BAB IV AUDIT OPERASIONAL ATAS FUNGSI PENJUALAN, PIUTANG USAHA DAN PENERIMAAN KAS PADA PT CHAROEN POKPHAN INDONESIA TBK
IV.1. Perencanaan dan Tujuan Audit Operasional atas fungsi Penjualan, Piutang Usaha dan Penerimaan Kas. Perencanaan pemeriksaan perlu untuk disusun terlebih dahulu sehingga dapat digunakan sebagai panduan bagi auditor agar dalam pelaksanaannya tepat guna dan sesuai tujuan yang ingin dicapai. Perencanaan audit operasional atas fungsi penjualan,piutang dan penerimaan kas pada PT.Charoen Pokphand Indonesia adalah sebagai berikut : 1. Membuat perjanjian terlebih dahulu dengan pihak terkait mengenai waktu pelaksanaan •
Pada pertemuan yang pertama kali, penulis melakukan wawancara dengan Bapak Hadijanto Kartika, selaku general manager dari capital market operation untuk memperoleh informasi umum mengenai perusahaan yang meliputi struktur organisasi, prosedur operasional, serta uraian tugas secara garis besar.
•
Pada pertemuan kedua, penulis melakukan wawancara dengan Bapak Hedi Pangestu selaku accounting manager dan Bapak Tama selaku sales manager serta meminta untuk mengisi kuisioner yang berkaitan dengan bagian masingmasing
61
•
Pada pertemuan ketiga, penulis melakukan wawancara dengan Bapak Filipus Yunus selaku finance manager serta meminta untuk mengisi kuisioner yang berkaitan dengan keuangan perusahaan.
•
Pada pertemuan keempat, penulis meminta copy bukti-bukti dari setiap form yang terdapat dalam standar operasional perusahaan kepada Bapak Hedi Pangestu.
•
Pada pertemuan kelima, penulis membahas hasil temuan yang diperoleh dengan Bapak Hadijanto Kartika.
2.
Membuat program kerja audit Pogram kerja audit, meliputi : a. Survei pendahuluan, yaitu survei yang dilakukan untuk mendapatkan atau mengumpulkan informasi umum mengenai latar belakang perusahaan dalam waktu yang relatif singkat mengenai bisnis perusahaan, kegiatan operasional perusahaan, program atau sistem yang dipertimbangkan untuk diperiksa, sehingga diperoleh pengetahuan atau gambaran yang jelas secara umum mengenai kegiatan perusahaan yang diaudit. b. Pengujian Sistem Pengendalian Manajemen (SPM), yaitu melakukan pengujian atas SPM yang ada apakah selama ini telah berfungsi dengan baik dan mengidentifikasi kelemahan SPM tersebut, mengidentifikasi dampak dari kelemahan SPM tersebut, serta mengubah Tentative Audit Objective (TAO) menjadi Finding Audit Objective (FAO).
62
c. Pengembangan hasil temuan, yaitu memantapkan FAO menjadi temuan dan menetapkan unsur-unsur temuan yaitu kondisi, kriteria, sebab, akibat, dan rekomendasi. Tujuan audit operasional atas fungsi penjualan, piutang dan penerimaan kas adalah sebagai berikut : 1. Menilai apakah kegiatan penjualan, piutang usaha dan penerimaan kas yang berlangsung sampai saat ini telah efektif, efisien dan ekonomis. 2. Menilai apakah pelaksanaan kegiatan penjualan, piutang usaha dan penerimaan kas yang telah berjalan sampai saat ini telah sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan perusahaan. 3. Menganalisa adanya kelemahan yang timbul dalam kegiatan penjualan, piutang dan penerimaan kas untuk kemudian dicari upaya pemecahan atau penanggulangannya. 4. Memberikan saran untuk mengatasi kelemahan-kelemahan yang telah ditemukan agar kegiatan penjualan, piutang dan penerimaan kas dapat menjadi lebih efektif, efisien dan ekonomis.
IV.2. Tahap-Tahap Audit Operasional IV.2.1. Survei Pendahuluan (Preliminary Survey) Tujuan dari adanya survei pendahuluan adalah untuk mendapatkan atau mengumpulkan informasi umum mengenai latar belakang perusahaan mengenai bisnis perusahaan,
kegiatan
operasional
perusahaan,
program
atau
sistem
yang
dipertimbangkan untuk diperiksa, sehingga diperoleh pengetahun atau gambaran yang jelas secara umum mengenai kegiatan perusahaan yang akan diaudit. 63
Survei pendahuluan dilakukan dengan tahap-tahap sebagai berikut : 1.
Melakukan survei langsung ke PT. Charoen Pokphan Indonesia, Tbk yang diawali dengan survei pendahuluan untuk persiapan dan perencanaan pemeriksaan, guna mendapatkan data-data yang bermanfaat dalam pelaksanaan audit operasional.
2.
Melakukan
wawancara
langsung
dengan
pejabat
berwenang
yang
akan
menghasilkan data dan informasi yang akurat mengenai kegiatan dan hal – hal yang berkaitan dengan kegiatan yang akan diperiksa. 3.
Membuat dan mengajukan daftar pertanyaan tertulis mengenai aktvitas penjualan, piutang dan penerimaan kas dalam perusahaan kepada pihak-pihak yang terkait.
4.
Mengumpulkan dokumen-dokumen transaksi penjualan yang telah terjadi dalam perusahaan yang kemudian ditelusuri untuk diketahui apakah pencatatannya telah sesuai dengan prosedur yang berlaku.
IV.2.2. Evaluasi Pengendalian Intern atas Fungsi Penjualan, Piutang dan Penerimaan Kas. Evaluasi pengendalian intern atas fungsi penjualan, piutang usaha dan penerimaan kas ini dilakukan untuk menilai kuat atau lemahnya suatu sistem pengendalian intern, yang nantinya akan menjadi tolak ukur bagi pemeriksa dalam penentuan luasnya pemeriksaan yang dilakukan. Bila pelaksanaan pengendalian intern yang diterapkan dalam perusahaan telah sesuai dengan kriteria pengendalian intern dalam standar pemeriksaan akuntansi, maka dapat dikatakan bahwa pengendalian intern tersebut sangat kuat. Namun apabila sebaliknya, maka dapat dikatakan pengendalian intern tersebut lemah. 64
Adapun unsur-unsur pokok yang akan dianalisa adalah: 1.
Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas Struktur organisasi merupakan rangka pembagian tanggung jawab fungsional kepada unit-unit organisasi yang dibentuk untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan pokok perusahaan. Pembagian tanggung jawab fungsional dalam perusahaan ini didasarkan dalam prinsip-prinsip berikut : a. Harus dipisahkan fungsi operasi dan penyimpanan dari fungsi akuntansi. Sedangkan fungsi operasi sendiri adalah fungsi yang memiliki wewenang untuk melaksanakan suatu kegiatan (misalnya penjualan). b. Suatu fungsi tidak diberi tanggung jawab penuh untuk melaksanakan semua tahapan suatu transaksi Pada struktur organisasi PT. Charoen Pokphan Indonesia, Tbk telah dilakukan pemisahan tanggung jawab fungsional dengan jelas. Dalam arti kata tidak adanya tugas rangkap dalam menjalankan operasi perusahaan. Hal ini dapat dilihat dalam Bab III (struktur organisasi).
2.
Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, pendapatan dan biaya Dalam perusahaan setiap transaksi hanya terjadi atas dasar otorisasi dari pejabat yang memiliki wewenang untuk menyetujui terjadinya transaksi tersebut. Oleh sebab itu, dalam perusahaan harus dibuat sistem yang mengatur pembagian wewenang untuk otorisasi atas terlaksananya setiap transaksi. Dengan demikian untuk mengawasi semua transaksi keuangan yang terjadi dalam perusahaan dapat dilakukan dengan mengawasi semua transaksi yang terjadi dalam perusahaan 65
dengan menggunakan pengawasan penggunaan formulir yang sebagai media terjadinya transaksi. Pada PT. Charoen Pokphand Indonesia, Tbk telah dilakukan sistem yang jelas, hal ini dapat dilihat dari adanya sistem otorisasi yang dilakukan oleh pejabat yang berwenang. Misalnya, dalam fungsi penjualan. Sebelum barang pesanan dikirim, maka Sales Order harus diotorisasi terlebih dahulu oleh bagian finance. 3.
Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit dalam perusahaan Sistem wewenang dan pembagian tanggung jawab fungsional serta prosedur pencatatan yang telah ditetapkan tidak akan terlaksana dengan baik jika tidak adanya cara-cara untuk menjamin praktik yang sehat dalam pelaksanaannya. Adapun cara-cara yang umumnya ditempuh oleh perusahaan untuk menciptakan praktik yang sehat adalah: a. Penggunaan formulir bernomor urut cetak yang pemakaiannya harus bisa dipertanggungjawabkan oleh pihak yang berwenang. b. Setiap transaksi yang terjadi sejak awal sampai dengan akhir tidak boleh dilaksanakan oleh satu pihak lain tanpa adanya bantuan atau campur tangan dari pihak lainnya. c. Adanya suatu bagian dalam perusahaan yaitu manajer dari tiap departemen yang mengawasi unit-unit fungsional. d. Pemberian reward akan mendorong seseorang bekerja dengan baik dan menjadi lebih semangat sehingga keefektifan kerja dapat tercapai.
66
Dari segi praktik ini, penulis menganggap sudah baik. Penggunaan nomor urut tercetak tentunya akan mencegah terjadinya suatu tindakan pencurian ataupun kemungkinan adanya penjualan fiktif. Dengan adanya manajer untuk setiap departemen, maka setiap kegiatan akan diawasi dengan ketat sehingga untuk melakukan kecurangan ataupun pencurian pun kecil kemungkinannya. 4.
Pegawai yang cakap Pegawai yang cakap sangat menentukan apakah pengendalian internal atas penjualan kuat atau lemah. Hal ini dikarenakan jika seorang pegawai bekerja dengan baik sesuai dengan tugasnya dalam menangani penjualan maka kemungkinan terjadinya kesalahan akan berkurang. PT. Charoen Pokhand Indonesia,Tbk memiliki karyawan yang cukup cakap dalam menjalankan tugasnya menangani penjualan, sebab : a.
Pada waktu penerimaan pegawai baru, dilakukan serangkaian tes tertulis dan interview.
b.
Pegawai diberikan training terlebih dahulu dan pelajaran tentang cara menangani kegiatan penjualan. Menurut penulis, pengendalian dalam pemilihan karyawan telah dilakuan
dengan baik. Karyawan yang diterima telah diketahui memiliki kemampuan dan kemauan untuk melaksanakan tugas yang diserahkan kepadanya. Sehingga data – data mengenai pesanan penjualan seperti berapa jumlah dan jenis barang yang dipesan, harga per satuan barang, nilai jumlah keseluruhan pesanan, siapa yang memesan, dapat diketahui dan dipercaya keakuratannya. Selain itu, dengan
67
meningkatnya kemampuan karyawan dalam bekerja telah menunjukkan bahwa perusahaan mempunyai control yang kuat atas sistem penjualannya. Untuk mendapatkan tambahan data-data yang berhubungan dengan fungsi penjualan, piutang dan penerimaan kas maka dilakukan observasi atas kegiatan operasional perusahaan, wawancara dan membuat kuisioner yang bertujuan untuk membantu mempermudah dan memperjelas pemahaman atas data-data terkait. Pertanyaan dalam kuesioner merupakan pertanyaan umum yang bersifat objektif dan disertai dengan jawaban singkat atas masing-masing pertanyaan. Kuesioner dapat dijawab “Ya” dan “Tidak”. Jawaban “Ya” menunjukkan adanya kekuatan dalam pelaksanaan pengendalian penjualan, piutang dan penerimaan kas yang di lakukan perusahaan. Jawaban “Tidak” menunjukkan kelemahan dalam pengendalian atas penjualan, piutang dan penerimaan kas perusahaan dan dari kuisioner ini juga bisa diketahui keterangan alasan dari jawaban tidak ini. Jawaban yang diperoleh dari kuesioner tersebut akan menggambarkan adanya indikasi kemungkinan lemah atau tidaknya pengendalian atas penjualan, piutang dan penerimaan kas yang selama ini ditetapkan perusahaan. Kelemahan yang ditemukan akan dievaluasi dan diberikan saran – saran perbaikan. Hasil kuesioner dapat dilihat dalam lampiran.
68
Setelah dilakukan pemeriksaan pendahuluan terhadap pengendalian intern atas penjualan, piutang dan penerimaan kas perusahaan, kemudian juga berdasarkan jawaban-jawaban kuesioner yang telah diberikan sebelumnya, maka dapat diketahui beberapa hal postif berikut ini : Secara Umum : 1.
Penjualan selalu berdasarkan order penjualan yang telah diotorisasi oleh bagian penjualan.
2.
Semua dokumen yang mendukung transaksi penjualan, piutang dan penerimaan kas telah : a. Bernomor urut tercetak sehingga dapat dipertanggung jawabkan oleh pihakpihak yang berkepentingan. b. Nama formulir sudah tercantum dengan jelas. Hal ini mempermudah untuk mengidentifikasikannya. c. Tembusan dari setiap formulir sudah memiliki warna berbeda sehingga mempermudah pendistribusian antara bagian di perusahaan
3.
Setiap pengiriman barang didasarkan pada delivery order sehingga menjamin tidak ada barang yang keluar dari perusahaan tanpa ada otorisasi dari pejabat yang berwenang.
4.
Bagian akuntansi melakukan rekonsiliasi bank setiap bulan sehingga perusahaan dapat melakukan koreksi dengan segera jika terjadi kesalahan.
5.
Perusahaan telah memiliki pemisahan divisi yang cukup jelas antara bagian pemasaran (marketing), akuntansi (accounting), dan keuangan (finance).
69
6.
Perusahaan telah melakukan pemisahan tugas dan tanggung jawab, hal ini dapat dilihat dari adanya pemisahan tugas antara bagian piutang dan bagian penagihan.
7.
Faktur yang batal tetap disimpan / diarsip untuk pemeriksaan.
8.
Adanya rekonsiliasi secara rutin dan berkala antara Laporan Penjualan dengan Laporan Pengeluaran Barang.
Secara Khusus : 1.
Penjualan a. Perusahaan memiliki petunjuk dan prosedur penjualan secara tertulis. b. Adanya keterlibatan dari Manager Marketing perusahaan mengenai perubahan daftar harga dan pesanan pembelian pelanggan. c. Adanya pengecekan stock barang secara online dan status kredit pelanggan sebelum menyetujui transaksi penjualan sehingga memudahkan kegiatan transaksi sehari-harinya. d. Pengiriman barang kepada pelanggan selalu disertai oleh surat jalan, faktur penjualan dan faktur pajak yang telah diotorisasi oleh pejabat yang berwenang. e. Adanya mekanisme komunikasi dengan pelanggan membahas persyaratan produk dengan cara presentasi. f. Internal auditor mengawasi prosedur pelaksanaan penjualan. g. Laporan penjualan dilaporkan per bulan dan per kuartal oleh pejabat yang berwenang dan bersangkutan. h. Dilakukan pengecekan terlebih dahulu terhadap ketersediaan barang. i. Pengiriman barang didukung oleh surat jalan yang diotorisasi dan dikirim sesuai pesanan pelanggan. 70
2.
Piutang Usaha a. Perusahaan menetapkan batas kredit tertentu untuk setiap pelanggan secara berbeda-beda sesuai dengan kebijakan dari pihak yang berwenang. b. Catatan piutang ter-update setiap harinya karena penggunaan sistem informasi yang online. c. Hasil penagihan langsung disetorkan ke kasir. d. Bagian piutang secara rutin mengirimkan surat tagihan kepada pelanggan. e. Keterlibatan pejabat perusahaan yang berwenang mengenai potongan yang lebih besar dan koreksi atas faktur.
3.
Penerimaan kas a. Perusahaan memiliki petunjuk dan prosedur penerimaan secara tertulis. b. Bagian penerimaan kas hanya dilakukan oleh satu bagian saja, bagian lainnya tidak diperbolehkan melakukan transaksi ini. c. Fungsi penerimaan kas yang terpisah dari fungsi akuntasi dan fungsi penjualan. d. Setiap bagian melakukan bagiannya masing-masing berdasarkan job desk-nya. e. Perusahaan memperoleh dan menyimpan bukti setor yang telah disahkan oleh bank yang bersangkutan. f. Pencatatan penerimaan kas dilakukan secara rutin oleh bagian akuntasi. Kemudian didapat pula beberapa hal negatif berikut ini :
1.
Pemberian potongan harga (discount) tidak tertulis dan bisa berubah-ubah.
2.
Pemenuhan pesanan pelanggan tidak selalu tepat waktu.
3.
Tidak dibuatkan dokumen baru yang relevan jika ada permintaan pelanggan yang berubah. 71
4.
Persyaratan pelanggan baru tidak diidentifikasikan dengan jelas.
5.
Tidak adanya kebijakan mengenai perputaran jabatan pada perusahaan.
6.
Tidak adanya prosedur tertulis pada bagian penagihan piutang, sebagian penagihan dilakukan oleh bagian finance.
7.
Tidak ada survei kepuasan pelanggan.
IV.3. Program Audit atas Fungsi Penjualan, Piutang dan Penerimaan Kas. IV.3.1. Prosedur Pemeriksaan atas Penerimaan Pesanan Tujuan pemeriksaan • Untuk memeriksa apakah pesanan pelanggan telah ditangani dan dicatat oleh pihak sales admin. • Untuk memeriksa apakah pesanan pelanggan yang telah diterima, telah disetujui penawaran harganya oleh Marketing Manager. Prosedur pemeriksaan 1. Mendapatkan informasi serta mempelajari proses penerimaan pesanan dari bagian marketing. 2. Mengevaluasi apakah proses yang selama ini telah berjalan secara efisien, efektif dan ekonomis. 3. Memeriksa data-data pelanggan dan kelengkapan otorisasi dokumen atas pesanan pelanggan, yaitu: a. Nama, alamat dan tujuan pengiriman barang sesuai dengan permintaan b. Jenis barang, jumlah , unit satuan telah sesuai dengan pesanan c. Tanggal penerimaan pesanan dan tanggal pengiriman barang yang di kehendaki 72
d. Besarnya potongan harga yang di berikan yang telah di setujui dalam penawaran harga sebelumnya. 4. Memeriksa beberapa dokumen pengiriman barang yang diambil secara acak untuk melihat apakah pesanan-pesanan pelanggan tersebut telah di penuhi atau belum. 5. Buat saran-saran berdasarkan temuan-temuan.
Hasil Pemeriksaan 1. Yang mengotorisasi penerimaan pesanan hanya 1 orang sales admin saja. Hal ini dikarenakan banyaknya pesanan sehingga membuat satu orang sales admin menangani beberapa pesanan tanpa diperiksa lebih lanjut oleh pihak yang berwenang, sehingga dapat terjadi kemungkinan kesalahan pencatatan pesanan. 2. Bagian sales admin hanya bertugas untuk mencatat pesanan pelanggan, mengecek status piutang pelanggan dan mengecek stock gudang. Bagian sales admin hanya bertugas untuk mencatat pesanan pelanggan baik melalui telepon atau pelanggan yang datang langsung ke perusahaan, tetapi tidak berhak dalam penawaran harga.
IV.3.2. Prosedur Pemeriksaan atas Pembuatan Surat Jalan dan Faktur Tujuan Pemeriksaan 1. Untuk mengetahui pihak mana yang berwenang dalam membuat surat jalan dan faktur. 2. Untuk mengetahui apakah perusahaan memiliki prosedur tertulis mengenai pembuatan surat jalan dan faktur. 73
3. Untuk mengetahui apakah terjadi penyelewengan dalam pembuatan surat jalan dan faktur. Prosedur Pemeriksaan 1. Mendapatkan informasi serta mempelajari proses pembuatan surat jalan dan faktur penjualan. 2. Memeriksa apakah surat jalan dan faktur yang dibuat sudah sesuai dengan pesanan pelanggan, hal-hal yang harus diperhatikan antara lain: a.
Identitas Pelanggan (nama dan alamat)
b.
Harga Barang
c.
Kode Barang
d.
Jenis Barang
e.
Jumlah Barang
f.
Potongan Harga Barang yang telah disepakati
g.
Nomor dan tanggal pembuatan faktur
3. Memeriksa apakah faktur dan surat jalan telah diotorisasi oleh pejabat yang berwenang sebelum dikirimkan kepada pelanggan. 4. Memeriksa apakah ada kesalahan input data dalam pembuatan faktur dan surat jalan yang akan mengakibatkan kesalahan pengiriman barang kepada pelanggan. 5. Memberikan saran-saran perbaikan atas permasalahan yang dihadapi oleh perusahaan tersebut. Hasil Pemeriksaan Dari pemeriksaan diatas didapatkan temuan sebagai berikut: 1. Bahwa faktur penjualan dan faktur pajak digabung menjadi satu. 74
2. Bahwa surat jalan dan faktur tersebut dibuat berdasarkan pesanan pelanggan yang telah diinput didalam sistem perusahaan. 3. Surat jalan dan faktur telah bernomor urut cetak (prenumbered) sehingga dapat memudahkan perusahaan jika sewaktu-waktu surat jalan dan faktur tersebut diperlukan untuk pemeriksaan. 4. Faktur yang batal, diarsip oleh perusahaan sehingga memudahkan dalam pemeriksaan ketika indikasi adanya penyelewengan.
IV.3.3. Prosedur Pemeriksaan atas Pengiriman Pesanan Tujuan Pemeriksaan 1. Untuk mengetahui apakah pesanan yang dikirimkan sesuai dengan surat jalan dan faktur penjualan yang telah di otorisasi oleh pejabat yang berwenang. 2. Untuk mengetahui apakah pesanan pelanggan dikirimkan dengan tepat waktu dan diterima pelanggan dalam keadaan yang baik. Prosedur Pemeriksaan 1. Mendapatkan dan mempelajari informasi dengan seksama mengenai ketentuan pengiriman barang dalam perusahaan. 2. Memeriksa apakah barang yang dikirim telah sesuai dengan surat jalan dan faktur baik dari segi kualitas maupun kuantitas. 3. Memeriksa apakah surat jalan tersebut telah diotorisasi sebelumnya oleh pejabat yang berwenang. 4. Memeriksa apakah surat jalan ditandatangani oleh pelanggan ketika pesanan tersebut telah di terima dengan baik. 75
5. Memeriksa apakah pesanan pelanggan telah dikirim tepat waktu 6. Memeriksa apakah ada kemungkinan kesalahan yang terjadi pada saat pengiriman. 7. Buat kesimpulan dan memberikan saran-saran untuk peningkatan efisiensi apabila dibutuhkan.
Hasil Pemeriksaan 1. Surat jalan diotorisasi oleh bagian gudang dan sales admin sebelum barang dikirimkan kepada pelanggan. 2. Namun pada prakteknya, ketika penulis memeriksa beberapa surat jalan, ditemukan adanya surat jalan yang tidak ditandatangani oleh pelanggan ketika barang tersebut diterima. Hal tersebut bisa mengakibatkan pengiriman fiktif yang akan merugikan perusahaan.
IV.3.4. Prosedur Pemeriksaan atas Penagihan Piutang Tujuan Pemeriksaan 1.
Untuk mengetahui apakah piutang telah dibayar dengan tepat waktu dan sebagaimana mestinya.
2.
Untuk mengetahui apakah sudah terdapat kebijakan tertulis mengenai penagihan piutang.
3.
Untuk mengevaluasi apakah kebijakan tersebut sudah cukup baik dalam arti dapat meningkatkan kolektibilitas piutang.
76
4.
Untuk memeriksa apakah dalam pelaksanaan penagihan piutang mengalami hambatan yang menyebabkan kerugian pada perusahaan akibat tingginya piutang tak tertagih.
Prosedur pemeriksaan 1.
Mendapatkan dan mempelajari prosedur perusahaan tentang penagihan piutang.
2.
Melakukan pencocokkan atas beberapa faktur dan invoice telah dikirimkan, apakah telah sesuai dengan waktu yang telah ditentukan.
3.
Memeriksa apakah informasi dalam faktur yang akan dikirim telah benar.
4.
Memeriksa apakah tanda terima pembayaran baik yang berupa uang, giro, cek maupun bukti pelunasan telah diterima dengan semestinya oleh bagian piutang.
5.
Memeriksa apakah semua penerimaan pembayaran pada kasir telah disetor sepenuhnya ke rekening perusahaan.
6.
Membuat kesimpulan hasil pemeriksaan dan saran-saran perbaikan kepada perusahaan.
Hasil Pemeriksaan 1.
Berdasarkan pemeriksaan terhadap prosedur penagihan piutang, maka ditemukan bahwa perusahaan tidak memiliki perlakuan sanksi atas pembayaran piutang yang telah jatuh tempo, namun apabila pelanggan terus-menerus melakukan penundaan pembayaran hampir 6 bulan tanpa adanya itikad baik untuk melunasi, maka permasalahan ini akan ditindaklanjuti oleh kantor pusat dan Departemen Legal.
2.
Perusahaan seharusnya menetapkan kebijakan tentang pembayaran piutang oleh pelanggannya sehingga dapat meningkatkan kolektivitas piutang perusahaan.
77
3.
Berdasarkan pemeriksaan yang dilakukan penulis, terdapat faktur yang telah dilunasi oleh pelanggan namun tidak dicap “lunas” sehingga bisa mengakibatkan penagihan ulang kepada pelanggan
IV.3.5. Prosedur Pemeriksaan atas Pencatatan Penerimaan Kas Tujuan Pemeriksaan 1.
Untuk memeriksa apakah prosedur penerimaan dan pengeluaran kas atau bank sudah dijalankan dan ditaati sepenuhnya.
2.
Untuk memeriksa apakah setiap penerimaan kas telah didukung bukti – bukti yang cukup.
Prosedur Pemeriksaan 1.
Periksa apakah kebijakan pemrosesan dan pencatatan penerimaan kas tersebut telah berjalan secara efisien, efektif dan ekonomis.
2.
Melakukan pemeriksaan apakah bagian penagihan, bagian piutang, dan bagian penerimaan kas telah dipisahkan.
3.
Periksa apakah bukti penerimaan kas telah sesuai dengan kontrak yang telah ditetapkan sebelumnya.
4.
Periksa apakah kas dan cek yang diterima langsung disetorkan ke bank pada hari itu juga atau paling lambat keesokan harinya dan jumlah uang yang disetor sama dengan jumlah uang yang ditagih.
5.
Buat kesimpulan hasil pemeriksaan dan saran-saran yang akan dikemukakan.
Hasil Pemeriksaan
78
Berdasarkan pemeriksaan terhadap prosedur pemrosesan dan pencatatan penerimaan kas diketahui bahwa: 1.
Hasil penerimaan kas yang berasal dari penagihan telah dicatat sesuai dengan faktur penjualan dan bukti penerimaan kas.
2.
Hasil penerimaan dari penagihan piutang segera disetorkan secara utuh ke bank paling lambat keesokan harinya dan apabila kasir berhalangan, maka akan ada pihak internal control yang menggantikan.
3.
Pencatatan atas penerimaan kas langsung dilakukan setiap ada transaksi penerimaan.
4.
Diketahui adanya pemisahan fungsi antara bagian piutang dengan bagian penerimaan kas.
IV.4. Temuan Pemeriksaan Operasional atas Fungsi Penjualan, Piutang Usaha dan Penerimaan Kas Temuan yang di dapat : 1. Pemberian potongan harga (discount) tidak tertulis dan bisa berubah-ubah. Kondisi : Tidak adanya pedoman tertulis tentang pemberian potongan harga (discount) Kriteria : Dalam hal pemberian diskon, perusahaan seharusnya mempunyai pedoman. Sehingga tidak terjadi penyelewengan atau penyimpangan harga. Sebab : Perusahaan tidak membuat pedoman diskon secara tertulis sehingga harga bisa berubah-ubah. 79
Akibat : Dengan tidak adanya pedoman tertulis pemberian potongan harga, maka nanti akan terjadi penyimpangan ataupun penyelewengan harga. Rekomendasi : Perusahaan seharusnya membuat pedoman potongan harga secara tertulis. Dengan tujuan agar tidak terjadi penyimpangan dan penyelewengan harga di bagian penjualan. 2. Pemenuhan pesanan pelanggan tidak selalu tepat waktu. Kondisi : Perusahaan sering kali tidak tepat waktu dalam menyelesaikan pesanan pelanggan dari perjanjian yang telah disepakati bersama. Kriteria : Seharusnya penyelesaian pesanan pelanggan harus dilakukan tepat waktu sesuai dengan perjanjian bersama. Sebab : Pemenuhan pesanan pelanggan yang tidak selalu tepat waktu disebabkan karena salah perhitungan oleh estimator ataupun kesalahan perhitungan dari bagian penjualan dan stok dari gudang. Selain itu juga keterlambatan pengiriman bahan baku dari supplier ke perusahaan bisa menjadi faktor yang sangat kritis. Akibat : Akibat yang timbulkan adalah pelanggan akan kecewa dan akan mengurangi kepuasaan pelanggan terhadap perusahaan. Pelanggan akan mencari perusahaan lain untuk memenuhi kebutuhannya. Jika pelanggan pada akhirnya memutuskan kerjasama dengan perusahaan lain tentu saja perusahaan akan mengalami kerugian secara material. Rekomendasi : Perusahaan seharusnya bisa menghitung dengan waktu, kapan pesanan pelanggan bisa diselesaikan. Selain itu perusahaan harus memperkirakan faktor-faktor yang dapat menghambat penyelesaian 80
pesanan pelanggan. Dari sisi supplier, perusahaan harus bisa memilih supplier yang bisa membantunya dalam hal ketepatan waktu dalam proses pengiriman sehingga pesanan pelanggan bisa dikerjakan secepatnya dan dapat selesai dengan tepat waktu. 3. Tidak dibuatkan dokumen baru yang relevan jika ada permintaan pelanggan yang berubah. Kondisi : Perusahaan tidak membuat dokumen baru yang relevan jika ada permintaan pelanggan yang berubah. Kriteria : Perusahaan harus membuat dokumen baru yang relevan untuk dilaporkan ke bagian penjualan dan bagian finance atas perubahaan permintaan pelanggan. Sebab : Perusahaan menganggap bahwa dokumen baru tidak perlu dibuat karena tidak adanya penambahan biaya dan hal sebagainya. Terlebih lagi dengan tidak adanya perubahan dalam SPK (Surat Perintah Kerja) baru. Akibat : Akan terjadi beberapa kesalahan dalam proses permintaan pelanggan karena tidak ada nya laporan yang lebih lanjut. Selain itu juga akan terjadi nya kesalahan pengiriman dan pencatatan stok barang yang ada di gudang. Adanya kemungkinan perusahaan akan mengalami kerugian material, yang seharusnya untung malah jadi rugi. Rekomendasi : Perusahaan sebaiknya melakukan pembuatan dokumen baru agar perubahan atas permintaan pelanggan dapat di realisasikan. Selain itu juga harus dilaporkan ke bagian finance untuk dicatat bahwa telah terjadi perubahan dokumen baru. Dengan demikian permintaan dan 81
keinginan pelanggan dapat terpenuhi. Selain itu juga untuk menghindari adanya keluhan atas kesalahan ataupun kejadian yang tidak diinginkan apabila pelanggan menuntut atas ketidakpuasannya atas pelayanan yang diberikan perusahaan. 4. Persyaratan pelanggan baru tidak diidentifikasikan dengan jelas. Kondisi : Perusahaan tidak melakukan identifikasi persyaratan terhadap pelanggan yang baru pertama kali melakukan transaksi dengan perusahaan dengan tujuan untuk menilai kemampuan pelanggan tersebut Kriteria : Setiap pelanggan yang baru melakukan trransaksi dengan perusahaan harus dievaluasi dan dinilai kemampuannya untuk melunasi piutang jangka panjangnya. Sebab : Perusahaan tidak pernah mengidentifikasikan dengan jelas persyaratan pelanggan baru. Akibat : Jika perusahaan tidak mengidentifikasi secara khusus terhadap konsumen baru, maka akan sulit bagi perusahaan untuk memberikan penilaian sejauh mana pelanggan dapat melunasi piutangnya. Hal ini dapat menimbulkan kerugian yang cukup besar untuk perusahaan, apabila pelanggan tidak mampu membayar piutangnya. Rekomendasi : Perusahaan seharusnya membentuk bagian baru yang khusus menangani pelanggan-pelanggan yang baru. Dengan tujuan agar bagian yang baru tersebut dapat menilai kemampuan pelanggan dalam melunasi piutang. Dan memberikan penjualan kredit kepada pelanggan 82
yang tepat dan yang membutuhkannya. Selain itu juga jumlah pelanggan yang sering terlambat dalam melunasi hutangnya dapat berkurang. 5. Tidak adanya kebijakan mengenai perputaran jabatan pada perusahaan. Kondisi : Tidak ada nya kebijakan mengenai perputaran jabatan pada perusahaan. Sehingga karyawan yang bekerja dibagian piutang yang tugasnya menginput piutang selama lebih dari dua tahun dilakukan oleh orang yang sama demikian pula pada bagian yang lainnya Kriteria : Perputaran jabatan yang dilakukan secara rutin oleh perusahaan akan membuat karyawan menjaga independensi dalam melaksanakan tugasnya,sehingga kecurangan dan persekongkolan diantara karyawan ataupun bagian-bagian dapat di hindari. Sebab : Terkadang perusahaan beranggapan bahwa dengan adanya perputaran jabatan tersebut akan mempersulit kegiatan yang terjadi di perusahaan. Selain itu juga perusahaan beranggapan bahwa karyawan yang ada dapat dipercaya karena karyawan tersebut merupakan karyawan lama. Akibat : Akibat yang ditimbulkan karena tidak adanya perputaran jabatan adalah karyawan akan merasa jenuh akan tugas yang dilakukannya. Selain itu juga akan terjadi kecurangan dan persekongkolan. Kecurangan terjadi karena karyawan sudah menguasai seluk belukdari kegiatan yang dilakukannya tiap harinya. Rekomendasi : Perusahaan sebaiknya melakukan perputaran jabatan secara tahunan. Dengan diadakannya perputaran jabatan akan menghindari 83
terjadi kecurangan dan persekongkolan. Dan seandainya kecurangan dan persekongkolan terjadi karyawan yang lain dapat mencegahnya bahkan mengungkapkannya. 6. Tidak adanya prosedur tertulis pada bagian penagihan piutang, sebagian penagihan dilakukan oleh bagian finance. Kondisi : Selain bagian penagihan piutang, sebagian penagihan piutang dilakukan oleh bagian finance. Kriteria : Semua tugas penagihan seharusnya dilakukan oleh bagian penagihan piutang tanpa terkecuali. Hal ini dilakukan dengan tujuan untuk menghindari terjadi nya penyimpang dari proses penagihan selain itu juga untuk mengatasi keterlambatan proses penagihan piutang. Sebab: Tidak adanya prosedur yang jelas dan tertulis pada bagian penagihan piutang, sebagian penagihan dilakukan oleh bagian finance. Akibat : Penagihan yang dilakukan oleh bagian finance akan menimbulkan check lapping atau cek ganda. Karena di satu sisi bagian penagihan piutang mencek piutang yang mana saja yang belum ditagih, begitu pula dengan bagian finance. Selain itu juga penagihan piutang perusahaan akan menjadi sering terlambat karena bagian
finance mempunyai
tugas dan tanggung jawab yang harus dikerjakan. Rekomendasi : Perusahaan harus membuat kebijakan tertulis mengenai uraian tugas dan tanggung jawab pada bagian penagihan piutang dan bagian finance secara detail dan jelas sehingga terdapat pengendalian atas tugas dan tanggung jawab masing-masing bagian dengan benar. 84
Penagihan yang benar seharusnya dilakukan oleh bagian penagihan piutang dan dibantu oleh collector 7. Tidak ada survei kepuasan pelanggan. Kondisi : Perusahaan tidak melakukan survei kepuasaan pelanggan. Kriteria : Seharusnya setiap serah terima barang , perusahaan harus menyerahkan questioner untuk pelanggan. Tujuan dari questioner tersebut adalah untuk mengetahui kepuasan dari pelanggan, apakah pelanggan kurang puas, puas dan sangat puas terhadap produk ataupun dari pelayanan perusahaan. Sebab : Perusahaan beranggapan bahwa produk dan pelayanan yang diberikan kepada
pelanggan
sudah
sangat
bagus,
sehingga
perusahaan
mengasumsikan pelanggan sangat puas terhadap produk dan pelayanannya. Akibat : Akibat yang ditimbulkan karena asumsi tersebut adalah perusahaan tidak pernah mencoba untuk membuat survei kepuasan pelanggan atau pun tidak pernah mencari tahu tingkat kepuasan pelanggan. Rekomendasi : Perusahaan seharusnya mencoba untuk membuat survei kepuasaan pelanggan. Yang dimana survei ini pun merupakan suatu nilai plus buat perusahaan untuk mencari tahu jika ada pelanggan yang tidak puas terhadap produk ataupun pelayanan yang diberikan.
85
