BAB 3 ANALISIS SISTEM BERJALAN PD. ARENA NUSANTARA. (Studi Kasus: Penjualan Kredit dan Piutang Usaha)

BAB 3 ANALISIS SISTEM BERJALAN PD. ARENA NUSANTARA (Studi Kasus: Penjualan Kredit dan Piutang Usaha)

3.1

Gambaran Umum Perusahaan 3.1.1 Sejarah Singkat Perusahaan PD. Arena Nusantara merupakan perusahaan perseorangan yang didirikan pada tanggal 23 September 1980 berdasarkan akta no.52 yang dibuat dihadapan notaris. Akta ini juga telah didaftarkan di kantor Pengadilan Negeri Jakarta Pusat pada tanggal 25 September 1980 dibawah No. 28/N/PD/IX/1980. Terakhir, perusahaan ini dikukuhkan sebagai wajib pajak dengan NPWP bernomor 06-330.035.4.035.000. Pada awalnya perusahaan ini berlokasi di Jl. Suryopranoto No.2, Komplek Bank Buana Indonesia atau yang lebih dikenal dengan nama Harmoni Plaza, Jakarta Pusat. Dengan semakin membaiknya kondisi keuangan perusahaan dan terdorongnya oleh beberapa alasan strategik, maka pada tahun 1995 perusahaan memindahkan kantornya ke lokasi yang lebih strategis dan luas di Jl. K.H Fachrudin No.7G, Jakarta Pusat dan menjalankan operasinya hingga saat ini. PD. Arena Nusantara adalah perusahaan yang bergerak dibidang penjualan peralatan olah-raga dan kesehatan. Produk yang dipasarkan dipusatkan hanya pada peralatan olah-raga besar dan biasanya digunakan

61 pada hotel-hotel, rumah susun, serta pusat-pusat kebugaran dan kesehatan. PD. Arena Nusantara merupakan distributor tunggal untuk peralatan olah-raga terkemuka “Nautilus”. Seluruh sediaan yang dijual, diimport dari Amerika. PD. Arena Nusantara menganut metode persediaan Just in Time mengingat biaya yang harus dikeluarkan untuk memperoleh sediaan tersebut sangatlah tinggi dan frekuensi penjualan yang rendah serta macam barang yang beraneka ragam dan kategori.

3.1.2 Visi dan Misi Perusahaan Uraian di bawah ini merupakan pernyataan visi dan misi PD.Arena Nusantara yang mengikuti produsennnya Nautilus Inc.: •

Visi: 9 “changing the game in health and fitness.” & 9 “a world leader in health and strength equipment.”

•

Misi: For the Club o Return on investment with programs that will attract and retain members; o No license fees for the programs; o Exclusivity for the Nautilus Health & Fitness Group clients (especially in Indonesia); o Research based certification with Nautilus Master Instructors; o Professional instructor manuals and marketing materials.

62 For the Clients o The groups are guided by fitness instructors through theory and practice; o The exercises are easy to learn and adapted to all types of users; o The programs have been tested for effectiviness through research studies; o The program are concentrated on the most important aspects of strength training. For the Employee o Maintaining a safe and healthy work environment; o Promoting a workplace that is free from discrimination or harassment based on race, color, religion, sex or other factors that are unrelated to the Company's business interests; o Supporting fair competition and laws prohibiting restraints of trade and other unfair trade practices; o Conducting its activities in full compliance with all applicable environmental laws; o Keeping the political activities of the Company's employees, officers and directors separate from the Company's business; o Prohibiting any illegal payments to any government officials or political party representatives of any country; and o Complying with all applicable state and federal securities laws.

63 3.1.3 Struktur Organisasi Perusahaan Setiap perusahaan di dalam melakukan kegiatan usahanya pasti memiliki suatu struktur organisasi. Struktur organisasi ini dapat dikatakan sebagai suatu hal yang sangat penting dan vital di dalam usaha pencapaian tujuan perusahaan, karena didalamnya terkandung perincian dan penjelasan mengenai susunan, tugas dan wewenang dari setiap individu sehingga dari struktur organisasi ini dapat diketahui tanggungjawab dari masing-masing individu terhadap atasannya. Namun bentuk dan struktur organisasi dalam setiap perusahaan berbeda-beda. Gambar di bawah ini menunjukkan struktur organisasi dari PD.Arena Nusantara:

Direktur

Div. Penjualan

Div. Pembelian

Div. Gudang

Div. Personalia

Bag. Pengiriman

Gambar 3.1 Struktur Organisasi PD.Arena Nusantara Sumber: Divisi Personalia (2005)

Div. Akuntansi dan Keuangan

64 3.1.4 Wewenang dan Tanggung Jawab Berdasarkan pengamatan yang telah dilakukan, wewenang dan tanggung-jawab yang dilakukan oleh masing-masing bagian perusahaan adalah sebagai berikut : 1. Direktur : -

Memimpin, mengatur, mengkoordinir serta mengawasi kegiatan perusahaan secara keseluruhan;

-

Merumuskan tujuan dan kebijakan perusahaan;

-

Bertanggung-jawab memberikan pengarahan kepada masingmasing bagian;

-

Menilai dan menyetujui laporan dari kegiatan opersai perusahaan;

-

Memantau perkembangan perusahaan.

2. Divisi Penjualan -

Melakukan dan mengatur kegiatan administrasi penjualan;

-

Melayani permintaan penjualan tunai dan kredt dari pembeli;

-

Melakukan promosi penjualan dalam rangka memperkenalkan produk mereka ke konsumen;

-

Bertanggung-jawab dalam menagih piutang atas transaksi penjualan kredit yang mereka lakukan.

65 3. Divisi Pembelian -

Mengkoordinir

dan

mengevaluasi

kegiatan

operasional

pembelian; -

Bertanggung-jawab terhadap semua aktivitas yang berkaitan dengan pembelian dan pengadaan barang yang diperlukan oleh perusahaan tepat pada waktunya;

-

Membina hubungan baik dengan pemasok;

-

Mengumpulkan data terbaru mengenai harga dan kategori produk.

4. Divisi Akuntansi dan Keuangan -

Mengatur dan mengawasi kebijaksanaan keuangan perusahaan

-

Bertanggung-jawab terhadap kas perusahaan;

-

Bertanggung-jawab

atas

keseluruhan

kegiatan

pencatatan

transaksi keuangan perusahaan; -

Membuat dan menyiapkan laporan yang diperlukan.

5. Divisi Gudang -

Bertanggung-jawab terhadap persediaan yang tersedia di gudang;

-

Menerima barang yang masuk dan memastikan bahwa jumlah dan jenis barang telah sesuai dengan faktur yang ada;

-

Mengeluarkan barang sesuai dengan faktur yang telah disetujui oleh bagian penjualan.

66 6. Bagian Pengiriman -

Bertanggung-jawab untuk menjaga keselamatan barang pesanan yang dikirimkan;

-

Menjamin bahwa barang yang dikirimkan telah diberikan kepada pelangggan yang memesannya;

-

Memastikan bahwa seluruh pesanan telah terpasang dengan benar dan dapat berfungsi sebagaimana mestinya.

3.1.5

Produk dan Jasa Perusahaan Berikut ini adalah beberapa produk yang ditawarkan : A. Nautilus Strenght Machine Equipment : LEGS

Seated Leg Curl Prone Leg Curl Leg Press Leg Extension Leg Press With Lift Seated Calf Hip abd / add combo

HIPS

Hip Extension

MID TORSO

Abdominal Low Back Rotary Torso

UPPER TORSO

Compound Row 4-Way Neck

67 Incline Press Pec Fly Pullover Triceps Press Vertical Chest Lat Pulldown Graviton / WACD SHOULDERS

Lateral Raise Overhead Press

ARMS

Preacher Curl Super Forearm Triceps Extension Biceps Curl V Triceps Extension Seated Dip

B. Cardiovascular Equipment : Treadmill dan StairClimber Stairclimber Crossrobic Bicycle Indoor Rower Skate Machine Elliptical TreadClimber

68 3.2

Gambaran Sistem Penjualan Kredit dan Piutang Dagang Yang Sedang Berjalan Hampir sebagian besar penjualan yang dilakukan pada PD.Arena Nusantara dilakukan secara kredit. Pemesanan dapat saja dilakukan melalui staff divisi penjualan yang bertugas menelpon, atau menggunakan faksimili. Kegiatan operasional yang berjalan di perusahaan ini masih bersifat manual dan belum menggunakan suatu sistem yang sudah terkomputerisasi.

3.2.1 Prosedur Penjualan Kredit Berdasarkan hasil wawancara dan pengamatan yang dilakukan pada perusahaan, jaringan prosedur penjualan kredit yang berjalan adalah sebagai berikut : 1. Staff divisi penjualan menerima pesanan dari pelanggan melalui telepon, atau faksimili. Permintaan dari pelanggan ini (PO) kemudian akan diperiksa terlebih dahulu apakah merupakan pelanggan lama atau baru. •

Jika merupakan pelanggan baru, maka PO akan diberikan kepada Direktur untuk meminta jumlah diskon yang akan diberikan terhadap pesanan itu. Kemudian PO itu dikembalikan ke Divisi Penjualan dan staff disana akan mencatat data pelanggan tersebut. Setelah semua selesai, Faktur Penjualan sebanyak rangkap 3 pun dibuat oleh mereka;

69 •

Jika merupakan pelanggan lama, staff divisi penjualan akan langsung membuat Faktur Penjualan sebanyak 3 rangkap yang diotorisasi oleh Divisi Penjualan itu sendiri dan diberikan kepada : o Faktur Penjualan rangkap 1 dan 2 diserahkan ke Divisi Gudang; o Faktur Penjualan rangkap 3 diarsip secara permanen urut nomor bersama dengan PO.;

2. Divisi Gudang yang menerima Faktur Penjualan rangkap 1 dan 2 dari Divisi Penjualan kemudian akan mencek ketersediaan barang-barang yang dipesan. Jika persediaan yang dimiliki tidak sesuai atau tidak dapat mencukupi pesanan, maka Divisi Gudang akan meminta Divisi Produksi untuk menyediakan barang sesuai dengan Faktur Penjualan rangkap 2 yang diserahkan kepadanya. Setelah Divisi Produksi menyediakan barang yang diperlukan dan diserahkan kepada Divisi Gudang besamaan dengan Faktur Penjualan rangkap 2 sebagai bukti penyerahan barang, Divisi Gudang akan mencatat dalam kartu persediaan. Kemudian Divisi Gudang akan membuat Surat Jalan sebanyak 3 rangkap yang diotorisasi oleh Divisi itu sendiri dan kemudian diserahkan kepada : •

Surat Jalan rangkap 1 dan 2 diserahkan ke Divisi Pengiriman bersamaan dengan Faktur Penjualan rangkap 1 dan 2;

•

Surat Jalan rangkap 3 diarsip secara sementara sesuai nomor urut.;

70 3. Divisi Pengiriman yang menerima Surat Jalan dan Faktur Penjualan kemudian akan mengambil barang di gudang dan mengirimkan barang tersebut ke alamat pelanggan. Surat Jalan rangkap 2 akan ditempelkan pada kemasan barang sebagai packing slip; 4. Setelah menerima pesanan yang dikirim dan melakukan instalasi atas peralatan

oleh

Divisi

Pengiriman,

pelanggan

diminta

untuk

menandatangani Surat Jalan, Faktur Penjualan rangkap 1 dan 2 sebagai bukti bahwa pesanan telah diterima dan telah dapat berfungsi sebagaimana mestinya; 5. Faktur Penjualan rangkap 2 diserahkan ke pelanggan. Divisi pengiriman kemudian akan menyerahkan Faktur Penjualan rangkap 1 ke Divisi Akuntansi dan Keuangan. Sedangkan Surat Jalan rangkap 1 diserahkan kepada Divisi Gudang sebagai bukti bahwa barang telah dikirim dan telah dipasang sehingga dapat berfungsi sebagaimana mestinya; 6. Divisi Akuntansi dan Keuangan yang menerima Faktur Penjualan Rangkap 1 akan mencatat transaksi penjualan kredit tersebut pada kartu piutang dan mengarsip Faktur Penjualan rangkap 1 secara sementara sebagai bukti piutang terhadap pelanggan.

71 PENJUALAN Mulai

Terima pesanan dari pelanggan

PO

Ya

PO

Pelanggan baru/lama?

Tidak

Membuat Faktur Penjualan

Ke Direktur 2

3

1 Faktur Penjualan

N

2

Gambar 3.2 Bagan Alir Dokumen Sistem Penjualan Kredit

72

Gambar 3.3 Bagan Alir Dokumen Sistem Penjualan Kredit (Lanjutan)

73 GUDANG 2

2 1 Faktur Penjualan

Mengecek stock barang

ya

1 Faktur Penjualan

Apakah barang cukup ?

2

tidak

Meminta bagian pembelian untuk membeli

1

2

Faktur Penjualan

3 N

Ke produksi

Gambar 3.4 Bagan Alir Dokumen Sistem Penjualan Kredit (Lanjutan)

74 Dari produksi

2

Bersamaan dengan barang

Faktur penjualan

Menerima barang dari bagian pembelian dan mencatat pada Kartu Gudang

N 1

2

Faktur Penjualan

3

Gambar 3.5 Bagan Alir Sistem Penjualan Kredit (Lanjutan)

75 3

Menyiapkan barang sesuai dengan pesanan

Membuat Surat Jalan dan mengurangi kartu gudang

2

1

Kartu Gudang

3

Surat Jalan N

1

2

Faktur Penjualan

4 6

3 Surat Jalan

2 Surat Jalan

N

Gambar 3.6 Bagan Alir Dokumen Sistem Penjualan Kredit (Lanjutan)

76 PENGIRIMAN 4

Mengirimkan barang ke pelanggan

2 1 Surat Jalan

2 1 Faktur Penjualan

Minta untuk ditandatangan pelanggan

Ke pelanggan Dari pelanggan Faktur dan Surat jalan yang sudah ditandatangani

2 Surat Jalan 1 Faktur Penjualan

6

5

Gambar 3.7 Bagan Alir Dokumen Sistem Penjualan Kredit (Lanjutan)

77 AKUNTANSI & KEUANGAN 5

1 Faktur Penjualan

D

Mencatat penjualan pada kartu piutang

Kartu Piutang

Selesai

Gambar 3.8 Bagan Alir Dokumen Sistem Penjualan Kredit (Lanjutan)

78 3.2.2 Prosedur Penagihan Piutang Berdasarkan hasil pengamatan dan wawancara yang dilakukan di perusahaan, jaringan prosedur penagihan piutang dan pelunasan yang berjalan adalah sebagai berikut : 1. Secara periodik Divisi Akuntansi dan Keuangan akan memeriksa piutang yang telah jatuh tempo. Berdasarkan Faktur Penjualan rangkap 1, kemudian Divisi Akuntansi dan Keuangan akan menyerahkan Faktur Penjualan tersebut ke Divisi Penjualan sebagai perintah untuk menagih piutang kepada pelanggannya; 2. Divisi penjualan yang menerima Faktur Penjualan tersebut kemudian akan menagih piutang kepada pelanggan. Setelah menerima pembayaran dari pelanggan, baik itu secara tunai, cek maupun giro ke rekening perusahaan, Divisi Penjualan akan membuat kwitansi pembayaran sebanyak 2 rangkap, dimana kwitansi rangkap 1 diserahkan kepada pelanggan sebagai tanda terima pembayaran. Kemudian kwitansi rangkap 2 dan Faktur Penjualan rangkap 1 akan diberikan ke Divisi Akuntansi dan Keuangan beserta uang ataupun bukti pembayaran dari pelanggan; 3. Divisi Akuntansi dan Keuangan yang telah menerima kwitansi rangkap 2 dan Faktur Penjualan rangkap 1 akan menghitung jumlah pembayaran yang diterimanya dan kemudian akan mencatat pembayaran yang diterima dengan mengurangi kartu piutang.

79 AKUNTANSI dan KEUANGAN Mulai

D

1 Faktur Penjualan

Menyerahkan faktur Penjualan ke Bag. Penjualan untuk menagih piutang

1 Faktur Penjualan

1

Gambar 3.9 Bagan Alir Dokumen Penagihan Piutang

80

Dari Pelanggan

1 Faktur Penjualan

Giro/Cek/Rp

Menerima Pembayaran dari pelanggan dan membuat kwitansi

Giro/Cek/Rp 1 Faktur Penjualan 2 1 kwitansi

2

Ke pelanggan

Gambar 3.10 Bagan Alir Dokumen Sistem Penagihan Piutang

81 PENJUALAN 1

1 Faktur Penjualan

Menagih Piutang kepada Pelanggan

Ke pelanggan

Gambar 3.11 Bagan Alir Dokumen Penagihan Piutang

82

2

Giro/Cek/Rp 1 Faktur Penjualan 2 kwitansi

Menerima, menghitung dan mencatat pembayaran yang diterima

Kartu Piutang

Selesai

Gambar 3.12 Bagan Alir Dokumen Penagihan Kredit (Lanjutan)

83 3.3

Permasalahan Yang Dihadapi Dalam Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Kredit dan Piutang Dagang Hasil evaluasi yang dilakukan terhadap sistem yang berjalan menemukan beberapa permasalahan yaitu : 1. Fungsi Pencatatan Kas Merangkap dengan Fungsi Kas Selama ini hasil pembayaran yang diterima dari pelanggan, baik itu dari transaksi penjualan tunai maupun hasil penagihan piutang dari transaksi penjualan kredit, diterima oleh petugas oleh Divisi Akuntansi yang bertugas sebagai pencatat buku harian kas. Dengan demikian, petugas tersebut selain melakukan pembukuan perusahaan (tugas accounting) juga merangkap sebagai kasir perusahaan. Seharusnya ada pemisahan fungsi antara fungsi akuntansi yang bertugas sebagai pencatat buku harian kas dan fungsi penyimpanan. Fungsi akuntansi yang bertanggung jawab atas pencatatan piutang yang berada di Bagian Piutang sedangkan fungsi kas yang bertanggung jawab atas segala bentuk penerimaan kas berada di Divisi Keuangan (kasir). Kondisi ini terjadi dikarenakan perusahaan tidak memiliki staff yang secara khusus ditugaskan sebagai kasir. Selama ini perusahaan memberikan tugas tersebut kepada fungsi akuntansi yang berada di Divisi Akuntansi dan Keuangan. Perusahaan menganggap perangkapan tugas akan mempermudah fungsi ini dalam pencatatan transaksi yang terjadi dan perusahaan juga memberikan kepercayaan yang penuh kepada para karyawannya dalam melaksakan tugas mereka.

84 Bila kondisi ini tetap dipertahankan, bisa membuka kesempatan bagi

karyawan

perusahaan

untuk

melakukan

penyelewengan

dan

kecurangan terhadap kas perusahaan dengan mengubah catatan akuntansi, seperti lapping. Petugas yang bersangkutan bisa saja menunda pencatatan terhadap kas yang diterimanya dan ditutup dengan penerimaan kas berikutnya. Kas yang ditunda pencatatannya tersebut digunakannya untuk kepentingan pribadi. Untuk itu, sebaiknya perusahaan membentuk suatu fungsi keuangan yang khusus ditugaskan untuk menerima segala pembentuk pembayaran yang diterimanya dari pelanggan dan juga bertanggung-jawab terhadap arus kas yang keluar, yaitu yang digunakan untuk melakukan pembayaran hutang-hutang dan pengeluaran harian perusahaan. Fungsi ini dalam struktur organisasi bisa diletakkan di bawah Divisi Akuntansi dan Keuangan, hal ini dimaksudkan untuk mempermudah pengendalian terhadap fungsi tersebut. 2. Perusahaan Belum Mempunyai Limit Kredit Bagi Pelanggan Dalam menyetujui suatu transaksi penjualan kredit bagi pelanggan baru, Divisi Penjualan akan meminta persetujuan dari Direktur. Sedangkan untuk pelanggan lama biasanya perusahaan memberikan wewenangnya langsung kepada Divisi Penjualan. Persetujuan pemberian kredit dan penentuan jumlah diskon dari Direktur ini biasanya hanya berdasarkan pertimbangannya sendiri atas calon pelanggannya. Selama ini perusahaan akan menerima berapapun besarnya jumlah pesanan yang diminta oleh pelanggan, perusahaan tidak pernah membatasi jumlah kredit untuk pelanggannya.

85 Seharusnya perusahaan menentukan batas kredit bagi masingmasing pelanggannya. Penentuan limit kredit ini sangat membantu mengurangi terjadinya resiko atas tidak tertagihnya piutang maupun kredit macet. Kondisi ini dikarenakan perusahaan belum memiliki kebijakan atau aturan tertulis mengenai penentuan limit kredit pelanggan. Perusahaan hanya mengandalkan intuisi divisi penjualan dalam menyetujui transaksi penjualan kredit tiap pelanggannya. Direktur hanya berperan bila ada kredit bagi pelanggan baru dan menentukan jumlah diskon yang dapat diberikan. Sifat kekeluargaan dan kepercayaan sangat berperan disini, sehingga siapa yang memiliki hubungan baik dengan Divisi Penjualan dapat dengan mudah memperoleh kredit. Akibatnya pelanggan yang telah mengambil kredit dalam jumlah yang besar sering agak sulit dalam pelunasan hutangnya, karena pemberian kredit tidak sesuai dengan kemampuan pelanggannya. Sering pula terjadi pelanggan yang kemampuannya lebih rendah disetujui karena pelanggan tersebut memiliki hubungan baik dengan Divisi Penjualan. Hal ini dapat menimbulkan kerugian yang besar bagi perusaahaan, akibat dari meningkatnya kredit macet. Sebaliknya perusahaan juga dirugikan akibat penolakan pemberian kredit pelanggan yang potensial. Sebaiknya perusahaan menentukan kebijakan tertulis mengenai pemberian kredit, termasuk penentuan limit kredit bagi tiap pelanggannya. Kebijakan tersebut ditetapkan dengan juga memperhatikan catatan atas transaksi penjualan sebelumnya. Dengan adanya pengecekan limit kredit ini

86 maka pelanggan tidak bisa mengambil kredit melebihi limit kredit yang telah ditentukan sehingga resiko dari kredit macet dapat diminimalkan. Dan bagi pelanggan yang ingin meningkatkan limit kreditnya dapat juga mengajukan kenaikan kredit mereka kepada perusahaan, sehingga perusahaan tidak kehilangan pelanggan yang potensial. 3. Divisi Akuntansi Tidak Memiliki Arsip Atas Pesanan yang Telah Terpenuhi Dalam transaksi penjualan kredit, Faktur Penjualan dibuat oleh Divisi Penjualan sebanyak tiga rangkap. Rangkap 1 dan 2 diserahkan ke Divisi Gudang sedangkan rangkap 3 disimpan oleh Divisi Penjualan sebagai arsip mereka. Kemudian Divisi Gudang akan menyiapkan barang sesuai dengan Faktur Penjualan dan membuat Surat Jalan sebanyak 3 rangkap. Divisi Gudang menyerahkan barang pesanan ke staff pengiriman untuk dikirimkan ke alamat pelanggan beserta Faktur Penjualan rangkap 1, 2 dan Surat Jalan rangkap 1, 2. Sampai saat barang tersebut telah dikirimkan ke pelanggan Divisi Akuntansi tidak diberikan arsip atas transaksi tersebut. Faktur Penjualan yang telah ditanda-tangani oleh pelanggan diberikan ke Divisi Akuntansi setelah Staff Pengiriman telah menyerahkan ke pelanggannya dan Faktur telah ditanda-tangani. Seharusnya dalam transaksi penjualan, informasi akan terjadinya transaksi tersebut haruslah diketahui dengan cepat oleh fungsi akuntansi, karena fungsi ini yang bertanggung-jawab atas pencatatan terhadap segala transaksi yang terjadi di perusahaan. Pada awal terjadinya transaksi, fungsi akuntansi haruslah diberikan bukti berupa dokumen yang menyatakan

87 bahwa transaksi telah diproses sehingga fungsi ini dapat segera mencatat transaksi tersebut. Dalam prosedur penjualan kredit di perusahaan ini, dapat diketahui bahwa jumlah rangkapan Faktur Penjualan masih sangat sedikit sehingga terbatas pendistribusiannya. Faktur hanya didistribusikan ke gudang yang kemudian diserahkan ke pelanggan melalui Staff Pengiriman. Sampai pada saat barang telah dikirim, Divisi Akuntansi tidak diberikan dokumen yang membuktikan bahwa transaksi telah terjadi. Bagian ini menerima Faktur Penjualan setelah pesanan telah sampai di tujuan dan faktur telah ditandatangani oleh pelanggan. Perusahaan menerapkan cara ini berdasarkan pertimbangan bahwa dengan adanya Faktur Penjualan yang telah ditandatangani Divisi Akuntansi transaksi tersebut dapat dicatat karena faktur telah sah. Akibatnya, transaksi penjualan sering kali terlambat diketahui oleh Divisi Akuntansi. Hal ini karena bila ada pengiriman barang keluar kota biasanya Staff Pengiriman tidak langsung menyerahkan Faktur Penjualan yang telah ditanda-tangani pada hari itu juga, kadang-kadang terjadi keterlambatan 2 sampai 3 hari. Divisi Akuntansi tidak memiliki bukti yang bisa dijadikan cross-check dengan Faktur Penjualan yang diterimanya dari Divisi Pengiriman. Ini dapat menimbulkan resiko tidak tercatatnya transaksi penjualan bila ada staff pengiriman yang lupa atau tidak menyerahkan Faktur Penjualan ke Divisi Akuntansi.

88 Untuk itu, dalam prosedur transaksi penjualan kredit distribusi dokumen haruslah lebih meluas. Faktur Penjualan yang digunakan juga harus memiliki rangkap yang banyak, sehingga lebih mudah dalam pendistribusiannya dibandingkan jumlah yang terbatas. Setelah Faktur Penjualan dibuat, salah satu rangkap faktur tersebut mesti diserahkan ke Divisi Akuntansi, kemudian faktur yang telah ditanda-tangani pelanggan juga diserahkan ke divisi ini untuk diadakan cross-check sehingga divisi ini dapat mengetahui transaksi mana yang sudah dan yang belum dipenuhi. 4. Tidak Ada Dokumen Sebagai Bukti Penerimaan Barang Pada Divisi Gudang Divisi Gudang tidak memberikan bukti penerimaan barang kepada Divisi Produksi. Pada saat menerima barang dari Divisi Produksi biasanya Divisi Produksi tidak menerima bukti serah-terima barang dari Divisi Gudang. Seharusnya, Divisi Gudang membuat suatu dokumen penerimaan barang yang berfungsi sebagai bukti bahwa barang-barang benar telah mereka terima. Kondisi ini dikarenakan sistem kepercayaan dan kekeluargaan pada perusahaan masih sangat kuat. Dan juga memang tidak ada suatu prosedur di perusahaan itu yang mengharuskan Divisi Gudang membuat bukti penerimaan atas barang yang mereka terima. Divisi Gudang hanya mencatat penerimaan barang pada Kartu Gudang berdasarkan dokumen yang mereka terima dan mereka tidak membuat bukti untuk karyawan yang menyerahkan barang.

89 Tidak adanya bukti penerimaan barang dari gudang, akan bisa menimbuilkan resiko lapping atas barang tersebut. Misalnya, penerimaan barang pembelian yang tanpa bukti akan berakibat tidak jelasnya pertanggung-jawaban pembelian yang sudah dilakukan. Untuk itu, dalam proses penerimaan barang, Divisi Gudang harus membuat suatu bukti serah terima barang yang dibuat Divisi Gudang pada saat barang diterima dan diberikan kepada petugas yang menyerahkan barang ke gudang. 5. Fungsi Penjualan Merangkap dengan Fungsi Kredit Setelah Divisi Penjualan menerima pesanan dari pelanggan, selain pelanggan baru, divisi ini sendiri yang menentukan apakah pesanan dari pelanggan mereka itu akan diterimanya. Divisi ini diberikan kebebasan dari perusahaan untuk menentukan transaksi penjualan yang akan dilakukan terhadap para pelanggan. Biasanya mereka tidak meminta persetujuan dari Direktur perusahaan terhadap kredit yang akan diminta oleh pelanggannya. Sehingga kadang-kadang divisi ini lalai dalam memeriksa riwayat piutang pelanggannya. Seharusnya dalam transaksi penjualan kredit haruslah dipisahkan antara fungsi penjualan dan fungsi kredit. Pemisahan fungsi ini dimaksudkan untuk menciptakan pengecekan intern dalam transaksi penjualan kredit. Fungsi penjualan yang bertugas mencari pelanggan dan memasarkan produk perusahaan sedangkan fungsi kredit bertugas untuk mengecek status kredit pelanggannya dan berwenang untuk menolak pemberian kredit bila riwayat piutangnya buruk.

90 Kondisi ini dikarenakan perusahaan tidak memiliki suatu prosedur yang mengharuskan fungsi penjualan untuk memeriksa status kredit dari masing-masing pelanggannya. Perusahaan juga tidak didukung oleh suatu sistem

yang

pelanggannya

menyediakan yg

laporan

up-to-date.

Selain

riwayat itu,

pembayarang perusahaan

piutang

memberikan

kepercayaan yang besar kepada karyawannya di Divisi Penjualan dalam menentukan dan atau menyetujui semua transaksi penjual kredit. Dalam hal menyetujui transaksi kredit biasanya Divisi Penjualan hanya mengandalkan intuisi dan hubungan kekeluargaan yang telah dibina dengan para pelanggannya. Akibatnya dalam melakukan transaksi penjualan, fungsi penjualan seringkali mengabaikan kemampuan penagihan piutang yang timbul dari transaksi penjualan yang dilakukan mereka, mereka berusaha untuk menjual sebanyak-banyaknya untuk mencapai target yang dikehendaki perusahaan. Hal ini dapat menimbulkan kredit macet bagi perusahaan dan perputaran arus kas menjadi terhambat. Untuk mengatasi masalah itu maka perusahaan perlu memisahkan fungsi penjualan dan fungsi kredit. Dengan dibentuknya fungsi kredit, transaksi penjualan yang terjadi diharapkan tidak menimbulkan kredit macet bagi perusahaan. Fungsi ini bertugas untuk melakukan pengecekan status kredit dan limit kredit bagi pihak pelanggan yang akan melakukan transaksi kredit. Fungsi ini di dalam struktur organisasi dapat diletakkan dibawah Divisi Akuntansi dan Keuangan.

91 6. Faktur Penjualan Tidak Memuat Tanggal Jatuh Tempo Didalam Faktur Penjualan, perusahaan tidak memberikan informasi tentang tanggal jatuh tempo pembayaran. Mereka biasanya memberikan kredit selama 2 minggu namun hal ini tidak tertulis pada Faktur Penjualan. Lamanya jangka waktu kredit biasanya diberitahukan pada pelanggan pada saat pertama kali melakukan transaksi dengan perusahaan. Seharusnya Faktur Penjualan memuat informasi mengenai tanggal jatuh tempo. Ini dimaksudkan agar pelanggan dapat secara pasti mengetahui kapan mereka harus menyiapkan dana untuk melakukan pembayaran hutang mereka. Kondisi tersebut dikarenakan faktur yang digunakan pada perusahaan adalah faktur standar yang secara mudah dapat diperoleh di toko-toko atau di pasar, sehingga informasi yang terdapat pada faktur tersebut masih kurang lengkap dan tidak dirancang secara khusus sesuai dengan kebutuhan masing-masing perusahaan. Pada faktur tersebut tidak tersedia ruang untuk menuliskan informasi mengenai tanggal jatuh tempo sehingga perusahaan tidak menuliskan pada faktur tersebut. Akibatnya, piutang jadi sulit ditagih karena pelanggan belum siap untuk membayar hutang mereka dengan berbagai alasan. Selain itu, perusahaan juga kadang-kadang telat menagih piutang mereka ke pelanggan karena ketidak telitian dalam pengecekan piutang yang telah jatuh tempo. Untuk itu, sebaiknya perusahaan menuliskan tanggal jatuh tempo pembayaran dalam Faktur Penjualan, sehingga pelanggan memperoleh informasi yang lebih jelas dan dapat menyiapkan pembayaran tepat pada

92 waktunya. Kalau memungkinkan perusahaan sebaiknya mencetak sendiri dokumen yang diperlukan sehingga bentuk dan isi dokumen tersebut dapat sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Dengan demikian penundaan terhadap pembayaran piutang akibat kelalaian dapat diminimalkan. 7. Informasi-Informasi Untuk Pimpinan Perusahaan yang Kurang Lengkap Laporan yang diberikan kepada pimpinan perusahaan selama ini hanya merupakan laporan yang umum, seperti Laporan Penjualan dan Laporan Pelunasan Piutang. Laporan Penjualan yang diberikan juga tidak menjelaskan secara detil informasi tentang produk apa yang paling laku dijual. Seharusnya pimpinan perusahaan mendapatkan informasi yang lebih lengkap sehubungan dengan transaksi-transaksi penjualan yang terjadi. Informasi-informasi tersebut dapat digunakan sebagai bahan pertimbangan bagi pimpinan perusahaan dalam menentukan kebijakan, aturan maupun pembuatan keputusan pada masa yang akan datang. Informasi-informasi lain mengenai penjualan yang ingin diketahui oleh pimpinan perusahaan, biasanya dengan cara bertanya langsung kepada karyawan yang menangani hal tersebut. Hal ini dikarenakan Divisi Akuntansi menganggap pimpinan perusahaan tidak perlu mengetahui secara tertulis informasi selain penjualan dan piutang, asalkan mereka tiap bulan berhasil memenuhi target penjualan yang telah ditentukan perusahaan. Akibatnya, banyak informasi penting yang pada seharusnya diketahui oleh pimpinan perusahaan menjadi sering terabaikan, seperti dalam hal informasi mengenai histori pelunasan pelanggannya. Informasi

93 tersebut seharusnya dapat dijadikan acuan dalam pemberian kredit bagi pelanggannya, bila histori-histori pembayarannya jelek maka dapat diambil langkah antisipasi dalam transaksi penjualan berikutnya. Selama ini informasi tersebut tidak tersedia, yang seringkali Divisi Penjualan yang selalu berusaha mengejar target penjualan kurang mempedulikan lagi mengenai histori pelanggan mereka. Hal ini dapat menyebabkan timbulnya kredit macet bagi perusahaan. Untuk itu, laporan-laporan tambahan perlu dibuat dan diberikan kepada

pimpinan

perusahaan

sebagai

bahan

pengambilan keputusan. Laporan tersebut antara lain : i. Laporan Penjualan per periode; ii. Laporan Saldo Piutang; iii. Laporan Penerimaan Kas.

pertimbangan

dalam