EVALUASI DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENJUALAN, PIUTANG & PENERIMAAN KAS ASURANSI KENDARAAN PADA PT ASURANSI EKA LLOYD JAYA Abstrak PT Asuransi Eka Lloyd Jaya adalah suatu perusahaan yang bergerak di bidang asuransi kerugian atau asuransi umum (General Insurance). Sebagai suatu perusahaan dalam bidang jasa, pelayanan dan kecepatan proses sangatlah berpengaruh dalam persaingan bisnis Asuransi yang makin ketat. Dalam proses bisnisnya, perusahaan sadar akan pentingnya kecepatan informasi dan pengendalian proses yang efektif dan efisien, maka dari itu sangatlah dibutuhkan suatu sistem informasi akuntansi penjualan, piutang dan penerimaan kas yang handal sehingga diharapkan dapat mendukung kelancaran bisnis. Metode penelitian yang digunakan dalam melakukan evaluasi adalah metode kepustakaan dan studi literatur yang berupa wawancara, dokumentasi dan observasi secara langsung terhadap objek penelitian. Pemilihan metode penelitian seperti yang disebut diatas tidak lain adalah supaya dapat tercapainya pendekatan terhadap masalah yang lebih rinci, sehingga solusi yang diberikan benar benar dapat diterapkan dan dapat meminimalkan bahkan menghilangkan kelemahan kelemahan yang ada pada sistem. Hasil dari evaluasi sistem informasi akuntansi penjualan, piutang dan penerimaan kas pada sistem berjalan pada perusahaan terdapat beberapa kelemahan dan kelebihan dari sistem berjalan. Kelebihan dari sistem berjalan dokumen yang digunakan mudah dimengerti dan dokumen yang penting mendapat otorisasi dari manajemen. Setiap pelaksanaan transaksi selalu ada internal check serta sistem informasi yang ada menghasilkan keluaran berupa informasi yang cukup memadai. Kelemahan yang diperoleh melalui evaluasi adalah jika dilihat dari segi struktur organisasi, masih terdapat dua fungsi dijabat oleh satu orang, pada sistem berjalan, masih terdapat dokumen yang seharusnya ada sehingga kredibilitas perusahaan dapat dipertahankan dan kesalahpahaman antar bagian dapat dihindari serta belum adanya internal audit pada perusahaan. Proses serah terima masih menggunakan register manual sedangkan dengan menggunakan komputerisasi proses serah terima lebih lancar dan cepat. Berdasarkan evaluasi yang dilakukan dapat ditarik beberapa kesimpulan antara lain dalam melaksanakan kegiatan operasional sistem secara umum telah berjalan dengan baik, masih terdapat beberapa entity didalam struktur organisasi yang merangkap dalam operasional, pengontrolan dokumen pada system masih kurang memadai dan belum ada internal audit yang secara independent dan bertanggung jawab langsung ke direktur utama. Berdasarkan evaluasi yang dilakukan, disarakan merancang sistem informasi akuntansi penjualan pada perusahaan lebih terkendali dan efektif serta mampu memperkecil resiko kemungkinan terjadinya penyimpangan atau kecurangan. Kata kunci : sistem informasi akuntansi, penjualan, piutang, penerimaan kas asuransi kendaraan.
iv
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur penulis panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa, yang telah memberikan rahmat dan karunia-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan Skripsi ini. Skripsi ini disusun dalam rangka memenuhi salah satu syarat untuk menyelesaikan Program Strata-1 pada Fakultas Ekonomi jurusan Akuntansi di Universitas Bina Nusantara, Jakarta. Dalam penyususunan skripsi ini, penulis banyak mendapatkan bantuan dan bimbingan dari berbagai pihak. Oleh karena itu pada kesempatan ini penulis ingin menyampaikan ucapan terima kasih kepada: 1. Bapak Prof. Dr. Gerardus Polla, M.App.Sc., selaku Rektor Universitas Bina Nusantara Jakarta yang telah memberikan kepercayaan dan kesempatan untuk menyelesaikan skripsi ini. 2. Bapak Parulian Sihotang, Ph.D., selaku Dekan Fakultas Ekonomi yang telah memberikan kepercayaan dan kesempatan untuk menyelesaikan skripsi ini. 3. Bapak Misbahul Munir, Ak., MBA selaku Ketua Jurusan Akuntansi yang telah memberikan kepercayaan dan kesempatan untuk menyelesaikan skripsi ini. 4. Ibu Rindang Widuri, S.Kom, MM. selaku Sekretaris Jurusan Akuntansi dan selaku dosen pembimbing yang telah memberikan kepercayaan dan kesempatan untuk menyelesaikan skripsi ini serta membantu dalam mengarahkan penulisan skripsi ini. 5. Bapak dan Ibu Dosen Universitas Bina Nusantara yang telah mendidik dan membimbing selama perkuliahan. 6. Civitas akademika Universitas Bina Nusantara tempat menimba ilmu selama ini.
v
7. Bapak Michael K Lei, S.Kom, ANZIIF(Assoc.) CIP, Bapak Victor Setiana, Bapak Mario Setiawan, Bapak Tan Feter, Ibu Sakiyen dan seluruh karyawan PT.Asuransi Eka Lloyd Jaya yang telah memberi bantuan kepada penulis dalam melakukan penelitian dan pengumpulan data. 8. Kedua orang tua yang telah memberikan bantuan dan dukungan moril serta materiil kepada penulis dalam menyelesaikan penulis skripsi ini. 9. Sany Ngadiman, Yusli Djingga, Ratnawati, semua teman-teman Binus angkatan ’02 dan semua teman-temanku yang tidak mungkin disebutkan satu persatu. Penulisan skripsi ini masih jauh dari sempurna maka kritik serta saran yang membangun dari rekan-rekan pembaca sangat dibutuhkan agar dapat membuat skripsi ini jauh lebih baik.
Jakarta, 5 Agustus 2006 Penyusun
Mariana
vi
DAFTAR ISI Halaman Halaman Judul Luar Halam Judul Dalam
i
Tanda Persetujuan Skripsi
ii
Halaman Persetujuan Softcover
iii
Abstrak
iv
Kata Pengantar
v
Daftar Isi
vii
Daftar Gambar
xi
Lampiran
xii
BAB I : PENDAHULUAN I.1. Latar Belakang Penelitian
1
I.2. Ruang Lingkup Penelitian
2
I.3. Tujuan dan Manfaat Penelitian
2
I.4. Metodologi Penelitian
3
I.5. Sistematika Pembahasan
4
BAB II : LANDASAN TEORI II.1. Pengertian Sistem
6
II.2. Pengertian Informasi
7
II.3. Sistem Informasi Akuntansi
8
II.3.1. Definisi Sistem Informasi Akuntansi
9
II.3.2. Komponen Dan Fungsi Sistem Informasi Akuntansi
9
II.3.3. Pihak Pemakai Informasi Akuntansi
10
vii
II.4. Pengertian Perancangan Sistem
11
II.5. Struktur Pengendalian Internal
12
II.5.1 Pengertian Pengendalian Intern
12
II.5.2. Unsur-unsur Pengendalian Internal
13
II.5.3. Tujuan Pengendalian Internal
16
II.6. Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Kredit
17
II.6.1. Pengertian Penjualan
17
II.6.2. Tinjauan Umum Kegiatan Arus Penjualan
18
II.6.3. Fungsi yang Terkait dalam Sistem Penjualan Kredit
20
II.6.4. Jaringan Prosedur Sistem Penjualan Kredit
21
II.6.5. Dokumen yang Digunakan Dalam Penjualan Kredit
22
II.6.6. Unsur Pengendalian Internal dalam Sistem Penjualan Kredit 23 II.7. Sistem Informasi Akuntansi Piutang
24
II.7.1. Pengertian Piutang
24
II.7.2. Dokumen yang Digunakan dalam Pencatatan Piutang
25
II.7.3. Metode pencatatan piutang
25
II.7.4. Jaringan prosedur yang membentuk sistem informasi piutang 26 II.7.5. Pengendalian secara intern atas piutang II.8. Sistem Penerimaan kas
27 28
II.8.1. Fungsi yang Terkait
28
II.8.2. Dokumen yang digunakan dalam sistem penerimaan kas
29
II.8.3. Jaringan prosedur yang membentuk sistem informasi piutang 30 II.8.4. Unsur pengendalian intern dalam sistem penerimaan kas
viii
30
II.9. Sistem Pelaporan
31
BAB III : TINJAUAN UMUM PERUSAHAAN III.1. Sejarah Perusahaan
33
III.2. Bidang Usaha dan Wilayah kerja III.2.1. Jenis Produk Perusahaan
35
III.2.2. Bidang Usaha
36
III.2.3. Wilayah Kerja
36
III.2.4. Pemasaran
36
III.2.5. Karyawan
36
III.3. Stuktur Organisasi dan Uraian Tugas
38
III.4. Gambaran Sistem yang Berjalan III.4.1 Metode Pengolahan Data Perusahaan
52
III.4.2. Dokumen yang Digunakan
52
III.4.3. Fungsi-fungsi yang Terakait
54
III.4.4. Prosedur Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Pada PT Asuransi Eka Lloyd Jaya
56
III.4.5. Pengendalian yang Diterapkan
60
III.4.6. Sistem Pelaporan
61
III.4.7. Identifikasi Masalah
62
III.4.8. Flowchart Untuk Sistem yang Berjalan
65
BAB IV : EVALUASI DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENJUALAN,
PIUTANG
&
PENERIMAAN
KAS
KENDARAN PADA PT ASURANSI EKA LLOYD JAYA ix
ASURANSI
IV.1. Evaluasi Sistem Informasi Akuntansi Penjualan
72
IV.2. Evaluasi Terhadap Dokumen yang Digunakan
73
IV.3. Evaluasi Terhadap Penjualan
80
IV.4. Evaluasi Atas Prosedur Piutang
83
IV.5. Evaluasi Terhadap Pengendalian yang Diterapakan
85
IV.6. Flowchart Untuk Sistem yang Diusulkan
89
BAB V : SIMPULAN DAN SARAN V.1. Simpulan
97
V.2. Saran
98
Lampiran Daftar Pustaka Surat Keterangan Penelitian Daftar Riwayat Hidup
x
LAMPIRAN
Lampiran 1
Laporan Piutang Kendaraan
1
Lampiran 2
Laporan Penerimaan Kas Kendaraan
2
Lampiran 3
Laporan Produksi Asuransi Kendaraan Urut Polis
3
Lampiran 4
Laporan Produksi Asuransi Mingguan
4
Lampiran 5
Laporan Materai
5
Lampiran 6
Laporan Jurnal
6
Lampiran 7
Ledger
7
Lampiran 8
Surat Permintaan Penutupan Asuransi
8
Lampiran 9
Polis Kendaraan Bermotor
9
Lampiran 10 Kwitansi
10
Lampiran 11 Voucher Penerimaan Kas
11
Lampiran 12 Tanda Terima
12
Lampiran 13 Rinci Pembayaran
13
xii
