BAB IV PEMBAHASAN AUDIT OPERASIONAL ATAS FUNGSI PENJUALAN KREDIT DAN PIUTANG USAHA PADA PT. GROOVY MUSTIKA SEJAHTERA
Audit operasional adalah audit yang dilaksanakan untuk menilai efisiensi, efektivitas, dan ekonomis dari setiap kegiatan operasi perusahaan dan untuk menilai kinerja suatu fungsi dalam suatu perusahaan.
Dalam
audit
operasional,
seorang
auditor
harus
mengorganisir kegiatannya sehingga auditor dapat melaksanakan tugas secara efisien, efektif, dan ekonomis. Oleh karena itu auditor harus mempunyai
kerangka
tugas
yang
menjadi
pedomannya
dalam
melaksanakan tugas audit. Audit operasional terhadap PT. Groovy Mustika Sejahtera adalah pemeriksaan atas fungsi penjualan kredit dan piutang usaha, dan tujuan dilakukan pemeriksaan adalah untuk menilai efisiensi, efektivitas, dan ekonomis, serta menilai kinerja sehingga dapat memberikan kesimpulan mengenai kinerja perusahaan dan memberikan rekomendasi untuk perusahaan. 39
IV. 1. Tujuan Audit Operasional atas Fungsi Penjualan Kredit dan Piutang Usaha PT. Groovy Mustika Sejahtera. Sesuai dengan ruang lingkup pembahasan audit operasional pada PT Groovy Mustika Sejahtera, yang akan dibahas hanya mencakup tentang kegiatan penjualan kredit dan piutang usaha. Tujuan pemeriksaan operasional atas fungsi penjualan kredit dan piutang usaha pada PT. Groovy Mustika Sejahtera yaitu : 1. Untuk menilai apakah pelaksanaan kegiatan penjualan kredit dan penagihan piutang telah terlaksana sesuai dengan kebijakan dan prosedur yang telah ditetapkan perusahaan. 2. Untuk mendeteksi kelemahan dalam kegiatan penjualan kredit dan piutang usaha serta memberikan rekomendasi untuk mengatasi kelemahan - kelemahan yang ditemukan. 3. Untuk
Mengembangkan
rekomendasi
untuk
mengatasi
kelemahan – kelemahan yang ditemukan dan memberikan rekomendasi untuk meningkatkan penjualan perusahaan. IV. 2. Tahap – Tahap Audit Operasional IV. 2.1. Survei Pendahuluan ( Preliminary Survey) Agar suatu audit dapat dilaksanakan dengan baik dan benar, maka seorang auditor harus terlebih dahulu memahami 40
lingkungan yang akan diaudit. Tujuan dari survei pendahuluan yaitu untuk menjamin seorang auditor untuk mendapatkan informasi umum dalam waktu singkat mengenai latar belakang suatu perusahaan yang akan diaudit, informasinya yaitu mengenai bisnis perusahaan dan kegiatan operasional perusahaan, sehingga akan diperoleh pengetahuan yang jelas secara umum mengenai kegiatan perusahaan yang akan diaudit. Prosedur Pemeriksaan 1. Melakukan
pembicaraan
pendahuluan
dengan
pihak
manajemen dan manajer akuntansi, serta menjelaskan tujuan dan cara pemeriksaan yang akan dilakukan. 2. Mengumpulkan data dan informasi mengenai struktur organisasi perusahaan, uraian tugas bagian yang terkait dengan fungsi penjualan dan piutang usaha serta prosedur penjualan dan penagihan piutang. 3. Mempelajari proses penjualan dan penagihan piutang usaha. 4. Mengamati pelaksanaan fungsi penjualan dan penagihan piutang.
41
5. Mempersiapkan : a) Dokumentasi Meliputi dokumen – dokumen yang diperlukan untuk menunjang
penugasan
pemeriksaan
dan
juga
mempelajari tujuan, standar, dan kebijakan operasi dari unit yang diperiksa (seperti Sales Order, Surat Jalan, Faktur dan dokumen lain yang terkait). b) Kuesioner Kuesioner dibuat sebagai pedoman pemeriksaan dalam pelaksanaan penelitian lapangan dan dirancang untuk membantu pemeriksa dalam menilai unit yang diperiksa. c) Wawancara Wawancara dilakukan dengan pihak – pihak yang terlibat dalam unit yang diperiksa, mempelajari pihak – pihak dari fungsi yang diperiksa dan juga melakukan inspeksi secara fisik atas operasi yang diperiksa sehingga dapat membantu pemeriksa untuk lebih memahami kegiatan unit yang diperiksa.
42
IV. 2.2. Pengujian Sistem Pengendalian Manajemen Sistem Pengendalian Manajemen perlu diuji agar dapat menilai apakah kinerja perusahaan sudah sesuai dengan tujuan yang
telah
ditetapkan
oleh
perusahaan.
Dan
untuk
mengidentifikasi kelemahan – kelemahan yang ada dalam Sistem Pengendalian Manajemen yang akan berdampak bagi kinerja perusahaan
serta
mengembangkan
TAO
(Tentative
Audit
Objective) menjadi FAO (Finding Audit Objective). Prosedur Pemeriksaan Dalam tahap ini penulis menggunakan suatu daftar pertanyaan mengenai pengendalian intern yaitu internal control questionnaires (ICQ). Daftar pertanyaan untuk pengendalian intern atas fungsi penjualan kredit dan piutang usaha pada PT. Groovy Mustika Sejahtera adalah sebagai berikut :
43
PT. GROOVY MUSTIKA SEJAHTERA INTERNAL CONTROL QUESTIONNAIRES PENJUALAN KREDIT DAN PIUTANG USAHA
No.
Pertanyaan
Y
T
Keterangan
Penjualan 1.
Apakah penjualan dilakukan secara tunai dan
√
kredit? 2.
3.
Apakah fungsi penjualan dipisahkan dari : a. Fungsi penerimaan kas
√
b. Fungsi piutang
√
c. Fungsi pengiriman barang
√
Apakah setiap penjualan diminta surat
Tidak selalu √
pesanan (sales order) dari pembeli?
diminta sales order dari pembeli.
4.
Apakah perusahaan mempunyai daftar harga tertulis?
√
44
5.
Apakah perusahaan mempunyai pedoman √
pemberian potongan yang jelas dan tertulis? 6.
Apakah perusahaan menetapkan batas kredit tertentu bagi setiap pelanggan?
7.
√
Apakah perusahaan selalu melakukan survey terhadap pelanggan baru yang ingin √
melakukan pembelian kredit ke perusahaan?
8.
Apakah digunakan faktur penjualan yang bernomor urut tercetak?
9.
Apakah pencatatan penjualan didukung oleh faktur penjualan yang telah diotorisasi?
10.
√
Apakah faktur yang batal disimpan untuk pemeriksaan?
11.
√
√
Apakah penyelesaian pesanan pelanggan √
selalu diselesaikan tepat waktu? 12.
Apakah perusahaan selalu melakukan pengecekan fisik barang sebelum dikirim?
√
45
13.
Apakah untuk retur penjualan dilengkapi dengan memo retur dari bagian penjualan dan
√
diotorisasi oleh Manajer? 14.
Apakah barang yang dikembalikan dibukukan dalam buku persediaan?
15.
√
Apakah dibuat laporan penjualan bulanan? √ Piutang
16.
Apakah dibuat kartu piutang?
√
Bila ya : a. Apakah secara bulanan atau kuartalan √
diadakan pencocokan saldo perkiraan control (buku besar piutang) dengan kartu piutang? b. Apakah dilakukan pengamanan yang
√
cukup terhadap kartu piutang? c. Apakah hanya orang tertentu yang memegangnya?
√
46
17.
Apakah penagihan piutang berdasarkan jatuh tempo dilakukan setiap bulan?
18.
Apakah dilakukan penagihan piutang pada pelanggan yang tidak membayar tepat waktu?
19.
√
√
Apakah catatan piutang di-update setiap hari? √
20.
Apakah saldo piutang diperiksa secara √
periodik oleh Manajer serta tingkat kolektibilitasnya? 21.
Apakah penagihan piutang dilakukan dengan cara telepon atau datang ke tempat
Ya, dilakukan √
kedua-duanya.
pelanggan? 22.
Apakah pelanggan yang tidak melunasi √
piutang pada saat jatuh tempo dikenakan sanksi penalti? 23.
Apakah untuk penagihan dibuatkan bukti kwitansi?
√
Bila ya : a. Apakah kuitansi tersebut memiliki √ nomor urut tercetak?
47
b. Apakah kuitansi dibuat setelah diperiksa terlebih dahulu ke masing –
√
masing saldo piutang? 24.
Apakah dilakukan penghapusan piutang dagang bila pelanggan sudah tidak mampu
√
untuk membayar? 25.
Apakah piutang yang telah dihapuskan masih tetap dilakukan usaha – usaha penagihannya?
26.
Apakah dibuat penyisihan piutang tak tertagih dalam jumlah yang mencukupi?
27.
√
√
Apakah bukti untuk penagihan atas piutang yang telah dihapuskan, diamankan untuk
√
mencegah penyalahgunaan? 28.
Apakah penghapusan piutang tersebut disetujui dan diotorisasi oleh Manajer?
29.
√
Apakah perusahaan selalu melakukan perhitungan akan jumlah tunai yang dibawa
√
kolektor dan mencocokan jumlah yang tertera pada dokumen yang mendukung?
48
30.
Apakah digunakan kwitansi tanda penerimaan √
uang dari pelanggan? 31.
Apakah faktur dan surat jalan disertakan dalam melakukan penagihan piutang?
32.
Apakah penerimaan berupa cek mundur/giro diberikan ke bagian kasir?
33.
√
√
Apakah hasil penagihan langsung diserahkan kepada kasir dalam waktu yang tidak terlalu
√
lama dan dalam jumlah yang seharusnya diterima? 34.
Apakah jumlah yang diterima disetor
Biasa 1 atau 2 √
seluruhnya dengan segera ke bank?
hari setelah penagihan baru disetorkan ke bank
35.
Apakah perusahaan memperoleh dan menyimpan bukti setor yang telah disahkan
√
oleh bank?
49
36.
Apakah bukti setoran dicocokkan dengan pencatataan penerimaan kas? Dan apakah
√
kasir melakukan pencatatan atas penerimaan kas pada buku kas harian?
37.
Apakah perusahaan selalu melakukan rekonsiliasi bank?
38.
Apakah perusahaan melakukan perputaran jabatan pada bagian piutang?
39.
√
√
Apakah ada internal audit departemen yang memeriksa, dan apakah tugas dan fungsi
√
sesuai dengan yang berlaku?
IV. 3. Program Pemeriksaan Fungsi Penjualan Kredit dan Piutang Usaha. IV. 3.1. Prosedur Pemeriksaan Atas Penerimaan Pesanan Tujuan Pemeriksaan Untuk mengetahui apakah semua pesanan dari pelanggan sudah ditangani sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan perusahaan, mulai dari tahap awal penerimaan pesanan sampai dengan pemenuhan pesanan tersebut.
50
Prosedur Pemeriksaan 1. Dapatkan informasi mengenai kebijakan dan prosedur penerimaan pesanan dari pelanggan baik yang dilakukan secara tertulis maupun tidak tertulis. 2. Periksa apakah setiap pesanan dilengkapi dengan surat pesanan dari pelanggan dan periksa apakah data yang diperlukan sudah terjamin kelengkapannya, seperti : a. Nomor dan tanggal surat pesanan. b. Nama barang, jenis barang, harga dan jumlah yang dipesan. c. Tanggal pengiriman pesanan. 3. Periksa apakah ada komunikasi antara pelanggan dengan project sales. 4. Periksa dan tentukan jumlah transaksi pesanan dari pelanggan untuk mengetahui adanya pesanan yang sudah dipenuhi dan yang belum atau baru sebagian pesanan yang dipenuhi. 5. Tentukan jumlah kerugian perusahaan yang terjadi atas kerugian potensial dari penyimpangan tersebut. 6. Tentukan pihak yang bertanggung jawab atas penyimpangan tersebut. 7. Buat
kesimpulan
hasil
pemeriksaan
dan
saran-saran
yang
akan
dikemukakan.
51
Hasil Pemeriksaan Berdasarkan pemeriksaan terhadap prosedur penerimaan pesanan dari pelanggan ditemukan bahwa perusahaan telah cukup baik dalam menangani penerimaan pesanan dari pelanggan, tapi masih terdapat kelemahan yaitu tidak setiap order dari pelanggan dilengkapi surat pesanan dari pelanggan sehingga memungkinkan adanya kesalahan dalam pemenuhan pesanan pelanggan. Dan hal yang kurang mendapat perhatian perusahaan dalam proses penerimaan pesanan adalah perhitungan waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pesanan pelanggan yang dilakukan oleh estimator. Perhitungan yang kurang tepat tersebut akan menyebabkan pesanan pelanggan tidak dapat diselesaikan dengan tepat waktu dan pengiriman barang tidak sesuai waktu yang telah disepakati dalam kontrak yang telah disepakati bersama. Sebaiknya perusahaan menambah karyawan di bagian estimator sehingga perhitungan yang dilakukan untuk proses produksi akan lebih akurat. IV. 3.2 Prosedur Pemeriksaan Atas Persetujuan Kredit Tujuan Pemeriksaan 1. Untuk mengetahui apakah perusahaan memiliki kebijakan tertulis mengenai pengelolaan piutang dan penagihannya. 2. Untuk mengetahui apakah setiap penjualan kredit diotorisasi dan mendapat persetujuan dari Manajer.
52
Prosedur Pemeriksaan 1. Dapatkan dan pelajari pedoman prosedur penanganan persetujuan kredit yang telah ditetapkan. 2. Selidiki apakah penanganan atas persetujuan kredit telah diotorisasi oleh Manajer. 3. Periksa apakah persyaratan pelanggan telah diidentifikasikan dengan jelas. 4. Buat kesimpulan hasil pemeriksaan dan saran-saran yang akan dikemukakan. Hasil Pemeriksaan Berdasarkan prosedur yang ditetapkan perusahaan, jika ada pelanggan baru yang melakukan pembelian secara kredit maka bagian pemasaran diharuskan untuk menilai apakah pelanggan tersebut layak untuk diberikan kredit atau tidak. Dari hasil pemeriksaan terhadap prosedur persetujuan kredit perusahaan ditemukan bahwa perusahaan tidak melakukan survey terhadapa pelanggan baru yang ingin melakukan transaksi kredit dengan perusahaan. Perusahaan tidak mempunyai persyaratan apapun yang harus dipenuhi oleh pelanggan baru. Seharusnya perusahaan melakukan survey terlebih dahulu jika ada pelanggan baru yang akan melakukan pembelian secara kredit karena pelanggan yang baru tidak memiliki sejarah dengan perusahaan sehingga tidak dapat memeriksa status kredit dari perusahaan tersebut. Dan melakukan survey terhadap pelanggan baru juga untuk menghindari terjadinya kredit macet.
53
IV. 3.3. Prosedur Pemeriksaan Pencatatan dan Penagihan Piutang Tujuan Pemeriksaan Untuk mengetahui apakah pencatatan dan penagihan piutang dagang perusahaan telah berjalan secara efektif dan efisien. Serta untuk memastikan bahwa piutang dagang dibayarkan tepat waktu oleh pelanggan. Prosedur Audit 1. Dapatkan dan pelajari dengan cermat prosedur pencatatan penjualan perusahaan. 2. Memeriksa apakah bagian piutang membuat daftar piutang dagang dan bagian piutang mengirimkan tagihan ke pelanggan secara rutin. 3. Memeriksa apakah perusahaan mengirimkan surat pernyataan piutang pada pelanggan setelah laporan progress diterbitkan. 4. Memeriksa apakah bagian penagihan membuat aging schedule secara berkala dan selalu melakukan pemeriksaan setiap periodenya. 5. Memeriksa apakah perusahaan memberikan sanksi pada pelanggan yang terlambat membayar piutang. 6. Buatkan saran-saran perbaikan atas permasalahan yang ada di perusahaan tersebut.
54
Hasil Pemeriksaan Berdasarkan pemeriksaan yang dilakukan, ditemukan bahwa perusahaan tidak memiliki kebijakan pemberian sanksi terhadap pelanggan atas keterlambatan pembayaran piutang. Dengan tidak adanya sanksi atas keterlambatan pembayaran piutang maka akan banyak pelanggan yang tidak membayar tepat waktu walaupun sudah ditagih secara periodik sesuai dengan tanggal jatuh tempo. Dan kuitansi penagihan piutang tidak diberi nomor urut tercetak. Seharusnya dalam perusahaan ditetapkan kebijakan pembayaran piutang. Berdasarkan pemeriksaan terhadap prosedur pencatatn piutang tersebut juga diketahui bahwa Manajer tidak memeriksa secara rutin saldo piutang dan tingkat kolektibilitasnya. Sehingga tidak dapat diketahui performa kinerja bagian penagihan piutang, apakah sudah efektif dan efisien. IV. 4. Hasil dan Temuan Pemeriksaan Operasional atas Fungsi Penjualan Kredit dan Piutang Usaha. Dari hasil pemeriksaan yang dilakukan sesuai dengan program pemeriksaan terhadap penjualan kredit dan piutang usaha serta internal control questionnaires ditemukan beberapa kelemahan dalam pelaksanaan prosedur dan kebijakan manajemen yang akan dilaporkan memuat temuan – temuan yang didapat selama pemeriksaan, dan rekomendasi yang dapat digunakan oleh manajemen sebagai pelaporan perbaikan dalam pelaksanaan operasional perusahaan.
55
Dalam pelaporan temuan audit selama pemeriksaan, laporan temuan harus berdasarkan fakta, data dan bukti – bukti yang kuat. Penyajian fakta dan rekomendasi harus disusun secara tepat dan jelas dan kesimpulan yang dibuat mendukung hasil temuan. Sebagai hasil akhir dari pemeriksaan terhadap penjualan dan piutang usaha pada unit usaha perusahaan, penulis mengemukakan hasil pemeriksaan secara terinci atas temuan yang sesuai dengan kondisi yang seharusnya. Berdasarkan pemeriksaan operasional atas fungsi penjualan kredit dan piutang usaha pada PT. Groovy Mustika Sejahtera dapat disimpulkan bahwa pengendalian intern perusahaan cukup baik. Hal ini dapat dilihat dari : 1. Digunakan formulir – formulir yang cukup memadai, misalnya : •
Bernomor urut tercetak sehingga dapat dipertanggung jawabkan oleh pihak – pihak yang berkepentingan.
•
Tembusan dari setiap formulir sudah memiliki warna yang berbeda sehingga mempermudah pendistribusian antara bagian di perusahaan.
2. Perusahaan selalu melakukan rekonsiliasi bank secara rutin pada periode tertentu sehingga dapat dilakukan koreksi dengan segera jika terdapat kesalahan. 3. Perusahaan telah melakukan pemisahan tugas dan tanggung jawab, hal tersebut dapat dilihat dari adanya pemisahan tugas antara bagian penjualan, penerimaan kas dan bagian piutang. 56
Walaupun sistem pengendalian intern perusahaan sudah cukup baik, tetapi terdapat kelemahan – kelemahan dalam pelaksanaan prosedur dan kebijakan yang telah ditetapkan perusahaan, yaitu : 1. Penyelesaian proyek tidak selalu tepat waktu Perusahaan sering terlambat menyelesaikan pesanan pelanggan antara 5 sampai 10 hari dari waktu perjanjianyang telah disepakati bersama. Seharusnya proyek atau pesanan pelanggan diselesaikan tepat waktu sesuai dengan perjanjian yang telah disepakati bersama dalam kontrak penjualan. Penyelesaian proyek atau pesanan pelanggan yang tidak tepat waktu disebabkan barang yang diproduksi tidak selesai tepat waktu seperti yang telah dihitung sebelumnya oleh estimator. Hal itu disebabkan pengiriman bahan baku yang dibutuhkan perusahaan untuk proses produksi dari supplier sering terlambat. Hal
ini
akan
mengurangi
kepuasan
pelanggan
terhadap
perusahaan. Pelanggan akan merasa kecewa dan di masa mendatang akan mencari perusahaan lain untuk memenuhi kebutuhannya. Jika pelanggan pada akhirnya memutuskan kerjasama dengan perusahaan maka hal ini dapat merugikan perusahaan.
57
2. Perusahaan tidak melakukan survey terlebih dahulu terhadap konsumen baru. Perusahaan tidak melakukan penelitian terhadap konsumen yang baru pertama kali melakukan transaksi dengan perusahaan. Seharusnya setiap pelanggan yang baru melakukan transaksi secara kredit dengan perusahaan harus dinilai kemampuannya untuk melunasi kreditnya dalam jangka panjang. Hal ini disebabkan karena perusahaan berpendapat bahwa kebijakan yang mengharuskan pelanggan untuk membayar 25% dari nilai kontrak sebagai uang muka sebelum pesanan pelanggan diproduksi sudah cukup baik dan bagian pemasaran menganggap dengan melakukan penelitian terhadap konsumen yang baru pertama kali melakukan transaksi dengan perusahaan dapat menyulitkan perusahaan untuk mendapatkan pelanggan baru. Dengan melakukan penelitian terhadap pelanggan membuat pelanggan tersebut merasa tidak dipercaya dan dapat membuat pelanggan tidak jadi melakukan kerja sama dengan perusahaan. Sebaiknya perusahaan melalui bagian piutang harus membuat kebijakan dan persyaratan mengenai pelanggan baru yang harus dipenuhi sebelum menyetujui order, sehingga jumlah pelanggan yang sering terlambat melunasi piutangnya dapat berkurang. Salah satu persyaratan yang dapat diterapkan untuk pelanggan baru yaitu adanya kebijakan mengenai bank garansi. Bank Garansi adalah jaminan pembayaran yang 58
diberikan kepada pihak penerima jaminan (perusahaan), apabila pihak yang dijamin (pelanggan) tidak memenuhi kewajiban. Selama jangka waktu bank garansi belum berakhir, simpanan giro atau deposito yang dijadikan jaminan lawan akan dibekukan oleh bank dan jika pada akhirnya pihak terjamin ternyata cidera janji (wanprestasi), pihak penerima jaminan dapat mengajukan tuntutan (claim) kepada bank, sehingga perusahaan sebagai penerima jaminan tidak akan menderita kerugian bila pihak yang dijamin melalaikan kewajiban karena penerima jaminan akan mendapat ganti rugi (pembayaran) dari bank. 3. Perusahaan tidak selalu meminta surat pesanan (sales order) dari pelanggan. Perusahaan tidak selalu meminta surat pesanan kepada pelanggan, jadi terkadang pesanan tidak tertulis secara jelas. Dengan begitu, kemungkinan terjadi kesalahan menjadi besar dalam penyediaan barang pesanan pelanggan. Barang yang disediakan perusahaan akan tidak sesuai dengan yang diinginkan oleh pelanggan, dengan begitu barang-barang yang tidak sesuai pesanan akan tidak jadi dibeli oleh pelanggan dan kemungkinan pelanggan akan menjadi kecewa dan mencari perusahaan lain. Dengan begitu, perusahaan akan mengalami kerugian. Seharusnya setiap ada pelanggan yang melakukan pemesanan, diminta surat pesanan dari pelanggan, agar perusahaan tidak salah
59
menyediakan barang pesanan pelanggan. Dan dengan hal itu juga, pelanggan merasa puas dan akan menjadi pelanggan tetap di perusahaan. 4. Perusahaan tidak mengenakan sanksi penalti bagi pelanggan yang tidak melunasi piutangnya pada saat jatuh tempo. Perusahaan tidak memiliki kebijakan mengenai pemberian sanksi atas keterlambatan pembayaran piutang yang telah jatuh tempo. Berdasarkan sampel yang penulis lakukan terhadapa 10 kuitansi yang diterima perusahaan dari pelanggannya ditemukan bahwa sekitar 3 lembar kuitansi atau sebesar 30% tanggal pembayarannya telah melebihi jatuh tempo pembayaran. Jangka waktu keterlambatan antara 1 sampai 2 bulan. Seharusnya perusahaan menetapkan kebijakan sanksi atas keterlambatan pembayaran piutang yang berupa denda keterlambatan pembayaran. Hal ini disebabkan karena perusahaan beranggapan bahwa tanpa ada kebijakan tersebut, meskipun pembayaran sering melebihi jatuh tempo tetapi selama pelanggan tetap melakukan pelunasan atas hutangnya, hal tersebut masih bisa diterima oleh perusahaan. Hal ini akan menyebabkan banyak pembayaran dari pelanggan yang melebihi waktu jatuh temponya, tertunggaknya piutang perusahaan dan ada kemungkinan piutang tersebut tidak tertagih oleh perusahaan. Perusahaan sebaiknya menetapkan kebijakan untuk pemberian sanksi kepada pelanggan yang terlambat melunasi hutangnya berupa denda. 60
Dengan penetapan kebijakan ini diharapkan tidak ada lagi keterlambatan pembayaran dari pelanggan dan pelanggan membayar hutangnya tepat waktu sehingga dapat meningkatkan kolektivitas piutang perusahaan. 5. Tidak Adanya Internal Auditor yang Independen Perusahaan tidak memiliki bagian internal audit yang independen untuk melaksanakan pemeriksaan terhadap laporan keuangan dan pelaksanaan sistem dan prosedur yang telah ditetapkan perusahaan. Berdasarkan pengendalian intern yang baik, harus ditunjuk seorang yang independen yang memiliki otoritas untuk melakukan penilaian atas kebijakan manajemen dan untuk menilai apakah prosedur yang telah ditetapkan perusahaan telah dilakukan sebagaimana mestinya. Hal ini disebabkan karena perusahaan menganggap bahwa pekerjaan yang dilakukan oleh para staff sudah cukup dikoreksi dan diperiksa oleh masing – masing atasannya. Pemeriksaan yang dilakukan oleh seorang yang tidak independen misalkan bagian akuntansi dapat menyebabkan diragukannya kebenaran dari laporan yang dibuat karena data – data yang ada dapat dimanipulasi dan akhirnya merugikan perusahaan. Dengan tidak adanya internal audit di dalam perusahaan maka perusahaan tidak dapat mengetahui apakah kegiatan operasional perusahaan telah sesuai dengan kebijakan – kebijakan yang telah ditetapkan oleh manajemen perusahaan.
61
Perusahaan sebaiknya membentuk bagian internal audit yang bertugas untuk membantu manajemen dalam melaksanakan tanggung jawabnya dengan memberikan analisa, penilaian, saran, dan komentar mengenai kegiatan yang diperiksanya, sehingga kebijakan yang ada benar – benar dapat terkendali. 6. Perusahaan Tidak Mempunyai Kebijakan Yang Memadai Dalam Hal Penjualan Kredit Terutama Dalam Proses Penagihan Piutang Perusahaan. Di dalam perusahaan tidak terdapat kebijakan yang memadai untuk mendukung kegiatan penjualan kredit terutama dalam proses penagihannya. Perusahaan memang tidak mempunyai masalah untuk mencari dan mendapatkan pelanggan, tetapi perusahaan tidak mempunyai kebijakan yang memadai pada tahap penagihan piutang. Perusahaan seharusnya memiliki kebijakan yang cukup untuk setiap kegiatan operasionalnya agar semua kegiatan dapat diawasi dan dikendalikan oleh manajemen perusahaan dan dari kebijakan tersebut manajemen perusahaan dapat mengevaluasi apakah kegiatan operasional perusahaan sudah berjalan dengan efektif, efisien, dan ekonomis. Hal ini disebabkan karena perusahaan menganggap hal tersebut dapat menyebabkan perusahaan kesulitan untuk mendapatkan dan mempertahankan pelanggan. Hal ini akan menyebabkan perusahaan mengalami kesulitan ketika harus melakukan penagihan piutang kepada 62
pelanggan, akibatnya banyak pelanggan yang terlambat membayar piutangnya, tertunggaknya piutang perusahaan, banyak pelanggan yang melunasi piutangnya lewat dari jatuh tempo dan mengakibatkan jumlah yang dilaporkan dalam neraca menjadi overstated. Perusahaan sebaiknya membuat kebijakan – kebijakan yang memadai untuk setiap kegiatan operasinya agar perusahaan terhindar dari kerugian yang material. Penulis juga menyarankan agar perusahaan melakukan pemeriksaan khusus atau audit investigasi yang difokuskan pada penanganan piutang perusahaan. Tujuannya untuk mengetahui apakah ada kecurangan dalam penanganan piutang perusahaan.
63
