ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENJUALAN, PIUTANG DAN PENERIMAAN KAS PADA PT. PELABUHAN INDONESIA II CABANG BANTEN
Indra Bayu Pratama ; Sugiarto Hartono ; Hery Harjono Muljo Information System and Accounting Department, School of Information System, BINUS University Jl. K.H. Syahdan No. 9 Palmerah, Jakarta Barat 11480
[email protected]
ABSTRACT Problems being encountered by company at these time are lack of standard procedures in determining the ammount of customer’s credit limit and also encounter in late collecting of account receivable are due. 5C’s method used in determining the ammount of a customer’s credit limit. Methodology used in this essay are : study of literature, data collection and analysis. Design methodology used in this essay are : deployment design and software architecture, Use case realization, database, user interface and output design, security and control based on unified process based on Satzinger approach. This research results in the design of sales information systems, cash receipts and accounts receivable are proposed to meet the needs of enterprise. Information systems sales, cash receipts and accounts receivable proposed will integrate between receivables, payments and customer transactions data. Keyword : Systems, information, accounting, sales, cash receipts, accounts receivable, credit limit. ABSTRAK Masalah yang dihadapi perusahaan pada saat ini adalah belum adanya prosedur yang baku tentang penetapan limit kredit/piutang terhadap pelanggan dan keterlambatan dalam menagih piutang yang jatuh tempo. Penetapan limit kredit menggunakan metod 5C (character, capital, capacity, collateral, condition). Metodologi yang digunakan dalam penulisan adalah studi kepustakaan, pengumpulan data, dan analisis. Metode perancangan yang digunakan disini adalah deployment design and software architecture, Use case realization, database, user interface and output design, security and control berdasarkan pemodelan unified process pendekatan Satzinger. Penelitian ini menghasilkan rancangan sistem informasi penjualan, penerimaan kas dan piutang yang diusulkan untuk dapat memenuhi kebutuhan proses bisnis dari perusahaan. Sistem informasi penjualan, penerimaan kas dan piutang yang diusulkan mengintegrasikan antara data piutang, pembayaran dan permohonan pelayanan jasa pelanggan. Kata kunci : Sistem, informasi, akuntansi, penjualan, penerimaan kas, piutang, limit kredit
PENDAHULUAN PT. Pelabuhan Indonesia II (Persero) cabang pelabuhan Banten merupakan sebuah Badan Usaha Milik Negara yang bergerak dibidang jasa kepelabuhanan yang diantaranya adalah : menyediakan kolam perairan tempat untuk lalu lintas kapal dan juga untuk berlabuh, jasa – jasa yang berhubungan dengan pemanduan dan penundaan kapal, dermaga tambat dan bongkar muat, gudang serta lapangan penimbunan barang dan juga penyewaan lahan dan alat – alat yang berhubungan dengan kegiatan kepelabuhanan. Dalam menjalankan proses bisnisnya saat ini, PT. Pelabuhan Indonesia II (Persero) cabang pelabuhan Banten telah menggunakan sistem informasi. Namun sistem informasi yang ada masih kurang mendukung kegiatan proses bisnis secara keseluruhan, dimana pada sistem informasi yang ada perusahaan memiliki kesulitan dalam mendata pelanggan serta kesulitan dalam mendata piutang – piutang yang ada. Dimana perusahaan kesulitan untuk menentukan prioritas piutang dimana perusahaan harus menentukan piutang mana saja yang sudah mendekati tanggal jatuh tempo dan yang sudah melewati batas pembayaran sampai dengan piutang yang tidak terbayarkan. Hal ini disebabkan karena pada sistem tidak adanya notifikasi dan sistem tidak dapat menentukan berapa lama umur piutang tersebut. Dalam usahanya untuk menghadapi persaingan yang terjadi maka kinerja manajemen pun harus ditingkatkan. Jika kinerja manajemen yang ada tidak bekerja dengan baik maka perusahaan akan menjadi tertinggal dalam persaingan, kebutuhan dukungan sistem informasi akuntansi (SIA) yang terintegrasi dan pengendalian internal yang tepat diharapkan mampu membantu perusahaan dalam menghadapai persaingan.
TINJAUAN PUSTAKA Perkembangan perusahaan merupakan suatu tujuan yang selalu ingin dicapai oleh setiap perusahaan. Penjualan merupakan aktivitas utama bagi semua perusahaan baik dalam penjualan barang maupun jasa, barulah kemudian didukung dengan aktivitas – aktivitas lain seperti pencatatan data pelanggan, pengendalian piutang dan penerimaan pembayaran. Berdasarkan hal yang telah disebutkan diatas maka perusahaan membutuhkan data dan informasi yang akurat tentang siapa pelanggan perusahaan, apa saja yang terjual, berapa total penjualan, umur piutang, dan juga karakteristik setiap pelanggan dalam menjalankan transaksi jual- beli. Untuk mencapai tujuan tersebut maka setiap proses yang terjadi dalam setiap perusahaan perlu didukung dengan proses administrasi yang tertata dengan rapih. Disinilah bergunanya Sistem Informasi Akuntasi bagi perusahaan, dimana Sistem Informasi Akuntansi (SIA) merupakan bagian dari Sistem Informasi Manajemen yang secara khusus menyediakan informasi tentang akuntansi dan keuangan perusahaan. Berdasarkan ungkapan Romney & Steinbart (2006,P6) SIA adalah suatu sistem yang mengumpulkan, mencatat, menyimpan, dan memproses data sehingga menghasilkan informasi kepada para pengambil keputusan. Setiap proses penjualan dalam perusahaan dalam menjual baik barang maupun jasa tidak terlepas dari piutang. Dimana piutang menurut kieso et al (2011,p347) adalah klaim terhadap pelanggan dan pihak lain untuk uang, barang atau jasa. Warren et al (2008,p318) piutang meliputi seluruh utang yang dapat diklaim terhadap entitas lain, termasuk orang, fimra bisnis dan organisasi lainnya. Jadi, piutang merupakan uang yang dapat diklain terhadap entitas lain atas barang dan jasa.
Menurut Bragg (2010,p185) praktik terbaik yang berhubungan dengan fungsi kredit organisasi antara lain adalah : membuat kebijakan kredit, membuat model credit scoring. Menurut Ross (2005,p708) jika perusahaan memutuskan untuk memberikan kredit kepada pelanggan maka perusahaan harus mempunyai prosedur kredit dan penagihan, diantaranya adalah : terms of sale, credit analysis, collection policy. Menurut Ross (2003,p721) five C’s merupakan faktor dasar untuk mengevaluasi pemberian kredit, adapun faktor tesebut adalah: Character, capacity, capital, collateral,conditions. Berdasarkan penjelasan diatas dapat disimpulkan bahwa praktik terbaik yang berhubungan dengan fungsi kredit organisasi adalah dengan membuat kebijakan pemberian kredit, prosedur penagihan dan penilaian terhadap pelanggan. Penerimaan kas menurut Warren et al (2008,p284) adalah kas meliputi koin, mata uang, cek, wesel dan udang dideposito yang tersedian untuk penarikan tak terbatas dari bank dan institusi finansial lainnya. Kieso et al (2011,p344) kas adalah aset yang paling cair, merupakan media pertukaran standar dan dasar untuk pengukuran dan akuntansi untuk semua item lainnya. Disimpulkan bahwa kas adalah koin, mata uang, wesel dan deposito yang bersifat likuid dan mudah dipertukarkan. Berdasarkan penjelasan diatas, maka dapat dilihat bahwa peran SIA yang dibutuhkan merupakan sebuah Sistem Informasi yang dapat digunakan untuk kegiatan administrasi perusahaan, dimana didalamnya sudah mencakup aktivitas – aktivitas perusahaan. Aktivitas – aktivitas yang terdapat didalam perusahaan berupa : (1) Fungsi Penjualan (2) Penerimaan pesanan pelanggan (3) otorisasi, status dan historis kredit dari pelanggan (4) fungsi penagihan (5) pencatatan transaksi penjualan (6) fungsi penagihan. Oleh karena itu sebuah sistem informasi diperlukan agar kebutuhan tersebut dapat dipenuhi. Dalam membangun sebuah sistem informasi perlu diketahui apa yang menjadi kebutuhan utama dari perusahaan tersebut, dimana disini terdapat proses analisa sistem. Dimana analisa sistem adalah proses pemahaman dan penentuan secara rinci apa yang harus dicapai oleh sistem informasi seperti yang diungkapkan oleh Satzinger et al (2005,P4). Apabila kebutuhan telah teridentifikasi maka tahapan selanjutnya adalah melakukan perancangan sistem, dimana menurut Satzinger et al (2005,P4) perancangan sistem adalah proses penetapan secara rinci bagaimana beberapa komponen dari sistem informasi diterapkan secara langsung metodologi pengembangan sistem yang digunakan dalam penulisan skripsi adalah unified process. Dalam pelaksanaannya menggunakan pendekatan Object Oriented yang merupakan suatu konsep pengembangan sistem, dimana dalam metode tersebut sistem informasi dikumpulkan menjadi satu kesatuan yang saling berinteraksi satu sama lain dalam menjalankan fungsinya seperti yang diungkapkan Satzinger et al (2005,P60).
HASIL DAN PEMBAHASAN Prosedur yang berjalan act Activ ity Diagr... Bagian Kepanduan
start
Bagian Operasi dan Usaha Terminal
Menerima Permintaan Pelayanan Kapal dan Barang
- PKK - PPKB dan ship particullar - Penetapan UPER - Operating planning - manifest
Membuat Rincian Pelayanan Kapal dan Barang
- PPKB-D
Pelaksanaan Bongkar Muat
Bagian Keuangan dan SDM
Membuat Nota Jasa Kapal dan Barang
Ya Operations Planning Stowage Planning
Nota 4A dan 4B LH Penerbitan Nota Kapal LH Penerbitan Nota Barang
Membuat Rekam dan Pengolahan Data
Perubahan
Tidak Jurnal Penjualan
PPKB-D RHGK
Pelaksanaan Penyandaran Kapal Melakukan Pendistribusian Nota Jasa Kapal dan Barang
PPKB-D RHGK 2A1, 2A2, 2A3
Pelaksanaan Pelayanan Kapal Keluar
Membuat Bukti Pelayanan Kapal
Bukti Pelayanan Kapal, Barang dan Ai r BPRP
Bukti Pengirim dan Penerima Nota 4A Bukti Pengirim dan Penerima Nota 4B
Melakukan Penagihan Membuat Pranota Jasa Kapal dan Barang
3A 3B BPRP
Penyimpanan Dokumen
Finish
Proses bisnis pelayanan jasa kapal dan bongkar muat barang pada PT. Pelabuhan Indonesia II Cabang Pelabuhan Banten diawali dengan datangnya Agen Kapal keperusahaan dengan mengisi PKK ( Pemberitahuan Kedatangan Kapal) dimana pada dokumen ini terdapat data – data yang akan dicatat, diantaranya adalah : nama kapal, bendera kapal,
pemilik kapal, GT ( Gross Tonnage ) kapal, muatan kapal, jenis muatan, berat muatan, pemilik muatan dan tanggal kedatangan kapal. Kemudian setelah PKK diisi agen kapal tersebut mengisi PPKB (Permintaan Pelayanan Kapal dan Barang) dimana data – data yang diisikan disini tidak jauh berbeda dengan PKK hanya saja terdapat beberapa tambahan seperti pelayanan apa yang ingin digunakan oleh sebuah kapal seperti : Labuh, Tambat, pandu dan Tunda dan untuk pelayanan barang sendiri seperti : bongkar, muat atau timbun. Sedangkan dalam proses timbun sendiri terdapat dua jenis apakah ingin dilakukan penimbunan dilapangan terbuka atau tertutup (gudang). Setelah mengisikan PPKB maka pihak perusahaan akan membuat RPKOP (Rencana Pelayan Kapal dan Operating Planning), dimana RPKOP yang diisikan oleh perusahaan ini berdasarkan atas PPKB yang diisi oleh agen pemilik kapal pengangkut barang. Setelah pengisian RPKOP selesai maka estimasi biaya pelayanan kapal dan barang sementara didapatkan, dan setelah didapatkan estimasi biaya pelayanan kapal maka terdapat penetapan UPER (Uang Pertanggungan) dimana proses – proses diatas berada dibawah tanggung jawab bagian Operasi dan Usaha Terminal. Berlanjut ketahap berikutnya maka akan dikeluarkannya PPKB-D, ini merupakan PPKB yang telah ditetapkan/disetujui dan juga keluarnya rencana harian kapal. Dimana rencana harian kapal ini akan dibuat dalam bentuk dokumen RHGK (Rencana Harian Gerakan Kapal) bagi internal perusahaan. Dimana RHGK ini sendiri berisikan jadwal – jadwal dari pelayanan yang akan dilakukan, contohnya seperti : Jam kedatangan kapal, kapal mana yang akan dilayani terlebih dahulu, dimana kapal akan bersandar, jenis pelayanan jasa apa saja yang akan diberikan, jadwal pelayanan dari awal pelayanan sampai dengan pergerakan kapal keluar dari wilayah perairan PT Pelabuhan Indonesia II dimana proses ini berada dibawah bagian Kepanduan dan juga bagian Operasi dan Usaha Terminal. Pada dasarnya pelayanan jasa akan dilaksanakan berdasarkan RHGK, disaat pelayanan sedang berlangsung maka nota 2A1 dan 2A2 pun akan dibuat berdasarkan dokumen PPKBD dan RHGK oleh supervisor pelayanan kapal, barang dan umum. Kemudian proses pelayanan kapal dan bongkar muat pun dilaksanakan dibawah tanggung jawab bagian Operasi dan Usaha Terminal. Dimana proses pelayanan kapal dan bongkar muat ini berdasarkan operation planning dan stowage planning yang telah diisi pada saat pengisian PPKB oleh agen kapal. Setelah pelayanan kapal dan barang telah selesai dilakukan maka bagian Kepanduan akan melakukan proses pelayanan kapal keluar sesuai dengan RHGK yang telah dibuat pada awal proses. Dimana setelah proses pelayanan kapal keluar selesai selesai dilaksanakan maka form 2A1, 2A2 dan 2A3 pun sudah selesai dibuat dimana form ini merupakan bukti pemakaian jasa pandu, tunda, kepil (2A1), bukti pemakaian tambat (2A2) dan bukti pengisian air kapal (2A3). Kemudian pembuatan Bukti pelayanan kapal, barang dan air serta BPRP (Bukti Pemakaian Ruang Penumpukan). Kemudian dokumen – dokumen tersebut akan diteruskan menjadi Bentuk 3A (Pranota Jasa Kapal) dan 3B (Pranota Jasa Barang) dan penumpukan dimana pembuatan nota dilakukan oleh bagian Operasi dan Usaha Terminal. Setelah pranota selesai maka bagian Keuangan dan SDM akan melakukan penerbitan nota 4A (bukti pelayanan jasa kapal) yang akan dikirimkan kepada agen pemilik kapal dan 4B (bukti pelayanan jasa barang) yang mana akan dikirimkan kepada pemilik barang. Setelah nota 4A dan 4B diterbitkan maka bagian Keuangan dan SDM akan melakukan pencatatan Laporan Harian Pencatatan Nota Kapal dan Laporan Harian Pencatatan Nota Barang. Dimana pada saat bersamaan nota 4A dan 4B dikirimkan kepada agen kapal dan
pemilik barang, dilakukan pencatatan pengiriman nota keluar beserta data pengirim dan penerima nota kemudian nota yang telah dikirim serta dicatat perusahaan juga melakukan penyimpanan nota. Pada saat proses pendistribusian nota jasa kapal dan barang dilakukan juga proses penagihan atas tagihan yang terdapat pada nota tersebut, apabila pada saat pendistribusian nota jasa kapal dan barang pelanggan memilih langsung untuk membayar dengan cek atau transfer maka pada saat itu juga ter jadi proses penerimaan kas oleh perusahaan yang diwakili oleh karyawan yang melakukan penagihan terhadap pelanggan. Analisis Kebutuhan Informasi Berdasarkan hasil analisis ditemukan beberapa masalah yang mengganggu kegiatan perusahaan, masalah yang dihadapi antara lain : Masalah
Solusi
Belum bakunya prosedur limit kredit.
Menerapkan criteria penetapan limit kredit
Terjadinya keterlambatan dalam penagihan piutang Terjadinya perangkapan tugas
Memberikan sistem notifikasi terhadap tiap – tiap tagihan Membatasi hak dan akses tiap karyawan
Kebutuhan informasi 1. analisa umur piutang 2. penjualan berdasarkan pelanggan. 3. Pembayaran taihan tiap pelanggan 1. Tanggal jatuh tempo tiap nota tagihan. 1. Data karyawan 2. otorisasi masing – masing karyawan untuk tiap divisi
Berdasarkan analisis diatas maka dirancang usulan SIA yang diracnang sesuai dengan kebutuhan seperti yang tertera oada gambar dibawah ini :
act activ ity usulan Bagi an Kepanduan Menerima Permintaan Pelayanan Jasa
Bagian Operasi dan Usaha T ermi nal
Bagian Keuangan dan SDM
Pelanggan
Mengecek Status Piutang
start Mendata Pelanggan Baru
Menentukan Limit Kredit
Mengisi Form Pelayanan Jasa Kapal dan Barang
Dibawah Li mi t Kredit
Mencapai Batas Kredi t YA
Ya Melakukan Penagihan
Perubahan Tidak Pembayaran Pelaksanaan Penyandaran Kapal Melakukan Pengisian Air Bersih
Pelaksanaan bongkar muat
Pelaksanaan pelayanan kapal keluar
Membuat Nota Pelayanan Jasa Kapal dan Barang
Melakukan Penumpukan Barang Ti dak Membuat Rekam dan Pengolahan Data
Melakukan Penagihan Nota Jasa Kapal dan Barang
Penyimpanan Dokumen
Finish
Sistem ini akan digunakan dalam membantu proses penjualan pelayanan jasa kapal dan barang yang dimulai dari pada saat pendaftaran PKK (Pemberitahuan Kedatangan Kapal), proses bongkar muat barang sampai dengan pelayanan kapal keluar dan juga sampai dengan pelunasan pembayaran atas pelayanan jasa kapal dan barang. Sedangkan untuk penetapan limit kredit dibedakan kedalam 2 (dua) proses yang berbeda, yaitu untuk pelanggan baru dan uttuk pelanggan lama. Pelanggan baru mendapatkan limit kreditnya berdasarkan teori 5C’s (Character, Capacity, Capital, Collateral, Condition). seperti yang digambarkan dibawah ini:
Kriteria
Penilaian
Nilai
1. Apakah pemimpin perusahaan pernah terlibat Character
1 dalam kasus hukum? Ya/Tidak 2. Apakah pemimpin perusahaan pernah terlibat dalam peminjaman kredit dan tidak membayar
1
tepat waktu? Ya/Tidak 3. Apakah data yang diberikan lengkap dan benar? 1 Ya/Tidak 1. Apakah perusahaan mempunyai citra yang Capacity
1 baik? Ya/Tidak 2. Apakah saat ini perusahaan sedang memiliki 1 hutang yang belum dilunasi? Ya/Tidak 3. Apakah perusahaan memiliki manajemen kerja 1 yang baik? Ya/Tidak 1. Apakah penerimaan perusahaan setiap tahunnya
Capital
1 dapat diperkirakan? Ya/Tidak 2. Apakah perusahaan memiliki cabang? Ya/Tidak 1 3. Apakah perusahaan memiliki surat berharga? 1 Ya/Tidak 1. Apakah perusahaan memiliki kantor sendiri?
Collateral
1 Ya/Tidak
2. Apakah perusahaan memiliki kendaraan 1 operasional sendiri?Ya/Tidak 3. Apakah perusahaan memiliki peralatan 1 operasional sendiri? Ya/Tidak 1. Apakah perusahaan termasuk yang berkembang Condition
1 di industrinya? Ya/Tidak 2. Apakah perusahaan telah berbadan hukum yang 1 sah menurut undang-undang? Ya/Tidak
3. Apakah perusahaan telah tercatat sebagai wajib
1
pajak? Ya/Tidak Total nilai 15
Besarnya limit kredit yang didapat berdasrkan bobot nilai adalah : N > 12 nilai kredit sebesar Rp 250.000.000,10 – 12 nilai kredit sebesar Rp 230.000.000,7 – 9 Nilai kredit sebesar Rp 210.000.000,4 – 6 nilai kredit sebesar Rp 190.000.000,0-3 nilai kredit sebesar Rp 170.000.000,Sedangkan untuk pelanggan lama prosedur penetapan limit kredit dengan cara melakukan analisa terhadap transaksi dan pembayaran tiap pelanggan, cara penghitungannya adalah sebagai berikut :
Kriteria Rata-rata total transaksi per bulan (dalam Jutaan) Total piutang saat ini (dalam Jutaan)
5
4
3
2
1
Bobot
> 350
290 -350
230-290
170-230
120-170
30
< 120
120 -170
170-230
230-290
290-350
20
Rata-rata keterlambatan pembayaran
< 30 hari
30 - 60 hari
60 - 90 hari
90 - 120 hari
120 - 150 hari
35
Lama menjadi pelanggan
>5 tahun
4 tahun
3 tahun
2 tahun
1 tahun
15
Setelah penghitungan analisa selesai dilakukan maka besaran kredit yang didapat berdasarkan skor analisa adalah : 401 – 500 nilai limit kredit sebesar Rp 375.000.000,301 – 400 nilai limit kredit sebesar Rp 350.000.000,201 – 300 nilai limit kredit sebesar Rp.325.000.000,101 – 200 nilai limit kredit sebesar Rp.300.000.000,0 – 100 nilai limit kredit sebesar Rp. 275.000.000,Berikut adalah rancangan tampilan – tampilan layar dari SIA yang diusulkan :
User Interface PPKB
User interface BPRP Dua tampilan diatas merupakan tampilan layar yang berkaitan dengan penjualan jasa, yaitu penjualan jasa kapal dan barang dan juga penjualan jasa layanan oenumpukan barang.
User interface penilaian pelanggan Tampilan diatas merupakan tampilan yang digunakan dalam melakukan penilaian terhadap pelanggan dalam melakukan penetapan limit kredit.
User interface cek piutang Tampilan diatas merupakan tampilan yang digunakan untuk melakukan pengecekan statsu jumlah piutang terhadap satu pelanggan.
User interface notifikasi Tampilam diatas merupakan contoh tampilan notifikasi yang terdapat didalam SIA yang dirancang.
User interface log-in Tampilan ini merupakan tampilan log-in karyawan sebelum masuk kedalam SIA.
DAFTAR PUSTAKA Bodnar, G. H., & Hopwood, W. S. (2004). Accounting Information Systems (Eighth edition). Prentice-Hall, Inc., New Jersey. Brag S.M (2010).Accounting Best Practice(6th Edition).Hoboken, New Jersey. John Wiley & Sons, USA. Gelinas, U. J. Jr., Dull, R. B. (2008). Accounting Information System. 7th Edition. Thomson Learning, Canada. Kieso, Donald E., Weygandt, Jerry J., Warfield, Terry D.. (2011). Intermediate Accounting. IFRS Edition. John Wiley & Sons, USA. O’Brien, James A.(2006). Introduction to Information Systems. (12th Edition). McGrawHill, New York. Romney, Marshall, Steinbart, Paul. (2006). Accounting Information System. Tenth Edition. Prentice Hall, New Jersey. Ross, S.A., Westerfield, R.W., & Jordan, B.D. (2005). Fundamental of Corporate Finance (6th Edition). McGraw Hill. Satzinger, J.W., Jackson, R.B., BURD, S.D. (2005). Object-Oriented Analysis and Design with the Unified Process. Boston: Course Technology. Warren, C.S., Reeve, J.M, & Fess, P.E(2008).Accounting(21st Edition).Thomson-SouthWestern.
RIWAYAT PENULIS Indra Bayu Pratama lahir di Cirebon pada 25 Februari 1989. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Bina Nusantara University jurusan Sistem Informasi dan Akuntansi pada 2013.
