108
BAB 4 PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENJUALAN KREDIT, PIUTANG DAN PENERIMAAN KAS PADA PT PANCA KEMAS KRIDA MANUNGGAL
4.1 Analysis Document 4.1.1 The Task Perancangan sistem informasi akuntansi penjualan kredit, piutang dan penerimaan kas pada PT Panca Kemas Krida Manunggal akan dimulai dengan deskripsi dari sistem dan penggambaran rich picture. Deskripsi dari sistem akan menggambarkan sistem yang diusulkan dengan menggunakan FACTOR criteria dan dan gambaran sistem dengan menggunakan Rich Picture.
4.1.1.1 Purpose Pengembangan dari sistem informasi akuntansi penjualan kredit, piutang dan penerimaan kas ini bertujuan untuk membantu karyawan yang terlibat dalam transaksi–transaksi tersebut setiap hari dan juga mendukung pencatatan dan penyediaan laporan yang terkait dengan transaksi tersebut. Sistem ini akan membantu karyawan dalam menangani transaksi mulai dari penerimaan pesanan dari pelanggan, pengiriman barang, retur penjualan barang, proses penagihan piutang pelanggan sampai dengan penerimaan pembayaran dari pelanggan. Selain itu sistem ini juga dimaksudkan untuk meningkatkan pengendalian internal yang ada dalam perusahaan.
109
4.1.1.2 System Definition Sistem informasi akuntansi penjualan kredit, piutang dan penerimaan kas pada PT Panca Kemas Krida Manunggal dibuat secara terkomputerisasi yang bertujuan untuk mendukung aktivitas sehari–hari perusahaan yang berhubungan dengan penjualan kredit, piutang dan penerimaan kas. Sistem ini menggunakan beberapa PC (Personal Computer) berbasis Windows menggunakan arsitektur Client-Server yang terhubung melalui LAN (Local Area Network). Bahasa pemrograman pada sistem ini akan menggunakan Microsoft Visual Basic.Net dengan menggunakan database Microsoft SQL Server 2005. Pengembangan dari sistem ini dilakukan berdasarkan usulan perbaikan dari permasalahan yang telah ditemukan pada aktivitas berjalan perusahaan. Tabel 4.1 berikut ini adalah system definition dari sistem informasi akuntansi penjualan kredit, piutang dan penerimaan kas pada PT Panca Kemas Krida Manunggal : Tabel 4.1 System Definition Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Kredit, Piutang dan Penerimaan Kas Functionality Sistem yang dibangun ini diharapkan dapat mendukung pencatatan transaksi yang berhubungan dengan kegiatan penjualan kredit, piutang dan penerimaan kas dan menyajikan laporan-laporan yang akurat, dapat diandalkan dan up to date. Pihak-pihak yang akan menggunakan sistem ini antara lain Application staff bagian kredit, staff bagian penjualan, staff bagian Domain produksi, staff bagian penagihan, staff bagian keuangan dan staff bagian akuntansi. Mereka semua akan berinteraksi secara langsung dengan menggunakan sistem informasi akuntansi penjualan kredit, piutang dan penerimaan kas. Sistem informasi akuntansi penjualan kredit, piutang dan Condition penerimaan kas ini dikembangkan untuk mengatasi masalahmasalah internal yang ditemukan dalam prosedur penjualan
110
kredit, piutang dan penerimaan kas yang sedang berjalan dalam perusahaan. Sistem ini menggunakan beberapa PC (Personal Computer) Technology dengan spesifikasi secukupnya menggunakan sistem operasi Windows dengan menambahkan beberapa perangkat seperti printer dan fax dan terhubung melalui LAN (Local Area Network). Bahasa pemrograman yang digunakan adalah pada sistem ini adalah Visual Basic.Net dengan menggunakan database Microsoft SQL Server 2005. Karyawan, Pelanggan, Barang, Surat Persetujuan Kredit, Object Pesanan Penjualan, Surat Jalan, Faktur Penjualan, Surat Retur Barang, Surat Penagihan, Bukti Terima Kas, Limit Kredit, Penilaian Pelanggan, Piutang dan Jurnal. Responsibility Bertanggung jawab untuk menghasilkan dokumen-dokumen dan laporan-laporan yang berhubungan dengan penjualan kredit, piutang dan penerimaan kas secara akurat dan tepat waktu.
4.1.1.3 Context 4.1.1.3.1 Problem Domain Prosedur yang diusulkan oleh penulis terhadap sistem informasi akuntansi penjualan kredit, piutang dan penerimaan kas pada PT Panca Kemas Krida Manunggal adalah sebagai berikut : -
Prosedur Penerimaan Pesanan : •
Bagi pelanggan baru yang ingin melakukan transaksi, Bagian Penjualan akan mendata informasi mengenai pelanggan tersebut.
•
Bagian Penjualan akan mencatat data pelanggan tersebut ke dalam database pelanggan.
•
Apabila ingin melakukan pembelian secara kredit maka pelanggan
harus
mengisi
dan
mengajukan
Formulir
Permohonan Kredit yang diotorisasi oleh Bagian Kredit. Dari
111
Formulir Permohonan Kredit ini, Bagian Kredit akan melakukan penilaian pelanggan berdasarkan faktor 5C (Character, Capacity, Capital, Collateral, Condition) untuk dapat menentukan apakah kreditnya disetujui atau tidak dan menetapkan besarnya limit kredit. •
Kemudian, Bagian Kredit akan mengotorisasi dan menentukan limit kredit masing-masing bagi pelanggannya sebelum mereka dapat melakukan transaksi secara kredit.
•
Pelanggan baru dapat melakukan kredit apabila permohonan persetujuan kredit telah disetujui dan masih belum mencapai batas limit kredit.
•
Pelanggan yang ingin memesan barang akan menghubungi Bagian Penjualan untuk menanyakan tentang jenis harga barang tersebut serta melakukan negosiasi harga.
•
Setelah terjadi kesepakatan harga, Pelanggan lalu memberikan pesanan pembelian kepada Bagian Penjualan.
•
Apabila pelanggan tersebut telah mencapai batas limit kredit, maka Bagian Penjualan akan memberitahu kepada Bagian Kredit kemudian Bagian Kredit akan membuat Surat Persetujuan Kredit untuk pelanggan tersebut.
•
Surat Persetujuan Kredit tersebut kemudian diotorisasi oleh Manajer Kredit.
112
•
Apabila barang dan harga telah disepakati serta Surat Persetujuan Kredit telah diotorisasi, maka berdasarkan pesanan pembelian yang diterima dari pelanggan, Bagian Penjualan akan membuat Pesanan Penjualan sebanyak tiga rangkap.
•
Pesanan Penjualan rangkap satu akan diarsip oleh Bagian Penjualan secara permanen berdasarkan nomor urut.
•
Pesanan Penjualan rangkap dua akan diberikan kepada Bagian Produksi.
•
Pesanan Penjualan rangkap tiga akan diberikan kepada Bagian Keuangan.
•
Berdasarkan Pesanan Penjualan, Bagian Produksi akan memproduksi barang sesuai dengan pesanan pelanggan.
•
Setelah barang selesai diproduksi maka bagian Produksi membuat Surat Jalan sebanyak empat rangkap dan diberikan kepada Bagian Pengiriman beserta barang yang dipesan oleh pelanggan.
-
Prosedur Pengiriman Barang : •
Setelah menerima Surat Jalan empat rangkap dan barang dari Bagian Produksi, Bagian Pengiriman akan mengirim barang kepada pelanggan disertai dengan Surat Jalan tersebut.
113
•
Pelanggan
menerima
barang
dan
Surat
Jalan
lalu
menandatangani Surat Jalan sebanyak empat rangkap. •
Surat Jalan rangkap empat akan disimpan oleh pelanggan sebagai bukti penerimaan barang. Sedangkan Surat Jalan rangkap 1, 2 dan 3 dikembalikan kepada Bagian Pengiriman.
•
Bagian Pengiriman akan mengarsip Surat Jalan rangkap 3 secara permanen berdasarkan nomor urut.
•
Surat Jalan rangkap 1 diberikan kepada Bagian Produksi.
•
Surat Jalan rangkap 2 diberikan kepada Bagian Keuangan.
•
Setelah menerima Surat Jalan rangkap 1 dari Bagian Pengiriman, Bagian Produksi mengarsip Surat Jalan rangkap 2 tersebut secara permanen berdasarkan nomor urut.
•
Setelah pengiriman barang, Bagian Keuangan akan mengecek kesesuaian antara Pesanan Penjualan rangkap 3 dan Surat Jalan rangkap 2.
•
Apabila sesuai, maka bagian Keuangan akan membuat Faktur Penjualan sebanyak 4 rangkap dan Faktur Pajak Standar sebanyak 3 rangkap.
•
Faktur Penjualan rangkap 1 diberikan kepada Bagian Penagihan untuk melakukan penagihan barang.
•
Faktur Penjualan rangkap 2 diberikan kepada pelanggan.
•
Faktur Penjualan rangkap 3 diberikan kepada Bagian Akuntansi untuk melakukan pencatatan Jurnal Penjualan
114
•
Faktur Penjualan rangkap 4 diarsip oleh Bagian Keuangan secara permanen berdasarkan nomor urut.
•
Faktur Pajak Standar rangkap 1 dikirim kepada pelanggan.
•
Faktur Pajak Standar rangkap 2 dan 3 diarsip sementara dimana pada akhir bulan akan digunakan untuk membuat Laporan Rekapitulasi Pajak.
-
Prosedur Retur Penjualan : •
Pelanggan dapat melakukan retur penjualan dengan syarat jangka waktu retur tidak lebih 10 hari dari tanggal pembelian barang.
•
Apabila pelanggan ingin melakukan retur barang, maka ia harus membawa barang tersebut kepada bagian Penjualan disertai dengan Surat Jalan rangkap 4 yang diterima pada saat pengiriman barang.
•
Berdasarkan Surat Jalan tersebut, bagian Penjualan akan mengecek kondisi barang dan kesesuaian antara barang dan Surat Jalan, kesesuaian antara tanggal penjualan dan tanggal retur barang dan kesesuaian alasan pengembalian barang dengan kondisi barang.
•
Apabila layak untuk dilakukan retur, maka bagian Penjualan membuat Surat Retur Barang sebanyak empat rangkap.
115
•
Surat Retur Barang rangkap 1 diberikan kepada Bagian Produksi beserta barang retur.
•
Surat Retur Barang rangkap 2 diberikan kepada Bagian Akuntansi untuk dibuat Jurnal Retur Penjualan.
•
Surat Retur Barang rangkap 3 diarsip oleh Bagian Penjualan secara permanen berdasarkan nomor urut.
•
Surat Retur Barang rangkap 4 diberikan kepada Bagian Penagihan.
-
Prosedur Penagihan Piutang : •
Mendekati tanggal jatuh tempo, Bagian Penagihan membuat Surat Penagihan berdasarkan Faktur Penjualan yang diterima dari Bagian Keuangan dan Surat Retur Barang yang diterima dari Bagian Penjualan. Jumlah yang harus dibayar oleh pelanggan merupakan selisih antara jumlah yang tertera di Faktur Penjualan dengan Surat Retur Barang.
•
Pada saat melakukan penagihan, Bagian Penagihan akan membawa Surat Penagihan, Faktur Penjualan dan Surat Retur Barang.
116
-
Prosedur Penerimaan Pembayaran : •
Setelah melakukan penagihan, maka bagian Penagihan akan menerima pembayaran dari pelanggan baik berupa transfer antar bank, cek maupun giro atau cash.
•
Apabila pembayaran dilakukan dengan transfer, maka pelanggan harus menyerahkan bukti transfer tersebut kepada Bagian Penagihan. Apabila pelanggan membayar dengan giro atau cek, pembayaran baru dianggap lunas setelah cek atau giro tersebut telah dicairkan / diuangkan.
•
Setelah menerima pembayaran dari pelanggan, maka Bagian Penagihan akan bertukar faktur dengan menyerahkan Faktur Penjualan rangkap 1 kepada pelanggan (telah dibubuhi tanda lunas) dan menerima Faktur Penjualan rangkap 2 dari pelanggan.
•
Setelah itu Bagian Penagihan akan menyetorkan hasil pembayaran tersebut ke bank dan akan mendapat bukti setoran dari bank tersebut.
•
Berdasarkan bukti setoran tersebut, Bagian Keuangan akan membuat Bukti Terima Kas sebanyak 3 rangkap.
•
Bukti Terima Kas rangkap 1 dikirim kepada pelanggan sebagai bukti pelunasan piutang.
•
Bukti Terima Kas rangkap 2 diberikan kepada Bagian Akuntansi untuk mencatat ke dalam Jurnal Penerimaan Kas
117
•
Bukti Terima Kas rangkap 3 diarsip oleh Bagian Keuangan secara permanen berdasarkan nomot urut.
•
Pada akhir bulan, Bagian Akuntansi akan mencatat Laporan Jurnal Penjualan, Laporan Jurnal Penerimaan Kas dan Laporan Jurnal Retur Penjualan yang akan diberikan kepada Manajer sebagai pelaporan bulanan kegiatan operasional perusahaan
Gambar 4.1 berikut ini adalah Rich Picture dari sistem yang diusulkan oleh penulis:
118
Gambar 4.1 Rich Picture yang Diusulkan dalam Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Kredit, Piutang dan Penerimaan Kas pada PT Panca Kemas Krida Manunggal
119
Berikut ini adalah flowchart dari sistem yang diusulkan oleh penulis: 1.Prosedur Penerimaan Pesanan
Gambar 4.2 Flowchart Sistem Prosedur Penerimaan Pesanan Bagian Penjualan
120
Gambar 4.3 Flowchart Sistem Prosedur Penerimaan Pesanan Bagian Kredit
121
Gambar 4.4 Flowchart Sistem Prosedur Penerimaan Pesanan Bagian Produksi
122
2.Prosedur Pengiriman Barang
Gambar 4.5 Flowchart Sistem Prosedur Pengiriman Barang Bagian Pengiriman dan Bagian Produksi
123
Gambar 4.6 Flowchart Sistem Prosedur Pengiriman Barang Bagian Keuangan
124
3.Prosedur Retur Penjualan
Gambar 4.7 Flowchart Sistem Prosedur Retur Penjualan Bagian Penjualan dan Bagian Produksi
125
4.Prosedur Penagihan Piutang
Gambar 4.8 Flowchart Sistem Prosedur Penagihan Piutang Bagian Penagihan
126
5.Prosedur Penerimaan Pembayaran
Gambar 4.9 Flowchart Sistem Prosedur Penerimaan Pembayaran Bagian Penagihan
127
Bagian Keuangan 14
Bukti Setoran
SP Entry data BTK
Piutang
Menyimpan dan Mencetak data BTK
BTK
3 2 BTK
1
Bukti Setoran 15 Kepada Pelanggan N
Gambar 4.10 Flowchart Sistem Prosedur Penerimaan Pembayaran Bagian Keuangan
128
Gambar 4.11 Flowchart Sistem Prosedur Penerimaan Pembayaran Bagian Akuntansi
129
4.1.1.3.2 Application Domain Sistem informasi akuntansi penjualan kredit, piutang dan penerimaan kas yang dibangun, diharapkan dapat membantu dan mendukung tugas-tugas dan tanggung jawab dari Bagian Kredit seperti membuat Surat Persetujuan Kredit, melakukan penilaian pelanggan dan membuat Laporan Limit Kredit Pelanggan, membantu Bagian Penjualan seperti membuat Pesanan Penjualan dan Surat Retur Barang dan membuat laporan operasional seperti Laporan Penjualan dan Laporan Retur Penjualan, membantu Bagian Produksi dalam membuat Surat Jalan untuk pesanan dan pengiriman barang ke pelanggan, membantu Bagian Keuangan dalam membuat Faktur Penjualan, Bukti Terima Kas dan Laporan Penerimaan Kas, membantu Bagian Penagihan dalam membuat Surat Penagihan untuk menagih kepada pelanggan, membuat Laporan Piutang dan Laporan Faktur Jatuh Tempo, dan membantu Bagian Akuntansi dalam membuat Laporan Jurnal Penjualan, Jurnal Retur Penjualan, Jurnal Penerimaan Kas, Laporan Analisis Umur Piutang dan Laporan Rekap PPN.
4.1.2 Problem Domain Analisa problem domain pada sistem informasi akuntansi penjualan kredit, piutang dan penerimaan kas pada PT Panca Kemas Krida Manunggal melibatkan aktivitas analisis terhadap cluster, structure dan class.
130
4.1.2.1 Cluster Model sistem informasi akuntansi penjualan kredit, piutang dan penerimaan kas secara keseluruhan terdiri dari beberapa cluster antara lain : Cluster Karyawan, Cluster Pelanggan, Cluster Persetujuan Kredit, Cluster Pemesanan, Cluster Pengiriman, Cluster Faktur, Cluster Retur, Cluster Penagihan, Cluster Pembayaran, dan Cluster Penilaian Pelanggan. Gambar 4.12 di bawah ini merupakan model sistem informasi akuntansi penjualan kredit, piutang dan penerimaan kas pada PT Panca Kemas Krida Manunggal:
Gambar 4.12 Model Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Kredit, Piutang dan Penerimaan Kas pada PT Panca Kemas Krida Manunggal
4.1.2.2 Structure Pada gambar 4.13 digambarkan struktur “Karyawan” yang terkait dengan sistem informasi akuntansi penjualan kredit, piutang dan penerimaan kas pada PT Panca Kemas Krida Manunggal yang terdiri dari “Bagian
131
Kredit”, “Bagian Penjualan”, “Bagian Produksi”, “Bagian Keuangan” dan “Bagian Penagihan”.
Gambar 4.13 Struktur “Karyawan”
Pada gambar 4.14 digambarkan struktur “Pelanggan” yang terdiri dari “Pelanggan”, “Piutang” dan “Limit Kredit”. Hubungan yang terjadi adalah agregasi dimana satu Pelanggan memiliki satu Piutang dan satu Limit Kredit.
Gambar 4.14 Struktur “Pelanggan”
Pada gambar 4.15 digambarkan struktur “Persetujuan Kredit” yang hanya terdiri dari “Surat Persetujuan Kredit”.
Gambar 4.15 Struktur “Persetujuan Kredit”
132
Pada gambar 4.16 digambarkan struktur “Pemesanan” yang terdiri dari “Pesanan Penjualan” dan “Barang” dimana satu Pesanan Penjualan memiliki hubungan asosiasi dengan banyak barang.
Gambar 4.16 Struktur “Pemesanan”
Pada gambar 4.17 digambarkan struktur “Pengiriman” yang hanya terdiri dari “Surat Jalan”.
Gambar 4.17 Struktur “Pengiriman”
Pada gambar 4.18 digambarkan struktur “Faktur” yang hanya terdiri dari “Faktur Penjualan”.
Gambar 4.18 Struktur “Faktur”
Pada gambar 4.19 digambarkan struktur “Retur” yang hanya terdiri dari “Surat Retur Barang”.
Gambar 4.19 Struktur “Retur”
133
Pada gambar 4.20 digambarkan struktur “Penagihan” yang hanya terdiri dari “Surat Penagihan”.
Gambar 4.20 Struktur “Penagihan”
Pada gambar 4.21 digambarkan struktur “Pembayaran” yang hanya terdiri dari “Bukti Terima Kas”.
Gambar 4.21 Struktur “Pembayaran”
Pada gambar 4.22 digambarkan struktur “Penilaian Pelanggan” yang hanya terdiri dari “Penilaian Pelanggan”.
Gambar 4.22 Struktur “Penilaian Pelanggan”
134
Pada gambar 4.23 di bawah ini menunjukkan Class Diagram lengkap pada sistem informasi akuntansi penjualan kredit, piutang dan penerimaan kas pada PT Panca Kemas Krida Manunggal.
Gambar 4.23 Class Diagram Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Kredit, Piutang dan Penerimaan Kas pada PT Panca Kemas Krida Manunggal
135
Hubungan
antara
class
“Bagian
Kredit”
dengan
“Penilaian
Pelanggan”, “Penilaian Pelanggan” dengan “Limit Kredit”, “Limit Kredit” dengan “Pelanggan”, terjadi ketika Bagian Kredit melakukan penilaian pelanggan dan mengubah limit kredit pelanggan. Hubungan antara class “Bagian Kredit” dengan “Surat Persetujuan Kredit”, “Surat Persetujuan Kredit” dengan “Pelanggan” terjadi ketika Bagian Kredit membuat dan mengotorisasi Surat Persetujuan Kredit ketika limit kredit pelanggan tidak mencukupi untuk melakukan pesanan. Hubungan antara class “Bagian Penjualan” dengan class “Pesanan Penjualan”, “Pesanan Penjualan” dengan “Pelanggan”, “Pesanan Penjualan dengan class “Surat Persetujuan Kredit”, “Pesanan Penjualan” dengan “Barang” terjadi ketika pelanggan memesan barang, Bagian Penjualan menerima pesanan penjualan dari pelanggan dan membuat Pesanan Penjualan Hubungan antara class “Bagian Produksi” dengan “Surat Jalan”, “Surat Jalan dengan “Detail Surat Jalan”, class “Surat Jalan” dengan “Pesanan Penjualan” terjadi ketika Bagian Produksi membuat Surat Jalan dan mengirim barang pesanan kepada pelanggan. Hubungan antara class “Bagian Keuangan” dengan “Faktur Penjualan”, “Faktur Penjualan” dengan “Surat Jalan”,”Faktur Penjualan” dengan “Piutang”, “Faktur Penjualan” dengan “Jurnal” terjadi ketika Bagian Keuangan membuat Faktur Penjualan atas pengiriman barang kepada pelanggan dan menambah piutang pelanggan. Hubungan antara class “Bagian Penjualan” dengan “Surat Retur Barang”, “Surat Retur Barang” dengan “Surat Jalan”, “Surat Retur Barang”
136
dengan “Barang”, “Surat Retur Barang” dengan “Piutang”, “Surat Retur Barang” dengan “Jurnal” terjadi ketika Bagian Penjualan menerima retur dari pelanggan, membuat Surat Retur Barang dan mengurangi piutang pelanggan. Hubungan antara class “Bagian Penagihan” dengan “Surat Penagihan”,
“Surat
Penagihan”
dengan
“Faktur
Penjualan”,
“Surat
Penagihan” dengan “Surat Retur Barang” terjadi ketika Bagian Penagihan membuat Surat Penagihan dan melakukan penagihan kepada pelanggan. Hubungan antara class ”Bagian Keuangan” dengan “Bukti Terima Kas”, “Bukti Terima Kas” dengan “Surat Penagihan”, “Bukti Terima Kas” dengan “Piutang”, “Bukti Terima Kas” dengan “Jurnal” terjadi ketika Bagian Keuangan menerima pembayaran dari pelanggan, membuat Bukti Terima Kas dan mengurangi piutang pelanggan.
4.1.2.3 Classes Class-class yang terdapat pada sistem informasi akuntansi penjualan kredit, piutang dan penerimaan kas pada PT Panca Kemas Krida Manunggal antara lain : •
Bagian_Kredit Class “Bagian_Kredit” merupakan kumpulan objek-objek karyawan bagian kredit yang bekerja di perusahaan dimana atribut dari class “Bagian_Kredit” diturunkan dari class “Karyawan”. Gambar 4.24 menggambarkan
class
dari
“Bagian_Kredit”
dan
gambar
menggambarkan behavioral pattern dari class “Bagian_Kredit”.
4.25
137 Bagian_Kredit -Kode_Karyawan : String -Nama_Karyawan : String -Alamat : String -No_Telepon : Integer -Bagian : String -Password : String +Menilai_Pelanggan() +Memberi_Persetujuan()
Gambar 4.24 Class “Bagian_Kredit”
Gambar 4.25 Behavioral Pattern dari Class “Bagian_Kredit”
•
Bagian_Penjualan Class “Bagian_Penjualan” merupakan kumpulan objek-objek karyawan bagian penjualan yang bekerja di perusahaan dimana atribut dari class “Bagian_Penjualan” diturunkan dari class “Karyawan”. Gambar 4.26 menggambarkan class dari “Bagian_Penjualan” dan gambar 4.27 menggambarkan behavioral pattern dari class “Bagian_Penjualan”.
Gambar 4.26 Class “Bagian_Penjualan”
138
Gambar 4.27 Behavioral Pattern dari Class “Penjualan”
•
Bagian_Produksi Class “Bagian_Produksi” merupakan kumpulan objek-objek karyawan bagian produksi yang bekerja di perusahaan dimana atribut dari class “Bagian_Produksi” diturunkan dari class “Karyawan”. Gambar 4.28 menggambarkan class dari “Bagian_Produksi” dan gambar 4.29 menggambarkan behavioral pattern dari class “Bagian_Produksi”.
Gambar 4.28 Class “Bagian_Produksi”
Gambar 4.29 Behavioral Pattern dari Class “Bagian_Produksi”
139
•
Bagian_Keuangan Class “Bagian_Keuangan” merupakan kumpulan objek-objek karyawan bagian keuangan yang bekerja di perusahaan dimana atribut dari class “Bagian_Keuangan” diturunkan dari class “Karyawan”. Gambar 4.30 menggambarkan class dari “Bagian_Keuangan” dan gambar 4.31 menggambarkan behavioral pattern dari class “Bagian_Keuangan”.
Gambar 4.30 Class “Bagian_Keuangan”
Gambar 4.31 Behavioral Pattern dari Class “Bagian_Keuangan”
•
Bagian_Penagihan Class “Bagian_Penagihan” merupakan kumpulan objek-objek karyawan bagian penagihan yang bekerja di perusahaan dimana atribut dari class “Bagian_Penagihan” diturunkan dari class “Karyawan”. Gambar 4.32 menggambarkan
class
“Bagian_Penagihan”
dan
gambar
menggambarkan behavioral pattern dari class “Bagian_Penagihan”.
4.33
140
Gambar 4.32 Class “Bagian_Penagihan”
Gambar 4.33 Behavioral Pattern dari Class “Bagian_Penagihan”
•
Surat_Persetujuan_Kredit Class “Surat_Persetujuan_Kredit” merupakan kumpulan dokumen surat persetujuan kredit yang dibuat di PT Panca Kemas Krida Manunggal. Gambar 4.34 menggambarkan class dari “Surat_Persetujuan_Kredit” dan gambar
4.35
menggambarkan
behavioral
pattern
dari
class
“Surat_Persetujuan_Kredit”.
Gambar 4.33 Class “Surat_Persetujuan_Kredit”
Gambar 4.34 Behavioral Pattern dari Class “Surat_Persetujuan_Kredit”
141
•
Pesanan_Penjualan Class “Pesanan_Penjualan” merupakan kumpulan dokumen pesanan penjualan yang dibuat di PT Panca Kemas Krida Manunggal. Gambar 4.36 menggambarkan class dari “Pesanan_Penjualan” dan gambar 4.37 menggambarkan behavioral pattern dari class “Pesanan_Penjualan”.
Gambar 4.36 Class “Pesanan_Penjualan”
Gambar 4.37 Behavioral Pattern dari Class “Pesanan Penjualan”
•
Surat_Jalan Class “Surat_Jalan” merupakan kumpulan dokumen surat jalan yang dibuat
di
PT
Panca
Kemas
Krida
Manunggal.
Gambar
4.38
menggambarkan class “Surat_Jalan” dan gambar 4.39 menggambarkan behavioral pattern dari class “Surat_Jalan”.
142
Gambar 4.38 Class “Surat_Jalan”
Gambar 4.39 Behavioral Pattern dari Class “Surat_Jalan”
•
Faktur_Penjualan Class
“Faktur_Penjualan”
merupakan
kumpulan
dokumen
faktur
penjualan yang dibuat di PT Panca Kemas Krida Manunggal. Gambar 4.40 menggambarkan
class
dari
“Faktur_Penjualan
dan
gambar
menggambarkan behavioral pattern dari class “Faktur_Penjualan”.
Gambar 4.40 Class”Faktur_Penjualan”
4.41
143
Gambar 4.41 Behavioral Pattern dari Class “Faktur_Penjualan”
•
Surat_Retur_Barang Class “Surat_Retur_Barang” merupakan kumpulan dokumen surat retur barang yang dibuat di PT Panca Kemas Krida Manunggal. Gambar 4.42 menggambarkan class dari “Surat_Retur_Barang” dan gambar 4.43 menggambarkan behavioral pattern dari class “Surat_Retur_Barang”.
Gambar 4.42 Class “Surat_Retur_Barang”
Gambar 4.43 Behavioral Pattern dari Class “Surat_Retur_Barang”
•
Surat_Penagihan Class “Surat_Penagihan” merupakan kumpulan dokumen surat penagihan yang dibuat di PT Panca Kemas Krida Manunggal. Gambar 4.44 menggambarkan class dari “Surat_Penagihan” dan gambar 4.45 menggambarkan behavioral pattern dari class “Surat_Penagihan”.
144
Gambar 4.44 Class “Surat_Penagihan”
Gambar 4.45 Behavioral Pattern dari Class “Surat_Penagihan”
•
Bukti_Terima_Kas Class “Bukti_Terima_Kas” merupakan kumpulan dokumen-dokumen bukti terima kas yang dibuat di PT Panca Kemas Krida Manunggal. Gambar 4.46 menggambarkan class dari “Bukti_Terima_Kas” dan gambar 4.47 menggambarkan behavioral pattern dari class “Bukti_Terima_Kas”.
Gambar 4.46 Class “Bukti_Terima_Kas”
Gambar 4.47 Behavioral Pattern dari Class “Bukti_Terima_Kas”
145
•
Pelanggan Class “Pelanggan” merupakan kumpulan pelanggan yang terdaftar pada PT Panca Kemas Krida Manunggal. Gambar 4.48 menggambarkan class dari “Pelanggan” dan gambar 4.49 menggambarkan behavioral pattern dari class “Pelanggan”.
Gambar 4.48 Class “Pelanggan”
Gambar 4.49 Behavioral Pattern dari Class “Pelanggan”
•
Penilaian_Pelanggan Class “Penilaian_Pelanggan” merupakan kumpulan penilaian pelanggan yang dilakukan oleh Bagian Kredit kepada pelanggan setiap periode tertentu. Gambar 4.50 menggambarkan class dari “Penilaian_Pelanggan”
146
dan gambar 4.51 menggambarkan behavioral pattern dari class “Penilaian_Pelanggan”.
Gambar 4.50 Class “Penilaian_Pelanggan” / Menilai_Pelanggan
/ Menilai_Pelanggan, Active
Gambar 4.51 Behavioral Pattern dari Class “Penilaian_Pelanggan”
•
Limit_Kredit Class “Limit_Kredit” merupakan kumpulan limit kredit yang dimiliki oleh pelanggan
dalam
menggambarkan
melakukan
class
dari
transaksi
kredit.
“Limit_Kredit”
dan
Gambar
4.52
Gambar
4.53
menggambarkan behavioral pattern dari class “Limit_Kredit”.
Gambar 4.52 Class “Limit_Kredit”
Gambar 4.53 Behavioral Pattern dari Class “Limit_Kredit”
147
•
Piutang Class “Piutang” merupakan kumpulan objek-objek piutang yang dimiliki oleh masing-masing pelanggan di PT Panca Kemas Krida Manunggal. Gambar 4.54 menggambarkan class dari “Piutang” dan gambar 4.55 behavioral pattern dari class “Piutang”.
Gambar 4.54 Class “Piutang”
Gambar 4.55 Behavioral Pattern dari Class “Piutang”
•
Barang Class “Barang” merupakan kumpulan objek barang yang terdapat di PT Panca Kemas Krida Manunggal. Gambar 4.56 menggambarkan Class “Barang” dan gambar 4.57 menggambarkan behavioral pattern dari class “Barang”.
148
Gambar 4.56 Class “Barang”
Gambar 4.57 Behavioral Pattern dari Class “Barang”
•
Jurnal Class “Jurnal” merupakan kumpulan jurnal yang dibuat di PT Panca Kemas Krida Manunggal. Gambar 4.58 menggambarkan class dari “Jurnal” dan Gambar 4.59 menggambarkan behavioral pattern dari class “Jurnal”.
Gambar 4.58 Class “Jurnal”
149
Gambar 4.59 Behavioral Pattern dari Class “Jurnal”
150
4.1.2.4 Events Tabel 4.2 di bawah ini merupakan event table dari sistem informasi akuntansi penjualan kredit, piutang dan penerimaan kas pada PT Panca Kemas Krida Manunggal : Tabel 4.2 Event Table Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Kredit, Piutang dan Penerimaan Kas pada PT Panca Kemas Krida Manunggal
Bagian_Penjualan
*
Bagian_Produksi
* *
*
Bagian_Penagihan
*
Penilaian_Pelanggan
*
Limit_Kredit
* +
*
Barang
*
*
*
*
Piutang Surat_Persetujuan_Kredit Pesanan_Penjualan Surat_Jalan
*
*
+
+
+
+ +
+ +
*
+ +
Surat_Penagihan
+
Bukti_Terima_Kas Jurnal
*
+
Surat_Retur_Barang Faktur_Penjualan
Menerima_Pembayaran
*
Bagian_Keuangan
Pelanggan
Menagih_Pelanggan
Meretur_Barang
Mengirim_Faktur
*
Mengirim_Barang
*
Menerima_Pesanan
Memberi_Persetujuan
Bagian_Kredit
Menilai_Pelanggan
Mendaftar_Pelanggan
Event
+ +
*
*
*
151
4.1.3 Application Domain 4.1.3.1 Usage 4.1.3.1.1 Overview Terdapat enam aktor dalam sistem informasi akuntansi penjualan kredit, piutang dan penerimaan kas pada PT Panca Kemas Krida Manunggal antara lain karyawan bagian Kredit, karyawan bagian Penjualan, karyawan bagian Produksi, karyawan bagian Keuangan, karyawan bagian Penagihan dan karyawan bagian Akuntansi. Tabel 4.3 di bawah menunjukkan hubungan antara actor dan usecase yang disajikan dalam actor table.
152
Bagian_Akuntansi
Bagian_Penagihan
Bagian_Produksi
Bagian_Penjualan
Bagian_Kredit Mendaftar_Pelanggan_Baru Mendaftar_Barang_Baru Menilai_Pelanggan_Baru Menyetujui_Pengajuan_Kredit Membuat_Pesanan_Penjualan Membuat_Surat_Jalan Membuat_Faktur_Penjualan Membuat_Surat_Retur Membuat_Surat_Penagihan Membuat_Bukti_Terima_Kas Membuat_Laporan_Penjualan Membuat_Laporan_Retur_Penjualan Membuat_Laporan_Penerimaan_Kas Membuat_Laporan_Piutang Membuat_Laporan_Limit_Kredit_Pelanggan Membuat_Laporan_Analisa_Umur_Piutang Membuat_Laporan_Faktur_Belum_Lunas Membuat_Laporan_Jurnal_Penjualan Membuat_Laporan_Jurnal_Retur_Penjualan Membuat_Laporan_Jurnal_Penerimaan_Kas Membuat_Laporan_Rekap_PPN Menilai_Pelanggan_Lama
Bagian_Keuangan
Actor Usecase
v v v v v v v v v v v v v v v v v v v v v v
Tabel 4.3 Actor Table Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Kredit, Piutang dan Penerimaan Kas
153
4.1.3.1.2 Actors Aktor yang terdapat dalam sistem informasi penjualan kredit, piutang dan penerimaan kas pada PT Panca Kemas Krida Manunggal dapat dispesifikasikan sebagai berikut :
Tabel 4.4 Spesifikasi Aktor “Bagian_Penjualan” Bagian_Penjualan Tujuan Karyawan bagian penjualan memiliki tanggung jawab dalam menerima dan mendata pelanggan baru, membuat pesanan penjualan serta meningkatkan penjualan perusahaan, menerima retur barang dan membuat Surat Retur Barang. Serta pada akhir bulan, karyawan bagian penjualan akan membuat laporan penjualan dan laporan retur penjualan yang ditujukan kepada pihak manajemen. Karakteristik Karyawan bagian penjualan harus memiliki pengalaman dan kemampuan untuk berkomunikasi dengan baik kepada pelanggan serta memiliki ketelitian yang tinggi dalam menangani pesanan dari pelanggan. Contoh Karyawan bagian Penjualan “A” merupakan karyawan tetap perusahaan dan melakukan berbagai tugas dan tanggung jawab yang diberikan kepadanya seperti membuat Pesanan Penjualan, membuat Surat Retur Barang, membuat Laporan Penjualan dan membuat Laporan Retur Penjualan.
Tabel 4.5 Spesifikasi Aktor “Bagian_Kredit” Bagian_Kredit Tujuan Karyawan bagian kredit memiliki tanggung jawab dalam melakukan penyetujuan pengajuan kredit pelanggan dalam melakukan pemesanan dan melakukan penilaian pelanggan baru maupun lama untuk menentukan limit kredit yang dapat dimiliki oleh pelanggan serta membuat laporan limit kredit pelanggan yang ditujukan kepada pihak manajemen. Karakteristik Karyawan bagian kredit harus memiliki ketelitian dan pengalaman dalam mengelola kredit pelanggan serta memiliki kemampuan dalam menilai pelanggan untuk menentukan limit kredit pelanggan
154
Contoh
Karyawan bagian Kredit “B” merupakan karyawan tetap perusahaan dan melakukan berbagai tugas dan tanggung jawab yang diberikan kepadanya seperti membuat Surat Persetujuan Kredit dan membuat Laporan Limit Kredit
Tabel 4.6 Spesifikasi Aktor “Bagian_Produksi” Bagian_Produksi Tujuan Karyawan bagian produksi memiliki tanggung jawab dalam melakukan produksi barang dan membuat surat jalan untuk mengirimkan pesanan kepada pelanggan. Karakteristik Karyawan bagian produksi harus memiliki ketelitian yang tinggi dalam melakukan produksi atas pesanan pelanggan dan pengecekan barang yang akan dikirim kepada pelanggan. Contoh Karyawan bagian produksi “C”merupakan karyawan tetap perusahaan dan melakukan berbagai tugas dan tanggung jawab yang diberikan kepadanya seperti membuat Surat Jalan Tabel 4.7 Spesifikasi Aktor “Bagian_Keuangan” Bagian_Keuangan Tujuan Karyawan bagian Keuangan memiliki tanggung jawab dalam pengelolaan keuangan perusahaan meliputi penerimaan dan pengeluaran kas perusahaan. Mereka juga bertanggung jawab dalam membuat Faktur Penjualan dan Bukti Terima Kas serta membuat Laporan Penerimaan Kas yang ditujukan kepada pihak manajemen. Karakteristik Karyawan bagian keuangan harus memiliki pengalaman yang memadai dalam mengelola keuangan suatu perusahaan serta memiliki ketelitian yang tinggi untuk menerima pembayaran dari pelanggan. Contoh Karyawan bagian keuangan “D” merupakan karyawan tetap perusahaan dan melakukan berbagai tugas dan tanggung jawab yang diberikan kepadanya seperti membuat Faktur Penjualan, membuat Surat Retur Barang dan membuat Laporan Penerimaan Kas
155
Tabel 4.8 Spesifikasi Aktor “Bagian_Penagihan” Bagian_Penagihan Tujuan Karyawan bagian Penagihan memiliki tanggung jawab dalam menagih setiap piutang pelanggan yang hampir jatuh tempo serta membuat surat penagihan membuat laporan piutang pelanggan dan laporan faktur jatuh tempo yang ditujukan kepada pihak manajemen. Karakteristik Karyawan bagian penagihan harus memiliki pengalaman yang cukup dalam melakukan penagihan kepada pelanggan khususnya yang sering telat melunasi tagihannya dan mempunyai ketelitian dalam menerima pembayaran dari pelanggan Contoh Karyawan bagian penagihan “E” merupakan karyawan tetap perusahaan dan melakukan berbagai tugas dan tanggung jawab yang diberikan kepadanya seperti membuat Surat Penagihan, membuat Laporan Piutang dan Laporan Faktur Jatuh Tempo Tabel 4.9 Spesifikasi Aktor “Bagian_Akuntansi” Bagian_Akuntansi Tujuan Karyawan bagian Akuntansi memiliki tanggung jawab dalam melakukan pencatatan transaksi perusahaan dan membuat laporan jurnal penjualan, laporan jurnal retur penjualan, laporan jurnal penerimaan kas, laporan analisis umur piutang dan laporan rekap PPN. Karakteristik Karyawan bagian akuntansi harus memiliki pengalaman yang cukup dalam bidang akuntansi dan memiliki ketelitian yang tinggi dalam pencatatan transaksi keuangan perusahaan dan membuat laporan bulanan perusahaan. Contoh Karyawan bagian akuntansi “F” merupakan karyawan tetap perusahaan dan melakukan berbagai tugas dan tanggung jawab yang diberikan kepadanya seperti membuat Laporan Jurnal Penjualan, Laporan Jurnal Retur Penjualan, Laporan Jurnal Penerimaan Kas, Laporan Analisis Umur Piutang dan Laporan Rekap PPN
156
4.1.3.1.3 Use Case Gambar 4.59 di bawah ini menunjukkan usecase diagram dari sistem informasi akuntansi penjualan kredit, piutang dan penerimaan kas pada PT Panca Kemas Krida Manunggal
157
Gambar 4.60 Use Case Diagram Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Kredit, Piutang dan Penerimaan Kas pada PT Panca Kemas Krida Manunggal
158
Berikut ini adalah Usecase Specification dari masingmasing usecase pada sistem informasi akuntansi penjualan kredit, piutang dan penerimaan kas pada PT Panca Kemas Krida Manunggal:
Tabel 4.10 Usecase Specification “Mendaftar Pelanggan Baru” Mendaftar Pelanggan Baru Usecase ini dilakukan oleh Bagian Penjualan dan Usecase menjelaskan proses pendaftaran pelanggan baru. Dimulai ketika ada pelanggan baru yang ingin melakukan transaksi ke perusahaan. Maka Bagian Penjualan akan langsung mencatat data pelanggan baru tersebut . Setelah semua data valid maka bagian penjualan akan menyimpannya ke dalam sistem. Pelanggan, Karyawan Objects Function
Create(), save()
get_data_pelanggan(),
add_pelanggan(),
Tabel 4.11 Usecase Specification “Mendaftar Barang Baru” Mendaftar Barang Baru Usecase ini dilakukan oleh Bagian Penjualan dan Usecase menjelaskan proses pencatatan barang baru. Dimulai ketika ada barang jenis baru yang ingin dipesan oleh pelanggan. Maka Bagian Penjualan akan mencatat barang baru tersebut. Setelah semua data valid maka bagian penjualan akan menyimpannya ke dalam sistem. Barang, Karyawan Objects Function
Create(), get_data_barang(), add_barang(), save()
159
Tabel 4.12 Usecase Specification “Menilai Pelanggan Baru” Menilai Pelanggan Baru Usecase ini dilakukan oleh Bagian Kredit dan Usecase menjelaskan proses dalam melakukan penilaian pelanggan yang ingin melakukan transaksi kredit. Bagian Kredit akan memasukkan Kode Pelanggan dan memunculkan data pelanggan. Lalu bagian Kredit akan memasukkan point-point berdasarkan 5C yaitu Character, Capital, Capacity, Condition dan Collateral. Setelah menghitung point tersebut, maka limit kredit pelanggan akan muncul secara otomatis. Lalu bagian kredit akan menyimpana data tersebut ke dalam sistem. Karyawan, Penilaian Pelanggan, Pelanggan, Limit Objects Kredit Create(), get_data_pelanggan(), hitung_total_point(), Function Save()
Tabel 4.13 Usecase Specification “Menyetujui Pengajuan Kredit” Menyetujui Pengajuan Kredit Usecase ini dilakukan oleh Bagian Kredit dan Usecase menjelaskan proses dari menyetujui kredit pelanggan. Apabila pelanggan ingin memesan barang, namun telah melebihi batas limit kreditnya, maka Bagian Kredit akan membuat dan mengotorisasi surat persetujuan kredit untuk menambah limit kredit pelanggan tersebut. Bagian kredit akan memasukkan limit kredit yang dimohon oleh pelanggan. Setelah semua data valid, maka bagian kredit akan menyimpan data tersebut ke dalam sistem dan mencetaknya. Karyawan, Surat Persetujuan Kredit, Pelanggan, Limit Objects Kredit, Piutang Create(), get_data_pelanggan(), Function get_data_limit_kredit(), save(), print()
160
Tabel 4.14 Usecase Specification “Membuat Pesanan Penjualan” Membuat Pesanan Penjualan Usecase ini dilakukan oleh Bagian Penjualan dan Usecase menjelaskan proses mencatat pesanan pelanggan. Dimulai ketika ada pelanggan yang ingin melakukan pesanan barang dan bagian penjualanmenerima Purchase Order dari pelanggan. Maka Bagian Penjualan akan memasukkan data pelanggan dan Nomor PO Pelanggan lalu memasukkan data barang yang diinginkan, kemudian Bagian Penjualan akan menyimpan data Pesanan Penjualan ke dalam sistem dan mencetaknya. Bagian Penjualan juga dapat melihat data dari pesanan penjualan yang pernah dibuat sebelumnya. Pelanggan, Barang, Karyawan, Pesanan Penjualan, Objects Detail Pesanan Penjualan, Piutang, Limit Kredit Create(), get_data_pelanggan(), get_data_barang(), Function add_grid_pesanan(), hitung_total_pesanan(), save(), print()
Tabel 4.15 Usecase Specification “Membuat Surat Jalan” Membuat Surat Jalan Usecase ini dilakukan oleh Bagian Produksi dan Usecase menjelaskan proses pencatatan Surat Jalan. Dimulai ketika Bagian Produksi menerima Pesanan Penjualan dari Bagian Penjualan. Bagian Produksi akan memasukkan Kode Pesanan Penjualan ke dalam sistem dan memunculkan data pesanan pelanggan tersebut lalu memasukkan data tentang pengiriman barang seperti nomor kendaraan dan nama pengirimnya. Selanjutnya Bagian Produksi akan menyiapkan barang dan menyimpan data tersebut ke dalam sistem dan mencetaknya. Bagian Produksi juga dapat melihat data dari pesanan penjualan yang pernah dibuat sebelumnya. Karyawan, Surat Jalan, Pesanan Penjualan, Objects Pelanggan, Detail_PP, Detail_SJ Create(), get_data_pp(), get_data_barang(), Function hitung_kuantitas(), save(), print()
161
Tabel 4.16 Usecase Specification “Membuat Faktur Penjualan” Membuat Faktur Penjualan Usecase ini dilakukan oleh Bagian Keuangan dan Usecase menjelaskan proses pencatatan Faktur Penjualan. Dimulai ketika Bagian Keuangan menerima Surat Jalan dari Bagian Produksi. Lalu Bagian Keuangan akan memasukkan Kode Surat Jalan dan memunculkan data barang yang dikirim di Surat Jalan tersebut. Lalu Bagian Keuangan akan memasukkan tanggal jatuh tempo dari faktur penjualan, kemudian menyimpannya ke dalam sistem dan mencetaknya. Bagian Keuangan juga dapat melihat data dari faktur penjualan yang pernah dibuat sebelumnya. Karyawan, Pelanggan, Faktur Penjualan, Surat Jalan, Objects Detail Surat Jalan, Detail Faktur Penjualan, Pesanan Penjualan, Piutang Create(), get_data_sj(), get_data_barang(), Function hitung_total_faktur(), save(), print()
Tabel 4.17 Usecase Specification “Membuat Surat Retur Barang” Membuat Surat Retur Barang Usecase ini dilakukan oleh Bagian Penjualan dan Usecase menjelaskan proses pencatatan Surat Retur Barang. Dimulai ketika Bagian Penjualan menerima retur barang cacat atau rusak dari pelanggan dan memasukkan Kode Surat Jalan yang dibawa oleh pelanggan. Lalu Bagian Penjualan akan memeriksa kondisi barang apakah sesuai dengan yang ada di Surat Jalan atau tidak. Jika sesuai, Bagian Penjualan akan mencatat data barang retur ke dalam Surat Retur Barang, mencatat alasan retur, lalu menyimpan data tersebut ke dalam sistem dan kemudian mencetaknya. Bagian Penjualan juga dapat melihat data dari surat retur barang yang pernah dibuat sebelumnya. Karyawan, Pelanggan, Surat Jalan, Surat Retur Objects Barang, Detail Surat Jalan, Detail Surat Retur Barang, Piutang, Barang, Pesanan Penjualan Create(), get_data_sj(), add_grid_retur(), Function hitung_total_retur(), save(), print()
162
Tabel 4.18 Usecase Specification “Membuat Surat Penagihan” Membuat Surat Penagihan Usecase ini dibuat oleh Bagian Penagihan dan Usecase menjelaskan tentang proses pencatatan Surat Penagihan. Dimulai ketika Bagian Penagihan menerima Faktur Penjualan dsan Surat Retur Barang (jika ada retur). Bagian Penagihan akan memasukkan kode Faktur Penjualan dan memunculkan data dari faktur dan retur barang (jika ada retur). Total tagihan seluruhnya akan dihitung secara otomatis. Kemudian Bagian Penagihan akan menyimpan ke dalam sistem dan mencetaknya. Bagian Penagihan juga dapat melihat data dari surat penagihan yang pernah dibuat sebelumnya. Karyawan, Pelanggan, Surat Penagihan, Faktur Objects Penjualan, Surat Retur Barang, Surat Jalan, Pesanan Penjualan Create(), get_data_fp(), get_data_srb(), Function hitung_total_tagihan(), save(), print()
Tabel 4.19 Usecase Specification “Membuat Bukti Terima Kas” Membuat Bukti Terima Kas Usecase ini dibuat oleh Bagian Keuangan dan Usecase menjelaskan tentang proses pencatatan Bukti Terima Kas. Dimulai ketika Bagian Keuangan menerima pembayaran pelanggan dan Surat Penagihan dari Bagian Penagihan. Bagian Penagihan selanjutnya akan memasukkan kode Surat Penagihan dan memunculkan data tentang jumlah tagihan pelanggan. Kemudian Bagian Keuangan akan menginput data tentang pembayaran beserta bank nya. Setelah itu Bagian Keuangan akan menyimpan ke dalam sistem dan mencetaknya. Bagian keuangan juga dapat melihat data dari bukti terima kas yang pernah dibuat sebelumnya. Karyawan, Bukti Terima Kas, Surat_Penagihan, Objects Faktur Penjualan, Surat Jalan, Pesanan Penjualan, Pelanggan, Piutang Create(), Get_data_sp(), save(), print() Function
163
Tabel 4.20 Usecase Specification “Membuat Laporan Penjualan” Membuat Laporan Penjualan Usecase ini dilakukan oleh bagian Penjualan dan Usecase menjelaskan tentang proses dari mencetak Laporan Penjualan. Bagian Penjualan memasukkan tanggal periode awal dan akhir serta memilih apakah ingin mencetak laporan penjualan per transaksi atau per barang. Lalu sistem akan secara otomatis mencetak Laporan Penjualan yang sesuai dengan tanggal tersebut. Karyawan, Faktur Penjualan, Surat Jalan, Pesanan Objects Penjualan, Pelanggan, Barang, Detail Faktur Penjualan, Create(), get_data_fp(), get_data_pelanggan(), Function hitung_total_jual(), print()
Tabel 4.21 Usecase Specification “Membuat Laporan Retur Penjualan” Membuat Laporan Retur Penjualan Usecase ini dilakukan oleh Bagian Penjualan dan Usecase menjelaskan tentang proses dari mencetak Laporan Retur Penjualan. Bagian Penjualan memasukkan tanggal periode awal dan akhir serta memilih apakah ingin mencetak laporan retur penjualan per transaksi atau per barang. Lalu sistem akan secara otomatis mencetak Laporan Retur Penjualan yang sesuai dengan tanggal tersebut. Karyawan, Surat Retur Barang, Surat Jalan, Pesanan Objects Penjualan, Pelanggan, Detail Surat Retur Barang, Barang Create(), get_data_srb(), get_data_pelanggan(), Function hitung_total_retur(), print()
164
Tabel 4.22 Usecase Specification “Membuat Laporan Penerimaan Kas” Membuat Laporan Penerimaan Kas Usecase ini dilakukan oleh Bagian Keuangan dan Usecase menjelaskan tentang proses dari mencetak Laporan Penerimaan Kas. Bagian Keuangan akan memasukkan tanggal periode awal dan akhir lalu sistem akan secara otomatis mencetak Laporan Penerimaan Kas yang sesuai dengan tanggal tersebut. Karyawan, Bukti Terima Kas, Surat Penagihan, Objects Faktur Penjualan, Surat Jalan, Pesanan Penjualan, Pelanggan, Create(0, get_data_btk(), get_data_pelanggan(), Function hitung_total_terima(), print()
Tabel 4.23 Usecase Specification “Membuat Laporan Piutang” Membuat Laporan Piutang Usecase ini dilakukan oleh Bagian Penagihan dan Usecase menjelaskan tentang proses dari mencetak Laporan Piutang. Sistem akan secara otomatis menghitung total seluruh piutang pelanggan dan mencetak laporan tersebut. Karyawan, Pelanggan, Piutang, Faktur Penjualan Objects Function
Create(), get_data_pelanggan(), hitung_total_piutang(), print()
Tabel 4.24 Usecase Specification “Membuat Laporan Limit Kredit Pelanggan” Membuat Laporan Limit Kredit Pelanggan Usecase ini dilakukan oleh Bagian Kredit dan Usecase menjelaskan tentang proses dari mencetak Laporan Limit Kredit Pelanggan. Sistem akan secara otomatis menampilkan limit kredit lama maupun limit kredit baru dari seluruh pelanggan dan mencetak laporan tersebut. Karyawan, Pelanggan, Limit Kredit Objects Create(), get_data_pelanggan(), get_limit_kredit(), Function print()
165
Tabel 4.25 Usecase Specification “Membuat Laporan Analisa Umur Piutang” Membuat Laporan Analisa Umur Piutang Usecase ini dilakukan oleh Bagian Akuntansi dan Usecase menjelaskan tentang proses dari mencetak Lapora Analisa Umur Piutang. Bagian Akuntansi akan memasukkan tanggal awal dan akhir laporan dan sistem akan mencetak Laporan Analisa Umur Piutang dari tanggal tersebut. Karyawan, Faktur Penjualan, Pelanggan Objects Function
Create(), get_data_fp(), get_data_pelanggan(), hitung_piutang_jatuh_tempo(), print()
Tabel 4.26 Usecase Specification “Membuat Laporan Faktur Jatuh Tempo” Membuat Laporan Faktur Jatuh Tempo Usecase ini dibuat oleh Bagian Penagihan dan Usecase menjelaskan tentang proses dari mencetak laporan faktur penjualan yang sudah jatuh tempo dari pelanggan. Bagian penagihan akan memasukkan periode awal dan akhir dari faktur penjualan dan sistem akan mencetak Laporan dari Faktur yang jatuh tempo Karyawan, Pelanggan, Faktur_Penjualan Objects Function
Create(), get_data_fp(), get_data_pelanggan(), hitung_total_fp(), print()
Tabel 4.27 Usecase Specification “Membuat Laporan Jurnal Penjualan” Membuat Laporan Jurnal Penjualan Usecase ini dilakukan oleh Bagian Akuntansi dan Usecase menjelaskan proses dari mencetak Laporan Jurnal Penjualan. Bagian Akuntansi akan memasukkan tanggal awal dan akhir dari laporan tersebut. Lalu sistem akan secara otomatis menampilkan Laporan Jurnal Penjualan tersebut dan mencetaknya Karyawan, Jurnal, Faktur Penjualan Objects Create(), get_data_jurnal(), get_data_fp(), print() Function
166
Tabel 4.28 Usecase Specification “Membuat Laporan Jurnal Retur Penjualan” Membuat Laporan Jurnal Retur Penjualan Usecase ini dilakukan oleh Bagian Akuntansi dan Usecase menjelaskan proses dari mencetak Laporan Jurnal Retur Penjualan. Bagian Akuntansi akan memasukkan tanggal awal dan akhir dari laporan tersebut. Lalu sistem akan secara otomatis menampilkan Laporan Jurnal Retur Penjualan tersebut dan mencetaknya Karyawan, Jurnal, Surat Retur Barang, Objects Function
Create(), get_data_jurnal(), get_data_srb(), print()
Tabel 4.29 Usecase Specification “Membuat Laporan Jurnal Penerimaan Kas” Membuat Laporan Jurnal Penerimaan Kas Usecase ini dilakukan oleh Bagian Akuntansi dan Usecase menjelaskan proses dari mencetak Laporan Penerimaan Kas. Bagian Akuntansi akan memasukkan tanggal awal dan akhir dari laporan tersebut. Lalu sistem akan secara otomatis menampilkan Laporan Jurnal Penerimaan Kas tersebut dan mencetaknya Karyawan, Jurnal, Bukti Terima Kas Objects Function
Create(), get_data_jurnal(), get_data_btk(), print()
Tabel 4.30 Usecase Specification “Membuat Laporan Rekap PPN” Membuat Laporan Jurnal Penjualan Usecase ini dilakukan oleh Bagian Akuntansi dan Usecase menjelaskan proses dari mencetak Laporan Rekap PPN. Bagian Akuntansi akan memasukkan tanggal awal dan akhir dari laporan tersebut. Lalu sistem akan secara otomatis menampilkan Laporan Rekap PPN tersebut dan mencetaknya Karyawan, Faktur Penjualan Objects Create(), get_data_fp(), get_data_pelanggan(), Function hitung_total_ppn(), print()
167
Tabel 4.31 Usecase Specification “Menilai Pelanggan Lama” Menilai Pelanggan Lama Usecase ini dilakukan oleh Bagian Kredit dan Usecase menjelaskan tentang proses penilaian terhadap pelanggan lama untuk menentukan limit kredit mereka. Bagian kredit akan menilai pelanggan dari sisi history penjualan, retur, piutang serta lama pelanggan tersebut terdaftar di perusahaan yang nantinya akan digunakan untuk penentuan limit kredit pelanggan. Karyawan, Pelanggan, Faktur_Penjualan, Objects Surat_Retur_Barang, Bukti_Terima_Kas, Piutang, Penilaian_Pelanggan, Limit_Kredit Create(), get_data_pelanggan(), get_data_fp(), Function get_data_srb(), hitung_total_point(), print()
168
Berikut ini adalah sequence diagram dari masing-masing usecase dari sistem informasi akuntansi penjualan kredit, piutang dan penerimaan kas pada PT Panca Kemas Krida Manunggal:
Gambar 4.61 Sequence Diagram untuk Usecase “Mendaftar Pelanggan Baru”
169
Gambar 4.62 Referensi Sequence Diagram “Add Pelanggan”
170
Gambar 4.63 Referensi Sequence Diagram “Edit Pelanggan”
171
Gambar 4.64 Sequence Diagram untuk Usecase “Mendaftar Barang Baru”
172
Windows Master Barang Barang Bagian Penjualan Input_Data_Barang() Klik_Get()
Generate_Code_Barang()
ALT
Klik_Save() add_new_barang()
Klik_Cancel() get_data_pelanggan() Result()
Gambar 4.65 Referensi Sequence Diagram “Add Barang”
173
Gambar 4.66 Referensi Sequence Diagram “Edit Barang”
174
Gambar 4.67 Sequence Diagram untuk Usecase “Menilai Pelanggan Baru”
175
Gambar 4.68 Sequence Diagram untuk Usecase “Membuat Surat Persetujuan Kredit”
176
Gambar 4.69 Sequence Diagram untuk Usecase “Membuat Pesanan Penjualan”
177
Gambar 4.70 Sequence Diagram untuk Usecase “Membuat Surat Jalan”
178
Gambar 4.71 Sequence Diagram untuk Usecase “Membuat Faktur Penjualan”
179
Gambar 4.72 Sequence Diagram untuk Usecase “Membuat Surat Retur Barang”
180
Gambar 4.73 Sequence Diagram untuk Usecase “Membuat Surat Penagihan”
181
Gambar 4.74 Sequence Diagram untuk Usecase “Membuat Bukti Terima Kas”
182
Gambar 4.75 Sequence Diagram untuk Usecase “Membuat Laporan Penjualan”
183
Gambar 4.76 Sequence Diagram untuk Usecase “Membuat Laporan Retur Penjualan”
184
Gambar 4.77 Sequence Diagram untuk Usecase “Membuat Laporan Penerimaan Kas”
185
Gambar 4.78 Sequence Diagram untuk Usecase “Membuat Laporan Piutang”
186
Gambar 4.79 Sequence Diagram untuk Usecase “Membuat Laporan Limit Kredit”
187
Gambar 4.80 Sequence Diagram untuk Usecase “Membuat Laporan Analisa Umur Piutang”
188
Gambar 4.81 Sequence Diagram untuk Usecase “Membuat Laporan Faktur Jatuh Tempo”
189
Gambar 4.82 Sequence Diagram untuk Usecase “Membuat Laporan Jurnal Penjualan”
190
Gambar 4.83 Sequence Diagram untuk Usecase “Membuat Laporan Jurnal Retur Penjualan”
191
Gambar 4.84 Sequence Diagram untuk Usecase “Membuat Laporan Jurnal Penerimaan Kas”
192
Gambar 4.85 Sequence Diagram untuk Usecase “Membuat Laporan Rekap PPN”
193
Gambar 4.86 Sequence Diagram untuk Usecase “Menilai Pelanggan Lama”
194
4.1.3.2 Function List Tabel 4.32 berikut ini merupakan daftar function list dari sistem informasi penjualan kredit, piutang dan penerimaan kas pada PT Panca Kemas Krida Manunggal: Tabel 4.32 Function List Sistem Informasi Penjualan Kredit, Piutang dan Penerimaan Kas Complexity Function Type Read Simple Get() Update Simple Add() Update Simple Edit() Update Simple Remove() Read Simple Get_last_record() Update Simple Generate() Read Simple Go_to() Update Simple Add_Grid() Update Simple Remove_Grid() Hitung_total_point_pelanggan_baru() Compute Medium Hitung_limit_kredit() Compute Medium Hitung_sisa_limit_kredit() Compute Medium Hitung_kuantitas_barang() Compute Medium Hitung_total_faktur() Compute Complex Hitung_total_retur() Compute Medium Hitung_total_tagihan() Compute Medium Hitung_total_lappenjualan() Compute Medium Hitung_total_lapretur() Compute Medium Hitung_total_terima_kas() Compute Medium Hitung_total_piutang() Compute Medium Hitung_total_ppn() Compute Medium Hitung_analisis_umur_piutang() Compute Complex Hitung_total_point_pelanggan_lama() Compute Complex Update Medium Save() Update Simple Clear() Read Medium Print()
195
4.1.3.3 User Interface Berikut adalah gambaran User Interface Sistem Informasi Akuntansi Penjualan, Piutang dan Penerimaan Kas PT Panca Kemas Krida Manunggal :
4.1.3.3.1 Dialogue Style Untuk setiap user interface memiliki windows yang mewakili setiap class-class yang penting dan windows-windows tersebut berperan penting dalam proses penjualan kredit, piutang dan penerimaan kas di PT Panca Kemas Krida Manunggal. Selain itu, windows terkait juga menyediakan fasilitas pencetakan yang dapat mencetak laporan-laporan yang dapat digunakan oleh pihak-pihak yang terkait untuk menjalankan tugasnya dan memberikan informasi yang diperlukan bagi manajemen. Untuk lebih jelasnya, daftar user interface dan pencetakannya dapat dilihat pada tabel 4.33 di bawah: Tabel 4.33 Dialogue Style User Interface Windows Print Out Login Menu Utama File • Change Password • Log Out • Exit Master • Pelanggan • Barang Credit • Tambah Surat Persetujuan Surat Persetujuan Kredit Kredit • Penilaian Pelanggan Baru • Penilaian Pelanggan Lama Limit Kredit • Print Laporan Limit Kredit Laporan Pelanggan Pelanggan
196
Sales • • • • • •
Tambah Pesanan Penjualan View Pesanan Penjualan Tambah Surat Retur Barang View Surat Retur Barang Print Laporan Penjualan Print Laporan Retur Penjualan Production • Tambah Surat Jalan • View Surat Jalan • View Pesanan Penjualan Finance • Tambah Faktur Penjualan • View Faktur Penjualan • Tambah Bukti Terima Kas • View Bukti Terima Kas • Print Laporan Penerimaan Kas Collector • Tambah Surat Penagihan • View Surat Penagihan • Print Laporan Piutang • Print Laporan Faktur Jatuh Tempo Accounting • Print Laporan Jurnal Penjualan • Print Laporan Jurnal Retur Penjualan • Print Laporan Jurnal Penerimaan Kas • Print Laporan Analisa Umur Piutang • Print Laporan Rekap PPN Exit
Pesanan Penjualan Surat Retur Barang Laporan Penjualan Laporan Retur Penjualan Surat Jalan
Faktur Penjualan Bukti Terima Kas
Laporan Penerimaan Kas Surat Penagihan Laporan Piutang Laporan Faktur Jatuh Tempo Laporan Jurnal Penjualan Laporan Jurnal Retur Penjualan Laporan Jurnal Penerimaan Kas Laporan Analisa Umur Piutang Laporan rekap PPN
197
4.1.3.3.2 Overview Gambar 4.87 di bawah ini merupakan navigation diagram yang menyediakan hubungan antara windows-windows interface:
198
Gambar 4.87 Navigation Diagram Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Kredit, Piutang dan Penerimaan Kas.
