PERENCANAAN STRATEGI SISTEM INFORMASI YANG MENDUKUNG PENCAPAIAN STRATEGI BISNIS Yosua Gerry Friesta
PENDAHULUAN Kemajuan-kemajuan dibidang teknologi mendorong banyak perusahaan merencanakan dan menjalankan strategi bisnis perusahaan untuk meningkatkan keunggulan kompetitif perusahaan, maka penggunaan sistem dan teknologi informasi harus sesuai dengan kebutuhan bisnis dan selaras dengan strategi dan tujuan perusahaan.
Menurut jurnal (Priandoyo, 2016), assessment terhadap strategi pengembangan sistem informasi adalah hal yang mutlak dilakukan untuk mendapatkan peningkatan kualitas. Suatu perusahaan dapat meningkatkan pendapatan bila mengetahui bagaimana cara meningkatkan efisiensi proses bisnisnya. Dengan asessment maka perusahaan dapat mengetahui kelemahan yang ada, membandingkannya dengan contoh penerapan di perusahaan lain dan pada akhirnya adalah peningkatan keuntungan perusahaan. Menurut jurnal (Masing, 2009), dengan penerapan sistem informasi yang tepat, perusahaan akan mendapatkan pengaruh yang positif yaitu pendapatan dan efisiensi proses meningkat dan biaya menurun.
Berikut adalah review dari beberapa paper perencanaan strategis sistem informasi dengan tujuan mendapatkan point – point penting dalam perencanaan strategi informasi sehingga dapat mendukung pencapaian strategi bisnis perusahaan.
ANALISIS STRATEGI PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI PADA PT GUNANUSA ERAMANDIRI DENGAN METODE ENTERPRISE ARCHITECTURE PT. Gunanusa Eramandiri merupakan perusahaan industri yang bergerak di bidang farmasi dan kesehatan. Tujuan dari penelitian ini adalah: (1) Mengindentifikasi masalah yang berkaitan dengan system pada bagian quality operation manager dan bagian plant logistic manager PT. Gunanusa Eramandiri. (2) Menganalisis kebutuhan informasi pada bagian quality operation manager dan bagian plant logistic manager PT. Gunanusa Eramandiri. (3) Menghasilkan usulan strategi sistem informasi bagi PT. Gunanusa Eramandiri yang dapat dipakai sebagai pedoman dalam pengembangan sistem informasi.
Metodologi yang digunakan di dalam penulisan ini adalah studi kepustakaan, metode survei dan metode analisis dan pengamatan. Studi kepustakaan adalah studi terhadap beberapa sumber-sumber terkait dengan penulisan agar analisis dan perancangan sesuai dengan metode-metode yang ada dan dapat dipahami. Studi kepustakaan juga melakukan pemeriksaan terhadap hasil penelitian terdahulu, buku teks, jurnal serta makalah ilmiah yang di mana pernah mengangkat masalah, topik atau isu yang yang akan dibuat. Metode survei adalah melakukan survei dan wawancara dengan beberapa pihak manajemen PT. Gunanusa Eramandiri dengan maksud untuk memahami tujuan yang ingin dicapai, serta proses bisnis yang dijalankan diberbagai divisi di PT. Gunanusa Eramandiri.
Sistem dan aplikasi yang ada pada PT. Gunanusa Eramandiri berupa aplikasi–aplikasi standar perusahaan seperti Microsoft Office. Dari segi keamanan Keamanan IT yang diterapkan di PT. Gunanusa Eramandiri masih kurang memenuhi standar. Dalam perencanaan yang diusulkan untuk soal pengamanan perusahaan diantara lain hak akses data dan komputer yang digunakan.
Pembangunan website yang akan meningkatkan efektifitas dan efisiensi dari proses bisnis yang berjalan di perusahaan. Perubahan pada sistem yang berjalan pada PT. Gunanusa Eramandiri yaitu dengan dilakukannya perubahan sistem yang belum terintegrasi menjadi terintegrasi sehingga dapat mempermudah tiap bagian pada pembelian bahan baku untuk mengetahui proses yang berjalan.
Berdasarkan dari analisis hasil penelitian yang telah dilakukan pada arsitektur sistem dan teknologi yang sedang berjalan maupun rancangan arsitektur sistem dan teknologi informasi masa depan, sistem yang ada saat ini belum terintegrasi sehingga proses yang berjalan pada pembelian bahan baku menjadi kurang efektif dan efisien. Penggunaan kertas untuk dokumen berdampak kurang baik karena bisa berakibat kehilangan atau rusak. Penggunaan teknologi informasi belum optimal dalam membantu proses bisnis pada PT. Gunanusa Eramandiri. Berdasarkan dari simpulan, PT. Gunanusa Eramandiri dapat melakukan optimalisasi sumber daya manusia agar mendukung pengembangan teknologi informasi dalam proses bisnis perusahaan. Pengembangan teknologi informasi seperti website, penyimpanan data dalam bentuk digital sehingga meningkatkan efektivitas dan efisiensi proses bisnis. PT. Gunanusa Eramandiri perlu mengadakan evaluasi secara berkala untuk melakukan pengembangan yang lebih lanjut.
ANALISA PERENCANAAN STRATEGIS SISTEM INFORMASI DI DEPARTEMEN MANAJEMEN ASET BINA NUSANTARA Bina Nusantara pada awalnya adalah sebuah lembaga pendidikan komputer jangka pendek yang berdiri pada tanggal 21 Oktober 1974 dengan nama Modern Computer Course. Tujuan dari penelitian ini adalah ialah untuk melakukan analisa terhadap portofolio aplikasi dan teknologi informasi yang digunakan saat ini di Departemen Manajemen Aset Bina Nusantara sehingga dapat dibuat perencanaan strategis sistem informasi yang dapat mengakomodasi kebutuhan bisnis.
Pada saat ini proses bisnis yang ada di departemen aset secara garis besar terbagi atas 3 proses bisnis yaitu (1) proses akusisi aset, proses ini dimulai dari aset yang datang ke gudang atau tempat penempatan aset, sampai dengan dimulai dilakukannya perhitungan depresiasi; (2) proses mutasi aset, proses ini mencakup prosedur perpindahan barang dari 1 tempat ke tempat yang lainnya; (3) proses aset retirement, proses ini mencakup perlakuan dari aset yang telah habis masa pakainya atau dilakukannya asset scrapping (penjualan/pembuangan aset).
Beberapa permasalahan yang diketemukan setelah melakukan analisa adalah: (1) proses registrasi aset dilakukan secara manual dengan menunggu kabar dari pihak building management, hal ini mengakibatkan waktu yang cukup lama dari barang sampai diidentifikasi oleh building management sampai dengan petugas aset melakukan labeling ke lapangan; (2) labeling dilakuan oleh staf manjemen aset, dimana saat ini staff yang ada hanya 3 orang. Hal ini mengakibatkan workload yang cukup tinggi dan lamanya waktu labeling aset; (3) stock opname terhadap aset masih dilakukan dengan secara manual (tidak digunakan teknologi seperti sistem barcode scan untuk melakukan opname); (4) proses persetujuan perpindahan aset antar gedung pada beda departemen (beda cost center) yang memakan waktu lama karena pertukaran informasi dilakukan dengan secara manual (email); (5) belum adanya aplikasi yang dapat menghubungkan atau mengkontrol perawatan aset (asset maintenance).
Analisa yang dilakukan pada departemen Manajemen Aset selain berdasarkan input dari strategi bisnis dan kondisi bisnis saat ini, juga menitikberatkan pada konfigurasi dan spesifikasi dari teknologi informasi yang dimiliki perusahaan, karena pada hakekatnya untuk pengembangan teknologi informasi di masa mendatang dibangun di atas infrastruktur yang dimiliki saat ini (baseline), bukan membuat sesuatu yang sama sekali baru.
PERENCANAAN STRATEGI SISTEM DAN TEKNOLOGI INFORMASI PADA PT. MICROSIS PT. Microsis merupakan perusahaan yang bergerak dibidang IT Solution, dengan semakin berkembangnya teknologi informasi, maka secara tidak langsung akan memberikan pengaruh, baik terhadap produk dan jasa yang ditawarkan maupun pada operasional PT. Microsis. Pengembangan sistem informasi yang lambat dan kurang dapat memenuhi kebutuhan perusahaan mengakibatkan sistem yang digunakan saat ini tidak berfungsi optimal dalam membantu kegiatan operasional perusahaan.
Tujuan dari penelitian ini adalah menganalisis proses bisnis perusahaan dan membuat perencanaan strategi sistem dan teknologi informasi yang sesuai untuk mendukung tujuan dan visi misi perusahaan.
Berdasarkan analisis pada lingkungan eksternal bisnis perusahaan, dapat disimpulkan bahwa tingkat persaingan bisnis yang kian meningkat menjadikan perusahaan untuk harus bisa meningkatkan strategi bisnis agar bisa bersaing dengan perusahaan sejenis lainnya. Perusahaan juga belum memiliki sistem informasi yang cukup baik untuk mendukung proses bisnis perusahaan, perlu dilakukan pengembangan sistem untuk mendukung sepenuhnya proses bisnis perusahaan agar dapat merealisasikan pencapaian tujuan strategis jangka pendek dan jangka panjang perusahaan.
Berdasarkan hasil analisis diatas berikut usulan strategi SI/TI a) Perancangan ulang arsitektur jaringan dan aplikasi pada PT. Microsis b) Penerapan e-commerce c) Penerapan e-business dan aplikasi pendukungnya Berikut adalah aplikasi e-business yang diusulkan, meliputi: 1. Penerapan Electronics Customer Relationship Management (E-CRM) 2. Penerapan Management Information System (MIS) 3. Penerapan Executive Information Systems (EIS) 4. Penerapan Entreprise Application Integration (EAI) 5. Penerapan Survey System
PERENCANAAN STRATEGI SISTEM DAN TEKNOLOGI INFORMASI PADA PERUSAHAAN TELEPON GENGGAM PT. SINAR JAYA SUKSES MANDIRI PT. Sinar Jaya Sukses Mandiri (PT. SJSM) adalah sebuah perusahaan yang bergerak di bidang telekomunikasi. Dalam menjalankan kegiatan bisnisnya PT. SJSM belum memaksimalkan pemanfaatan
sistem informasi (SI) dan teknologi informasi (TI) yang digunakan. Penelitian ini bertujuan menghasilkan strategi perencanaan sistem dan teknologi informasi pada PT. SJSM yang dapat mendukung strategi bisnis perusahaan.
Analisis perencanaan strategi sistem dan teknologi informasi yang digunakan dalam penelitian ini diambil dari model perencanaan strategi sistem dan teknologi informasi menurut Ward dan Peppard (2002, p.153154). Model ini memiliki masukan (input), proses, dan keluaran (output), seperti yang digambarkan pada Gambar 1 berikut ini.
Gambar 1. Model perencanaan strategi sistem dan teknologi informasi (Sumber: Ward dan Peppard, 2002, p.154)
Pada saat ini, sistem informasi yang berjalan pada PT. SJSM belum mampu untuk menyediakan informasi yang cepat, tepat, dan akurat bagi manajemen guna pengambilan keputusan yang strategis. Dalam menentukan target penjualan pada setiap bulannya, manajemen eksekutif masih mendapatkan data dari dua divisi yang berbeda, yaitu dari divisi keuangan (finance) dengan aplikasi GL (General Ledger) dan dari Sales dengan aplikasi POS (Point Of Sales). Penyajian data ini sangat beresiko terhadap duplikasi data dan ketidakakuratan informasi yang diterima. Sehingga perlu dilakukan pemeriksaan yang sangat teliti untuk menghindari adanya kesalahan. Untuk itu, data tersebut masih harus diserahkan lagi ke bagian internal audit untuk diperiksa kesesuaian di antara keduanya. Hal ini merupakan salah satu penghambat bagi para eksekutif dalam pengambilan keputusan yang strategis guna pengembangan perusahaan di masa yang akan datang. Selain itu, factor yang menjadi perhatian khusus dari banyaknya pelanggan yang dimiliki adalah
bagaimana perusahaan dapat menjaga loyalitas pelanggan baik dari segi kemudahan mengajukan layanan purna jual bagi, maupun kemudahan yang diberikan kepada distributor tetap dalam melakukan pemesanan produk.
Dari area bisnis yang ada, ditemukan beberapa hal menyangkut permasalahan yang ada, yaitu: (1) Pihak manajemen dalam melakukan perencanaan penjualan dan produksi memperoleh data dari aplikasi yang berbeda-beda dan belum terintegrasi, sehingga untuk pengambilan keputusan terdapat kesulitan serta membutuhkan waktu yang cukup panjang; (2) Dalam pelayanan pelanggan kesulitan melakukan pemesanan barang dari distributor. Hal ini terjadi karena segala kegiatan yang menyangkut proses ini masih bersifat manual; (3) PT. Sinar Jaya Sukses Mandiri juga kesulitas dalam pengelolaan pengadaan suku cadang yang dibutuhkan service center terhadap perusahaan; (4) Pelayanan terhadap customer dalam penyediaan jasa service produk belum optimal. Penambahan beberapa aplikasi yang ada tidak membantu menyelesaikan masalah, tapi justru lebih memperumit keadaan. Investasi TI ini menjadi tidak terarah dan menunjukkan hasil yang bermanfaat bagi perusahaan. Untuk itu diperlukan adanya suatu solusi pengintegrasian seluruh unit bisnis, yang diharapkan dapat meningkatkan performance bisnis dari HT-Mobile itu sendiri.
Dari hasil analisis dan perencanaan strategi sistem dan teknologi informasi yang dilakukan pada PT. Sinar Jaya Sukses Mandiri, dapat diambil beberapa simpulan. Pertama, penggunaan SI/TI yang ada pada PT. Sinar Jaya Sukses Mandiri belum optimal, yaitu dalam membantu pengambilan keputusan managerial, meningkatkan hubungan dengan distributor yang ada, dan meningkatkan layanan purna jual (after sales service) melalui penggunaan SI/TI. Kedua, berdasarkan hasil analisis lima sumber daya Porter, ancaman yang perlu diperhatikan datang dari segi pesaing yaitu terdapat banyak perusahaan pesaing yang berlombalomba merebut pangsa pasar yang ada. Selain itu ancaman lainnya juga datang dari segi pembeli. Pembeli memiliki kekuatan membeli barang dengan harga termurah yang dapat diperolehnya. Untuk itu, diperlukan peningkatan hubungan relasi dengan pelanggan dan mitra usaha PT. Sinar Jaya Sukses Mandiri dalam bertahan serta memperluas jaringan usaha dalam menghadapi persaingan diantara para kompetitornya.
Ketiga, berdasarkan hasil analisis SWOT (strength, weakness, opportunities, threat), dapat disimpulkan bahwa PT. Sinar Jaya Sukses Mandiri memiliki berbagai peluang dalam menjawab berbagai ancaman. Kekuatan internal yang ada menempatkan perusahaan ini pada posisi kuadran 1, yaitu strategi agresif. Dalam hal ini, pengelolaan hubungan baik dengan pelanggan merupakan peluang cukup besar yang dapat diambil perusahaan. Ketiga, melalui analisis value chain, PT. Sinar Jaya Sukses Mandiri memiliki permasalahan dalam business acquisition, yaitu kesulitan dalam melakukan pelayanan purna jual, yang meliputi perbaikan dan penggantian suku cadang pada service center HTMobile (pihak ke-3). Keempat,
melalui analisis fungsi area, fungsi dan proses bisnis, didapatkan bahwa kurang optimalnya pemanfaatan SI/TI dalam pencapaian strategi perusahaan. Hal ini dapat terlihat dari belum terintegrasinya beberapa aplikasi yang ada di perusahaan, sehingga dalam praktiknya proses mengalami keterlambatan. Hal yang paling penting dalam permasalahan ini adalah pengintegrasian aplikasi yang menghubungkan perusahaan dengan distributor serta perusahaan dengan pelanggannya.
Berikut saran-saran yang dapat digunakan dalam perencanaan strategi sistem dan teknologi informasi. Pertama, memanfaatkan usulan strategi SI/TI yang telah diberikan dalam kegiatan operasional perusahaan sehingga dapat memberikan nilai kompetitif bagi perusahaan. Kedua, mendukung manajemen puncak (top management) dalam penerapan SI/TI yang telah ditentukan secara berkelanjutan. Ketiga, mengadakan pelatihan terhadap tenaga kerja sesuai dengan dukungannya untuk menjalankan proses bisnis perusahaan. Keempat, menambahkan layanan technical support pada bagian Service untuk melakukan maintenance hardware dan software dari seluruh aplikasi sms gateway.
PERENCANAAN STRATEGI SISTEM DAN TEKNOLOGI INFORMASI PADA PT. TRIPURI MITRA NOBELINDO PT. Tripuri Mitra Nobelindo merupakan perseroan terbatas yang bergerak dibidang pendistribusian dan penjualan alat-alat listrik kepada pelanggan tertentu, distributor, retailer, dan end user. Perusahaan sudah menggunakan dukungan sistem informasi berupa pemanfaatan computer untuk memproses transaksi bisnis dan menyimpan data. Adapun permasalahan yang dihadapi oleh perusahaan adalah belum adanya perencanaan system dan teknologi informasi, system informasi yang ada saat ini hanya sebatas membantu dalam transaksi penjualan. Tujuan dari penulisan jurnal ini adalah perencanaan strategi sistem dan teknologi informasi yang tepat bagi perusahaan dalam mencapai tujuan bisnisnya.
Metode yang diterapkan dalam menganalisis sistem yang sedang berjalan pada PT. Tripuri Mitra Nobelindo adalah: (1) metode pengumpulan data dengan melakukan wawancara dan survei dengan pihak-pihak yang terkait atas sistem yang sedang berjalan dengan cara melakukan observasi langsung ke perusahaan, dan studi pustaka dengan mencari informasi-informasi yang dibutuhkan dan diperlukan dengan cara membaca buku-buku, melakukan searching di internet dan sumber-sumber lainnya untuk mengetahui teori-teori lebih dalam sehingga dapat membantu menganalisis masalah masalah yang terjadi pada sistem yang sedang berjalan; (2) metode analisis menggunakan analisis value chain, analisis SWOT, analisis CSF (Critical Success Factor) yang digunakan untuk mengidentifikasi area kunci di mana segala sesuatu harus berjalan dengan benar bagi bisnis untuk tumbuh, analisis lima faktor persaingan Porter, penyusunan kerangka kerja
perencanaan strategi system dan teknologi informasi sesuai dengan yang dibutuhkan PT. Tripuri Mitra Nobelindo, analisis PEST (Politik, Ekonomi, Sosial, dan Teknologi) menurut Ward dan Peppard, analisis portfolio McFarlan (Strategic, High Potential, Key Operational, dan Support), dan analisis lingkungan internal dan eksternal SI/TI; (3) Perencanaan Strategi SI/TI menggunakan perencanaan strategi bisnis, perencanaan IS/IT management strategy, dan perencanaan IT strategy.
Berdasarkan analisis pada lingkungan eksternal dan internal bisnis serta SI/TI perusahaan, dapat disimpulkan bahwa terdapat persaingan yang cukup ketat antar industri, pengaruh lingkungan luar terhadap perusahaan, performa aktivitas dan SI/TI yang belum optimal, adanya kelemahan maupun ancaman yang dapat mempengaruhi kemajuan perusahaan dalam menjalankan bisnisnya. Untuk mengatasi dan meminimalisasi permasalahan-permasalahan tersebut secara bersamaan meningkatkan kekuatan dan peluang yang ada, PT.Tripuri Mitra Nobelindo perlu merencanakan dan menerapkan strategi bisnis, strategi sistem dan teknologi informasi yang tepat guna disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan agar efisiensi dan efektivitas proses bisnis serta keunggulan dalam bersaing dapat tercapai sehingga tujuan dan sasaran bisnis perusahaan dapat terpenuhi secara optimal.
Ada beberapa saran yang dapat diusulkan untuk membantu dalam perencanaan strategi system dan teknologi informasi pada PT.Tripuri Mitra Nobelindo, antara lain: (1) Untuk mencapai efisiensi dan efektivitas keseluruhan proses bisnis perusahaan serta keunggulan bersaing, disarankan PT.Tripuri Mitra Nobelindo menggunakan pemanfaatan sistem dan teknologi informasi yang tepat guna disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan untuk meningkatkan performanya dalam menjalankan bisnis. Dalam mengolah data dan informasi, perlu diterapkan aplikasi DSS dan EIS untuk membantu pihak perusahaan dalam mengambil keputusan. Promosi dan pemeliharaan hubungan dengan pelanggan juga sangat penting bagi perusahaan dalam meningkatkan profit dan keunggulan bersaing, maka perlu diterapkan E-commerce dan E-CRM. Semua aplikasi tersebut harus diintegrasikan secara real time dengan menggunakan aplikasi EAI; (2) Dilakukan pengadaan hardware untuk menunjang aplikasi-aplikasi yang ada untuk beroperasi, seperti pengadaan PC, printer, router, switch dan server serta arsitektur jaringan yang menghubungkan keseluruhan perangkat SI/TI di perusahaan maupun antar kantor cabang; (3) Perlu perencanaan yang baik untuk mengimplementasikan pengembangan website, aplikasi, pengadaan hardware dan arsitektur jaringan yang disesuaikan dengan keterlibatan pihak-pihak terkait sehingga pelaksanaan bisnis perusahaan dapat berjalan sesuai dengan yang diharapkan.
KESIMPULAN Dari pembahasan dari setiap paper dapat disimpulkan point penting dalam perencanaan strategi sistem informasi salah satunya adalah bagaimana sebuah masalah bisnis dapat dipecahkan dengan solusi berupa strategi SI/TI, untuk dapat mencapai hal ini strategi sistem informasi yang di rencanakan harus align dengan strategi bisnis perusahaan. Dari sisi teknologi informasi sistem yang terintregrasi menjadi salah satu faktor efektifitas dan efisiensi dalam proses bisnis. Untuk perusahaan yang belum memiliki menerapkan teknologi informasi, automasi proses bisnis yang selama ini dijalankan secara manual dapat berdampak pada efektifitas dan efisiensi proses bisnis. Pada level yang lebih tinggi sebuah sistem informasi yang digunakan di dalam perusahaan diharapkan dapat membantu top level management untuk membuat keputusan yang bersifat strategis.
DAFTAR PUSTAKA Arifin, F. (2010). ANALISA PERENCANAAN STRATEGIS SISTEM INFORMASI DI DEPARTEMEN MANAJEMEN ASET BINA NUSANTARA. Jurnal ComTech. Daniel Kartawiguna, J. H., & Hasionellis, A. J. (2011). PERENCANAAN STRATEGI SISTEM DAN TEKNOLOGI INFORMASI PADA PERUSAHAAN TELEPON GENGGAM PT. SINAR JAYA SUKSES MANDIRI. Jurnal ComTech. E.W., H. A. (2010). Jurnal ComTech. PERENCANAAN STRATEGI SISTEM DAN TEKNOLOGI INFORMASI PADA PT. MICROSIS. Kurniawan, R. (2015). ANALISIS STRATEGI PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI PADA PT GUNANUSA ERAMANDIRI DENGAN METODE ENTERPRISE ARCHITECTURE. Jurnal ComTech. Masing, E. (2009). Tehnical Support: Improving Performance and Reducing Costs With. IT Risk Management. Risk Management. Pelawi, D., Franky, Willy, C., & Irwanza, B. (2011). PERENCANAAN STRATEGI SISTEM DAN TEKNOLOGI INFORMASI PADA PT. TRIPURI MITRA NOBELINDO. Jurnal ComTech. Priandoyo, A. (2016). Vulnerability Assessment untuk Meningkatkan Kesadaran Pentingnya Keamanan Informasi. Jurnal Sistem Informasi.
