43
. BAB IV ANALISIS HASIL DAN PEMBAHASAN
A.
Prosedur dalam Sistem Penjualan Kredit. 1. Prosedur Penjualan Kredit dan Piutang Dagang Jaringan prosedur yang membentuk sistem penjualan kredit pada PT.Triteguh Manunggal Sejati adalah sebagai berikut : a. Prosedur Order Penjualan (bagian PPIC) Dalam prosedur ini bagian PPIC menerima order pembelian yang di email oleh klien dan melakukan koordinasi kepada bagian gudang untuk menginformasikan pesanan dari klien. Apabila barang yang dipesan masih tersedia di gudang maka bagian ini akan menentukan barang – barang apa saja yang akan dikirim sesuai dengan tipe, kuantitas yang dipesan serta tanggal pengirimannya. Jika barang yang dipesan tidak ada maka, bagian PPIC
memberitahukan
kepada
bagian
produk
agar
bisa
memproduksi produk – produk yang dipesan sesuai dengan pesanan pelanggan. Untuk pemberian otorisasi kredit dibawah wewenang bagian PPIC, hal ini terjadi dikarenakan PT.Triteguh Manunggal Sejati hanya mendistribusikan penjualan kredit kepada Distributor besar yaitu PT.Sinar Niaga Sumatera (sns) yang mempunyai cabang di masing – masing pulau di Indonesia.
44
Setelah mendapat otorisasi kredit oleh bagian PPIC, surat order pembelian di kirim ke bagian gudang.. b. Prosedur Pengiriman Barang (bagian gudang dan pengiriman) Dalam prosedur ini bagian gudang menerima surat order pembelian yang sudah di otorisasi bagian PPIC. Bagian ini terlebih dahulu harus menyiapkan barang yang tercantum didalam surat order pembelian, selanjutnya dibuatkan surat jalan sebanyak 5 (lima) lembar yang terdiri dari: Lembar pertama untuk ekspedisi, lembar kedua untuk pembeli setelah lunas, lembar ketiga untuk pembeli setelah menerima barang, lembar keempat untuk bagian accounting, lembar kelima untuk arsip bagian accounting, kemudian menyerahkan barang tersebut pada bagian pengiriman Bagian pengiriman menyerahkan barang pesanan kepada perusahaan angkutan umum. Bagian pengiriman mengirimkan barang kepada pembeli sesuai dengan yang tertera pada surat jalan. Bagian ini juga harus meminta surat jalan kesatu, kedua dan ketiga untuk ditanda tangani dan distempel setelah barang dicek oleh pembeli. Lembar ketiga diberikan untuk pembeli setelah menerima barang, sedangkan lembar kedua dibawa kembali oleh perusahaan
angkutan
umum
untuk
diserahkan
ke
bagian
pengiriman dan diteruskan ke bagian PPIC sebagai bukti penagihan. .
45
c. Prosedur Penagihan (bagian accounting) Bagian accounting menerima surat jalan lembar keempat dan kelima yang telah dibuat dari bagian gudang. Bagian ini bertanggungjawab untuk membuat faktur penjualan dan faktur pajak standar berdasarkan order penjualan yang surat jalannya telah diterima, dan mengirimkan faktur penjualan beserta faktur pajak standar tersebut kepada pelanggan melalui jasa pengiriman. Faktur penjualan ini terdiri dari 2 (dua) Lembar pertama untuk pembeli setelah lunas, lembar kedua untuk bagian accounting. d. Prosedur Pencatatan Piutang Dalam Prosedur ini, bagian accounting mencatat transaksi penjualan berdasarkan tembusan faktur penjualan di dalam jurnal penjualan secara komputerisasai sesuai dengan program yang digunakan pada perusahaan, dan mengarsip dokumen tembusan tersebut sesuai dengan nomor faktur yang bernomor urut tercetak. Dan bagian accounting mencatat keluar masuknya barang pada kartu stock berdasarkan surat jalan yang ditembuskan oleh bagian gudang. e. Prosedur pencatatan harga pokok penjualan Dalam prosedur ini, bagian accounting mencatat secara periodik total harga pokok produk yang telah dijual dalam periode tertentu.
46
Bagian Gudang
Bagian PPIC
1
Mulai
Surat Order Penjualan
Menerima pesanan dari pelanggan
Menyiapkan Barang
Surat Order Penjualan
Membuat Surat Jalan
Memberi Otorisasi kredit
Penjualan
5 4 3
Surat Order Penjualan
2 1 Surat Jalan
1
Bersama dgn barang d 2
Gambar 4.1 Bagan alir dokumen sistem penjualan kredit PT.Triteguh Manunggal Sejati
3
47
Bagian Ekspedisi
2
Bagian Accounting 3
Bersama dgn barangiset ujui 3
5
2
Surat Jalan
1
4
Surat Jalan
Membuat faktur
N
2
Menyerahkan brg kpd Perush angkutan umum
2 Faktur 1 Penjualan
Faktur Pajak1 Standar
3 2 1 Surat Jalan Dikirim ke Pembeli bersama brg
Diserahkan kpd Perusahaan angkutan Umum
Jurnal Penjualan
Dikirim ke Pembeli N
Kartu Piutang Gambar 4.2
Bagan alir dokumen sistem penjualan kredit PT.Triteguh Manunggal Sejati
Selesai
48
2. Analisa Dokumen yang digunakan Dokumen yang digunakan oleh PT.Triteguh Manunggal Sejati dalam sistem penjualan kredit adalah sebagai berikut : a. Surat Jalan Surat jalan merupakan dokumen pokok untuk memproses penjualan kredit. Surat jalan dibuat berdasarkan surat order dari pelanggan. Berbagai tembusan surat jalan terdiri dari : 1) Lembar pertama untuk bagian ekspedisi (pengiriman) 2) Lembar kedua untuk customer setelah lunas. 3) Lembar ketiga untuk customer setelah menerima barang. 4) Lembar keempat untuk bagian accounting. 5) Lembar kelima untuk arsip bagian accounting. b. Faktur Penjualan Faktur penjualan merupakan dokumen yang dipakai sebagai dasar pencatatan timbulnya piutang dan faktur penjualan dibuat oleh bagian accounting PT.Triteguh Manunggal Sejati membuat faktur penjualan terdiri dari 2 (rangkap), yaitu : 1) Lembar pertama untuk customer. 2) Lembar kedua untuk bagian accounting. c. Rekapitulasi Harga Pokok Penjualan. PT.Triteguh Manunggal Sejati membuat rekapitulasi harga pokok penjualan untuk menghitung total harga pokok produk yang dijual selama periode akuntansi tertentu.
49
3. Analisa Catatan akuntansi yang digunakan Adapun catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem penjualan kredit pada PT.Triteguh Manunggal Sejati yaitu : a. Jurnal Penjualan PT. Triteguh Manunggal Sejati menggunakan jurnal penjualan untuk mencatat transaksi penjualan kredit. Penjualan kredit yang terjadi kemudian dicetak faktur penjualannya dimana secara komputerisasi telah menjadi piutang dagang perusahaan. Penggunaan jurnal penjualan akan lebih mempermudah untuk menentukan analisis terhadap transaksi-transaksi yang telah terjadi. Dengan menggunakan jurnal ini maka tiap-tiap transaksi penjualan dicatat secara utuh dalam satu tempat. b. Jurnal Retur Penjualan PT. Triteguh Manunggal Sejati menggunakan jurnal retur penjualan untuk mencatat berkurangnya piutang dagang yang dikarenakan adanya pengembalian barang dari klien. Barang yang dikembalikan biasanya dikarenakan barang tersebut dalam kondisi rusak dan isi barang tersebut kurang lengkap.
50
c. Kartu piutang Catatan akuntansi ini merupakan buku pembantu piutang yang digunakan untuk mencatat berkurangnya piutang PT.Triteguh Manunggal Sejati. d. Kartu persediaan Catatan akuntansi ini merupakan buku pembantu yang berisi rincian mutasi setiap jenis barang. e. Jurnal umum PT.Triteguh Manuggal Sejati menggunakan Jurnal ini untuk mencatat harga pokok produk yang dijual selama periode akuntansi tertentu dan untuk mencatat berkurangnya piutang dagang dari transaksi penghapusan piutang dagang yang tidak dapat ditagih lagi dikarenakan klien yang bersangkutan mengalami pailit.
4. Analisa Unit Organisasi yang terkait Unit organisasi yang terkait dalam sistem penjualan kredit pada PT.Triteguh Manunggal Sejati yaitu : a. Fungsi Penjualan Dalam transaksi penjualan kredit, fungsi ini bertugas menerima order penjualan dari pelanggan, memberi otorisasi penjualan kredit, membuat daftar pesanan barang. Fungsi ini juga
51
bertanggung jawab untuk membuat back order pada saat tidak tersedianya persediaan untuk memenuhi order dari pelanggan. b. Fungsi Gudang Fungsi ini bertanggung jawab menyimpan dan menyiapkan barang yang dipesan oleh pelanggan. Setelah kredit disetujui oleh bagian PPIC berdasarkan surat order pembelian, bagian gudang membuat surat jalan rangkap 5 (lima) dan menyerahkan barang ke bagian pengiriman. c. Fungsi Pengiriman Fungsi ini bertanggung jawab dalam hal pengiriman barang kepada pelanggan. d. Fungsi Penagihan Fungsi ini bertanggung jawab membuat dan mengirimkan faktur penjualan beserta faktur pajak standar kepada pelanggan. e. Fungsi Akuntansi Fungsi ini bertanggung jawab untuk mencatat piutang atas penjualan kredit, membuat serta mengirimkan pernyataan piutang kepada debitur, membuat laporan penjualan, serta mencatat harga pokok persediaan yang dijual ke dalam kartu persediaan.
52
B.
Prosedur Penagihan Piutang Dagang. Jaringan prosedur yang membentuk sistem penagihan piutang dagang adalah sebagai berikut : 1. Bagian accounting membuat rekap tagihan jatuh tempo dan rekap yang terbayar. Setiap hari selalu mengecek mutasi bank untuk disesuaikan dengan tagihan yang sudah terbayar.Pada tagihan yang jatuh tempo, maka bagian acounting mengambil tanda terima asli dan mencatat tanda terima tersebut pada lembar daftar penagihan rangkap 2 (dua) untuk dikirim melalui jasa pengiriaman untuk ditagih 2. Bagian accounting menerima slip setoran bank atas bukti transfer pelunasan piutang. Bagian ini juga membuat laporan pelunasan faktur berdasarkan pembayaran tagihan dari klien. 3. Kasir membuat bukti bank terima (BBT) serta mencantumkan nomor-nomor faktur yang sesuai dengan laporan pelunasan faktur berdasarkan pembayaran tagihan yang ditransfer melalui bank, sedangkan untuk tagihan yang dibayar tunai berupa mata uang asing seperti dollar, maka kasir harus membuat bukti kas terima (BKT) serta mencantumkan nomor-nomor faktur yang dibayar. 4. Bagian
accounting
menerima
BBT,
kemudian
melakukan
penjurnalan dan dibukukan ke dalam buku besar. Setelah itu kedua bukti tersebut disimpan dan diarsip sesuai dengan nama bank, urut nomor BBT.
53
C.
Analisa Dokumen Pencatatan Piutang Dagang PT. Triteguh Manunggal Sejati menggunakan tiga buah dokumen yang digunakan sebagai dasar pencatatan ke dalam kartu piutang dagang perusahaan. Tiga buah dokumen tersebut adalah : 1. Faktur penjualan PT. Triteguh Manunggal Sejati menggunakan faktur penjualan sebagai bukti atas transaksi penjualan kredit yang terjadi pada perusahaan dengan perusahaan klien. Faktur penjualan dibuat rangkap 2 (dua). Dalam pencatatan piutang, dokumen ini digunakan sebagai dasar pencatatan timbulnya piutang dari transaksi penjualan kredit, serta dilampiri dengan surat jalan dan Faktur Pajak Standar sebagai dokumen pendukung untuk mencatat penjualan kredit yang dilakukan secara komputerisasi. 2. Bukti Kas Terima PT. Triteguh Manunggal Sejati menggunakan BKT untuk mengurangi piutang dagang perusahaan dikarenakan perusahaan telah menerima uang untuk pelunasan faktur penjualan dari klien. 3. Bukti Bank Terima PT. Triteguh Manuggal Sejati menggunakan BBT untuk mengurangi piutang dagang perusahaan dikarenakan perusahaan telah menerima transfer uang untuk pelunasan faktur penjualan dari klien.
.
54
D.
Proses Pengendalian Intern 1.
Pengendalian intern terhadap penjualan kredit dan piutang dagang a.
Organisasi PT.Triteguh Manunggal Sejati menggunakan struktur organisasi yang berbentuk fungsional. Hal tersebut dapat di lihat dari pengelompokkan struktur organisasi yang berdasarkan fungsi–fungsi dalam perusahaan. Pada struktur organisasi PT.Triteguh Manunggal Sejati khususnya penjualan kredit, bagian PPIC terpisah dengan bagian finance & accounting. Bagian PPIC setiap harinya menerima fax, email pesanan pembelian dari pelanggan. Pesanan yang diterima lalu dipindahkan ke dalam surat order pembelian yang berisi tanggal pesanan, nama barang yang dipesan, kuantitas, harga satuan barang tersebut serta jumlah harga seluruhnya. Berdasarkan surat order pembelian tersebut bagian gudang menyiapkan barang dan dibuatkan surat jalan rangkap 5 (lima), bila ternyata pesanan tersebut habis, maka segera
disampaikan
kepada
bagian
produk
untuk
dapat
memproduksi barang yang dipesan agar pengiriman barangnya tidak terlambat kepada pelanggan. Barang yang dikirim terlambat kepada pelanggan dikarenakan lewat dari tanggal yang telah
55
ditentukan oleh pelanggan maka order pembelian tersebut dianggap sudah kadaluwarsa atau sudah tidak berlaku lagi. Pada PT.Triteguh Manunggal Sejati belum adanya bagian penagihan yang berdiri sendiri, sehingga kurang terkontrolnya piutang
yang
masih
harus
diterima
sebagai
pendapatan
perusahaan. PT.Triteguh Manunggal Sejati yang memiliki banyak pelanggan harus memperhatikan piutang dagang perusahaannya secara periodik. Bagian accounting setiap harinya melakukan input data tentang bertambah atau berkurangnya piutang dagang perusahaan pada surat pernyataan piutang setiap pelanggan. Bertambahnya piutang dagang dikarenakan adanya penjualan kredit, dan berkurangnya piutang dagang dikarenakan adanya retur penjualan dan juga adanya penerimaan kas untuk penerimaan kas untuk pelunasan piutang dagang. b.
Wewenang dan otorisasi Perusahaan menjual barangnya sebagian besar secara kredit. Oleh sebab itu persetujuan kredit menjadi sangat penting untuk kelangsungan hidup perusahaan. Bagian PPIC diberikan wewenang oleh Plant Manager untuk memberikan otorisasi penjualan kredit untuk semua klien PT. Triteguh Manunggal Sejati. Sebelum PPIC memberikan otorisasi maka hal-hal yang harus diperhatikan olehnya yaitu jumlah penjualan kredit yang
56
akan diberikan, nilai limit kredit yang diberikan perusahaan, serta mengetahui jumlah nilai kredit yang telah dipakai oleh klien yang bersangkutan. Agar perusahaan dapat menghindari pemberian kredit yang melebihi dari jumlah limit yang telah ditentukan. Staf accounting yang memegang buku piutang dipisahkan dengan staf accounting yang memegang buku pembantu piutang dikarenakan banyaknya klien yang dimiliki oleh PT. Triteguh Manunggal Sejati sehingga hal ini harus ditangani secara khusus dan dapat dikendalikan dengan baik semua pencatatannya. Faktur penjualan yang telah dibuat harus diotorisasi oleh Manager Finance & Accounting. Retur barang yang diterima dari pelanggan harus dibuatkan nota retur yang dibuat berdasarkan tipe, kuantitas dan harga satuan barang yang diterima kembali dari klien dan laporan penerimaan barang yang diterima bagian gudang. Retur penjualan harus diotorisasi oleh Manager PPIC & Logistic. c.
Praktik yang sehat Surat order penjualan pada PT. Triteguh Manunggal Sejati agar dibuat bernomor urut tercetak secara komputerisasi dengan demikian tidak mungkin ada nomor urut order yang sama. Faktur penjualan yang diterbitkan juga memiliki nomor urut tercetak secara komputerisasi dan juga dicetak pada pada kertas yang bernomor seri tercetak pada sisi kanan atas faktur penjualan.
57
Dengan melihat begitu banyaknya piutang dagang yang dimiliki oleh PT. Triteguh Manuggal Sejati maka setiap periode dilakukan pencocokkan antara saldo rekening piutang dagang dengan saldosaldo rekening pembantu piutang dagang. Surat jalan yang dicetak juga bernomor urut tercetak secara komputerisasi serta dicetak pada sisi kanan atas yang berangkap 5 (lima).
2.
Pengendalian Intern terhadap Pemberian Diskon Pemberian diskon terhadap barang-barang yang dikirim harus dikendalikan sebaik mungkin. Untuk pengendalian, selanjutnya dilakukan oleh bagian penagihan dengan cara memeriksa setiap tagihan yang berupa invoice dan faktur pajak harus dicocokkan dengan pesanan pembeliannya yang tercantum misalnya diskon 5%. Bagian
penagihan
harus
mengetahui
perusahaan yang berhubungan dengan
setiap
kebijakan
penjualan barang secara
kredit, termasuk pemberian diskon. Bagian penagihan harus memeriksa setiap diskon yang tertera pada pesanan pembelian. Apabila bagian penagihan tidak menemukan diskon pada order pembelian, namun pada saat dilakukan penagihan untuk penjualan kredit tersebut ternyata seharusnya ada diskon, maka bagian penagihan harus melakukan konfirmasi kepada bagian PPIC dan memintanya untuk mempertanggungjawabkan tagihan tersebut. Pertanggungjawabannya dapat berupa pengesahan / tanda tangan
58
Manager PPIC & Logistic pada lembar nota kredit yang dibuat oleh bagian penagihan. Tapi dalam hal ini PT.Triteguh Manunggal Sejati belum mempunyai bagian penagihan yang berdiri sendiri, jadi akan mengalami kesulitan untuk melakukan hal tersebut di atas.
3.
Pengendalian terhadap Penagihan Piutang Dagang Penagihan piutang dagang yang dikirim oleh PT.Triteguh Manunggal Sejati dilakukan oleh bagian accounting pada saat jatuh tempo baik melalui telepon dan tanda terima tagihan tagihan dikirim melalui kolektor untuk pelanggan. Pembayaran piutang ini umumnya dapat dilakukan melalui transfer antar bank, bilyet giro/cek atau pembayaran tunai sesuai dengan kesepakatan diantara kedua belah pihak. Pengambilan pembayaran piutang piutang dagang biasanya dilakukan oleh kolektor sesuai dengan tanggal jatuh tempo tagihannya. Sedangkan untuk pembayaran yang dilakukan melalui transfer, bagian accounting harus mencetak rekening koran dan mencocokkan nilai transfer dari klien dengan nilai tagihan yang semestinya dibayar klien. Pembayaran secara tunai atas penjualan yang dibeli oleh rekanan perusahaan untuk keperluan pribadi, hal ini akan menjadi kendala bagi PT.Triteguh Manunggal Sejati. Karena dikhawatirkan terjadi suatu hal yang tidak diharapkan, misalnya saja kehilangan
59
hasil tagihan piutang dagang, kekurangan dalam penghitungan uang tagihan sedangkan bukti terima uang telah ditanda tangani oleh kolektor. Untuk mengendalikan penagihan piutang dagang ini harus dilakukan oleh bagian penagihan, dalam hal ini PT. Triteguh Manunggal Sejati belum mempunyai bagian penagihan yang berdiri sendiri, jadi penagihan tersebut dilakukan oleh bagian accounting Disini terlihat ada kurangnya pengendalian yang cukup baik dalam mengendalikan penagihan piutang dagang dikarenakan ada fungsi yang merangkap antara lain bagian penagihan di rangkap oleh bagian accounting. . 4.
Pengendalian terhadap Pencatatan Piutang Pagang Pengendalian terhadap pencatatan piutang dagang di PT. Triteguh Manunggal Sejati dilakukan oleh manager Finance & accounting setiap minggunya. Manager memantau pencatatan transaksi yang berhubungan dengan penjualan yang dilakukan bagian accounting, dan juga transaksi perusahaan yang lainnya.pencatatan penjualan oleh bagian accounting diklasifikasikan berdasarkan kategorinya kemudian dilakukan penjurnalan atas penjualan tersebut. Pencatatan yang dilakukan oleh bagian accounting berdasarkan barang yang telah dikirim oleh PT.Triteguh Manunggal Sejati. Dalam memeriksa pencatatan penjualan tersebut manager melakukan cross-
60
check dengan faktur penjualan. Setiap awal bulan biasanya, bagian accounting melakukan stock opname faktur untuk menyamakan dengan jumlah fisik piutang dagang dengan laporan detail umur piutang dagang Setiap hari bagian accounting selalu berhubungan dengan
faktur
dan
laporan
umur
piutang
dagang
untuk
mengendalikan pelunasan piutang dagang. Pengendalian di bagian accounting dilakukan oleh manager finance & accounting, dengan melihat rekening koran dan mencocokkannya dengan nomor urut bukti bank terima secara urut sesuai dengan tanggal penerimaan bank. Manager finance & accounting seminggu sekali mengecek pelunasan piutang dagang yang dilakukan oleh bagian
accounting yang
jumlahnya harus sesuai dengan uang yang masuk ke rekening perusahaan.
E.
Pengaruh Pengendalian Intern tehadap Penagihan Piutang Dagang. Perusahaan harus mempunyai pengendalian intern yang cukup memadai
untuk
keberhasilan
penagihan
piutang
dagang.
Sistem
pengendalian intern ini dapat diterapkan dalam semua tahap mulai dari awal sampai akhir transaksi keuangan. Sistem pengendalian intern bermanfaat untuk mendeteksi apakah telah terjadi penyelewengan atas kebijakan yang telah ditetapkan oleh pihak manajemen perusahaan. Sistem yang dilakukan oleh PT.Triteguh Manunggal Sejati sangat berpengaruh terhadap tagihan - tagihannya.
61
Pengaruh-pengaruh yang timbul karena adanya pengendalian intern yang dilaksanakan di perusahaan dengan baik adalah sebagai berikut: 1. Pencatatan terhadap piutang dagang mulai dari awal sampai akhir pelaporannya lebih baik, karena pencatatan didasarkan pada order penjualan yang telah dikirim dan telah diterima baik pelanggan. 2. Tagihan yang dikirimkan tepat pada waktunya sehingga dapat meminimalkan kerugian perusahaan, dikarenakan setiap tagihan yang telah diperiksa kebenarannya harus segera dikirimkan kepada pelanggan sehingga pembayaran dapat dilunasi tepat pada waktunya. 3. Terhindar dari kehilangan harta kekayaan perusahaan, karena setiap nilai invoice yang dibuat harus dicocokkan dengan nilai order pembelian dari pelanggan. 4. Penagihan dapat dilakukan sesuai dengan jatuh temponya, karena bagian accounting setiap harinya selalu berhubungan dengan laporan umur piutang sehingga setiap harinya bagian ini selalu mengecek tanda terima yang jatuh tempo untuk ditagih dan
memberikannya
pada
kolektor
untuk
ditagih
pada
pelanggan. 5. Penagihan yang lebih baik dari periode yang sebelumnya. Bagian accounting mencatat semua tagihan yang dibawa oleh
62
kolektor untuk ditagih pada lembar daftar penagihan yang dibuat rangkap 2(dua). 6. Meningkatkan kinerja bagian accounting dan sumber daya manusia lainnya. Pengendalian intern diatas juga tidak dapat berjalan dengan baik, bila tidak didukung dengan fungsi-fungsi yang terkait lainnya seperti: 1.
Adanya pemisahan fungsi tugas setiap karyawan.
2.
Adanya program speedware yang baik dan mendukung.
3.
Adanya nomor urut atas dokumen-dokumen yang digunakan.
4.
Adanya sistem dan prosedur penjualan kredit dan penagihan piutang dagang yang baik.
