BAB 3 ANALISIS SISTEM PENJUALAN KREDIT DAN PIUTANG PADA PT. BUANA PENTA PRIMA
3.1 Sejarah Perusahaan PT. Buana Penta Prima merupakan perusahaan yang bergerak dibidang distribusi alat-alat berat, seperti mesin-mesin kontraktor, suku cadang dan perlengkapannya. PT. Buana Penta Prima yang mulai beroperasi pada tahun 1988 didirikan oleh Bapak Eldy Sutanto yang hingga kini masih menjabat sebagai direktur utama perusahaan. Perusahaan ini di dirikan dengan akta notaris No.70 tanggal 21 Desember 1988 yang dibuat dihadapan notaris Soebagjo Ronoatmodjo, SH. Dan mendapat pengesahan dari departemen kehakiman dengan nomor C2.1283.HT.01.01 tahun 1990. Perusahaan ini berlokasi di Jalan Krekot Jaya Molek blok AC No.11, Jakarta Pusat. Untuk mendukung kegiatan usahanya PT. Buana Penta Prima melakukan kerjasama dengan berbagai perusahaan produksi alat-alat berat dan kontraktor dari berbagai daerah di seluruh Indonesia, terutama di Balikpapan, Kalimantan. Produkproduk yang dijual tidak saja berasal dari Indonesia, tapi juga di import dari negara lain, seperti Singapura, Jepang, Cina dan Korea. Contoh produk yang di import adalah mesin pengangkut barang berat dengan merk dagang Komatsu yang di import dari Jepang. Hingga saat ini PT. Buana Penta Prima memperkerjakan sekitar 40 orang karyawan yang terdiri dari divisi Marketing, divisi pembelian, divisi penjualan, divisi akuntansi dan keuangan, dan divisi gudang. Setiap divisi mempunyai tanggung jawab yang berbeda.
54 3.2 Visi dan Misi Perusahaan Visi Menjadikan PT. Buana Penta Prima sebagai salah satu perusahaan distribusi alat-alat berat, suku cadang dan perlengkapannya yang terdepan dan memiliki reputasi yang baik di Indonesia, baik dalam hal kualitas produk, maupun dalam pelayanan pelanggan Misi Mendistribusikan produk dengan kualitas yang terbaik, harga yang terjangkau dan menjaga kerja sama yang baik dengan pelanggan dan pemasok.
3.3 Struktur Organisasi Perusahaan Struktur organisasi sangat penting bagi perusahaan untuk menetapkan tugas dan tanggung jawab pekerjaan dalam suatu perusahaan. Sehingga apabila terjadi penyimpangan dari prosedur yang telah ditetapkan semula dapat diketahui siapa yang bertanggung jawab. Gambar 3.1 berikut ini merupakan struktur organisasi PT. Buana Penta Prima :
55
RUPS
Dewan Komisaris
Direktur Utama
Direktris
Divisi Marketing
Divisi Pembelian
Divisi Penjualan
Divisi Gudang
Bagian Pengiriman
Bagian Penj. Tunai
Divisi Akuntansi & Keuangan
Bagian Penagihan
Bagian Akuntansi dan Keuangan
Bagian Penj. Kredit
Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. Buana Penta Prima
3.4 Pembagian Tugas dan Tanggung Jawab 1) Direktur utama a. Memimpin,
mengatur,
mengkoordinasi dan
mengawasi
kegiatan
operasional perusahaan secara keseluruhan. b. Membuat tujuan jangka panjang dan jangka pendek. c. Merumuskan kebijakan dan strategi bisnis perusahaan d. Mengambil keputusan untuk menentukan arah perusahaan yang lebih baik. e. Menilai
kegiatan
operasional
produktivitas perusahaan.
perusahaan
untuk
meningkatkan
56 2) Direktris a. Bekerja sama dengan direktur utama untuk menentukan peraturanperaturan perusahaan. b. Mewakili direktur utama untuk mengambil keputusan pada kondisi tertentu. c. Mengawasi dan mengurus penggunaan asset perusahaan dan kegiatan operasional perusahaan. d. Mengatur perekrutan karyawan, menghitung pembayaran gaji karyawan. 3) Divisi marketing a. Mempromosikan produk perusahaan. b. Menentukan target penjualan dalam memasarkan produk di pasaran. c. Mengamati perkembangan pasar dan mengumpulkan informasi mengenai perkembangan kebutuhan pasar. d. Menentukan strategi marketing yang mampu menjaring pelanggan lebih banyak lagi. 4) Divisi pembelian a. Mengkoordinasi dan mengevaluasi kegiatan operasional pembelian baik pembelian barang dalam negeri (local) maupun pembelian barang di luar negeri (import). b. Bertanggung jawab dalam hal pengadaan barang yang diperlukan untuk kepentingan penjualan. c. Membina hubungan baik dengan pemasok. d. Meng-update harga dan jenis-jenis produk terbaru.
57 5) Divisi penjualan a. Melakukan dan mengatur kegiatan penjualan b. Menerima dan mengatur penjualan tunai oleh bagian penjualan tunai c. Menerima dan mengatur penjualan kredit oleh bagian penjualan kredit. d. Menerima retur penjualan dari customer. e. Membuat faktur penjualan dan surat jalan untuk keluar barang. 6) Divisi gudang a. Bertanggung jawab atas persediaan barang di gudang. b. Melakukan pengecekan terhadap barang masuk dan kesesuaian jumlah dan jenis barang dengan faktur. c. Bertanggung jawab atas barang keluar sesuai dengan surat perintah pengeluaran dan pengiriman barang dari bagian penjualan. d. Mengirim dan mengawasi pengiriman barang oleh bagian pengiriman. 7) Bagian penagihan a. Bertanggung jawab untuk menagihan piutang pada customer yang sudah jatuh tempo. b. Melaporkan hasil penagihan piutang kepada bagian keuangan. 8) Bagian akuntansi dan keuangan a. Mencatat transaski yang terjadi dalam perusahaan. b. Membuat laporan-laporan yang diperlukan manajemen. c. Mengatur dan mengawasi pemasukan dan pengeluaran keuangan perusahaan. d. Mengkonfirmasi piutang yang sudah jatuh tempo pada customer. e. Menjaga hubungan baik dengan customer.
58 3.5 Gambaran Sistem Berjalan Perusahaan 3.5.1 Rich Picture
Gambar 3.2 Rich Picture Sistem Akuntansi Penjualan Kredit dan Piutang PT. Buana Penta Prima
59
Gambar 3.3 Rich Picture Retur Penjualan
3.5.2 Prosedur Penjualan Kredit Prosedur penjualan yang berjalan pada PT. Buana Penta Prima adalah sebagai berikut : Dimulai dengan adanya pemesanan (order) dari pelanggan, bisa melalui telepon, fax, maupun secara langsung pelanggan datang ke perusahaan menyerahkan Purchase Order (PO). Order tersebut diterima divisi penjualan. Divisi gudang mengecek ketersediaan barang gudang, apabila telah mendapat konfirmasi mengenai ketersediaan barang dari bagian gudang maka Order tersebut dicatat dalam form sales order (SO) rangkap dua oleh bagian penjualan, rangkap pertama diberikan pada bagian akuntansi sebagai bukti adanya permintaan penjualan dari pelanggan, sedangkan rangkap kedua sebagai arsip bagian penjualan.
60 Berdasarkan SO tersebut, bagian penjualan membuat delivery order (DO) lima rangkap, Faktur Penjualan (FP) empat rangkap dan Faktur Pajak Standar (FPS) tiga rangkap. Pada DO tidak tercantum harga barang dan biasanya digunakan sebagai dokumen sumber pengeluaran barang oleh bagian gudang. DO rangkap ke-5 dan faktur penjualan rangkap ke-4 digunakan sebagai arsip oleh bagian penjualan. Bagian penjualan menyerahkan DO empat rangkap, FP tiga rangkap dan FPS tiga rangkap ke bagian gudang. Bagian gudang menyiapkan barang-barang yang tercantum dalam DO dan menyerahkan ke bagian pengiriman disertai dengan dokumen pengiriman berupa DO empat rangkap, faktur penjualan tiga rangkap, serta FPS tiga rangkap. Bagian pengiriman menyerahkan barang dan dokumen-dokumen tersebut ke pelanggan untuk ditanda tangani. DO rangkap ke-2 diselipkan pada pembungkus barang, DO rangkap ke-1 untuk dokumentasi pelanggan, DO rangkap ke-3 dan 4 akan dibawa kembali oleh bagian pengiriman sebagai arsip keluar dan pengiriman barang dari gudang dan dilaporkan ke bagian akuntansi. Setelah Faktur penjualan ditanda tangan, rangkap ke-2 diserahkan ke pelanggan, sedangkan rangkap ke-1 dan ke-3 dibawa kembali untuk diserahkan ke bagian akuntansi. FPS rangkap ke-1 diserahkan ke pelanggan dan rangkap ke-2 dan ke-3 diserahkan ke bagian akuntansi untuk arsip bagian akuntansi dan bukti perhitungan pajak. Bagian akuntansi akan mencocokan faktur penjualan yang diterima dari bagian pengiriman dengan SO yang diterima dari bagian penjualan. Apabila cocok, maka faktur tersebut akan di jurnal dan di arsipkan untuk kepentingan penagihan piutang.
61 3.5.3 Prosedur Penagihan Piutang Pada saat jatuh tempo piutang, Bagian akuntansi selaku bagian keuangan akan menyerahkan faktur penjualan rangkap ke-1 ke bagian penagihan untuk melakukan penagihan piutang. Bagian Akuntansi akan mengkonfirmasi ke pelanggan melaui telepon dan menugaskan bagian penagihan untuk melakukan penagihan. Bagian Akuntansi membuat bukti kas masuk (BKM) tiga rangkap menyerahkannya beserta faktur penjualan rangkap ke-1 kepada bagian penagihan untuk ditukarkan dengan uang atau cek atau giro. BKM dan faktur penjualan rangkap ke-1 diserahkan ke pelanggan sebagai bukti pembayaran. BKM rangkap ke-2 sebagai arsip bagian penagihan dan rangkap ke-3 sebagai arsip bagian Akuntansi. Bukti Kas Masuk yang diserahkan ke pelanggan dimaksudkan sebagai tanda terima pembayaran dari perusahaan. Uang atau cek atau giro yang diterima bagian penagihan akan di serahkan ke bagian keuangan disertai dengan BKM rangkap 2 dan 3 untuk dicatat dalam jurnal penerimaan kas. Kemudian uang atau cek atau giro tersebut disetorkan bagian keuangan ke bank. Oleh karena itu bagian keuangan menerima bukti setor bank rangkap ke-2 yang telah di validasi dan dibukukan dalam buku besar. Pada waktu tertentu bagian akuntansi akan memberikan laporan penjualan ke direktur perusahaan.
3.5.4 Prosedur Retur Penjualan Apabila ada barang yang rusak, pelanggan dapat melakukan retur. Pelanggan dengan mengkonfirmasi lebih dahulu ke bagian penjualan melalui telepon bahwa akan ada pengembalian barang rusak atau membawa langsung
62 barang yang akan di retur beserta faktur penjualan rangkap dua yang dimilikinya ke bagian penjualan. Bagian penjualan akan mengecek kondisi barang tersebut. Kemudian bagian penjualan menyerahkan faktur penjualan tersebut ke bagian akuntansi agar jumlah barang yang tercetak di kurangi jumlahnya sesuai dengan barang yang diretur. Apabila semua barang diretur, maka bagian akuntansi akan menghapus catatan penjualan tersebut.
3.6 Permasalahan Yang Dihadapi Perusahaan dan Rekomendasi Perbaikan Masalah 1) Tidak ada penentuan limit kredit pelanggan. Hingga saat ini penjualan kredit yang dilaksanakan pada PT. Buana Penta Prima tanpa ada proses pengecekan limit kredit pelanggan. Padahal pengecekan limit kredit ini penting untuk menentukan apakah pelanggan layak diberikan kredit penjualan atau tidak. Tidak adanya pengecekan limit kredit pelanggan ini dikarenakan tidak ada data mengenai piutang pelanggan sebelumnya, sehingga bagian penjualan tidak dapat menentukan apakah pelanggan yang bersangkutan masih punya piutang yang belum dibayar atau tidak. Hal ini dapat mengakibatkan adanya penumpukan piutang. Rekomendasi yang diusulkan untuk mengatasi masalah ini adalah dengan membuat suatu sistem informasi akuntansi yang dapat menentukan limit kredit pelanggan dan memberikan laporan mengenai umur piutang pelanggan, sehingga dapat diketahui jumlah kredit pelanggan, yaitu dengan membuat
63 database mengenai pelanggan yang berisi kode pelanggan, nama dan alamat lengkap pelanggan, jumlah piutang pelangganÄ dan limit kredit pelanggan. 2) Adanya kesalahan perhitungan jumlah penagihan piutang .pelanggan yang melakukan retur penjualan. Pada saat terjadi retur penjualan, bagian penjualan maupun bagian akuntansi tidak mencatat secara khusus mengenai barang yang diretur, sehingga terkadang bagian akuntansi lupa bahwa pelanggan tersebut pernah melakukan retur. Masalah akan terjadi pada saat penagihan. Jumlah penjualan yang tercetak di faktur penjualan tidak cocok dengan jumlah yang seharusnya dibayarkan pelanggan ke perusahaan yang disebabkan kelalaian karyawan tidak meng-update jumlah piutang pelanggan yang retur. Akibat dari adanya masalah ini adalah perusahaan bisa kehilangan kepercayaan dari pelanggannya., manajemen tidak memiliki laporan piutang yang tepat sehingga tidak dapat memperkirakan berapa jumlah aktiva perusahaan berupa piutang yang belum tertagih. Pada umumnya bukti retur penjualan berupa surat retur digunakan untuk mengetahui barang apa saja yang paling sering di retur oleh pelanggan sebagai pertimbangan bagi pihak manajemen mengenai kelanjutan barang tersebut. Rekomendasi yang diusulkan untuk mengatasi masalah ini adalah dengan membuat sistem informasi akuntansi yang dapat menentukan prosedur dan dokumen retur penjualan yang benar, seperti disediakannya sistem pencatatan retur penjualan yang yang terintegrasi dengan sistem pencatatan akuntansi penjualan dan piutang.
64 3) Tidak ada data histori mengenai pesanan pelanggan. Sistem informasi akuntansi pada PT. Buana Penta Prima hingga saat ini belum bisa memberikan data histori mengenai kebiasaan pesanan pelanggan sebelumnya. Data histori ini berguna bagi perusahaan agar perusahaan dapat lebih mengenal pelanggannya, dan menentukan barang dan pelanggan mana yang berpotensial menguntungkan bagi perusahaan. Masalah ini disebabkan karena pelanggan perusahaan merupakan pelanggan lama dan sebagian besar merupakan kerabat atau mempunyai hubungan yang baik dengan pemilik dan pihak manajemen perusahaan, sehingga perusahaan merasa dekat dengan pelanggannya dan menganggap mereka merupakan pelanggan potensial bagi perusahaan. Rekomendasi yang diusulkan untuk mengatasi masalah ini adalah dengan membangun sistem informasi akuntansi yang menghasilkan laporan penjualan berdasarkan pelanggan yang berisis data-data pesanan pelanggan secara lengkap, berupa jenis barang, waktu pemesanan, dan pembayaran. 4) Tidak adanya kebijakan yang mengatur pemisahan tugas dan tanggung jawab ynag jelas antara bagian akuntansi dan keuangan. Dalam prosedur sistem yang berjalan dalam perusahaan, tugas dan tanggung jawab bagian akuntansi dan keuangan hampir sama, bahkan mereka dapat melakukan pekerjaan yang bukan menjadi tanggung jawabnya. Misalnya bagian akuntansi terkadang menerima langsung kas masuk atau keluar dan bagian keuangan selain mengurus keluar masuk kas juga melakukan pencatatan jurnal dan membuat laporan keuangan sendiri.
65 Penyimpangan
ini
disebabkan
kurangnya
pengendalian
internal
perusahaan dalam hal pemisahan fungsi organisasi, yang dapat menyebabkan penyalahgunaan kas dan manipulasi data kas masuk dan keluar oleh bagian keuangan maupun akuntansi. Rekomendasi yang diusulkan untuk mengatasi masalah ini adalah dengan menentukan kebijakan yang mengatur tugas dan tanggung jawab masingmasing bagian dan membangun sistem informasi akuntansi yang memberikan akses transaksi yang hanya bisa dilakukan oleh bagian yang berwenang. Untuk menggunakan aplikasi sistem informasi akuntansi penjualan, karyawan harus melakukan login terlebih dahulu, agar ada pembatasan terhadap akses. 5) Kurangnya pengendalian dalam kegiatan penagihan piutang. Pada saat bagian keuangan menugaskan bagian penagiahan untuk melakukan penagihan ke pelanggan, bagian keuangan memberikan bukti kas masuk untuk diberikan ke pelanggan meskipun pembayaran belum diterima. Hal ini disebabkan karena bagian keuangan telah melakukan konfirmasi jatuh tempo piutang ke pelanggan dan yakin bahwa pelanggan akan membayar pada saat penagihan. Akibatnya adalah apabila pelanggan tidak membayar, maka bagian keuangan tidak memiliki dana untuk di setor ke bank, padahal bagian keuangan telah mengeluarkan bukti kas masuk. Dan akibat lainnya adalah bisa terjadi penyalahgunaan dana oleh bagian penagihan dengan melaporkan bahwa pelanggan belum melakukan pembayaran. Rekomendasi yang diusulkan untuk mengatasi masalah ini adalah dengan menentukan kebijakan mengenai prosedur penagihan yang baik dan benar untuk menjamin adanya pengendalian internal yang baik dengan membangun
66 sistem informasi akuntansi penagihan yang memberikan otorisasi pada setiap dokumen yang dikeluarkan dan menghasilkan dokumen yang tercetak tanggl pembuatan dokumen, no urut, dll.
3.7 The Task 3.7.1 Purpose PT. Buana Penta Prima merupakan perusahaan yang bergerak di bidang penjualan mesin-mesin alat berat, suku cadang dan perlengkapannya. Sampai saat ini proses bisnis yang dijalankan perusahaan masih menggunakan sistem manual (tidak terkomputerisasi). Oleh karena itu, pengembangan sistem informasi akuntansi yang dilakukan pada perusahaan ini dimaksudkan untuk mendukung pencatatan dan pengendalian internal dalam kegiatan penjualan kredit dan piutang PT. Buana Penta Prima.
3.7.2 System Definition Sistem informasi akuntansi yang digunakan PT. Buana Penta Prima dapat membantu menangani pencatatan kegiatan harian perusahaan yang berhubungan dengan penjualan kredit dan piutang perusahaan. Sistem ini menggunakan PC berbasis Windows dengan menggunakan arsitektur client-server yang terhubung dengan LAN. Untuk lebih jelasnya, system definition dari sistem informasi akuntasni penjualan kredit dan piutang pada PT. Buana Penta Prima dapat dilihat pada Tabel 3.1 berikut ini.
67 Tabel 3.1 System Definition dengan Criteria FACTOR FACTOR Criteria Functionality
Deskripsi Mendukung pencatatan dan pengendalian internal kegiatan penjualan kredit dan piutang perusahaan, sehingga menghasilkan informasi penjualan kredit dan piutang yang reliable dan up to date
Application
Pengguna dari sistem ini adalah bagian penjualan, bagian
Domain
akuntansi, bagian keuangan, bagian gudang
Condition
Sistem informasi akuntansi akuntansi yang dikembangkan untuk mengatasi masalah yang terkait dalam sistem penjualan kredit dan piutang yang ada di perusahaan
Technology
Sistem ini menggunakan beberapa PC yang terhubung dengan satu komputer server dengan menggunakan jaringan LAN. PC akan menggunakan beberapa device tambahan seperti fax dan printer
Objects
Pelanggan, Order, karyawan, penjualan, pengiriman, penagihan piutang
Responsibility
Sistem
ini
merupakan
alat
untuk
mempermudah
dan
meningkatkan kegiatan operasional penjualan kredit dan piutang dalam hal pencatatan dan penyediaan informasi-informasi hasil transaksi harian dan laporan yang berkaitan dengan penjualan kredit dan piutang perusahaan
68 3.7.3 Contex 3.7.3.1 Problem Domain Penjualan pada PT. Buana Penta Prima dilakukan secara kredit. Prosedur penjualan dimulai ketika bagian penjualan menerima pesanan dari pelanggan. Pemesanan tersebut dapat dilakukan melalui telepon atau fax atau pelanggan secara langsung datang menyerahkan Purchase Order (PO) ke perusahaan. Bagian penjualan mengentri PO atau pesanan tersebut ke dalam Sales Order (SO) yang bernomor urut. Kemudian, setelah semua pesanan dientry dan total pesanan ditampilkan, sistem akan mengecek saldo kredit pelanggan. Apabila total pemesanan setelah dipotong pajak tidak melebihi saldo kredit maka pesanan akan diproses. Jika jumlah pemesanan melebihi saldo kredit pelanggan, maka sistem akan mengeluarkan kotak dialog dan pemesanan dibatalkan dan PO dikembalikan ke pelanggan. Jika pesanan tidak melebihi batas kredit, maka pemesanan akan diproses. Ketika bagian penjualan menekan tombol Save, maka sistem akan mengurangi jumlah persediaan barang di master barang secara otomatis. Kemudian bagian penjualan akan mencetak SO dua rangkap, dan menyerahkan SO dan PO ke bagian akuntansi untuk di autorisasi. Bagian akuntansi akan mencocokkan PO dan SO tersebut. Berdasarkan SO tersebut, bagian akuntansi akan membuat Faktur Penjualan (FP) dan Faktur Pajak Standar (FPS) dan mencetak FP tiga rangkap dan FPS tiga rangkap. Sistem secara otomatis akan menambah jumlah piutang pelanggan. Kemudian PO dan SO rangkap satu akan dikembalikan ke
69 bagian penjualan. Sedangkan FP dan FPS diserahkan ke bagian gudang. Dalam Faktur Penjualan terdapat tanggal jatuh tempo yang menentukan kapan pelanggan harus membayar piutangnya. Bagian penjualan akan membuat dan mencetak Delivery Order (DO) lima rangkap. Bagian penjualan akan mengotorisasi DO dan mengarsipkan DO rangkap ke lima, dan menyerahkan empat rangkap sisanya ke bagian gudang. Pada dokumen DO tidak tercantum harga barang dan biasanya digunakan juga sebagai dokumen perintah pengeluaran dan pengiriman barang. Bagian Gudang akan mencocokan DO yang diterima dari bagian penjualan dengan FP dan FPS dari bagian akuntansi. Kemudian bagian gudang akan mempersiapkan barang, membungkus barang untuk kemudian dikirimkan ke pelanggan. Bagian pengiriman akan menerima barang dan dokumen-dokumen pendukung penjualan berupa DO empat rangkap, FP tiga rangkap, dan FPS tiga rangkap. DO rangkap dua dimasukkan atau ditempelkan pada barang yang akan dikirim. Bagian pengiriman menyerahkan barang beserta dokumen-dokumen tersebut untuk ditanda tangani oleh pelanggan. DO rangkap satu, FP rangkap dua dan FPS rangkap satu diserahkan ke pelanggan sebagai bukti penyerahan barang. DO rangkap 3 dan 4, FP rangkap 1 dan 3, FPS rangkap 2 dan 3 yang telah di tanda tangan customer dibawa kembali oleh bagian pengiriman. DO rangkap 4 di berikan ke bagian gudang untuk diarsip. DO rangkap tiga, FP rangkap 1 dan 3, dan FPS rangkap 2 dan 3 diserahkan ke bagian akuntansi untuk diarsipkan.
70 Apabila terjadi retur barang, maka pelanggan akan melakukan konfirmasi ke bagian penjualan dan menyerahkan barang dan Faktur Penjualan ke bagian penjualan. Bagian Penjualan yang menerima barang akan mengecek apakah barang yang diterima sesuai atau terdapat dalam faktur penjualan, apabila sesuai maka barang tersebut akan diserahkan ke bagian gudang. Bagian Gudang akan mencatat penerimaan barang tersebut kedalam form Tanda Terima Retur Penjualan (TTR). Kemudian sistem akan secara otomatis mengurangi jumlah piutang pelanggan sebesar jumlah retur. Bagian Gudang akan mencetak tanda terima retur tersebut sebanyak tiga rangkap, yaitu untuk pelanggan, untuk bagian akuntansi sebagai bukti pengurangan piutang, dan untuk dokumentasi bagian gudang. Suatu waktu bagian akuntansi akan mencetak daftar piutang pelanggan. Bagi pelanggan yang piutangnya sudah jatuh tempo atau akan jatuh tempo
dalam waktu
dekat,
maka
bagian
akuntansi
akan
mengkonfirmasi ke pelanggan melalui telepon atau fax. Kemudian bagian akuntansi akan menugaskan bagian penagihan yang berada dibawah bagian keuangan untuk menagih piutang pelanggan yang jatuh tempo dan memberikan FP rangkap ke satu dan Tanda Terima Retur Penjualan ke bagian penagihan untuk ditukarkan dengan uang / cek / giro sebagai alat pembayaran, atau Tanda Terima Faktur dari pelanggan agar dapat di tukar dengan uang / cek/ giro pada waktu yang ditentukan. Setelah bagian penagihan menerima pembayaran, maka uang / cek / giro tersebut diserahkan ke bagian keuangan untuk dicatat ke dalam bukti penerimaan kas yang akan menghasilkan print-out Bukti Kas Masuk
71 (BKM) tiga rangkap. Di dalam Bukti Kas Masuk tercantum jumlah pembayaran, jenis pembayaran, nomor cek/giro, nama bank dan tanggal cek/giro. BKM rangkap satu diserahkan ke pelanggan sebagai bukti pembayaran, rangkap dua untuk bagian akuntansi sebagai bukti pelunasan piutang sehingga bagian akuntansi dapat meng-update piutang pelanggan, dan rangkap ketiga sebagai bukti kas masuk untuk bagian keuangan.
3.7.3.2 Application Domain Sistem yang akan dibuat harus dapat mendukung kelancaran kegiatan penjualan dan penagihan piutang perusahaan. Sistem ini ditangani oleh bagian penjualan, bagian gudang, bagian akuntansi, dan bagian keuangan. Tugas-tugas utama dalam Application domain adalah menerima pesanan, membuat dan mencetak dokumen penjualan (SO,DO,FP,FPS), mencatat penerimaan retur, bukti kas masuk, mencetak laporan penjualan, laporan piutang, analisa umur piutang dan laporan penerimaan kas.
3.8 Problem Domain 3.8.1 Clusters Pengelompokan Class dalam sistem informasi akuntansi penjualan kredit dan piutang PT. Buana Penta Prima terdiri dari beberapa cluster yaitu Pelanggan, Karyawan, Pemesanan, Pengiriman, Piutang, dan Retur. Gambar 3.4 berikut ini menunjukkan cluster dari sistem informasi penjualan kredit dan piutang PT. Buana Penta Prima.
72
Gambar 3.4 Cluster 3.8.2 Structure 1) Pelanggan Struktur dari Pelanggan ganya terdiri dari satu class Pelanggan.
Gambar 3.5 Struktur dari Pelanggan 2) Karyawan Struktur dari Karyawan terdiri dari Karyawan Penjualan, Karyawan gudang, Karyawan Akuntansi, dan Karyawan Keuangan.
Gambar 3.6 Struktur dari Karyawan 3) Pemesanan Struktur dari Pemesanan terdiri dari Class Sales Order yang memiliki struktur asosiasi dengan Class Barang.
73
Gambar 3.7 Struktur dari Pemesanan 4) Pengiriman Struktur dari Pengiriman terdiri dari satu class Delivery Order.
Gambar 3.8 Struktur dari Pengiriman 5) Piutang Struktur dari Piutang terdiri dari Faktur Penjualan, Faktur Pajak Standar, dan Bukti Kas Masuk yang meniliki hubungan asosiasi..
Gambar 3.9 Struktur dari Piutang 6) Retur Penjualan Struktur dari Retur Penjualan terdiri dari Tanda Terima Retur.
Gambar 3.10 Struktur dari Retur Penjualan
74 Gambar 3.11 berikut ini merupakan Class diagram lengkap dari sistem informasi akuntansi penjualan kredit dan piutang PT. Buana Penta Prima yang menunjukkan hubungan antar Class yang terdapat dalam sistem.
Gambar 3.11 Class Diagram
75 3.8.4 Classes Pelanggan
Gambar 3.12 Behavioral Pattern dari Class Pelanggan
Tabel 3.2 Keterangan Behavioral Pattern dari Class Pelanggan Operations
Attributes
Mendaftar
Kode_plg, nama_plg, alamat_plg, telepon_plg, fax, mana_pkp, NPWP
Memesan
No_SO, tgl_SO, kode_plg, nama_plg, alamat_plg, kode_brg, nama_brg, jenis_brg, merk_brg, kuantitas, harga, saldo_kredit
Meretur
No_ttr, tgl_ttr, no_FP, Kode_plg, nama_plg, alamat_plg, kode_brg, kuantitas, total-retur
Membayar
No_BKM, tgl_BKM, no_FP, no_ttr, nama_plg, jenis_pembayaran, nama_bank, no_cek/giro, tgl_cek/giro
Update piutang
No_FP, no_TTR, no_BKM, nama_plg, saldo_piutang
Update kredit
No_FP, no_TTR, no_BKM, nama_plg, saldo_kredit
76 Karyawan
Gambar 3.13 Behavioral Pattern dari Class Karyawan
Tabel 3.3 KeteranganBehavioral Pattern dari Class Karyawan Operations Memulai_kerja
Attributes Kode_karyawan, nama_karywan, tgl_masuk, tempat_lahit, tgl_lahir, jenis_kelamin
Mengubah_id
Alamat_karywan, telepon_karyawan, status, bagian, jabatan
Mengakhiri_kerja Kode_karyawan, nama_karywan
Barang
Gambar 3.14 Behavioral Pattern dari Class Barang
77 Tabel 3.4 Keterangan Behavioral Pattern dari Class Barang Operations Memesan
Attributes No_SO, tgl_SO, kode_plg, nama_plg,alamat_plg, kode_brg, nama_brg, jenis_brg, merk_brg, kuantitas,harga, saldo_kredit, kode_kary
Mengirim
No_DO
Mengecek
Kode_barang
Sales Order
Gambar 3.15 Behavioral Pattern dari Class Sales Order
Tabel 3.5 Keterangan Behavioral Pattern dari Class Sales Order Operations
Attributes
Membuat
No_SO
Mengedit
Kode_kary, kode_brg, kuantitas, diskon
Mencetak
No_SO
Mengecek
Kode_kary, kode_brg, kuantitas
78 Delivery Order
Gambar 3.16 Behavioral Pattern dari Class Delivery Order
Tabel 3.6 Keterangan Behavioral Pattern dari Class Delivery Order Operations
Attributes
Membuat
No_DO
Mengedit
No_SO, tgl_pengiriman, no_kendaraan
Mencetak
No_DO
mengecek
No_SO
Faktur Penjualan
Gambar 3.17 Behavioral Pattern dari Faktur Penjualan
Tabel 3.7 Keterangan Behavioral Pattern dari Class Faktur Penjualan Operations
Attributes
Membuat
No_FP
Mengedit
No_SO, tgl_jatuh_tempo, lama_piutang
Mencetak
No_FP
79 Mengecek
No_SO, tgl_jatuh_tempo, lama_piutang
Membayar
No_FP
Faktur Pajak Standar
Gambar 3.18 Behavioral Pattern dari Class Faktur Pajak Standar
Tabel 3.8 Keterangan Behavioral Pattern dari Class Faktur Pajak Standar Operations
Attributes
Membuat
Kode_FPS
Mengedit
No_FP
Mencetak
Kode_FPS
Mengecek
Kode_FPS, no_FP
Bukti Kas Masuk
Gambar 3.19 Behavioral Pattern dari Class Bukti Kas Masuk
80 Tabel 3.9 Keterangan Behavioral Pattern dari Class Bukti Kas Masuk Operations
Attributes
Membuat
No_BKM
Mengedit
No_FP, no_ttr, no_ttf, jenis_pembayaran, no_cek/giro, tgl_cek/giro, jml_tagihan
Mencetak
No_BKM
Tanda Terima Retur Penjualan
Gambar 3.20 Behavioral Pattern dari Class Tanda Terima Retur
Tabel 3.10 Keterangan Behavioral Pattern dari Class Tanda Terima Retur Operations
Attributes
Membuat
No_ttr
Mengedit
No_FP, kode_brg, kuantitas, keterangan
Mencetak
No_ttr
Mengecek
No_FP, kode_brg
3.8.4 Events Tabel 3.11 berikut ini menunjukkan event table dari sistem informasi akuntansi penjualan kredit dan piutang pada PT. Buana Penta Prima.
Class Event
Pelanggan
Mendaftar
+
Memesan
*
Meretur
*
Membayar
*
Update piutang
*
Update kredit
*
Karyawan
Barang
SO
DO
FP
FPS
TTR
BKM
+
+
Memulai kerja
+
Mengakhiri kerja
+
Mengubah ID
*
Membuat SO
+
Membuat DO
+
Membuat FP
+
Membuat FPS
+
Membuat TTR
+
Membuat BKM
+
Mencetak
+
+
+
+
+
+
Mengedit
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
Mengecek
*
Mengirim
+
Tabel 3.11 Event Table
