PERENCANAAN STRATEGI SISTEM DAN TEKNOLOGI INFORMASI PADA PT. KURONGKOR MEDIKA DENGAN PENDEKATAN METODE ENTERPRISE ARCHITECTURE
Dominico Adityo Raharjo Binus University, Jakarta, Indonesia
Gerialdo Binus University, Jakarta, Indonesia
Muhammad Hafiz Binus University, Jakarta, Indonesia
Abstrak
TUJUAN PENILITIAN ini adalah menganalisis proses bisnis perusahaan dan membuat perencanaan strategi sistem dan teknologi informasi yang sesuai untuk mendukung visi misi dan proses bisnis pada PT. Kurongkor Medika. METODE PENELITIAN yang digunakan oleh penulis dalam menganalisis sistem dilakukan melalui beberapa tahapan, antara lain penelitian lapangan dengan cara survey terhadap sistem informasi yang sudah ada, pengumpulan data, searching internet, dan juga metode analisis dan perancanaan yang meliputi Analisis SWOT (Strength, Weakness, Oppurtunities, Threats), Analisis Proses Bisnis dan metode perencanaan Strategi SI/TI. Berdasarkan survey atas sistem yang sedang berjalan, kinerja proses bisnis PT. Kurongkor Medika kurang berjalan secara maksimal karena tidak adanya sistem yang terintegrasi, sehingga sistem yang ada tidak dapat mendukung jalannya kegiatan operasional dengan baik. HASIL YANG DICAPAI dari penilitian ini adalah sistem yang sudah ada di dalam perusahaan memerlukan suatu perencanaan strategi SI dan TI, untuk mencapai tujuan yang kompetitif. SIMPULAN dari penulisan ini adalah dengan diterapkannya strategi SI dan TI, diharapkan perusahaan dapat mencapai tujuan dan hasil yang maksimal, dan juga dapat bertahan pada persaingan pasar bisnis saat ini dan di masa yang akan datang.
Kata Kunci : Perencanaan, Strategi, Sistem Informasi, dan Teknologi Informasi
1. Latar Belakang Di era bisnis global saat ini persaingan bisnis semakin ketat dimana kebebasan untuk berbisnis semakin terbuka lebar bagi para pebisnis untuk membuka usaha, sehingga banyak perusahaan berlomba-lomba untuk mendapatkan pelanggan dan juga memberikan pelayanan yang terbaik bagi pelanggannya. Karena itu saat ini kebutuhan perusahaan akan TI sebagai pendukung kelangsungan kegiatan bisnisnya hampir tidak dapat dipisahkan. Pesatnya perkembangan bisnis di masa global saat ini dan semakin ketatnya persaingan bisnis telah memicu perusahaan-perusahaan besar untuk menjadikan SI/TI sebagai bagian di dalam kegiatan perusahaannya demi efektifitas dan efisiensi proses bisnis perusahaan tersebut. Saat ini perkembangan bisnis perawatan kulit cukup berkembang, khususnya bidang kecantikan. Perawatan kulit untuk sekarang ini sangat digemari wanita bahkan pria. PT. Kurongkor Medika adalah sebuah perusahaan yang bergerak di bidang pengadaan alat perawatan kulit khususnya untuk kecantikan. Pada saat ini bisnis perawatan kulit semakin banyak dijadikan peluang bisnis yang cukup menjanjikan. Karena bisnis ini sudah memiliki pasar yang cukup banyak di berbagai kalangan. Untuk itu PT. Kurongkor Medika ingin mengembangkan bisnis pengadaan alat perawatan kulit ini. PT. Kurongkor Medika pada saat ini sudah menggunakan sistem yang terkomputerisasi untuk menjalankan proses bisnisnya namun belum maksimal sehingga dapat menyebabkan beberapa masalah. Contoh dari masalah tersebut adalah data persediaan, pembelian, penjualan yang diperoleh sering tidak
terintegrasi, karena data SO dari marketing satu dengan yang lainnya sering tertukar. Dalam skripsi ini akan merencanakan strategi sistem dan teknologi informasi dengan tujuan untuk meningkatkan kinerja perusahaan, khususnya dalam penjualan, persediaan, dan pembelian PT. Kurongkor Medika. Untuk itu, skripsi yang berjudul “PERENCANAAN STRATEGI SISTEM DAN TEKNOLOGI INFORMASI PADA PT. KURONGKOR MEDIKA DENGAN PENDEKATAN METODE ENTERPRISE ARCHITECTURE” diharapkan dapat memberikan usulan solusi bagi perusahaan yang ada pada perusahaan tersebut sehingga dapat menciptakan keunggulan kompetitif dan mampu bersaing pada dunia bisnis.
2. Metode Penelitian Metodologi yang diterapkan dalam penulisan ini berguna untuk memperoleh data yang berkaitan dengan masalah yang terjadi adalah : 1. Metode Studi Pustaka Landasan teori bersumber dari buku – buku yang berkaitan dengan topik sebagai acuan yang tepat yang di bahas dalam penulisan skripsi ini. 2. Metode Pengumpulan Data Metode pengumpulan data dilakukan dengan cara wawancara langsung kepada manajemen dan pelanggan dari PT. Kurongkor Medika. 3. Metode Perencanaan Metode perencanaan yang dilakukan adalah : 1. Analisis Lingkungan Internal Bisnis 2. Analisis Lingkungan Eksternal Bisnis
3. Analisis Lingkungan Internal SI/TI 4. Perencanaan Strategi SI/TI : a. Strategic goals & initiatives. b. Business products & services. c. Data & information. d. System & applications. e. Networks & infrasturcture. f. Security. g. Standards. h. Workforce.
2.1 Permasalahan Berdasarkan analisis yang dilakukan dari proses bisnis yang sedang berjalan saat ini pada PT. Kurongkor Medika, maka dapat disimpulkan permasalahan yang terjadi pada perusahaan antara lain : a. Permasalahan Strategis Minimnya pengetahuan karyawan dan tenaga yang profesional dalam perusahaan, dikarenakan kurangnya share informasi/pengetahuan antar karyawan yang akhirnya menyebabkan lambatnya perkembangan kualitas SDM yang dapat mendukung penjualan pada PT.Kurongkor Medika. b. Permasalahan Managerial Pada managerial terdapat duplikasi kerja dimana tidak terjadi keselarasan antara fungsi bisnis dengan proses bisnis yang terjadi di perusahaan. Ini terjadi antara divisi Finance dengan Admin.
c. Permasalahan Operasional Pada Surat Delivery Order (DO) terdapat detail mengenai harga barang yang seharusnya bagian logistik dan kurir tidak perlu mengetahui karena harga bersifat rahasia. d. Permasalahan Teknologi Belum memanfaatkan fasilitas web yang dimiliki secara maksimal. Dimana PT. Kurongkor Medika kurang menunjukan kelebihan yang dimilikinya, sehingga kurang bisa meyakinkan pelanggan akan kualitas produk premium yang dimilikinya.
2.2 Transisi Perubahan Transisi antara proses Enterprise Architecture berjalan dengan Enterprise Architecture usulan dijelaskan dalam drivers of change berikut. Transisi terjadi karena adanya perubahan strategi, taktik, arah dan produk baru, prioritas, dan munculnya teknologi baru mendukung kegiatan perusahaan, sehingga terjadi perubahan operasional dan rencana kegiatan perusahaan. Berdasarkan analisis masalah, dan masukan dari pimpinan perusahaan diusulkan transisi perubahan menuju sistem yang diharapkan secara garis besar dapat diuraikan sebagai berikut: a.
Strategi Berdasarkan analisis SWOT adanya penambahan beberapa strategi
perusahaan guna meningkatkan kekuatan perusahaan yang dapat dijelaskan sebagai berikut :
•
Menyediakan produk –produk yang berkualitas tinggi yang terbaru. Perusahaan mendatangkan produk-produk yang terbaru dengan kualitas unggulin karna kebutuhan kecantikan berkualitas tinggi tiap tahunnya meningkat
•
Mengadakan pameran dan demo untuk produk kecantikan. Perusahaan mengadakan pameran dan demo di berbagai lokasi yang strategis untuk pengenalan produk-produk baru maupun yang lama agar customer mengetahui informasi informasi apa saja yang didapatkan tentang produk tersebut.
•
Melakukan kegiatan promo produk Perusahaan melakukan kegiatan promo produk dengan memberikan penawaran diskon dan promo paket produk consumable yang jauh lebih murah jika membeli paket tersebut
•
Pengembangan Aplikasi Terintegrasi Perusahaan mengembangkan sistem aplikasi yang terintegrasi agar kinerja karyawan semakin meningkat dan mempercepat alur data informasi di dalam perusahaan.
•
Meningkatkan kepuasan customer Perusahaan memberikan kepuasan customer dengan layanan terbaik yang diberikan oleh sales-sales yang melayani customer, layanan pengiriman barang, dan after sales service.
•
Bekerjasama dengan perusahaan kosmetik premium dengan cara mengedukasi pentingnya kualitas produk pada Customer
Perusahaan bekerjasama dengan perusahaan kosmetik premium lain dengan memberikan edukasi-edukasi yang bermanfaat tentang produk yang dijual, seperti manfaat dan keuntungan yang didapat dri produk tersebut. b. •
Taktik Strategi : Menyediakan produk –produk yang berkualitas tinggi yang terbaru. Taktik yang dilakukan untuk mendapatkan strategi ini adalah dengan cara memanfaatkan peluang dengan menjawab kebutuhan customer akan produk yang berkualitas tinggi.
•
Strategi : Mengadakan pameran dan demo untuk produk kecantikan. Taktik yang dilakukan untuk mendapatkan strategi ini adalah dengan cara mengadakan pameran untuk pengenalan produk-produk yang baru maupun yang lama kepada customer yang sebagian besar dokter-dokter kecantikan dalam memperkenalkan produk dan memberikan demo ke customer.
•
Strategi : Melakukan kegiatan promo produk Taktik yang dilakukan untuk mendapatkan strategi ini dengan memberikan promo kepada customer yang ingin membeli produk terhadap barang-barang yang sudah mendekati masa expired date, rusak, tidak laku untuk menambah pemasukan bagi perusahaan.
•
Strategi : Pengembangan Aplikasi Terintegrasi Taktik yang dilakukan untuk mendapatkan strategi ini adalah dengan mengembangkan proses bisnis dalam perusahaan dan dibuatkan aplikasi yang terintegrasi untuk membantu jalannya proses bisnis pada
perusahaan seperti pada proses penjualan, pembelian, dan pembuatan laporan. •
Strategi : Meningkatkan kepuasan customer Taktik yang dilakukan untuk mendapatkan strategi ini adalah dengan memberikan kualitas produk dan layanan yang terbaik oleh sales yang telah terlatih dengan memberikan service seperti demo produk pada saat menawarkan barang dan memberikan jaminan berkualitas pada setiap produknya demi mengutamakan kepuasan customer.
•
Strategi : Bekerjasama dengan perusahaan kosmetik premium dengan cara mengedukasi pentingnya kualitas produk pada Customer Taktik yang dilakukan untuk mendapatkan strategi ini dengan saling bekerjasama dengan kompetitor yang sekelas dengan ancaman yang sama dengan cara mengedukasikan customer betapa pentingnya mengetahui efek samping dari produk palsu yang pastinya beda kulitasnya dan buruk efek sampingnya
c.
Arah baru strategi dan produk/jasa Arah strategi yang dituju untuk perubahan yang diharapkan masih
tertuju pada peningkatan posisi perusahaan. Memaksimalkan kegiatan penjualan merupakan salah satu elemen penting dalam mencapai arah strategi yang baru. d.
Prioritas usaha Prioritas utama untuk mewujudkan arah baru strategi untuk PT.
Kurongkor Medika
berfokus pada peningkatan kegiatan penjualan.
Peningkatan kegiatan penjualan mencakup penambahan rancangan sistem baru
yang lebih terintegrasi, website yang sudah dikembangkan untuk mendukung kegiatan promosi perusahaan. e.
Teknologi baru Teknologi baru yang perlu ditambahkan dalam mencapai kemampuan
perusahaan dalam menunjang strategi yang diperlukan teknologi informasi. Teknologi informasi yang dibutuhkan adalah software dibutuhkan untuk membantu perusahaan dalam membantu menjalankan proses bisnis yang sudah diusulkan dan juga dukungan aplikasi knowledge management system untuk menunjang kinerja karyawan perusahaan dalam hal pertukaran informasi. f.
Skenario operasional perusahaan Berdasarkan analisis yang telah dilakukan, secara garis besar Skenario
operasional perusahaan akan berubah dalam proses penjualan dan pembelian pada kegiatan perusahaan. Dalam skenario penjualan, diharapkan ke depannya perusahaan tidak akan tergantung kepada admin dalam membuat surat sales order. Hal ini dimaksudkan untuk mengurangi kesalahan input yang dilakukan admin dan mempercepat proses penjualan. Dalam skenario pembelian, diharapkan kedepannya perusahaan tidak akan tergantung kepada logistik dalam membuat SPPB, karna untuk usulan yang di buat bagian finance akan membuat SPPB sendiri dengan melihat stok barang dari server.
g.
Rencana – rencana program kedepan Rencana program kedepan untuk mewujudkan kemampuan perusahaan
yang baru adalah, penerapan operasional perusahaan yang baru, penambahan
fitur pada website perusahaan, pembuatan knowledge management system pada perusahaan untuk menunjang kinerja karyawan perusahaan dalam hal pertukaran informasi, serta pelatihan terhadap sumber daya manusia yang memiliki tugas dan fungsi yang baru.
2.3 Hasil Penelitian 1. Strategic Goals and Initiative Dilihat dari strategi dan tujuan perusahaan yang ada, penerapannya sudah baik dan berjalan dengan lancar sesuai dengan visi dan misi perusahaan tetapi belum
maksimal.
Untuk mencapai strategi
perusahaan, seluruh karyawan harus mengikuti prosedur yang ada. Untuk meningkatkan kinerja perusahaan dalam upaya mencapai strategi perusahaan, kami mengusulkan beberapa strategi, antara lain: 1) Perusahaan memaksimalkan proses penjualan dengan melibatkan Supervisor dalam
proses bisnis yang berjalan agar kegiatan
penjualan lebih produktivitas dan mampu mencapai target. 2) Perusahaan mengembangkan sistem aplikasi yang terintegrasi agar kinerja karyawan semakin meningkat dan mempercepat alur data informasi di dalam perusahaan. 3) Perusahaan mengembangkan website yang ada untuk membantu proses marketing yang ada dalam perusahaan. Aplikasi website diharapkan dapat meningkatkan hasil penjualan dan menambah jumlah customer.
2. Business Service and Information Flows Proses bisnis perusahaan yang berjalan dengan proses bisnis yang diusulkan memiliki beberapa perbedaan, tetapi tidak berbeda jauh, karena proses bisnis yang sudah ada sudah baik namun belum berjalan maksimal. Selain itu website yang ada di perbarui agar membantu dalam promosi produk pada PT. Kurongkor Medika. 3. System and Applications PT. Kurongkor Medika sudah menggunakan aplikasi sistem yang terintegrasi di dalam perusahaan untuk mempermudah dalam melaksanakan proses bisnis. 4. Technology and Infrastructure Jaringan perusahaan yang ada pada PT. Kruongkor Medika dihubungkan dengan LAN yang ada di setiap divisi perusahaan. 5. IT Security Jenis keamanan yang berjalan sekarang masih standar seperti antivirus dan password. Dalam perencanaan yang diusulkan harus dapat melindungi data dan informasi perusahaan
yaitu dengan
mempertingkat keamanan terutama pada server dan jaringan nya. 6. EA Standards Teknologi yang sudah dipakai oleh peruahaan sudah menunjang produktifitas perusahaan dalam menjalankan bisnis perusahaan untuk.Akan tetapi, tetap dibutuhkanpemerikasaan dan perencanaan spesifikasi hardware dan softwaredan disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan untuk menunjang bisnis perusahaan demi lancar mencapai tujuan perusahaan.
7. Workforce Requirement Proses Perekrutan karyawan pada PT. Kurongkor Medika sudah bagus seperti penempatan karyawan di bidang yang sesuai dengan keahlian dan kemampuan karyawan. Untuk meningkatkan integritas karyawan dimulai dari pembagian tugas dan tanggung jawab yang tepat untuk seluruh karyawan, penanaman tekad misi perusahaan untuk mencapai visi perusahaan pada karyawan, dan mau menerima aspirasi karyawan demi kemajuan perusahaan. Oleh karena itu, diharapkan kerja sama yang baik antar karyawan dengan pemimpin perusahaan untuk mencapai tujuan perusahaan.
3. Simpulan PT. Kurongkor Medika adalah perusahaan yang bergerak di bidang pengadaan alat kecantikan. Demi memenangi persaingan kompetitor dan peningkatan kualitas perusahaan, dikembangkannya Sistem Informasi dan Teknologi Informasi (SI/TI) perusahaan agar penyelarasan data yang ada dapat digunakan secara maksimal. Dalam mencapai tujuan perusahaan, kami mengusulkan pengembangan sistem dalam rangka menunjang proses bisnis, pertumbuhan karyawan, dan pelayanan terhadap pelanggan yaitu; KMS (Knowledge Management System), dan CRM Service (Customer Relationship Management). Lalu kami juga mengusulkan penambahan dokumen baru pada proses bisnis PT. Kurongkor Medika dan penambahan divisi IT internal perusahaan.
Dengan adanya penambahan sistem aplikasi SI/TI yang baru, diharapkan PT. Kurongkor Medika dapat meningkatkan penjualan dan mampu memenangi persaingan dengan kompetitor lainnya.
3.1 Saran Agar hasil perencanaan yang diperoleh lebih baik dan optimal, maka saran yang dapat kami berikan adalah: 1. Mengembangkan sistem yang sudah ada pada perusahaan dengan menambah aplikasi KMS (Knowledge Management System), yang diharapkan dapat membantu para karyawan dalam mempelajari berbagai ilmu mengenai perusahaan dan sharing informasi antar karyawan, disamping itu diharapkan KM dapat membantu mengurangi waktu dan biaya yang dikeluarkan perusahaan dalam melakukan pelatihan. 2. Mengembangkan web yang telah ada dengan menambah CRM (Customer Relationship Managemet) Services. 3. Sales dapat langsung menginput sales order tanpa melalui admin, sehingga mengurangi kesalahan penginputan kedalam sistem. 4. Dibuatkan surat baru yaitu surat pengeluaran barang dimana didalam surat tersebut hanya terdapat surat yang berkaitan dengan barang yang akan dikeluarkan, beserta nama dan alamat customer. 5. Menggunakan metode balance score card sebagai panduan PT.Kurongkor medika untuk membantu meningkat profit dan mencapai tujuannya. 6. Dengan menggunakan metode EA dapat membantu perusahaan dalam memetakan keadaan perusahaan yang diharapkan dapat meningkatkan kinerja bisnis dan produktifitas perusahaan.
Referensi [1] Armiati, S., Okdinawati, L., & Yulientinah, D. S. (2010). GEOGRAPHIC INFORMATION LOCATIONS
SYSTEM
AND
AS
SHORTEST
DETERMINATION ROUTES
IN
OF
STRATEGIC
BANDUNG
USING
ABSTRACT DIJKSTRA METHOD. Seminar Nasional Aplikasi Teknologi Informasi 2010 (SNATI 2010) , 5. [2] Bernard, S. A. (2005). An Introduction To Enterprise Architecture. International Edition. [3] Dyck, B., & Neubert, M. J. (2009). Principles Of Management. International Edition: Cengage Learning. [4] Maier, Ronald. (2008). Knowledge Management Systems : Information and Communication Technologies for Knowledge Management. (3rd Edition). New York: Springer. [5] McLeod, R. J., & Schell, G. P. (2008). Sistem Informasi Manajemen. New Jersey: Salemba Empat. [6] Noertjahyana, A., & Prawiradirja, S. (2009). APLIKASI TEKNOLOGI INFORMASI SEBAGAI ALAT BANTU PENGAMBIL KEPUTUSAN PADA PROSES PERENCANAAN DAN PENJADWALAN PRODUKSI UNTUK PERUSAHAAN SEPATU. Seminar Nasional Aplikasi Teknologi Informasi 2009 (SNATI 2009) , 5. [7] O’Brien. James A. (2006). Introduction to Information Systems. (20th Edition). New York: McGraw-Hill. [8] Prabowo, H. (2007). IMPLEMENTASI IT BALANCED SCORECARD DI PERGURUAN TINGGI. Seminar NasionalAplikasiTeknologiInformasi 2007 (SNATI 2007) , 4.
[9] Rama, D. V., & Jones, F. L. (2006). Accounting Information System. Canada: Thomson South-Western. [10] Rangkuti, F. (2006). ANALISIS SWOT: Teknik Membedah Kasus Bisnis. Jakarta: PT Gramedia Pustaka Utama. [11] Shelly, Gary B., Vermaat, Misty E. (2011). Discovering Computer 2011 : Living in a Digital World. Course Technology, Cengange Learning. [12] Ward, John., Joe, Peppard. (2002). Strategic Planning for Information System. (3rd Edition). United Kingdom: John Wiley & Sons. Inc. [13] Williams, B. K., & Sawyer, S. C. (2010). Using Information Technology (Ninth ed.). New York, America: Mc Graw Hill.
STRATEGIC PLANNING AND INFORMATION TECHNOLOGY SYSTEMS IN PT. KURONGKOR MEDIKA WITH ENTERPRISE ARCHITECTURE METHOD APPROACH
Dominico Adityo Raharjo Binus University, Jakarta, Indonesia
Gerialdo Binus University, Jakarta, Indonesia
Muhammad Hafiz Binus University, Jakarta, Indonesia
Abstract
PURPOSE of this study is analyzing business processes and strategic planning of information systems and technologies appropriate to support the vision, mission and business processes in PT. Kurongkor Medika. METHODS used by the authors in analyzing the system through several stages, such as field research by way of a survey of existing information systems, data collection, searching the internet, as well as analytical methods and analysis covering SWOT (Strength, Weakness, Oppurtunities , Threats), Business Process Analysis and Strategic planning methods / IT. Based on the survey of the system is running, the performance of the business of PT. Medical Kurongkor not run its full potential in the absence of an integrated system, so that existing systems can not support the course of operational activities as well. The result of this study is a system that is already in the company requires an SI and IT strategy planning, to achieve the competitive goals. CONCLUSION of this is with the implementation of SI and IT strategy, the company expects to achieve the objectives and results are maximized, and can also survive in the competitive business market today and in the future.
Keywords: Planning, Strategy, Information Systems, and Information Technology
1. Background In the current era of global business competition becomes more intense business where the freedom to do business more wide open for entrepreneurs to start a business, so many companies vying for customers and also provide the best service for its customers. Because the current needs of the company will support the continuity of IT as a business activity can hardly be separated. The rapid development of the business in today's global business and increasing competition have triggered major companies to make the IS / IT as a part in the activities of the company for the sake of effectiveness and efficiency of the firm's business processes. At present the development of skin care business is developing, especially the field of beauty. Skin care for women today is very popular and even men. PT. Kurongkor Medical is a company engaged in the procurement of equipment for beauty skin care in particular. At this time the skin care business more and more used as a promising business opportunity. Because of this business already has a considerable market in various circles. To the PT. Medical Kurongkor want to grow the business procurement tool of skin care. PT. Kurongkor Medical currently has a computerized system to run its business processes, but not optimally so that it can cause some problems. Examples of such problems is a data inventory, purchasing, sales gained are often not integrated. , Because the data from the SO to one another marketing is often confused. In this thesis will plan a strategy and information technology systems in order to improve enterprise performance, especially in sales, inventory, and purchase of PT. Kurongkor Medika. For that purpose, thesis, entitled "STRATEGIC PLANNING AND INFORMATION TECHNOLOGY SYSTEMS IN PT. KURONGKOR
MEDIKA WITH ENTERPRISE ARCHITECTURE METHOD APPROACH" is expected to propose a solution for companies that exist in the company so as to create competitive advantage and can compete in the business world.
2. Research Methods The methodology employed in this study are useful to obtain data relating to the problems that occur are: 1. Study Methods References Theoretical basis comes from the book - a book that deals with topics as proper reference is discussed in this thesis writing. 2. Data Collection Method Methods of data collection is done by direct interview to management and customers of PT. Kurongkor Medika. 3. Planning methods Planning method is the following: 1. Internal Business Environment Analysis 2. Analysis of External Business Environment 3. Internal Environmental Analysis / IT 4. Strategic Planning / IT: 5. Strategic goals and initiatives. 6. Business products & services. 7. Data & information. 8. System and applications. 9. Networks & infrasturcture.
10. Security. 11. Standards. 12. Workforce.
2.1 Problems Based on the analysis conducted of the business process that is currently running at. Kurongkor Medika, it can be concluded that the problems occurred in the company include: a. Strategic issues Lack of knowledge and of professional employees in the company, due to lack of shared information / knowledge among employees that eventually led to the slow development of quality human resources that can support sales in PT.Kurongkor Medika. b. Managerial issues On managerial work where there is duplication does not occur alignment between the business functions to business processes that occur in the company. It takes place between the Finance Division Admin. c. Operational issues On the Mail Delivery Order (DO) contained details about the price of goods should be part of the logistics and courier does not need to know because the price is confidential. d. Technology issues
Not to utilize web-owned facilities to the fullest. Where PT. Medical Kurongkor showed less of surplus assets, making it less able to convince customers about the quality of its premium products.
2.2 Transition Changes Transitions between processes running with Enterprise Architecture Enterprise Architecture proposal described in the following drivers of change. Transition occurs because of changes in strategy, tactics, and new product directions, priorities, and the emergence of new technologies supporting the company's activities, resulting in changes in operational and planned activities of the company. Based on problem analysis, and input from corporate leaders proposed transition towards a system that is expected to change in general can be described as follows: a. Strategy Based on the SWOT analysis to the addition of a corporate strategy to increase the company's strengths can be explained as follows: • To provide products of high quality to date. Companies bring new products to the quality unggulin because of high quality beauty needs each year to increase • Organizing exhibitions and demonstrations for beauty products. The Company held an exhibition and demonstrations at various strategic locations for the introduction of new products and old customer to know what information the information obtained about the product. • To conduct product promo
Company product promotion activities by providing discount offers and promo package consumable products are much cheaper if you buy the package • Development of Integrated Applications The company develops integrated application systems in order to increase employee performance and accelerate the data flow of information within the company. • Improve customer satisfaction The company delivers customer satisfaction with excellent services provided by the sales-sales customer service, freight service, and after sales service. • Working with premium cosmetics company by way of educating the importance of product quality on customer The company cooperates with other premium cosmetic company to provide useful education-education about the product being sold, such as benefits and advantages derived dri product. b. Tactics • Strategy: Provide products of high quality to date. Tactics are being made to get this strategy is to take the opportunity to address the needs of customers for the products of high quality. • Strategy: Organizing exhibitions and demonstrations for beauty products. Tactics are being made to get this strategy is to organize the exhibition for the introduction of new products as well as the old one to the customer that the majority of doctors in introducing beauty products and give demonstrations to the customer.
• Strategy: To conduct product promo Tactics are being made to get this strategy by giving promo to customers who want to buy products for goods that are close to the expired date, damaged, not sold to increase income for the company. • Strategy: Integrated Application Development Tactics are being made to get this strategy is to develop the business processes within the company and created an integrated application to help the course of the company's business processes such as the sales process, purchasing, and preparing reports. • Strategy: Increase customer satisfaction Tactics are being made to get this strategy is to provide quality products and best service by the sales that have been trained to provide product demo service such as supply goods and provide quality assurance on each product to give priority to customer satisfaction. • Strategy: Working with premium cosmetics company by way of educating the importance of product quality on customer Tactics are being made to get this strategy to cooperate with competitors that class with the same threat in a way mengedukasikan customer how important knowing the side effects of counterfeit products, which certainly different kulitasnya and bad side effects. c. New directions strategy and product / service Direction of the intended strategy for the expected changes are focused on improving the company's position. Maximizing sales activities is one important element in achieving the new strategic direction. d. Priority of business
The main priority of the strategy to realize the new direction for PT. Medical Kurongkor focused on increasing sales activity. Increased sales activity plan includes the addition of new, more integrated system, the website has been developed to support the company's promotional activities. e. New technology New technologies that need to be added to achieve the company's ability to support information technology strategies needed. Information technology is needed is software needed to assist companies in helping run the business processes that have been proposed as well as application support knowledge management system to support the company's employee performance in terms of information exchange. f. Operations scenarios Based on the analysis has been carried out, in broad outline the company's operational scenario will change in the process of selling and buying at the company's activities. In a sales scenario, expected in the future the company will not depend on the admin in order to make sales letter. It is intended to reduce input errors and speed up the admin who made the sale process. In a purchase scenario, expected in the future the company will not depend on the logistics of making SPPB, because to the proposal that created the finance will make SPPB own by looking at the stocks from the server. g. Planning future programs Plan ahead to realize the program is new is the ability of the company, the application of the new company's operations, the addition of features on the company website, making the company's knowledge management system
to support the company's employee performance in terms of information exchange and training of human resources who have the duty and function new.
2.3 Research Findings 1. Strategic Goals and Initiative Judging from the company's strategy and objectives are, its application has been good and running smoothly in accordance with the vision and mission, but not maximized. To achieve the company's strategy, all employees must follow the procedures. To improve the performance of companies in an effort to achieve the company's strategy, we propose several strategies, among others: 1) The company maximizes the sales process by involving the supervisor in the process of running a business in order to better productivity and sales activities capable of achieving the target. 2) The company develops integrated application systems in order to increase employee performance and accelerate the data flow of information within the company. 3) The Company is developing a website that exists to assist existing marketing processes within the company. Application site is expected to increase sales and increase the number of customers. 2. Business Service and Information Flows Business processes that run with the proposed business process has some differences, but not much different, because the existing business processes have been good but not running optimally. Moreover updated their
website in order to assist in the promotion of products on the PT. Kurongkor Medika. 3. System and Applications PT. Medical Kurongkor already using the integrated system applications within the enterprise to facilitate the carrying out business processes. 4. Technology and Infrastructure Company's existing network in the PT. Medical Kruongkor associated with the existing LAN in each division of the company. 5. IT Security Type of security is still running a standard such as antivirus and password. In the proposed plan should be able to protect company data and information security is to mempertingkat especially on the server and its network. 6. EA Standards The technology is already used by peruahaan already in the company's overall productivity untuk.Akan companies doing business but, still dibutuhkanpemerikasaan and hardware specifications and softwaredan planning tailored to the needs of business enterprises to support the company to smoothly achieve the corporate goals. 7. Workforce Requirement The recruitment process of employees at PT. Medical Kurongkor is good as the placement of employees in the appropriate fields with the skills and abilities of employees. To improve the integrity of the employee starts from the division of duties and responsibilities appropriate for all employees,
investment firm determination to achieve the mission of the company's vision to employees, and employees will accept aspirations for the progress of the company. Therefore, the expected good cooperation between employees with corporate leaders to achieve corporate objectives.
3. Conclusion PT. Kurongkor Medical is a company engaged in the procurement of beauty. Competitors in order to win the competition and improving the quality of the company, the development of Information Systems and Information Technology (IS / IT) companies for the alignment of the existing data can be used optimally. In achieving corporate objectives, we propose the development of the system in order to support business processes, employee growth, and service to customers, namely: KMS (Knowledge Management System), and Service CRM (Customer Relationship Management). Then we also propose the addition of new documents on the business of PT. Kurongkor Medika and the addition of the internal IT division of the company. With the addition of application systems / IT is new, is expected to PT. Medical Kurongkor can increase sales and be able to win the competition with other competitors.
3.1 Advice In order for the results obtained by better planning and optimal, then the advice we can give is:
1. Develop existing systems by adding an application to the company KMS (Knowledge Management System), which is expected to assist the employees in the study of various sciences regarding the company and sharing information among employees, in addition to the expected KM can help reduce time and costs incurred in conducting the company training. 2. Develop the existing web by adding CRM (Customer Relationship Managemet) Services. 3. Sales can enter sales orders directly without going through the admin, thereby reducing errors inputting into the system. 4. Created a new letter is a letter in which the expenditures in the letter only contained letters relating to items to be removed, along with the name and address of the customer. 5. Using the method of balance score card as a guide to assist Medical PT.Kurongkor increase profit and achieve its objectives. 6. By using the EA method can assist in mapping the state of the company that company is expected to improve business performance and productivity of the company.
Reference
[1] Armiati, S., Okdinawati, L., & Yulientinah, D. S. (2010). GEOGRAPHIC INFORMATION LOCATIONS
SYSTEM
AND
AS
SHORTEST
DETERMINATION ROUTES
IN
OF
STRATEGIC
BANDUNG
USING
ABSTRACT DIJKSTRA METHOD. Seminar Nasional Aplikasi Teknologi Informasi 2010 (SNATI 2010) , 5.
[2] Bernard, S. A. (2005). An Introduction To Enterprise Architecture. International Edition. [3] Dyck, B., & Neubert, M. J. (2009). Principles Of Management. International Edition: Cengage Learning. [4] Maier, Ronald. (2008). Knowledge Management Systems : Information and Communication Technologies for Knowledge Management. (3rd Edition). New York: Springer. [5] McLeod, R. J., & Schell, G. P. (2008). Sistem Informasi Manajemen. New Jersey: Salemba Empat. [6] Noertjahyana, A., & Prawiradirja, S. (2009). APLIKASI TEKNOLOGI INFORMASI SEBAGAI ALAT BANTU PENGAMBIL KEPUTUSAN PADA PROSES PERENCANAAN DAN PENJADWALAN PRODUKSI UNTUK PERUSAHAAN SEPATU. Seminar Nasional Aplikasi Teknologi Informasi 2009 (SNATI 2009) , 5. [7] O’Brien. James A. (2006). Introduction to Information Systems. (20th Edition). New York: McGraw-Hill. [8] Prabowo, H. (2007). IMPLEMENTASI IT BALANCED SCORECARD DI PERGURUAN TINGGI. Seminar NasionalAplikasiTeknologiInformasi 2007 (SNATI 2007) , 4. [9] Rama, D. V., & Jones, F. L. (2006). Accounting Information System. Canada: Thomson South-Western. [10] Rangkuti, F. (2006). ANALISIS SWOT: Teknik Membedah Kasus Bisnis. Jakarta: PT Gramedia Pustaka Utama. [11] Shelly, Gary B., Vermaat, Misty E. (2011). Discovering Computer 2011 : Living in a Digital World. Course Technology, Cengange Learning.
[12] Ward, John., Joe, Peppard. (2002). Strategic Planning for Information System. (3rd Edition). United Kingdom: John Wiley & Sons. Inc. [13] Williams, B. K., & Sawyer, S. C. (2010). Using Information Technology (Ninth ed.). New York, America: Mc Graw Hill.
