UNIVERSITAS INDONESIA ANALISIS PENGENDALIAN INTERNAL SIKLUS PEMBELIAN UNTUK PEMBELIAN PERSEDIAAN BAHAN BAKAR SOLAR PADA PT BB LAPORAN MAGANG

UNIVERSITAS INDONESIA

ANALISIS PENGENDALIAN INTERNAL SIKLUS PEMBELIAN UNTUK PEMBELIAN PERSEDIAAN BAHAN BAKAR SOLAR PADA PT BB

LAPORAN MAGANG

Diajukan sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar Sarjana Ekonomi

IQBAL BALYA 1006812863

FAKULTAS EKONOMI PROGRAM STUDI EKSTENSI AKUNTANSI DEPOK MEI 2013 i

Analisis pengendalian ..., Iqbal Balaya, FE UI, 2013



KATA PENGANTAR

Puji syukur penulis panjatkan kepada Allah SWT karena atas rahmat dan karunia-Nya, penulis dapat menyelesaikan laporan magang dengan judul “Analisis Pengendalian Internal Siklus Pembelian Untuk Pembelian Persediaan Bahan Bakar Solar Pada PT BB” ini dengan baik dan dapat selesai tepat pada waktunya. Penulisan laporan magang ini dilakukan untuk memenuhi salah satu syarat kelulusan dalam rangka memperoleh gelar Sarjana Ekonomi Program S-1 Ekstensi jurusan Akuntansi, Fakultas Ekonomi, Universitas Indonesia. Selama proses pengerjaan laporan magang ini, penulis mendapat banyak bantuan dan bimbingan dari berbagai pihak. Untuk itu, penulis ingin mengucapkan terima kasih kepada: 1. Kedua orang tua penulis yang telah memberikan dukungan baik secara moril dan materil kepada penulis. Semoga kelulusan penulis dapat menjadi hadiah terindah untuk orang tua tahun ini. 2. Pembimbing laporan magang akademis penulis, Bapak Drs. Patia Mamontang Simatupang, MSM., CMA. Terima kasih pak bimbingan dan bantuannya selama penulis menyusun laporan magang ini. 3. PT BB yang telah memberi kesempatan kepada penulis untuk menjalani program magang selama tiga bulan. Terima kasih telah memberi penulis pengalaman berharga yang mudah-mudahan bermanfaat bagi penulis di masa depan. 4. Tim Rekonsiliasi Fuel pada PT BB. Terutama untuk Ibu Vera Likin, Pak Akhmad Rifaldi, dan Mbak Sari Kusumawati yang tak pernah bosan membantu penulis dalam memberi data dan penjelasan kepada penulis selama melaksanakan program magang, terima kasih banyak atas semua waktu yang Bapak/Ibu berikan diantara kesibukan di kantor. 5. Dosen-dosen pengajar FEUI. Terima kasih untuk semua ilmu dan bimbingan yang diberikan selama masa pendidikan di kampus ini. Sebuah kehormatan ketika dapat mengemban pendidikan dari universitas terkemuka ini. iv Universitas Indonesia


6. Seluruh staf sekretariat dan Perpustakaan. Terima kasih untuk semua bantuan dan pelayanan yang diberikan kepada penulis selama menyusun laporan ini. 7. Kepada tim UKF Voli Putra Penulis : Petra, Hadi, Komang, Dika, Sam, Ariel, Noto, Otto, Tirta, Filbert, Irfan, Enal, Kuple, Frengky, Rio, Samsul, Yando, Fuad, Hafis. Akhirnya di tahun terakhir di kampus mendapatkan medali emas olimpiade. 8. Dan juga kepada tim UKF Voli Putri : Mpit, Sasha, Ficky, Fio, Dinda, Bunga, Gina, Savira, Cindy, Cisti, dan Nisa yang telah menberikan dukungan moral. 9. Sahabat-sahabat penulis : Fajar Jacko, Dyah, Iton, Igin, Angky, Martha, Ochti, Iren, Martin, Eno yang juga telah memberikan dukungan moral. Thanks for being my friends!! 10. Seluruh pihak yang telah memberikan bantuan dan dukungan kepada penulis, namun tidak dapat disebutkan satu per satu.

Penulis menyadari bahwa masih terdapat kekurangan yang harus disempurnakan dari laporan magang ini. Oleh karena itu, penulis memohon maaf yang sebesar-besarnya dan membuka diri untuk segala kritikan dan masukan yang dapat membangun dan meningkatkan kualitas laporan ini. Semoga laporan ini dapat memberikan manfaat bagi pihak-pihak yang membutuhkan.

Depok, 22 Mei 2013

Penulis

v Universitas Indonesia



ABSTRAK

Nama

:

Iqbal Balya

Program Studi :

Ekstensi Akuntansi

Judul

Analisis Pengendalian Internal Siklus Pembelian Untuk

:

Pembelian Persediaan Bahan Bakar Solar Pada PT BB

Laporan magang ini berisi tentang pembahasan siklus pembelian bahan bakar solar yang dilakukan oleh PT. BB, dimana PT BB ini bergerak di bidang usaha penambangan batu-bara. Dalam pembahasan siklus pembelian ini, hanya membahas pembelian bahan bakar solar sampai dengan bahan bakar tersebut diterima dan dicatat ke dalam kartu persediaan perusahaan. Dalam laporan ini juga mencakup beberapa aspek yaitu pihak-pihak yang terkait dalam pembelian bahan bakar solar, dokumen apa saja yang dibutuhkan dalam siklus pembelian tersebut, pengendalian internal apa saja yang sudah diterapkan oleh perusahaan, dan analisis pengendalian internal siklus pembelian bahan bakar solar di perusahaan.

Kata kunci : Pembelian, Pengendalian Internal.

vii Universitas Indonesia


ABSTRACT

Name

:

Iqbal Balya

Study Program :

Ekstensi Akuntansi

Judul

The Analysis of the Internal Control of Purchase Cycle for

:

Purchasing Diesel Fuel in PT BB

This internship report contains a discussion of the purchase cycle diesel fuel made by PT. BB, where BB PT is engaged in coal mining. In the discussion of the purchase cycle, only discuss the purchase of diesel fuel until the fuel is received and recorded in the company's inventory card. In this report also covers some aspects of the parties involved in the purchase of diesel fuel, what documents are required in the buying cycle, what internal control is already implemented by the company, and the analysis of the internal control purchase cycle of diesel fuel in the company.

Kata kunci : Purchase, Internal Control.

viii Universitas Indonesia


DAFTAR ISI HALAMAN JUDUL ...................................................................................................... i HALAMAN PERNYATAAN ORISINALITAS ........................................................... ii HALAMAN PENGESAHAN ........................................................................................ iii KATA PENGANTAR ................................................................................................... iv HALAMAN PERNYATAAN PERSETUJUAN PUBLIKASI TUGAS AKHIR UNTUK KEPENTINGAN AKADEMIS .......................................................... vi ABSTRAK ...................................................................................................................... vii DAFTAR ISI ................................................................................................................... ix DAFTAR GAMBAR ...................................................................................................... xi DAFTAR LAMPIRAN ................................................................................................... xii 1.

PENDAHULUAN ................................................................................................ 1

1.1 Latar Belakang Program Magang .......................................................................... 1 1.2 Tujuan Program Magang ....................................................................................... 1 1.3 Tempat dan Waktu Pelaksanaan Magang .............................................................. 2 1.4 Ruang Lingkup Pelaksanaan Magang ................................................................... 2 1.5 Penyusunan Karya Akhir ...................................................................................... 3 1.5.1

Maksud dan Tujuan Penulisan Laporan Magang ......................................... 3

1.5.2 Ruang Lingkup Penulisan ............................................................................ 3 1.5.3 Sistematika Penulisan .................................................................................. 4 2.

LANDASAN TEORI ........................................................................................... 6

2.1 Siklus Pembelian Persediaan ................................................................................. 6 2.1.1 Definisi Siklus Pembelian ............................................................................. 6 2.1.2

Prosedur Pembelian Persediaan .................................................................... 6

2.2 Pengendalian Internal ............................................................................................. 8 2.2.1 Definisi Pengendalian Internal ...................................................................... 8 2.2.2

Tujuan Pengendalian Internal ....................................................................... 9

2.2.3 Elemen Pengendalian Internal ...................................................................... 9 2.2.4

COSO’s Internal Control Frameworks ......................................................... 13

2.3 Persediaan .............................................................................................................. 17 2.3.1 Definisi Persediaan ....................................................................................... 17 ix Universitas Indonesia


3.

2.3.2

Sistem Pencatatan Persediaan ....................................................................... 17

2.3.3

Metode Penentuan Biaya Persediaan ............................................................ 18

2.3.4

Metode Penilaian Persediaan ........................................................................ 20

GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN ............................................................ 21

3.1 Gambaran Umum PT BB ....................................................................................... 21 3.1.1

Profil PT BB ................................................................................................. 21

3.1.2 Visi & Misi ................................................................................................... 21 3.1.3 Struktur Organisasi PT BB ........................................................................... 23 3.1.4 3.2

4.

Produk-produk PT BB .................................................................................. 24

Gambaran Umum PT MS ...................................................................................... 26 3.2.1

Profil PT MS ................................................................................................. 26

3.2.2

Produk PT MS............................................................................................... 26

3.2.3

Layanan PT MS ............................................................................................ 28

PEMBAHASAN ................................................................................................... 29

4.1 Persediaan PT BB .................................................................................................. 29 4.1.1

Kebijakan Akuntansi PT BB ......................................................................... 29

4.2 Siklus Pembelian Persediaan Bahan Bakar Solar Pada PT BB ............................. 30 4.2.1

Pihak-pihak Yang Terkait Dalam Siklus Pembelian Persediaan Bahan Bakar Solar Pada PT BB ............................................................................... 30

4.2.2

Dokumen Pendukung Dalam Pembelian Bahan Bakar Solar Pada PT BB............................................................................................................ 31

4.2.3

Siklus Pembelian Bahan Bakar Solar Pada PT BB ....................................... 33

4.3 Pengendalian Internal PT BB ................................................................................. 39 4.3.1

Pengendalian Internal atas Siklus Pembelian Bahan Bakar Solar ................ 39

4.3.2 Analisis Hasil Pengendalian Internal atas Siklus Pembelian Bahan Bakar Solar.................................................................................................... 44 5.

KESIMPULAN DAN SARAN ............................................................................ 47

5.1 Kesimpulan ............................................................................................................ 47 5.2 Saran ...................................................................................................................... 49 5.2.1 Saran Untuk PT BB ...................................................................................... 49 DAFTAR REFERENSI ................................................................................................ 50 x Universitas Indonesia


DAFTAR GAMBAR

Gambar 2.1

Struktur Organisasi PT BB ..................................................................... 24

xi Universitas Indonesia


DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran 1

Flowchart Bagian Plant

Lampiran 2

Flowchart Bagian Logistik

Lampiran 3

Flowchart Bagian Penerimaan Bahan Bakar

Lampiran 4

Dokumen Purchase Requisition Form

Lampiran 5

Dokumen Harga Jual Keekonomian Bahan Bakar Minyak

Lampiran 6

Dokumen Purchase Order

Lampiran 7

Dokumen Delivery Order

Lampiran 8

Dokumen Surat Jalan

Lampiran 9

Dokumen Berita Acara Penyerahan BBM

Lampiran 10 Dokumen Hasil Sounding Lampiran 11 Dokumen Fuel Receipting Report

xii Universitas Indonesia


BAB 1

PENDAHULUAN

1.1.

Latar Belakang Program Magang Dalam mencapai visi dan misinya, Program S1 Akuntansi FEUI akan menekankan pada pelaksanaan strategi yang bisa mewujudkan pencapaian hasil yang diinginkan. Dalam hal ini diwujudkan melalui kurikulum dirancang dengan tujuan instruksional yang menekankan pada pencapaian

keterampilan

teknis

tertentu,

metode belajar melalui

penyelesaian kasus secara terstruktur didalam mata kuliah laboratorium, tenaga pengajar yang menguasai materi dengan baik dan dapat mengajarkan kemampuan keterampilan serta kemampuan teknis kepada mahasiswa, metode pengajaran yang menekankan pada aspek penguasaan keterampilan teknis bukan pada pemahaman konseptual, pelaksanaan program magang sebagai salah satu persyaratan kelulusan yang memberikan manfaat bagi mahasiswa dan perusahaan. Ptogram ini juga berguna untuk mempersiapkan mahasiswa menghadapi lingkungan pekerjaan yang sesungguhnya, serta mampu mengaplikasikan ilmu yang telah di pelajari selama kuliah dapat di gunakan untuk kerja pada masa mendatang.

1.2.

Tujuan Program Magang Tujuan dari program magang ini adalah agar mahasiswa dapat memahami bagaimana praktek akuntansi pada perusahaan secara nyata. Dan juga membantu mahasiswa agar memahami penerapan dari berbagai perangkat akuntansi dan manajemen yang telah dipelajari selama mengikuti kuliah di Akuntansi FEUI. Hal ini juga dilakukan untuk mengasah kemampuan mahasiswa menyelesaikan masalah (problem solving) yang dihadapi manajemen perusahaan sehari-hari dengan menggunakan perangkat-perangkat akuntansi dan manajemen yang telah

1

Universitas Indonesia


2

dipelajari. Selain itu, mahasiswa dapat membiasakan diri dengan kultur kerja yang sangat berbeda dengan kultur belajar dari segi manajemen waktu, keterampilan komunikasi, kerjasama tim serta tekanan yang lebih tinggi untuk menyelesaikan pekerjaan dengan tepat waktu.

1.3.

Tempat dan Waktu Pelaksanaan Magang Penulis menjalani pogram magang sebagai staf akuntan di departemen Keungan dan Akuntansi (Finance and Accounting) di perusahaan terbuka yaitu PT BB yang bergerak dibidang penambangan batubara. Jangka waktu pelaksanaan magang yang dilakukan oleh penulis adalah selama 3 (tiga) bulan, dimulai pada tanggal 28 Juni 2012 dan berakhir pada tanggal 28 September 2012.

1.4.

Ruang Lingkup Kegiatan Magang Selama kegiatan magang berlangsung penulis ditempatkan sebagai staf keuangan dan akuntansi. Sebagai seorang staf, penulis bertugas untuk membantu melaksanaan rekonsiliasi atas akun-akun laporan posisi keuangan dan laporan laba rugi, terutama yang berhubungan dengan penerimaan dan pemakaian bahan bakar solar PT BB. Secara spesifik tugas yang dilakukan adalah sebagai berikut : − Membuat rekapitulasi atas bahan bakar yang diterima di tangki tambang

(Tuhup)

dan

yang

diberikan

langsung

ke

tugboat/kapal PT BB (atau disebut juga dengan bunker). − Melakukan rekonsiliasi atas penerimaan bahan bakar di tangki tambang (Tuhup) pada PT BB dari tahun 2009-2012. − Melakukan rekonsiliasi atas penerimaan bahan bakar yang diberikan langsung ke tugboat/kapal (bunker) pada PT BB dari tahun 2009-2012. − Membuat (summary) atas penerimaan bahan bakar di tangki tambang (Tuhup) pada PT BB dari tahun 2009-2012.



3

− Membuat (summary) atas penerimaan bahan bakar yang diberikan langsung ke tugboat/kapal (bunker) pada PT BB dari tahun 2009-2012. − Melakukan rekonsiliasi atas pembayaran bahan bakar di tangki tambang (Tuhup) pada PT BB dari tahun 2009-2012 dan dibandingkan dengan rekonsiliasi bank. − Melakukan rekonsiliasi atas pembayaran bahan bakar di yang diberikan langsung ke tugboat/kapal (bunker) pada PT BB dari tahun 2009-2012 dan dibandingkan dengan rekonsiliasi bank.

1.5.

Penyusunan Karya Akhir

1.5.1. Maksud dan Tujuan Penulisan laporan Magang Pada akhir pelaksanaan magang mahasiswa diwajibkan untuk menulis karya akhir yang disebut juga laporan magang, yang berisi tentang penjelasan aktivitas, hal-hal penting, serta hasil-hasil yang didapat dalam pelaksanaan magang tersebut berlangsung. Laporan magang harus diselesaikan segera setelah hari terakhir kegiatan magang, dan harus disetujui oleh dosen pembimbing magang.

1.5.2. Ruang Lingkup Penulisan Seluruh hal yang tersaji dalam laporan magang adalah hasil pekerjaan yang dilaksanakan oleh penulis selama pelaksanaan magang. Penulisan dibatasi pada evaluasi aktivitas pengendalian siklus pembelian. Laporan magang ini tidak menganalisis lingkungan pengendalian, penilaian risiko, informasi dan komunikasi, dan pengawasan.



4

1.5.3. Sistematika Penulisan Untuk lebih mempermudah dan memperjelas pokok bahasan dalam penulisan laporan magang, penulis membagi topik di atas kedalam beberapa bab, dengan sistematika penyajiannya adalah sebagai berikut : BAB I PENDAHULUAN Bab ini mambahas mengenai hal-hal mendasar dalam pelaksanaan program magang, yaitu latar belakang, tujuan, manfaat, tempat dan waktu pelaksanaan magang, kegiatan yang dilakukan selama pelaksanaan magang, permasalahan yang diangkat dalam laporan magang dan alasannya serta sistematika penyajian laporan magang (karya akhir). BAB II LANDASAN TEORI Bab ini menjelaskan tentang landasan teori dari subjek penulisan yang diambil oleh penulis, yaitu mengenai manajemen persediaan bahan bakar solar yang meliputi siklus pembelian sampai dengan pencatatan ke kartu persediaan. Dan juga pengendalian internal yang telah dilakukan oleh perusahaan. BAB III GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN Bab ini menjelaskan tentang gambaran umum perusahaan batu bara PT BB dan membahas tentang gambaran umum supplier bahan bakar solar tersebut yang menjadi supplier satu-satunya untuk perusahaan. BAB IV PEMBAHASAN Bab ini akan membahas mengenai proses pembelian bahan bakar solar PT BB, mulai dari alur pembelian, dokumen pendukung serta analisa pengendalian internal yang dijalankan perusahaan.



5

BAB V KESIMPULAN DAN SARAN Dalam bab ini memuat kesimpulan yang sesuai dengan pembahasan dan analisa pada bab–bab sebelumnya. Berdasarkan kesimpulan tersebut akan diajukan saran–saran yang berguna bagi pihak–pihak yang terkait. LAMPIRAN Pernyataan ini bertujuan untuk memperjelas hal-hal yang disampaikan dalam laporan magang (karya akhir) dan terkait dengan pelaksanaan audit. DAFTAR REFERENSI Daftar pustaka ini memberikan informasi tentang berbagai sumber yang digunakan dalam kegiatan penyusunan/pembuatan laporan magang.



BAB 2

LANDASAN TEORI

2.1.

Siklus Pembelian Barang

2.1.1. Definisi Siklus Pembelian Siklus pembelian berisi tentang arus pembelian barang dari mulai barang tersebut dipesan sampai dengan barang tersebut diterima oleh perusahaan. Secara garis besar siklus pembelian mencakup kegiatan membuat permintaan pembelian, membuat order pembelian, menerima kiriman barang, dan mencatat ke dalam kartu stok dan kartu persediaan barang. Dalam pembelian barang ada hal-hal yang harus diperhatikan oleh perusahaan, yaitu : 1. Memastikan bahwa semua barang yang dipesan, pada saat barang tersebut dibutuhkan atau pada saat stok persediaan barang akan habis. 2. Menerima semua barang yang dipesan dan memeriksa apakah barang-barang tersebut dalam kondisi yang baik dan sesuai dengan barang yang dipesan. 3. Menjaga barang sampai saatnya dibutuhkan. 4. Menyiapkan seluruh dokumen dan laporan yang dibutuhkan yang berhubungan dengan barang yang diperoleh, seperti surat permintaan pembelian (Purchase Requisition), surat penawaran harga, surat pemesanan pembelian (Purchase Order), dan laporan penerimaan barang (Receiving Report).

2.1.2. Prosedur Pembelian Barang Dalam prosedur pembelian, dapat dibagi menjadi beberapa prosedur, yaitu (Mulyadi, 2001) : 6


7

1. Permintaan pembelian. Dalam prosedur ini bagian gudang mengajukan permintaan pembelian melalui formulir surat permintaan pembelian (Purchase Requisition) kepada bagian pembelian. Jika barang tidak disimpan di gudang, misalnya untuk barang-barang yang langsung pakai, bagian yang memakai barang bisa mengajukan langsung ke bagian pembelian dengan menggunakan surat permintaan pembelian. 2. Permintaan penawaran harga dan pemilihan pemasok. Dalam prosedur ini, bagian pembelian mengirimkan surat permintaaan penawaran harga kepada para pemasok untuk memperoleh informasi mengenai harga barang dan berbagai syarat pembelian yang lain, untuk memungkinkan pemilihan pemasok yang akan ditunjuk sebagai pemasok barang yang diperlukan oleh perusahaan. Ada tiga macam cara pemilihan pemasok, yaitu : 1. Pemilihan pemasok dengan pengadaan langsung. Dalam pemilihan ini, pemasok dipilih langsung oleh bagian

pembelian,

tanpa

melalui

penawaran

harga.

Biasanya pembelian dengan pengadaan langsung ini meliputi jumlah rupiah yang kecil dalam sekali pembelian. 2. Pemilihan pemasok dengan penunjukkan langsung. Dalam pemilihan pemasok ini dilakukan oleh bagian pembelian, dengan terlebih dahulu dilakukan pengiriman permintaan penawaran kepada paling sedikit tiga pemasok dan didasarkan pada pertimbangan harga dan penawaran dari para pemasok tersebut. 3. Pemilihan pemasok dengan lelang. Dalam pemilihan ini, pemasok dipilih oleh panitia lelang yang dibentuk oleh perusahaan, dan lelang tersebut diikuti oleh pemasok yang jumlahnya terbatas.



8

3. Pembelian barang. Dalam prosedur ini bagian pembelian mengirimkan surat order pembelian asli kepada pemasok yang dipilih dan salinan surat order pembelian tersebut dikirimkan kepada bagianbagian lain dalam perusahaan (misalnya bagian gudang, bagian keuangan, dan bagian akuntansi) dan satu lembar salinan untuk arsip bagian pembelian. 4. Penerimaan barang. Dalam prosedur ini bagian gudang melakukan pemeriksaan terhadap jenis, kuantitas, dan kualitas barang yang diterima dari pemasok,

kemudian

bagian

gudang

membuat

laporan

penerimaan barang (Receiving Report). Receiving Report berisi tentang detail untuk setiap penerimaan, termasuk didalamnya tanggal penerimaan barang, jenis dan kuantitas barang, asal pengiriman (Supplier), dan nomor Purchase Order. 5. Pencatatan kartu stok dan kartu persediaan. Dalam prosedur ini, bagian gudang meng-update kartu stok barang yang ada digudang setelah adanya penerimaan barang. Dan juga bagian akuntansi meng-update kartu persediaan barang yang bersumber dari tembusan Receiving Report yang diberikan oleh bagian gudang.

2.2.

Pengendalian Internal

2.2.1. Definisi Pengendalian Internal Pengendalian internal mencakup kegiatan operasi perusahaan dan merupakan bagian integral dari kegiatan manajemen. Pengendalian internal merupakan alat bantu bagi manajemen dalam melaksanakan fungsi pengendalian, baik langsung maupun tidak langsung. Pengendalian ini berguna untuk menjaga keamanan aset milik perusahaan, memeriksa



9

kebenaran data akuntansi, mendorong efisiensi dalam operasi perusahaan, dan menjaga arah bisnis perusahaan agar tetap mengikuti tujuan yang telah ditetapkan. Pengendalian internal juga memiliki beberapa batasan, seperti kerentanan atas eror dan kesalahan, kesalahan dalam membuat penilaian dan pengambilan keputusan.

2.2.2. Tujuan Pengendalian Internal Menurut Mulyadi, tujuan pengendalian internal akuntansi adalah sebagai berikut : a. Menjaga aset perusahaan. b. Mengecek ketelitian dan kehandalan data akuntansi. c. Mendorong efisiensi operasi perusahaan. d. Mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen. Dengan memperhatikan tujuan tersebut disusun elemen-elemen pengendalian internal akuntansi terhadap transaksi pokok tertentu dengan cara merinci empat elemen pokok sistem pengendalian internal; struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara jelas, sistem otorisasi dan prosedur pencatatan, praktik yang sehat, dan karyawan yang kompeten dan dapat dipercaya. Elemen karyawan yang kompeten dan dapat dipercaya tidak dirinci untuk setiap transaksi pokok karena unsur sistem pengendalian internal ini bersifat umum, yang berlaku untuk semua transaksi perusahaan.

2.2.3. Elemen Pengendalian Internal Elemen pokok pengendalian internal dibagi menjadi empat bagian, yaitu (Mulyadi, 2001) : 1. Struktur Organisasi yang Memisahkan Tugas, Wewenang, dan Tanggung Jawab. Struktur

organisasi

merupakan

kerangka

(framework)

pembagian tugas, wewenang, dan tanggung jawab kepada bagian-



10

bagian dalam perusahaan yang dibentuk untuk melaksanakan kegiatankegiatan pokok perusahaan. Tanpa adanya pemisahan antara tugas, wewenang, dan tanggung jawab maka pengendalian internal yang baik tidak akan tercapai. Dalam perusahaan tambang misalnya, kegiatan pokoknya adalah menambang dan menjual hasil tambang tersebut. Untuk melaksanakan kegiatan pokok tersebut dibentuk bagian penambangan, bagian penjualan, bagian pemasaran, bagian keuangan, dan lain-lain. Bagian-bagian ini kemudian dibagi-bagi lebih lanjut menjadi bagian yang lebih kecil lagi untuk melaksanakan kegiatankegiatan perusahaan. Pembagian tugas, wewenang dan tanggung jawab dalam perusahaan ini didasarkan pada pemisahan atas : a. Operasi. Bagian ini adalah bagian yang memiliki tugas, wewenang dan tanggung jawab untuk melaksanakan suatu kegiatan perusahaan (misalnya pembelian). Setiap kegiatan perusahaan tersebut memerlukan otorisasi dari orang yang memiliki wewenang untuk melaksanakan kegiatan tersebut. b. Pencatatan. Bagian ini adalah bagian yang memiliki tugas, wewenang dan tanggung jawab untuk mencatat semua transaksi yang terjadi dalam perusahaan. c. Kustodian. Bagian ini adalah bagian yang memiliki tugas, wewenang dan tanggung jawab untuk menyimpan aset-aset yang dimiliki perusahaan. 2. Prosedur Pencatatan yang Memberikan Perlindungan yang Cukup

terhadap

Aset,

Hutang,

Beban

dan

Pendapatan

Perusahaan. Dalam perusahaan, setiap transaksi hanya terjadi atas dasar otorisasi dari pejabat yang memiliki wewenang untuk menyetujui terjadinya transaksi tersebut. Oleh karena itu, dalam perusahaan harus



11

dibuat sistem yang mengatur pembagian wewenang untuk otorisasi atas terlaksananya setiap transaksi. Formulir merupakan media yang digunakan untuk merekam penggunaan wewenang untuk memberikan otorisasi terlaksananya transaksi dalam perusahaan. Oleh karena itu, penggunaan formulir harus diawasi sedemikian rupa guna mengawasi pelaksanaan otorisasi. Formulir juga merupakan dokumen yang digunakan sebagai dasar untuk pencatatan transaksi dalam catatan akuntansi. Prosedur pencatatan yang baik akan menjamin data yang direkam dalam formulir dicatat dalam catatan akuntansi dengan tingkat ketelitian dan keandalan (reliability) yang tinggi. Dengan adanya sistem otorisasi tersebut dapat menjamin dihasilkannya dokumen pembukuan yang dapat dipercaya, sehingga akan menjadi masukan yang dapat dipercaya bagi proses akuntansi. Selanjutnya, prosedur pencatatan yang baik akan menghasilkan informasi yang teliti dan dapat dipercaya mengenai aset, hutang, pendapatan, dan beban suatu perusahaan. 3. Praktik yang Sehat dalam Melaksanakan Tugas dan Fungsi Setiap Bagian perusahaan. Pembagian sistem wewenang, tanggung jawab fungsional dan prosedur pencatatan yang telah ditetapkan tidak akan terlaksana dengan baik jika tidak diciptakan cara-cara untuk menjamin praktik yang sehat dalam pelaksanaannya. Adapun cara-cara umum yang ditempuh oleh perusahaan dalam menciptakan praktik yang sehat adalah (Mulyadi, 2001) : a. Penggunaan formulir bernomor urut tercetak yang pemakaiannya harus dipertanggungjawabkan oleh yang berwenang. Karena formulir merupakan alat untuk memberikan otorisasi terlaksananya transaksi, maka pengendalian pemakaiannya dengan menggunakan nomor urut tercetak akan dapat menetapkan pertanggungjawaban terlaksananya transaksi.



12

b. Setiap transaksi tidak boleh dilaksanakan dari awal sampai akhir oleh satu orang atau satu bagian perusahaan, tanpa ada campur tangan dari bagian perusahaan lain. Karena setiap transaksi dilaksanaka dengan campur tangan pihak lain, sehingga terjadi internal

check

terhadap

pelaksanaan

tugas

setiap

bagian

perusahaan yang terkait, maka setiap bagian perusahaan akan melaksanakan praktik yang sehat dalam pelaksanaan tugasnya. c. Pembentukan bagian perusahaan yang bertugas untuk mengecek efektivitas unsur-unsur pengendalian internal yang lain. Bagian perusahaan ini disebut satuan pengawas intern atau staf pemeriksa intern. Agar efektif dalam menjalankan tugasnya, satuan pengawas intern ini harus tidak melaksanakan fungsi operasi, fungsi penyimpanan, dan fungsi akuntansi, serta harus bertanggungjawab langsung kepada manajemen puncak (direktur utama). Adanya satuan pengawas intern dalam perusahaan akan menjamin efektivitas

elemen-elemen

pengendalian

internal,

sehingga

kekayaan perusahaan akan terjamin kemanannya dan data akuntansi akan terjamin ketelitian dan kehandalannya. d. Perputaran jabatan (job rotation). Perputaran jabatan yang diadakan secara rutin akan dapat menjaga independensi pejabat dalam melaksanakan tugasnya, sehingga persekongkolan diantara mereka dapat dihindari. e. Pemeriksaan mendadak (surprise audit). Pemeriksaan mendadak dilaksanakan tanpa pemberitahuan terlebih dahulu kepada pihak yang akan diperiksa, dengan jadwal yang tidak teratur. Jika dalam suatu perusahaan dilaksanakan pemeriksaan mendadak terhadap kegiatan-kegiatan pokoknya, hal ini akan mendorong karyawan melaksanakan tugasnya sesuai aturan yang telah ditetapkan. f. Secara periodik diadakan pencocokan fisik kekayaan dengan catatannya. Untuk menjaga kekayaan perusahaan dan mengecek ketelitian dan keandalan catatan akuntansinya, secara periodik harus diadakan pencocokan atau rekonsiliasi antara kekayaan



13

secara fisik dengan catatan akuntansi yang bersangkutan dengan kekayaan tersebut. Hasil penghitungan tersebut digunakan untuk mengecek ketelitian dan kehandalan data akuntansi yang dicatat dalam jurnal kas, buku pembantu persediaan, dan buku pembantu aset tetap. 4. Karyawan yang Mutunya Sesuai dengan Tugas dan Tanggung Jawabnya. Struktur organisasi, sistem otorisasi dan prosedur pencatatan, serta berbagai cara yang dibuat untuk mendorong praktik yang sehat, semuanya sangat tergantung kepada manusia yang melaksanakannya. Di antara empat elemen pokok pengendalian internal tersebut, elemen mutu karyawan merupakan elemen sistem pengendalian internal yang paling penting. Jika perusahaan memiliki karyawan yang kompeten dan jujur, elemen pengendalian yang lain dapat dikurangi sampai batas yang

minimum,

dan

perusahaan

tetap

mampu

menghasilkan

pertanggung-jawaban keuangan yang dapat dihandalkan. Di lain pihak, meskipun tiga elemen sistem pengendalian internal yang lain tidak cukup kuat, namun jika dilaksanakan oleh karyawan yang tidak kompeten dan tidak jujur, empat tujuan sistem pengendalian internal tersebut tidak akan tercapai. Selain kualitas dari karyawan itu sendiri, kuantitas juga berpengaruh besar terhadap perusahaan. Dengan adanya kuantitas karyawan yang cukup, maka kecil kemungkinannya untuk satu karyawan mempunyai tugas dan wewenang yang rangkap.

2.2.4. COSO’s Internal Control Framework Kerangka

pengendalian

internal

telah

digunakan

untuk

mengevaluasi pengendalian internal. Dibawah kerangka pengendalian internal, sulit untuk menentukan sistem pengendalian mana yang penting, karena setiap sistem mempunyai peranan dan risiko masing-masing.



14

Pengendalian internal yang baik harus memenuhi beberapa kriteria, yang dibagi menjadi lima komponen yang saling terkait. Kerangka tersebut dikemukakan oleh Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission (COSO). Adapun lima kerangka pengendalian internal tersebut (Romney, 2011) : 1. Lingkungan Pengendalian Inti dalam sebuah bisnis adalah orang-orang itu sendiri, termasuk

integritas,

nilai-nilai

etika,

kompetensi,

dan

lingkungan dimana mereka beroperasi. Control Environment terdiri

dari

tindakan,

kebijakan,

dan

prosedur

yang

mencerminkan sikap keseluruhan top manajemen, direktur, dan pemilik dari suatu entitas mengenai pengendalian internal dan pentingnya untuk entitas. Berikut ini adalah unsur-unsur dari lingkungan pengendalian, yaitu : a) Filosofi manajemen dan gaya operasi. b) Dewan direksi dan komite audit. c) Komitmen terhadap integritas, kompetensi, dan nilai etika. d) Struktur organisasi yang baik. e) Metode pembagian otoritas dan tanggung jawab. f) Kebijakan sumber daya manusia. 2. Penilaian Risiko Ada beberapa risiko yang timbul dalam setiap perusahaan. Untuk

mengidentifikasi risiko yang dimiliki perusahaan,

manajemen harus mengetahui risiko apa saja yang ada. Contohnya Inherent Risk, yaitu risiko yang muncul sebelum manajemen mengambil langkah untuk mengendalikan dampak dari sebuah event. Sedangkan Residual Risk, yaitu risiko yang muncul

dari

sisa-sisa

setelah

perusahaan

menerapkan



15

pengendalian internal. Perusahaan harusnya menilai inherent risk, merespon risiko tersebut, kemudian menilai residual risk.

3. Aktivitas Pengendalian Aktivitas pengendalian adalah kebijakan dan prosedur untuk memastikan bahwa risiko yang ada dapat dikurangi oleh perusahaan. Tanggung jawab manajemen adalah membuat sistem pengendalian yang memadai dan aman. Kebijakan dan prosedur ini memberikan keyakinan bahwa tindakan yang diperlukan telah dilaksanakan untuk mengurangi risiko dalam pencapaian tujuan. Aktivitas pengendalian dibagi menjadi beberapa kategori, yaitu : a) Memadainya otorisasi atas transaksi dan aktivitas; Otorisasi

sering

didokumentasikan

dengan

menandatangani, intializing, atau memasukkan kode otorisasi pada sebuah dokumen atau catatan. b) Pemisahan tugas yang memadai; Pemisahan tugas yang efektif dapat terpenuhi jika beberapa fungsi ini dipisahkan : 1) Otorisasi, bertugas untuk menyetujui transaksi dan keputusan. 2) Pencatatan,

bertugas

menyiapkan

dokumen,

membuat laporan keuangan, dan memasukan data secara online. 3) Kustodian, bertugas menangani penyimpanan kas, peralatan, persedian, atau aset tetap. c) Merancang dan menggunakan sistem dokumentasi dan pencatatan yang memadai. Sistem dokumentasi juga sangat penting dalam pengendalian, karena dengan adanya pencatatan yang



16

baik maka jika ada kesalahan ataupun kecurangan dapat dideteksi dengan mudah. d) Penjagaan atas aset, pencatatan, dan data. Penjagaan ini berguna agar aset, pencatatan, dan data tidak terjadi pencurian. e) Pengawasan independen atas kinerja. Pemeriksaan independen atas kinerja dilakukan oleh seseorang yang tidak melakukan pekerjaan tersebut, hal ini dilakukan untuk memastikan bahwa transaksi tersebut sudah diproses secara akurat. 4. Informasi dan Komunikasi Informasi dan komunikasi adalah pengidentifikasian, penangkapan, dan pertukaran informasi dalam suatu bentuk dan waktu yang memungkinkan orang melaksanakan tanggung jawab mereka. Hal ini berhubungan dengan pengumpulan data, proses, penyimpanan, kesimpulan dan informasi dalam sebuah perusahaan. Ini termasuk bagaimana transaksi dilakukan, data diambil, file di akses dan di update , data diproses, dan informasi dilaporkan.

5. Pengawasan Pengawasan adalah penilaian kualitas kerja pengendalian internal sepanjang waktu. Pengawasan dilakukan oleh personel yang semestinya melakukan pekerjaan tersebut, baik pada tahap perencanaan maupun perngoperasian pengendalian. Dan juga

untuk

beroperasi

menentukan sebagaimana

apakan yang

pengendalian

diharapkan,

dan

internal untuk

menentukan apakah pengendalian internal tersebut memerlukan perubahan.



17

2.3.

Persediaan

2.3.1. Definisi Persediaan Persediaan adalah aset perusahaan yang dapat dijual untuk tujuan bisnis, atau bahan baku yang akan digunakan dalam proses produksi yang nantinya akan dijual kembali. Menurut PSAK No. 14, definisi persediaan adalah aset : 1. Tersedia untuk dijual dalam kegiatan usaha normal; 2. Dalam proses produksi yang diubah menjadi barang jadi untuk dijual kembali; atau 3. Dalam bentuk bahan baku untuk digunakan dalam proses produksi. Persediaan juga mencakupi barang jadi hasil proses produksi, atau barang dalam penyelesaian yang sedang diproduksi, dan bahan baku yang akan digunakan oleh perusahaan dalam proses produksi.

2.3.2. Sistem Pencatatan Persediaan Sistem pencatatan persediaan perusahaan dilakukan dengan dua cara, yaitu (Kieso, Weygandt, & Warfield, 2011) : 1. Metode Periodik (Periodic Method) Sistem pencatatan persediaan dengan metode periodik adalah sistem di mana kuantitas persediaan dihitung secara berkala dengan cara perhitungan fisik. Pada pencatatan periodik, baik terjadi transaksi pembelian maupun penjualan barang tidak mempengaruhi perkiraan persediaan. Apabila

suatu

perusahaan

ingin

mengetahui

saldo

persediaan maka pada akhir periode akan dilakukan stock opname, yaitu perhitungan fisik persediaan dengan cara menghitung langsung jumlah persediaan ke gudang atau tempat persediaan

tersebut

disimpan.

Hal

ini

dilakukan

agar



18

perusahaan mengetahui dengan tepat jumlah persediaan dan nilai persediaan yang dimiliki. 2. Metode Perpetual (Perpetual Method) Sistem pencatatan persediaan dengan metode perpetual adalah sistem di mana pencatatan yang up-to-date terhadap kuantitas persediaan akhir. Dalam metode ini, tidak terdapat akun pembelian. Pembelian barang dagang langsung dicatat ke akun persediaan. Harga pokok penjualan tidak dihitung secara periodik, tetapi dihitung dan dicatat setiap kali terjadi transaksi. Dalam metode ini, akun persediaan akan didebet jika terdapat pembelian persediaan, dan jika persediaan tersebut digunakan atau dijual, maka saldo persediaan akan berkurang sebesar jumlah yang digunakan atau terjual sehingga jumlah dari persediaan selalu up to-date. Karena data-data dan informasi yang ada up to-date, hal inilah yang menjadi salah satu kelebihan dari metode ini dan sering digunakan oleh hampir seluruh perusahaan.

2.1.3. Metode Penentuan Biaya Persediaan Metode yang digunakan dalam menentukan biaya persediaan dibagi menjadi beberapa cara, yaitu (Kieso, Weygandt, & Warfield, 2011): 1. Specific Identification Yang dimaksud dengan specific identification adalah alokasi biaya ke setiap barang yang dijual dan setiap barang yang ada dalam persediaan. Biaya persediaan untuk barang yang lazimnya tidak dapat diganti dengan barang lain (not ordinary interchangeable) dan barang serta jasa yang dihasilkan dan dipisahkan untuk proyek tertentu harus diperhitungkan berdasarkan identifikasi khusus terhadap biaya



19

masing-masing. Metode ini digunakan hanya pada saat barangbarang yang akan dipesan berbeda-beda. 2. Average Cost Method Metode penilaian yang menyatakan bahwa biaya setiap barang ditentukan berdasarkan biaya rata-rata tertimbang dari barang serupa pada awal periode dan biaya barang serupa yang dibeli atau diproduksi selama periode berjalan. Metode ini disebut dengan average method. Average method digunakan oleh

perusahaan

yang

menggunakan

sistem

pencatatan

persediaan secara periodik. Apabila perusahaan menggunakan sistem pencatatan secara perpetual, maka metode yang digunakan adalah moving average method. Karena harga ratarata selalu bergerak setiap ada pembelian dan penjualan persediaan. 3. FIFO (First In, First Out) Method Metode persediaan ini mengasumsikan bahwa barang yang pertama kali dibeli adalah barang yang pertama kali dijual. FIFO bahkan paralel dengan arus fisik aktual persediaan barang karena umumnya merupakan praktik bisnis yang sehat untuk menjual pertama kali barang yang dibeli lebih dulu. Dengan metode FIFO, harga pokok barang yang lebih dulu dibeli merupakan biaya yang pertama kali diakui sebagai harga pokok penjualan. Biaya persediaan akhir ditentukan dengan pembelian paling akhir dan dihitung ke belakang setelah seluruh unit persediaan dihitung biayanya. Dalam penggunaaan metode FIFO, jika perusahaan menggunakan sistem pencatatan perpetual maupun periodik, nilai persediaan dan barang siap jual pada akhir bulan akan selalu sama.



20

2.1.3. Metode Penilaian Persediaan Menurut PSAK 15 (Revisi 2008), persediaan harus dinilai berdasarkan : 1.

Biaya; Biaya persediaan meliputi semua biaya pembelian, biaya konversi, dan biaya lain yang timbul sampai persediaan berada dalam kondisi dan lokasi yang diminta perusahaan.

2.

Nilai realisasi bersih, mana yang lebih rendah (the lower of cost and net realizable value). Nilai realisasi bersih adalah estimasi harga jual dalam kegiatan usaha normal dikurangi estimasi biaya penyelesaian produksi barang dan estimasi biaya yang diperlukan untuk membuat penjualan.



BAB 3

GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

3.1.

Gambaran Umum PT BB

3.1.1. Profil PT BB PT BB adalah satu-satunya produsen batubara premium hard coking yang beroperasi di Indonesia. PT BB terdaftar di Bursa Efek Indonesia pada tahun 2010. Total kapitalisasi pasar saham Perseroan di penghujung tahun 2011 adalah sebesar Rp14.685 miliar. Didirikan di tahun 2006 dengan nama PT BB, PT BB fokus pada pengembangan dan ekploitasi sumber daya batubara serta melakukan proses penambangan secara independen, dan tidak bergantung pada kontraktor pihak ketiga, khususnya untuk proses pemindahan lapisan atas (overburden removal) dan pengambilan batubara. Independensi ini telah menciptakan keahlian, pengalaman, dan kemampuan dalam pemberdayaan aset tambang yang belum beroperasi. Dengan kinerja usaha dan kondisisi keuangan yang kuat yang telah dicapai dalam waktu yang relative singkat, Perseroan mampu untuk melakukan akuisisi saham di BPL. Di akhir 2011, total aset Perseroan berjumlah Rp15.373 miliar.

3.1.2. Visi & Misi Visi dari PT BB adalah menjadikan PT BB sebagai salah satu perusahaan produsen premium hard coking coal (HCC) terbesar di dunia. Visi ini akan diwujudkan melalui rencana ekspansi kapasitas produksi hingga 15 juta ton per tahun di tahun 2017. Misi dari PT BB dalam menjalankan bisnisnya di bidang penambangan batu bara adalah sebagai berikut:

21


22

1. EFISIENSI Menjadikan PT BB sebagai salah satu produsen HCC Premium dengan biaya produksi terendah di dunia. Secara konsisten terus meningkatkan efisiensi dan meminimalkan limbah dalam seluruh kegiatan produksi. Hal ini dapat dicapai dengan (i) mengadopsi praktik-praktik terbaik dalam seluruh kegiatan produksi, (ii) menggunakan teknologi dan sistem yang paling sesuai, dan (iii) inovasi dan perbaikan-perbaikan yang berkesinambungan dalam setiap hal yang dilakukan. Selain itu, rencana ke depan untuk menerapkan sistem in-pit crushing and conveying (IPCC) diharapkan dapat menurunkan biaya produksi dan meningkatkan efisiensi proses produksi secara signifikan. 2. TERPERCAYA Menjadi salah satu pemasok HPP premium yang terpercaya. Menjadi partner usaha yang terpercaya dan responsif terhadap kebutuhan pelanggannya. Berupaya untuk selalu di setiap saat memberikan kualitas yang sesuai spek dan tepat waktu. Targetnya adalah

menekan

keterlambatan

pengapalan

dan

penaltinya

semaksimal mungkin. 3. UNGGUL Tidak berhenti mengejar keunggulan. Mengembangkan dan menjaga budaya unggul dimana seluruh karyawan (1) dengan sepenuh hati berupaya untuk memberikan yang terbaik dalam setiap tugas yang dilakukan, (ii) berupaya untuk melakukan hal-hal yang benar, (iii) bekerja sebagai tim, (iv) menyelesaikan permasalahan dengan rendah hati, (v) memberikan solusi, terutama setiap menemukan kendala, (vi) memimpin dengan keteladanan, (vii) tidak gampang puas.



23

4. DAYA TARIK Menjadi perusahaan tempat bekerja yang paling diidamkan di Indonesia. Berupaya untuk menjadi salah satu perusahaan tempat bekerja yang paling diidamkan di Indonesia. Berupaya memberikan kesempatan bagi karyawan untuk mewujudkan aspirasi dan ambisi mereka,

memahami

dan

memenuhi

kebutuhan

mereka,

memberikan kompensasi yang wajar dan sesuai atau lebih baik dibandingkan dengan industrinya. 5. KESADARAN Senantiasa sadar akan keselamatan, peduli akan lingkungan, dan memikirkan masyarakat sekitar. Kami akan (i) selalu mengutamakan keselamatan dan menerapkan praktik-praktik terbaik untuk meminimalisir dampak lingkungan dalam

kegiatan

pertambangan

kami,

dan

(ii)

berupaya

melaksanakan program CSR (corporate social responsibility) yang inovatif dan melibatkan masyarakat sekitar, baik anak-anak, wanita, maupun pria, dengan penekanan pada program pendidikan, pelatihan keahlian, serta program pemberdayaan ekonomi dan peningkatan kualitas hidup.

3.1.3. Struktur Organisasi PT BB PT BB didirikan pada tanggal 15 Maret 2006. Pada gambar 2.1 menunjukkan struktur organisasi yang ada didalam PT BB.



24

Gambar 2.1

3.1.4. Produk-produk PT BB Produk yang ada di PT BB adalah batubara dengan karasteristik hard coaking coal yang ditambang di daerah Tuhup Kalimantan. Coking coal atau metallurgical coal umumnya digunakan untuk menghasilkan arang dan memproduksi Metallurgical coke, yang berfungsi sebagai reduktor dalam pembuatan besi dan baja. Metallurgical coke merupakan bahan baku penting dengan sifat fisik dan kimia yang unik, yang diperlukan dalam proses produksi, terutama sekali dalam produksi pig iron dalam blast furnace (tungku), pencetakan, serta peleburan logam dasar. Keenam jenis coking coal berikut dibedakan berdasarkan karakteristik tertentu seperti kadar abu, zat terbang, kekuatan coke, sulfur, dan fluiditas: •

Premium Hard Coking Coal

•

Standard Hard Coking Coal



25

•

Semi-Hard Coking Coal;

•

Semi-Soft Coking Coal;

•

Low-Volatile Pulverized Coal Injection (PCI)

•

High Volatile PCI Coal

Premium hard coking coal sebagian besar terdiri dari hard coking coal dan banyak dipergunakan sebagai campuran dalam produksi besi, yaitu sekitar 15% sampai 40% dari bahan yang digunakan. Coking coal yang lebih rendah peringkatnya seperti semi-hard coking, semi-soft coking, low-volatile PCI and high-volatile PCI dimanfaatkan baik sebagai komponen campuran arang atau diinjeksikan ke dalam blast furnace (tungku) agar menghasilkan karbon yang dibutuhkan dalam proses pembuatan besi. Semua cadangan batubara PT BB adalah batubara bituminous, yang sebagian besarnya adalah premium hard coking coal dan dipasarkan dengan merek Batubara Tuhup. Batubara Tuhup adalah campuran dari batubara dari berbagai lapisan tanah yang ditambang untuk menghasilkan satu spesifikasi produk. Batubara yang diambil dari setiap lapisan diuji oleh Perseroan dengan bantuan konsultan ahli untuk menentukan rasio campuran yang tepat pada saat diproses di pabrik pengolahan dan penanganan batubara untuk menghasilkan produk Tuhup yang diinginkan. Tuhup Coal memiliki kadar abu yang relatif rendah yaitu dengan kisaran 7,0%-7,5% “adb” (air dried basis), atau lebih rendah dari rata-rata hard coking coal yang diperdagangkan di pasar internasional. Batubara dengan karakteristik seperti ini biasanya dihargai tinggi (premium) terutama oleh negara-negara yang sadar akan abu seperti Jepang. Kandungan belerang Tuhup berkisar antara 0,75% (adb), atau hampir mencapai ambang tertinggi dari angka kisaran ideal yaitu antara 0,3%-0,8%. Kandungan Volatile Matter Batubara Tuhup adalah 26,5% (adb), sedikit lebih tinggi dari produk HCC dari Australia yang biasanya mengandung 21%-25% (adb). Batubara Tuhup memiliki swelling property yang kuat atau Crucible Swelling Number (“CSN”) sebesar 9 dan vitrinit



26

yang tinggi dan cukup jarang ditemui. Karakteristik batubara Tuhup mencerminkan karakteristik premium hard coking coal dan terus diperdagangkan dengan harga yang hampir menyamai harga hard coking coal Australia.

3.2.

Gambaran Umum PT MS

3.2.1. Profil PT MS PT MS berdiri di awal tahun 1997, Perseroan didirikan dan terdaftar dengan nama “PT EH”. Kemudian pada tahun 2004, didirikanlah PT MS sebagai perusahaan yang khusus bergerak di bidang usaha sektor hilir industri minyak dan gas (MIGAS). Saat ini bidang usaha PT MS mencakup perdagangan BBM, pengelolaan BBM, pengelolaan armada /fleet, dan pengelolaan depot. Selain itu, di tengah persaingan pasar saat ini Perseroan terus mengupayakan berbagai strategi efisiensi baru serta upaya pembenahan organisasi secara menyeluruh guna memperkuat posisinya agar bisa terus berkiprah di kancah industri MIGAS nasional maupun global.

3.2.2. Produk PT MS PT MS memiliki spesialisasi dalam perniagaan minyak dan gas, yang focus utamanya adalah produk bahan bakar dan non bahan bakar untuk keperluan Industri. Berikut adalah kegiatan niaga yang dilakukan oleh PT MS, yaitu : 1. LOCO - perniagaan dengan titik penyerahan BBM di depo PT MS. 2. Franco - perniagaan dengan titik penyerahan BBM ke lokasi pelanggan BBM. 3. Vendor Held Stock - perniagaan dengan titik penyerahan BBM ke pelanggan dari depot PT MS, termasuk didalamnya



27

perawatan, penyimpanan dan pengelolaan

tangki milik

pelanggan BBM. 4. Fuel

Management

System

-

Perniagaan

dengan

titik

penyerahan, penyimpanan hingga pengelolaan peralatan BBM sampai ke pelanggan akhir. FMS dapat berupa juga berupa konsinyasi. Kegiatan Niaga diatas dilakukan di seluruh wilayah Indonesia termasuk juga pada ‘floating storage’. Jenis-jenis komoditi yang di niagakan oleh PT MS terdiri dari: 1. BBM •

HSD

•

HSFO 180/ IFO 180 cSt

•

HSFO 380/ IFO 380 cSt

•

IDO

•

Avtur – Jet A1

•

Gasoline RON 95

•

Gasoline RON 91

•

Gasoline RON 88

•

Kerosene

2. Non BBM • • • • • • • • •

Gas Aspal penetrasi 60/70 Minarex, Paraffinic Solvent (SBPx, LAWS, Pertasol, Minasol) Green cokes Slack wax Smooth fluid Paraffin Wax Sulfur



28

3.2.3. Layanan PT MS Pengelolaan bahan bakar merupakan jasa yang disediakan oleh PT MS untuk menangani pengelolaan BBM hingga sampai di lokasi pelanggan dan juga merupakan layanan harian terkait penyaluran BBM di lokasi tersebut, yang dilakukan baik untuk BBM kepemilikan sendiri atau pihak kepemilikan niaga lainnya. Ada juga yang disebut sebagai layanan bunker, yang juga telah menerapkan serangkaian inisiatif stratejik untuk mendukung usahanya di bidang pemenuhan bahan bakar kapal baik jenis general cargo maupun cargo khusus (Kapal Tanker, LNG, Semen dan Pupuk). Pelayanan bunker tersebut dilakukan di hampir seluruh pelabuhan utama di Indonesia dengan menggunakan metode ship to ship. Selain itu, PT MS juga melayani permintaan jasa layanan bunker dari perusahaan minyak lainnya. Sebagai perusahaan penyedia alat transportasi BBM dan LPG, PT MS memberikan layanan kepada para pelanggan dengan jaminan kualitas, jumlah, tempat dan ketepatan waktu. Sebagai contoh, pengoperasikan mobil tangki untuk pengangkutan BBM subsidi ke SPBU di wilayah Batam, Lampung, Jawa dan Madura seperti Depot Kabil Batam, Instalasi Surabaya Group, Depot Cikampek, Depot Cepu, Depot Rewulu, Depot Boyolali, Depot Maos, Instalasi Jakarta Group (Plumpang), Depot Pengapon, Depot Padalarang, Depot Ujung Berung, TTU Balongan, Depot Tanjung Gerem, Depot Tasikmalaya, Depot Madiun, Depot Malang, Depot Tegal, Depot Kediri, Depot Banyuwangi, Depot Camplong - Madura, Depot Panjang, Depot Tarakan, Depot Sampit, Depot Palangkaraya, Depot Pangkalan Bun.



BAB 4

PEMBAHASAN

4.1.

Persediaan PT BB PT

BB

merupakan

perusahaan

yang

bergerak

dibidang

penambangan batubara. Persediaan yang pada PT BB ada yang berupa hasil produksi, ada juga yang merupakan pembelian yang nantinya akan digunakan untuk proses produksi, seperti bahan bakar solar. Dalam laporan ini, penulis akan membahas siklus pembelian bahan bakar solar yang dilakukan PT BB. 4.1.1. Kebijakan Akuntansi PT BB Persediaan batubara, termasuk persediaan batubara run-of-mine dinilai berdasarkan nilai terendah antara harga perolehan atau nilai realisasi bersih. Harga perolehan tersebut ditentukan dengan metode ratarata (average method) atas biaya yang terjadi selama periode pelaporan dan mencakup bagian biaya overhead tetap dan variabel. Nilai realisasi bersih adalah estimasi harga penjualan yang dapat diperoleh sesuai dengan kegiatan normal usaha dikurangi beban penjualan dan biaya-biaya untuk menyelesaikan penjualan. Suku cadang dan bahan-bahan pendukung lainnya dinilai berdasarkan harga perolehan yang ditentukan dengan metode rata-rata setelah dikurangi dengan penyisihan atas persediaan yang sudah usang. Suku cadang dan bahan-bahan pendukung lainnya dicatat sebagai biaya produksi pada saat digunakan. Penyisihan atas persediaan suku cadang dan bahan-bahan pendukung yang sudah usang dan bergerak lambat ditentukan berdasarkan estimasi penggunaan atau penjualan masingmasing jenis persediaan pada masa mendatang. Sedangkan, untuk metode pencatatan persediaannya PT BB menggunakan metode perpetual.

29



30

4.2.

Siklus Pembelian Persediaan Bahan Bakar Solar Pada PT BB

4.2.1. Pihak-pihak Yang Terkait Dalam Siklus Pembelian Persediaan Bahan Bakar Solar Pada PT BB Dalam siklus pembelian barang, tentunya ada beberapa yang pihak yang terkait. Berikut ini adalah pihak-pihak yang terkait dalam siklus pembelian persediaan bahan bakar solar di PT BB, yaitu : 1. PT BB Dalam PT BB ada beberapa bagian yang terkait dalam siklus pembelian barang, yaitu : a) Bagian Plant Bagian ini bertanggung jawab atas

peralatan,

persediaan, dan maintenance peralatan-peralatan, dan juga

operasional

PT

BB

yang

ada

di

lokasi

penambangan (Site) termasuk didalamnya persediaan bahan bakar solar. b) Bagian Logistik (Logistic) Bagian ini bertanggung jawab atas peralatan, persediaan, dan juga menyediakan persediaan-persedian yang dibutuhkan oleh perusahaan baik yang ada di kantor pusat maupun yang ada di lokasi penambangan. c) Bagian Penerimaan Bahan Bakar (Fuel Receipting) Bagian ini bertanggung jawab atas barang-barang yang diterima oleh pemasok yang ada di lokasi penambangan (Site) terutama untuk penerimaan bahan bakar solar. Karena barang yang dibeli berupa bahan bakan bakar, maka Bagian Penerimaan berperan penting dalam pembelian bahan bakar tersebut. Dan juga, karena bahan bakar solar diterima di dekat sungai, maka bagian penerimaan berbeda dengan bagian gudang.



31

d) Bagian Akuntansi (Accounting) Bagian

ini

bertugas

untuk

mencatat,

mengklasifikasikan, mengikhtisarkan dan melaporkan semua transaksi pembelian, termasuk pembelian bahan bakar solar yang ada di PT BB. 2. PT MS PT MS merupakan distributor bahan bakar solar yang menjadi

pemasok

satu-satunya

(single

supplier) dalam

pembelian bahan bakar yang dibeli oleh PT BB. 3. Transportir Transportir merupakan pihak ketiga yang tugasnya sebagai jasa pengangkut bahan bakar solar yang digunakan oleh PT MS untuk mengirimkan bahan bakarnya. Transportir mengambil bahan bakar tersebut dari Depot PT MS yang terdekat dengan lokasi penambangan pelanggan, kemudian bahan bakar tersebut diangkut menggunakan Self Propelled Oil Barge (SPOB) atau Landing Craft Tank (LCT). Bisa juga bahan bakar diangkut menggunakan truk, tetapi pengangkutan tersebut lebih sedikit jumlahnya dibandingkan dengan pengangkutan menggunakan kapal. Transportir yang digunakan bisa lebih dari satu.

4.2.2. Dokumen Pendukung Dalam Pembelian Bahan Bakar Solar Pada PT BB Ada beberapa dokumen yang digunakan dalam siklus pembelian persediaan bahan bakar solar yang dilakukan PT BB. Berikut ini adalah dokumen yang dikeluarkan oleh PT BB : 1. Formulir permintaan pembelian (Purchase Requistion Form) Dokumen ini merupakan formulir yang diisi oleh bagian gudang

untuk

meminta

bagian

pembelian

melakukan

pembelian barang dengan jenis, jumlah, dan mutu seperti yang tertera dalam surat permintaan pembelian.



32

2. Surat order pembelian (Purchase Order) Dokumen ini digunakan untuk memesan barang kepada pemasok yang telah dipilih. Dimana dalam pembahasan ini, PT BB hanya menggunakan satu pemasok (single supplier). 3. Laporan tanda terima bahan bakar (Fuel Receipting Report) Dokumen ini dibuat oleh bagian penerimaan bahan bakar untuk menunjukkan bahwa bahan bakar yang diterima dari pemasok telah memenuhi jenis, spesifikasi, mutu dan kuantitas seperti yang tercantum dalam surat order pembelian.

Ada juga dokumen yang dikeluarkan oleh PT MS selaku pemasok dalam siklus pembelian bahan bakar solar pada PT BB, yaitu : 1. Daftar harga jual keekonomian Bahan Bakar Minyak Pertamina Dokumen ini berisi tentang daftar harga bahan bakar minyak dan juga potongan harga yang dikeluarkan oleh Pertamina. Dokumen digunakan sebagai acuan harga jual bahan bakar minyak oleh PT MS. 2. Surat pengiriman barang (Delivery Order) Dokumen ini dibuat oleh PT MS yang berisi tentang berapa banyak barang yang dikirimkan ke PT BB lewat jasa angkut pihak lain (Transportir). 3. Hasil Sounding Dokumen ini berisi tentang hasil pengukuran di dalam tangki setelah BBM dimasukan ke tangki kapal transportir. Ada juga dokumen yang dikeluarkan oleh Transportir sebagai jasa pengangkut dalam siklus pembelian bahan bakar solar pada PT BB, yaitu : 1. Surat jalan Dokumen ini digunakan sebagai surat jalan bahwa Transportir memberikan izin kepada kapal pengangkut untuk mengirimkan BBM ke pelanggan.



33

2. Berita acara penyerahan BBM Dokumen ini berisi berita acara penyerahan BBM yang sudah diterima oleh pelanggan, dalam hal ini PT BB.

4.2.3. Siklus Pembelian Bahan Bakar Solar Pada PT BB Dalam siklus ini terbagi menjadi beberapa tahapan, yaitu : 1. Pembuatan Formulir Permintaan Pembelian. Tahap ini dilakukan oleh bagian Plant dari PT BB. Tahap ini terdiri dari beberapa proses, yaitu (flowchart dapat dilihat di Lampiran 1) : a. Setiap harinya, staf Bagian Plant akan memeriksa kecukupan persediaan bahan bakar solar. Pengecekan dilakukan dengan melihat rata-rata penggunaan bahan bakar selama satu minggu dan membandingkan dengan sisa bahan bakar solar yang ada di tangki. Apabila persediaan yang ada hanya cukup untuk beberapa hari, selanjutnya staf Bagian

Plant

akan

membuat

formulir

permintaan

pembelian (Purchase Requisition Form). Untuk nomor Purchase Requisition Form, secara otomatis akan keluar dari sistem, dengan begitu nomor tersebut tidak akan ada yang tercatat dua kali. b. Setelah Purchase Requisition Form dibuat (lihat Lampiran 4), staf Bagian Plant harus mendapatkan otorisasi dari Head of Plant dan juga Manajer Keuangan yang bertanggung jawab di Site. Site adalah tempat penambangan batu bara yang dilakukan oleh PT BB. Kemudian, Purchase Requisition Form yang sudah diotorisasi lengkap, staf Bagian Plant akan mengirim salinan Purchase Requisition Form ke Bagian Logistik lewat e-mail/fax.



34

2. Pembuatan Order Pembelian. Tahap ini dilakukan oleh Bagian Logistik PT BB. Tahap ini juga terdiri dari beberapa proses, yaitu (flowchart dapat dilihat di Lampiran 2) : a. Salinan Purchase Requisition Form yang diterima dari Bagian Plant diperiksa kembali staf Bagian Logistik. Pemeriksaan tersebut mencakup perhitungan dua kali (double check) atas persediaan bahan bakar yang ada di Site. Setelah memastikan kebenaran data persediaan bahan bakar, staf tersebut memeriksa sisa order pembelian (Purchase Order) yang sebelumnya. Selanjutnya, staf Bagian Logistik meminta daftar “Harga Jual Keekonomian Bahan Bakar Minyak” yang terbaru dari PT MS (lihat Lampiran 5). Karena pemasok bahan bakar masih satu (single supplier), maka tidak ada negosiasi diskon lagi. Karena diskon pembelian sudah ditetapkan dalam kontrak pembelian. Jika sisa Purchase Order tinggal sedikit atau sudah habis, selanjutnya staf Bagian Logistik akan membuat satu dokumen Purchase Order. Untuk nomor Purchase Order secara otomatis akan keluar dari sistem, dengan begitu nomor Purchase Order tidak akan ada yang tercatat dua kali. b. Setelah Purchase Order dibuat (lihat Lampiran 6), staf Bagian Logistik harus mendapatkan kelengkapan otorisasi. Untuk Purchase Order yang nilainya kurang dari satu miliar rupiah, maka otorisasi yang diperlukan hanya dari Direktur Keuangan. Apabila nilai

Purchase Order

melebihi satu miliar rupiah, maka otorisasi yang diperlukan adalah otorisasi dari Direktur Keuangan dan Direktur Utama. c. Kemudian dokumen Purchase Order asli yang sudah diotorisasi lengkap, dibuat dua salinan. Dimana Purchase



35

Order asli dikirimkan ke pemasok, salinan pertama dipegang oleh Bagian Logistik, dan salinan kedua dikirimkan ke Bagian Penerimaan Bahan Bakar di Site.

3. Penerimaan Bahan Bakar. Tahap ini dilakukan oleh Bagian Penerimaan Bahan Bakar PT BB yang ada di Site. Tahap ini juga terdiri dari beberapa proses, yaitu (flowchart dapat dilihat di Lampiran 3 dan 4) : a. Ketika pemasok mengirimkan bahan bakar, maka Bagian Penerimaan Bahan Bakar akan melakukan pemeriksaan kualitas dan kuantitas barang. Bahan bakar tersebut dikirim dengan kapal pengangkut bahan bakar minyak seperti Self Propelled Oil Barge (SPOB) atau Landing Craft Tank (LCT) dengan menggunakan jasa dari pihak lain untuk jasa angkut

tersebut

yaitu

Transportir.

Tidak

hanya

menggunakan kapal pengangkut, bahan bakar juga bisa dikirimkan

lewat

darat

yaitu

menggunakan

truk.

Pengangkutan menggunakan truk tentu saja lebih sedikit dalam mengantarkan bahan bakar. Hal ini dilakukan apabila sungai yang berada dekat dengan tangki bahan bakar mengalami kekeringan akibat musim kemarau yang berkepanjangan. Sebelum membongkar tangki dari kapal pengangkut bahan bakar, kelengkapan dokumen harus terpenuhi. Bagian Penerimaan Bahan Bakar yang memiliki salinan Purchase Order mencocokkan dengan Purchase Order yang dibawa oleh transportir. Adapun dokumendokumen lainnya yang dibawa oleh transportir untuk pengakutan bahan bakar solar tersebut, seperti Delivery Order (Lampiran 7), Surat Jalan (Lampiran 8), Berita Acara Penyerahan BBM (Lampiran 9), dan Hasil Sounding (Lampiran 10). Delivery Order itu sendiri dibuat menjadi 6



36

tembusan. Delivery Order asli untuk Bagian Penerimaan Bahan Bakar, tembusan kedua untuk transportir, tembusan ketiga untuk agen (dimana dalam hal ini agen dan transportir menjadi satu), tembusan keempat untuk PT MS yang digunakan sebagai penagihan, tembusan kelima untuk Pertamina sebagai penyedia bahan bakar, dan tembusan keenam untuk PT MS sebagai arsip. b. Setelah dokumen lengkap, kemudian Bagian Penerimaan Bahan

Bakar

memperbolehkan

menandatangani membongkar

tanda muatan

terima bahan

dan bakar,

dimana tangki yang akan dibongkar masih dalam keadaaan tersegel. c. Pada saat pembongkaran, segel tangki tidak boleh rusak. Kunci segel itu sendiri tidak diangkut bersama dengan kapal pengakut. Kunci segel diserahkan langsung dari pemasok yaitu PT MS ke Bagian Penerimaan Bahan Bakar. Setelah itu pemeriksaan Sounding dilakukan. Sounding adalah pemeriksaan untuk mengukur kedalaman dari sebuah tempat atau dalam hal ini tangki, dimana bisa diketahui berapa isi dari tempat atau tangki tersebut. Sounding tersebut dilakukan dua kali, yang pertama setelah bahan bakar diisi ke tangki kapal pengangkut bahan bakar solar transportir dari Depot PT MS. Yang kedua, setelah kapal pengangkut transportir tersebut tiba di lokasi penerimaan bahan bakar PT BB. Hal ini dilakukan karena pada saat bahan bakar diangkut menggunakan kapal, bahan bakar semakin dikonsumsi setiap hari. Maksudnya, bahan bakar tersebut akan menguap dan isi bahan bakar dalam tangki kapal tidak lagi sama saat dialirkan ke tangki PT BB dengan saat bahan bakar tersebut dimasukan ke kapal dari Depot PT MS.



37

d. Untuk pemeriksaan kualitas bahan bakar itu sendiri, dipercayakan kepada PT MS. Walaupun ada juga kemungkinan masuknya air kedalam tangki. e. Setelah kelengkapan dokumen terpenuhi, transportir bisa memompa bahan bakar solar ke tangki PT BB. Pada saat bahan bahar tersebut dipompa harus melewati alat ukur yang disebut dengan flowmeter. Flowmeter adalah alat ukur untuk menentukan berapa banyak liter yang mengalir dari satu tempat ke tempat lain. Dengan adanya flowmeter, kita akan tahu berapa banyak bahan bakar yang dialirkan dari kapal transportir. Karena bahan bakar yang diterima kemungkinan besar akan lebih sedikit daripada bahan bakar saat dikirim. Karena kemungkinan besar bahan bakar yang diterima

lebih

sedikit,

maka

PT

MS

memberikan

keringanan untuk penyusutan sebesar 0,5%. f. Setelah bahan bakar selesai dialirkan, maka Bagian penerimaan akan membuatkan laporan tanda terima bahan bakar yang disebut Fuel Receipting Report (FRR). Nomor Fuel Receipting Report secara otomatis akan keluar dari sistem pada saat pembuatannya. Fuel Receipting Report adalah sebuah dokumen yang berisi tentang berapa banyak dokumen yang diterima oleh PT BB, termasuk didalamnya tanggal pengaliran dan berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk mengalirkan bahan bakar tersebut. Fuel Receipting Report (Lampiran 11) ini berdasarkan data penerimaan yang

diambil

dari

hasil

pengukuran

menggunakan

flowmeter, jika flowmeter rusak maka data penerimaan bahan bakar diambil dari jumlah yang tertera di Delivery Order. Pengisian Fuel Receipting Report tersebut masih berupa manual, karena flowmeter yang dimiliki oleh PT BB masih analog, maka tidak bukti penerimaan yang valid atas bahan bakar tersebut. Tetapi sebagai gantinya, setiap ada



38

penambahan bahan bakar, maka flowmeter tersebut akan diambilnya gambarnya sebagai dasar pembuatan FRR. Fuel Receipting Report tersebut dibuat tiga salinan, yang asli diberikan kepada PT MS, salinan pertama dipegang oleh bagian Penerimaan Bahan Bakar, salinan kedua untuk Bagian Akuntansi, dan salinan ketiga untuk Bagian Plant. Kemudian dokumen Fuel Receipting Report asli, tembusan Delivery Order, Surat Jalan, Hasil Sounding, dan Berita Acara Penyerahan BBM diserahkan ke PT MS untuk dibuatkan faktur penjualan (invoice).

4. Pencatatan Penerimaan Bahan Bakar. Tahap ini dilakukan oleh Bagian Plant dan Bagian Akuntansi PT BB. Tahap ini juga terdiri dari beberapa proses, yaitu (flowchart dapat dilihat di Lampiran 3) : a. Setelah bahan bakar diterima, maka Bagian Penerimaan Bahan Bakar mengirimkan salinan Fuel Receipting Report ke Bagian Plant dan akuntansi b. Setelah salinan Fuel Receipting Report diterima, maka Bagian Plant akan meng-update data penerimaan bahan bakar solar. Penambahan jumlah bahan bakar tersebut harus sama dengan jumlah yang tertera dalam Fuel Receipting Report. c. Untuk Bagian Logistik akan mendapatkan hasil scan atas tembusan FRR yang dimiliki oleh Bagian Plant yang dikirimkan lewat e-mail. Hasil scan yang dimiliki oleh Bagian Logistik digunakan untuk pengendalian atas bahan bakar yang diterima. d. Sedangkan untuk Bagian Akuntansi, setelah salinan Fuel Receipting Report diterima, dokumen tersebut digunakan untuk meng-update persediaan bahan bakar dalam sistem.



39

4.3.

Pengendalian Internal PT BB

4.3.1. Pengendalian Internal atas Siklus Pembelian Bahan Bakar Solar Ada beberapa pengendalian internal yang sudah dilakukan oleh PT BB dalam siklus pembelian. Elemen-elemen pengendalian internal yang ada dirancang untuk mencapai tujuan pokok, yaitu menjaga kekayaan perusahaan dan menjamin ketelititan dan kehandalan data akuntansi. Unsur-unsur pengendalian tersebut terdiri dari struktur organisasi, sistem otorisasi dan prosedur pencatatan, dan praktik yang sehat. Berikut ini adalah elemen-elemen pengendalian internal yang diterapkan oleh PT BB dalam siklus pembelian bahan bakar solar : 1. Struktur Organisasi Dalam struktur organisasi yang berkaitan dengan siklus pembelian, ada beberapa pengendalian internal yang sudah diterapkan, yaitu : a. Terpisahnya Bagian Pembelian dan Bagian Penerimaan. Dalam transaksi pembelian bahan bakar solar, Bagian Logistik mempunyai tugas untuk memilih penjual yang dapat dipercaya dan memesan barang. Untuk menjamin bahwa barang yang dikirim oleh pemasok sesuai dengan barang yang dipesan oleh Bagian Logistik, maka Bagian Penerimaan yang ada di lokasi tambang (Site) melakukan pengecekan secara independen mengenai kesesuaian jenis, spesifikasi, kuantitas, mutu, dan tanggal pengiriman sesuai dengan yang tercantum dalam Purchase Order yang diterbitkan oleh Bagian Logistik. Bagian Penerimaan mempunyai wewenang untuk menolak barang yang dikirim oleh pemasok, yang tidak sesuai dengan barang yang tercantum dalam Purchase Order. Pemisahan kedua bagian ini akan mengurangi risiko diterimanya barang yang : 1. Tidak dipesan oleh perusahaan. 2. Jenis, spesifikasi kuantitas, dan mutu barangnya tidak sesuai dengan yang dipesan oleh perusahaan.



40

b. Terpisahnya Bagian Pembelian dan Bagian Akuntansi. Dalam sistem akuntansi pembelian bahan bakar solar PT BB,

Bagian

Akuntansi

yang

melaksanakan

pencatatan

persediaan barang dipisahkan dari Bagian Logistik yang melaksanakan transaksi pembelian. Hal ini dilakukan untuk menjaga aset perusahaan dan menjamin ketelitian dan kehandalan data akuntansi. c. Terpisahnya Bagian Penerimaan dan Bagian Penyimpanan. Di PT BB, Bagian Penerimaan Bahan Bakar merupakan bagian yang bertanggung jawab atas penerimaan atau penolakan bahan bakar yang diterima dari pemasok. Sedangkan untuk bagian penyimpanan bahan bakar solar itu sendiri dipertanggungjawabkan oleh Bagian Plant. Kedua bagian tersebut dipisahkan karena kegiatan penerimaan bahan bakar memerlukan keahlian mengenai bahan bakar, dan kegiatan penyimpanan bahan bakar memerlukan keahlian dalam mengelola

penyimpanan

bahan

bakar

dan

pelayanan

pengambilan bahan bakar. Pemisahan kedua bagian tersebut mengakibatkan informasi penerimaan bahan

bakar dan

persediaan bahan bakar yang disimpan terjamin ketelitian dan kehandalannya. d. Transaksi Dilaksanakan oleh Lebih dari Satu Orang atau Bagian. Dalam transaksi pembelian bahan bakar solar, setiap transaksinya melibatkan lebih dari satu karyawan atau satu bagian. Dengan adanya pengendalian ini, setiap pelaksanaan transaksi akan selalu tercipta pengecekan internal yang mengakibatkan

pekerjaan

karyawan

atau

bagian

dicek

ketelitian dan kehandalannya oleh karyawan dan bagian yang lain.



41

2. Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan Tidak ada satu pun transaksi yang terjadi yang tidak diotorisasi oleh yang memiliki wewenang. Setiap transaksi yang terjadi dicatat dalam catatan akuntansi melalui prosedur pencatatan yang wajar. Dengan demikian, aset perusahaan akan terjamin keamanannya dan data akuntansi yang dicatat terjamin ketelitiannya dan kehandalannya. Berikut ini adalah beberapa otorisasi yang sudah dijalankan oleh PT BB terkait dengan pembelian bahan bakar solar, yaitu : a. Otorisasi atas Surat Permintaan Pembelian Transaksi pembelian didahului dengan diterimanya surat permintaan pembelian atas bahan bakar solar oleh Bagian Plant yang ada di Site. Bagian Plant mengisi formulir surat permintaan pembelian sebagai dasar bagi Bagian Logistik untuk

melakukan

pengadaan

bahan

bakar

solar

yang

dibutuhkan oleh perusahaan. Otorisasi untuk mengajukan permintaan pembelian tersebut diwujudkan dalam tanda tangan otorisasi dari Kepala Bagian Plant dan Manajer Keuangan yang ada di Site pada formulir surat permintaan pembelian, yang merupakan bukti bahwa bahan bakar solar yang diajukan dalam surat permintaan pembelian ke Bagian Logistik merupakan bahan bakar yang dibutuhkan perusahaan. b. Otorisasi atas Surat Order Pembelian Setelah diterima surat permintaan pembelian, selanjutnya dibuat surat order pembelian oleh Bagian Logistik. Dengan surat order pembelian inilah memulai proses pengadaan bahan bakar solar yang berakibat terhadap diterimanya bahan bakar solar yang dibeli dan muncul kewajiban perusahaan terhadap pemasok. Karena munculnya kewajiban, maka setiap surat order pembelian harus diotorisasi oleh pejabat yang berwenang untuk mengurangi kemungkinan diterimanya barang dan munculnya kewajiban yang tidak dibutuhkan oleh perusahaan.



42

Di PT BB, yang berwenang untuk menandatangani surat order pembelian adalah Direktur Keuangan dan Direktur Utama. Apabila order pembelian nilainya tidak lebih dari satu miliar rupiah, maka yang menandatangani surat order pembelian adalah Direktur Keuangan. Jika order pembelian nilainya

lebih

dari

satu

miliar

rupiah,

maka

yang

menandatangani surat order pembelian adalah Direktur Utama. c. Otorisasi dan Pencatatan Kartu Persediaan atas Laporan Tanda Terima Bahan Bakar Sebagai bukti telah diterimanya barang dari pemasok, Bagian Penerimaan Bahan Bakar membubuhkan tanda tangan otorisasi pada laporan tanda terima bahan bakar (Fuel Receipting Report). Dokumen ini dikirimkan ke Bagian Logistik

dan

Bagian

Akuntansi

sebagai

bukti

telah

dilaksanakan pemeriksaan terhadap barang yang diterima dari pemasok, sesuai dengan surat order pembelian yang diterbitkan oleh Bagian Logistik. Fuel Receipting Report yang dikirimkan ke Bagian Logistik digunakan sebagai pengendalian atas bahan bakar solar yang ada di perusahaan. Sedangkan Fuel Receipting Report yang dikirimkan ke Bagian Akuntansi digunakan untuk mencatat kewajiban dan meng-update kartu persediaan bahan bakar solar di PT BB. 3. Praktik yang Sehat Ada beberapa praktik yang mendukung pengendalian internal yang sudah dilakukan oleh PT BB, yaitu : a. Penggunaan Formulir Bernomor Urut. Dalam menciptakan praktik yang sehat, perusahaan menggunakan nomor urut tercetak pada dokumen-dokumen terkait

pembelian.

Penggunaan

dipertanggungjawabkan

oleh

nomor

manajer

urut yang

tersebut memiliki

wewenang untuk menggunakan formulir tersebut. Dokumen-



43

dokumen pembelian bahan bakar solar PT BB yang menggunakan nomor urut tercetak antara lain surat permintaan pembelian, surat order pembelian, dan laporan tanda terima bahan bakar (Fuel Receipting Report). Dan penggunaan nomor urut tercetak dipertanggungjawabkan oleh bagian yang bersangkutan. b. Barang Hanya Diperiksa dan Diterima oleh Bagian Penerimaan Bahan Bakar Solar Jika Telah Menerima Tembusan Surat Order Pembelian dari Bagian Logistik. Tidak ada barang yang diterima oleh Bagian Penerimaan Bahan Bakar apabila tidak ada surat order pembelian yang dikeluarkan oleh Bagian Logistik. Bagian Penerimaan Bahan Bakar hanya melakukan pemeriksaan dan penghitungan bahan bakar yang diterima dari pemasok jika sebelumnya telah menerima tembusan surat order pembelian yang telah diotorisasi oleh Direktur Keuangan atau Direktur Utama. c. Kunci Segel Tangki Bahan Bakar Solar yang Dibawa Oleh Transportir Terpisah dari Kapal Pengangkut. Pada saat barang akan dibongkar, Bagian Penerimaan Bahan Bakar memeriksa segel tangki bahan bakar yang akan dibongkar. Apabila segel tangki rusak, Bagian Penerimaan berhak menolak bahan bakar solar yang diangkut oleh Transportir. Kemudian setelah pemeriksaan segel dilakukan, kunci segel yang diangkut secara terpisah dari kapal pengangkut diberikan ke Bagian Penerimaan. Terpisahnya kunci segel tersebut merupakan salah satu pengendalian yang dilakukan oleh PT BB. Hal ini bertujuan agar tidak ada pencurian pada saat bahan bakar solar dalam perjalanan.



44

d. Bagian Penerimaan Bahan Bakar Melakukan Pemeriksaan Bahan Bakar yang Diterima dengan Cara Menghitung dan Membandingkan

dengan

Tembusan

Surat

Order

Pembelian. Dalam menerima barang, Bagian Penerimaan Bahan Bakar harus melakukan pemeriksaan terhadap barang yang diterima. Pemeriksaan

tersebut

meliputi

penghitungan

kuantitas.

Penghitungan kuantitas dilakukan dengan cara mengalirkan bahan

bakar

menggunakan

flowmeter,

kemudian

hasil

penghitungan tersebut dibandingkan dengan surat order pembelian dan Delivery Order yang dibawa oleh pemasok.

4.3.2. Analisis Hasil Pengendalian Internal atas Siklus Pembelian Bahan Bakar Solar Dalam pengendalian internal yang telah diterapkan oleh PT BB tentunya masih ada kemungkinan terdapat penyimpangan-penyimpangan dalam siklus pembelian bahan bakar. Kerentanan atas eror dan kecurangan merupakan hal yang harus bisa diminimalisir oleh perusahaan. Apalagi terkait dengan pembelian persediaan dalam jumlah besar. Sedikit saja terjadi kesalahan atau kecurangan, akan berdampak sangat besar terhadap aset

yang

dimiliki

perusahaan.

Sebelum

perusahaan

melakukan

penanganan atas pengendalian internal yang masih lemah, maka dari itu analisis atas pengendalian internal tersebut harus dilakukan. Perusahaan harus mengetahui apa saja kelebihan dan kekurangan dari pengendalian internalnya. Berikut ini adalah hasil analisis atas pengendalian internal yang telah diterapkan oleh perusahaan : a. Kelebihan Pengendalian Internal atas Siklus Pembelian Persediaan. Ada beberapa kelebihan dalam pengendalian internal yang telah dilaksanakan oleh PT BB, yaitu :



45

1. Dari segi otorisasi atas transaksi dan aktivitas. Untuk otorisasi pembelian bahan bakar solar PT BB, sudah lebih dari cukup. Yang pertama dari penerbitan Purchase Requisition Form, dokumen tersebut diotorisasi oleh Kepala Bagian dan Manajer Keuangan di lokasi penambangan. Yang sebelum penerbitan

dokumen

Purchase

Requisition

Form

dilakukan pengecekan atas sisa persediaan bahan bakar. Yang

kedua

dokumen

untuk

tersebut

penerbitan ditandatangani

Purchase langsung

Order, oleh

Direktur Utama jika nilai Purchase Order lebih dari satu miliar rupiah dan ditandatangani oleh Direktur Keuangan jika tidak lebih dari satu miliar rupiah. Dan yang terakhir penerbitan Fuel Receipting Report, dokumen tersebut ditandatangani setelah bahan bakar selesai dipompa ke tangki PT BB dan jumlah yang dicatat dalam Fuel Receipting Report sejumlah bahan bakar yang diterima. 2. Dari segi pemisahan tugas. Dalam pembelian bahan bakar solar yang dilakukan PT BB, terdapat pemisahan tugas yang memadai. Yaitu antara otorisasi, pencatatan, dan kustodian merupakan orang yang berbeda-beda. 3. Dari segi sistem dokumentasi dan pencatatan. Sistem dokumentasi yang telah dijalankan oleh PT BB cukup memadai, yaitu penggunaan nomor berurut untuk

formulir

permintaan

pembelian

(Purchase

Requisition Form), surat order pembelian (Purchase Order), dan laporan tanda terima bahan bakar (Fuel Receipting Report). Penggunaan nomor urut ini sangat penting dalam pengendalian, karena dengan adanya



46

nomor yang berurut, maka pencatatan yang dilakukan kecil

kemungkinannya

untuk

terdapat

kesalahan.

Karena apabila ada nomor dokumen yang tidak berurutan, maka kesalahan dan kecurangan dapat dideteksi dengan mudah. 4. Dari segi penjagaan atas aset. Dalam pengendalian ini, hal yang dilakukan oleh PT BB dalam menjaga persediaan bahan bakarnya adalah pada saat bahan bakar tersebut dikirimkan. Pada saat bahan bakar diangkut oleh kapal dari Transportir, tangki pengangkut tersebut harus dalam keadaan tersegel. Kemudian, kunci untuk tangki tersebut tidak dibawa bersamaan dengan kapal pengangkut bahan bakar. Kunci tangki tersebut dikirimkan langsung ke kantor di lokasi penambangan oleh pemasok. Sebelum kapal bahan bakar pengangkut sampai di lokasi pemompaan bahan bakar, kunci tangki tersebut sudah diberikan ke Bagian Penerimaan Bahan Bakar.

b. Kelemahan Pengendalian Internal atas Siklus Pembelian Persediaan. Adapun beberapa kekurangan yang dimiliki PT BB dalam siklus pembelian bahan bakar solar, yaitu : 1. Apabila flowmeter yang digunakan rusak, maka tidak ada dasar penghitungan valid. 2. Kunci yang dipisahkan dari kapal bisa tertinggal di depot PT MS (tidak dikirimkan ke PT BB). 3. Masih terdapat perompakan-perompakan bahan bakar solar yang diangkut oleh kapal melewati sungai-sungai pedalaman di Kalimantan.



BAB 5

KESIMPULAN DAN SARAN

5.1.

Kesimpulan Persediaan yang pada PT BB ada yang berupa hasil produksi, ada juga yang merupakan pembelian yang nantinya akan digunakan untuk proses produksi. Persediaan tersebut mencakup batubara, suku cadang dan bahan bakar, dan bahan-bahan pendukung lainnya. Dalam mendapatkan persediaan bahan bakar solar, perusahaan menjalin kerjasama dengan distributor perusahaan minyak yaitu PT MS. Karena perusahaan tersebut cukup besar, maka PT BB hanya menggunakan PT MS sebagai satusatunya penyedia bahan bakar solar yang dibutuhkan oleh PT BB. Dalam pembahasan siklus pembelian bahan bakar solar yang dilakukan PT BB, ada beberapa kesimpulan yang dapat diambil, yaitu : a. Pada saat pembelian bahan bakar solar, pengendalian internal yang dilakukan oleh PT BB cukup memadai. Terutama untuk otorisasi dokumen-dokumen yang terkait pembelian. Mulai dari otorisasi atas Purchase Requisition yang diotorisasi oleh level Manajer keatas. Dan juga Pucrhase Order yang diotorisasi langsung oleh Direktur Keuangan dan Direktur Utama. Hal ini menunjukkan bahwa, level-level top manajemen ikut berperan dalam melakukan pengendalian atas pembelian bahan bakar solar tersebut. b. Pada saat penerimaan bahan bakar, pengendalian internal yang dilakukan PT BB juga cukup memadai. Yang pertama adalah pemeriksaan atas kelengkapan dokumen, apabila dokumen sudah lengkap, maka Bagian Penerimaan bisa menerima bahan bakar yang dikirimkan oleh PT MS. Yang kedua memastikan segel tangki tidak rusak, dan juga kunci segel tangki tersebut dipisahkan dari kapal pengangkut agar bahan bakar tidak dapat

47



48

dicuri selama perjalanan. Dan yang terakhir, penggunaan alat ukur pengaliran bahan bakar (flowmeter). Dengan adanya alat tersebut dapat diketahui berapa jumlah bahan bakar yang diterima secara akurat. c. Pada saat penyimpanan bahan bakar solar, pengendalian yang dilakukan oleh PT BB adalah menyimpan bahan bakar tersebut didalam

tangki,

dimana

yang

bertanggung

jawab

mendistribusikan bahan bakar tersebut adalah Bagian Plant. Sedangkan untuk pengawasan jumlah distribusi dan pemakaian dilakukan oleh Bagian Logistik dan Bagian Plant. Bahan bakar solar tersebut digunakan untuk keperluan operasional, mulai dari alat-alat berat untuk kegiatan penambangan, kendaraan operasional, gedung, dan juga pesawat kecil yang digunakan untuk mengangkut karyawan-karyawan untuk diantarkan ke kota-kota terdekat seperti Banjarmasin dan Balikpapan. Selama tidak ada otorisasi dari Kepala Bagian Plant, maka bahan bakar tidak bisa didistribusikan. d. Pada saat pencatatan dan pelaporan akuntansi, pengendalian yang dilakukan oleh PT BB adalah saat faktur penjualan diterima dari PT MS, staf Bagian Akuntansi akan mengecek silang (cross check) dengan Fuel Receipting Report yang dikirimkan oleh Bagian Penerimaan Bahan Bakar. Tidak hanya itu, staf Bagian Akuntansi juga menghubungi Bagian Plant untuk memastikan lagi bahwa data penerimaan bahan bakar yang ada di Fuel Receipting Report benar-benar diterima oleh perusahaan. Hal ini bertujuan untuk menjaga keakurasian data akuntansi yang dicatat oleh PT BB. Secara keseluruhan pengendalian internal yang dilakukan oleh PT BB dari struktur organisasi, sistem otorisasi, dan praktik yang sehat sudah cukup memadai, tetapi ada lagi hal yang harus diperhatikan oleh PT BB yaitu kejujuran dan kompetensi dari karyawan yang menjalankan pengendalian internal tersebut. Sebaik-baiknya pengendalian internal yang



49

dilakukan oleh perusahaan, jika tidak dilaksanakan oleh karyawan yang kompeten dan jujur, maka pengendalian internal yang baik tidak akan tercapai.

5.2.

Saran Berikut saran yang dapat diberikan oleh penulis berdasarkan pengalaman pelaksanaan program magang lebih kurang 3 (tiga) bulan, yaitu :

5.2.1. Saran untuk PT BB Berikut ini adalah saran-saran yang bisa diterapkan oleh PT BB untuk mengatasi kelemahan dalam pengendalian yang telah dilaksanakan, yaitu : 1. Flowmeter yang digunakan oleh PT BB sebaiknya menggunakan flowmeter digital. Jika menggunakan flowmeter digital setiap ada bahan bakar solar yang masuk, flowmeter akan secara otomatis mengeluarkan struk yang digunakan sebagai bukti penerimaan. Jika perusahaan tetap menggunakan flowmeter analog, sebaiknya setiap ada bahan bakar yang masuk difoto flowmeter tersebut sebagai tanda bukti penerimaan. Foto yang diambil adalah sebelum dan sesudah bahan bakar dipompa masuk. 2. Apabila kunci yang dipisahkan dari kapal tertinggal atau pihak PT MS lupa mengirimkan, maka PT BB harus minta pertanggungjawaban dari PT MS, misalnya potongan harga. Karena kesalahan yang terjadi dari pihak PT MS. 3. Sebaiknya PT BB meminta bantuan pihak keamanan, seperti polisi atau militer untuk mengawal kapal pengangkut melewati sungai-sungai yang ada di Kalimantan. Hal ini dilakukan sebagai tindak pencegahan karena didaerah pedalaman hutan Kalimantan rawan terhadap pencurian dan pembajakan kapal.



50

DAFTAR REFERENSI

Annual Report PT Borneo Lumbung Energi & Metal, Tbk. (2011). Jakarta. Arens, A.A., Randal J.E., Mark S.B., & Amir, A.J. (2009). Auditing and Assurance Services: An Integrated Approach – An Indonesia Adaption. Indonesia: Pearson Education South Asia. Dewan Standar Akuntansi Keuangan. (2008). Pernyataan Standar Akuntansi Keuangan No.14 - Persediaan. Ikatan Akuntan Indonesia: Author Kieso, D.E., Weygandt, J.J., & Warfield, T.D.. (2011). Intermediate Accounting – IFRS Edition, Volume 1. United States of America: John Willey & Sons Inc. Mulyadi. (2001). Sistem Informasi Akuntansi. Jakarta: Salemba Empat. Romney, M.B., & Steinbart, P.J. (2012). Accounting Information System (12th ed.). England: Pearson Education Limited.



LAMPIRAN 1

BAGIAN PLANT

Inventory Master File

PO Master File

Memeriksa kecukupan persediaan bahan bakar solar yang ada

Membuat Purchase Requisition Form

Menentukan apakah PRF bisa di otorisasi No

Otorisasi dilakukan oleh Kepala Bagian Plant

Yes

PRF cancelled and pending

Copy of PRF Purchase Requisiton Form

N

N

(Sumber : Olah Sendiri) Analisis pengendalian ..., Iqbal Balaya, FE UI, 2013

1

LAMPIRAN 2

BAGIAN LOGISTIK

1 PO Master File


Memeriksa apakah persediaan bahan bakar akan habis

Memeriksa apakah PO yang sebelumnya sudah habis

Copy of Purchase Requisition

Meminta Harga Jual yang berlaku di PT MS

Membuat Purchase Order

Menentukan apakah Po bisa di otorisasi

No

>1 M, otorisasi Dir. Utama <1 M, otorisasi Dir. Keuangan

Yes

Copy of PO Copy of PO PO cancelled and pending

Purchase Order Supplier PT MS

N

N

2


LAMPIRAN 3

BAGIAN PENERIMAAN BAHAN BAKAR Copy of Purchase Order

Transportir

Surat Jalan

2

1 2

Data Sounding Kapal Berita Acara Penyerahan BBM Copy of Purchase Order

3

Pemeriksaan Kelengkapan Dokumen

4 Yes

5

No

6 Delivery Order Tandatangan Surat Jalan

Retur ke Supplier

Tandatangan Berita acara penyerahan BBM

Supplier

Tandatangan Tabel Sounding

Buka Segel Tangki dan Sounding test

Pompa BBM ke Tangki

(Sumber : Diri Sendiri)


Kunci Segel

3

Supplier

LAMPIRAN 3 (Lanjutan)

BAGIAN PENERIMAAN BAHAN BAKAR

3

Memeriksa apakah jumlah BBM yang diterima lebih sedikit

Yes Menyesuaikan angka aktual barang diterima

No

N

Receipting Report File

Input aktual barang yang diterima

Accounting


Copy of FRR Copy of FRR Copy of FRR

Membuat Fuel Receipting Report

Fuel Receipting Report

Menyerahkan dokumen ke supplier, untuk buat invoice

Plant

1 Copy DO 2 Copy DO 3 Copy DO 4 Copy DO 5 Copy DO

Surat Jalan Data Sounding Berita acara penyerahan BBM

Fuel Receipting Report

Supplier


Receipting Report File

LAMPIRAN 4


LAMPIRAN 5


LAMPIRAN 6


LAMPIRAN 7


LAMPIRAN 8


LAMPIRAN 9


LAMPIRAN 10


LAMPIRAN 11


UNIVERSITAS INDONESIA ANALISIS PENGENDALIAN INTERNAL SIKLUS PEMBELIAN UNTUK PEMBELIAN PERSEDIAAN BAHAN BAKAR SOLAR PADA PT BB LAPORAN MAGANG

Recommend Documents