AUDIT OPERASIONAL ATAS FUNGSI PENJUALAN PADA PT. ANINDOJAYA SWAKARSA DIMAS RADITO SURYO Universitas Bina Nusantara, Jl. Kebon jeruk Raya No 27, Telp: (021) 53696969 Email :
[email protected] Dosen Pembimbing : Drs. Gatot Imam Nugroho, Ak., M.B.A., CA.
ABSTRAK Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui apakah kegiatan operasional atas fungsi penjualan PT. Anindojaya Swakarsa sudah berjalan dengan efektif, efisien, dan ekonomis. Selain itu, penelitian ini bertujuan untuk mengevaluasi dan memberikan rekomendasi agar perusahaan dapat mengatasi kelemahan yang terjadi pada kegiatan operasional atas fungsi penjualan. Metode penelitian yang digunakan penulis adalah penelitian deskriptif yang kualitatif. Sumber data yang digunakan adalah data primer, seperti melakukan wawancara kepada pihak yang berwenang, melakukan observasi langsung, dan melakukan dokumentasi. Penulis melakukan penelitian pada PT. Anindojaya Swakarsa yang merupakan perusahaan yang bergerak dalam bidang perdagangan bahan baku farmasi. Hasil penelitian ini menjelaskan bahwa kegiatan operasional PT. Anindojaya Swakarsa atas fungsi penjualan sudah berjalan cukup baik. Namun, masih terdapat kelemahankelemahan seperti pembayaran piutang yang telat, tidak ada kebijakan penyisihan piutang tak tertagih, pengiriman barang telat, persediaan barang kurang memenuhi pesanan, dan penjagaan terhadap gudang masih kurang baik.
Kata kunci : Audit Operasional dan Penjualan
PENDAHULUAN Di zaman yang sudah berkembang ini, banyak perusahaan yang saling bersaing dalam mempertahankan pasar yang telah dikuasai. Persaingan yang terjadi sangat menentukan apakah perusahaan dapat bertahan atau tidak. Sehingga perusahaan yang tidak mengetahui cara untuk berkompetisi serta tidak mengetahui perkembangan pasar akan gagal bersaing. Oleh karena itu perusahaan yang memiliki kemampuan manajemen yang baik dengan menjalankan kegiatan operasional secara efektif dan efisien yang dapat bertahan. Salah satu faktor penting yang mempengaruhi bertahannya suatu perusahaan adalah tingkat penjualan, dimana penjualan merupakan suatu kegiatan utama yang dilaksanakan perusahaan sehingga perlu mendapat perhatian yang cukup besar serta pengelolaan yang sebaik mungkin. Kegiatan penjualan akan menghasilkan laba bagi perusahaan. Laba baru didapat dengan menghitung pendapatan perusahaan dikurangi oleh beban-beban operasional yang ada di perusahaan. Semakin besar penjualan yang dibuat, semakin besar pula laba yang diterima oleh perusahaan. Keberhasilan perusahaan dalam melakukan penjualan didukung oleh pengendalian yang efektif dan efisien atas semua kegiatan yang terjadi pada perusahaan.. Jika perusahaan tidak memiliki pengendalian yang efektif dan efisien, maka perusahaan tidak dapat mengetahui apakah tingkat penjualan perusahaan sudah berjalan sesuai target. Untuk memastikan kegiatan penjualan berjalan dengan efektif dan efisien, maka dibutuhkan adanya upaya dalam mengawasi kegiatan penjualan perusahaan agar berjalan sesuai prosedur yang telah dibuat. Oleh karena itu dibutuhkan audit operasional sebagai alat untuk mengevaluasi suatu kegiatan penjualan yang terjadi pada suatu perusahaan. Audit operasional dapat menentukan sistem perencanaan dan pengendalian pada perusahaan berjalan dengan efektif dan efisien sesuai dengan tujuan perusahaan. Selain itu, audit operasional bermanfaat untuk menunjang kelancaran agar pelaksanaan operasional perusahaan dapat berlangsungan terus menerus hingga masa yang akan dating. Berikut adalah tujuan yang ingin disampaikan penulis melalui penulisan skripsi ini : 1. Untuk mengetahui apakah kegiatan operasional atas fungsi penjualan PT. Anindojaya Swakarsa sudah berjalan dengan efektif dan efisien. 2. Untuk mengevaluasi dan memberikan rekomendasi agar perusahaan dapat mengatasi kelemahan yang terjadi pada kegiatan operasional atas fungsi penjualan PT. Anindojaya Swakarsa.
METODE PENELITIAN Metode pengumpulan data yang digunakan penulis adalah metode kualitatif. Berikut adalah teknik pengumpulan data yang dilakukan oleh penulis dalam penulisan skripsi ini : 1. Metode Penelitian Perpustakaan (Library Research Method) Dalam penulisan skripsi ini, penulis mengumpulkan data penelitian dengan cara membaca serta mempelajari literatur serta informasi lainnya yang dapat dijadikan sumber mengenai audit operasional atas penjualan. Data pun bisa dicari dengan berbagai media seperti buku, jurnal, materi pembahasan serta internet. 2. Metode Penelitian Lapangan (Field Research Method) Dalam penulisan skripsi ini, penulisan melakukan terjun langsung ke PT. Anindojaya Swakarsa untuk mengumpul data yang dibutuhkan mengenai kegiatan operasional atas penjualan. Cara yang penulis lakukan untuk mengumpulkan data dari PT. Anindojaya Swakarsa adalah sebagai berikut :
a.
b.
c.
Wawancara Penulis melakukan wawancara terhadap pihak yang bersangkutan langsung terhadap kegiatan operasional atas fungsi penjualan pada PT. Anindojaya Swakarsa. Dalam wawancara tersebut, penulis memberikan pertanyaan seputar kegiatan atas fungsi penjualan di PT. Anindojaya Swakarsa. Observasi Penulis melakukan pengamatan langsung terhadap kegiatan operasional atas fungsi penjualan perusahaan agar dapat mengetahui bagaimana kinerja yang sebenarnya terjadi pada PT. Anindojaya Swakarsa. Dokumentasi Penulis melakukan penulusuran terhadap bukti bukti yang ada pada PT. Anindojaya Swakarsa mengenai kegiatan operasional atas penjualan.
HASIL DAN BAHASAN Audit operasional merupakan kegiatan yang dilakukan untuk mengetahui efektivitas dan efisiensi dari seluruh kegiatan yang terjadi pada suatu perusahaan. Namun sebelum dilakukannya suatu audit operasional pada perusahaan, diperlukan adanya suatu perencanaan dan persiapan agar kegiatan audit operasional dapat berjalan dengan baik dan terarah sehingga dapat memberikan rekomendasi perbaikan yang dapat digunakan untuk mencapai tujuan perusahaan. Audit operasional yang dilakukan oleh penulis dibatasi hanya pada fungsi penjualan PT. Anindojaya Swakarsa. Untuk mendukung kegiatan audit operasional agar berjalan sismatis, diperlukan adanya tahapan audit operasional, yaitu: 1. Survey Pendahuluan Survey pendahuluan bertujuan untuk memperoleh informasi umum mengenai perusahaan, terutama pada kegiatan operasional atas fungsi penjualan pada perusahaan. Adapun langkah-langkah yang dilakukan dalam melakukan survey pendahuluan adalah sebagai berikut: a. Mencari informasi mengenai latar belakang perusahaan, kegiatan perusahaan, struktur organisasi perusahaan, dan uraian tugas para pegawai pada PT. Anindojaya Swakarsa. b. Melakukan kegiatan wawancara untuk memperoleh informasi yang terkait dengan fungsi penjualan. Informasi yang diperoleh berupa kegiatan operasional perusahaan, prosedur penjualan perusahaan serta produkproduk apa saja yang dijual oleh perusahaan. c. Melakukan pengamatan langsung pada proses penjualan, mulai dari pemesanan barang dari customer, pengiriman barang pesanan, pencatatan, penagihan, dan penerimaan kas. d. Melakukan pengisian kuesioner terhadap pihak yang berkaitan langsung dengan kegiatan penjualan dan melakukan penelusuran terhadap dokumen-dokumen pendukung yang berkaitan dengan fungsi penjualan pada perusahaan. 2. Pengujian Sistem Pengendalian Internal Pengujian ini bertujuan untuk mengetahui kelebihan serta mengidentifikasi kelemahan-kelemahan yang terjadi dari suatu sistem pengendalian internal yang terdapat pada perusahaan. Berikut adalah kelebihan yang dimiliki oleh PT. Anindojaya Swakarsa: a. Perusahaan mempunyai struktur organisasi serta prosedur penjualan secara tertulis. b. Fungsi penjualan pada perusahaan terpisah dengan bagian akuntansi, bagian keuangan, bagian gudang, bagian pengiriman, dan bagian penagihan. c. Perusahaan mempunyai daftar harga untuk setiap produk yang dijual.
d.
Perusahaan melakukan pengecekan terhadap ketersediaan barang sebelum dilakukannya transaksi penjualan. e. Surat jalan dan faktur penjualan selalu dilampirkan pada saat pengiriman barang. f. Perusahaan melakukan pemeriksaan terhadap status kredit customer sebelum melakukan transaksi penjualan. g. Terdapat pemeriksaan terhadap kesesuaian jenis dan jumlah barang yang akan dikirim ke customer. Berikut adalah indikasi-indikasi kelemahan yang ditemukan: a. Customer tidak selalu tepat waktu dalam melakukan pembayaran piutang perusahaan. b. Tidak ada kebijakan penyisihan piutang tak tertagih. c. Adanya keterlambatan pada pengiriman barang. d. Persediaan barang terkadang kurang sehingga tidak memenuhi pesanan customer. e. Penjagaan terhadap gudang perusahaan masih kurang baik. 3.
Audit Terinci Tahap ini bertujuan untuk memeriksa apakah proses transaksi perusahaan sudah berjalan sesuai dengan kebijakan yang ada. Jadi tahapan ini melakukan pemeriksaan terhadap kegiatan transaksi perusahaan. Berikut adalah prosedur audit rinci yang diperlukan dalam tahap audit terinci: a. Pemeriksaan Prosedur Penerimaan Pesanan Customer b. Pemeriksaan Prosedur Persetujuan Kredit c. Pemeriksaan Prosedur Pengiriman Barang d. Pemeriksaan Prosedur Pembuatan Surat Jalan dan Faktur Penjualan e. Pemeriksaan Prosedur Pencatatan Penjualan dan Penagihan Piutang f. Pemeriksaan Prosedur Pencatatan Penerimaan Kas 4. Pelaporan atas temuan dan rekomendasi perbaikan Berdasarkan hasil penelitian audit operasional atas fungsi penjualan pada PT. Anindojaya Swakarsa, penulis menemukan kelemahan-kelamahan yang terjadi pada pelaksanaan kegiatan operasional atas fungsi penjualan perusahaan. Kelemahan-kelemahan tersebut harus diberikan rekomendasi perbaikan agar kegiatan operasional atas fungsi penjualan perusahaan menjadi meningkat.
SIMPULAN DAN SARAN Setelah melakukan penelitian terhadap audit operasional atas fungsi penjualan pada PT. Anindojaya Swakarsa dengan melakukan wawancara, penyebaran kuesioner serta mengumpulkan informasi-informasi mengenai penjualan perusahaan, penulis dapat memberikan kesimpulan bahwa kegiatan operasional atas fungsi penjualan sudah berjalan cukup baik. Tetapi masih terdapat kelemahan-kelamahan yang ada pada perusahaan yang dapat menimbulkan kerugian di masa mendatang. Oleh karena itu, dibutuhkan rekomendasi yang bertujuan untuk memberikan perbaikan kepada perusahaan agar kegiatan operasional atas fungsi penjualan berjalan secara efektif , efisien, dan ekonomis. Berikut adalah kelemahan-kelemahan yang terdapat pada PT. Anindojaya Swakarsa: 1. Customer tidak tepat waktu dalam melakukan pembayaran piutang perusahaan. Pembayaran piutang perusahaan yang dilakukan oleh para customer tidak selalu tepat pada waktu yang telah disepakati. Perusahaan tidak melakukan survey mendalam terkait dengan customer yang akan mengajukan persetujuan kredit. Perusahaan hanya memeriksa sebatas latar belakang customer saja. Akibatnya yaitu arus kas perusahaan menjadi tidak lancar dan tersendatnya penambahan persediaan barang pada perusahaan.
2.
Tidak ada kebijakan penyisihan piutang tak tertagih. Perusahaan tidak memiliki kebijakan penyisihan piutang tak tertagih terhadap piutang yang tidak dapat dilunasi. Perusahaan memiliki anggapan bahwa customer yang sudah diberikan persetujuan kredit dapat dipercaya sepenuhnya dan yakin bahwa customer dapat melunasi piutang sesuai dengan waktu yang telah disepakati oleh perusahaan dan customer. Hal ini mengakibatkan laporan keuangan perusahaan menjadi tidak wajar. 3. Adanya keterlambatan dalam pengiriman barang. Pengiriman barang terkadang tidak dilaksanakan sesuai dengan waktu yang telah disepakati oleh perusahaan dan customer. Keterlambatan pengiriman barang ke customer dikarenakan kurangnya persediaan barang di gudang sehingga tidak mencukupi pesanan customer. Oleh karena itu, kepercayaan customer terhadap perusahaan menjadi berkurang yang berpengaruh pada menurunnya penjualan barang perusahaan. 4. Persediaan barang terkadang kurang sehingga tidak memenuhi pesanan customer. Persediaan barang yang terdapat di gudang tidak selalu banyak dan terkadang tidak memenuhi pesanan customer. Perencanaan dalam penghitungan barang untuk persediaan masih kurang baik sehingga terdapat customer yang jumlah pesanan barangnya tidak sesuai dengan keinginan customer. Selain itu, pengiriman barang menjadi tersendat karena harus menunggu sisa barang pesanan yang kurang agar dapat dikirimkan kepada customer. 5. Penjagaan terhadap gudang perusahaan masih kurang baik. Penjagaan terhadap gudang perusahaan dinilai masih kurang baik. Hal ini terlihat dari penjagaan gudang yang hanya dilakukan dengan cara penguncian pintu gudang saja. Perusahaan menganggap bahwa jarak gudang yang dekat sudah dianggap baik. Jadi tidak perlu adanya keamanan tambahan. Selain itu, proses pengambilan barang di gudang perusahaan dilakukan oleh bagian pengiriman tanpa diawasi bagian gudang. Hal ini terjadi karena bagian gudang sudah percaya dengan bagian pengiriman sehingga tidak perlu dilakukan pengawasan terhadap proses pengambilan barang. Berdasarkan kelemahan-kelemahan dari kesimpulan yang telah diuraikan diatas. Penulis membuat saran atau rekomendasi kepada PT. Anindojaya Swakarsa agar perusahaan dapat meningkatkan efektivitas, efisiensi, dan keekonomisan fungsi penjualan. Saran atau rekomendasi yang telah penulis buat adalah sebagai berikut: 1. Dalam pemilihan customer, seharusnya perusahaan melakukan survey yang lebih mendalam apa lagi terhadap customer baru. Survey yang lebih mendalam dapat dilakukan dengan cara memeriksa jejak rekam transaksi pembelian customer dengan perusahaan lain. Selain itu, penekanan terhadap pemberian sanksi bagi customer yang sering telat melakukan pembayaran piutang harus lebih tegas agar customer menjadi tepat dalam melakukan pembayaran piutang perusahaan. 2. PT. Anindojaya Swakarsa harus memiliki kebijakan penyisihan piutang tak tertagih agar pencatatan akun piutang yang terdapat pada laporan keuangan perusahaan mencerminkan jumlah piutang yang seharusnya dicatat pada periode tersebut. Kebijakan penyisihan piutang tak tertagih harus selalu diotorisasi oleh pihak yang berwenang agar tidak terjadi penyimpangan dalam pencatatan piutang perusahaan. Kebijakan piutang tak tertagih juga dapat membantu perusahaan dalam meminimalisir kerugian perusahaan yang terjadi karena tidak tertagihnya piutang dari customer. 3. Perusahaan harus selalu meng-update persediaan barang di gudang secara rutin. Hal ini dilakukan agar perusahaan selalu mengetahui jumlah barang sebenarnya yang terdapat di gudang. Jika memang persediaan barang mengalami kekurangan, maka perusahaan akan lebih cepat mengetahui kekurangan tersebut dan segera melakukan penambahan persediaan barang di gudang.
4.
5.
Perusahaan harus melakukan perencanaan pembelian barang untuk persediaan di gudang dengan baik. Hal ini bertujuan agar barang yang ingin dipesan oleh customer selalu tersedia. Perusahaan dapat mengelompokan barang sesuai dengan minat customer, seperti mana barang yang top product, mana barang yang middle product, dan mana barang yang lower product. Dengan begitu, perusahaan dapat memprioritaskan persediaan barang mana saja yang akan diminati oleh customer. Perusahaan harus memperkuat keamanan dengan membuat ketentuan bahwa proses pengambilan barang oleh bagian pengiriman harus selalu diawasi oleh bagain gudang. Hal ini bertujuan agar tidak terjadi kecurangan pada proses pengambilan barang tersebut. Adanya penambahan keamanan seperti CCTV yang bertujuan untuk mengawasi gudang perusahaan secara lang dari kantor. Selain itu, pengecekan kondisi barang harus dilakukan sacara rutin agar kualitas barang di gudang tetap terjamin.
REFERENSI Agoes, S. (2004). Auditing: Pemeriksaan Akuntan oleh Kantor AkuntanPublik Jilid 1 (Edisi 3). Jakarta: Lembaga Penerbit Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia. Agoes, S. & Hoesada, J. (2012). Bunga Rampai Auditing (Edisi 2). Jakarta: Penerbit Salemba Empat. Andriani, S. (2013). Penerapan Audit Operasional untuk Menilai Efektivitas Pengendalian Internal Aktivitas Penjualan pada PT. X di Surabaya. Jurnal Ilmiah Mahasiswa Universitas Surabaya, Vol. 2, No. 1, diakses 30 Juni 2014 Dari https://journal.ubaya.ac.id/index.php/jimus/article/view/419/391. Arens & Loebeckke. Dialihbahasakan Jusuf A.A. (2003). Auditing: Pendeketan Terpadu Jilid 1 & 2. Jakarta: Penerbit Salemba Empat. Bayangkara, IBK. (2008). Audit Manajemen. Jakarta: Penerbit Salemba Empat. Ekaprabhana, Y. S. (2013). Penerapan Audit Operasional dalam Mengukur Efektivitas dan Efisiensi Proses Penjualan PT. X di Surabaya. Jurnal Ilmiah Mahasiswa Universitas Surabaya, Vol. 2, No. 1, diakses 30 Juni 2014 dari https://journal.ubaya.ac.id/index.php/jimus/article/view/282/256. Handayani, Rizki (2011). Audit Operasional Atas Fungsi Penjualan PT. Aneka Satwitra Sarifood. Disertasi tidak diterbitkan. Jakarta: Program Pascasarjana Universitas Bina Nusantara. Juliani, G. (2012). Peranan Audit Operasional Dalam Menunjang Sistem Pengendalian Intern Penjualan Pada PT. Indomobil Trada Nasional. Jurnal Mahasiswa Universitas Gunadarma, diakses 30 Juni 2014 dari http://publication.gunadarma.ac.id/handle/123456789/6229. Lesmarintan, R. O. (2012). Audit Operasional Atas Fungsi Penjualan Pada PT. Batik Semar Cabang Jakarta. Disertasi tidak diterbitkan. Jakarta: Program Pascasarjana Universitas Bina Nusantara. Mayangsari, Sekar., Puspa, Wandanarum. (2013). Auditing: Pendekatan Sektor Publik dan Privat. Jakarta: Media Bangsa. Mulyadi (2008). Sistem Akuntansi. Jakarta : Salemba Empat. Mursyidi. (2008), Akuntansi Biaya. Bandung : Refika Aditama. Rama, D.V & Jones, F.L. (2008). Sistem Informasi Akuntansi (Edisi 18). Jakarta: Penerbit: Salemba Empat. Tunggal, A.W. (2008). Dasar – dasar Audit Operasional. Jakarta: Penerbit Harvarindo. Tunggal, A.W. (2011). Operational Auditing. Jakarta: Penerbit Harvindo. Tunggal, A.W. (2012). Pokok-pokok Operasional & Financial Auditing. Jakarta: Penerbit Harvindo.
RIWAYAT HIDUP Dimas Radito Suryo, lahir di kota Jakarta, 17 Oktober 1991. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang Akuntansi pada tahun 2014
