AUDIT OPERASIONAL ATAS FUNGSI PENJUALAN DAN PENERIMAAN KAS PADA PT. BUMI MAESTROAYU
Susanti Jln. Kepa Duri Mas no.413c 08176739949
[email protected] Dosen Pembimbing Sudarmo, Drs., MM
ABSTRAK Penjualan dan penerimaan kas memiliki peranan penting dalam menjalankan kegiatan operasional perusahaan. Dalam menjalankan kegiatan perusahaan maka kegiatan penjualan dan penerimaan kas harus dilakukan secara efektif dan efisien. Penelitian yang dilakukan merupakan penelitian kualitatif yang dilakukan pada PT. Bumi Maestroayu. PT. Bumi Maestroayu merupakan perusahaan yang bergerak di bidang importir daging sapi yang berasal dari Australia dan New Zealand. Metode penelitian yang digunakan adalah wawancara dengan pihak yang terkait, observasi, penelusuran dokumen yang terkait dengan fungsi penjualan dan penerimaan kas, membuat kuesioner yang berkaitan dengan pengendalian intern, dan studi kepustakaan. Berdasarkan hasil penelitian audit operasional atas fungsi penjualan dan penerimaan kas pada PT. Bumi Maestroayu, kegiatan yang telah dilakukan cukup baik, tetapi masih terdapat beberapa kelemahan diantaranya: perusahaan belum memiliki prosedur penjualan dan penerimaan kas secara tertulis, tidak memiliki bagian HRD (Human Resources Development), struktur organisasi dan uraian tugas,wewenang dan tanggung jawab sudah tidak sesuai dengan perubahan yang ada, bagian gudang merangkap bagian pengiriman, menggunakan jasa konsultan akuntansi yang pekerjaannya kurang efektif, tidak memiliki kebijakan manajemen atas penyisihan piutang, dan tidak memiliki jaminan penjualan kredit. Berdasarkan kelemahan-kelemahan yang didapat, maka penulis memberikan saran diantaranya : perusahaan menetapkan prosedur dan kebijakan penjualan dan penerimaan kas secara tertulis, memiliki bagian personalia, membuat struktur organisasi sesuai dengan bagian yang ada, pemisahan fungsi antara fungsi gudang dan pengiriman barang, kebijakan atas piutang tak tertagih, membuat syarat jaminan penjualan secara kredit. Kata Kunci : Audit Operasional, Penjualan, Penerimaan Kas, Sistem Pengendalian Intern
PENDAHULUAN Seiring dengan perkembangan dalam bidang teknologi dan pengetahuan pada era globalisasi saat ini, membuat perkembangan ekonomi dan dunia bisnis juga ikut mengalami kemajuan secara pesat. Untuk menghadapi persaingan, maka pihak manajemen dituntut untuk melakukan kegiatan usahanya secara efisien dan efektif. Setiap perusahaan memiliki fungsi-fungsi kegiatan operasional yang saling menunjang dan berhubungan satu dengan lainnya. Fungsi-fungsi tersebut saling berhubungan dan menunjang untuk menjalankan kegiatan operasional perusahaan, sehingga keberlangsungan hidup perusahaan terus berjalan. Dari fungsi-fungsi yang ada terdapat fungsi yang dapat menilai kegiatan usaha perusahaan adalah fungsi penjualan dan penerimaan kas. Fungsi penjualan merupakan fungsi yang menjelaskan berapa besar pemasukkan yang diterima perusahaan dari kegiatan bisnis yang dilakukan. Audit operasional dalam fungsi penerimaan kas juga diperlukan untuk mengawasi kegiatan pemasukan kas perusahaan atas penjualan yang sudah dilakukan. Karena proses penjualan dapat dilakukan secara tunai maupun kredit, sehingga akan memberikan pengaruh pada kegiatan penerimaan kas. PT. Bumi Maestroayu merupakan sebuah perusahaan yang bergerak di bidang penyedia daging sapi impor yang berasal dari Australia dan New Zealand. Perusahaan ini menjual produk daging sapi impor kepada para konsumen. Karena kegiatan penjualan yang dilakukan perusahaan ini dalam jumlah yang besar dan dengan konsumen yang cukup banyak, sehingga perlu dipastikan bahwa prosedur penjualan dan penerimaan kas yang telah dilaksanakan sesuai dengan ketentuan perusahaan. Berdasarkan hal tersebut, penulis tertarik untuk melakukan penelitian guna mengevaluasi apakah kegiatan penjualan dan penerimaan kas yang dilakukan PT. Bumi Maestroayu sudah diterapkan secara efektif, efisien dan ekonomis.
METODE PENELITIAN Penelitian ini merupakan penelitian eksploratoria dengan pendekatan case study. Metode pengumpulan data yang digunakan adalah dengan metode studi pustaka dan metode penelitian lapangan. Dalam penelitian ini penulis melakukan pengumpulan data dengan cara membaca, mencari dan mempelajari data-data serta informasi dari berbagai media seperti artikel, buku, materi kuliah dan media elektronik seperti internet. Penelitian ini mencari bahan-bahan dan data mengenai pembahasan yang terkait yaitu audit operasional yang berkaitan pada fungsi penjualan dan fungsi penerimaan kas. Penulis melakukan penelitian langsung ke perusahaan dengan cara wawancara, memberikan daftar pertanyaan kepada pejabat terkait atas kegiatan penjualan dan penerimaan kas, pengamatan langsung, dan dokumentasi.
HASIL DAN PEMBAHASAN Berdasarkan hasil penelitian audit operasional yang dilakukan terhadap fungsi penjualan dan penerimaan kas PT. Bumi Maestroayu, terdapat kelemahan dalam pelaksaan kegiatan atas fungsi penjualan dan penerimaan. Temuan-temuan yang ada yaitu: 1. Perusahaan memiliki prosedur penjualan dan penerimaan kas secara tertulis, namun tidak sesuai dengan kegiatan penjualan yang dilaksanakan.
Kondisi : Perusahaan memang sudah memiliki prosedur penjualan dan penerimaan kas secara tertulis. Namun prosedur secara tertulis tidak sesuai dengan yang dijalankan serta prosedurnya tidak sesuai dengan standar kegiatan penjualan. Kriteria : Prosedur penjualan dan penerimaan kas seharusnya diperbaharui sesuai dengan kegiatan yang sebenarnya dilakukan. Sebab : Perusahaan merasa tidak perlu membuat prosedur secara tertulis karena kegiatan operasional yang selama ini berjalan sudah baik. Prosedur atas penjualan dan penerimaan kas langsung disampaikan kepada pihak yang berkepentingan dan karyawan lebih mudah mengerti melalui praktek langsung. Akibat : Kegiatan operasional dan pengendalian internal perusahaan dapat berjalan kurang efektif, karena prosedur dan kebijakan yang ada kurang jelas. Hal ini dapat memungkinkan terjadinya kesalahan atau ketidaksesuaian antara prosedur yang ditetapkan dengan prosedur yang berjalan. Rekomendasi : Perusahaan seharusnya memiliki prosedur dan kebijakan penjualan dan penerimaan kas secara tertulis supaya setiap karyawan dapat mengerti setiap tanggung jawab yang harus dijalankan serta pendistribusian dokumen bisa dijalankan dengan benar. Pedoman prosedur secara tertulis juga bermanfaat bagi karyawan baru yang digunakan sebagai panduan untuk memahami alur dari kegiatan operasional perusahaan. Pedoman tertulis atas prosedur operasional perusahaan sebaiknya diperbaharui jika terjadi perubahan dan sekiranya memperbaiki prosedur yang kurang efektif dan efisien. 2. Perusahaan tidak memiliki bagian HRD (Human Resources Development) Kondisi : Perusahaan memang memiliki struktur organisasi dengan memiliki bagian umum yaitu bagian personalia. Namun dalam kegiatan perusahaan yang dilakukan, perusahaan tidak memiliki bagian personalia untuk merekrut karyawan. Perekrutan karyawan langsung dilakukan oleh direktur perusahaan. Kriteria : Seharusnya perusahaan memiliki bagian personalia untuk melakukan pemilihan karyawan yang berkualitas dan memiliki etika yang baik. Bagian personalia lebih mengerti mengenai karakter dan kualitas seseorang. Untuk melakukan perekrutan dan penerimaan karyawan diperlukan test khusus seperti test psikotest. Sebab : Perusahaan merasa perekrutan karyawan dengan langsung dilakukan oleh direktur sudah cukup baik dan tepat. Akibat : Akibat yang bisa timbul yaitu kemungkian kegiatan operasional penjualan dan penerimaan kas tidak dilakukan oleh orang yang berkompeten di bidangnya. Kegiatan operasional penjualan bisa menjadi tidak efektif dan efisien. Kegiatan operasional penerimaan kas juga bisa retan terjadi kecurangan, karena proses perekrutan karyawan tidak melalui proses perekrutan dan tidak dilakukan oleh pihak yang berpengalaman dibidangnya. Rekomendasi :
Perusahaan sebaiknya memiliki bagian personalia untuk melakukan perekrutan karyawan, sehingga perusahaan dapat memiliki karyawan yang berkompeten sesuai dengan kemampuan yang dimiliki. 3. Struktur organisasi dan uraian tugas, wewenang, dan tanggung jawab sudah tidak sesuai dengan perubahan yang ada. Kondisi: Perusahaan memiliki struktur organisasi serta pembagian tugas yang tidak sama dengan bagian yang sebenarnya. Perusahaan tidak memiliki bagian umum (bagian personalia). Kriteria : Perusahaan seharusnya menyesuaikan struktur organisasi yang sesungguhnya ada di perusahaan serta dapat memperbaharui setiap perubahan dari uraian tugas karyawan. Sebab : Perusahaan merasa strukur organisasi secara tertulis tidak begitu berpengaruh terhadap kegiatan operasional perusahaan. Uraian tugas dari perusahaan juga dapat diberitahukan langsung kepada setiap bagian. Akibat : Kemungkinan dapat terjadi ketidakjelasan pembagian tugas serta ketidaktahuan tanggung jawab yang seharusnya dijalankan oleh setiap karyawan. Kegiatan operasional juga bisa menjadi tidak efisien karena karyawan tidak memahami uraian tugas yang seharusnya dijalankan. Rekomendasi : Perusahaan seharusnya membuat struktur organisasi sesuai dengan bagian yang terdapat di dalam perusahaan. Uraian tugas untuk masing-masing bagian juga harus diperbaharui, agar setiap karyawan mengetahui dan memahami tanggung jawabnya. 4. Bagian gudang merangkap bagian pengiriman. Kondisi : Fungsi gudang dengan fungsi pengiriman barang pada perusahaan digabung, sehingga tidak ada pemisahan tugas yang jelas. Perusahaan memang memiliki bagian yang cukup banyak pada bagian gudang dan pengiriman barang, namun tidak ada pembagian tugas secara jelas mengenai karyawan yang menjadi staf gudang dengan staf pengiriman. Kriteria : Seharusnya perusahaan membuat pemisahan tugas antara bagian gudang dan pengiriman, karena berdasarkan teori yang telah dibahas di BAB II setiap fungsi yang terkait dengan penjualan harus dipisah. Fungsi gudang dan pengiriman memiliki uraian tugas dan tanggung jawab yang berbeda. Bagian gudang bertanggung jawab atas setiap barang yang ada di gudang. Bagian pengiriman bertanggung jawab atas barang yang telah disiapkan oleh bagian gudang untuk dikirimkan kepada pelanggan. Sebab : Perusahaan tidak melakukan pemisahan tugas antara fungsi gudang dan pengiriman dikarenakan perusahaan merasa tugas bagian gudang tidak terlalu banyak. Bagian gudang juga bisa memegang peranan sebagai bagian gudang dan pengiriman. Akibat : Akibat yang dapat ditimbulkan mengenai keamanan barang, karena setiap karyawan dapat keluar masuk mengambil barang untuk dikirimkan. Jika terjadi kehilangan barang akan sulit diminta pertanggung jawabkan. Rekomendasi : Perusahaan seharusnya membuat pemisahan fungsi antara fungsi gudang dan pengiriman barang. Hal ini dilakukan supaya kegiatan operasional menjadi efektif.
Untuk menjaga keamanan persediaan barang, agar hanya bagian tetentu yang mempunyai otoritas untuk masuk ke dalam gudang.
5. Perusahaan menggunakan jasa konsultan akuntansi, namun pelaksaannya kurang efekif Kondisi : Perusahaan menyewa jasa konsultan akuntansi untuk membuat laporan keuangan. Jasa konsultan akuntansi yang disewa perusahaan bekerja kurang efektif. Hal ini ditunjukkan dari ditumpuknya dokumen transaksi yang ada di perusahaan. Jasa konsultasi yang digunakan perusahaan berada di Surabaya sedangkan kantor PT. Bumi Maestroayu berada di Jakarta. Jasa konsultasi juga memiliki kewajiban membuat jurnal transaksi hingga pelaporan keuangan. Pembuatan dan pelaporan laporan keuangan dilaporkan terlambat. Kriteria : Pencatatan atas transaksi penjualan dan penerimaan kas seharusnya dijurnal sesuai dengan tanggal di mana transaksi itu dijalankan. Pembuatan laporan keuangan perusahaan harus dibuat secara tepat waktu, yang berguna untuk kepentingan para pemakai laporan keuangan. Sebab : Perusahaan merasa dengan menyewa jasa konsultan akuntansi kegiatan pembuatan laporan keuangan dikerjakan secara tepat dan sesuai dengan standar yang berlaku. Pemakaian jasa konsultan akuntansi juga dapat membantu perusahaan untuk membuat laporan keuangan. Akibat : Kemungkinan ada transaksi yang terlewat untuk dijurnal. Laporan keuangan juga menjadi lambat untuk disajikan. Kesalahan jumlah angka dari transaksi penjualan dan penerimaan kas. Apabila perusahaan membutuhkan laporan keuangan untuk melakukan pinjaman ke Bank dan pinjaman tersebut untuk menunjang kegiatan penjualan, maka dengan adanya pelaporan keuangan yang terlambat akan mempengaruhi kegiatan penjualan. Rekomendasi : Saat jasa konsultan akuntansi tidak dapat datang, maka perusahaan bisa mengirimkan dokumen transaksi secara online, sehingga kegiatan pembukuan akun-akun yang terkait dengan penjualan dan penerimaan kas dapat berjalan dengan efektif dan efisien. Perusahaan juga harus memiliki staf akuntan untuk menjurnal kegiatan operasional perusahaan dan membuat laporan keuangan. Karena jumlah transaksi penjualan dan penerimaan kas yang ada di perusahaan cukup banyak setiap harinya. 6. Perusahaan tidak memiliki kebijakan manajemen atas penyisihan piutang. Kondisi : Perusahaan tidak memiliki kebijakan atas penyisihan piutang. Perusahaan akan terus mencatat piutang dari pelanggan hingga pelanggan membayar setiap piutangnya. Piutang yang akan dihapus jika pelanggan benar-benar dalam keadaan bangkrut dan tidak memungkinkan untuk ditagih. Perusahaan juga tidak memiliki jangka waktu umur piutang pelanggan. Kriteria : Menurut ketentuan yang berlaku, piutang yang jatuh temponya sudah melebihi satu tahun, seharusnya disisihkan sebagai piutang tak tertagih atau dihapuskan. Karena piutang menyangkut risiko yang mungkin timbul pada masa akan datang maka
perusahaan dapat mengantisipasi kerugian dalam jumlah besar serta supaya diketahui jumlah piutang sebenarnya yang disajikan dalam laporan keuangan. Hal tersebut dapat digunakan untuk menjadi pembanding atas laporan keuangan tahun lalu, sehingga dapat melihat kenaikan atau penurunan penjualan. Sebab : Perusahaan merasa tidak perlu membuat penyisihan atas piutang tak tertagih karena pelanggan pasti akan melunasi piutangnya meskipun sudah lama lewat jatuh tempo. Perusahaan akan melakukan penyitaan terhadap aset milik pelanggan jika pelanggan tidak mampu untuk membayar. Perusahaan akan menghapus piutang jika pelanggan sudah bangkrut. Akibat : Perusahaan tidak mencatat pencadangan piutang akan membuat akun piutang dalam laporan keuangan menjadi tidak wajar, karena jumlah piutang tahun sebelumnya masih dicatat. Jika pelanggan bangkrut maka piutang pada periode sebelumnya langsung dihapus, maka akan membuat penurunan yang signifikan terhadap laporan keuangan. Rekomendasi : Perusahaan membuat kebijakan atas piutang tak tertagih supaya nilai dari piutang yang disajikan dalam laporan keuangan merupakan nilai yang wajar. Perusahaan juga harus membuat umur piutang dan melakukan penyisihan untuk umur piutang yang sudah lama. Penyisihan piutang juga sebaiknya diotorisasi oleh pejabat yang berwenang untuk menghindari terjadinya penyimpangan pencatatan piutang. 7. Perusahaan tidak memiliki jaminan pelanggan, jika pelanggan tidak sanggup melakukan kewajibannya. Kondisi : Perusahaan memiliki kebijakan atas piutang yang tidak tertagih dengan tidak memberikan barang hingga piutang dilunasi. Bagi pelanggan yang tidak mampu untuk membayar piutangnya maka perusahaan akan melakukan penyitaan terhadap aset milik pelanggan. Namun perusahaan tidak memiliki dokumen perjanjian penyitaan aset miliki pelanggan. Kriteria : Perusahaan sebaiknya membuat syarat jaminan penjualan yang harus dilakukan oleh pelanggan. Jika perusahaan menetapkan untuk melakukan penyitaan aset apabila pelanggan tidak sanggup melakukan kewajibannya, hal ini sulit dilakukan karena penyitaan aset milik orang lain tidak mudah dilakukan karena berhubungan dengan hukum. Sebab : Perusahaan merasa pelanggan selalu membayar piutangnya sesuai dengan jangka waktu yang telah ditentukan dan juga kejadian pelanggan yang bangkrut jarang terjadi dari awal berdirinya perusahaan hingga sekarang. Akibat : Perusahaan akan mengalami kerugian atas piutang yang tidak dapat tertagih. Perusahaan juga tidak memiliki bukti yang kuat jika ingin melakukan penyitaan aset milik pelanggan. Rekomendasi : Perusahaan sebaiknya membuat syarat jaminan penjualan. Jadi saat pelanggan akan melakukan penjualan secara kredit, maka pelanggan tersebut harus membayar jaminan sebesar kebijakan yang dibuat oleh perusahaan. Apabila pelanggan tidak sanggup untuk membayar kewajibannya, maka jaminan awal menjadi milik
perusahaan. Jika pelanggan sanggup melaksanakan kewajibannya maka jaminan penjualan tersebut akan dikembalikan.
SIMPULAN DAN SARAN Berdasarkan hasil penelitian yang telah dilakukan pada PT. Bumi Maestroayu yang telah dibahas pada bab IV, penulis menarik kesimpulan bahwa fungsi penjualan sudah berjalan cukup baik, namun masih ada beberapa kelemahan yang harus diperbaiki guna meningkatkan efektifitas dan efisiensi dari kegiatan penjualan dan penerimaan kas. Penulis memberikan beberapa saran perbaikan untuk memperbaiki kelemahan yang ada. Saran yang diberikan pada PT. Bumi Maestroayu antara lain : 1. Perusahaan menetapkan prosedur dan kebijakan penjualan dan penerimaan kas secara tertulis supaya setiap karyawan dapat mengerti setiap tanggung jawab yang harus dijalankan serta pendistribusian dokumen bisa dijalankan dengan benar. 2. Perusahaan agar memiliki bagian personalia untuk melakukan perekrutan karyawan, sehingga perusahaan dapat memiliki karyawan yang berkompeten sesuai dengan kemampuan yang dimiliki. Dengan merekrut karyawan yang berkualitas, maka secara langsung akan mendukung kegiatan operasional perusahaan secara efektif dan efisien. 3. Perusahaan menetapkan untuk membuat struktur organisasi sesuai dengan bagian yang terdapat di dalam perusahaan. Uraian tugas untuk masing-masing bagian juga harus diperbaharui. 4. Perusahaan membuat pemisahan fungsi antara fungsi gudang dan pengiriman barang. Hal ini dilakukan supaya kegiatan operasional menjadi efektif. Adanya kejelasan pertanggung jawaban yang dimiliki oleh setiap bagian. Untuk menjaga keamanan persediaan barang di gudang, sehingga bagian yang mengambil barang dan mengirim barang harus dipisahkan. 5. Dokumen yang akan dicatat atau dijurnal oleh jasa konsultan dapat dikirimkan secara online, sehingga kegiatan pembukuan akun-akun yang terkait dengan penjualan dan penerimaan kas dapat berjalan dengan efektif dan efisien. Pelaporan keuangan juga dapat disajikan sesuai dengan periode akuntansi. Perusahaan juga perlu memiliki staf akuntan untuk menjurnal kegiatan operasional perusahaan dan membuat laporan keuangan 6. Perusahaan membuat kebijakan atas piutang tak tertagih supaya nilai dari piutang yang disajikan dalam laporan keuangan merupakan nilai yang wajar. Perusahaan juga harus membuat umur piutang dan melakukan penyisihan untuk umur piutang yang sudah lama 7. Perusahaan membuat syarat jaminan penjualan. Jadi saat pelanggan akan melakukan penjualan secara kredit, maka pelanggan tersebut harus membayar jaminan sebesar kebijakan yang dibuat oleh perusahaan. Apabila pelanggan tidak sanggup untuk membayar kewajibannya, maka jaminan awal menjadi milik perusahaan. Jika pelanggan sanggup melaksanakan kewajibannya maka jaminan penjualan tersebut akan dikembalikan.
REFERENSI Agoes,Sukrisno. (2008). Auditing :Pemeriksaan akuntan oleh kantor akuntan publik jilid 1(edisi 3). Jakarta: Lembaga Penerbit Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia.
Agoes, S. (2011). Auditing :Petunjuk Praktis Pemeriksaan Akuntan oleh Akuntan Publik buku 1 (edisi 4).Jakarta: Lembaga Penerbit Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia. Arens,A.A.& Loebbecke, J. K Alih bahasa oleh Yusuf,A.A.(2003). Auditing Pendekatan terpadu buku satu dan dua. Jakarta: Penerbit Salemba Empat Bayangkara, IBK, (2008). Audit Manajemen: prosedur dan implementasi. Jakarta: Penerbit Salemba Empat. Boynton, W.C, Johnson, R.N &Kell, W.G. Alih bahasa Oleh Rajoe, P.A., Gania, G., Budi, I.S. (2003). Modern Auditing buku 1 dan 2. Jakarta:Penerbit Salemba Empat. Gondodiyoto, Sanyoto.(2009). Pengelolaan Fungsi Audit Sistem Informasi. Yogyakarta: Penerbit Mitra wacana media Hall, J.A. Alih Bahasa oleh fitriasari, D.,Kwary,D.A. (2007).Sistem Informasi Akuntansi. Jakarta:Penerbit Salemba Empat. Murtanto (2005). Sistem pengendalian internal untuk bisnis. Jakarta: Penerbit PT. Hecca Mitra Utama. Rama, D.V&Jones,F.L Alih bahasa oleh Wibowo,M.S. (2008).Sistem Informasi Akuntansi. Jakarta:Penerbit Salemba Empat. Sawyer Alih Bahasa oleh Desi Adhariani.(2005).Internal Auditing.Jakarta: Penerbit Salemba Empat. Tunggal, A. W. (2007). Dasar-dasar Audit Manajemen. Jakarta: Harvarindo. ____________.(2008). Dasar-dasar Audit Operasional (edisi rivisi).Jakarta: Harvarindo. Warren, C.S, Reeve, J.M., & Fees, P.E. (2006). Pengantar Akuntansi. Jakarta: Penerbit Salemba Empat. William, F. Messier., Jr, Steven. M. Glover., Douglas, F. Prawit Alih Bahasa Oleh Budi, Sumiharti. (2005). Auditing and assurance service buku satu (edisi empat). Jakarta: Penerbit Salemba Empat.
RIWAYAT PENULIS Susanti lahir di kota Jakarta pada 13 September 1990. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Bina Nusantara University dalam bidang Akuntansi pada tahun 2012. Saat ini bekerja sebagai staff Treasury Settlement di Bank Mayapada.
