BAB IV AUDIT OPERASIONAL ATAS FUNGSI PENJUALAN PADA PT.VINYL MONOMER CHEMICAL
IV.1
Perencanaan Audit Operasional Sesuai dengan ruang lingkup yang telah ditentukan dari penelitian ini, audit
(pemeriksaan) hanya akan dilakukan pada fungsi penjualan kredit, aktivitas terkait didalamnya seperti proses penerimaan pesanan barang dari pelanggan, persetujuan kredit, pembuatan surat jalan dan faktur, pengiriman barang, pencatatan dan penagihan piutang serta transaksi retur penjualan. Sebelum melaksanakan pemeriksaan diperlukan perencanaan yang baik, hal ini ditujukan agar pemeriksaan yang dilakukan dapat berjalan efektif dan efesien dan pemeriksaan menjadi lebih sistematis serta terarah. Lamanya sebuah perencanaan pemeriksaan ditentukan berdasarkan luasnya ruang lingkup permasalahan yang ada. Perencanaan untuk pemeriksaan meliputi: 1. Rencana waktu pelaksanaan ( jadwal audit) a. Tahap pertama dimulai dengan melakukan Survey pendahuluan yaitu bertemu dengan pihak perusahaan (bagian HRD) untuk memperoleh informasi umum mengenai perusahaan. b. Tahap kedua, melakukan wawancara dengan pihak perusahaan (bagian accounting dan marketing) untuk mendapatkan data dan informasi mengenai aktivitas-aktivitas yang akan diperiksa. 53
c. Mengajukan internal control questionnaires yang telah disusun kepada pihak perusahaan. d. Melakukan komunikasi dengan pihak perusahaan untuk menyampaikan dan mendiskusikan hasil dari pemeriksaan yang telah dilaksanakan. 2. Program kerja audit a. Survey pendahuluan Melakukan pengamatan langsung dan wawancara singkat untuk mendapatkan informasi umum mengenai perusahaan dan obyek yang akan diperiksa, sebagai langkah awal untuk memulai pemeriksaan yang lebih mendalam. b. Evaluasi sistem pengendalian intern Mengevaluasi dan menguji sistem pengendalian intern yang dimiliki perusahaan, dengan cara mengajukan Internal Control Questionnaires dan menelusuri dokumen penjualan (walk through the documents). c. Penyusunan prosedur audit rinci Membuat program audit untuk masing-masing prosedur dalam fungsi penjualan kredit. d. Pengembangan hasil temuan Mengumpulkan dan mengevaluasi bukti untuk mendukung FAO (firm audit objective) menjadi temuan (finding) dan juga menentukan unsur-unsur temuan seperti kondisi, kriteria, sebab, akibat, dan rekomendasi pada temuan tersebut.
54
IV.2
Survey Pendahuluan (Preliminary Survey) Survey pendahuluan merupakan tahap pertama yang dilakukan dalam audit
operasional. Tahap ini dilakukan untuk merpersiapkan audit lebih dalam. Audit ini lebih ditekankan pada usaha untuk memperoleh informasi latar belakang tentang perusahaan yang akan diaudit. Tujuan dari pelaksanaan survey pendahuluan adalah:
Mendapatkan informasi umum tentang auditan
Mendapatkan informasi mengenai operasi auditan Langkah-langkah yang dilakukan untuk mencapai tujuan diatas adalah sebagai
berikut: 1. Melakukan survey lapangan (pada PT.Vinyl Monomer Chemical) 2. Melakukan pengamatan langsung terhadap perusahaan, hal-hal mencakup: fasilitas perusahaan, kinerja/aktivitas, serta kompetensi masing-masing personil pada fungsi penjualan. 3. Melakukan wawancara dengan pejabat berwenang yang terkait dengan kegiatan yang diaudit. Pada tahap survey pendahuluan, informasi-informasi yang dapat diperoleh dari perusahaan adalah sebagai berikut: 1. Informasi umum mengenai perusahaan, yaitu: a) Jenis pelanggan, yaitu perorangan, toko, perusahaan dan pelanggan lainnya. b) Transaksi penjualan sebagian besar dilaksanakan secara kredit, dan sebagian kecil lainnnya secara tunai. c) Perusahaan menerima cara pembayaran baik tunai, cek ataupun giro.
55
d) Terdapat petunjuk/pedoman penjualan (termasuk retur penjualan) secara tertulis dalam perusahaan. e) Pejabat yang berwenang memberikan otorisasi untuk setiap transaski penjualan yang terjadi. 2. Informasi catatan dan dokumen yang digunakan dalam transaksi penjualan (kredit), yaitu: a) Pesanan pelanggan Proses permintaan barang dagang dari pelanggan diterima dan di tangani langsung bagian penjualan perusahaan yaitu bagian marketing (sales). Pesanan ini berupa order pembelian yang telah dibuat pelanggan, berdasarkan order pembelian tersebut dibuat order pesanan oleh bagian marketing (sales). b) Surat Pemberitahuan Produksi (SPP) Merupakan surat perintah produksi dari bagian marketing yang diberikan kepada bagian PPIC dan kemudian akan dilanjutkan kebagian produksi untuk proses pelaksanaan produksinya. c) Surat Jalan (SJ) Merupakan dokumen pendukung pengiriman barang dibuat oleh bagian gudang, digunakan sebagai bukti sejumlah barang telah keluar dari gudang, dan dipakai juga untuk bukti pendukung pada saat penagihan. d) Faktur Penjualan Setiap penjualan dicatat kedalam sebuah faktur yaitu faktur penjualan. Faktur ini berisi informasi: quantity barang, nama barang, harga satuan,
56
total penjualan serta tanggal penjualannya. Faktur ini juga akan digunakan sebagai bukti pendukung pada saat melakukan penagihan terhadap pelanggan serta sebagai dasar untuk mencatat piutang dan penjualan. Dalam faktur ini, sudah termasuk faktur pajak karena perusahaan mengenakan pajak penjualan pada setiap barang yang dijual. e) Jurnal penjualan (buku penjualan) Buku ini berisi catatan dari setiap transaksi penjualan yang telah terjadi pada suatu periode. f) Buku pembantu piutang Buku yang berisi daftar piutang yang dimiliki perusahaan, didalamnya terdapat informasi nama pelanggan, penambahan piutang, pengurangan piutang dan nilai saldo piutang. g) Tanda terima faktur Merupakan dokumen penagihan yang membuktikan bahwa faktur telah diterima pelanggan. h) Nota retur (nota kredit) dan STTR (surat tanda terima retur) Merupakan dokumen pendukung untuk transaksi retur penjualan yang terjadi dan merupakan bukti barang retur telah disetujui dan diterima. 3. Informasi sumber daya manusia (kepegawaian) Struktur organisasi perusahaan, uraian tugas, wewenang serta tanggung jawab sesuai dengan bagian masing-masing.
57
IV.3
Evaluasi Sistem Pengendalian Intern Evaluasi atas pengendalian internal pada PT.Vinyl Monomer Chemical
dilakukan untuk menetapkan ruang lingkup/luas dari audit yang akan dilakukan, bila pelaksanaan pengendalian intern pada fungsi penjualan kredit telah cukup memadai dan sesuai dengan kriteria pengendalian intern dalam standar pemeriksaan akuntansi, maka dapat dikatakan pengendalian yang dimiliki perusahaan sudah memadai (kuat), sehingga ruang lingkup pemeriksaan menjadi lebih sempit, demikian juga sebaliknya bila pengendalian belum memadai, maka ruang lingkup pemeriksaan menjadi lebih luas. Informasi mengenai pengendalian intern perusahaan khususnya pada fungsi penjualan kredit diperoleh melalui beberapa cara, yaitu: 1. Wawancara terhadap personil terkait fungsi penjualan kredit diperusahaan. 2. Melakukan observasi atas kegiatan penjualan kredit, mulai dari penerimaan pesanan sampai dengan proses pencatatan dan penagihan piutang. 3. Mengajukan daftar pertanyaan (internal control questionnaires) yang ditujukan terhadap personil terkait, berfungsi untuk mempermudah dan memperjelas pemahaman atas data-data terkait. Pertanyaan-pertanyaan yang diajukan berupa pertanyaan umum yang bersifat objektif disertai dengan jawaban singkat atas masing-masing pertanyaan. Berikut ini disajikan hasil dari kuesioner yang telah diajukan kepada pihak perusahaan:
58
Internal Control Questioner Fungsi penjualan kredit PT Vinyl Monomer Chemical No.
Pertanyaan
Y/T
Keterangan
Penjualan kredit 1.
Apakah
bagian
penjualan
memiliki
Y
petunjuk/pedoman kebijakan dan prosedur secara tertulis? 2.
Apakah
setiap
penjualan
dilakukan
Y
berdasarkan order pesanan yang telah diotorisasi? 3.
Apakah fungsi penjualan terpisah dengan
Y
fungsi pengiriman? 4.
Apakah
perusahaan
mempunyai
daftar
Y
Apakah fungsi penjualan terpisah dari
Y
harga jual? 5.
fungsi akuntansi? 6.
Apakah penjualan
dokumen-dokumen bernomor
urut
pendukung
Y
tercetak
59
(prenumbered). 7.
Apakah dokumentasi penjualan diarsip
Y
secara tertib dan teratur serta sesuai nomor urut ? 8.
Apakah harga jual pada pelanggan diteliti
Y
dan disetujui secara mandiri, ketelitian
Sesuai kesepakatan kedua pihak.
ketepatan angka, sebelum faktur penjualan diterbitkan? 9.
Apakah bagian akuntansi melakukan jurnal
Y
atas penjualan secara periodik berdasarkan copy
faktur
penjualan
yang
Otomatis
via
software
acct.
sudah
diotorisasi? 10.
Apakah tembusan dokumen pendukung
Y
penjualan selalu diberikan kepada bagian akuntansi? 11.
Apakah selalu dibuat laporan penjualan
Y
setiap bulannya? 12.
Apakah
laporan
penjualan
tersebut
Y
diotorisasi dan dievaluasi oleh pejabat perusahaan yang berwenang?
60
13.
Apakah dilakukan pengeceken terlebih
Y
Sales based on order,
dahulu terhadap ketersediaan persediaan
periksa kapasitas
barang
produksi.
sebelum
dilakukan
transaksi
penjualan? 14.
Apakah pelanggan baru di identifikasi
T
secara khusus? 15.
khusus.
Apakah ada suatu sistem penilaian khusus untuk
pemberian
Tidak ada ketentuan
persetujuan
T
By owner’s perspective
Y
Berbeda-beda berdasarkan
kredit
pelanggan? 16.
Apakah
perusahaan
menetapkan
batas
kredit tertentu bagi setiap pelanggan?
pelanggan. Berkisar satu milyar rupiah.
17.
Apakah faktur penjualan yang batal diarsip
Y
oleh bagian akuntansi? 18.
19.
Apakah faktur yang batal tersebut telah di
Y
Dibuatkan memo/berita
cap batal untuk dilakukan pemeriksaan
acara untuk setiap
dimasa mendatang?
pembatalan.
Apakah fungsi gudang terpisah dari fungsi
T
pengiriman?
61
20.
Apakah pengiriman barang didukung oleh
Y
dokumen pengiriman yang telah diotorisasi? 21.
Apakah bagian pengiriman barang meminta
Y
tanda tangan pelanggan sebagai tanda barang telah diterima? 22.
Apakah pesanan pelanggan telah dikirim
Y
Secara umum sudah.
sesuai dengan waktu dan barang yang diinginkan pelanggan? 23.
Apakah
bagian
mengirimkan
piutang
surat
secara
pernyataan
rutin
T
piutang
kepada pelanggan? 24.
Apakah bagian piutang membuat buku
Y
pembantu piutang/kartu piutang? 25.
Apakah perusahaan memiliki kebijakan
T
syarat pembayaran khusus?
Hanya
jangka
waktu
pembayaran yaitu 2 s/d 4 minggu.
26.
Apakah ada sangsi atas keterlambatan
T
Hanya teguran saja.
pembayaran piutang setelah penerbitan laporan progress dan faktur penjualan.
62
27.
Apakah perusahaan mencadangkan dana
T
untuk setiap piutang yang tak tertagih
Penghapusan
langsung
(direct method)
(cadangan kerugian piutang tak tertagih)? 28.
Apakah penghapusan piutang yang tak tertagih
dilakukan
setelah
Y
Harus di otorisasi
otorisasi
diterima? 29.
Apakah perusahaan membuat analisa umur
T
piutang (aging schedule)? Retur Penjualan 30.
Apakah perusahaan memiliki kebijakan
Y
retur penjualan? 31
Apakah nota kredit diterbitkan jika telah mendapat
persetujuan
dari
Y
pihak
STTR (surat tanda terima retur)
berwenang? 32.
Apakah pencatatan didukung dokumen
Y
pendukung yang lengkap? 33.
Apakah
alasan
pengembalian
Berdasarkan nota retur dan STTR
diawasi
Y
Cek kondisi barang retur.
Apakah perusahaan melakukan kebijakan
T
Tidak ada kebijakan yang
dengan ketat? 34.
63
rotasi
jabatan
disetiap
jangka
periode
mengatur.
tertentu? 34.
Apakah pernah dilakukan survey kepuasan pelanggan,
untuk
mengetahui
T
persepsi
pelanggan terhadap perusahaan. Tabel IV.1 Kuesioner atas Fungsi Penjualan Kredit. Dengan melakukan wawancara, pengamatan dan berdasarkan jawaban kuesioner yang telah diajukan akan memberikan gambaran tentang sistem pengendalian intern yang dimiliki perusahaan, bila ditemukan kelemahan atas pengendalian yang ada, kelemahan tersebut akan dievaluasi dan dikomunikasikan pada pihak perusahaan serta diberikan saran-saran perbaikan (rekomendasi), untuk jelasnya temuan-temuan tersebut akan dijabarkan dalam laporan hasil audit operasional. Berdasarkan jawaban-jawaban yang diperoleh dari kuesioner diatas, secara garis besar dapat digambarkan pula pengendalian yang cukup kuat sudah dimiliki perusahaan, yaitu sebagai berikut: 1. Penjualan dilakukan berdasarkan surat pesanan yang sudah diotorisasi. 2. Fungsi penjualan terpisah dengan fungsi pengiriman dan fungsi akuntansi. 3. Dokumen-dokumen penjualan bernomor urut cetak (prenumbered). 4. Pengarsipan dokumen secara tertib dan teratur. 5. Transaksi penjualan yang batal selalu dibuatkan memo/berita acara pembatalan. 6. Pencatatan penjualan dilakukan dengan software akuntansi khusus.
64
7. Proses otorisasi secara umum diatur sesuai dengan tugas dan wewenang masingmasing bagian. 8. Laporan penjualan dibuat secara periodic dan ada proses evaluasi oleh pejabat berwenang. 9. Proses pengiriman barang dilengkapi dengan dokumen-dokumen pendukung. 10. Retur penjualan dilakukan dengan persetujuan pihak pejabat berwenang. 11. Barang retur dari pelanggan sangat diawasi kondisinya dan alasan pengembalian barang tersebut. IV.4
Penyusunan Prosedur Audit Rinci Pada tahap penyusunan prosedur audit rinci, akan disusun program audit (audit
program) atas fungsi penjualan kredit pada PT.Vinyl Monomer Chemical. Program audit merupakan suatu daftar atau rencana-rencana tertulis dari prosedur audit yang akan dilaksanakan. Prosedur yang tersusun adalah berdasarkan evaluasi yang telah dilakukan terhadap pengendalian internal perusahaan, dan juga atas dasar pertimbangan lain seperti: bidang usaha perusahaan, program audit disusun sesuai dengan kondisi perusahaan. Langkah-langkah yang dilakukan dalam penyusunan prosedur audit rinci meliputi dua hal pokok, yaitu: 1. Tujuan pemeriksaan (Audit Objective) 2. Prosedur pemeriksaan (Audit Procedure) Berikut ini disajikan susunan prosedur audit rinci atas fungsi penjualan kredit pada PT.Vinyl Monomer Chemical:
65
IV.4.1 Pemeriksaan terhadap Prosedur Penerimaan Pesanan Tujuan pemeriksaan: Untuk meyakinkan bahwa pemrosesan pesanan pelanggan sudah dilakukan oleh pihak yang tepat, sesuai dengan prosedur yang ada, dan apakah prosedur yang ada tersebut sudah efektif dan efisien serta dilakukan secara konsisten. Prosedur pemeriksaan: 1. Memeriksa prosedur dan kebijakan yang ada untuk aktivitas penerimaan pesanan pelanggan pada fungsi penjualan perusahaan. 2. Mengevaluasi kebijakan dan prosedur yang ada untuk pemrosesan pesanan pelanggan, apakah sudah efektif dan efisien dalam meningkatkan produktivitas kerja pada fungsi penjualan perusahaan. a) Periksa apakah setiap penjualan berdasarkan dari surat pesanan yang sudah diotorisasi. b) Periksa apakah ada identifikasi yang jelas bagi pelanggan baru, sebelum dilakukan transaksi penjualan kredit. c) Periksa apakah dilakukan pengecekan kapasitas produksi sebelum menyetujui sebuah transaksi penjualan. d) Periksa apakah ada pesanan dari pelanggan yang belum terpenuhi dengan baik, baik dilihat dari segi waktu, jumlah pesanan maupun kesesuaian kualitas barang. e) Jika ditemukan permasalahan dalam pelaksanaan prosedur dan kebijakan yang ada, tentukan kerugian yang ditimbulkan bagi perusahaan dan
66
pastikan pihak terkait yang bertanggung jawab atas permasalahan tersebut. f) Memberikan saran dan rekomendasi yang bermanfaat bagi perusahaan berdasarkan dari penyimpangan/permasalahan yang ditemukan. 3. Memeriksa informasi tentang pelanggan: a) Data para pelanggan (nama, alamat,dll) b) Batas limit kredit pelanggan 4. Memeriksa kelengkapan dokumen dan proses otorisasi terkait pesanan pelanggan, seperti: a) Otorisasi oleh pihak yang menyetujui pesanan. b) Jumlah pesanan, jumlah barang, harga per unit serta total keseluruhan. c) Tanggal penerimaan pesanan dan rencana barang akan diselesaikan dan dikirim. IV.4.2 Pemeriksaan Terhadap Prosedur Persetujuan Kredit Tujuan pemeriksaan: 1. Apakah ada prosedur yang mengatur tentang pengajuan permohonan kredit. 2. Meyakinkan bahwa semua transaksi penjualan kredit yang terjadi sudah mendapatkan persetujuan kredit sesuai dengan prosedur yang berlaku. 3. Apakah prosedur yang ada sudah efektif dan efisien serta dilaksanakan secara konsisten.
67
Prosedur pemeriksaan: 1. Memeriksa dan mempelajari informasi mengenai prosedur dan kebijakan yang mengatur pengajuan kredit oleh pelanggan, apakah ada syarat/ kebijakan khusus dalam memberikan persetujuan kredit terhadap pelanggan. 2. Memeriksa penerapan prosedur persetujuan kredit yang dilakukan pihak perusahaan. a) Apakah setiap sales order mendapatkan persetujuan dari bagian piutang dagang sebelum transaksi penjualan kredit dilakukan. b) Memeriksa proses otorisasi pada persetujuan kredit yang diberikan. c) Memeriksa apakah kriteria yang diterapkan perusahaan dalam menentukan kredibilitas pelanggan dalam melunasi kewajibannya sudah efektif dan memadai. d) Memeriksa apakah setiap transaksi penjualan kredit telah memenuhi semua prosedur persetujuan kredit. 3. Memeriksa
apakah
pelanggan
dapat
memberikan
konfirmasi
atas
kesanggupannya untuk melakukan pembayaran. 4. Menetapkan kerugian perusahaan jika ditemukan prosedur atau kebijakan yang kurang efektif dan efisien, ataupun jika terjadi penyimpangan pada proses persetujuan kredit. 5. Menetapkan pihak yang bertanggung jawab atas penyimpangan yang terjadi pada proses persetujuan kredit yang diberikan. 6. Memberikan saran dan rekomendasi yang bermanfaat bagi perusahaan berdasarkan dari penyimpangan-penyimpangan yang ditemukan.
68
IV.4.3 Pemeriksaan Terhadap Prosedur Pembuatan Surat Jalan dan Faktur Penjualan Tujuan pemeriksaan: 1. Meyakinkan bahwa Surat jalan dan faktur yang dibuat bukan merupakan dokumen fiktif. 2. Meyakinkan bahwa surat jalan dan faktur yang dibuat dilengkapi dengan otorisasi dan sudah sesuai dengan pesanan pelanggan. 3. Meyakinkan nilai-nilai yang ada dalam surat jalan dan faktur sudah tepat dan sesuai. 4. Meyakinkan bahwa faktur yang dibuat dicatat pada periode yang tepat. Prosedur pemeriksaan: 1. Mendapatkan informasi prosedur dan kebijakan yang ada untuk proses pembuatan surat jalan dan faktur pada fungsi penjualan perusahaan. 2. Mencocokan surat jalan dan faktur yang dibuat dengan surat pesanan : a) Nama, alamat dan keterangan lain pelanggan b) Jenis barang c) Jumlah barang d) Harga barang e) Tanggal dan nomor pembuatan faktur 3. Memeriksa penomoran surat jalan dan faktur serta pengarsipannya. 4. Memeriksa proses pemberian otorisasi. 5. Memeriksa jumlah nilai faktur penjualan kredit untuk satu periode dan mencocokannya dengan saldo piutang dari masing-masing pelanggan.
69
6. Menetapkan kerugian perusahaan jika ditemukan prosedur atau kebijakan yang kurang efektif dan efisien, ataupun jika terjadi penyimpangan pada proses pembuatan surat jalan dan faktur. 7. Menetapkan pihak yang bertanggung jawab atas penyimpangan yang terjadi pada proses pembuatan faktur yang dilakukan. 8. Memberikan saran dan rekomendasi yang bermanfaat bagi perusahaan berdasarkan dari penyimpangan-penyimpangan yang ditemukan. IV.4.4 Pemeriksaan Terhadap Prosedur Pengiriman Barang Tujuan pemeriksaan: Untuk meyakinkan bahwa barang sudah dikirim kepada pelanggan sesuai dengan pesanan dan disertai dengan dokumen-dokumen yang lengkap dan sah. Prosedur pemeriksaan: 1. Mendapatkan informasi prosedur dalam proses pengiriman barang yang telah ditetapkan perusahaan. 2. Memeriksa apakah prosedur telah diterapkan dengan baik, dan apakah prosedur itu sudah efektif dan efesien bagi perusahaan. a) Memeriksa siapa saja yang terlibat dalam proses pengiriman barang. b) Memeriksa apakah sebelum pengiriman barang, di lakukan pengecekan terhadap dokumen dan barang yang akan dikirim. c) Memeriksa proses otorisasi dari dokumen-dokumen pengiriman barang, seperti: surat jalan dan faktur penjualan
70
d) Memeriksa apakah setelah barang kirim dan terima oleh pelanggan ada pernyataan/otorisasi bahwa barang telah diterima oleh pelanggan e) Memeriksa apakah ada pengiriman yang mengalami kesalahan atau tidak disertai dengan dokumen pengiriman yang lengkap. f) Memeriksa apakah setelah barang dikirim, dokumen pengiriman ditanda tangani dan dibubuhi cap. 3. Menetapkan kerugian perusahaan jika ditemukan prosedur atau kebijakan yang kurang efektif dan efisien, ataupun jika terjadi penyimpangan pada proses pengiriman barang. 4. Menetapkan pihak yang bertanggung jawab atas penyimpangan yang terjadi pada proses pengiriman barang kepada pelanggan. 5. Memberikan saran dan rekomendasi yang bermanfaat bagi perusahaan berdasarkan dari penyimpangan-penyimpangan yang ditemukan. IV.4.5 Pemeriksaan Terhadap Prosedur Pencatatan dan Penagihan Piutang Tujuan pemeriksaan: 1. Meyakinkan bahwa prosedur kebijakan yang ada atas pengelolaan piutang dan penagihannya telah dilaksanakan dengan baik oleh pihak yang tepat. 2. Meyakinkan apakah prosedur dan kebijakan yang ada sudah efektif untuk meningkatkan kolektibilitas piutang. 3. Meyakinkan bahwa transaksi penjualan kredit sudah dicatat dengan tepat dan benar-benar terjadi.
71
4. Meyakikan bahwa transaksi penjualan kredit yang terjadi tidak melebihi batas limit kredit pelanggan. 5. Meyakinkan bahwa piutang dagang dibayarkan tepat waktu oleh pelanggan. Prosedur pemeriksaan: 1. Mendapatkan informasi prosedur dan kebijakan perusahaan mengenai pencatatan dan penagihan piutang. 2. Memeriksa apakah pengiriman faktur kepada pelanggan dilakukan tepat waktu. 3. Memeriksa apakah faktur yang dicatat dan dikirimkan sudah benar dan sesuai nilainya. 4. Mencocokan jumlah piutang yang terjadi dengan surat pesanan. 5. Memeriksa apakah terdapat keterlambatan pembayaran oleh pelanggan. 6. Memeriksa apakah laporan penjualan harian sesuai dengan laporan penjualan bulanan yang dibuat oleh staff marketing perusahaan. 7. Memeriksa kelengkapan dokumen atau catatan piutang pelanggan serta memeriksa batas limit kredit yang diberikan kepada pelanggan. 8. Memeriksa apakah perusahaan mengklasifikasikan umur piutang pelanggan (aging schedule) dan apakah perusahaan melakukan penyisihan atas piutang yang tidak tertagih. 9. Memeriksa apakah perusahaan mengirimkan surat pernyataan piutang secara perodik.
72
10. Menetapkan kerugian perusahaan jika ditemukan prosedur atau kebijakan yang kurang efektif dan efisien, ataupun jika terjadi penyimpangan pada proses pencatatan dan penagihan piutang. 11. Menetapkan pihak yang bertanggung jawab atas penyimpangan yang terjadi pada proses pencatatan dan penagihan piutang terhadap pelanggan. 12. Memberikan saran dan rekomendasi yang bermanfaat bagi perusahaan berdasarkan dari penyimpangan-penyimpangan yang ditemukan. IV.4.6 Pemeriksaan Terhadap Prosedur Transaksi Retur Penjualan Tujuan pemeriksaan: Untuk meyakinkan bahwa transaksi retur penjualan sudah diproses dan dipenuhi dengan baik sesuai dengan keinginan pelanggan dan sudah mendapatkan persetujuan dari pihak perusahaan, sesuai dengan ketentuan yang berlaku dan telah disepakati dengan pelanggan. Prosedur Pemeriksaan: 1. Mendapatkan prosedur dan kebijakan proses retur penjualan yang telah ditetapkan pihak perusahaan. 2. Memeriksa apakah transaksi retur dilengkapi dengan dokumen pendukung yang lengkap dan sah. 3. Memeriksa proses otorisasi memo kredit yang dikeluarkan. 4. Memeriksa apakah setiap pengembalian barang sudah dicatat dalam dokumen pendukung retur yang lengkap untuk pengurangan nilai piutang pelanggan.
73
5. Memeriksa apakah setiap permintaan retur dari pelanggan telah sesuai kriteria dan mendapatkan persetujuan pihak perusahaan. 6. Menyelidiki alasan retur yang dilakukan pelanggan, apakah murni kesalahan dari pihak perusahaan atau ada alasan-alasan tersembunyi yang bisa merugikan pihak perusahaan. 7. Menetapkan kerugian perusahaan jika ditemukan prosedur atau kebijakan yang kurang efektif dan efisien, ataupun jika terjadi penyimpangan pada proses retur penjualan. 8. Menetapkan pihak yang bertanggung jawab atas penyimpangan yang terjadi pada proses retur penjualan. 9. Memberikan saran dan rekomendasi yang bermanfaat bagi perusahaan berdasarkan dari penyimpangan-penyimpangan yang ditemukan. IV.3
Laporan Hasil Audit Operasional atas Fungsi Penjualan pada PT Vinyl Monomer Chemical Sesuai dengan Tujuan awal dari penelitian ini adalah untuk menganalisa aktivitas
pada fungsi penjualan perusahaan khususnya penjualan kredit, dan kemudian mengidentifikasi kelemahan atau penyimpangan yang terdapat pada aktivitas tersebut. Berdasarkan tahapan pelaksanaan audit operasional yang telah dilaksanakan, yaitu sampai dengan tahapan evaluasi pengendalian internal dan penyusunan prosedur untuk audit rinci, berikut ini disajikan laporan hasil audit operasional (temuan) atas fungsi penjualan kredit pada PT.Vinyl Monomer Chemical:
74
1. Persyaratan terhadap pelanggan baru tidak diidentifikasi dengan jelas. Kondisi: Setiap pelanggan baru tidak diidentifikasi dengan jelas, perusahaan langsung menerima asalkan pelanggan tersebut melakukan pemesanan lebih dari batas minimum yang ditetapkan perusahaan. Kriteria : Perusahaan memiliki prosedur identifikasi yang jelas untuk setiap pelanggan baru, perusahaan memiliki perlakuan khusus untuk pelanggan baru. Sebab : Perusahaan tidak ingin mempersulit setiap pelanggan baru untuk melakukan transaksi, yang terpenting perusahaan mendapatkan keuntungan dan tidak terlalu memperhatikan resiko yang ada pada pelanggan baru. Akibat : Kemungkinan dikemudian hari perusahaan akan mengalami kesulitan dalam hal penagihan piutang, karena kredibilitas pelanggan baru tersebut belum diketahui jelas, dan perusahaan dapat mengalami penipuan oleh pelanggan baru tersebut sehingga mengalami kerugian yang cukup material. Rekomendasi : Perusahaan sebaiknya membuat kebijakan untuk pengidentifikasian pelanggan baru, seperti: mencari referensi dari pihak lain mengenai keberadaan bisnis pelanggan baru tersebut sebelum menyetujui transaksi penjualan dan pelanggan yang baru pertama kali melakukan transaksi dengan pihak perusahaan harus terlebih dahulu melakukan transaksi secara tunai, minimal satu kali.
75
2. Tidak ada penilaian atau kriteria khusus untuk pemberian persetujuan kredit. Kondisi : Tidak ada penilaian atau kriteria khusus untuk pemberian persetujuan kredit terhadap pelanggan, hanya berdasarkan pandangan pemilik perusahaan (ownership) dan batas limit kredit yang dimiliki. Kriteria : Ada pengendalian khusus dalam pemberian kredit dan penilaian kelayakan terhadap kredibilitas pelanggan dalam hal melakukan pembayaran. Sebab : Perusahaan merasa tidak terlalu memerlukan persyaratan khusus dalam memberikan kredit kepada pelanggan, perusahaan tidak terlalu memperhatikan resiko yang ada dalam pemberian persetujuan kredit, perusahaan terlalu mempercayai pelanggannya. Akibat : Kemungkinan dikemudian hari pelanggan tidak bisa memenuhi kewajibannya, banyak pelanggan yang lambat dalam menyelesaikan kewajibannya dan terjadi penipuan oleh pelanggan secara sengaja yang merugikan perusahaan. Rekomendasi : Sebaiknya perusahaan membuat pengendalian khusus untuk pemberian kredit terhadap pelanggan. Idealnya pemberian kredit harus memperhatikan faktor-faktor 5C (character, capability, capital, collateral, dan condition of economic):
76
a. Karakter Karakter (character) adalah sifat dan tingkah laku pemohon dalam kehidupan berusaha. Pemberi kredit perlu meneliti kebiasaan dan kepribadian pemohon. Dalam kata lain, pemohon dipercaya dapat memenuhi kewajibannya. b. Kemampuan Kemampuan (capability) pemohon dalam mengembalikan kredit tepat waktu harus diperhatikan oleh pemberi kredit dengan memperhatikan jenis usaha dan kemampuan memperoleh laba (diukur dari laporan keuangan). c. Modal Modal (capital) yang dimiliki perusahaan yang berasal dari pinjaman bank dapat mendorong perkembangan usaha. OIeh karena itu kredit berfungsi meningkatkan usaha. d. Jaminan Jaminan (collateral) adalah harta tetap atau surat-surat berharga yang dapat digunakan untuk menjamin kredit yang diterima. e.
Kondisi Ekonomi
Kondisi ekonomi (condition of economic) yang akan datang harus menggambarkan keadaan yang cerah, misalnya tingkat inflasi yang terkendali sehingga nilai uang sekarang tidak berbeda jauh dengan nilai uang pada masa yang akan datang. Untuk bisa mendapatkan informasi-informasi diatas bisa dilakukan dengan wawancara langsung dengan pelanggan/pemohon kredit atau berdasarkan referensi pihak lain, setidaknya pemahaman beberapa faktor diatas dapat diperoleh pihak perusahaan atas pelanggan/pemohon kredit walaupun tidak sepenuhnya, selain
77
faktor-faktor tersebut perusahaan sebaiknya melihat juga riwayat transaksi pelanggan yang sudah pernah terjadi. 3. Fungsi gudang dan pengiriman tidak terpisah. Kondisi : Aktivitas pengiriman dilakukan oleh bagian gudang, tidak ada bagian khusus pengiriman, tidak ada pemisahan tugas yang jelas dalam perusahaan. Kriteria : Dalam perusahaan terdapat dua fungsi terpisah antara fungsi gudang sebagai tempat penyimpanan barang dengan fungsi pengiriman yang bertugas mengantarkan barang sampai ke tangan pelanggan. Gudang merupakan wilayah yang harus dijaga dan harus ada aturan yang mengatur siapa saja yang bisa masuk pada wilayah ini, sehingga jelas pembagian tugasnya antara bagian gudang dan pengiriman. Sebab : Perusahaan tidak merasa membutuhkan bagian khusus untuk pengiriman, perusahaan menugaskan karyawan gudang untuk melakukan pengiriman, setelah barang disiapkan barang langsung dikirim dari gudang. Akibat : Kurang efektifnya pelaksanaan fungsi gudang dan pengiriman barang pada perusahaan dikarenakan kurang terfokusnya tugas dari masing-masing fungsi tersebut, hal ini berdampak pula pada keefektifan pengelolaan barang digudang dan pengirimannya. Bagian pengiriman mempunyai akses masuk kegudang, karena berada dalam satu unit, hal ini juga beresiko terjadinya kecurangan, barang yang tidak seharusnya keluar bisa keluar untuk keuntungan pihak tertentu.
78
Rekomendasi : Sebaiknya perusahaan memisahkan kedua fungsi ini tanpa harus menambah tenaga kerja pada kedua fungsi ini, tenaga yang ada dimaksimalkan dan dikhususkan tugas dan wewenangnya masing-masing, baik untuk bagian pengiriman dan bagian gudang, sehingga masing-masing mempunyai otoritas masing-masing, dan bagian pengiriman tidak bisa masuk wilayah gudang, demikian juga bagian gudang hanya bertugas menyimpan barang dan menyiapkan sejumlah barang yang siap dikirim oleh bagian pengiriman. 4. Bagian piutang tidak mengirimkan surat pernyataan piutang secara perodik. Kondisi: perusahaan tidak mengirimkan surat pernyataan piutang secara rutin kepada pelanggan, perusahaan hanya mengirimkan surat tagihan piutang bila ada faktur yang sudah lewat tanggal jatuh tempo. Kriteria : Perusahaan sebaiknya melakukan pengecekan kesesuaian saldo dan rincian piutang dengan masing-masing pelanggan. Sebab : Perusahaan beranggapan tidak perlu untuk mengirimkan surat pernyataan piutang secara rutin, tidak terlalu memperhatikan resiko yang ada, yang terpenting piutang sudah tertagih. Akibat : Terjadi ketidaksesuaian antara pelanggan dengan perusahaan mengenai jumlah saldo piutang dan rinciannya. Kemungkinan terjadinya kecurangan oleh pihak yang tidak
79
bertanggung jawab menjadi sulit terdeteksi, misalkan kecurangan lapping yang dilakukan bagian penerimaan pelunasan piutang pelanggan, dimana penerimaan tersebut sengaja tidak dicatat untuk keuntungan pihak tertentu, dan pada saat penerimaan berikutnya dari pelanggan, nilai tersebut yang dipakai untuk menutupi penerimaan pertama yang telah diambil. Kecurangan yang terjadi dapat merugikan perusahaan secara material. Rekomendasi : Perusahaan sebaiknya selalu mengirimkan surat pernyataan piutang setiap satu bulan sekali kepada pelanggan, berfungsi untuk mengetahui kesesuaian saldo dan rincian piutang perusahaan dengan data yang dimiliki pelanggan. Disarankan membuat surat pernyataan piutang bentuk satuan/rincian (lengkap), formatnya kurang lebih dapat disajikan seperti contoh dibawah ini: PT.Vinyl Monomer Chemical Serang, ……. 200X Jl.Modern Industri VI/7 Cikande - Serang 42186 SURAT PERNYATAAN PIUTANG Kepada: Yth. ……… Berikut kami sampaikan catatan mengenai kewajiban anda kepada kami per 31 … 200X. Apabila terdapat ketidakcocokan dimohon untuk menghubungi staf kami, Sdr/I …… (Telp: XXX) Tgl Keterangan reff Debet Kredit Saldo
Demikian pemberitahuan kami, terima kasih atas kerjasama yang baik selama ini. Hormat kami, (…………... )
80
5. Tidak terdapat pengendalian yang cukup terhadap keterlambatan pelunasan piutang pelanggan. Kondisi : Tidak terdapat sangsi apapun atas setiap keterlambatan pelunasan piutang oleh pelanggan. Banyak pelunasan piutang yang diselesaikan oleh pelanggan lewat tanggal jatuh tempo, perusahaan tidak menetapkan syarat pembayaran khusus. Kriteria : Ada pengendalian khusus untuk mencegah/mengurangi jumlah keterlambatan dalam pelunasan piutang pelanggan. Sebab : Perusahaan tidak merasa perlu untuk memberikan sangsi pada pelanggan yang terlambat membayar setelah tanggal jatuh tempo, cukup mengirimkan informasi kepada pelanggan berupa surat tagihan atau via telpon bahwa pelanggan harus segera menyelesaikan kewajibannya, dan perusahaan cukup menentukan jangka waktu pembayarannya saja. Akibat : Kemungkinan tidak terpenuhinya pelunasan piutang oleh pelanggan, banyaknya keterlambatan pelunasan piutang yang akan merugikan perusahaan secara material, tingkat kolektibilitas piutang perusahaan menjadi rendah dan perputaran piutang perusahaan menjadi lambat. Rekomendasi : Perusahaan sebaiknya membuat sebuah pengendalian untuk mencegah setiap keterlambatan pelunasan piutang oleh pelanggan, perusahaan disarankan untuk
81
menetapkan kebijakan syarat pembayaran khusus kepada pelanggan, memberikan potongan pada pelanggan yang lebih cepat membayar (sebelum tgl jatuh tempo) dan menetapkan jangka akhir pembayaran, syarat-syarat pembayaran ini bisa memberi motivasi kepada pelanggan melunasi hutangnya sebelum tanggal jatuh tempo, dan akan menekan jumlah keterlambatan pelunasan piutang oleh pelanggan. Contohnya: syarat pembayaran 2/10, n/30 artinya bila mempercepat pembayaran 10 hari atau kurang sejak tanggal pembelian akan mendapat potongan 2% dari harga faktur, dan bila pelunasan melewati waktu 10 hari, tidak diberikan potongan lagi, sedangkan hutang harus dilunasi paling lambat 30 hari sejak tanggal pembelian. Alternatif kedua ialah syarat pembayaran EOM (end of month) artinya harga faktur harus dibayar pada akhir bulan terjadinya transaksi. 6. Perusahaan tidak mengklasifikasikan umur piutang pelanggan (aging schedule) dan tidak melakukan penyisihan atas kerugian piutang. Kondisi : Bagian akuntansi (piutang) tidak melakukan klasifikasi umur piutang pelanggan dan tidak ada cadangan kerugian piutang. Perusahaan baru melakukan penghapusan piutang, apabila ada pelanggan yang menyatakan tidak sanggup membayar. Kriteria : Piutang pelanggan diklasifikasi berdasarkan usianya dan jumlah piutang yang disajikan dalam neraca hendaknya menunjukkan jumlah bersih yang diperkirakan dapat direalisir (Net realizable value). Untuk itu harus dilakukan prediksi terhadap jumlah piutang yang mungkin tidak akan tertagih selama satu periode (idealnya setiap akhir tahun dibentuk cadangan piutang yang tak tertagih).
82
Sebab : Perusahaan merasa optimis bahwa semua piutang dapat tertagih, sehingga tidak perlu membentuk cadangan kerugian piutang dan tidak terlalu memikirkan resiko yang ada. Akibat : Nilai piutang pada neraca tidak mencerminkan nilai sesungguhnya, karena belum tentu semua piutang tersebut dapat terealisasi. Hal ini dapat memberikan kerugian yang material bila pada kenyataannya banyak piutang yang tak tertagih. Nilai piutang di neraca berdampak pada besarnya nilai penjualan (kredit) di laporan laba rugi perusahaan, yang mengakibatkan naiknya pendapatan/laba perusahaan, disisi lain apakah laba tersebut dapat terealisasi seutuhnya, kemungkinan besar tidak dapat terealisasi seutuhnya tetapi perusahaan tidak melakukan pembebanan terhadap kerugian piutang (bad debt). Rekomendasi : Perusahaan sebaiknya melakukan klasifikasi terhadap umur piutang pelanggan (aging schedule), dalam aging schedule terlihat umur piutang masing-masing pelanggan, seperti contoh dibawah ini :
83
Nama
Tgl Jatuh Tempo
pelanggan
No
Jumlah piutang
Faktur
Umur piutang
A
5 Januari 2009
01
5.000.000,00
0 hari
B
5 Desember 2008
02
10.000.000,00
26 hari
C
5 November 2008
03
15.000.000,00
56 hari
D
5 Oktober 2008
04
20.000.000,00
87 hari
dan perusahaan sebaiknya menggunakan metode cadangan kerugian piutang (penyisihan untuk kerugian piutang), untuk menentukan besarnya persentase dari cadangan kerugian piutang tersebut perusahaan dapat menggunakan analisa berdasarkan aging schedule, dengan analisa ini perkiraan persentase piutang tak tertagih menjadi lebih sesuai dengan kondisi nyata, yaitu piutang yang berumur lebih lama (belum dibayar setelah jatuh temponya temponya) diperkirakan tak tertagih dengan persentase yang lebih besar dibandingkan dengan piutang yang umurnya lebih sebentar. Misalkan piutang yang berumur 0-30 hari dicadangkan sebesar 1% dari jumlah total piutang yang berumur 0-30 hari tersebut, untuk 31-60 hari sebesar 4%, dst. 7. Tidak ada kebijakan yang mengatur perputaran jabatan. Kondisi : Tidak ada perputaran jabatan secara periodik pada perusahaan, seorang pada posisi tertentu dalam perusahaan akan terus menduduki posisi tersebut, kecuali ia keluar dari perusahaan.
84
Kriteria : Dalam beberapa periode tertentu dilakukan perputaran jabatan dalam struktur perusahaan. Sebab : Perusahaan merasa tidak perlu melakukan perputaran jabatan karena bila dilakukan akan diperlukan lagi penyesuaian terhadap posisi atau jabatan baru oleh seseorang karyawannya, perusahaan beranggapan seseorang yang sudah lama menduduki suatu jabatan akan memberikan kinerja yang lebih baik, karena sudah memiliki pengalaman menduduki jabatan tersebut. Akibat : Kemungkinan
terjadinya
kerjasama
yang
merugikan
perusahaan
(kolusi)
dikarenakan antar karyawan tersebut sudah merasa dekat, tidak ada yang mengetahui lebih jelas mengenai bidang jabatannya, sehingga peluang berbuat kecurangan lebih terbuka, besarnya peluang/kesempatan melakukan kecurangan lebih mendorong seseorang untuk melakukannnya. Rekomendasi : Perusahaan sebaiknya mengadakan perputaran jabatan setiap periode tertentu, perputaran jabatan dilakukan berdasarkan kompetensi/kemampuan, sehingga tidak terlalu bermasalah untuk penyesuaian terhadap posisi baru, disarankan setiap periode (2 atau 3 tahun) dilakukan perputaran jabatan.
85
8. Tidak pernah dilakukan survey terhadap kepuasan pelanggan. Kondisi : Kurangnya alat ukur untuk mengevaluasi dan menilai kepuasan pelanggan, perusahaan hanya menerima keluhan dari pelanggan secara langsung. Kriteria : Perusahaan sebaiknya memiliki cara untuk mengevaluasi kinerjanya terhadap pelanggan. Sebab : Tidak ada orang yang menangani secara khusus hal tersebut, bagian penjualan tidak melakukan penelitian terhadap kepuasan pelanggan. Akibat: Perusahaan merasa apa yang dilakukan sudah baik dan benar, tidak ada tindak perbaikan yang dilaksanakan, perusahaan tidak bisa mendapatkan umpan balik dari pelanggan yang dapat bermanfaat untuk mengevaluasi dan meningkatkan kinerjanya. Rekomendasi : Perusahaan sebaiknya melakukan survey kepuasan pelanggan, seperti : membuat kuesioner untuk pelanggan, berisi penilaian pelanggan terhadap kinerja/pelayanan fungsi penjualan kredit secara keseluruhan, mulai dari proses penerimaan pesanan sampai barang ada ditangan pelanggan. Umpan balik/tanggapan yang diberikan pelanggan akan bermanfaat untuk mengevaluasi kekurangan yang ada dan bermanfaat pula untuk proses peningkatan pelayanan/kinerja, khususnya fungsi penjualan, karena fungsi ini langsung bersentuhan dengan pelanggan, sebaiknya kuesioner ini diajukan pada akhir tahun atau setiap periode tertentu.
86
