UNIVERSITAS INDONESIA INTERNAL CONTROL PADA PROSES AUTHORIZATION FOR EXPENDITURE (AFE) DI KSO PERTAMINA EP-PT X GROUP LAPORAN MAGANG

UNIVERSITAS INDONESIA

INTERNAL CONTROL PADA PROSES AUTHORIZATION FOR EXPENDITURE (AFE) DI KSO PERTAMINA EP-PT X GROUP

LAPORAN MAGANG

SRI LESTARI NINDYA NOVIANTI 1006815013

FAKULTAS EKONOMI PROGRAM STUDI EKSTENSI AKUNTANSI DEPOK JANUARI 2013

Internal control ..., Sri Lestari Nindya Novianti, FE UI, 2013

UNIVERSITAS INDONESIA

INTERNAL CONTROL PADA PROSES AUTHORIZATION FOR EXPENDITURE (AFE) DI KSO PERTAMINA EP-PT X GROUP

LAPORAN MAGANG Diajukan sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar Sarjana Ekonomi

SRI LESTARI NINDYA NOVIANTI 1006815013

FAKULTAS EKONOMI PROGRAM STUDI EKSTENSI AKUNTANSI DEPOK JANUARI 2013

ii


iii


iv


KATA PENGANTAR Assalamualaikum Wr. Wb. Puji syukur penulis panjatkan kepada Allah SWT, karena atas nikmat, kasih sayang, dan rahmatNya, penulis dapat menyelesaikan laporan magang ini. Judul laporan magang yang penulis ambil adalah Analisa internal control dalam poses Authorization Financial Expenditure (AFE) pada KSO PEP-PT X Group. Penyusunan laporan magang ini dilakukan dalam rangka memenuhi salah satu syarat untuk mencapai gelar Sarjan Ekonomi pada Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia. Penulis menyadari bahwa tanpa bantuan dan bimbingan dari berbagai pihak, baik dari masa perkuliahan sampai pada penyusunan laporan magang ini sangatlah sulit bagi penulis untuk menyelesaikan laporan magang ini. Oleh karena itu pada kesempatan ini penulis mengucapkan terima kasih sebesarbesarnya kepada : 1. Allah SWT yang memberikan semua nikmat yang tidak bisa penulis hitung satu persatu. 2. Bp. Heru Sudarisman, selaku dosen pembimbing yang telah menyediakan waktu, tenaga dan pikiran didalam mengarahkan penulis dalam penyusunan laporan magang ini hingga menjadi pembimbing penulis selama sidang. 3. Dosen dan staf pengajar yang telah memperluas pengetahuan penulis dalam menempuh studi. 4. Mama, Papa, Bude Didik, Pakde Didik, yang telah memberikan kasih sayang, dukungan finansial, fasilitas, bimbingan dan semangat kepada penulis selama kuliah, pelaksanaan magang, penulisan laporan magang, hingga persiapan sidang. Bersyukur kepada Allah SWT mendapat orang tua seperti kalian. 5. Kakak, Abang & Mbak Desy yang telah membantu penulis selama kuliah, membantu dan berperan sebagai partner tukar pikiran dalam pengerjaan tugas kuliah maupun laporan magang, memberikan penghiburan, canda tawa, keceriaan. Big hug & kisses guys. 6. Keluarga besar KSO PEP-PT X Group, Pak Suryaman yang menjabat sebagai General Manager, Pak Tono selaku HR & GA Head, Pak Tavip sebagai Finance & Admin Manager yang telah memberikan kesempatan bagi penulis untuk dapat melaksanakan magang. Terimakashi banyak untuk Pak Eko Susetyo selaku Budget & Reporting Head yang bersedia menyediakan waktu dan pikiran untuk menjadi pembimbing penulis selama magang. 7. Terimakasih banyak untuk pihak-pihak yang selalu menyediakan waktu bagi penulis dalam proses pembuatan laporan magang ini : Mbak Ayas yang makin keren wish u all the best, Bang Jhon (*mudah-mudahan segera dimantapkan hatinya utk menikah*peace), Mbak Lita, dan Mbak Fifi,. 8. Terimakasih juga penulis ucapkan untuk temen-teman di KSO PEP-PT X Group Om Bensus yang makin kece hehe, Mbak Eva yang tambah cantiik, Bang Ricco mudah-mudahan sembuh galaunya & nemu soulmatenya ;p, Mas Yufi hope u can find the part of you, Mas Ramlih semoga kembali ke jalan v


yang lurus amiin =’), Mas Akbar & Kak Didi di tunggu undangannya ^0^)/, Mbak Sulis & Mbak Hesti sehat terus + sukses bisnisnya, Devi sukes kuliahnya yaa & langgeng sama Adit :’), Adek Oni cepet lulus & lancar sidangnya, Mas Irwan, Mas Yanto, Mas Iwan, Mas Sigit, Mas Ade, Oci yang telah mewarnai hari-hari penulis selama magang #eaaa. 9. Dwi Ayunda, Adistiayu, Mbak Ghandes (my unofficially murobi+BFF), Lia, Rahmi, Ratih, Rizta, PM girls (Genis, Adistayu, Irna, Insa, Ipit, Leli, Ipeh, Yuni) yang senantiasa memberikan motivasi, masukan, dan menjadi partner bertukar pikiran bagi penulis selama kuliah maupun dalam pelaksanaan dan penulisan laporan magang ini. Untuk semua support, ilmu baru, canda tawa, advice, my cheerleader, and my police if I go to wrong way. Aku sayang kalian karena Allah SWT. 10. Keluarga besar Uswatun Hasanah (Mbak Ghandes, Mbak Sari, Mbak Trisna, Mbak Silvi, Endah, Sherly, Ulik, Adistayu, Anin, Sara, Tia, Danti, Mia, Feni, Inka, Sofi, Nufa, Hana), yang telah menjadi keluarga besar penulis selama kuliah. Terima kasih untuk kehadiran kalian, untuk setiap menit persahabatan, untuk sekedar ngobrol, bercanda, dan curhat sangatlah berharga. 11. Teman-teman Ekstensi terutama angkatan 2010 yang setia menemani hari-hari penulis selama kuliah. 12. Ibu Selvy Monalisa dan Ibu Nurul Husnah selaku dosen penguji untuk masukan-masukannya dalam penyempurnaan laporan magang ini. Dengan penuh kesadaran bahwa yang penulis sajikan masih banyak kekurangan karena keterbatasan kemampuan dalam pemahaman ilmu yang diterapkan. Oleh karena itu penulis mengharapkan saran dan kritik yang membangun demi kesempurnaan di masa yang akan datang. Akhir kata penulis berharap Allah SWT berkenan membalas segala kebaikan saudara-saudara semua. Dan semoga laporan magang ini membawa manfaat bagi para pembaca dan untuk kepentingan pengembangan ilmu.

Jakarta, Januari 2013 Penulis

vi


vii


ABSTRAK

Nama : Sri Lestari Nindya Novianti Program Studi : S1 Ekstensi - Akuntansi Judul : Internal Control Pada Proses Authorization of Expenditure (AFE) di KSO Pertamina EP-PT X Group

Laporan ini dibuat untuk menganalisa internal control pada proses Authorization for Expenditure (AFE) yang dilaksanakan oleh KSO-Pertamina EP. Tahap-tahap persiapan dan pelaksanaan proses AFE adalah Pengajuan Rencana Kerja & Anggaran ke PT. Pertamina EP, Pengajuan & Pembahasan Work Program & Budget (WP & B), Pengajuan Authorization for Expenditure (AFE) ke PT. Pertamina EP, Open Tender dan Pengadaan oleh Suppllier, Place Into Service (PIS), Pembahasan & Persetujuan Close Out Authorization for Expediture (AFE), Close Out Recovery & Non Recovery.Pembahasan akan mengungkapkan gambaran proses AFE, komponen pengendalian internal, kendala yang timbul dalam setiap tahapan proses AFE, risiko yang dihadapi perusahaan, dan pengendalian untuk mencegah atau meminimalisir risiko pada proses AFE. Selama proses perencanaan pengeluaran, pengajuan anggaran, pelaksanaan proyek, hingga pengajuan cost recovery selalu melalui diskusi dan persetujuan dengan Pertamina EP dengan terlebih dahulu melalui proses otorisasi dengan pihak yang berwenang di internal KSO PEP-PT X Group.

Kata kunci : Authorization for Expenditure (AFE), pengendalian internal, kendala, risiko.

viii

Universitas Indonesia


ABSTRACT

Name : Sri Lestari Nindya Novianti Study Program : S1 Extension - Accounting Title : Internal control on the Authorization of Expenditure (AFE) Process at KSO-Pertamina EP-PT X Group

This report describes about analyze the internal control process Authorization for Expenditure (AFE) conducted by KSO-Pertamina EP. Stages of preparation and implementation of the AFE is a Work Plan & Budget Submission to the PT. Pertamina EP, Filing & Discussion Work Program and Budget (WP & B), Filing Authorization for Expenditure (AFE) to PT. Pertamina EP, Open Tender and Procurement by suppllier, Place Into Service (PIS), Discussion and Approval Close Out Authorization for Expediture (AFE), Close Out Recovery & Non Recovery.Pembahasan will reveal a picture of the AFE, the components of internal control, constraints arising AFE in every stage of the process, the risks facing the company, and controls to prevent or minimize the risk to the AFE. During the process of planning expenditures, budget submission, project implementation, until the filing cost recovery is always through discussion and agreement with Pertamina EP with the first authorities in the internal KSO PEP-PT X Group.

Key words: Authorization for Expenditure (AFE), internal control, constraints, risks.

ix



DAFTAR ISI

HALAMAN SAMPUL HALAMAN JUDUL HALAMAN PERNYATAAN ORISINALITAS LEMBAR PERSETUJUAN LEMBAR PENGESAHAN KATA PENGANTAR LEMBAR PERSETUJUAN PUBLIKASI KARYA ILMIAH ABSTRAK DAFTAR ISI DAFTAR TABEL DAFTAR GAMBAR DAFTAR LAMPIRAN

ii iii iv v vii viii x xii xiii xiv

BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang 1.2 Tujuan Penulisan 1.3 Ruang Lingkup Penulisan 1.4 Tempat dan Waktu Pelaksanaan Magang 1.5 Sumber Data 1.6 Sistematia Penulisan

1 3 3 3 4 4

BAB 2 GAMBARAN UMUM TEMPAT MAGANG 2.1 Sejarah Singkat Perusahaan ......................................................... 6 2.2 Penyertaan Pertamina EP dalam KSO ......................................... 7 2.3 Pembagian Hasil Produksi ........................................................... 8 2.4 Pengertian Cost Recovery bagi Perusahaan Perminyakan.............9 2.5 Program Kerja PT X Group ...........................................................10 2.6 Struktur Organisasi Perusahaan ....................................................12 2.7 Deskripsi Pekerjaan Divisi Keuangan dan Administrasi ............. 13 14 2.8 Deskripsi Pekerjaan Kepala anggaran dan Pelaporan 2.9 Kerjasama dalam Industri Perminyakan Indonesia 14 2.8.1 Kerjasama Konsesi .............................................................. 15 2.8.2 Kontrak Karya ..................................................................... 15 2.8.3 Kontrak Bagi Hasil (Production Sharing Contract) ......... 15 2.8.4 Kontrak Unitisasi ................................................................ 16 2.8.5 Kontrak Bantuan Teknis (Technical Assitance Contract ……………………………….16 2.8.6 Kontrak Pengurasan Tahap Kedua (Secondary Recovery)……………………………………….…16 2.8.7 Perjanjian Operasi Bersama (Joint Operation Agreement) ……………………………………...16 2.8.8 Joint Operation Body .......................................................... 17 xi



2.8.9 Kerjasama Bidang Minyak dan Gas Bumi Hilir ..............17 BAB 3 LANDASAN TEORI 3.1 Pengertian Internal Control 18 3.2 Menjembatani Perbedaan antara Management Control dengan Internal Control 19 3.3 Hubungan antara Internal Control dan Management Control…...20 21 3.4 Perbedaan Levers of Control dengan Internal Control 3.5 Siklus Pengeluaran 22 3.5.1. Memperbaiki Efisiensi dan Efektifitas Siklus Pengeluaran 24 3.6. Penerimaan dan Penyimpanan Barang 24 3.6.1. Memperbaiki Efisiensi dan Efektivitas 25 Penerimaan dan Penyimpanan Barang 3.7 Pembayaran barang dan Jasa 26 3.7.1. Memperbaiki Efisiensi dan Efektivitas 26 Penerimaan dan Penyimpanan Barang 3.8 Pengendalian, Tujuan, Kendala, dan Prosedur Siklus Pengeluaran 27 BAB 4 PEMBAHASAN 4.1. Definisi Authorization of Expenditure (AFE) 4.2. Persiapan dan Pelaksanaan Proyek Melalui AFE 4.2.1. Pengajuan Rencana Kerja & Anggaran ke PT. Pertamina EP 4.2.2. Pengajuan & Pembahasan WP & B 4.2.3. Pengajuan & Pembahasan AFE ke PT. Pertamina EP 4.2.4. Open Tender dan Pengadaan oleh Suppllier 4.2.5. Place Into Services (PIS) 4.2.6. Pembahasan & Persetujuan Close Out (AFE) 4.2.7. Proses setelah pengajuan Close Out (AFE) BAB 5 KESIMPULAN DAN SARAN 5.1. Kesimpulan 5.2. Saran DAFTAR REFERENSI

30 31 32 33 35 39 45 46 50 54 56 57

ix



DAFTAR TABEL

Tabel 2.1 Program Kerja PT X Group tahun 2007-2010 Tabel 4.1 Analisis Kendala, Risiko dan Pengendalian dalam Proses Rencana Kerja Anggaran beriringan dengan Pengajuan & Pembahasan WP&B Tabel 4.2 Analisa Kendala, Risiko, dan Pengendalian pada Proses Pengajuan, Pembahasan & Persetujuan AFE Tabel 4.3 Analisa Kendala, Risiko, dan Pengendalian pada Proses Open Tender Pengadaan Barang & jasa Tabel 4.4 Analisa Kendala, Risiko, dan Pengendalian pada Proses Place Into Services (PIS) Tabel 4.5 Analisa Kendala, Risiko, dan Pengendalian pada proses Pembahasan & Persetujuan Close Out AFE Tabel 4.6 Analisa Kendala, risiko dan pengendalian pada proses Cost Recovery & Non Recovery

xii

10

35 38 45 46 50 53



DAFTAR GAMBAR

Gambar 2.1. Peta Lokasi Lapangan Bangkudulis Gambar 2.2. Bagan Struktur Dewan Direksi PT SAG Gambar 4.1 Alur Proses Authorization For Expenditure Gambar 4.2 Proses RKA (Rencana Kerja Anggaran) Gambar 4.3 Proses WP&B Gambar 4.4 Proses Authorization For Expenditure (AFE) Gambar 4.5 Proses Open Tender dan Pengadaan oleh Supplier Gambar 4.6 Proses Administrasi Kontrak atau Pengadaan Umum Gambar 4.7 Proses Close Out AFE

xiii

8 12 31 32 34 37 40 43 49



DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran 1 Lampiran 2 Lampiran 3 Lampiran 4 Lampiran 5 Lampiran 6

Persetujuan Original AFE Persetujuan Revisi AFE Laporan Close Out AFE Laporan Analisis AFE Ringkasan Over atau Under Budget Entitlement Caculation System (ECS)

xiv

59 61 63 64 65 67



BAB 1 PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Seiring perekonomian di Indonesia yang semakin dinamis, tingkat kebutuhan tenaga kerja siap pakai yang memiliki kompetensi dan tangguh semakin besar.Namun, ketersediaan tenaga kerja siap pakai dengan kompetensi yang baik dan tangguh sangat sedikit. Menjawab tantangan tersebut, Universitas Indonesia sebagai salah satu perguruan tinggi negeri yang berkualitas dituntut untuk menghasilkan lulusan yang mampu bersaing secara global, yaitu lulusan berkarakter unggul dan terbukti menjadi agent of change di berbagai sektor pekerjaan yang digelutinya. Program magang adalah salah satu alternatif

tugas akhir kelulusan bagi

mahasiswa tingkat akhir Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia yang lebih menyukai kegiatan praktik dibandingkan dengan penelitian studi empiris maupun studi kasus. Melalui program magang ini mahasiswa dapat menggunakan teori dan pengetahuan yang didapat untuk diaplikasikan di tempat kerja. Manfaat yang dirasakan mahasiswa dari program magang ini adalah mengembangkan kemampuan analitikal dan soft skill dengan bagaimana berkerja dalam tim serta memperbaiki kemampuan berkomunikasi. Salah satu sektor industri unggulan bagi penggerak perekonomian negara adalah sektor pertambangan minyak dan gas (migas). Industri migas adalah industri yang berisiko tinggi, membutuhkan investasi besar, jangka waktu antara pengeluaran biaya dengan perolehan manfaat yang panjang, serta sifat migas yang sekali pakai tidak bisa diregenerasi dan tidak terbarukan (unrenewable goods).Konsumsi minyak bumi dalam negeri (BBM) telah melebihi kapasitas produksi. Dalam beberapa tahun belakangan ini penyediaan BBM didalam negeri tidak dapat seluruhnya dipenuhi oleh kilang minyak domestik, hampir 20%-30% kebutuhan minyak bumi dalam negeri sudah harus diimpor dari luar negeri. Kebutuhan impor minyak bumi ini diperkirakan akan terus meningkat seiring dengan pertumbuhan jumlah penduduk yang terus

1 Internal control ..., Sri Lestari Nindya Novianti, FE UI, 2013

2

meningkat dan pertumbuhan ekonomi dalam negeri yang diharapkan semakin membaik ditahun-tahun mendatang (Biro Riset LM FEUI, n.d.). Oleh karena itu, penulis tertarik untuk mengetahui lebih dalam mengenai industri migas. Sehingga Penulis mengikuti program magang di PT X Group. PT X Group merupakan salah satu KSO Pertamina EP yang mengelola Lapangan B di Kalimantan Timur seluas 18,66Km2. Selanjutnya disebut KSO PEP-PT X Group. Sesuai denganPernyataan Standar Akuntansi Keuangan (PSAK) 39 Kerja sama Operasi (KSO) adalah perjanjian antara dua pihak atau lebih dimana masing-masing sepakat untuk melakukan suatu usaha bersama dengan menggunakan aset dan atau hak usaha yang dimiliki dan secara bersama menanggung risiko tersebut. PSAK 39 tidak dapat digunakan kembali sejak tanggal 1 Januari 2012. Salah satu yang selalu menjadi perbincangan hangat dalam industri migas adalah cost recovery. Sistem cost recovery dilakukan dengan cara bagi hasil antara pihak pertama (pemerintah) dengan pihak kedua (kontraktor). Pembiayaan operasi lapangan yang terkait dengan produksi minyak atau gas sementara ditalangi oleh pihak kontraktor.Ketika para kontraktor mendapatkan minyak atau gas dari hasil pengeboran, hasil penjualan minyak atau gas tersebut dibagi antara pemerintah dan kontraktor, sebagai ganti dari biaya talangan yang sudah dikeluarkan. Setiap biaya yang dikeluarkan oleh kontraktor proyek yang berhubungan dengan eksplorasi dan pengembangan

diwajibkan

membuat

dokumen

persetujuan

yang

bernama

Authorization for Expenditure (AFE). AFE adalah dokumen yang memaparkan biaya yang diusulkan untuk proyek tertentu dan kewenangan suatu pihak untuk menggunakan uang untuk proyek tersebut. AFE menjadi pedoman perusahaan dalam mengalokasikan uang untuk proyek tertentu. AFE membutuhkan persetujuan dari Pertamina EP selaku pemberi kerja apabila nominal AFEnya lebih dari US$ 500.000.Namun dalam prakteknya biaya aktual pelaksanaan proyek bisa lebih besar atau lebih kecil dari biaya yang ada didalam AFE. Oleh karena itu dibutuhkan penyusunan dokumen AFE close out report yang berisi perbandingan antara biaya aktual dengan biaya didalam AFE.


3

1.2 Tujuan Penulisan • Penulisan ini bertujuan untuk memahami bentuk kerjasama antara KSO PT X yang bergerak di bidang minyak gasdengan Pertamina EP. • Memahami pihak dan dokumen yang digunakan dalam proses pengadaan barang atau jasa KSO PEP-PT X Group diawali sejak timbulnya permintaan pengadaan barang dan jasa olehuser hingga proses pelaksanaan dan datangnya barang atau jasa tersebut. • Mendeskripsikan proses AFE close out report. • Memahami pihak dan dokumen yang digunakan dalam proses AFE close out report setelah proses pelaksanaan dan datangnya barang atau jasa hingga pengajuannya ke Pertamina EP.

1.3 Ruang Lingkup Penulisan Selama pelaksanaan magang penulis bertugas menyiapkan dokumen-dokumen yang diperlukan sebagai persyaratan pengajuan AFE Close Out Report kepada Pertamina EP selain itu Penulis juga bertugas melakukan perhitungan antara biaya pengadaan barang atau djasa yang ditagihkan oleh supplier berdasarkan invoice dengan biaya pengadaan barang atau jasa yang terdapat dalam Service Order (SO) atau Purchase Order (PO) atau kontrak. Perhitungan ini terjadi setelah pelaksanaan pekerjaan atau datangnya barang. Dengan keterbatasan tersebut Penulis hanya akan menggambarkan secara garis besar proses dimulainya pengadaan barang atau jasa hingga pelaksanaan atau datangnya barang atau jasa.

1.4 Tempat dan Waktu Pelakasanaan Magang Penulis melaksanakan magang di PT XGroup yang merupakan salah satu KSO Pertamina EP yang bergerak dalam industri minyak dan gas. KSO PEP-PT XGroup adalah salah satu anak perusahaan dari Bentuk Usaha Tetap (BUT) PT X. Penulis melaksanakan magang selama 4 bulan sejak tanggal 8 Agustus 2012 sampai 30 November 2012. Penulis ditempatkan di bagian Budget & Reporting di bawah divisi


4

Finance & Administration. Penulis ditugaskan menyiapkan Close Out Report untuk Fasilitas Produksi khususnya separator (alat untuk memisahkan minyak, air, dan gas).

1.5 Sumber Data Penulisan ini berasal dari tanya-jawab dengan beberapa pegawai Divisi Keuangan dan Administrasi di KSO PEP-PT X Group, sementara dari segi teori Penulis mengandalkan text book dan SOP perusahaan.Tanya-jawab penulis lakukan kepada pihak-pihak yang terkait dengan proses penyusunan close out report barangataujasa, yaitu Budgeting andReporting Head dan akuntan Treasury. Bukubuku yang penulis gunakan sebagai landasan teori adalah Accounting Information SystemkaranganMarshall

B.

Romney

tahun

2012

edisi

ke

12;

buletin

BPMIGAS.DanAccounting Information Systems and Internal Controlkarangan EddyVaassen edisi ke-2.

1.6 Sistematika Penulisan Bab 1 Pendahuluan Bab ini berisilatar belakang pelaksanaan dan tujuan program magang, tempat dan waktu magang, ruang lingkup penulisan, dan sistematika penulisan. Bab 2 Profil Perusahaan Bab ini memberi gambaran perusahaan secara umum dan informasi dasar yang berhubungan dengan perusahaan tempat penulis magang, industri bisnis perusahaan, aktivitas operasional perusahaan, dan struktur organisasi perusahaan. Bab 3 Landasan Teori Di bagian ini berisi teori yang menjadi landsan/dasar/acuan dari masalah yang akan dibahas dalam laporan ini. Teori yang termasuk adalah konsep dari anggaran, akuntansi perminyakan di Indonesia, cost recovery, dan implementasi penyesuaian antara budget dan actual bagi perusahaan minyak dan gas.


5

Bab 4 Pembahasan Penulis memaparkan proses Rencana Kerja Anggaran (RKA), Pengajuan dan Pembahasan Work Program & Budget (WP&B), Proses pengajuan, pembahasan, serta pelaksanaan Authorization of Expenditure (AFE), proses open tender dan pegadaan barang dan jasa, pelaksanaan kontrak, Place Into Service (PIS), pembahasan dan persetujuan close out AFE hingga proses pengajuan cost recovery ke Pertamina EP. Bab 5 Kesimpulan Bab ini berisi kesimpulan dari seluruh isi laporan magang, serta saran yang ditujukan kepada perusahaan tempat penulis melaksanakan magang.


BAB 2 PROFIL PERUSAHAAN

2.1 Sejarah singkat Perusahaan PT Pertamina EP adalah suatu perseroan terbatas yang didirikan berdasarkan Akta Notaris Marianne Vicenta Hamdani SH., No.4 tanggal 13 September 2005, dengan Pengesahan Menteri Kehakiman dan HAM No. C-26007 HT. 01.01.tanggal 20 September 2005.PT. Pertamina EP merupakan perusahaan yang bergerak dibidang minyak dan gas (migas). Sebagai anak perusahaan PT Pertamina (PERSERO) yang bergerak di sektor hulu, PT. Pertamina EP menyadari peran penting yang dijalani serta tantangan besar yang dihadapinya.Tantangan utama bagi perusahaan adalah keberlanjutan perusahaan itu sendiri. Pada sektor hulu migas, tantangan itu terletak pada keberhasilan perusahaan menemukan cadangan minyak dan gas bumi. Penemuan cadangan baru menjadi suatu hal yang penting karena perusahaan harus dapat mengimbangi porsi minyak dan gas bumi yang diproduksikan dalam fase eksploitasi dan dijual untuk memasok kebutuhan energi Indonesia.Selain itu, keberlanjutan perusahaan juga sangat tergantung kepada faktor sosial dan lingkungan hidup.Perusahaan menyadari bahwa kegiatan operasi hulu migas yang dikelolanya sarat dengan risiko yang sangat tinggi.Oleh karena itu, perhatian kepada aspek lingkungan merupakan hal yang mutlak dan menjadi bagian yang tidak terpisahkan dalam tanggung jawab perusahaan terhadap lingkungan internal dan eksternal. Sejak tanggal 17 September 2005, PT. Pertamina EP telah menandatangani Kontrak Kerja Sama (KKS) dengan BPMIGAS (sebagai wakil pemerintah) untuk mendapatkan hak pengelolaan Wilayah Kerja Pertambangan (WKP) minyak & gas seluas ± 138.611 km2 dengan pola kerjasama bagi hasil dengan pemerintah. Dalam mengelola wilayah kerjanya, Perusahaan membagi operasionalnya menjadi pengoperasian sendiri (own operation) dan melalui kerja sama kemitraan. Dalam mengelola dan mengoperasikan wilayah kerjanya, Pertamina EP mengelompokan area eksplorasi dan area produksi menjadi 3 kawasan yakni Region Sumatera, Region 6 Universitas Indonesia


7

Jawa, dan Region Kawasan Timur Indonesia. Hingga tahun 2011, pembagian aset area produksi terdiri dari 11 area operasi sendiri, 7 unit bisnis EP (UBEP), 3 Proyek pengembangan migas, dan 45 area kontrak kerjasama kemitraan terdiri dari 28 kontrak Technical Assistant Contract (TAC), 17 kontrak KSO. Kontrak TAC dan kontrak KSO memiliki kedudukan yan sama. Perbedaan terletak pada kontrak TAC dibuat ketika PERTAMINA belum dipecah menjadi Pertamina EP, sedangkan KSO adalah kontrak yang dibuat ketika pemberlakuan Undang-Undang (UU) Migas No.22 Tahun 2001 yang didalam Pasal 60 (a) berisi : dalam jangka waktu paling lambat dua tahun, PERTAMINA dialihkan bentuknya menjadi Perusahaan Perseroan (Persero) dengan Peraturan Pemerintah (PP) 31/2003 yang menyatakan tentang Pengalihan bentuk PERTAMINA menjadi Perusahaan Perseroan. PT X Group merupakan salah satu dari ke 17 KSO yang dimiliki oleh Pertamina EP.KSO PEP-PT X Group yang memiliki kantor pusat Jl. Mega Kuningan Jakarta dan memiliki kantor perwakilan di Jl. Sulawesi Tarakan Kalimantan Timur.KSO PEP-PT X Group adalah suatu perusahaan yang berbentuk Badan Usaha Tetap yang didirikan berdasarkan Undang-Undang British Virgin Island, tanggal 26 Januari 2007.

2.2 Penyertaan Pertamina EP dalam KSO. Perjanjian KSO antara PT. Pertamina EP dengan PT X Group selanjutnya disebut KSO Pertamina EP-PT X Group, ditandatangani tangal 25 April 2007 yang akan berlangsung selama 15 tahun kedepan. Mengelola Lapangan B yang terletak di Pulau Mangkudulis, Tana Tidung, Kalimantan Timur seluas 18,66 Km2.Dalam Perjanjian KSO ini, Pertamina EP bermaksud untuk mengaktifkan kembali dan mengoptimalkan produksi. Oleh karena itu KSO PEP-PT X Group bermaksud untuk membantu Pertamina EP dalam meningkatkan dan mempercepat produksi sumber daya minyak dan gas bumi di Lapangan B. Dalam persyaratan KSO,PT X Group harus memiliki kemampuan keuangan, kecakapan teknis, dan keahlian profesional yang diperlukan untuk melaksanakan operasi.

Universitas Indonesia Internal control ..., Sri Lestari Nindya Novianti, FE UI, 2013

8

Pertamina EP menyediakan lahan yang biasa disebut WKP (Wilayah Kerja Pertambangan) termasuk semua peralatan, fasilitas, material yang telah ada pada saat pengalihan dan KSO PEP-PT X tidak berpartisipasi sebagai interest holder.WKP PT X Group seperti yang ada pada Gambar 2.1. dibawah ini.

Gambar 2.1 Peta Lokasi Lapangan B

KSO PEP – PT X GROUP

Sumber : Forum HUMAS Area Sumbagut PT. Pertamina EP

2.3 Pembagian Hasil Produksi Pada prinsipnya dalam perjanjian KSO, Pertamina EP berhak untuk menjual

seluruh minyak mentah yang diproduksikan dari Lapangan B.Atas penjualan minyak mentahyang di produksi di Lapangan B tersebut, KSO PEP-PT X Groupakan

memperoleh keuntungan dengan perhitungan sebagai berikut: 1. Minyak Setelah minyak incremental (selisih antara minyak mentah yang diproduksikan pada area operasi dengan produksi dasar) dikurangicost recovery, pembagian hasil minyak sebagai berikut :


9

-Pemerintah

: 32,7731%

-Pertamina EP

: 67,2269%

TOTAL

: 100,0000%

PT X Group akan memperoleh 26,7875% termasuk bagian Pertamina EP sebesar 67,2269%. -Pertamina EP

: 40,4412%

-PT X Group

: 26,7857%

TOTAL

: 67,2269%

Atas Equity Oil, KSO PEP-PT X diwajibkan menyediakan minyak untuk memenuhi kebutuhan minyak dalam negeri yaitu Domestic Market Obligation (DMO). Atas penyerahan DMO tersebut PT.Pertamina EP akan membayar DMO Free kepada PT X Group. 2.

Gas Setelah gas lifting dikurangicost recovery, pembagian hasil gas sebagai berikut:

-

Pemerintah

: 32,7731%

-

Pertamina EP

: 67,2269%

TOTAL

: 100,0000%

PT X Group akan memperoleh 53,5714% termasuk didalam bagian Pertamina EP sebesar 67,2269%. -

Pertamina EP

: 13,6555%

-

PT X Group

: 53,5714%

TOTAL

: 67,2269%

2.4 Pengertian Cost Recovery bagi perusahaan perminyakan Cost recovery (Dito Ganinduto, 2006) merupakan pengembalian biaya (operating cost) yang telah dikeluarkan investor, yang diambil dari hasil penjualan migas, sehingga pemerintah tidak harus membayar pengembalian biaya kepada investor


10

secara tunai. Jika total hasil penjualan migas tidak mencukupi untuk menutup pengembalian biaya yang telah dikeluarkan oleh investor, selisihnya merupakan resiko kerugian yang harus ditanggung oleh investor. 2.5 Program Kerja PT X Group Program Kerja yang akan diselesaikan oleh KSO PEP-PT X Group dalam pelaksanaan operasi dan pengembangan lebih lanjut bila ada, menurut ketentuan dalam perjanjian sepanjang 3 (tiga) tahun pertama tahun perjanjian sejak tanggal efektif dan dalam pelaksanaan operasi dan program kerja dan anggaran yang diperkirakan pada masing-masing tahun perjanjian adalah sebagai berikut: Tabel 2.1 Program Kerja PT X Group tahun 2007-2010 AREA: LAPANGAN B Agreement Year

DESKRIPSI (DESCRIPTION) Program a.G&G Study

First

b. 2D Seismic Acquisition & Processing c. 3D Seismic Acquisition & Processing d. Drilling Weel Exploration Total the First Agreement Year Firm a. G&G Study b.

Second

c. d.

2D Seismic Acquisition & Processing 3D Seismic Acquisition & Processing Drilling Weel Exploration

Total the Second Agreement Year Firm a. G&G Study b. Third c.

2D Seismic Acquisition & Processing 3D Seismic Acquisition & Processing

TEKNIK (TECHNICAL) Jumlah Satuan (Unit) (Amount)

TOTAL INVESTMENT Satuan Jumlah (Unit) (Amount)

Month

5

US$

100,000

Km

---

US$

---

Km2

---

US$

---

Well

---

US$

---

US$

100,000

Month

---

US$

---

Km

---

US$

---

Km2

18

US$

1,000,000

Well

---

US$

---

US$

1,000,000

Month

4

US$

250,000

Km

---

US$

---

Km2

---

US$

---


11

Tabel 2.1 Program Kerja PT X Group tahun 2007-2010 (lanjutan) AREA: LAPANGAN B Agreement Year

DESKRIPSI (DESCRIPTION) d.

Third

Drilling Weel Exploration

Total the Third Agreement Year Firm

Total the First 3 (three) Agreement Years Firm Commitmment

TEKNIK (TECHNICAL) Jumlah Satuan (Unit) (Amount) Well 2

TOTAL INVESTMENT Satuan Jumlah (Unit) (Amount) US$ 5,000,000 US$

5,250,000

US$

6,350,000

Sumber : Kontrak antara KSO PEP-PT X Group dengan Pertamina EP


12

Gambar 2.2Struktur Organisasi PT X Group

Sumber: Rencana Penggunaan Tenaga Kerja (RPTK) KSO Pertamina EP-PT X Group



13

2.6 Deskripsi Pekerjaan Kepala Divisi Keuangan & Administrasi di KSO PEPPT X Group Selama empat bulan magang penulis ditempatkan di Divisi Keuangan dan Administrasi

di bawah bimbingan Budget and Report Head. Berikut ini adalah

penjelasan mengenai deskripsi pekerjaan Kepala Divisi Keuangan & Administrasi di KSO-PEP PT X Group. Divisi Keuangan dan Administrasi membawahi empat subdivisi yaitu Supply Chain Mangement, Legal & Relation, Human Resources& General Administration, dan Budgeting & Reporting. Kepala Divisi Keuangan dan Administrasi memiliki tanggungjawab sebagai berikut : •

Merencanakan dan mengarahkan perencanaan tenaga kerja, perekrutan tenaga kerja, pembelajaran dan peningkatan kualitas tenaga kerja, hubungan industrial dan layanan human resources. Menjamin bahwa seluruh kegiatan dalam human resources sesuai dengan ketentuan yang ada.

•

Membuat aturan pekerja, kebijakan, prosedur dan pedoman sumber daya manusia yang sesuai dengan ketentuan. Memastikan bahwa pengaturan sumber daya sesuai dengan SOP perusahaan dan dijalankan dengan konsisten. Menjaga hubungan baik dengan pekerja dengan harmonis dalam suasana kerja yang produktif.

•

Merencanakan dan mengarahkan layanan kepada perusahaan yang berkaitan dengan kebutuhan umum dan mengadakan serta meneliti syarat-syarat dalam dokumen hukum perusahaan.

•

Mengarahkan dan menjalankan aktifitas pengadaan barang dan jasa.

•

Mengarahkan dan mengelola aktifitas keuangan dan kegiatan akutansi sesuai dengan ketentuan serta efisien. Memberikan saran dan petunjuk kepada manajemen dan pekerja yang memiliki tanggungjawab untuk mengoptimalkan cost recovery.



14

•

Melakukan koordinasi dan membina hubungan dengan instansi pemerintah maupun kontraktor dengan menjamin hubungan kerja yang baik untuk mendukung operasi perusahaan.

2.7 Deskripsi PekerjaanKepala Anggaran & Pelaporandi KSO PEP-PT X Group Kepala Anggaran & Pelaporan (Head Budgeting & Reporting) memiliki tanggungjawab sebagai berikut: •

Mengawasi dan menjamin kualitas pelaporan atas anggaran sesuai dengan aturan yang berlaku.

•

Membuat, memeriksa, dan memelihara sistem anggaran dan pelaporan untuk pemerintah, Pertamina EP dan pemegang saham.

•

Mengkoordinasikan dan memantau biaya dan keuntungan atas seluruh aktifitas perusahaan.

•

Memeriksa dan menganalisa anggaran dangan perkiraan dengan biaya aktual untuk mendapatkan “arah” untuk pengelolaan pengendalian.

•

Mengadministrasikan dan menyimpan dokumen yang berkaitan dengan anggaran dan pelaporanya dengan baik dan terkelola.

2.8 Kerjasama dalam Industri Perminyakan Indonesia Dalam menjalankan kegiatan pengelolaan minyak dan gas bumi di Indonesia, PT. Pertamina EP tidak dapat melakukannya sendiri karena ada faktor keterbatasan dalam hal sumber daya mengingat industri ini sangat rentan terhadap resiko kegagalan. Untuk itulah, Haryono (2003) Akuntansi Perminyakan, Penerbit Jakarta dalam skripsi Jessica (2011).Mengungkapkan bentuk-bentuk kerjasama dengan perusahaan asing dijalin dalam rangka pengelolaan minyak dan gas bumi Indonesia, yaitu:



15

2.8.1. Kerjasama Konsesi Kerjasama konsesi adalah suatu penyerahan daerah tertentu oleh pemerintah Republik Indonesia kepada perusahaan asing, dimana seluruh minyak dan gas bumi serta panas bumi yang dihasilkan dari wilayah ini akan menjadi milik perusahaan asing tersebut. Kewajiban dari perusahaan asing hanyalah membayar sejumlah royalty yang nominalmya telah ditentukan dalam perjanjian dengan pemerintah RI. Jika ditelusuri lebih lanjut, maka bentuk kerjasama ini bertentangan dengan pasal 33 ayat (3) Undang-Undang Dasar 1945 yang menyatakan bahwa bumi dan air dan kekayaan alam yang terkandung didalamnya dikuasai oleh Negara. Penyerahan wilayah beserta hasil bumi kepada perusahaan asing menandakan Indonesia menyerahkan kedaulatan atas wilayah kepada perusahaan asing.Maka dari itu, di tahun 1960, dengan diterbitkannya UU No.4/1960 mengenai pertambangan (khususnya minyak dan gas bumi) ini tidak dikenal lagi di Indonesia.

2.8.2. Kontrak Karya Dalam kerjasama jenis ini, pemegang kekuasaan pertambangan adalah perusahaan Negara (Pertamina) sedangkan perusahaan asing hanya bertindak sebagai kontraktor.Namun demikian, perusahaan Negara belum diberikan wewenang manajemen untuk mengarahkan dan menentukan kegiatan kontraktor.Kontrak karya ini mulai diberlakukan sejak tahun 1960 hingga tahun 1963.Selanjutnya, bentuk kerjasama ini berubah menjadi Kontrak Bagi Hasil.

2.8.3. Kontrak Bagi Hasil (Production Sharing Contract) Bentuk kerjasama ini mulai dikenal sejak disahkannya UU No.8/1971 dan merupakan pengembangan dari Kontrak Karya.Dalam penyelenggaraan kontrak ini, wewenang berada ditangan pemerintah Republik Indonesia (yang diwakili oleh BP MIGAS). Peran kontraktor minyak asing hanyalah sebatas penyandang dana dan melaksanakan kegiatan operasi perminyakan.



16

2.8.4. Kontrak Unitisasi Kontrak ini adalah kerjasama antara dua atau lebih perusahaan minyak dan gas bumi yang ditujukan untuk mengusahakan dan mengembangkan kawasan mereka yang secara geologis berdekatan. Dalam perjanjian ini kedua (atau lebih) pihak menyepakati biaya yang harus ditanggung serta jumlah hasil produksi yang akan menjadi bagian masing-masing pihak.

2.8.5. Kontrak Bantuan Teknis (Technical Assitance Contract) Perjanjian ini dijalin antara PERTAMINA dengan kontraktor dengan tujuan untuk merehabilitasi sumur tua milik PERTAMINA yang produksinya sudah mulai menurun.Kontraktor bertanggungjawab dalam menanggung semua biaya yang terjadi. Apabila produksi sumur tua meningkat dengan adanya rehabilitasi ini disbanding jumlah produksi sbelumnya, maka kelebihan produksi tersebut akan dibagi dua antara PERTAMINA dengan pihak kontraktor.

2.8.6. Kontrak Pengurasan Tahap Kedua (Secondary Recovery) Kontrak jenis ini dilakukan dengan melaksanakan pengurasan tahap kedua yang dilakukan untuk mengangkat minyak dan gas bumi dari formasinya dengan menginduksikan tenaga dorongan ke formasi tersebut sehingga minyak dan gas bumi akan terangkat ke permukaan. Induksi tenaga dorongan ini dapat dilakukan dengan menyuntikan asam uric dan lain-lain.

2.8.7. Perjanjian Operasi Bersama (Joint Operation Agreement) Perjanjian ini dibuat oleh dua atau lebih perusahaan minyak untuk mnegeksplorasi, mengembangkan, dan mengusahakan produksi minyak dan gas bumi dalam wilayah pertambangan minyak dan gas bumi.Perjanjian ini meliputi biaya yang harus ditanggung dan bagian produksi yang dapat dimiliki oleh masing-masing pihak.



17

2.8.8. Joint Operation Body Merupakan

kerjasama

antara PERTAMINA (sekarang

dialihkan

ke

BPMIGAS) dengan kontraktor pada daerah tertentu yang telah beroperasi. BPMIGAS bertindak sebagai operator dan kontraktor bertindak sebagai non operator.

2.8.9. Kerjasama Bidang Minyak dan Gas Bumi Hilir Kerjasama bidang hilir meliputi kegiatan pemurnian dan pengolahan minyak dan gas bumi.Adapun ketetutan lebih lanjut dan terperinci mengenai kerjasama bidang hilir ini diatur dalam UU No.22/2001 mengenai minyak dan gas bumi.



BAB 3 LANDASAN TEORI

3.1 Pengertian Internal Control Pengendalian internal menurut Arens (2009)terdiri atas kebijakan dan prosedur yang dirancang untuk memberikan manajemen kepastian yang layak bahwa perusahaan telah mencapai tujuan dan sasarannya. Pengendalian internal memiliki tiga tujuan umum dalam merancang sistem pengendalian yang efektif :

Keandalan pelaporan keuangan Manajemen memiliki tanggungjawab hukum maupun profesional untuk memastikan bahwa informasi telah disajikan secara wajar sesuai dengan persyaratan pelaporan seperti prinsip-prinsip akuntansi yang diterima umum.

Efisiensi dan efektivitas operasi Pengendalian internal yang baik adalah dengan memperoleh informasi keuangan dan nonkeuangan yang akurat tentang operasi perusahaan untuk keperluan pengambilan keputusan.

Ketataan pada hukum dan peraturan Semua perusahaan publik diwajibkan untuk mengeluarkan laporan tentang keefektifan pelaksanaan pengendalian internal atas pelaporan keuangan.

Penilaian manajemen mengenai pengendalian internal atas pelaporan keuangan terdiri dari dua kompeten utama.Pertama, manajemen harus mengevaluasi rancangan pengendalian internal atas laporan keuangan.Sehingga manajemen dapat menentukan apakah pengendalian internal telah dirancang dan digunakan untuk mencegah atau mendeteksi salah saji yang material dalam laporan keuangan.Kedua, manajemen harus menguji efektivitas pelaksanan pengendalian tersebut. Pengendalian internal(internal control) didefinisikan sebagai suatu proses, yang dipengaruhi oleh sumber daya manusia dan sistem teknologi informasi, yang dirancang untuk membantu organisasi mencapai suatu tujuan atau objektif tertentu. Pengendalian internal merupakan suatu cara untuk mengarahkan, mengawasi, dan

18 Universitas Indonesia Internal control ..., Sri Lestari Nindya Novianti, FE UI, 2013

19

mengukur sumber daya suatu perusahaan. Pengendallian internal berperan penting untuk mencegah dan mendeteksi penggelapan (fraud) dan melindungi sumber daya perusahaan baik yang berwujud (tangible asset) maupun yang tidak berwujud (intangible asset). Adanya sistem akuntansi yang memadai, dapat membantu akuntan internal untuk menyediakan informasi keuangan bagi setiap tingkatan manajemen, para pemilik atau pemegang saham, kreditur dan para pemakai laporan keuangan (stakeholder)lain yang dijadikan dasar pengambilan keputusan ekonomi. Sistem tersebut dapat digunakan oleh manajemen untuk merencanakan dan mengendalikan operasi perusahaan. Lebih rinci lagi, kebijakan dan prosedur yang digunakan secara langsung dimaksudkan untuk mencapai sasaran dan menjamin atau menyediakan laporan keuangan yang tepat serta menjamin ditaatinya atau dipatuhinya hukum dan peraturan, hal ini disebut pengendalian internal, atau dengan kata lain bahwa pengendalian internal terdiri atas kebijakan dan prosedur yang digunakan dalam operasi perusahaan untuk menyediakan informasi keuangan yang handal serta menjamin dipatuhinya hukum dan peraturan yang berlaku.

3.2 Menjembatani Perbedaan Antara Internal Control dan Management Control Menurut Vassen (2009) teori pengendalian manajemen (management control) dan pengendalian internal(internal control) telah berkembang satusama lain. Namun beberapa tahun terakhir telah

timbul konflik antara para ahli pengendalian

manajemen dengan para ahli pengendalian internal. Manajemen menginginkan untuk mengoptimalkan kinerja perusahaan dengan mengembangkan produk barang atau jasa yang sesuai dengan keinginan pasar. Sedangkan para ahli pengendalian internal ingin membuat catatan untuk seluruh transaksi yang melibatkan perusahaan. Oleh sebab itu penting diperlukannya penelitian lebih lanjut untuk menghasilkan titik temu dari kedua konsep dan bagaimana cara pemecahannya. Anthony yang dikenal sebagai bapak dari management control mengembangkan kerangka pengendalian manajemen yang terdiri dari tiga pilar yaitu: Perencanaan Strategis (strategic

planning),

pengendalian

manajemen

(management

control),

dan


20

pengendalian operasional (operational control). Strategic planning adalah proses menentukan tujuan perusahaan,perubahan tujuan, sumberdaya yang digunakan untuk mencapai tujuan-tujuan dan pada kebijakan mengatur akusisi, penggunaan dan disposisi sumberdaya. Dalam kerangka ini, pengendalian manajemen menjembatani kesenjangan antara perencanaan strategis dan pengendalian tugas (task control). Dengan menerapkan pengendalian manajemen, manajer memastikan bahwa sumber daya diperoleh dan digunakan secara efektif dan efisien dalam pencapaian tujuan perusahaan. Pengendalian manajemen, fokus pada mempengaruhi perilaku karyawaan di perusahaan. Untuk mempengaruhi perilaku karyawan, manajer dapat memilih jenis-jenis pengendalian manajemen.

3.3 Hubungan antara Management Control dan Internal Control Menurut Vaassen (2009) terdapat perbedaan yang signifikan antara pengendalian manajemen

(management

control)

dan

pengendalian

internal(internal

control).Namun perbedaan diantara keduanya telah berubah seiring berkembangnya kedua disiplin ilmu tersebut. Pengendalian internal memiliki sejarah panjang di beberapa negara benua Eropa. Namun sulit untuk menyangkal bahwa pengendalian internal dan pengendalian manajemen harus ada ketika perusahaan pertama didirikan. Secara singkat perbedaan antara pengendalian manajemen (management control) dan pengendalian internal (internal control) adalah sebagai berikut. •

Management control didorong oleh strategi, sedangkan internal control didorong oleh transaksi.

•

Management control fokus pada mempengaruhi pengambilan keputusan, sedangkam internal conrol fokus pada mendukung/menunjang proses pengambilan keputusan.

•

Management control memiliki orientasi perilaku yang dominan sedangkan internal control memiliki orientasi yang lebih mekanistik.

Internal control telah berkembang dari kebutuhan untuk mengatur hingga transaksi dalam dan antar perusahaan. Oleh karena itu pemicu dari internal control adalah transaksi. Perbedaan pertama adalah pengendalian manajemen dimulai dari


21

lapisan atas dalam kerangka pengendalian dan berlanjut dari atas kebawah (topdwon)terhadap implementasi strategi. Sebaliknya, pengendalian internal dimulai dari lapian bawah dalam kerangka pengendalian dan bersinggungan dengan pengendalian manajemen. Perbedaan kedua antara pengendalian manajemen dengan pengendalian internal adalah bahwa pengendalian manajemen mencoba untuk mempengaruhi karyawan perusahaan dalam pengambilan keputusan, sedangkan pengendalian internal mendukung perusahaan dalam pengambilan keputusan dengan membantu untuk memberikan informasi yang dapat dipercaya. Perbedaan ketiga adalah pengendalian manajemen berusaha untuk mewujudkan tujuan-tujuannya dengan cara tindakan perilaku, sedangkan pengendalian internal melakukan hal ini dengan cara tindakan mekanistisk, termasuk prosedur, checks and balances, dan pemisahan tugas ,dengan mengabaikan faktor sumber daya manusia.

3.4 Perbedaan Levers of Control dengan Internal Control Menurut Eddi Vassen (2009), seorang Profesor bisnis dari Harvard, Robert Simon berpendapat terdapat empat levers of control untuk menjembatani kreativitas dengan pengendalian, yaitu : •

Belief System dengan menyampaikan nilai-nilai perusahaan kepada karyawan agar mendorong karyawan untuk memahami dan mematuhi sistem yang perusahaan inginkan.

•

Boundary System membantu karyawan bertindak secara etis dengan menetapkan batasan yang tidak boleh dilanggar oleh karyawan, karyawan didorong untuk berpikir dan bertindak kreatif untuk memecahkan masalah, dan memenuhi kebutuhan pelanggan selama karyawan beroperasi dalam batas-batas tertentu, misalnya telah memenuhi standar minimum kinerja, menghindari kegitan yang diluar batas, dan menghindari kegiatan yang dapat merusak reputasi perusahaan.

•

Diagnotic Control System digunakan untuk memastikan keefektifan dan efisiensi dari pencapaian tujuan perusahaan. Mengukur perkembangan perusahaan dengan membandingkan kinerja aktual dengan kinerja yang direncanakan.


22

•

Interactive Control System membantu manajer top-levelsfokus pada masalahmasalah yang dialami oleh bawahan dan terlibat dalam pembuatan keputusan.

3.5 Siklus Pengeluaran Siklus Pengeluaran menurut Romney(2012) adalah

suatu proses susunan

aktivitas bisnis yang berulang yang berhubungan dengan proses operasional informasi yang terkait dengan pembelian dan pembayaran barang dan jasa. Tujuan utama dari siklus pengeluaran adalah untuk meminimalkan total biaya akuisisi dan penyimpanan persediaan dan berbagai jasa yang dibutuhkan oleh perusahaan.Siklus pengeluaran aktivitas bisnis menurut Romney (2012) : 1. Pemesanan barang (Ordering Goods) Aktivitas bisnis didalam siklus pengeluaran yang pertama kali dilakukan adalah pemesanan barang. Keputusan penting yang dibutuhkan dalam pengambilan keputusan yakni mengidentifikasi apa, kapan, dan seberapa banyak barang yang dibutuhkan untuk dibeli. Terdapat tiga alternatif metode pengendalian persediaan yaitu : a. Pendekatan economic order quantity (EOQ) yang berdasarkan perhitungan ukuran

pemesanan

optimal

untuk

meminimalisir

jumlah

pemesanan,

penyimpanan, dan biaya stockout. Biaya pemesanan meliputi seluruh biaya beban yang terkait dengan proses transaksi pembelian. Biaya penyimpanan merupakan biaya yang dikeluarkan selama barang berada diperusahaan. Biaya stockouts adalah biaya yang dihasilkan dari inventory shortages, seperti lost sales atau biaya yang dikeluarkan akibat penundaan produksi. Reoder point adalah penentuan waktu yang spesifik untuk mengetahui kapan pemesanan barang. Biasanya perusahaan menetapkan reoder point berdasarkan waktu pengiriman dan tingkat kebutuhan safety stock untuk mengantisipasi fluktuasi permintaan.

b. Material Requirements Planning (MRP), pendekatan ini digunakan untuk mengurangi tingkat pemesanan (required) persediaan dengan memperbaiki (improving) akurasi teknik permamalan untuk jadwal pembelian barang atau jasa


23

yang lebih baik untuk satisfy kebutuhan produksi. Sistem MRP mengurangi ketidakpastian mengenai barang mentah yang dibutuhkan dan mengurangi biaya penyimpanan persediaan perusahaan.

c. Sistem persediaan Just-in-time (JIT) yang merupakan pendekatan alternatif untuk memanage persediaan. Sistem JIT berusaha untuk meminimalisasi, jika tidak secara keseluruhan menghilangkan, penyimpanan barang dengan hanya membeli dan produksi barang dalam merespon kebutuhan actual dari pada peramalan.

2.

Permintaan Pembelian (Purchase Requests) Permintaan untuk membeli barang atau pengadaan dipicu karena fungsi

pengendalian atau dengan employees noticing a shortage of materials.Sistem pengendaliantingkat lanjut digunakan pada perusahaan manufaktur besar yang secara otomatis menghasilkan purchase requestketika jumlah barang ditangan berada dibawah reoder point.Sedangkan

pada perusahaankecil, karyawan menggunakan

barang akan mengirimkan request order ketika persediaan turun dan permintaan akan dicatat. Purchase Requisition adalah dokumen, atau form elektronik, yang mengidentifikasi requisitioner, dengan rincian lokasi pengiriman dan tanggal yang dibutuhkan, jumlah barang, deskripsi barang, kuantitas, harga dari tiap barang yang diminta.

3.

Menghasilkan Purchase Orders Dalam perusahaan manufaktur fungsi produksi terkait erat dengan siklus

produksi. Sehingga kepala divisi Pembelian akan melapor secara langsung kepada Kepala Produksi. Dan hal yang penting bagi keputusan produksi adalah aktivitas pembelian dalam pemilihan supplier untuk persediaan. Beberapa hal yang harus diperhatikan dalam pembuatan keputusan adalah : •

Harga

•

Kualitas barang

•

Ketergantungan dalam pengiriman


24

Apabila seorangsuppliersudah pernah dipilih untuk pembelian barang atau jasa, identitas supplier harusnya menjadi bagian

darimaster record untuk mencegah

pengulangan proses pemilihan supplier untuk pemesanan berikutnya. Blanket purchase order adalah sebuah komitmenuntuk membeli barang yang spesifik pada harga tertentu dari pihak ketiga untuk periode waktu tetentu, biasanya selama satu tahun.

3.5.1 Memperbaiki Efisiensi dan Efektifitas Siklus Pengeluaran

Cost driver utama pada fungsi pembelian adalah jumlah dari proses purchase order. Dengan menemukan cara mengurangi jumlah proses pemesanan dan untuk mempersingkatlangkah-langkah

yang

dapat

menghematsecara

signifikan.

Penggunaan EDI adalah salah satu cara untuk memperbaiki proses pembelian. EDI mengurangi biaya-biaya melalui pengurangan administrasi pekerjaan yang terkait dengan pencetakan dokumen dan pengiriman dokumen.

Ketersediaan pengelolaanpersediaan vendor merupakan cara lain untuk mengurangi biaya pembelian dan biaya persediaan. Ketersediaan sumber daya ekonomi berguna untuk pengendalian persediaan dan pembelian.

Salah satu carauntuk mengurangi biaya terkait pembelian adalah dengan melaksanakan pre-award audit. Internal auditor memastikan proses pemesanan dari pelanggan dengan jumlah yang besar.Pre-award audit biasanya digunakan untuk pembelian dalam jumlah besar dengan penawaran formal olehsuppliers. Internal auditor mengunjungi setiap supplier yang potensial yang membuat final cut dalam proses kontrak untuk memverifikasi keakuratan penawaran.

3.6 Penerimaan dan Penyimpanan Barang Aktivitas bisnis

yang penting kedua didalam siklus pengeluaran adalah

penerimaan dan penyimpanan barang yang diminta. Departemen Penerimaan adalah bertanggungjawab

untuk

menerima

pengiriman

dari

supplier.

Biasanya

melaporkannya kepada manager pergudangan, yang kemudian manajer pergudangan akan melapor kepada kepala pergudangan. Departemen Penerimaan memiliki dua


25

tanggungjawab yakni memutuskan apakah untuk menerima pengiriman dan memverifikasi kuantitas dan kualitas dari barang yang dikirim.Keputusan pertama dibuat berdasarkan informasi yang tersedia dari fungsi pembelian. Keberadaan purchase order yang valid mengindikasikan bahwa pengiriman seharusnya diterima. Keputusan ini penting karena penerimaan barang tanpa pemesanan atau tidak dipesan akan membuang waktu dan membutuhkan biaya penyimpanan hingga barang tersebut dikembalikan. Memverifikasi kuantitas dari pengiriman barang penting untuk mnejamin bahwa perusahaan hanya membayar untuk usablegoodsyang benar-benar diterima dan memeperbaharui catatan persediaan.Bukti penerimaan adalah dokumen penerimaan subsistem dalam Siklus Pengeluaran.Dokumen tersebut menjelaskan tiap-tiap pengiriman, termasuk data penerimaan, pengiriman, supplier, dan jumlah purchase order, jumlah barang, deskripsi, pihak yang menerima dan menginspeksi barang. Ketika barang diterima, petugas penerimaan membandingkan nomor purchase order dengan slip packing dari supplier dengan file purchase oder untuk memverifikasi barang yang dipesan. Petugas penerimaan menghitung jumlah barang yang dikirim, apabila ada barang yang rusak maka menyiapkan debit memo untuk mengembalikan barang atau dengan mengurangi harga. Debit memo mencatat penyesuaian yang diminta.

3.6.1 Memperbaiki Efisiensi dan Efektivitas Penerimaan dan Penyimpanan Barang Perhitungan dan pencatatan pengiriman persediaan adalah labor-intensive task.

Penggunaan Bar-coding yang memungkinkan pegawai penerimaan untuk dapat memindai jumlah, deskripsi, dan kualitas seluruh barang yang diterima, dengan demikian virtually eliminating data entry errors.

Radio

frequency

identification

(RFID)

dapat

mensederhanakan

proses

penerimaan. Tag RFID yang melekat pada masing-masing barang atau jasa dapat mempersingkat proses penerimaan.


26

EDI dan sattelitte technology tersedia cara lain untuk memperbaiki efisiensi dari persediaan yang masuk (inbound logistics).

3.7 Pembayaran Barang dan Jasa

Persetujuan Invoice untuk Pembayaran. Tujuan Account Payable adalah mengotorisasi pembayaran hanya untuk barang

dan jasa yang dipesan dan yang benar-benar diterima oleh karena itu dibutuhkan informasi dari bagian pembelian dan bagian penerimaan.Purchese Order yang valid mengindikasikan bahwa barang atau jasayang terdaftar di Invoice Vendor benarbenar dipesan. Memverifikasi Dokumen Penerimaan bahwa barang yang benar-benar diterima. Terdapat dua cara untuk memproses vendor invoices : -

Non voucher system tiap invoice yang telah di approve di post untuk catatan individu supplier dalam file account payable dan kemudian disimpan di invoice file ketika cek ditulis untuk membayar invoice, invoice di dihapus dari sistem voucher, sebuah dokumen yang disebut dishbursement voucher disiapkan.

-

Disbursement vouchermengidentifikasi supplier, daftar outstanding invoices, danjumlah bersih yang harus di bebankan ke akun tersebut.

Pembayaran Invoice yang telah disetujui Aktifitas terakhir dalam Siklus Pengeluaran adalah pembayaran invoice yang telah disteujui oleh kasir. Dokumen yang dibutuhkan adalah vendor invoice , purchase order, dan dokumen penerimaan, dan voucher package.

3.7.1

Memperbaiki Efisiensi dan Efektifitas Pembayaran Barang dan Jasa Proses efisiensi dapat diperbaiki dengan mengharuskan vendor untuk

mengirimkan invoice secara elektronik, dengan EDI, dan memiliki sistem yang secara otomatis dapat mencocokan faktur dengan purchase order dan dokumen penerimaan barang atau jasa yang tepat.Dengan kartu pengadaan, karyawan bagian pengadaan barang atau jasa hanya dapat melakukan pemesanan pembelian barang atau jasa yang dibutuhkan kepada vendor yang telah terdaftar sebelumnya.Kartu pengadaan dapat meningkatkan keefektifan proseshutang usaha dengan mengurangi jumlah invoice


27

yang harusnya di proses.Kartu Pengadaan dapat memperbaiki efisiensi proses cash disbursementkarena perusahaan hanya membutuhkan sekali

pembayaran kepada

penerbit kartu.

3.8 Pengendalian Tujuan, Kendala, dan Prosedur Siklus Pengeluaran Fungsi lain yang dirancang untuk memberikan pengendalian yang memadai : 1. Seluruh transaksi diotorisasi. 2. Semua transaksi yang dicatat adalah benar(actually occurred). 3. Semua transaksiyang valid dicatat. 4. Semua transaksi dicatat secara akurat. 5. Aset (uang kas, persediaan, dan data) dilindungi dari pencurian atau hilang. 6. Aktivitas bisnis dilaksanakan dengan efektif dan efisien.Tabel 3.1 memperlihatkan cara-cara meminimalkan risiko ancaman-ancaman yang ada pada siklus pengeluaran. Tabel 3.1.Ancaman dan Pengendalian Internal Siklus Pengeluaran Proses/Aktivitas Penawaran barang atau jasa

Kendala 1. Mencegah stockout dan/atau kelebihan persediaan

2. Pemesanan barang atau jasa yang tidak perlu 3. Pembeliaan barang atau jasa ketika terjadi peningkatan harga

Prosedur Pengendalian yang Digunakan Sistem pengendalian persediaan, pencatatan perpetual persediaan, penggunaan teknologi barcode dan RFID, perhitungan persediaan secara berkala. Pencatatan perpetual persediaan secara akurat, adanya persetujuan dari purchase requisitions. Daftar harga, meminta penawaran pembelian kompetitif, persetujuan purchase order, pengendalian anggaran.


28

Tabel 3.1. Ancaman dan Pengendalian Internal Siklus Pengeluaran (sambungan) Proses/Aktivitas

Penerimaan dan penyimpanan barang atau jasa

Persetujuan dan pembayaran barang dan jasa

Kendala

Prosedur Pengendalian yang Digunakan 4. Pembelian barang Penggunaan vendor yang atau jasa dengan telah disetujui, persetujuan kualitas yang rendah purchase order, pengawasan kinerja vendor, pengendalian anggaran. 5. Pembelian barang persrtujuanpurchase order, atau jasa dari vendor membatasi akses ke file yang tidak sah utama vendor, pembatasan penggunaan kartu pengadaan. 6. Pembayaran kembali Adanya kebijakan penerimaan hadiah dari vendor, pelatihan, rotasi pekerjaan, enforced vacations untuk agen pembelian, 7. Penerimaan barang atau Dibutuhkan karyawan jasa yang tidak dipesan yang memverifikasi 8. Eror dalam perhitungan keberadaanpurchase order penerimaan barang yang sah. 9. Pencurian persediaan Penggunaan bar-code dan RFID, mendokumentasikan kinerja karyawan, memberikan insentif untuk penjumlahan yang akurat. 10. Kegagalan untuk Pemeriksaan ganda untuk mengetahui eror keakuratan invoice, 11. Pembayaran barang pelatihan staf account yang tidak diterima payable 12. Kegagalan Hanya membayar invoice mendapatkan diskon yang didukung oleh pembelian dokumen asli penerimaan


29

Tabel 3.1. Ancaman dan Pengendalian Internal Siklus Pengeluaran (sambungan) Proses/Aktivitas

Masalah umum pengendalian

Kendala

Prosedur Pengendalian yang Digunakan 13. Pembayaran invoice Pendokumentasian yang yang sama yang kedua tepat, anggaran cash flow kali Hanya membayar invoice 14. Eror pada pencatatan yang didukung oleh dan pembukuan dalam dokumen asli penerimaan, akun hutang usaha memantau akses kedalam 15. Penggelapan kas dokumen utama vendor ataupun cek Rekonsiliasi akun hutang usaha secara berkala dengan General Ledger Membatasi akses kepada cek kosong, penandatangan cek, pemisahan tugas staff account payable dan kasir, rekonsiliasi akun bank oleh staff yang independen dari proses pembayaran, melindungi cek, secara teratur memeriksa transaksi dalam sistem 16. Kehilangan, perubahan, Memberi nama pada file, atau pengungkapan data memiliki backup data dan yang tidak ditorisasi pemulihan apabila terdapat 17. Memiliki kinerja yang kesalahan, pengendalian buruk transmisi data, encryption,pemisahan tugas yang diperllukan. Meninjau secara berkala kinerja dari pembukuan Sumber : Romney (2012)


BAB 4 PEMBAHASAN

Dalam bab ini akan dibahas mengenai internal control pada proses Authorization Financial Expenditure (AFE) pada KSO PEP-PT X Group. Sebagai pembuka dalam bab ini akan terlebih dahulu digambarkan mengenai KSO PEP-PT X Group dengan mekanisme persiapan AFE, pelaksanaan AFE, hingga penyelesaian AFE. Oleh karena KSO PEP-PT X Group merupakan kontraktor dari PT. Pertamina EP sehingga seluruh pengeluaran yang berkaitan dengan proyek akan dicatat dalam bentuk AFE. Dalam bagian selanjutnya akan dibahas mengenai internal control dalam proses AFE di KSO PEP-PT X Group.

4.1 Definisi Authorization Financial Expenditure (AFE) Seperti yang telah disinggung sebelumnya, segala pengeluaran yang dikeluarkan oleh KSO PEP-PT X EP sehubungan dengan perannya sebagai kontraktor PT. Pertamina EP, akan digantikan oleh pemerintah melalui cost recovery. Namun, pengeluaran ini tidak sertamerta dilakukan tanpa evaluasi dan otorisasi yang dapat dipertanggungjawabkan. Agar dapat diakui dan direalisasikan, maka seluruh pengeluaran yang berkaitan dengan proyek harus dimasukan didalamAuthorization Financial Expenditure (AFE)yang merupakan alat kontrol mulai dari

persiapan

proyek, pemantauan, pelaksanaan operasional, serta penelitian pasca operasi. AFE diajukan oleh KSO PEP-PT X Group untuk dilakukan pembahasan dan persetujuan kepada PT. Pertamina EP.Didalam AFE berisi kumpulan pengeluaran-pengeluaran yang berhubungan dengan suatu proyek beserta informai lengkap mengenai rincian biaya proyek, tata waktu penyelesaian proyek, dan target yang diharapkan dari proyek. KSO PEP-PT X Group memiliki kontrak yang biasa disebut komitmen pasti untukmelaksankan Drilling, Seismik/Survey, Study, Fasilitas, Well Conection, Artificial Lift & Chemical, dan Certain Other Projectbergantung pada komitmen antara PT X dengan Pertamina EP. Pada saat pertama kali didirikan menjadi KSO 30 Universitas Indonesia Internal control ..., Sri Lestari Nindya Novianti, FE UI, 2013

31

pada bulan Mei 2007, KSO PEP-PT XGroup berkomitmen untuk melakukan 3D Seismik dan

melaksanakan sumur drilling.Sistem lelangnya adalah open tender.

Drilling menggunakan kontrakIPM (Integrated Project Management) yaitu sewa satu paket.

4.2 Persiapan dan Pelaksanaan Proyek Melalui AFE Semua proyek utama didalam proses minyak dan gas diwajibkan menggunakkan AFE dengan proses seperti gambar berikut :

Gambar 4.1 Alur Proses Authorization For Expenditure

Planning Operasi Rencana Kerja Anggaran (RKA)

Open Tender Pengadaan barang dan jasa

Pengajuan dan Pembahasan WP & B

Pelaksanaan Kontrak dengan Supplier

Pengajuan, Pembahasan dan Persetujuan AFE dari PT X kepada PT. Pertamina EP

Place Into Service (PIS)

Cost Recoverydan Non Recovery

Pembahasan dan Persetujuan Close Out AFE

Sumber : Hasil wawancara dengan Budgeting & Report Head dan diolah oleh penulis


32

4.3 Tahap ke-1 Pengajuan Rencana Kerja dan Anggaran ke PT. Pertamina EP Perusahaan membuat Rencana Kerja yang oleh diajukan ke PT. Pertamina EP untuk mendapatkan persetujuan antara lain pemboran sumur yang dilakukan, pembangunan fasilitas produksi dan proyek utama lainnya. Setelah Rencana Kerja disetujui maka KSO PEP-PT X mengajukan Work Program & Budgeting (WP&B) untuk pembuatan keseluruhan anggaran. Usulan ini adalah perencanaan yang terkait dengan pengeboran,workover, workservices untuk periode tertentu, berisi antara lain lapisan yang akan dibor, referensi sumur sekitarnya dan target produksi yang diharapkan. Rincian jenis-jenis kegiatan dan waktu yang akan dilaksanakan, disusun oleh Manajer Operasi KSO PEP-PT X Group. Usulan ini akan diajukan kepada Pertamina EP untuk selanjutnya dibahas oleh KSO PEP-PT X Group dengan Pertamina EP. Untuk memudahkan pemahaman, berikut ini terdapat Flowchart 4.1 yang menggambarkan alur proses pengajuan Rencana Kerja dan Anggaran (RKA).


33

Sumber : Hasil wawancara dengan Budgeting & Report Head (2012) diolah kembali oleh penulis

4.4 Tahap ke-2 Pengajuan & Pembahasan Work Program & Budget (WP & B) WP&B merupakan rencana kerja yang berisi antara lain jumlah sumur pemboran & kerja ulang (workover), kegiatan lainnya yang terkait dengan upaya peningkatan produksi, sasaran produksi yang diharapkan, jumlah rencana produksi minyak & gas dan perkiraan biaya proyek yang diperlukan untuk periode satu tahun anggaran. WP&B ini selanjutnya akan diajukan kepada PT. Pertamina EP guna dilakukan pembahasan untuk mendapat persetujuan. KSO PEP-PT X Groupmengadakan WP&B yang tercakup di dalamnya adalah: •

•

Biaya Operasi Produksi : -

Program pemboran dan biayanya.

-

Program workoverdan biayanya.

-

Fasilitas produksi

Biaya General dan Administrasi Penyerahan anggaran ini harus disertai dengan otorisasi dari General

Manager, Manajer Operasi Deprtemen SCM, dan Kepala Anggaran & Pelaporan (Budget & Reporting Head). Proses ini merupakan tanggungjawab dari Manajer Operasi Departemen SCM karena mengetahui lebih rinci mengenai estimasi pengeluaran proyek di lapangan. Setelah otorisasi dari Departemen SCM selesai maka WP&B reportakan dilanjutkan dievaluasi oleh Kepala Anggaran & Pelaporan. Untuk memastikan biaya yang tercantum dalam WP&B report telah sesuai dengan yang dianggarakan. Apabila hasil evaluasi terdapat biaya mendesak yang tidak direncanakan dan dianggarkan, maka harus ada persetujuan dari PT. Pertamina EP secara lisan melalui telepon namun persetujuan secara tertulis tetap diproses. Dibawah ini terdapat flowchart 4.2 untuk memperjelas proses WP&B yang terjadi di KSO PEP-PT X Group dan tabel 4.1 yang berisi analisis kendala, risiko, dan pengendalian dalam proses Rencana Kerja Anggaran (RKA) beriringan dengan pengajuan dan pembahasan WP&B.


34

Sumber : Hasil wawancara dengan Budgeting & Report Head(2012) diolah kembali oleh penulis


35

Tabel 4.1 Analisis Kendala, Risiko dan Pengendalian dalam Proses Rencana Kerja Anggaran beriringan dengan Pengajuan & Pembahasan WP&B Jenis Proses Rencana Kerja Anggaran beriringan dengan Pengajuan & Pembahasan WP&B

Kendala 1.Pembuatan proposal pengadaan untuk PT. Pertamina EP, menunggu persetujuan. 2. Penyesuaian harga oleh vendor 3. RKA diminta di bulan April untuk tahun berikutnya, sedangkan data-data pencapaian produksi yang akan digunakan belum bisa dipastikan sampai akhir tahun bisa berubah sehingga mengakibatkan target sasaran produksi meleset dari anggaran 4. Kendala lainadalah sulitnya dalam mencari referensi harga.

Risiko 1. Sasaran produksi bisa tidak tercapai

Pengendalian 1. Melakuakan pengawasan produksi secara seksama sehingga realisasi produksi tidak terlalu jauh berbeda dengan sasaran.


4.5 Tahap ke-3 Pengajuan dan Pelaksanaan Authorization for Expenditure (AFE) ke PT. Pertamina EP Berikut ini dijelaskan pengajuan AFE dan pelaksanaan AFE adapun alur yang dijalanakan oleh KSO PEP-PT X EP adalah sebagai berikut : 4.5.1 -

Persiapan Pengajuan AFE Masing-masing fungsi-fungsi yang ada didalam KSO PEP-PT X Group membuat rencana kerja untuk periode satu tahun anggaran tertentu.


36

-

Dari usulan rencana kerja tersebut dikoordinasikan untuk menjadi suatu rencana kerja KSO PEP-PT X Group.

-

Semua rencana kerja yang bersifat proyek dan non proyek dengan nilai diatas USD $ 1.000.000 maka dibuat AFEnya.

-

AFE tersebut diajukan kepada PT. Pertamina EP untuk dilakukan pembahasan guna mendapatkan persetujuan.

4.5.2 -

Pelaksanaan AFE Pada tahap ini, Manajer Operasi harus terlebih dahulu memastikan bahwa biaya yang memerlukan persetujuan dari PT. Pertamina EP telah disetujui dan datanya benar. Rencana kerja dalam AFE dilaksanakan maka akan dilakukan pemantauan dan pengendalian biaya agar tidak melampaui nilai AFE yang telah disetujui. Apabila dalam pelaksanaanya diperkiraan nilai AFE akan melampaui AFE yang telah disetujui oleh PT. Pertamina EP (diatas 10%) maka KSO PEP-PT X Group akan melapor kepadaPT. Pertamina EP untuk melakukan revisi anggaran yang ada.

-

Apabila poyek yang terdapat didalam AFE telah selesai dilaksanakan maka dalam jangka waktu 3 bulan KSO PEP-PT X Group harus mengajukkan usulan close out kepada PT. Pertamina EP untuk dilakukan pembahasan guna mendapat persetujuan.

-

Close Out AFE berisi antara lain laporan lengkap proyek yang telah, dilaksanakan, perbandingan antara target dengan realisasi hasil pelaksanaan RKA, perbandingan biaya dengan realisasi, dan data-data pendukung yang lengkap.

4.5.3

Pembahasan dan Persetujuan AFE antara Pertamina EP dengan KSO

PEP-PT X Group a. KSO PEP-PT X Group mempresentasikan rencana kerja yang akan dilaksanakan pada satu tahun anggaran tertentu lengkap dengan data pendukungnya (misalnya proyek pemboran, data pendukung yang diperlukan


37

antara lain data-data usulan bawah tanah (Geologi & Geofisik (G&G), reverensi sumur sekitar, target produksi yang diharapkan, keekonomian sumur dan lain-lain). b. Data-data tersebut di evaluasi oleh Pertamina EP apakah sudah sesuai dengan data pendukung yang diajukan. c. Tim Pertamina EP dapat mengurangi, menambah atau menolak usulan apabila justifikasi yang diajukan oleh KSO PEP-PT X Group tidak bisa diterima. Flowchart 4.3 yang menggambarkan proses pengajuan dan pembahasan Authorization for Expenditure (AFE) yang terjadi di KSO PEP-PT X Group serta Tabel 4.2 analisa kendala, risiko, dan pengendalian pada proses pengajuan, pembahasan dan persetujuan AFE.



38

Tabel 4.2 Analisis Kendala, Risiko, dan Pengendalian pada Proses Pengajuan, Pembahasan dan Persetujuan AFE Jenis Proses Pengajuan, Pembahasan & Persetujuan AFE

Kendala Risiko 1. Jika pengajuan Keterlambatan AFE terlambat penyusunan AFE maka rencana kerja 1. Masalah Internal akan tertunda Perusahaan, sehingga produksi Penyusunan tidak tercapai. perencanaan AFE tidak tepat waktu: Karena sulit atau lamanya mencari data harga pembanding dari vendor Karena kesibukan staff, sehingga mundurnya jadwal pembahasan AFE Setelah dilakukan pembahasan terdapat “line” yang harus direvisi sehingga memerlukan tambahan waktu utuk revisi 2. Masalah dari Eksternal Perusahaan Menunggu undangan pembahasan dari PT. Pertamina EP

Pengendalian 1. Perencanaan dibuat tepat waktu. 2. Perencanaan harus memiliki data-data pembanding yang lengkap. 3. Pengajuan penandatanga nan dari internal KSO PEP-PT X Group tepat waktu. 4. KSO PEP-PT X Group memonitor pengajuan AFE, kapan waktunya AFE akan dibahas dan pembahasan AFE dilakukan dimana.



39

4.6 Tahap ke-4 Open Tender dan Pengadaan oleh Suppllier Prosedur

ini

menggambarkan

proses

pendafataran

vendoruntuk

menyediakan barang dan jasa bagi KSO PEP-PT X Group. Departmen SCM mengumumkan kepada vendor periode registrasi kemudian vendor menyiapkan seluruh dokumen-dokumen yang dibutuhkan untuk registrasi, yang kemudian dokumen-dokumen

registrasi

diserahkan

kepada

Departemen

SCM.

Membagikan form registrasi kepada vendor yang telah mengajukkan penawaran. vendor akan melengkapiform registrasi dan kemudian akan mensubmit company profile dan dokumen-dokumen pendukung. Departemen SCM akan menerima, meriview (meninjau ulang), dan melakukan verifikasi form registrasi vendor yang telah diisi lengkap, company profile dan dokumen pelengkap lainnya. Departemen SCM akan mengeavalasi dan menentukkan apakah diperlukan proses pra-kualifikasi. Proses pra-kualifilasi dilakukan untuk vendor yang baru pertama kali akan bekerjasama dengan KSO PEP-PT X Group. Jika membutuhkan tahap pra-kualifikasi maka proses pra-kualifikasi dilakukan. Namun jikavendor sudah menjadi rekanan KSO PEP-PT X Group maka proses pra-kualifikasi tidak diperlukan. Sehingga dapat langsung dilanjutkan ke tahap terakhir penentuan pemenang open tender yang biasa disebut award approved.

Departemen SCM akan mengirimkan Surat

Keterangan Terdaftar (SKT) sebagai rekanan dan nomor vendoryang akan diterima oleh supplieryang terpilih. Jika tidak membutuhkan award approved maka departemen SCM akanmemberitahukanvendor yang tidak masuk kualifikasi. Di bawah ini terdapat flowchart 4.4 yang menggambarkan proses open tender.


40

Flowchart 4.5 Proses Open Tender dan Pengadaan oleh Supplier SCM Department

SUPPLIER/CONTRACTOR 2. Prepare all required document for registration

1. Announce Vendor/Supplier Registration Period

3. Apply for supplier registration

4. Received Requests

6. Complete Vendor/Supplier Registration Form

5. Distribute Vendor/ Supplier Registration

7. Submit complete vendor registration form, Submit supplier company profile & supporting document

8. Review Complete Vendor Registration Form, Company Profile & other supporting document

YES 14. Receive SKT and Supplier Number

9. Is pre-qualification needed?

10. Conduct Pre-qualification

NO 11. Is award approved?

15. Receive notification

12. Send SKT (Surat Keterangan Terdaftar Terdaftar)

NO

13. Notify unqualified supplier

YES

:

Sumber : PTK BP MIGAS No.007-REVISI-II/PTK/I/2011diolah kembali oleh penulis

Untuk memperjelas proses pengadaan barang atau jasa berikut ini dijelaskan proses administrasi umum pengadaan barang dan jasa yang dilakukan di KSO PEP-PT X Group. a. Proses Administrasi Umum Pengadaan Proses administrasi umum pengadaandilaksanakan berdasarkan PTK BP MIGAS No.007-REVISI-II/PTK/I/2011, penulis melaksanakan magang sebelum adanya keputusan MK No.36/PUU-X/2012 yang membubarkan BP MIGAS. Proses administrasi umum pengadaanini bertujuan membantu semua yang terkait dalam proses pengadaan hingga proses ini selesai.Memastikan bahwa semua proses pengadaan dilakukan dengan prosedur yang tepat. Proses dan prosedur ini diterapkan ke semua proses pengadaan barang dan jasa di KSO PEP-PT X Group.


41

Proses ini dimulai ketika timbul kebutuhan olehuser. User bertanggungjawab untuk membuat permintaan dengan deskripsi yang lengkap, spesifikasi, tanggal permintaan, perkiraan harga dan alokasi biaya serta menyiapkan dan mensubmit Requisition For Material(RFM) atauRequisition For Services (RFS) ke Departemen SCM (Supply Chain Mangement). Departemen SCM melakukan verifikasi kelengkapan RFM/RFS dan meminta persetujuan kepada manajer yang memiliki otorisasi terhadap userserta GM (General Manager). Langkah selanjutnya adalah Departemen SCM meminta persetujuan kepada Departemen Keuangan (Finance) terkait anggaran untuk pengeluaran tersebut. Apabila disetujui oleh Departemen Keuangan maka selanjutnya Departemen SCM akan melakukan koordinasi dengan user agar pengadaan barang sesuai dengan scope of work yang dibutuhkan. Selanjutnya Departemen SCM akan membuat dokumen penawaran yang akan di verifikasi oleh user dan Departemen Legal. User memastikan apakah kualifikasi yang tercantum dalam dokumen penawarantelah sesuai dengan yang dibutuhkan. Sedangkan Departemen Legal memastikan apakah dokumen penawarantelah mencantumkan penagihan, tanggal pengiriman barang atau jasa, tenggang waktu pembayaran sesuai dengan kebutuhan. Tahap selanjutnya Departemen SCM akan memilih ketentuan otorisasi pengadaan berdasarkan nominal pengadaanmetode dan tata cara pelaksanaan pengadaan barang atau jasa terdapat tiga (3) skema, yaitu : •

Penunjukkan Langsung (Direct Appointment) Pelaksanaan pengadaan barang atau jasa Rp.50.000.000 atau US$ 5.000 sampai dengan Rp.200.000.000 atau US$ 20.000.

•

Pemilihan Langsung (Direct Selection) Pelaksanaan pengadaan barang atau jasa tanpa melalui pelelangan dan dilakukan dengan mengundang minimal 3 (tiga) penyedia barang atau jasa.Pemilihan langsung dapat dilakukan dengan syarat : -

Pengadaan dengan nominal diatas Rp.200.000.000 atau US$ 20.000 sampai dengan Rp.500.000.000, dengan syarat :

Proses lanjutan dari lelang ulang yang gagal.


42

•

Pemasangan listrik, telpon, gas, dan saluran air minum.

Pelelangan Umum (Open Tender) Pengadaan barang dan jasa yang dilakukan secara terbuka untuk umum. Syarat pelelangan untuk umum. -

Nominal lebih dari Rp.200.000.000 US$ 20.000 sampai dengan Rp.1milyar atau US$ 100.000 pengumuman dilakukan melalui papan pengumuman resmi perusahaan.

-

Nominal lebih dari Rp.1milyar atau US$ 100.000 pengumuman dilakukan melalui media cetak dalam negeri.

Setelah penetuan metode pelaksanaan pengadaan, Departemen SCM bersama dengan Panitia Pengadaan (Procurement Committee)melaksanakan open tender, untuk proyek pengadaan diatas US$ 2.000.000 membutuhkan persetujuan hingga BP MIGAS. Setelah pengumuman tender dilakukan, vendor yang tertarik akan melakukan registrasi dengan melampirkan dokumen yang dibutuhkan (company profile, akta perusahaan, pengalaamn kerja, faktur pajak, dan laporan audit). Setelah waktu pendaftaran berakhir, Panitia Pengadaan akan mengirimkan dokumen penawaran kepada vendor yang lolos proses verifikasi dokumen registrasi. Vendor akan mengembalikan dokumen penawaran kepada Panitia Lelang beserta penawaran harga dan kualifikasi barang atau jasa yang dimiliki oleh vendor. Panitia Lelang mengirimkan dokumen penawaran kepada user, agar user dapat memastikan bahwa penawaran yang diajukan oleh vendor telah sesuai dengan kebutuhan. Jika penawaran telah sesuai, maka panitia lelang akan merekomendasikan pemenang lelang dengan mempertimbangkan pemilihan vendor yang memenuhi syarat, serta pertimbangan harga yang paling murah. Rekomendasi pemenang lelang harus dengan persetujuan GM (General Manager). Setelah GM (General Manager) menyetujui, Panitia Pengadaan akan mengumumkan pemenang lelang. Setalh pemenang lelang diumumkan, tahap berikutnya adalah Departemen SCM akan membuat PO (Purchase Order) atau SO (Service Order). Jika SO atau PO sudah pernah dibuat sebelumnya dengan vendor pemenang lelang maka proses


43

dapat dilanjutkan dengan evaluasi SO atau PO oleh user. Namun jika ini merupakan kontrak baru maka akan akan dibuat kontrak yang baru. Apabila SO atau PO telah disetujui oleh user maka Departemen SCM akan mengirimkan SO atau PO kepada vendor. SO atau PO harus ditandatangani oleh kedua belah pihak diatas materai Rp.6.000 ditandatangani oleh GM KSO PEP-PT X Group dan vendor. Kemudian Departemen SCM akan menerbitkan SPMP (Surat Perintah Melaksanakan Pekerjaan) yang akan dikirimkan kepada vendor. Tahap selajutnya adalah pelaksanaan kerja oleh vendor dengan pengawasan oleh user. Di bawah ini terdapat gambaran proses administrasi kontrak atau pengadaan barang dan jasa di flowchart 4.5 dan 4.6 serta tabel 4.3 yang menjelaskan analisa kendala, risiko, dan pengendalian pada proses ke-4 open tender untuk pengadaan barang dan jasa yang terjadi di KSO PEP-PT X Group. Flowchart 4.6. Proses Administrasi Kontrak atau Pengadaan Barang dan Jasa

STEPS 1. Identify needs 2. Prepare, Submit Requisition (RFM/RFS) via AO (2a) for appropriate distribution to the addressee

LEGAL SCM USER, USER Operating Unit Operating Unit Department

Procurement Committee*

Negotiation Team

Authorized Official

SUPPLIER**

1

2

2a

3. Verify, analyze RFM/RFS

3

No

4. Approve, otherwise return

4 Yes

5. Consolidate needs, when it is possible 6. Review Market, define inclusion in bid package, send to User and Legal at OU for review

5

6a

7. Determine procurement method

6b

6

7

8. Decide to tender and obtain BPMIGAS approval if required

8

9. Announce Tender, Register & qualify Suppliers, Recommend bidders, obtain bidder list approval

9

10

10. Invite Bidders, RFQ, conduct bid process 11. Conduct Bid Evaluation 12. Prepare and conduct negotiation, if required

Response announcement and register

•*Bid Committee/Internal •**

11

Follows tender process and Submit Bid Proposal

11 Apr, 2011

12

Sumber : PTK BP MIGAS No.007-REVISI-II/PTK/I/2011diolah kembali oleh penulis


44

Flowchart 4.6 ProsesAdministrasi Kontrak atau Pengadaan Umum(lanjutan) LEGAL USER, Operating Unit Operating Unit

STEPS

SCM Department

Proc Committee

13. Recommend winner

Negotiation Team

Authorized Official

SUPPLIER**

13***

14. Review and approve Winner; obtain PEP Approval (14a),if required

14 14a

15. Send regret letter, wait for5 working days for Complaint; resolve complaint if any; Announce Winner,

15 (fail Bidders receive notice before the winner)

15

No

16. Is PO/SO or Contract terms new?

16

Yes 17. If yes, request legal to draft contract

17. Prepare contract

18. Prepare PO/SO/ Contract

17

•*Procurement Committee/Internal Team • •** Supplier/Contractors •*** If everything is okay, otherwise return to step 11 upon Procurement Committee guides

15( Winner receive notice after clearance of complaints, if any)

18

18.a. Authorize PO/SO/ Contract, obtain approval from authorized signatories for PO/SO

18a

19. Send PO/SO/ Contract to Supplier

18a

19

20. (Supplier) receive PO/ SO/Contract, for Contract sign and return Contract

20

21. Obtain approvals from authorized Signatories for CONTRACT

21

22. Send Contract to Supplier; 22a. (supplier) Deliver promises 23. Receive, monitor, and accept promises 24. Document PO/SO/ Contract close out data

22

23b. (for SO/ Contract)

22a

Apr, 2011

23a. (for PO)

24

END

Sumber : PTK BP MIGAS No.007-REVISI-II/PTK/I/2011 diolah kembali oleh penulis


45

Tabel 4.3Analisis Kendala, Risiko, dan Pengendalian pada Proses ke-4 Open Tender Pengadaan Barang dan jasa Jenis Proses Open Tender Pengadaan Barang & jasa

Kendala Risiko Ketika perusahaan mengumumkan 1.Proses lelang, kadangakala respon dari calon lelang akan peserta lelang lama, sehingga sampai tertunda tanggal yang ditentukan untuk mulai dilakukan lelang jumlah peserta lelang tidak tender memenuhi forum, maka lelang harus ulang diulang. Jika sampai 3 kali jumlah calon peserta lelang tidak memenuhi 2.Waktu forum maka dilaksanakan pemilihan lelang langsung, namun apabila hanya satu tertunda vendor yang hadir maka dilakukan penunjukan langsung, namun hal ini 3.Pelaksanaan sebisa mungkin dihindari karena proyek apabila vendor hanya satu tertunda dikhawartirkan vendor dapat menetapkan tingkat harga secara sepihak karena tidak ada harga pembanding.

Pengendalian 1. Persiapan waktu yang cukup untuk melaksanakan tender di rencanakan

Sumber : Hasil wawancara dengan Budgeting & Report Head diolah kembali oleh penulis

4.7 Tahap ke-5 Place Into Service (PIS) Place IntoService (PIS) adalah saat dimana suatu harta benda berwujud (kapital) telah digunakan sesuai dengan peruntukannya dalam kegiatan operasi dan telah memenuhi syarat-syarat yang ditetapkan oleh Pertamina EP. Pelaksanaan PIS baru akan dilaksanakan

tahun

depan.

Sehingga

belum

ada

flowchart

yang

dapat

menggambarkan proses pelaksanaan PIS. Dibawah ini terdapat tabel 4.4 analisa kendala, risiko, dan pengendalian pada proses Place Into Services (PIS).


46

Tabel 4.4 Analisis Kendala, Risiko, dan Pengendalian pada Proses Place Into Services (PIS) Jenis Proses Place Into Services (PIS)

Kendala 1. Waktu pengiriman mundur dari jadwal semestinya.

Risiko 1. Tertundanya close out AFE 2. Cost Recovery perusahaan terganggu

Pengendalian PIS baru akan dilaksanakan tahun 2013. Sehingga belum dapat diidentifikasi pengendaliaannya.


4.8 Tahap ke-6 Pembahasan dan Persetujuan Close OutAuthorization for Expediture (AFE) Tujuan dari proyek close out AFE adalah untuk memberikan detail pertanggungjawaban secara resmi kepada PT. Pertamina EP. Close out report AFE harus dibuat pada akhir proyek pengadaan barang atau jasa setelah semua tujuan, sasaran, dan pengiriman telah terpenuhi. Close out report sangat penting bagi kelengkapan dokumentasi dari sebuah proyek serta untuk mencegah proyek keluar dari lingkup awalnya dan anggaranya, sebagaimana didefinisikan dalam rencana proyek awal.Dokumentasi proyek yang lengkap dan laporan evaluasi atas pelaksanaan harus dipenuhi. Close out reportAFE akan ditandatangani oleh PT. Pertamina EP sebagai persetujuan penyelesaian proyek dengan melengkapi dan melaksanakan seluruh catatan proyek akhir. Terdapat enam jenis Close Out Reportyaitu : a. Proyek Pemboran atau workover Pemboran minyak (drilling) fancyhandwork (2011) adalah suatu proses eksploitasi minyak dari dalam lapisan bumi untuk diproduksikan menujustasiun pengumpul.Dalam hal pengeboran minyak terdapat dua aspek yang harus diperhatikan,yaitu tujuan dari drilling untuk membuat suatu fasilitas agar minyak dalam lapisan bumi dapat diproduksikan menuju permukaan dengan membuat suatu sumur pemboran dimana sumur pemboran tersebut mengeluarkan formasi batuan atau memuat jalur transportasi menuju ke batuan reservoir berada. Universitas Indonesia Internal control ..., Sri Lestari Nindya Novianti, FE UI, 2013

47

Selanjutnya untuk membuang fragmen batuan (rock fragment, cutting) yang dihasilkan ketika operasi drilling dilakukan, dalam hal ini lumpur bor. b. Seismik atau Survey Eksplorasi seismik adalah istilah yang dipakai di dalam bidang geofisika untuk menerangkan aktivitas pencarian sumber daya alam dan mineral yang ada di bawah permukaan bumi dengan bantuan gelombang seismik.Hasil rekaman yang diperoleh dari survei ini disebut dengan penampang seismik.Eksplorasi seismik atau eksplorasi dengan menggunakan metode seismik banyak dipakai oleh perusahaan-perusahaan minyak untuk melakukan pemetaan struktur di bawah permukaan bumi untuk bisa melihat kemungkinan adanya jebakanjebakan minyak berdasarkan interpretasi dari penampang seismiknya.Setelah data seismik diolah, dianalisa dan ditafsirkan secara geofisika dan geologi, maka data dapat digunakan untuk menentukkan lokasi prospek adanya minyak dan gas, estimasi besarnya prospek minyak atau gas, lokasi titik pemboran. c. Study Proses pengolahan data mentah yang dilakukan oleh tenaga ahli dari beberapa disiplin ilmu yang berasal dari Universitas atau lembaga (contoh : UI, ITB, Lemigas dan lain-lain) untuk menganalisa cadangan minyak/gas di suatu blok. Dari hasil study ini dapat digunakan untuk menentukkan antara lain titik pemboran yang akan dilakukan, perkiraan cadangan minyak dan gas dll. Study tetap dilakukan setelah proses pemboran untuk mengevaluasi dan menentukan titik pengeboran berikutnya. d. Fasilitas Selama proses pemboran minyak atau gas, diperlukan fasilitas penunjang antara lain pemasangan pipa air (untuk kebutuhan kelangsungan proses pemboran). Fasilitas yang digunakan untuk membangun peralatan, bangunan, pipa, dansebagainya yang digunakan untuk mendukung proses pengeboran minyak atau gas.


48

d. Well Conection, Artificial Lift & Chemical Well conection untuk mengetahui jenis lapisan tanah tempat sumber minyak dan gas berada. Artificial Lift adalah sumur buatan yang digunakan untuk mengalirkan minyak dari bawah ke atas.Chemical adalah bahan-bahan kimia yang digunakan untuk memisahkan emulsi minyak dengan air. e. Certain Other Project Proyek-proyek lain yang digunakan untuk mendukung usaha-usaha pencarian minyak atau gas. Proyek-proyek ini yang dimaksud adalah proyek selain drilling dan work over namun terkait langsung dengan proses produksi. Misalnya pembuatan stasiun pengumpul minyak. Dibawah ini terdapat flowchart 4.6 yang menggambarkan proses penyusunan laporan close out AFE dan tabel 4.5 yang berisi analisa kendala, risiko, dan pengendalian pada proses pembahasan dan persetujuan Close Out AFE.


49

Sumber : Hasil wawancara dengan Budgeting & Report Head(2012)diolah kembali oleh penulis


50

Tabel 4.5 Analisis Kendala, Risiko, dan Pengendalian pada proses Pembahasan dan Persetujuan Close Out AFE Jenis Proses Pembahasan dan Persetujuan Close Out AFE

Kendala 1. Data pendukung baik data teknis (G&G, spek barang & jasa) maupun data keuangan yang tidak lengkap 2. Barang sudah tiba namun belum dipakai, delivery time mundur dari jadwal semestinya

Risiko Pengendalian 1. Pemberi kerja 1. Melengkapi data dalam hal ini pendukung yang Pertamina EP dibutuhkan menilai ketidaklengkapan informasi, data untuk setiap items realisasi. 2. Pertamina EP menolak usulan reimburse.

Sumber : Hasil wawancara dengan Budgeting & Report Head (2012) diolah kembali oleh penulis

4.9 Tahap ke-7 Proses Setelah Pengajuan Close Out AFE dan Non Recovery Pengajuan Close Out AFE ke PT. Pertamina EP terdapat dua kemungkinan jawaban yakni untuk jumlah nominal pengadaan barang atau jasa yang disetujui maka akan masuk menjadi recoverable cost sedangkan untuk nominal pengeluaran pengadaan barang dan jasa yang tidak disetujui oleh Pertamina EP akan menjadi tanggungan PT X (non-recoverable cost). Biaya-biaya yang termasuk adalah akan menjadi cost recovery diantaranya adalah : a. Biaya Operasi adalah biaya-biaya administrasi dan beban produksi b. Biaya Proyek yang terdiri dari beban sewa untuk main project seperti biaya sewa Fasilitas


51

Cost Recovery ditagihkan melalui ECS (Entitlement Calculation Statement). Perhitungan Cost Recovery : a. Maximum 80% dari Gross Revenue = Lifting x ICP (Indonesian Crude Oil Price). b. Sharing Oil 26,7857%, Gas 35% Contoh Perhitungan ECS : Lifting

=

1.000 bbls

ICP

x

USD 100

GrossRevenue

=

USD 100.000

Cost Recovery

=

USD 80.000

(80%* x USD 100.000)

ETS (Equity to be Split) USD 20.000 •

Pertamina EP Equity Share

: 73,2143%

•

Kontraktor/PT X

: 26,7857%

PT X share 26,785% x 20.000

: 5.357,14

Tax (40.5%* x 5.357,14)

: 2.169,64 3.187,5

*berdasarkan kontrak yang dibuat antara PT X Group dengan PT.Pertamina EP Close out report yang telah di serahkan ke PT. Pertamina EP akan dibahas dalam rapat pembahasan close out antara PT. Pertamina EP dengan KSO. Dari hasil pembahasan tersebut didapatkan nominal close out report yang disetujui oleh Pertamina EP dan dituangkan dalam Minutes of Meeting (MoM) yang disetujui oleh kedua belah pihak. PT X akan melakukan revisi close out report sesuai dengan MoM Universitas Indonesia Internal control ..., Sri Lestari Nindya Novianti, FE UI, 2013

52

close out dan menyerahkan ulang seluruh dokumen close out report dalam bentuk hard copy dan soft copy untuk kemudian mendapat surat persetujuan close out report dari Pertamina EP. Untuk biaya-biaya yang tidak dapat dimasukkan kedalam biaya proyek AFE sesuai dengan kasus masing-masing (misal: back charge ke vendor, alokasi ke cost center lain-lain, atau tidak cost recovery). Berikut ini adalah dokumen-dokumen yang dibutuhkan dalam proses penyusunan laporan close out AFE : •

Persetujuan proyek (AFE original & revisi)

•

Latar belakang proyek

•

Laporan hasil pekerjaan (Summary project completion) dan berita acara.

•

Laporan penyelesaian proyek penjelasan setiap line item yang terkait dengan biaya over atau under 10%. Tahapan yang dilakukan : meminta invoice (term of payment yang terdiri dari deskripsi barang, kuantitas, harga per unit, beserta perhitungan total jumlahnya, periode invoice) payable accrued (nama vendor, jumlah hutang, nomor invoice, tanggal invoice, nomer voucher, tanggal pembayaran, tax rate, deskripsi barang) kwitansi (jumlah uanguntuk pembayaran). Justifikasi over atau under anggaran dari departemen terkait. Faktur pajak Purchase atauService Order (nama supplier nomor service order (SO) atau purchase order (PO), dan tanggal penerbitan) Berita acara penyerahan pekerjaan bulanan (tanggal

SO, deskripsi

pekerjaan, nama dan jabatan perwakilan kedua belah pihak antara KSO PEP-PT X Group dengan vendor) Service Order (nama, alamat vendor, dan tanggal penerbitan) Lain-lain:


53

•

Korespondensi, surat menyurat, Minutes of Meeting (MoM), perubahan program, dan lain-lain

•

Rincian transaksi pembukuan proyek AFE (detail ledger ataucost center dan breakdown worksheet per line item AFE)

•

Atas pembebanan proyek lebih besar dari persetujuan proyek disertakan dokumen pendukung.

•

Photo separator

Dengan bertambah kompleksnya tugas-tugas manajemen, maka dikhawatirkan manajemen tidak mampu melakukan pengawasan dan koordinasi yang efektif untuk seluruh fungsi yang ada didalam perusahaan.Oleh karena itu, manajemen perlu dibantu oleh suatu unit yg khusus menangani dan menelaah prosedur-prosedur dan operasi perusahaan.Karena itulah sangat dibutuhkan satuan kerja unit pengendalian internal (Internal Control).Close out report merupakan pertanggungjawaban perusahaan terhadap biaya-biaya yang akan di recovered oleh Pertamina EP (selaku wakil pemerintah). Berikut ini adalah analisis kendala, risiko dan pengendalian pada proses cost recovery dan non recovery. Tabel 4.6 Analisis Kendala, risiko dan pengendalian pada proses Cost Recovery dan Non Recovery Jenis Proses

Kendala

Cost Recovery 1. Hasil produksi dan Non

belum memenuhi

Recovery

COCP (commencement of commercial period)

Risiko

Pengendalian

1. KSO mengeluarkan uang untuk pembiyaan poduksi, tertundanya penghasilan (reimburse) dari Pertamina EP, sehingga dapat mengakibatkan kekurangan dana

1. Produksi harus ditingkatkan untuk memenuhi COCP


BAB 5 KESIMPULAN DAN SARAN

5.1 Kesimpulan Pada pembahasan sebelumnya, telah dibahas bahwa dalam menjalankan kegiatan operasionalnya yang meliputi kegiatan eksploitasidan eksplorasi sumber minyak dan gas bumi di Lapangan B, KSO PEP-PT X Group menjalin kerjasama dengan PT. Pertamina EP melalui Kontrak Kerjasama Operasi (KSO). Dalam melakukan kerjasama melalui Kerjasama Operasi perusahan bertindak sebagai kontraktor, yakni perusahaan yang ditunjuk oleh PT.Pertamina EP untuk mengoptimalkan produksi minyak dan gas yang terdapat di Lapangan B Kalimantan Timur, salah satu lokasi sumber minyak dan gas yang dimiliki oleh PT. Pertamina EP. Segala biaya dan resiko akan ditanggung KSO terlebih dahulu dan akan mendapat penggantian dari pemerintah melalui metode cost recovery. Untuk memperoleh penggantian atas biaya-biaya ini, perusahaan KSO harus mencatat seluruh pengeluaran yang berhubungan dengan proyek

dalam satu catatan

pengeluaran khusus yang disebut Authorization for Expenditure (AFE). Selama masih berhubungan dengan biaya proyek eksplorasi dan eksploitasi, seluruh biaya pengeluaran akan masuk didalam AFE. Biaya-biaya ini akan ditagihkan ke Negara (PT.Pertamina EP). Dari penjabaran yang yang telah dilakukan, penulis menyimpulkan bahwa pertanggungjawaban biaya proyek yang diajukan dalam AFE oleh KSO PEP-PT X Group sudah cukup efektif dilaksanakan.Selama proses perencanaan pengeluaran, pengajuan anggaran, pelaksanaan proyek, hingga proses pengajuan cost recovery selalu melalui diskusi dan persetujuan dengan Pertamina EP. Apabila dalam pembahasan Pertamina EP keberataan dengan biaya proyek maka PT X Group akan melakukan revisi menyesuaikan dengan hasil rapat. Sehingga biaya yang dikeluarkan oleh perusahaan dapat dipertanggungjawaban kepada Negara. Komunikasi internal perusahaan berjalan dengan baik. Setiap pagi selalu diselenggarakan rapat antara departemen yang terkait dengan produksi membahas 54 Universitas Indonesia Internal control ..., Sri Lestari Nindya Novianti, FE UI, 2013

55

mengenai perkembangan produksi minyak dan gas perhari serta melakukan pembahasan upaya-upaya perbaikan apabila proses produksi tidak mencapai target. Dengan pengendalian internal yang telah diterapkan sudah mengambarkan komitmen perusahaan dalam mencegah kecurangan-kecurangan yang dapat menyebabkan perusahaan kehilangan aset, peningkatan efektivitas dan efisien perusahaan. Industri migas memiliki risiko kecelakan kerja yang tinggi. Menyadari hal ini PT X Group menerapkan Health, Safety, and Environtment di kantor pusat maupun di lapangan. Membuat prosedur-prosedur yang terkait keselamatan dalam bekerja, melakukan sosialisasi terhadap prosedur tersebut kepada semua pekerja untuk memastikan semua pekerjaan dilakukan dengan benar dan aman, melakukan penilaian risiko (risk assessment) terhadap semua lokasi kerja dan alat kerja yang digunakan untuk meminimalisasi dan menghilangkan potensi bahaya yang ada terkait potensi bahaya dan keselamatan kerja. PT X Group dalam menjalankan proyek menemui kendala yang diluar dari perencanaan yang telah dibuat.Hal ini mengakibatkan mundurnya pelaksanaan proyek. Pelaksanaan proyek yang mundur menyebabkan bertambahnya biaya operasional dan tertundanya pengajuan cost recovery. Apabila cost recovery tertunda maka pendanaan perusahaan menjadi terganggu. Berikut ini beberapa kelemahan yang dapat mengganggu pelaksanaan proyek: •

Mundurnya jadwal pembahasan proyek dengan Pertamina EP. PT XGroup merupakan salah satu KSO Pertamina EP dari total tujuh belas KSO yang Pertamina EP miliki, sehingga jadwal pembahasan membutuhkan waktu yang cukup lama karena menunggu giliran.

•

Ketidaklengkapan persyaratan yang harus dipenuhi oleh vendor akan menghambat waktu tender maupun pelaksanaan proyek.

•

Revisi pengajuan biaya proyek dapat dilakukan selama beberapa kali, membutuhkan waktu yang tidak sebentar.

•

Tingkat produksi minyak dan gas yang tidak memenuhi target ketentuan kontrak.


56

5.2 Saran Penulis memberikan rekomendasi terkait dengan penerapan KSO PertaminaEPPT X Group antara lain adalah : 1. Melakukan follow up dengan Pertamina EP agar jadwal pembahasan tidak mengalami penundaan. Memonitor waktu dan tempat pembahasan kepada Pertamina EP agar dapat melakukan persiapan yang maksimal. 2. Melakukan koordinasi pengadaan dengan vendor 3. Persiapan waktu yang cukup untuk melaksanakan tender di rencanakan 4. Melakukan pengawasan produksi secara seksama agar realisasi produksi tidak terlalu jauh dari sasaran, berupaya meningkatkan produksi untuk memenuhi COCP (commencement of commercial period).


DAFTAR REFERENSI

Arens et al. (2009). Auditing and Assurance Services: An Integrated Approach an Indonesian Adaption. Singapore: Prentice Hall. Badan Pelaksana Kegiatan Usaha Hulu Minyak Dan Gas Bumi (BPMIGAS), (2004) Pedoman Tata Kerja Pengelolaan Rantai Suplai Kontraktor Kontrak Kerja Sama Nomor : 007/PTK/VI/2004. Biro Riset LM FEUI. (n.d.).Analisis Industri Minyak dan Gas di Indonesia: Masukan Bagi Pengelola BUMN. 20 Oktober 2012. www.lmfeui.com/data/Analisis Industri Minyak.pdf. BPMIGAS. Oktober 2006. Buletin Badan Pelaksana Kegiatan Usaha Hulu Minyak dan Gas Bumi. Buletin Online, Nomor 12. Fancyhandwork. 6 Febuary 2011. Petrofisika 2 Drilling.15 Oktober 2012. http://fancywitholdies.wordpress.com/2011/02/06/petrofisika-2-drilling. Jessica. (2011). Prosedur Pengelolaan Authorization For Expenditure dan Aset Tetap Pada X Corporation Menurut Production Sharing Contract. Laporan Magang. Depok: Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia Pertamina EP. (n.d.). Wilayah Kerja. Situs resmi Pertamina EP. 20 Desember 2012. http://pertamina-ep. Romney, Marshall B. (2012). Accounting Information System, 12thedition. Pearson. Vaassen, Eddy; Meuwissen, Roger; dan Schelleman, Caren, (2009). Accounting Information Systems and Internal Control, 2th edition. United Kingdom: Wiley. Viani, Lita. (2011). Analisa Siklus Pengeluaran Dan Pengendalian Internal Terkait Biaya Operasional Proyek PT. SS.Laporan Magang. Depok: Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia. 57 Universitas Indonesia Internal control ..., Sri Lestari Nindya Novianti, FE UI, 2013

58

Wikipedia. (n.d.). Eksplorasi Seismik. 15 Oktober 2012. http://id.wikipedia.org/wiki/Eksplorasi_seismik


59

Lampiran 1 Persetujuan Original AFE


60

Lampiran 1 Persetujuan Original AFE (lanjutan)


61

Lampiran 2 Persetujuan Revisi AFE


62

Lampiran 2 Persetujuan Revisi AFE (lanjutan)


63

Lampiran 3 Laporan Close Out AFE


64

Lampiran 4 Laporan Analisis AFE


65

Lampiran 5 Ringkasan Over atau Under Budget


66

Lampiran 6 Entitlement Calculation Statement (ECS)


UNIVERSITAS INDONESIA INTERNAL CONTROL PADA PROSES AUTHORIZATION FOR EXPENDITURE (AFE) DI KSO PERTAMINA EP-PT X GROUP LAPORAN MAGANG

Recommend Documents