BAB IV PEMBAHASAN
IV.
Evaluasi Pengendalian Internal Pada Prosedur Penjualan Kredit Dalam pelaksanaan kegiatan operasionalnya, perusahaan harus memiliki
pengendalian internal yang memadai, terutama yang berkaitan dengan siklus penjualannya. Siklus penjualan terdiri dari kegiatan penjualan, piutang, penagihan, dan penerimaan kas yang merupakan sumber pendapatan utama perusahaan yang akan digunakan untuk keperluan membiayai aktivitas perusahaan, baik operasional maupun invenstasi, misalnya digunakan untuk perluasan dan pengembangan perusahaan. Jika tidak terdapat pengendalian internal yang memadai, maka mungkin saja akan ada peluang terjadi penyimpangan dan penyalahgunaan terhadap pendapatan perusahaan. Penjualan kredit PT. Jasatama Polamedia merupakan sumber pendapatan yang terbesar dari kegiatan operasionalnya. Dengan demikian PT. Jasatama Polamedia harus memiliki pengendalian internal yang memadai agar dapat menjamin bahwa dalam pelaksanaan prosedur penjualan kredit tidak terdapat praktek-praktek yang tidak sehat yang dapat merugikan perusahaan. Dalam bab ini, penulis akan melakukan evaluasi terhadap pengendalian internal dari prosedur penjualan kredit yang diterapkan oleh Service Point Wilayah Tangerang PT. Jasatama Polamedia. Berikut ini akan dijelaskan kerangka berpikir untuk mengevaluasi pengendalian internal pada prosedur penjualan kredit pada Service Point Wilayah Tangerang :
63
Kondisi Yang Terdapat Pada PT. Jasatama Polamedia
Komponen Pengendalian Internal (Menurut COSO)
Terdapat struktur organisasi Terdapat pembagian tugas dan wewenang Pelatihan, seleksi, dan gaya manajemen Sistem dan Prosedur Penjualan Kredit : - Fungsi yang terkait - Dokumen dan catatan yang diperlukan - Otorisasi yang jelas
Lingkungan Pengendalian Penilaian Risiko Aktivitas Pengendalian Informasi dan Komunikasi Pemantauan (Penjelasan terdapat di Bab 2)
(Penjelasan lebih jelas mengenai kondisi perusahaan terdapat di dalam Bab 3)
Evaluasi pengendalian internal pada prosedur penjualan kredit (Penjelasan lebih lanjut terdapat di dalam Bab 4) Saran perbaikan (Terdapat di dalam Bab 5)
Tujuan P.I - Keandalan pelaporan keuangan - Efektivitas dan efisiensi operasi - Kepatuhan terhadap hukum & peraturan yang berlaku
Gambar 4.1
Kerangka berpikir (framework) evaluasi pengendalian internal pada prosedur penjualan kredit pada Service Point PT. Jasatama Polamedia
64
Penjelasan dari Gambar 4.1 : Pengendalian internal suatu perusahaan dapat dikatakan sudah memadai apabila seluruh kebijakan dan prosedur yang dilaksanakan oleh perusahaan dalam menjalankan seluruh aktivitas perusahaannya mencakup ke dalam komponen-komponen pengendalian intern, dan kebijakan serta prosedur yang dilaksanakan oleh perusahaan telah mencapai tujuan dari pengendalian intern tersebut. Dengan begitu, berikut ini akan dijelaskan gambaran pengendalian internal yang telah dilaksanakan oleh perusahaan yang akan dijelaskan berdasarkan komponen-komponen pengendalian internal : 1. Lingkungan Pengendalian (Control Environment) a. Struktur Organisasi dan Pembagian Wewenang & Tanggung Jawab Perusahaan telah memiliki struktur organisasi yang secara umum bertujuan untuk memisahkan tugas, tanggung jawab, dan wewenang yang jelas dan tegas dalam setiap fungsi atau bagian yang terdapat di dalam perusahaan. (Stuktur Organisasi dapat dilihat pada Lampiran 1, sedangkan pembagian wewenang dan tanggung jawab sudah dijelaskan pada Bab 3). Bagi PT. Jasatama Polamedia struktur organisasi merupakan masalah yang penting dan pokok, karena struktur organisasi merupakan gambaran secara skematis tentang hubungan-hubungan, kerjasama dari individu-individu yang terdapat dalam rangka mancapai suatu tujuan. Struktur organisasi pada PT. Jasatama Polamedia terdiri dari beberapa bagian yang memiliki ruang lingkup tugas dan fungsinya masing-masing, yang disertakan pula dengan penjabaran wewenang dan tanggung jawab masing-masing bagian / fungsi.
65
b. Filosofi dan gaya manajemen Di dalam perusahaan, antara atasan dan bawahan saling berhubungan baik, hal ini terlihat apabila bawahan memberikan masukan atau pendapat kepada atasannya, maka atasannya akan mendengarkan masukan tersebut dan mempertimbangkan masukan atau saran tersebut, begitu juga sebaliknya, atasan seringkali memberikan masukan dan motivasi kepada bawahannya dengan rasa persaudaraan. Hal tersebut dilakukan, karena perusahaan ingin menciptkan suasana nyaman di dalam perusahaan sehingga dengan kenyamanan tersebut, para personel di dalam perusahaan dapat bekerja dengan baik. Dengan begitu, gaya manajemen dalam memperlakukan bawahannya atau karyawannya dengan baik dan selalu mendukung karyawannya dalam menjalankan pekerjaannya. c. Nilai integritas dan etika Perusahaan juga memiliki suatu buku pedoman dalam bekerja yang diberikan kepada masing-masing karyawan yang diberikan oleh perusahaan saat pertama kali karyawan tersebut diterima oleh perusahaan. Di dalam buku pedoman dalam bekerja tersebut menjelaskan tentang visi dan misi perusahaan. Dimana visi perusahaan yaitu menjadi perusahaan distribusi media cetak terbesar dan terluas di Indonesia, sedangkan misi perusahaan yaitu membentuk jaringan distribusi Kompas dan media pendukung lainnya dengan layanan prima, yang didukung sistem administrasi dan sumber daya manusia yang professional, untuk pengembangan usaha yang optimal dan kesejahteraan karyawan. Dengan adanya penjelasan visi dan misi perusahaan tersebut diharapkan para karyawan akan bekerja dengan sebaik-baiknya untuk mendukung tercapainya visi dan misi perusahaan. 66
Selain itu, di dalam buku pedoman tersebut juga dijelaskan tentang sikap dan etika perilaku karyawan yang harus dipatuhi pada saat berada dan bekerja di PT. Jasatama Polamedia, serta terdapat sanksi-sanksi yang diberikan oleh perusahaan apabila para karyawan berbuat tidak baik atau melakukan perbuatan yang dapat merugikan perusahaan, dan terdapat peraturan-peraturan lainnya untuk menjaga kelancaran aktivitas perusahaan. Dengan demikian, buku pedoman dalam bekerja yang dimiliki oleh masingmasing karyawan dalam perusahaan dapat membantu karyawan dalam menjalankan tugasnya dengan baik dan mendukung perusahaan untuk mencapai tujuan perusahaan. d. Kebijakan dan praktik sumber daya manusia Secara umum, perusahaan telah melakukan proses seleksi pada saat penerimaan karyawan baru di dalam perusahaan dimana bagian sumber daya manusia lah yang melakukan pekerjaan ini. Proses seleksi ini bertujuan untuk mendapatkan karyawan-karyawan yang berkualitas dan kompeten dalam melaksanakan tugasnya. Dalam proses seleksi karyawan ini, perusahaan melakukan proses wawancara yang bertujuan untuk mencari informasi dari calon karyawan tersebut tentang latar belakang pendidikan maupun tentang sikap dan perilaku calon karyawan tersebut. Agar mendapatkan karyawan yang berkualitas dan kompeten, perusahaan tidak hanya melakukan proses seleksi dalam penerimaan karyawan baru, tetapi perusahaan juga memberikan pelatihan-pelatihan bagi para karyawannya setiap tahunnya, yang bertujuan untuk meningkatkan kemampuan dan pengalaman yang dimiliki oleh karyawannya. Perusahaan setiap 3 bulan sekali juga 67
mengadakan evaluasi terhadap kinerja karyawannya dan perusahaan melakukan penyegaran kembali kepada para karyawannya tentang sistem dan prosedur yang telah ditetapkan oleh perusahaan dan harus diikuti dan dipatuhi oleh para karyawannya saat melaksanakan pekerjaannya. Di dalam evaluasi tersebut, manajer perusahaan mengevaluasi kinerja dan membuat penilaian hasil karya para karyawannya. Hal tersebut dilakukan oleh manajer perusahaan untuk memberikan penghargaan kepada para karyawannya yang telah bekerja dengan baik dan mencapai target perusahaan. Selain itu, pada saat evaluasi tersebut manajer melakukan wawancara dengan para karyawannya, dan para karyawan tersebut diperbolehkan mengutarakan keluhan-keluhan yang menjadi kendala pada saat melakukan pekerjaannya dan perusahaan akan memberikan masukan atas kendala-kendala tersebut. Selain itu, pimpinan perusahaan ataupun manajer perusahaan selalu mejamin hubungan yang baik dengan para karyawannya, dan antar karyawan juga saling menjaga hubungan yang baik untuk membantu proses kelancaran kegiatan yang ada di perusahaan. Untuk meningkatkan hubungan yang baik antara pimpinan dan karyawan, juga untuk antar karyawan di dalam perusahaan, perusahaan setiap tahunnya melakukan acara-acara kebersamaan yang dapat meningkatkan hubungan yang baik dan menciptakan persaudaraan antara karyawan yang satu dengan karyawan lainnya. Acara-acara tersebut misalnya dengan liburan bersama ke suatu tempat dimana pada saat itu diberikan acara-acara yang dapat mempererat hubungan antara karyawan dengan karyawan dan karyawan dengan atasan.
68
Walupun perusahaan sudah mebuat kebijakan dalam penerimaan karyawan, tetapi masih terdapat kekurangan di dalam proses penerimaan karyawan tersebut. Kekurangan tersebut yaitu sebagai berikut : •
Proses seleksi penerimaan karyawan kurang baik dan kurang ketat pada bagian administrasi Dalam proses seleksi penerimaan karyawan yang terdapat di dalam bagian penjualan (administrasi), perusahaan hanya melakukan proses wawancara saja. Dengan begitu perusahaan hanya mendapatkan informasi latar belakang pendidikan, dan sikap serta perilakunya saja. Tetapi perusahaan tidak mengetahui kemampuan dan kompetensi calon karyawannya tersebut dalam bidang akuntansi dan keuangan, dimana bidang akuntansi dan keuangan tersebut diperlukan dalam menjalankan tugas-tugasnya. Seharusnya pada saat proses penerimaan karyawan baru, perusahaan harus benar-benar menyeleksinya dengan baik dan ketat agar mendapatkan karyawan yang ahli dan kompeten di bidangnya. Jika tidak begitu, perusahaan akan salah dalam menerima karyawan tersebut sehingga perusahaan harus menggantikan karyawan tersebut dengan karyawan yang baru. Hal ini akan membuat perusahaan mengalami kerugian dalam waktu dan biaya. Karena proses pergantian karyawan tersebut membutuhkan waktu yang cukup lama dan juga membutuhkan biaya tambahan yang harus dikeluarkan oleh perusahaan. Dengan keadaan yang seperti itu, seringkali perusahaan mendapatkan karyawan yang kemampuan dasar akuntansi dan keuangannya kurang memadai, sehingga karyawan tersebut dalam melaksanakan tugasnya kurang maksimal dan hasil kerjaannya tersebut kurang baik. Dengan kondisi yang seperti ini, mengharuskan 69
perusahaan untuk mencari karyawan yang lebih baik lagi dan menggantikan karyawan tersebut, karena dalam bagian penjualan (administrasi) merupakan salah satu bagian yang terpenting di dalam perusahaan untuk mendapatkan pendapatan dan keuntungan. Kondisi tersebut membuat efektivitas dan efisiensi perusahaan dalam menjalankan kegiatan operasionalnya berkurang. Karena untuk proses perekrutan karyawan, dibutuhkan waktu dan biaya yang harus keluar. Untuk itu, sebaiknya pada saat seleksi penerimaan karyawan baru, perusahaan melakukan tes pendukung yang tertulis (misalnya tes akuntansi dan keuangan untuk karyawan di bidang administrasi penjualan) yang dapat menilai kemampuan calon karyawan tersebut dalam masing-masing bidangnya. Dengan begitu perusahaan akan mendapatkan karyawan yang lebih baik dan berkualitas sehingga perusahaan dapat menjaga efektivitas dan efisiensi dari kegiatan operasional yang dijalankan perusahaan. 2. Penilaian Risiko (Risk Assessment) Manajemen perusahaan telah melakukan penaksiran resiko atas kemungkinan salah saji material yang ditimbul karena : a. Penempatan karyawan baru dalam aktivitas penjualan kredit Untuk menghindari dan mengatasi risiko-risiko yang mungkin terjadi saat perusahaan menempatkan karyawan baru dalam aktivitas penjualan kredit, perusahaan tidak langsung menempatkan kepada bagian-bagian yang penting dalam aktivitas penjualan kredit, karena karyawan tersebut masih harus diberikan pembelajaran dan pelatihan-pelatihan yang dapat meningkatkan kemampuannya agar karyawan tersebut dapat menjalankan aktivitas penjualan dengan baik dan 70
dapat mengatasi masalah yang timbul dalam aktivitas penjualan tersebut. Selain itu, pada saat karyawan tersebut melaksanakan pekerjaannya, karyawan tersebut pada mulanya masih di dampingi dan dibimbing oleh karyawan lain yang telah berpengalaman dalam aktivitas penjualan kredit. Hal ini dilakukan agar karyawan baru tersebut benar-benar mengerti dengan prosedur penjualan kredit yang harus dijalankan dan dipatuhi oleh karyawan tersebut sehingga dapat meminimalkan kesalahan yang dilakukan oleh karyawan baru tersebut. b. Penggunaan program baru yang digunakan untuk memproses penjualan kredit Perusahaan menerapkan program agen yang diberi nama program ADS (Administrasi Distribusi System). Program ini baru dijalankan oleh Service Point Wilayah Tangerang PT. Jasatama Polamedia pada tahun 2007 sampai saat ini. Di dalam program tersebut mencatat seluruh aktivitas penjualan kredit, mulai dari mutasi pelanggan (pelanggan baru dan pelanggan yang stop berlangganan), laporan distribusi barang, proses kwitansi, sampai dengan cetak kwitansi tagihan pelanggan. Program tersebut juga berfungsi dalam pengawasan piutang (baik piutang yang sudah tertagih maupun piutang yang belum tertagih). Dalam penggunaan program baru ini tentunya manajemen perusahaan harus mempertimbangkan risiko-risiko yang akan timbul karena adanya program baru yang mencatat seluruh aktivitas penjualan kredit. Dan manajemen perusahaan PT. Jasatama Polamedia sebelum menerapkan program ini dalam perusahaan sudah mempersiapkan atau mempertimbangkan risiko-risiko yang akan dihadapi oleh perusahaan jika program tersebut diterapkan. Risiko yang akan timbul saat diterapkannya program baru tersebut dalam Service Point Wilayah Tangerang, yaitu para karyawan yang berwenang untuk 71
menggunakan program tersebut tidak terlalu paham dan masih bingung dalam menjalankan programnya tersebut sehingga seringkali karyawan tersebut salah dalam menginput data-data yang diperlukan dalam aktivitas penjualan kredit. Untuk itu, sebelum manajemen perusahaan memberlakukan program baru tersebut, perusahaan telah mempertimbangkan risiko yang akan terjadi dan mempersiapkan cara untuk mengatasi risiko-risiko tersebut. Dengan begitu, sebelumnya perusahaan melakukan sosialisasi kepada karyawan di bagian penjualan yang berwenang dalam menjalankan program ADS (Administrasi Mutasi, Administrasi inkaso, dan Adminitrasi Piutang) tentang bagaimana menggunakan dan menjalankan program tersebut dan menjelaskan apa saja yang terdapat dalam program tersebut. Sosialisasi program tersebut tidak hanya kepada Administrasi Mutasi, Administrasi Inkaso, dan Administrasi Piutang tetapi juga kepada koordinator wilayah, karena koordinator wilayah berperan dalam mengawasi penerapan program tersebut di wilayahnya. Selain memberikan sosialisasi, perusahaan juga melakukan pelatihan-pelatihan kepada Administrasi Mutasi, Administrasi Inkaso, dan Administrasi Piutang yang ditujukan agar secara teknis karyawanya dapat menjalankan dan mempraktekan program tersebut sehingga tujuan perusahaan memberlakukan program tersebut tercapai. Pelatihan-pelatihan tersebut secara rutin dilakukan oleh perusahaan agar para karyawannya dapat dengan ahli menjalankan program tersebut. Selain itu, untuk mencegah terjadinya penyalahgunaan wewenang dalam penggunaan program tersebut, perusahaan memberikan kode pengaman (password) pada saat menjalankan program agen tersebut. Dan kode pengaman 72
diberikan
hanya
kepada
karyawan-karyawan
yang
berwenang
dalam
menjalankan program tersebut, yaitu bagian Administrasi Mutasi, bagian Administrasi Inkaso, dan Administrasi Piutang. Sehingga penggunaan program agen ini tidak bisa digunakan oleh karyawan-karyawan yang tidak berwenang. Dalam komponen pengendalian internal ini, masih terdapat kekurangan yang ada di dalam perusahaan. Kekurangan tersebut adalah : •
Perusahaan tidak melakukan penaksiran risiko ketika perusahaan melakukan perluasan jaringan operasionalnya Pada saat wilayah Tangerang menambahkan jumlah Service Point yang tersebar di wilayah Tangerang, perusahaan belum dapat mengantisipasi masalah atau risiko yang akan timbul akibat penambahan SP tersebut. Dengan demikian yang terjadi di dalam perusahaan ketika jumlah SP yang ada di wilayah Tangerang bertambah yang semula dari 7 SP menjadi 11 SP, bagian Administrasi Inkaso yang bertugas dalam menginput setoran seluruh SP di wilayah Tangerang mengalami kesulitan. Administrasi Inkaso bertugas dalam menginput setoran-setoran dari seluruh SP, jika semakin bertambahnya jumlah SP yang ada maka semakin banyak pula setoran yang harus di input dari masing-masing SP. Dan biasanya masing-masing SP melakukan penyetoran pada akhir bulan dan secara bersamaan. Dan karena waktu penyetoran dari 11 Service Point itu dilakukan secara bersamaan, maka bagian Administrasi Inkaso akan mengalami kesulitan dalam menginput pembayaran setoran tersebut ke dalam program agen (ADS), dan seringkali bagian Administrasi Inkaso melakukan kesalahan dalam penginputan setoran. Dan hal ini akan mempengaruhi pencatatan dalam program agen tersebut, 73
sehingga tidak menghasilkan suatu pencatatan yang baik dan tepat. Ketika terdapat kesalahan pencatatan tersebut, bagian Administrasi Inkaso melakukan koreksi atas kesalahan penginputan tersebut. Koreksi tersebut bisa koreksi tambah maupun koreksi kurang. Proses perbaikan / koreksi tersebut akan membutuhkan waktu tambahan dari waktu yang seharusnya dan akan membuang tenaga dari bagian Administrasi Inkaso, sehingga efektivitas dari kegiatan yang dilakukan oleh bagian tersebut akan berkurang. Seharusnya perusahaan membuat suatu penjadwalan waktu setoran masingmasing Service Point yang dapat mengatur kelancaran dari kegiatan tersebut, apalagi perusahaan mempunyai Service Point yang cukup banyak. Dengan adanya penjadwalan ini akan menghindari adanya kesalahan dalam pencatatan setoran tersebut. Dengan melihat banyaknya Service Point di Wilayah Tangerang, maka perusahaan perlu untuk membuat suatu penjadwalan untuk mengatur waktu setoran untuk masing-masing Service Point yang ada di Wilayah Tangerang. Dengan begitu, proses penyetoran tersebut dapat berjalan dengan lancar dan bagian Administrasi Inkaso tidak lagi mengalami kesulitan dan kesalahan dalam menginput setoran tersebut dan dengan adanya penjadwalan tersebut dapat menjaga efektivitas dari kegiatan tersebut. •
Perusahaan tidak melakukan penaksiran resiko tentang keputusannya dengan tidak membuat kebijakan terhadap piutang tak tertagih Dengan tidak terdapatnya kebijakan tersebut, perusahaan akan mengalami risikorisiko yang dapat timbul. Dan perusahaan tidak mengantisipasi sebelumnya atas
74
risiko yang akan ditimbulkan apabila piutang yang tak tertagih tersebut dibiarkan begitu saja dan tetap muncul di neraca. Seharusnya piutang harus disajikan dalam laporan keuangan dengan nilai yang dapat direalisasi, yaitu sebesar jumlah tagihan dikurangi dengan taksiran jumlah yang tidak dapat ditagih atau diterima. Begitupun dengan prinsip akuntansi konservatisme yang merupakan prinsip berjaga-jaga juga mengharuskan perusahaan untuk mengakui segera kerugian yang akan terjadi dan tidak mengakui keuntungan yang akan diperoleh. Perusahaan tidak membentuk akun penyisihan piutang tak tertagih disebabkan karena perusahaan menganggap pelanggan mampu membayar hutangnya meskipun resiko piutang tak tertagih cukup tinggi. Dengan tidak dibuatnya penyisihan atas piutang tak tertagih akan mengakibatkan piutang perusahaan yang disajikan dalam Laporan Keuangan menjadi overstated karena belum tentu piutang tersebut dapat terealisasi sepenuhnya. Piutang yang besar dalam neraca perusahaan dapat membuktikan bahwa perusahaan tidak memiliki kebijakan yang baik dalam hal pemeberian kredit dan penagihan piutang. Penulis menyarankan agar perusahaan membuat akun penyisihan piutang tak tertagih untuk mengantisipasi risiko-risiko yang akan timbul apabila terjadi piutang tak tertagih dalam jumlah yang cukup besar. Selain itu, dengan adanya akun penyisihan piutang tak tertagih, jumlah piutang yang ada di neraca dilaporakan secara wajar dan tidak menjadi overstated. Estimasi jumlah piutang tak tertagih bisa didasarkan pada pengalaman perusahaan.
75
3. Aktivitas Pengendalian (Control Activities) a. Prosedur otorisasi yang memadai Perusahaan memiliki jenjang otorisasi yang jelas. Pengotorisasian telah dilakukan oleh orang yang tepat dan benar-benar berwenang terhadap fungsinya sebagai persetujuan dan pemberitahuan mengenai kegiatan operasional yang terjadi di perusahaan. Dalam transaksi penjualan kredit, prosedur otorisasi diatur sebagai berikut : •
Pada saat diterima informasi dari pelanggan (baik pelanggan masuk maupun pelanggan keluar), bagian Customer Service akan membuat Laporan Mutasi Pelanggan yang ditujukan kepada bagian Administrasi Mutasi. LMP ini harus mendapat otorisasi dari bagian Customer Service dan bagian Administrasi Mutasi.
•
Pada saat penerimaan Klaim Tagihan Pelanggan, yang menentukan klaim tersebut dapat diterima oleh perusahaan atau tidak adalah Koordinator Wilayah. Dengan begitu, persetujuan Klaim Tagihan Pelanggan diotorisasi oleh Koordinator Wilayah.
•
Ketika terjadi Klaim Tagihan Pelanggan yang mengharuskan petugas pengirim media bertanggung jawab atas klaim tersebut, dimana gaji dari petugas tersebut akan dipotong. Oleh karena itu, bagian yang berwenang dalam pemberian otorisasi atas bukti kas keluar tersebut, yaitu bagian Administrasi Kas Kecil.
76
•
Pada saat kwitansi tercetak dan kwitansi tersebut akan digunakan untuk tagihan ke pelanggan, kwitansi tersebut harus diotorisasi oleh bagian Administrasi Inkaso.
•
Ketika terjadi Koreksi Kwitansi Pelanggan (KKP) akibat terdapatnya klaim dari pelanggan setelah proses cetak kwitansi, Form KKP ini harus mendapat otorisasi dari penanggung jawab wilayah atau Koordinator Wilayah.
•
Apabila terjadi retur penjualan dari Sub Agen / Kanvaser (sektor eceran), dibuatkan Form Retur Penjualan yang harus diotorisasi oleh bagian Customer Service, dan Sub Agen atau Kanvaser yang bersangkutan.
b. Perancangan dan penggunaan dokumen dan catatan yang cukup Di dalam seluruh aktivitas penjualan kredit yang dilakukan oleh perusahaan telah didukung oleh dokumen yang lengkap dimana setiap transaksi dilakukan dengan penomoran yang berurutan, setiap transaksi penjualan dan perusahaan juga memiliki catatan dan laporan-laporan yang menunjang kelancaran dan ketertiban administrasi sehingga setiap penjualan dapat diperiksa dengan mudah. Seluruh transaksi penjualan kredit dicatat dengan tepat waktu, terbukti dengan pencatatan penjualan dilakukan sesuai tanggal transaksi. Selain itu pencatatan juga dilakukan dengan menggunakan sistem komputerisasi sehingga menjadi lebih tepat waktu. Dalam transaksi penjualan kredit, perancangan dan penggunaan dokumen dan catatan yang cukup telah dilakukan oleh perusahaan, sebagai berikut :
77
•
Laporan Mutasi Pelanggan (LMP) dibuat secara rutin setiap hari berdasarkan print number dan tanggal dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh bagian penjualan (Customer Service dan Administrasi Mutasi)
•
Form Retur Penjualan dibuat rangkap dua dengan print number berurutan dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh bagian Customer Service.
•
Kwitansi tagihan pelanggan dibuat rangkap dua dengan print number berurutan
dan
pemakaiannya
dipertanggungjawabkan
oleh
bagian
Administrasi Inkaso. •
Laporan penjualan dibuat dalam bentuk rekap kwitansi (output dari program agen) serta Laporan Penjualan dalam bentuk format excel, yang digunakan untuk mencocokan jumlah yang ada di kedua laporan tersebut. Jumlah antara kedua laporan tersebut harus sama. Dan laporan ini pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh bagian Administrasi Mutasi.
•
Kwitansi yang telah tertagih dibubuhi tanda ”lunas” dan disimpan rapi berdasarkan print number oleh Administrasi Inkaso. Hal ini dilakukan agar dapat dibedakan antara kwitansi yang telah tertagih dan kwitansi yang belum tertagih.
•
Form Koreksi Kwitansi Pelanggan dibuat rangkap dua dengan print number yang berurutan dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh bagian Administrasi Mutasi.
c. Pemisahan fungsi yang memadai Pembagian struktur organisasi merupakan salah satu unsur dari pengendalian intern yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas. Struktur
78
organisasi merupakan kerangka pembagian tanggung jawab fungsional kepada unit-unit organisasi yang dibentuk untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan pokok perusahaan. Pembagian tugas dan wwenang dalam perusahaan ini sudah cukup memadai, dapat dikatakan demikian karena : •
Fungsi pencatatan pelunasan piutang sudah terpisah dari fungsi penagihan Dalam Service Point Wilayah Tangerang, bagian Administrasi Inkaso bertugas untuk melakukan pencatatan pelunasan piutang yang telah disetor oleh penagih. Yang melakukan penagihan ke pelanggan, adalah fungsi penagihan. Setelah fungsi penagihan mendapatkan setoran dari pelanggan, fungsi penagihan tersebut menyetorkan uang setoran tersebut ke bank, dan bukti setornya akan diserahkan ke bagian Administrasi Inkaso, kemudian bagian Administrasi Inkaso akan mencatatnya dengan menginput setoran tersebut ke dalam program agen.
•
Fungsi pencatatan piutang sudah terpisah dari fungsi yang melaksanakan transaksi penjualan Dalam Service Point Wilayah Tangerang, fungsi yang melakukan pencatatan piutang yaitu bagian Administrasi Inkaso, sedangkan fungsi yang melaksanakan transaksi penjualan yaitu bagian Administrasi Mutasi dan bagian Customer Service. Bagian Administrasi Inkaso bertugas untuk mencatat jumlah piutang dan menginput setoran tagihan pelanggan. Sedangkan bagian Administrasi Mutasi dan Customer Service bertugas untuk
79
membuat laporan penjualan dan mencatat jumlah barang / koran yang dipesan oleh pelanggan. •
Transaksi penjualan kredit sudah dilaksanakan oleh fungsi penjualan, fungsi pengiriman, fungsi penagihan, dan fungsi akuntansi. Fungsi-fungsi yang terlibat dalam transaksi penjualan kredit di dalam perusahaan sudah menjalankan fungsinya masing-masing dengan baik dan sesuai dengan wewenang dan tanggung jawab mereka yang sudah mereka setujui pada awal mereka bekerja di dalam perusahaan. Kecuali
fungsi
pengiriman
dan
penagihan.
Perusahaan
melakukan
perangkapan tugas, yaitu fungsi pengiriman juga merangkap sebagai fungsi penagihan. Hal ini dijalankan oleh perusahaan dengan maksud jika saat melakukan penagihan kepada pelanggan, fungsi penagihan tersebut yang juga merupakan loper atau fungsi pengiriman dalam perusahaan akan mengetahui dengan pasti dan benar keberadaan pelanggan dan apabila pelanggan membuat klaim atas barang / koran yang tidak diterimanya, penagih dapat dengan cepat mengidentifikasi penyebab klaim tersebut karena penagih yang merangkap sebagai pengirim tersebut mempunyai catatan distribusi barang / koran yang dicatat saat barang / koran dikirimkan ke pelanggan. Selain itu, perusahaan juga mempertimbangkan asas biaya vs manfaat. Apabila menambah orang lagi untuk ditugaskan untuk melakukan penagihan, perusahaan tentunya akan menambah biaya lagi dan belum tentu dengan penambahan orang tersebut, perusahaan akan mendapatkan keuntungan yang
80
lebih baik. Dengan pertimbangan inilah yang membuat perusahaan melakukan perangkapan tugas tersebut. Walaupun menurut pengendalian intern melalui aktivitas pengendalian perangkapan tugas ini tidak baik dilakukan. Tetapi dengan pertimbanganpertimbangan yang kuat yang dilakukan perusahaan untuk melakukan perangkapan tugas tersebut masih dapat diterima. Selain itu, walaupun terdapat perangkapan tugas, perusahaan tidak mengalami kecurangankecurangan yang berhubungan dengan uang setoran pelanggan. Seandainya terdapat kecurangan-kecurangan yang timbul bukan disebabkan karena adanya perangkapan tugas tapi kurangnya pengawasan dan dokumen pendukung yang memadai atas bukti fisik kwitansi. d. Pengendalian fisik atas kekayaan dan catatan Cara yang paling baik dalam perlindungan kekayaan dan catatan adalah menyediakan perlindungan secara fisik. Pengendalian fisik atas kekayaan dan catatan ini sudah diterapkan dalam perusahaan, yaitu sebagai berikut : •
Perusahaan sudah melakukan perlindungan fisik terhadap barang / koran yang akan dikirimkan kepada pelanggan Saat barang / koran diterima dari penerbit ke Service Point-Service Point, Customer Service akan melakukan pengecekan terhadap kondisi fisik barang / koran tersebut juga mengecek kelengkapan jumlah barang / koran tersebut. Dan ketika koran tersebut sudah siap diantar ke pelanggan barang / koran tersebut ditumpuk dengan rapi di dalam rak yang bertujuan agar barang / koran tersebut tidak rusak. Loper / fungsi pengiriman pada saat mengirimkan 81
koran-koran tersebut disimpan di dalam tas khusus yang dibuatnya untuk penyimpanan koran-koran tersebut dengan rapi. •
Dokumen-dokumen / catatan-catatan pendukung dalam aktivitas penjualan kredit sudah disimpan dengan baik dan rapi oleh masing-masing bagian di dalam perusahaan yang bertanggung jawab atas dokumen dan catatan tersebut. Dokumen dan catatan seperti Form Laporan Mutasi Pelanggan, Kwitansi tagihan pelanggan, Klaim Tagihan Pelanggan, Koreksi Kwitansi Pelanggan, Form Retur Penjualan, serta Rekapan Laoran Penjualan telah disimpan rapi di dalam rak dan berurutan sesuai print number dan tanggal. Hal ini dilakukan agar proses pencatatan berjalan dengan baik, dan ketika akan dilakukan pengecekan dan pencocokan, masing-masing bagian dalam perusahaan dapat melaksanakannya dengan baik.
Walaupun perusahaan sudah melakukan perlindungan fisik terhadap koran dan catatan / dokumen pendukung dengan baik, tetapi masih terdapat kekurangan yang menimbulkan dokumen / catatan tersebut hilang dan disertai dengan penyalahgunaan uang dilakukan oleh personel perusahaan. Kodisi tersebut akan dijelaskan sebagai berikut : •
Terdapat piutang pelanggan yang fisik kwitansinya tidak ada / hilang Hal tersebut terjadi karena kwitansi tagihan pelanggan dibuat dua rangkap, rangkap pertama diberikan kepada pelanggan sebagai bukti pelunasan tagihan pelanggan, sedangkan rangkap kedua di bawa oleh penagih beserta uang setorannya tersebut dan kwitansi tersebut nantinya akan diserahkan kepada
82
bagian Administrasi Inkaso dan disimpan sebagai bukti piutang yang telah tertagih. Tetapi yang sering terjadi, penagih menghilangkan fisik kwitansi tersebut sehingga fisik kwitansi yang harusnya diberikan ke bagian Administrasi Inkaso tidak diberikan oleh penagih. Sehingga bagian Adminitrasi Inkaso tidak dapat dengan cepat melakukan pencocokan antara jumlah uang tagihan yang disetorkan dengan jumlah yang ada di fisik kwitansi yang dihilangkan tersebut. Hal ini akan merugikan perusahaan karena, seringkali penagih tidak menyetorkan secara penuh sejumlah piutang yang seharusnya. Penagih sengaja menghilangkan bukti fisik kwitansi tersebut untuk menghilangkan jejak ketika penagih tersebut mengambil uang setoran dari pelanggan. Seharusnya perusahaan mempunyai bukti yang cukup untuk melakukan pengecekan atau pencocokan terhadap transaksi-transaksi yang terjadi dalam aktivitas penjualan kredit. Dengan bukti yang cukup tersebut, akan membantu perusahaan untuk terhindar dari kecurangan-kecurangan atau penyelewengan yang dilakukan oleh bagian-bagian yang terdapat di dalam perusahaan. Untuk itu sebaiknya, perusahaan membuat kwitansi tagihan rangkap 3, dan kwitansi tersebut jangan diberikan kepada penagih, tetapi dipegang atau disimpan oleh Customer Service yang bertanggung jawab atas setoran pelanggan dari penagih. Dengan begitu, saat penagih menerima setoran dari pelanggan dan memberikannya ke Customer Service untuk di setorkan ke bank, sebelumnya Customer Service dapat mengecek jumlah setoran yang diterima dari penagih dengan jumlah setoran yang tercatat di kwitansi yang dipegang atau disimpan oleh Customer Service. Selain itu perusahaan sebaiknya meningkatkan pengawasan ketika penagih melakukan penagihan dan kemudian diserahkan ke 83
pihak yang berkepantingan. Dengan begitu, ketika jumlah yang diterima dari penagih dengan jumlah yang terdapat di kwitansi tersebut tidak sama, maka Customer
Service
dapat
langsung
dengan
segera
menyelidiki
dan
menanyakannya kepada penagih sehingga bisa langsung diproses dan bisa dipertanggungjawabkan. Dengan begitu, perusahaan akan meminimalkan kecurangan atau penyimpangan yang terjadi dalam perusahaan. e. Review atas kinerja Perusahaan telah menerapkan pengendalian intern melalui review atas kinerja, penerapan yang dilakukan perusahaan adalah sebagai berikut : Perusahaan menggunakan program agen (ADS) untuk memproses aktivitas penjualan kredit. Program tersebut digunakan oleh masing-masing Service Point di seluruh wilayah untuk memproses aktivitas penjualan kredit masing-masing SP. Setiap bulannya Service Point-Service Point di seluruh wilayah, mengirimkan database program tersebut ke Jasatama Pusat. Hal ini dilakukan untuk memeriksa kebenaran akan data-data yang dimasukkan atau data-data yang terdapat dalam program tersebut. Pemeriksaan itu dilakukan oleh bagian keuangan yang terdapat di Jasatama Pusat. Dari pemeriksaan tersebut, akan menghasilkan suatu penilaian kinerja para karyawan yang menggunakan program tersebut apakah sudah cukup baik atau belum. Penilaian kinerja tersebut dilakukan secara rutin setiap 1 bulan sekali, agar perusahaan dapat menilai apakah tujuan atau target yang telah ditetapkan oleh perusahaan akan tercapai.
84
4. Informasi dan Komunikasi (Information and Communication) Perusahaan telah terdapat sistem akuntansi yang cukup memadai dengan adanya prosedur-prosedur yang memperlihatkan bagaimana transaksi yang terjadi dicatat, diklasifikasikan, dan kemudian dilaporkan. Dengan adanya pelaporan tersebut cukup membuktikan adanya komunikasi tertulis. Pelaksanaan yang dilakukan oleh perusahaan yang berhubungan dengan informasi dan komunikasi adalah sebagai berikut : •
Perusahaan memiliki suatu buku panduan pelaporan keuangan yang digunakan oleh bagian keuangan dan administrasi perusahaan. Buku panduan tersebut menjelaskan bagaimana penjualan diproses, dicatat, dan dilaporkan. Di dalam buku tersebut juga terdapat panduan dalam membuat laporan keuangan yang baik dan benar, yang dapat digunakan oleh karyawan dalam menyusun laporan keuangan agar sesuai dengan kriteria yang telah ditetapkan oleh perusahaan. Dengan begitu, para karyawan dapat mengetahui standar-standar yang telah ditetapkan oleh perusahaan dan yang harus dipatuhi oleh karyawan tersebut.
•
Perusahaan juga memiliki sistem dan prosedur yang mengatur jalannya aktivitas penjualan kredit. Sistem dan prosedur aktivitas penjualan kredit sudah dijelaskan oleh penulis pada bab sebelumnya. Di dalam sistem dan prosedur penjualan kredit tersebut dijelaskan bagaimana pesanan dari pelanggan diterima, kemudian dicatat, kemudian diinput ke dalam program, setelah itu pesanan tersebut dikirimkan, dan pada akhir bulan tagihan dari pesanan pelanggan tersebut dihitung dan dicetak dalam bentuk kwitansi tagihan pelanggan sebesar akumulasi pesanan pelanggan
85
selama 1 bulan, kemudian kwitansi tersebut ditagihkan ke pelanggan. Sebelumnya kwitansi tersebut harus mendapat persetujuan atau otorisasi dari pihak yang berwenang. Sampai akhirnya, perusahaan menerima setoran tagihan pelanggan tersebut, dan melakukan pencatatan atas setoran tersebut. Sistem dan prosedur ini telah di sosialisasikan kepada bagian-bagian yang menjalankan aktivitas penjualan kredit. Dengan begitu, para karyawan dapat menjalankan tugasnya sesuai dengan sistem dan prosedur yang telah ditetapkan oleh perusahaan dan harus dipatuhi oleh para karyawannya. 5. Pemantauan (Monitoring) Dalam perusahaan fungsi monitoring ini dilakukan oleh para manajer dan dibantu dengan audit internal dalam perusahaan, juga dibantu oleh koordinator masingmasing wilayah di seluruh Indonesia. •
Pemantauan yang dilakukan oleh bagian audit internal Biasanya 1 tahun sekali audit internal melakukan pemeriksaan terhadap bagianbagian yang melaksanakan prosedur penjualan kredit (pemeriksaan ketaatan terhadap sistem dan prosedur yang berlaku dan juga pengendalian yang dijalankan di perusahaan). Misalnya di dalam aktivitas penjualan kredit, audit internal akan melakukan kunjungan ke Service Point wilayah Tangerang dan melakukan pemeriksaan dan juga wawancara tentang kinerja bagian penjualan di Service Point Tangerang. Biasanya audit internal melakukan wawancara kepada koordinator wilayah Tangerang dan juga bagian-bagian yang terlibat dalam penjualan kredit, untuk menanyakan apakah terdapat masalah di dalam Service Point Wilayah Tangerang atau tidak. Selain itu, memeriksa laporan piutang dan
86
penjualan apakah sudah mencapai target atau belum ataupun terdapat kecurangan atau tidak. •
Pemantauan yang dilakukan oleh manajer Selain audit internal, manajer perusahaan setiap 3 bulan sekali melakukan pertemuan atau rapat yang dihadiri oleh manajer-manajer per bagian di dalam perusahaan dan para koordinator wilayah yang tersebar di seluruh wilayah Indonesia. Rapat tersebut bertujuan untuk mengevaluasi kinerja per wilayah, dan memecahkan masalah secara bersama ketika terdapat masalah-masalah yang terjadi di beberapa wilayah.
•
Pemantauan yang dilakukan oleh koordinator wilayah Koordinator wilayah juga melakukan proses penilaian melalui pendapat para pelanggan terhadap pelayanan yang diberikan oleh karyawannya dalam melayani pelanggan setiap harinya. Penilaian ini dilakukan dengan cara setiap tahun sekali perusahaan menyebarkan lembaran yang berisikan kritik dan saran, dimana kritik dan saran tersebut diberikan untuk pelanggan. Dengan begitu, koordinator wilayah dapat mengetahui kinerja para karyawannya selama memberikan pelayanan kepada seluruh pelanggan.
Dengan melihat kondisi-kondisi yang telah dijelaskan di atas, secara keseluruhan perusahaan sudah melakukan pengendalian internal pada prosedur penjualan kredit cukup memadai. Pengendalian internal tersebut dilakukan oleh perusahaan untuk meminimalkan kecurangan-kecurangan yang dapat merugikan perusahaan dan untuk mendukung perusahaan dalam mencapai tujuan-tujuan perusahaan. Tetapi masih
87
terdapat aktivitas & prosedur dalam penjualan kredit dalam perusahaan yang tidak mendukung terciptanya pengendalian internal dan tidak mendukung pencapaian tujuan pengendalian internal. Adapun aktivitas dan prosedur dalam penjualan kredit yang tidak mendukung terciptanya tujuan pengendalian internal akan disimpulkan sebagai berikut :
Tujuan Pengendalian Internal :
Keandalan Pelaporan Keuangan
Aktivitas dan Porsedur Yang Tidak Mendukung Tujuan Pengendalian Internal : Perusahaan tidak membentuk akun penyisihan piutang tak tertagih disebabkan karena perusahaan menganggap pelanggan mampu membayar hutangnya meskipun resiko piutang tak tertagih cukup tinggi.
Proses seleksi penerimaan karyawan (bagian administrasi) yang tidak disertai dengan tes tertulis yang mengakibatkan perusahaan salah dalam pemilihan karyawan dan seringkali mengharuskan perusahaan untuk menggantikan karyawan tersebut. Efektivitas dan Efisiensi Operasi
Tidak terdapatnya suatu penjadwalan terhadap waktu setoran dari masing-masing SP yang ada di seluruh wilayah tangerang yang mengakibatkan kesulitan dan seringkali terdapat kesalahan dalam penginputan setoran tersebut. Kurangnya pengawasan terhadap fisik kwitansi tagihan pelanggan sehingga seringkali fisik kwitansi tersebut hilang dan disertai dengan penyalahgunaan uang setoran pelanggan.
88
