ANALISIS PENERAPAN SISTEM PENJUALAN KREDIT PADA PT UNITY DI SAMARINDA

eJournal Ilmu Administrasi Bisnis, 2016, 4(3): 841-853 ISSN 2355-5408, ejournal.adbisnis.fisip-unmul.ac.id © Copyright 2016

ANALISIS PENERAPAN SISTEM PENJUALAN KREDIT PADA PT UNITY DI SAMARINDA Indah Fitra Ramadani 1

Abstrak Tujuan Penelitian ini untuk mengetahui penerapan sistem penjualan kredit yang diterapkan pada PT Unity di Samarinda. Metode yang digunakan adalah kualitatif deskriftif yaitu penelitian membandingkan sistem penjualan kredit yang diterapkan perusahaan dengan sistem penjualan kredit berdasarkan teori sebagai sumber data, data-data yang disajikan melalui observasi, dokumentasi dan wawancara. Teknik analisis data yang digunakan dalam penelitian adalah analisis data kualitatif dengan model interaktif, dengan menggunakan Sistem Pengendalian Intern. Hasil Penelitian masih ada tugas yang dirangkap oleh satu bagian dimana fungsi kredit perusahaan tidak terpisah melainkan menjadi bagian dan fungsi penjualan,sehingga otorisasi pembelian kredit tidak berada pada pihak yang berwenang dalam hal ini misalnya bagian gudang dan bagian kredit. Masih Lemahnya fungsi-fungsi dalam melaksanakan tugasnya,seperti kelemahan fungsi-fungsi dalam melaksanakan survey dalam menganalisa calon pembeli/pelanggan sehingga sering terjadi kredit macet yang dapat merugikan perusahaan. Masih terdapat praktik yang kurang sehat yaitu nota penjualan/MAP order yang dibuat tidak bernomor urut tercetak sehingga kurang mencerminkan internal control yang baik. Kata Kunci: Sistem Penjualan Kredit,Sistem Pengendalian Intern Pendahuluan Setiap perusahaan berharap agar produknya dapat diterima semua kalangan, mulai dari kalangan atas, menegah keatas dan menegah ke bawah. Namun pada kenyataannya tidak semua orang atau kalangan mempunyai kemampuan untuk membeli secara tunai. Hal inilah yang mendorong perusahaan untuk melakukan penjualan kredit. Kelebihan dari penjualan kredit adalah dapat dijangkau semua kalangan masyarakat dan potensi laba yang diterima lebih besar, meski demikian penjualan kredit mempunyai kekurangan yaitu piutang bisa saja tidak dapat tertagih karena berbagai faktor. Permasalahan akan timbul ketika konsumen harus membayar angsuran atau ketika penagihan dan timbul lah berbagai alasan dari konsumen. Selain itu permasalahan di dalam penjualan kredit pada PT. Unity di Samarinda juga sangat kompleks dan melibatkan seluruh bagian diperusahaan, sebagai contoh, bagian akunting apabila tidak memberikan data yang akurat mengenai penjualan kredit maka dapat menghambat ketika proses penagihan. pada bagian pengiriman, sebelum barang dilepas ke tangan konsumen sebaiknya diperiksa terlebih dahulu 1

Mahasiswa Program S1 Ilmu Admistrasi Bisnis, Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Universitas Mulawarman. Email: [email protected]

eJournal Ilmu Administrasi Bisnis, Volume 4, Nomor 3, 2016: 841-853

kelengkapan dan fisik barang sampai ada kerusakan pada barang karena apabila ada kekurangan pada barang yang diorder oleh konsumen hal inilah yang nantinya menimbulkan komplain servis dan ujung – ujungnya mempengaruhi proses penagihan piutang. Karena itu penulis ingin mengetahui penerapan sistem penjualan kredit seperti apa yang diterapkan pada PT. Unity di Samarinda. Apakah sudah sesuai dengan prinsip – prinsip sistem pengendalian intern atau belum. Akhirnya penulis mengambil judul “ Analisis Penerapan Sistem Penjualan Kredit pada PT. Unity Di Samarinda.” Rumusan Masalah Berdasarkan uraian pada latar belakang di atas, maka rumusan fokus yang muncul dalam penulisan ini adalah “ Apakah penerapan sistem penjualan kredit pada PT. Unity di Samarinda sudah sesuai dengan Sistem Pengendalian Intern yang dikemukan Mulyadi.” Tujuan Penelitian 1. Untuk mengetahui penerapan sistem penjualan kredit pada PT. Unity di Samarinda dikaitkan dengan Sistem Pengendalian Inten yang dikemukan Mulyadi. 2. Untuk mengetahui penerapan sistem penjualan kredit yang diterapkan di PT. Unity di Samarinda. Manfaat Penelitian 1. Sebagai sumbangan pemikiran dan informasi kepada pihak manajemen dalam membuat kebijakan yang berkaitan dengan kebijakan penjualan kredit. 2. Sebagai bahan masukan dan informasi bagi pihak yang berkepentingan untuk melakukan penelitian sejenis. Kerangka Dasar Teori Pengertian Sistem Sistem yang dikemukan oleh West Churchman dalam bukunya yang berjudul The System Approach seperti yang dikutip oleh Krismiaji (2002:1) adalah sebagai berikut :“ Sebuah sistem dapat diDefinisikan sebagai serangkaian komponen yang dikoordinasikan untuk mencapai suatu tujuan.” Menurut Arif Suadi (2001:3) dalam bukunya Sistem Pengendalian Manajemen,menyatakan “Sistem adalah sekelompok komponen yang masingmasing saling menunjang,saling berhubungan maupun tidak,yang keseluruhan merupakan sebuah kesatuan.” Pengertian Prosedur Definisi prosedur menurut Mulyadi (2001:5) yaitu: “ Suatu urutan klerikal,biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu departemen atau lebih,yang dibuat untuk penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi berulang-ulang.” Mulyadi (2010:5) memberikan rincian kegiatan klerikal yang dilakukan untuk mencatat informasi ke dalam formulir-formulir,jurnal dan buku besar, yaitu terdiri dari kegiatan-kegiatan sebagai berikut: (a) Menulis, (b) Mengandalkan, (c) 842

Analisis Penerapan Sistem Kredit Pada PT. Unity Samarinda (Indah Fitra R.)

Menghitung, (d) Memberikan kode, (e) Mendaftar, (f) Memilih (mensortasi), (g) Memindah, dan (h) Membandingkan. Pengertian Akuntansi Akuntansi adalah suatu proses yang terdiri dari tiga aktifitas : identifikasi, pencatatan, dan mengkomunikasikan kejadian-kejadian ekonomi yang terjadi dalam suatu organisasi (bisnis atau non bisnis) untuk para pemakai yang tertarik pada informasi tersebut. Sedangkan Yusuf (2005:5) Mengartikan “Akuntansi sebagai proses (1) pencatatan,(2) penggolongan,(3) peringkasan,(4) pelaporan,dan (5) penganalisaan data keuangan dari suatu organisasi.” Kemudian Sadeli (2002:2) Menjelaskan “Akuntansi adalah proses mengidentifikasikan, mengukur, dan melaporkan informasi ekonomi untuk membuat pertimbangan dan mengambil keputusan yang tepat bagi pemakai informasi.” SeLanjutnya Horgen dkk yang diterjemahkan oleh Secokusumo (2003:3) Mendefinisikan akuntansi adalah suatu sistem yang mengukur aktivitas-aktivitas bisnis, memproses informasi tersebut kedalam bentuk laporan-laporan, dan mengkomunikasikannya kepada para pengambil keputusan.” Pengertian Penjualan Basu (2001: 8) menjelaskan bahwa “ penjualan atau menjual sebagai ilmu dan seni mempengaruhi pribadi yang dilakukan oleh penjual untuk mengajak orang lain agar bersedia membeli barang atau jasa yang ditawarkannya.” Philip (2000:133) menjelaskan pula tentang langkah – langkah dalam proses penjualan yang di alih bahasakan oleh Sindoro sebagai berikut: (a) Memilih, (b) Prospek dan menilai, (c) Prapendekatan, (d), Pendekatan, (e) Presentasi dan demonstrasi, (f) Mengatasi keberatan, (g) Menutup dan (h) Tindak lanjut. Pengertian Penjualan Kredit Mulyadi (2001: 455)” mendefinisikan penjualan kredit adalah penjualan yang dilaksanakan dengan cara mengirimkan barang sesuai dengan order yang diterima dari pembeli dan juga jangka waktu tertentu perusahaan mempunyai tagihan kepada pembeli tersebut.” Syarat Penjualan Kredit 2/10, net/30 yang dapat diartikan pembayaran dapat dilakukan dalam jangka waktu 10 hari sesudah waktu penyerahan barang dan mendapatkan potongan tunai sebesar 2% dari harga penjualan,dan pembayaran selambatlambatnya dilakukan dalam kurun 30 hari sesudah waktu penyerahan barang. Bila dalam kurun waktu 30 hari belum dilakukan pembayaran oleh pelanggan berarti makin besar jumlah investasi perusahaan dalam piutang. Faktor – Faktor Penjualan Kredit Faktor – faktor yang harus diperhatikan dalam penjualan kredit adalah sebagai berikut : (a) Standar Kredit, (b) Syarat Pembayaran, (c) Plafon Kredit, (d) Volume Penjualan Kredit, (e) Kebiasaan Pembayaran Pelanggan, dan (f) Kebijakan Pengumpulan piutang. 843


Fungsi yang terkait Mulyadi (2010:211) menjelaskan fungsi yang terkait dalam sistem penjualan kredit adalah : (a) Fungsi penjualan, (b) Fungsi kredit, (c) Fungsi gudang, (d) Fungsi pengiriman, (e) Fungsi penagihan, dan (f) Fungsi akuntansi. Dokumen yang digunakan Dokumen – dokumen yang digunakan dalam sistem penjualan kredit dijelaskan oleh mulyadi (2010:214) sebagai berikut : (a) Surat order pengiriman dan tembusannya, (b) Faktur dan tembusannya, (c) Rekapitulasi harga pokok penjualan, dan (d) Bukti memorial. Catatan Akuntansi yang digunakan Menurut Mulyadi (2010:218) catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem penjualan kredit adalah : (a) Jurnal penjualan, (b) Kartu piutang, (c) Kartu persediaan, (d) Kartu gudang, dan (e) Jurnal umum. Pengertian Sistem Pengendalian Intern Menurut Mulyadi (2010:163) “sistem pengendalian intern meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran – ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi mendorong Tujuan dari prinsip pengendalian intern yang pokok meliputi: (a) Penetapan tanggung jawab secara jelas, (b) Penyelenggaraan pencatatan yang memadai, (c) Pengasuransian kekayaan dan karyawan perusahaan, (d)Pemisahan pencatatan dan penyimpanan aktiva, (c) Pemisahan tanggung jawab atas transaksi yang berkaitan, (d) Pemakaian peralatan mekanisme (bila memungkinkan), (e) Pelaksanaan pemeriksaan secara independen. Tujuan Sistem Pengendalian Intern Tujuan pokok sistem pengendalian intern baik akan menjamin keamanan kekayaan para investor dan kreditur yang ditanamkan dalam perusahaan dan akan menghasilkan laporan keuangan yang dapat dipercaya dalam hal ini ada beberapa tujuan SPI sebagai berikut: (a) Menjaga kekayaan perusahaan, (b) Mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, (c) Mendorong efisiensi, (e) Mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen. Pengertian Piutang Menurut Jusup (2001:52) mendefinisikan bahwa piutang timbul apabila perusahaan (seseorang) menjual barang atau jasa kepada perusahaan lain (orang lain) secara kredit. Piutang merupakan hak untuk menagih sejumlah uang dari penjualan kredit pembeli yang timbul karena adanya suatu transaksi penjualan kredit.Berdasarkan pengertian diatas dapat dilihat bahwa piutang merupakan aset paling likuid kedua setelah kas jika perusahaan memerlukan dalam rangka pelunasan kewajiban kepada pihak ketiga.

844


Metode Penelitian Jenis Penelitian Penelitian ini berbentuk deskriptif kualitatif. Penelitian deskriptif ditujukan untuk mengumpulkan informasi secara aktual dan terperinci, mengidentifikasi masalah, membuat perbandingan atau evaluasi. Menurut Maman (2002:3) penelitian deskriptif berusaha menggambarkan suatu gejala sosial. Dengan kata lain penelitian ini bertujuan untuk menggambarkan sifat sesuatu yang tengah berlangsung pada saat studi. Metode kualitatif ini memberikan informasi yang mutakhir sehingga bermanfaat bagi perkembangan ilmu pengetahuan serta lebih banyak dapat diterapkan pada berbagai masalah. Jenis dan Sumber Data Adapun rincian data yang diperlukan dalam penelitian, untuk mempermudah dan mendukung pembahasan-pembahasan terhadap penelitian adalah sebagai berikut: (a) Gambar umum PT Unity Samarinda., (b) Struktur organisasi PT Unity Samarinda, (c) Dokumen-dokumen penjualan kredit yang digunakan, (d) Catatan akuntansi yang digunakan, (e) Fungsi-fungsi yang terkait, (f) Jaringan prosedur yang membentuk sistem, (g) Sistem otorisasi, (h) Flow chart sistem penjualan kredit. Teknik Pengumpulan Data Di dalam penelitian ini, penulis menggunakan beberapa teknik pengumpulan data yang digunakan untuk mencari data-data dan keteranganketerangan lain yang berhubungan dengan penelitian. Adapun teknik pengumpulan data yang digunakan adalah dengan menggunakan metode-metode sebagai berikut: 1. Observasi Merupakan upaya untuk mengamati secara seksama tentang fokus penelitian pada institusi masing-masing setting penelitian yang dilakukan dengan 2 cara yang meliputi : a. Jarak Dekat dimana upaya yang dilakukan peneliti untuk mendekati instansi,bahkan peneliti mengajukan pertanyaan kepada orang – orang sekitar perusahaan tersebut. b. Jarak Jauh dimana letak kedudukan perusahaan (Hasiara:2012) 2. Interview Wawancara langsung terhadap pimpinan dan karyawan perusahaan untuk mengumpulkan data-data yang digunakan sebagai bahan penunjang dalam penulisan skripsi ini (Hasiara:2012) 3. Dokumentasi Merupakan metode untuk mengumpulkan informasi yang di dapatkam berupa gambar, nota penjualan kredit, Kwintansi dan Formulir sebagai bukti sudah melakukan penelitian (Hasiara:2012) Teknik Analisis Data Untuk menguji kebenaran hipotesis sebagaimana telah dikemukan oleh penulis, maka metode yang digunakan adalah analisis komparatif yaitu 845


membandingkan antara sistem dan prosedur penjualan kredit berdasarkan teori dengan sistem dan prosedur penjualan kredit yang diterapkan pada PT. Unity di Samarinda. Di dalam menganalisis, gunakan uraian naratif, hasil wawancara,serta digunakan bagan alir (Flow chart). Hasil Penelitian Sejarah Perusahaan PT. Unity di Samarinda pertama kali berdiri dan diresmikan beroperasi pada hari Jumat,tanggal 8 juli 2008, yang merupakan ekspansi atau perluasan dari badan usaha yang bernama PT. Unity yang telah ada pada tahun 2004 di Depok. Kemudian PT Unity di Samarinda memperluas usahanya dengan membuka kantor Pusat di kota Samarinda.\ Pembukaan kantor pusat di samarinda dilakukan dan diresmikan pada hari Sabtu, tanggal 1 Desember 2012. Kantor pusat yang berada di kota samarinda ini juga tetap bergerak dalam bidang penjualan Elektronik dan Furnitur. Perusahaan ini mengalami kemajuan yang sangat pesat dalam perkembangannya, hal ini dapat dilihat dari hasil penjualan yang mengalami peningkatan khusus untuk penjualan kredit, penjualan yang meningkat tersebut karena didukung oleh adanya suatu kebijakan perusahaan yang meringankan pembeli dalam hal pembayaran dengan cara kredit atau angsuran yang ringan. Bidang Usaha PT. Unity Pusat Samarinda adalah Perusahaan yang bergerak dibiang perdagangan. Perdagangan dilakukan dalam bentuk penjualan Elektronik dan furniture ( Mesin cuci, kulkas, TV, Kipas angin, Speaker , Kompor gas, springbed,dan meja belajar). Perusahaan ini merupakan penjualan Elektronik dan furniture berbagai merk tergantung kebutuhan konsumen. Penjualan Elektronik dan furniture pada perusahaan ini dapat dilakukan secara tunai dan kredit. Penjualan kredit dilayani perusahaan baik secara langsung ataupun kerjasama dengan pihak kedua ( Prioritas Grup dll ). Sistem dan Prosedur Akuntansi Penjualan Kredit Fungsi yang terkait dalam sistem penjualan kredit PT. Unity di Samarinda Dari hasil penelitian yang dilakukan PT. Unity di Samarinda diketahui bahwa fungsi-fungsi yang terkait dalam sistem penjualan kreditnya antara lain meliputi fungsi penjualan,fungsi gudang, fungsi akuntansi, dan fungsi penerimaan kas/ kasir. Adapun penjelasan dari masing-masing fungsi tersebut adalah sebagai berikut: 1. Fungsi Penjualan Fungsi ini bertanggung jawab untuk melayani calon pelanggan yang datang sendiri atau prospek dari salesman, menjelaskan tentang spesifikasi produk yang ditawarkan berupa jenis atau type,harga dan informasi lain yang dibutuhkan calon pelanggan sampai dengan cara pembayaran. a. Menerima order pesanan dari calon pelanggan.

846


b. Meneliti status kredit dan memberi otoritas pemberian kredit kepada calon pelanggan. c. Membuat laporan penjualan harian. d. Membuat kartu gudang untuk mengetahui keluar masuknya barang. e. Membuat surat perjanjian jual beli kredit,nota penjualan dan surat jalan yang didistribusikan ke bagian-bagian yang terkait dalam penjualan. Bagian penjualan membuatkan nota penjualan yang berisi data-data, nama pelanggan, Type Elektronik dan tahun,nomor rangka dan mesin,alamat pelanggan,warna serta harga elektronik atau furniture. Nota penjualan tersebut merupakan dokumen yang bernomor urut tidak tercetak. Nota penjualan dibuat dibuat rangkap 3,rangkap satu untuk bagian sales,rangkap dua untuk bagian gudang,rangkap tiga untuk bagian accounting. Nota penjualan diotorisasi kebagian sales. 2. Fungsi Gudang a. Bertanggung jawab terhadap penyimpanan barang yang bertujuan untuk menjaga barang dari kerusakan. b. Menyiapkan barang-barang yang dipesan dari customer. c. Melakukan pengujian barang apakah kualitas produk yang dijual sesuai dengan standar yang ditetapkan d. Menyiapkan dokumen-dokumen yang digunakan dalam pengiriman barang. e. Bertanggung jawab dalam pengiriman barang sampai ketangan pelanggan. Berdasarkan nota penjualan rangkap kedua bagian gudang membuatkan surat pengantar barang yang berisi data, jumlah unit,nomor rangka ,nama alamat pelanggan,type,warna,serta tanggal. Surat pengantar barang diotorisasikan oleh kepala gudang.Surat pengantar barang dibuat rangkap empat, terdiri dari : rangkap satu untuk bagian gudang, rangkap dua untuk pelanggan, rangkap tiga untuk bagian sales, dan rangkap empat untuk bagian keuangan/accounting. 3. Fungsi Akuntansi a. Menyimpan dan mengatur segala dokumen-dokumen penting secara rapi dan sistematis agar bila diperlukan dapat diambil dengan cepat. b. Mencocokkan dan melakukan pengecekan atas bukti-bukti transaksi penjualan kredit. c. Membuat laporan piutang customer setiap bulan. 4. Fungsi Penerimaan Kas/Kasir a. Bertanggung jawab menerima uang kas dari pelanggan baik uang muka maupun pembayaran angsuran. b. Mencatat kas masuk dan kas keluar. c. Mengisi kas kecil. 847


d. Menyetor kas dari hasil penjualan ke bank. Dokumen dan catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem penjualan kredit PT.Unity di Samarinda Adapun dokumen yang digunakan untuk mencatat transaksi penjualan kredit agar dapat dengan mudah diketahui bila terjadi kesalahan dalam pencatatan transaksi pada PT.Unity di Smarinda adalah sebagai berikut : a. Nota Penjualan Dokumen ini dikeluarkan oleh bagian penjualan yang menjelaskan tentang jenis elektronik dan furniture yang dibeli, harga serta jumlah unit. Dokumen ini diotorisasikan oleh bagian penjualan dan kasir dengan persetujuan pimpinan perusahaan. b. Surat Pengantar Barang (SPB) Dokumen ini dibuat oleh bagian gudang yang terletak nomor urut dan berisi data mengenai jumlah unit, type, warna, nomor rangka dan alamat pelanggan serta tanggal c. Kwitansi Dokumen ini dikeluarkan oleh bagian kasir yang digunakan sebagai bukti pembayaran uang muka dari pelanggan kepada pihak accounting atas penjualan kredit.Dokumen ini berisi tentang nama pelanggan, jenis type serta warna barang. d. Bukti Kas Masuk (BKM) Dokumen ini dikeluarkan oleh bagian kasir yang dilampiri kwitansi dan digunakan sebagai bukti kas masuk dari pelanggan kepada pihak accounting yang berisi urutan pembayaran, jumlah uang, tanggal dan nomor. e. Laporan Kas Harian (LKH) Dokumen ini dikeluarkan oleh accounting berdasarkan bukti kas masuk dari kasir untuk dibukukan kedalam jurnal yang berisi tanggal, nomor bukti, uraian kas penerimaan, pengeluaran dan sisa. Adapun catatan akuntansi yang dihasilkan sehubungan dengan Sistem Penjualan Kredit pada PT. Unity di Smarinda adalah sebagai Berikut : a. Laporan Kas Harian (LKH) b. Bukti Kas Masuk (BKM) c. Kartu Gudang Laporan ini menyajikan jumlah Electronik atau Furniture yang keluar masuk dari gudang berdasarkan type dan jenisnya. d. Laporan Piutang Laporan ini menyajikan ringkasan piutang, nilai saldo awal, beserta total nilai mutasi dan nilai saldo akhir. Analisis Berdasarkan hasil penelitian yang telah dilakukan terhadap sistem dan prosedur penjualan kredit yang diterapkan oleh PT. Unity pusat Jln.Ahmad Yani diketahui bahwa pelaksana sistem dan prosedur penjualan kreditnya sudah 848


cukup memenuhi unsur-unsur pengendalian yang memadai, hanya saja masih terdapat beberapa kelemahan/kekurangan yang dapat menimbulkan peluang terjadinya hal-hal yang mengakibatkan kerugian bagi perusahaan. Oleh karena itu, perlu penyempurnaan dalam penerapan sistem dan prosedur penjualan kreditnya sehingga dapat benar-benar memenuhi unsur pengendalian intern. Untuk lebih jelasnya berikut akan dikemukan mengenai sistem dan prosedur penjualan yang diterapkan oleh PT. Unity ditinjau dari sistem pengendalian intern : 1. Organisasi Dari struktur organisasi yang ada diperusahaan masih belum adanya pemisahan tanggung jawab secara tegas, yaitu dengan masih adanya perangkapan tugas oleh satu bagian yang menurut prinsip pengendalian intern harus ada pemisahan fungsi-fungsi. Adanya perangkapan tugas tersebut menimbulkan tidak adanya suatu internal check diantara unit-unit yang terkait dalam suatu transaksi. Bagian-bagian yang masih terdapat perangkapan tugas antaranya adalah : 1. Bagian penjualan yang disatukan dengan bagian kredit,dalam hal ini fungsi survey yang berada dibawah naungan bagian penjualan yang mempunyai wewenang meneliti suatu kredit calon pelanggan. Selain itu fungsi penjualan juga merangkap fungsi menjadi fungsi gudang yang melakukan pemeriksaan fisik terhadap stock Electronik/Furniture dan membuat stock persediaan barang. 2. Selain itu bagian akuntansi dan penerimaan kas (kasir) dikerjakan oleh satu karyawan yang sama, sehingga membuka kesempatan bagi karyawan perusahaan tersebut untuk melakukan kecurangan. 2. Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan terhadap penjualan kredit perusahaan masih belum sesuai dengan syarat-syarat Sistem Pengendalian Intern yang baik. Hal ini dapat dibuktikan dari : a) Persetujuan kredit diotorisasi oleh bagian survey yang dijadikan satu dengan bagian penjualan. b) Kelemahan fungsi surveyor dalam menganalisa kemampuan calon pelanggan dalam pengajuan kredit barang dimana perusahaan sering mengalami kredit macet sehingga menimbulkan kerugian pada perusahaan. c) Untuk penyerahan barang kepada konsumen, tidak ada otorisasi dari perusahaan karena fungsi ini ditangkap oleh fungsi gudang. 3. Praktek yang sehat Dalam menjalankan kegiatan usahanya PT.Unity berusaha untuk menjalankan praktik yang sehat namun pada kenyataannya masih terdapat praktik yang kurang sehat yaitu :

849


a. Perusahaan tidak mengirimkan secara periodik pernyataan piutang kepada setiap debiturnya untuk menguji ketelitian catatan piutang yang diselenggarakan oleh fungsi akuntansi. b. Nota penjualan dibuat bernomor urut tetapi tidak tercetak, Pemberian nomor pada nota penjualan barang dilakukan secara manual, hal ini tentu saja dapat menimbulkan kesalahan seperti human error. c. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tangan jawabnya. Sesuai dengan hasil penelitian yang dilakukan, pada dasarnya karyawankaryawan yang bekerja pada PT.Unity sudah cukup memenuhi kualifikasi yang ditentukan,akan tetapi masih terdapat karyawan yang latar belakang pendidikannya tidak sesuai dengan tugas yang ditanganinya. Pembahasan Dari hasil analisis diketahui bahwa penerapan sistem dan prosedur pengendalian intern penjualan kredit PT.Unity masih terdapat kelemahan/kekurangan. Adanya perangkapan tugas, lemahnya sistem otorisasi tiap-tiap bagian, adanya praktik yang kurang sehat, dan karyawan yang latar belakang pendidikannya tidak sesuai dengan tugas yang ditanganinya membuktikan bahwa sistem yang diterapkan masih belum memenuhi unsur-unsur sistem pengendalian intern pada perusahaan dan kemudian membandingkan dengan unsur-unsur pengendalian intern menurut mulyadi, adapun unsur-unsur sistem pengendalian intern tersebut adalah sebagai berikut : Suatu struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas dan tepat antara fungsi operasi,fungsi pencatatan,serta fungsi penyimpanan. Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan. 1. Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dari tiap-tiap fungsi penyimpanan. 2. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawab. Untuk lebih jelasnya berikut ini akan dikemukan mengenai sistem dan prosedur penjualan kredit yang diterapkan oleh PT. Unity ditinjau dari sistem pengendalian Intern : 1. Struktur Organisasi a. Adanya perangkapan fungsi antara fungsi penjualan dan fungsi kredit, yang mana fungsi kredit merupakan bagian dari fungsi penjualan dapat menimbulkan kerugian bagi perusahaan. Pengendalian intern yang baik menyarankan agar dalam menangani kegiatan suatu perusahaan, setiap fungsi yang ada hendaklah terpisah dari fungsi-fungsi yang lainnya. Untuk itu diperlukan satu fungsi kredit yang bertugas menangani segala hal yang berkaitan dengan pengajuan kredit dari konsumen yang selanjutnya dinamakan fungsi kredit. b. Adanya bagian akuntansi dan bagian penerimaan kas (kasir) yang dikerjakan oleh satu karyawan yang sama membuat karyawan tersebut mempunyai kesempatan melakukan kecurangan yang biasa disebut Lopping dengan cara menunda pencatatan penerimaan kas dari 850


seseorang debitur, menggunakan kas yang diterima dari debitur untuk kepentingan pribadinya, dan menutupi kecurangan dengan cara mencatat kedalam kartu piutang debitur tersebut dari penerimaan kas dari debitur lain. Oleh karena itu fungsi akuntansi harus dipisahkan dengan fungsi kas agar kemungkinan kecurangan tersebut dapat dihindari, serta untuk menjaga kekayaan perusahaan dan menjamin ketelitian dan keandalan data. 2. Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan a. Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan terhadap penjualan kredit pada perusahaan ini masih belum selesai dengan syarat-syarat sistem pengendalian intern yang baik. Persetujuan pemberian kredit dilakukan oleh fungsi survey, dalam hal ini fungsi survey yang merupakan bagian dari fungsi penjualan dalam menganalisa dan meneliti status kredit calon pelanggan masih sering tidak memenuhi syarat-syarat yang ditentukan perusahaan. b. Otorisasi pengiriman/penyerahan barang yang dilakukan oleh fungsi gudang memberi peluang untuk terjadinya penyelewengan yang dapat merugikan perusahaan. Seharusnya otorisasi penyerahan barang berada ditangan fungsi pengiriman dengan sepengetahuan manajer atau bagian penjualan, sehingga cross cek antar stock barang yang ada digudang dengan barang yang keluar dapat lebih mencerminkan kebenaran dan mempersempit peluang terjadinya penyelewengan ataupun kesalahan. c. Menurut sistem pengendalian intern yang baik otorisasi terjadinya piutang berada pada fungsi penagihan yang pada perusahaan ini diperankan oleh fungsi piutang. Tujuan transaksi yang terjadi diotorisasi oleh bagian yang memiliki wewenang agar dapat menghindari kemungkinan terjadinya penyalahgunaan wewenang, sehingga kekayaan perusahaan dapat dijamin keamanannya. 3. Praktik yang sehat a. Surat pengantar barang bernomor urut tidak tercetak dan pemakaiannya dipertanggung jawabkan oleh fungsi gudang. Penomoran pada surat pengantar barang dilakukan secara manual dan pemakaiannya bukan dipertanggung jawabkan oleh bagian penjualan. Begitu pula dengan nota penjualan perusahaan, bernomor urut tidak tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi penjualan dan kasir bukan oleh fungsi penagihan. Dalam kaitanya dengan sistem pengendalian intern keadaan tersebut mencerminkan praktik yang kurang sehat karena memberikan kemungkinan untuk terjadinya kesalahan dalam pemberian nomor dokumen sumber ( Human eror). Dan bila kesalahan tersebut terjadi maka dapat menyebabkan kacaunya administrasi perusahaan dan pengarsipan dokumen. b. Fungsi akuntansi tidak mengirimkan pernyataan piutang secara periodik kepada debitur untuk menguji ketelitian catatan piutangnya. 851


Sisa piutang hanya dimonitoring oleh fungsi angsuran melalui draf/catatan piutang untuk tiap-tiap pelanggan, sehingga debitur tidak mempunyai bukti-bukti otentik mengenai catatan utangnya kepada perusahaan. Penerapan prosedur tersebut dikhawatirkan dapat menimbulkan perselisihan antara debitur dengan perusahaan mengenai jumlah sisa piutang. c. Pada perusahaan ini tidak pernah dijadikan job rotation ( perputaran jabatan). Penggantian jabatan dilakukan hanya apabila ada karyawan yang berhenti atau mengundurkan diri. Perputaran jabatan (Job rotation) dalam sebuah perusahaan diperlukan, sehingga apabila terjadi penyelewenangan dapat segera diketahui oleh orang yang menggantikan posisi tersebut. 4. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya a. Karyawan yang latar belakang pendidikannya tidak sesuai dengan tugas yang ditanganinya juga perlu diperhatikan oleh perusahaan, karena hal ini dapat menghambat kinerja dan eksistensi perusahaan. Pelayanan yang baik, sistem dan prosedur pencatatan yang tepat, serta laporan yang kurang akurat dipengaruhi oleh kinerja kemampuan dari karyawan perusahaan itu sendiri. b. Pemisahan tugas untuk masing-masing bagian, tiap-tiap fungsi akan membantu terlaksananya sistem pengendalian intern yang baik yang diharapkan perusahaan. Adapun bagian yang harus dipisahkan oleh perusahaan adalah bagian penjualan dan bagian kredit. Bagian penjualan merupakan bagian yang hanya mengurusi penjualan kredit yang sudah mencapai persetujuan dari bagian kredit mengurusi masalah penawaran dan pengajuan kredit dari konsumen sampai pada persetujuan atau penolakannya. Penutup Sistem dan prosedur penjualan kredit yang diterapkan oleh PT. Unity telah berjalan cukup baik, tetapi belum sepenuhnya sesuai dengan unsur – unsur pengendalian intern baik. Secara periodik bagian akuntansi tidak mengirimkan pernyataan piutang kepada setiap pelangga, sehingga tidak ada alat penguji terhadap ketelitian pencatatan bagan ini dan pelanggan tidak memiliknya bukti otentik mengenai catatan piutangnya pada perusahaan, yang dimungkinkan dapat menimbulkan selisih antara catatan piutang perusahaan dengan debitur atau pelanggannya. Masih terdapat praktik yang kurang sehat dalam sistem penjualan kredit pada PT. Unity dimana nota penjualan dan surat pengantar barang tidak bernomor urut tercetak, hal ini tidak sesuai dengan sistem dan prosedur pengendalian intern yang baik. Fungsi penjualan seharusnya terpisah dari fungsi kredit, sehingga fungsi kredit dapat melaksanakan tugas – tugas dan wewenangnya dengan lebih baik dimana dengan adanya fungsi kredit analisa pemberian kredit dapat dilakukan dengan 852


selektif sehingga mengurangi terjadinya kredit macet. Nota penjualan dan surat pengantar barang seharusnya dibuat bernomor urut tercetak. Hal ini bertujuan untuk menghindari terjadinya kesalahan ataupun penyimpangan sehingga dapat mencerminkan internal kontrol yang baik. Selain itu penomoran pada dokumen sumber membantu memudahkan dalam kegiatan administrasi perusahaan dan pengarsipan dokumen. Hendaknya diadakan perputaran jabatan (Job rotation) pada perusahaan ini agar bila terjadi penyimpangan – penyimpangan dapat segera diketahui oleh karyawan lain yang menggantikan posisi karyawan sebelumnya. Daftar Pustaka Alma, Buchari. 2007 . Manajemen Pemasaran & Pemasaran jasa. Bandung: CV. Alfabeta. Arthur W, 1995. Holmes dan David C. Burns. Accounting Informasi System. Edisi Ketiga. Terjemahan Hendra Teguh. Erlangga, Jakarta. Hasiara,Laode. 2012. Metode Penelitian Multi Paradigma Satu. Bagian Penerbitan Darkah Media. Malang Jusuf, Al Haryono (Ed). 2003. Dasar – dasar Akuntansi. Bagian Penerbitan Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi YKPN, Yogyakarta. Kotler, Phillip. 2000. Manajemen Pemasaran Edisi Milenium( Terjamahan). Prenhallindo, Jakarta. Kusnadi, 2004. Manajemen Pemasaran. Bagian Penerbitan Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia.Jakarta Lalu Hendry, Yujana. 2000. Akuntansi Keuangan Suatu Pengantar. Lembaga Penerbitan Fakultas Ekonomi. Universitas Indonesia. Jakarta. Mulyadi, 2010. Sistem Akuntansi. Penerbit Salemba Empat, Jakarta. Syahrul, 2000. Manajemen Pemasaran Edisi 1 (Pedoman), Yogjakarta. Samryn L.M, 2002. Akuntansi Manajerial Suatu Pengantar. Raja Grafindo Persada, Jakarta. Swastha, Basu dan Irawan. 2001. Manajemen Pemasaran Modern. Liberty, Yogjakarta. Soemarso, 2002. Akuntansi Suatu Pengantar. Rineka Cipta, Jakarta. Sugiyono, 2004. Metode Penelitian Administrasi. Edisi Kesepuluh (Edisi Revisi) Alfabeta, Bandung. Suadi,2001. Sistem Pengendalian Manajemen. Edisi Pertama BPFE,Yogyakarta Sumber Internet : news.palcomtech.com/.../Jurnal_Ferah_AnalisisUmurPiutangDagang.pdf

853

ANALISIS PENERAPAN SISTEM PENJUALAN KREDIT PADA PT UNITY DI SAMARINDA

Recommend Documents