ANALISIS PENGENDALIAN INTERNAL SIKLUS PENGELUARAN PADA PT.GAPURA PUTRA MANDIRI. Mutiara Wijaya Halim Universitas Bina Nusantara, Jl. Kebon Jeruk Raya No. 27 Jakrta Barat
[email protected] Aries Wicaksono, S.Kom, M.Ak
ABSTRAK
PT.Gapura Putra Mandiri merupakan perusahaan yang bergerak pada bidang finishing percetakan Penelitian ini bertujuan untuk membahas permasalahan yang terjadi dan berusaha untuk memberikan solusi untuk memperbaiki kesalahan-kesalahan perusahaan agar menjadi lebih baik lagi kedepannya khususnya yang berkaitan dengan siklus pengeluaran.hasil
dari
penelitian
ini
adalah
suatu
proses
pengeluaran
secara
integrasi,sehingga pihak-pihak yang terlibat secara langsung dalam siklus pengeluaran dapat memahami peran dan tanggung jawab juga pentingnya untuk kegiatan perusahaan secara keseluruhan. Metode penelitian yang digunakan dalam melakukan penulisan ini adalah metode pengumpulan data yang dilakukan dengan wawancara dan check list.sedangkan studi pustakanya dilakukan dengan mengumpulkan informasi yang terkait dengan siklus pengeluaran dari berbagai macam media seperti text book ataupun referensi lainnya.
Kata Kunci: Sistem informasi akuntansi, Evaluasi,siklus pengeluaran,akuntansi
ANALYSIS ON INTERNAL CONTROL EXPENDITURE CYCLE AT PT.GAPURA PUTRA MANDIRI. ABSTRACT
PT.Gapura Putra Mandiri is a company engaged in the field of print finishing The study aims to discuss the issues raised and attempt to provide a solution to fix the mistakes the company to be better in the future especially with regard to cycle pengeluaran.hasil of this study is spending an integration process, so that the parties directly involved in the expenditure cycle to understand your role and responsibilities are also important for the activities of the company as a whole. Research methods used in conducting this study is the method of data collection is done with the interview and check list.sedangkan libraries study conducted by collecting information relating to the expenditure cycle from a variety of media such as text books or other references.
Keywords: Accounting information systems, evaluation, expenditure cycle, accounting
PENDAHULUAN
Sistem informasi memiliki peranan yang sangat penting bagi perusahaan.Sistem informasi yang tepat sangat di perlukan untuk memberikan data yang akurat bagi perusahaan.Semakin berkembangnya suatu perusahaan perlu juga diimbangi dengan sistem yang lebih baik.Penerapan sistem akuntansi dalam sebuah perusahaan dapat mengoptimalkan biaya operasional yang dikeluarkan dan dapat mengefektifkan jumlah tenaga kerja yang dimiliki.Salah satu sistem akuntansi yang digunakan oleh perusahaan adalah sistem pengeluaran kas.Sistem ini menangani pengeluaran kas yang terjadi secara rutin pada sebuah perusahaan.Penerapan sistem pengeluaran kas pada perusahaan sangatlah penting, mengingat kas adalah aset yang mudah berubah dibandingkan dengan aset lain, sehingga kas merupakan alat pembayaran yang bebas dan selalu siap sedia untuk digunakan. Sistem informasi akuntansi (SIA) adalah sebuah sistem informasi yang menyediakan informasi akuntansi dan keuangan, Sistem informasi akuntansi telah berkembang menjadi sebuah alat bagi organisasi untuk mendukung bisnis dan menyediakan sumber daya yang kuat untuk keunggulan kompetitif perusahaan.juga dapat membantu meng-cover kebutuhan perusahaan akan informasi akuntansi dan informasi lainnya yang berkaitan dengan proses bisnis yang terjadi di dalam perusahaan. Semakin berkembangnya suatu perusahaan perlu juga diimbangi dengansistem yang lebih baik.Sistem informasi dalam suatu perusahaan digunakanuntuk melihat, mengolah data untuk menghasilkan informasi yang mendukungperusahaan baik untuk karyawan, pelanggan, supplier, dan juga rekan bisnis.
Informasi telah menjadi salah satu komponen penting dalam perusahaan.Informasi akuntasi terutama yang berhubungan dengan data keuangan darisuatu perusahaan. Informasi yang berkualitas yaitu informasi yang akurat,relevan dan tepat waktu guna mendukung pengambilan keputusan yang berkaitan dengan aktivitas-aktivitas dalam perusahaan seperti pengeluaran,pembelian,produksi,pemasaran,penjualan, pencatatan akuntansi, dan aktivitas-aktivitas lainnya. Bagi suatu perusahaan, khususnya perusahaan jasa, pecatatan akuntansi yang baik terutama yang berhubungan dengan siklus pengeluaran yang terjadi didalam perusahaan merupakan suatu asset utama yang memegang peranan penting dalam menjamin keberlangsungan dan kelancaran kegiatan operasional perusahaan.Untuk mendukung dilakukannya pengendalian internal yang optimal, perusahaan membutuhkan sistem informasi akuntansi pengeluaran seperti adanya laporan atau bukti yang berkaitan dengan kegiatan pengeluaran kas, serta adanya pemisahan fungsi dan tanggung jawab yang jelas, sehingga dapat menghindari kecurangan yang mungkin terjadi di dalam perusahaan. Dalam penerapannya SIA terbagi menjadi beberapa subsitem, hal ini di karenakan SIA merupakan sistem yang cukup kompleks sehingga di bagi menjadi beberapa subsistem untuk memudahkan dalam membagi ke lingkup masing-masing Subsitem yang terdapat dalam SIA antara lain siklus pendapatan,siklus pengeluaran,siklus produksi, dan siklus keuangan. Siklus pengeluaran adalah rangkaian kegiatan bisnis dan operasional data terkait yang berhubungan dengan pembelian serta pembayaran barang dan jasa. Kegiatan utama dalam siklus ini adalah pembelian dan pembayaran, pembelian terdiri dari pemesanan dan penerimaan barang dan jasa,sedangkan pembayaran dapat dilakukan dengan cara tunai maupun kredit.Tujuan utama dari siklus ini adalah menyediakan kebutuhan perusahaan pada saat diperlukan. PT. Gapura Putra Mandiri merupakan perusahaan yang bergerak dibidang jasa finishing percetakan. perusahaan ini melayani jasa berupa laminasi, spot uv, dan jasa varnish, laminating glos, laminasi doft, laminating lubang/jendela, spot uv glos, spot uv doff, spot uv kulit jeruk, spot uv gliter berbagai warna, varnish biasa atau waterbase, varnish PVC dan varnish anti minyak. Dalam menjalankan proses bisnisnya tersebut, PT.Gapura Putra Mandiri telah menggunakan sistem yang berbasis komputer. salah satunya adalah dalam siklus pengeluarannya. Namun masih terdapat beberapa masalah yang terkait dengan sistem yang digunakan.beberapa masalah tersebut ,antara lain terkait dengan hal-hal yang terkadang sulit untuk diidentifikasi karena kurangnya ketelitian. Sangatlah diperlukan sistem informasi akuntansi yang dapat menunjang perusahaan dalam menjalankan proses pengeluarannya agar siklus pengeluaran berjalan dengan baik sesuai prosedur standart perusahaan sehingga perusahaan dapat meningkatkan kinerjanya. Oleh karena itu, dengan adanya penelitian ini, diharapkan dapat mengidentifikasi kelemahan-kelemahan yang terdapat dalam sistem yang sedang berjalan pada saat ini dan melakukan peng analisisan suatu sistem informasi akuntansi pengeluaran yang dapat mengatasi masalah-masalah yangdihadapi PT Gapura Putra Mandiri,sehingga dapat meningkatkan kinerja perusahaan. Dengan demikian, Judul penelitian ini adalah” ANALISIS PENGENDALIAN INTERNAL SIKLUS PENGELUARAN PADA PT.GAPURA PUTRA MANDIRI” Akuntansi dan sistem informasi sangat berkaitan erat dimana kaitan yang erat ini tercermin dalam pengunaan istilah informasi akuntansi yang menyangkut semua kegiatan dan semua pihak yang terlibat dalam perusahaan.Akuntansi sebagai sistem informasi ekonomi dan keuangan mampu memberikan manfaat bagi pemakai, agar informasi akuntansi dapat diolah secara baik, diperlukan suatu mekanisme atau kegiatan yang baik pula. Sistem pengolahan yang baik terdiri dari prosedur, metode atau cara dan teknik yang memungkinkan data ini akan melibatkan manusia sebagai penunjang pencapaian tujuan.Tinjauan pustaka ,Ada penelitian terdahulu yang terkait dengan sistem informasi akuntansi, yang di kutip dari beberapa penelitian terdahulu Risma(2009) judul penelitian analisa dan perancangan sistem informasi akuntansi pengeluaran kas dan piutang usaha pada PT.Inti Duta Dwitama dalam penelitian ini sistem aplikasi yang di gunakan adalah sistem informasi menggunakan rich picture sebagai dasar penjelasan,Dalam penelitian ini sistem di buat mampu dalam mengambarkan segala kegiatan akuntansi yang terjadi didalam perusahaan.
pertiwi (2012) judul penelitian analisa dan perancangan sistem informasi akuntansi siklus pengeluaran dan persediaan pada PT.Gelora Intan Reksa Dalam penelitian ini sistem aplikasi yang digunakan adalah sistem informasi dengan menggunakan bahasa pemrograman microsoft Visio. Dalam penelitian ini sistem yang dibuat mampu dalam menggambarkan siklus pengeluaran, hutang, dan pembelian
METODE PENELITIAN Metodologi penelitian yang digunakan dalam penyusunan skripsi ini adalah data primer dan sekunder.Data primer adalah data yang diperoleh secara langsung dari perusahaan yang menjadi objek penelitian.Data sekunder adalah data informasi yang diperoleh dari luar perusahaan (penelitian kepustakaan). Adapun metode yang digunakan untuk memperoleh data primer dan sekunder
HASIL DAN PEMBAHASAN Analisis yang dilakukan mengenai pengendalian internal siklus pengeluaran , analisis dilakukan terhadap komponen pengendalian internal siklus pengeluaran. Setelah melakukan analisis terhadap pengendalian internal didapat fakta-fakta atas kegiatan operasional sehari-hari dan dari aplikasi sistem informasi akuntansi persediaannya. Terdapat beberapa kelebihan dan kekurangan tiap pengendalian. Dalam menginput data order pesanan dengan yang mengerjakan pesanan dilakukan oleh orang yang berbeda.dikarenakan setiap karyawan sudah memiliki tugasnya masing-masing sesuai dengan aturan yang telah diperusahaan Perusahaan tidak mengharuskan semua karyawan untuk memahami sistem hanya bagian tertentu yang diharuskan mengerti sistem. Aplikasi Software yang digunakan sudah mendukung perusahaan dalam melakukan kegiatan perusahaan karena setiap penginputan dilakukan disistem yang sama dan semua data yang telah diinput akan dicek kembali oleh bagian accounting. Terdapat jaringan internet pada perusahaan sehingga memudahkan untuk setiap karyawan dalam melakukan tugasnya. Didalam perusahaaan tidak terdapat karyawan khusus untuk memasarkan produk jasa yang ditawarkan oleh perusahaaan Karena perusahaan berpikir sudah cukup untuk memasarkan jasa yang mereka tawarkan didalam web perusahaan. Tidak terdapatnya formulir khusus untuk transaksi pengeluaran sehingga harus dilakukan pencatatan secara manual. Perusahaan tidak membuat jurnal untuk setiap transaksi karena perusahaan sudah mencatatnya didalam sistem zahir didalam kolom keterangannya. Tidak terdapatnya kode pengaman didalam komputer yang digunakan perusahaan karena perusahaan berpikir selama ini data aman-aman saja,karena ruangan dikunci setelah karyawan pulang.
SIMPULAN Berdasarkan hasil pengumpulan dan pengolahan data yang dilakukan penulis tentang analisis sistem informasi akuntansi pengeluaran terhadap pengendalian intern PT.Gapura Putra Mandiri maka dapat diambil beberapa kesimpulan sebagai berikut: 1.
2.
Sistem informasi akuntansi yang terdapat pada PT.Gapura putra mandiri memiliki hubungan yang berkaitan satu dengan yang lain menjamin adanya perlakuan yang baik atas pencatatan transaksi maupun kegiatan yang ada didalam perusahaan. Struktur organisasi PT.Gapura Putra Mandiri telah disusun dengan baik yaitu dengan menciptakan pembagian tugas dan wewenang pada setiap bagian.tetapi dengan struktur organisasi yang demikian dan jumlah pegawai yang ada pada perusahaan ini menuntut adanya perangkapan tugas seperti: a. Adanya tugas rangkap yang dilakukan oleh satu bagian yaitu bagian akuntansi yang merangkap sebagai bagian kas. b. Tidak adanya ketegasan fungsi dan wewenang tiap orang yang terlibat dalam kegiatan perusahaan.
3.
Siklus Sistem Informasi Akuntansi Pengeluaran dimulai dengan masuknyadokumen dari user, kemudian akan diverifikasi dan di proses oleh bagian accounting. Siklus ini dapat berjalan lancar dengan adanya pengendalian internal baik dari aplikasi maupun dari pihak-pihak yang bersangkutan.
4.
Dalam melakukan analisis ,hambatan-hambatan yang dihadapi dalam pelaksanaan analisissistem informasi pengeluaran terhadap pengendalian intern pada PT.Gapura Putra Mandiri yaitu tidak adanya form khusus untuk mencatat setiap pengeluaran yang ada sehingga akan menambah pekerjaan bagian accounting untuk mengumpulakan semua bukti pengeluaran dan mencatatnya kembali baru diinput didalam zahir.
Saran Dari kesimpulan diatas, dapat diberikan saran-saran yang diharapkan menghindari kesalahan dalam menetapkan sistem informasi pengeluaran kas pada perusahaan ini. Adapun saran-saran tersebut : 1. Perlu adanya kerjasama yang baik antara bagian-bagian yang terkait agar Sistem Informasi Akuntansi Pengeluaran dapat berjalan semakin efektif dan efisien. 2. Upaya yang dapat dilakukan perusahaan untuk mengatasi hambatan-hambatan yang dihadapi dalam pelaksanaan Sistem Informasi Akuntansi Pengeluaran harapkan perusahaan dapat meningkatkan jaringan pada servernya sehingga ketika aplikasi benar-benar sangat dibutuhkan tidak mengalami gangguan. 3.
Untuk melakukan pengawasan setiap kegiatan akuntansi yang berjalan didalam perusahaan ,sebaiknya pimpinan perusahaan memperketat pengawasan dengan melakukan pemeriksaan secara tiba-tiba atas kebijaksanaan karyawan.
4.
Struktur organisasi yang ada sebaiknya ditinjau kembali, karena sebaiknya antara struktur organisasi dengan realisasinya harus sama dengan praktek-praktek diperusahaan, atau sebaliknya perusahaan menetapkan pembagian tugas dengan baik sehingga tidak ada yang mempunyai tugas rangkap.
REFERENSI Azhar Susanto. 2008. Sistem Informasi Akuntansi. Jakarta: Gramedia Gelinas. JR.. Ulric J., Dull,.Richard B. (2010). Accounting Information Systems. (8th edition). South Western Cengage Learning. Hall A. James. 2007. Sistem Informasi Akuntansi Edisi ketigabelas, diterjemahkan Dewi Firiasari dan Deny Amos Kwary, Salemba Empat, Jakarta Ilmu Ekonomi. 2012. Artikel sistem pengeluaran kas dari http://www.ilmuekonomi.com/2012/04/sistempengeluaran-kas.html Jones, F, L.,& Rama,D,V .(2008). Sistem Informasi Akuntansi. Jakarta :Selemba Empat
RIWAYAT PENULIS
Nama
: Mutiara Wijaya Halim
Tempat/ Tanggal lahir
: Medan ,22 april 1991
Pendidikan Formal
:
2009-2013
Universitas Bina Nusantara, S1, Akuntansi
