AUDIT OPERASIONAL ATAS FUNGSI PENJUALAN KREDIT DAN PENERIMAAN KAS PADA PT.GLOBAL GIGA SOLUSI Rahmawati Najilah Universitas Bina Nusantara Jl. Kebon Jeruk Raya No. 27, Kebon Jeruk Jakarta Barat 11530 (021) 53696969, 53696999/ (021) 5300244,
[email protected] Dosen Pembimbing : Drs. Sudarmo, MM
ABSTRACT Sales and cash receipts are function of the operating activities of the company. In conducting its activities, the company's sales activities and cash receipts should be done effectively and efficiently. The study used qualitative study that conducted in PT.Global Giga Solutions. The method used interview, observation, ICQ (Internal Control questionnare), documents related to internal control, and literature study. Based on the results of the implementation of the operational audit function of credit sales and cash receipts on PT.Global Giga Solutions, it can be concluded that it is not sufficient, because there are still some weaknesses that need to be resolved. The results achieved from the implementation of the Operational Audit on the functions of credit sales and cash receipts on PT.Global Giga Solusi is a recommendation and suggestions for improvements to the company's operations that affect the functioning credit sales and cash receipts PT.Global Giga Solusi. The conclusion of this study are some deficiencies in the company's operations that affect the functioning of credit sales and cash receipts from PT.Global Giga Solution considered of less effective and efficient in running their operations. (RN) Keywords: Audit Operational, Sales Credit, Cash Receipts
ABSTRAK Penjualan dan penerimaan kas merupakan fungsi dalam menjalankan kegiatan operasional perusahaan. Dalam menjalankan kegiatan perusahaan maka kegiatan penjualan dan penerimaan kas harus dilakukan secara efektif dan efisien. Penelitian yang dilakukan merupakan penelitian kualitatif yang dilakukan pada PT.Global Giga Solusi. Metode penelitian yang digunakan adalah wawancara pihak yang terkait, observasi, ICQ(Internal Control Questionnare), penelusuran dokumen yang terkait dengan pengendalian intern, dan studi kepustakaan. Berdasarkan hasil pelaksanaan audit operasional atas fungsi penjualan kredit dan penerimaan kas pada PT.Global Giga Solusi, dapat disimpulkan bahwa belum cukup memadai, karena masih terdapat beberapa kelemahan yang perlu diperbaiki. Hasil yang dicapai dari pelaksanaan Audit Operasional atas fungsi penjualan kredit dan penerimaan kas pada PT.Global Giga Solusi adalah rekomendasi serta saran perbaikan terhadap kegiatan operasional perusahaan yang mempengaruhi fungsi penjualan kredit dan penerimaan kas PT.Global Giga Solusi. Simpulan yang didapat adalah terdapat beberapa kekurangan didalam kegiatan operasional perusahaan yang mempengaruhi fungsi penjualan kredit dan penerimaan kas dari PT.Global Giga Solusi dinilai kurang efektif dan efisien dalam menjalan operasionalnya. (RN)
Kata Kunci : Audit Operasional, Penjualan Kredit, Penerimaan Kas
PENDAHULUAN Pada era yang semakin berkembang terdapat pesaingan bebas, hal ini menyebabkan keuntungan maupun kerugian. Hal tersebut berdampak pada naiknya daya saing, sehingga perusahaan dituntut untuk melakukan peningkatan kinerja dan optimalisasi sumber daya agar dapat mempertahankan posisinya di dunia usaha dan untuk mencapai tujuan perusahaan. Laba umumnya diperoleh dari penjualan barang atau jasa. Setiap terjadinya suatu transaksi penjualan barang atau jasa, akan menimbulkan penerimaan kas jika penjualan tunai dan piutang usaha jika penjualan kredit. Semakin tinggi volume penjualan, maka semakin besar laba yang akan diperoleh. Untuk memastikan agar volume penjualan perusahaan tetap tinggi, tetap dapat bersaing dan memperoleh laba yang diinginkan, perusahaan harus memiliki pengendalian internal yang baik atas fungsi penjualan dan penerimaan kas. Banyak kegagalan suatu perusahaan dalam berbisnis yang disebabkan selain dari karena proses bisnis perusahaan yang tidak efisien dan efektif, kegagalan perusahaan juga dikarenakan tidak efektifnya pengendalian internal yang dilakukan. Pengendalian internal yang tidak efektif dapat menyebabkan proses fungsi penerimaan kas dan fungsi penjualan tidak berjalan secara efektif, efisien dan ekonomis. Agar dapat menghindari kegagalan ini, perusahaan harus dapat melakukan pengawasan internal yang intensif guna mengetahui dan menilai apakah fungsi dan sistem kinerja perusahaan berjalan secara efektif dan efisien. Audit operasional menekankan penilaian sistematis dan objektif serta berorientasi pada tujuan perusahaan, dengan melaksanakan audit operasional akan menghasilkan rekomendasi untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi operasional yang diharapkan dapat membantu perusahaan dalam mencapai tujuannya tersebut. Selain itu, audit operasional bermanfaat untuk menunjang kelancaran agar pelaksanaan operasional perusahaan dapat berlangsung terus menerus hingga masa yang akan datang. Adapun kegiatan yang dilakukan oleh setiap perusahaan dan berpengaruh pada perolehan laba adalah penjualan. Proses tersebut merupakan faktor penting yang mempengaruhi bertahannya suatu perusahaan. Salah satu bagian terpenting dalam perusahaan merupakan sumber pendapatan dalam sebuah perusahaan adalah fungsi penjualan. Fungsi ini bertujuan untuk semaksimal mungkin memberikan pendapatan bagi perusahaan, jumlah yang diperoleh berpengaruh terhadap kelangsungan hidup perusahaan, semakin besar pendapatan diperoleh, membuat perusahaan dapat bertahan bahkan semakin maju dan berkembang. Dalam penjualan, perusahaan tidak hanya melakukan penjualan tunai tetapi juga melaksanakannya secara kredit. Penjualan kredit lebih cenderung diminati dan dilakukan oleh banyak perusahaan. Penjualan kredit harus diawasi pelaksanaannya terutama yang berkaitan dengan persetujuan pemberian kredit, potongan penjualan yang diberikan serta kebijakan jangka waktu pelunasannya. Penjualan kredit ini dapat meningkatkan pendapatan perusahaan dan dapat pula menimbulkan ketidakpastian mengenai tertagihnya piutang. Oleh karena itu diperlukan sistem yang baik dalam pengendalian penjualan kredit supaya piutang yang ditimbulkan dapat ditagih. Serta diperlukannya pengawasan atas penagihan piutang itu, sehingga kas yang diterima sesuai dengan waktu atau batas penagihan perjanjian kredit. Audit operasional dalam fungsi penerimaan kas juga diperlukan untuk mengawasi kegiatan pemasukan kas perusahaan atas penjualan yang sudah dilakukan. Karena proses penjualan dapat dilakukan secara tunai maupun kredit, sehingga akan memberikan pengaruh pada kegiatan penerimaan kas. Saat penjualan dilakukan secara kredit secara otomatis membuat tanggal penerimaan kas berbeda dengan tanggal penjualan. Untuk memastikan kegiatan penjualan sudah berjalan dengan efektif dan efisien maka dibutuhkan adanya upaya dalam mengawasi kegiatan penjualan perusahaan agar berjalan sesuai prosedur yang ada. Dimana peranan audit operasional sangat di butuh kan untuk melakukan evaluasi terkait masalah yang terjadi didalam fungsi penjualan dan penerimaan kas. Hasil dari audit operasional diharapkan dapat membantu manajemen untuk menciptakan serta meningkatkan suatu kinerja yang baik di dalam perusahaan agar mencapai profit sesuai dengan visi dan misi perusahaan . Dalam penulisan skripsi ini, penulis melakukan penelitian pada PT.Global Giga Solusi yang bergerak di bidang dagang. Yang mana penjualan kredit merupakan kegiatan utamanya. Maka fungsi yang sangat penting untuk menunjang kelangsungan hidup perusahaan tersebut adalah fungsi penjualan kredit dan penerimaan kas. Menyadari pentingnya audit operasional atas fungsi penjualan kredit dan penerimaan kas, penulis akan melakukan audit operasional dengan tujuan menilai dan memeriksa terhadap fungsi penjualan dan penerimaan kas dalam pencapaian tujuan perusahaan secara efektif dan efisien . Dengan adanya penelitian ini diharapkan dapat membantu pihak perusahaan untuk meningkatkan efisiensi dan efektifitas operasionalnya khususnya pada fungsi penjualan dan penerimaan kas. Dari semua uraian di atas
penulis mengambil sebuah judul untuk penelitian ini yaitu “AUDIT OPERASIONAL ATAS FUNGSI PENJUALAN KREDIT DAN PENERIMAAN KAS PADA PT.GLOBAL GIGA SOLUSI”.
METODE PENELITIAN Metodologi yang digunakan di dalam penelitian ini adalah: 1. Studi Kepustakaan (Library Research) Penelitian dilakukan dengan mencari informasi yang berkaitan erat dan memiliki referensi yang relevan dengan topik skripsi dari buku-buku panduan riset atau literatur yang ada, khususnya yang berkaitan dengan evaluasi penjualan, penerimaan kas dengan tujuan dapat memahami dan menjelaskan permasalahan yang ada. 2. Penelitian Lapangan (Field Research) Penelitian dilakukan secara langsung ke perusahaan untuk mendapatkan informasi dan gambaran yang jelas mengenai perusahaan dengan cara: a. Observasi Observasi dilakukan secara langsung mengunjungi perusahaan dan melihat prosedur sistem penjualan, penerimaan kas secara langsung. b. Daftar Pertanyaan (Questionaire) Daftar pertanyaan disusun untuk memberikan sejumlah pertanyaan mengenai masalah yang akan diteliti oleh penulis. Daftar pertanyaan diajukan untuk memperoleh informasi dan keterangan yang lebih rinci. c. Wawancara Melakukan wawancara langsung terhadap orang yang berkepentingan, guna mendapatkan informasi bagaimana penerimaan kas pada perusahaan tersebut. d. Dokumentasi Mengumpulkan dokumen-dokumen yang terkait dengan penelitian.
HASIL DAN BAHASAN Rencana Kerja dan Pelaksanaan Audit Operasional 1. Survei Pendahuluan Tahap ini merupakan tahap awal dari pelaksanaan audit operasional. Survei pendahuluan dilakukan untuk mendapatkan latar belakang perusahaan, sistem pengendalian manajemen dan informasi perusahaan berkaitan dengan penjualan dan penerimaan kas yang diterapkan dalam perusahaan. Kegiatan prosedur yang telah dilakukan adalah sebagai berikut: 1. Mengumpulkan informasi mengenai latar belakang berdirinya perusahaan, pembagian struktur organisasi perusahaan dan tanggung jawab masing-masing bagian dalam penjualan dan penerimaan kas. Mencari informasi mengenai prosedur pelaksanaan penjualan dan penerimaan kas. 2. Melakukan wawancara terhadap karyawan bagian penjualan dengan memberikan pertanyaan-pertanyaan seputar kegiatan penjualan dan penerimaan kas yang diterapkan perusahaan. 3. Melakukan observasi untuk mengetahui siklus penjualan dan penerimaan perusahaan secara langsung. Dilakukannya pengamatan langsung ini bertujuan untuk menilai apakah siklus penjualan dan penerimaan kas sudah berjalan sesuai prosedur yang berlaku. Kemudian mempelajari prosedur yang diterapkan perusahaan untuk dinilai efektifitasnya. 4. Mengumpulkan bukti-bukti tertulis mengenai prosedur yang diterapkan. 5. Mengevaluasi keseluruhan hasil wawancara, questionnaire, dan pengamatan langsung yang telah dilakukan. 2.
Evaluasi Sistem Pengendalian Internal atas Fungsi Penjualan dan Penerimaan Kas Tujuan dari tahap evaluasi pengendalian intern adalah untuk menguji dan mengevaluasi efisiensi dan efektifitas pengendalian yang dilakukan oleh manajemen perusahaan dalam mendukung pencapaian tujuan perusahaan. Dengan tahap ini dapat lebih mudah memahami pengendalian yang diterapkan pada perusahaan sehingga akan memudahkan penilaian terhadap pengendalian. Jika pelaksanaan pengendalian intern yang diterapkan dalam perusahan telah sesuai dengan
kriteria pengendalian intern dalam standar pemeriksaan akuntansi, maka dapat dikatakan bahwa pengendalian intern tersebut sangat kuat. Tetapi jika sebaliknya, maka dapat dikatakan pengendalian intern tersebut lemah. Evaluasi pada pengendalian internal dilakukan dengan cara memberikan kuesioner pada bagian penjualan untuk mengetahui aktivitas penjualan dan penerimaan kas. Kuesioner dapat diisi dengan jawaban ”Ya” atau ”Tidak”. Jawaban ”Ya” menunjukkan adanya kekuatan dalam pelaksanaan pengendalian atas fungsi penjualan, penagihan dan penerimaan kas. Jawaban ”Tidak” menunjukkan kelemahan dalam pengendalian atas fungsi penjualan, penagihan dan penerimaan kas. Dengan jawaban kuesioner ini, akan diperoleh jawaban yang dapat menunjukkan indikasi lemah atau tidaknya pelaksanaan pengendalian intern atas fungsi penjualan. Kelemahan yang ditemukan akan dievaluasi dan diberikan saran-saran perbaikan. Kuesioner untuk pengendalian intern atas fungsi penjualan, penagihan dan penerimaan kasBerdasarkan hasil jawaban dari daftar pertanyaan Internal Control Quesioner (ICQ) atas sistem pengendalian internal PT.Global Giga Solusi pada fungsi penjualan dan penerimaan kas, terdapat kelebihan dan kelemahan perusahaan yaitu:
1. 2. 3. 4.
5. 6. 7. 8.
Kelebihan perusahaan berdasarkan hasil ICQ adalah: Perusahaan memiliki target penjualan setiap bulannya dan selalu melakukan evaluasi oleh pihak yang berwenang. Perusahaan memiliki daftar harga jual periodik tertulis Bagian penjualan terpisah dari bagian keuangan, bagian akuntansi, bagian gudang dan bagian pengiriman Perusahaan memiliki kebijakan kredit yaitu customer baru tidak diperbolehkan melakukan transaksi kredit secara langsung melainkan harus melakukan pembelian berturut-turut selama 3 kali. Setelah itu dilakukan survei analisa terlebih dahulu. Dengan kriteria sebagai berikut : perusahaan memiliki karyawan minimal 50 orang untuk perusahaan besar, lama berdiri perusahaan minimal 3 tahun, lokasi perusahaan strategis, gedung atau pabrik milik sendiri ataupun kontrak. Dokumen perusahaan seperti nomor pesanan pelanggan, invoice, surat jalan sudah bernomor urut secara komputerisasi. Dokumen perusahaan selalu diarsip seperti delivery order, invoice, purchase order dan buktibukti setoran . Pengiriman selalu disertai dengan surat jalan dan ditandatangani oleh pelanggan sebagai bukti pesanan sudah diterima oleh pelanggan. Perusahaan memiliki sanksi atas keterlambatan pembayaran piutang yaitu dengan denda 10% dari hutang .
Kelemahan : 1. Perusahaan tidak memiliki prosedur dan kebijakan penjualan secara tertulis, melainkan diinformasikan secara lisan kepada setiap divisi oleh direktur. 2. Tidak terdapat pembatasan akses ke gudang sehingga karyawan yang tidak berkepentingan dapat masuk ke dalam gudang. 3. Tidak ada bagian kredit tersendiri untuk memproses persetujuan kredit pelanggan dan menilai kemampuan ekuitas pelanggan. 4. Perusahaan memiliki kebijakan sanksi pelunasan piutang, akan tetapi masih ada yang tidak tepat waktu melunasi hutangnya. 5. Adanya keterlambatan dalam pengiriman barang yang diakibatkan karena jadwal pengiriman yang terlalu padat dan kurang nya personil didalam pengiriman. 6. Bagian keuangan tidak terpisah fungsi nya dengan bagian akuntansi .Seluruh kegiatan keluar masuk nya kas dilakukan oleh satu orang. 3.
1.
Audit Terinci (Detail Examination) atas Fungsi penjualan dan penerimaan kas PT.Global Giga Solusi Pemeriksaan Prosedur penerimaan pesanan pelanggan Tujuan Audit :
Untuk mengetahui apakah prosedur penerimaan pesanan pelanggan telah dilakukan sesuai dengan prosedur yang sebelumnya telah ditetapkan oleh perusahaan, dan memastikan prosedur tersebut telah dijalankan oleh bagian yang juga sesuai. 2. Prosedur audit : a) Memeriksa apakah perusahaan memiliki prosedur dan kebijakan atas penerimaan pesanan pelanggan secara tertulis b) Memeriksa apakah pesanan pelanggan menggunakan dokumen purchase order dan sales order, c) Periksa kelengkapan purchase order dan sales order d) Memeriksa setiap pesanan penjualan menggunakan daftar harga yang ditetapkan perusahaan. 3. Hasil Audit : Perusahaan tidak memiliki kebijakan dan prosedur secara tertulis untuk mengelola dan memproses pesanan pelanggan, namun pengendalian sudah berjalan cukup baik, seperti kelengkapan purchase order yang sudah memadai mulai dari nama pelanggan, tanggal, harga barang, kuantitas barang, serta total dan pembelian barang. Selain itu, perusahaan menggunakan dokumen sales order yang dibuat berdasarkan purchase order yang diterima. Setiap pesanan penjualan selalu menggunakan harga jual yang berdasarkan daftar harga yang telah ditetapkan perusahaan. Pemeriksaan Prosedur Persetujuan kredit 1) Tujuan Audit : Untuk mengetahui apakah perusahaan memiliki kebijakan kredit sudah berjalan sesuai dengan ketentuan yang ditetapkan perusahaan dan dilaksanakan serta diotorisasi oleh pihak yang berwenang. 2) Prosedur Audit : a. Pelajari prosedur persetujuan kredit yang telah ditetapkan oleh perusahaan. b. Memeriksa apakah sebelum dilaksanakan transaksi penjualan, dilakukan terlebih dahulu penilaian atas status kredit pelanggan. c. Memeriksa apakah perusahaan menetapkan batas credit limit kepada pelanggan. 3) Hasil Audit : Perusahaan tidak memiliki bagian kredit tersendiri untuk melakukan penilaian atas status kredit pelanggan. Hal tersebut dapat menimbulkan resiko terjadinya piutang tak tertagih. Penjualan kredit hanya diberikan kepada pelanggan lama, perusahaan tidak menggunakan kebijakan credit limit, karena apabila pelanggan tersebut belum melakukan pembayaran hutang nya, akan di tahan dahulu sebelum melakukan pembelian kembali hingga hutang tersebut dibayarkan. Bagi pelanggan baru, perusahaan tidak memperbolehkan melakukan transaksi kredit, melainkan harus melakukan transaksi pembelian secara 3 kali terlebih dahulu dan kemudian dilakukan survei oleh bagian marketing. Survei yang dilakukan dengan cara melihat lokasi , gedung atau pabrik bangunan sendiri atau menyewa, jumlah karyawan minimal 50 orang, berapa lama perusahaan tersebut berdiri dan bidang usaha. Kebijakan kredit tersebut dapat menimbulkan kecurangan karena hanya melakukan transaksi pembelian secara 3 kali tanpa menganalisa lebih lanjut tentang calon pelanggan. Batas kredit per pelanggan selama 14 hari. Untuk perseorangan tidak diberikan penjualan kredit melainkan harus membayar tunai. Pemeriksaan Prosedur Pembuatan Faktur Penjualan dan Surat Jalan 1) Tujuan Audit : Untuk mengetahui kelengkapan isi dari faktur penjualan dan surat jalan, untuk memastikan bahwa surat jalan dan faktur penjualan sesuai dengan purchase order dan sales order yang dibuat dan kesesuaian waktu yang ditetapkan pada surat jalan dan faktur dengan pengiriman barang. 2) Prosedur Audit : a. Memeriksa dengan seksama prosedur dan kebijakan pembuatan faktur penjualan dan surat jalan sesuai dengan yang ditetapkan oleh perusahaan. b. Melakukan pemeriksaan apakah pembuatan faktur penjualan dan surat jalan sudah berisi lengkap.
c.
Memeriksa apakah faktur penjualan dan surat jalan sesuai dengan sales order yang telah dibuat sebelumnya d. Memeriksa apakah faktur penjualan dan surat jalan telah diotorisasi oleh pihak yang berwenang sebelum dilakukan pengiriman ke pelanggan. 3) Hasil Audit : Berdasarkan pemeriksaan yang dilakukan pembuatan faktur penjualan dan surat jalan telah bernomor urut. Faktur penjualan dan surat jalan sudah lengkap, seperti identitas pelanggan, nomor faktur dan surat jalan, tanggal, kode barang, nama barang, kuantitas barang, harga barang . Faktur penjualan dan surat jalan sudah dibuat berdasarkan sales order, dan prosedur pembuatan faktur dan surat jalan sudah berjalan efektif dan efisien karena dibantu oleh sistem . Faktur penjualan dan surat jalan yang dibuat selalu diotorisasi oleh pihak yang berwenang. Pemeriksaan Prosedur atas Pengiriman pesanan Tujuan Audit: Untuk mengetahui apakah pengiriman barang dilakukan telah sesuai dengan pesanan pelanggan dan tepat waktu, disertai dengan dokumen pengiriman lengkap. 2. Prosedur Audit : a. Memahami prosedur pengiriman barang yang ada di perusahaan. b. Melakukan pemeriksaan apakah sebelum barang dikirim ke pelanggan, dilakukan pengecekan terlebih dahulu dengan dokumen pengiriman yang telah dibuat. c. Memeriksa apakah dilakukan pengecekan kualitas barang sebelum dikirim ke pelanggan. d. Memastikan bahwa surat jalan telah diperiksa dan diotorisasi oleh pihak yang berkaitan. e. Melakukan pemeriksaan surat jalan yang telah ditanda tangani oleh pelanggan, untuk mengetahui waktu sampai dan kondisi barang telah sampai ke pelanggan. 3. Hasil Audit : Sebelum melakukan pengiriman pesanan kepada pelanggan, terlebih dahulu melakukan pencocokan antara barang yang dikirim dengan dokumen pengiriman yang dibuat. Prosedur pengiriman barang yang ada belum berjalan secara efisien karena barang yang dipesan sering kali tidak sampai tepat waktu di karenakan jadwal pengiriman yang padat dan kurangnya karyawan yang memadai . Faktur pesanan penjualan yang diberikan selalu diotorisasi oleh pihak perusahaan yang terkait. Dokumen penjualan yang telah ditandatangani oleh pelanggan dibawa kembali oleh pihak pengiriman sebagai bukti barang sudah sampai dipelanggan.
1.
Pemeriksaan Prosedur audit pencatatan penjualan dan penagihan Piutang Tujuan Audit: a. Untuk mengetahui apakah prosedur pencatatan penjualan telah dijalankan dengan efektif dan efisien. b. Untuk mengetahui apakah penagihan piutang dagang perusahaan telah berjalan secara efektif dan efisien. c. Untuk memastikan bahwa piutang dagang dibayar tepat waktu oleh pelanggan. 2. Prosedur Audit: a. Dapatkan dan pelajari prosedur pencatatan dan metode akuntansi yang digunakan dalam pemprosesan transaksi penjualan. b. Memeriksa jurnal dan pencatatan yang dilakukan berkaitan dengan penjualan dan penagihan piutang yang dilakukan. c. Memeriksa apakah pengiriman Sales invoice ke pelanggan dikirimkan tepat waktu. d. Memeriksa apakah bagian pencatatan,penagihan atas pelunasan penagihan terpisah tugas nya. e. Memeriksa apakah terdapat pelanggan yang terlambat membayar piutangnya. f. Periksa apakah perusahaan memiliki sanksi atas keterlambatan pelunasan piutang oleh pelanggan. g. Memberikan rekomendasi perbaikan atas kelemahan-kelemahan yang ditemui. 3. Hasil Audit : Berdasarkan dari prosedur pemeriksaan yang telah dilakukan, perusahaan belum memiliki prosedur tertulis dalam melakukan pencatatan penjualan dan penagihan piutang. Perusahaan tidak membedakan pembagian tugas antara orang yang menagih piutang dengan yang menerima hasil 1.
penagihan. Perusahaan memiliki sanksi atas keterlambatan pelunasan piutang namun tidak dijalani sesuai sanksi yang berlaku karena ada pelanggan yang belum membayar sampai melewati tanggal jatuh tempo, namun pelanggan tersebut tidak diberikan sanksi yang sesuai dengan kebijakan perusahaan melainkan pelanggan hanya ditagih terus-menerus sampai membayar piutangnya. Pemeriksaan Prosedur Audit atas Pencatatan Penerimaan Kas Tujuan Audit : Untuk mengetahui apakah prosedur dan kebijakan atas penerimaan kas telah dilakukan dengan benar. Untuk mengetahui apakah proses penerimaan kas dari hasil penagihan telah dilakukan dengan benar, sesuai dengan nominal yang ditagih oleh pihak yang tepat. Untuk mengetahui apakah pencatatan penerimaan kas telah sesuai dengan ketentuan akuntansi yang berlaku. 2. Prosedur Audit : a. Memeriksa apakah pencatatan penerimaan kas sudah berjalan sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan perusahaan. b. Memeriksa apakah penerimaan kas yang diterima sudah sesuai dengan jumlah tagihan. c. Memeriksa apakah penerimaan kas dari hasil penjualan kredit telah dicatat ke jurnal yang tepat. d. Memeriksa apakah terdapat bukti penerimaan kas setiap adanya pembayaran dari customer. e. Memeriksa apakah fungsi penerimaan kas dan fungsi penagihan dipisahkan. Hasil Audit : Berdasarkan dari prosedur pemeriksaan yang telah dilakukan pencatatan penerimaan kas belum memilki prosedur secara tertulis. Perusahaan tidak memiliki pemisahan tugas antara bagian penagihan dan penerimaan kas. Bagi pelanggan yang membayar tagihannya melalui pembayaran secara tunai, bagian keuangan mencatat bukti penerimaan kas dan langsung menyetorkan uang tersebut ke bank. Bagi yang membayar melalui transfer, bagian keuangan mengecek bukti transfer dan mencocokkan dengan invoice. Setiap penyusunan laporan penerimaan kas selesai akan dilaporkan dan diotorisasi oleh pihak yang berwenang. 1.
3.
Temuan Audit Operasional atas Fungsi Penjualan Kredit dan Penerimaan Kas PT.Global Giga Solusi 1) Perusahaan tidak memiliki prosedur dan kebijakan penjualan dan penerimaan kas secara tertulis. Perusahaan tidak memiliki kebijakan dan prosedur secara tertulis untuk mendukung aktivitas penjualan dan penerimaan kas. Semua prosedur dan kebijakan penjualan diputuskan oleh direktur kemudian dikominakasikan secara lisan. Prosedur dan kebijakan penjualan dan penerimaan kas seharusnya dibuat secara tertulis dan selalu diupdate jika ada perubahan, agar dapat dijadikan sebagai pedoman dalam kegiatan operasinya apakah prosedur yang berjalan sudah sesuai dengan yang telah ditetapkan sebelumnya. Selain itu, bertujuan agar ada kejelasan fungsi-fungsi yang ada dalam menjalankan tugasnya dan membantu terlaksananya kegiatan penjualan dan penerimaan kas secara efektif dan efisien. Perusahaan tidak membuat prosedur secara tertulis, karena perusahaan merasa dengan penjelasan secara lisan, karyawan lebih mudah memahami prosedur dan kebijakan penjualan yang ada diperusahaan. Kegiatan penjualan perusahaan dapat menjadi kurang efektif dan internal control menjadi lemah karena tidak adanya prosedur yang jelas dan tertulis mengenai aturan dan kebijakan yang ditetapkan manajemen. Dikhawatirkan juga akan terjadi penyimpangan antara prosedur yang ditetapkan manajemen dengan kegiatan operasional yang dilakukan. Dan hal tersebut juga kurang efektif untuk karyawan baru karena dapat menimbulkan kerugian. Kerugian disebabkan karena peluang terjadinya kesalahan pengiriman dokumen serta ketidaksesuaian antara prosedur yang ditetapkan dengan pelaksanaannya. Perusahaan disarankan untuk membuat prosedur dan kebijakan penjualan dan penerimaan kas secara tertulis dan jelas supaya setiap karyawan dapat mengerti dari setiap
2)
3)
4)
tanggung jawabnya yang harus dijalankan dengan benar. Dengan adanya prosedur secara tertulis juga akan menghindari kesalahan dalam pendistribusian dokumen, penyimpangan atas prosedur yang berlaku. Selain itu, pedoman yang nantinya tertulis atas prosedur operasional perusahaan sebaiknya diperbaharui secara berkala jika terjadi perubahan untuk memperbaiki prosedur yang kurang efektif dan efisien. Tidak terdapat pembatasan akses ke gudang. Kondisi pada temuan ini adalah lokasi gudang terletak di lantai 1. Namun gudang yang ada tidak digunakan secara efektif karena ruangan terlalu sempit, maka perusahaan menempatkan barang diluar gudang dimana tempat tersebut merupakan akses keluar masuk nya karyawan dan pada lantai ini juga terdapat ruangan . Dan perusahaan tidak memiliki standar keamanan gudang yang baik. Gudang sebagai tempat penyimpanan aset perusahaan seharusnya dibatasi aksesnya dari pihak-pihak lain selain karyawan bagian gudang agar tidak terjadinya penyalahgunaan terhadap barang yang ada dalam gudang, selain itu gudang harus memiliki standar keamanan yang baik. Hal ini disebabkan kurangnya ketegasan dalam pembatasan akses masuk dan disebabkan lokasi gudang yang terdiri dari beberapa ruangan lainnya menyebabkan kesulitan dalam pembatasan akses masuk dikarenakan tidak ada jalan lain menuju kantor selain harus melewati ruangan yang merupakan bagian dari gudang. Akibat dari kejadian tersebut adalah perusahaan mengalami kerugian atas hilangnya barang digudang. Karena akses keluar masuk gudang oleh semua orang tanpa ada pengawasan khusus digudang. Sebaiknya perusahaan menambah sistem keamanan gudang dengan memberikan batasan akses untuk masuk gudang, menggunakan fasilitas CCTV dan dijaga dengan ketat oleh karyawan khusus penjaga gudang sehingga menghindari kehilangan barang dalam gudang. Tidak ada bagian kredit tersendiri untuk memproses persetujuan kredit pelanggan. Perusahaan belum memiliki bagian kredit. Proses seleksi dan persetujuan kredit dilakukan sekaligus oleh marketing. Hal ini akan menghasilkan keputusan yang dapat menimbulkan penyimpangan, karena tidak ada bagian khusus untuk melakukan analisis kredit . Seharusnya antara bagian marketing yang berfungsi sebagai mencari pelanggan dan menerima order dari pelanggan dan bagian kredit itu dipisahkan. Dengan adanya bagian kredit, bagian ini mempunyai wewenang untuk menolak pemberian kredit kepada pembeli berdasarkan analisis riwayat pelunasan piutang di masa lalu dan juga penilaian terhadap 5K (Karakter, Kapasitas, Kapital, Kolateral dan Kondisi). Perusahaan tidak membentuk bagian kredit tersendiri karena merasa belum perlu dan dianggap proses analisis kredit masih dapat dilakukan oleh marketing, hal ini tidak efektif untuk perkembangan bisnis perusahaan. Karena akan menimbulkan conflict of interest, yang mana tugas marketing adalah mencari pelanggan sebanyak-banyak nya tanpa memikirkan kemampuan pembayaran dari pelanggan yang dapat menimbulkan piutang tak tertagih. Sebaiknya perusahaan membentuk bagian kredit tersendiri agar tidak ada kecurangan marketing dalam memilih calon pelanggan yang hendak diberikan persetujuan kredit. Dengan adanya pembentukan bagian kredit tersendiri maka akan mengurangi resiko piutang tak tertagih. Dan juga membuat kebijakan kredit yang lebih baik untuk perusahaan. Dan sebaiknya perusahaan memperbaiki syarat kebijakan kredit yaitu dengan kriteria sebagai berikut : customer diperbolehkan melakukan transaksi kredit bila jumlah transaksi tunai lebih dari 3 kali dengan jumlah yang ditentukan , kemudian menganalisis keadaan keuangan customer sebelum memberikan kredit misalnya dengan melihat rekening koran customer atau rasio keuangan untuk perusahaan yang sudah go public, menerapkan credit limit pada customer yang melakukan transaksi kredit. Perusahaan memiliki kebijakan sanksi pelunasan piutang, akan tetapi masih ada yang tidak tepat waktu melunasi hutangnya. Perusahaan memiliki kebijakan sanksi atau penalti atas keterlambatan pelunasan piutang. Namun perusahaan kurang tegas dalam menjalankan kebijakan tersebut. Sehingga masih sering dijumpai pelanggan yang terlambat membayar hutangnya
5)
Perusahaan seharusnya menjalani kebijakan dengan tegas, sehingga pelanggan tidak lagi melunasi hutangnya lebih dari waktu yang ditentukan. Karena pembayaran dari pelanggan yang melebihi jatuh tempo pada akhirnya dapat mempengaruhi cash flow perusahaan. Perusahaan beranggapan bahwa setiap customer mampu membayar hutangnya karena perusahaan tersebut sudah menjadi rekanan perusahaan. Walaupun kerapkali terlambat membayar hutang nya. Kepercayaan perusahaan terhadap kemampuan pembayaran customer membuat perusahaan lengah atas semua piutang-piutang customer yang semakin menunggak yang akhirnya customer tersebut tidak mampu membayar. Perusahaan harus menjalani kebijakan sanksi pelunasan piutang dengan tegas, agar memberikan efek jera bagi customer yang sering menunda pelunasan hutangnya. Melakukan pengawasan khusus terhadap pelaksanaan kebijakan mengenai sanksi piutang sebaiknya dilakukan oleh bagian keuangan yang berwenang secara berkala. Adanya keterlambatan dalam pengiriman barang . Pengiriman barang ke customer terkadang tidak dilaksanakan sesuai dengan waktu yang telah ditentukan. Hal ini terjadi karena kurang nya karyawan pada bagian operasional perusahaan. Pengiriman barang merupakan salah satu hal terpenting dalam fungsi penjualan. Hal ini dikarenakan pengiriman dapat mencerminkan kualitas pelayanan perusahaan tersebut, sudah seharusnya perusahaan mengirimkan barangnya disesuaikan dengan deadline yang diberikan oleh pelanggan. Pengiriman barang yang tidak tepat waktu dikarenakan kurangnya pegawai di perusahaan untuk mengirimkan barang. Pengiriman barang yang didahulukan untuk perjalanan ke arah rute yang sama. Sehingga barang yang seharusnya dikirimkan oleh perusahaan tidak jadi dikirimkan dan ditunda, pelanggan kadang menjadi kecewa. Perusahaan kerap kali menerima keluhan dari pelanggan tentang keterlambatan sampainya pesanan, estimasi waktu tidak sesuai dengan yang telah dijanjikan.Hal ini dapat berakibat menurunnya rasa kepercayaan pada perusahaan dan sangat mempengaruhi turunnya penjualan. Sebaiknya perusahaan merekrut pegawai untuk melakukan kegiatan operasional perusahaan. Diharapkan personil yang cukup akan membantu mencegah terjadinya keterlambatan pengiriman. Sehingga pengiriman barang tidak perlu menunggu untuk rute yang sama. 6) Bagian keuangan merangkap tugas dengan bagian akuntansi. Saat ini ada penggabungan antara fungsi . Kedua fungsi ini tidak dipisah, sehingga karyawan bisa melakukan pencatatan,penagihan dan penerimaan kas. Seharusnya bagian pencatatan, penagihan dipisahkan dari fungsi penerimaan kas. Hal ini dimaksudkan untuk menjaga kekayaan perusahaan dan menjamin ketelitian dan keandalan data akuntansi. Perusahaan tidak membagi fungsi ini karena perusahaan beranggapan bagian ini tidak perlu dipisah-pisah karena beberapa karyawan perusahaan yang tergabung di dalamnya adalah orang yang dapat dipercaya dan juga penghematan biaya tenaga kerja. Jika ada penggabungan antara bagian keuangan dengan bagian akuntansi akan membuka kesempatan bagi karyawan perusahaan untuk melakukan kecurangan yaitu dengan mengubah catatan akuntansi untuk menutupi kecurangan yang dilakukannya. Hal ini juga dapat mengakibatkan terjadinya lapping. Lapping merupakan bentuk kecurangan penerimaan kas dari piutang yang terjadi jika fungsi pencatatan dan fungsi penerimaan kas berada di tangan satu karyawan, yaitu dengan cara menunda pencatatan penerimaan kas dari seorang pelanggan, menggunakan uang tersebut untuk kepentingan pribadinya dan menutupi kecurangannya dengan cara mencatat ke dalam jurnal penerimaan kas dari penerimaan kas pelanggan lainnya. Perusahaan seharusnya melakukan pembagian tugas pada masing- masing karyawan. Satu orang hanya boleh melakukan satu kegiatan saja. Seperti bagian pencatatan harus dipisah dengan bagian penerimaan kas. Hal tersebut juga akan menciptakan internal check yang mengakibatkan pekerjaan karyawan yang satu dicek ketelitian dan keandalannya oleh karyawan yang lain . Dan mengurangi resiko terjadinya kecurangan dan lapping.
SIMPULAN DAN SARAN Simpulan Setelah melakukan berbagai tahap dalam audit operasional atas fungsi penjualan kredit dan penerimaan kas PT.Global Giga Solusi pada bab 4, maka penulis menarik beberapa kesimpulan diantaranya: 1. Fungsi penjualan dan penerimaan kas perusahaan masih berjalan kurang efektif dan efisien. Hal ini dapat dilihat dari temuan atas kelemahan-kelemahan yang terjadi pada prosedur penjualan dan penerimaan kas. 2. Masih terdapat kelemahan dalam prosedur yang mengakibatkan kerugian kecurangan dan kinerja perusahaan di masa yang akan datang. Berikut beberapa kelemahan yang terjadi di perusahaan dan perlu diperhatikan: a. Perusahaan tidak memiliki prosedur dan kebijakan penjualan secara tertulis. Perusahaan menganggap bahwa komunikasi secara langsung dengan para divisi akan lebih efektif. b. Tidak terdapat pembatasan akses ke gudang. Keterbatasan ruang yang ada di perusahaan menyebabkan tidak adanya pembatasan akses ke gudang. Karena barang diletakkan diluar gudang membuat rawan terjadinya kehilangan barang . Dengan kondisi tersebut pengawasan gudang yang tidak ketat dapat mengakibatkan kehilangan barang. c. Tidak ada bagian kredit tersendiri untuk memproses persetujuan kredit pelanggan. Hal ini dapat menyebabkan resiko piutang tak tertagih sehingga akan merusak cash flow perusahaan. d. Perusahaan memiliki kebijakan sanksi pelunasan piutang, akan tetapi masih ada yang tidak tepat waktu melunasi hutangnya. Hal ini terjadi karena perusahaan tidak tegas dalam menjalankan kebijakan tersebut. e. Fungsi keuangan tidak terpisah dengan fungsi akuntansi. Perangkapan kerja yang terjadi didalam perusahaan dapat menimbulkan kecurangan dan merugikan perusahaan. f. Adanya keterlambatan dalam pengiriman barang. Kegiatan pengiriman barang pada perusahaan terkadang tidak sesuai dengan deadline yang diberikan oleh pelanggan. Sehingga membuat pelanggan menjadi komplain dan pelanggan meragukan kinerja perusahaan pada kesempatan berikutnya dapat berpengaruh pada kinerja penjualan. 3. Rekomendasi perbaikan untuk kinerja operasional perusahaan khususnya fungsi penjualan dan penerimaan kas telah diberikan seperti, merekomendasikan membuat prosedur dan kebijakan secara tertulis, menambah keamanan gudang dengan menggunakan fasilitas CCTV, membentuk bagian analisis kredit tersendiri, menjalani kebijakan sanksi pelunasan piutang dengan tegas, melakukan pembagian tugas pada masing-masing karyawan khususnya fungsi keuangan dengan akuntansi untuk mengurangi terjadinya resiko kecurangan. 5.2
Saran Berdasarkan kesimpulan yang telah disebutkan diatas mengenai temuan masalah atas kelemahan, maka berikut ini merupakan beberapa saran perbaikan atas siklus penjualan pada PT.Global Giga Solusi sehingga dapat meningkatkan kinerja perusahaan menjadi lebih baik dan berikut ini saran yang diberikan: 1. Prosedur dan kebijakan penjualan harus dibuat secara tertulis dan selalu diupdate jika ada perubahan, hal ini bertujuan agar setiap karyawan dapat mengetahui dan memahami proses penjualan pada perusahaan. Jika perusahaan tidak memiliki prosedur dan kebijakan penjualan secara tertulis maka kemungkinan terjadinya ketidaksesuaian antara prosedur yang ditetapkan dengan prosedur yang berjalan. 2. Sebaiknya perusahaan menyiapkan gudang yang lebih besar atau lantai khusus untuk menempatkan barang agar terhindar dari kehilangan penyelundupan/penyalahgunaan barang di dalam gudang. Dan juga menambah sistem keamanan gudang dan dijaga dengan ketat oleh karyawan khusus gudang. 3. Sebaiknya perusahaan membentuk bagian kredit tersendiri agar tidak ada kecurangan marketing dalam memilih calon pelanggan yang hendak diberikan persetujuan kredit. Dengan adanya pembentukan bagian kredit tersendiri maka akan mengurangi resiko piutang tak tertagih. 4. Perusahaan harus menjalani kebijakan sanksi pelunasan piutang yang sudah ada dengan tegas, agar memberikan efek jera bagi customer yang sering menunda pelunasan hutangnya. Hal ini
5.
6.
dapat meningkatkan kedisiplinan customer agar melunasi pembayarannya tepat waktu sehingga proses penjualan dapat berjalan secara efektif dan efisien sesuai peraturan yang ada di perusahaan. Perusahaan seharusnya menambah personil untuk melakukan kegiatan operasional perusahaan. Diharapkan personil yang cukup akan membantu mencegah terjadinya keterlambatan pengiriman. Sehingga pengiriman barang dapat berjalan secara efektif dan efisien pada waktu yang telah disepakati. Perusahaan seharusnya melakukan pembagian tugas pada masing- masing karyawan. Satu orang hanya boleh melakukan satu kegiatan saja. Hal tersebut juga akan menciptakan internal check yang mengakibatkan pekerjaan karyawan yang satu dicek ketelitian dan keandalannya oleh karyawan yang lain . Dan mengurangi resiko terjadinya kecurangan dan lapping.
REFERENSI Agoes, S. (2012). Bunga Rampai Auditing(Edisi 2). Jakarta: Salemba Empat. Agoes, S. dan E Trisnawati. (2014). Praktikum Audit Edisi 3 - Kertas Kerja Pemeriksaan. Jakarta: Salemba Empat. Alvin Arens, R. J. (2012). Auditing and assurance services: an integrated approach (14th ed.). Jakarta: Salemba Empat. Bayangkara, I.B.K. (2008). Audit manajemen prosedur dan implementasi. Jakarta: Salemba Empat Bellina W,M., Linus Ampang., Bobby W. (2014). Pengaruh Audit Operasional dan Implementasi Strategi terhadap efektivitas penjualan pada PT.X. Finance & Accounting Vol.3 no.1 Dumitru F, Violeta Sacui. (2012). Methods of evaluating the efectiveness of operational audit in Public Entities.http://fse.tibiscus.ro/anale/Lucrari2012_2/AnaleFSE_2012_2_076.pdf Effendi, Antonius. (2014). Penerapan Audit Operasional dalam Menunjang Efektivitas Penjualan (Studi kasus pada PT."X" di Bandung). Jurnal Ilmiah Mahasiswa Universitas Widyatama, Vol.3, No.1. Ekaprabhana, Y.S. (2013). Penerapan Audit Operasional dalam Mengukur Efektivitas dan Efisiensi Proses Penjualan PT. X di Surabaya. Jurnal Ilmiah Mahasiswa Universitas Surabaya, Vol.2, No. 1, dari https://journal.ubaya.ac.id/index.php/jimus/article/view/282/256 Hall, James A. (2013). Introduction to Accounting Information Systems. 8th Edition, South-Western: Cengage Learning. Juliani, G. (2012). Peranan Audit Operasional Dalam Menunjang Sistem Pengendalian Intern Penjualan Pada PT. Indomobil Trada Nasional. Jurnal Mahasiswa Universitas Gunadarma,darihttp://publication.gunadarma.ac.id/handle/123456789/6229. Krismiaji. (2010). Sistem Informasi Akuntansi. Jakarta: AMP YKPN. Mayangsari, Sekar., Puspa, Wandanarum. (2013). Auditing: Pendekatan Sektor Publik dan Privat. Jakarta: Media Bangsa. Mulyadi. (2008). Sistem Akuntansi, Edisi Ketiga, Cetakan Keempat, Jakarta: Salemba Empat. Sugiri, Slamet. (2009). Akuntansi Pengantar 2. Yogyakarta: UPP STIM YKPN. Suryo, Dimas. (2014). Audit Operasional atas Fungsi Penjualan Pada PT.Anindojaya Swakarsa. Tesis SI. Universitas Bina Nusantara, Jakarta Suswirno, A. M. (2012). Aman dari risiko dalam pengadaan barang / jasa pemerintah. Jakarta: Visi Media. Tunggal A, W. (2011). Audit Manajemen dan Audit Keuangan Historis. Jakarta: Harvarindo. Tunggal A, W. (2013). Pengantar Audit Operasional dan Audit Lingkungan. Jakarta: Harvarindo.
