BAB IV
HASIL DAN PEMBAHASAN
Bagian ini menjelaskan hasil analisis terhadap jawaban teknik dari obseravasi, wawancara dan teknik pengumpulan data arsipakan di uraikan mengenai pembahasannya. Responden dalam penelitian ini adalah karyawan PT. Indo Beras Unggul.
A.
EVALUASI SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENJUALAN KREDIT PADA PT. INDO BERAS UNGGUL
1. Fungsi Yang Terkait Dalam Sistem Informasi Akuntans`i Penjualan kredit Pada PT. Indo Beras Unggul
Bagian - bagian yang terkait dalam penjualan kredit pada PT. Indo Beras Unggul adalah sebagai berikut :
a.
Bagian Penjualan
Bagian penjualan bertanggung jawab untuk melakukan proses negosiasi dengan outlet yang akan bekerja sama. Jika kedua pihak menyetujui untuk bekerjasama maka dibuat perjanjian tentang peraturan / sistem yang akan digunakan, untuk kelancaran kerjasama ini.
Bagian penjualan selain sebagai jembatan antara perusahaan dengan pihak outlet, bagian penjualan juga berperan penting untuk menjaga
42
ketersediaan barang yang ada di outlet. Jika barang dagang sudah mulai berkurang maka pihak outlet akan membuat PO (purchase order) ke PT. Indo Beras Unggul. Batas waktu PO yang di buat oleh outlet hanya 3 hari. Jika PO yang sudah di buat oleh pihak outlet kadaluarsa di karena produk yang diminta belum diproduksi, maka PO kadaluarsa tersebut akan di buat PO baru untuk menggantikan PO yang lama dengan nomor yang berbeda.
b.
Bagian Penginputan PO
Bagian Penginputan PO (purchase order) dilakukan oleh tim supply chain. Bagian supply chain bertanggung jawab untuk melakukan proses penginputan PO dari pelanggan, dan menjadikan data SO (sales order) yang di input kedalam sistem. PO harus di input pada hari yang sama dikarenakan masa berlaku PO yang di berikan pelanggan hanya 3 hari kerja. Data PO yang sudah diinput menjadi SO kedalam sistem tim supply chain akan memberikan dokumen fisik SO ke bagian pengiriman. Sebelum memberikan dokumen SO ke tim pengiriman, tim supply chain juga harus menanyakan kepada finance perihal outstanding pembayaran outlet tersebut via phone atau email. Jika outlet tersebut mempunyai masalah pembayaran selama 3x pengiriman produk terakhir, maka supply chain tidak akan merealisasikan SO.
43
c.
Bagian Logistik / Gudang
Bagian ini dilaksanakan oleh departemen gudang, yang bertanggung jawab dalam ketersediaan produk. Jika ada pemesanan produk dari outlet maka tim gudang akan menerima memo of lading dari tim pengiriman dan menyamakan dengan SO (sales order) di sistem. Setelah melakukan pengecekkan, tim gudang akan menyamakan antara ketersediaan produk dengan dokumen memo of loading. Produk akan disiapkan dan diberikan kebagian tim pengiriman.
e.
Bagian pengiriman
Bagian pengiriman akan menerima produk dari tim logistic sesuai data di memo of loading, maka tim pengiriman akan membuat DO (delivery order). Dokumen DO merupakan data sesuai produk yang diberikan tim gudang. Untuk selanjutnya diantar ke masing – masing outlet yang memesan. Saat tim pengiriman mengantar produk akan membawa ada dokumen DO yang terdiri dari 2 rangkap, Bagian pertama untuk PT. Indo Beras Unggul yang akan di kirim ke pusat untuk dibuatkan invoice dan lembar kedua di serahkan untuk pihak outlet. Pihak Outlet juga akan memberikan BTB (bukti terima barang). Dokumen DO lembar pertama dan BTB digunakan untuk lampiran Invoice yang akan dikirimkan ke pihak finance outlet tersebut.
44
f.
Bagian Finance A/R
Pada bagian ini melakukan oleh beberapa proses yaitu :
1. Pembuatan Invoice berdasarkan DO yang dikirim pabrik ke pusat 2. Pengecekan A/R dan penagihan, setelah membuat invoice, bagian ini akan menginput catatan piutang perusahaan beserta tanggal pembayaran sesuai dengan perjanjian antara PT. Indo Beras Unggul dan Outlet. Penginputan masih dilakukan secara manual belum tersistem. Jadi tim A/R dan penagihan akan mengecek secara manual outlet – outlet yang sudah jatuh tempo pembayaran. 3. Kolektor, bagian ini akan menerima invoice, tanda terima DO, dan BTB untuk diserahkan pihak outlet. Dan pihak outlet akan memberikan bukti tukar faktur dan tanggal pembayaran dari outlet.
Jika pembayaran belum masuk maka sudah menjadi tugas bagian penagihan untuk memfollow up outlet. Tetapi karena penginputan jatuh tempo pembayaran outlet masih dilakukan secara manual, maka tim A/R harus mengecek tanggal jatuh tempo pembayaran secara manual juga.
g.
Prosedur Retur Barang di PT Indo Beras Unggul.
Retur barang di PT Indo Beras Unggul disebabkan oleh beberapa kondisi, yaitu ; kemasan rusak, berkutu, dll. Retur barang bisa dilakukan
45
pada saat pengiriman, biasa nya pihak outlet akan mengecek secara acak pada barang – barang yang diterima. Atau bisa pada saat barang sudah di rak display ketika di rapikan ada kerusakan atau berkutu, maka proses retur harus mengikuti peraturan yang sudah disepakati oleh kedua belah pihak. Yaitu mengirimkan data barang beserta nomor PO dan nomor DO nya lalu dikirim melalui email atau fax. Pihak sales akan mengecek lalui data retur tersebut akan disetujui atau tidak. Jika di setujui maka pihak sales akan menandatangani berkas tersebut dan mengirimkan kembali ke ihak outlet. Jika pihak sales tidak merespon retur tersebut selama 2 minggu, maka pihak outlet berhak melakukan retur dan langsung memotong tagihan. Barang retur terebut akan di kembalikan jika ada pegiriman kembali dari PT Indo Beras Unggul. Pihak gudang akan mengecek kembali barang sesuai dengan tanggal pengiriman, nomor PO, dan nomor DO. Pihak gudang juga akan mengecek apakah barang tersebut harus dimusnahkan atau bisa di produksi ulang dengan melalui proses pembersihan (fumigasi).
46
B. Analisa Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Kredit pada PT. Indo Beras Unggul
Setelah mengamati pada PT Indo Beras Unggul terdapat beberapa kekurangan, yaitu :
1.
Bagian supply chain membuang waktu dengan membuat SO. Karena PO dari outlet bisa langsung di kirim ke bagian logistic untuk di buatkan DO, karena pada prinsipnya data SO sama dengan data PO. Sebelum melakukan penginputan PO menjadi SO pihak supply chain juga harus berkoordinasi dengan tim A/R tentang outstanding pembayaran outlet melalui telephone atau email sehingga hal – hal tersebut sangat berpengaruh pada lamanya proses order Outlet.
2.
Tim pengiriman juga masih menerima dokumen SO secara manual (dokumen fisik). Seharusnya tim pengiriman bisa langsung melihat SO di sistem. Masalah lain adalah pada saat pengiriman barang berkas DO terdiri dari 2 rangkap 1 untuk pihak outlet dan 1 rangkap akan dilampirkan bersama invoice penagihan yang selanjutnya juga harus di serahkan kepada pihak finance outlet. Seharusnya dibuat 3 rangkap, 1 rangkap harus disimpan oleh penagihan. Hal ini dibuat untuk menghindari kehilangan dan kecurangan yang dibuat oleh pihak outlet.
3.
Pencatatan piutang dan data penagihan masih manual, tim A/R harus mengecek setiap saat outlet mana yang sudah jatuh tempo. Pada saat tim A/R tidak mengecek secara rutin tanggal jatuh tempo pembayaran outlet
47
sedangkan pihak outlet sudah melakukan tutup buku. Maka tim A/R dan penagihan, akan langsung memberikan masalah tersebut ke tim penjualan. Pada kondisi sebenarnya, tim penagihan yang harus menyelesaikan masalah pembayaran outlet tersebut. Hal ini membuat kinerja tim penjualan tidak maksimal karena harus melakukan pekerjaan diluar tanggung jawab tim penjualan.
C.
Pengendalian Internal (Internal Control) Atas Penjualan Kredit PT. Indo Beras Unggul
Prosedur internal control pada PT. Indo Beras Unggul harus ditambahkan ke lingkungan pengendalian dan sistem akuntansi yang disetujui pihak Manajemen dengan memberikan jaminan untuk tujuan khusus organisasi yang akan dicapai.
Cakupan prosedur pengendalian tersebut adalah sebagai berikut :
1. Otorisasi Transaksi
Pada masalah – masalah diatas sangat dibutuhkan otorisasi yang tepat guna mempermudah aktivitas / transaksi yang dilakukan. Dengan menggunakan sistem Real Time dalam aktivitas penjualan. Tim supply chain tidak harus mengkorfimasi
melalui
telephone
atau
email
masalah
outstanding
pembayaran. Tetapi saat sistem menerima data panjualan, data akan secara otomatis meminta persetujuan dari tim finance. Setelah tim finance melakukan approval maka pesanan produk bisa dijalankan. Begitu juga pada sistem penagihan yang secara otomatis mendata tanggal jatuh tempo outlet, saat
48
tanggal jatuh tempo tiba maka sistem secara otomatis mengirimkan email ke outlet untuk segera melakukan pembayaran. Otorisasi ini sangat memudahkan aktivita /transaksi.
2. Pemisahan Tugas
Tim A/R harus dipisah dari penagihan karena mengurangi peluang seseorang untuk melakukan kesalahan. Karena selama ini tim A/R selain melakukan pencatatan piutang mereka juga melakukan penagihan melalui telephone maupun email.Hal ini sangat mengganggu kinerja tim A/R karena didalam pencatatan piutang, tim A/R juga harus mengecek biaya promosi yang dilakukan dengan outlet tersebut. Penagihan harus dialihkan kepada orang yang berbeda, sehingga tim A/R berfokus kepada pencatatan piutang dan penjagan aktiva sedangkan tim penagihan berfokus kepada jatuh tempo pembayaran outlet.
3. Perancangan dan Penggunaan Dokumen dan Catatan yang Memadai
Perancangan dan pengunaan dokumen pada PT. Indo Beras Unggul sudah memadai, yang meliputi pembuatan Faktur Penjualan berdasarkan penerimaan outlet, kredit disetujui, dan diverifikasi sebelum dikirim ke outlet. Kontorl terhadap pencatatan piutang dilakukan setiap hari dan dibuat laporan mingguan dan bulanan.
49
4. Pengawasan
Pengawasan pencatatan piutang dan penagihan harus dilakukan dengan benar. Supervisor atau Manajer harus melakukan pengecekan setiap hari pencatatan piutang terhadap dokumen fisik invoice. Begitu juga penagihan yang harus diawasi dengan baik. Supervisor atau manajer penagihan harus melakukan pengecekan piutang perusahaan yang sudah tertagih dan yang belum. Karena ini berpengaruh terhadap arus kas dan biaya operasional perusahaan. Supervisor atau manajer penagihan harus melakukan pengecekan piutang perusahaan yang sudah tertagih dan yang belum.
5. Pengecekan Independen terhadap Kinerja
Pengecekan terhadap pencatatan piutang perlu dilakukan baik dari tim A/R sendiri maupun dari tim Audit. Pengecekan dilakukan dengan merekonsiliasi antara DO yang masuk, invoice, dan rekap piutang perusahaan. Bagian penagihan juga harus merekonsiliasi data yang sudah tertagih dengan uang yang masuk ke rekening perusahaan. Pengecekan juga berlaku pada logistic dengan pengecek barang yang diproduksi dengan barang yang keluar begitu juga terhadap barang yang diretur. Apakah data – data tersebut sudah sesuai atau tidak.
Dari pengendalian Internal diatas, sistem informasi akuntansi penjualan pada PT Indo Beras Unggul belum terintegrasi dengan baik, menyebabkan terhambat
50
nya efektivitas dan efisiensi pada kinerja karyawan. Maka dibutuhkan sistem yang terintegrasi terhadap 1 bagian ke bagian yang lain. Sebelum merancang sistem informasi berbasis computer dibutuhkan tahap penyusunan sistem Informasi, yaitu
1. Analis Sistem
Dalam tahap ini, dilakukan pengumpulan informasi yang diperlukan untuk membeli atau membangun sebuah sistem baru. Permintaan untuk membangun sebuah sistem diprioritaskan untuk memaksimalkan sumber – sumber ekonomi yang jumlahnya terbatas. Survei untuk kelayakan sebuah sistem baru harus dilakukan dengan indentifikasi dan pendokumentasian tentang informasi yang dibutuhkan oleh pemakai sistem dan para manajer
2. Perancangan konseptual
Tahap ini PT Indo Beras Unggul harus memutuskan cara untuk memenuhi kebutuhan informasi para pemakai. Hal yang harus dilakukan adalah mengindentifikasi dan mengevaluasi berbagai rancangan. Jika sudah terpilih dilanjutkan denan membuat outline yang rinci dan lengkap dengan spesifikasinya dan dibuat laporan hasil rancangan konsep yang diserahkan kepada pihak manajemen.
3.
Perancangan fisik
Tahap ini PT Indo Beras Unggul, harus menjabarkan lebih rinci perancangan konsep yang masih bersifat umum. Rancangan ini akan dijadikan dasar untuk
51
membuat dan menguji program komputer. Hal pertama yang harus dilakukan adalah merancang output, database, dan input. Selanjutnya dibuat program komputer dengan berbagai prosedur terkait dan merancang sistem pengawasan dan pengendalian serta melekatkannya ke dalam sistem baru.
4. Implementasi dan konversi
Tahap ini merupakan tahap yang terpenting dan paling kompkleks. Dalam tahap ini harus di buat perancangan yang matang dan di awasi secara ketat dan konsisten. Kegiatan yang tercangkup dalam tahap ini adalah, memasang dan menguji perangkat keras dan perangkat lunak, selain itu juga dilakukan pengujian dan modifikasi seperlunya terhadap prosedur pengolahan yang dipakai saat ini. Selanjutnya dibuat sistem pengendalian terhadap sistem baru dan membuat dokumentasi sistem. Maka tahap terakhir dari tahap ini adalah mengganti sistem lama kedalam sistem baru.
5. Operasi dan pemeliharaan
Setelah sistem baru terpasang dan berjalan, maka harus selalu di awasi untuk mendeteksi dan menyempurnakan jika ada cacat rancangan. Selama sistem digunakan, secara periodik dilakukan kaji ulang. Hal ini diperlukan jika ada sistem yang bermasalah maka sistem tersebut akan dimodifikasi seperlunya sesuai dengan kebutuhan.
52
Figur 4-1 (dapat dilihat pada halaman Lampiran) mengilustrasikan sistem pemesanan penjualan secara Real Time. Prosedur manual dan dokumen dari sistem yang lama kan digantikan dengan terminal komputer yang baru.
a. Prosedur Pemrosesan Transaksi
Proses penjualan, pada proses ini staff supply chain menerima pesanan dari pelanggan / outlet dan memproses setiap transaksi secara terpisah dan pada saat yang bersamaan, dengan menggunakan terminal computer yang terhubung ke sistem pemesanan penjualan, staff SCM melakukan tugas dibawah ini secara real time.
1. Sistem mengakses file pembantu file persediaan dan memeriksa ketersediaan barang. Selanjutnya sistem ini akan memeriksa kredit dengan menelusuri data kredit pelanggan di file pelanggan (piutang dagang). File ini berisi informasi seperti batas kredit pelanggan. File ini berisi informasi seperti batas kredit pelanggan, saldo saat ini, tanggal pembayaran terakhir, dan status kredit dari pelanggan akan disetujui atau ditolak. 2. Jika kredit disetujui, sistem akan memperbaharui saldo pelanggan saat ini untuk merefleksikan penjualan tersebut dan mengurangi persediaan sesuai dengan jumlah barang yang terjual guna menunjukkan jumlah yang akurat dari jumlah persediaan yang dimiliki dan yang tersedia untuk dijual. 3. Sistem secara otomatis mengirim pesan elektronik ke gudang dan dokumen pengiriman ke departemen pengiriman, dan mencatat penjualan pada file penjualan yang belum terpenuhi. Struktur dari file ini mencakup
53
field TUTUP yang memuat nilai N dan Y untuk mengindikasikan status pesanan. Record yang tertutup (yang berisi nilai Y) menunjukan barang sudah dikirim, sehingga pelanggan sudah dapat ditagih. Field ini akan digunakan untuk mengidentifikasi record yang sudah tertutup pada procedure batch. Nilai normal field ini pada saat catatan dibuat adalah N. nilai ini diubah ke Y pada saat barang telah dikirim ke pelanggan. Staff penjualan dapat menentukan status pesanan untuk menjawab pertanyaan pelanggan dengan melihat catatan tersebut.
b.
Prosedur Pergudangan
Terminal computer staf gudang segera mencetak dokumen pengeluaran barang yang dikrim secara elektronik. Kemudian staaf mengambil barang dan mengirimkannya, bersama salinan dokumen pengeluaran barang, ke departemen pengiriman.
c. Bagian Pengiriman
Bagian ini mencocokkan barang, dokumen pengeluaran barang, slip pengepakan yang dibuat oleh terminal computer. Staf kemudian memilih kurir dan menyiapkan barang untuk dikirim. Dari terminal computer ini, staf mengirimkan dokumen
pengiriman ke computer pusat yang berisi tanggal
pengiriman dan biaya pengiriman. Staf pengiriman memperbaharui record pesanan penjualan secara real time dan memasukkan nilai Y ada field/TUTUP, yang menandakan penutupan pesanan penjualan.
54
d. Prosedur pembaharuan file
Setelah semua transaksi telah selesai diproses, program pembaharuan mencari file penjualan dan melakukan pembaharuan pada akun buku besar umum, yaitu; persedian – pengendalian, penjualan, piutang dagang – Pengendalian, dan Harga pokok penjualan. Record buku besar pembantu piutang dagang dan persediaan diperbaharui sebagian bagian dari prosedur real-time.
Sistem Informasi Akuntansi penjualan dirancang untuk mendukung proses pencatatan transaksi – transaksi Perusahaan yang berhubungan dengan tujuan perusahaan, Mendukung pengintegrasian data dalam proses pembuatan laporan – laporan
yang
diinginkan
perusahaan
dan
memungkinkan
perusahaan
menghasilkan laporan dalam waktu singkat, dan memiliki tingkat keakurasian yang tepat.
55
