BAB IV AUDIT OPERASIONAL ATAS FUNGSI PENJUALAN DAN PENERIMAAN KAS PADA PT KURNIA MULIA CITRA LESTARI
IV. 1. PERENCANAAN DAN PENGENDALIAN AUDIT Untuk memulai suatu pemeriksaan, seorang auditor harus terlebih dahulu mengadakan
perencanaan
pemeriksaan.
Perencanaan
pemeriksaan
merupakan
penyusunan strategi menyeluruh mengenai tindakan yang akan dilakukan dan ruang lingkup pemeriksaan. Luas sempitnya ruang lingkup pemeriksaan operasional akan tergantung pada pengendalian intern. Semakin baik pengendalian internal di suatu perusahaan semakin sempit pula ruang lingkup pemeriksaan operasional yang perlu diteliti auditor, begitu pula sebaliknya. Suatu perencanaan diperlukan sebelum melakukan pemeriksaan dengan maksud agar pemeriksaan dapat dilakukan dengan seefektif dan seefisien mungkin serta agar langkah-langkah yang diambil dalam pemeriksaan dapat lebih terarah. Namun waktu perencanaan lebih banyak diperlukan seandainya pemeriksaan itu mencakup ruang lingkup masalah yang luas. Perencanaan audit operasional atas fungsi penjualan dan penerimaan kas berupa : 1. Membuat perencanaan waktu pelaksanaan : Jadwal audit ini dimulai dari : •
Diterimanya proposal oleh pihak perusahaan PT Kurnia Mulia Citra Lestari sebagai objek penelitian skripsi dengan persetujuan direktur.
51
•
Tahap survei pendahuluan dimulai dengan direktur yaitu Bapak Feriyanto.K untuk memperoleh dan mendapatkan informasi umum tentang perusahaan. Peneliti memperoleh data mengenai struktur organisasi perusahaan dan prosedur mengenai siklus penjualan dan penerimaan kas.
•
Kemudian pada pertemuan kedua, peneliti melakukan wawancara dan meminta kepala divisi keuangan dan accounting yaitu Bapak Suharto dan kepala divisi marketing yaitu Bapak Ronald untuk mengisi Internal Control Questionnaire yang telah dibuat peneliti. Dan membahas hasil temuan dengan kedua kepala divisi tersebut.
2. Membuat program kerja audit a. Survei pendahuluan, yaitu dengan tujuan untuk mendapatkan informasi umum tentang auditan, mengenai operasi auditan khususnya penjualan dan penerimaan kas. b. Pengujian SPM (Sistem Pengendalian Manajemen), yaitu dengan tujuan arti pentingnya SPM, mengidentifikasi kelemahan SPM dan dampaknya, serta memanfaatkan TAO (Tentative Audit Objective) menjadi FAO (Finding Audit Objective). c. Pengembangan hasil temuan atau audit rinci, yaitu memantapkan FAO menjadi temuan (finding) dan menetapkan unsur-unsur temuan seperti kondisi, kriteria, sebab, akibat, dan rekomendasi. Adapun tujuan pemeriksaan secara terinci adalah sebagai berikut : 1. Menilai ketaatan kegiatan penjualan dan penerimaan kas terhadap prosedur dan kebijakan perusahaan yang berlaku.
52
2. Menilai efektifitas kegiatan penjualan dan penerimaan kas. Penjualan dapat dikatakan efektif jika barang yang dibutuhkan pelanggan tersedia pada waktu yang tepat, dengan kualitas dan kuantitas yang sesuai dengan permintaan pelanggan dan diterima di tempat yang tepat. Sedangkan penerimaan kas yang efektif adalah jika dilakukan penerimaan kas sesuai dengan jumlah yang dibayarkan pelanggan terkait dengan penjualan. 3. Menilai efisiensi kegiatan penjualan dan penerimaan kas. Penjualan dikatakan efisien jika harga jual yang ditetapkan perusahaan sesuai dengan keuntungan yang ingin dicapai perusahaan dengan tetap menjaga kualitas barang yang dijual. Penerimaan kas dapat dikatakan efisien jika dikerjakan oleh satu bagian tertentu dengan karyawan atau sumber daya yang bermutu dan menguasai bidang tersebut. 4. Memberikan saran-saran perbaikan yang diperlukan. Dalam hal ini tujuan pemeriksaan pada dasarnya adalah mengevaluasi dan memberikan saran-saran / rekomendasi perbaikan atas kelemahan yang mungkin terdapat dalam fungsi penjualan dan penerimaan kas.
IV. 2. PELAKSANAAN AUDIT IV.2.1. SURVEI PENDAHULUAN (Preliminary Survey) Pemeriksaan pendahuluan ini dilakukan untuk memperoleh informasi yang bersifat umum mengenai latar belakang objek yang diperiksa. Pemeriksaan pendahuluan dilakukan dengan : 53
1. Mengadakan pengamatan fisik yang mencakup fasilitas, kedisplinan dan kompetensi dari personil yang terlibat di dalam kegiatan penjualan dan penerimaan kas. 2. Mengumpulkan bukti-bukti tertulis mengenai prosedur-prosedur yang ditetapkan perusahaan . Untuk mengetahui atau menentukan dan memahami hal-hal yang telah disebutkan diatas, maka penulis melakukan langkah-langkah sebagai berikut : a.
Survey langsung ke PT Kurnia Mulia Citra Lestari yang diawali dengan survei pendahuluan untuk persiapan dan perencanaan pemeriksaan. Dengan survey ini, diharapkan akan diperoleh data-data yang bermanfaat pada saat melakukan pemeriksaan. Data yang didapat selama survey pendahuluan akan disempurnakan selama pemeriksaan operasional tersebut berlangsung.
b.
Wawancara dengan pihak / pejabat yang berwenang. Sebelum pelaksanaan pemeriksaan, wawancara langsung dengan pejabat yang berwenang akan menghasikan data yang akurat dan pasti mengenai kegiatan perusahaan yang akan diperiksa dan hal-hal yang berkaitan dengan kegiatan tersebut.
c.
Mengajukan daftar pertanyaan kepada pihak – pihak yang terkait dengan kegiatan perusahaan yang akan diperiksa.
Melalui survei pendahuluan, wawancara dan daftar pertanyaan, penulis memperoleh informasi sebagai berikut : •
Informasi khusus a. Perusahaan melakukan penjualan secara tunai dan kredit 54
b. Jenis pelanggan, yaitu dealer dan perorangan. c. Perusahaan menerima pembayaran dalam 2 mata uang, rupiah dan dollar. d. Kebijakan dalam memberikan kredit kepada pelanggan. e. Pejabat / pihak yang berwenang memberikan otorisasi untuk setiap transaksi yang terjadi terutama yang berhubungan dengan penjualan, dan penerimaan kas / bank. •
Catatan pembukuan dan dokumen pendukung Catatan pembukuan dan dokumen pendukung yang digunakan untuk kegiatan perusahaan terkait dengan fungsi penjualan dan penerimaan kas adalah : 1.
Pesanan Pelanggan. Permintaan barang dagang oleh pelanggan yang diterima langsung dari pelanggan atau melalui staf marketing. Pesanan ini dapat berupa formulir yang disiapkan oleh penjual atau formulir pesanan pembelian yang dibuat oleh pembeli.
2.
Dokumen pengiriman Formulir yang digunakan untuk menunjukkan rincian dan tanggal setiap pengiriman. Dokumen ini berupa surat jalan, yang berfungsi sebagai pemberitahuan formal atas penerimaan barang yang dikirimkan oleh kurir.
3.
Faktur Penjualan Formulir yang menyatakan penjualan tertentu, termasuk jumlah yang terutang, syarat, dan tanggal penjualan. Formulir ini digunakan untuk menagih pelanggan dan memberikan dasar untuk mencatat penjualan. Faktur penjualan ini juga digabung fungsinya dengan faktur pajak, karena perusahaan mengenakan biaya pajak pada seluruh barang dagangannya. 55
4.
Jurnal penjualan Daftar jurnal dari transaksi penjualan yang telah terjadi.
5.
Bukti penerimaan uang (remittance advice). Formulir ini biasa disebut juga sebagai kwitansi, yang diberikan kepada pelanggan, ketika ia melakukan pembayaran
atas
penjualan
atau
pelunasan
piutang.
Kwitansi
mencantumkan nama pelanggan, nomor faktur, jenis barang yang dibeli pelanggan dan jumlah yang dibayarkan. 6.
Bukti setor bank Bukti ini berupa slip penyetoran uang kepada bank. Bukti ini digunakan sebagai bukti bagian keuangan telah menyetorkan uang kas perusahaan yang berisi informasi jumlah uang, tanggal penyetoran dan nama orang yang melakukan penyetoran.
7.
Jurnal penerimaan kas Jurnal yang berisi daftar penerimaan kas dari penjualan tunai dan penagihan piutang usaha.
•
Kepegawaian Struktur organisasi perusahaan, uraian distribusi jumlah tenaga kerja dan uraian tugas untuk masing-masing bagian/fungsi menurut struktur atau bagan organisasi tersebut.
56
IV.2.2. EVALUASI PENGENDALIAN INTERN ATAS FUNGSI PENJUALAN dan PENERIMAAN KAS Bila pelaksanaan pengendalian intern atas penjualan dan penerimaan kas telah cukup memadai dan sesuai kriteria pengendalian intern dalam standar pemeriksaan akuntansi, maka dapat dikatakan bahwa pengendalian intern tersebut sangat kuat. Namun apabila yang terjadi adalah sebaliknya, maka dapat dikatakan pengendalian intern tersebut lemah. Kuat dan lemahnya suatu sistem pengendalian intern akan dijadikan tolak ukur bagi pemeriksa dalam menentukan luasnya pemeriksaan yang dilakukan. Data – data yang berkaitan dengan pengendalian intern atas fungsi penjualan dan penerimaan kas tidak hanya diperoleh melalui wawancara, tapi juga dilakukan pengamatan atas kegiatan operasi penjualan dan penerimaan kas. Selain itu dibuat sebuah kuesioner untuk membantu mempermudah dan memperjelas pemahaman atas data – data terkait. Pertanyaan dalam kuesioner merupakan pertanyaan umum yang bersifat objektif dan disertai dengan jawaban singkat atas masing – masing pertanyaan. Kuesioner dapat dijawab ”Ya” dan ”Tidak”. Jawaban ”Ya” menunjukkan adanya kekuatan dalam pelaksanaan pengendalian penjualan dan penerimaan kas yang dilakukan perusahaan. Jawaban ”Tidak” menunjukkan kelemahan dalam pengendalian atas penjualan dan penerimaan kas perusahaan. Jawaban yang diperoleh dari kuesioner tersebut akan menggambarkan adanya indikasi kemungkinan lemah atau tidaknya pengendalian atas penjualan dan penerimaan kas yang selama ini ditetapkan perusahaan. Kelemahan yang ditemukan akan dievaluasi dan diberikan saran – saran perbaikan. Hasil kuesioner akan tampak pada halaman berikut : 57
Internal Control Questionnaire (ICQ) Fungsi Penjualan dan Penerimaan Kas PT KURNIA MULIA CITRA LESTARI No
Daftar Pertanyaan
Ya
Tidak
Keterangan
PENJUALAN 1.
Apakah setiap penjualan diminta surat pesanan
9
dari pelanggan? 2.
Apakah penjualan dilakukan secara tunai dan
9
kredit? 3.
Apakah fungsi penjualan terpisah dari fungsi
9
pengiriman? 4.
Apakah fungsi penjualan terpisah dari fungsi
9
akuntansi? 5.
9
Apakah fungsi gudang terpisah dari fungsi
Tergabung dalam 1
pengiriman?
unit 6.
Apakah perusahaan memiliki daftar harga produk
9
secara tertulis? 7.
Apakah formulir berikut bernomor urut tercetak (prenumbered): a. Faktur penjualan? b. Surat jalan?
9 9
Nomor urut
58
diketik secara manual 8.
Apakah sistem penjualan perusahaan terpusat pada
9
satu divisi atau unit tunggal organisasi? 9.
Apakah bagian penjualan memiliki
9
petunjuk/pedoman kebijakan dan prosedur secara tertulis? 10.
Apakah pelaksanaan kegiatan selalu mengikuti
9
pedoman kebijakan tersebut? 11.
9
Apakah dokumentasi penjualan disimpan secara
Disimpan berdasar-
rapi sesuai nomer urutnya oleh bagian penjualan?
kan tanggal transaksi 12.
Apakah selalu dibuat laporan penjualan setiap
9
bulannya? 13.
Apakah ada pejabat berwenang yang selalu
9
mengevaluasi laporan penjualan itu dengan seksama? 14.
Apakah tembusan dokumen penjualan selalu
9
diberikan kepada bagian akuntansi? 15.
Apakah bagian akuntansi melakukan jurnal atas
9
59
penjualan secara periodik berdasarkan copy faktur penjualan yang sudah diotorisasi? 16.
Apakah perusahaan memiliki kebijakan retur
9
penjualan? 17.
Apakah dilakukan pengecekan terlebih dahulu
9
terhadap kesediaan persediaan barang sebelum dilakukan transaksi penjualan? 18.
Apakah dilakukan pengecekan terhadap status
9
Ke bagian piutang
kredit pelanggan sebelum melakukan transaksi penjualan kredit ? 19.
Apakah perusahaan menetapkan batas kredit
9
tertentu bagi setiap pelanggan? 20.
9
Apakah faktur yang batal diarsip oleh bagian
Langsung dibuang
akuntansi?
tanpa ada pencatatan apapun 21.
Apakah pengiriman barang didukung oleh surat
9
jalan yang telah diotorisasi? 22.
Apakah bagian pengiriman barang meminta
9
tandatangan pelanggan sebagai tanda barang telah diterima pelanggan? 23.
Apakah pesanan pelanggan telah dikirim sesuai
9
60
dengan waktu dan barang yang diinginkan pelanggan? 24.
Apakah bagian piutang secara rutin mengirimkan
9
Dikirim 7 hari
surat tagihan kepada pelanggan?
sebelum tanggal jatuh tempo
25.
Apakah bagian penagihan piutang mengembalikan
9
Faktur dikembalik
faktur yang tidak dapat tertagih setiap harinya?
an bagian penagihan apabila faktur telah dapat tertagih
26.
Apakah perusahaan memiliki kebijakan syarat pembayaran tertentu?
9
Tidak ada kebijakan khusus
61
PENERIMAAN KAS 1.
9
Apakah fungsi penerimaan kas terpisah dari fungsi
Digabung dalam 1
akuntansi?
unit 2.
Apakah fungsi penerimaan kas terpisah dari fungsi
9
penjualan? 3.
Apakah kuitansi atau bukti pembayaran bernomer
9
Nomor urut
urut cetak (prenumbered)?
diketik secara manual
4.
Apakah pada saat penerimaan giro, cek, dan kas
9
Disetor
langsung disetorkan ke bank pada hari itu juga atau
setelah
paling lambat keesokan harinya?
mencapai limit yang ditetapkan
5.
Apakah ada bagian khusus keuangan yang
9
Kasir juga
bertugas menyetorkan uang penerimaan kas ke
bisa
bank?
menyetorkan uang ke bank
62
6.
Apakah seluruh transaksi penerimaan kas sudah
9
dilaporkan dan dicatat seluruhnya? 7.
Apakah pencatatan atas penerimaan kas dilakukan
9
secara rutin oleh bagian akuntansi? 8.
Apakah perusahaan memperoleh dan menyimpan
9
bukti setor yang telah disahkan oleh bank? 9.
Apakah pernah dilakukan perhitungan fisik atas
9
saldo kas yang ada ditangan secara mendadak?
Perhitunga n terakhir dilakukan pada awal bulan Maret 2007
Tabel IV.1. Kuesioner atas Penjualan dan Penerimaan Kas Setelah dilakukan pemeriksaan pendahuluan terhadap pengendalian intern atas penjualan dan penerimaan kas perusahaan, serta berdasarkan jawaban – jawaban yang diperoleh dari kuesioner yang telah diberikan sebelumnya, maka didapat beberapa hal yang positif yaitu : 1. Perusahaan memiliki petunjuk/pedoman kebijakan dan prosedur penjualan dan penerimaan kas secara tertulis. 2. Dalam pelaksanaan transaksi penjualan dan penerimaan kas hanya dilakukan oleh satu bagian, bagian lain perusahaan tidak diperolehkan melakukan transaksi ini. 3. Adanya laporan penjualan yang dilaporkan setiap bulannya dan dievaluasi oleh pejabat berwenang yang bersangkutan. 63
4. Dilakukan pengecekan terlebih dahulu terhadap kesediaan persediaan barang sebelum dilakukan transaksi penjualan. 5. Perusahaan menetapkan batas kredit tertentu untuk setiap pelanggan. 6. Pengiriman barang didukung oleh surat jalan yang diotorisasi yang dikirim sesuai dengan pesanan pelanggan. 7. Perusahaan memperoleh dan menyimpan bukti setor yang telah disahkan oleh bank. 8. Pesanan pelanggan telah dikirim sesuai dengan waktu dan barang yang diinginkan pelanggan. 9. Perusahaan pernah melakukan perhitungan fisik atas saldo kas ada di tangan secara mendadak.
IV.3.
HASIL
PENELITIAN
AUDIT
OPERASIONAL
PADA
FUNGSI
PENJUALAN dan PENERIMAAN KAS 1. Bagian gudang merangkap sebagai pengiriman barang Bagian gudang digabung dengan fungsi pengiriman barang, tidak ada pemisahan tugas secara terpisah. Ada beberapa karyawan yang tergabung dalam satu divisi ini namun tidak ada pembagian tugas secara jelas siapa orang yang bertugas sebagai staf gudang dan siapa yang bertugas mengirimkan barang. Seharusnya terdapat pemisahan fungsi antara bagian gudang dan bagian pengiriman barang. Sehingga masing – masing fungsi memiliki tugas dan tanggung jawab masing-masing. Gudang juga akan menjadi daerah yang tertutup, hanya orang yang memiliki otoritas saja yang dapat masuk ke wilayah gudang. sehingga keamanan penyimpanan barang di gudang akan lebih terjaga.
64
Perusahaan melakukan penggabungan fungsi ini terkait dengan penghematan biaya tenaga kerja, perusahaan beranggapan dengan tidak adanya pembagian tugas dan tanggung jawab secara khusus maka seluruh karyawan di divisi tersebut bertanggung jawab atas pengiriman barang dan penyimpanan barang di gudang. Dengan tidak adanya pembagian tugas antara fungsi penyimpanan dan fungsi pengiriman maka akan berakibat pada kurang efektifnya pengelolaan persediaan dan pengiriman barang. Karena masing – masing fungsi ini kurang terfokus dalam menjalankan fungsinya, dan juga menyebabkan kurangnya kontrol terhadap stok persediaan di gudang. Perangkapan fungsi ini menjadikan gudang sebagai tempat yang terbuka, semua karyawan bebas keluar masuk mengambil barang untuk dikirimkan, hal ini dapat meningkatkan resiko kehilangan stok barang di gudang. Pihak perusahaan akan sulit meminta pertanggungjawaban jika terjadi kehilangan barang. Perusahaan perlu membuat pemisahan fungsi, yaitu antara fungsi penyimpanan dan pengiriman barang. Perusahaan bisa menggunakan karyawan yang sudah ada sekarang dan tidak perlu menambah karyawan untuk masing-masing bagian, untuk menghindari tambahan biaya. Tapi perusahaan harus membagi-bagi wewenang dan tanggung jawab, sehingga masing-masing orang memiliki tugas dan wewenang secara terpisah, dan dapat menjamin peningkatan keamanan persediaan di gudang, serta menghindari terjadinya pengeluaran barang dari gudang lebih dari yang seharusnya. Gudang juga akan menjadi bagian yang tertutup dan tidak digabung dengan bagian yang lain, hanya khusus penyimpanan dan penerimaan barang saja dan hanya orang-orang tertentu saja yang memiliki otoritas yang boleh memasuki daerah gudang. 65
2. Kwitansi dan surat jalan yang tidak bernomor cetak. Surat jalan dan kwitansi yang dipakai oleh perusahaan tidak bernomor urut cetak. Nomor urut untuk surat jalan dan kwitansi tersebut diketik secara manual, dan nomor urut tersebut baru akan diketik ketika akan digunakan. Perusahaan mencetak buku surat jalan dan kwitansi yang kosong tanpa nomor urut dan mempercayakan penggunaannya oleh bagian terkait. Seharusnya semua surat jalan dan kwitansi diberi nomor urut tercetak agar tidak disalahgunakan oleh pihak – pihak tertentu, terkait dengan pembuatan faktur tersebut. Sehingga jika ada surat jalan dan kwitansi yang nomor urutnya terlewat dapat dimintakan pertanggungjawaban dengan jelas kepada bagian terkait. Perusahaan juga akan mengetahui tujuan penggunaan masing-masing surat jalan dan kwitansi, sehingga tidak ada kwitansi dan surat jalan yang disalahgunakan. Kondisi ini terjadi karena perusahaan berpendapat dengan tidak adanya nomor urut tercetak, maka apabila ada kesalahan dapat langsung diperbaiki atau diganti. Hal ini menurut perusahaan akan mempermudah staf marketing dan bagian piutang yang bertugas membuat surat jalan dan kwitansi, karena mereka tidak perlu membuang atau mengarsip surat jalan dan kwitansi yang salah dibuat. Kondisi ini dapat menimbulkan kemungkinan yang dapat merugikan perusahaan atau juga kecurangan seperti adanya penjualan tanpa kwitansi, pengiriman barang tanpa disertai surat jalan, kwitansi atau surat jalan yang bernomer ganda
dan
kemudian
disalahgunakan
oleh
orang
–
orang
yang
tidak
bertanggungjawab. Dapat juga mengakibatkan kesalahan pemberian nomor urut karena dilakukan secara manual dan tidak tercetak.
66
Sebaiknya hal ini diperbaiki perusahaan dengan cara mencetak nomor urut kwitansi dan surat jalan. Hal ini akan meningkatkan kontrol perusahaan terhadap penggunaan surat jalan dan kwitansi, sehingga perusahaan mengetahui kegunaan masing-masing surat jalan dan kwitansi. Kesalahan pemberian nomer urut juga dapat dihindari dengan adanya pencetakan nomor urut ini. 3. Faktur penjualan tidak disimpan secara rapi sesuai nomer urutnya oleh bagian penjualan. Bagian penjualan tidak menyimpan faktur penjualan secara rapi sesuai nomer urutnya Bagian penjualan menyimpan faktur penjualan berdasarkan tanggal terjadinya transaksi tanpa memperhatikan nomor urut. Faktur penjualan harus disimpan dengan rapi berdasarkan nomer urutnya oleh bagian penjualan, bukan berdasarkan tanggal terjadinya transaksi. Atau lebih baik lagi dilakukan pengurutan berdasarkan tanggal transaksi dan nomer urutnya. Perusahaan tidak membuat kebijakan bahwa bagian penjualan harus mengurutkan faktur penjualannya. Sehingga bagian penjualan tidak melakukan penyimpanan berdasarkan nomor urut. Menurut pendapat perusahaan pengurutan faktur penjualan cukup dilakukan berdasarkan tanggal transaksi saja. Perusahaan tidak melihat kegunaan pengurutan faktur penjualan berdasarkan nomer urut. Hal tersebut berakibat penyimpanan faktur tidak rapi dan jika ada faktur yang hilang tidak mudah diketahui dan dapat disalahgunakan oleh pihak-pihak yang kurang bertanggungjawab. Dan jika ada faktur penjualan yang urutannya tidak sesuai, tidak dapat langsung diketahui dan ditelusuri keberadaaanya. Perusahaan seharusnya membuat kebijakan, penyimpanan faktur dibuat rapi berdasarkan nomor urutnya. Atau lebih baik lagi dilakukan pengurutan berdasarkan 67
tanggal transaksi dan nomer urutnya. Dan dilakukan pemeriksaan secara rutin oleh pihak manger penjualan. Sehingga setiap faktur penjualan jelas pemakaiannya dan tidak disalahgunakan oleh pihak-pihak yang tidak bertanggungjawab. Penyimpanan berdasarkan nomor urut juga akan membantu perusahaan jika ada faktur yang hilang langsung dapat diketahui karena nomor urutnya menjadi tidak urut dan harus langsung ditelusuri penggunaan faktur tersebut. Penyimpanan faktur juga akan lebih terstruktur dan rapi, sehingga mudah ditelusuri jika dibutuhkan. 4. Perusahaan tidak melakukan pengarsipan atas faktur penjualan yang batal Perusahaan tidak melakukan pengarsipan atas faktur penjualan yang batal. Faktur penjualan yang batal atau salah dalam pengisian langsung dibuang, tidak diarsip oleh perusahaan dan digantikan dengan faktur bernomer urut selanjutnya. Seharusnya faktur penjualan yang batal disimpan sebagai arsip untuk dilampirkan bersama faktur baru yang dibuat kembali. Sehingga nomor urut faktur akan terus terpakai dan tidak ada yang hilang dan tidak diketahui penggunaannya. Hal ini disebabkan perusahaan beranggapan bahwa faktur yang salah telah dibuatkan
koreksinya
melalui
pembuatan
faktur
baru.
Perusahaan
tidak
mengharuskan nomor urut faktur yang selalu terurut. Akibatnya terdapat nomor urut faktur yang hilang, selain itu penelusuran terhadap faktur yang batal sulit dilakukan, karena tidak terdapat bukti. Kesalahan terhadap faktur penjualan yang salah tidak dapat dipertanggung jawabkan. Faktur – faktur batal tersebut dapat disalahgunakan oleh orang – orang yang tidak bertanggung jawab. Perusahaan disarankan untuk melakukan pengawasan atas pembuatan faktur, apabila terdapat kesalahan dalam pembuatan faktur, hendaknya faktur tersebut tidak 68
langsung dibuang dan diarsip bersama faktur – faktur yang telah dikoreksi, dan dicetak kembali faktur sesuai dengan nomor urut sehingga setiap nomor dapat ditelusuri, dan hal ini baik dilakukan untuk menghindari kemungkinan – kemungkinan yang tidak diinginkan oleh perusahaan, serta pembatalan atas faktur yang salah dapat dimintakan pertanggungjawabnya. 5. Perusahaan tidak memiliki kebijakan syarat pembayaran tertentu. Dalam melakukan transaksi penjualan secara kredit perusahaan tidak memiliki kebijakan mengenai syarat pembayaran tertentu untuk mengatasi banyaknya keterlambatan pembayaran piutang yang telah jatuh tempo. Perusahaan memberikan tenggang waktu pembayaran 1 bulan setelah barang diterima pelanggan. Kriterianya perusahaan memiliki syarat pembayaran sehingga pelanggan memiliki acuan dalam melakukan pembayaran. Dan syarat tersebut dapat membuat pelanggan tidak membayar piutangnya melebihi tanggal jatuh tempo. Ketika ditanyakan mengenai hal ini perusahaan berpendapat bahwa tanpa ada kebijakan tersebut, meskipun pembayaran seringkali melebihi tanggal jatuh tempo pembayaran yang seharusnya, tapi selama pelanggan tetap melakukan pelunasan atas hutangnya, hal tersebut masih dapat diterima. Hal tersebut berakibat pada banyak pembayaran dari pelanggan yang melebihi jatuh tempo pembayaran, yang akhirnya mempengaruhi cash flow perusahaan. Walaupun pelanggan tetap membayar piutangnya namun tidak sesuai dengan tanggal jatuh tempo pembayaran yang ditentukan. Disarankan perusahaan menetapkan kebijakan baru untuk mensiasati banyaknya keterlambatan pembayaran piutang ini. Perusahaan bisa membuat syarat 69
pembayaran piutang, misalkan dengan syarat pembayaran 2/10, n/30 jika pelanggan membayar dalam jangka waktu 10 hari atau kurang maka akan mendapatkan discount 2 %, dan jangka waktu pembayaran 30 hari. Sehingga melalui penetapan kebijakan baru ini diharapkan tidak ada lagi keterlambatan pembayaran dari pelanggan dimana pelanggan akan mempertimbangkan untuk membayar piutangnya kurang dari 10 hari karena akan mendapatkan discount tambahan sebesar 2 %. 6. Fungsi penerimaan kas tidak terpisah dari fungsi akuntansi dan keuangan Saat ini ada penggabungan antara fungsi penerimaan kas dan fungsi akuntansi dan keuangan. Ketiga fungsi ini tidak dipisah, sehingga karyawan yang bertindak sebagai kasir, juga bisa melakukan pencatatan dan menyetorkan uang ke bank. Perusahaan memiliki satu unit akuntansi dan keuangan untuk melakukan fungsi akuntansi dan penerimaan kas. Namun tidak dibagi tugasnya secara terperinci pada masing-masing karyawan. Seharusnya fungsi akuntansi harusnya dipisahkan dari kedua fungsi pokok yang lain yaitu: fungsi operasi dan fungsi penyimpanan. Hal ini dimaksudkan untuk menjaga kekayaan perusahaan dan menjamin ketelitian dan keandalan data akuntansi. Perusahaan tidak membagi fungsi ini karena perusahaan beranggapan bagian ini tidak perlu dipisah-pisah karena beberapa karyawan yang tergabung di dalamnya adalah orang yang dapat dipercaya. Jika ada penggabungan antara fungsi akuntansi, keuangan dan penerimaan kas akan membuka kesempatan bagi karyawan perusahaan untuk melakukan kecurangan yaitu dengan mengubah catatan akuntansi untuk menutupi kecurangan yang dilakukannya. Hal ini juga dapat mengakibatkan terjadinya lapping. Lapping 70
merupakan bentuk kecurangan penerimaan kas dari piutang yang terjadi jika fungsi pencatatan dan fungsi penerimaan kas berada di tangan satu karyawan, yaitu dengan cara menunda pencatatan penerimaan kas dari seorang pelanggan, menggunakan uang tersebut untuk kepentingan pribadinya dan menutupi kecurangannya dengan cara mencatat ke dalam jurnal penerimaan kas dari penerimaan kas pelanggan lainnya. Perusahaan bisa menggabung ketiga fungsi tersebut dalam satu divisi tapi harus ada pembagian tugas pada masing-masing karyawan dalam divisi tersebut. Satu orang hanya boleh melakukan satu kegiatan saja. Hal tersebut juga akan menciptakan internal check yang mengakibatkan pekerjaan karyawan yang satu dicek ketelitian dan keandalannya oleh karyawan yang lain. Dan mengurangi resiko terjadinya kecurangan dan lapping. 7. Tidak dilakukan penyetoran kas secara rutin setiap hari. Bagian akuntansi dan keuangan tidak melakukan penyetoran kas setiap hari. Perusahaan membuat ketentuan penyetoran kas dilakukan setelah mencapai limit yang ditentukan yaitu Rp. 3.000.000. Seharusnya penyetoran kas disetor seluruhnya ke bank pada hari yang sama dengan transaksi penjualan atau hari kerja berikutnya. Uang kas tidak boleh diletakkan terlalu banyak dan lama dalam kas perusahaan. Hal tersebut diterapkan karena letak bank yang biasanya digunakan perusahaan untuk menyetorkan uang kas sehari-hari cukup jauh, sehingga merepotkan bagian akuntansi dan keuangan jika dilakukan penyetoran setiap hari. Karena tidak dilakukan penyetoran kas setiap hari, maka jurnal penjualan tidak dapat diuji ketelitiannya dan keandalannya dengan menggunakan informasi 71
dari bank yang tercantum dalam rekening koran bank. Hal tersebut disebabkan kemungkinan uang kas masi tertahan dan belum disetorkan. Dan juga hal ini dapat menimbulkan resiko kehilangan uang. Perusahaan seharusnya membuat kebijakan untuk bagian keuangan agar menyetorkan uang kasnya setiap hari atau paling lambat satu hari kerja berikutnya. Orang yang bertugas menyetorkan uang juga sebaiknya hanya satu orang dan tidak digabung dengan bagian lain, misalnya kasir, akuntansi, atau bagian lainnya. Perusahaan sebaiknya menyediakan supir untuk mengantar penyetor ke bank, walaupun hal ini menimbulkan biaya tambahan, namun hal ini sebanding karena lebih aman dan dapat meningkatkan profesionalisme perusahaan. Laporan keuangan perusahaan dan penjualan akan lebih baik karena selalu menampilkan data terakhir, tidak banyak uang kas yang tertahan dan belum disetorkan. 8.
Debt collector tidak mengembalikan faktur yang belum dapat tertagih pada hari bersangkutan. Debt collector yang bertugas menagih piutang kepada pelanggan tidak mengembalikan lagi faktur yang belum tertagih ke bagian piutang pada hari yang sama. Debt collector dapat memegang faktur yang digunakan untuk menagih sampai piutang tersebut dilunasi oleh pelanggan. Seharusnya debt collector diberikan faktur yang digunakan untuk menagih pelanggan, tapi dengan ketentuan faktur yang tidak tertagih harus dikembalikan pada hari yang sama. Debt collector juga harus menyetorkan seluruh pelunasan piutang pelanggan kepada bagian keuangan pada hari yang sama.
72
Perusahaan ingin memudahkan pihak debt collector dalam melakukan proses penagihan, sehingga memperbolehkan pihak debt collector memegang faktur yang belum ditagih. Akibatnya pihak debt collector memegang banyak faktur yang belum dapat ditagih. Hal ini dapat menimbulkan resiko terjadinya penyelewengan penggunaan uang pelunasan piutang pelanggan. Pihak debt collector dapat beralasan piutangnya belum dapat tertagih dan menggunakan uang pelunasan piutang tersebut untuk keperluan pribadinya. Disarankan perusahaan mengubah kebijakannya, seharusnya debt collector harus menyetorkan pembayaran piutang pelanggan pada hari yang sama. Jika piutang tersebut belum dapat tertagih maka debt collector harus mengembalikannya kepada bagian piutang pada hari yang bersangkutan juga dan mengambilnya kembali pada saat akan melakukan penagihan selanjutnya. Sehingga bagian piutang juga dapat mengontrol piutang yang belum tertagih dan piutang yang sudah dibayar oleh pelanggan dan dapat mengurangi resiko penyelewengan pembayaran piutang pelanggan. 9.
Debt collector
tidak diberikan tanda terima penyerahan pada saat
menyerahkan pembayaran ke kasir. Debt collector tidak menerima tanda terima penyerahan pada saat menyerahkan pembayaran ke kasir. Debt collector hanya menyerahkan kwitansi yang telah ditandatangani pelanggan dan pembayaran yang telah diberikan oleh pelanggan.
73
Seharusnya debt collector diberikan tanda terima penyerahan oleh bagian kasir. Sehingga debt collector memiliki bukti bahwa ia telah menyerahkan uang dan dalam tanda terima penyerahan itu jelas tertera nama penerima, jumlah uang dan tanggal penyerahan. Perusahaan tidak menggunakan tanda terima penyerahan karena perusahaan beranggapan hal tersebut tidak akan mempengaruhi kegiatan operasional perusahaan. Dengan tidak dibuatnya tanda terima penyerahan maka debt collector tidak memiliki bukti apapun, yang menyatakan bahwa ia telah menyerahkan sejumlah piutang pelanggan kepada pihak kasir perusahaan. Sehingga jika terjadi hal yang tidak diinginkan, akan sulit diketahui siapa orang yang bertanggung jawab, karena tidak ada bukti tertulis yang mendukung kegiatan penyerahan pembayaran piutang pelanggan dari debt collector kepada kasir. Sebaiknya perusahaan membuat tanda terima penyerahan yang dibuat 2 rangkap. Rangkap pertama diberikan kepada pihak debt collector, sehingga jelas tercantum jumlah uang yang diserahkan kepada kasir, tanggal penyerahan dan nama kasir yang menerima pembayaran. Tanda terima ini dapat digunakan oleh pihak
debt
collector
sebagai
bukti
jika
sewaktu-waktu
ia
diminta
pertanggungjawaban atas penyerahan pembayarannya kepada pihak kasir. Rangkap kedua disimpan oleh pihak kasir sebagai arsip dan dapat digunakan sebagai bukti bahwa ia telah menerima pembayaran piutang dari pihak debt collector. Kepala divisi keuangan secara rutin melakukan pemeriksaan tanda terima penyerahan ini.
74
IV.4.
PROSEDUR
AUDIT
RINCI
ATAS
FUNGSI
PENJUALAN
dan
PENERIMAAN KAS Prosedur audit merupakan langkah-langkah yang harus dilakukan dalam pemeriksaan akuntansi. Prosedur audit
audit harus direncanakan dan dilaksanakan
dengan baik guna mendapatkan bukti-bukti audit yang diperlukan auditor dalam pemeriksaannya. Berdasarkan temuan hasil evaluasi pengendalian intern diatas, berikut disajikan prosedur audit atas fungsi penjualan dan penerimaan kas yang dapat digunakan dalam pelaksanaan audit terinci sebagai berikut : A. Pemeriksaan terhadap Prosedur Penerimaan Pesanan Pelanggan Tujuan Pemeriksaan : Untuk menilai apakah pemrosesan pesanan pelanggan telah dipenuhi sesuai pesanan pelanggannya. Prosedur Audit : 1. Periksa apakah kebijakan pengelolaan dan pemrosesan data pesanan dituangkan secara tertulis atau tidak tertulis. 2. Periksa apakah selalu dilakukan pengecekan keberadaan barang ke gudang sebelum penjualan dilakukan. 3. Pelajari kebijakan tersebut apakah pengelolaan dan pemrosesan data pesanan pelanggan tersebut telah berjalan secara efisien, efektif dan ekonomis. 4. Periksa apakah ada pesanan dari pelanggan yang belum terpenuhi, baik sebagian barang atau seluruh barang. 5. Bila ada pastikan siapa pihak yang bertanggung jawab atas permasalahan yang terjadi.
75
6. Periksa mengenai kelengkapan isi dari surat pesanan pelanggan tersebut apakah tertulis jelas mengenai jenis barang, kode barang, kuantitas barang dan harga barang. 7. Jika ada pesanan pelanggan yang belum diproses, selidiki alasan penundaan proses pesanan pelanggan. 8. Buatkan saran-saran perbaikan atas permasalahan yang ada di perusahaan tersebut. B. Pemeriksaan terhadap Prosedur Persetujuan Kredit Tujuan Pemeriksaan : Untuk mengetahui apakah semua transaksi penjualan kredit yang terjadi mendapatkan persetujuan kredit oleh pihak yang berwenang dan persyaratan apa yang harus dapat dipenuhi oleh pelanggan. Prosedur Audit : 1. Dapatkan dan pelajari pedoman prosedur penanganan persetujuan kredit yang telah ditetapkan. 2. Selidiki apakah penanganan atas persetujuan kredit diotorisasi oleh pihak yang berwenang. 3. Periksa apakah purchase order mendapatkan persetujuan dari bagian piutang dagang sebelum penjualan kredit dilaksanakan. 4. Periksa
apakah
pelanggan
dapat
memberikan
konfirmasi
atas
kesanggupannya untuk melakukan pembayaran. 5. Selidiki apakah perusahaan sudah benar dalam menentukan kriteria kredibilitas pelanggan dalam melunasi kewajibannya.
76
6. Buatkan saran-saran perbaikan atas permasalahan yang dihadapi oleh perusahaan tersebut. C. Pemeriksaan terhadap Prosedur Pembuatan Surat Jalan dan Faktur Tujuan Pemeriksaan : 1. Untuk mengetahui apakah terjadi penyelewengan dan ketepatan dalam pembuatan surat jalan dan faktur. 2. Untuk memastikan pembuatan surat jalan dan faktur telah sesuai dengan pesanan pelanggan. 3. Untuk memastikan jangka waktu antara pembuatan surat jalan dan faktur dan pengiriman barang tidak terlalu jauh. Prosedur Audit : 1. Dapatkan prosedur dan kebijaksanaan perusahaan dalam proses pembuatan surat jalan dan faktur. 2. Periksa apakah surat jalan dan faktur yang dibuat sudah sesuai dengan surat pesanan pelanggan, hal – hal yang perlu diperhatikan antara lain : a. Identitas pelanggan ( nama, alamat, no.telp ) b. Harga barang c. Jenis barang d. Jumlah barang e. Nomor dan tanggal pembuatan faktur 3. Periksa apakah faktur dan surat jalan telah diotorisasi oleh pejabat yang berwenang sebelum dikirimkan kepada pelanggan. 4. Periksa apakah ada kesalahan pembuatan faktur dan surat jalan yang mengakibatkan kesalahan pengiriman barang pelanggan. 77
5. Periksa apakah surat jalan dan faktur dibuat oleh karyawan yang benar-benar kompeten dan profesional. 6. Buatkan saran-saran perbaikan atas permasalahan yang dihadapi oleh perusahaan tersebut. D. Pemeriksaan terhadap Prosedur Pengiriman Barang Tujuan Pemeriksaan : Untuk mengetahui apakah barang yang dikirim telah sesuai dengan pesanan dan telah lengkap dokumen pengirimannya. Prosedur Audit : 1. Pelajari prosedur pengiriman barang yang telah ditetapkan oleh perusahaan. 2. Periksa apakah sebelum pengiriman barang, dilakukan pengecekan antara dokumen dan barang yang akan dikirim. 3. Periksa apakah pengiriman barang dilakukan dengan otorisasi dan dicek serta ditandatangani oleh kepala gudang. 4. Periksa apakah dokumen pengiriman barang dicap ”sudah dikirim/diterima” oleh pihak penerima barang. 5. Periksa apakah ada pengiriman yang mengalami kesalahan atau tidak lengkap dokumen pengirimannya. 6. Menentukan
total
kerugian
yang
dialami
perusahaan
jika
terjadi
penyimpangan dalam proses pengiriman barang. 7. Pastikan pihak yang bertanggung jawab atas penyimpangan tersebut. 8. Buat saran-saran berdasarkan temuan. E. Pemeriksaan terhadap Prosedur Pencatatan Penjualan dan Penagihan Piutang Tujuan Pemeriksaan : 78
Untuk mengetahui apakah pencatatan penjualan dan penagihan piutang dagang perusahaan telah berjalan secara efektif dan efisien. Serta untuk memastikan bahwa piutang dagang dibayarkan tepat waktu oleh pelanggan. Prosedur Audit : 1. Dapatkan dan pelajari dengan teliti mengenai kebijakan dan prosedur pencatatan penjualan perusahaan. 2. Periksa apakah seluruh transaksi penjualan sudah dicatat ke jurnal yang tepat. 3. Periksa apakah ada bagian khusus yang bertugas melakukan penagihan piutang. 4. Periksa apakah proses penagihan disertai dengan dokumen yang lengkap. 5. Periksa apakah bagian penagihan piutang sudah menyetorkan seluruh pembayaran pelanggan ke kasir perusahaan. 6. Periksa apakah bagian piutang membuat daftar piutang dagang dan bagian piutang mengirimkan tagihan ke pelanggan secara rutin. 7. Periksa apakah bagian penagihan membuat aging schedule secara berkala dan selalu melakukan pemeriksaan setiap periodenya. 8. Periksa apakah pelanggan dikenakan sanksi atas keterlambatan pembayaran piutangnya. 9. Buatkan saran-saran perbaikan atas permasalahan yang ada di perusahaan tersebut. F. Pemeriksaan terhadap Prosedur Pemrosesan dan Pencatatan Penerimaan Kas Tujuan Pemeriksaan : Untuk menilai apakah pemrosesan penerimaan kas dari hasil penagihan piutang telah dicatat sesuai dengan ketentuan akuntansi dan dapat berjalan dengan efektif. 79
Prosedur Audit : 1. Periksa apakah kebijakan pemrosesan dan pencatatan penerimaan kas tersebut telah berjalan secara efisien, efektif dan ekonomis. 2. Periksa apakah penerimaan kas dari hasil penjualan kredit telah dicatat dan dipostingkan ke akun yang benar. 3. Periksa apakah bukti penerimaan kas telah sesuai dengan faktur yang telah dibuat sebelumnya. 4. Periksa apakah fungsi penerimaan kas dan fungsi penagihan dipisahkan. 5. Periksa apakah ada review dokumentasi seperti ikhtisar kas harian, duplikasi slip setoran, serta laporan bank (rekonsiliasi). 6. Selidiki apakah ada penerimaan melalui pos hilang atau digelapkan setelah diterima. 7. Buatkan saran-saran perbaikan atas permasalahan yang ada di perusahaan tersebut. G. Pemeriksaan terhadap Prosedur Retur Penjualan Tujuan Pemeriksaan : Untuk menilai apakah pemrosesan retur pelanggan telah dipenuhi sesuai permintaan pelanggannya. Serta memastikan pihak bengkel telah memeriksa barang sebelum diretur oleh pelanggan. Prosedur Audit : 1. Dapatkan dan pelajari pedoman prosedur retur penjualan yang telah ditetapkan. 2. Selidiki apakah penanganan atas retur penjualan diotorisasi oleh pihak yang berwenang. 80
3. Periksa apakah semua retur yang diajukan pelanggan masih dalam jangka waktu yang disediakan perusahaan untuk proses retur. 4. Periksa apakah permintaan retur penjualan mendapatkan persetujuan dari bengkel sebelum retur penjualan dilaksanakan. 5. Selidiki alasan barang yang diretur pelanggan, apakah seutuhnya merupakan kesalahan dari pihak perusahaan 6. Buatkan saran-saran perbaikan atas permasalahan yang dihadapi oleh perusahaan tersebut.
81
IV.5. DIAGRAM ALIR UNTUK SISTEM YANG DIUSULKAN Bagian Order Penjualan
Gambar IV.1 Diagram Alir Dokumen Prosedur Penerimaan Pesanan Pelanggan, Persetujuan Kredit dan Pembuatan Surat Jalan dan Faktur Sistem Yang Diusulkan
82
Bagian Gudang
Bagian Pengiriman
Gambar IV.2 Diagram Alir Dokumen Prosedur Pengiriman Barang Sistem Yang Diusulkan 83
Bagian Piutang dan Penagihan
3
6
1
1
Faktur Penjualan
Surat Jalan
Membuat kwitansi
Surat Jalan
1
1
Faktur Penjualan
1
2
Kwitansi
N
8
Gambar IV.3 Diagram Alir Dokumen Prosedur Pencatatan Penjualan dan Penagihan Piutang Sistem Yang Diusulkan 84
Debt Collector
8
12
2 Kwitansi
1
1 Tanda Terima Penyerahan
1 Faktur Penjualan
Melakukan penagihan kepada pelanggan
N
Menerima pembayaran dari pelanggan
1 Faktur Penjualan
2 Kwitansi
Diberikan kepada pelanggan sebagai bukti bayar
1
Bersama dengan pembayaran
9
Gambar IV.4 Diagram Alir Dokumen Prosedur Pencatatan Penjualan dan Penagihan Piutang Sistem Yang Diusulkan ( Lanjutan ) 85
Bagian Kasir
Bagian Keuangan
Bagian Akuntansi
Gambar IV.5 Diagram Alir Dokumen Prosedur Pemrosesan dan Pencatatan Penerimaan Kas Sistem Yang Diusulkan
86
