolahan
data
pengeluarannya
menggunakan
menu
”Pengeluaran”, Perusahaan menggunakan sistem Real-Time dimana tidak tedapat jeda waktu antara peristiwa ekonomi dengan pencatatannya atau on-line. Pemrosesam
Real-Time
ini
memberikan
perusahaan
keuntungan
persaingan pada pasar. Maka berdasarkan hal tersebut dapat diketahui bahwa pengendalian intern dalam hal ketersediaan informasi yang tepat dan cepat memberikan keuntungan yang diberikan PT. Pos Indonesia (Persero) Jakarta Pusat. Untuk melakukan peng-input-an data penerimaan kas yang dilakukan bagian akuntansi perusahaan menggunakan menu ”Penerimaan” pada Aplikasi Tools. Dalam Pengolahan data akuntansinya PT. Pos Indonesia (Persero) Jakarta Pusat menggunakan sistem Real-Time Processing dimana setiap adanya transaksi yang berkaitan dengan penerimaan kas langsung dicatat dan dilaporkan ke kantor pusat dimana sistem komputer cabang on-line dengan komputer pusat.
64
2. Analisis Pengendalian Intern Sistem Komputerisasi Dalam Pemrosesan Data Penerimaan dan Pengeluaran Kas Pengolahan data penerimaan dan pengeluaran kas menggunakan komputer pada Kantor Pos juga memerlukan penanganan yang baik dengan tidak melupakan pengendalian terhadap sarana dan sistem yang ada. Dalam perkembangan teknologi informasi, disamping meningkatkannya kepercayaan terhadap komputer maka resiko akan penggunaan alat ini juga semakin meningkat. Oleh karena itu, diperlukan pengendalian dalam menggunakan alat ini. Faktor-faktor yang dapat memperbesar kemungkinan timbulnya resiko tersebut adalah meliputi kesalahan dalam merancang pengendalian informasi oleh orang yang tidak berwenang ataupun perencanaan sistem yang tidak tepat. Pengendalian terhadap personil ini dapat dilihat dengan adanya pengendalian organisasi untuk menegaskan tugas-tugas dan tanggung jawab terhadap personil yang ada, sehingga apabila sewaktu-waktu terdapat kesalahan atas pelaksanaan tugas tertentu, maka Kepala Kantor PT. Pos Indonesia (Persero)Jakarta Pusat dapat langsung menemui personil yang harus bertanggung jawab atas kesalahan tersebut. Adanya pengendalian terhadap personil ini juga dapat dilhat melalui sistem penerimaan karyawan yang ketat sehingga seseorang tidak akan ditempatkan pada suatu tugas yang tidak dapat dilakukannya. Keberadaan pengendalian dalam Kantor PT. Pos Indonesia (Persero) Jakarta Pusat juga dapat dilihat melalui dokumen dan penggunaan UPS sebagai cadangan acuan untuk mencegah kerusakan komputer dan data-data yang sedang diproses pada bagian input /output dan penggunaan proteksi file.
65
Semuanya ini merupakan usaha Kantor Pos Jakarta Pusat dalam menutupi kemungkinan timbulnya penyelewengan ataupun kesalahan dalam pengolahan data Kantor Pos itu sendiri baik yang disengaja ataupun tidak disengaja. Pengendalian ini tentu tidak terlepas dari pengendalian terhadap perangkat keras yang telah dirancang oleh pabrik komputer itu sendiri. Penggunaan password dilakukan untuk mencegah adanya pengaksesan data yang disimpan oleh karyawan yang tidak berwenang. Penggunaan data backup juga sangat mendukung pengendalian terhadap sistem ini untuk menjaga jika ternyata file yang ada hilang atau rusak. Sementara untuk pengamanan sistem yang digunakan Kantor PT. Pos Indonesia (Persero) Jakarta Pusat, maka pengendalian yang dilakukan oleh perusahaan antara lain dengan melaksanakan tes terhadap program yang digunakan dan juga mendisain sistem yang bebas dari kesalahan. Bentuk lain dari pengendalian ini adalah, penggunaan nomor urut yang tercetak pada bukti asli atau penempatan kode rekening yang benar sehingga proses yang dilakukan komputer juga benar, yaitu berdasarkan sistem yang digunakan Kantor PT. Pos Indonesia (Persero) Jakarta Pusat. Semua tindakan pengendalian yang terjadi di PT. Pos Indonesia (Persero) Jakarta Pusat juga sangat didukung oleh suasana kerja yang sangat mendukung baik dari segi tempat maupun segi psikologis. Apa yang peneliti maksud disini adalah suasana kerja yang bersifat kekeluargaan dengan tetap dibatasi oleh garis tugas dan tanggung jawab tiap karyawan diharapkan merasa wajib melaksanakan tugas dengan sebaik mungkin. Dengan adanya suasana kerja yang kondusif ini
66
maka karyawan diharapkan dapat bekerja sebaik mungkin sehingga informasi yang dihasilkan dari pengolahan data dapat dikatakan bebas dari kesalahan. Menurut peneliti, pengendalian yang diterapkan atas penggunaan komputer dalam pengolahan data penerimaan dan pengeluaran kas di Kantor PT. Pos Indonesia Jakarta Pusat sudah mencapai tujuan pengendalian kas, walaupun masih terdapat kekurangan sedikit yaitu dalam pelaksanaan aplikasi SIMAKPOS, karena ada beberapa karyawan yang belum mengetahui tentang pelaksanaan aplikasi tersebut. Namun, satu hal yang menjadi tekad PT. Pos Indonesia (Persero) Jakarta Pusat yaitu terus berupaya meningkatkan efektifitas dan efisiensi usaha, yang dapat dibuktikan dari tindakan-tindakan yang dilakukan manajemen Kantor PT. Pos Indonesia (Persero) Jakarta Pusat dalam melaksanakan pengendalian terhadap sistem komputerisasi dalam pengolahan data penerimaan dan pengeluaran kas, seperti apa yang peneliti uraikan sebelumnya.
67
