BAB IV AUDIT OPERASIONAL ATAS FUNGSI PENJUALAN, PIUTANG USAHA DAN PENERIMAAN KAS PADA PT GITA MANDIRI TEHNIK
Audit operasional dilaksanakan untuk menilai efisiensi, efektifitas dan ekonomis suatu perusahaan. Dalam memulai suatu audit, seorang auditor harus melakukan perencanaan pemeriksaan terlebih dahulu. Dalam bab ini, penulis akan membahas tentang pelaksanaan audit operasional terhadap PT GITA MANDIRI TEHNIK yang dibatasi pada fungsi penjualan, piutang usaha dan penerimaan kas. Pelaksanaan audit operasional atas penjualan kredit, piutang usaha dan penerimaan kas melalui beberapa tahapan. Tahapan yang dilakukan penulis dalam melakukan pemeriksaan operasional antara lain survei pendahuluan, pengevaluasian dan pengujian sistem pengendalian manajemennya. Penulis akan menyusun audit programnya yang merupakan kumpulan dari prosedur audit yang akan dijalankan untuk mencapai tujuan.
IV.1. Perencanaan dan Tujuan Audit Operasional atas Fungsi Penjualan, Piutang Usaha dan Penerimaan Kas Dalam memulai audit operasional, seorang auditor harus melakukan perencanaan pemeriksaan yang baik. Karena perencanaan pemeriksaan merupakan penyusunan strategi yang digunakan agar dapat seefisien dan seefektif mungkin dalam mengambil setiap tindakan sehingga lebih terarah. Perencanaan audit operasional atas fungsi penjualan, piutang usaha dan penerimaan kas berupa:
39
1. Membuat perencanaan waktu. Jadwal audit dimulai dari: -
Diterimanya proposal oleh pihak perusahaan PT. Gita Mandiri Tehnik dengan persetujuan dari National Sales Manager sebagai objek penelitian skripsi.
-
Tahap survei pendahuluan dimulai dengan National Sales Manager yaitu Bapak Senjaya untuk memperoleh informasi umum perusahaan. Dalam pertemuan tersebut penulis memperoleh data perusahaan, struktur organisasi perusahaan dan kegiatan umum perusahaan.
-
Kemudian pada pertemuan selanjutnya, penulis melakukan wawancara dengan Sekretaris Sales Manager yaitu Ibu Elvin Chandra Lukman untuk memperoleh data-data dan informasi yang diperlukan. Dalam pertemuan tersebut penulis memperoleh data perusahaan mengenai prosedur penjualan, piutang usaha dan penerimaan kas serta produk-produk perusahaan.
2. Membuat program kerja audit a. Survei Pendahuluan, yaitu untuk mendapatkan informasi umum tentang auditan mengenai operasi auditan khususnya penjualan, piutang usaha dan penerimaan kas. b. Pengujian SPM (Sistem Pengendalian Manajemen) yaitu untuk menguji kelemahan SPM dan dampaknya, serta memanfaatkan TAO (Tentative Audit Objective) menjadi FAO (Finding Audit Objective). c. Pengembangan hasil temuan dan audit rinci yaitu memantapkan FAO menjadi temuan (finding) dan menetapkan unsur-unsur temuan seperti kondisi, kriteria, sebab, akibat dan rekomendasi. 40
Adapun tujuan diadakan audit operasional atas fungsi penjualan, piutang usaha dan penerimaan kas antara lain: 1. Untuk menilai apakah kegiatan penjualan, piutang usaha dan penerimaan kas sudah dijalankan berdasarkan prosedur yang telah ada. 2. Menilai efektifitas kegiatan penjualan, piutang usaha dan penerimaan kas. Penjualan dikatakan efektif jika barang pesanan pelanggan tersedia pada waktu yang tepat, dengan kualitas dan kuantitas yang sesuai dengan permintaan pelanggan dan diterima di tempat yang tepat. Piutang usaha dapat dikatakan efektif apabila penagihan dilakukan tepat pada waktunya dan dibayar dengan jumlah yang sesuai dengan faktur penagihan. Penerimaan kas dikatakan efektif bila diterimanya pembayaran sesuai dengan jumlah yang berkaitan dengan penjualan yang terjadi. 3. Menilai efisiensi kegiatan penjualan, piutang usaha dan penerimaan kas. Penjualan dikatakan efisien jika harga jual yang ditetapkan oleh perusahaan sesuai dengan target laba yang ditentukan oleh perusahaan dengan tetap menjaga kualitas barang yang dijual. Piutang usaha dikatakan efisien jika dipercayakan pada orang yang dapat dengan tepat waktu melakukan penagihan dan memfollow-up pelanggan agar dapat membayar piutang tersebut sesuai dengan jumlah yang ada. Penerimaan kas dapat dikatakan efisien apabila dikerjakan oleh karyawan atau bidang tertentu yang menguasai bidang tersebut. 4. Memberikan saran-saran dan rekomendasi perbaikan yang diperlukan untuk mengatasi kelemahan yang mungkin terdapat dalam fungsi penjualan, piutang usaha dan penerimaan kas serta untuk meningkatkan prestasi penjualan. 41
IV.2. Pelaksanaan Audit Operasional IV.2.1. Survei Pendahuluan Agar pelaksanaan audit dapat dilakukan dengan baik, maka auditor harus memahami lingkungan pemeriksaannya. Survei pendahuluan dilakukan agar auditor dapat mengenal lebih dalam lagi akan perusahaan yang diaudit dengan mencari dan mendapatkan bukti-bukti atau informasi umum mengenai latar belakang perusahaan. Survei pendahuluan yang dilakukan di PT. Gita Mandiri Tehnik antara lain: 1. Mengumpulkan data dan informasi mengenai struktur organisasi perusahaan, uraian tugas masing-masing karyawan yang berhubungan dengan penjualan, piutang usaha dan penerimaan kas serta prosedur penjualan, penagihan piutang dan penerimaan kas. 2. Mempelajari struktur organisasi dan job description perusahaan tersebut. 3. Melakukan wawancara dengan pejabat yang berwenang yaitu dengan Manajer bagian penjualan dan Sekretaris Manajer penjualan serta pihak terkait lainnya. 4. Mempelajari prosedur penjualan, penagihan piutang dan penerimaan kas perusahaan. 5. Mengamati pelaksanaan fungsi penjualan, penagihan piutang dan penerimaan kas yang berjalan dalam perusahaan. Melalui survei pendahuluan, wawancara dan daftar pertanyaan, penulis dapat memperoleh informasi sebagai berikut: -
Informasi Khusus a. Perusahaan melakukan penjualan secara kredit dan tunai, tetapi kebanyakan dilakukan secara kredit karena bersifat proyek. 42
b. Menjual alat-alat pendingin dengan berbagai tipe sesuai dengan keinginan pelanggan. c. Perusahaan memiliki target penjualan. d. Menerima pembayaran dalam bentuk Rupiah dan Dollar. -
Catatan pembukuan dan dokumen pendukung Catatan dan dokumen yang mendukung perusahaan dalam fungsi penjualan, piutang usaha dan penerimaan kas adalah: 1. Pesanan Pelanggan Permintaan pesanan dari pelanggan dapat berupa fax dari pelanggan atau formulir yang sudah disediakan oleh administrasi penjualan yaitu SKO (Surat Konfirmasi Order). 2. Persetujuan Pemberian Kredit Dalam PT. Gita Mandiri Tehnik, setiap pelanggan yang melakukan pembelian secara kredit akan diuji dengan CAN (Credit Application Note) dimana dalam CAN ini terdapat data-data tentang perusahaan yang akan diberikan kredit. CAN disetujui oleh bagian accounting yaitu Credit Controller. 3. Dokumen Perintah Produksi dan Pengiriman Barang Setelah CAN disetujui oleh bagian accounting, maka bagian administrasi penjualan membuat SPK (Surat Perintah Kerja) untuk bagian produksi agar segera melakukan pembuatan barang pesanan pelanggan dan SPBK (Surat Perintah Barang Keluar) untuk perintah pengeluaran barang agar segera dikirimkan. Dan bagian pengiriman akan membuat DO (Delivery Order) untuk mengirimkan barang. 43
Delivery Order merupakan salah satu dokumen yang digunakan untuk menagih piutang usaha kepada pelanggan. 4. Faktur Penjualan Formulir ini berisi nama perusahaan, nomor pesanan pembelian (purchase order date), nomor urut faktur (invoice number), tanggal pesanan pembelian (purchase order date), tanggal faktur (invoice date), nomor surat jalan (delivery order number), syarat pembayaran (term of payment), jumlah barang (quantity), harga satuan (unit price), harga keseluruhan (total price), serta otorisasi yang jelas. 5. Bukti penerimaan uang Apabila piutang telah dilunasi, maka biasanya bagian accounting akan membuatkan voucher penerimaan kas/bank yang disertai dengan bukti transfer atau bukti penyetoran pembayaran. 6. Jurnal penerimaan kas Jurnal yang berisi daftar penerimaan kas dari penjualan tunai dan penagihan piutang usaha.
IV.2.2. Evaluasi Pengendalian Intern atas Fungsi Penjualan, Piutang Usaha dan Penerimaan Kas Pengendalian intern suatu perusahaan dapat dikatakan kuat atau lemah semua itu tergantung oleh pelaksanaan aktivitas perusahaan terhadap semua kriteria yang sudah ada dalam standar pemeriksaan akuntansi apakah telah memadai (mengikuti kriteria tersebut) atau sebaliknya.
44
Dalam penelitian ini, penulis tidak hanya melakukan wawancara dan survei untuk mendapatkan data-data yang diperlukan tetapi juga dibantu dengan kuisioner yang berisi tentang fungsi penjualan, piutang usaha dan penerimaan kas. Kuisioner dapat diisi dengan jawaban “YA” atau “TIDAK”. Jawaban “YA” menunjukkan adanya kekuatan dalam pelaksanaan kegiatan yang berhubungan dengan penjualan, piutang usaha dan penerimaan kas. Sedangkan jawaban “TIDAK” menunjukkan adanya kelemahan dalam fungsi penjualan, piutang usaha dan penerimaan kas dengan kata lain tidak sesuai dengan syarat pengendalian intern yang baik. Jawaban yang diterima dari kuisioner ini dapat membantu penulis untuk menemukan kelemahan dan kekuatan perusahaan dalam fungsi penjualan, piutang usaha dan penerimaan kas. Kelemahan yang didapat akan dievaluasi dan diberikan saran-saran yang mungkin dapat membantu perusahaan untuk menjadikan lebih baik ke depannya. Format kuisioner dapat dilihat dalam Tabel IV.1. Setelah dilakukan survei pendahuluan terhadap pengendalian intern terhadap fungsi penjualan, piutang usaha dan penerimaan kas, serta berdasarkan hasil dari kuisioner yang telah dibagikan maka didapati beberapa hal yang positif yaitu: 1. Perusahaan memiliki pedoman/petunjuk prosedur penjualan, piutang usaha dan penerimaan kas secara tertulis. 2. Adanya laporan penjualan yang dilakukan setiap bulannya dan dievaluasi oleh pejabat yang berwenang. 3. Penerimaan kas di catat dan disetorkan ke bank secara rutin oleh bagian yang ditugaskan. 4. Perusahaan menyimpan bukti-bukti setoran yang telah disahkan oleh bank dengan baik. 45
5. Pengiriman barang didukung oleh surat jalan dan dokumen-dokumen yang mendukung yang telah diotorisasi oleh pihak yang berwenang.
IV.3. Prosedur Audit Rinci atas Fungsi Penjualan, Piutang Usaha dan Penerimaan Kas IV.3.1. Pemeriksaan Terhadap Prosedur Penerimaan Pesanan Pelanggan Tujuan pemeriksaan: Untuk mengetahui apakah prosedur penerimaan pesanan pelanggan telah dilakukan sesuai dengan pesanan pelanggan. Prosedur Auditnya: 1. Dapatkan dan pelajari mengenai kebijakan prosedur penerimaan pesanan dari pelanggan baik secara tertulis maupun tidak tertulis. 2. Periksa apakah selalu dilakukan pengecekan stock barang yang ada di gudang. 3. Periksa apakah pesanan dilengkapi dengan surat pesanan yang memiliki kelengkapan data, seperti: a. Nama Perusahaan, contact person, alamat. b. Nomor dan tanggal SKO. c. Kode barang, jenis barang, kuantitas barang, harga satuan barang dan total harga. d. Tanda tangan pihak yang bertanggung jawab dan memiliki wewenang dalam transaksi tersebut. 4. Periksa apakah ada pesanan pelanggan yang belum tercatat, baik sebagian barang atau seluruh barang. 46
5. Periksa apakah ada komunikasi antara bagian sales dengan pelanggan. 6. Buatkan kesimpulan hasil pemeriksaan dan saran-saran perbaikan. Hasil Pemeriksaan : Berdasarkan hasil pemeriksaan terhadap prosedur penerimaan order dan kontrak klien, perusahaan sudah cukup baik dalam melakukan penerimaan pesanan dari pelanggan. Hal ini terbukti dengan order form yang bernomor urut tercetak (prenumberred) dan setiap pesanan yang telah disetujui harus dilengkapi dengan purchase order dari pelanggan. Dan semua pesanan didukung dengan kebijakan perusahaan dalam Down Payment (DP) sehingga perusahaan dapat langsung memproses pesanan tersebut. Dan penerimaan pesanan penjualan yang bersifat kredit juga didukung oleh adanya Credit Application Note yang harus berdasarkan persetujuan dari Credit Controller, sehingga pemberian kredit tidak dapat sembarangan diberikan. Tetapi ada hal yang kurang diperhatikan oleh perusahaan yaitu sebelum pesanan disetujui, bagian sales tidak melihat persediaan bahan baku (raw material) ataupun sparepart yang ada di gudang terlebih dahulu, itu dikarenakan bagian sales tidak memiliki data mengenai persediaan yang ada di gudang sehingga ketika memberikan perjanjian kepada pelanggan dalam hal pengiriman barang, itu hanya diperkirakan saja sehingga mengakibatkan perhitungan waktu penyelesaian pesanannya salah apabila ternyata persediaan di gudang habis. Hal ini tidak boleh dibiarkan secara terus menerus, karena akan membuat masalah di kemudian harinya apabila perkiraan tersebut tidak benar. Kesalahan ini menjadi salah satu penyebab 47
keterlambatan penyelesaian pesanan karena jika bahan baku untuk membuat pesanan tidak ada, maka bagian produksi harus menunggu dahulu sampai kiriman dari supplier datang. Selain itu dalam hal pemberian otorisasi untuk sales order atau Surat Konfirmasi Order yang dilakukan oleh National Sales Manager (sebagai pihak yang memberikan otorisasi) menjadi salah satu kendala dalam memproses pesanan pelanggan apabila pihak yang memberi otorisasi sedang ke luar kota. Sehingga mempengaruhi proses penyelesaian pesanan pelanggan karena ketika pihak pertama tidak ada di tempat, maka pesanan terpaksa harus ditunda sampai pihak pertama tersebut pulang. Hal seperti ini kurang efektif kalau harus menunggu pihak pertama ada di tempat karena akan membuat pelanggan menjadi kecewa akibat tertundanya pesanan tersebut dan kemungkinan pelanggan akan berpindah ke perusahaan lain karena lamanya pesanan diproses. Sebaiknya perusahaan menambah prosedur pemesanan yaitu sebelum bagian sales menyetujui pesanan, terlebih dahulu melihat persediaan bahan baku atau sparepart yang diperlukan agar pada saat memberikan perjanjian pengambilan/pengiriman barang kepada pelanggan dapat memperkirakan juga waktu untuk bagian pembelian memesan persediaan yang diperlukan sehingga tidak salah perhitungan. Dan bagian sales juga harus memiliki data
mengenai
persediaan
bahan
baku
dan
sparepart
sehingga
mempermudah dalam melakukan perhitungan penyelesaian proyek. Sebaiknya perusahaan memiliki kebijakan tertulis untuk masalah otorisasi untuk persetujuan pesanan yang biasa dilakukan oleh National Sales Manager. Perusahaan menunjuk satu orang yang dipercaya untuk 48
menggantikan pengotorisasian apabila National Sales Manager tidak ada di tempat tetapi dengan persetujuan National Sales Manager itu juga. Dan pertanggung jawaban tetap berada di tangan National Sales Manager, jika ada kesalahan pengotorisasian yang dilakukan oleh pihak kedua yang diberikan kebijakan otorisasi, maka National Sales Manager yang akan memberikan hukuman atau sanksi untuk pihak kedua tersebut
IV.3.2. Pemeriksaan Terhadap Prosedur Persetujuan Kredit Tujuan Pemeriksaan: Untuk mengetahui apakah semua penjualan kredit yang dilakukan perusahaan memiliki kebijakan persetujuan kredit dari pihak yang berwenang dan jangka waktu kredit yang telah ditetapkan perusahaan sudah cukup baik. Prosedur Audit: 1. Dapatkan dan pelajari prosedur persetujuan kredit dan batasan kredit dari perusahaan. 2. Selidiki apakah persetujuan kredit diotorisasi oleh pihak yang berwenang dan bertanggung jawab. 3. Periksa apakah pesanan pelanggan disetujui berdasarkan persetujuan kredit yang telah diotorisasi pihak yang bertanggung jawab. 4. Buatkan saran perbaikan atas masalah yang terjadi. Hasil Pemeriksaan: Berdasarkan hasil pemeriksaan, perusahaan sudah mempunyai prosedur yang cukup baik dalam hal persetujuan kredit dan dokumen yang 49
digunakan juga sudah mewakili informasi tentang kredibilitas pelanggan dengan baik. Dan semua persetujuan produksi ada di tangan yang benar atau di tangan orang yang mempunyai wewenang khusus, dalam hal ini diserahkan pada credit controller. Tanpa persetujuan credit controller pesanan tidak akan dilakukan produksi dan tidak akan dikirim. Akan tetapi dalam hal kebijakan pemberian batasan kredit, perusahaan tidak menentukan batasan kredit kepada pelanggan, hanya uang muka untuk proyek yang diterima tetapi tidak ada batasan kredit sehingga pelanggan dapat melakukan transaksi lagi tanpa melihat jumlah kredit pelanggan tersebut. Hal ini tidak baik untuk kebaikan keuangan perusahaan karena akan mempengaruhi saldo piutang usaha yang akan semakin membesar karena tanpa diimbangi dengan penerimaan kas yang baik. Dengan tidak memberikan batasan kredit, pelanggan akan seenaknya melakukan pembayaran dan melakukan transaksi lagi tanpa takut tidak disetujui oleh perusahaan. Seharusnya perusahaan menetapkan kebijakan mengenai batasan kredit secara tertulis untuk pelanggan, baik untuk pelanggan yang sudah sering melakukan transaksi maupun yang baru pertama kali melakukan transaksi sehingga perusahaan punya kebijakan yang tetap dan tidak dapat diganggu gugat lagi. Diharapkan dengan adanya kebijakan baru mengenai batasan kredit tersebut, dapat memperkecil kemungkinan penumpukan piutang usaha perusahaan dan saldo piutang dapat menjadi lebih baik dengan adanya pelunasan piutang tersebut. 50
IV.3.3. Pemeriksaan Terhadap Prosedur Pembuatan Surat Jalan dan Faktur Tujuan Pemeriksaan: Untuk mengetahui apakah faktur dan surat jalan telah dibuat sesuai dengan sales order yang ada dan telah diotorisasi oleh pihak yang berwenang. Prosedur Auditnya: 1. Dapatkan dan pelajari prosedur pembuatan surat jalan dan faktur yang ditetapkan perusahaan. 2. Periksa apakah surat jalan dan faktur telah diotorisasi oleh pihak yang berwenang sebelum surat jalan tersebut dikirim ke pelanggan. 3. Periksa apakah surat jalan dan faktur yang dibuat memuat informasi yang benar sesuai dengan sales order yang ada. 4. Buat hasil kesimpulan dan saran-saran yang akan dikemukakan. Hasil Pemeriksaan: Berdasarkan pemeriksaan yang dilakukan, pembuatan surat jalan dan faktur sudah sesuai dengan sales order yang diterima dan kelengkapan isi surat jalan dan faktur sudah sesuai dengan data-data yang ada. Perusahaan juga membuat surat jalan dan faktur bernomor urut tercetak (prenumbered) untuk mempermudah jika ada pemeriksaan faktur dan surat jalan tersebut dapat dengan mudah ditemukan. Akan tetapi pembuatan faktur hanya dipusatkan pada kantor pusat yang ada di Jakarta saja sehingga dari kantor pusat harus mengirimkan faktur untuk kantor cabang dimana bila dilihat dari keefektifannya dan keefisiennya hal seperti ini kurang efektif dan efisien karena akan memakan waktu dan biaya untuk pengiriman faktur tersebut. 51
Ketidakefektifan pengiriman faktur penjualan ke kantor cabang ini yang sering kali menjadi kendala terlambatnya faktur di kantor cabang dikirim kepada pelanggan sehingga mempengaruhi terlambatnya penagihan piutang pelanggan pada kantor cabang. Kalau perusahaan tetap berjalan seperti ini, maka akan mempengaruhi keterlambatan pembayaran piutang pelanggan karena pelanggan terlambat mengetahui saldo piutang mereka sehingga membuat pelanggan tidak membayar piutang pada saat jatuh tempo karena faktur terlambat dikirim. Sebaiknya perusahaan mempekerjakan bagian AR juga di setiap kantor cabang yang mempunyai otoritas dalam membuat faktur dan mengirimkannya kepada pelanggan yang ada di kantor cabang dengan nomor faktur yang berbeda (diberi kode untuk setiap daerah kantor cabang) serta dapat melakukan penagihan kepada pelanggan pada saat jatuh tempo. Misalnya dibuat AR Surabaya, AR Jakarta, AR Balikpapan dan AR Denpasar. Sehingga dapat memaksimalkan pengiriman faktur kepada pelanggan dan setiap kantor cabang dapat fokus dalam melakukan penagihan kepada pelanggan di daerah kantor cabang.
IV.3.4. Pemeriksaan
Terhadap
Pengiriman
Barang
Pesanan
Kepada
Pelanggan Tujuan Pemeriksaan: Untuk mengetahui apakah pesanan pelanggan dikirim sesuai dengan pesanan dan dikirim tepat pada waktu yang telah dijanjikan kepada pelanggan beserta dengan dokumen yang lengkap. 52
Prosedur Auditnya: 1. Dapatkan dan pelajari prosedur pengiriman barang yang telah dilakukan perusahaan. 2. Periksa apakah sebelum barang dikirim dilakukan pengecekan terlebih dahulu menurut surat jalan dan faktur yang ada. 3. Periksa apakah barang yang telah siap dikirim disetujui oleh pihak gudang yang berwenang dengan surat yang telah ditetapkan perusahaan sebagai bukti barang keluar. 4. Periksa apakah pesanan dikirimkan ke pelanggan tepat waktu. 5. Buat kesimpulan dan saran-saran perbaikan. Hasil Pemeriksaan: Berdasarkan pemeriksaan prosedur pengiriman yang dilakukan, pengendalian perusahaan dalam pengemasan barang yang akan dikirim sudah cukup baik, ini ditandai dengan melakukan cek ulang sebelum barang dikirim sehingga membuat pesanan pelanggan dikirim berdasarkan pesanan yang sudah ada, bagian gudang memberi stiker untuk memastikan bahwa keadaan pesanan yang akan dikirim dalam keadaan baik dan semua barang yang dikirim ke pelanggan telah sesuai dengan sales order yang ada dan telah disertai dengan dokumen yang sah dan lengkap. Tetapi pada saat pengiriman diketahui bahwa tanggal pengiriman tersebut tidak sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan dan disetujui bersama-sama dengan pelanggan. Hal ini disebabkan oleh kesalahan estimasi yang dilakukan oleh bagian sales. Estimasi yang dilakukan hanya berdasarkan pengalaman dan perkiraan saja tanpa tahu apakah ada 53
persediaan bahan baku yang diperlukan atau tidak. Karena pada saat pemesanan terjadi bagian administrasi tidak melihat persediaan bahan baku yang ada di gudang dan bagian sales juga tidak memiliki data persediaan di gudang sehingga bagian sales tidak memperkirakan waktu untuk pemesanan persediaan yang habis tetapi diperlukan oleh bagian produksi dalam menyediakan pesanan dan kurangnya komunikasi antara bagian sales dengan bagian gudang sehingga terjadinya kekurangan informasi mengenai persediaan barang yang ada di gudang. Hal ini menjadi salah satu penyebab telatnya pesanan pelanggan diselesaikan sehingga membuat pengiriman pesanan menjadi tidak sesuai dengan perjanjian yang telah disepakati sebelumnya. Seharusnya bagian sales memiliki data mengenai persediaan bahan baku maupun sparepart yang ada di gudang untuk membantu bagian sales dalam pemberian estimasi kepada pelanggan dengan tepat. Jika ada persediaan bahan baku yang diperlukan habis atau kurang, bagian sales dapat mendiskusikan kepada bagian pembelian kira-kira berapa lama persediaan yang diperlukan datang. Jadi janji yang diberikan oleh bagian sales kepada pelanggan mengenai waktu pengiriman atau waktu pengambilan pesanan dapat dipercaya oleh pelanggan dan diharapkan dengan tepatnya pengiriman pesanan, akan mempengaruhi pelunasan piutang pelanggan karena kepercayaan pelanggan terhadap perusahaan.
54
IV.3.5. Pemeriksaan Terhadap Prosedur Pencatatan Penjualan dan Piutang Usaha Tujuan Pemeriksaan: Untuk mengetahui apakah pencatatan penjualan dan piutang usaha telah dilakukan secara efektif dan efisien atau belum. Prosedur Pemeriksaan: 1. Dapatkan dan pelajari prosedur pencatatan penjualan dan piutang usaha yang telah berjalan. 2. Periksa apakah transaksi penjualan telah dicatat ke jurnal yang tepat. 3. Periksa apakah ada bagian khusus yang melakukan penagihan. 4. Periksa apakah piutang yang dicatat didukung oleh dokumen yang lengkap dan telah diotorisasi dengan orang yang benar. 5. Periksa apakah perusahaan mengirimkan surat pernyataan piutang kepada pelanggan secara rutin. 6. Periksa apakah perusahaan membuat aging schedule secara berkala dan selalu melakukan pemeriksaan secara berkala. 7. Berikan kesimpulan dan saran-saran yang akan dikemukakan. Hasil Pemeriksaan: Berdasarkan pemeriksaan, pencatatan penjualan perusahaan telah dilakukan dengan cukup baik. Hal ini dibuktikan dengan adanya prosedur pencatatan penjualan rutin yang dilakukan oleh bagian AR dan selalu dimasukkan ke dalam jurnal perusahaan. Pencatatan piutang usaha juga sudah dilakukan dengan cukup baik dengan adanya pemeriksaan dan pencatatan piutang pelanggan, pencatatan umur piutang pelanggan (aging 55
schedule) dan dokumen yang mendukung pencatatan piutang usaha tersebut. Fungsi-fungsi yang terlibat pun telah melakukan tugasnya dengan baik dan tidak ada penggabungan fungsi dalam pencatatan, penagihan dan fungsi yang menerima kas maupun fungsi yang melakukan penjualan.
IV.3.6. Prosedur Pemeriksaan Terhadap Penagihan Piutang Usaha Tujuan Pemeriksaan: Untuk mengetahui apakah tagihan piutang usaha dilakukan oleh fungsi yang benar dan telah dibayar pada saat jatuh tempo. Prosedur Auditnya: 1. Dapatkan dan pelajari mengenai ketentuan prosedur penagihan piutang usaha. 2. Periksa apakah dokumen yang digunakan dalam melakukan penagihan sudah benar dan lengkap. 3. Periksa apakah piutang usaha dibayar tepat waktu oleh pelanggan dan pelanggan yang terlambat diberikan sanksi. 4. Berikan kesimpulan hasil pemeriksaan dan saran-saran yang akan dikemukakan. Hasil Pemeriksaannya: Berdasarkan pemeriksaan terhadap prosedur penagihan piutang usaha yang telah dilakukan oleh perusahaan, diketahui bahwa perusahaan telah melakukan penagihan dengan mengirimkan faktur dan invoice kepada pelanggan secara berkala sesuai dengan waktu yang telah ditentukan dan telah melakukan penagihan pada saat jatuh tempo. Hal ini merupakan 56
pengendalian yang baik dalam perusahaan dan juga invoice yang diberikan bernomor urut tercetak (prenumbered). Akan tetapi ditemukan kelemahan yaitu dalam hal pembayaran piutang usaha yang dilakukan oleh pelanggan ternyata ada yang tidak tepat waktu (lewat dari jatuh tempo). Hal ini disebabkan oleh tidak adanya batasan kredit dari perusahaan dan tidak adanya ketegasan dari perusahaan dalam pemberian sanksi atas keterlambatan pembayaran piutang. Akibat ini juga mungkin didukung dengan pesanan pelanggan yang terlambat dikirim sehingga membuat pelanggan kecewa dan membayar terlambat. Dalam hal penentuan kebijakan mengenai sanksi dalam keterlambatan pembayaran piutang, perusahaan harus mempunyai kebijakan yang tegas sehingga dapat membuat pelanggan menjadi disiplin dalam membayar piuatng mereka sehingga dapat mengurangi kredit macet pada perusahaan. Seharusnya perusahaan yang melakukan penjualan kredit tahu resikonya dan memiliki kebijakan dalam pemberian sanksi apabila piutang pelanggan terlambat dilunasi, untuk memperkecil resiko keterlambatan pembayaran piutang. Sebaiknya perusahaan membuat kebijakan mengenai sanksi atas keterlambatan pembayaran piutang yang telah jatuh tempo secara tertulis sehingga perusahaan dapat mengontrol pembayaran piutang pelanggan dan tidak perlu khawatir akan kredit macet.
57
IV.3.7. Prosedur
Pemeriksaan
Terhadap
Pemroresan
dan
Pencatatan
Penerimaan Kas Tujuan Pemeriksaan: Untuk mengetahui apakah penerimaan kas dari pembayaran piutang pelanggan telah dicatat berdasarkan prosedur pencatatan yang ada. Prosedur Audit: 1. Periksa apakah kebijakan pemroresan dan pencatatan penerimaan kas telah berjalan secara efektif, efisien dan ekonomis. 2. Periksa apakah penerimaan kas dari hasil penjualan kredit diposting ke akun yang benar. 3. Periksa apakah bukti penerimaan kas telah sesuai dengan faktur yang telah dibuat sebelumnya. 4. Periksa apakah bukti penerimaan kas yang diterima langsung disetorkan ke bank. 5. Buat kesimpulan pemeriksaan dan saran-saran yang akan dikemukakan. Hasil Pemeriksaan: Berdasarkan pemeriksaan yang dilakukan terhadap pemroresan dan pencatatan penerimaan kas, perusahaan telah memiliki proses pencatatan yang sudah cukup baik dengan didukung oleh dokumen-dokumen yang ada dan setiap penerimaan kas dari hasil penjualan kredit langsung disetorkan hari itu juga oleh bagian yang mempunyai wewenang dalam keuangan yaitu bagian cash sehingga dapat mengurangi resiko terjadinya penggelapan uang. Dan pencatatan penerimaan kas serta kas yang diperoleh sesuai dengan faktur yang sudah ada sebelumnya. 58
