92
BAB V HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN
A. Kebijakan Sistem dan Prosedur atas Penjualan Kredit dan Piutang Usaha PT Banjar Kencanasakti Sistem dan prosedur yang akan dijelaskan oleh penulis yaitu untuk menggambarkan kegiatan penjualan kredit dan piutang usaha yang dilakukan oleh PT Banjar Kencanasakti. Sistem dan prosedur ini bertujuan untuk mempertegas dan memperjelas tugas dan tanggung jawab utama setiap karyawan. Dengan demikian hasil dari pekerjaan setiap karyawan akan lebih maksimal. Perusahaan melakukan transaksi penjualan dengan memperlihatkan dokumendokumen yang berhubungan dengan penjualan kredit seperti purchase order (surat pemesanan barang), sales order, surat jalan, faktur penjualan dan faktur pajak. Dokumen-dokumen tersebut akan menjadi bukti bahwa perusahaan telah melakukan transaksi penjualan kredit pada customerserta memberikan batas limit kredit terhadap pembayaran barang yang dipesan sesuai dengan kesepakatan yang telah ditetapkan. Kemudian perusahaan akan melakukan penagihan terhadap barang yang dipesan oleh customer sesuai dengan batas limit kredit yang telah disepakati dalam perjanjian jual beli. Salesmenerima purchase order dari pembeli secara langsung saat kunjungan ke toko atupun melalui komunikasi telepon (order by phone) kemudian memeriksa harga dan kuantitas barang, memeriksa apakah harga telah sesuai dengan daftar harga
93
yang berlaku atau sesuai dengan kesepakatan antara pembeli dan bagian sales, selanjutnya memeriksa kuantitas barang apakah barang yang di pesan oleh pembeli tersedia atau tidak. Apabila harga dan kuantitas telah sesuai maka sales akan membuat salesorder sebagai bukti penerimaan pesanandari pembeli lalu diserahkan ke admin marketing untuk di cek mengenai ketersediaan limit kredit dari pelanggan yang bersangkutan dan kemudian dimintakan otorisasi kepada sales supervisor atau manager marketing. Setelah itu dimintakan persetujuan kepada bagian piutang dan atau manager finance.Setelah itu bagian logistik membuat surat jalan yang diberikan kepada bagian gudang untuk pengiriman barang dan admin marketing membuat faktur penjualan yang kemudian diberikan kepada bagian piutang sebagai dasar untuk menagih pada saat jatuh tempo. Bagian piutang bertanggung jawab atas semua kegiatan yang berhubungan dengan piutang usaha. Dimulai dari penerimaan faktur penjualan dari bagian adminmarketing dan faktur pajak dari bagian accountingkemudian didistribusikan kepada customer dan file bagian piutang berdasarkan kode bagian sales. Bagian piutang juga memeriksa overdue dan limit kredit yang dibuat oleh sales atau bagian marketing, serta status kredit yang telah disetujui oleh manager finance, selanjutnya melakukan pengontrolan tagihan, pembuatan penerimaan tagihan serta pembuatan laporan bulanan yang kemudian diserahkan kepada bagian accounting. Berdasarkan uraian diatas, maka sistem dan prosedur atas penjualan kredit dan piutang usaha pada PT Banjar Kencanasakti dapat dilihat dari alur aktivitas yang terkait dalam kegiatan penjualan kredit dan piutang usaha pada PT Banjar
94
Kencanasakti. Hal ini bertujuan untuk mengetahui apakah kegiatan penjualan kredit dan penanganan piutang usaha telah dilakukan sesuai dengan sistem dan prosedur yang ditetapkan oleh perusahaan.
95
1.
Alur Aktivitas Penanganan Order untuk Penjualan
Tabel 5.1 Alur Aktivitas Penanganan order untuk penjualan PT. BKS ALUR AKTIVITAS
DOKUMEN
KETERANG AN
Mulai
1.
Purchase Order
Salesman
terdiri dari 3
• Melakukan kunjungan ke toko berdasarkan Rute
rangkap :
Kunjungan Salesman yang telah disiapkan oleh HoA dan Manager Marketing / by phone order
Lbr 1 :Adm. Mkt
Sales Order
• Menerima order dari customer • Membuat SO (Sales Order) dan menyerahkan ke AR Keeper untuk dicek overdue & Credit Limitnya 2.
AR Keeper
• Membuka system ISX untuk mengecek Overdue dan Credit Limit atas order dari customer
3.Order bisa
direalese ?
Ya 2
SO (Sales order)
Tidak 3
Lbr 2 : Sales Lbr 3 : Logistik
96
ALUR AKTIVITAS
DOKUMEN
KETERANGAN
Dari Page 1
1. AR Keeper • Menandatangani SO lembar ke-1 dan ke-2 ke admin Marketing • Mengarsip 1 Lembar SO Rangkap ke 3 sebagai arsip
Dari Page 3
2. Admin Marketing • Menyerahkan SO lembar ke-1 ke bagian logistic untuk diproses pengiriman barangnya • Mengarsip SO lembar ke-2 persalesman 3. Admin Logistik • Membuat DO sesuai SO dari Admin Marketing • Menyerahkan DO Lembar ke-1 ke bagian pengiriman • Mengarsip SO Lembar ke-1 dengan dilampiri DO Lembar ke-2 4. Bagian Pengiriman • Menyerahkan DO ke bagian Gudang untuk mengambil barang sesuai order customer • • • •
5. Bagian Gudang Membuat SJ (Surat Jalan) sesuai SPPS Memuat barang dan menandatangani SJ bersama bagian pengiriman Mengarsip SJ Lembar ke-4 dengan dilampirkan DO Mencatat mutasi barang ke kartu stock gudang
6. Bagian Pengiriman • Mengirimkan barang ke Customer yang dituju • Meminta toko pemesan untuk menandatangani SJ • Bila pembayaran tunai maka SJ asli diberikan ke customer, Bag. Pengiriman membawa SJ lbr ke-2&3 dan uang tunai/Cek/Giro hasil pembayaran Customer dan disetorkan ke admin Logistic • Bila pembayaran kredit, Customer diberikan SJ lbr ke-3, SJ lbr ke-1&2 dibawa bagian pengiriman & disetorkan ke admin logistic Selesai
SO l
2. SO Manual
3.DO BKS
DO (Delivery order) terdiri dari 2 rangkap : Lembar 1 : Logistic Lembar 2 : Gudang
3.DO BKS
SJ (Surat Jalan) terdiri dari 4 Rangkap : 5. SJ Lembar ke 1 : Cust/Finance Lembar ke 2 : Finance Lembar ke 3 : Customer Lembar ke 4 : Gudang
6. SJ
97
ALUR AKTIVITAS
DOKUMEN
KETERANGAN
Dari Page 1
1. AR Keeper • Melakukan pengecekan atas pembayaran yang sudah diterima atau Cek/Giro yang sudah cair di rekening bank namun belum dilakukan pelunasan
Ada pembayaran yang belum di entry?
Ya
1. SO 1. Data Order blok
2
Tidak 2. AR Keeper • Meminta persetujuan release order sesuai kebijakan tentang otorisasi release order Ya Release Order ?
Tidak 3. AR Keeper • Melakukan Pending atas order tersebut • Mengarsip SO Pending dalam folder tersendiri Selesai
Sumber : SOP Perusahaan, Penanganan Order dan Penjualan, PT. Banjar Kencanasakti, Banjarmasin, 2010
Proses release order harus mengacu pada Kebijakan Perusahaan No. KP/BKS-FA/002 yang mengatur mengenai otorisasi persetujuan Limit Plafond ke Customer.
98
Berdasarkan aktivitas penjualan dan pengiriman barang yang berjalan di PT. Banjar Kencanasakti maka penjualan kredit dapat diuraikan sebagai berikut : a. Salesman mendapatkan order melalui kunjungan berdasarkan rute kunjungan salesman ataupun melalui telepon (order by phone) dengan menggunanakan price list yang berlaku sebagai panduan dalam menentukan harga jual. b.
Order yang diterima oleh salesman akan dicatat langsung ke dalam form sales orderyang bernomor urut untuk kemudian diperiksa ketersediaan stok oleh admin marketing dan dimintakan persetujuan dari sales supervisor atau area sales manager.
c. Admin marketing kemudian menyerahkan sales order yang sudah disetujui supervisor / area sales managerke bagian piutang untuk dilakukan pengecekan overdue dan credit limit dari pelanggan yang melakukan order di system ISX, sedangkan untuk sales order yang tidak disetujui atau dibatalkan akan diarsip oleh admin marketing. d. Bila pelanggan tidak memiliki overdue dan memiliki credit limit yang cukup maka bagian piutang akan menandatangani sales order pelanggan tersebut dan menyerahkan kembali ke admin marketing untuk bisa diproses menjadi delivery order agar bisa dilakukan pengiriman produk ke pelanggan.
99
e. Jika ditemukan ada overdue dan ataupun sisa credit limit yang tidak cukup maka sales order tersebut akan dimintakan persetujuan untuk release order kepada finance manager dan sales manager atau direksi. f. Jika otorisasi release order diberikan oleh finance manager dan sales manager atau direksi maka sales order tesebut akan di proses menjadi delivery order, jika tidak maka sales order tesebut akan dibatalkan dan salesman yang bersangkutan harus memberitahukan kepada pelanggannya. g. Setelah sales order disetujui maka admin marketingmengarsip SO lembar pertama dan menyerahkan SO lembar ketiga kepada admin logistic untuk diproses menjadi DO (Delivery order) h. Admin Logistik membuat DO dan menyerahkannya ke bagian gudang untuk kemudian di proses menjadi surat jalan sesuai dengan yang tertera pada SO yang dibuat oleh salesman dan telah mendapat persetujuan. i. Gudang melakukan pengecekan dan pencatatan atas mutasi barang keluar dari surat jalan yang dibuat dan mengarsip DO dengan surat jalan sebagai bukti pengeluaran barang. j. Bagian pengiriman melakukan pengiriman ke pelanggan dan melakukan kegiatan serah terima dengan pelanggan dan meminta tanda terima berupa tanda tangan dan stempel pelanggan. k. Jika pembayaran dilakukan tunai maka surat jalan asli diserahkan ke pelanggan setalah bagian pengiriman menerima pembayaran dari pelanggan,
100
jika pembayaran dilakukan secara kredit maka pelanggan mendapat SJ lembar ketiga. l. Penerimaan pembayaran dari pelanggan disetorkan oleh bagian pengiriman ke bagian kasir dan SJ diserahkan ke bagian fakturis m. Fakturis melakukan penginputan di system ISX dan mencetak invoice penjualan, kemudian surat jalan dan invoice yang sudah dicetak diserahterimakan ke bagian piutang untuk disimpan dalam brankas dan ditagihkan pada saat jatuh tempo.
101
2.
Alur Aktivitas Penagihan Piutang Usaha
Tabel 5.2 Alur Aktivitas Penagihan Piutang Usaha PT. Banjar Kencanasakti ALUR AKTIVITAS
DOKUMEN
KETERANGAN
Mulai
1. AR Keeper • Membuat DTH (Daftar Tagihan Kolektor) / Inkaso untuk invoice yang sudah jatuh tempo sesuai dengan rute kunjungan salesman • Menyiapkan Invoice berdasarkan Dasftsar Tagihan Kolektor / Inkaso • Menyerahkan Daftar Tagihan Kolektor / Inkaso dan Invoice ke Collector/Salesman untuk dilakukan penagihan • • • •
2. Collector / Salesman Menerima dan mencocokan Daftar Tagihan Kolektor/Inkaso dan Invoice yang akan ditagih dari AR Keeper Melakukan penagihan seusai Daftar Tagihan Kolektor/Inkaso Membuat Bukti Penerimaan Kas (BPK) / Bukti Penerimaan Cek/Giro Menyerahkan Daftar Tagihan Kolektor yang sudah dilengkapi dengan realisasi penagihan beserta Invoice yang belum ditagih ke AR Keeper
3. AR Keeper • Memeriksa Daftar Tagihan Kolektor/Inkaso dan membandingkan dengan jumlah hasil tagihan yang tertera pada BPK • Membubuhkan tanda tangan pada DTH/Inkaso sebagai bukti bahwa hasil tagihan sudah diperiksa 4. Collector / Salesman • Menyerahkan berkas dokumen hasil tagihan beserta uang / cek / giro ke kasir Ke page 2
1.Invoice 1.Daftar Tagihan Kolektor / Inkaso
2. Invoice 2.Daftar Tagihan Kolektor / Inkaso 2. Bukti Penerimaan Kas (BPK)
3.Daftar Tagihan Kolektor / Inkaso 3. Invoice 3Bukti Penerimaan Kas (BPK) 3Daftar Hasil Tagihan
1.Daftar Tagihan Kolektor (DTH) / Inkaso terdiri dari 4 (empat) rangkap : -1 lbr (asli) : AR Keeper -1 lbr (copy): Kasir -1 lbr (copy): Collector/Sales -1 lbr (copy): AR Keeper 2.Bukti Penerimaan Kas (BPK) / Bukti Penerimaan Cek/Giro terdiri dari 3 (tiga) rangkap : -1 lbr (asli) : Kasir -1 lbr (copy): AR Keeper -1 lbr (copy): Collector/Sales
102
ALUR AKTIVITAS
DOKUMEN
KETERANGAN
Dari page 1
5. Kasir • Menerima uang tunai / cek / giro , BPK, DTH/Inkaso dari Collector/Salesman • Memeriksa uang tersebut dengan BPK, apabila sudah sesuai maka bagian kasir akan menandatangani BPK • Menyerahkan Copy BPK dan DTH/Inkaso ke Collector/Salesman • Melakukan pencatatan uang tunai / cek / giro kedalam buku kas / buku giro • Memeriksa Saldo Buku Kas / Buku Cek/Giro dengan fisik uang tunai / cek / giro • Buku Kas / Buku Giro kasir ditandatangani oleh Head of F&A dan Kasir • Uang tunai / cek / giro yang sudah diterima disimpan ke dalam brankas dan disetor ke bank • Mengisi buku serah terima uang ke brankas yang ditandatangani oleh Head of F&A dan kasir. • Mencatat semua setoran kas pada buku kas 6. AR Keeper • Menerima BPK dan DTH/Inkaso dari kasir • Mencocokan dengan DTH/Inkaso yang diterima dari Collector/Salesman • Entry Pelunasan dalam system ISX • Mencetak daftar pembayaran piutang (total pelunasan harian) yang ditandatangani oleh Head of F&A dan AR Keeper • Memeriksa Invoice yang dapat ditagih pembayaran dan invoice yang belum dapat ditagih untuk disiapkan kembali dan dibuatkan DTH/Inkaso untuk ditagih pada esok harinya
5.BPK 5.Buku kas 5.Buku Cek/Giro 5.DTH / Inkaso
6. BPK 6. DTH / Inkaso 6. Daftar pembayaran
6. AR Keeper akan melakukan pemeriksaan fisik invoice atau opname nota 1 (satu) minggu sekali
Selesai
Sumber : SOP Perusahaan, Penanganan Piutang Usaha, PT. Banjar Kencanasakti, Banjarmasin, 2010
103
Berdasarkan pada aktivitas pengelolaan piutang usaha yang berjalan di PT. Banjar Kencanasakti, maka penagihan piutang PT. BKS dapat diuraikan sebagai berikut : a. Bagian piutang menyiapkan semua invoice yang sudah jatuh tempo sesuai rute kunjungan salesman dan dibuatkan DTH (Daftar Tagihan Harian) untuk kemudian diserahkan ke kolektor atau salesman untuk dilakukan penagihan ke pelanggan yang bersangkutan. b. Kolektor atau salesman menerima dan mencocokan antara DTH dan invoice yang diberikan oleh bagian piutang, setelah cocok menandatangani tanda terimanya. c. Kolektor atau salesman melakukan penagihan ke pelanggan yang terdaftar di DTH dengan menerima pembayaran berupa uang tunai dan cek atau giro dan kemudian membuatkan bukti penerimaan kas dan cek/giro (BPK). Jia menerima pembayaran dalam bentuk cek atau giro maka wajib dituliskan atas nama PT. Banjar Kencanasakti sebagai penerimanya d. Invoice yang tidak tertagih dikembalikan ke bagian piutang dengan membuat serah terima di DTH yang ada pada kolektor/salesman.. e. Bagian piutang mencocokan nilai piutang yang tertagih dengan bukti penerimaan yang dibuat oleh kolektor atau salesman dan memeriksa jumlah invoice yang dikembalikan untuk kemudian disimpan kembali ke dalam brankas dan menandatangani serah terima invoice jika sudah sesuai.
104
f. Semua hasil penagihan yang sudah dibuatkan bukti penerimaan kas untuk uang tunai dan bukti penerimaan cek/giro untuk cek/giro yang diterima oleh kolektor/salesman untuk kemudian disetorkan ke bagian kasir. g. Bagian kasir akan menerima semua uang tunai dan atau cek/giro yang diserahkan kolektor/salesman kemudian mencocokkan dengan jumlah BPK dan DTH yang sudah ditandatangani oleh bagian piutang. Setelah cocok maka semua uang dan atau cek/giro tersebut diterima dan kasir akan menandatangani BPK dan DTH dari kolektor/salesman tersebut. h. Kasir akan mencatat semua penerimaan ke dalam buku kas atau cek/giro di system ISX umtuk kemudian di cetak dan di tandatangani oleh finance manager. i. Uang dan cek/giro yang diterima akan disimpan di brankas untuk kemudian disetorkan ke bank. j. Bagian piutang akan melakukan validasi berdasarkan penerimaan uang dan cek/giro dari kasir untuk kemudian melakukan pelunasan piutang disystem ISX. k. Bagian piutang kemudian mencetak daftar pelunasan untuk ditandatangani dan diserahkan ke finance manager. l. Bagian piutang dan kasir secara rutin melakukan opname piutang dan hasil tagihan dengan bagian akuntansi untuk memastikan bahwa jumlah saldo buku piutang dan kas yang tertera di system ISX sesuai dengan kartu piutang dan kas yang ada.
105
B. Evaluasi Pengendalian Internal atas Penjualan Kredit dan Piutang Usaha PT Banjar Kencanasakti Evaluasi pengendalian internal bertujuan untuk melihat apakah prosedur kerja yang ditetapkan oleh perusahaan telah berjalan dengan efektif dan efisien atau tidak. Evaluasi ini dilakukan dengan cara membuat kuesioner atas dasar instruksi kerja atau prosedur yang ditetapkan oleh perusahaan mengenai penjualan kredit dan piutang usaha PT Banjar Kencanasakti kemudian diberikan kepada karyawan terkait yang melakukan pekerjaan atas penjualan kredit dan piutang usaha, selanjutnya penulis menganalisa atas hasil kuesioner yang telah dijawab oleh karyawan tersebut.
1. Instruksi Kerja Penjualan Kredit dalam Hal Penanganan Order Adapun instruksi kerja atas kegiatan penjualan kredit dalam hal penanganan order dibagi berdasarkan hal – hal berikut ini : a. Penerimaan Order Kegiatan yang dilakukan adalah sebagai berikut : 1) Sales Mengunjungi pembeli sesuai rute kunjungan dengan menggunakan price list sebagai panduan penetapan harga jual, sales menerima order dari pembeli. 2) Penerimaan order dapat secara lisan melalui telepon atau PO yang dikirimkan oleh pembeli. b. Pengecekan Stok Kegiatan yang dilakukan adalah sebagai berikut :
106
1) Setelah order diterima, sales atau admin marketing memeriksa stok barang yang dipesan oleh pembeli dan mengkonfirmasikan kembali kepada pembeli. 2) Pengecekkan dilakukan dengan melihat pada menu ISX pada menu stock pilih nama / kode barang yang dikehendaki untuk dilihat stoknya. c. Pembuatan Order Sales Order adalah catatan yang dibuat sebagai bukti penerimaan dari pembeli. Setiap sales harus mengisi semua bagian yang ada di dalam formulir Sales Order dengan jelas dan benar, terutama untuk nama barang yang dipesan, jenis / tipe , jumlah, harga, nama pelanggan, alamat pengiriman, dan jangka waktu pembayaran. d. Verifikasi Order Kegiatan yang dilakukan adalah sebagai berikut : 1) Sales Order yang telah dibuat oleh sales diverifikasi admin marekting dan disetujui oleh sales supervisoratau area sales manager. 2) Bilamana order dari pembeli diterima secara lisan bukan oleh sales yang bersangkutan,
maka
penanganan
order
dapat
dilakukan
oleh
adminmarketingdengan meminta persetujuan Sales Order dari supervisor sales atau areasales manager. 3) Untuk pembeli baru maka sales wajib mengisi form customer baru dan produk baru yang ditandatangani oleh sales, supervisor sales atau manager
107
marketing yang kemudian diserahkan ke accounting untuk diinput dalam program ISX. 4) Staff Accounting mengecek kelengkapan pengisian form customer baru dan kemudian diinput ke dalam komputer. Staff Accounting berhak menolak formulir data customer baru yang diserahkan sales bila tidak lengkap atau belum ditandatangani oleh supervisor sales atau manager marketing. 5) Kemudian form customer baru akan diserahkan ke bagian finance untuk diisi term payment dan limit kredit, setelah itu dikembalikan ke admin marketing untuk diarsipkan. 6) Admin Marketing harus memeriksa kelengkapan Sales Order yang diserahkan tersebut dan berhak mengembalikannya kepada sales yang bersangkutan untuk melengkapinya bila ada yang kurang lengkap. 7) Semua Sales Order yang sudah diperiksa dan diterima oleh admin marketing menjadi tanggung jawab bagian tersebut untuk diproses. 8) Sales Orderyang masuk dari sales baik yang secara lisan maupun melalui telepon untuk pengiriman esok harinya paling lambat jam 16.00 selebihnya dimasukkan dalam penambahan pengiriman pagi hari dan harus diterima bagian logistik paling lambat jam 09.00 ( dengan catatan stok barang benar – benar siap) 9) Format Sales Orderyang ada sebagai berikut : a) Warna putih untuk bagian marketing admin b) Warna merah untuk sales.
108
c)
Warna kuning untuk logistik.
e. Pembuatan Dokumen Kegiatan yang dilakukan adalah sebagai berikut : 1) Sales Orderdiproses, diinput di komputer untuk dibuat surat jalan dan faktur. 2) Pertama – tama input data di sistem ISX, yaitu : Transaksi ÆPenjualan. Kolom – kolom yang harus diisi : Kode LanggananÆSalesÆShip ToInput barang yang diorder di kolom Item ( Kode barang yang diorder ) ÆDescription ( nama barang yang diorder, otomatis akan keluar apabila kita sudah mengklik kode barang di kolom Item ) ÆQuantity / QtyÆHargaÆDisc. Setelah lengkap di isi maka klik savelalu print. 3) Apabila over limit, Sales Orderdiotorisasi oleh bagian finance, kemudian dapat diproses. Setelah itu data yang sudah di proses akan berpindah ke invoice. 4) Delivery Order adalah catatan yang dibuat oleh bagian logistikuntuk menginstruksikan pengeluaran ke gudang dan pengiriman barang. Delivery order dibuat sesuai dengan data yang tercantum dalam Sales Orderdan berfungsi sebagai dasar untuk membuat surat jalan di gudang.
f. Revisi atau pembatalan Sales Order Kegiatan yang dilakukan adalah sebagai berikut :
109
1) Revisiataupun pembatalanSales Orderharus dibuat, bila ada kesalahan, yaitu : a) Salah harga atau kuantitas b) Customer tidak jadi beli ( surat jalan sudah dibuat atau barang sudah dikirim ) c) Barang dikembalikan dengan berbagai alasan ( sudah di acc supervisor sales ) Semua dokumen sales order yang di revisiataupun dibatalkan di file dalam ordner khusus oleh admin marketing
2. Prosedur Penjualan Kredit Berdasarkan Teori Menurut Krismiaji dalam bukunya yang berjudul sistem informasi akuntansi edisi ketiga menjelaskan bahwa prosedur penjualan kredit adalah sebagai berikut42 : a.
Bagian Penjualan menerima surat pesanan pembelian dari customer
b.
Atas dasar surat pesanan tersebut, membuat surat order penjualan sebanyak 6 lembar dan didistribusikan sbb : 1) Lembar kesatu dan order pelanggan, diserahkan ke bagian penagihan untuk disimpan sementara
42
Krismiaji, Sistem Informasi Akuntansi, Edisi Ketiga, UPP-STIM YKPN, Yogyakarta , 2010, Hal. 307
110
2) Lembar kedua diserahkan ke bagian pengiriman 3) Lembar ketiga dan keempat dimintakan persetujuan ke bagian kredit 4) Lembar kelima dikirimkan ke pelanggan 5) Lembar keenam diarsipkan nomor urut c.
Atas dasar surat order penjualan lembar ketiga dan keempat yang diterima dari bagian penjualan, bagian kredit memeriksa data kredit pelanggan, yang mencakup sejarah kredit dan batas kredit (credit limit) pelanggan tersebut. Selanjutnya, bagian ini memberikan persetujuan (tanda tangan) terhadap surat order penjualan tersebut dan meneruskannya ke bagian gudang.
d.
Atas dasar surat order penjualan lembar ketiga dan keempat yang telah diotorisasi, bagian gudang mempersiapkan barang yang akan dikirim. Selanjutnya bagian gudang mendistribusikan surat order penjualan sebagai berikut : 1) Lembar ketiga bersama dengan barangnya diserahkan ke bagian pengiriman 2) Lembar keempat diarsipkan urut nomor
e.
Setelah menerima surat order penjualan (yang telah diotorisasi) dan barang dari bagian gudang, bagian pengiriman ini mengeluarkan surat order penjualan lembar kedua dari arsipnya.
111
f.
Atas dasar kedua dokumen tersebut, bagian pengiriman membuat nota pengiriman sebanyak tiga lembar dan didistribusikan sebagai berikut : 1) Lembar kesatu bersama-sama dengan surat order penjualan yang telah diotorisasi, diserahkan ke bagian penagihan 2) Lembar kedua bersama-sama dengan surat order penjualan lembar kedua diarsipkan urut tanggal 3) Lembar ketiga bersama-samadengan barangnya dikirimkan kepada pelanggan
g. Setelah menerima surat order penjualan yang telah diotorisasi dan nota pengiriman lembar kesatu dari bagian pengiriman, bagian penagihan mengeluarkan surat order penjualan lembar kesatu dan surat pesanan pembelian pelanggan dari arsipnya. h. Atas dasar keempat dokumen ini, bagian penagihan membuat faktur penjualan sebanyak tiga lembar dan didistribusikan sebagai berikut : 1) Lembar kesatu dikirimkan kepada pelanggan 2) Lembar kedua diserahkan ke bagian piutang 3) Lembar ketiga diarsipkan urut nomor bersama-sama dengan surat order penjualanlembar ketiga yang telah diotorisasi, nota pengiriman lembar kesatu, surat pesanan pembelian pelanggan, dan surat order penjualan lembar kesatu, setelah sebelumnya digunakan sebagai dasar untuk mencatat ke jurnal penjualan.
112
i. Setelah menerima faktur penjualan lembar kesatu dari bagian penagihan, bagian ini memeriksa nomor seri faktur. Selanjutnya bagian piutang akan memposting transaksi tersebut ke rekening pelanggan yang bersangkutan, dan mengarsipkan faktur penjualan tersebut urut tanggal. Berdasarkan SOP atau instruksi kerja penjualan kredit dalam hal penanganan order yang telah diterapkan oleh PT Banjar Kencanasakti di atas, apabila dibandingkan dengan teori yang relevan maka instruksi kerja tersebut telah sesuai.
3. Intruksi Kerja Bagian Penagihan dalam Piutang Usaha Adapun instruksi kerja bagian penagihan dalam hal pengelolaan piutang usaha adalah sebagai berikut : a.
Menerima faktur penjualan dari bagian fakturissebagai bukti penambahan piutang usaha disertai dengan lampiran surat jalan, kemudian disimpan dalam brankas.
b.
Faktur yang diterima dari fakturisdidistribusikan kepada customer melalui kolektor atau sales dengan membuatkan Daftar Tagihan Harian (DTH) dan melalui ekspedisi apabila customer berada di luar kota, copy faktur di file berdasarkan kode sales dan sesuai tanggal jatuh tempo.
c.
Mengontrol tagihan baik yang diambil oleh kolektor maupun yang melalui transfer, apakah hasil tagihan sesuai dengan nilai yang tertera pada faktur dan
113
apakah semua tagihan yang dibawa kolektor berdasarkan DTH berhasil tertagih semua atau tidak untuk dibuatkan laporan hasil penagihan. d.
Kasir membuat penerimaan tagihan yang berasal dari kolektor, transfer maupun giro. Yaitu dengan mengisi form bukti penyerahan kas / giro dengan disertai copy faktur yang telah dibayar oleh customer dan copy giro apabila customer membayar dengan giro kemudian diberikan kepada bagian piutang untuk dicatat dalam kartu piutang.
e.
Membuat analisa umur piutang
f.
Setiap bulan melakukan pengecekkan antara saldo buku besar piutang usaha dengan kartu piutang yang bersama dengan bagian akuntansi.
4. Prosedur Pengelolaan Piutang Usaha Berdasarkan Teori Menurut Ahmad Syafi’i Syakur dalam bukunya Intermediate Accounting langkah – langkah penting yang harus dilakukan dalam piutang usaha adalah sebagai berikut43 : a.
Pembeli harus diklasifikasikan berdasarkan kriteria yang telah ditetapkan manajemen.
b.
Bagian piutang harus menjalankan fungsinya dengan baik berdasarkan prosedur baku yang telah ditetapkan; mempunyai catatan yang sistematis tentang kredit pelanggan (buku piutang), menyimpan copy faktur berdasarkan
43
Ahmad Syafi’i Syakur, Op.cit, Hal. 95
114
urutan tanggal jatuh temponya, melakukan analisis umur piutang, dan secara berkala (akhir bulan) membuat dan mengirimkan surat pernyataan piutang kepada pembeli, membuat catatan tentang faktur yang diserahkan ke bagian penagihan untuk ditagih setiap harinya, menerima kembali faktur – faktur pada sore harinya serta mencocokkanya dengan catatan faktur yang telah diserahkan, serta membuat prelist tape piutang yang dapat ditagih, selanjutnya menyerahkan prelist tape tersebut ke bagian akuntansi. c.
Kegiatan penagihan harus dikendalikan dengan baik berdasarkan prosedur baku yang telah ditetapkan; setiap hari harus membuat laporan tentang penagihan yang telah dilakukan, menyerahkan hasil penagihan disertai dengan rekapitulasi hasil penagihan ke bagian penerimaan kas dan menyerahkan kembali faktur yang tidak dapat ditagih dan copy faktur yang dapat ditagih kepada bagian piutang. Berdasarkan instruksi kerja bagian penagihan yang telah diterapkan oleh
PT Banjar Kencanasakti diatas, apabila dibandingkan dengan teori masih kurang sesuai karena dalam instruksi kerja tersebut tidak mengirimkan surat pernyataan piutang kepada pembeli secara berkala, sehingga kesesuaian antara catatan perusahaan dengan catatan pembeli tidak dicocokkan. Dan hal ini memungkinkan untuk terjadinya perselisihan nilai dengan pembeli yang mengakibatkan data kurang akurat. Selain itu adakegiatan penagihan piutang pelanggan yang dilakukan oleh salesyang dikarenakan luasnya area kerja dan terbatasnya sumber daya
115
manusia yang ada, sehingga ada resiko fraudyang bisa dilakukan oleh salesman sebagai tenaga penjual yang merangkap sebagai kolektor.Fraud atau kecurangan merupakan penipuan yang dibuat untuk mendapatkan keuntungan pribadi atau untuk merugikan orang lain. Dalam hukum pidana, kecurangan adalah kejahatan atau pelanggaran yang dengan sengaja menipu orang lain dengan maksud untuk merugikan mereka, biasanya untuk memiliki seesuatau/harta benda ataupun keuntungan dengan cara tidak adil.44
5. Kuesioner atas Penjualan Kredit dan Piutang Usaha Perusahaan membutuhkan sistem pengendalian internal yang dapat mengamankan harta perusahaan, memberikan keyakinan bahwa apa yang dilaporkan adalah benar-benar dapat dipercaya dan dapat mendorong adanya efisiensi usaha serta dapat terus menerus memantau bahwa kebijakan yang telah ditetapkan memang dijalankan sesuai dengan apa yang diharapkan. Untuk memperoleh gambaran apakah sistem dan prosedur atas penjualan kredit dan piutang usaha telah berjalan secara efektif dan efisien sesuai dengan yang diharapkan oleh perusahaan, maka penulis menyebarkan kuesioner kepada karyawan terkait mengenai penjualan kredit dan piutang usaha sebagai berikut :
44
https://accounting-media.blogspot.com / Kamis, 27 Juni 2013
116
Tabel 5.3 Internal Control Questionnaires (ICQ) Penjualan Kredit & Piutang Usaha Pada PT. Banjar Kencanasakti NO
PERTANYAAN PENJUALAN Pemisahan tugas yang memadai 1
Apakah fungsi bagian penjualan terpisah dengan bagian keuangan, akuntansi dan logistik ?
2
Apakah fungsi pembuatan formulir pesanan penjualan (sales order) terpisah dengan bagian yang melakukan persetujuan order (release order)?
3
Apakah ada pemisahaan kewajiban yang memadai diantara pencatatan penjualan, penagihan dan penanganan penerimaan kas? Otorisasi yang tepat atas transaksi
4
Apakah order pembelian dari pembeli yang dibuat oleh salesman harus disetujui oleh sales supervisor / sales manager ?
5
Apakah penyimpangan dari limit kredit harus disetujui oleh pejabat perusahaan yang berwenang ?
Y
T
SKOR
117
Dokumen dan catatan yang memadai 6
Apakah perusahaan menggunakan daftar harga (price list) ?
7
Apakah perusahaan mempunyai daftar rute kunjungan salesman ?
8
Apakah untuk setiap penjualan diminta surat pesanan (purchase order) dari pembeli ?
9
Apakah formulir pesanan penjualan (Sales Order) telah bernomor urut dan dipertanggungjawabkan?
10
Apakah dokumen pengiriman / Surat jalan telah bernomor urut dan dipertanggung jawabkan?
11
Apakah pencatatan penjualan didukung oleh dokumen pengiriman yang sah dan pesanan pelanggan yang disetujui?
12
Apakah faktur penjualan telah bernomor urut dan dipertanggung jawabkan? Pengendalian fisik
13
Apakah setiap pengiriman barang didasarkan pada surat jalan – SJ (delivery order – DO) ?
14
Apakah bukti pengiriman atau surat jalan diarsip dengan baik?
118
Pengecekan pekerjaan secara independen 15
Apakah bagian gudang mengecek memeriksa ketepatan kuantitas barang yang dikirim?
16
Apakah piutang dagang direkonsiliasikan dengan buku besar umum setiap bulan oleh bagian akuntansi?
PIUTANG Pemisahan tugas yang memadai 1
Apakah ada pemisahan kewajiban yang memadai antara bagian penagihan, bagian piutang dan bagian kasir?
2
Apakah fungsi bagian penagihan terpisah dengan fungsi salesman sebagai bagian penjualan?
3
Apakah pencatatan penerimaan kas dan pelunasan piutang dilakukan oleh bagian yang berbeda? Otorisasi yang tepat atas transaksi
4
Apakah hanya orang tertentu yang boleh memegang dan menyimpan kartu piutang/invoice?
5
Apakah setiap penagihan yang dilakukan oleh kolektor berdasarkan pada Daftar Tagihan Harian yang disiapkan dan diotorisasi oleh bagian piutang?
119
Dokumen dan catatan yang memadai 6
Apakah dibuat kartu piutang per langganan?
7
Apakah kartu piutang perlanggan dikirimkan ke pelanggan yang bersangkutan?
8
Apakah secara periodik dibuat analisis umur piutang dan yang sudah jatuh tempo difollow up? Pengendalian fisik
9
Apakah pengaman fisik kartu piutang cukup?
10
Apakah pengaman fisik hasil penerimaan tagihan cukup?
11
Apakah secara rutin diadakan pencocokan saldo perkiraan kontrol (buku besar piutang) dengan kartu piutang?
12
Apakah secara rutin diadakan pencocokan saldo perkiraan kontrol (buku besar kas) dengan fisik kas ?
13
Apakah hasil penagihan langsung diserahkan kepada bagian penerimaan kas dalam waktu yang tidak begitu lama dan dalam jumlah yang seharusnya diterima?
14
Apakah pada cek/giro mundur telah dicantumkan nama perusahaan?
120
Pengecekan pekerjaan secara independen 15
Apakah ada konfirmasi piutang yang dilakukan oleh bagian akuntansi kepada pelanggan yang bersangkutan?
C. Analisa Hasil Evaluasi Pengendalian Internal atas Penjualan Kredit dan Piutang Usaha PT Banjar Kencanasakti Dalam penelitian ini hasil evaluasi pengendalian internal berupa kuesioner atas penjualan kredit dan piutang usaha dianalisa dengan memberikan penilaian atas kuesioner tersebut, yaitu dengan menggunakan skala Guttman. Skala pengukuran dengan tipe ini merupakan skala yang digunakan untuk menilai penelitian yang menginginkan jawaban tegas seperti “ Ya – Tidak”, “ Efektif – Tidak efektif “, “Benar – Salah “, “ Setuju – Tidak Setuju “, dan sebagainya. Skala Guttman ini dapat dibuat dalam bentuk pertanyaan pilihan ganda atau checklist. Jawaban yang dibuat dengan skor tertinggi 1 ( satu ) dan skor terendah 0 ( nol ). Analisa perhitungan atas skala Guttman tersebut sebagai berikut45 : 1.
Langkah pertama, menentukan banyaknya pertanyaan yang akan diajukan kepada responden.
2.
Langkah kedua, menentukan skor ideal ( kriterium ) tertinggi dan terendah.
3.
Langkah ketiga, melakukan perhitungan, jumlah jawaban dikalikan dengan skor ideal (kriterium) kemudian dijumlahkan.
45
Sugiyono, Metode Penelitian Bisnis, Alfabeta, Bandung, 2008, Hal. 137
121
4.
Langkah keempat, mengalikan skor ideal ( kriterium ) dengan jumlah pertanyaan.
5.
Langkah kelima, berdasarkan keempat langkah tersebut maka baru tingkat penelitian akan dapat terlihat dengan cara hasil langkah ketiga dibagi dengan perkalian jumlah skor ideal ( kriterium tertinggi ) dengan jumlah pertanyaan, kemudian dikalikan 100%.
6.
Langkah terakhir, tarik kesimpulan dengan membuat gambar berikut ini : Batas tertinggi skor ideal ( kriterium )
0%
50%
100%
Batas terendah skor ideal ( kriterium ) Gambar 5. 1 Batas Keefektifitasan
Berdasarkan langkah – langkah diatas, maka analisa atas hasil kuesioner penjualan kredit dan piutang usaha PT Banjar Kencanasakti adalah sebagai berikut : 1.
Menentukan Banyaknya Pertanyaan yang Akan Diajukan kepada Responden Dalam penelitian ini ada dua jenis kuesioner, yaitu kuesioner atas penjualan kredit dan kuesioner atas piutang usaha. Banyaknya pertanyaan untuk kuesioner atas penjualan kredit ada 16 (enam belas) pertanyaan yang harus dijawab, sedangkan untuk kuesioner atas piutang usaha ada 15 (lima belas) pertanyaan yang harus dijawab oleh responden.
122
2.
Menentukan Skor Ideal ( Kriterium ) Tertinggi dan Terendah Dalam penelitian ini skor tertinggi diberi nilai 1 ( satu ) dan skor terendah diberi nilai 0 ( nol )
3.
Melakukan Perhitungan Perhitungan ini adalah dengan cara jumlah jawaban dikalikan dengan skor ideal (kriterium) kemudian dijumlahkan. Sebelum dibuat perhitungan, hasil dari kuesioner dibuatkan tabel seperti dibawah ini : Tabel 5.4 Hasil Kuesioner atas Penjualan Kredit
Responden 1 2 3 4 5 6 7 Hasil
1 1 1 1 1 0 1 0 5
2 1 0 1 1 0 1 0 4
3 1 1 1 1 1 1 1 7
4 1 1 1 1 1 1 1 7
5 1 1 1 1 1 1 1 7
6 1 1 1 1 1 1 1 7
7 1 1 1 1 1 1 1 7
Kuesioner 8 9 0 1 1 1 1 1 1 1 0 1 0 1 0 1 3 7
10 1 1 1 1 1 1 1 7
11 1 1 1 1 1 1 1 7
12 1 1 1 1 1 1 1 7
13 1 1 1 1 1 1 1 7
14 1 1 1 1 1 1 1 7
15 1 1 1 1 1 1 1 7
16 1 1 1 1 1 1 1 7
Nilai ya tidak 14 2 14 2 15 1 15 1 12 4 14 2 12 4 96 16
Dari tabel kuesioner atas penjualan kredit diatas, maka dapat dibuat perhitungan berikut ini : Jawaban Ya
= 96 x 1
= 96
Jawaban Tidak
= 16 x 0
= 0
Jumlah
= 96
123
Tabel 5.5 Hasil Kuesioner atas Piutang Usaha Responden 1 2 3 4 5 6 7 Hasil
1 1 1 1 1 1 1 1 7
2 0 0 0 0 0 0 0 0
3 1 1 1 1 1 1 1 7
4 1 1 1 1 1 1 1 7
5 1 1 1 1 1 1 1 7
6 1 1 1 1 1 1 1 7
Kuesioner 7 8 9 0 1 1 0 1 1 0 1 1 0 1 1 0 1 1 0 1 1 0 1 1 0 7 7
10 1 1 1 1 1 1 1 7
11 0 0 0 0 0 0 0 0
12 1 1 1 1 1 1 1 7
13 1 1 1 1 1 1 1 7
14 1 1 1 1 1 1 1 7
15 1 1 1 1 1 1 1 7
ya 12 12 12 12 12 12 12 84
Dari tabel kuesioner atas piutang usaha diatas, maka dapat dibuat perhitungan berikut ini : Jawaban Ya
= 84 x 1
= 84
Jawaban Tidak
= 21 x 0
= 0
Jumlah 4.
= 84
Mengalikan Skor Ideal ( Kriterium ) dengan Jumlah Pertanyaan Dalam kuesioner atas penjualan kredit maka hasil dari perkalian antara skor ideal ( kriterium) dengan jumlah pertanyaan adalah : 1 x 96 = 96, sedangkan untuk kuesioner atas piutang usaha hasil perhitungannya adalah : 1 x 84 = 84.
5.
Hasil Perhitungan Tingkat penelitian akan dapat terlihat dengan cara hasil langkah ketiga dibagi dengan perkalian jumlah skor ideal ( kriterium tertinggi ) dengan jumlah pertanyaan, kemudian dikalikan 100%. Oleh karena itu, untuk mengetahui tingkat penelitian ini, maka hasil yang diperoleh adalah sebagai berikut :
Nilai tidak 3 3 3 3 3 3 3 21
124
a. Kuesioner atas Penjualan Kredit Jumlah Jawaban Jumlah Pertanyaan
x 100%
= 96 x 100 % 112 = 85,71 %
b. Kuesioner atas Piutang Usaha Jumlah Jawaban Jumlah Pertanyaan
x 100%
= 84 x 100 % 105 = 80,00 %
6.
Tarik Kesimpulan Dari hasil perhitungan diatas, maka dapat diambil kesimpulan sebagai berikut : a.
Kuesioner atas Penjualan Kredit Dari perhitungan diatas, diperoleh hasil 85,71%. Berdasarkan kriteriakriteria penilaian hasil jawaban untuk pengendalian internal, maka hasil ini memberikan sinyal bahwa pengendalian internal yang diterapkan atas penjualan kredit sudah efektif. Seperti yang digambarkan dalam gambar 5. 2 berikut ini :
125
Efektif
Tidak Efektif 0%
85,71% 50%
100%
Gambar 5.2 Hasil Kuesioner atas Penjualan Kredit b. Kuesioner atas Piutang Usaha Dari perhitungan diatas, diperoleh hasil atas kuesioner piutang usaha sebesar80,00%. Hasil ini memberikan informasi jika piutang usaha sudah efektif. Untuk lebih jelas dapat dilihat pada gambar 5.3 berikut ini :
Efektif
Tidak Efektif 0%
80,00 % 50%
100%
Gambar 5.3 Hasil Kuesioner atas Piutang Usaha
Dari hasil kedua internal kontrol kuesioner diatas dapat dikatakan bahwa keefektifan dari pengendalian internal tersebut tidaklah sempurna karena tidak
126
mencapai 100 %, sehingga selisihnya ini adalah sebagai temuan bahwa sistem dan prosedur yang telah ditetapkan oleh perusahaan tidak dijalankan semestinya oleh responden. Adapun temuan – temuan tersebut adalah sebagai berikut : 1) Tidak semua fungsi bagian penjualan terpisah dengan bagian keuangan, akuntansi dan logistik.Ini menyebabkan tidak adanya pemisahan tugas yang memadai, seperti salesman yang masih merangkap fungsi penagihan 2) Tidak adanya pemisahan fungsi antara pembuatan sales orderdengan bagian yang melakukan persetujuan order. Ini menyebabkan ada pemberian otoritas yang tidak tepat atas persetujuan sales order tersebut. 3) Tidak semua transaksi penjualan didasarkan pada surat pesanan (purchase order) dari pembeli sehingga perusahaan tidak memiliki dokumen yang lengkap dalam proses transaksi. 4) Tidak adanya pemisahan antara fungsi bagian penagihan dengan fungsi salesman sebagai bagian penjualan. Ini menimbulkan resiko kesalahan atau kecurangan yang berpotensi kerugian bagi perusahaan 5) Tidak dikirimkannya kartu piutang perlangganan ke pelanggan yang bersangkutan sebagai alat konfirmasi piutang. 6) Tidak dilakukannya secara rutin pencocokan antara buku besar piutang dengan kartu piutang. Ini menimbulkan resiko kerugian karena tidak adanya pengendalian fisik atas aset perusahaan.
