EVALUASI PENGENDALIAN INTERNAL ATAS PROSEDUR PENJUALAN JASA SECARA KREDIT DALAM HUBUNGAN DENGAN PENYELESAIAN KLAIM ASURANSI KENDARAAN BERMOTOR
(Studi Kasus pada Karya Prima Body & Paint)
THE EVALUATION OF INTERNAL CONTROLFOR PROCEDURE OF CREDIT SALES SERVICE IN RELATION TO THE SETTLEMENT OF CLAIM VEHICLE INSURANCE (Case Study in Karya Prima Body & Paint)
TUGAS AKHIR Disusun sebagai salah satu syarat untuk menyelesaikan pendidikan Diploma III Program Studi Akuntansi
Oleh: Marta Puspita Aryanti NIM. 095111047
JURUSAN AKUNTANSI POLITEKNIK NEGERI BANDUNG BANDUNG 2012
ABSTRAK
Penelitian ini dilakukan di Karya Prima Body & Paint dengan judul Evaluasi Pengendalian Internal atas Prosedur Penjualan Jasa secara Kredit dalam hubungan dengan Penyelesaian Klaim Asuransi Kendaraan Bermotor (Studi Kasus pada Karya Prima Body & Paint). Karya Prima Body & Paint adalah salah satu perusahaan yang bergerak pada bidang jasa perbaikan dan pengecatan kendaraan roda empat yang juga selalu berusaha untuk melakukan pengelolaan manajemen yang baik dalam segala aspek. Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui bagaimana penerapan sistem pengendalian internal pada prosedur penjualan kredit dalam jasa bengkel yang dilakukan oleh Karya Prima Body & Paint, apakah pengendalian internal pada prosedur penjualan jasa secara kredit yang diterapkan telah memadai, apakah yang menjadi penyebab apabila pengendalian internal penjualan jasa secara kredit tersebut ternyata belum memadai, dan bagaimana solusi untuk mengatasinya. Metode penelitian yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode penelitian deskriptif komparatif, yaitu suatu metode penelitian dengan cara melakukan perbandingan antara karakteristik pengendalian internal sistem penjualan kredit secara teori dengan pengendalian internal penjualan kredit berupa data-data informasi yang dihasilkan selama penelitian pada perusahaan. Dan alat analisis data menggunakan control matrix. Setelah penulis melakukan evaluasi tentang pengendalian internal sistem penjualan jasa secara kredit pada Karya Prima Body & Paint, hasil yang diperoleh bahwa pengendalian internal pada prosedur penjualan kredit telah memadai. Karena elemen pengendalian internal sistem penjualan jasa secara kredit yang dapat berfungsi dengan baik dan dapat memenuhi tujuan dari sistem operasi dan sistem informasi.
Kata kunci : Sistem pengendalian, penjualan jasa secara kredit
ABSTRACT
This research conducted at Karya Prima Body & Paint with title The Evaluation of Internal Control for Procedure of Credit Sales Service in relation to the Settlement of Claim Vehicle Insurance.(Case Study in Karya Prima Body & Paint). Karya Prima Body & Paint is one of the companies engaged in field service repair and painting of four-wheeled vehicles are also always trying to make the management of good management in all aspects. This reaserch aims to determine how the application the internal control system in credit sales procedure in service workshops conducted by the Karya Prima Paint & Body, whether internal controls on credit sales service procedures applied are sufficient, whether that be the cause of an internal control of the services on credit sales was not adequate, and how the solutions to overcome them. The research method used in this study is a comparative descriptive research method, a method of research by doing a comparison between the characteristics of the system of internal control credit sale is theoretically the internal control of credit sales data information generated during research on the company. And data analysis tools using a control matrix. After the authors conducted an evaluation of internal control systems credit sales service at Karya Prima Body & Paint, the results obtained that the internal controls on credit sales procedure is adequate. Because there are some elements of internal control of credit sales service systems that have not meet the objectives of operating systems and information systems. Keywords: control systems, credit sales service
KATA PENGANTAR
Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Tuhan Yesus Kristus atas segala kasih,
hikmat, rahmatNya sehingga penulis dapat menyelesaikan Laporan Tugas Akhir ini dengan judul
“Evaluasi Pengendalian Internal atas Prosedur Penjualan Jasa
secara Kredit dalam hubungan dengan Penyelesaian Klaim Asuransi Kendaraan
Bermotor” (Studi Kasus pada Bengkel Karya Prima Body & Paint). Laporan Tugas
Akhir ini disusun
untuk memenuhi salah satu syarat menyelesaikan Pendidikan
Diploma III Program Studi Akuntansi Jurusan Akuntansi Politeknik Negeri Bandung. Penulis menyadari bahwa penyusunan Laporan Tugas Akhir ini tidak akan terselesaikan tanpa masukan serta bantuan dan dorongan dari berbagai pihak. Oleh karena itu penulis mengucapkan terima kasih kepada: 1. Bapak Ridzal Achmad, SE., MBA.,Ak selaku pembimbing Laporan Tugas Akhir. Terima kasih atas bimbingan, dukungan, nasihat, serta bantuan yang telah diberikan kepada penulis. 2. Bapak Henry Davin Teja selaku Pimpinan Karya Prima Body & Paint yang telah memberikan kesempatan kepada penulis untuk dapat melaksanakan penelitian pada Perusahaannya. 3. Ibu Devina S selaku penanggung jawab bagian Keuangan pada Karya Prima Body & Paint yang telah membimbing dan memberikan penjelasan atas penelitian yang dilakukan. 4. Seluruh staf Karya Prima Body & Paint yang turut serta membantu penulis dalam pelaksanaan penelitian. 5. Bapak Dadang Hermawan, SE., M.Si selaku Ketua Jurusan Akuntansi 6. Bapak Arry Irawan, SE., M.Si selaku Ketua Program Studi Akuntansi. 7. Seluruh dosen Jurusan Akuntansi khususnya Program studi Akuntansi. 8. Kedua orang tua serta keluarga besar yang selalu mendukung dan memotivasi.
9. Teman-teman 3 Ak B yang selalu memberikan semangat untuk berjuang bersama sampai akhir.
10. Teman teman seperjuangan di Himpunan Mahasiswa Akuntansi.
11. Jeje, Melda serta teman sharing yang selalu mendukung dalam proses
penyusunan laporan ini dan terus memotivasi penulis.
12. Teman-teman PMK Polban atas dukungan semangat dan doanya, dimana kebersamaan kepengurusan yang selalu mendukung kesuksesan kita semua.
13. Sahabat SMA yang selalu memberikan doa dan semangat juang.
14. Pihak-pihak yang turut serta mendukung dan membantu proses penyusunan
laporan yang tidak dapat disebutkan.
Penulis menyadari bahwa laporan ini masih jauh dari sempurna. Kekurangan ini terutama akibat dari keterbatasan kemampuan yang dimiliki penulis. Oleh karena itu, penulis mengharapkan adanya saran dan kritik yang bersifat membangun. Akhir kata penulis berharap tugas akhir ini dapat bermanfaat untuk semua pihak.
Bandung, Juni 2012 Penulis
DAFTAR ISI
halaman
ABSTRAK ................................................................................................................. i ABSTRACT .............................................................................................................. ii
KATA PENGANTAR ............................................................................................. iii
DAFTAR ISI ............................................................................................................. v
DAFTAR GAMBAR ............................................................................................ viii DAFTAR TABEL .................................................................................................... ix DAFTAR LAMPIRAN ............................................................................................. x BAB I PENDAHULUAN 1.1.Latar Belakang Penelitian ...................................................................... 1 1.2.Identifikasi Masalah ............................................................................... 4 1.3.Ruang Lingkup dan Pembatasan Masalah ............................................. 4 1.4.Tujuan dan Manfaat Penelitian .............................................................. 4 1.4.1. Tujuan Penelitian ......................................................................... 4 1.4.2. Manfaat Penelitian ...................................................................... 5 1.5.Pendekatan Masalah ............................................................................... 6 1.6.Metodologi Penelitian ............................................................................ 8 1.6.1. Metode Penelitian ...................................................................... 9 1.6.2. Data Penelitian .......................................................................... 9 1.6.3. Alat Analisis Data ................................................................... 11 1.7.Lokasi dan Waktu Penelitian ............................................................... 11 BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1.Pengendalian Internal .......................................................................... 12 2.1.1. Pengertian Pengendalian Internal ............................................ 12
2.1.2. Tujuan Struktur Pengendalian Internal ..................................... 14
2.1.3. Unsur Struktur Pengendalian Internal ..................................... 16
2.1.4. Kegiatan Pengendalian Internal ............................................... 23
2.1.5. Pentingnya Pengendalian Internal ........................................... 26 2.1.6. Keterbatasan Pengendalian Internal ........................................ 27
2.2.Sistem Akuntansi Penjualan Kredit .................................................... 28
2.2.1. Pengertian Sistem Akuntansi Penjualan Kredit......................... 28
2.2.2. Tujuan Penyusunan Sistem Akuntansi Penjualan Kredit ........ 29
2.2.3. Fungsi yang terkait dalam Sistem Akuntansi Penjualan Kredit ....................................................................................... 30 2.2.4. Dokumen – dokumen yang Digunakan dalam Sistem Penjualan
Kredit .................................................................. 31
2.2.5. Catatan Akuntansi yang Digunakan dalam Sistem Penjualan Kredit ....................................................................................... 34 2.2.6. Jaringan prosedur Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Kredit ....................................................................... 35 2.3.Pengendalian Internal Sistem Akuntansi Penjualan Kredit ................. 36 2.3.1. Tujuan Pengendalian Internal Sistem Akuntansi Penjualan Kredit ...................................................................... 36 2.3.2. Unsur-unsur Pengendalian Internal Sistem Akuntansi Penjualan Kredit ..................................................... 38 BAB III HASIL PENELITIAN 3.1. Gambaran Umum Perusahaan ............................................................. 42 3.1.1. Sejarah Singkat Perusahaan ..................................................... 42 3.1.2. Aktivitas Usaha Perusahaan .................................................... 44 3.1.3. Struktur Organisasi dan Uraian Tugas Karya Prima Body & Paint ..................................................................................... 45 3.2. Kebijakan Penjualan ............................................................................ 52 3.3. Sistem Akuntansi Penjualan Jasa di Karya Prima Body & Paint ........ 53 3.3.1. Unit Organisasi yang Terkait .................................................. 57
3.3.2. Dokumen-dokumen yang Digunakan dalam Sistem
Penjualan Kredit ........................................................................ 59
3.3.3. Catatan dan Laporan yang Digunakan dalam Sistem Penjualan Kredit ........................................................................ 60
3.3.4. Jaringan Prosedur Penjualan Jasa di Karya Prima Body
& Paint ...................................................................................... 61
3.3.5. Bagan Arus (Flowchart) sistem Penjualan Kredit
dalam Penyelesaian Klaim ........................................................ 65
3.4. Evaluasi dan Pembahasan Pengendalian Internal atas Prosedur Penjualan Jasa secara kredit di Bengkel Karya Prima Body & Paint .................. 69 3.4.1. Evaluasi Pengendalian Internal Penjualan Jasa secara kredit di Bengkel Karya Prima Body & Paint ...................................... 69 3.4.2. Pembahasan Pengendalian Internal Penjualan Jasa secara Kredit di Bengkel Karya Prima Body & Paint ......................... 72
BAB IV SIMPULAN DAN SARAN 4.1. Simpulan .............................................................................................. 82 4.2. Saran .................................................................................................... 83 DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN
DAFTAR GAMBAR
halaman Gambar 3.1 Struktur Organisasi Karya Prima Body & Paint ............................... 46 Gambar 3.2 Bagan Alur Proses Penjualan ............................................................56 Gambar 3.3 Sistem Penjualan Jasa secara Kredit Karya Prima Body & Paint .....66
DAFTAR TABEL
halaman
Tabel 1.1 Persentase Pelanggan sebagai Nasabah Asuransi .................................. 1 3.1 Control Matrix Sistem Penjualan Jasa secara Kredit pada Karya Tabel Prima Body & Paint ..............................................................................70
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1
Tampilan awal sistem pada Karya Prima Body & Paint
Lampiran 2
Tampilan Laporan Penjualan pada Karya Prima Body & Paint
Lampiran 3
Tampilan Rincian Estimasi pada Karya Prima Body & Paint
Lampiran 4
Tanda terima kendaraan lembar ke 1
Lampiran 5
Tanda terima kendaraan lembar ke 2
Lampiran 6
Rincian Estimasi manual
Lampiran 7
Estimasi
Lampiran 8
Laporan survei
Lampiran 9
Hasil penawaran estimasi lembar ke 1
Lampiran 10 Hasil penawaran estimasi lembar ke 2 Lampiran 11 Hasil penawaran estimasi lembar ke 3 Lampiran 12 Surat Perintah Kerja Lampiran 13 Surat Kuasa Lampiran 14 Surat Puas Lampiran 15 Work Order Lampiran 16 Kuitansi Own Risk Lampiran 17 Kuitansi Perbaikan Lampiran 18 Check List Lampiran 19 Formulir Klaim (halaman 1) Lampiran 20 Formulir Klaim (halaman 2) Lampiran 21 Daftar Outstanding Lampiran 22 Sertifikat Asuransi Kendaraan Bermotor Lampiran 23 Tabel Harga Jasa Perbaikan Lampiran 24 Tabel Harga Jasa Perbaikan (halaman 2) Lampiran 25 Kartu Bimbingan Lampiran 26 Daftar Riwayat Hidup
DAFTAR PUSTAKA
Badri,
Zulidamel. “System Akuntansi Penjualan.” Style Sheet. http://zulidamel.wordpress.com/2007/11/21/system-informasi-penjualan (21 Nov 2007)
Diana, Anastasia dan Lilis Setiawan. 2011. Sistem Informasi Akuntansi. Yogyakarta: Andi
Gelinas, dkk.2005. Accounting Information System. South Western: Thomson. Hall, James.2001. Sistem Informasi Akuntansi. Jakarta : Salemba Empat Krismiaji. 2010. Sistem Informasi Akuntansi. Yogyakarta: Sekolah Tinggi Ilmu Manajemen YKPN. Midjan, La dan Azhar Susanto. 2001. Sistem Informasi Akuntansi. Bandung: Lembaga Informatika Akuntansi. Mulyadi. 2008. Sistem Akuntansi. Jakarta: Salemba Empat. Romney, Marshall B, Paul John Steinbart.2006. Accounting Information System, 9th edition.(Terjemahan Deny Arnos Kwary dan Dewi Fitriasari ). Jakarta: Salemba Empat. Simamora, Henry. 2000. Akuntansi Basis Pengambilan Keputusan Bisnis, Jilid 1. Jakarta: Salemba Empat. Susanto Azhar.2007. Sistem Informasi Akuntansi. Bandung: Lingga Jaya. Winarno, Wing Wahyu. 2006. Sistem Informasi Akuntansi, Edisi kedua. Yogyakarta: UPP STIM YKPN.
