BAB IV PEMBAHASAN
IV.1
Evaluasi Pengendalian Internal atas Siklus Pembelian Evaluasi Pengendalian internal atas siklus pembelian dilakukan untuk
mengetahui sejauh mana perusahaan dalam melakukan pengendalian internal khususnya dalam kegiatan siklus pembelian suku cadang. Pengendalian internal merupakan komponen penting yang harus ada didalam perusahaan. Hal ini dilakukan untuk menjaga kekayaan perusahaan dan untuk mencapai tujuan perusahaan. Pengendalian internal dapat dikatakan baik di dalam perusahaan apabila seluruh kebijakan dan prosedur dilaksanakan dalam menjalankan seluruh aktivitas perusahaan mencakup ke dalam komponen-komponen pengendalian internal yang mengacu pada COSO (Comitte of Sponsoring Organizations of the Treadway Comission) serta kebijakan dan prosedur yang dilaksanakan oleh perusahaan apabila telah mencapai tujuan dari pengendalian tersebut. Berikut akan dijelaskan pengendalian internal yang telah dilaksanakan oleh perusahaan berdasarkan komponen-komponen pengendalian internal tersebut, yaitu :
IV.1.1 Lingkungan Pengendalian (Control Environment) Lingkungan pengendalian yang baik dalam perusahaan didukung dengan adanya lingkungan yang memiliki sistem dan prosedur serta struktur yang saling mendukung. Dengan adanya lingkungan pengendalian yang baik dalam perusahaan maka seluruh karyawan dan staff yang terlibat dalam perusahaan terkontrol dan teroganisasi sesuai dengan tujuan dan kebijakan yang telah 49
ditetapkan perusahaan. Berikut ini faktor yang membentuk lingkungan pengendalian dalam suatu entitas yang diantaranya adalah sebagai berikut : 1. Integritas dan nilai etika Perusahaan memiliki kebijakan terhadap masing-masing karyawan yang bekerja di PT GMF Aeroasia. Kebijakan yang berbentuk buku pedoman tersebut diberitahukan pada saat karyawan diterima bekerja di perusahaan. Kebijakan tersebut diberikan agar karyawan mengetahui peraturan yang ditetapkan perusahaan sehingga karyawan memiliki integritas dan nilai-nilai etika yang tinggi dalam bekerja dan karyawan pun dapat mencapai visi dan misi perusahaan. Hal ini ditujukan agar karyawan dapat mengetahui tujuan yang ingin dicapai perusahaan. Dimana Visi perusahaan adalah menjadi perusahaan perawatan pesawat terbang yang berkualitas tinggi dan profitable, menjadi perusahaan yang berkembang dan memuaskan semua pihak yang terlibat dengan peran penuh seluruh karyawan yang kompeten, berintegritas, bersemangat, berpikir positif, dan yang mendedikasikan pekerjaan sebagai ibadah. Sedangkan misi perusahaan adalah memberikan pelayanan dan dukungan terhadap operator penerbangan dengan memberikan solusi dalam perawatan pesawat, mesin perawat, dan komponen pesawat dalam hal kualitas, biaya, pengiriman dan service, melakukan perbaikan dan peningkatan kualitas kerja secara terus menerus, mengembangkan organisasi dan sumber daya manusia yang profesional, serta meningkatkan pendapatan dan keuntungan. Selain itu, di didalam kebijakan yang ditetapkan oleh perusahaan tersebut juga menjelaskan tentang sikap dan etika perilaku karyawan yang harus 50
dipatuhi saat berada dan bekerja di PT GMF Aeroasia dan juga terdapat sanksi-sanksi yang diberikan oleh perusahaan apabila karyawan melanggar ketetapan dan kabijakan yang dapat merugikan perusahaan serta terdapat pula peraturan-peraturan lainnya untuk menjaga kelancaran aktivitas perusahaan. Contoh adanya etika dan bentuk sanksi yang diberikan oleh perusahaan kepada karyawannya yaitu kepada karyawan yang datang terlambat akan dikurangi uang Rp.7000/terlambat untuk uang kedisiplinan. Sedangkan sanksi beratnya turun golongan/jabatan. Dengan adanya buku pedoman perusahaan, diharapkan karyawan dapat menjalankan tugasnya dengan baik dan tujuan perusahaan dapat tercapai. 2. Komitmen terhadap Kompetensi Karyawan yang sudah diterima dan bekerja pada PT GMF Aeroasia merupakan
karyawan
yang
melalui
beberapa
tahap
dalam
proses
penyeleksian karyawan baru. Proses penyeleksian dilakukan untuk mengetahui kemampuan calon karyawan. Dimana karyawan harus memiliki komitmen dalam bekerja demi terciptanya tujuan perusahaan. Karyawan dituntut utnuk mengerti tugas, tanggung jawab dan wewenang yang telah diberikan perusahaan. Sehingga tidak ada penggandaan tugas dalam bekerja dan karyawan pun diharapkan dapat bekerja secara efektif. Pada dasarnya PT GMF Aeroasia mencari karyawan yang sesuai dengan bidang nya dan minat masing-masing karyawan. Oleh karena itu perusahaan semaksimal mungkin memberikan tugas dan wewenang yang saling berhubungan agar karyawan dapat lebih mudah dalam bekerja. Sehingga
51
karyawan pun memiliki komitmen dalam kompetensi untuk memajukan perusahaan. 3. Filosofi dan gaya operasi manajemen Filosofi dan gaya operasi manajemen ditujukan agar perusahaan dapat meminimalkan resiko dan memaksimalkan laba. Beberapa cara yang ditetapkan perusahaan agar dapat megurangi resiko yaitu pembayaran terhadap supplier yang tepat waktu agar tidak terjadi keterlambatan pengiriman suku cadang. Pembayaran secara tepat waktu dilakukan agar proses setelah pembayaran tersebut dapat berjalan sesuai dengan prosedurnya, sehingga tidak menghambat prosedur yang satu dengan yang lainnya. Pembayaran tepat waktu merupakan satu hal yang sangat penting karena apabila pembayaran terlambat maka resiko terjadi cukup besar dan berdampak pada perusahaan. Selain itu, semua staff dalam perusahaan baik atasan maupun bawahan saling berhubungan dengan baik satu sama lain, hal ini terlihat saling memberikan dukungan. Hal ini dilakukan agar terciptanya suasana nyaman di dalam perusahaan sehingga para karyawan dapat bekerja dengan baik tanpa tekanan. 4. Struktur Organisasi Perusahaan telah memiliki struktur organisasi secara tertulis yang cukup baik dan secara umum bertujuan untuk memisahkan tugas, tanggung jawab, dan wewenang yang jelas disetiap fungsi atau bagian didalam perusahaan. Bagi PT GMF Aeroasia struktur organisasi merupakan gambaran hal yang 52
menjelaskan mengenai hubungan-hubungan, kerjasama dari individuindividu para karyawan dalam rangka mencapai suatu tujuan. Struktur organisasi pada PT GMF Aeroasia terdiri dari beberapa bagian yang memiliki tugas dan fungsinya masing-masing, yang disertakan pula dengan job description. 5. Pemberian otoritas dan tanggung jawab Pemberian otorisasi merupakan satu hal yang penting untuk persetujuan beberapa
dokumen
untuk
kelangsungan
kegiatan
pembelian
dalam
perusahaan. Bukan hanya siklus pembelian yang perlu diotorisasi, ada beberapa dokumen juga yang perlu diotorisasi agar pengendalian internal dapat berjalan dengan baik dan sesuai dengan tujuan perusahaan. Pemberian otorisasi di PT GMF Aeroasia dapat membuat karyawan lebih bertanggung jawab atas pengeluaran dan pemasukan barang serta lingkup dalam pembelian itu sendiri. Sehingga dapat mengurangi adanya kecurangan yang dapat merugikan perusahaan. 6. Kebijakan dan praktik sumber daya manusia Pada umumnya perusahaan telah melakukan proses seleksi pada saat penerimaan
karyawan
baru
didalam
perusahaan.
Human
Resource
Development (HRD) adalah bagian yang bertugas menyeleksi karyawan. Proses seleksi ini bertujuan untuk mendapatkan karyawan-karyawan yang berkualitas dan kompeten dalam melaksanakan tugasnya. Dalam proses seleksi perusahaan melakukan proses seleksi berkas lamaran kemudian dipanggil kembali untuk melakukan test psikotes, setelah lulus test calon karyawan kembali dipanggil untuk sesi wawancara. Sesi wawancara 53
dilakukan untuk mengetahui informasi lebih lanjut tentang calon karyawan tersebut. Jika di terima sebagai karyawan akan kembali dipanggil dan langsung dikontrak selama 1.5 tahun. Kemudian diberikan pelatihanpelatihan pada on the job training untuk meningkatkan kemampuan yang dimiliki karyawan dan memberikan pembinaan tentang lingkungan kantor, uraian tugas,dan lain lain. Perusahaan juga melakukan evaluasi setiap 6 bulan sekali terhadap kinerja karyawan untuk mengetahui keekurangan yang harus di kurangi dan kelebihan yang harus ditingkatkan oleh karyawan yang biasa disebut IPR(Individu Performance Review).
IV.1.2 Penaksiran resiko (Risk Assessment) Resiko-resiko yang terjadi diperusahaan merupakan hal yang sangat umum. Untuk itu adanya pengendalian dalam perusahaan dapat mengurangi resiko yang timbul sehingga resiko tersebut dapat diatasi sehingga tidak banyak berdampak dan berpengaruh terhadap perusahaan. Pada umumnya resiko yang sering ditemukan dalam perusahaan, diantaranya adalah terjadinya keterlambatan penerimaan barang, barang yang diterima tidak sesuai dengan pesanan, kuantitas yang diterima tidak sesuai dengan pesanan, dan hal-hal lain yang tidak diinginkan perusahaan. Ada beberapa faktor utama yang menyebabkan proses bisnis di bagian perencanaan dan pembelian suku cadang kurang memuaskan. Faktor-faktor tersebut yaitu: pegawai yang sudah diterima kemudian keluar sebelum kontraknya berakhir, barang yang diterima rusak ditempat, barang tidak sesuai 54
dengan yang dipesan, keterlambatan barang yang dipesan, penjadwalan pembayaran yang tidak sesuai dengan jadwal bayar. Faktor penyebab dari resiko yang timbul diantaranya adalah, karyawan mendapatkan tawaran pekerjaan yang lebih baik, faktor cuaca yang kurang mendukung, faktor kesamaan barang yang tidak sesuai, faktor pembayaran yang belum diselesaikan, faktor kurangnya informasi dari purchaser tentang pembayaran. Untuk menghindari permasalahan yang mungkin terjadi maka perusahaan membuat beberapa kebijakan diantaranya adalah, melakukan ikatan dinas setelah pegawai itu diterima, pemesanan dilakukan pada vendor yang memiliki capability, dilakukan koordinasi yang baik antara bagian keuangan dengan bagian pengadaan barang.
IV.1.3 Aktivitas Pengendalian (Control Activity) Aktivitas pengendalian yang baik harus memiliki pengendalian yang terarah.
untuk
pengendalian fisik,
perusahaan
sudah
memiliki
sistem
pengamanan yang baik. Hal ini dapat dilihat dari adanya otorisasi kepada semua dokumen-dokumen yang terkait dan adanya pemisahan fungsi pada setiap bagian organisasi. Aktivitas pengendalian pada PT GMF Aeroasia dapat dijelaskan sebagai berikut : 1. Proses Purchase Requisition and Quotation a. Proses pertama yang dilakukan pada proses pembelian adalah penerimaan PR dari planner dan memeriksa validitas dari PR tersebut. Validitas PR tersebut terkait apakah sudah benar kuantitas pembelian, nomor 55
komponen, dan refrensinya. Apabila PR tidak valid akan dikembalikan kepada planner untuk diperbaiki. Setelah PR diterima valid maka akan diperiksa apakah item yang bersangkutan termasuk kedalam consignment atau tidak. Kemudian diperiksa kontrak consignment apakah masih valid atau tidak. Apabila masih valid akan dibuat order pembelian atau langsung permintaan barang apabila PO (purchase order) sudah tersedia. b. Request for quotation (RFQ) akan dikeluarkan oleh bagian pembelian kepada supplier original equipment manufactur, dan manufaktur yang tercatat dalam approved vendor list (AVL). Apabila sudah mencapai waktu penutupan, bagian pembelian harus menutup quotation. Apabila jumlah penawar kurang dari tiga, quotation harus diulang, kecuali supplier merupakan OEM, nilai komponen kurang dari $10000, atau memang kebutuhan barang sudah urgent sedangkan penawar yang masuk tidak lebih dari tiga, apabila terjadi hal ini harus dilengkapi berita acara. Apabila sudah mendapatkan tiga quotations maka bagian pembelian harus
bernegosiasi
pembayaran,
dan
mengenai setelah
itu
harga,
waktu
membuat
pengiriman,
laporan
aturan
justifikasi
dan
perbandingan harga untuk menentukan supplier yang dipilih. Lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar 4.1 berikut:
56
Gambar 4.1 Bagan alir prosedur purchase requisition dan quotation 57
2. Proses pembutan purchase order prososal approval (POPA) a. Bagian pembelian bertanggung jawab untuk membuat POPA yang dilampirkan dengan Purchase requisition, Computer print out dari sistem SAP yang menyatakan stock status, historical used and purchased, Price comparison b. Bagian pembelian harus mengajukan persetujuan berupa tanda tangan dari pihak manajemen untuk meneruskan POPA menjadi purchase order (PO). Wewenang dan tanggung jawab persetujuan POPA terdapat dalam aturan manual pengadaan. Misalnya apabila harga POPA melebihi $10000 harus ditandatangani oleh manager, general manager, dan Vice presdint c. Jika POPA tidak disetujui, bagian pembelian harus memeriksa dan mengevaluasi proposal untuk direvisi apabila diputuskan untuk direvisi, namun apabila diputuskan untuk membatalkan POPA sepenuhnya maka proses pembelian akan dihentikan dan pembeli harus menginformasikan planner untuk membatalkan atau merevisi PR c. Jika POPA disetujui proses akan berlanjut menuju tahapan selanjutnya, yaitu pembuatan proses pembelian dengan keluarnya PO. Lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar 4.2 berikut:
58
Gambar 4.2 Bagan alir prosedur pembuatan POPA 59
3. Proses pembuatan PO a. Setelah POPA disetujui PO baru bisa di print dan kembali diberikan kepada pihak-pihak yang berwenang untuk disetujui kembali b. PO yang diajukan harus dilampirkan dengan POPA yang sudah disetujui lengkap dengan lampirannya. c. Apabila PO sudah disetujui bagian pembelian dapat mengkonfirmasi ke supplier atas permintaan barang d. Jika dibutuhkan CIA pembeli akan membuat form overhead payment ke bagian keuangan dan meminta kembali persetujuan dari pihak-pihak yang berwenang untuk pembayaran CIA tersebut. e. Setelah CIA dibayar (apabila dibutuhkan), pembeli mengawasi lead time dari material yang telah dijanjikan oleh supplier. Apabila mendekati batas waktunya, bagian pembelian mengirimkan peringatan pertama sampai peringatan ketiga. Apabila setealh peringatan ketiga barang juga belum sampai, bagian pembelian harus membatalkan permintaan pembelian. f. Bagian pembelian harus mengevaluasi apakah komponen tersebut masih dibutuhkan atau tidak. Apabila masih dibutuhkan maka akan dilakukan permintaan quotation ulang atau apabila komponen sudah urgent kebutuhannya akan langsung melakukan permintaan kepada pemenang kedua di proses bidding sebelumnya. d. Bagian pembelian harus memonitor komponen sampai komponen tersebut diletakan di gudang. Apabila material mengalami masalah di clearance atau dibagian penerimaan (receiving), komponen akan masuk
60
dalam pending material. Lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar 4.3 berikut:
Gambar 4.3 Bagan alir prosedur pembuatan proses pembelian dengan keluarnya PO 61
4. Pending material a. Bagian pembelian harus memeriksa setiap material yang terhambat dibagian receiving atau inspection area b. Apabila terdapat masalah bagian pembelian mengevaluasi penyebab terhambatnya komponen dan mendiskusikan penyelesaian masalah. c. Bagian pembelian harus mengerti penyebab material terhambat seperti dokumen yang tidak lengkap, perbedaan kuantitas, perbedaan nomor komponen, perbedaan fisik, kerusakan, packaging yang cacat, dan lainlain d. Bagian
pembelian
mendiskusikan
dengan
supplier
mengenai
penyelesaian masalah dari material pending e. Apabila tidak memungkinkan untuk diselesaikan bagian pembelian memutuskan untuk membatalkan pesanan dan mengembalikan barang ke supplier. Lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar 4.4 berikut:
62
Gambar 4.4 Bagan alir prosedur pending material 63
IV.1.4 Informasi dan Komunikasi (Information and Comunication) Informasi-informasi yang diberikan oleh PT. GMF Aeroasia sudah cukup memadai. Informasi tersebut berupa Flowchart dan prosedur pembelian perusahaan serta informasi yang terkait dalam perusahaan. Dengan adanya flowchart dan prosedur pembelian perusahaan yang ada dan telah dijalankan dapat menciptakan komunikasi yang baik antar karyawan dan staf lainnya. Flowchart dan prosedur pembelian yang ada sangat mendukung setiap detail pekerjaan pada perusahaan, sehingga karyawan dapat dengan mudah mengerjakan tugasnya masing-masing sesuai dengan prosedur yang ada. Dengan adanya informasi tersebut komunikasi yang terjalin dalam perusahaan dapat berjalan dengan baik dan dapat mendukung tercapainya tujuan perusahaan.
IV.1.5 Pemantauan (Monitoring) Pemantauan dalam perusahaan dilakukan oleh orang yang memiliki wewenang dan tanggung jawab memonitoring. Bagian yang memiliki jabatan lebih tinggi dalam perusahaan akan melakukan pemantauan kepada bawahannya yang sudah dipisahkan di bagian masing-masing. Pemantauan terjadi bertujuan untuk agar semua kegiatan yang dilakukan perusahaan dapat berjalan dengan baik dan sesuai dengan prosedur yang berlaku sehingga tercapainya tujuan perusahaan. Dalam melakukan pemantauan, PT GMMF Aeroasia selalu mengecek barang yang telah diterima dan mengirimkan laporannya melalui SAP sehingga data cepat dan akurat serta dapat dicatat secara langsung oleh bagian gudang.
64
IV.2
Evaluasi atas Prosedur Pemesanan Dalam Prosedur pemesanan yang dilakukan perusahaan dilakukan oleh bagian
produksi seperti line maintenance, base maintenance, supporting unit. Dokumen yang digunakan dalam proses pemesanan yaitu : 1. Permintaan barang Permintaan barang dibuat oleh bagian produksi ke PPC Production and planning center) untuk meminta barang yang tidak tersedia digudang 2. Permintaan penawaran harga Surat permintaan penawaran harga dibuat oleh bagian pembelian yang ditujukan kepada supplier dengan tujuan agar supplier mengirimkan penawaran harga atas suku cadang berdasarkan harga, kualitas jangka waktu pembayaran, dan waktu pengiriman barang 3. Purchase order Purchase order dibuat oleh bagian pembelian ditujukan kepada supplier untuk mengadakan suku cadang yang dimaksudkan berdasarkan kesepakatan yang telah dibuat dalam hal harga, kualitas, jangka waktu pembayaran, dan waktu pengiriman barang. Proses pemesanan dilakukan ketika bagian gudang melakukan permintaan barang kepada bagian planner. Dari hasil penelitian ditemukan permasalahan sebagai berikut: 1. Seringkali data stock dan data reservasi tidak valid. Pada bagian gudang seringkali data stock di dalam SAP dan data reservasi tidak valid, sehingga planner tidak menggunakan data reservasi sebagai acuan perencanaan material. 65
Seharusnya data stock, data reservasi dan permintaan harus valid sehingga proses pemesanan tidak terhambat dan pengerjaan perawatan pun dapat berjalan efektif dan efisien Hal ini disebabkan Bagian gudang tidak lupa untuk mengupgrade dalam sistem SAP. Material sebenarnya sudah habis namun ternyata didalam datanya masih ada. Kemudian pernah terjadi dimana material dalam sitem masih ada namun setelah dicari digudang tidak ada, setelah diusut ternyata barangnya ada namun dipindahkan. Kemudian data reservasi seringkali engineer shift 1 telah memesan material kegudang tertentu namun pada shift ke-2 engineer kembali memesan material yang sama. Hal ini mungkin disebabkan engineer di shift 1 tidak menginformasikan resvasi yang sudah dilakukan pada engineer shit ke-2 atau shift ke-2 kurang teliti membaca informasi dari shit 1. Sehingga mengakibatkan planner harus sering kali mengecek langsung persediaan ke gudang. Untuk memastikan apakah barang tersebut valid dengan data yang tercata di sistem SAP dan ini membutuhkan waktu yang cukup lama untuk mengecek kembali satu-satu barang yang diminta. Sebaiknya disetiap bagian yang terkait menciptakan komunikasi yang baik sehingga tidak terjadi kurangnya informasi, apabila shift 1 telah melakukan pemesanan ke bagian gudang, jika shift ke-2 memesan kembali. Bagian gudang memeberitahukan bahwa telah dilakukan pemesana pada shift 1, sehingga shift ke-2 dapat kembali mengecek informasi yang diberikan shift 1. Kemudian dalam mengupgrade seharusnya ada pihak yang mengawasi jika ada pemindahan barang, sehingga dapat mengetahui mengapa barang tersebut dipindahkan karena
66
bisa saja bagian gudang tidak sengaja memindahkan barang tersebut dan lupa mengembalikanya. 2. Keterlambatan proses pembelian Pada bagian perencanaan bagian pembelian terlambat dalam memproses permintaan pembelian, melakukan quotation, material pending, serta bagian pembelian tidak memilih supplier yang benar. Seharusnya pada proses quotation telah ditentukan kapan waktu penutupan dan pembeli harus menutup quatation. Kemudian pada saat ada terjadi material pending sehrausnya bagian pembelian harus memeriksa di bagian receiving atau inspection area dengan cepat karena jika benar terjadi pending material bagian pembelian harus mendiskusikan kembali dengan supplier mengenai penyelesaian masalah dari material pending. Hal ini disebabkan bagian pembelian too much paper work sehingga mengakibatkan dalam menangani PR dan material pending menjadi kurang cepat, bagian pembelian harus menyelesaikan tugas dan kegiatan lainnya. Lalu dalam melakukan quotation yang terlalu lama karena kurangnya penawaran harga yang kurang dari tiga sehingga harus mengulang quotation dengan supplier lain. Kemudian dalam pemilihan supplier saat ini belum ada ada sistem yang mencatat secara otomatis performansi supplier dan bagian pembelian juga tidak menginformasikan mengenai utang yang bermasalah pada vendor (terkait batas waktu pembayaran dan besar utang). Sehingga mengakibatkan bagian produksi tidak berkerja dengan maksimal dalam penanganan perawatan pesawat karena harus menunggu suku cadang yang dibutuhkan. 67
Sebaiknya bagian pembelian memprioritaskan mana pekerjaan yang harus diprioritaskan sehingga dapat mengetahui mana yang harus segera ditangani untuk memperlancar proses berjalannya kegiatan perawatan yang efektif. Kemudian pada keputusan pemilihan supplier sebaiknya jangan hanya mempertimbangkan harga dan lead time. Tetapi juga keandalan, kualitas, kondisi cash flow perusahaan terkait kemampuan CIA dan posisi utang pada setiap supplier. 3. Pembagian tugas dan tanggung jawab yang kurang jelas antara AOG (Aircraft On Ground) desk dan rotable material planning. Pada bagian planning terdapat pembagian tanggung jawab yang kurang jelas antara AOG desk dengan rotable material planning. Yaitu pihak-pihak planning dan AOG desk sama-sama bertugas merencanakan pengadaan material kelas A. Seharusnya AOG (Aircraft on ground) desk bertugas untuk melakukan target pengadaan kurang dari tiga hari, karena AOG desk menangani pesawatpesawat yang tidak berangkat karena ada kerusakan yang tidak dapat dilaksanakan perawatanya karena spare part tidak ada atau barang yang langka sehingga tidak stock digudang. Sedangkan rotable material planning bertugas untuk mengadakan pengadaan barang yang dilakukan rutin dan memiliki rentang waktu seminggu, dua minggu, atau bahkan sebulan. Hal ini disebabkan AOG desk seringkali tidak ada pekerjaan karena kebutuhan-kebutuhan seperti ini jarang, dan jika pesawat itu rusak benar-benar kerusakan yang jarang terjadi, sehingga AOG juga melakukan pengadaan material yang rutin untuk mengisi kekosongan pekerjaan. 68
Sehingga mengakibatkan terjadinya penggandaan tugas, pembagian yang tidak jelas mengenai tanggung jawabnya masing-masing. Ketika ada barang yang sedang dibutuhkan urgent AOG desk dilimpahkan dengan tugas yang lainnya. Sehingga proses tidak berjalan dengan baik Sebaiknya pemisahan tugas antara AOG desk dengan pihak planning harus ditegaskan secara jelas. Analisis perusahaan akan kerusakan yang akan terjadi pada pesawat harus lebih diperkuat, sehingga dapat lebih jelas ada tugas pengadaan barang apa yang setidaknya harus disediakan AOG desk. Jadi tidak adanya kekosongan tugas di AOG desk.
IV.3
Evaluasi atas prosedur penerimaan suku cadang Bagian yang bertugas untuk menerima barang adalah bagian penerimaan
(receiving), kemudian bagian penerimaan mengecek fisik dari barang yang dikirim supplier, lalu mengecek kelangkapan dokumen PO, sertifikat, dan nomor suku cadang, kemudian setelah semua sesuai bagian penerimaan melakukan transaksi dalam sistem SAP bahwa menyatakan goods receipt. Namun permasalahan sering muncul pada saat barang diterima, barang tidak sesuai dengan yang dipesan, dan terdapat perbedaan part number. Seharusnya barang yang diterima sesuai dengan yang dipesan dan tidak terdapat perbedaan part number. Hal ini disebabkan karena quality control dari vendor yang kurang bagus, kemudian adanya persamaan barang yang ternyata setelah akan digunakan tidak sama,misalnya perusahaan memesan part number xxx kemudian vendor menawarkan
69
barang ini sama fungsinya tapi beda part number, tetapi ketika sampai ternyata tidak bisa digunakan. Sehingga material planner harus menganalisis kembali spare part yang sesuai, kemudian harus kembali mengkonfirmasi ke vendor bahwa ada ketidaksesuaian, atau perbedaan kuantitas yang diterima ke vendor, dan mengkordinasikan kapan barang akan dikirim kembali ke perusahaan. Dengan adanya ini juga akan menghambat kerja karyawan untuk segera melakukan perawatan ke pesawat, menjadikan pertambahan waktu yang cukup lama. Sebaiknya pada saat pemesanan sudah diarahkan kepada vendor yang memang memiliki kemampuan, kehandalan untuk memenuhi kriteria barang yang perusahaan inginkan jadi tidak membuang waktu dengan mencoba di supplier yang sebenarnya tidak mampu menyediakan dan menggantikan dengan kegunaanya sama namun beda part number membuat tidak efektif dan efisien.
IV.4
Evaluasi atas Prosedur Pembayaran Proses pembayaran dilakukan saat pembelian akan dilakukan dan PO sudah di
confirm akan masuk ke bagian keuangan, kemudian ditindaklanjuti dengan mencocokan dengan invoice dan goods receipt yang diterima bagian penerimaan barang, Apabila invoice, goods receipt, dan PO sudah sama barulah bagian keuangan akan membayar tagihan pembayaran material. Dokumen yang digunakan bagian keuangan untuk melakukan pembayaran yaitu :
70
1. Purchase order Purchase order yang dibuat bagian pembelian untuk supplier telah di masukan ke SAP, sehingga purchase order pada saat bagian keuangan akan di print out kembali 2. Kwitansi Kwintansi digunakan sebagai bukti pembayaran yang dilakukan atas pembayaran untuk pengadaan barang yang dipesan. 3. Faktur penjualan Formulir yang digunakan untuk mencatat tagihan atas barang yang telah dipesan. 4. Faktur pajak Faktur pajak adalah bukti pungutan pajak yang dibuat oleh pengusaha kena pajak(PKP) karena penyerahan barang kena pajak (BKP) atau penyerahan jasa kena pajak (JKP) oleh ditjen bea dan cukai karena impor BKP. 5. Surat pengantar barang Surat pengantar barang digunakan sebagai bukti bahwa barang telah di antar ke perusahaan. 6. Penerimaan barang Melihat pada SAP jika barang good receipt berarti barang tersebut telah diterima.
Berdasarkan dari hasil penelitian ditemukan permasalahan pada bagian keuangan yang terlambat melakukan pembayaran dari target pembayaran yang seharusnya. Seharusnya pembayaran yang dilakukan bagian keuangan tidak terlambat karena sudah ada kesepakatan kapan hutang harus dibayarakan kepada supplier.
71
Hal ini terjadi karena purchaser tidak diinformasikan mengenai vendor-vendor yang piutang kepada GMF sudah sangat menumpuk (terkait batas waktu pembayaran dan besar piutang), Bagian keuangan seringkali terganggu dengan pembelian material yang belum memiliki persetujuan dari customer terkait atau belum dilakukan pembayaran uang muka sesuai kontrak untuk pembelian material tersebut, PR yang dibuat manual seringkali tidak dimasukan langsung dalam sistem SAP sehingga cash flow management di bagian finance bermasalah Akibatnya, pembayaran hutang sering terlambat, penjadwalan pembayaran pun menjadi berantakan, yang mengakibatkan pengiriman barang pun tertunda karena supplier tidak mau mengirimkan barang sebelum hutang GMF di lunasi terlebih dahulu Sebaiknya harus terjadi komunikasi yang baik sehingga informasi-informasi mengenai hutang ke vendor kapan batas waktu dan berapa besarnya jelas sehingga bagian keuangan dapat mempersiapkan pembayaran, dan menganalisis kemungkinankemungkinan yang terjadi untuk tetap membayar hutang terserbut tepat sesuai jadwal. Selain itu hal yang perlu diperhatikan adalah pembayaran jasa dari konsumen. Misalnya dalam kontrak disebutkan konsumen harus melakukan pembayran 10% dari total biaya untuk pembelian material sebelum proses maintenance dilakukan, apabila pembayarn ini belum dilakukan tentunya bagian finance tidak dapat membayar tagihan material yang masuk untuk membiayai perawatan konsumen tersebut.
72
