PERENCANAAN STRATEGI SISTEM DAN TEKNOLOGI INFORMASI PADA CV INTERNATIONAL TRADING CO DENGAN METODE ENTERPRISE ARCHITECTURE Andres Kevin Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia
Ronald Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia dan
Suandi Sastra Putra Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia
Abstract CV INTERNATIONAL TRADING CO merupakan perusahaan distribusi yang telah lama bergerak dalam bidang distribusi barang-barang IT. Dalam perkembangannya , mereka membutuhkan sistem yang lebih berkembang agar dapat tujuan perusahaan dapat menjadi cepat dan juga menjadi lebih terarah. TUJUAN PENELITIAN ini adalah agar perusahaan dapat mengetahui proses bisnis dan SI/TI nya untuk mencapai visi dan misi organisasinya yang lebih terarah. METODE PENELITIAN yang digunakan yaitu dengan meteode pengumpulan data yaitu dengan studi kepustakaan, studi lapangan dan wawancara. Dan juga kami menggunakan metode analisis agar dapat mengetahui sistem yang berjalan di dalam perusahaan. HASIL YANG DICAPAI adalah memberikan saran dan rekomendasi kepada perusahaan agar sistem informasi yang berjalan dapat memenuhi kebutuhan user, membantu perusahaan dalam mengambil keputusan untuk menentukan pilihan yang tepat dan agar proses bisnis menjadi lebih baik serta membantu perusahaan dalam mengoptimalkan penggunaaan seuai dengan manfaatnya. SIMPULAN dari hasil penelitian dan analisa adalah rancangan strategi bisnis yang lebih baik dan teratur sehingga tidak terjadi kesalahan-kesalahan lagi yang menyebabkan menurunnya kepercayaan pelanggan. Rekomendasi yang dapat diberikan adalah dengan meminimalisasi kesalahan prosedur dan untuk mendukung proses bisnis perusahaan Kata Kunci Sistem informasi, strategi bisnis, sistem, teknologi informasi, enterprise architecture
1. Pendahuluan Pada zaman sekarang ini perkembangan penggunaan sistem informasi dan teknologi begitu pesat. Sekarang ini telah banyak perusahaan yang menggunakan SI/TI yang dapat mendukung proses bisnis di perusahaan yang ada. SI/TI sangatlah penting bagi perusahaan karena dapat mempercepat dan meningkatkan proses bisnis yang ada di dalam perusahaan. SI/TI dapat mengubah proses bisnis agar menjadi lebih cepat dalam memperoleh informasi dan transaksi. Oleh karena itu, perusahaan-perusahaan yang ada di dunia ini mempersiapkan diri untuk melakukan persaingan yang begitu ketat karena dengan teknologi maka suatu perusahaan dapat dengan mudah untuk mendapatkan antar perusahaan yang satu dengan perusahaan lainnya. Dengan kemajuan teknologi sangat mendorong perusahaan untuk merencanakan dan menjalankan strategi bisnis agar dapat meningkatkan keunggulan dalam bersaing maka perusahaan harus mempunyai perencanaan strategi sistem dan teknologi informasi yang dapat mendukung tujuan perusahaan. Perencanaan strategi sistem dan teknologi informasi merupakan suatu proses analisis yang menyeluruh dan sistematis dalam merumuskan tujuan dan sasaran bisnis, serta mementukan strategi yang memanfaatkan keunggulan dari sistem informasi dan mendukung teknologi informasi dalam menunjang strategi bisnis dan memberikan perusahaan suatu keunggulan jangka panjang dalam bersaing antar perusahaan. Dengan adanya penerapan Perencanaan strategi sistem dan teknologi informasi dapat membuat perusahaan menjadi lebih cepat dan juga terarah dalam mencapai tujuan perusahaan tersebut. CV. International Trading Co merupakan sebuah perusahaan yang bertempat di Ruko Agung Sedayu Blok H no 24, Harco Mangga Dua Jakarta. CV. International Trading Co merupakan perusahaan yang memasok barang-barang seperti IT yang terus berkembang yang menyediakan berupa modem, hard disk external, dan flashdisk. Selain teknologi dapat membantu perusahaan dalam meningkatkan proses bisnis sehingga tujuan perusahaan dapat menjadi cepat dan juga menjadi lebih terarah. Bedasarkan uraian di atas, maka akan dibahas tentang perencanaan strategi sistem dan teknologi informasi dengan judul “Perencanaan Strategi Sistem dan Teknologi Informasi pada CV. International Trading Co” dengan menganalisis strategi bisnis , sistem teknologi dan teknologi informasi pada perusahaan, sehingga dapat menghasilkan perencanaan strategi sistem dan teknologi informasi yang baik
2. Metodologi Beberapa metode penelitian yang digunakan adalah
2.1 Metode Pengumpulan Data Untuk mendapatkan data yang akurat mengenai CV. International Trading Co penulis akan melakukan pengumpulan data melakui 1. Studi Kepustakaan Mengumpulkan referensi pada buku-buku dan mempelajari teori-teori yang relevan dengan penelitian ini. Berdasarkan teori-teori tersebut maka kami menggunakannya sebagai dasar dalam penulisan untuk mendapatkan landasan teori yang berhubungan. 2. Studi Lapangan Melakukan survey langsung ke CV. International Trading Co seperti melihat dan meneliti proses pembelian, persediaan, dan pemasaran yang berjalan pada perusahaan. 3. Wawancara Mengadakan sesi tanya jawab dengan pihak CV. International Trading Co yaitu PM (Product Manager) untuk mengetahui proses bisnis, struktur organisasi, dan informasi lainnya yang dibutuhkan dalam penulisan dan analisis.
2.2 Metode Analisis Metode analisis yang digunakan dalam penyusunan Skripsi ini adalah menggunakan metode Enterprise Architecture yang dikemukakan oleh Scott A. Bernard. Berikut ini beberapa contoh yang digunakan penulis dalam perancangan:
1. SWOT analys SWOT merupakan diagram yang menampilan kekuatan, kelemahan, peluang, dan ancaman dari CV International Trading Co. Berikut Tabel SWOT: Faktor Internal
Faktor Eksternal
Strength
Opportunity
S1- Sudah berdiri lebih dari 15 tahun
O1- Selalu membuka channel link pasar
S2- Sudah dikenal luas oleh masyarakat
yang baru agar distribusi menjadi lebih baik.
S3- Membangun kerjasama yang baik antara O2- Menjadi sponsor dalam event-event costumer dengan perusahaan
yang berkaitan dengan IT
S4- Memiliki channel distribusi yang kuat O3- Kerjasama dengan perusahaan lain yang dan solid
berhubungan
dengan
produk dari
CV.
S5- Layanan yang lebih baik dalam hal International Trading Co. service dan pelayanan konsumen
O4- Menambah merek / jenis produk baru
S6- Memberikan kompetitif terhadap harga
O5- Mengadakan project pemerintahan
S7- Merupakan autorize distributor S8- Memiliki produk yang berkualitas karena merupakan produk yang telah di produksi oleh pabrik terkemuka di dunia.
Weakness
Threat
W1- Produknya merupakan bukan produk T1-Terdapat sendiri ( Merk dari China dan Taiwan)
perusahaan
IT
lain
yang
menjual produk yang sama
W2- Dapat diberhentikan sebagai distributor T2- Banyaknya merek IT yang lain yang di Indonesia apabila target tidak tercapai
dapat merebut pangsa pasar yang sama
W3- Tidak memiliki cabang di kota lain, T3- Terdapat piutang yang tak tertagih sehingga pengiriman barang customer luar T4- Mungkin terjadinya pemalsuan barang kota dapat memakan waktu minimal 1 T5- Adanya kemungkinan untuk barang malam.
tidak resmi yang beredar di pasaran ( barang illegal).
Tabel 1 SWOT CV International Trading Co 2. Concept Of Operation Diagram Concept Of Operation Diagram adalah merupakan diagram yang menampilkan alur proses bisnis yang ada di dalam CV International Trading Co
$
$
2. Purchase Order $
Suppliers Bagian Pembelian
7 Invoice 6. Retur Pembelian 14 Barang + Nota Penjualan + Surat Jalan
8 Bukti Pelunasan Hutang 20 Bukti Penerimaan Piutang
19 Membayar Piutang 25 Menyerahkan barang service + surat service keluar Bagian Accounting 11 Approve Sales Order
21 Menservice Barang Customer
Bagian Logistik
10 Membuat Sales Order 15 Meretur Barang Salah Kirim 22 Membuat Surat Service Terima
9. Memesan Barang
Bagian Service 28 Membuat Laporan Pembelian 16. Membuat Retur Penjualan
29 Membuat Laporan Service 23 Menyerahkan barang dan surat service terima
26.Laporan Neraca + Laporan Laba Rugi
5 Menyerahkan barang di retur
18 Menyerahkan Nota penjualan ke bagian accounting 24 Menyerahkan barang service + surat service teknisi
1 Membuat Surat Permintaan Pembelian Barang 13 Membuat Surat Jalan
Bagian Sales 3. Barang 4 Membuat Bukti Pembelian
17 Menyerahkan barang yang di retur
Bagian Teknisi
30. Membuat Laporan Stok Barang
12 Membuat Nota Penjualan
Bagian Gudang 27.Membuat Laporan Penjualan General Manager Bagian Admin
31 Laporan Penjualan + Laporan Pembelian + Laporan Stok Barang + Laporan Service Barang
Gambar 1 Concept Of Operation Diagram CV International Trading Co 3. Balanced Scorecard Balanced Scorecard merupakan sebuah alat ukur yang digunakan untuk mengukur kinerja dari CV International Trading Co Perspektif
Sasaran
KPI
Bobot
Aktual
Target
Score
385000000
0
Strategi Finance
Meningkatkan Jumlah Laba
20
Keuntungan dan Omset Customer
Memberikan harga
Jumlah
Omset 25
yang yang tercapai
terjangkau
3700000000 0
Meningkatkan Jumlah Komplain 22 Kualitas
30
0
10
0
700
0
1000
0
20
0
Customer
Pelayanan IBP
Menggunakan Jumlah yang tidak 3 Segel Resmi
di segel
Memberikan
Jumlah
Potongan
yang tercapai
Harga
target 17
pada
channel link Learning
Memastikan
Jumlah
& Growth
Ketersediaan
Kekurangan
Barang
Barang
Meningkatkan Jumlah Mutu Barang
7
Barang 6
Reject
Total
100
0
Tabel 4.2 Balance Scorecard CV. International Trading Co
4. Swim Lane Process Diagram Swim Lane Process Diagram merupakan gambaran alur proses bisnis di dalam system secara terperinci di CV International Trading Co
Gambar 2 Swim Lane Process Diagram CV International Trading Co
5. Use Case Diagram Use Case Diagram adalah sebuah gambaran tentang interaksi antara pengguna dan system ,berikut adalah Use Case Digaram CV International Trading Co
Gambar 3 Use Case Diagram CV International Trading Co
6. Object State Transition Diagram Object State Transition Diagram adalah diagram yang menggambarkan daur hidup dalam sebuah system.
Gambar 4 Object State Transisition Diagram CV International Trading Co 7. Logical Data Model Logical data model adalah suatu diagaram yang menampilkan struktur dari sebuah system yang menjelaskan tentang kelas, atribut dan hubungan antar kelas, berikut ini adalah class diagram CV International Trading Co
1..1 1..1
1..1 Detil_Surat_Service_Terima Surat_Service_Terima
Sales_Order -No_SO -Kode_Customer -Discount -Kode_Salesman -Ppn -Kode_Karyawan -Total_Jual_Bayar -Total -Netto -Tanggal +menjual_barang()
-No_Nota_Service_Terima -Kode_Customer -Nama -Kode_Karyawan -Garansi -Tanggal +menservice_barang()
1..* 1..1
1..1 1..*
Salesman Customer 1..*
1
1..*
-Kode_Customer -Nama_Customer -Nama_lain -Email -Npwp -Kota -No_Handphone -No_Fax -Kode_Pos -Nama_Perusahaan -Kode_Salesman +mendaftar()
-Kode_Salesman -Nama_Salesman -Alamat -No_Telepon -No_Handphone -Potongan_Persen(%) -Kode_Pos +menjual()
1..1
Detil_Sales_Order
Bukti_Penerimaan_piutang
-No_SO -Kode_Barang -Nama_barang -Quantity -Satuan -Harga -Disc -Jumlah +menjual_barang()
-No_Bukti_Penerimaan -No_Nota_Penjualan -Kode_Karyawan -Total -Tanggal +melunasi()
1..1
1..1
1..1
1..1
1..*
1..*
1
1..1
1..1
1..1
Surat_Jalan -No_Surat_Jalan -No_Nota_Penjualan -Kode_Karyawan -Staff_Penerima -Staff_Pengirim -Tanggal +mengirim_barang()
1..*
1..*
-No_Nota_Penjualan -Kode_Barang -Nama_barang -Quantity -Satuan -Harga -Disc -Jumlah +menjual_barang()
1..1 1..1
1..1
1..*
1..1
1..*
1..1
1..*
Supplier
Pembelian
-Kode_Supplier -Nama -Nama_Lain -Alamat -Kota -Npwp -No_Telpon -No_Fax -Kode_Pos +menerima_pembelian()
-No_Nota_Pembelian -Kode_Supplier -Nama -Kode_Karyawan -Total -Discount -Ppn -Netto -Tanggal +membeli_barang()
1..*
1..1
1..1
Detil_Pembelian 1..*
1
1..*
1..1
0..* 1..* Retur_Pembelian 1..1
1..*
1..1
1..1
Karyawan
1..1
-Kode_Karyawan -Nama_Karyawan -Username -Password -Alamat -Kota -Provinsi -Kode_Pos -Bagian -No_Handphone -No_Telpon +mendaftar_karyawan()
1..1
1..1
1..1
1..1
1..1
1..*
1..*
1..1 Purchase_Order
-No_Nota_ReturPembelian -No_Nota_Pembelian -Tanggal -Jumlah_Retur -Harga_BrgRetur -Keterangan -Tanggal_Surat_Retur +meretur_pembelian_barang()
1..1
1 1..* 1..*
1..1
-No_Nota_Pembelian -Kode_Barang -Nama_Barang -Quantity -Satuan -Harga -Discount -Jumlah +membeli_barang() 1..*
Surat_Permintaan_Pembelian_Barang -No_SPPB -Kode_Karyawan -Total -Discount -Ppn -Netto -Tanggal +membeli_barang()
-No_Nota_Service_Teknisi -Kode_Barang -Nama_Barang -Quantity -Satuan -Harga -Discount -Jumlah +menservice_barang()
1..1
1..1
0..1
1..1
Detil_Penjualan
Retur_Penjualan
-No_Nota_Retur_Penjualan -No_Nota_Penjualan -Kode_Karyawan -Jumlah_Retur -Harga_BrgRetur -Keterangan -Tanggal +meretur_penjualan()
1..*
1..1
1..*
1..* Detil_Surat_Service_Teknisi
1..1
-Kode_Barang -Nama_Barang -Satuan -Jumlah_Stok -Harga_Beli -Harga_Jual +Mendaftar_barang()
1..1
1..*
1
1..1 Barang
1..1
1..*
1..1
-No_Nota_Penjualan -Kode_Customer -Discount -Kode_Salesman -Ppn -Kode_Karyawan -Total_Jual_Bayar -Total -Netto -Tanggal +menjual_barang()
1..* 1..*
1..*
Surat_Service_Keluar -No_Nota_Service_Keluar -No_Nota_Service_Teknisi -Kode_Karyawan -Total -Ppn -Netto -Tanggal +menservice_barang()
1..*
Penjualan
1..*
1
-No_Nota_Service_Terima -Kode_Barang -Nama_Barang -Quantity -Satuan -Harga -Discount -Jumlah +menservice_barang()
Surat_Service_Teknisi -No_Nota_Service_Teknisi -No_Nota_Service_Terima -Kode_Karyawan -Total -Ppn -Netto -Tanggal +menservice_barang()
1..1
-No_Purchase_Order -No_SPPB -Kode_Supplier -Nama -Kode_Karyawan -Total -Discount -Ppn -Netto -Tanggal +membeli_barang()
Detil_Purchase_Order
1
1..*
-No_Purchase_Order -Kode_Barang -Nama_Barang -Quantity -Satuan -Harga -Discount -Jumlah +membeli_barang()
1..1
Detil_Surat_Permintaan_Pembelian_Barang
Bukti_Pelunasan_hutang
-No_SPPB -Kode_Barang -Nama_Barang -Quantity -Satuan -Harga -Discount -Jumlah +membeli_barang()
-No_Bukti_Pelunasan -No_Nota_Pembelian -Kode_Karyawan -Total -Tanggal +melunasi()
1..*
1..*
1..*
Gambar 5 Logical Data Model CV International Trading Co 8. System Communication Description System Communication Description adalah merupakan diagram topologi jaringan di dalam sebuah perusahaan dan siapa saja yang menggunakan computer tersebut.
Gambar 6 System Communication Diagram CV International Trading Co 9. System Data Flow Diagram System Data Flow Diagram adalah diagram yang menggambarkan arus data di dalam system informasi perusahaan
Supplier
1.0 Mencetak Surat Permintaan Pembelian Barang
Purchase Order
2.0 Mencetak Purchase Order
Barang+Nota+Surat Jalan
3.0 Mencetak Surat Pembelian
Retur Pembelian
4.0 Membuat Retur Pembelian
Surat Permintaan Pembelian Barang
Purchase Order
Supplier
5.0 Membuat Bukti Pelunasan Hutang
Uang Pelunasan
6.0 Mencetak Sales Order
Barang
Surat Pembelian
Pelanggan Retur Pembelian
Data Pemesanan
Barang+Nota Penjualaan+Surat Jalan
7.0 Membuat Nota Penjualan
Bukti Pelunasan Hutang
8.0 Membuat Surat Jalan Sales Order
9.0 Membuat Retur Penjualan
Retur Barang
Nota Penjualan 10.0 Membuat Bukti Penerimaan Piutang
Uang Pelunasan
Pelanggan
11.0 Membuat Surat Service Terima
Barang Service
12.0 Membuat Surat Service Teknisi
Barang Selesai diservice
Surat Jalan
Retur Penjualan
Bukti Penerimaan Piutang 13.0 Membuat Surat Service Keluar Service Terima
Service Teknisi General Manager
Laporan-Laporan
14.0 Membuat Laporan Pembelian, Penjualan, Stok barang, Service, Neraca, Laba Rugi Service Keluar
Gambar 7 System Data Flow Diagram CV International Trading Co 10. Network Connectivity Diagram Network Connectivity Diagram adalah diagram yang menggambarkan topologi jaringan di dalam CV International Trading Co
Internet
Virtual Private Server
Firewall
Modem
Router
Proxy Server
Server Switch
` PC
` PC
` PC
` PC
` PC
` PC
` PC
` PC
` PC
` PC
User Group 1.General Manager 2.Assiten General Manager 3.Product Manager 4.Sales 5.Gudang 6.Teknisi 7.Purchasing 8.Admin 9.Accounting 10.Finance
Gambar 8 Network Connectivity Diagram CV International Trading Co .
3. Simpulan Berdasarkan hasil analisis yang dilakukan pada CV. International Trading Co, maka dapat disimpulkan sebagai berikut: 1. Berdasarkan hasil kesimpulan yang kami dapat dari Lima Daya Persaingan PORTER dan PEST, dapat diketahui secara garis besar bahwa strategi yang dimiliki oleh CV. International Trading Co belum dapat mencapai target yang diinginkan, maka dari itu kami menambahkan beberapa starategi yang dapat membantu pencapaian strategi bisnis, diantara lain : Strategi SO
Memberikan potongan potongan khusus kepada channel link yang dapat memenuhi target yang telah ditentukan dan mempunyai tingkat penjualan yang produktif.
Melakukan bundling produk dengan operator GSM dan CDMA.
Strategi ST
Memberikan proses pelayanan service lebih baik dan cepat dari pada authorize lain.
Menggunakan segel resmi dari CV. International Trading Co
Strategi WO
Membuka cabang di kota – kota besar lain nya agar dapat mempercepat pendistribusian barang. Memberikan harga yang lebih terjangkau di daerah-daerah terpencil, agar setiap customer dapat membeli.
Daftar Pustaka Bernard, A. Scott. (2005). An Introduction to Enterprise Architecture, Second Edition, International Edition. Fees, Reeve, Warren. (2006). Pengantar Akutansi. Eight Edition. Jogiyanto. (2005). Sistem Teknologi Informasi : Pendekatan Terintegrasi : Konsep Dasar, Teknologi, Aplikasi, Pengembangan dan Pengelolaan. CV. Andi Offset. Kuncoro Mudrad, (2006) Strategi : Bagaimana Keunggulan Kompetitif. Erlangga Martin. (2002). Managing Information Technology. Fourth Edition. Prentice Hall. McLeod, Raymond. (2004). Sistem Informasi Manajemen, Edisi Kesepuluh Jilid 1,2. PT. Prenhallindo, Jakarta. O’Brien, James. (2003). Introduction to Information Systems, Eleventh Edition. McGraw-Hill Companies, Inc, USA. O’Brien, JA. (2005). Introduction To Information System : Pengantar Sistem Informasi Perspektif Bisnis dan Manajerial, Edisi ke-12. Salemba Empat, Jakarta. Rangkuti, Freddy. (2004). Analisis SWOT Teknik Membedah Kasus Bisnis : Reorientasi Konsep Perencanaan Strategis Untuk Menghadapi Abad 21. PT. Gramedia Pustaka Utama. Sawyer, Williams. (2007). Using Information Technology : A Practical Introduction to Computers & Communications. Seventh Edition. McGraw-Hill Companies, Inc, USA. Turban. (2003). Introduction to Information Technology. Second Edition. John Wiley & Sons, Inc. Turban, Rainer, Potter. (2005). Introduction to Information Technology. Third Edition. Prentice Hall.
Ward,John. Preppard,Joe (2002) Strategic Planning For Information System, 3rd Editition. John Willey & Sons, Buffins Lane, Chichester. (Times New Roman, Font 12
