UNIVERSITAS INDONESIA ANALISIS DEFISIENSI DAN RISIKO PENGENDALIAN INTERNAL PADA PT X LAPORAN MAGANG

UNIVERSITAS INDONESIA

ANALISIS DEFISIENSI DAN RISIKO PENGENDALIAN INTERNAL PADA PT X

LAPORAN MAGANG Diajukan sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar Sarjana Ekonomi

RATNA YANI 0906558893

FAKULTAS EKONOMI PROGRAM STUDI S1 AKUNTANSI DEPOK JANUARI 2013

Analisis defisiensi..., Ratna Yani, FE UI, 2013

HALAMAN

PERNYATAAN ORISINALITAS

Laporan magang ini adalah hasil karya saya sendiri, dan semuasumber baik yang dikutip maupun dirujuk telah saya nyatakan dengan benar.

Nama

Ratna Yani

NPM

0906ss8893

Tanda Tangan

,E&.H, &

a/+6ltMN:w#d4r \

CF6EBAAF7811.8

ffiKE Tanggal

L4 Januari 2013


HALAMAN PENGESAHAN

Skripsi ini diajukan oleh: Nama NPM Program Studi Judul Skripsi

RatnaYani 0906558893 Akuntansi Analisis Defisiensi dan Risiko Peneendalian Intemal pada PT X

Telah berhasil dipertahankan di hadapan Dewan Penguji dan diterima sebagai bagian persyaratan yang diperlukan untuk memperoleh gelar Sarjana Ekonomi pada Program Studi Akuntansi, Fakultas Ekonomi, Universitas Indonesia

DEWAN PENGUJI Pembimbing Dr. VeraDiyanty,S.E.,M.M Penguji

FirdausAchmadDunia,S.E.

Penguji

S.E.,M.Ak. SonyaOktaviana,

Ditetapkan di

Depok

Tanggal

l4 Januari2013

111


KATA PENGANTAR Puji syukur penulis panjatkan kepada Sang Triratna, karena atas berkat dan perlindungan-Nya, penulis dapat menyelesaikan laporan magang ini. Laporan magang ini dibuat untuk memenuhi syarat kelulusan dan memperoleh gelar Sarjana Ekonomi Universitas Indonesia. Proses perkuliahan dan penulisan laporan magang ini tidak terlepas dari berbagai hambatan dan rintangan. Namun, dengan bantuan, dukungan dan bimbingan dari berbagai pihak, akhirnya proses perkuliahan dan laporan magang ini dapat diselesaikan. Untuk itu, penulis ingin mengucapkan terima kasih kepada: 

Ibu Dr. Vera Diyanty, S.E., M.M., selaku dosen pembimbing yang telah menyediakan waktu, tenaga dan pikiran untuk membimbing penulis selama proses penyusunan laporan magang.



Bapak Firdaus Achmad Dunia, S.E. dan Ibu Sonya Oktaviana, S.E., M.Ak. selaku dosen penguji yang telah memberikan saran untuk laporan magang ini.



Ibu Selvy Monalisa, S.E., Ak., MBA selaku dosen pembimbing akademis atas bimbingan dan saran yang diberikan selama proses perkuliahan.



Papa, mama, dan adik-adik atas perhatian, kasih sayang, kepercayaan dan dukungan yang telah diberikan selama ini sehingga penulis dapat menjadi seperti sekarang ini.



Wilsan Wijaya, selaku sahabat dan penasihat terbaik bagi penulis yang selalu menemani, memberikan dukungan dan semangat di kala suka dan duka.



Mbak Angela, Mas Raki, Mbak Ari, Mbak Tuty, Kak Kendra, Kak Andrew, dan Rista atas bimbingan, bantuan dan kerja samanya selama magang.



Teman-teman seperjuangan selama proses perkuliahan, khususnya Rika Christin, Ranita Wijaya, Elly Juliaty, Yoshanti Andikasari, Rafliska Septarina, Yolanda Oclines, Ni Putu Rina Yuliani, Yosef Indra Sidharta, Sukha Adi Putra, I Made Ari Mahadi, Jessica Sani, Lita Kurnia J, Melissa, Ayu Utami, Nico Iswaraputra, Jane Natalie, yang telah menemani penulis melewati suka dan duka selama masa kuliah, menjadi teman belajar dan bermain yang memberikan pengalaman tak terlupakan, serta selalu menjadi iv


pengingat agar penulis segera menyelesaikan laporan magang ini. 

Tiffany Patra, Diana Wirawan, Yuliana Yeonardy, Lahansari, Listya Dharani, Desy Octavia, Yuriani Joe, Jessica Tanuwijaya, Horison Ningsih Tamzil, Eric Tanoto, Yulius Putra, Kevin, Mulyadi, Tagor Ng, David Halim dan temanteman KMBUI lain yang tidak dapat disebutkan satu persatu, yang telah menemani penulis sejak awal menginjakkan kaki di Depok hingga kini.



Edwin H.M., Maria Sondang, Albertus Aldo, Ni Komang Delia Pariani, Dina Serai Simatupang, Gama Yuki, Hendro, Made Nadya Paramitha, Violen Amelia Silkana, Dyah Purnamasari, selaku teman-teman divisi Tax SPA FEUI atas bantuan, kerja sama, dan pengalaman berharga yang telah diberikan.



Yinylia Rusli, Hendra Rudi Nara, Netty, Lita Viani, Steven, Viriya Paramita, Erlyn Santoso, Jessica Cuanita, Matheus Feriko, Gary Linggar, dan seniorsenior lainnya yang tidak dapat disebutkan satu persatu, yang telah banyak memberikan bimbingan, meminjamkan buku, serta memberikan informasiinformasi berguna terkait perkuliahan.



Para dosen dan asisten dosen FEUI yang telah memberikan ilmu, nasihat dan membagikan pengalamannya.



Para staf RLC, Departemen Akuntansi, dan Biro Pendidikan FEUI yang telah banyak membantu selama proses perkuliahan dan penyelenggaraan sidang.



Seluruh pihak yang telah membantu, baik secara langsung maupun tidak langsung dalam proses penyusunan laporan magang ini.

Penulis menyadari laporan magang ini tidak terlepas dari berbagai kekurangan. Oleh sebab itu, penulis terbuka atas segala bentuk kritik dan saran yang membangun guna menyempurnakan laporan magang ini. Akhir kata, penulis berharap agar semua pihak yang telah membantu dapat memperoleh karma baik yang berlimpah. Depok, 14 Januari 2013

v


Ratna Yani

HALAMAN PERIYYATAAN PERSETUJUANPUBLIKASI TUGAS AKHIR T]NTUK KEPENTINGAI\ AKADEMIS Sebagai sivitas akademik Universitas Indonesia, saya yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama

Ratna Yani

NPM

Q906s58893

Program Studi

Akuntansi

Departemen

Akuntansi

Fakultas

Ekonomi

Jenis Karya

Laporan Magang

demi pengembanganilmu pengetahuan,menyetujui unt'.rk memberikan kepada Universitas IndonesiaIIak Bebas Royalti Noneksklusif (Non-exclusive RoyaltyFree Right) ataskarya ilmiah sayayang berjudul: ANALISIS DEFISIENSI DAN RISIKO PENGENDALIAN INTERNAL PADA PT X beserta perangkat yang ada (ika Noneksklusif

ini

Universitas

diperlukan). Dengan Hak Bebas Royalti Indonesia

berhak

untuk

menyimpan,

mengalihmedia/formatkan,mengelola dalam bentuk pangkalan data (database), merawat, dan mempublikasikan fugas akhir saya selama tetap mencanfuinkan nama sayasebagaipenulis/penciptadan sebagaipemilik Hak Cipta.

Demikian pernyataanini sayabuat dengansebenarnya.

Dibuatdi : Depok Padatanggal:14Januari2013 Yang menyatakan

(RatnaYani) VI


ABSTRAK

Nama

: Ratna Yani

Program Studi

: Akuntansi

Judul

: Analisis Defisiensi dan Risiko Pengendalian Internal pada PT X

Laporan magang ini akan menganalisis aktivitas pengendalian di perusahaan pertambangan batubara. Hasil analisis menujukkan bahwa masih banyak aktivitas pengendalian yang tidak dilakukan oleh perusahaan tersebut, yang berpotensi mempengaruhi kemampuan perusahaan untuk mencapai tujuannya. Oleh karena itu, laporan magang ini menyimpulkan bahwa pengendalian internal PT X masih lemah dan memerlukan perbaikan. Kata kunci: Aktivitas pengendalian, pengendalian internal, defisiensi

vii


Universitas Indonesia

ABSTRACT

Name

: Ratna Yani

Study Program

: Accounting

Title

: Internal Control Deficiency and Risk Analysis of PT X

This report aims to analyze the internal control activity in a coal mining company. The analysis result shows that there are many deficiencies in the company’s control activities which has the potential to affect the company’s ability to achieve its objectives. This report concludes that the internal control activities in the company need improvement. Keywords: Control activity, internal control, deficiency

viii



DAFTAR ISI HALAMAN JUDUL................................................................................................ i HALAMAN PERNYATAAN ORISINALITAS .................................................... ii HALAMAN PENGESAHAN ................................................................................ iii KATA PENGANTAR ........................................................................................... iv LEMBAR PERSETUJUAN PUBLIKASI KARYA ILMIAH ................................v ABSTRAK ............................................................................................................. vi ABSTRACT ............................................................................................................ vii DAFTAR ISI ........................................................................................................ viii DAFTAR TABEL .................................................................................................. xi DAFTAR GAMBAR ............................................................................................ xii BAB 1 PENDAHULUAN ..................................................................................... 1 1.1 Penulisan Laporan Magang ...................................................................... 1 1.1.1 Latar Belakang Masalah .................................................................... 1 1.1.2 Tujuan Penulisan ............................................................................... 2 1.1.3 Manfaat Penulisan ............................................................................. 2 Ruang lingkup dan Pembatasan Penulisan ........................................ 3 1.1.4 1.1.5 Metode Penelitian dan Teknik Pengumpulan Data ........................... 3 1.2 Aspek Administratif Magang ................................................................... 4 1.2.1 Latar Belakang Pelaksanaan Program Magang................................. 4 1.2.2 Tempat dan Waktu Pelaksanaan Magang ......................................... 4 Aktivitas Magang Secara Umum ...................................................... 5 1.2.3 1.2.4 Sistematika Penulisan ....................................................................... 7 BAB 2 LANDASAN TEORI ................................................................................ 9 2.1 Pengendalian Internal ............................................................................... 9 2.1.1. Definisi Pengendalian Internal .......................................................... 9 2.1.2 Tujuan Pengendalian Internal ......................................................... 11 2.1.3 Keterbatasan Pengendalian Internal ................................................ 12 2.1.4 Kerangka Pengendalian Internal ..................................................... 14 2.2 Aktivitas Bisnis dalam Perusahaan ........................................................ 19 2.3 Prosedur Pengendalian pada Siklus Penjualan ....................................... 20 2.3.1 Proses Bisnis Pemrosesan Pesanan ................................................. 21 2.3.2 Proses Bisnis Pengiriman Pesanan .................................................. 23 2.3.3 Proses Bisnis Pengelolaan Piutang ................................................. 24 Proses Bisnis Penagihan .................................................................. 26 2.3.4 2.3.5 Proses Bisnis Retur Penjualan dan Pemrosesan Nota Kredit .......... 28 2.4 Prosedur Pengendalian pada Siklus Pengeluaran ................................... 29 2.4.1 Biaya Perjalanan Dinas ................................................................... 29 2.4.2 Proses Bisnis Biaya Komisi Penjualan ........................................... 30 BAB 3 PROFIL TEMPAT MAGANG DAN PERUSAHAAN ....................... 31 3.1. Profil KAP Aryanto, Amir Jusuf, Mawar & Saptoto (RSM AAJ Associates)......................................................................................................... 31 ix



3.1.1. Jenis-jenis Jasa RSM AAJ Associates ............................................ 31 3.1.2. Struktur Organisasi ......................................................................... 34 3.2 Profil PT X ............................................................................................. 36 3.2.1. Struktur Organisasi ......................................................................... 37 BAB 4 PEMBAHASAN DAN ANALISIS ........................................................ 38 4.1. Gambaran Umum Aktivitas Siklus penjualan PT X .............................. 38 4.1.1. Gambaran Umum Proses Pemrosesan Pesanan pada PT X ............ 39 4.1.2. Gambaran Umum Proses Pengiriman Pesanan pada PT X ............. 43 4.1.3. Gambaran Umum Proses Pengelolaan Piutang pada PT X ............. 47 4.1.4. Gambaran Umum Proses Penagihan PT X ..................................... 50 4.1.5. Gambaran Umum Proses Retur Penjualan dan Pemrosesan Nota Kredit 55 4.2. Gambaran Umum Aktivitas Siklus Pengeluaran PT X .......................... 60 4.2.1. Gambaran Umum Proses Pengeluaran Biaya Perjalanan Dinas ..... 60 4.2.2. Gambaran Umum Proses Pengeluaran Biaya Komisi Penjualan .... 66 4.3. Ikhtisar Hasil Pemetaan Aktivitas Pengendalian, Defisiensi, Risiko dan Rekomendasi atas Pengendalian Internal pada PT X ........................................ 68 4.4. Status Tindak Lanjut Rekomendasi Audit Internal PT X Periode Januari 2010 hingga Desember 2010 ............................................................................. 90 BAB 5 KESIMPULAN DAN SARAN ............................................................... 93 5.1. Kesimpulan ............................................................................................. 93 5.2. Saran ....................................................................................................... 95 5.2.1. PT X ................................................................................................ 95 DAFTAR REFERENSI ...................................................................................... 97

x



DAFTAR GAMBAR

Gambar 3.1 Struktur Organisasi RSM AAJ Associates ........................................ 35 Gambar 4.1 Proses pemrosesan pesanan PT X ..................................................... 40 Gambar 4.2 Proses Pengiriman Pesanan pada PT X ............................................ 45 Gambar 4.3 Proses Penagihan pada PT X untuk faktur periode Januari hingga Juli 2011 ....................................................................................................................... 51 Gambar 4.4 Proses Penagihan pada PT X untuk faktur periode mulai Agustus 2011 ....................................................................................................................... 52 Gambar 4.5 Proses Pembuatan Nota Kredit pada PT X........................................ 57 Gambar 4.6 Proses Pengeluaran Biaya Perjalanan Dinas di Muka ....................... 64

xi



DAFTAR TABEL

Tabel 3.1 Struktur Organisasi PT X ..................................................................... 37 Tabel 4.1 Pemetaan Aktivitas Pengendalian Internal, Defisiensi, Risiko dan Rekomendasi atas Pengendalian Internal pada Siklus penjualan PT X ................ 69 Tabel 4. 2 Pemetaan Aktivitas Pengendalian Internal, Defisiensi, Risiko dan Rekomendasi atas Pengendalian Internal pada Siklus Pengeluaran PT X ............ 85 Tabel 4.3 Status Tindak Lanjut Rekomendasi Periode Lalu ................................. 92

xii



BAB 1 PENDAHULUAN

1.1

Penulisan Laporan Magang

1.1.1

Latar Belakang Masalah Seiring dengan banyaknya kasus fraud yang menjatuhkan perusahaanperusahaan dunia sekelas Enron dan Worldcom di Amerika Serikat serta kasus pembobolan Bank Mega di Indonesia, kesadaran perusahaanperusahaan akan pentingnya pengelolaan risiko yang baik semakin meningkat.

Perusahaan

menyadari

penting

baginya

untuk

bisa

mengidentifikasi semua risiko terkait bisnisnya, baik risiko terkait finansial maupun operasionalnya termasuk risiko di bidang sosial, etika, dan lingkungan (The Institute of Internal Auditors position paper, 2009). Hal ini penting karena bagaimanapun juga, perusahaan tidak bisa menghindari semua risiko yang ada, risiko akan selalu ada selama perusahaan tersebut berdiri. Dengan mengidentifikasi risiko-risiko yang ada, perusahaan kemudian dapat membuat rencana untuk menghindari, atau mengendalikan risiko-risiko tersebut hingga pada tingkat yang dapat diterima oleh perusahaan.

Audit internal dapat berperan dalam proses manajemen risiko (The Institute of Internal Auditors position paper, 2009). Audit internal yang efektif akan membantu dewan komisaris dalam melaksanakan tanggung jawab tata kelolanya dengan memastikan bahwa pengendalian internal yang diterapkan perusahaan telah memadai dan efektif untuk mengatasi risiko-risiko yang dihadapi perusahaan.

Pengendalian internal merupakan aspek penting yang harus dinilai oleh auditor, mengingat besarnya peranan pengendalian internal untuk mendukung pencapaian visi dan misi perusahaan.

1



2

Pada laporan magang ini, penulis akan mencoba untuk melakukan analisis defisiensi dan risiko apa saja yang terdapat pada pengendalian internal sebuah perusahaan pertambangan PT X dari hasil audit internal yang telah penulis lakukan.

1.1.2 Tujuan Penulisan Laporan magang ini ditulis dengan tujuan : 1.

Menganalisis implementasi pengendalian internal untuk siklus penjualan (pemrosesan pesanan, pengiriman pesanan, pengelolaan piutang, penagihan, retur penjualan dan pemrosesan nota kredit), dan siklus pengeluaran (komisi penjualan dan perjalanan dinas) oleh PT X.

2.

Mengidentifikasi defisiensi dan risiko-risiko yang muncul akibat lemahnya pengendalian internal PT X, terutama pada siklus penjualan (pemrosesan pesanan,

pengiriman pesanan, pengelolaan piutang,

penagihan, retur penjualan dan pemrosesan nota kredit), dan siklus pengeluaran (komisi penjualan dan perjalanan dinas).

1.1.3

Manfaat Penulisan Penulisan laporan magang ini akan bermanfaat untuk: 1. Bagi penulis, penulisan ini akan memberikan tambahan pengetahuan dan

pemahaman

terkait

prosedur

bisnis

dalam

perusahaan

pertambangan secara umum, dan aktivitas pengendalian pada proses bisnis secara khusus. 2. Bagi perusahaan yang menjadi objek audit, diharapkan penulisan ini akan menjadi masukan atas perbaikan sistem pengendalian internal perusahaan, sehingga dapat meningkatkan efektivitas operasional perusahaan dalam mencapai tujuannya. 3. Bagi mahasiswa, penulisan ini diharapkan dapat memberikan gambaran umum mengenai proses bisnis dan aktivitas pengendalian dalam

siklus

penjualan

dan

pengeluaran

pada

perusahaan

pertambangan, baik untuk sekedar menambah pengetahuan maupun sebagai acuan untuk mengerjakan tugas / karya tulis lainnya. Universitas Indonesia


3

1.1.4 Ruang lingkup dan Pembatasan Penulisan Objek pembahasan pada laporan magang ini adalah PT X, suatu perusahaan yang bergerak di bidang pertambangan batu bara. Penulis akan menganalisis penerapan pengendalian internal yang dilakukan oleh PT X dalam siklus penjualan (pemrosesan pesanan, pengiriman pesanan, pengelolaan piutang, penagihan, retur penjualan dan pemrosesan nota kredit) dan siklus pengeluaran (komisi penjualan dan perjalanan dinas)

Secara ringkas, topik pembahasan yang akan diangkat pada laporan magang ini antara lain: 1. Analisis pengendalian internal pada siklus penjualan (pemrosesan pesanan, pengiriman pesanan, pengelolaan piutang, penagihan, retur penjualan dan pemrosesan nota kredit), dan siklus pengeluaran kas (komisi penjualan dan perjalanan dinas) PT X 2. Identifikasi risiko yang mungkin muncul dengan adanya defisiensi pada pengendalian internal PT X

Dalam menulis laporan ini, penulis akan mengacu pada proses yang telah dijalani oleh penulis dan engagement team terkait, standar operasional prosedur

(SOP)

yang

telah

disusun

oleh perusahaan,

kerangka

pengendalian internal Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission’s (COSO), dan teori best practice audit internal yang dinilai relevan untuk pembahasan ini.

1.1.5

Metode Penelitian dan Teknik Pengumpulan Data Laporan Magang ini akan ditulis berdasarkan data-data yang diperoleh selama proses audit internal atas PT X, baik dari hasil wawancara dengan manajemen klien, hasil observasi, hasil pemeriksaan dokumen klien, serta hasil diskusi dengan manajer dan rekan kerja di KAP RSM AAJ. Data-data tersebut kemudian diolah dan disajikan berdasarkan kerangka pemikiran hasil studi literatur, baik yang dipelajari selama periode perkuliahan Universitas Indonesia


4

maupun hasil pembelajaran selama bekerja di KAP RSM AAJ. Untuk menjaga kerahasiaan perusahaan dan KAP, beberapa data nominal angka dan informasi terkait lainnya akan diubah, tanpa mengubah hasil analisis angka dan informasi tersebut.

1.2

Aspek Administratif Magang

1.2.1

Latar Belakang Pelaksanaan Program Magang Program magang merupakan salah satu mata ajar yang memberikan kesempatan untuk mempraktekkan pengetahuan yang telah diperoleh selama perkuliahan di dunia kerja. Program ini diharapkan dapat meningkatkan kompetensi calon sarjana agar lebih siap untuk terjun ke dunia kerja segera setelah kelulusannya.

Departemen Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia (FEUI) sebagai salah satu departemen akuntansi terbaik di Indonesia ikut mendukung partisipasi mahasiswa dalam program magang dengan menjembatani informasi ketersediaan lowongan magang dari perusahaan kepada mahasiswa. Departemen Akuntansi FEUI juga memberikan kesempatan

bagi

mahasiswa

yang telah

menyelesaikan

program

magangnya untuk menuliskan laporan magang sebagai tugas akhir prasyarat kelulusan. Laporan magang berikut ini merupakan salah satu bentuk pertanggungjawaban atas program magang yang telah diikuti penulis, dengan mengangkat tema mengenai pengendalian internal atas siklus penjualan dan pengeluaran kas.

1.2.2

Tempat dan Waktu Pelaksanaan Magang Laporan magang ini dibuat berdasarkan keterlibatan penulis dalam audit internal selama mengikuti program magang di divisi Risk and Internal Audit di Kantor Akuntan Publik Aryanto, Amir Jusuf, Mawar & Saptoto (KAP RSM AAJ) yang merupakan afiliasi dari RSM Internasional. KAP RSM AAJ bertempat di Plaza Asia Lt. 10, Jakarta. Program magang Universitas Indonesia


5

tersebut berlangsung selama tiga bulan, dimulai dari 11 Juni 2012 hingga 14 September 2012.

1.2.3

Aktivitas Magang Secara Umum Selama mengikuti program magang ini, penulis memperoleh kesempatan untuk terlibat langsung dalam pelaksanaan audit internal atas salah satu perusahaan pertambangan di Indonesia dengan periode audit internal yang dilakukan adalah dari 1 Januari 2011 hingga 31 Maret 2012. Tanggung jawab pemagang setara dengan seorang junior auditor yang bekerja sebagai karyawan tetap.

Adapun tugas dan tanggung jawab yang diemban penulis antara lain: 1. Melakukan review pengendalian internal atas proses: pemrosesan pesanan, retur penjualan dan pemrosesan nota kredit, komisi penjualan dan perjalanan dinas. Penulis bergabung dengan tim audit ketika audit telah memasuki tahap test of control. Penulis dipercaya untuk memegang proses bisnis pemrosesan pesanan, retur penjualan dan pemrosesan nota kredit, komisi penjualan dan perjalanan dinas. Sebelum melakukan test of control, penulis harus melakukan wawancara kepada staf perusahaan yang bertanggung jawab atas masing-masing siklus tersebut untuk melihat apakah terdapat perubahan proses dibandingkan dengan proses tahun lalu. Jika terdapat perubahan, maka perubahan tersebut harus didokumentasikan di dalam kertas kerja. Kemudian, prosedur audit harus disesuaikan dengan perubahan proses bisnis tersebut.

2. Mengembangkan atribut pengendalian yang sesuai untuk setiap prosedur audit Setelah mendapatkan pemahaman mengenai proses bisnis pada setiap siklus tersebut, maka dikembangkanlah atribut pengendalian yang sesuai untuk setiap prosedur audit. Atribut pengendalian ini akan



6

digunakan dalam proses test of control sebagai pedoman untuk menilai pengendalian yang telah diterapkan oleh perusahaan.

3. Melakukan test of control atas proses bisnis tersebut dan mendokumentasikannya ke dalam kertas kerja. Proses test of control dilakukan terhadap sampel-sampel yang telah dipilih terlebih dahulu oleh supervisor. Proses ini dilakukan untuk mengidentifikasi kepatuhan aplikasi pengendalian yang telah didesain oleh manajemen. Semua hasil pengujian harus dicatat di dalam kertas kerja.

4. Mendiskusikan temuan audit dengan manajer, melakukan konfirmasi temuan audit kepada pihak manajemen klien, dan mendokumentasikan temuan audit. Jika ditemukan ketidaksesuaian selama proses test of control, maka ketidaksesuaian ini harus diangkat sebagai isu. Isu ini kemudian didiskusikan dengan manajer untuk menentukan risiko yang timbul atas kelemahan yang ditemukan. Semua ketidaksesuaian tersebut, baik yang diangkat sebagai temuan audit maupun tidak, harus dilaporkan kepada klien. Temuan audit yang telah dikonfirmasi kepada klien harus dicatat dan didokumentasikan beserta fotokopi dokumen-dokumen yang relevan.

5. Membuat draft audit report terkait temuan audit siklus yang diaudit Setelah menyelesaikan proses pengujian dan melengkapi kertas kerja, penulis diminta untuk membantu pembuatan draft audit report terkait temuan dalam siklus audit yang diaudit. Draft audit report akan berisi mengenai hasil observasi kelemahan yang ditemukan, kriteria pengendalian yang baik, risiko yang timbul atas kelemahan tersebut, rekomendasi dari auditor untuk meningkatkan pengendalian, dan



7

tanggapan auditee atas temuan audit tersebut. Draft audit report yang telah dibuat akan diperiksa kembali oleh manajer.

1.2.4

Sistematika Penulisan Laporan Magang ini terdiri atas lima bab, dengan rincian sebagai berikut: 1.

Bab I: Pendahuluan Bab ini akan menguraikan latar belakang pelaksanaan program magang, tujuan pelaksanaan program magang dan penulisan laporan, tempat dan waktu pelaksaan magang, ruang lingkup penulisan laporan magang, metode penulisan laporan magang, dan sistematika penulisan laporan magang. Bab ini bertujuan untuk memberikan gambaran umum atas isi keseluruhan laporan magang ini.

2.

Bab II: Landasan Teori Bab ini akan mengulas landasan teori terkait pengendalian internal, prosedur pengendalian pada siklus penjualan dan pengeluaran. Semua landasan teori ini akan digunakan untuk membahas, menganalisis dan memberikan saran perbaikan kepada PT X.

3.

Bab III: Gambaran Umum Perusahaan Bab ini akan memberikan gambaran umum mengenai KAP RSM AAJ sebagai tempat penulis mengikuti program magang dan PT X sebagai perusahaan yang diaudit penulis dan dibahas dalam laporan magang ini.

3. Bab IV: Pembahasan dan Analisis Bab ini akan berisi penjelasan tentang aktivitas bisnis dan pengendalian yang terdapat pada siklus penjualan dan pengeluaran. Selanjutnya, akan dilakukan analisis defisiensi dan risiko yang dihadapi perusahaan atas penerapan pengendalian internalnya.



8

5.

Bab V: Kesimpulan dan Saran Bab ini akan merangkum pembahasan pada bab- bab sebelumnya dan memberikan saran-saran untuk meningkatkan pengendalian internal oleh PT X.



BAB 2 LANDASAN TEORI

2.1

Pengendalian Internal

2.1.1. Definisi Pengendalian Internal Griffiths (2006) mendefinisikan pengendalian internal sebagai suatu proses untuk mengelola risiko. Risiko merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari suatu aktivitas perusahaan, sehingga manajemen tidak mungkin bisa menghindari seluruh risiko kecuali dengan menutup perusahaan. Dengan demikian, perusahaan perlu mengelola risiko-risiko tersebut melalui pengendalian internal.

Menurut Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission’s (COSO) 2011, yang dimaksud dengan pengendalian internal adalah: “A process, effected by an entity’s board of directors, management, and other personnel, designed to provide reasonable assurance regarding the achievement of objecives in the following categories: 

Effectiveness and efficiency of operations



Reliability of reporting



Compliance with applicable laws and regulations

Definisi tersebut menekankan bahwa pengendalian internal merupakan: 

Sebuah proses, merupakan alat untuk mencapai sebuah akhir, bukanlah akhir itu sendiri;



Dipengaruhi oleh orang-orang di berbagai tingkatan organisasi;



Memberikan keyakinan yang memadai, bukan keyakinan absolut;



Untuk mencapai tujuan dari satu atau lebih kategori yang terpisah namun saling melengkapi



Dapat disesuaikan dengan struktur entitas

9



10

Dengan demikian, dapat disimpulkan bahwa pengendalian internal merupakan proses yang melibatkan pihak dewan komisaris, direksi, manajemen dan anggota lain dalam suatu perusahaan untuk memberikan keyakinan yang memadai terkait pencapaian tujuan perusahaan dalam hal efektivitas dan efisiensi operasi, kehandalan pelaporan, dan ketaatan terhadap peraturan dan hukum yang berlaku.

Menurut Sanyoto (2007), berdasarkan sifatnya pengendalian internal dapat dibagi menjadi tiga, yaitu: 1. Preventive control, yaitu pengendalian internal yang dirancang untuk mencegah terjadinya kesalahan atau masalah sebelum kesalahan atau masalah tersebut muncul. Contoh pengendalian yang bersifat pencegahan (preventive) antara lain: mempekerjakan personil yang berkualitas, melakukan pemisahan tugas, mengendalikan akses terhadap aset fisik perusahaan, menggunakan formulir yang telah dirancang dengan baik untuk menghindari adanya kesalahan, membuat sistem otorisasi untuk transaksi atau proses penting, dll. 2. Detection control, yaitu pengendalian internal yang dirancang untuk mendeteksi adanya kesalahan atau masalah segera setelah kesalahan atau masalah tersebut muncul. Contoh detection control antara lain: melakukan perhitungan dua kali untuk melakukan pengecekan, pelaporan dan peninjauan atas kinerja perusahaan secara periodik, melakukan rekonsiliasi data, dll. 3. Correction control, yaitu pengendalian internal yang dirancang untuk memperbaiki kesalahan atau masalah yang telah terdeteksi. Prosedur ini terdiri dari langkah-langkah untuk mendeteksi sumber masalah, memperbaiki kesalahan yang terjadi, dan memodifikasi sistem sehingga masalah yang sama tidak terulang lagi. Contoh correction control adalah penggantian pemasok dengan Universitas Indonesia


11

yang lebih handal jika ditemukan bahwa bahan baku yang dipasok oleh pemasok pada saat ini kurang berkualitas dan mengakibatkan penurunan kualitas produk perusahaan.

2.1.2 Tujuan Pengendalian Internal Dalam

kerangka

COSO

(2011)

disebutkan

bahwa

untuk

dapat

mengembangkan dan mengimplementasikan sistem pengendalian internal dengan baik, manajemen harus terlebih dahulu memahami tujuan pengendalian internal. Setelah memahami tujuan pengendalian internal, manajemen dapat mengevaluasi dan menilai risiko-risiko yang akan dihadapi dalam mencapai tujuan tersebut.

Adapun tujuan pengendalian internal berdasarkan kerangka COSO dibagi menjadi tiga kategori, yaitu: 1. Operations Objectives Tujuan ini terkait dengan efektivitas

dan efisiensi operasional

dalam mencapai misi utama perusahaan (Ratcliffe & Landes, 2009). Tujuan operasional ini akan berhubungan dengan hal-hal terkait peningkatan kualitas, pengurangan biaya dan waktu produksi, peningkatan inovasi, peningkatan kepuasan konsumen dan pekerja. 2. Reporting Objectives Tujuan ini berhubungan dengan persiapan dan penerbitan laporanlaporan yang handal dan terpercaya, baik laporan terkait data finansial maupun non-finansial, yang diberikan kepada pihak internal maupun eksternal. 3. Compliance Objectives Tujuan ini berhubungan dengan kewajiban perusahaan untuk mematuhi hukum dan peraturan yang berlaku dalam menjalankan semua aktivitas bisnisnya.



12

Dengan adanya pengendalian internal, maka perusahaan akan memperoleh keyakinan yang lebih besar bahwa tujuan perusahaan dapat tercapai, baik yang berkaitan dengan tujuan operasional, pelaporan

maupun

kepatuhan

terhadap

hukum.

Kebutuhan

pengendalian internal semakin besar seiring dengan semakin besar dan kompleksnya proses bisnis perusahaan serta semakin banyaknya tujuan yang ingin dicapai perusahaan.

Lebih rinci lagi, pengendalian internal akan membantu perusahaan untuk: 

Memastikan

bahwa semua aktivitas

yang dilakukan oleh

perusahaan telah selaras dengan tujuan yang ingin dicapai perusahaan 

Melindungi aset-aset perusahaan dari bahaya kerugian akibat pencurian, penipuan atau kesalahan.



Memastikan kecurangan dan kesalahan dapat terdeteksi dengan cepat



Mendukung kegiatan manajemen dengan memberikan informasi seperti perbandingan antara kinerja dan target



Memastikan adanya tindakan yang dapat segera diambil jika terdapat keadaan yang tidak diinginkan, misalnya adanya prosedur formal untuk mengatasi penipuan yang ditemukan.



Meminimalisasi kejadian tak terduga



Menjaga agar perusahaan dapat menyediakan laporan-laporan yang diwajibkan oleh perundang-undangan dan manajemen dengan akurat dan tepat waktu

2.1.3 Keterbatasan Pengendalian Internal Seperti yang telah dijelaskan di atas, pengendalian internal dapat memberikan keyakinan yang lebih besar untuk mendukung pencapaian tujuan perusahaan. Keyakinan yang lebih besar mengartikan bahwa keyakinan yang diberikan hanyalah lebih besar dibandingkan jika perusahaan tidak memiliki pengendalian internal, dan tidak berarti bahwa Universitas Indonesia


13

keyakinan tersebut bersifat mutlak. Namun, dengan adanya pengendalian internal tidak berarti perusahaan pasti dapat mencapai tujuannya.

Menurut COSO (2011), keterbatasan ini dikarenakan beberapa hal, yaitu: 1. Kesalahan pengambilan keputusan. Dalam menjalankan bisnisnya, pelaku bisnis seringkali harus mengambil keputusan. Keputusan yang diambil kadangkala bukanlah keputusan yang terbaik, atau bahkan merupakan keputusan yang salah. Kesalahan ini merupakan hal yang wajar, karena beberapa keterbatasan yang dimiliki oleh manusia, terutama jika keputusan diambil berdasarkan informasi yang sangat terbatas, atau jika pengambilan keputusan dilakukan dalam keadaan tertekan. Contoh kesalahan pengambilan keputusan adalah kesalahan manajemen dalam merekrut karyawan yang tidak memenuhi kualifikasi, sehingga berakibat pada ketidakmampuan karyawan untuk menjalankan prosedur pengendalian internal sebagaimana mestinya. 2. Aktivitas tak terduga Manajemen memiliki keterbatasan dalam merancang pengendalian internal, yang mana mungkin saja ada aktivitas ataupun transaksi yang mungkin tidak terpikirkan dan tidak dipertimbangkan ketika merancang pengendalian tersebut. Akan lebih sulit bagi manajemen dan karyawan untuk mengatasi aktivitas tak terduga yang tidak diatur dalam buku petunjuk prosedur, dan probabilitas kesalahan yang terjadi akan menjadi lebih besar. 3. Kolusi Kolusi merupakan kerjasama antara dua pihak atau lebih untuk melakukan penipuan atau kejahatan. Kerjasama seperti itu akan sulit untuk dideteksi oleh sistem pengendalian internal yang telah dirancang.



14

4. Ketidakacuhan manajemen Pengendalian internal bisa saja membuat proses bisnis menjadi lebih rumit dan kompleks. Hal ini bisa saja memicu manajemen ataupun karyawan untuk mengabaikan prosedur atau peraturan yang telah ditetapkan demi kemudahan, atau bahkan demi kepentingan pribadi lainnya. 5. Pengendalian internal yang lemah Kurangnya penegakkan kebijakan sistem pengendalian internal yang lemah dapat mengakibatkan risiko tidak terdeteksinya penipuan atau error. Lemahnya penegakan kebijakan pengendalian internal bisa saja diakibatkan oleh karena kompleksitas kebijakan sistem

pengendalian

internal,

sehingga

karyawan

tidak

menjalankan instruksi dengan baik.

Pengendalian internal yang lemah dapat mengakibatkan:  Timbulnya fraud, pencurian  Keputusan yang tidak tepat  Keterlambatan dalam memperbaiki error  Alokasi sumber daya yang tidak efisien

2.1.4

Kerangka Pengendalian Internal Kerangka pengendalian internal yang umum dipakai saat ini adalah kerangka yang diterbitkan oleh COSO (2011) yang terdiri atas lima komponen, antara lain: 1. Lingkungan pengendalian Lingkungan pengendalian merupakan dasar / fondasi dari semua komponen

pengendalian

internal

lainnya.

Komponen

ini

mencerminkan keseluruhan sikap, kesadaran, dan tindakan manajemen dalam menilai seberapa pentingnya pengendalian internal bagi organisasi. Penilaian manajemen sangat dipengaruhi oleh sejarah dan budaya organisasi. Penilaian manajemen ini akan dikomunikasikan kepada semua tingkat manajemen, sehingga dapat Universitas Indonesia


15

mempengaruhi lingkungan pengendalian di seluruh organisasi. Beberapa elemen lingkungan pengendalian antara lain: i.

Integritas dan nilai etika

ii.

Komitmen terhadap kompetensi

iii.

Direksi dan Komite Audit

iv.

Filosofi dan gaya operasi manajemen

v.

Struktur organisasi

vi.

Pembagian tugas dan tanggung jawab

vii.

Prosedur dan kebijakan fungsi sumber daya manusia

2. Penilaian risiko Manajemen memiliki tanggung jawab untuk mengevaluasi risikorisiko yang dimiliki perusahaan yang mungkin akan berdampak pada pencapaian tujuan perusahaan. Penilaian risiko mencakup risiko atas keseluruhan tingkat dan aktivitas perusahaan, baik bersumber

dari

internal

maupun

eksternal,

yang

dapat

mempengaruhi perusahaan secara keseluruhan. Langkah-langkah dalam melakukan penilaian risiko perusahaan antara lain: 

Memperkirakan signifikansi risiko



Menilai kemungkinan atau frekuensi terjadinya risiko



Mempertimbangkan bagaimana sebaiknya pengelolaan risiko dilakukan dan tindakan yang harus diambil

Tiga perspektif dalam melakukan penilaian risiko menurut COSO (2011) antara lain: 

Risiko perusahaan dari faktor eksternal Faktor eksternal dapat mencakup perkembangan tekno logi, perubahan kebutuhan pembeli, peraturan atau perundang-undangan, bencana, serangan teroris, dll.



Risiko perusahaan dari faktor internal Gangguan dalam sisteminformasi organisasi, kualitas karyawan, aksesibilitas data oleh karyawan, dll Universitas Indonesia


16



Resiko atas aktivitas pada tingkatan tertentu Perusahaan juga harus melakukan penilaian risiko dari setiap unit bisnis yang signifikan dan aktivitas-aktivitas utamanya seperti aktivitas produksi, pemasaran.

3. Aktivitas pengendalian Aktivitas pengendalian mencakup kebijakan dan prosedur yang dibuat oleh manajemen untuk memastikan bahwa tidakan untuk mengatasi risiko telah dilakukan. Dalam mencapai tujuannya, perusahaan akan melakukan berbagai proses bisnis seperti pembelian, penjualan, produksi, dll. Setiap proses bisnis tersebut akan terdiri dari sejumlah transaksi atau aktivitas. Pengendalian risiko pada setiap aktivitas dalam proses bisnis tersebut dinamakan application control atau transaction control. Arens (2009) menyebutkan beberapa aktivitas kategori aktivitas pengendalian antara lain: 

Pemisahan tugas yang memadai Pemisahan tugas perlu dilakukan antara orang yang memiliki kendali atas aset, orang yang melakukan pencatatan

dan

orang

yang

memberikan

otorisasi.

Pembagian tugas kepada beberapa orang pegawai akan menyulitkan bagi mereka untuk melakukan fraud, karena akan memerlukan kerjasama (kolusi) dalam jumlah yang lebih besar untuk dapat melakukannya. Misalnya, ketika seseorang memiliki kendali terhadap aset sekaligus bisa melakukan pencatatan, maka orang tersebut memiliki kesempatan yang lebih besar untuk melakukan penipuan tanpa diketahui oleh pihak berwenang. Namun, pemisahan tugas berarti perusahaan harus mengeluarkan biaya yang lebih banyak karena semakin banyak pegawai yang terlibat dalam proses, serta semakin panjang proses dan waktu yang akan dihabiskan. Manajemen dapat menentukan besarnya Universitas Indonesia


17

pemisahan tugas yang diperlukan perusahaan dengan mempertimbangkan

biaya

dan

manfaat

dari

sistem

pemisahan tugas tersebut. Salah satu faktor yang perlu dipertimbangkan adalah besarnya potensi risiko ketika terjadi fraud (Bragg, 2006). 

Otorisasi yang tepat atas transaksi dan aktivitas Otorisasi diperlukan untuk mengesahkan suatu transaksi. Suatu transaksi dinyatakan sah jika telah disetujui oleh manajemen pada tingkatan lebih tinggi atau dengan adanya verifikasi dan ditetapkan bahwa transaksi tersebut sah (COSO, 2011).



Kecukupan dokumentasi dan pencatatan Semua transaksi yang dilakukan oleh perusahaan harus dicatat dan didokumentasikan. Diperlukan adanya dokumen yang memadai untuk menghindari terjadinya kesalahan dalam pencatatan. Menurut Arens, dokumen dan pencatatan yang memadai haruslah prenumbered, disediakan ketika transaksi atau segera setelah transaksi terjadi, memiliki format umum yang dapat digunakan untuk berbagai transaksi untuk meminimalisasi jumlah dokumen (formulir) yang dipakai, serta dirancang sedemikian rupa sehingga menghindari adanya kesalahan dalam pembuatan dokumen (misalnya dengan mengharuskan adanya pengecekan internal seperti adanya kotak kosong untuk bukti otorisasi dan persetujuan).



Pengendalian fisik atas aset dan pencatatan Banyak tindakan kejahatan yang dapat terjadi karena adanya kontak atau akses secara fisik. Oleh karena itu, akses fisik terhadap aset-aset perusahaan, baik aset berwujud (kas, kendaraan) maupun tidak berwujud (data informasi) harus dibatasi. Aset berwujud dapat dicuri jika tidak dilindungi dengan baik. Aset berupa data (informasi) Universitas Indonesia


18

hasil pencatatan dapat diubah, dihapus, dirusak atau dicuri jika tidak dilindungi dengan baik. Meskipun pembatasan akses fisik terhadap aset tidak bisa menghilangkan risiko kejahatan

secara

keseluruhan,

namun

setidaknya

pembatasan tersebut dapat mengurangi kesempatan bagi pihak yang tidak memiliki otorisasi untuk melancarkan niat buruknya. Pembatasan akses ini dapat dilakukan dengan sederhana, misalnya dengan mengunci pintu ruangan, lemari atau wadah, penggunaan sistem otentifikasi bagi orang-orang yang ingin mengakses, perlindungan antikebakaran, dll. 

Pemeriksaan kinerja oleh pihak independen Pemeriksaan kinerja harus dilakukan oleh pihak yang independen, yang tidak bertanggungjawab atas penyediaan data yang akan diperiksa. Menurut Arens, pemeriksaan kinerja perlu dilakukan karena personil umumnya dapat lupa,

melakukan

kesalahan

atau

secara

sengaja

mengabaikan prosedur yang telah ditetapkan. Prosedur pemeriksaan

dapat

dilakukan

perusahaan

memiliki

secara

sistem

otomatis

akuntansi

jika yang

terkomputerisasi.

4. Informasi dan komunikasi Informasi yang tepat perlu dikomunikasikan baik ke tingkatan manajemen atas maupun bawah, agar setiap orang dapat menjalankan tanggung jawabnya masing-masing. Komunikasi dapat dilakukan secara formal maupun informal, dengan pihak eksternal maupun internal.

Informasi yang disampaikan haruslah informasi yang berkualitas. Informasi yang buruk dapat mengakibatkan kesalahan dan mempengaruhi

kemampuan

manajemen

dalam

mengambil



19

keputusan. Informasi yang berkualitas baik memiliki kriteria sebagai berikut: 

Sufficient, yaitu terdapat informasi yang cukup, sesuai dengan kebutuhan



Timely, yaitu informasi disampaikan tepat waktu dan tersedia pada saat diperlukan



Current, data dikumpulkan dari sumber terkini dan dalam frekuensi yang dibutuhkan



Accessible, informasi dapat diakses dengan mudah oleh orang yang membutuhkan



Protected, data yang bersifat sensitif hanya boleh diakses oleh orang yang memiliki wewenang.



Verifiable, data didukung oleh bukti-bukti dari sumbernya



Retained, data disimpan untuk jangka waktu tertentu

5. Pengawasan Proses pengawasan berguna untuk memastikan bahwa semua komponen pengendalian internal

telah ada

dan berfungsi

sebagaimana mestinya. Perusahaan perlu mengevaluasi apakah terdapat

defisiensi

dalam

pengendalian

internalnya,

serta

mengkomunikasikannya kepada pihak yang bertanggung jawab apabila ternyata ditemukan defisiensi sehingga penanggung jawab dapat segera mengambil tindakan korektif.

2.2

Aktivitas Bisnis dalam Perusahaan Aktivitas bisnis yang terjadi pada perusahaan dapat dibagi kedalam lima siklus (Romney, 2006), yaitu: 1. Siklus Pendapatan (siklus penjualan) Siklus penjualan terdiri dari sejumlah aktivitas bisnis dan pemrosesan informasi terkait penyediaan barang dan jasa kepada pembeli dan mengumpulkan kas dari hasil penjualan tersebut. Siklus ini bertujuan Universitas Indonesia


20

untuk menyediakan produk yang tepat pada waktu dan harga yang tepat. 2. Siklus Pengeluaran Siklus pengeluaran terdiri dari sejumlah aktivitas bisnis dan pemrosesan informasi terkait pembelian dan pengeluaran kas untuk pembayaran barang dan jasa yang dibeli. Adapun tujuan utama dari siklus ini adalah untuk meminimalisasi total biaya untuk memperoleh dan menjaga persediaan, peralatan dan sejumlah jasa yang dibutuhkan oleh organisasi untuk dapat beroperasi. 3. Siklus Produksi Siklus produksi terdiri dari sejumlah aktivitas bisnis dan pemrosesan informasi terkait proses pembuatan produk. 4. Siklus Sumber Daya Manusia dan Penggajian Siklus produksi terdiri dari sejumlah aktivitas bisnis dan pemrosesan informasi terkait pengelolaan sumber daya manusia. Siklus ini terdiri dari sejumlah aktivitas penting, mencakup perekrutan karyawan baru, pelatihan, penugasan, kompensasi, evaluasi kinerja dan pelepasan karyawan. 5. Siklus Pembiayaan Siklus pembiayaan terdiri dari sejumlah aktivitas bisnis dan pemrosesan informasi terkait penjualan saham perusahaan kepada investor atau peminjaman dana dari kreditur, serta pembayaran dividen atau bunga atas dana yang telah diterima.

2.3

Prosedur Pengendalian pada Siklus Penjualan Siklus penjualan (Arens, 2009) terdiri dari delapan proses bisnis, yaitu dimulai dari pemrosesan pesanan pembeli, pemberian kredit, pengiriman pesanan, penagihan kepada pembeli, pemrosesan dan pencatatan kas yang diterima, pemrosesan dan pencatatan retur penjualan, penyisihan piutang tak tertagih, dan penghapusan piutang tak tertagih.



21

2.3.1 Proses Bisnis Pemrosesan Pesanan Proses bisnis pemrosesan pesanan dimulai dari adanya penerimaan pesanan (customer order) dari pembeli (Romney, 2006). Departemen penjualan akan melakukan proses entri pesanan dari pembeli. Apabila penjualan dilakukan secara kredit, maka perlu adanya proses tambahan untuk menyetujui kredit tersebut sebelum diproses. Jika pembeli adalah pelanggan lama, maka perusahaan harus memeriksa dan mengidentifikasi batas kredit pembeli yang bersangkutan. Tujuannya adalah untuk memastikan bahwa jumlah pesanan tersebut apabila ditambah dengan saldo piutang yang ada tidak akan melebihi batas kredit yang telah ditetapkan. Jika pembeli adalah pelanggan baru, maka perlu adanya otorisasi khusus (biasanya dilakukan oleh manajer bagian kredit) untuk menyetujui kredit. Otorisasi khusus juga diperlukan ketika pesanan melebihi batas kredit pelanggan bersangkutan atau ketika pelanggan memiliki saldo lewat jatuh tempo yang belum dibayar. Apabila manajer memutuskan untuk tidak memberikan otorisasi atas transaksi tersebut, maka pembeli harus diberitahukan oleh bagian penjualan sehingga pembeli dapat mengambil tindakan yang diperlukan (melunasi piutang) sebelum pesanan dapat diproses lebih lanjut.

Selanjutnya, bagian penjualan perlu membuat sales order berdasarkan customer

order

yang

telah

dibuat.

Sales

order

dibuat

untuk

mengkomunikasikan jenis, jumlah dan informasi lain terkait pesanan pembeli,

serta

mengindikasikan

persetujuan

kredit

dan

otorisasi

pengiriman (Arens, 2009). Sales order perlu dibuat dalam tiga rangkap yang akan diberikan kepada bagian akuntansi, bagian gudang dan disimpan dalam arsip bagian penjualan. Langkah berikutnya adalah mengecek apakah perusahaan memiliki persediaan yang cukup untuk memenuhi pesanan tersebut (Romney, 2006). Pencatatan inventori yang akurat sangat dibutuhkan sehingga perusahaan dapat memberikan informasi yang akurat kepada pembeli apakah pesanan mereka dapat diproses atau tidak. Universitas Indonesia


22

Menurut Steven M. Bragg (2006), pengendalian yang diperlukan dalam proses ini antara lain: 1. Memverifikasi kembali pesanan kepada pembeli. Meskipun dokumen purchase order (PO) yang diterima telah dilengkapi dengan tanda tangan bukti otorisasi, bisa saja otorisasi tersebut dilakukan oleh orang yang tidak memiliki wewenang. Oleh karena itu, perusahaan perlu memverifikasi

lagi

pesanan

yang

dilakukan

kepada

pembeli

bersangkutan. Pengendalian ini sebenarnya jarang diterapkan oleh perusahaan, namun akan sangat berguna jika pesanan yang dilakukan dalam jumlah yang sangat besar. 2. Memverifikasi

harga

dan

dibandingkan

dengan

harga

resmi

perusahaan. Ada kalanya pembeli memberikan PO dengan harga yang tidak sesuai dengan harga resmi perusahaan. sehingga perusahaan harus mengecek ulang harga dari setiap barang yang dipesan oleh pembeli. Jika terdapat perbedaan antara harga yang tertera dalam PO dengan harga resmi perusahaan, perusahaan harus menghubungi kembali pembeli untuk mengkomunikasikan perbedaan tersebut. 3. Membandingkan sales order (SO) dengan PO. SO yang telah dibuat oleh seorang staf harus diperiksa ulang oleh orang lain untuk memastikan bahwa informasi pada SO telah sesuai dengan PO. Pengendalian ini penting dilakukan jika staf yang membuat SO kurang terlatih atau jika pesanan dilakukan dalam jumlah besar. 4. Peninjauan oleh departemen kredit. Untuk penjualan yang dilakukan dengan cara kredit, perlu dilakukan peninjauan oleh departemen kredit atas jumlah yang akan dikreditkan oleh pembeli. Hal ini dilakukan untuk menghindari masalah gagal bayar oleh pembeli. 5. Menggunakan formulir SO yang prenumbered. Penggunaan formulir SO yang telah dinomori terlebih dahulu dapat membantu perusahaan dalam menelusuri SO yang tidak diberikan kepada departemen penagihan, yang mengindikasikan adanya pengiriman yang belum di tagih. Universitas Indonesia


23

2.3.2 Proses Bisnis Pengiriman Pesanan Apabila persediaan mencukupi untuk memenuhi pesanan, maka langkah selanjutnya adalah (Romney, 2006): 1. Mengambil dan mengemas pesanan Tugas ini pada umumnya dijalankan oleh departemen gudang. Inventori dapat diambil dengan adanya kartu pengambilan barang (picking ticket) yang berisi daftar jenis barang-barang dan jumlah setiap jenis barang yang dipesan oleh pembeli. Kartu pengambilan tersebut memberikan otorisasi bagi bagian pengawasan persediaan untuk melepaskan barang persediaan ke bagian pengiriman. Setelah itu, departemen gudang akan membuat packing slip dan dokumen pemberitahuan pengiriman (shipping notice), yang akan diserahkan beserta barang yang akan dikirim kepada departemen pengiriman (Hall, 2011). 2. Mengirimkan pesanan Departemen pengiriman akan membandingkan hitungan fisik barang yang dikirim, kuantitas yang tercantum dalam packing slip, shipping notice dan kuantitas dalam sales order. Setelah itu, departemen pengiriman akan melengkapi shipping notice, yang akan diberikan kepada bagian penagihan, dan membuat bill of lading, yang akan dikirimkan bersama barang yang telah dikemas (Hall, 2011).

Pengendalian utama pada proses pengiriman ini bertujuan untuk memenuhi pesanan pembeli secara efisien dan akurat, serta melindungi persediaan dari risiko kehilangan atau pencurian (Romney, 2006).

Menurut Romney (2006), pengendalian yang dapat dilakukan pada proses pengiriman adalah: 1. Memastikan agar petugas shipping mengirim jenis dan jumlah barang yang tepat, dengan melakukan verifikasi antara packing slip, sales order, dan shipping notice. Universitas Indonesia


24

2. Menyimpan persediaan di lokasi yang aman dan membatasi akses hanya untuk orang yang memiliki wewenang 3. Persediaan hanya boleh dikirim hanya ketika sales order telah disetujui

2.3.3

Proses Bisnis Pengelolaan Piutang Proses bisnis pengelolaan piutang mencakup proses evaluasi dan otorisasi pemberian kredit, serta pemantauan dan penghapusan atas piutang tak tertagih. Menurut Steven M. Bragg (2006), pengendalian yang diperlukan dalam proses ini antara lain: 1. Jika PO berasal dari pelanggan baru, maka perusahaan perlu mengirimkan aplikasi kredit kepada pembeli tersebut. Setelah aplikasi dikembalikan kepada perusahaan, perusahaan perlu memperhatikan item yang tidak dilengkapi oleh pembeli dan memverifikasi kembali ketidaklengkapan tersebut kepada pembeli. Selanjutnya perusahaan juga perlu meminta laporan kredit pembeli. Jika terdapat indikasi adanya keterlambatan pelunasan oleh pembeli dalam jangka waktu lebih dari 15 hari sejak tanggal jatuh tempo, perusahaan dapat mempertimbangkan untuk menolak permintaan kredit tersebut. Jika laporan kredit pembeli mengindikasikan tidak adanya keterlambatan pelunasan hutang, maka perusahaan boleh memutuskan untuk memberikan kredit kepada pembeli, dengan jangka waktu dan jumlah yang disepakati bersama. 2. Jika PO berasal dari pelanggan lama, perusahaan harus memastikan bahwa jumlah pesanan, ditambah dengan saldo piutang pembeli yang belum dibayar tidak melebihi batas kredit yang diperbolehkan untuk pelanggan tersebut. 3. Jika pengesahan atas kredit diberikan dalam bentuk stempel, maka perusahaan harus melindungi stempel pengesahan kredit di tempat yang terkunci. Jika pengesahan kredit dilakukan dengan menggunakan tanda tangan, maka pastikan personil yang berhak memberikan otorisasi tersebut tidak merangkap pekerjaan pencatatan jumlah piutang dan penerimaan kas (kasir). Universitas Indonesia


25

4. Membuat kebijakan terkait kredit. Perusahaan perlu memiliki prosedur dan kebijakan formal terkait bagaimana cara menghitung batas kredit (credit limit), informasi yang dipakai untuk menghitung batas kredit, persyaratan penjualan, dan persyaratan-persyaratan lainnya. Tanpa kebijakan dan prosedur formal tersebut dapat menimbulkan masalah seperti perbedaan antara batas kredit yang diberikan kepada pembeli, syarat penagihan piutang yang tidak konsisten, dan strategi koleksi piutang yang tidak teratur. 5. Meninjau kebijakan kredit secara berkala. Kebijakan kredit bergantung pada keadaan finansial perusahaan, margin keuntungan produk, tujuan strategis dan keadaan ekonomi secara umum. Ketika faktor-faktor tersebut berubah maka kebijakan kredit juga harus diubah. 6. Mengadakan pelatihan staf secara reguler terkait prosedur kredit. Kebijakan kredit yang telah dibuat oleh perusahaan tidak akan berjalan dengan baik jika staf tidak bisa menjalankan prosedurnya dengan baik. Oleh karena itu staf harus dilatih secara rutin agar bisa menjalankan prosedur-prosedur tersebut dengan tepat. 7. Mengharuskan pembeli untuk mengajukan aplikasi kembali jika pembeli sudah lama tidak melakukan pemesanan sejak terakhir aplikasi kreditnya disetujui. Tujuannya adalah untuk mengevaluasi kembali keadaan pembeli saat ini dan menentukan ulang berapa kredit yang akan diberikan. 8. Menginvestigasi lebih lanjut terkait pertanyaan yang tidak dijawab oleh pembeli dalam aplikasi kreditnya. Pertanyaan yang tidak dijawab tersebut dapat menjadi sinyal bahwa ada informasi yang tidak ingin disampaikan oleh pembeli kepada perusahaan. Sebagai bentuk pengendalian, perusahaan harus menugaskan karyawannya untuk menghubungi pembeli dan menindaklanjuti pertanyaan tersebut sehingga semua pertanyaan pada aplikasi kredit terjawab. 9. Meninjau tingkat kredit untuk semua pembeli yang mengeluarkan cek kosong. Cek kosong dari pembeli dapat mengindikasikan akan adanya masalah gagal bayar. Oleh karena itu, perusahaan harus meninjau Universitas Indonesia


26

ulang kebijakan kreditnya terhadap pembeli tersebut, atau bahkan dapat memutuskan untuk menghentikan pemberian kreditnya. 10. Meninjau ulang kredit kepada pembeli yang melewatkan pembayaran hutang

yang besar

selanjutnya

yang

meskipun lebih

tetap membayar hutang-hutang

kecil.

Tindakan

demikian

dapat

mengindikasikan akan adanya risiko gagal bayar. 11. Meninjau ulang kredit kepada pembeli yang tidak lagi mengambil early payment discount. Hal ini dapat merupakan indikasi bahwa pembeli tersebut sedang mengalami masalah dalam kemampuan membayar. 12. Membuat laporan yang menunjukkan batas kredit yang sudah terlewatkan. Jika kebijakan dan prosedur pemberian kredit perusahaan berjalan dengan baik, maka tidak mungkin akan ada pembeli yang dapat melewati batas kredit yang diberikan perusahaan. Oleh karena itu, perlu dibuat laporan yang menunjukkan pembeli-pembeli yang sudah

melewati

batas

kreditnya,

sehingga

manajemen

dapat

mengetahui bahwa terdapat gangguan dalam proses pemberian kreditnya.

2.3.4

Proses Bisnis Penagihan Aktivitas penagihan merupakan serangkaian kegiatan pemrosesan dan meringkas informasi yang terdapat pada SO dan shipping order. Secara ringkas, aktivitas penagihan terdiri dari dua tahap (Romney, 2006), yaitu: 1.

Invoicing Aktivitas ini membutuhkan informasi dari bagian pengapalan mengenai rincian jenis dan jumlah barang yang dikirim, serta dari bagian penjualan mengenai harga dan syarat penjualan. Dari aktivitas invoicing ini akan dihasilkan faktur (sales invoice), yang berisi informasi mengenai jumlah yang harus dibayar oleh pembeli dan ke mana pembayaran dikirimkan.



27

2.

Updating Account Receivable Pada tahap ini, bagian piutang perlu mendebit akun pembeli sejumlah yang ditagihkan kepada konsumen, dan kemudian mengkreditkan kembali jika jumlah yang ditagihkan telah dibayar oleh pembeli.

Menurut Steven M. Bragg (2006), beberapa pengendalian yang diperlukan pada tahap ini antara lain: 1. Menggunakan faktur yang telah prenumbered. Formulir faktur sebaiknya telah dinomori terlebih dahulu, sehingga staf penagihan dapat menelusuri urutan faktur dan menghindari penerbitan faktur dengan nomor yang sama kepada pembeli. 2. Membaca ulang faktur yang telah dibuat, terutama untuk isi faktur yang terdiri dari banyak jenis barang, berasal dari berbagai PO, dan menggunakan berbagai syarat penjualan dan potongan harga. Pemeriksaan ulang faktur ini sebaiknya dilakukan oleh orang yang berbeda dengan yang membuat faktur. 3. Memisahkan tugas antara penagihan dengan penerimaan kas. Pemisahan

tugas

tersebut

untuk

menghindari

risiko

adanya

pengambilan kas dari pembeli yang tidak berwenang, dan mengubah faktur serta nota kredit untuk menyembunyikan aksinya. 4. Memverifikasi syarat-syarat pada kontrak sebelum pembuatan faktur, terutama untuk pembeli yang menggunakan kontrak jangka panjang. Tujuannya agar jumlah yang ditagihkan sesuai dengan kesepakatan dalam kontrak. 5. Mencantumkan nomor kontak personil perusahaan agar bisa dihubungi pembeli jika terdapat keluhan terkait faktur yang salah. 6. Merekonsiliasi jumlah barang yang dikirimkan dengan jumlah barang yang telah ditagihkan dengan menggunakan shipping log. Tujuannya untuk menghindari adanya pengiriman yang belum ditagihkan.



28

2.3.5 Proses Bisnis Retur Penjualan dan Pemrosesan Nota Kredit Pembeli dapat melakukan pengembalian atas barang yang telah dijual. Menurut Hall (2011), penjualan yang telah dilakukan dapat dikembalikan oleh pembeli ketika terdapat: 

Pengiriman barang yang salah



Barang yang dikirimkan rusak / cacat



Waktu pengiriman terlambat dari yang dijanjikan atau terjadi keterlambatan ketika proses pengiriman sehingga pembeli menolak menerima barang

Jika terdapat pengembalian penjualan, perusahaan harus mengkreditkan akun piutang pembeli sejumlah barang yang dikembalikan. Proses ini akan menghasilkan nota kredit, dokumen ini harus disetujui oleh manajer kredit sebagai bentuk otorisasi untuk mengkredit akun pembeli.

Menurut Steven M. Bragg (2006), nota kredit merupakan proses bisnis yang cukup rentan akan risiko penipuan, karena bisa digunakan oleh staf akuntansi untuk mengambil uang yang dibayarkan pembeli dan mengeluarkan kredit nota untuk membatalkan faktur guna menutupi tindakan penipuannya. Adapun pengendalian yang diperlukan pada tahap ini antara lain: 1. Mengharuskan adanya persetujuan dari pengawas atas nota kredit yang dikeluarkan 2. Memisahkan fungsi permintaan nota kredit dengan fungsi pencatatan. Nota kredit biasanya diminta oleh bagian penerimaan kas (collections) yang memiliki akses terhadap kas ataupun cek yang dikirim oleh pembeli. Bagian tersebut tidak boleh bertugas untuk mengeluarkan nota kredit. Bragg menyarankan agar nota kredit sebaiknya dikeluarkan oleh bagian lain yang independen, misalnya kasir. 3. Menggunakan nota kredit yang prenumbered dan harus menelusuri semua formulir nota kredit yang hilang.



29

4. Simpan formulir nota kredit yang telah prenumbered di tempat yang aman. Pengamanan lebih lanjut dapat dilakukan dengan menyimpan daftar kredit nota yang telah dikeluarkan di tempat yang terpisah. Pemeriksaan dapat dilakukan dengan mengecek kesesuaian antara formulir yang tersedia dengan daftar formulir yang telah dikeluarkan untuk melihat apakah adanya formulir yang hilang. 5. Mencocokkan nota kredit dengan dokumen penerimaan (receiving documents) untuk memastikan bahwa semua kredit nota dikeluarkan hanya untuk barang pengembalian yang telah diterima kembali oleh perusahaan. 6. Mengaudit nota kredit dan dokumen pendukungnya. Staf audit internal harus mengecek kesesuaian antara nota kredit dengan dokumen pendukungnya, serta memastikan bahwa semua nota kredit telah disahkan oleh personil yang memiliki wewenang.

2.4

Prosedur Pengendalian pada Siklus Pengeluaran Siklus pengeluaran terdiri dari aktivitas pembelian dan pengeluaran kas. Aktivitas utama yang dilakukan dalam siklus pengeluaran (Romney, 2006) adalah: 1. Pemesanan barang, persediaan dan jasa 2. Menerima dan menyimpan pesanan 3. Pengeluaran kas atas barang dan jasa yang diterima

2.4.1

Proses Bisnis Biaya Perjalanan Dinas Biaya perjalanan dinas merupakan bagian dari siklus pengeluaran kas. Adapun pengendalian atas pengeluaran kas yang direkomendasikan oleh Steven M. Bragg (2006) antara lain: 1. Ketika meminta reimbursement, karyawan harus menyertakan kwitansi atau surat pernyataan yang sah. Dalam tanda terima tersebut harus ada nama penerima uang, tanggal dan jumlah uang yang dibayarkan, sebagai bukti bahwa karyawan telah melakukan pengeluaran atas nama Universitas Indonesia


30

perusahaan. Jika tidak ada kwitansi, karyawan bersangkutan harus membuat surat pernyataan yang sah yang berisi informasi seperti dalam suatu kwitansi. 2. Ketika kasir atau pihak yang memegang kas akan mengeluarkan uang untuk melakukan pembayaran, ia harus meminta penerima kas untuk menandatangani formulir yang menyatakan bahwa telah menerima sejumlah kas. Formulir tersebut kemudian disertakan bersama dengan kwitansi.

2.4.2

Proses Bisnis Biaya Komisi Penjualan Biaya komisi penjualan merupakan bagian dari siklus pengeluaran kas, dan memerlukan pengendalian yang sama seperti pengendalian atas pengeluaran kas yang telah dijelaskan di atas.



BAB 3 PROFIL TEMPAT MAGANG DAN PERUSAHAAN

Bab ini akan berisi tentang profil perusahaan penyelenggara program magang, yaitu KAP Aryanto, Amir Jusuf, Mawar & Saptoto (RSM AAJ Associates), dan profil perusahaan klien yang akan dibahas pada bab-bab selanjutnya, yaitu PT X.

3.1.

Profil KAP Aryanto, Amir Jusuf, Mawar & Saptoto (RSM AAJ Associates) RSM AAJ Associates merupakan sebuah perusahaan internasional dengan kedudukan lokal di Jakarta dan Surabaya yang menawarkan jasa audit dan assurance. RSM AAJ Associates merupakan anggota dari RSM International, sebuah organisasi global penyedia jasa audit, pajak dan konsultasi profesional yang beroperasi di lebih dari 90 negara dengan dukungan lebih dari 32.500 staf profesional di seluruh dunia.

RSM AAJ Associates didirikan pada 1985 oleh Amir Abadi Jusuf, dan telah berkembang dengan pesat menjadi perusahaan yang menyediakan berbagai jasa praktik akuntansi, di antaranya jasa akuntansi, jasa audit, jasa konsultasi di bidang manajemen risiko, perpajakan, keuangan dan sistem informasi. Kini, RSM AAJ Associates telah menjadi KAP terbesar kelima di Indonesia (manajemen RSM AAJ).

3.1.1. Jenis-jenis Jasa RSM AAJ Associates RSM AAJ Associates menyediakan beberapa layanan jasa, antara lain: 1. Audit & Assurance Jasa audit & assurance ini menyediakan berbagai jasa audit dan assurance, dengan mengikuti standar audit internasional, menyediakan audit yang efektif, efisien dan independen. Adapun jasa audit dan assurance yang disediakan oleh RSM AAJ Associates antara lain: a. General Audit b. Special Audit 31



32

c. Review and Compilation d. Attestation Engagement e. Financial Due Diligence

2. Risk & Internal Audit Sejak skandal Enron, Worldcom, dan berbagai skandal terkait praktek akuntansi lainnya mencuat, perusahaan semakin menyadari pentingnya pengelolaan risk dan control. Untuk itu, RSM AAJ Associates menyediakan jasa risk assurance sebagai solusi untuk membantu manajemen menyelesaikan permasalahan dan meningkatkan pengelolaan bisnisnya. Adapun jasa risk & internal audit yang disediakan oleh RSM AAJ Associates antara lain: a. Corporate Governance b. Internal Audit c. Risk Management d. Information Technology e. Performance Improvement / Operational Audit f. System & Procedures Development

3. IFRS RSM AAJ Associates menyediakan layanan jasa yang membantu perusahaan dalam mengadopsi PSAK terbaru yang telah dikonvergensi dengan IFRS. Adapun jasa terkait IFRS yang disediakan oleh RSM AAJ Associates antara lain: a. IFRS Conversion Project b. Due Diligence in IFRS Environment c. Valuations Relating to Purchase Price Allocation Process d. Shared-Based Payments e. Audit on IFRS Financial Statement



33

4. Tax & Corporate Services Setiap perusahaan memiliki kewajiban untuk mengelola kewajiban perpajakannya dengan baik. Menyadari penting dan kompleksnya masalah perpajakan yang dihadapi oleh perusahaan, RSM AAJ Associates menyediakan jasa konsultasi perpajakan. Adapun jasa tax & corporate yang disediakan oleh RSM AAJ Associates antara lain: a. Tax Consulting b. Tax Compliance c. Accounting Services d. Payroll & Administration Services e. Business Establishment Services f. Corporate Secretarial

5. Transaction Support & Capital Market Perusahaan akan menghadapi risiko yang berbeda-beda dalam melakukan setiap transaksi. Untuk itu, RSM AAJ Associates menawarkan jasa transaction support & capital market untuk menjadi rekan yang akan membantu perusahaan untuk mengantisipasi risiko yang ada, memberikan informasi serta saran terkait pelaksanaan transaksi. Adapun jasa transaction support & capital market yang disediakan oleh RSM AAJ Associates antara lain: a. Transaction Analysis b. Business Solutions c. Divestment and Mergers & Acquisition d. Business Turnaround e. Fund Arranger & Valuation

Semua lini jasa tersebut disediakan oleh 8 divisi, dengan masing-masing divisi dipimpin oleh seorang Division Chief Operating Officer (DCOO). Dalam beberapa divisi, seorang DCOO akan dibantu oleh satu atau lebih Deputy Division Chief Operating Officer (Deputy DCOO).



34

3.1.2. Struktur Organisasi RSM AAJ Associates dikelola oleh sebuah dewan eksekutif yang disebut Board of Partners (BoP) dengan dibantu oleh Managing Partners (MP), Division Chief Operating Officers (DCOOs), Partners, Directors, dan karyawan lain yang tergabung dalam Board of Management (BoM).

BoP merupakan organ paling tinggi di dalam BoM. Semua anggota BoM harus melapor kepada BoP. BoP dipimpin oleh seorang Chief Executive Partner dan beranggotakan Heads of Service Line untuk divisi Audit, Risk & Internal Audit, Tax dan Transaction Support.

Setiap lini jasa akan dipimpin oleh seorang MP, yang melapor kepada Head of Service Line. Lalu, untuk setiap lini jasa akan dipimpin oleh seorang DCOO dengan dibantu oleh satu atau lebih Deputy DCOO jika ada.

Untuk menjaga kualitas jasa yang diberikan dan memenuhi kebijakan RSM International, RSM AAJ Associates juga memiliki Partner in Charge (PIC) untuk beberapa fungsi tertentu, antara lain: PIC Ethics & Independence, PIC Continuing Professional Development, dan PIC Personnel.

Dalam menyediakan jasanya, perusahaan dibantu oleh divisi pendukung seperti: Finance & Administration, Marketing, dan Technical & Training Function.



35

Gambar 3.1 Struktur Organisasi RSM AAJ Associates Sumber: Manajemen RSM AAJ Associates



36

3.2

Profil PT X Berdiri pada tahun 1997, PT X adalah perusahaan yang bergerak di industri pertambangan batu bara dengan lokasi tambang di Kutai dan Samarinda, Kalimantan Timur. PT X merupakan entitas anak dari PT A, sebuah perusahaan yang terdaftar di Bursa Efek Indonesia sejak 1991.

PT X memegang hak konsesi atas lahan konsesi seluas 24.477 hektar berdasarkan Perjanjian Karya Pengusahaan Pertambangan Batubara (PKP2B) generasi ke-3 yang diperoleh pada tahun 1997. Berdasarkan ketentuan tersebut, perusahaan berhak atas 86,5% batubara hasil produksinya, 13,5% sisanya adalah milik pemerintah. Perusahaan menggunakan metode royalti kas berdasarkan jumlah penjualan yang mencerminkan bagian pemerintah atas produksi batubara PT X.

Dari total luas 24.477 hektar yang dikuasai, PT X hanya bisa menambang di wilayah seluas 17.292 hektar. Sisa 7.185 hektar lagi merupakan wilayah hutan produksi dan hutan lindung. Dari luas tersebut, estimasi jumlah cadangan batubara terbukti yang dimiliki oleh perusahaan adalah sebesar 68.347 ton (per 31 Desember 2011) yang tersebar di 8 site tambang, yakni Simpang Pasir, Bayur, Tani Bakti, Gunung Pinang, Loajanan, Separi, Perangat, dan Maukiri. Empat dari delapan lokasi tambang tersebut sudah mulai memasuki tahap eksploitasi sejak tahun 2008 hingga 2010.

PT X bekerja sama dengan beberapa perusahaan lainnya untuk mendukung kegiatan operasionalnya seperti penyediaan infrastruktur, proses produksi, eskavasi dan pengiriman muatan batubara ke pelabuhan.



37

3.2.1. Struktur Organisasi Rapat Umum Pemegang Saham

Dewan Komisaris

Direktur Utama

Direktur Kepala Divisi Perencanaan & Pengembangan

Kepala Divisi Tambang

Kepala Divisi Komersial

Kepala Divisi Keuangan

Kepala Divisi SDM, Legal & Umum

Kepala Divisi Humas

Tabel 3.1 Struktur Organisasi PT X Sumber: Manajemen RSM AAJ Associates

Perusahaan dipimpin oleh Direktur utama dengan dibantu oleh beberapa direktur lain yang diawasi oleh Dewan Komisaris. Per 31 Desember 2011, perusahaan memiliki 77 karyawan tetap yang tersebar di enam divisi, yaitu: 1. Divisi Perencanaan dan Pengembangan 2. Divisi Tambang 3. Divisi Komersial 4. Divisi Keuangan 5. Divisi SDM, Legal & Umum 6. Divisi Humas

Keenam divisi tersebut terletak di dua kota yang berbeda. Divisi komersial berada di kantor pusat Jakarta, sedangkan divisi lain seperti divisi perencanaan dan pengembangan, tambang, keuangan, SDM, legal & umum serta humas berada di kantor Samarinda.



BAB 4 PEMBAHASAN DAN ANALISIS

Bab ini akan membahas tentang bagaimana proses yang berlangsung dalam siklus penjualan khususnya pada proses bisnis penerimaan pesana, pengiriman pesanan, penagihan, pengelolaan piutang, retur penjualan dan pemrosesan nota kredit, dan siklus pengeluaran khususnya proses pengeluaran biaya komisi penjualan dan perjalanan dinas pada PT X, analisis atas pengendalian internalnya, serta defisiensi dan risiko yang mungkin timbul akibat defisiensi tersebut.

Pembahasan akan diawali dengan penjelasan singkat terkait bagaimana aktivitasaktivitas bisnis yang berlangsung dalam proses bisnis yang diaudit, kemudian dibuat pemetaan pengendalian internal yang dilakukan oleh perusahaan dibandingkan dengan teori best practice pengendalian internal. Setelah itu, akan dianalisis defisiensi dan risiko dari setiap siklus tersebut, serta rekomendasi untuk meningkatkan aktivitas pengendalian internal pada PT X.

Bagian terakhir dari bab ini akan meninjau ikhtisar dari pemetaan defisiensi, risiko dan rekomendasi atas pengendalian internal PT X.

4.1.

Gambaran Umum Aktivitas Siklus Penjualan PT X Menurut pembelinya, sebagian besar penjualan batubara PT X dilakukan dengan pihak agen / trading company, sebagian kecil lainnya dijual kepada BUMN dan perusahaan dalam negri. Semua proses penjualan PT X dilakukan berdasarkan kontrak yang sebelumnya telah disepakati bersama dengan pembeli. Kontrak tersebut akan mengatur tentang spesifikasi batubara yang akan dijual, total kuantitas penjualan, periode pengiriman, harga jual, metode pembayaran, dan untuk beberapa kontrak dispesifikasi juga surveyor independen yang akan dipakai. Setelah syarat dan kondisi penjualan

disepakati

dalam

kontrak,

maka

pembeli

tinggal

memberitahukan kepada PT X melalui shipping instruction ketika akan melakukan pemesanan batubara. 38



39

Untuk penjualan yang dilakukan kepada pihak trading company, pengiriman batubara akan dilakukan langsung dari PT X kepada pembeli yang memesan batubara dari pihak trading company.

Dalam melakukan aktivitas auditnya, KAP AAJ tidak melakukan pemetaan aktivitas-aktivitas bisnis PT X dalam diagram alir (flowchart). Oleh karena itu, gambaran umum aktivitas pada siklus penjualan PT X berikut akan disajikan dalam bentuk uraian dan disertai dengan diagram sederhana.

4.1.1. Gambaran Umum Proses Pemrosesan Pesanan pada PT X Proses pada aktivitas pemrosesan pesanan dimulai dari proses penerimaan pesanan dari pembeli. Seperti yang telah dijelaskan pada pendahuluan di atas, untuk melakukan pemesanan dan perintah pengiriman batubara, pembeli akan mengirimkan shipping instruction kepada bagian pemasaran PT X di kantor Jakarta melalui email. Divisi pemasaran kemudian akan meneruskan email berisi shipping instruction tersebut ke bagian ekspor di kantor Samarinda. Bagian ekspor PT X akan mengecek kesesuaian rincian spesifikasi batubara, harga, kuantitas dan waktu pengiriman yang terdapat pada shipping instruction dengan kontrak, serta ketersediaan batubara yang terdapat di lokasi tambang. Setelah shipping instruction diperiksa oleh bagian ekspor, kemudian diserahkan kepada direktur divisi tambang untuk diperiksa ulang. Setelah shipping instruction disetujui oleh direktur divisi tambang dan telah dipastikan ketersediaan batubara di tambang memadai, maka bagian ekspor akan menginformasikannya kepada bagian pemasaran terkait kemampuan PT X untuk memenuhi pesanan pembeli. Berdasarkan hasil analisis tersebut, direktur utama yang berkedudukan di kantor Jakarta kemudian akan memutuskan apakah pesanan pembeli tersebut akan diproses lebih lanjut atau tidak. Untuk lebih jelasnya, proses pemrosesan pesanan dapat dilihat pada Gambar 4.1.



40

Gambar 4.1 Proses pemrosesan pesanan PT X Sumber: Manajemen KAP AAJ (telah diolah kembali)

4.1.1.1. Defisiensi, Risiko dan Rekomendasi Aktivitas Pengendalian Pada Proses Bisnis Pemrosesan Pesanan Berdasarkan uraian aktivitas pemrosesan pesanan di atas, dapat dilihat bahwa masih terdapat kelemahan dalam aktivitas pengendalian PT X. Terdapat beberapa pengendalian kunci yang hilang dalam aktivitas pemrosesan pesanan, jika dibandingkan dengan best practice pengendalian internal yang disarankan oleh Steven M. Bragg (2006) dan menurut pertimbangan profesional KAP. Setiap kelemahan atau kekurangan dalam aktivitas pengendalian internal disebut sebagai defisiensi.

Adapun proses pengendalian internal yang diperlukan pada proses bisnis pemrosesan pesanan antara lain: 1. Terdapat prosedur formal (SOP) terkait aktivitas pemrosesan pesanan Defisiensi: PT X tidak memiliki SOP terkait aktivitas pemrosesan pesanan. Risiko: Hal ini akan menimbulkan risiko adanya pegawai yang tidak memahami

bagaimana

keseluruhan

aktivitas

pemrosesan

dan

pengendalian yang telah dirancang oleh perusahaan, yang dapat mengakibatkan risiko kesalahan atau kelalaian yang lebih besar dalam melakukan pemrosesan pesanan. Tidak adanya SOP juga akan menyulitkan perusahaan untuk mengajar karyawan baru yang bergabung dengan bagian pemrosesan pesanan. Rekomendasi: Sebaiknya PT X membuat SOP yang merinci semua Universitas Indonesia


41

prosedur yang diperlukan untuk memproses pesanan dari pembeli sehingga karyawan dapat dengan mudah memahami semua prosedur dan kebijakan pengendalian terkait proses ini dan dapat menghindari terjadinya penyimpangan pelaksanaan oleh karyawan dari prosedur yang telah ditetapkan perusahaan. 2. Adanya verifikasi kembali pesanan kepada pembeli Defisiensi: PT X tidak melakukan verifikasi ulang pesanan yang telah diterima dari pembeli. PT X percaya bahwa semua shipping instructions yang dikirim melalui email resmi perusahaan pembeli telah diotorisasi oleh manajemen pembeli. Risiko: Tanpa adanya proses verifikasi ulang dapat menimbulkan risiko adanya pesanan yang tidak diotorisasi, atau pemesanan yang salah dari pihak pembeli yang dapat merugikan perusahaan apabila pembeli akhirnya tidak mau membayar pesanannya tersebut. Rekomendasi:

Sebaiknya

setelah

menerima

pesanan,

PT

X

mengkonfirmasi kembali rincian pesanan dan syarat penjualan kepada pembeli terkait. 3. Memverifikasi detail yang tercantum pada shipping instruction dengan detail yang terdapat pada kontrak Defisiensi: PT X mengutus bagian ekspor untuk memeriksa kesesuaian spesifikasi batubara, harga, kuantitas dan waktu pengiriman pada semua shipping instruction yang masuk dengan ketentuan dalam masing-masing kontrak terkait. Pemeriksaan kesesuaian kedua kalinya akan dilakukan oleh direktur divisi tambang. Namun sayangnya, PT X tidak memiliki dokumentasi formal atas pemeriksaan yang telah dilakukan. Risiko: Terdapat risiko bahwa karyawan tidak dapat membedakan antara shipping instructions yang sesuai dengan kontrak dan yang tidak sesuai dengan kontrak, sehingga terdapat risiko adanya pemrosesan lebih lanjut atas shipping instructions yang isinya tidak sesuai dengan kesepakatan dalam kontrak. Rekomendasi: Sebaiknya PT X mendokumentasikan bukti verifikasi Universitas Indonesia


42

pada shipping instructions yang telah diperiksa, yang memberikan informasi jelas mana shipping instructions telah sesuai dengan kontrak, mana yang tidak sesuai dengan kontrak. 4. Membandingkan SO dengan shipping instructions Defisiensi: Dalam aktivitas penjualannya, PT X tidak menggunakan SO, sehingga aktivitas pengendalian ini tidak dijalankan oleh PT X. Risiko: Setiap pembeli memiliki format shipping instructions yang berbeda-beda. Jika informasi dalam setiap shipping instructions tersebut tidak dirangkum dalam SO yang bentuknya seragam, maka terdapat risiko kesalahan dalam membaca detail pesanan pada shipping instructions. Rekomendasi: Sebaiknya PT X merangkum rincian pesanan pembeli ke dalam SO yang dibuat oleh bagian yang menerima pesanan dari pembeli (yaitu bagian pemasaran PT). 5. Peninjauan dari departemen kredit atas kebijakan jumlah kredit yang diberikan kepada pembeli Defisiensi: Pengendalian ini tidak dijalankan oleh PT X. Skema pembayaran kepada PT X telah ditentukan sejak awal dalam kontrak, sesuai dengan kesepakatan bersama antara pembeli dan direktur utama. Semua skema pembayaran tersebut mengharuskan adanya pembayaran full payment paling lambat sebelum MV diberangkatkan atau penggunaan L/C, sehingga PT X tidak perlu lagi meninjau kebijakan jumlah kredit kepada pembeli pada setiap proses pemesanan. Risiko: Tidak terdapat risiko pada PT X karena metode pembayaran PT X telah mengharuskan adanya full payment sebelum MV diberangkatkan, atau dengan meminta pembeli membuka L/C. Hasil peninjauan atas account receivable aging schedule juga menunjukkan bahwa semua piutang PT X dapat tertagih dalam waktu tiga bulan. Rekomendasi: Tidak ada rekomendasi yang perlu diberikan untuk aktivitas pengendalian ini. 6. Menggunakan formulir SO yang prenumbered Defisiensi: Dalam aktivitas penjualannya, PT X tidak menggunakan Universitas Indonesia


43

SO, sehingga aktivitas pengendalian ini tidak dijalankan oleh PT X. Sebagai ganti SO, untuk melakukan proses pengiriman, PT X menggunakan informasi detail barang dan pengiriman yang terdapat pada shipping instructions. Shipping instructions tersebut merupakan dokumen eksternal yang diperoleh dari pembeli, sehingga tidak prenumbered. Risiko: Jika dokumen tidak di-prenumbered, maka terdapat risiko adanya dokumen shipping instructions yang hilang tanpa bisa diidentifikasi atau ditelusuri lebih lanjut, yang menyebabkan adanya pesanan pembeli yang tidak ditindaklanjuti atau dikirim oleh PT X. Rekomendasi: Sebaiknya PT X merangkum kembali semua detail pemesanan dari pembeli ke dalam SO yang prenumbered.

Jadi, defisiensi pada aktivitas pemrosesan pesanan PT X adalah tidak adanya SOP terkait proses pemrosesan pesanan, tidak adanya verifikasi atas pesanan pembelian kepada pembeli, tidak dibuatnya SO, serta tidak adanya bukti dokumentasi atas pemeriksaan kesesuaian antara shipping instructions dengan kontrak. Defisiensi tersebut dapat menimbulkan risiko adanya kesalahan dalam menerima pesanan pembeli, yang nantinya akan berakibat pada kesalahan pada proses selanjutnya, yaitu pengiriman pesanan yang salah kepada pembeli.

Untuk lebih jelasnya, seluruh defisiensi, risiko dan rekomendasi untuk proses pemrosesan pesanan PT X dapat dilihat pada Tabel 4.1.

4.1.2. Gambaran Umum Proses Pengiriman Pesanan pada PT X Jadwal pengiriman pesanan akan bergantung pada tanggal kedatangan mother vessel. Meskipun estimasi tanggal pengiriman telah dicantumkan dalam

shipping

instructions,

kepastian

tanggal

kedatangan

akan

diberitahukan kemudian oleh pembeli kepada bagian pemasaran PT X melalui telepon, email ataupun kontak personal dengan Direktur Utama



44

PT X. Bagian pemasaran kemudian akan menginformasikan jadwal kedatangan tersebut kepada direktur divisi tambang.

Proses pengiriman dimulai dengan menghubungi agen tongkang untuk memesan tongkang yang sesuai dengan kuantitas pengiriman yang dilakukan oleh bagian pemasaran. Bagian administrasi dokumen kemudian akan mengurus dokumen ekspor ke dinas pemerintahan terkait untuk memperoleh dokumen yang diperlukan, seperti Pemberitahuan Ekspor Barang (PEB) awal, Surat Keterangan Asal Barang (SKAB), dan Surat Keterangan Pengiriman Barang (SKPB). Selanjutnya, bagian ekspor akan menghubungi surveyor independen yang telah disepakati bersama dalam kontrak.

Staf bagian ekspor kemudian akan turun ke lokasi tambang untuk mengkoordinasi pemindahan batubara dari site ke pinggir sungai, kemudian diangkut ke tongkang. Surveyor independen akan melakukan pengecekan kuantitas dan kualitas batubara yang telah diangkut dalam tongkang, dan akan menerbitkan hasil survei berupa dokumen draft survey report. Setelah tongkang dilengkapi dengan PEB awal, SKAB, SKPB, dan ijin gerak tugboat/barge yang menjadi tanggung jawab pemilik tongkang, maka tongkang akan bergerak menuju mother vessel.

Setelah batubara berada di mother vessel, surveyor independen akan melakukan pengecekan sekali lagi kuantitas dan kualitas batubara, dan mengeluarkan hasilnya berupa Certificate of Sampling and Analysis. Kemudian bagian administrasi dokumen akan membuat dokumen Pemberitahuan Ekspor Barang (PEB) perbaikan dengan menggunakan dokumen Certificate of Sampling and Analysis tersebut. Setelah semua dokumen telah lengkap, dan L/C pembayaran telah diterima oleh PT X, maka mother vessel boleh meninggalkan pelabuhan.



45

Untuk lebih jelasnya, proses pengiriman pesanan dapat dilihat pada Gambar 4.2. Penyiapan dokumen ekspor barang oleh bagian administrasi dokumen, pemesanan tongkang oleh bagian pemasaran.

Pemindahan batubara dari tambang ke pinggir sungai, lalu ke tongkang

Pengecekan kualitas dan kuantitas batubara oleh surveyor independen, menghasilkan draft survey report

Pemindahan batubara dari tongkang ke mother vessel

Pengecekan kembali atas kualitas dan kuantitas batubara oleh surveyor independen, menghasilkan Certificate of Sampling and Analysis

Membuat dokumen PEB perbaikan oleh bagian administrasi dokumen

Pemeriksaan pelunasan pembayaran dari pembeli

Pelayaran mother vessel menuju pembeli

Pemberitahuan jadwal nominasi atau kedatangan mother vessel oleh pembeli

Gambar 4.2 Proses Pengiriman Pesanan pada PT X Sumber: Manajemen KAP AAJ (telah diolah kembali)

4.1.2.1. Defisiensi, Risiko dan Rekomendasi Aktivitas Pengendalian Pada Proses Pengiriman Pesanan Berdasarkan uraian aktivitas pada proses pengiriman pesanan di atas, dapat dilihat bahwa masih terdapat kelemahan dalam aktivitas pengendalian PT X. Terdapat beberapa pengendalian kunci yang hilang dalam proses bisnis pengiriman pesanan oleh PT X, jika dibandingkan dengan best practice pengendalian internal yang disarankan oleh Steven M. Bragg dan menurut pertimbangan profesional KAP.

Adapun proses pengendalian internal yang diperlukan pada proses pengiriman pesanan antara lain: 1.

Terdapat prosedur formal tertulis (SOP) terkait aktivitas pengiriman pesanan Defisiensi: PT X tidak memiliki SOP terkait aktivitas pengiriman Universitas Indonesia


46

pesanan. Risiko: Hal ini akan menimbulkan risiko adanya pegawai yang tidak memahami bagaimana keseluruhan aktivitas pengiriman pesanan dan pengendalian yang telah dirancang oleh perusahaan, yang dapat mengakibatkan risiko kesalahan atau kelalaian yang lebih besar dalam melakukan pengiriman pesanan. Tidak adanya SOP juga akan menyulitkan perusahaan untuk mengajar karyawan baru yang bergabung dengan bagian pengiriman pesanan. Rekomendasi: Sebaiknya PT X membuat SOP yang merinci semua prosedur yang diperlukan untuk mengirim pesanan pembeli sehingga karyawan dapat dengan mudah memahami semua prosedur dan kebijakan pengendalian terkait proses ini dan dapat menghindari terjadinya penyimpangan pelaksanaan oleh karyawan dari prosedur yang telah ditetapkan perusahaan. 2.

Memastikan agar petugas shipping mengirim jenis dan jumlah barang yang tepat, dengan melakukan verifikasi antara packing slip, sales order, dan shipping notice. Defisiensi: PT X tidak memiliki pengendalian dan dokumentasi yang memadai untuk memastikan bahwa pengiriman barang telah tepat sesuai dengan pesanan. PT X hanya mengandalkan kepercayaan pada staf pengapalan yang diutus ke lapangan untuk memastikan bahwa jenis dan jumlah barang yang dikirim telah sesuai dengan pesanan. Risiko: Terdapat risiko adanya kesalahan pengiriman jenis dan jumlah batubara kepada pembeli, yang mengakibatkan hilangnya kepercayaan pembeli kepada PT X. Rekomendasi: Sebaiknya PT X mendokumentasikan semua proses verifikasi dan otorisasi dengan membuat sales order, packing slip, serta shipping notice sehingga dapat digunakan sebagai bukti verifikasi dan otorisasi kepada pihak yang terlibat untuk melakukan proses pengiriman.

3.

Persediaan hanya boleh dikirim hanya ketika sales order telah disetujui Universitas Indonesia


47

Defisiensi: PT X tidak menggunakan sales order, melainkan shipping instructions sebagai dokumen yang mendasari pengiriman barang. PT X tidak memberikan bukti persetujuan pada shipping instructions. Otorisasi dan persetujuan hanya diberikan secara lisan oleh bagian pemasaran yang telah memperoleh jadwal kedatangan MV kepada direktur divisi tambang, kemudian diteruskan kepada bagian shipping secara lisan juga. Oleh karena itu, PT X tidak memiliki pengendalian yang memadai untuk memastikan bahwa pengiriman hanya boleh dikirim untuk shipping instructions yang telah disetujui. Risiko: Terdapat risiko pengiriman pesanan yang tidak diotorisasi dan disetujui oleh manajemen PT X, yang dapat menyebabkan kerugian finansial bagi perusahaan. Rekomendasi: Sebaiknya PT X membuat dokumen / bukti tertulis sebagai bentuk otorisasi kepada staf bagian tambang untuk melakukan pengiriman batu bara.

PT X memiliki defisiensi yang besar terkait proses pengiriman pesanan. PT X tidak memiliki SOP untuk proses pengiriman pesanan, tidak memiliki dokumentasi hasil verifikasi kesesuaian antara barang yang dikirim dengan pesanan, serta tidak mendokumentasikan bukti otorisasi pengiriman. Oleh karena itu, PT X memiliki risiko kesalahan pengiriman pesanan yang besar.

Untuk lebih jelasnya, seluruh defisiensi, risiko dan rekomendasi untuk proses pengiriman pesanan PT X dapat dilihat pada Tabel 4.1.

4.1.3. Gambaran Umum Proses Pengelolaan Piutang pada PT X PT X tidak memiliki kebijakan terkait pengelolaan piutang seperti credit limit ataupun analisis latar belakang finansial calon pembeli. Bentuk pengendalian PT X atas piutang usahanya adalah sebagai berikut: 

Meminta pembeli untuk membuka L/C



Menggunakan sistem DP 50% sebelum dilakukan pengiriman. Universitas Indonesia


48

Mekanisme pembayaran DP beragam, tergantung kesepakatan yang dicapai antara pembeli dengan PT X. Beberapa mekanisme pembayaran DP tersebut antara lain ada yang mengharuskan pembayaran DP segera setelah batubara dimuat di tongkang, dan mengharuskan pelunasan sebelum MV meninggalkan pelabuhan. Mekanisme lain adalah dengan mengharuskan DP 50% dilakukan 3 minggu sebelum MV tiba di pelabuhan, dan sisanya dilunaskan segera setelah batubara dipindahkan ke MV.

Dengan menggunakan mekanisme pembayaran yang demikian, maka risiko atas kredit macet dapat diminimalisasi.

Pengendalian lain yang dilakukan oleh PT X adalah dengan membuat account receivable aging schedule setiap tiga bulan oleh bagian akuntansi, dan direkonsiliasi dengan saldo akun piutang pembeli. Dari account receivable aging schedule tersebut, dapat dilihat bahwa tidak ada outstanding account receivable yang diatas 3 bulan. Dengan demikian, PT X juga tidak membuat cadangan penurunan piutang yang tidak tertagih.

4.1.3.1. Defisiensi, Risiko dan Rekomendasi Aktivitas Pengendalian Pada Proses Pengelolaan Piutang Berdasarkan uraian aktivitas pada proses pengelolaan piutang di atas, dapat

dilihat

bahwa

masih

terdapat

kelemahan dalam aktivitas

pengendalian PT X. Terdapat beberapa pengendalian kunci yang hilang dalam proses bisnis pengiriman pesanan oleh PT X, jika dibandingkan dengan best practice pengendalian internal yang disarankan oleh Steven M. Bragg dan menurut pertimbangan profesional KAP.

Adapun proses pengendalian internal yang diperlukan pada proses pengelolaan piutang antara lain: 1. Terdapat prosedur formal tertulis (SOP) terkait aktivitas pengelolaan piutang Universitas Indonesia


49

Defisiensi: PT X tidak memiliki SOP terkait aktivitas pengelolaan piutang Risiko: Hal ini akan menimbulkan risiko adanya pegawai yang tidak memahami bagaimana keseluruhan aktivitas pengelolaan piutang dan pengendalian yang telah dirancang oleh perusahaan, yang dapat mengakibatkan risiko kesalahan atau kelalaian yang lebih besar dalam melakukan pengelolaan piutang. Tidak adanya SOP juga akan menyulitkan perusahaan untuk mengajar karyawan baru yang bergabung dengan bagian pengelolaan piutang. Rekomendasi: Sebaiknya PT X membuat SOP yang merinci semua prosedur yang diperlukan untuk melakukan pengelolaan piutang sehingga karyawan dapat dengan mudah memahami semua prosedur dan kebijakan pengendalian terkait proses ini dan dapat menghindari terjadinya penyimpangan pelaksanaan oleh karyawan dari prosedur yang telah ditetapkan perusahaan 2. Adanya otorisasi atas pemberian kredit dan penentuan batas kredit kepada setiap pembeli Defisiensi: Tidak ada defisiensi pada aktivitas pengendalian ini. PT X tidak memberikan kredit dan menentukan batas kredit kepada setiap pembelinya. Namun, pada saat setiap perjanjian kontrak dengan pembelinya, PT X dan pembeli telah menyetujui mekanisme pembayaran yang memadai untuk memitigasi risiko kredit yang tidak tertagih, misalnya dengan mengharuskan pembeli membuka L/C sebelum dilakukan pengiriman, atau mengharuskan adanya pelunasan paling lambat sebelum MV meninggalkan pelabuhan. Risiko: Aktivitas pengendalian yang dilakukan oleh PT X telah cukup memadai untuk memitigasi risiko adanya pemberian piutang yang terlalu besar sehingga tidak dapat tertagih. Rekomendasi: Tidak ada rekomendasi yang perlu diberikan untuk aktivitas pengendalian ini. 3. Melakukan konfirmasi saldo piutang kepada pembeli secara berkala Defisiensi: PT X tidak melakukan konfirmasi saldo piutang kepada Universitas Indonesia


50

pembeli. Risiko: Tidak teridentifikasinya kesalahan perhitungan saldo piutang dan penjualan pada buku besar perusahaan secara akurat dan tepat waktu. Rekomendasi: Sebaiknya PT X melakukan konfirmasi saldo piutang kepada masing-masing pembeli secara periodik. Konfirmasi dapat dilakukan dengan mengirimkan surat konfirmasi saldo piutang atau melalui media komunikasi lainnya kepada seluruh pembeli PTIB. 4. Membuat laporan jumlah kredit yang masih belum tertagih Defisiensi: PT X telah membuat aging schedule piutang setiap tiga bulan. Risiko: Aktivitas pengendalian yang dilakukan oleh PT X telah cukup memadai untuk mendeteksi piutang yang telah lama belum tertagih. Rekomendasi: Tidak ada rekomendasi yang perlu diberikan untuk aktivitas pengendalian ini.

Sama seperti proses-proses lainnya, PT X tidak memiliki SOP untuk proses pengelolaan piutang. Aktivitas pengendalian yang tidak dilakukan oleh PT X adalah melakukan konfirmasi saldo piutang kepada masingmasing pembeli.

Untuk lebih jelasnya, seluruh defisiensi, risiko dan rekomendasi untuk proses pengelolaan piutang PT X dapat dilihat pada Tabel 4.1.

4.1.4. Gambaran Umum Proses Penagihan PT X Terdapat perbedaan penentuan jumlah penagihan antara invoice periode sebelum Juli 2011 dan periode setelah Juli 2011. Untuk invoice periode Januari hingga Juli 2011, PT X masih menagih sejumlah angka kuantitas batubara ketika disurvei di tongkang (berdasarkan draft survey report). Proses penagihan untuk invoice periode Januari hingga Juli 2011 dapat dilihat pada Gambar 4.3. Proses tersebut dimulai dari pemuatan batubara ke tongkang. Setelah batubara dimuat di tongkang, akan dilakukan survei Universitas Indonesia


51

oleh pihak independen atas kualitas dan kuantitas batubara tersebut, yang kemudian hasilnya dirangkum dalam draft survey report. Kemudian, berdasarkan data kuantitas dan kualitas batubara pada draft survey report, bagian administrasi dokumen akan menerbitkan

invoice, dengan

memperhatikan harga dan syarat pembayaran berdasarkan kesepakatan dengan pembeli pada kontrak yang berlaku. Invoice tersebut kemudian diberikan kepada direktur bagian tambang untuk diverifikasi dan disetujui, sebelum akhirnya diberikan kepada pembeli.

Gambar 4.3 Proses Penagihan pada PT X untuk faktur periode Januari hingga Juli 2011 Sumber: Manajemen KAP AAJ (telah diolah kembali)

Sejak Agustus 2011, PT X menagihkan kepada pembeli sebesar kuantitas batubara berdasarkan hasil survei oleh surveyor independen yang dilakukan setelah batubara sudah dimuat di MV. Proses penagihan untuk invoice periode setelah Juli 2011, atau tepatnya sejak Agustus 2011 dapat dilihat pada Gambar 4.4. Prosesnya sama dengan penagihan pada periode sebelum Juli 2011, hanya saja penagihan dilakukan setelah batubara dimuat di MV, dan berdasarkan hasil survei kuantitas serta kualitas batubara yang disurvei setelah batubara dimuat di MV. Secara keseluruhan, proses dimulai dari pemuatan batubara di MV. Setelah itu, surveyor independen akan mensurvei kuantitas dan kualitas batubara tersebut, dan merangkum hasil surveinya dalam dokumen certificate of sampling and analysis. Bagian administrasi dokumen kemudian akan menerbitkan invoice dan menagihkan sejumlah batubara berdasarkan Universitas Indonesia


52

kuantitas yang tertera dalam certificate of sampling and analysis, dengan harga dan syarat pembayaran yang telah disetujui dalam kontrak yang berlaku antara PT X dengan pembeli bersangkutan. Setelah invoice dibuat, akan diperiksa dan disetujui oleh direktur divisi tambang sebelum akhirnya diberikan kepada pembeli.

Gambar 4.4 Proses Penagihan pada PT X untuk faktur periode mulai Agustus 2011 Sumber: Manajemen KAP AAJ (telah diolah kembali)

Untuk transaksi yang terjadi pada pergantian bulan, yaitu bongkar muat di MV yang dimulai pada akhir bulan dan selesai di awal bulan berikutnya, maka PT X akan menerbitkan 2 invoice dengan 2 tanggal yang berbeda, yaitu satu invoice dengan tanggal aktual untuk buyer (tanggal selesai di awal bulan berikutnya), dan satu lagi invoice dengan tanggal backdate untuk pemerintah (tanggal dimulainya pengapalan di akhir bulan sebelumnya). Pengakuan dan pencatatan akuntansi dibuat berdasarkan invoice yang diberikan kepada pemerintah. Kebijakan backdate ini dibuat oleh direktur utama, dengan tujuan untuk memenuhi target penjualan batubara setiap bulan yang harus dilaporkan kepada pemerintah.

4.1.4.1. Defisiensi, Risiko dan Rekomendasi Aktivitas Pengendalian Pada Proses Penagihan Berdasarkan uraian aktivitas pada proses penagihan di atas, dapat dilihat bahwa masih terdapat kelemahan dalam aktivitas pengendalian PT X. Terdapat beberapa pengendalian kunci yang hilang dalam proses Universitas Indonesia


53

penagihan oleh PT X, jika dibandingkan dengan best practice pengendalian internal yang disarankan oleh Steven M. Bragg dan menurut pertimbangan profesional KAP.

Pengendalian internal yang diperlukan pada proses penagihan antara lain: 1. Terdapat prosedur formal tertulis (SOP) terkait aktivitas penagihan Defisiensi: PT X tidak memiliki SOP terkait aktivitas penagihan. Risiko: Hal ini akan menimbulkan risiko adanya pegawai yang tidak memahami

bagaimana

keseluruhan

aktivitas

penagihan

dan

pengendalian yang telah dirancang oleh perusahaan, yang dapat mengakibatkan risiko kesalahan atau kelalaian yang lebih besar dalam melakukan pengiriman pesanan. Tidak adanya SOP juga akan menyulitkan perusahaan untuk mengajar karyawan baru yang bergabung dengan bagian penagihan. Rekomendasi: Sebaiknya PT X membuat SOP yang merinci semua prosedur yang diperlukan untuk melakukan penagihan sehingga karyawan dapat dengan mudah memahami semua prosedur dan kebijakan pengendalian terkait proses ini dan dapat menghindari terjadinya penyimpangan pelaksanaan oleh karyawan dari prosedur yang telah ditetapkan perusahaan. 2. Menggunakan faktur yang prenumbered Defisiensi: PT X memberikan nomor pada setiap faktur ketika faktur hendak diterbitkan. Dengan demikian, dapat dikatakan bahwa faktur PT X tidak prenumbered. Risiko: Terdapat risiko adanya penomoran ganda ataupun nomor faktur yang terlewatkan, faktur yang hilang tanpa dapat diidentifikasi dan ditelusuri lebih lanjut, yang dapat mengakibatkan risiko adanya faktur yang tidak tertagih. Rekomendasi: Sebaiknya PT X mencetak nomor faktur pada semua formulir fakturnya terlebih dahulu sebelum digunakan (prenumbered).



54

3. Memeriksa ulang faktur yang telah dibuat oleh orang lain selain pembuat faktur Defisiensi: Tidak ada defisiensi pada aktivitas pengendalian internal ini. Semua faktur yang diterbitkan PT X akan diperiksa ulang dan disetujui oleh direktur divisi tambang sebelum dikirimkan kepada pembeli. Risiko: Aktivitas pengendalian yang dilakukan oleh PT X telah dapat memitigasi risiko terkait kesalahan informasi pada faktur dengan baik. Rekomendasi: PT X telah menjalankan aktivitas pengendalian ini dengan baik, sehingga tidak ada rekomendasi lain untuk PT X. 4. Pemisahan tugas antara penagihan dan penerimaan kas Defisiensi: Tidak ada defisiensi pada aktivitas pengendalian terkait pemisahan tugas antara penagihan dan penerimaan kas. PT X telah memisahkan tugas penagihan dan penerimaan kas dengan baik, di mana penagihan dilakukan oleh bagian administrasi dokumen, sedangkan pembayaran diterima melalui rekening bank, yang dipantau secara berkala oleh bagian pemasaran. Risiko: Aktivitas pengendalian yang dilakukan oleh PT X telah dapat memitigasi risiko terkait pemisahan tugas dengan baik. Rekomendasi: PT X telah menjalankan aktivitas pengendalian ini dengan baik, sehingga tidak ada rekomendasi lain untuk PT X. 5. Memverifikasi syarat-syarat yang terdapat dalam kontrak Defisiensi: Tidak ada defisiensi pada aktivitas pengendalian terkait proses verifikasi syarat-syarat penjualan dalam kontrak. Bagian administrasi dokumen PT X akan memverifikasi semua syarat-syarat penentuan harga dan pembayaran yang telah disepakati dalam kontrak sebelum menerbitkan faktur. Risiko: Aktivitas pengendalian yang dilakukan oleh PT X telah dapat memitigasi risiko kesalahan penagihan dengan baik. Rekomendasi: PT X telah menjalankan aktivitas pengendalian ini dengan baik, sehingga tidak ada rekomendasi lain untuk PT X. 6. Mencantumkan nomor kontak personil perusahaan pada faktur Universitas Indonesia


55

Defisiensi: Tidak ada defisiensi pada aktivitas pengendalian terkait pencantuman nomor kontak perusahaan pada faktur. Faktur PT X telah dilengkapi dengan nomor kontak perusahaan, sehingga jika terdapat kesalahan pada faktur, pembeli dapat dengan mudah menghubungi PT X pada nomor kontak yang tertera pada faktur. Risiko: Aktivitas pengendalian yang dilakukan oleh PT X telah dapat memitigasi risiko kesulitan pembeli dalam menghubungi PT X dengan baik. Rekomendasi: PT X telah menjalankan aktivitas pengendalian ini dengan baik, sehingga tidak ada rekomendasi lain untuk PT X. 7. Merekonsiliasi jumlah barang yang dikirimkan dengan jumlah barang yang telah ditagihkan dengan menggunakan shipping log Defisiensi: Tidak ada defisiensi terkait penagihan barang yang telah dikirim. PT X melakukan rekonsiliasi jumlah barang yang dikirimkan dengan jumlah barang yang ditagihkan dengan membuat shipping log dalam worksheet excel oleh bagian administrasi dokumen. Risiko: Aktivitas pengendalian yang dilakukan oleh PT X telah dapat memitigasi risiko adanya pengiriman yang tidak tertagih dengan baik. Rekomendasi: PT X telah menjalankan aktivitas pengendalian ini dengan baik, sehingga tidak ada rekomendasi lain untuk PT X.

Sama seperti proses-proses lainnya, PT X tidak memiliki SOP untuk proses pengelolaan piutang. Defisiensi lainnya pada proses penagihan adalah tidak dibuatnya nomor faktur secara prenumbered.

Untuk lebih jelasnya, seluruh defisiensi, risiko dan rekomendasi untuk proses penagihan PT X dapat dilihat pada Tabel 4.1.

4.1.5. Gambaran Umum Proses Retur Penjualan dan Pemrosesan Nota Kredit Nota kredit dibuat oleh bagian administrasi dokumen PT X untuk mengurangi jumlah piutang jika terdapat 3 hal berikut: Universitas Indonesia


56

1. Return cargo: return cargo adalah kondisi di mana terdapat sejumlah ton batubara yang tidak jadi dikirimkan dengan MV yang telah ditetapkan, namun kemudian dialihkan untuk ditambahkan kepada pingiriman yang menggunakan MV lainnya dan ditujukan kepada alamat yang berbeda. Biasanya return cargo terjadi pada penjualan kepada pihak trading company. 2. Penurunan harga jual karena pengurangan unsur biaya sewa peralatan yang tidak dikenakan kepada pembeli karena peralatan di mother vessel sudah lengkap, misalkan alat floating crane atau gear and grab. 3. Pengurangan piutang karena terdapat pembayaran yang berlebih: untuk beberapa pembeli, terdapat kesepakatan yang mengharuskan pembeli untuk membayar ketika batubara masih berada di jetty. Pengembalian dilakukan apabila ternyata jumlah yang di invoice ketika batubara sampai di mother vessel lebih kecil daripada jumlah yang telah dibayarkan. Jumlah yang lebih kecil biasanya terjadi karena adanya berat batubara hasil pengukuran surveyor yang lebih rendah dibandingkan

yang

diminta

pembeli

di

shipping

instruction.

Pengurangan berat tersebut bisa terjadi akibat adanya loss ketika pemindahan batubara dari jetty ke tongkang dan dari tongkang ke mother vessel, sehingga berat yang tertera dalam certificate of sampling and analysis menjadi lebih rendah. Dengan demikian, PT X akan menerbitkan nota kredit untuk mengurangi nilai piutangnya. Kelebihan pembayaran tersebut akan dimasukkan sebagai uang muka untuk penjualan berikutnya.

Adapun proses pembuatan nota kredit seperti yang tertera pada Gambar 4.5 adalah sebagai berikut: 1. Jika terdapat pengurangan berat karena adanya return cargo, maka bagian penjualan akan membuat nota kredit berdasarkan dokumen draft survey return cargo report dari pihak surveyor independen untuk laporan jumlah batubara yang dikembalikan ke jetty atau ke mother vessel lain. Nota kredit yang telah dibuat oleh bagian penjualan beserta Universitas Indonesia


57

draft survey return cargo report akan diberikan kepada direktur divisi tambang untuk ditinjau ulang dan disetujui. Setelah nota kredit disetujui, nota kredit akan dibuat rangkap 4 untuk diberikan kepada bagian akuntansi, bagian pemasaran, bagian tambang serta arsip. 2. Untuk nota kredit yang dibuat karena peralatan MV lengkap, maka bagian penjualan akan membuat nota kredit berdasarkan informasi dari sms yang diperoleh dari staf pengapalan PT X yang berada di mother vessel. Jika ternyata mother vessel telah dilengkapi dengan peralatan yang lengkap, maka staf pengapalan akan segera mengabarinya kepada bagian penjualan via sms. 3. Untuk nota kredit yang dibuat karena adanya pembayaran yang berlebih, maka bagian penjualan akan mengetahui selisih ketika menerima certificate of sampling and analysis, dan langsung dibuat juga nota kredit selisih antara jumlah yang telah dibayar dengan jumlah yang seharusnya ditagihkan berdasarkan certificate of sampling and analysis.

Gambar 4.5 Proses Pembuatan Nota Kredit pada PT X Sumber: Manajemen KAP AAJ (telah diolah kembali)

4.1.4.1. Defisiensi, Risiko dan Rekomendasi Aktivitas Pengendalian Pada Proses Retur Penjualan dan Pemrosesan Nota Kredit Berdasarkan uraian aktivitas pada proses retur penjualan dan pemrosesan nota kredit di atas, dapat dilihat bahwa masih terdapat kelemahan dalam Universitas Indonesia


58

aktivitas pengendalian PT X. Terdapat beberapa pengendalian kunci yang hilang dalam proses retur penjualan dan pemrosesan nota kredit oleh PT X, jika dibandingkan dengan best practice pengendalian internal yang disarankan oleh Steven M. Bragg dan menurut pertimbangan profesional KAP.

Pengendalian internal yang diperlukan pada proses retur penjualan dan pemrosesan nota kredit antara lain: 1. Terdapat prosedur formal tertulis (SOP) terkait aktivitas retur penjualan dan pemrosesan nota kredit Defisiensi: PT X tidak memiliki SOP terkait aktivitas retur penjualan dan pemrosesan nota kredit. Risiko: Hal ini akan menimbulkan risiko adanya pegawai yang tidak memahami bagaimana keseluruhan aktivitas retur penjualan dan pemrosesan nota kredit serta pengendalian yang telah dirancang oleh perusahaan, yang dapat mengakibatkan risiko kesalahan atau kelalaian yang lebih besar dalam memproses retur penjualan dan nota kredit. Tidak adanya SOP juga akan menyulitkan perusahaan untuk mengajar karyawan baru yang bergabung dengan bagian retur penjualan dan pemrosesan nota kredit. Rekomendasi: Sebaiknya PT X membuat SOP yang merinci semua prosedur yang diperlukan untuk memproses retur penjualan dan nota kredit sehingga karyawan dapat dengan mudah memahami semua prosedur dan kebijakan pengendalian terkait proses ini dan dapat menghindari terjadinya penyimpangan pelaksanaan oleh karyawan dari prosedur yang telah ditetapkan perusahaan. 2. Adanya persetujuan dari pengawas atas nota kredit yang dikeluarkan Defisiensi: Tidak ada defisiensi pada aktivitas pengendalian internal ini. Semua nota kredit yang diterbitkan PT X akan diperiksa ulang dan disetujui oleh direktur divisi tambang sebelum dikirimkan kepada pembeli. Risiko: Aktivitas pengendalian yang dilakukan oleh PT X telah Universitas Indonesia


59

memadai dalam memitigasi risiko terkait kesalahan penerbitan nota kredit maupun penerbitan nota kredit yang tidak diotorisasi. Rekomendasi: PT X telah menjalankan aktivitas pengendalian ini dengan baik, sehingga tidak ada rekomendasi lain untuk PT X. 3. Memisahkan fungsi permintaan nota kredit dengan fungsi pencatatan Defisiensi: Tidak ada defisiensi pada aktivitas pengendalian internal ini. Terdapat pemisahan antara fungsi permintaan dan fungsi pencatatan nota kredit. Permintaan pembuatan nota kredit datang dari bagian pemasaran (untuk nota kredit terkait return cargo dan pembayaran berlebih), dan bagian shipping (untuk nota kredit terkait pengurangan biaya peralatan). Sedangkan pembuatan nota kredit dilakukan oleh bagian administrasi dokumen, yang kemudian dicatat (dijurnal) oleh bagian akuntansi. Risiko: Aktivitas pengendalian yang dilakukan oleh PT X telah memadai dalam memitigasi risiko adanya nota kredit yang tidak tercatat. Rekomendasi: PT X telah menjalankan aktivitas pengendalian ini dengan baik, sehingga tidak ada rekomendasi lain untuk PT X. 4. Menggunakan nota kredit yang prenumbered Defisiensi: PT X memberikan nomor pada setiap nota kredit ketika nota kredit hendak diterbitkan. Dengan demikian, dapat dikatakan bahwa nota kredit PT X tidak prenumbered. Risiko: Terdapat risiko adanya penomoran ganda ataupun nomor nota kredit yang terlewatkan, nota kredit yang hilang tanpa dapat diidentifikasi dan ditelusuri lebih lanjut, yang dapat mengakibatkan risiko

adanya

pencatatan

piutang

usaha

yang

lebih

tinggi

(overstatement). Rekomendasi: Sebaiknya PT X mencetak nomor faktur pada semua formulir fakturnya terlebih dahulu sebelum digunakan (prenumbered). 5. Mencocokkan nota kredit dengan dokumen penerimaan (receiving documents) Defisiensi: PT X tidak membuat receiving documents atas batubara Universitas Indonesia


60

yang dikembalikan ke jetty. Risiko: Terdapat risiko adanya pengembalian batubara dari pembeli yang ternyata tidak diterima kembali oleh PT X (misappropriation of asset). Rekomendasi: PT X sebaiknya mendokumentasikan semua batubara yang batal dikirimkan dan dikembalikan ke jetty.

Sama seperti proses-proses lainnya, PT X tidak memiliki SOP untuk proses retur penjualan dan pemrosesan nota kredit. Defisiensi lain adalah tidak dibuatnya nota kredit secara prenumbered, serta tidak dibuatnya receiving report.

Untuk lebih jelasnya, seluruh defisiensi, risiko dan rekomendasi untuk proses retur penjualan dan pemrosesan nota kredit PT X dapat dilihat pada Tabel 4.1.

4.2.

Gambaran Umum Aktivitas Siklus Pengeluaran PT X Aktivitas pada siklus pengeluaran PT X yang menjadi objek pembahasan adalah terkait pengeluaran kas untuk biaya perjalanan dinas dan komisi penjualan.

Dalam melakukan aktivitas auditnya, KAP AAJ tidak melakukan pemetaan aktivitas-aktivitas bisnis PT X dalam diagram alir (flowchart). Oleh karena itu, gambaran umum aktivitas pada siklus pengeluaran PT X berikut akan disajikan dalam bentuk uraian dan disertai dengan diagram sederhana.

4.2.1. Gambaran Umum Proses Pengeluaran Biaya Perjalanan Dinas Biaya perjalanan dinas adalah biaya yang akan dikeluarkan oleh PT X untuk perjalanan dinas yang dilakukan oleh karyawan PT X. Karyawan yang akan melakukan perjalanan dinas diperbolehkan untuk mengajukan biaya perjalanan di muka kepada PT X. Adapun proses pengajuan biaya Universitas Indonesia


61

perjalanan di muka antara lain: 1. Karyawan bersangkutan harus mengisi form Memo Permintaan Dana yang diperoleh dari kasir. Form tersebut memuat informasi mengenai tanggal pengajuan, tujuan perjalanan dinas, dan jumlah dana yang diminta 2. Memo yang telah diisi dan ditandatangani kemudian disertai dengan surat tugas untuk diajukan kepada direktur divisi tambang / direktur utama untuk memperoleh persetujuan. Jumlah dana yang diminta biasanya merupakan hasil diskusi antara karyawan dengan direktur tersebut sesuai dengan keperluan dinasnya 3. Setelah disetujui oleh direktur divisi tambang/direktur utama, maka Memo Permintaan Dana dan surat tugas tersebut dibawa kembali ke kasir untuk dicairkan.

Setelah perjalanan dinas selesai, semua biaya perjalanan dinas yang dibebankan kepada perusahaan harus dipertanggungjawabkan dengan membuat rincian daftar pengeluaran yang selanjutnya diberikan kepada kasir. 

Untuk karyawan yang memperoleh biaya perjalanan dinas di muka: Jika

biaya

perjalanan

dinas

dimuka

berlebih,

maka

harus

dikembalikan kepada kasir. Adapun proses pertanggungjawaban dan pengembalian dana adalah sebagai berikut: 1.

Pegawai bersangkutan membuat daftar pengeluaran, lalu daftar tersebut dilampirkan bersama surat tugas diberikan kepada direktur divisi keuangan dan direktur divisi tambang / direktur utama untuk diperiksa dan disetujui.

2.

Setelah memperoleh persetujuan dari kedua direktur tersebut, daftar pengeluaran dan lampiran surat tugas tersebut dibawa ke kasir, beserta sisa uang yang berlebih

3.

Setelah kasir memastikan bahwa jumlah sisa uang yang berlebih sama dengan selisih jumlah uang perjalanan di muka yang dicatat Universitas Indonesia


62

pada bon gantung dengan jumlah pengeluaran yang tertera pada daftar

pengeluaran,

maka

kasir

akan

membuat

voucher

pengeluaran dengan nominal sebesar pengeluaran yang terpakai. 4.

Voucher tersebut ditandatangani oleh pegawai bersangkutan, menunjukkan bahwa uang perjalanan dimuka yang tadi berlebih telah dikembalikan, sehingga jumlah uang perjalanan dinas yang diperoleh karyawan hanya sebesar jumlah yang tertera pada voucher tersebut, yaitu sesuai dengan besarnya pengeluaran yang terpakai sesuai dengan daftar pengeluaran yang telah dibuat.

5.

Voucher beserta daftar pengeluaran yang dibuat pegawai akan diberikan kepada bagian akuntansi untuk dicatat

Jika biaya perjalanan ternyata melebihi biaya perjalanan di muka yang diperoleh, maka selisih biaya tersebut akan diganti oleh PT X. Untuk itu, proses yang perlu dilakukan oleh karyawan adalah: 1.

Pegawai bersangkutan membuat daftar pengeluaran, lalu daftar tersebut dilampirkan bersama surat tugas diberikan kepada direktur divisi keuangan dan direktur divisi tambang / direktur utama untuk diperiksa dan disetujui.

2.

Setelah memperoleh persetujuan dari kedua direktur tersebut, daftar pengeluaran dan lampiran surat tugas tersebut dibawa ke kasir. Kasir akan menyesuaikan antara jumlah uang muka perjalanan dinas yang tercatat pada bon gantung dengan jumlah pengeluaran pada daftar pengeluaran. Selisih kelebihan pada daftar pengeluaran akan dibayarkan kepada pegawai dalam waktu 2-3 hari.

3.

Kemudian kasir akan membuat voucher pengeluaran sebesar jumlah total biaya yang telah diberikan kepada pegawai (yaitu sebesar jumlah yang tertera pada daftar pengeluaran), dan kemudian ditanda tangani oleh pegawai bersangkutan.

4.

Voucher pengeluaran tersebut, beserta dengan daftar pengeluaran yang dibuat pegawai akan diserahkan kepada bagian akuntansi. Universitas Indonesia


63



Untuk karyawan yang tidak memperoleh biaya perjalanan dinas di muka, karyawan boleh meminta reimburse dari perusahaan atas biaya yang telah dikeluarkan. Adapun proses untuk meminta reimburse sama dengan proses untuk meminta penggantian biaya perjalanan dinas di muka yang jumlahnya kurang dari total biaya perjalanan dinas yang dikeluarkan.

Biaya perjalanan dinas karyawan yang akan ditanggung oleh perusahaan mencakup biaya transportasi, biaya hotel, airport tax, serta biaya makan selama masa dinas. Perusahaan tidak memiliki peraturan yang mengatur batasan jumlah biaya perjalanan dinas yang akan ditanggung oleh perusahaan.

Perusahaan tidak memiliki kebijakan yang mengatur mengenai kelas penerbangan yang diperbolehkan untuk masing-masing level manajerial. Semua tiket yang dicari adalah tiket dengan harga paling rendah, termasuk tiket untuk direktur.

Biaya lain yang termasuk dalam kategori perjalanan dinas PT X adalah biaya penginapan untuk tamu perusahaan yang datang berkunjung ke PT X. Pemesanan hotel, baik untuk tamu maupun pegawai PT X sendiri akan dilakukan oleh bagian umum juga.

Secara ringkas, proses pengajuan biaya perjalanan di muka dapat dilihat pada Gambar 4.6.



64

Gambar 4.6 Proses Pengeluaran Biaya Perjalanan Dinas di Muka Sumber: Manajemen KAP AAJ (telah diolah kembali)

4.2.1.1. Defisiensi, Risiko dan Rekomendasi Aktivitas Pengendalian pada Proses Pengeluaran Biaya Perjalanan Dinas Berdasarkan uraian aktivitas pada proses pengeluaran biaya perjalanan dinas di atas, dapat dilihat bahwa masih terdapat kelemahan dalam aktivitas pengendalian PT X. Terdapat beberapa pengendalian kunci yang hilang dalam proses pengeluaran biaya perjalanan dinas oleh PT X, jika dibandingkan dengan best practice pengendalian internal yang disarankan oleh Steven M. Bragg dan menurut pertimbangan profesional KAP.

Pengendalian internal yang diperlukan pada proses pengeluaran biaya perjalanan dinas antara lain: 1. Terdapat prosedur formal tertulis (SOP) terkait aktivitas pengeluaran biaya perjalanan dinas Defisiensi: PT X tidak memiliki SOP terkait aktivitas pengeluaran biaya perjalanan dinas. Risiko: Hal ini akan menimbulkan risiko adanya pegawai yang tidak memahami bagaimana proses yang perlu dilakukan untuk mengajukan pengeluaran biaya perjalanan dinas serta pengendalian yang telah dirancang oleh perusahaan, yang dapat mengakibatkan risiko kesalahan atau kelalaian yang lebih besar dalam memproses pengeluaran biaya perjalanan dinas. Tidak adanya SOP yang mengatur Universitas Indonesia


65

tentang jenis dan batas jumlah biaya perjalanan yang boleh ditanggung perusahaan dapat mengakibatkan pengeluaran biaya perjalanan dinas yang tidak terkendali. Rekomendasi: Sebaiknya PT X membuat SOP yang merinci semua prosedur yang diperlukan untuk memproses retur penjualan dan nota kredit sehingga karyawan dapat dengan mudah memahami semua prosedur dan kebijakan pengendalian terkait proses ini dan dapat menghindari terjadinya penyimpangan pelaksanaan oleh karyawan dari prosedur yang telah ditetapkan perusahaan 2. Terdapat bukti otorisasi dari penyelia karyawan bersangkutan bahwa karyawan perlu melakukan perjalanan dinas Defisiensi: Ketika mengajukan biaya perjalanan dinas, karyawan PT X tidak diwajibkan untuk menyertakan dokumen pendukung yang menyatakan bahwa karyawan bersangkutan telah diotorisasi untuk melakukan perjalanan dinas. Risiko: Terdapat risiko adanya biaya perjalanan dinas yang dikeluarkan untuk hal-hal di luar kepentingan perusahaan. Rekomendasi: Sebaiknya PT X mensyaratkan agar semua karyawan yang ingin mengajukan atau me-reimburse biaya perjalanan dinas harus menunjukkan bukti bahwa karyawan bersangkutan secara resmi diutus oleh penyelianya untuk melakukan perjalanan dinas. 3. Menyertakan kwitansi atau surat pernyataan yang sah dari karyawan yang meminta reimbursement (pembayaran kembali / penggantian biaya) Defisiensi: PT X mewajibkan semua pengeluaran biaya perjalanan dinas yang ditanggung perusahaan harus dilengkapi dengan kwitansi atau bukti pengeluaran. Namun pada pelaksanaannya, masih terdapat beberapa pengeluaran yang tidak didukung oleh kwitansi atau bukti pengeluaran. Risiko: Tanpa adanya bukti pengeluaran, maka ada risiko pengeluaran biaya perjalanan dinas PT X untuk hal yang tidak semestinya, di luar kepentingan perusahaan. Universitas Indonesia


66

Rekomendasi: Sebaiknya PT X lebih teliti dalam melakukan penggantian biaya perjalanan dinas. Hanya pengeluaran biaya perjalanan dinas yang didukung oleh kwitansi saja yang boleh diganti oleh perusahaan. 4. Penerima kas harus menandatangani formulir yang menyatakan telah menerima sejumlah kas Defisiensi: Tidak ada defisiensi pada aktivitas pengendalian internal ini. Semua karyawan yang menerima penggantian biaya perjalanan dinas harus menandatangani voucher pengeluaran kas PT X. Risiko: Aktivitas pengendalian yang dilakukan oleh PT X telah memadai

dalam

memitigasi

risiko

terkait

penggelapan

kas

(misappropriation of asset). Rekomendasi: PT X telah menjalankan aktivitas pengendalian ini dengan baik, sehingga tidak ada rekomendasi lain untuk PT X.

Sama seperti proses-proses lainnya, PT X tidak memiliki SOP untuk proses pengeluaran biaya perjalanan dinas. Defisiensi lain adalah tidak adanya lampiran bukti otorisasi untuk melakukan perjalanan dinas oleh karyawan yang mengajukan biaya perjalanan dinas, serta masih ada penggantian biaya perjalanan dinas yang tidak dilengkapi dengan kwitansi / bukti pengeluaran.

Untuk lebih jelasnya, seluruh defisiensi, risiko dan rekomendasi untuk proses pengeluaran biaya perjalanan dinas PT X dapat dilihat pada Tabel 4.2.

4.2.2. Gambaran Umum Proses Pengeluaran Biaya Komisi Penjualan Sebagian besar penjualan batubara PT X merupakan penjualan dilakukan kepada pihak trading company. Komisi penjualan merupakan komisi yang diberikan oleh PT X kepada agen dari trading company tersebut. PT X tidak memiliki peraturan terkait komisi penjualan. Besarnya komisi, agen



67

penerima komisi dan atas penjualan mana saja yang akan diberikan komisi ditentukan oleh Direktur Utama.

Proses pencairan komisi: 1. Direktur utama akan memberitahukan nama agen, jumlah kuantitas batubara serta harga komisi yang diberikan untuk setiap metric ton yang terjual kepada Manajer Keuangan 2. Manajer keuangan akan membuat bukti bank keluar berdasarkan informasi nominal yang telah disebutkan oleh direktur utama, yang kemudian ditandatangani oleh direktur utama 3. Manajer keuangan kemudian memberitahukan kepada kasir untuk melakukan penarikan tunai berdasarkan informasi pada bukti bank keluar tersebut. 4. Dana yang telah ditarik kemudian akan diberikan kepada direktur utama untuk kemudian diserahkan secara personal kepada agen yang bersangkutan.

Kebijakan pemberian komisi telah dihapuskan sejak Agustus 2011.

4.2.2.1. Defisiensi Pada Proses Pengeluaran Biaya Perjalanan Dinas Pengendalian internal yang diperlukan pada proses pengeluaran komisi penjualan antara lain: 1. Menyertakan dokumen pendukung / kontrak yang menyediakan pedoman perhitungan dan syarat-syarat pemberian komisi penjualan Defisiensi: Transaksi pengeluaran biaya komisi PT X dilakukan tanpa adanya dokumen pendukung atau kontrak yang menyediakan pedoman perhitungan serta pengaturan syarat pemberian komisi penjualan Risiko: Terdapat risiko perhitungan komisi yang tidak sesuai dengan kesepakatan bersama antara agen dan perusahaan, serta risiko pemberian komisi kepada pihak yang tidak berwenang untuk memperoleh komisi. Rekomendasi: Sebaiknya PT X mendokumentasikan kesepakatan Universitas Indonesia


68

perhitungan dan syarat pemberian komisi dengan pihak agen, agar selanjutnya dapat digunakan sebagai dasar perhitungan komisi, serta bukti bahwa orang bersangkutan memiliki hak untuk mengklaim komisi dari PT X. 2. Penerima kas harus menandatangani formulir yang menyatakan telah menerima sejumlah kas Defisiensi: Tidak semua penerima komisi menandatangani voucher pengeluaran biaya komisi PT X. Terdapat beberapa voucher pengeluaran kas yang tidak ditandatangani oleh penerima kas. Risiko: Terdapat risiko bahwa komisi tidak sampai pada orang yang ditujukan. Rekomendasi: Sebaiknya PT X mensyaratkan agar semua penerima komisi menandatangani voucher pengeluaran.

Meskipun tanpa dokumentasi pendukung, transaksi komisi penjualan PT X telah diotorisasi oleh direktur utama. Dengan demikian, dapat disimpulkan bahwa PT X telah memiliki pengendalian yang memadai terkait transaksi komisi penjualan.

4.3.

Ikhtisar Hasil Pemetaan Aktivitas Pengendalian, Defisiensi, Risiko dan Rekomendasi atas Pengendalian Internal pada PT X Setiap defisiensi yang dimiliki PT X pada setiap proses bisnisnya akan menimbulkan risiko tersendiri bagi PT X. Tabel 4.1 akan merangkum risiko-risiko atas semua defisiensi yang dimiliki PT X, serta rekomendasi yang dapat diimplementasikan oleh PT X untuk mengatasi defisiensi tersebut.



69

Tabel 4.1 Pemetaan Aktivitas Pengendalian Internal, Defisiensi, Risiko dan Rekomendasi atas Pengendalian Internal pada Siklus penjualan PT X

Rekomendasi

Defisiensi

Risiko

Atribut

Sebaiknya PT X membuat

Pengendalian

Terdapat pegawai yang

SOP terkait aktivitas

Atribut Pengendalian

tidak memahami

pemrosean pesanan

Proses

keseluruhan aktivitas

mensosialisasikannya

Pengendalian

pemrosesan pesanan serta

kepada karyawan, dan

Internal PT X

aktivitas pengendalian

mengharuskan karyawan

Internal

PT X tidak memiliki

yang telah dirancang oleh

terutama yang menangani

-

PT X sehingga dapat

pemrosean pesanan untuk

-

prosedur formal terkait

mengakibatkan kesalahan

menjalankan tugasnya

Terdapat prosedur formal terkait aktivitas

aktivitas pemrosesan

atau kelalaian dalam

sesuai dengan SOP

bisnis Pemrosesan pesanan pemrosesan pesanan

pesanan

melakukan pemrosesan

pesanan. Tanpa SOP,

perusahaan akan lebih sulit

untuk mengajar karyawan

baru yang bergabung

dengan bagian pemrosesan pesanan.



Proses


Pengendalian Pengendalian

Atribut

Defisiensi

Risiko

Rekomendasi

70

Sebaiknya setelah menerima

Internal PT X

Terdapat pesanan yang

pesanan, PT X

Internal

tidak diotorisasi atau

mengkonfirmasi kembali

bisnis

Tidak ada verifikasi

pemesanan yang salah dari

rincian pesanan dan syarat

-

ulang atas pesanan

pembeli, dengan demikian

penjualan terkait kepada

-

pesanan kepada

yang telah diterima dari

dapat merugikan

pembeli.

Bagian ekspor dan

memiliki dokumentasi

PT X masih belum

sesuai dan yang tidak

shipping instructions yang

Pegawai tidak tahu mana

verifikasi pada shipping

mendokumentasikan bukti

Sebaiknya PT X

Verifikasi kembali

pembeli

pembeli

perusahaan apabila pembeli tidak mau membayar pesanan

Verifikasi detail yang

direktur divisi

yang memadai atas

tersebut

tercantum pada

tambang akan

-

shipping instruction

instructions yang telah

diperiksa, baik bukti bahwa

sesuai, sehingga terdapat

risiko adanya pemrosesan

shipping instructions telah

verifikasi yang telah

lebih lanjut atas shipping

sesuai dengan kontrak,

melakukan

kesesuaian antara

instructions yang isinya

maupun yang tidak sesuai

dilakukan

isi shipping

tidak sesuai dengan

dengan kontrak.

verifikasi

instructions dengan

kesepakatan dalam kontrak

dengan detail yang terdapat pada kontrak

kontrak



Proses

Atribut Pengendalian Internal PT X


Atribut

Defisiensi

Risiko

Rekomendasi

71

Sebaiknya PT X

Internal

Terdapat beragam bentuk

bisnis

PT X tidak

merangkum rincian pesanan

-

shipping instructions,

pembeli ke dalam SO yang

-

menggunakan SO.

sehingga terdapat risiko

Membandingkan SO dengan shipping

Pemrosesan pesanan

-

instructions

-

dibuat oleh bagian

pembeli

-

kesalahan dalam membaca

√

hanya menggunakan

PT X menggunakan

pemasaran

Peninjauan dari

skema pembayaran

detail pesanan pada

departemen kredit atas

yang mengharuskan

shipping instructions

kebijakan jumlah kredit

pembeli membuka

shipping instructions

yang diberikan kepada

L/C atau membayar

yang dikirimkan

pembeli

lunas sebelum MV diberangkatkan



bisnis

Proses

Menggunakan formulir

Internal


-

Internal PT X

Pengendalian

-

Pengendalian

Atribut

SO yang prenumbered

pesanannya, PT X

melakukan pemrosesan

gantinya, untuk

formulir SO, sebagai

PT X tidak membuat

lanjut, menyebabkan

tidak bisa ditelusuri lebih

tanpa teridentifikasi dan

instructions yang hilang

dokumen shipping

Terdapat risiko adanya

prenumbered.

dalam SO yang

detail pesanan dari pembeli

merangkum kembali semua

Sebaiknya PT X

72

mengandalkan

adanya pesanan pembeli

Rekomendasi

informasi yang tertera

yang tidak ditindaklanjuti

Risiko

pada shipping

atau dikirim oleh PT X.

Defisiensi

instructions. Di sini, shipping instructions merupakan dokumen eksternal, sehingga tidak dapat diprenumbered.




Atribut

Defisiensi

Rekomendasi


Risiko

Proses Internal


-


-

PT X tidak memiliki

Terdapat prosedur



tidak memahami

pengiriman pesanan dan



pengendalian yang ada,


formal terkait aktivitas

bisnis Pengiriman Pesanan

sehingga dapat


pengiriman pesanan


pengiriman pesanan untuk


atau kelalaian baik yang


pengiriman pesanan

disengaja maupun tidak

sesuai dengan SOP

pengiriman pesanan

dalam melakukan

pengiriman pesanan.

Tanpa SOP, perusahaan

akan lebih sulit untuk

mengajar karyawan baru

yang bergabung dengan bagian pengiriman pesanan.

73



Rekomendasi

74

Sebaiknya PT X

Risiko


mendokumentasikan semua

Defisiensi

PT X tidak memiliki

salah pengiriman kepada

proses verifikasi dan

Atribut

PT X hanya

pengendalian dan

pembeli, dan

otorisasi, dengan membuat

Pengendalian

Memastikan agar mengandalkan

dokumentasi yang

mengakibatkan hilangnya

sales order, packing slip,


petugas shipping kepercayaan pada

memadai untuk

kepercayaan pembeli

dan shipping notice

Proses

mengirim jenis dan staf pengapalan

memastikan bahwa

kepada PT X

Pengendalian

jumlah barang yang yang diutus ke

pengiriman barang

sehingga dapat digunakan

Internal PT X

tepat, dengan lapangan untuk

telah tepat sesuai

sebagai bukti verifikasi dan

Internal

melakukan verifikasi memastikan bahwa

dengan pesanan

bisnis

antara packing slip,

jenis dan jumlah

otorisasi kepada pihak yang

-

sales order, dan

barang yang dikirim


shipping notice.

Terdapat pengiriman

terlibat untuk melakukan

PT X tidak memiliki

telah sesuai dengan

-

proses pengiriman. PT X tidak

dokumen / bukti tertulis

pesanan Persediaan hanya boleh

pesanan yang tidak

sebagai bentuk otorisasi

bukti otorisasi untuk

diotorisasi dan

kepada staf tambang untuk

membuat sale order maupun bukti

menyebabkan kerugian

dikirim hanya ketika sales order telah

persetujuan untuk

melakukan pengiriman

melakukan pengiriman

disetujui

finansial bagi perusahaan

batubara

melakukan pengiriman. Otorisasi dan persetujuan untuk




Atribut

Defisiensi

Rekomendasi


Risiko

Proses Internal

lisan

diberikan secara

pengiriman hanya

melakukan


-

-


Terdapat prosedur

PT X tidak memiliki

bisnis

Penagihan



tidak memahami

penagihan dan



pengendalian yang ada,


formal terkait aktivitas

sehingga dapat


penagihan,


masalah penagihan untuk




penagihan


sesuai dengan SOP

penagihan

dalam melakukan

penagihan. Risiko lain

adalah akan lebih sulit untuk mengajarkan

karyawan baru pada bagian penagihan.

75



Proses Internal



Atribut

Defisiensi

Risiko

Rekomendasi

Sebaiknya PT X mencetak

bisnis


-

Faktur PT X tidak

Faktur baru dibuat

nomor faktur pada semua

Menggunakan faktur

penomoran ganda / nomor

dan diberikan

prenumbered

yang prenumbered

fakturnya terlebih dahulu

ditelusuri lebih lanjut,

yang dapat mengakibatkan

risiko adanya faktur yang tidak tertagih.

-

-

faktur yang terlewatkan,

-

nomor ketika

√

sebelum digunakan

Semua faktur akan

faktur yang hilang tanpa

Memeriksa ulang

diperiksa ulang dan

hendak diterbitkan

faktur yang telah dibuat

disetujui oleh

(prenumbered).

oleh orang lain selain

direktur divisi

dapat diidentifikasi dan

pembuat faktur

tambang sebelum dikirimkan kepada pembeli

76



Risiko

Rekomendasi

Defisiensi

Atribut

-

Pengendalian

-


-

Proses

√

-

Pengendalian

Penagihan

-

Internal PT X

Pemisahan tugas antara dilakukan oleh

-

Internal

fungsi penagihan dan bagian administrasi

√

bisnis

penerimaan kas dokumen, sedangkan pembayaran diterima melalui rekening bank, yang dipantau secara berkala oleh

Sebelum

bagian pemasaran Verifikasi syarat-syarat

menerbitkan faktur, bagian administrasi

yang terdapat dalam kontrak

dokumen akan mengecek kembali syarat-syarat yang terdapat dalam kontrak

77



Risiko

Rekomendasi

Defisiensi

Atribut

-

Pengendalian

-


-

Proses

√

-

Pengendalian

PT X

PT X melakukan

-

Internal PT X

Mencantumkan nomor mencantumkan

Merekonsiliasi jumlah

pemantauan jumlah

-

Internal

kontak personil alamat lengkapnya

barang yang dikirimkan

batubara yang

√

bisnis

perusahaan pada faktur pada setiap faktur

dengan jumlah barang

dipesan, dikirim

yang diterbitkan

yang telah ditagihkan

dan ditagihkan melalui pencatatan

dengan menggunakan shipping log

dalam worksheet Excel

78



Proses Internal



Atribut

-

Defisiensi

PT X tidak memiliki SOP terkait aktivitas

-

formal tertulis (SOP)

pengelolaan piutang

Terdapat prosedur

bisnis Pengelolaan Piutang terkait aktivitas pengelolaan piutang

Risiko

Adanya pegawai yang tidak memahami

bagaimana keseluruhan

aktivitas pengelolaan

piutang dan pengendalian

yang telah dirancang oleh

perusahaan, yang dapat

mengakibatkan risiko

kesalahan atau kelalaian

yang lebih besar dalam

melakukan pengelolaan

piutang. Tidak adanya SOP juga akan

menyulitkan perusahaan

untuk mengajar karyawan

baru yang bergabung dengan bagian

pengelolaan piutang.

Rekomendasi


SOP terkait pengelolaan

piutang,





79

bagian pengelolaan piutang

untuk menjalankan tugasnya

sesuai dengan SOP




Pengendalian

Atribut

√

Proses

PT X tidak

Pengendalian

Adanya otorisasi atas memberi kredit dan

Internal PT X

pemberian kredit dan menentukan batas

Internal

penentuan batas kredit kredit kepada setiap

bisnis

kepada setiap pembeli pembelinya. Namun, mekanisme pembayaran PT X telah memadai untuk memitigasi risiko kredit macet, dengan meminta pembeli membuka L/C atau melakukan pelunasan paling lambat sebelum MV meninggalkan pelabuhan.

-

Defisiensi

-

Risiko

Rekomendasi

-

80



Pengendalian

Atribut

Rekomendasi

81

Risiko

Atribut Pengendalian Pengendalian

Defisiensi

Proses Internal PT X

Sebaiknya PT X melakukan

Internal

Tidak teridentifikasinya

konfirmasi saldo piutang

bisnis

PT X tidak melakukan

kesalahan perhitungan

-

konfirmasi saldo

kepada masing-masing

-

saldo piutang kepada

saldo piutang dan

perusahaan secara akurat dan tepat waktu


-


-

PT X tidak memiliki

-

piutang kepada

-

√

pembeli secara berkala

PT X telah

pembeli secara periodik

Membuat laporan

membuat aging

penjualan pada buku besar

jumlah kredit yang

schedule piutang setiap tiga bulan. -

penjualan dan pemrosesan

SOP terkait aktivitas retur

bisnis dan pengendalian

tidak memahami aktivitas penjualan dan

SOP terkait retur

retur penjualan dan


nota kredit,



PT X, sehingga dapat



pemrosesan nota kredit




formal untuk aktivitas

Terdapat prosedur

masih belum tertagih

pembeli

Melakukan konfirmasi

Retur penjualan dan pemrosesan nota kredit

dalam memproses retur



Pengendalian

Atribut

Defisiensi

82

retur penjualan dan

Rekomendasi

dan nota kredit. Tanpa


Risiko

SOP, PT X akan lebih sulit

untuk menjalankan tugasnya

-


untuk mengajarkan

sesuai dengan SOP

-

Proses

karyawan baru pada bagian retur penjualan dan

-

pemrosesan nota kredit. √

-

Pengendalian

Semua nota kredit

Permintaan

-

Internal PT X

Adanya persetujuan harus melalui

Memisahkan fungsi

pembuatan nota

-

Internal

dari pengawas atas nota

pemeriksaan dan

permintaan nota kredit

kredit datang dari

√

bisnis

kredit yang dikeluarkan

persetujuan dari direktur divisi

dengan fungsi

bagian pemasaran

tambang

pencatatan

(untuk nota kredit terkait return cargo



bisnis

Proses Internal



Atribut

dan pembayaran berlebih), bagian shipping (untuk nota kredit terkait pengurangan biaya peralatan), kemudian dibuat oleh bagian administrasi dokumen, dan dicatat oleh bagian akuntansi.

Defisiensi

Nota kredit PT X tidak

Risiko


Rekomendasi

Sebaiknya PT X mencetak

nomor nota kredit pada

-

penomoran ganda atau

semua nota kreditnya

Penomoran nota kredit diberikan

nomor nota kredit yang

terlebih dahulu sebelum

Menggunakan nota kredit yang

ketika hendak

terlewatkan, nota kredit

digunakan (prenumbered).

prenumbered

prenumbered

diterbitkan

yang hilang tanpa dapat diidentifikasi dan

ditelusuri lebih lanjut,

83



bisnis

Proses Internal



Atribut

Risiko

PT X tidak

yang dapat

Tidak ada dokumen

di mana batubara yang

misappropriation of asset,


dikirimkan dan

batubara yang batal

mendokumentasikan semua

Sebaiknya PT X

84

membuat receiving

membuktikan bahwa

telah dikembalikan

dikembalikan ke jetty.

Rekomendasi

Mencocokkan nota

documents atas

batubara yang

pembeli ternyata tidak

Defisiensi

yang dapat mengakibatkan

risiko adanya pencatatan

piutang usaha yang lebih

kredit dengan dokumen

batubara yang

dikembalikan pembeli

diterima kembali oleh PT

tinggi (overstatement)

penerimaan (receiving

dikembalikan ke

telah diterima kembali

X

-

document)

jetty

oleh PT X. Sumber: Olahan penulis




Defisiensi

Pengeluaran PT X Atribut Pengen dalian

Risiko

Rekomendasi

Sebaiknya PT X

Internal PT X

Terdapat pegawai

membuat SOP terkait

Internal

PT X tidak memiliki

yang tidak memahami

pengeluaran biaya

-

SOP terkait proses

bagaimana proses yang

-

untuk aktivitas

pengeluaran biaya


pengeluaran biaya

Terdapat prosedur formal

Pengendalian

Tabel 4. 2 Pemetaan Aktivitas Pengendalian Internal, Defisiensi, Risiko dan Rekomendasi atas Pengendalian Internal pada Siklus

Proses bisnis Biaya perjalanan dinas

mengajukan


perjalanan dinas,

pengeluaran biaya

mengharuskan

perlu dilakukan untuk

perjalanan dinas serta

karyawan agar

perjalanan dinas

pengendalian yang

mengajukan biaya

perjalanan dinas

telah dirancang oleh

perjalanan dinas sesuai

dengan SOP

perusahaan, yang dapat menimbulkan kesalahan atau

kelalaian yang lebih besar dalam memproses

pengeluaran biaya

85



Proses bisnis


Pengendalian

Atribut Pengen dalian

Risiko

Rekomendasi

Sebaiknya PT X

Defisiensi


mensyaratkan agar

Internal PT X

Tidak ada dokumentasi

biaya perjalanan dinas

Internal

perjalanan dinas. Tidak

adanya SOP juga akan menyulitkan

perusahaan untuk

mengajar karyawan

baru yang bergabung

dengan perusahaan dan

perlu melakukan

Tidak ada dokumen

yang menyatakan

perjalanan dinas. Terdapat dokumen

pendukung yang

-

pendukung yang

ingin mengajukan atau

semua karyawan yang hal-hal diluar

me-reimburse biaya

yang dikeluarkan untuk bersangkutan telah

kepentingan

bahwa karyawan mengajukan biaya

diotorisasi untuk

disertakan ketika

atas perjalanan dinas

perjalanan dinas

menunjukkan otorisasi

karyawan

menunjukkan bukti

perjalanan dinas harus dinas dan berhak untuk

bahwa karyawan

perusahaan

mengajukan biaya

bersangkutan secara

melakukan perjalanan

perjalanan dinas

86



Proses bisnis


Pengendalian


Rekomendasi

Terdapat beberapa

pengeluaran biaya

Terdapat risiko

penggantian biaya

teliti dalam melakukan

Sebaiknya PT X lebih

Risiko

PT X mengharuskan

pengeluaran biaya

perjalanan dinas PT X

perjalanan dinas.

Defisiensi

Menyertakan kwitansi pengeluaran terkait

perjalanan dinas yang

untuk hal yang tidak

Hanya pengeluaran

Internal PT X

atau surat pernyataan sah

perjalanan dinas yang

tidak didukung oleh

semestinya di luar

biaya perjalanan dinas

Internal

resmi diutus untuk


dari karyawan yang

ditanggung perusahaan

kwitansi / bukti

kepentingan

dinas oleh penyelianya

meminta reimbursement

harus dilengkapi

pengeluaran

-

(pembayaran kembali /

dengan kwitansi atau

yang didukung oleh

penggantian biaya)

perusahaan

kwitansi saja yang

bukti pengeluaran. Namun pada

boleh diganti oleh

perusahaan.

pelaksanaannya, masih terdapat beberapa pengeluaran biaya perjalanan dinas yang tidak didukung oleh kwitansi / bukti pengeluaran

87



Proses


Pengendalian

menandatangani formulir

Penerima kas harus

dinas harus


Karyawan yang

Internal PT X

yang menyatakan telah menandatangani

Internal

menerima sejumlah kas voucher pengeluaran


Defisiensi

Risiko

-

Rekomendasi

Sebaiknya PT X

-


mendokumentasikan

-

Tidak ada dokumen

perhitungan komisi

kesepakatan

√

Menyertakan dokumen

pendukung/ kontrak

yang tidak sesuai

perhitungan dan syarat

bisnis

dari perusahaan setelah

mempertanggungjawab kan jumlah pengeluarannya sebagai bukti telah menerima kas sejumlah biaya perjalanan

pendukung / kontrak

yang memberikan

dengan kesepakatan

pemberian komisi

dinasnya

yang menyediakan

pedoman syarat

bersama antara agen

-

Biaya Komisi

pedoman perhitungan

pemberian komisi dan

-

Penjualan

dan syarat-syarat

88



Proses bisnis

Atribut Pengendalian Internal

Pengendalian


Rekomendasi

dengan pihak agen

Risiko

dan perusahaan, serta

sebagai dasar

Defisiensi

risiko pemberian

perhitungan dan

Masih terdapat voucher

kas tidak sampai pada

Terdapat risiko bahwa

semua penerima komisi

mensyaratkan agar

Sebaiknya PT X

Internal PT X

perhitungan jumlah

komisi kepada pihak

pemberian komisi

Tidak semua penerima

pengeluaran yang tidak

orang yang ditujukan

pemberian komisi

komisi

yang tidak berwenang

Penerima kas harus

komisi menandatangani

ditandatangani oleh

untuk menerima komisi

menandatangani formulir

voucher pengeluaran

penerima kas

-

yang menyatakan telah

kas PT X

dari PT X

telah menerima komisi

agen bersangkutan

membuktikan bahwa

kas PT X untuk

voucher pengeluaran

menandatangani

menerima sejumlah kas

Sumber: Olahan penulis

89



90

4.4.

Status Tindak Lanjut Rekomendasi Audit Internal PT X Periode Januari 2010 hingga Desember 2010 Audit internal PT X pada tahun sebelumnya (periode Januari 2010Desember 2010) juga mencakup proses-proses bisnis pembahasan di atas, kecuali untuk proses bisnis komisi penjualan karena pada tahun tersebut tidak

terdapat

transaksi

komisi

penjualan.

Hasil

audit

tersebut

menghasilkan beberapa temuan audit serta rekomendasi sebagai tindak lanjut atas temuan tersebut. Adapun temuan dan rekomendasi atas prosesproses tersebut dirangkum pada Tabel 4.3.

Tidak terdapat temuan serta rekomendasi untuk proses bisnis pemrosesan pesanan, pengiriman pesanan, penagihan, retur penjualan dan pemrosesan nota kredit pada hasil audit internal PT X periode Januari 2010 hingga Desember 2010. Temuan dan rekomendasi hanya terdapat untuk proses bisnis pengelolaan piutang dan pengeluaran biaya perjalanan dinas.

Hasil audit pada proses bisnis pengelolaan piutang menunjukkan bahwa PT X masih belum memiliki kebijakan untuk mengendalikan piutang yang diberikan kepada pembelinya. Hal ini dapat berakibat pada peningkatan risiko piutang tak tertagih dari pembelinya. Oleh karena itu, auditor merekomendasikan agar PT X segera menetapkan kebijakan credit limit untuk setiap pembelinya untuk menjamin tingkat kolektibilitas piutang setiap pembelinya. Rekomendasi untuk menetapkan kebijakan credit limit tidak diterapkan oleh PT X, namun sebagai gantinya, untuk menjaga tingkat kolektibilitas piutangnya, PT X membuat mekanisme pembayaran dalam setiap kontrak yang mengharuskan pembeli untuk membuka L/C atau

melakukan

pelunasan

sebelum

pengiriman

(sebelum

MV

meninggalkan pelabuhan). Mekanisme pembayaran yang demikian telah cukup memadai untuk memitigasi risiko terkait tingkat kolektibilitas piutang PT X.

Sedangkan untuk proses bisnis biaya perjalanan dinas, hasil audit Universitas Indonesia


91

menemukan bahwa terdapat beberapa dokumen biaya perjalanan yang tidak didukung oleh bukti identifikasi persetujuan secara memadai. Padahal, untuk dapat memperoleh biaya perjalanan dinas di muka diperlukan persetujuan dari Direktur. Jika biaya perjalanan dinas di muka dapat dicairkan tanpa melalui persetujuan Direktur, maka akan meningkatkan risiko pencairan biaya perjalanan dinas kepada pihak yang tidak berwenang. Dengan demikian, auditor merekomendasikan agar perusahaan segera memformalisasi mekanisme pengajuan biaya perjalanan di muka dalam bentuk kebijakan dan prosedur tertulis sehingga karyawan memiliki pedoman dalam mengajukan biaya perjalanan di muka, serta mendokumentasikan

semua

dokumen-dokumen

pendukung

yang

digunakan oleh karyawan untuk mengajukan biaya perjalanan dinas di muka. Kebijakan ini belum diimplementasikan oleh PT X pada periode audit Januari 2011 hingga Maret 2012. Oleh karena itu, dalam laporan audit periode Januari 2011 hingga Maret 2012, auditor kembali merekomendasikan hal yang sama.

Dengan demikian, dapat disimpulkan bahwa dari dua rekomendasi yang diberikan terkait proses bisnis pengelolaan piutang dan pengeluaran biaya perjalanan dinas yang diberikan pada periode sebelumnya (Januari 2010Desember 2010), hanya satu rekomendasi yang ditindaklanjuti oleh PT X.



Temuan -

Rekomendasi

-

Status Tindak Lanjut

Tabel 4.3 Status Tindak Lanjut Rekomendasi Periode Lalu

-

-

Proses Bisnis Pemrosesan Pesanan

-

92

PT X tidak membuat kebijakan credit limit, sebagai

-

Direkomendasikan agar PT X menetapkan

gantinya, mengharuskan pembukaan L/C atau

Pengiriman Pesanan Tidak terdapat mekanisme

kebijakan credit limit untuk setiap pembeli

-

-

-

Pengelolaan Piutang penerapan credit limit kepada

-

-

pelunasan sebelum pengiriman kepada pembeli.

Penagihan -

pembeli PT X

Retur Penjualan dan

Pengeluaran Biaya

dokumentasi yang memadai atas

Tidak mekanisme dan

prosedur formal (SOP) terkait pengajuan biaya

Direkomendasikan agar PT X segera membuat

selama periode Januari 2011 hingga Maret 2012

Rekomendasi masih belum diterapkan oleh PT X

Pemrosesan Nota Kredit

Perjalanan Dinas

perjalanan di muka dan menyimpan dokumen

-

pengajuan biaya perjalanan di

oleh karyawan -

pendukung pengajuan biaya perjalanan di muka

-

muka

Pengeluaran Biaya Komisi Penjualan

Sumber: Olahan penulis



BAB 5 KESIMPULAN DAN SARAN

5.1.

Kesimpulan Penelitian atas pengendalian internal PT X dilakukan terhadap 2 siklus, yaitu siklus penjualan dan siklus pengeluaran. Siklus penjualan mencakup 5 proses bisnis, yaitu proses pemrosesan pesanan, pengiriman pesanan, pengelolaan piutang, penagihan, dan proses retur penjualan dan pengelolaan piutang. Siklus pengeluaran mencakup 2 proses bisnis, yaitu proses pengeluaran kas untuk biaya perjalanan dinas dan biaya komisi penjualan.

Hasil penelitian menunjukkan bahwa PT X telah mengimplementasikan berbagai aktivitas pengendalian internal dalam menjalankan proses bisnisnya. Namun, masih terdapat berbagai defisiensi dalam implementasi pengendalian pada seluruh proses bisnis yang diteliti. Defisiensi tersebut akan menghambat perusahaan dalam mencapai tujuannya.

Aktivitas pengendalian internal yang telah diterapkan oleh PT X pada siklus penjualan dan pengeluarannya masih belum sepenuhnya sesuai dengan best practice yang disarankan oleh Steven M. Bragg dan pengendalian internal yang harus ada menurut pertimbangan profesional KAP. Dari total 25 aktivitas pengendalian pada siklus penjualan, hanya 15 aktivitas yang dijalankan oleh PT X. Sedangkan untuk siklus pengeluaran kas, dari 5 aktivitas pengendalian yang harus ada, hanya 3 aktivitas pengendalian yang dijalankan oleh PT X. Secara keseluruhan terdapat 13 aktivitas pengendalian yang tidak dijalankan oleh PT X yang masingmasing defisiensi tersebut akan menimbulkan risiko tersendiri bagi PT X.

Defisiensi paling utama yang dimiliki oleh setiap proses bisnis yang diteliti adalah tidak adanya prosedur formal untuk setiap aktivitas

93



94

perusahaan. Ketiadaan prosedur formal tersebut dapat berakibat pada kurangnya pemahaman pegawai pada proses bisnis terkait atas keseluruhan aktivitas dan pengendalian yang harus ada pada proses bisnis tersebut, sehingga dapat mengakibatkan kesalahan atau kelalaian baik yang disengaja maupun tidak dalam melakukan aktivitasnya. Tanpa prosedur formal, perusahaan juga menjadi lebih sulit untuk mengajarkan karyawan baru untuk memahami aktivitas bisnis dan pengendalian yang ada pada proses bisnis tertentu.

Beberapa risiko yang dialami PT X antara lain: 

Pada proses bisnis pemrosesan pesanan antara lain risiko adanya kesalahan dalam menerima pesanan pembeli, baik berupa kesalahan jumlah dan jenis pesanan, maupun pesanan yang tidak diotorisasi yang nantinya akan berakibat pada kesalahan pada proses selanjutnya, yaitu pengiriman pesanan yang salah kepada pembeli.



Pada proses pengiriman barang, terdapat risiko adanya kesalahan pengiriman barang, yang tidak sesuai dengan pesanan pembeli. Risiko lain yang terdapat pada proses ini adalah pengiriman barang yang tidak diotorisasi.



Pada proses bisnis penagihan PT X antara lain adanya faktur dengan nomor ganda atau nomor yang terlompati, kesulitan untuk mengidentifikasi dan menelusuri faktur yang hilang.



Pada proses bisnis pengelolaan piutang memiliki defisiensi dan risiko paling sedikit, yaitu adanya risiko tidak teridentifikasinya kesalahan perhitungan saldo piutang dan penjualan pada buku besar perusahaan secara akurat dan tepat waktu



Pada proses bisnis retur penjualan dan pembuatan nota kredit antara lain adanya risiko penomoran ganda pada nota kredit ataupun penomoran yang terlompat, kesulitan untuk mengidentifikasi dan menelusuri nota kredit yang hilang.



Pada proses pengeluaran biaya perjalanan dinas, perusahaan memiliki risiko adanya pengeluaran biaya perjalanan dinas yang digunakan Universitas Indonesia


95

untuk hal-hal diluar kepentingan perusahaan. 

Pada proses pengeluaran biaya komisi, perusahaan menghadapi risiko adanya penarikan kas untuk hal-hal diluar kepentingan perusahaan (komisi penjualan), perhitungan komisi yang tidak sesuai dengan kesepakatan bersama antara agen dan perusahaan, serta risiko kas tida sampai pada orang yang ditujukan.

Secara garis besar, pengedalian internal yang dilakukan oleh PT X masih belum memadai, sebagaimana pengendalian best practice yang disarankan oleh Steven M. Bragg dan penilaian profesional KAP.

5.2.

Saran

5.2.1. PT X Berdasarkan defisiensi yang dimiliki oleh PT X, dapat disimpulkan bahwa PT X memiliki risiko tidak tercapainya tujuan perusahaan akibat pengendalian yang lemah. Oleh karena itu, penting bagi manajemen untuk meningkatkan aktivitas pengendalian internalnya dan pemahaman para karyawan atas pentingnya pengendalian internal yang telah dirancang, sehingga perusahaan dapat terhindar dari risiko-risiko yang dapat menghambat perusahaan untuk mencapai tujuannya. Penting bagi PT X mempertimbangkan dan menindaklanjuti rekomendasi-rekomendasi yang telah diberikan oleh auditor sebagai hasil dari proses audit internalnya, sebab rekomendasi tersebut diberikan dengan tujuan untuk meningkatkan efektivitas manajemen risiko, pengendalian, dan proses tata kelola perusahaan

Selain saran perbaikan atas aktivitas pengendalian yang telah disebutkan pada bab 4, disarankan juga agar PT X membangun lingkungan pengendalian yang kuat dengan menunjukkan nilai-nilai integritas dan etika yang baik dimulai dari jajaran dewan komisaris dan direksi, melakukan pengawasan yang terus menerus atas penerapan pengendalian internal yang telah dirancang, mengevaluasi risiko-risiko yang dihadapi Universitas Indonesia


96

perusahaan secara berkala dan dengan tanggap mengambil tindakan yang dapat memitigasi risiko tersebut. PT X harus memperjelas rantai komando dan pelaporan tanggung jawab, memastikan semua informasi tersalurkan dengan baik, baik secara horizontal maupun vertikal pada struktur organisasi.



DAFTAR REFERENSI

Arens, Alvin A., et al. 2009. Auditing and Assurance Services an Integrated Approach: An Indonesian Adaptation. Singapore: Prentice Hall Bragg, S. M. 2006. Accounting Control Best Practices. New Jersey: John Wiley & Sons. COSO. 2011. Internal Control – Integrated Framework. www.coso.org Gondodiyoto Sanyoto. 2007. Audit Sistem Informasi + Pendekatan CobIT, Edisi Revisi. Jakarta: Mitra Wacana Media Griffiths, D. 2006. Risk Based Internal Auditing: An Introdution . Dipetik November 25, 2012, dari www.internalaudit.biz. Hall, James A. 2011. Accounting Information Systems 7th edition. US: Cengage Learning Lawrence B. Sawyer & Glen E. Sumners. 2003. Sawyer’s Internal Audit 5th edition. The Institute of Internal Auditors Moeller, Robert R. 2009. Brink’s Modern Internal Auditing 7th edition, John Wiley & Sons, Inc, Hoboken, New Jersey Ratcliffe, T. A., & Landes, C. E. 2009. Understanding Internal Control and Internal Control Services. AICPA . Romney, Marshal., Paul Steinbart. 2009. Accounting Information System 11th edition. New Jersey: Pearson Prentice Hall

97



UNIVERSITAS INDONESIA ANALISIS DEFISIENSI DAN RISIKO PENGENDALIAN INTERNAL PADA PT X LAPORAN MAGANG

Recommend Documents