BAB 4 PEMBAHASAN
4.1
Penjualan
4.1.1
Unsur Pengendalian Internal Pada PT. Tiga Putra Adhi Mandiri Penulis mempunyai kriteria tersendiri untuk menilai unsur pengendalian internal
dalam perusahaan. Kriteria yang baik menurut penulis dibagi kedalam 4 faktor, yaitu: 1. Faktor Lingkungan Pengendalian a. Setiap perusahaan harus memiliki deskripsi pekerjaan secara tertulis agar karyawan/pekerja jelas mengenai tugasnya masing-masing. b. Setiap perusahaan juga harus memiliki prosedur penjualan secara tertulis untuk mengurangi kesalahan yang diakibatkan oleh faktor human error. 2. Faktor Penilaian Resiko a. Untuk mengurangi resiko yang bisa terjadi dalam perusahaan, dokumendokumen pendukung (seperti faktur, surat jalan,dll) harus diberi nomor urut tercetak. b. Melakukan perhitungan fisik secara rutin untuk mengurangi faktor kecurangan yang terjadi dalam perusahaan. 3. Faktor Pengendalian Aktifitas a. Terdapat pemisahan fungsi antara setiap bagian yang terdapat dalam perusahaan. 4. Pemantauan a. Terdapat satu bagian dalam perusahaan yang selalu memantau segala kegiatan operasional/aktifitas perusahaan minimal 2 hari sekali. b. Pemasangan
CCTV
di
perusahaan
guna
mempermudah
proses
pemantauan dalam perusahaan. Setelah penulis melakukan observasi langsung pada PT. Tiga Putra Adhi Mandiri, penulis berangapan pengendalian internal pada prosedur penjualan PT. Tiga Putra Adhi Mandiri kurang baik karena terdapat beberapa hal : 1. Lingkungan Pengendalian 37
38
Tidak adanya deskripsi pekerjaan yang disajikan secara tertulis dan prosedur penjualan secara tertulis menyebabkan para pegawai di PT. Tiga Putra Adhi Mandiri belum bekerja secara efektif sesuai dengan jabatannya karena belum begitu memahami tugas yang harus dilakukan. Dengan adanya deskripsi pekerjaan secara tertulis akan memudahkan para karyawan dalam melaksanakan pekerjaannya dan mengingat apa yang harus dikerjakan, karena tidak cukup dengan perintah secara lisan untuk melakukan tugas. 2. Penilaian Resiko Tidak adanya nomor urut tercetak dapat mengakibatkan perusahaan sulit mengidentifikasi atau mencocokkan barang yang terdapat di faktur dengan yang ada di surat pesanan atau purchase order apabila terdapat masalah. hal ini akan menimbukan resiko yang dapat merugikan perusahaan. Nomor urut diperlukan agar setiap dokumen atau bukti transaksi terhindar dari kekeliruan misalnya tertukar. Hal ini juga menghindari terjadinya penggandaan atau penyimpangan dalam penggunaan formulir dan memudahkan dalam pencarian dokumen tersebut apabila sewaktu-waktu diperlukan. 3. Pengendalian Aktifitas Adanya perangkapan tugas di mana para karyawan dapat melakukan setiap fungsi dalam perusahaan. Dimana karyawan dapat melakukan fungsi penjualan dan melakukan aktivitas pembelian misalnya, pembuatan purchase order yang ditujukan kepada pemasok. Dengan adanya pemisahan tugas antara karyawan dapat menghindari terjadinya penyimpangan. 4. Pemantauan Direktur perusahaan setiap hari datang ke kantor untuk mengawasi dan mengevaluasi kinerja para pegawainya agar dapat bekerja secara profesional dan tidak melakukan tindakan yang dapat merugikan bagi perusahaan. Dengan sering hadirnya direktur perusahaan, maka pegawai akan bekerja lebih giat dan tidak bermalas-malasan pada saat jam kerja karena diawasi oleh direktur.
39
4.1.2
Tahapan Audit Operasional Penjualan Sebelum melakukan audit operasional, diperlukan tahapan kerja audit, yaitu: 1. Survey Pendahuluan Aktivitas ini dilakukan dengan tujuan mendapatkan informasi umum mengenai perusahaan, serta mengenai kegiatan operasional perusahaan khususnya pada fungsi penjualan. 2. Pengujian Sistem Pengendalian Manajemen Tujuan
dari
dilakukannya
pengujian
terhadap
sistem
pengendalian
manajemen adalah untuk mengidentifikasi kelemahan sistem pengendalian internal perusahaan dan menilai efektifitas pengendalian manajemen dalam mendukung pencapaian tujuan perusahaan. 3. Pengembangan Hasil Temuan Audit Rinci Pada tahap ini bukti-bukti yang telah dikumpulkan diolah dan dianalisa sehingga FAO (Finding Audit Objective) yang ada dikembangkan menjadi suatu temuan audit, serta menetapkan unsur-unsur temuan berupa kondisi, kriteria, sebab, akibat, dan rekomendasi.
4.1.2.1 Survei Pendahuluan Tahap awal dalam melakdanakan audit operasional adalah survei pendahuluan, dimana tujuannya adalah untuk memperoleh gambaran dan informasi umum mengenai perusahaan, dan kegiatan operasional perusahaan meliputi kebijakan dan prosedur penjualan kredit yang berlaku di perusahaan, sehingga penulis mendapat pemahaman mengenai perusahaan dan aktivitas perusahaan yang diaudit. Pelaksanaan survei pendahuluan atas fungsi penjualan : 1. Melakukan survei langsung ke PT. Tiga Putra Adhi Mandiri untuk memperoleh data-data yang bermanfaat dalam pelaksanaan audit operasional. 2. Melakukan wawancara dengan bagian yang berwenang dalam perusahaan guna memperoleh data-data yang akurat, kebijakan, serta mengetahui bagaimana proses penjualan dilakukan.
40
3. Membuat daftar pertanyaan tertulis mengenai aktifitas penjualan dalam perusahaan tersebut, kemudian mengajukan daftar pertanyaan tersebut kepada pihak yang terkait dengan aktifitas penjualan perusahaan. 4. Mengumpulkan dokumen pencatatan dari transaksi penjualan yang terjadi dalam perusahaan, kemudian menelusuri asal-usul dokumen pencatatan tersebut untuk mengetahui apakah pencatatan tersebut telah sesuai dengan prosedur yang berlaku. 5. Melakukan observasi langsung terhadap proses terjadinya aktivitas penjualan, mulai dari penerimaan pesanan, pengiriman, pembuatan faktur dan surat jalan.
4.1.2.2 Pengujian Atas Sistem Pengendalian Manajemen Fungsi Penjualan Setelah tahap survey pendahuluan, maka tahap lanjut adalah penelaahan dan pengujian sistem pengendalian manajemen PT. Tiga Putra Adhi Mandiri, yang bertujuan untuk mengidentifikasi adanya kelemahan sistem pengendalian internal perusahaan dan menilai efektifitas pengendalian yang terdapat didalamnya. Evaluasi ini dilakukan dengan cara wawancara langsung dengan pihak terkait fungsi penjualan, observasi loangsung, dan menggunakan kuesioner yang akan secara langsung ditanyakan kepada pihak terkait. kuesioner biasanya berisi pertanyaan umum yang sifatnya objektif dan disertai dengan jawaban singkat atas pertanyaan yang diajukan. Jawaban yang nantinya diperoleh akan memberikan gambaran mengenai kekuatan pengendalian yang terdapat pada PT. Tiga Putra Adhi Mandiri, khususnya pengendalian pada fungsi penjualan. Kelemahan-kelemahan yang ditemukan pada fungsi penjualan akan penulis evaluasi dan penulis akan memberikan rekomendasi atas kelemahan fungsi penjualan perusahaan. Setelah dilakukan audit terhadap pengendalian perusahaan atas fungsi penjualan, berdasarkan jawaban yang diperoleh maka diperoleh beberapa kelemahan pada pelaksanaan pengendalian atas fungsi penjualan, yaitu:
41
1. Perusahaan tidak memiliki deskripsi fungsi pekerjaan karyawan secara tertulis. 2. Prosedur penjualan diinformasikan secara lisan kepada setiap bagian karena dari itu perusahaan tidak memiliki prosedur penjualan secara tertulis. 3. Perusahaan tidak menggunakan nomor urut yang tercetak pada setiap dokumen yang menunjang proses penjualan, dalam artian nomor urut di tulis secara manual. 4. Adanya keterlambatan dalam pengiriman barang yang disebabkan karena sulitnya mencari stok barang yang terdapat di gudang dan terkadang macetnya kota Jakarta. 5. Tidak terdapat sanksi bagi pelanggan yang telat melunasi piutang yang nantinya penulis beranggapan akan mengakibatkan pelanggan terus melakukan pemesanan dan terus mengundur waktu pembayaran.
4.1.2.3 Audit Rinci Atas Fungsi Penjualan 1. Audit Atas Prosedur Penerimaan Pesanan Pelanggan Tujuannya untuk mengetahui apakah pemprosesan pesanan pelanggan telah sesuai dengan prosedur yang berlaku dan pesanan sesuai dengan yang diingini pelanggan. Prosedur audit: a. Memeriksa apakah terdapat prosedur dan kebijakan pengelolaan pesanan pelanggan dibuat secara tertulis atau tidak. b. Pelajari prosedur kebijakan tersebut, kemudian memeriksa apakah pengelolaan pesanan pelanggan telah dijalankan secara ekonomis, efisien dan efektif. c. Memeriksa apakah dilakukan pengecekan barang terlebih dahulu sebelum melakukan penjualan. d. Memeriksa kelengkapan isi dari surat pesanan pelanggan apakah ditulis dengan jelas mengenai kuantitas barang dan jenis barang. e. Memeriksa apakah terdapat pesanan pelanggan yang belum terpenuhi.
42
f. Memeriksa apakah terdapat pesanan yang belum di proses, kemudian selidiki alasan penundaan pemprosesan pesanan. g. Memberikan saran-saran perbaikan atas permasalahan yang diharapkan dapat mengatasi masalah yang terdapat dalam perusahaan. Hasil audit: Berdasarkan pemeriksaan prosedur penerimaan pesanan pelanggan diatas, dapat disimpulkan bahwa kegiatan penerimaan pesanan pelanggan tidak hanya dilakukan oleh bagian penjualan, dimana dapat menyebabkan terjadinya kecurangan yang berakibat merugikan perusahaan. Perusahaan tidak memiliki prosedur dan kebijakan secara tertulis untuk mengelola pesanan pelanggan, sehingga prosedur tersebut tidak dijalankan oleh pihak terkait sesuai dengan tugasnya. Perusahaan selalu melakukan pengecekan barang sebelum meng-iyakan pesanan pelanggan untuk menghindari adanya pelanggan yang kecewa. Selain itu, dalam hal pemenuhan pesanan pelanggan, perusahaan sedikit kesulitan dalam mencari stok barang yang diingini oleh pelanggan dikarenakan posisi gudang yang sedikit berantakan. Setiap pelanggan tidak diberikan potongan diskon yang sama. Hal ini dikarenakan perusahaan tidak memiliki pedoman dalam pemberian potongan diskon
yang jelas dan tertulis bagi
pelanggannya.
2. Audit Atas Faktur Penjualan Tujuannya untuk memastikan bahwa faktur penjualan telah dibuat sesuai dengan pesanan pelanggan, serta memastikan kesesuaian waktu yang ditetapkan dengan pengiriman barang. Prosedur audit: a. Memeriksa apakah pembuatan faktur penjualan telah sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan perusahaan. b. Memeriksa apakah faktur penjualan telah sesuai dengan pesanan pelanggan.
43
c. Memeriksa kelengkapan informasi yang terdapat dalam faktur penjualan, seperti tanggal, identitas pelanggan, nama barang, jumlah barang dan harga barang. d. Memeriksa apakah faktur penjualan telah diotorisasi oleh pihak yang berkaitan sebelum dilakukan pengiriman barang. Hasil audit : Berdasarkan pemeriksaan atas faktur penjualan, dapat disimpulkan bahwa pembuatan faktur penjualan telah dilakukan sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan oleh perusahaan, dan setiap dokumen tersebut dibuat berdasarkan pesanan pelanggan, yang terlebih dahulu dicocokan dengan pesanan dari pelanggan. Informasi yang terdapat dalam faktur penjualan (seperti tanggal, identitas pelanggan, nama barang, jumlah barang dan harga barang) sudah lengkap. Tetapi menurut penulis dalam proses audit ini terdapat kekurangan yaitu nomor faktur yang masih ditulis secara manual yang dapat mengakibatkan terjadinya kekeliruan atas pesanan pelanggan dan juga dapat menimbulkan kecurangan. Faktur penjualan juga telah diotorisasi oleh pihak yang berkaitan.
3. Audit Atas Surat Jalan Tujuannya untuk mengetahui apakah pembuatan surat jalan telah sesuai dengan PO (Purchase Order) yang dikirimkan oleh pelanggan. Prosedur audit: a. Memeriksa dengan seksama prosedur dan kebijakan pembuatan surat jalan sesuai dengan yang ditetapkan oleh perusahaan. b. Memeriksa apakah isi dari surat jalan sama dengan barang yang dipesan oleh pelanggan. c. Memeriksa apakah kelengkapan informasi yang terdapat dalam surat jalan, seperti tanggal, identitas pelanggan, nama barang, dan jumlah barang.
44
d. Memeriksa apakah surat jalan telah diotorisasi oleh pihak yang berkaitan sebelum melakukan pengiriman barang. Hasil audit: Berdasarkan pemeriksaan yang dilakukan pembuatan surat jalan telah dilakukan sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan oleh perusahaan, dan setiap dokumen tersebut dibuat berdasarkan pesanan pelanggan, yang telebih dahulu dicocokan dengan pesanan pelanggan. Informasi yang terdapat dalam surat jalan sudah lengkap. Selain itu surat jalan telah diotorisasi oleh pihak yang berkaitan.
4. Audit Atas Pengiriman Barang Tujuannya untuk memastikan bahwa pengiriman barang
yang dilakukan
telah sesuai dengan pesanan pelanggan dan tepat waktu dan disetari dengan dokumen yang lengkap. Prosedur audit: a. Mempelajari prosedur pengiriman yang terdapat di perusahaan. b. Memeriksa sebelum barang dikirim ke pelanggan, pihak perusahaan melakukan pengecekan terlebih dahulu antara barang yang hendak dikirim apakah cocok dengan dokumen pengiriman yang telah dibuat. c. Memeriksa apakah dilakukan pengecekan kualitas barang sebelum barang dikirim ke pelanggan. d. Memastikan bahwa surat jalan telah diperiksa dan diotorisasi oleh pihak yang berkaitan. e. Memeriksa apakah terjadi keterlambatan
dalam proses pengiriman
barang ke pelanggan. f. Memeriksa apakah dokumen penjualan yang telah dibawa kembali setelah mengirimkan barang telah ditandatangani dan di cap stempel oleh pelanggan sebagai bukti bahwa barang telah diterima.
45
Hasil audit: Berdasarkan pemeriksaan yang dilakukan pada proses pengiriman barang, pengecekan akan kecocokan dokumen pengiriman dengan barang yang dikirim selalu diperiksa atau dicek oleh pihak perusahaan (bagian penjualan) sebelum dikirim ke pelanggan. Setiap barang yang akan dikirim ke pelanggan telah dicek kualitasnya oleh pihak perusahaan. Proses pengiriman dilakukan sesuai jadwal yang ditentukan, dan sesuai dengan tanggal yang berada di surat jalan, walaupun terjadi sedikit keterlambatan karena sulitnya mencari barang yang dipesan oleh pelanggan di gudang, namun semua masih dapat berjalan dengan baik dan lancar sesuai jadwal. Faktur pesanan penjualan yang diberikan selalu diotorisasi oleh pihak perusahaan yang terkait. Dokumen penjualan yang telah dibawa kembali setelah proses pengiriman telah ditandatangani dan di cap stempel terlebih dahulu oleh pelanggan.
5. Audit Atas Pencatatan Dan Penagihan Piutang Tujuannya untuk memberikan keyakinan bahwa pencatatan penjualan telah sesuai dengan ketemtuan dan prosedur yang berlaku di perusahaan. Selain itu memastikan bahwa piutang dibayar oleh pelanggan dengan tepat waktu sesuai dengan jumlah yang tercatat dalam catatan piutang. Prosedur audit: a. Dapatkan dan pelajari prosedur pencatatan dan metode akuntansi yang digunakan dalam pemprosesan transaksi penjualan. b. Memeriksa apakah pencatatan dilakukan dalam jurnal penjualan yang tepat. c. Memeriksa apakah bagian akuntansi memberikan konfirmasi kepada pelanggan sebelum bagian penagihan melakukan penagihan. d. Memeriksa apakah terdapat pemisahan tugas antara yang melakukan pencatatan, penagihan dan yang menerima kas atas pelunasan penagihan.
46
e. Memeriksa apakah bagian penagihan mempunyai kartu piutang, dan melakukan audit secara berkala. f. Memeriksa apakah diberlakukan sanksi bagi pelanggan yang terlambat melunasi piutang yang melebihi tanggal jatuh tempo. g. Memeriksa apakah terdapat kelemahan dalam sistem pengendalian internal atas pencatatan dan penagihan serta penyetoran kas. h. Memberikan rekomendasi perbaikan atas kelemahan-kelemahan yang ditemui. Hasil audit: Berdasarkan pemeriksaan yang dilakukan atas pencatatan dan penagigan piutang, perusahaan tidak memiliki prosedur secara tertulis dalam pencatatan penjualan dan piutang. Bagian penagihan melakukan pencatatan penjualan dan piutang yang terjadi di perusahaan. Penagihan dilakukan oleh orang khusus yang dipercayai direktur dan wakil direkur. Penerimaan kas atas pelunasan piutang diterima oleh wakil direktur atau manajer apabila wakil direktur tidak ada di tempat. Perusahaan tidak memiliki kebijakan untuk memberikan sanksi pada pelanggan yang melunasi piutang melebihi tanggal jatuh tempo dan perusahaan tidak memiliki kebijakan dalam penghapusan piutang.
4.1.2.4 Hasil Penelitian Audit Operasional Pada Fungsi Penjualan Setelah melakukan analisa dan evaluasi dari hasil wawancara dan observasi pada PT. Tiga Putra Adhi Mandiri, penulis menemukan beberapa permasalahan pada fungsi penjualan perusahaan dalam bentuk "Kondisi" yang sebenarnya terjadi di perusahaan yang akan dibandingkan dengan "Ktiteria" yang seharusnya dilaksanakan, lalu "Sebab" yang menjadi permasalahan, "Akibat" yang ditimbulkan oleh permasalahan tersebut serta "Rekomendasi" perbaikan
yang seharusnya dilakukan untuk mengatasi
permasalahan yang akan membantu pihak manajemen perusahaan dalam memperbaiki sistem yang ada dalam fungsi penjualan PT. Tiga Putra Adhi Mandiri.
47
Laporan hasil pemeriksaan atau audit operasioal atas fungsi penjualan pada PT. Tiga Putra Adhi Mandiri antara lain: 1. Perusahaan tidak memiliki kebijakan dan prosedur secara tertulis. Kondisi
: Di dalam perusahaan tidak memiliki kebijakan dan prosedur yang mendukung aktivitas penjualan secara tertulis.
Kriteria
: Kebijakan dan prosedur tertulis sangat diperlukan dalam aktivitas penjualan karena merupakan dasar dari seluruh aktivitas penjualan.
Sebab
: Hal ini terjadi dikarenakan perusahaan masih kurang menganggap pentingnya kebijakan dan prosedur secara tertulis,
bahkan
perusahaan
lebih
sering
menyampaikannya secara lisan. Akibat
: Tidak adanya kebijakan dan prosedur penjualan secara tertulis, akan menyebabkan kurangnya komunikasi dan memungkinkan timbuolnya tindakan-tindakan yang tidak diinginkan seperti penggelapan dan manipulasi oleh pihak yang tidak bertanggung jawab dan akan sangat merugikan perusahaan.
Rekomendasi
: Perusahaan harus menyadari pentingnya kebijakan dan prosedur penjualan secara tertulis dibandingkan dengan memberitahukannya
secara
lisan.
Dengan
membuat
kebijakan dan prosedur secara tertulis, akan mengurangi masalah yang timbul akibat kurangnya komunikasi antar bagian dalam perusahaan mengenai aktivitas penjualan. 2. Adanya bagian lain yang melakukan aktivitas penjualan. Kondisi
: Aktifitas penjualan tidak hanya dilakukan oleh bagian penjualan tetapi ada bagian lain yang melakukan kegiatan penjualan.
48
Kriteria
: Setiap bagian perusahaan memiliki tugas dan wewenang tersendiri sehingga dapat bekerja maksimal sesuai dengan tanggung
jawabnya.
Hal
ini
dilakukan
untuk
mengantisipasi adanya kecurangan yang dilakukan oleh pihak-pihak tertentu. Sebab
: Perusahaan tidak memiliki job description secara tertulis.
Akibat
: Terjadinya kegiatan penjualan yang tidak sesuai dengan kebijakan/prosedur perusahaan, seperti kecurangan yang memakai harga tidak resmi yang akan mengakibatkan perusahaan merugi.
Rekomendasi
: Perusahaan sebaiknya memiliki daftar uraian tugas secara formal dan menjalin komunikasi dengan baik antara pihak terkait. Menempatkan sumber daya yang kompeten yang dapat mengawasi kegiatan penjualan.
3. Pelanggan tidak diberikan sanksi atas keterlambatan pelunasan piutang. Kondisi
: Pelanggan yang telat melakukan pembayaran tidak dikenakan sanksi oleh perusahaan. Perusahaan akan terus melakukan penagihan secara baik-baik. Pelanggan akan ditelepon secara baik melalui telepon.
Kriteria
:
Seharusnya
perusahaan
memberikan
sanksi
bagi
pelanggan yang pembayarannya tidak lancar sehingga pelanggan membayar piutangnya tepat waktu sesuai dengan kesepakatan yang telah disepakati. Sebab
: Keterlambatan pembayaran terjadi karena arus kas pelanggan sedang tidak stabil. Karena itu, perusahaan hanya melakukan penagihan secara baik-baik dan tidak memberikan sanki apapun kepada pelanggan, kecuali apabila pelanggan sudah menunggak dalam waktu lebih dari 6 bulan. Hal tersebut disebabkan oleh rasa percaya
49
kepada pelanggan yang sudah bekerja sama dan menjalin hubungan yang baik dengan pelanggan. Akibat
: Tidak adanya sanksi bagi pelanggan yang telat membayar
dapat
mengakibatkan
pelanggan
terus
melakukan pemesanan dan mengundur waktu pembayaran piutangnya. Hal ini semakin lama akan mengganggu arus kas perusahaan. Rekomendasi
: Perusahaan sebaiknya menetapkan suatu kebijakan terkait masalah pelunasan.
4. Perusahaan tidak memiliki nomor urut tercetak di faktur dan juga surat jalan Kondisi
: Perusahaan sampai saat ini masih belum memiliki nomor urut tercetak di faktur penjualan dan juga surat jalan
Kriteria
: Nomor urut diperlukan agar setiap dokumen perusahaan terhindar dari kesalahan, misalnya tertukar. Nomor urut tercetak juga dapat menghindari terjadinya penggandaan dan juga dapat memudahkan perusahaan dalam pencarian dokumen apabila diperlukan.
Sebab
: dokumen perusahaan adalah suatu bukti transaksi penting yang perlu diperhatikan. bukti tersebut akan memberikan kenyataan
yang
terjadi
dalam
proses
operasional
perusahaan, khususnya di sini fungsi penjualan. Akibat
: Tidak adanya nomor urut tercetak dapat memperbesar hilangnya dokumen oleh karyawan. Jika dokumen tersebut hilang, maka kemungkinannya order pelayan tidak terpenuhi. Selain itu, pencatatan nomor urut secara manual dapat
mengakibatkan
kesalahan
yang
cukup
fatal,
misalnya penomoran ganda dan terdapat nomor urut yang terlewat. Rekomendasi
: Mengingat pentingnya nomor urut tercetak pada setiap form transaksi , maka saran penulis hendaknya perusahaan
50
membuat atau mewajibkan adanya nomor urut di setiap form atau dokumen yang mendukung proses penjualan sehingga
dapat
berjalan
dengan
mengurangi terjadinya kecurangan.
baik
dan
dapat
51
4.1.2.5 Usulan Flowchart Penjualan Kredit Flowchart Usulan Penjualan Kredit Pt. Tiga Putra Adhi Mandiri Customer
Bagian Penjualan
Surat Permintaan Barang
Daftar Pesanan
Start
Membuat Surat Permintaan Barang
Menelepon / Datang Langsung
Bagian Gudang
Bagian Pengiriman
Bagian Keuangan
B
D
A
Dengan Barangnya
SOPK 1
Surat Jalan
Data Barang yang Dipesan
Mengecek Persediaan
Membuat Faktur Surat Permintaan Barang
Data Persediaan yang Dipesan
Daftar Pesanan
Mengecek Kesamaan dan Mengirim Barang
Faktur 1 Faktur 2 Faktur 3
Data Persediaan yang Dipesan
C
SOPK 3
Dengan Barangnya
Faktur 4
Faktur 2 Membuat Surat Order Penjualan Kredit (SOPK)
Update Data Barang
Surat Jalan
Membuat Laporan Keuangan
E A
SOPK 1
Data Barang yang Dipesan
SOPK 2
Dengan Barangnya
SOPK 3 SOPK 4
Laporan Keuangan Dengan Barangnya
Surat Jalan Arsip
Faktur 3 End
E
F
D
Membuat Surat Jalan
B
Phase
Surat Jalan
Flowchart 3- Usulan Penjualan Kredit
C F
52
Prosedur Penjualan : 1. Customer memesan barang dengan menelepon ataupun datang langsung. Setelah deal, bagian penjualan akan membuat surat permintaan barang yang ditujukan kepada bagian gudang untuk mengecek ketersediaan barang. 2. Setelah diketahui barang yang dipesan customer dalam status ready, bagian penjualan membuat Surat Order Penjualan Kredit (SOPK) yang terdiri dari 4 rangkap, dimana: a. Rangkap 1
: untuk bagian keuangan
b. Rangkap 2
: untuk bagian penjualan
c. Rangkap 3
: untuk bagian gudang
d. Rangkap 4
: untuk arsip
3. Bagian keuangan membuat faktur penjualan rangkap 4, dimana: a. Rangkap 1
: untuk bagian keuangan
b. Rangkap 2
: untuk pelanggan
c. Rangkap 3
: untuk bagian penjualan
d. Rangkap 4
: untuk arsip
4. Bagian penjualan membuat surat jalan setelah menerima faktur dari bagian keuangan untuk proses pengiriman barang ke customer. 5. Bagian pengiriman memastikan bahwa tidak ada barang yang salah dengan melakukan pengecekan antara surat jalan dengan barang lalu melakukan pengiriman kepada customer.
4.2
Pembelian
4.2.1
Tahapan Audit Operasional Pembelian Sebelum dilakukannya audit operasional, diperlukkan tahapan kerja audit, yaitu: 1. Survey Pendahuluan Aktivitas ini dilakukan dengan tujuan mendapatkan informasi umum mengenai perusahaan serta mengenai kegiatan operasinal perusahaan khususnya pada fungsi pembelian. 2. Pengujian Sistem Pengendalian Manajemen
53
Tujuan dilakukannya pengujian terhadap sistem pengendalian manajemen adalah untuk mengidentifikasi kelemahan sistem pengendalian internal perusahaan dan menilai efektifitas pengendalian manajemen dalam mendukung pencapaian tujuan perusahaan. 3. Pengembangan Hasil Temuan Audit Rinci Pada tahap ini bukti-bukti yang telah dikumpulkan diolah dan dianalisa sehingga FAO (Finding Audit Objective) yang ada dikembangkan menjadi suatu temuan audit, serrta menetapkan unsur-unsur temuan berupa kondisi, kriteria, sebab, akibat dan rekomendasi.
4.2.1.1 Survei Pendahuluan Agar suatu audit dapat dilaksanakan dengan baik dan benar, maka penulis harus memahami terlebih dahulu lingkungan yang akan diaudit. Oleh karena itu dilakukan survey pendahuluan untuk memperoleh pemahaman atas latar belakang perusahaan dan mengumpulkan berbagai informasi yang diperlukan dalam kegiatan audit operasional. Selain itu juga untuk mengetahui secara jelas mengenai gambaran aktifitas fungsi pembelian pada PT. Tiga Putra Adhi Mandiri. Pelaksanaan survey pendahuluan atas fungsi pembelian: 1. Melakukan survei langsung ke PT. Tiga Putra Adhi Mandiri untuk memperoleh data-data yang bermanfaat dalam pelaksanaan audit operasional. 2. Melakukan wawancara dengan bagian pembelian untuk mengetahui kebijakan dan prosedur yang diterapkan dan juga demi memperoleh data-data yang akurat. 3. Membuat daftar pertanyaan tertulis mengenai aktifitas pembelian dalam perusahaan, kemudian mengajukan dafar pertanyaan tersebut kepada pihak yang terkait dengan aktifitas pembelian perusahaan. 4. Mengumpulkan dokumen pencatatan dari transaksi penjualan yang terjadi dalam perusahaan, kemudian menelusuri asal usul dokumen pencatatan tersebut untuk mengetahui apakah pencatatan tersebut telah sesuai dengan prosedur yang berlaku.
54
5. Melakukan
observasi
langsung
terhadap
proses
terjadinya
aktifitas
pembelian.
4.2.1.2 Pengujian Atas Sistem Pengendalian Manajemen Fungsi Pembelian Setelah melakukan survey pendahuluan dan telah mendapatkan gambaran serta informasi mengenai kondisi dan kegiatan perusahaan maka tahap selanjutnya adalah melakukan sistem evaluasi sistem pengendalian internal atas fungsi pembelian. Tujuannya adalah untuk mempermudah dan memperjelas pemahaman atas data yang di dapat. Evaluasi ini dilakukan dengan cara wawancara langsung dengan pihak terkait fungsi pembelian, observasi langsung, dan menggunakan kuesioner yang akan secara langsung ditanyakan kepada pihak terkait. Kuesioner berisi pertanyaan umum yang bersifat objektif dan disertai jawaban singkat untuk memastikan mengenai keberadaan pengendalian internal yang ada. Jawaban yang nantinya diperoleh akan memberikan gambaran mengenai kekuatan pengendalian yang terdapat pada PT. Tiga Putra Adhi Mandiri, khususnya pengendalian pada fungsi pembelian. Kelemahan-kelemahan yang ditemukan pada fungsi pembelian akan penulis evaluasi dan memberikan rekomendasi tas kelemahan fungsi pembelian. Berikut adalah daftar pertanyaan. Setelah dilakukan audit terhadap pengendalian perusahaan atas fungsi pembelian, berdasarkan jawaban yang diperoleh maka diperoleh beberapa kelemahan pada pelaksanaan pengendalian atas fungsi pembelian, yaitu: 1. Perusahaan tidak memiliki deskripsi fungsi pekerjaan karyawan secara tertulis. 2. Prosedur penjualan diinformasikan secara lisan kepada setiap bagian karena perusahaan tidak memiliki prosedur pembelian secara tertulis. 3. Perusahaan tidak menggunakan pesanan pembelian secara khusus, namun hanya dituliskan di memo perusahaan.
55
4. Adanya keterlambatan penerimaan barang dari pemasok, karena barang yang diinginkan oleh perusahaan mengalami gagal produksi atau tidak sesuai standar (masalah dari sisi pemasok).
4.2.1.3 Audit Rinci Atas Fungsi Pembelian 1. Audit Atas Prosedur Permintaan Pembelian Tujuannya untuk mengetahui apakah prosedur permintaan pembelian telah dilakukan dengan benar sehingga proses permintaan pembelian dapat berjalan dengan efektif dan efisien. Prosedur audit: a. Memeriksa dan memastikan bahwa bagian yang melakukan permintaan pembelian menyertai formulir permintaan barang. b. Memeriksa dan memastikan apakah formulir permintaan barang diperiksa dan diotorisasi oleh bagian berwenang yang bersangkutan kemudian diarsipkan. c. Memeriksa apakah permintaan pembelian yang dilakukan sesuai dengan kebutuhan yang ada. d. Memeriksa apakah perusahaan mengalami keterlambatan pengiriman dari pemasok atau supplier. e. Melihat apa saja yang menjadi alasan untuk melakukan permintaan pembelian. Hasil audit: Berdasarkan hasil pemeriksaan yang dilakukan, bagian gudang melakukan permintaan pembelian secara lisan dengan mengkonfirmasi langsung kepada bagian pembelian barang. Permintaan pembelian sudah dilakukan sesuai kebutuhan karena pembelia hanya dilakukan jika stok barang sudah sedikit. Keterlambatan pengiriman sering terjadi jika barang dari pihak pemasok atau supplier mengalami keterlambatan dalam proses produksi. Dari hasil observasi penulis, alasan perusahaan melakukan pembelian yaitu untuk persediaan untuk kebutuhan perusahaan melakukan perdagangan.
56
2. Audit Atas Permintaan Penawaran Harga Tujuannya untuk menilai apakah bagian pembelian melakukan prosedur penawaran harga dengan baik sehingga dapat mencapai harga pembelian yang semurah mungkin bagi perusahaan. Prosedur audit: a. Memeriksa apakah pada saat melakukan penawaran harga bagian pembelian menyertakan formulir permintaan penawaran harga. b. Memeriksa apakah bagian pembelian melakukan penawaran harga kepada pemasok dan memilih pemasok yang menawarkan harga dan kualitas barang yang lebih baik untuk perusahaan. c. Memeriksa apakah bagian pembelian melakukan update harga dari pemasok baik yang telah berlangganan ataupun yang tidak guna mendapatkan informasi harga pasaran. d. Memeriksa apakah permintaan penawaran harga selalu dilakukan setiap ada permintaan pembelian. Hasil audit: Berdasarkan pemeriksaan yang dilakukan atas penawaran harga, sebelum melakukan pembelian biasanya bagian pembelian tidak menyertakan formulir penawaran harga tetapi pihak perusahaan melakukan penawaran harga secara lisan. Bagian pembelian hanya melakukan penawaran harga langsung kepada pabrik kabel dengan merek tertentu guna mendapatkan harga yang paling bagus dan murah. Permintaan penawaran harga selalu dilakukan di setiap transaksi pembelian. 3. Audit Atas Prosedur Pemesanan Pembelian Tujuannya untuk melihat apakah perusahaan telah melakukan proses pemesanan pembelian secara efektif dan efisien. Prosedur audit: a. Memeriksa setiap melakukan pesanan pembelian selalu dilengkapi dengan formulir tertulis pemesanan pembelian yang sudah diotorisasi oleh pejabat yang berwenang dan akan diarsipkan.
57
b. Memriksa apakah pemesanan pembelian sesuai dengan permintaan pembelian dengan membandingkan permintaan pembelian dengan Purchase Order (PO). c. Memeriksa apakah ada memo atau surat yang dapat membuktikan bahwa kegiatan pemesanan pembelian benar dilakukan. Hasil audit: Berdasarkan pemeriksaan yang dilakukan, tidak semua pembelian dilakukan dengan melakukan pengisian formulir pemesanan pembelian, biasanya pembelian dilakukan dengan mengkonfirmasi harga barang dengan telepon dan mengirimkan memo pembelian dengan faximile. Setelah dibandingakan permintaan pembelian dengan PO tidak ada pembelian yang tidak sama, karena barang yang selalu dibeli oleh perusahaan merupakan barang dagang yang stoknya sudah menipis. Pemesanan pembelian telah benar dilakukan terbukti karena terdapat memo pembelian perusahaan yang diarsipkan dan dicap serta ditandatangani oleh pihak berwenang dalam perusahaan.
4. Audit Atas Transaksi Pembelian Tujuannya untuk mengetahui efektifitas dan efisiensi pelaksanaan transaksi pembelian yang dilakukan oleh perusahaan. Prosedur audit: a. Melihat apakah perusahaan menentukan jumlah pesanan ekonomis setiap kali melakukan proses pembelian. b. Memeriksa apakah
perusahaan
pernah
mengalami
keterlambatan
penerimaan barang dari pemasok dan dampaknya terhadap kegiatan operasional perusahaan c. Memeriksa apakah PO yang di faximile ke pemasok telah dikonfirmasi ulang melalui telepon untuk memastikan pemasok telah menerima PO dari perusahaan.
58
d. Memeriksa apakah perusahaan memiliki kebijakan mengenai persediaan minimal perusahaan. Hasil audit: Berdasarkan peeriksaan yang dilakukan, jumlah pembelian selalu diusahakan mencukupi untuk dijual kembali namun sering terjadi penumpukan persediaan. Keterlambatan
penerimaan
barang
sering
terjadi
dikarenakan
masalah
terlambatnya proses produksi oleh pemasok dan lalu lintas Jakarta yang hampir setiap hari selalu terdapat kemacetan lalu lintas. Hal ini tidak terlalu berdampak bagi perusahaan karena perusahaan selama ini selalu memiliki persediaan stok barang yang mencukupi untuk dijual ke pasar umum. Namun terkadang pelanggan agak kecewa bila barang yang diminta oleh pelanggan ternyata habis dan belum diproduksi kembali oleh pemasok. Bagian pembelian selalu melakukan konfirmasi ulang setelah mengirimkan PO ke pemasok, sehingga jelas bahwa PO yang dikirimkan perusahaan kepada pemasok telah diterima dan dapat dibaca dengan jelas. Perusahaan tidak memiliki kebijakan minimal persediaan.
5. Audit Atas Prosedur Penerimaan Barang Tujuannya untuk menilai keefektifan prosedur penerimaan barang yang dilakukan perusahaan dalam upaya meningkatkan pengendalian internal perusahaan. Prosedur audit: a. Melakukan pemeriksaan pada barang yang diterima dari pemasok apakah sudah sesuai dengan yang dipesan oleh perusahaan dengan memeriksa PO dan invoice dari pemasok atau supplier. b. Memastikan bagian penerimaan menandatangani surat DO (Delivery Order) dari pemasok untuk menyatakan bahwa barang sudah diterima. c. Memeriksa bahwa dokumen yyang terkait dengan penerimaan barang telah diotorisasi oleh pihak berwenang dan diberikan kepada pihak yang terkait untuk diarsipkan.
59
d. Memeriksa dan memastikan apakah hanya bagian gudang yang melakukan penerimaan barang dari pemasok. Hasil audit: Berdasarkan pemeriksaan yang dilakukan, barang yang dikirim oleh pemasok sudah sesuai dengan PO yang dibuat oleh perusahaan. DO ditandatangani dan dicap perusahaan setelah bagian penerimaan barang selesai mengecek barang yang dikirim. Semua dokumen terkait telah diarsip oleh bagian pembelian. Dalam hal penerimaan barang, ditemukan bahwa bagian pembelian juag melakukan penerimaan barang yang dikirim dari pemasok.
6. Audit Atas Pencatatan Hutang Tujuannya adalah untuk menilai apakah pencatatan untuk pembayaran hutang telah dicatat dengan benar dan sesuai dengan ketentuan akuntansi dan apakah sudah efektif untuk perusahaan. Prosedur audit: a. Memeriksa dan memastikan apakah pengeluaran kas untuk pembayaran hutang sudah dicatat pada akun yang benar. b. Memeriksa dan memastikan apakah pencatatan hutang sesuia dengan jumlah yang tertulis di faktur dari pemasok. c. Memeriksa dan memastikan apakah dokumen-dokumen dan bukti yang bersangkutan dengan pembayaran dilampirkan dengan jumlah yang sesuai. d. Memeriksa dan memastikan apakah laporan pencatatan hutang dibuat dan diperiksa secara rutin oleh pihak yang berwenang dalam perusahaan. Hasil audit: Berdasarkan pemeriksaan yang dilakukan, wakil direktur membuat suatu buku catatan untuk mencatat jumlah hutang kepada pemasok beserta tanggal terjadinya transaksi. Pencatatan hutangpun sudah dicatat sesuai dengan jumlah yang tertera di faktur milik pemasok. Pembayaran dilakukan tepat waktu sesuai dengan tanggal jatuh tempo. Setelah pembayaran dilakukan, pihak penagih dari
60
sisi pemasok akan datang ke perusahaan untuk menyerahkan dokumen-dokumen yang berkaitan (seperti tanda telah melakukan pembayaran). Pembukuan hutang perusahaan selalu diperiksa oleh direktur dan wakil direktur, karena jumlah piutang perusahaan akan menjadi acuan untuk pembayaran hutang perusahaan kepada pemasok. Pembayaran hutang selalu dilakukan oleh direktur sendiri atau jika direktur sedang berhalangan, maka wakil direktur akan mengantikan tugas direktur tentunya dengan surat kuasa yang ditandatangani oleh direktur.
4.2.1.4 Hasil Penelitian Audit Operasional Pada Fungsi Pembelian Setelah melakukan analisa dan evaluasi dari hasil wawancara dan observasi pada PT. Tiga Putra Adhi Mandiri, penulis menemukan beberapa permasalahan pada fungsi pembelian perusahaan dalam bentuk "Kondisi" yang sebenarnya terjadi di perusahaan yang akan dibandingkan dengan "Ktiteria" yang seharusnya dilaksanakan, lalu "Sebab" yang menjadi permasalahan, "Akibat" yang ditimbulkan oleh permasalahan tersebut serta "Rekomendasi" perbaikan
yang seharusnya dilakukan untuk mengatasi
permasalahan yang akan membantu pihak manajemen perusahaan dalam memperbaiki sistem yang ada dalam fungsi pembelian PT. Tiga Putra Adhi Mandiri. Laporan hasil pemeriksaan atau audit operasioal atas fungsi pembelian pada PT. Tiga Putra Adhi Mandiri antara lain: 1. Permintaan pembelian dan pesanan pembelian dilakukan secara lisan Kondisi
: Bagian gudang melakukan permintaan pembelian secara lisan kepada bagian pembelian atas barang-barang yang stoknya sudah sedikit. Tidak dibuatnya dokumen yang menyatakan adanya permintaan pembelian barang dagang dari pihak gudang.
Kriteria
: Seharusnya dalam prosedur permintaan pembelian harus dibuat dokumen yang resmi, misalnya surat permintaan pembelian yang ditandatangani oleh kepala gudang. Tujuannya agar bagian pembelian mempunyai bukti tertulis
61
mengenai adanya suatu permintaan penambahan persediaan barang dagang oleh pihak gudang. Sebab
: Perusahaan berangapan dokumen permintaan pembelian tidak perlu dilakukan, karena menurut perusahaan lebih praktis secara lisan daripada harus membuat dokumen permintaan persediaan terlebih dahulu.
Akibat
: Bila perusahaan tidak memiliki dokumen permintaan pembelian secara tertulis pada proses pembelian, akan cenderung
menimbulkan
masalah
dikemudian
hari.
Misalnya, pada suatu saat perusahaan tidak mendapatkan produk yang diinginkan, maka tindak lanjutnya perusahaan akan
mengalami
kesulitan
karena
tidak
terdapatnya
bukti/dokumen tertulis yang telah diotorisasi oleh pihak yang bersangkutan. Rekomendasi
: Sebaiknya perusahaan membuat kebijakan/peraturan untuk membuat dokumen tertulis dalam hal ini, dokumen permintaan pembelian yang ditandatangani dan diotorisasi oleh pihak yang berkepentingan, misalnya kepala gudang, agar kedepannya jika terdapat masalah dengan pembelian, perusahaan dapat komplain kepada pihak yang terkait.
2. Penerimaan barang juga dilakukan oleh bagian pembelian Kondisi
: Barang yang dikirim dari pemasok, diterima juga oleh bagian pembelian. Bagian pembelian memeriksa fisik barang berdasarkan dengan surat jalan dan PO yang ada. setelah mengecek kondisi kualitas barang yang dikirim, barang akan disimpan di gudang oleh bagian gudang.
Kriteria
: Bagian pembelian harus terpisah dari bagian penerimaan barang. Bagian pembelian hanya bertugas melakukan transaksi pembelian. Bagian yang seharusnya menerima barang adalah bagian gudang.
62
Sebab
:
Direktur
perusahaan
berangapan
bahwa
bagian
pembelian yang melakukan pemesanan akan lebih tahu mengenai kualifikasi barang yang dikirim oleh pemasok Akibat
: Ketidakefisienan dalam proses bekerja. hal ini terbukti bahwa bagian pembelian mengalami kesulitan dan kekurangan waktu bekerja, akibat memeriksa barang yang dikirim oleh pemasok yang seharusnya diperiksa oleh bagian gudang.
Rekomendasi
: Sebaiknya penerimaan barang diserahkan kepada bagian gudang. Bagian pembelian cukup menyerahkan PO kepada bagian
gudang
agar
lebih
memudahkan
dalam
mencocokan barang apakah sama list di PO dengan list di surat jalan. setelah mengecek kualifikasi barang, bagian gudang memberitahukan kepada bagian pembelian kalau barang yang dikirim sudah benar dan diterima dengan baik.
63
4.2.1.5 Usulan Flowchart Pembelian Flowchart usulan Pembelian PT. Tiga Putra Adhi Mandiri Bagian Gudang
Bagian Pembelian
Supplier
Purchase Order
Start
B
List Barang Restock
Mengirimkan List Barang Yang Harus Di Restock
Membuat Faktur Dan Surat Jalan
Menelepon Supplier Untuk Menanyakan Ketersediaan Barang Dan Harga
Faktur Dan Surat Jalan
List Barang Restock Tidak
Faktur Dan Surat Jalan
Melakukan Pembayan Jatuh Tempo
Ya Mengirim Barang Beserta Faktur & Surat Jalan
End
A
Bagian Keuangan
Membuat Purchase Order
Uang Atau Bukti Pembayaran
C Mengecek Kesamaan PO dan Faktur dari Supplier
A Purchase Order Faktur Lunas
Laporan Penerimaan Barang
Menyimpan Barang Di Gudang Dan Stock Opname
C Faktur Dan Surat Jalan
Uang Atau Bukti Pembayaran
Membuat Faktur Lunas
Membuat Laporan Pembelian
B
Faktur Lunas
Laporan Stock Barang Dagang
Laporan Pembelian
A
Phase
End
Flowchart 4 - Usulan Pembelian
64
Prosedur Pembelian: 1. Bagian gudang mengkonfirmasi bagian pembelian apabila terdapat persediaan yang harus di restock 2. Bagian pembelian akan menelepon supplier untuk menanyakan ketersediaan barang beserta harganya, setelah deal maka bagian pembelian akan membuat purchase order yang akan dikirim melalui fax kepada supplier. 3. Setelah barang dikirim oleh supplier,bagian gudang akan menerima dan mengecek kesesuaian barang sebelum disimpan di gudang penyimpanan. Bagian gudang juga harus melakukan stock opname untuk mengetahui jumlah fisik dari persediaan perusahaan. 4. Sales dari supplier akan datang ke perusahaan menagih transaksi pembelian yang telah dilakukan, dengan membawa faktur asli dari transaksi pembelian. 5. Bagian keuangan melakukan pembayaran sesuai dengan jumlah transaksi dan membuat laporan transaksi pembelian.
