EVALUASI PENGENDALIAN INTERNAL ATAS FUNGSI PENJUALAN, PEMBELIAN, PENGELUARAN DAN PENERIMAAN KAS PADA PT PELANGI MEGA HOLIDAY
Jimmy Ong, Komar Darya Binus University, Jalan Kebon Jeruk Raya No.27,Kebon Jeruk-Jakarta Barat 11530, +6185710868618.
[email protected]
ABSTRACT Sales and cash receipts is a function of the operating activities of the company. In the course of the company's sales activities, purchases, expenses and cash receipts should be done effectively and efficiently. This research is qualitative research conducted at PT Pelangi Mega Holiday. PT Pelangi Mega Holiday is a ticketing agency. The method used was interviews with relevant parties, observation, document tracking related to the functions of sales, purchases, expenses and cash receipts, making the questionnaire relating to internal control, and literature study. Based on the results of evaluation of internal control over the functions of sales, purchases, expenses and cash receipts on PT Pelangi Mega Holiday, activities that have done quite well, but there are still some drawbacks include: the company does not have the buying procedures, accounting functions are still done by one person, no overtime for employees who work more than an hour that has been set by the company, cash receipts are not directly deposited into the bank on the same day. Based on the weaknesses obtained, the authors provide suggestions include: companies should separate work functions, providing overtime pay to employees, the company depositing cash and checks in cash on the same day to the bank. (JO) Key Word : Sales, Purchase, Cash Activities, Internal Control
ABSTRAK Penjualan dan penerimaan kas merupakan fungsi dalam menjalankan kegiatan operasional perusahaan. Dalam menjalankan kegiatan perusahaan maka kegiatan penjualan, pembelian, pengeluaran dan penerimaan kas harus dilakukan secara efektif dan efisien. Penelitian yang dilakukan merupakan penelitian kualitatif yang dilakukan pada PT Pelangi Mega Holiday. PT Pelangi Mega Holiday merupakan agency ticketing. Metode penelitian yang digunakan adalah wawancara dengan pihak yang terkait, observasi, penelusuran dokumen yang terkait dengan fungsi penjualan, pembelian, pengeluaran dan penerimaan kas, membuat kuesioner yang berkaitan dengan pengendalian intern, dan studi kepustakaan. Berdasarkan hasil penelitian evaluasi pengendalian internal atas fungsi penjualan, pembelian, pengeluaran dan penerimaan kas pada PT Pelangi Mega Holiday, kegiatan yang telah dilakukan cukup baik, tetapi masih terdapat beberapa kelemahan diantaranya: perusahaan belum mempunyai prosedur pembelian, fungsi akuntansi masih dikerjakan oleh satu orang, tidak ada jam lembur untuk karyawan yang bekerja lebih dari jam yang sudah ditetapkan oleh perusahaan, penerimaan kas tidak langsung di setorkan ke bank pada hari yang sama. Berdasarkan kelemahan-kelemahan yang didapat, maka penulis memberikan saran diantaranya : perusahaan harus memisahkan fungsi kerja, memberikan uang lembur kepada karyawan, perusahaan menyetorkan uang tunai dan cek tunai pada hari itu juga ke bank.(JO) Kata Kunci : Penjualan, Pembelian, Pengeluaran kas, Penerimaan Kas, Sistem Pengendalian Internal
PENDAHULUAN Seiring dengan perkembangan dalam bidang teknologi dan pengetahuan pada era globalisasi saat ini, membuat perkembangan ekonomi dan dunia bisnis juga ikut mengalami kemajuan secara pesat. Hal tersebut menyebabkan pesaing yang semakin ketat diantara perusahaan-perusahaan. Suatu Perusahaan harus dapat bertahan dan menghadapi persaingan, maka perlu dilakukan upaya-upaya untuk menghadapi setiap perubahan dan perkembangan yang terjadi. Untuk menghadapi persaingan, maka pihak manajemen dituntut untuk melakukan kegiatan usahanya secara efisien dan efektif. Kinerja perusahaan dapat dikatakan efektif, jika hasil yang dicapai oleh perusahaan mencapai target yang ditetapkan. Untuk mencapai hasil yang efektif tersebut, perusahaan membutuhkan sumber dana dan sumber daya manusia yang memadai. Sumber daya yang dimiliki harus digunakan dengan baik dan dimanfaatkan secara tepat. Sedangkan untuk mencapai hasil yang efisien, perusahaan menggunakan sumber dana dan sumber daya yang minimum untuk hasil yang optimum. Sedangkan suatu perusahaan dapat dikatakan ekonomis, apabila yang diperoleh perusahaan dapat dikerjakan dengan menggunakan sumber daya yang lebih sedikit tetapi menghasilkan produk dan jasa dengan kuntitas dan kualitas sesuai perencanaan. Untuk terciptanya aktivitas operasional perusahaan yang efektif dan efisien keberadaan pengendalian internal dalam suatu perusahaan sangatlah penting karena dapat mendukung kelancaran dari pelaksanaan kegiatan opersiaonal perusahaan sehingga dapat menunjang kelangsungan hidup perusahaan. Dengan adanya pengendalian internal di masing-masing fungsi perusahaan maka tujuan dari pengendalian internal tersebut akan tercapai yitu untuk menjaga kekayaan perusahaan, menghidarkan perusahaan dari penyelewengan yang merugikan perusahaan meningkatkan keakuratan data akuntansi yang ada, mendorong terlaksananya kebijakan dan prosedur utnuk dijalankan sebgaimana mestinya. Penjualan merupakan salah satu kegiatan operasional utama yang penting dalam perusahaan karena dapat menghasilkan pendapatan bagi perusahaan yang dapat digunakan untuk membiayai kegiatan operasional perusahaan dan mencapai tujuan perusahaan yaitu memaksimalkan laba sehingga dapat menunjang kelangsungan hidup perusahaan, baik yang dihasilkan melalui penjualan tunai maupun penjualan kredit. Untuk dapat memastikan penjualan perusahaan berada dalam kondisi yang baik, perusahaan harus memperhatikan pengendalian internal pada kegiatan penjualannya. Salah satu hal yang harus diperhatikan juga adalah pengendalian internal pada penerimaan kas. Karena apabila transaksi penjualan telah selesai maka akan timbul penerimaan kas baik dari penjualan tunai ataupun piutang. Dalam hal ini, apabila terdapat kelemahan dalam kegiatan penjualan perusahaan maka akan sangat mempengaruhi proses penerimaan kasnya. Oleh karena itu, pengendalian internal terhadap penjualan dan penerimaan kas harus berjalan seefektif dan seefisien mungkin untuk dapat mencapai tujuan perusahaan yaitu memaksimalkan laba dan mencegah serta meminimalisasi kesalahan dan kecurangan yang mungkin bisa terjadi seperti kesalahan dalam proses pencatatan order dari pelanggan, tidak mencatat pembayaran dari pelanggan, melakukan pembukuan fiktif dan lain-lain. Menurut Rahayu dan Suhayati (2010) menyatakan bahwa, “Pengendalian Internal yang dijalankan oleh dewan komisaris, manajemen, dan personel lainnya dalam suatu entitas yang dirancang untuk memberikan keyakinan memadai tentang pencapaian tujuannya. Pengendalian internal adalah struktur organisasi, metode, dan ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan laporan keuangan, mendorong efisiensi dan
efektivitas operasi, serta mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen untuk melakukan tujuan yang telah ditentukan dan bukan unsur-unsur yang membentuk sistem tersebut. ( Aries Wicaksono:985) PT Pelangi Mega Holiday merupakan sebuah perusahaan yang bergerak dalam bidang jasa Tour dan Travel. Perusahaan ini menjual jasa penjualan tiket tour dan travel. Dimana pada saat ini kebanyakan orangorang menggunakan fasilitas penerbangan untuk menuju kesuatu tempat dengan cepat dan nyaman. Penulis memilih perusahaan ini sebagai objek penelitian untuk menganalisa dan mengevaluasi prosedur dan kegiatan penjualan serta penerimaan kas yang diterapkan. Karena kegiatan penjualan diperusahaan ini cukup besar dalam penjualan tiket ,sehingga perlu dipastikan bahwa prosedur penjualan dan penerimaan kas yang telah dilaksanakan sesuai dengan ketentuan perusahaan. Penulis melakukan evaluasi pengendalian internal dengan tujuan untuk memeriksa dan mengevaluasi pelaksaan prosedur penjualan, pembelian, pengeluaran dan penerimaan kas yang berkaitan dengan efektifitas dan efisiensi kegiatan yang dilaksanakan perusahaan. Berdasarkan hal tersebut, penulis tertarik untuk melakukan penelitian guna mengevaluasi apakah kegiatan penjualan, pembelian, pengeluaran dan penerimaan kas yang dilakukan PT Pelangi Mega Holiday. Karena alasan tersebut penulis tertarik untuk menulis skripsi dengan judul “Evaluasi Pengendalian Internal atas Fungsi Penjualan, Pembelian, Pengeluaran dan Penerimaan Kas pada PT Pelangi Mega Holiday”
METODE PENELITIAN Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah 1.
Metode yang digunakan peneliti adalah metode kualitatif, peneliti datang langsung keperusahaan untuk observasi dan wawancara
2.
Untuk mengevaluasi pengendalian internal atas fungsi penjualan dan piutang yang ada saat ini di PT Pelangi Mega Holiday.
3.
Untuk dapat mengetahui kelemahan-kelemahan yang teridentifikasi menghambat jalannya proses pengendalian internal atas fungsi penjualan, pembelian, pengeluaran dan pengeluaran kas pada PT Pelangi Mega Holiday.
4.
Memberikan rekomendasi dan saran untuk perbaikan atas kelemahan-kelemahan yang ditemukan pada fungsi penjualan, pembelian, pengeluaran dan penerimaan kas PT Pelangi Mega Holiday.
HASIL DAN BAHASAN Berikut adalah hasil pembahasan berdasarkan analisa yang telah dilakukan untuk mengetahui sistem pengendalian internal yang ada di dalam perusahaan, apakah ada terjadi kesalahan dalam pengendalian internal perusahaan. 1.
Penerimaan kas masih diterima oleh bagian akuntansi Didalam perusahaan hanya memiliki bagian akuntansi, dimana bagian akuntansi yang melakukan semua proses pencatatan penjualan, pembelian, pengeluaran dan penerimaan kas. Semestinya perusahaan tidak boleh hanya punya 1 bagian saja, perusahaan harus menambahkan bagian lagi yaitu bagian penerimaan kas. Pendapatan yang diterima perusahaan sangatlah besar, jika diproses hanya 1 bagian saja maka akan bisa terjadi kesalahan dalam pencatatan dan fraud.
Maka penulis merekomendasikan kepada perusahaan untuk menambahkan 1 bagian, yaitu bagian penerimaan kas. Karena jika perusahaan sudah memiliki bagian penerimaan kas, pencatatan penjualan akan lebih maksimal dan teliti. Bagian akuntansi lebih fokus dalam pencatatan dan bagian penerimaan kas fokus hanya mencatat penerimaan kas. Dan juga mencegah terjadinya fraud yang dilakukan oleh bagian akuntansi. 2.
Bagian akuntansi tidak melaporkan laporan penjualan kepada manager. Bagian akuntansi masih sering lupa melaporkan hasil penjualan kepada manager. Seharusnya bagian akuntansi selalu ingat memberikan laporan tersebut kepada manager agar dapat diperiksa dan langsung direkap oleh bagian akuntansi secepatnya. Terjadinya ketelatan pelaporan hasil pendapatan dikarenakan manager yang tidak ada di kantor, dikarenakan meeting atau ada keperluan. Dengan telatnya bagian akuntansi melaporkan hasil penjualan pada hari yang sama akan mengakibatkan kecurangan dalam pencatatan dan tidak tercatatnya dengan baik hasil yang diperoleh pada hari itu. Rekomendasi dari penulis terkait dengan temuan di atas, bagian akuntansi bisa mengirimkan email kepada manager sebagai laporan penjualan yang terjadi pada hari itu, dan manager akan membalas email jika sudah diperiksa. Maka bagian akuntansi bisa langsung mencatat laporan tersebut.
3.
Penerimaan kas yang diterima dari hasil penjualan tidak langsung disetorkan ke bank. Perusahaan tidak langsung menyetorkan hasil penerimaan kas berupa pendapatan langsung yang berbentuk uang tunai atau cek tunai yang diperoleh dari hasil penjualan perusahaan pada hari yang sama. Seharusnya hasil penerimaan kas yang diterima harus segera disetorkan dengan segera, jika penyetoran penerimaan kas tersebut dilakukan agar perusahaan dapat dengan segera melakukan pencatatan atas pendapat yang diterima ke laporan penerimaan kas. Keterlambatan perusahaan untuk menyetorkan hasil pendapatan kas yang berbentuk uang tunai dan cek tunai dikarenakan kebijakan perusahaan yang menetapkan jika pendapatan kurang dari 50 juta maka disimpan didalam brankas yang ada dikantor, jika lebih dari 50 juta maka di setorkan pada jam kerja bank. Dengan telatnya perusahaan untuk menyetorkan hasil penerimaan kas ke bank, akan memperbesar kemungkinan kecurangan atau manipulasi atas hasil pendapatan tersebut yang dilakukan oleh pihak yang tidak bertanggungjawab. Rekomendasi dari penulis, penulis menyarankan perusahaan agar dengan segera melakukan penyetoran uang tunai dan cek tunai yang di terima dari hasil penjualan dan mengurangi cash yang beredar di perusahaan agar tidak terjadi lapping oleh karyawan. Contoh mengurangi cash yang beredar dengan melakukan penyetoran uang tunai ke bank pada pagi hari. Dan penulis membuat prosedur penerimaan kas yaitu setiap hari dilakukan penyetoran hasil pendapatan penjualan dan langsung melakukan rekonsiliasi pendapatan yang diterima.
4.
Tidak ada prosedur pembelian, pengeluaran dan penerimaan kas yang tertulis diperusahaan
5.
Perusahaan tidak mempunyai prosedur penjualan tertulis. Seharusnya perusahaan membuat prosedur penjualan secara tertulis agar karyawan memahami apa tujuan dari perusahaan. Jika tidak ada prosedur terlulis maka karyawan akan lupa apa tujuan dari perusahaan yang sebenarnya.
Akibat dari tidak adanya prosedur yang tertulis maka karyawan akan lalai dalam pekerjaannya dan tidak bisa mencapai apa yang diinginkan perusahaan. Yang diinginkan perusahaan adalah setiap harinya perusahaan mencapai target penjualan. Penulis sudah membuat prosedur penjualan untuk PT Pelangi Mega Holiday dari hasil observasi langsung ke perusahaan, dapat di lihat di bab 3 prosedur penjualan, pembelian, dan penerimaan kas. Manfaat dari adanya prosedur tertulis untuk memudahkan karyawan membaca dan memahami apa yang diinginkan perusahaan. Jadi perusahaan akan berjalan sesuai dengan prosedur.
6.
Perusahaan tidak membuat catatan atas umur piutang PT Pelangi Mega Holiday memberikan piutang kepada mitra kerja perusahaan dengan tidak mempunyai syarat piutang. Jadi perusahaan tidak membuat catatan atas umur piutang. Seharusnya perusahaan mempunyai syarat piutang agar perusahaan berjalan sesuai dengan teori yang ada. Jika tidak ada catatan atas umur piutang, perusahaan akan sulit mengetahui kapan jatuh tempo customer untuk membayar piutang dan perusahaan akan lupa untuk menagih piutang yang ada. Rekomendasi dari penulis, perusahaan seharusnya tetap membuat catatan atas umur piutang kepada mitra kerjanya, karena supaya memudahkan perusahaan untuk menagih piutang yang sudah dijanjikan oleh customer kepada perusahaan. Contoh : customer meminta waktu pembayaran 2 minggu, maka perusahaan akan mencatat sesuai dengan permintaan customer dalam invoice. Jika sudah jatuh tempo, bagian akuntansi akan menerbitkan dokumen-dokumen dan dikirim ke customer untuk penagihan piutang.
SIMPULAN DAN SARAN Kesimpulan yang dapat diambil dari evaluasi sistem pengendalian internal atas penjualan, piutang, dan penerimaan kas milik PT Pelangi Mega Holiday berdasarkan COSO dan evaluasi prosedur yang berjalan di perusahaan adalah masih diperlukan perbaikan dalam pengendalian internal yang berjalan di perusahaan karena tidak sesuainya beberapa kriteria dengan kondisi di perusahaan, yaitu:
1.
Perusahaan belum memiliki prosedur pembelian barang kantor dan pembelian ticket.
2.
Fungsi akuntansi masih dikerjakan oleh satu orang saja, sehingga peluang karyawan dalam bagian itu untuk melakukan kecurangan cukup besar seperti pencurian uang kas atau lapping
3.
Tidak ada jam lembur untuk karyawan yang bekerja lebih dari jam yang sudah ditentukan oleh perusahaan.
4.
Tidak memberikan jaminan keselamatan dan kesehatan kerja kepada karyawan yang kerja diluar kantor
5.
Perusahaan tidak membuat catatan atas umur piutang, sehingga kesulitan dalam melakukan pengecekan untuk mengetahui jika piutang akan jatuh tempo, maupun telah jatuh tempo.
6.
Penerimaan kas yang diterima dari hasil penjualan tidak langsung disetorkan ke bank.
7.
Masih terjadi kesalahan dalam mencetak ticket pesawat, kesalahannya berupa pemberian tittle nama pada ticket dan kesalahan-kesalahan kecil.
Berdasarkan kesimpulan yang telah diuraikan di atas, terdapat beberapa saran yang diberikan untuk memperbaiki kelemahan pada pengendalian internal atas penjualan, pembelian, pengeluaran dan penerimaan kas PT Pelangi Mega Holiday, antara lain:
1.
Perusahaan perlu membuat prosedur pembelian ticket dan barang-barang kantor secara tertulis, dan penulis sudah merekomendasikan prosedur yang sesuai kegiatan yang dilakukan oleh perusahaan. Dapat dilihat di bab 4
2.
Perusahaan seharusnya melakukan pemisahan pada bagian akuntansi dan keuangan. Menurut Mulyadi (2008:164) transaksi tidak boleh dilaksanakan dari awal sampai akhir oleh satu orang atau satu bagian saja, tanpa ada campur tangan dari yang lain, agar tercipta internal check yang baik dalam pelaksanaan tugasnya. Orang yang menerima dan mengeluarkan kas harus dipisahkan dengan orang yang melakukan pencatatan. Hal ini dilakukan untuk mengurangi risiko terjadinya lapping.
3.
Jika perusahaan tidak mau menerima karyawan baru lagi, perusahaan harus memberikan uang lembur jika ada permintaan customer yang begitu banyak.
4.
Perusahaan seharusnya memberikan jaminan keselamatan dan kesehatan kepada karyawan. Perusahaan bisa memberi JAMSOSTEK atau BPJS untuk setiap karyawan.
5.
Perusahaan perlu membuat catatan umur piutang (aging schedule), hal ini akan membantu untuk mengetahui umur piutang dengan jelas, sehingga piutang yang akan jatuh tempo dan telah jatuh tempo dapat ditemukan dengan mudah.
6.
Perusahaan sebaiknya melakukan penyetoran uang kas dari hasil penerimaan kas yang beredar diperusahaan ke bank secepatnya agar untuk mencegah terjadinya kehilangan uang kas lagi pada perusahaan.
7.
Manager harus melakukan pengecekan kembali sebelum ticket diberikan kepada customer. Agar tidak terjadi kesalahan dan membuat customer kesusahaan pada saat berada di airport.
REFERENSE
Arens, Alvin A., Elder, R.J., & Beasley, M.S. (2012). Auditing and Assurance Service an Integrated Approach (14th Ed). New Jersey : Pearson PrenticeHall.
Bayangkara IBK (2011), Audit Manajemen : Prosedur dan Implementasi, Salemba Empat, Jakarta.
Horngren, C.T, Harrison, W. T, C. William T, & Themin S. Ahli bahasa oleh Gina Gania. (2011) Akuntansi Keuangan. Jakarta: Erlangga.
Ikatan Akuntan Publik Indonesia. (2011). Standar Profesional Akuntan Publik,salemba empat: Jakarta.
Kieso, et al. 2011. Intermediate Accounting (IFRS edition). United States: John Wiley & Sons.
Mulyadi (2008). Sistem Akuntansi. Jakarta: Salemba Empat. Mulyadi (2010). Sistem Akuntansi. Jakarta: Salemba Empat.
Puspitawati, Lilis., Sri Dewi Anggadini. 2011. Sistem Informasi Akuntansi. Yogyakarta: Graha Ilmu
Rahayu, Siti. Kurnia.,&Suhayanti, E. (2010). Auditing: Konsep Dasar dan Pedoman Pemeriksaan Akuntansi Publik (Edisi Pertamaed.) Yogyakarta: GrahaIlmu.
Seoulinda, Nena. Dan Wicaksono, Aries. (2013). Evaluasi Pengendalian Internal Dan Sistem Akuntasi Atas Penerimaan Kas Dan Piutang Premi Asuransi Pada PT H. Jurnal Binus Business Review Vol. 04 No. 02 November 2013.
Tuannakotta, Theoderus M. 2010. Akuntansi Forensik dan Audit Investigatif. LP-FEUI. Jakarta.
Carl Warren 2008. Pengantar Akuntansi. Jakarta: Salemba Empat Widjaja Tunggal, Amin.Drs, (2013) Pokok-pokok COSO-BASED AUDITING Jakarta:Harvaindo.
RIWAYAT PENULIS Jimmy Ong lahir di Jambi pada 6 January 1992. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang Ilmu Ekonomi pada tahun 2015.
