BAB IV PEMBAHASAN
IV.1 Evaluasi Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Kredit dan Penerimaan Kas Sebagai perusahaan distributor umum yang sedang berkembang, PT Altama Surya Arsa melakukan upaya untuk peningkatan kinerja sistem perusahaan. Ada pun upaya yang dilakukan adalah dengan melakukan perubahan secara prosedural dan sistem. Perusahaan sadar akan pentingnya kecepatan dan keakuratan informasi bagi perkembangan perusahaan. Salah satu faktor yang paling menentukan kecepatan dan keakuratan penyajian informasi adalah mempunyai suatu Sistem Informasi yang cepat dan tepat guna. Oleh sebab itu, penggunaan komputer dan program yang tepat sangatlah penting. Pada sistem yang sedang berjalan di PT Altama Surya Arsa, prosedur-prosedur penting pada aktivitas bisnis terutama prosedur penjualan kredit dan penerimaan kas telah dilaksanakan secara komputerisasi. Sistem yang berjalan pada perusahaan saat ini menunjukkan beberapa kelebihan dan kelemahan. Untuk itu akan dijabarkan lebih lanjut mengenai kelebihan dan kelemahan sistem informasi akuntansi penjualan kredit dan penerimaan kas. Selain itu akan diusulkan perbaikan – perbaikan untuk setiap kelemahan yang ada sehingga diharapkan pada masa yang akan dating efisiensi dan efektivitas pada PT. Altama Surya Arsa dapat ditingkatkan. Pada bab sebelumnya (Bab III) telah dijabarkan prosedur – prosedur yang menyangkut aktivitas penjualan kredit dan penerimaan kas. Adapun evaluasi terhadap sistem informasi akuntansi yang akan dilakukan adalah meliputi : 62
1.
Evaluasi terhadap dokumen yang digunakan.
2.
Evaluasi terhadap prosedur penjualan kredit dan penerimaan kas.
3.
Evaluasi terhadap pengendalian yang diterapkan.
4.
Evaluasi terhadap sistem pelaporan. Uraian tentang hasil evaluasi atas sistem informasi akuntansi pembelian yang
sedang berjalan akan dijabarkan lebih jelas selanjutnya.
IV.2 Evaluasi Terhadap Dokumen yang Digunakan Perusahaan telah memiliki dokumen pendukung proses penjualan kredit dan penerimaan kas. Dari evaluasi yang dilakukan terhadap sistem informasi akuntansi penjualan kredit dan penerimaan kas pada perusahaan, ditemukan kelebihan dan kelemahan yang akan dijabarkan selanjutnya. Kelebihan pada dokumen yang digunakan adalah sebagai berikut : 1.
Dokumen yang digunakan a.
Pada departemen Sales Pada departemen ini digunakan beberapa dokumen yaitu :
b.
-
Order Sheet (dokumen yang dicatat secara manual)
-
Purchase Order (dokumen pendukung permintaan pesanan pelanggan)
-
Sales Order (dokumen secara elektrik pada sistem)
Pada departemen Gudang -
Picking List
-
Surat Jalan
-
Kartu Stok 63
c.
2.
Log Book Surat Jalan
Pada departemen Finance dan Accounting -
Faktur (Account Receivable Invoice)
-
Daftar Tagihan
-
Tanda Terima Faktur / Ekspedisi
Dokumen – dokumen di atas memiliki tampilan yang sederhana dan informas i yang memadai.
3.
Hampir semua dokumen yang ada telah dapat dihasilkan melalui sistem dimana pengguna sistem akan menginput data transaksi lalu mencetaknya ke dalam bentuk dokumen.
4.
Sistem penomoran dokumen yang digunakan oleh perusahaan adalah secara Auto Increment dimana nomor urut akan diulang kembali secara otomatis setelah periode tertentu. Yang menjadi perbedaan antar dokumen adalah pada tipe dokumen tersebut, bulan pencetakan dokumen, tanggal pencetakan dokumen dan nomor urut dokumen. Hal ini dilakukan untuk mengurangi resiko terjadinya redudansi nomor dokumen atau dokumen tidak bernomor. Hal ini juga berfungs i untuk menghindari penyelewengan dokumen dan penggunaan dokumen tersebut dapat dipertanggungjawabkan oleh yang bersangkutan. Contoh Nomor Urut Keterangan
:
SJ – 09 – 06 – 1000001
:
SJ (Surat Jalan) = Tipe Dokumen 09 = bulan tercetaknya dokumen 06 = tanggal tercetaknya dokumen 1000001 = nomor urut dokumen 64
5. Dokumen Surat Jalan, Faktur, Picking List, Tanda Terima Faktur, Tanda Terima Ekspedisi, Daftar Tagihan dan Bukti Penerimaan Kas telah diotorisasi oleh pihak yang bersangkutan. Hal ini menunjukan telah adanya sistem otorisasi yang tepat dalam perusahaan yang akan menjamin dihasilkannya dokumen pembukuan yang dapat dipercaya.
Sedangkan kelemahan pada dokumen yang digunakan adalah tidak ada dokumen pengajuan limit kredit secara tertulis. Perusahaan menangani hal ini dengan melakukan konfirmasi antar manajer yang mana seharusnya hal ini bisa dilakukan secara sistem. Diharapkan perusahaan dapat membuat suatu dokumen pernyataan secara tertulis apabila pelanggan ingin mengajukan limit kredit agar pengendalian terhadap sistem limit kredit dapat dikontrol.
IV.3 Evaluasi Terhadap Prosedur Penjualan Kredit dan Penerimaan Kas Arus prosedur yang dilakukan perusahaan dalam melakukan aktivitas penjualan kredit dan penerimaan kas sudah cukup baik. Arus prosedur tersebut antara lain : 1.
Prosedur Penerimaan Permintaan Penjualan
2.
Prosedur Pembuatan Sales Order
3.
Prosedur Pengeluaran Barang
4.
Prosedur Pengiriman Barang
5.
Prosedur Pencatatan Piutang dan Pembuatan Faktur
6.
Prosedur Tukar Faktur
7.
Prosedur Penagihan Piutang 65
Dalam Prosedur Penerimaan Permintaan Penjualan, Sales hanya akan meminta Puchase Order jika Customer Service meminta. Dalam hal ini dapat dilihat bahwa tidak ada prosedur dimana Sales harus meminta Purchase Order dari pelanggan atau tidak. Hal ini menyebabkan tidak semua Sales Order yang dibuat memiliki dokumen Purchase Order dari pelanggan. M aka disarankan dalam prosedur Penerimaan Permintaan Penjualan terdapat prosedur tertulis berhubungan dengan permintaan Purchase Order dari pelanggan. Hal ini akan menambah dokumen bukti pendukung peenerimaan pesanan dari pelanggan. Selain itu, perusahaan tidak memiliki laporan Sales Order untuk dicocokkan dengan Surat Jalan yang diarsip pada departemen gudang. Disarankan perusahaan untuk memiliki laporan total Sales Order yang telah diinput pada sistem secara periodik bersamaan dengan tutup periode per bulan. Pada Prosedur Pengeluaran Barang dan Pengiriman Barang sudah dilakukan dengan baik. Dapat dilihat dengan disediakannya dokumen Picking List dalam membantu mempercepat proses persiapan barang di gudang. Kelemahan pada prosedur yang diterapkan perusahaan adalah tidak adanya standar perhitungan limit kredit, baik penambahan kredit limit maupun status kredit limit apakah masih “aman”, “habis” ataupun “peringatan”. Saran dari penulis yang dapat dijadikan bahan pertimbangan manajemen adalah diharapkan manajemen perusahaan dapat menerapkan standar yang berhubungan dengan kredit limit pelanggan serta syarat dan ketentuannya secara tertulis. Standar tersebut diimplementasikan ke dalam prosedur penerimaan permintaan pesanan pelanggan.
66
IV.4 Evaluasi Terhadap pengendalian yang Dilakukan Pengendalian yang dilakukan perusahaan mencakup pengendalian umum dan pengendalian aplikasi. Dibawah ini akan dijelaskan pengendalian yang dilakukan perusahaan berdasarkan kriteria tersebut diatas.
1.
Pengendalian Umum (General Control) a.
Pengendalian Organisasi Secara umum perusahaan sudah menerapkan pemisahan penugasan dan tanggung jawab yang jelas antar manajer Sales, manajer Gudang, manajer Finance dan Accounting. Hal ini sudah sesuai dengan prinsip – prinsip pengendalian internal yang berlaku secara umum. Sejak menerapkan sistem komputer yang baru, perusahaan mengubah struktur organisasi guna memperketat pengendalian baik pada sisi pengambilan keputusan, pelaksanaan tugas, pemegang tanggung jawab maupun wewenang karyawan.
b.
Pengendalian Dokumentasi Pengendalian
dokumentasi
yang
dilakukan
oleh
manajemen
perusahaan dapat terlihat pada sistem penomoran yang diterapkan perusahaan untuk memperketat pengeluaran dokumen bisnis seperti surat jalan dan faktur. Hal ini dapat membantu untuk mengetahui jikalau adanya peristiwa penyelewengan apabila pada saat pengecekan ditemukan dokumen yang tidak memiliki pendukung / bahan bukti. Selain itu perangkapan dokumen yang digunakan perusahaan sudah 67
sangat baik, contohnya adalah surat jalan yang dibuat 6 (enam) rangkap dimana masing – masing akan dibagikan ke pelanggan 1 lembar, bagian Finance 1 lembar, bagian Accounting 1 lembar, bagian Sales 1 lembar, admin gudang 1 lembar dan security 1 lembar. Hal ini akan memudahkan cross check untuk mengetahui jikalau ada kesalahan. c.
Pengendalian Perangkat Keras Perusahaan memiliki 1 (satu) komputer yang digunakan sebagai server untuk perangkat komputer di dalam perusahaan. Server tersebut digunakan sebagai main computer dan sebagai LAN work station yang berfungsi menghubungkan satu perangkat komputer dengan perangkat komputer lainnya di perusahaan. Bagian Management Information System bertanggung jawab atas pengendalian dan pemeriksaan komputer yang mengalami masalah kerusakan seperti kerusakan jaringan komputer, kerusakan komponen komputer (hardware) dan lain sebagainya. Selain
menangani masalah pada kerusakan komputer, bagian
Management Information System juga bertugas untuk memelihara sistem operasi yang digunakan untuk kelangsungan aktivitas bisnis perusahaan. d.
Pengendalian Keamanan Fisik Pengendalian terhadap keamanan fisik sudah dilakukan dengan baik yaitu dengan adanya penggunaan stabilizer dan UPS pada setiap 68
komputer
desktop.
Untuk
mengurangi
pengeluaran
terhadap
pemelihara stabilizer dan UPS, perusahaan memberikan laptop kepada karyawan yang terbiasa mobilizing di dalam perusahaan (mondar mandir). e.
Pengendalian Keamanan Data Untuk mencegah penggunaan komputer oleh pihak – pihak yang tidak berhak, perusahaan telah melakukan pengendalian yang dapat meminimumkan resiko terjadinya hal tersebut dengan memberikan Identity’s Name dan Password kepada karyawan. Selain itu dilakukan pula pembatasan yang jelas dalam mengakses ke dalam sistem operasi yang ada di komputer. Hal ini dilakukan untuk mencegah penyampaian informasi yang salah atau berlebihan yang dapat menyebabkan resiko kecurangan / kesalahan / penyelewengan yang akhirnya menjadi kerugian bagi perusahaan. Akses ke dalam sistem komputer akan membutuhkan user ID dan Password terlebih dahulu. Informasi yang akan diberikan pada sistem akan berbeda – beda tergantung batasan akses yang diberikan manajemen perusahaan. Bagian Sales hanya dapat mengakses sistem pembuatan Sales Order dan mengeksekusi Sales Order yang telah disetujui oleh manajer Penjualan. Bagian gudang memiliki batasan akses yang hanya memperboleh admin gudang dalam mereview Sales Order yang belum di-generate ke dalam menu Shipment, mencetak Picking List dan Surat Jalan. Batasan khusus yang diberikan 69
manajemen
perusahaan
terhadap
bagian
gudang adalah
tidak
diperolehkan akses untuk mengetahui harga produk. Bagian Finance dan Accounting memiliki batasan akses yang memperboleh staff untuk membuat faktur, daftar tagihan, tanda terima faktur dan laporan keuangan perusahaan.
2.
Pengendalian Aplikasi (Application Control) a.
Pengendalian Input -
Sistem baru sudah mengubah prosedur perusahaan pada sisi penginputan. Customer Service akan menyiapkan Sales Order, admin gudang akan menyiapkan Picking List berdasarkan Sales Order dan menyiapkan Surat Jalan berdasarkan Sales Order tersebut. Faktur, Daftar Tagihan dan Tanda Terima Faktur akan disiapkan oleh bagian Finance piutang berdasarkan Sales Order.
-
Sistem baru merupakan sistem yang memberikan prosedur yang terperinci. Customer Service akan menggunakan sistem yang menawarkan sesuatu yang lebih daripada hanya sekedar menginput data transaksi. Ada pun prosedur yang ditawarkan oleh sistem adalah kelengkapan penginputan data, apabila data yang diinput tidak lengkap maka data tersebut tidak dapat diselesaikan (complete) pada menu dan dijadikan sebagai dokumen penjualan.
70
-
Untuk mencetak Surat Jalan, admin gudang harus menyiapkan Picking List terlebih dahulu. Picking List akan dicetak pada setelah admin gudang mengecek status Sales Order pada sistem dan generate Sales Order tersebut pada menu Shipment pada sistem.
-
Sistem telah mendukung admin gudang untuk mengubah persediaan pada sistem. Hal ini akan mengecilkan kemungkinan perhitungan barang secara fisik dan sistem.
-
Adanya fitur sistem yang memungkinkan terbentuknya jurnal secara otomatis berdasarkan data transaksi yang dicatatkan ke dalam sistem. Jurnal yang terbentuk disesuaikan dengan pemetaan skema penjurnalan yang telah disusun oleh departemen Finance
dan
Accounting
dengan
bantuan
departemen
Management Information System (M IS). -
Karena jurnal terbentuk secara otomatis, sistem menyediakan fitur untuk menelusuri sumber terbentuknya jurnal pada sistem berdasarkan data transaksi. User dapat memantau dan mencari tahu asal usul jurnal dan mengetahui jikalau ada kesalahan alokasi jurnal.
b.
Pengendalian Proses -
Apabila Customer Service ingin menginput produk yang dipesan pelanggan, sistem telah menyediakan fitur yang memudahkan Customer Service untuk mencari nama produk berdasarkan 71
mereknya. Hal ini mempersingkat waktu Customer Service untuk menyediakan Sales Order. -
Adapun kelebihan sistem bagi departemen terutama departemen Finance dan Accounting adalah penjurnalan otomatis pada sistem. Pada saat Customer Service menyelesaikan (complete) penginputan data transaksi, jurnal akan terbentuk secara otomatis pada sistem.
-
Sistem baru adalah sistem yang berbasis pada akuntansi luar negeri, jika diterapkan sepenuhnya pada sistem di Indonesia, tentu saja ada beberapa perbedaan yang harus diperhatikan. M aka dari itu, sistem memiliki keterbatasan pada beberapa hal yaitu nama varian akun dan bentuk pelaporan keuangan.
-
User pada departemen Finance dan Accounting harus selalu memantau
dan
mengendalikan
jikalau
ada
kesalahan
penginputan agar tidak terjadi ketidakcocokan input (tidak balance). -
Adanya transaksi yang menghasilkan pencatatan akun post-post luar biasa yaitu transaksi yang sangat jarang terjadi. Keadaan tersebut tidak didukung sepenuhnya oleh sistem apabila adanya penginputan transaksi tersebut.
c.
Pengendalian Output -
Adanya sistem jaringan yang membantu Customer Service dalam mengirimkan data transaksi berupa Sales Order kepada 72
departemen lain. Hal ini telah menghentikan pola penyampaian data transaksi secara tertulis (dokumen). Dengan adanya fitur pembuatan laporan keuangan secara otomatis oleh sistem telah menghemat waktu Customer Service dalam menyiapkan laporan transaksi. Divisi lain (Finance dan Accounting) dapat segera memperoleh data laporan tersebut melalui sistem tanpa harus menunggu Customer Service menyiapkan laporan tersebut.
IV.5 Evaluasi Terhadap S istem Pelaporan Pada sistem pelaporan perusahaan sudah memiliki bentuk laporan secara periodik sebagai laporan historical perusahaan. Dibawah ini adalah kelebihan dari sistem pelaporan yang ada di perusahaan antara lain : 1.
Laporan Keuangan, terdiri dari Laporan Laba Rugi, Neraca, Laporan Arus Kas, Laporan Perubahan M odal dan Catatan Laporan Keuangan.
2.
Laporan Penjualan, seperti Daftar Tagihan (rincian faktur jatuh tempo), Laporan Surat Jalan, Laporan Rekening Koran, Buku Tanda Terima, Tanda Terima Faktur, Bukti Setoran Bank.
3.
Laporan kinerja perusahaan, seperti Shipment Report (rincian Surat Jalan dan aktivitas di gudang), Sales Order Report (rincian Sales Order). Laporan ini hanya ada pada sistem dan tidak dicetak.
4.
Laporan yang digunakan perusahaan sudah up to date berdasarkan transaksi terakhir pada periode tertentu.
73
Laporan Keuangan pada perusahaan telah terkomputerisasi dimana penginputan laporan keuangan tersebut telah dilakukan oleh sistem pada saat terbentuknya jurnal transaksi. Seperti yang telah diuraikan sebelumnya bahwa proses pembuatan laporan bersifat individual dimana pelaporan dibuat oleh masing – masing departemen sesuai dengan urain tugas masing – masing. Sistem pelaporan ini memiliki kelebihan pada sisi kelengkapan bukti pendukung dimana dokumen – dokumen pendukung aktivitas bisnis perusahaan diarsip per periodik. Selain itu setiap departemen memiliki sistem pengendalian yang dapat memantau / controlling terhadap dokumen yang akan dibuat. Hal ini sangat membantu dalam pengumpulan informasi yang relevan. Akan tetapi sistem pelaporan yang diterapkan perusahaan memiliki kelemahan yang cukup signifikan dimana akan mempengaruhi pengambilan keputusan perusahaan. Kelemahan tersebut antara lainnya adalah : 1.
M anajemen tidak memiliki laporan kredit limit pelanggan secara periodik baik pelanggan sudah mendekati batas maksimal kredit maupun pelanggan yang masih memiliki status kredit limit “aman”. Hal ini akan menjadi kendala bagi Customer Service dalam mengeksekusi penerimaan permintaan pelanggan. Sedangkan pelanggan tidak akan dikonfirmasikan tentang status kredit limitnya. Solusi yang disarankan oleh penulis adalah diharapkan perusahaan dapat mengambil kebijakan untuk membuat laporan kredit limit pelanggan secara periodik agar informasi tersebut dapat membantu proses penerimaan permintaan pelanggan dan memantau status kredit limit pelanggan. 74
2.
Pada sistem operasi perusahaan terdapat fitur yang memungkinkan pencatatan jurnal secara otomatis, namun hal ini juga memiliki kelemahan yang cukup fatal apabila tidak diperhatikan yaitu kesalahan penamaan nama akun jurnal dan keterbatasan varian nama akun pada sistem mengingat sistem tersebut mengikuti prinsip akuntansi di luar negeri.
Berikut adalah tabel terperinci tentang evaluasi pengendalian internal terhadap masing – masing prosedur yang diterapkan perusahaan.
Tabel 4.1 Evaluasi Pengendalian Internal Terhadap Prosedur Penerimaan Permintaan Penjualan dan Prosedur Pembuatan S ales Order Jenis Pengendalian
Tahap Prosedur
General Application Detection Corrective
- Salesman / Customer Service
√
√
Preventive
√
mencatat pesanan Pelanggan pada Order Sheet secara manual dan meminta persetujuan harga dan diskon kepada Supervisor. - Customer keperluan
Service
mengecek
dokumen
Purchase
√
√
√
√
√
Order dari pelanggan. √
- Customer Service mengecek stok di komputer. 75
- Customer Service mengecek
√
√
√
√
√
√
daftar pelanggan (baru atau lama). - Customer Service mengecek status limit kredit pelanggan. - Customer Service meminta
√
√
persetujuan Sales Order kepada Sales Manager. - Customer Service menginput data
√
√
transaksi ke dalam komputer dan menjalankan proses complete. - Customer Service mengarsip
√
√
dokumen Order Sheet dan Purchase Order.
Kesimpulan pada tabel di atas adalah antara lain : Pada prosedur penerimaan permintaan penjualan dan prosedur pembuatan Sales Order, pengendalian internal yang dilakukan sudah cukup baik. Dapat dilihat bahwa walaupun Sales Manager yang menyetujui Sales Order yang dibuat namun apabila pelanggan tidak memenuhi persyaratan permintaan barang maka Sales Order tidak dapat dibuat. Selain itu pengendalian sistem komputer terhadap persyaratan persetujuan penerimaan permintaan penjualan ada pada batasan limit kredit pelanggan. Hal ini membutuhkan persetujuan dari Finance Manager dan Sales Manager. 76
Kelemahan pada prosedur di atas adalah perusahaan tidak memiliki perumusan terhadap perhitungan limit kredit yang jelas. Komputer hanya akan memberikan informasi kepada customer service pada saat pengecekan data pelanggan. Penulis menyarankan agar perusahaan dapat menetapkan standar terhadap perhitungan limit kredit untuk pelanggan. Berikut adalah rekomendasi perumusan standar limit kredit: Batas Sisa Limit Kredit Pelanggan = 10% x batas limit kredit pelanggan
Dimana : 1.
Pelanggan baru akan diberikan perhitungan limit kredit yang standar yaitu batas sisa limit kredit yang harus ada adalah sebesar 10 persen dari total persetujuan total limit kredit dengan perusahaan dan tidak diberikan opsi untuk menambahkan limit kredit.
2.
Pelanggan lama akan memiliki perhitungan limit kredit berdasarkan standar perusahaan. Apabila pelanggan lama ingin melakukan pertambahan limit kredit maka perusahaan harus memberikan keputusan berdasarkan perhitungan statistik atas data historis penerimaan piutang dari pelanggan apakah pelanggan layak diberikan kebijakan penambahan limit kredit atau tidak.
Berikut adalah rekomendasi persyaratan penambahan kredit limit pelanggan: 1.
Sisa limit kredit pelanggan pada saat pemesanan barang terakhir dibawah 10 persen.
77
2.
Aktivitas pembayaran pelanggan tidak bermasalah dimana pelanggan tidak memiliki kasus bad debt yang berkepanjangan bagi perusahaan.
3.
Pelanggan tidak pernah merugikan perusahaan baik secara financial maupun operasional.
4.
Pelanggan tidak pernah melakukan pelanggaran terhadap perjanjian yang dilakukan dengan perusahaan.
5.
Penambahan limit kredit pelanggan harus disetujui oleh Sales Manager dan Finance Manager.
6.
Pelanggan harus menyerahkan surat permohonan penambahan limit kredit disertai dengan informasi terbaru tentang data perusahaan.
78
Tabel 4.2 Evaluasi Pengendalian Internal Terhadap Prosedur Pengeluaran Barang Jenis Pengendalian
Tahap Prosedur General
Application Detection Corrective
- Admin gudang mengecek
√
Preventive
√
kedatangan data Sales Order yang baru pada komputer dan menyiapkan dokumen Picking List dan menyerahkannya ke koordinator gudang. - Barang yang telah disediakan
√
√
√
diperiksa oleh petugas inspeksi dan jika ada perbedaan barang tersedia di gudang dengan barang yang dipesan pelanggan maka petugas inspeksi mengkonfirmasikan ke admin gudang. - Dokumen Picking List akan
√
√
ditandatangani oleh petugas inspeksi, petugas picking dan admin gudang. - Admin gudang mencetak Surat
√
Jalan dengan menjalankan proses 79
√
√
complete pada komputer. - Setelah bagian piutang menerima
√
√
√
informasi dari admin gudang, bagian piutang segera mencetak faktur (Account Receivable Invoice) dan Tanda terima faktur.
Kesimpulan pada tabel di atas adalah antara lain : Pada prosedur pengeluaran barang terdapat pengendalian yang baik dimana dapat diuraikan sebagai berikut : 1.
Perusahaan merahasiakan informasi harga barang untuk mencegah adanya kecurangan di bagian gudang. Data transaksi – Sales Order, yang diterima melalui sistem tidak memberikan informasi tentang harga barang yang dipesan.
2.
Koordinator
gudang bertanggung jawab
terhadap
pengendalian
prosedur
pengeluaran barang, mulai dari pengambilan persediaan, pemeriksaan kualitas dan kuantitas serta pemilihan prioritas pengiriman barang. 3.
Admin gudang mencatat kinerja gudang ke dalam sistem komputer.
Kelemahan yang ada pada prosedur pengeluaran barang antara lain : 1.
Admin gudang tidak tahu menahu tentang informasi jumlah Sales Order yang diterima apakah sudah lengkap atau belum. Sedangkan dari customer service tidak memberikan informasi jumlah tersebut kepada admin gudang.
80
Perusahaan memiliki laporan Sales Order akan tetapi hanya menjadi informas i internal bagi divisi Sales, sedangkan informasi tersebut tidak diinformasikan ke departemen lain. Berdasarkan hal di atas penulis menyarankan agar perusahaan menyediakan laporan total Sales Order secara periodik untuk dicocokkan dengan jumlah surat jalan yang tercetak berhubung surat jalan terbentuk berdasarkan Sales Order yang diterima.
81
Tabel 4.3 Evaluasi Pengendalian Internal Terhadap Prosedur Pengiriman Barang dan Prosedur Tukar Faktur Jenis Pengendalian
Tahap Prosedur General
- Admin gudang menerima faktur
Application Detection Corrective
Preventive
√
√
√
√
(dalam amplop) dan Tanda Terima Faktur dari bagian piutang sebagai lampiran pengiriman dan menyerahkan faktur serta Surat Jalan ke supir. - Supir mengisi dan menandatangani log book security sebagai bukti pengiriman dilakukan oleh supir bersangkutan. - Apabila pengiriman ke luar kota,
√
√
√
√
√
√
bagian ekspedisi menyiapkan Tanda terima ekspedisi. - Setelah supir melakukan pengiriman, admin gudang mencatat waktu penerimaan kembali Surat Jalan, Tanda Terima Ekspedisi (bukti 82
pengiriman ke luar kota) dan Tanda Terima Faktur dari supir.
Kesimpulan pada tabel di atas adalah antara lain : Pada prosedur ini terdapat sistem pengendalian yang baik dimana setiap aktivitas dilakukan pengotorisasian sebagai bukti tanggung jawab terhadap prosedur yang dilakukan. Terdapat laporan terhadap status pengiriman apabila pengiriman telah dilakukan ataupun telah kembali.
83
Tabel 4.4 Evaluasi Pengendalian Internal Terhadap Prosedur Penagihan Jenis Pengendalian
Tahap Prosedur - Bagian piutang mengecek status
General
Application Detection Corrective
Preventive
√
√
√
√
√
√
√
faktur di sistem komputer.apakah sudah jatuh tempo. Jika sudah jatuh tempo, bagian piutang menyerahkan Tanda Terima Faktur kepada kolektor dan salesman sebagai bukti penagihan. - Bagian piutang mencetak Daftar Tagihan dan menyerahkannya ke bagian Bank dan Sales dan kolektor (copy). - Setelah penagihan dilakukan, sales dan kolektor menyerahkan Tanda Terima Faktur dan hasil tagihan kepada bagian Bank. √
- Bagian Bank melakukan verifikasi terhadap Daftar Tagihan dengan hasil dari sales dan kolektor. 84
Kesimpulan pada tabel di atas adalah antara lain : Perusahaan telah menerapkan sistem pengendalian terhadap prosedur penagihan dengan baik dimana terdapat laporan yang dapat dijadikan sebagai pembanding hasil tagihan yang dilakukan kolektor atau sales. Hal ini dilakukan untuk mengurangi resiko kekurangan penerimaan karena pencurian oleh karyawan. Selain itu aktivitas penagihan selalu dilakukan pada pagi hari agar penerimaan dapat diterima dalam hari yang sama.
85
