EVALUASI PENGENDALIAN INTERNAL ATAS AKTIVITAS PENERIMAAN DAN PENGELUARAN KAS PADA PT TELEKOMUNIKASI INDONESIA Tbk
Annisa Fina Rizkiany, Hery Gunawan Universitas Bina Nusantara, Jl. Kebon Jeruk Raya No. 27, Jakarta Barat 11530 (021) 53696969, 53696999/ (021) 5300244
[email protected]
ABSTRACT The purpose of this study is to determine the application of internal control of cash receipts and payments, identify strengths and weaknesses related to internal control applied, and provide recommendations on the implementation of the internal control system of cash receipts and payments at PT Telekomunikasi Indonesia Tbk. The research method used is descriptive method and object of research used is the internal operating procedures of cash receipts and payments. This study analyzes the application of appropriate internal control in accordance with COSO internal control components and shortcomings in the internal control of cash receipts and payments at PT Telekomunikasi Indonesia Tbk. The conclusion is internal control over cash receipts and payments activity in PT Telekomunikasi Indonesia Tbk there is a weakness in the telecommunications service payment system, but the whole operation is run effectively and efficiently in accordance with COSO handling components. Keywords: Internal Control, Cash Receipts, Cash Payments
ABSTRAK Tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui penerapan pengendalian internal terhadap penerimaan dan pengeluaran kas, mengidentifikasi kelebihan dan kelemahan yang berkaitan dengan pengendalian internal yang diterapkan, dan memberikan rekomendasi atas penerapan pengendalian internal dalam sistem penerimaan dan pengeluaran kas pada PT Telekomunikasi Indonesia Tbk. Metode penelitian yang digunakan adalah metode deskriptif dan objek penelitian yang digunakan adalah prosedur pengendalian internal penerimaan dan pengeluaran kas. Penelitian ini menganalisis penerapan pengendalian internal sesuai dengan komponen pengendalian internal menurut COSO serta kelemahan yang terdapat pada pengendalian internal penerimaan dan pengeluaran kas pada PT Telekomunikasi Indonesia Tbk. Simpulannya adalah pengendalian internal atas aktivitas penerimaan dan pengeluaran kas yang ada pada PT Telekomunikasi Indonesia Tbk terdapat kelemahan pada sistem pembayaran
jasa telekomunikasi, namun secara keseluruhan pengendalian sudah berjalan dengan efektif dan efisien sesuai dengan komponen pengendalian COSO. (AFR) Kata Kunci: Pengendalian Internal, Penerimaan Kas, Pengeluaran Kas
PENDAHULUAN Kas adalah aset penting pada setiap perusahaan. Kas merupakan aset yang paling likuid sehingga sangat berpengaruh pada aktivitas operasional perusahaan, dan merupakan aset yang paling rawan untuk kemungkinan terjadinya penyimpangan apabila tidak dilakukan pengendalian dengan tepat. Dikatakan rawan adalah karena kas bersifat sangat mudah dipindah tangankan dan tidak dapat dibuktikan kepemilikannya, sehingga kas sangat mudah diselewengkan. Oleh karena itu perlu diadakan pengawasan yang tepat terhadap kas dengan menerapkan sistem pengendalian internal sebaik-baiknya dan terinci agar kas tetap terjaga dengan baik. Hingga saat ini, pengendalian internal merupakan subjek yang menjadi perhatian luas dan masih sering diperdebatkan sejak sepuluh tahun terakhir. Menurut Thomas P. Kelly yang dikutip oleh Drs. Amin Widjaja Tunggal, auditor internal, auditor eksternal, penyusun laporan keuangan, asosiasi profesional, dan badan–badan legislatif mempunyai perhatian yang besar dalam beberapa aspek pengendalian internal yaitu, apa yang membentuk pengendalian internal yang efektif dan hubungan pengendalian internal terhadap pelaporan keuangan yang dapat diandalkan, serta peranan pengendalian internal dalam strategi audit laporan keuangan yang efektif dan efisien. Berdasarkan beberapa penelitian terdahulu, terdapat penelitian yang menjadi acuan dalam penulisan skripsi ini, yaitu mengenai pengendalian internal yang dilakukan oleh Atika Harlia Sakira dan Shelvyana Octavia. Atika Harlia Sakira (2012) dalam penelitiannya yang berjudul Evaluasi Pengendalian Internal Atas Aktivitas Keuangan, Operasi, dan Pemasaran pada PT. Menara Kadin, diperoleh kesimpulan bahwa masih terdapat kelemahan pengendalian internal pada perusahaan diantaranya karyawan yang kurang memiliki integritas, tidak adanya pembagian tugas, serta invoice yang tidak bernomor urut. Shelvyana Octavia (2011) dalam penelitiannya yang berjudul Evaluasi Sistem Pengendalian Intern atas Penjualan Kredit, Piutang, dan Penerimaan Kas pada PT. Haskarma Prakarsa, diperoleh kesimpulan bahwa perusahaan tidak menerapkan kebijakan tertulis mengenai wewenang dan tanggungjawab karyawan, tidak adanya pemisahan tugas yang jelas antara fungsi pencatatan dan penerimaan, dan tidak adanya auditor internal yang secara periodik melakukan pemeriksaan. Berdasarkan isu pokok yang telah dijabarkan diatas, formulasi masalah yang akan dibahas dalam penelitian ini adalah untuk memastikan apakah PT Telkom Indonesia sudah memiliki prosedur dan sistem pengendalian yang baik dalam aktivitas penerimaan dan pengeluaran kas dan apakah terdapat kelemahan dalam prosedur pengendalian internal atas aktivitas penerimaan dan pengeluaran kas pada PT. Telkom Indonesia. Adapun tujuan dari penelitian ini adalah untuk menganalisis penerapan pengendalian internal terhadap penerimaan dan pengeluaran kas pada PT Telkom Indonesia Tbk, mengidentifikasi kelebihan dan kekurangan yang berkaitan dengan pengendalian internal penerimaan dan pengeluaran kas yang diterapkan pada PT Telkom Indonesia Tbk serta memberikan rekomendasi atas penerapan pengendalian internal apabila terdapat kelemahan dalam sistem penerimaan dan pengeluaran kas pada PT Telkom Indonesia Tbk.
METODE PENELITIAN Berdasarkan jenisnya penelitian ini dikategorikan sebagai penelitian kualitatif dan berdasarkan kedalaman risetnya penelitian ini kategorikan sebagai penelitian studi kasus karena penelitian ini hanya mengumpulkan data, mencari fakta, kemudian membahas dan dianalisis serta diinterpretasikan berdasarkan landasan teori yang ada. Teknik pengumpulan data yang dilakukan yaitu : 1. Studi lapangan, dimana penelitian dilakukan dengan cara datang langsung ke objek penelitian untuk mendapatkan informasi yang dibutuhkan. Teknik ini dilakukan dengan cara : a. Observasi, yaitu pengamatan secara langsung kegiatan yang dilakukan oleh bagian keuangan PT Telkom Tbk.
b. Wawancara, yaitu dengan cara tanya-jawab secara langsung dengan responden penelitian (personil bagian keuangan). Studi pustaka, yaitu pengumpulan data dengan cara mengumpulkan dan mempelajari teori-teori literatur, dan tulisan yang berhubungan dengan penelitian.
2.
HASIL DAN BAHASAN Berdasarkan objek penelitian, maka evaluasi pengendalian internal yang akan dibahas adalah evaluasi pengendalian internal secara umum pada PT. Telkom, evaluasi pengendalian internal atas aktivitas penerimaan kas, dan evaluasi pengendalian atas aktivitas pengeluaran kas.
3.1 Evaluasi Pengendalian Internal PT. Telkom Secara Umum 1.
Lingkungan Pengendalian (Control Environment) Lingkungan pengendalian merupakan fondasi untuk keempat komponen pengendalian yang lain didalam perusahaan. Pengendalian ini terdiri dari tindakan, kebijakan, dan prosedur yang menggambarkan bagaimana sikap manajemen puncak, direksi, dan pemilik entitas mengenai pengendalian internal dan pentingnya bagi entitas. 1) Integritas dan niai etis Dalam sosialisasi dan penerapannya, setiap tahun PT. Telkom selalu mengingatkan karyawan mengenai tata nilai dan etika melalui survei internal untuk mengetahui efektivitas penerapan budaya perusahaan dan etika bisnis yang didalamnya memuat kuesioner dan studi kasus terkait pemahaman GCG, etika bisnis, fraud, manajemen risiko, pengendalian internal (SOA), whistleblower, tata kelola, TI, menjaga keamanan informasi, dan hal-hal lainnya yang berkaitan dengan praktek tata kelola perusahaan. Selain itu, adanya pelanggaran kode etik oleh karyawan juga akan dikenakan sanksi sesuai dengan ketentuan yang tertera diperusahaan. 2) Komitmen terhadap kompetensi PT. Telkom memiliki standar kompetensi masing-masing untuk setiap bagian pekerjaannya. Guna mendukung proses pengelolaan pengetahuan tersebut, perusahaan telah menyediakan Knowledge Management System yang merupakan bank data (repository) sebagai sarana bagi setiap karyawan untuk meningkatkan wawasan dan pengetahuan dengan cara mengunggah atau mengunduh melalui sistem, sehingga diharapkan dapat menjadi solusi atas beranekaragam permasalahan pekerjaan yang pada akhirnya mendorong pertumbuhan produktivitas dan kualitas pekerjaan. 3) Dewan Komisaris dan partisipasi Komite Audit Dewan Komisaris telah melaksanakan fungsinya mengawasi pelaksanaan tugas-tugas Direksi dalam mengelola jalannya perusahaan. Komite Audit berada dibawah Dewan Komisaris, Komite Audit menjalankan tugas berdasarkan mandat yang ditetapkan dengan Keputusan Dewan Komisaris. Komite Audit perusahaan juga ikut serta dalam layanan konsultasi internal, yang lebih merupakan solusi pencegahan sebagai antisipasi agar penyelenggaraan bisnis tetap pada arah yang tepat dan taat pada rambu-rambu pertaturan yang berlaku. 4) Filosofi dan gaya operasi manajemen Dalam pengelolaan manajemennya, PT. Telkom berfokus kepada pelayanan pelanggan untuk terus mengembangkan solusi terbaik. Kepuasan pelanggan tidaklah cukup, maka dari itu perusahaan terus berusaha untuk memberikan lebih kepada pelanggan dengan cara terus mengembangkan produk, meningkatkan kualitas jaringan dan menetapkan standar pelayanan yang tinggi. Mengingat pentingnya aspek Sumber Daya Manusia (SDM) sebagai salah satu sumber daya utama di setiap perusahaan, PT. Telkom memandang SDM sebagai modal bagi organisasi, bukan sebagai aset perusahaan. 5) Struktur organisasi Struktur organisasi yang digunakan oleh PT. Telkom adalah struktur organisasi berbentuk bagan garis dan formal, yang menginformasikan dengan jelas tingkat jabatan, wewenang,
dan tanggung jawab dalam perusahaan. Struktur organisasi yang tertulis pada perusahaan menunjukkan Direktur Utama sebagai karyawan pada level paling atas. 6) Pemberian wewenang dan tanggung jawab Seperti yang telah diterapkan oleh PT. Telkom, wewenang yang diberikan kepada Direktur Keuangan adalah bertanggung jawab menerapkan fungsi korporat terkait dengan Direktorat Keuangan dan melaksanakan fungsi keuangan terpusat melalui financial center, serta memastikan seluruh kegiatan investasi anak perusahaan. 7) Kebijakan dan praktik sumber daya manusia Sebagai perusahaan milik pemerintah, PT. Telkom harus mempertahankan kinerja yang telah dicapai hingga saat ini dan meningkatkan kinerja untuk kedepannya karena tanggung jawabnya terhadap pemerintah. Sumber daya yang dimiliki perusahaan sudah memenuhi standar yang telah ditetapkan. Perusahaan memiliki uraian pekerjaan (job description) untuk setiap pekerjaan. Untuk merekrut pegawai baru, PT. Telkom mempunyai standard an kualifikasi tertentu sesuai dengan tingkat kebutuhan operasional dan secara umum. 2.
Penilaian Risiko (Risk Assessment) Penilaian risiko mempertimbangkan kejadian ekstern dan intern yang mungkin timbul dan secara tidak baik mempengaruhi kemampuan perusahaan untuk mencatat, mengolah, mengihktisarkan, dan melaporkan data keuangan. Beberapa risiko intern yang muncul dan dihadapi perusahaan diantaranya sebagai berikut : 1) Perubahan dalam lingkungan operasi Misalnya seperti munculnya Peraturan Menkominfo tentang penyelanggaraan jasa pesan premium dan pengiriman jasa pesan singkat memberikan dampak penurunan pendapatan fitur, yakni terkait penerimaan kas dari telepon seluler. Kemudian, semakin berkembangnya teknologi komunikasi telepon seluler mengakibatkan menurunnya pemakaian telepon tidak bergerak di masyarakat, sehingga memberikan dampak penurunan pendapatan telepon tetap (fixed line). 2) Perubahan Sistem Informasi Penggunaan sistem aplikasi SAP mempermudah proses transaksi penerimaan dan pengeluaran kas di perusahaan karena semua sudah terintegrasi secara terpadu sesuai prosedur, setiap kegiatan diinput kedalam sistem agar semua yang terkait dapat menerima informasi yang sama dalam waktu cepat sehingga mempercepat penyebaran informasi. Namun perkembangan aplikasi akan semakin canggih lagi kedepannya, apabila perusahaan tidak bisa mengimbangi maka akan berisiko mempengaruhi kegiatan pengendalian. 3) Pertumbuhan yang cepat Pertumbuhan perusahaan menjadi semakin berkembang akan membutuhkan personil tambahan untuk mendukung personil yang sudah ada dalam menjalankan tugasnya. Apabila perusahaan tidak dapat menangani dengan cepat terhadap pertumbuhan perusahaan maka akan dapat membebani pengendalian dan meningkatkan risiko melemahnya pengendalian yang sudah ada. 4) Teknologi baru Menggabungkan teknologi baru pada perusahaan dapat meningkatkan risiko aplikasi. Seperti risiko kerusakan sistem, sistem menolak data yang di-input, system down, dan lain-lain. Sehingga membutuhkan pengendalian internal mengenai sistem. 5) Pernyataan akuntansi Perubahaan standar akuntansi di Indonesia dari US GAAP menjadi International Financial Reporting Standards (IFRS) serta adanya revisi pada peraturan akuntansi dapat berpengaruh pada kegiatan pelaporan keuangan perusahaan. Sistem pencatatan atas transaksi juga mengalami perubahan, meskipun tidak semuanya, namun tetap mengharuskan perusahaan mengikuti peraturan yang ditetapkan oleh pemerintah, sehingga perlu evaluasi lagi bagi karyawan untuk memahami standar pelaporan menurut IFRS. Kemungkinan adanya perubahan standar akuntansi lagi kedepannya dapat menimbulkan risiko pencatatan pada pelaporan keuangan. 6) Keterlambatan pembayaran Keterlambatan pembayaran oleh pelanggan retail dapat diatasi dengan cara memblokir jaringan telekomunikasi yang digunakan hingga pelanggan melakukan pembayaran. Berbeda dengan pelanggan korporat yang menyewa jasa jaringan, perusahaan tidak bisa
dengan mudah memutus jaringan yang digunakan karena akan menimbulkan masalah lain. Keterlambatan atau penunggakan pembayaran dapat mempengaruhi pendapatan perusahaan, karena penerimaan yang berasal dari pelanggan korporat jumlahnya tidak sedikit. Jika penunggakan terjadi pada tahun berjalan akan mempengaruhi cash flow perusahaan. Maka dari itu, perlu dilakukan pendekatan dengan cara me-lobby atau negosiasi kepada pelanggan mengenai masalah penunggakan pembayaran tersebut. 7) Tidak tercapainya target Target Unit Collection Management adalah berapa banyak collection yang diperoleh, apabila target tidak tercapai maka akan mempengaruhi kualitas kinerja management dan menurunkan kepercayaan perusahaan terhadap unit ini sehingga dapat mempengaruhi efektivitas dan efisiensi aktivitas penerimaan dan pengeluaran kas. 3.
Aktivitas Pengendalian (Control Activity) Dengan berpedoman pada COSO Internal Control framework, pengendalian internal yang dipergunakan untuk menjamin keandalan pelaporan keuangan, pengendalian yang telah dilakukan oleh perusahaan antara lain : 1) Tingkat Pengendalian Entitas Formulasi kebijakan, implementasi, dan pengendalian pengungkapan sesuai dengan SOA. Membangun komitmen pengelolaan perusahaan sesuai etika memalui tata kelola yang baik dengan cara penerapan etika bisnis, mencegah benturan kepentingan, whistleblower, pemerapan risk management di setiap unit bisnis, penerapan program fraud, dan lain-lain. Menyelenggarakan asesmen risiko rutin dan risk profiling sebagai early detection system. Yang terakhir, melakukan berbagai audit untuk menjamin efektivitas dari penerapan pengendalian entitas. 2) Tingkat Pengendalian Transaksi Merancang bisnis proses dengan menggunakan risk based control dan menerapkan pemisahan kewenangan berdasarkan prinsip segregation of duties, memberlakukan disiplin kerja , memperbaiki bisnis proses secara rutin, melakukan berbagai audit untuk menjamin efektivitas dari penerapan pengendalian tingkat transaksi. 3) Pengendalian Teknologi Informasi Memformulasikan kebijakan IT dan master plan guna menegakkan IT Governance, menjamin perkembangan dan perubahan dalam operasi dan aplikasi IT, dan menjamin bahwa penggunaan aplikasi telah sesuai dengan pengaturan otorisasi dan hak akses, seperti manajemen password, end user computing, dan lain-lain.
4.
Informasi dan Komunikasi (Information and Communication) Penguatan tata kelola teknologi informasi terus diupayakan, mengingat PT. Telkom adalah perusahaan yang bergerak dalam bisnis informasi dan manyalurkan data/informasi pelanggan yang harus terjamin keamanannya. Hampir seluruh titik dalam value-chain perusahaan, yang mencakup pengoperasian jaringan seluruh infrastruktur alat prduksi, semua aspek penting dalam manajemen perusahaan seperti keuangan, logistik, sumber daya manusia termasuk juga pelayanan kepada karyawan, pelanggan, pemasok, dan pemangku kepentingan lainnya telah terintegrasi dalam jaringan TI. Beberapa contoh praktik tata kelola TI dalam operasi perusahaan adalah pengelolaan user access review, password management, pengelolaan audit log/audit trail, pengelolaan end user computing.
5.
Pemantauan (Monitoring) PT. Telkom memiliki Audit Internal yang senantiasa melakukan pemantauan atas kinerja perusahaan. Berdasarkan hasil observasi dan wawancara dengan perusahaan, diperoleh keterangan bahwa, setiap triwulan, unit bisnis melakukan Control Self Assessment (CSA) terhadap pengendalian internal. Secara periodik, internal audit melakukan evaluasi terhadap hasil CSA tersebut dan mengukur tingkat kecukupannya dan menghasilkan rekomendasi perbaikan baik terhadap rancangan maupun pelaksanaan.
3.2 Evaluasi Pengendalian Internal PT. Telkom atas aktivitas penerimaan dan pengeluaran kas
1.
Lingkungan Pengendalian (Control Environment) Seluruh kegiatan yang berhubungan dengan penerimaan dan pengeluaran kas dilakukan oleh suatu unit didalam perusahaan yaitu Finance, Billing & Collection Center. Didalam unit ini terdapat sumber daya yang kompeten dan menjunjung tinggi kedisiplinan terhadap peraturan yang ditetapkan oleh perusahaan. Proses pembayaran atas jasa telekomunikasi dilakukan oleh pelanggan melalui transfer atau melalui Plaza Telkom terdekat. Pembayaran melalui transfer ditujukan kepada rekening Bank Operasional sebagai penampung sementara yang kemudian oleh bank operasional akan ditransfer ke rekening Korporat pada hari itu juga, sehingga tidak ada saldo yang mengendap. Kerjasama antara personil yang terkait dalam aktivitas penerimaan kas sudah dilakukan dengan baik sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan oleh perusahaan. Penerimaan kas yang berasal dari jasa telekomunikasi berada dibawah Deputy Billing&Collection dan Deputy Finance Operation. Deputy Billing&Collection membawahi Billing Management yang bertanggung jawab mengelola billing atau tagihan kepada pelanggan maupun dari vendor. Deputy Finance Operation membawahi Unit Finance Service yang didalamnya terdapat Officer yang bertugas menerima, memverifikasi, dan meng-input data atas transfer dari Bank Operasional ke Korporat. Proses pengeluaran kas untuk biaya pemeliharaan harus melalui otorisasi oleh pejabat yang memiliki wewenang atas setiap kegiatan. Mulai dari verifikasi atas kelengkapan dokumen dari vendor, input data kedalam sistem, otorisasi surat perintah bayar (SPB) hingga persetujuan pengeluaran kas, semua dilakukan oleh personil yang kompeten disertai pengendalian yang sesuai dengan kondisi didalamnya. Setiap kegiatan pasti memiliki risiko namun perusahaan telah mengantisipasi dengan cara menerapkan pengendalian-pengendalian yang dapat menghindari dan meminimalisir terjadinya kesalahan dalam aktivitas pengeluaran kas.
2.
Penilaian Risiko (Risk Assessment) Penerimaan Kas Penilaian risiko dilakukan berdasarkan aktivitas yang terjadi dalam proses penerimaan kas, diantaranya : 1. Ketika Bank Operasional melakukan transfer ke Korporat, jumlah transfer yang diterima ternyata tidak tepat, atau transfer dilakukan tidak tepat waktu seperti mendekati akhir bulan. 2. Memo jurnal yang dibuat berdasarkan dokumen pendukung tidak lengkap atau tidak akurat karena kesalahan personil. 3. Input data transfer dari pelanggan korporat tidak akurat atau tidak lengkap. 4. Posting data transfer Bank Operasional ke Korporat tidak akurat atau tidak lengkap. Pengeluaran Kas Peniliaian risiko yang terkait didalam proses pengeluaran kas, diantaranya : 1. Dokumen pendukung dari vendor dan Checklist Pememeriksaan Dokumen tidak lengkap atau tidak akurat. 2. Dokumen pertanggungan yang dikirim tidak lengkap atau tidak akurat. 3. Dokumen pertanggungan yang diterima tidak lengkap atau tidak akurat. 4. Terdapat duplikasi penginputan. 5. Posting tidak lengkap dan tidak akurat. 6. Proses dokumen pertanggungan pada SAP melebihi anggaran. 7. SPB yang dicetak tidak akurat. 8. SPB tidak absah, tidak akurat dan tidak diotorisasi oleh pejabat berwenang. Risiko yang terkait dengan aplikasi SAP yang digunakan pada saat mengolah informasi : 9. Terdapat SPB yang telah di-approve tetapi status belum berubah. 10. Nota transfer dicetak sebelum SPB di-approve. 11. Duplikasi pencetakan Nota Transfer Pembayaran dan Daftar Transfer Pembayaran. 12. Nota Transfer Pembayaran dan Daftar Transfer Pembayaran dicetak tidak lengkap atau tidak akurat.
3.
Aktivitas Pengendalian (Control Activity) Aktivitas pengendalian yang akan dibahas adalah pengendalian yang dilakukan terhadap proses penerimaan kas, dimulai sejak menerima bukti transfer dan Rekening Koran hingga pencatatan
memo jurnal. Serta aktivitas pengendalian terhadap pengeluaran kas dimulai dari menerima dokumen pertanggungan sampai dengan persetujuan untuk melakukan pembayaran. 1) Penelaahan kinerja (Performance appraisal) Pengecekan independen dan pelaksanaan praktik yang sehat Pengecekan dan pengawasan dilakukan pada setiap proses yang terjadi dalam penerimaan dan pengeluaran kas. Officer yang melakukan pekerjaannya selalu direview oleh personil yang lebih tinggi jabatanya sebelum melanjutkan ke proses berikutnya. Pengecekan dan pengawasan dimulai sejak awal proses dengan tujuan tetap terjaga keakuratan data hingga akhir proses sehingga meminimalisir terjadinya kesalahan. Pengecekan secara independen secara keseluruhan dilakukan oleh internal audit. Internal audit yang dibentuk oleh perusahaan bertugas melakukan evaluasi terhadap hasil CSA secara periodik. CSA adalah Control Self Assessment (CSA) yang dilakukan setiap triwulan terhadap pengendalian internal untuk mengukur tingkat kecukupannya serta menghasilkan rekomendasi perbaikan baik terhadap rancangan maupun pelaksanaan kegiatan didalam perusahaan. 2) Pengolahan informasi (Information processing) Penerimaan Kas Secara teknis, pelaksanaan collecting penerimaan pembayaran disamping langsung melalui loket bank yang sudah ada kerjasama dengan PT. Telkom, juga dapat dilakukan melalui loket Plaza Telkom dan selanjutnya harus disetorkan ke rekening perusahaan pada bank pemerintah yang berfungsi sebagai penampung seluruh penerimaan, demikian juga pembayaran yang diterima melalui loket Bank Operasional yang merupakan collecting agent harus disetorkan secara langsung (daily transfer) ke rekening perusahaan pada bank pemerintah yang berfungsi sebagai bank penampung tersebut, jadi prinsipnya di Bank Operasional tidak ada saldo yang mengendap. Dalam pengolahan informasi terdapat pengendalian aplikasi yang membantu untuk meyakinkan kelengkapan dan akurasi pengolahan transaksi, otorisasi, dan validitas. Meskipun sistem yang digunakan oleh PT. Telkom dalam mengolah informasi mengenai penerimaan kas sudah berjalan dengan efektif dan efisien, namun masih ditemukan kelemahan pada proses identifikasi atas pelanggan korporat yang melakukan pembayaran. Kondisi : Proses identifikasi pelanggan dilakukan oleh bagian treasury dan bagian keuangan ketika di Rekening Koran tidak tertera nama pelanggan yang sudah melakukan transfer. Ketidakjelasan identitas mengakibatkan uang yang sudah masuk statusnya menjadi uang titipan meskipun secara cash sudah masuk di rekening perusahaan, dan berdampak pada akun piutang usaha belum bisa di clear pada saat itu. Apabila transaksi penerimaan terjadi mendekati akhir bulan maka akan menyebabkan pos piutang pada buku besar masih terbuka hingga kegiatan tutup buku akhir bulan. Pos piutang usaha yang masih terbuka secara administrasi sebenarnya akan menimbulkan dua hal : a. Mempengaruhi pencapaian kinerja unit kerja keuangan dalam hal pengawasan dan pengendalian piutang usaha. b. Akan menjadi sampling objek audit dan ini sangat riskan menjadi temuan catatan opini auditor. Pengeluaran Kas Pengolahan informasi terutama mekanisme pencatatan dan pengeluaran kas juga sudah didukung oleh penggunaan aplikasi SAP. Berawal ketika perusahaan menerima tagihan dari vendor atas pekerjaan pemeliharaan jaringan yang telah selesai dikerjakan. Surat tagihan disertai dokumen pendukung yakni Berita Acara mengenai pekerjaan yang telah dilakukan dan Faktur Pajak. Perusahaan, khususnya bagian verifikasi kemudian memverifikasi kelengkapan data lalu diserahkan ke bagian Financial Service untuk mencetak Surat Perintah Bayar (SPB). Bagian Cash&Bank melakukan pembayaran berdasarkan SPB dan menyerahkan bukti transfer kepada vendor. 3) Pengendalian fisik (Physical controls) a) Dokumen dan catatan yang memadai Pengendalian internal yang baik atas dokumen dan catatan dapat memberikan jaminan bahwa setiap transaksi sudah dijalankan dengan baik sesuai prosedur. Kelengkapan
dokumen akan menghasilkan informasi yang teliti dan dapat dipercaya bahwa telah ada transaksi dengan bukti yang memadai. Dokumen yang memadai adalah dokumen yang di otorisasi baik dengan tanda tangan ataupun stempel oleh pejabat yang berwenang. Penerimaan Kas Berdasarkan penelitian, diketahui bahwa Invoice akan berlaku sebagai tanda terima pembayaran ketika transfer pelunasan oleh pelanggan sudah diterima oleh perusahaan. Invoice tersebut berisi berisi nomor tagihan, nama pelanggan disertai alamat dan nomor NPWP, tanggal pengukuhan, tanggal invoice, tanggal jatuh tempo pembayaran, periode penggunaan jasa telekomunikasi yang ditagih, jumlah total tagihan, dan Tanda Bea Materai Lunas dengan sistem komputerisasi. Lembar invoice juga disertai beberapa dokumen pendukung yaitu berkas Berita Acara yang berisi detil penggunaan koneksi yang digunakan oleh pelanggan selama periode yang ditagihkan, yang dibuat sebagai dasar penerbitan invoice dan pelunasan tagihan. Pada saat pelanggan sudah melakukan pembayaran ke Bank Operasional, maka Bank Operasional langsung mentransfer ke Bank Perusahaan. Bank Operasional menyerahkan bukti transfer dan Rekening Koran kepada perusahaan, untuk kemudian dibuatkan memo jurnal dalam SAP perusahaan berdasarkan dokumen tersebut. Pengeluaran Kas Pengeluaran kas untuk biaya operasi dan pemeliharaan jaringan terdiri dari beberapa dokumen yang terkait, diantaranya : 1. Surat Kontrak. Surat persetujuan pengerjaan pemeliharaan antara PT. Telkom dengan vendor. 2. Surat tagihan. Surat tagihan dari vendor untuk PT. Telkom. 3. Kuitansi/tanda terima uang. Kuitansi pembayaran dari PT. Telkom kepada vendor. 4. Faktur pajak 5. Berita Acara uji terima barang untuk pekerjaan pemeliharaan 6. Lembar Justifikasi kegiatan (alasan mengapa kegiatan dilakukan) Dokumen-dokumen pendukung diatas akas diperiksa kelengkapannya oleh bagian verifikasi kemudian diserahkan ke bagian Financial Service. Di bagian Financial Service terjadi pengolahan data yang menghasilkan Surat Perintah Bayar (SPB), setelah SPB diotorisasi oleh pejabat berwenang maka akan dibuatkan dokumen Nota Transfer Pembayaran dan Daftar Transfer Pembayaran. Kondisi : Dokumen pendukung yang diterima oleh perusahaan terkadang masih kurang lengkap, sehingga pembayaran tidak bisa diproses hingga dokumen dilengkapi. b) Otorisasi atas transaksi Penerimaan Kas Otorisasi atas dokumen terkait peneriman kas, diantaranya : 1. Invoice permintaan pembayaran kepada pelanggan, ditanda tangani oleh Manager Payment & Collection. 2. Bukti transfer dari Bank Operasional dan Rekening Koran diotorisasi oleh Operational Manager (OM) Financial Service. 3. Memo jurnal yang dibuat oleh Officer Financial Service direview dan ditandatangani oleh OM Financial Service. 4. Dokumen hasil posting diotorisasi oleh Manager Cash Operation. Pengeluaran Kas Pengeluaran kas untuk biaya operasi dan pemeliharaan jaringan terdiri dari banyak dokumen yang terkait disertai otorisasi oleh bagian yang memiliki wewenang, diantaranya : 1. Lembar Justifikasi kebutuhan barang dan atau jasa yang dibutuhkan untuk pemeliharaan jaringan, yang berisi unit kerja, nama kegiatan, dan total nilai yang dibutuhkan. Lembar justifikasi dibuat oleh Officer-3 Administrasi, diperiksa oleh petugas Support Service, dan disertai lembar persetujuan. 2. Lembar form kebutuhan barang atau jasa dan rinciannya, yang berisi nama barang dan jasa, jumlah yang diperlukan, serta total harga. Form ini dibuat oleh petugas
3. 4. 5. 6.
Network dan disetujui oleh Manajer Area, kemudian diproses oleh Officer-1 Network & Accounting. Nota, yang ditujukan kepada pihak ketiga yang diberi tugas untuk melaksanakan pekerjaan pemeliharaan. Berita Acara, Surat permohonan pembayaran, Faktur pajak atas selesainya pekerjaan oleh vendor. Tagihan ditujukan kepada PT. Telkom. Lembar verifkasi pajak. Sebagai verifikator adalah Officer-2 Financial Service dan Manajer Finanial Service sebagai reviewer. Surat Perintah Bayar (SPB) dari PT. Telkom kepada vendor. Dokumen penagihan disahkan oleh Officer-1 Financial Service dan disetujui oleh Manajer Financial Service.
4) Pemisahan fungsi Secara umum, pemisahan fungsi dapat dijelaskan seperti berikut : Kegiatan pengeluaran kas ini dilakukan oleh satuan Unit Fungsional Logistik (Bagian Pengadaan Barang) dan Unit Keuangan yang terdiri dari bagian verifikasi, financial service, kas&bank, dan akuntansi. Masing-masing bertugas menerima, memeriksa, dan memverifikasi kelengkapan dokumen pendukung dan mencetak SPB. Setelah direview keakuratan SPB, bagian keuangan (kas&bank) melakukan transfer pembayaran kepada vendor disertai Nota dan Daftar Transfer Pembayaran. Bagian Akuntansi melakukan posting jurnal dan member cap “PAID” pada berkas yang sudah dibayar. Fungsi secara personil yang terkait penerimaan kas adalah fungsi Cash&Bank dan Financial Service. Serta fungsi-fungsi yang terkait dalam aktivitas pengeluaran kas terdiri dari fungsi Verification, Verification&Tax, Financial Service, Cash&Bank, dan fungsi Akuntansi. 4.
Informasi dan Komunikasi (Information and Communication) Informasi mengenai seluruh aktivitas penerimaan dan pengeluaran kas sudah terkomputerisasi dan mengacu pada ketentuan SAP terkait untuk bagian finansial. Mekanisme pencatatan atas transaksi penerimaan kas yang sudah berjalan adalah melalui sistem aplikasi SAP tersebut, melalui aplikasi ini seluruh penerimaan kas yang berasal dari pembayaran jasa telekomunikasi dicatat dan diawasi karena aplikasi ini sudah terintegrasi secara terpadu. Penggunaan sistem informasi pada PT. Telkom memberikan keunggulan penggunaan yang powerfull, cepat, akurat, transparan, dan less manually. Namun demikian, seperti yang sudah dijelaskan sebelumnya berdasarkan penelitian yang telah dilakukan di PT. Telkom ditemukan bahwa masih sering terjadi ketika perusahaan mencetak Rekening Koran untuk melihat pembayaran yang sudah dilakukan oleh pelanggan, tidak tertera nama perusahan melainkan hanya nomor rekening. Terutama jika pembayaran yang dilakukan mendekati akhir bulan, mengakibakan akun Piutang Usaha belum bisa di clear pada saat itu walaupun uang secara cash sudah masuk ke rekening PT. Telkom tetapi statusnya adalah uang titipan dan belum diakui pendapatan.
5.
Pemantauan (Monitoring) Penerimaan Kas Seluruh penerimaan kas yang berasal dari pembayaran jasa telekomunikasi diawasi secara real time melalui sistem. Kegiatan monitoring untuk aktivitas penerimaan kas secara otomatis melalui database pelanggan yang dimiliki perusahaan. PT. Telkom memiliki database pelanggan retail dan wholesale, pelanggan retail adalah pelanggan yang menggunakan telepon tetap, pelanggan wholesale adalah perusahaan yang menyewa jaringan untuk kepentingan usahanya, contohnya untuk menghubungkan perusahaan pusat dengan cabang didaerah tertentu. Untuk pelanggan retail, setiap tanggal 20 sistem akan menunjukkan pelanggan yang sudah dan belum membayar tagihan, apabila ada pelanggan yang belum membayar tagihannya maka akan diblokir. Sedangkan untuk pelanggan wholesale, PT. Telkom tidak bisa dengan mudah memutuskan sambungan jaringan karena akan menimbulkan masalah baru. Maka dari itu, pendekatan yang dilakukan diantaranya negosiasi mengenai masalah penyebab keterlambatan bayar. Pengeluaran Kas Pengeluaran kas yang bersifat pembayaran kepada pihak ketiga yaitu untuk biaya operasional pemeliharaan jaringan, dari sejak dokumen tagihan ditujukan ke Telkom, maka perusahaan mempunyai waktu 14 hari untuk membayar, semua ketentuan sudah ada di SAP. Adapun
pengeluaran kas yang bersifat internal contohnya penggantian imprest fund, perusahaan mempunyai peraturan tersendiri yakni waktu 4 hari, semua ketentuan ada di SLA (Service Level Agreement). Dokumen-dokumen yang terkait pengeluaran kas diotorisasi oleh personil yang berwenang, oleh karena banyaknya dokumen yang harus diotorisasi dapat mengakibatkan personil kelelahan dan kurang cermat dalam menanggapi dokumen-dokumen tersebut sehingga perlu dilakukan pengecekan lagi oleh pihak yang independen atas kinerja setiap personil. Perusahaan menerapkan pengendalian dalam hal ini dengan cara menempatkan personil yang kompeten dan memiliki integritas yang tinggi terhadap pekerjaannya sejak awal.
SIMPULAN DAN SARAN Simpulan Berdasarkan hasil analisis dan bahasan terhadap evaluasi pengendalian internal atas aktivitas penerimaan dan pengeluaran kas pada PT TELEKOMUNIKASI INDONESIA Tbk, dapat diperoleh kesimpulan bahwa : 1. Perusahaan telah memiliki prosedur dan sistem pengendalian yang baik dalam aktivitas penerimaan dan pengeluaran kas. − Prosedur penerimaan kas yang berasal dari pelanggan dapat dilakukan melalui transfer kepada bank perasional kemudian bank operasional akan menyetorkan langsung ke rekening perusahaan di bank pemerintah. Pembayaran juga dapat dilakukan dengan cara datang langsung ke loket Plaza Telkom terdekat yang kemudian akan disetorkan langsung ke rekening perusahaan. Jadi, tidak ada saldo yang mengendap di bank operasional. − Sistem pengendalian dilakukan secara manual oleh pejabat yang memiliki wewenang dengan mereview data dan melakukan otorisasi. Pengendalian juga melalui sebuah aplikasi System Application and Product in Data processing (SAP) yang telah terintegrasi dengan jaringan perbankan yang sudah melakukan kerjasama dengan perusahaan, pencatatan dan pengawasan dilakukan secara real time melalui aplikasi tersebut. − Prosedur pengeluaran kas untuk biaya operasi dan pemeliharaan dilakukan apabila sudah lengkap seluruh dokumen yang terkait dan diotorisasi oleh pejabat yang memiliki wewenang. − Sistem pengendalian selain oleh manajer setiap unit yang terkait, juga dilakukan melalui sistem SAP dimana proses pancatatan dan pengawasan dilakukan secara real time sehingga selalu terpantau setiap aktivitas pengeluaran yang dilakukan. 2.
3.
Adapun kelemahan yang terdapat pada sistem dalam aktivitas pemerimaan kas pada PT TELEKOMUNIKASI INDONESIA Tbk, yaitu : Masih terdapat setoran pembayaran dari pelanggan korporat yang masuk ke rekening perusahaan tidak mencantumkan dengan jelas nama perusahaanya sehingga bagian treasury dan bagian accounting tidak dapat mengidentifikasi yang mengakibatkan pencatatan Piutang usaha tidak bisa di clear, walaupun secara cash uang sudah masuk ke rekening Perusahaan dan untuk hal ini sementara akan dicatat sebagai uang titipan. Walaupun penelusuran penerimaan pembayaran pada rekening Koran yang diterima dari Bank dilakukan secara harian, tapi untuk transaksi penerimaan yang terjadi mendekati akhir bulan tetap saja timbul kesulitan mengidentifikasi karena terkendala waktu sehingga pos piutang pada saat tutup buku bulanan masih terbuka. Kelemahan yang terdapat pada aktivitas pengeluaran kas mengenai dokumen yang kurang lengkap adalah berasal dari vendor. Hal ini tidak berpengaruh secara signifikan terhadap aktivitas yang berjalan didalam perusahaan. Perusahaan masih dapat mengatasinya dengan menghubungi kembali vendor mengenai kelengkapan dokumen. Namun jika hal ini dibiarkan dalam jangka panjang maka akan menghambat proses pembayaran dan menurunkan efektifitas dan efisiensi kinerja. Selain kelemahan diatas, adapun kelebihan atas penerapan pengendalian internal pada PT. Telekomunikasi Indonesia, diantaranya : 1) Semua aspek penting dalam manajemen perusahaan seperti keuangan, logistik, sumber daya manusia termasuk pelayanan kepada karyawan, pelanggan, pemasok, dan pemangku kepentingan lainnya telah terintegrasi dalam jaringan TI.
2) Perusahaan sudah menerapkan kode etik yang berlaku bagi seluruh personil. 3) Struktur organisasi sudah menggambarkan pemberian wewenang dan tanggung jawab dengan jelas. 4) Audit Internal yang senantiasa melakukan pemantauan atas kinerja perusahaan. 5) Kebijakan atas perekrutan karyawan baru menghasilkan personil yang kompeten dalam pekerjaannya. 6) Penerapan pengendalian sudah sesuai berdasarkan risiko pada setiap proses dalam penerimaan dan pengeluaran kas. 7) Pengendalian atas kelengkapan catatan dan dokumen, pembagian tugas sudah sesuai dengan prinsip Segregation of Duties, dan otorisasi oleh pejabat yang berwenang atas setiap transaksi. Saran Penerimaan Kas Untuk meminimalisasi tingkat titipan yang timbul, upaya yang dilakukan bisa melalui dua hal, yaitu : 1. Melakukan reminding call (melalui surat atau telepon) kepada pelanggan untuk konfirmasi mengenai pembayaran yang sudah dilakukan. 2. Perusahaan bekerja sama dengan pihak bank untuk membuat virtual account untuk setiap pelanggan korporat dengan tujuan mempermudah identifikasi pembayaran. Nomor virtual account harus dicantumkan ketika pelanggan melakukan pembayaran sehingga dapat teridentifikasi dengan mudah oleh bagian treasury dan bagian accounting. Pengeluaran Kas Menegaskan kembali mengenai keharusan kelengkapan dokumen kepada pihak yang memiliki hubungan kontrak dengan perusahaan dan juga kepada personil didalam perusahaan, agar proses pengeluaran kas tetap berjalan dengan efektif dan efisien sesuai prosedur yang telah ditetapkan oleh perusahaan. Serta mempertahankan dan meningkatkan kualitas kinerja yang telah dimiliki untuk menjadikan PT. Telekomunikasi Indonesia lebih baik lagi di masa depan.
REFERENSI Agoes, S., & Trisnawati, E. (2012). Praktikum Audit , Seri 2. Jakarta: Salemba Empat. Arens, A., & Loebbecke, J. K. (2003). Auditing: Pendekatan terpadu buku 1 dan 2. Alih Bahasa oleh Yusuf, A.A. Jakarta: Salemba Empat. Arens, A., Elder, R. J., & Beasly, M. S. (2008). Auditing dan Jasa Assurance Pendekatan Terintegrasi Jilid 1 (edisi 12). Jakarta: Erlangga. Boynton, W. C., & Johnson, R. N. (2006). Modern Auditing Eighth Edition : Assurance Service, and The Integrity of Financial Reporting. United States of America: John Wiley & Sons, Inc. Boynton, W. C., Johnson, R. N., & Kell, W. G. (2003). Modern Auditing Jilid 1 dan 2 (edisi ke-7). Alih Bahasa oleh Rajoe, P.A., Gania, G., & Budi, I.S. Jakarta: Erlangga. Drs.Amin Widjaja Tunggal, A. (2013). Pokok-pokok COSO-BASED AUDITING. Jakarta: Harvarindo. Hayes, R., Dassen, R., Schilder, A., & Wallage, P. (2004). Principle of Auditing: An Introduction to International Standards on Auditing. British: Pearson Education. Ikatan, A. I. (2009). Standar Akuntansi Keuangan. Jakarta: Salemba Empat. Melia, Y. (2011). Analisis Pengendalian Internal Sistem Akuntansi Penerimaan Kas PT. Kestrelindo Aviatikara. Thesis S1 Tidak Dipublikasikan. Jakarta: Universitas Bina Nusantara. Rama, D. (2009). Sistem Informasi Akuntansi edisi 1. Salemba Empat. Ratcliffe, T. A., & Landes, C. E. (2009). Understanding Internal Control and Internal Control Service. Journal of Accountancy. Rino. (2011). Entrepreneur Muda Indonesia. Diakses tanggal 5 January 2013, dari www.entrepreneurmuda.com: http://www.entrepreneurmuda.com/index.php?option=com_content&view=article&id=2000:manaje men-keuangan&catid=79:analisa-kelayakan-bisnis&Itemid=73
Sakira, A. H. (2012). Evaluasi Pengendalian Internal atas Aktivitas Keuangan, Operasi, dan Pemasaran pada PT Menara Kadin Indonesia. Thesis S1 Tidak Dipublikasikan. Jakarta: Universitas Bina Nusantara. Telkom Indonesia. (2012). Telkom Indonesia. Diakses tanggal 5 January 2013, dari www.telkom.co.id. Warren, C. S., Reeve, J. M., & Fess, P. E. (2006). Pengantar Akuntansi Buku 1. Alih Bahasa oleh Farahmita, A., Amanugrahani, & Hendrawan. Jakarta: Salemba Empat. Weygant, J. J., Kimmel, P. D., & Kieso, D. E. (2010). Accounting Principle. Canada: John Wiley & Sons, Inc.
RIWAYAT PENULIS Annisa Fina Rizkiany lahir di kota Tangerang pada 14 Januari 1992. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang Akuntansi pada tahun 2013.
