PERENCANAAN STRETEGI, SISTEM, DAN TEKNOLOGI INFORMASI PADA PT. TIGA PUTRA ADHI MANDIRI DENGAN METODE ENTERPRISE ARCHITECTURE
Antonius Chandra 1201000703 Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia 11530
Steven Luveria Soritua Manullang 1201003705 Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia 11530
Dharmadi Wijaya 1200998776 Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia 11530
Abstrak Dalam upaya menjadikan sebuah perusahaan berkembang, antara strategi, bisnis, dan teknologi harus saling terhubung agar dapat mendukung operasional dan tujuan-tujuan yang akan diinginkan perusahaan. TUJUAN PENELITIAN ialah menyelaraskan antara strategi, bisnis, dan teknologi perusahaan untuk mendukung operasional dan tujuan-tujuan yang ingin dicapai perusahaan. METODE PENELITIAN menggunakan enterprise architecture dengan menggunakan referensi buku-buku yang membahas enterprise architecture, melakukan survei ke perusahaan secara langsung, lalu melakukan evaluasi secara keseluruhan terhadap sistem dan teknologi yang ada pada perusahaan. HASIL YANG DICAPAI, penulisan skripsi ini menghasilkan penyelarasan dalam strategi, bisnis, dan teknologi perusahaan dalam membantu mencapai tujuannya. SIMPULAN dari penulisan skripsi ini adalah metode enterprise architecture, penelitian ini membantu perusahaan dalam menganalisis strategi yang diperlukan, membenahi proses bisnis menjadi lebih baik, dan perencanaan penggunaan SI/TI yang akan mendukung operasional perusahaan secara keseluruhan.
1. Pendahuluan Perkembangan industri penyediaan kabel saat ini telah berkembang menjadi industri yang cukup besar dan memiliki prospek yang sangat baik di dalam dunia bisnis saat ini. Industri kabel ini akan terus berkembang selama Negara Indonesia telah menjadi Negara maju dan jika selama proses R&D (Research & Development), perusahaan terus melakukan inovasi. Inovasi yang dapat dilakukan perusahaan seperti paket pembelian kabel. Dapat disimpulkan
bahwa peluang bisnis dalam penyediaan kabel ini sangatlah besar karena kondisi pasar yang memungkinkan untuk terus berkembang. PT. Tiga Putra Adhi Mandiri merupakan perusahaan distribusi di bidang persediaan kabel. Perusahaan ini memiliki pemasok dari beberapa distributor. Perusahaan ini berdiri pada tahun 1995 dan mulai berkembang pada tahun 1997. Perusahaan ini memulai penjualan kabel dengan sistem distribusi. PT. Tiga Putra Adhi Mandiri memasarkan produknya ke pabrik – pabrik di Jakarta, pengembangan dan small-trader (toko-toko) di Jakarta. Produk yang dipasarkan adalah kabel listrik dengan berbagai tipe dan ukuran. Perusahaan ini memiliki produk dengan tingkat penjualan yang tinggi di pasaran sehingga membuat perusahaan ini menjadi terkenal karena produknya yang memiliki kualitas yang baik. Berdasarkan uraian di atas, maka akan dibahas tentang perencanaan strategi sistem dan teknologi informasi dengan judul “Perencangan Strategi,Operasi, dan Teknologi pada PT.Tiga Putra Adhi Mandiri dengan metode Enterprise Architecture” dengan menganalisis strategi bisnis, sistem dan teknologi informasi pada perusahaan, sehingga dapat menghasilkan perencanaan strategi sistem dan teknologi informasi yang baik.
2. Methodology Pembatasan ruang lingkup sistem dan teknologi informasi dalam proyek ini mencakup Pembelian, Penjualan, Persediaan pada PT.Tiga Putra Adhi Mandiri dengan menggunakan metode enterprice architecture.
pembahasan yang dilakukan meliputi sebagai berikut : -
Strategi
-
Bisnis
-
Teknologi
2.1. Strategi Strategi merupakan bagian yang sangat penting yang diperlukan oleh perusahaan untuk mencapai visi yang sudah ditentukan. Strategi yang dibuat harus disesuaikan dengan bisnis dan teknologi yang ada di dalam perusahaan. PT. Tiga Putra Adhi Mandiri menetapkan beberapa strategi yang diperlukan untuk mencapai visi perusahaan itu sendiri, yaitu: 1. Meningkatkan produktifitas karyawan. 2. Membangun sistem dan teknologi informasi yang saling terintegrasi untuk menciptakan efektifitas dan efisiensi dalam kegiatan operasional perusahaan.. 3. Meningkatkan kepuasan pelaggan dengan menjaga kualitas produk dan pelayanan yang diberikan kepada pelanggan. 4. Meningkatkan
hubungan
baik
pelanggan
dengan
membangun CRM. 5. Menjaga stok barang agar tidak kehilangan pelanggan dan mempercepat waktu proses penjualan barang.
Adapun Sasaran Strategi yang diusulkan agar Perusahaan dapat bersaing untuk 3 tahun ke depan : Strategi Untuk Tahun Pertama -
Memberikan harga khusus kepada pelanggan baru dan pelanggan yang melakukan repeat order pada jumlah tertentu dan melakukan penjualan murah terhadap barang lama.
-
Bekerjasama dengan pemasok dalam mendapatkan harga lebih murah dan menawarkan produk-produk baru yang sedang tren saat ini.
-
Menghilangkan bagian sales, menggabungkannya ke divisi penjualan, dan menambah bagian marketing dibawah divisi penjualan.
-
Memberikan penalti kepada pelanggan yang sudah melewati batas waktu pembayaran yang telah disepakati.
-
Memperbaiki proses bisnis sehingga dapat memajukan perusahaan. Strategi Untuk Tahun Kedua
-
Melakukan evaluasi dan perbaikan sistem informasi agar mampu mempertahankan dan meningkatkan penjualan perusahaan.
-
Memberikan pelatihan kepada karyawan untuk meningkatkan kemampuan dalam setiap divisi dan bagian.
-
Memberikan penghargaan kepada karyawan yang berprestasi dan teladan.
-
Meningkatkan keamanan sistem informasi dalam perusahaan.
-
Menjaga dan meningkatkan kualitas barang serta pelayanan dalam penjualan, pengiriman, dan berupaya untuk mendapat kepercayaan dari pelanggan sebagai perusahaan suku cadang yang terpercaya. Strategi Tahun Ketiga
-
Membuat sistem yang saling terintegrasi antara perusahaan dengan toko eceran.
-
Membangun CRM (customer relationship management) kedalam bentuk sebuah website.
-
Meningkatkan keragaman produk yang dapat bersaing dengan produsen yang lainnya.
-
Membatu masyarakat yang tertimpa bencana alam sebagai bentuk kepedulian sosial, dan memberikan kelonggaran kepada pelanggan yang terkena dampak bencana.
2.2. Proses Bisnis Berikut ini merupakan gambaran proses bisnis yang sedang berjalan pada PT. Tiga Putra Adhi Mandiri.
Keterangan: 1.
Pelanggan menelpon untuk memesan barang.
2.
Bagian manager mengangkat telpon dan menanyakan pada bagian stok mengenai stok barang.
3.
Bagian stok akan mengecek barang persediaan masi ada atau tidak.
4.
Jika barang yang di inginkan tersedia maka bagian stok akan mengkonfirmasikan pada manager.
5.
Manager akan mengkonfirmasikan pada Pelaggan.
6.
Manager akan menyuruh bagian penjualan untuk membuat faktur penjualan.
7.
Bagian penjualan membuat faktur dan surat jalan.
8.
Memberikan faktur dan surat jalan kepada kepala gudang.
9.
Kepala gudang akan mengeluarkan barang sesuai dengan faktur dan surat jalan.
10.
Kepala gudang memberikan surat jalan ke bagian pengiriman.
11.
Kepala gudang memberikan faktur ke bagian kolektor.
12.
Bagian pengiriman akan mengirim barang ke pelanggan.
13.
Jika ada barang tidak sesuai atau rusak maka pelanggan akan mengembalikan ke bagian pengiriman.
14.
Jika barang sesuai bagian kolektor akan memberikan faktur penjualan.
15.
Pelanggan akan melakukan pembayaran berupa giro atau cash atau berkas transfer ke bagian kolektor.
16.
Bagian kolektor akan memberikan pembayaran ke direktur.
17.
Direktur akan memberikan ke bagian keuangan untuk di catat.
18.
Bagian keuangan akan memberikan konfirmasi barang sudah diterima untuk di kurangi stoknya.
19.
Jika stok sudah menipis maka bagian stok akan memberitahu kepada direktur bahwa stok kurang
20.
Direktur akan menyuruh bagian pembelian untuk membeli barang kepada supplier.
21.
Bagian pembelian akan memesan melalui telpon ke supplier.
22.
Jika barang tiba dari supplier maka akan di cek oleh kepala gudang sesuai dengan surat jalan dan faktur.
23.
Jika sesuai maka pengirim dari supplier akan menemui direktur untuk menyerahkan faktur tagihan.
24.
Direktur akan menandatangani dan memberikan stampel pada faktur pembelian dan menyerahkan faktur pembelian kepada bagian keuangan.
25.
Bagian keuangan akan membuka giro atau cash untuk membayar.
26.
Jika sudah maka bagian pembelian akan memberikan laporan pembelian ke bagian stok untuk di tambahkan ke buku stok.
27.
Jika barang penjualan sudah terkirim maka bagian penjualan akan memberikan laporan ke bagian stok untuk di kurangi.
28.
Jika laporan sudah di terima maka faktur penjualan dan pembelian aka di berikan ke bagian akuntansi untu di buat laporan pajak.
29.
Laporan pajak akan di serahkan ke direktur.
2.3. Teknologi Berikut ini merupakan gambaran System Communication Diagram pada PT. Tiga Putra Adhi Mandiri.
3. Kesimpulan
Berdasarkan lingkup enterprise architecture menunjukan bahwa strategi yang ditetapkan perusahaan masih dapat digunakan sebagai acuan dalam menjalankan perusahaan, namun perusahaan harus memperbaiki proses bisnis yang sedang berjalan dan meningkatkan pemanfaatan SI/TI yang dapat mendukung proses bisnis perusahaan untuk dapat mencapai strategi yang sudah ditetapkan, dimana sistem yang diusulkan sebelumnya adalah membuat sistem
aplikasi
pembelian,
penjualan,
dan
persediaan
tetapi
tidak
mengeluarkan biaya yang cukup besar.
4. DAFTAR PUSTAKA Bernard, S. A. (2005). An Introduction to ENTERPRISE ARCHITECTURE (2nd ed.). United States of America: AuthorHouse. Jogiyanto. (2005). Sistem Teknologi Informasi (2nd ed.). Yogyakarta: ANDI. McLeod, J. R. (2001). Sistem Informasi Manajemen (7th ed.). Jakarta: Pearson Education Asia Pte. Ltd dan PT Prenhallindo. O'Brien, J. A. (2005). Pengantar Sistem Informasi : Perspektif Bisnis dan Manajerial (12th ed.). Jakarta: Salemba Empat. Rangkuti, F. (2009). Analisis SWOT Teknik Membedah Kasus Bisnis. Jakarta: PT.Gramedia Pustaka Utama. Turban, E., Rainer, J. R., & Potter, R. E. (2006). Pengantar Teknologi Informasi (3rd ed.). Jakarta: Salemba Infotek.
Ward, J., & Peppard, J. (2002). Strategic Planning for Information Systems (3rd ed.). John Wiley & Sons Ltd,. Wheelen, T. L., & Hunger, J. D. (2006). Strategic Management and Business Policy (10th ed.). Pearson International Edition. Williams, B. K., & Sawyer, S. C. (2007). Using Information Technology : Pengenalan Praktis Dunia Komputer dan Komunikasi (7th ed.). Yogyakarta: ANDI.
STRATEGIC PLANNING AND INFORMATION TECHNOLOGY SYSTEM IN PT. TIGA PUTRA ADHI MANDIRI WITH ENTERPRISE ARCHITECTURE METHOD APPROACH Antonius Chandra 1201000703 Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia 11530
Steven Luveria Soritua Manullang 1201003705 Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia 11530
Dharmadi Wijaya 1200998776 Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia 11530
Abstract To be trying make a company grow between strategic, busieness, and technology, all must be connectedfor support operational and purphose when the company want. Purphose of analition is intergrated between strategy, busieness, and technology for company to support operational and purphose for company want to get. Method of analising was use enterprice architecture with using book referention when discuss about enterprice architecture, when doing observation to the company directly,and then do evaluation all the system and technology inside the company. Reaching of goals, this writing thesis was make alignment for business, strategy,and thecnology of company for helping reach the purphose or goal. Consilusion from this thesis was writing using enterprice architecture, this analation help the company for analation strategy needed, to make a good business process,and plant using SI/IT will support company operation.
5. Introduction Industrion improvement for trade cable has grow into a big industrion and have a lot of good prospect for business this industrion will increase until Indonesian going to a big modernt city and as long as process R&D( resert and development) company has to do innovation. Innovation inside the company just like buy package of cable, so it can take consclusion that business opportunity of stock cable was have a big condition of market and it will raise to keep growing.
6. Methodology Restriction on the scope of system and thecnology information from this project include purchase,sale,and inventory by using enterprice architechture at PT. Tiga Putra Adhi Mandiri. The discussion is carried out include the following: -
Strategy
-
Business
-
Technology
2.1 strategy Strategy was important part when company needed for reach vision that was determined, the strategy was made must adjust with business and thecnology inside the company from PT. Tiga Putra Adhi Mandiri was apply aview strategy that needed for reach vision is follows: 1.
Increase produtifity staff
2.
Build system and technology information
3.
Interfrated for create efectif and eficien from operational company
4.
Increase customer stativaction to maintain quality and services was given to customer
5.
Increase good reletion between customer with create CRM
6.
Keep stock product for not losing customer and make fast selling product
2.2 process business Here an overview of business process theat are running at PT. Tiga Putra Adhi Mandiri:
2.3 Technology Here an some overview of system System Communication at PT. Tiga Putra Adhi Mandiri
3.
Conclusion
Enterprise Architecture is an improved approach that looks at system holistically as well as provides a strategy and business context. Enterprise Architecture was described as being as both a management process and a documentation method that helps enterprise with business and technology planning, resources management, and decision making. The purpose of an enterprise architecture management program was presented: strategic alignment, standardized policy, decision support, and resources development. The six basic elements of an enterprise architecture documentation method were presented: the enterprise architecture documentation framework, enterprise architecture component, current enterprise architecture views, future enterprise architecture views, an enterprise architecture management standards, and workforce planning.
4. Refferency 1. Bernard, S. A. (2005). ARCHITECTURE (2nd ed.). 2.
An
Introduction
to
ENTERPRISE
United States of America: AuthorHouse.
3. Jogiyanto. (2005). Sistem Teknologi Informasi (2nd ed.). Yogyakarta: ANDI. 4. McLeod, J. R. (2001). Sistem Informasi Manajemen (7th ed.). Jakarta: Pearson Education 5.
Asia Pte. Ltd dan PT Prenhallindo.
6. O'Brien, J. A. (2005). Pengantar Sistem Informasi : Perspektif Bisnis dan Manajerial (12th 7.
ed.). Jakarta: Salemba Empat.
8. Rangkuti, F. (2009). Analisis SWOT Teknik Membedah Kasus Bisnis. Jakarta: 9.
PT.Gramedia Pustaka Utama.
10. Turban, E., Rainer, J. R., & Potter, R. E. (2006). Pengantar Teknologi Informasi (3rd ed.). 11.
Jakarta: Salemba Infotek.
12. Ward, J., & Peppard, J. (2002). Strategic Planning for Information Systems (3rd ed.). John 13.
Wiley & Sons Ltd,.
14. Wheelen, T. L., & Hunger, J. D. (2006). Strategic Management and Business Policy (10th 15.
ed.). Pearson International Edition.
16. Williams, B. K., & Sawyer, S. C. (2007). Using Information Technology : Pengenalan 17. Praktis Dunia Komputer dan Komunikasi (7th ed.). Yogyakarta: ANDI.
